SECRETARA DE TRABAJO Y SEGURIDAD SOCIAL Titulo: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Propietario: Fecha de Elaboracin: Febrero Versin: Pgina 1 de 1 Direccin General

2011 II de Empleo Cdigo: MAN-PC-DGE-0001 Fecha de Aprobacin:

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DIRECCIN GENERAL DE EMPLEO 2011

MANUAL DE PROCESOS DE LA DIRECCIN GENERAL DE PREVISIN SOCIAL

STSS 2011
1. INDICE Contenido
1. INDICE.............................................................................................................. 2 2. GLOSARIO ....................................................................................................... 3 3. PRESENTACIN ............................................................................................. 5 4. PROCEDIMIENTOS GENERALES .................................................................. 5 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 Entrega de informacin previa ................................................................... 5 Ingreso de Solicitudes ................................................................................ 6 Registro de la Trazabilidad......................................................................... 6 Entrega de Respuesta Final al Solicitante.................................................. 6 Archivo de Expedientes.............................................................................. 6 2

5. DESCRIPCIN DE PROCESOS POR TIPO DE TRMITE ............................. 7 5.1 Autorizacin de Trabajo para los y las Adolescentes en un Puesto Determinad .......................................................................................................... 8 5.1.1 5.1.2 5.1.3 Plan de Calidad ................................................................................... 8 Descripcin del Proceso .................................................................... 10 Trazabilidad Promedio del Proceso ................................................... 17

5.2 Aprobacin de Reglamentos Especiales de Captulos Especficos de Higiene y Seguridad Ocupacional ...................................................................... 17 5.2.1 5.2.2 5.2.3 5.3 Plan de Calidad ................................................................................. 18 Descripcin del Proceso .................................................................... 20 Trazabilidad Promedio del Proceso ................................................... 23

Indemnizaciones por accidentes o enfermedades de trabajo .................. 25 Plan de Calidad ................................................................................. 25 Descripcin del Proceso .................................................................... 28 Trazabilidad Promedio del Proceso ......Error! Bookmark not defined.

5.3.1 5.3.2 5.3.3

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2. GLOSARIO
Calidad: grado en el que un conjunto de caractersticas inherentes cumple con los requisitos. Cliente: organizacin o persona que recibe un producto. Control de la calidad: parte de la gestin de la calidad cumplimiento de los requisitos de la calidad. Direccin: Direccin General de Previsin Social. Documento: que especifica qu procedimientos y recursos asociados deben aplicarse, quin debe aplicarlos y cundo deben aplicarse a un proyecto proceso, producto o contrato especfico. Eficacia: extensin en la que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados. Eficiencia: relacin entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados Estructura de la organizacin: disposicin de responsabilidades, autoridades y relaciones entre el personal Expediente: Archivo fsico que contiene todos los registros requeridos en cada proceso, desde los requisitos de entrada hasta copia el producto final y evidencia de su entrega al solicitante. Formato: Forma preestablecida para la recoleccin de datos atenientes a un proceso. IHSS: Instituto Hondureo de Seguridad Social. Marco Legal o Marco Normativo: Leyes, Reglamentos, Polticas Institucionales que determinan el quehacer de la STSS y que son de obligatorio cumplimiento en los procesos. Organizacin: conjunto de personas e instalaciones con una disposicin de responsabilidades, autoridades y relaciones Persona Delegada: A quien la persona que ostenta el cargo de Direccin le delegue la autoridad de firmar documentos en su nombre, ya sea a nivel general o de un tipo de proceso o documento en particular. Esta delegacin se 3 orientada al

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har por escrito y del conocimiento del personal de la Direccin y las Autoridades de la Secretara. Procedimiento: forma especificada para llevar a cabo una actividad o proceso. un 4

Proceso se define como "conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados". Producto: Resultado de un proceso. Resultado de un conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan, las cuales transforman entradas en salidas Proveedor: organizacin o persona que proporciona un producto. El proveedor puede ser interno o externo a la organizacin Registro Estadstico: Registro en el cual se inscriben todos y cada uno de los trmites realizados por la Direccin, disgregando los elementos ms importantes, de forma tal que puedan realizarse anlisis sobre la demanda y los resultados obtenidos a travs de la Direccin. Requisito: necesidad o expectativa establecida, generalmente implcita u obligatoria. Un requisito especificado es aqul que se declara, por ejemplo, en un documento. Requisitos de entrada / Entradas: Son los documentos que segn el marco normativo o los requerimientos tcnicos de cada proyecto se requieren para dar inicio al trmite o proceso. Satisfaccin del cliente: percepcin del cliente sobre el grado en que se han cumplido sus expectativas y necesidades. SAC: Servicio de Atencin al Cliente Servicio: es el resultado de llevar a cabo necesariamente al menos una actividad en la interfaz entre el proveedor y el cliente y generalmente es intangible. Plan de la calidad / SIPOC: documento que especifica qu procedimientos y recursos asociados deben aplicarse, quin debe aplicarlos y cundo deben aplicarse a un proyecto, proceso, producto o contrato especfico. Solicitante: Persona que solicita un servicio a la Secretara de Trabajo y Previsin Social. Cliente STSS: Secretara del Trabajo y Seguridad Social 4

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Trazabilidad: capacidad para seguir la historia, la aplicacin o la localizacin de todo aquello que est bajo consideracin 5

3. PRESENTACIN
El presente Manual tiene el propsito de describir cada uno de los procesos que son competencia de la Direccin de Previsin Social de la Secretara de Trabajo y Previsin Social, para que los ejecutores de cada uno de ellos encuentren de forma clara: Objetivo Cliente Marco Legal o normativo Orden de realizacin de las actividades Requisitos de entrada Formatos a utilizar Tiempo promedio que requiere el proceso Roles y responsabilidades de los funcionarios con respecto a cada proceso o actividad Documento o documentos de salida de proceso Proveedores Recursos

4. PROCEDIMIENTOS GENERALES
Son procedimientos generales aquellos comunes a todos los procesos y que para efectos de simplificacin del presente documento no se enlistarn en las descripciones de cada uno de ellos.

4.1

Entrega de informacin previa

Consiste en la entrega de informacin sobre el tipo de trmite que el ciudadano se dispone a solicitar ante la STSS. Esta informacin consistir invariablemente del listado de requisitos de entrada de cada proceso y formatos a ser llenados por el solicitante. Adicionalmente y cuando sea oportuno se entregar informacin para la toma de decisiones del solicitante, como por ejemplo algunas condicionantes y restricciones del marco legal. La entrega de informacin previa se realizar en la ventanilla nica y la pgina web. 5

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La Direccin deber suministrar al Servicio de Atencin al Cliente la informacin correspondiente sobre cada trmite, incluyendo la matriz de trazabilidad propuesta. 6

4.2

Ingreso de Solicitudes

Una vez que el solicitante presente los requisitos de entrada, ser remitido de la ventanilla nica hacia la Direccin. Las solicitudes podrn ser recibidas por cualquier personal asignado al proceso, quien revisar el cumplimiento de los requisitos y orientar al solicitante en caso necesario. Organizar el expediente colocando los requisitos y sobre ellos la solicitud respectiva. Firmar la copia de la solicitud en seal de aceptacin del trmite y la entregar al solicitante dndole instrucciones para el seguimiento del trmite. Entregar el expediente al coordinador del proceso para que este coloque nmero y asigne el caso al funcionario correspondiente. La asignacin de la tarea se har de forma verbal o a travs de algn registro si as lo dispusiera la direccin y/o coordinador del proceso. La Secretara General y la Direccin podrn en todo momento ver la trazabilidad del proceso.

4.3

Registro de la Trazabilidad

La STSS cuenta con un sistema automatizado que registra la ruta del proceso. Este sistema contiene indicacin sobre el tiempo estimado que se ha otorgado a cada actividad y a su vez va registrando las fechas en que el expediente es entregado al siguiente funcionario en la cadena de produccin hasta su entrega al cliente.

4.4

Entrega de Respuesta Final al Solicitante

Se har de forma escrita de acuerdo al formato de salida estipulado en cada proceso segn su naturaleza. El documento o documentos finales sern entregados al solicitante original del trmite por la persona originalmente asignada al caso, con excepcin de aquellos en que incurran circunstancias que lo imposibiliten, como estar ausente o haber cesado en sus funciones, en cuyo caso lo har otro funcionario que haya recibido dichos documentos.

4.5

Archivo de Expedientes

El expediente final ser entregado a la persona que ejerza la Secretara Administrativa de la Direccin, quien los archivar organizados por ao y orden alfabtico. 6

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5. DESCRIPCIN DE PROCESOS POR TIPO DE TRMITE
A continuacin se presenta una descripcin de cada proceso de la Direccin, la cual contiene el Plan de Calidad o SIPOC, una matriz narrativa y un cuadro de trazabilidad propuesta. 7

5.1

Autorizacin de Trabajo para los y las Adolescentes en un Puesto Determinad

5.1.1 Plan de Calidad

Autorizacin de Trabajo a los y las Adolescentes

Entrega informacin sobre requisitos, formatos, listado de trabajos peligrosos y una invitacin a tomar la charla en cualquier momento y anuncios sobre EMPLEATE y otros proyectos

SAC

INICIO

Representante legal del menor presenta solicitud acompaada de los requisitos

Trabajo Peligroso?

SI

Secretara Admon emite auto de denegatoria

FIN NO

NO

Auto resolutivo de NO AUTORIZACIN

Auto de admisin

Charla de Orientacin

Revisin Mdica para determinar aptitud fsica del adolescente

Adolescente APTO

SI

Visita Domiciliar / Informe socioeconmico

NO

DGPS

Informe Consolidado

Ambas evaluaciones son favorables SI Emite Autorizacin y Constancia para el IHSS

FIN

IGT

Evaluacin del puesto de trabajo / Acta

Seguimiento Peridico

PLAN DE CALIDAD (SIPOC) NOMBRE DEL PROCESO PROPIETARIO DEL PROCESO UNIDADES INVOLUCRADAS OBJETIVO Autorizacin para el trabajo de los y las adolescentes Direccin General de Previsin General Unidad de Proteccin Social, Secretara Administrativa, Inspeccin General del Trabajo Conceder la autorizacin para el trabajo a adolescentes , previa investigacin y evaluacin, segn lo establecido en Reglamento sobre Trabajo Infantil en Honduras CLIENTES CODIGO FECHA DE APROBACIN REVISIN Menores de edad entre catorce y menos de dieciocho aos PRO-PC-DGPS-02 12 de mayo 2011

PROVEEDORES Padres, tutores, hermanos mayores de edad o Representantes legales de Menores de Edad (Edad mnima de admisin al empleo, mayor de catorce y menor de dieciocho aos) 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

ENTRADAS Copia de constancia de charla Constancia patronal de oferta de empleo (original y 2 copias) Dos fotografas ltimo certificado de estudios o documento que acredite su condicin de estudiante Solicitud de autorizacin para trabajar Resultados de exmenes de heces, orina, VDRL y hematolgico Identidad del representante legal del adolescente y otros documentos , que evidencien la relacin 1. 2. 3. 4. 5.

ATRIBUTOS DE CALIDAD Debidamente firmada y sellada, facilitador de la charla y encargado del Programa EGPTI Original, en formato proporcionado Recientes, tamao carnet Firmado y sellado por institucin educativa. (original y copia) En formato establecido firmada por los padres de familia o el representante legal autorizado una original y una copia. De instituciones pblicas o privada, de no ms de tres meses de antigedad Copia y presentar la original

6. 7.

RECURSOS RRHH: Trabajador Social, Mdico, Secretaria Administrativa, inspector de trabajo y de requerirse un tcnico de higiene y seguridad. Para entrega al interesado: listado de trabajos peligrosos, formatos de solicitud y lista de requisito, disponibles en el SAC y pgina web. Vehculo Telfono Equipo mdico De requerirse un estudio especial, equipo de medicin de riesgos para evaluacin (DGPS) Equipo y material para impresin Can Para la charla: Datashow, Computadora, Sala. -

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

9. SALIDA Auto Resolutivo Carn de trabajo Constancia para el IHSS ATRIBUTOS DE CALIDAD Puntos de control Firmado por la Direccin DGPS, refrendado por Secretara Administrativa, sellada En formato establecido En formato establecido Revisin de documentacin En cada recibido la CONTROL DE CALIDAD Tipo 100 % 100%. Por la persona que recibe el insumo. 100%

DOCUMENTOS DE REFERENCIA Convenio 138 Sobre La Edad Mnima De Admisin Al Empleo Art. 1,2,6, 7 numeral 1-2, art, 9 numeral 3 Convencin de los Derechos del Nio Constitucin de la Repblica de Honduras, Cap. IV, Art. 124, Cap. V, Art. 128, numeral 7, Art. 138, 140 Cdigo de Trabajo Art. 31-34, 127-131, 133, 134, 148, 239, 338, numeral 5, art. 421, 503 Cdigo de la niez y la adolescencia, Ttulo 5 para la explotacin econmica, art. 114 al 137 Procedimiento para la atencin integral a la niez y adolescencia trabajadora desde la STSS Reglamento sobre el Trabajo Infantil Manual bsico para la incorporacin plena de la inspeccin de trabajo infantil en la funcin propia de la inspeccin Gral. del Trabajo Convenio 182 sobre peores formas de trabajo infantil REGISTROS

Frecuencia Por cada solicitud que se presente Por cada solicitud que se presente Por cada solicitud que se presente

subproducto

Informe circunstanciado

FOR-PC-DGPS-04 Solicitud de Autorizacin FOR-PC-DGPS-05 Constancia de haber recibido charla FOR-PC-DGPS-06 Constancia Patronal FOR-PC-DGPS-07 Constancia de IHSS FOR-PC-DGPS-08 Entrevista Domiciliaria FOR-PC-DGPS-08 Constancia mdica de aptitud laboral FOR-PC-IGT-03 Boleta de Inspeccin Datos Suministrados por el empleador FOR-PC-IGT-04 Boleta de Inspeccin Datos Suministrados por el Trabajador FOR-PC-IGT-05 Acta de Evaluacin de Puesto de Trabajo. Informe consolidado FOR-PC-DGPS-09 Copia del Carnet de autorizacin laboral Constancia para el IHSS

5.1.2 Descripcin del Proceso

Producto final del proceso: Auto de autorizacin para trabajar en un puesto de trabajo especfico o en su defecto de denegatoria, carn de autorizacin y Constancia al IHSS. La autorizacin para trabajar se entrega a jvenes mayores de 14 y menores de 18 aos, que tienen una oferta de empleo. Honduras es signatario del convenio 182 Peores formas de trabajo infantil y 138 Sobre la Edad Mnima de Admisin al Empleo, que han emitido una categorizacin de trabajos peligrosos para los y las adolescentes. Honduras cuenta adems con el Cdigo de la Niez y la Adolescencia y su respectivo reglamento en materia de trabajo infantil y Procedimiento para la Atencin Integral Infantil de la STSS, que rigen la toma de decisiones en este proceso. Los permisos de trabajo para adolescentes pueden ser para trabajo temporal corto hasta tres meses, en cuyo caso la revisin mdica de aptitud para el trabajo puede ser obviada. ACTIVIDAD 1 ENTREGA DE INTERESADO INFORMACIN AL SAC Cuando se presente un caso de inters de recibir autorizacin para el trabajo de un adolescente se entregar la siguiente informacin por escrito y se instruir para que al momento de reunir el total de los requisitos se presenten el adolescente y la persona mayor responsable a recibir la charla informativa y a la revisin mdica del joven, de lunes a viernes a las 8:30 am, en las oficinas respectivas: FOR-PC-DGPS-04 Solicitud de Autorizacin FOR-PC-DGPS-05 Constancia de haber recibido charla FOR-PC-DGPS-06 Formato de Constancia Patronal Listado de requisitos* 10 RESPONSAB LE REGISTRO

Listado de trabajos peligrosos e invitacin a tomar la charla de orientacin a partir de ese momento y antes de la visita domiciliaria *Si la solicitud es presentada en una regional de la STSS que no cuenta con la Unidad de Salud Ocupacional, se adicionar a los requisitos de entrada una constancia mdica que enuncie las condiciones de salud del adolescente, emitida por centro de salud pblico o certificado mdico 2 PRESENTACIN DE LA SOLICITUD La misma debe ser entregada en el formato FOR-PC-DGPS-04 acompaada del resto de requisitos. En este momento pueden presentarse varios casos: i) Trabajador Si se presenta la solicitud social incompleta o con errores de secretara forma se instruye al responsable admon, direccin. sobre la forma adecuada de presentacin y se le solicita que presente nuevamente la solicitud al tener los documentos en debida forma. El adolescente y su adulto responsable pueden optar por asistir a partir de ese momento a la charla y a la revisin mdica si no cuenta ya con la certificacin mdica. Si la revisin preliminar de la constancia de oferta de trabajo no evidencia que el trabajo ofrecido al adolescente sea peligroso, firmar la copia de solicitud en seal de ingreso de la solicitud y la entregar al Solicitud en formato FORPC-DGPS-04. Original y copia Copia de / constancia de charla de orientacin si ya la tom Constancia patronal de oferta de empleo FORPC-DGPS-06 (original y copia) Identidad del representante legal del adolescente y otros documentos , que evidencien la 11

ii)

cliente, remitir al adolescente y su representante a la charla de orientacin y consulta mdica, armar el expediente y lo entregar al coordinador del proceso quien coloca nmero de expediente y asigna el trmite al funcionario correspondiente. Si la revisin preliminar de la constancia de oferta de trabajo evidencia que el trabajo ofrecido al adolescente es peligroso, firmar la copia de solicitud en seal de ingreso de la solicitud y la entregar al cliente, entregar el trmite a la secretara administrativa quien emite una resolucin o auto resolutivo firmado por la Directora de Previsin Social y Secretaria Administrativa, con ambos sellos negando la autorizacin de oficio. En este caso el funcionario orientar al adolescente y su representante hacia otros servicios/proyectos de la STSS con el propsito de apoyarlo en la bsqueda de empleo. As mismo se les invitar a participar de la charla de orientacin. Se abre expediente y finaliza el proceso. CHARLA INFORMATIVA Y REVISIN MEDICA Ambas actividades se realizan de

relacin Del adolescente: partida de nacimiento, Resultados de exmenes de heces, orina, VDRL y hematolgico, dos fotografas a color tamao carn, ltimo certificado de estudios o documento que acredite su condicin de estudiante Constancia mdica (aplica para regionales sin unidad de medicina ocupacional

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preferencia, el mismo da en que se presenta la solicitud de autorizacin, pudiendo el solicitante optar por realizar estas actividades an cuando no ha presentado en debida forma los requisitos de entrada. Charla: Trabajador La charla tiene el propsito de brindar social orientacin sobre los derechos y deberes asignado de los adolescentes trabajadores y se realiza sistemticamente de acuerdo a un plan previamente aprobado por la Direccin de Previsin Social. Una vez que el adolescente y su responsable han recibido la charla, se les emite la constancia respectiva en el Formato FOR- Servicio de PC-DGPS-05 y se anotan en el registro de Medicina Ocupacional asistencia. Luego son remitidos al Servicio de Medicina Ocupacional para obtencin de la constancia de aptitud laboral, en los lugares donde se cuenta con personal de salud; en su defecto, el trabajador social har una revisin documental de la certificacin de salud del adolescente emitida por un ente pblico o privado y har las consultas respectivas a la oficina de Tegucigalpa si hubiera necesidad de ello La remisin del adolescente al mdico, debe ser acompaada de una copia de la oferta de trabajo. De existir en el adolescente condiciones de enfermedad temporal y tratable se le emitirn las recomendaciones y recetas respectivas o se le instruir sobre la forma ms adecuada de obtener la asistencia mdica necesaria y se contina el proceso de autorizacin.

FOR-PCDGPS-05 Constancia de haber recibido charla

Constancia mdica, si fue practicada en la unidad de Medicina ocupacional / Certificacin Mdica FOR-PCDGPS-08 Constancia mdica de aptitud laboral

Auto de denegacin, si fue negada 13

La constancia ser de NO APTO para el trabajo, a criterio del mdico; pudiendo ser algunas de las causas que la condicin de salud no sea la adecuada al trabajo ofrecido o a ninguno en general. Si la constancia mdica indica que el menor es NO APTO para el trabajo, se finaliza el proceso negando la autorizacin. 3. VISITA DOMICILIARIA Y EVALUACIN AL PUESTO DE TRABAJO Si la constancia mdica es de APTO PARA EL TRABAJO se continuar con la Trabajador realizacin de la visita domiciliaria y Social evaluacin del puesto de trabajo, de preferencia en forma simultnea para asegurar el cumplimiento de la trazabilidad del proceso. Las actividades se realizan con el objetivo de descartar abuso infantil, verificar que el lugar de trabajo no presente en s mismo condiciones de riesgo para el menor e identificar si el menor se encuentra en situacin de riesgo social. Evaluacin del Puesto de Trabajo La DGPS debe solicitar a la IGT la realizacin de esta actividad a travs del proceso de comunicacin interna establecido. Una copia de la constancia patronal debe ser adjuntada a la solicitud. Esta actividad se realiza en el lugar donde se presenta la oportunidad de trabajo, sea este en una empresa, en trabajo independiente del adolescente o en empresa familiar.

la autorizacin por presentar el adolescente condiciones de salud crticas

FOR-PCDGPS-08 Entrevista Domiciliaria Socioeconmi ca

FOR-PC-IGT05 Acta de Evaluacin de Puesto de Trabajo

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El inspector asignado, se asegurar que el lugar y el trabajo en s no presente riesgos a la integridad del menor y que el trabajo a realizar corresponda al ofrecido en la constancia patronal de oferta de empleo FOR-PC-DGPS-06. Una vez realizada la evaluacin del puesto, el inspector emitir un acta de evaluacin del puesto en el FORPC-IGT05 que ser remitido a la DGPS. Visita Domiciliar Es realizada por un Trabajador Social en base a la FOR-PC-DGPS-08. De encontrarse que el menor est en situacin de riesgo social deber alertarse a las autoridades respectivas. Informe consolidado De ambas visitas y de la condicin de salud del menor el funcionario asignado al caso elaborar un informe consolidado que es remitido a la Secretara Administrativa de la Direccin para la autorizacin o denegatoria respectiva. Informe consolidado FOR-PCDGPS-08.

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EMISIN DEL AUTO DE AUTORIZACIN O DENEGATORIA AL MENOR Y Secretara CARNET RESPECTIVO Administrativa Si el balance del informe consolidado es de la DGPS favorable, el o la Trabajadora Social elabora el carnet y la remisin al IHSS y remite estos dos documentos a la Secretara Administrativa, donde elabora el auto de autorizacin y firma el total de entregables. De no ser favorable el informe consolidado, el mismo debe ser entregado a la Secretara Administrativa donde nicamente se elaborar el auto de denegatoria. Todos los documentos deben ser entregados al mismo tiempo al representante del menor, dejando evidencia de este acto con la firma del mismo en las copias que se adicionan al expediente del proceso. Entrega el trabajador social o Secretara Administrativa MONITOREO POSTERIOR

Copia del Auto de autorizacin o denegacin Copia Carnet del

Copia de constancia para IHSS Las copias deben evidenciar la entrega al adulto responsable

FOR-PC-IGT03 Boleta de Con el propsito de verificar que las Inspector Inspeccin del condiciones de trabajo no han cambiado general Datos en forma riesgosa o desventajosa para el trabajo Suministrados adolescente la IGT realizar al menos por el cada seis meses una visita de monitoreo. empleador De encontrar circunstancias de riesgo, el inspector podr recomendar: La reubicacin del menor a otro puesto de trabajo La suspensin del permiso. FOR-PC-IGT04 Boleta de Inspeccin Datos Suministrados por el Trabajador 16

Acta inspector general trabajo.

del del

Notificacin de suspensin del permiso

5.1.3 Trazabilidad Promedio del Proceso

ACTIVIDAD TIEMPO DE LEY TIEMPO ESTIMADO Presentacin de 3 das solicitud, charla informativa y revisin mdica Entrega de auto de 3 das denegatoria en caso de oferta de trabajo peligroso* Visita domiciliaria y 5 das evaluacin al puesto de trabajo Elaboracin del informe 3 das consolidado Elaboracin del auto de 3 das autorizacin y denegatoria. Entrega al adulto 1 da responsable Tiempo promedio total: 18 das hbiles si el caso concluye en una autorizacin. *En caso de que el trabajo ofrecido es considerado peligroso, se entregar la denegatoria en un perodo de 6 das.

5.2

Aprobacin de Reglamentos Especiales de Especficos de Higiene y Seguridad Ocupacional

Captulos

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5.2.1 Plan de Calidad

REGLAMENTOS ESPECIALES DE HIGIENE
Comunicacin directa entre tcnico asignado y empresa Inspeccion General de Trabajo, recomienda la elaboracion de reglamento especial

Previo Formato elaborado por DGPS

INICIO

DGPS recibe solicitud

Asignacion de expediente

Investigacin Documental

Visita al Centro de Trabajo

Anlisis cruzado de hallazgos contra borrador de Reglamento Especial

Informe de revisin

NO Aprobacion de cambio hechos en el borrador Auto solicitando se cumplan observaciones Mejorar Borrador?

SI

NO Seccin de Higiene enva nota de aprobacin a Secretara General

SI

Resolucin Aprobando

Entrega de resolucion

FIN

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NOMBRE PROPIETARIO UNIDADES INVOLUCRADAS OBJETIVO

PLAN DE CALIDAD (SIPOC) Aprobacin de Reglamentos Especiales de Captulos Especficos de Higiene y Seguridad Ocupacional Direccin General de Previsin General Seccin de Higiene y Seguridad, IGT Aprobar reglamentos especiales de Higiene y Seguridad a solicitud de empresas cuyo giro no est debida o suficientemente normado en el Reglamento General ENTRADAS Nota de solicitud de aprobacin de Reglamento especial Copia del Reglamento especial propuesto ATRIBUTOS DE CALIDAD Original, firma y sello de la empresa.

CLIENTES CODIGO FECHA DE APROBACIN REVISIN

Empresas, centros de trabajo PRO-PC-DGPS 12 de mayo 2011

PROVEEDORES Empresas

RECURSOS Humanos: uno ms tcnicos asignados al caso, segn su complejidad. Equipo de oficina, Internet, leyes sobre diversos temas. Vehculo Telfono

En formato digital y fsico

DOCUMENTOS DE REFERENCIA Reglamento General de Medidas preventivas de Accidentes de Trabajo y Enfermedades Profesionales. Captulo 7, Artculo 36. Leyes, reglamentos y normas tcnicas especficas en los diversos campos, como Ley de Trnsito, Ley de Secretara de Seguridad, Cdigo de Salud y otros que apliquen segn naturaleza de la actividad laboral REGISTROS

SALIDA Resolucin de aprobacin de Reglamento Especial

ATRIBUTOS DE CALIDAD Original de la DGPS.

CONTROL DE CALIDAD Puntos de control Tipo Borradores presentados por la empresa Revisin 100%

Frecuencia
Nota de solicitud de parte de la empresa Auto de aceptacin de la DGPS Notas solicitando modificaciones al borrador original Borradores y copia final del reglamento especial Resolucin de aprobacin del reglamento Resolucin de denegatoria si aplica.

En cada trmite

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5.2.2 Descripcin del Proceso

Producto Final del Proceso: Resolucin de Aprobacin de Reglamento Especial o en su defecto Nota al solicitante sobre la finalizacin del proceso de aprobacin. Responsable: Seccin de Higiene Ocupacional. La STSS cuenta con un Reglamento General de Medidas Preventivas de Accidentes de Trabajo y Enfermedades Profesionales, para uso de centros de trabajo, sin embargo para algunos de ellos se presenta la necesidad de establecer medidas de forma especfica, ya sea por el tipo de actividad que realizan, tipo de materias que se manejan o por cualquier otra circunstancia que no se encuentre cubierta por el Reglamento General. La iniciativa de elaboracin de los documentos puede nacer del solicitante o a peticin de la STSS como resultado de recomendaciones derivadas de procesos de inspeccin, en ambos casos la DGPS a travs de la Seccin de Higiene Ocupacional aprobar los mismos, realizando previamente una revisin de los borradores para lo cual se tendrn como criterios las leyes, reglamentos, normas tcnicas nacionales e internacionales y los procesos del solicitante que lo aplicar. No 1 RESPONS ABLE Recibimiento de la Solicitud y asignacin de Jefe Seccin de la actividad Higiene El jefe de la Seccin de Higiene Ocupacional Ocupacion dar el nmero de expediente y asignar el caso al a uno o ms de los tcnicos higienistas, de preferencia a quien tenga mayor relacin con el tipo de empresa/centro de trabajo Ser el tcnico quien abrir el expediente 2 Investigacin Documental Durante esta etapa el tcnico asignado Tcnico investigar todo lo relacionado con el tipo de Higienista riesgos que se pretende prever, minimizar o eliminar con la aplicacin del reglamento, para lo cual deber consultar las leyes, reglamentos y normas tcnicas y mejores prcticas que al Listado de documento s consultado s ACTIVIDAD REGISTR O

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respecto se hayan emitido a nivel nacional y estn en vigencia, con la finalidad de verificar que el Reglamento les de cumplimiento. As mismo, para enriquecer su criterio o compensar la ausencia de normas nacionales, investigar documentos similares de otros pases. El tcnico higienista podr establecer contacto con el solicitante a partir de esta etapa. Tcnico Es posible que durante la investigacin Higienista documental el tcnico higienista determine que no sea necesario el reglamento, en ese caso elaborar un informe al respecto y se notificar a el solicitante para que se apegue al Reglamento General de Medidas Preventivas de Accidentes de Trabajo y Enfermedades Profesionales. El informe ser enviado al jefe de la Seccin de Higiene y Seguridad quien a su vez, la remitir a la Secretara General para la elaboracin de la resolucin correspondiente. 3 Visita al centro de trabajo Tiene el propsito de constatar que lo descrito en Tcnico el reglamento corresponde a la realidad del Higienista centro de trabajo, sus procesos y factibilidad de aplicacin. El tcnico puede adems hacer recomendaciones para mejorar los trminos del reglamento. 3.1 Comunicacin con el solicitante de la visita, sealando el da y hora especficos, solicitando que se asigne el responsable de brindar datos al Tcnico Higienista y se prevea por parte del solicitante la participacin de personas que conozcan los procesos y especialmente la aplicacin de medidas de prevencin, para Tcnico higienista utilizando cualquier medio de comunicaci n

Copia de la Nota con firma de recibida

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realizar el recorrido. 3.2 Entrevista al encargado Previo o durante la visita el tcnico realizar al encargado aquellas preguntas orientadas a evacuar dudas sobre el contenido del Reglamento Especial 3.3 Recorrido y Firma de la Gua El tcnico higienista realizar el recorrido en compaa del personal designado por el solicitante, quienes al final de la misma constancia de la realizacin de la visita 4 Anlisis cruzado Teniendo a la mano los documentos hasta ahora Tcnico recabados, el tcnico realizar el anlisis sobre la Higienista funcionalidad del Reglamento Especial. De existir observaciones de fondo, se las har saber por escrito al solicitante y se instruir a que un nuevo borrador del documento sea remitido directamente al Tcnico asignado. Formato de Recomend aciones de Mejora de Reglament o Especial (firmado por jefe de Seccin y tcnico) Tcnico Higienista Constanci a de realizacin de la visita Tcnico Higienista

Informe a la Jefatura de la Seccin El informe debe orientarse a alguna de las Tcnico Higienista siguientes situaciones: i) Recomendar la Aprobacin del Reglamento especial, enlistando los criterios que han sido observados en su elaboracin (cumplimiento de marco regulatorio, mejores prcticas, propuestas innovadoras por parte de el solicitante y otros). Notificar la finalizacin del Proceso, en caso de que no se considere necesario 22

ii)

un Reglamento Especial o despus de transcurridos al menos seis meses el solicitante no ha enviado un nuevo documento con las mejoras sugeridas El jefe de seccin remitir a la Secretara General el informe del tcnico higienista con la recomendacin de emitir resolucin de aprobacin o finalizacin del proceso. 6 Emisin de Resolucin Es el documento mediante el cual se notifica al Secretara Resolucin / solicitante la aprobacin del Reglamento o el final Admon Direccin del proceso por las causas antes expuestas.

5.2.3 Trazabilidad Promedio del Proceso

ACTIVIDAD TIEMPO DE LEY TIEMPO ESTIMADO Presentacin de 40 das 1 da solicitud Asignacin del caso 1 da Investigacin 1-3 semanas Documental Visita a la Empresa 1 da Remisin de 3 das recomendaciones Tiempo de espera a Una semana a 6 meses que el solicitante realice las mejoras al Reglamento Elaboracin de Informe 4 das Elaboracin y entrega 3 das de resolucin El tiempo es sumamente variable, dependiendo de la complejidad del Reglamento y el esfuerzo que deba realizar el solicitante ya que se le dar un plazo para que realice las mejoras solicitadas. Ntese, entre el recibimiento de la solicitud y a) aprobacin del reglamento si no hubiera necesidad de mejoras por parte del solicitante y b) remisin de recomendaciones, trascurre un perodo apropiado para el cumplimiento de la afirmativa ficta.

23

24

5.3

Indemnizaciones por accidentes o enfermedades de trabajo

5.3.1 Plan de Calidad

Atencin de la Solicitud. Diferenciada cuando no son asegurados IHSS y cuando es por muerte

NO Requisitos completos Asegurado IHSS SI NO

Elaborar acta de comparecencia y cdula de citacin al empleador Empleador: fue accidente de trabajo NO Investigacin del accidente

INICIO

Elabora cdula de citacin al empleador para notificacin del clculo

SI Informe

Notificacin al Empleador

Clculo de Indemnizacin

Evaluacin Mdica del % de afectacin SI

NO

Accidente con muerte del empleado

Acta de aceptacin del accidente

SI

Accidente

Empleador de acuerdo con clculo NO SI

Pasa a Secretaria Administrativa

Pasa a Asesoria Legal para elaboracion de dictamen

Pasa a Secretaria Administrativa para resolucion

Riesgos profesionales Notifica al empleador

Aceptacion de notificacion NO

SI

Pasa a Secretaria General

Recurso de apelacion

Presenta Descargo Compromis o de pago

Notificacin a ambas partes

NO

FIN

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NOMBRE PROPIETARIO UNIDADES INVOLUCRADAS OBJETIVO

PLAN DE CALIDAD (SIPOC) Indemnizacin por accidentes y enfermedades laborales Direccin General de Previsin General Departamento de Salud Laboral

CLIENTES CODIGO FECHA DE APROBACIN REVISIN RECURSOS

Empleados o sus beneficiarios, empleadores. PRO-PC-DGPS 12 de mayo 2011

Atender el reclamo de derechos laborales del trabajador y beneficiarios en caso de riesgo profesional. PROVEEDORES ENTRADAS ATRIBUTOS DE CALIDAD afectado Accidente / enfermedad con Incapacidad: Si el empleado es asegurado del IHSS la constancia de la comisin de Indemnizacin. Documentacin mdica del riesgo profesional de hospitales o clnicas pblicas y/o privadas Fotocopia Tarjeta de identidad Recetas y facturas de medicamentos u otros implementos mdicos, comprobantes de gastos de transporte, hospedaje y alimentacin Empleador Documento de relacin laboral Capia de planillas o comprobante de pago Carta poder de representante legal En accidente o enfermedad mortal

Empleados(as) (as) Empleador

Humanos: Tcnico de la Seccin de Riesgos Profesionales, Mdico, Tcnicos de la Seccin de Higiene Ocupacional. Equipo de oficina, Internet. Equipo mdico y del laboratorio de Higiene ocupacional. Presentar original para corroboracin Si los gastos los hizo el empleador, l puede presentar los gastos Vehculo Telfono

En caso de accidente o enfermedad con muerte del empleado, el proveedor podrn ser sus beneficiarios.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA Art. 66 del Decreto PCM 008-97 Decreto Legislativo No. 39 de la Administracin Pblica y su reglamento Convenio No. 42 sobre Enfermedades Profesionales Cdigo del Trabajo art. 361 al 363, 368, 405, 411, 418, 423, 428, 441, 442, 449, 554. Ttulo V Cdigo del Trabajo Ley de procedimiento Administrativo Ley de Simplificacin Administrativa Procedimientos Civiles

Mostrar originales de la empresa para corroboracin

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adicionar: Partida de Nacimiento del empleado Acta de defuncin Partida de nacimiento de los dependientes Certificacin de matrimonio o unin libre si es posible. SALIDA Resolucin del clculo de indemnizacin laboral ATRIBUTOS DE CALIDAD Debe tener la aceptacin de ambas partes, documentada en un acta de compromiso de pago. De lo contrario el caso pasar a los juzgados

Original Original y copia Originales Originales

CONTROL DE CALIDAD Puntos de control Tipo Frecuencia

REGISTROS

Requisitos de entrada Acta de comparecencia del empleado Cdula de citacin al empleador Acta de comparecencia o no del empleador Dictamen Mdico Clculo de Indemnizacin Cdula de notificacin del clculo al patrono (personal o por tabla de aviso) Acta de notificacin del clculo al empleador Acta de compromiso de pago descargos contra el clculo Acta y recibo de pago Recurso de Apelacin presentado por el empleador

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5.3.2 Descripcin del Proceso

No 1 ACTIVIDAD Entrega de Informacin al interesado Debido a la complejidad en la variacin de Tcnico de documentos que pueden acompaar a la solicitud riesgos de indemnizacin, la ventanilla nica remitir a los solicitantes directamente a la Direccin de Riesgos Profesionales de la DGPS, para que reciban informacin sobre el proceso. 2 Recibimiento de la Solicitud y asignacin de la actividad El cliente o solicitante entregar en la Seccin de Riesgos Profesionales los requisitos de entrada Tcnico de Expedient e riesgos al proceso. El funcionario que lo reciba armar el expediente colocando la solicitud sobre los requisitos. i) Si el empleado no es (era) asegurado del IHSS le tomar declaracin en un acta de comparecencia y se elaborar una cdula de citacin al empleador para que d su versin sobre el caso. La citacin puede ser enviada con el empleado o sus dependientes. El expediente es entregado al jefe de la seccin de riesgos para que coloque nmero y asigne el caso. Si el empleado es o era asegurado del IHSS se elabora cdula de citacin al empleador (o empleado si quien solicita el trmite es el empleador) para notificacin del clculo de prestaciones. La cita deber establecerse para dentro de un mximo de cuatro das hbiles. El expediente es entregado al jefe de la seccin de riesgos para que asigne el FORRESPONS ABLE REGISTR O

ii)

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iii)

caso. Todo asegurado al IHSS tendr derecho a solicitar que su caso sea revisado en cuanto a si fue o no accidente y al porcentaje de afectacin. Si este fuera el caso, deber seguir el mismo trmite que una persona no asegurada, pero siempre adjuntando al expediente las copias de constancia del IHSS. Indemnizacin Laboral a asegurados al IHSS

Clculo de Indemnizacin El clculo de indemnizacin es obtenido aplicando los artculos 361, 362, 363, 368, 411 y 423 del Ttulo V del Cdigo del Trabajo. El clculo es remitido a la jefatura de la seccin para su revisin. De recibir el visto bueno, los mismos son entregados al tcnico para que elabore notificacin a ser firmada por la direccin y refrendada por la Secretara Administrativa.

Tcnico

Notificacin del Clculo de Indemnizacin Una vez elaborada el acta de notificacin, el funcionario que ha llevado el caso o la Secretara Administrativa debe notificarla al representante legal del empleador y al empleado o sus beneficiarios, ya sea juntos o por separado, pudiendo convocarlos en la STSS o en el centro de trabajo. En la entrega al empleador, se notificar leyendo ntegramente el acta y dando plazo de tres das para responder ante la STSS. Si el empleador no comparece o no se encuentra en la sede en el momento de la visita se elabora un informe de lo sucedido y se entrega a la Secretara General para que elabore cdula de notificacin y notifique por medio de tabla de aviso. Se dar 29

por notificado legalmente a los X das de colocado en la tabla de avisos. 5 Elaboracin del acta de compromiso de pago Una vez recibida la respuesta por parte de la empresa, la Secretara Administrativa girar copia de la misma al encargado del proceso para que elabore compromiso de pago y compromiso de forma de pago. Ambos documentos sern firmados por empleado y empleador ante el funcionario, se harn en tres originales, uno para cada parte y el tercero para la STSS. Si as lo dispusieran, las partes pueden citarse en la STSS para la realizacin de los pagos, en tal caso se guardar una copia de los recibos. En caso de incumplimiento de los pagos la DGPS podr hacer gestiones ante el empleador o el caso pasara a la va judicial. Indemnizacin Laboral a empleados NO asegurados al IHSS 6 Si el reclamante no tiene afiliacin al IHSS, en el momento de presentar su solicitud, i) se levanta acta de comparecencia a travs del cual l o sus dependientes en caso de accidente o Tcnico de Cdula de enfermedad con fallecimiento, exponen su Riesgos citacin al versin de los hechos ii) se elabora la cdula de empleador citacin al empleador (su representante legal) para que brinde su versin del caso. La citacin deber fijarse para no ms de tres das a partir de la entrega de solicitud por parte del empleado. Deber comparecer el representante legal de la empresa debidamente documentado. Pueden presentarse los siguientes casos: i) Si el representante est de acuerdo en que se trata de un accidente u enfermedad de trabajo se levanta acta y se contina el trmite con la revisin Acta de comparece ncia Nota de la empresa Compromi so de pago Compromi so de forma de pago

30

ii)

iii)

mdica para el clculo de afectacin al empleado (ver numeral 7). Si el accidente/enfermedad culmin en enfermedad se contina directamente de acuerdo con los numerales 3, 4 y 5 de la presente descripcin de proceso. Cuando el representante legal de la empresa o centro de trabajo, no est de acuerdo con que se trata de un accidente o enfermedad de trabajo, se levanta el acta de su comparecencia y se dar comienzo al proceso de investigacin del accidente u enfermedad por parte de la IGT y la Seccin de Higiene Ocupacional a solicitud de la Inspeccin General (ver numeral 8). Si llegada la fecha de la citacin al Secretara empleador este no se presentar sin administrat mediar justificacin, se levantar acta iva de no comparecencia y se dar comienzo al proceso de investigacin del accidente. determinar el Mdico

Acta de no comparece ncia

Evaluacin Mdica para porcentaje de afectacin.

FOR-

Esta evaluacin deber realizarse por un mdico de la STSS. Los criterios para la determinacin del porcentaje de afectacin se establecen en la Ley XXXX. 8 Investigacin del accidente o enfermedad Cuando el empleador no coincida con que se IGT trata de un accidente o enfermedad de trabajo se deber solicitar a la IGT que realice una investigacin del caso. La DGPS debe solicitar a la IGT la realizacin de esta actividad a travs del proceso de comunicacin interna establecido, adjuntando 31 FOR

copia de los documentos a considerar en dicha investigacin. La IGT podr solicitar la DGPS su apoyo a travs de la Seccin de Higiene Ocupacional para la realizacin de estudios especficos de riesgo ocupacional. Una vez concluida la investigacin, si se determina que el accidente o enfermedad tuvieron su origen en la naturaleza o condiciones del trabajo, se remitir al empleado a la evaluacin mdica (ver numeral 7) y se seguirn las acciones estipuladas en los numerales 3, 4 y 5 de la presente descripcin de proceso. Secretara Si la investigacin determina que no se trata de administrat Notificaci una enfermedad, la Secretara administrativa iva de la n har la respectiva notificacin al empleado o sus DGPS dependientes, segn sea el caso.

Impugnaciones y apelaciones El empleador puede impugnar el caso en varios momentos del proceso, especialmente ante la determinacin de que se trata de un accidente u enfermedad de trabajo o ante el clculo de la indemnizacin, en cuyo caso, el trmite es trasladado a la Secretara General de la STSS.

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