PROCEDURA OPERAIONAL PRIVIND ELABORAREA PROCEDURILOR OPERATIONALE Unitatea __________________ Departament Managementul Calitatii C)d!

P#O# *"

Edi ia! " Nr#de e$#! % Re&i'ia! ( Nr#de e$# ! ( Pagina +* din +* E$emplar nr#! "

"# Li,ta re,p)n,a-ilil)r .u ela-)rarea/ &eri0i.area ,i apr)-area editiei ,au dupa .a'/ a re&i'iei in .adrul editiei pr).edurii )perati)nale Elemente privind responsabilii/ operatiunea Semnatura Numele si prenumele Functia Data

"#"# "#+# "#1

1 Elaborat "erificat #probat

3 Contabil sef Contabil sef Director

4 01 01 200 ! 01 01 200 ! 01 01 200 !

PROCEDURA OPERAIONAL PRIVIND ELABORAREA PROCEDURILOR OPERATIONALE Unitatea __________________ Departament Managementul Calitatii C)d! P#O# *"

Edi ia! " Nr#de e$#! % Re&i'ia! ( Nr#de e$# ! ( Pagina +* din +* E$emplar nr#! "

+# 2ituatia editiil)r ,i a re&i'iil)r in .adrul editiil)r pr).edurii )perati)nale C)mp)nenta re&i'uita M)dalitatea re&i'iei 3 $ Data de la .are ,e apli.a pre&ederile editiei ,au re&i'iei editiei 4

Editia3 re&i'ia in .adrul editiei 1 Editia 1 %evi&ia 1 %evi&ia 2

+#"# +#+# +#1

2 $

PROCEDURA OPERAIONAL PRIVIND ELABORAREA PROCEDURILOR OPERATIONALE Unitatea __________________ Departament Managementul Calitatii C)d! P#O# *"

Edi ia! " Nr#de e$#! % Re&i'ia! ( Nr#de e$# ! ( Pagina +* din +* E$emplar nr#! "

1# Li,ta .upri'and per,)anele la .are ,e di0u'ea'a editia ,au/ dupa .a'/ re&i'ia din .adrul editiei pr).edurii )perati)nale 2.)pul di0u'arii 1#"# 1#+# 1#1# 1#5# 1#%# 1#6# 1#7# 1 #plicare #plicare #plicare )nformare Evidenta #r*ivare #lte scopuri E$emplar nr#_____ 2 $ C)mpartimen t 3 $ Nume ,i prenum e 5 Data 2emnatura primirii ' (

4un.tia 4

PROCEDURA OPERAIONAL PRIVIND ELABORAREA PROCEDURILOR OPERATIONALE Unitatea __________________ Departament Managementul Calitatii C)d! P#O# *"

Edi ia! " Nr#de e$#! % Re&i'ia! ( Nr#de e$# ! ( Pagina +* din +* E$emplar nr#! "

5# 2.)pul pr).edurii )perati)nale 5#"# Stabilirea unei forme unitare de elaborare a procedurilor+ instruc,iunilor -i formularelor care se elaborea&.+ de c.tre personalul OR8ANI9AIEI.

PROCEDURA OPERAIONAL PRIVIND ELABORAREA PROCEDURILOR OPERATIONALE Unitatea __________________ Departament Managementul Calitatii C)d! P#O# *"

Edi ia! " Nr#de e$#! % Re&i'ia! ( Nr#de e$# ! ( Pagina +* din +* E$emplar nr#! "

%# D)meniul de apli.are %#"# /revederile pre&entei proceduri se aplic. de c.tre personalul din cadrul 00000000000000000 desemnat cu responsabilitate 1n activit.,ile de la cap 4

PROCEDURA OPERAIONAL PRIVIND ELABORAREA PROCEDURILOR OPERATIONALE Unitatea __________________ Departament Managementul Calitatii C)d! P#O# *"

Edi ia! " Nr#de e$#! % Re&i'ia! ( Nr#de e$# ! ( Pagina +* din +* E$emplar nr#! "

'

D).umente de re0erin : apli.a-ile a.ti&itatii pr).edurale

6#"# Reglementari internati)nale 6#+# Legi,latie primara ( 2rdin nr 34'/2005 pentru parobarea Codului controlului intern 4 2rdin nr 13!3/200' pentru modificarea si completarea 4 2rdin nr 34'/2005 4 2 5 nr 113/1333 privind controlul intern si controlul financiar preventiv+ republicat 4 6e7ea nr 500/2002 privins financtele publice cu modificarile ulterioare 6#1# Legi,latia ,e.undara 6#5# Alte d).umente/ in.lu,i& reglementari interne ale entitatii pu-li.e# 4 /revederile referitoare la controlul financiar din cap 12 al /ro7ramului de 7uvernare pe perioada 2005 8 200! 4 #n7a9amentele asumate de %omania in cadrul capitolul 2! :Control financiar; de ne7ociere cu <niunea Europeana

'

PROCEDURA OPERAIONAL PRIVIND ELABORAREA PROCEDURILOR OPERATIONALE Unitatea __________________ Departament Managementul Calitatii C)d! P#O# *"

Edi ia! " Nr#de e$#! % Re&i'ia! ( Nr#de e$# ! ( Pagina +* din +* E$emplar nr#! "

( (1

De0ini ii ;i pre,.urt:ri ale termenil)r utili'ati in pr).edura )perati)nala De0initii ale termenil)r Termenul /rocedura operationala Editie a unei proceduri operationale %evi&ia in cadrul unei editii De0initia ,i3,au da.a e,te .a'ul/ a.tul .are de0ine,te termenul /re&entarea formali&ata+ in scris+ a tututor pasilor ce trebuie urmati+ a metodelor de lucru stabilite si a re7ulilor de aplicat in vederea reali&arii activitatii+ cu privire la aspectul procesual Forma initiala sau actuali&ata+ dupa ca&+ a unei proceduri operationale+ aprobata si difu&ata #ctiunile de modificare+ adau7are+ suprimare sau altele asemenea+ dupa ca&+ a uneia sau a mai multor componente ale unei editii a procedurii operationale+ actiuni care au fost aprobate si difu&ate

Nr# Crt# "#

+# 1#

### n A-re&ieri ale termenil)r A-re&ierea P#O# E V A Ap# A<# ### Termenul a-re&iat Pr).edura )perati)nala Ela-)rare Veri0i.are Apr)-are Apli.are Ar<i&are ###

(2

Nr# Crt# "# +# 1# 5# %# 6# ### n

PROCEDURA OPERAIONAL PRIVIND ELABORAREA PROCEDURILOR OPERATIONALE Unitatea __________________ Departament Managementul Calitatii C)d! P#O# *"

Edi ia! " Nr#de e$#! % Re&i'ia! ( Nr#de e$# ! ( Pagina +* din +* E$emplar nr#! "

=# De,.rierea pr).edurii )perati)nale =#"# 8eneralitati Entitatile publice au obligatia potrivit Ordinului nr. 946/04.07.2005 cu modificarile si completarile ulterioare, sa intocmeasca proceduri operationale. rocedura operationala ! pre"entare formali"at#, $n scris, a tuturor pa%ilor ce trebuie urma&i, a metodelor de lucru stabilite %i a regulilor de aplicat $n vederea reali"#rii activit#&ii cu privire la aspectul procesual. #ceasta procedura operationala este un model =odelul pre&entat completea&a se7mentul instrumentelor de lucru referitoare la activitatile entitatilor publice in domeniul de&voltarii sistemelor de mana7ement si control+ procedurile operationale fiind cunoscute in practica si sub alte denumiri> proceduri de proces+ proceduri formali&ate etc =#+# D).umente utili'ate Entitatile publice+ in functie de marimea entitatii+ de politica adoptata cu privire la sistemul propriu de mana7ement si control+ de 7radul de dotare+ de tipurile de activitati si comple$itatea acestora etc + pot utili&a modelul de procedura operationala in forma pre&entata+ in forme completate si imbunatatite cu noi componente+ sau pot elabora proceduri de proces+ dupa modelul altor 7*iduri intalnite in practica domeniului+ cu preci&area ca+ indiferent de forma adoptata+ trebuie avute in vedere prevederile Standardului de control intern nr 1( ?/roceduri? /entru o buna 7estionare a elaborarii+ aprobarii si aplicarii procedurilor operationale+ conducatorii entitatilor publice trebuie sa asi7ure derularea tuturor actiunilor privind elaborarea si/sau de&voltarea sistemelor de mana7ement si control /rocedurile trebuie elaborate+ aprobate si aplicate in conditiile cunoasterii si respectarii re7ulilor de mana7ement constituite in cele 25 de standarde de control )ndiferent de activitatea la care se refera+ o procedura operationala poarta amprenta fiecarui standard de control+ din oricare dintre cele 5 elemente4c*eie ale controlului mana7erial+ respectiv mediul de control+ performanta si mana7ementul riscului+ informarea si comunicarea+ activitatile de control+ auditarea si evaluarea Conditiile esentiale ale procedurilor operationale stabilesc+ printre altele+ ca acestea trebuie sa fie scrise si formali&ate pe suport *artie si/sau electronic+ simple si specifice pentru fiecare activitate+ actuali&ate in mod permanent si aduse la cunostinta e$ecutantilor si celorlalti factori interesati )n masura in care dotarea te*nica si pre7atirea personalului permit+ operatiunile de elaborare+ avi&are+ aprobare+ difu&are+ utili&are etc a procedurilor operationale+ se pot derula si prin utili&area sistemelor informatice
!

PROCEDURA OPERAIONAL PRIVIND ELABORAREA PROCEDURILOR OPERATIONALE Unitatea __________________ Departament Managementul Calitatii C)d! P#O# *"

Edi ia! " Nr#de e$#! % Re&i'ia! ( Nr#de e$# ! ( Pagina +* din +* E$emplar nr#! "

=#1# Re,ur,e ne.e,are =#1#"# Re,ur,e materiale! rec*i&ite+ linii telefonice+ materiale informatice+ calculatoare personale+ acees la ba&a de date+ imprimanta+ internet =#1#+# Re,ur,e umane! persoanele implicate prin sarcinile se serviciu in elaborarea procedurilor operationale sunt> 4 prof 000000000004 director 4 prof 8 bibliotecar 4 ec 8 contabil sef 4 ec 8 secretar 4 4 administrator =#1#1# Re,ur,e 0inan.iare! sunt preva&ute in bu7etul de stat si sunt necesare pentru ac*i&itionarea resurselor materiale =#5# M)dul de lu.ru =#5# Pre.i'ari pri&ind .)mp)nentele m)delului de pr).edura )perati)nala =#5#"# Pre.i'ari .)mune .)mp)nentel)r Datele de identificare din cartusul de capat se trec pe fiecare pa7ina+ cu modificarile cerute de rubrici+ acolo unde este ca&ul Denumirea procedurii operationale si codul acesteia se stabilesc in cadrul fiecarei entitati publice si trebuie sa reflecte activitatea procedurata si locul acesteia in sistemul de codificare utili&at Editiile se numerotea&a cu cifre romane+ iar revi&iile din cadrul acestora+ cu cifre arabe 2rice modificare de re7lementare+ or7ani&atorica sau de alta natura+ cu efect asupra activitatii procedurate+ determina revi&ia sau+ dupa ca&+ elaborarea unei noi editii pentru procedura operationala respectiva>

Unitatea _______________ Departament! ________________

PROCEDURA OPERAIONAL __________________

Edi ia! Nr#de e$#! Re&i'ia! Nr#de e$# ! Pagina ____ din _____ E$emplar nr#!
3

C)d! P#O# ______

PROCEDURA OPERAIONAL PRIVIND ELABORAREA PROCEDURILOR OPERATIONALE Unitatea __________________ Departament Managementul Calitatii C)d! P#O# *"

Edi ia! " Nr#de e$#! % Re&i'ia! ( Nr#de e$# ! ( Pagina +* din +* E$emplar nr#! "

)n masura in care este posibil+ se asi7ura pa7ina distincta pentru fiecare componenta a procedurii operationale =#5#+# Pre.i'ari ,pe.i0i.e .)mp)nentel)r P.t#" 6ista responsabililor cu elaborarea+ verificarea si aprobarea editiei sau+ dupa ca&+ a revi&iei in cadrul editiei procedurii operationale >.)mp)nenta "?! 4 responsabilii se stabilesc+ pentru fiecare operatiune @elaborare+ verificare+ aprobareA+ prin act de deci&ie interna a conducatorului entitatii publiceB cand una sau mai multe dintre operatiuni se reali&ea&a+ conform deci&iei+ de catre un 7rup sau o comisie+ in lista se cuprind toti membrii 7rupului sau ai comisiei Elemente privind responsabilii/ operatiunea Semnatura Numele si prenumele Functia Data

"#"# "#+# "#1

1 Elaborat "erificat #probat

P.t#+ Situatia editiilor si a revi&iilor in cadrul editiilor procedurii )perati)nale >.)mp)nenta +?! 4 se cuprind+ in ordine cronolo7ica+ toate editiile si+ respectiv+ revi&iile in cadrul editiilorB 4 cand se reali&ea&a o noua editie a procedurii operationale+ coloanele nr 2 si 3+ privind componenta revi&uita+ precum si modalitatea revi&iei+ nu se completea&aB 4 coloana nr 3 @=odalitatea revi&ieiA priveste actiunile de modificare+ adau7are+ suprimare sau altele asemenea+ dupa ca&+ referitoare la una sau mai multe componente ale procedurii operationaleB 4 la fi$area datei de la care se aplica prevederile noii editii sau revi&ii @coloana nr 4A se are in vedere asi7urarea timpului necesar pentru difu&area si studierea acesteia de catre aplicatori>

10

PROCEDURA OPERAIONAL PRIVIND ELABORAREA PROCEDURILOR OPERATIONALE Unitatea __________________ Departament Managementul Calitatii C)d! P#O# *"

Edi ia! " Nr#de e$#! % Re&i'ia! ( Nr#de e$# ! ( Pagina +* din +* E$emplar nr#! "

Editia3 re&i'ia in .adrul editiei 1 Editia 1 %evi&ia 1 %evi&ia 2

C)mp)nenta re&i'uita

M)dalitatea re&i'iei 3 $

+#"# +#+# +#1

2 $

Data de la .are ,e apli.a pre&ederile editiei ,au re&i'iei editiei 4

P.t# 1 6ista cuprin&and persoanele la care se difu&ea&a editia sau+ dupa ca&+ revi&ia din cadrul editiei procedurii operationale >.)mp)nenta 1?! 4 coloana nr 1 @Scopul difu&ariiA are in vedere faptul ca oricare compartiment/ persoana a carui/carei activitate intra sub incidenta aplicarii+ informarii+ evidentei+ ar*ivarii sau este in alte scopuri in le7atura cu procedura respectiva trebuie sa aiba la dispo&itie acest instrument+ inclusiv cu oca&ia actuali&arii prin noi editii sau revi&ii 2.)pul di0u'arii 1#"# 1#+# 1#1# 1#5# 1#%# 1#6# 1#7# 1 #plicare #plicare #plicare )nformare Evidenta #r*ivare #lte scopuri E$emplar nr#_____ 2 $ C)mpartimen t 3 $ Nume ,i prenum e 5 Data 2emnatura primirii ' (

4un.tia 4

P.t# 5# 2.)pul pr).edurii )perati)nale >.)mp)nenta 5?! 4 entitatea publica+ spre deosebire de scopurile considerate 7enerale si pre&entate ca e$emple in modelul procedurii operationale la aceasta componenta+ identifica si inscrie scopurile specifice in ca&ul fiecarei proceduri operationale elaborate+ tinand cont de rolul+ locul+ importanta+ precum si de alte elemente privind activitatea procedurataB 2.)pul pr).edurii )perati)nale!
11

PROCEDURA OPERAIONAL PRIVIND ELABORAREA PROCEDURILOR OPERATIONALE Unitatea __________________ Departament Managementul Calitatii 1 2 3 4 5 C)d! P#O# *"

Edi ia! " Nr#de e$#! % Re&i'ia! ( Nr#de e$# ! ( Pagina +* din +* E$emplar nr#! "

Stabileste modul de reali&are a activitatii+ compartimentele si persoanele implicateB Da asi7urari cu privire la e$istenta documentatiei adecvate derularii activitatiiB #si7ura continuitatea activitatii+ inclusiv in conditii de fluctuatie a personaluluiB Spi9ina auditul+ iar pe mana7er in luarea deci&ieiB #lte scopuri specifice procedurii operationale

P.t#% D)meniul de apli.are a pr).edurii )perati)nale >.)mp)nenta %?! 4 aceasta componenta se ba&ea&a pe colaborarea dintre compartimentele entitatii publice+ astfel incat la fi$area si definirea activitatii @pct 5 1A+ la delimitarea acesteia de alte activitati @pct 5 2 si 5 3A sau la preci&area compartimentelor cu atributii le7ate de activitatea respectiva @pct 5 4A sa fie eliminata orice situatie de suprapunere de activitati+ de activitati necuprinse in procesul de anali&a si elaborare a procedurilor+ de suprapunere de atributii intre compartimente+ de atributii pentru care nu au fost fi$ate responsabilitati etc B D)meniul de apli.are! 1 /rocedura se aplic. de catre Serviciul/compartimentul0000000000000000 2 6a procedura participa toate Serviciile si Compartimentele interesate P.t# 6! D).umentele de re0erinta >reglementari? apli.a-ile a.ti&itatii pr).edurate >.)mp)nenta 6?! 4 aceasta componenta priveste+ in special+ listarea documentelor cu rol de re7lementare fata de activitatea procedurataB 4 este necesar sa fie cunoscute si respectate toate re7lementarile care 7uvernea&a fiecare activitateB 4 7ruparea pe cele 4 cate7orii are rol de sistemati&are a re7lementarilor+ unde> re7lementarile internationale in le7atura cu domeniul respectiv sunt cele la care %omania este parteB le7islatia primara se refera la le7i si la ordonante ale 5uvernuluiB le7islatia secundara are in vedere *otarari ale 5uvernului sau acte ale or7anismelor cu atributii de re7lementare si care sunt emise in aplicarea le7ilor si/sau a ordonantelor 5uvernuluiB alte documente+ inclusiv re7lementari interne ale entitatii publice @le7islatie tertiaraA+ se refera la instructiuni+ preci&ari+ deci&ii+ ordine sau altele asemenea si au efect asupra activitatii procedurate D).umente de re0erin : apli.a-ile a.ti&itatii pr).edurate "# Reglementari internati)nale +# Legi,latie primara 1# Legi,latia ,e.undara 5# Alte d).umente/ in.lu,i& reglementari interne ale entitatii pu-li.e# P.t# 7# De0initii ,i a-re&ieri ale termenil)r utili'ati in pr).edura )perati)nala >.)mp)nenta 7?!
12

PROCEDURA OPERAIONAL PRIVIND ELABORAREA PROCEDURILOR OPERATIONALE Unitatea __________________ Departament Managementul Calitatii C)d! P#O# *"

Edi ia! " Nr#de e$#! % Re&i'ia! ( Nr#de e$# ! ( Pagina +* din +* E$emplar nr#! "

4 se va urmari definirea acelor termeni care> repre&inta element de noutateB sunt mai putin cunoscutiB 4 pre&inta sensuri diferiteB prin nee$plicitarea lor pot conduce la confu&ii etc B 4 se recomanda preci&area+ acolo unde este ca&ul+ a actului relevant care defineste termenul in cau&aB 4 se va avea in vedere abrevierea termenilor @cuvinte+ e$presii+ denumiri de institutii etc A utili&ati cu mai mare frecventa in te$tul procedurii operationale si/sau care+ in urma acestei actiuni+ permit o intele7ere si utili&are mai usoara a proceduriiB 4 se recomanda ca ordinea in care se inscriu atat definitiile termenilor in tabelul ( 1+ cat si abrevierile termenilor in tabelul ( 2+ sa fie aceea data de prima aparitie in te$tul procedurii operationale a termenului definit sau abreviat+ dupa ca&B 4 in tabelele ( 1 si ( 2 din modelul de procedura operationala au fost definiti si+ respectiv+ abreviati+ pentru e$emplificare+ termeni utili&ati in model P.t# 7#"# De0initii ale termenil)r Nr# Crt# "# Termenul /rocedura operationala Editie a unei proceduri operationale %evi&ia in cadrul unei editii De0initia ,i3,au da.a e,te .a'ul/ a.tul .are de0ine,te termenul /re&entarea formali&ata+ in scris+ a tututor pasilor ce trebuie urmati+ a metodelor de lucru stabilite si a re7ulilor de aplicat in vederea reali&arii activitatii+ cu privire la aspectul procesual Forma initiala sau actuali&ata+ dupa ca&+ a unei proceduri operationale+ aprobata si difu&ata #ctiunile de modificare+ adau7are+ suprimare sau altele asemenea+ dupa ca&+ a uneia sau a mai multor componente ale unei editii a procedurii operationale+ actiuni care au fost aprobate si difu&ate

+# 1#

### n P.t# 7#+# A-re&ieri ale termenil)r Nr# Crt# "# +# 1# 5# %# 6# A-re&ierea P#O# E V A Ap# A<# Termenul a-re&iat Pr).edura )perati)nala Ela-)rare Veri0i.are Apr)-are Apli.are Ar<i&are
13

PROCEDURA OPERAIONAL PRIVIND ELABORAREA PROCEDURILOR OPERATIONALE Unitatea __________________ Departament Managementul Calitatii #### n ### ### ### ### C)d! P#O# *"

Edi ia! " Nr#de e$#! % Re&i'ia! ( Nr#de e$# ! ( Pagina +* din +* E$emplar nr#! "

P.t# = De,.rierea pr).edurii )perati)nale >.)mp)nenta =?! 4 aceasta componenta repre&inta+ in fapt+ esenta procedurii operationale )n acelasi timp este si acea componenta care nu este 7enerali&abila prin model de procedura decat in termeni foarte lar7i Componenta este dependenta+ in mod direct+ de conditiile concrete in care se desfasoara activitatea respectiva in cadrul entitatii publice+ de modul de or7ani&are+ de 7radul de subordonare+ de 7radul de dotare cu resurse materiale+ financiare si umane+ de calitatea si pre7atirea profesionala a salariatilor si+ nu in ultimul rand+ de 7radul de de&voltare a sistemelor de mana7ement si control Cele cateva puncte si subpuncte+ enumerate la aceasta componenta in pre&entul model de procedura operationala+ recomanda una din multitudinea de posibilitati de descriere a acestei componenteB /ct ! 1 5eneralitati /ct /ct /ct /ct /ct /ct /ct /ct /ct /ct /ct /ct ! 2 Documente utili&ate ! 2 1 6ista si provenienta documentelor ! 2 2 Continutul si rolul documentelor ! 2 3 Circuitul documentelor ! 3 %esurse necesare ! 3 1 %esurse materiale ! 3 2 %esurse umaane ! 3 3 %esurse financiare ! 4 =odul de lucru ! 4 1 /lanificarea operatiunilor si actiunilor activitatii ! 4 2 Derularea operatiunilor si actiunilor activitatii ! 4 3 "alorificarea re&ultatelor activitatii

4 la ?5eneralitati? @pct ! 1A se cuprind elemente de ansamblu privind caracteristicile activitatii Se va evita repetarea acelora de9a abordate in cadrul celorlalte componente ale procedurii operationale+ cum ar fi cele le7ate de scopul procedurii operationale @pre&entate la componenta 4A+ cele privind domeniul de aplicare a procedurii operationale @pre&entate la componenta 5A sau cele privind documentele de referinta aplicabile activitatii procedurate @pre&entate la componenta 'A B 4 la ?Documente utili&ate? @pct ! 2A se cuprind+ in principal+ cele de natura formularelor+ dar si manuale+ instructiuni operationale+ liste de verificare @c*ecC4listsA etc + care furni&ea&a informatii necesare derularii activitatii+ contribuie la prelucrarea de date in
14

PROCEDURA OPERAIONAL PRIVIND ELABORAREA PROCEDURILOR OPERATIONALE Unitatea __________________ Departament Managementul Calitatii C)d! P#O# *"

Edi ia! " Nr#de e$#! % Re&i'ia! ( Nr#de e$# ! ( Pagina +* din +* E$emplar nr#! "

cadrul procesului sau transmit re&ultatele obtinute altor utili&atori De retinut ca documentele trebuie sa fie actuali&ate+ utile+ precise+ usor de e$aminat+ disponibile si accesibile mana7erului+ salariatilor si tertilor+ daca este ca&ul Subpct ! 2 1+ ! 2 2 si ! 2 3 au mai mult rolul de a ordona problemele abordate+ ele putand fi comasate sau detaliate in functie de amploarea+ volumul+ diversitatea si comple$itatea documentelor respectiveB 4 la ?6ista si provenienta documentelor utili&ate? @subpct ! 2 1A se are in vedere nominali&area tuturordocumentelor+ a or7anismelor abilitate cu emiterea si actuali&area acestora+ a codurilor de identificare+ daca este ca&ul+ a re7imului informatiilor continute etc )n aceasta lista se nominali&ea&a si documentele interne de aceasta natura+ emise si utili&ate in cadrul compartimentelor sau+ prin colaborare+ intre compartimentele entitatii publiceB la ?Continutul si rolul documentelor utili&ate? @subpct ! 2 2A pot fi redate in forma completa+ ane$and la procedura modele ale documentelor+ instructiuni de completare a acestora si mentiuni referitoare la rolul lorB 4 subpct ! 2 3 ?Circuitul documentelor? are in vedere compartimentele/persoanele la care trebuie sa circule documentele in procesul de reali&are a activitatii+ precum si operatiunile ce se efectuea&a in le7atura cu documentul respectiv+ la fiecare compartiment/ persoana pe la care circula Este necesar ca circuitul documentelor aferente activitatii sa fie inte7rat in flu$ul 7eneral al documentelor din cadrul entitatii publice Se recomanda utili&area repre&entarii 7rafice a circuitului documentelorB 4 pct ! 3 ?%esurse necesare? se de&volta pe structura clasica a acestora+ respectiv resurse materiale @subpct ! 3 1A+ resurse umane @subpct ! 3 2A si+ respectiv+ resurse financiare @subpct ! 3 3A De mentionat ca structura resurselor este foarte sensibila fata de activitatea la care ne referimB la unele activitati resursa necesara preponderenta este cea materiala+ iar la altele este preponderenta resursa umana sau resursa financiara ori combinatii ale acestoraB 4 subpct ! 3 1 ?%esursa materiala? se de&volta pe elementele de lo7istica> birouri+ scaune+ rec*i&ite+ linii telefonice+ materiale informatice+ calculatoare personale+ acces la ba&a de date+ retea+ imprimanta+ posibilitati de stocare a informatiilor etc + dar si pe elemente de alta natura+ daca specificul activitatii o impune De e$emplu+ in ca&ul unei entitati publice cu activitate de teren intensa+ cu deplasari auto frecvente+ activitatea de transport capata o conotatie distincta+ iar procedura operationala aferenta+ la resursa materiala+ va trebui sa reflecte parcul auto+ fapt care+ in acest ca&+ va da 7reutate sporita acestui tip de resursa+ in comparatie cu resursa umana sau financiaraB 4 subpct ! 3 2 ?%esursa umana? fi$ea&a compartimentul/compartimentele si/sau persoana/persoanele din cadrul entitatii publice care sunt implicate+ prin atributiile/sarcinile de serviciu+ in reali&area activitatii procedurateB 4 subpct ! 3 3 ?%esursa financiara? are in vedere prevederea in bu7et a sumelor necesare c*eltuielilor de functionare @ac*i&itionarea materialelor consumabile necesare desfasurarii activitatii+ acoperirea contravalorii serviciilor de intretinere a lo7isticii+ plata c*eltuielilor cu personalul direct implicat in activitatea respectiva etc A+ dar si a sumelor necesare altor tipuri de c*eltuieli proprii unei anume activitati De e$emplu+ in situatia unei activitati de ac*i&itie+ resursa financiara trebuie sa reflecte sumele din bu7et aferente pro7ramului de ac*i&itii al entitatii publiceB 4 pct ! 4 ?=odul de lucru? pentru o activitate poate fi formali&at+ respectiv transpus in procedura operationala+ numai prin aportul salariatilor implicati direct in acea activitateB
15

PROCEDURA OPERAIONAL PRIVIND ELABORAREA PROCEDURILOR OPERATIONALE Unitatea __________________ Departament Managementul Calitatii C)d! P#O# *"

Edi ia! " Nr#de e$#! % Re&i'ia! ( Nr#de e$# ! ( Pagina +* din +* E$emplar nr#! "

4 subpct ! 4 1 ?/lanificarea operatiunilor si a actiunilor activitatii? se spri9ina+ pe de o parte+ pe actiunile identificate+ asa cum sunt ele listate in cadrul tabelului de la componenta 3 ?%esponsabilitati si raspunderi in derularea activitatii?+ iar pe de alta parte+ pe o buna cunoastere si stapanire a cerintelor 7enerale si a celorlalte caracteristici ale Standardului de control intern nr ! ?/lanificarea? si a Standardului de control intern nr 11 ?=ana7ementul riscului? #ctiunile anali&ate prin prisma resurselor de toate cate7oriile+ a termenelor de reali&are+ a riscurilor identificate si a masurilor de limitare a efectului acestora+ a conditiilor de eficienta si le7alitate impuse+ puse in corelatie si intr4o succesiune lo7ica si cronolo7ica+ constituie in fapt instrumentul de planificare cuprins in procedura operationala pentru activitatea anali&ataB 4 subpct ! 4 2 ?Derularea operatiunilor si actiunilor? reflecta pro7ramul de &i cu &i al compartimentului/persoanei implicate in reali&area activitatii+ in care acesta/aceasta u&ea&a de toate instrumentele specifice si actionea&a corespun&ator prevederilor din procedura operationala si+ in special+ celor din instrumentul de planificare a activitatii Se recomanda cuprinderea in procedura operationala+ sub forma tabelara+ a modului de operare+ unde pe verticala se pot cuprinde etapele ce se derulea&a in le7atura cu activitatea respectiva+ iar pe ori&ontala se preci&ea&a intrarile de informatii @de la cineD ceDA+ operatiunile+ actiunile/prelucrarile+ completarile etc + ce au loc fata de datele intrate+ instrumentele utili&ate in acest scop+ iesirile de re&ultate @careD catre cineD etc AB 4 subpct ! 4 3 ?"alorificarea re&ultatelor activitatii? poate fi orientat catre mai multe direc,ii+ ca de e$emplu> anali&a 7radului de reali&are a indicatorilor de performanta asociati activitatiiB furni&area datelor si informa,iilor cu privire la re&ultatele activitatii catre beneficiarii acestoraB identificarea masurilor de imbunatatire etc P.t# @ Re,p)n,a-ilitati ,i ra,punderi in derularea a.ti&itatii >.)mp)nenta @?! 4 se va urmari identificarea tuturor actiunilor care au loc in le7atura cu activitatea procedurata+ precum si fi$area acestora pe compartimentele @posturileA carora le revin responsabilitatile si/sau+ dupa ca&+ raspunderile fata de acesteaB 4 se recomanda cuprinderea actiunilor in tabel+ pe cat posibil+ in ordinea lo7ica a desfasurarii lor+ iar a compartimentelor @posturilorA+ in ordinea interventiei in procesB 4 in tabelul 3 din modelul de procedura operationala+ compartimentele @posturileA au fost simboli&ate+ ipotetic+ cu )+ ))+ )))+ + actiunile @operatiunileA+ cu a+ b+ c+ + iar responsabilitatile/raspunderile+ cu abrevierile re7asite in tabelul ( 2+ unde> E E elaborareB " E verificareB # E aprobareB #p E aplicareB #* E ar*ivare 2bservam+ de e$emplu+ ca operatiunea a este o operatiune de elaborare E+ care revine compartimentului )B operatiunea c este o operatiune de aprobare #+ in raspunderea postului )))B actiunea e este o actiune de ar*ivare #* + ce revine compartimentului " etc Nr# Crt# * " C)mpartimentul >p),tul?3a.tiunea >)pratiunea? " a I + E II 1 III 5 IV %
1'

PROCEDURA OPERAIONAL PRIVIND ELABORAREA PROCEDURILOR OPERATIONALE Unitatea __________________ Departament Managementul Calitatii + 1 5 % . d e V A C)d! P#O# *"

Edi ia! " Nr#de e$#! % Re&i'ia! ( Nr#de e$# ! ( Pagina +* din +* E$emplar nr#! "

Ap# A<#

P.t# "* Ane$e/ inregi,trari/ ar<i&ari >.)mp)nenta "*?! 4 este necesar ca procedura operationala sa cuprinda in ane$e toate instrumentele relevante+ pre&entate in cadrul celorlalte componente ale acesteia+ si care sunt aplicabile in reali&area activitatiiB 4 pentru o mai buna ordonare si evidenta a ane$elor+ se recomanda intocmirea tabelului pre&entat la componenta 10 din model
Nr# ane$ a 0 1 2 3 Denumire a ane$ei 1 Ela-)rat)r Apr)-at 2 3 Nr#de Di0u'are e$emplare 4 5 Ar<i&are l). peri)ada ' ( Alte !

P.t# "" Cuprin, 4 este necesar ca procedura operationala ca aiba un cuprins pentru a se 7asi mai usor componentele acesteia de catre utili&atori#
Numarul .)mp)nentei in .adrul pr).edurii )perati)nale Denumirea .)mp)nentei din .adrul pr).edurii )perati)nale Pagina

1 2 3 4 5 ' ( !

C)perta 6ista responsabililor cu elaborarea+ verificarea si aprobarea editiei sau+ dupa+ca&+ a revi&iei in cadrul editiei procedurii operationale Situatia editiilor si a revi&iilor in cadrul editiilor procedurii operationale 6ista cupri&and persoanele la care se difu&ea&a editia sau+ dupa+ ca&+ revi&ia din cadrul editiei procedurii operationale Scopul procedurii operationale Domeniul de aplicare a procedurii operationale Documentele de referinta aplicabile activitatii procedurale Definitii si abrevieri ale termenilor utili&ati in procedura operationala Descrierea procedurii operationale
1(

PROCEDURA OPERAIONAL PRIVIND ELABORAREA PROCEDURILOR OPERATIONALE Unitatea __________________ Departament Managementul Calitatii 3 10 11 %esponsabilitati si raspunderi in derularea activitatii #ne$e+ inre7istrari+ ar*ivari Cuprins Re,p)n,a-ilit: i C)mpartimentul >p),tul?3a.tiunea >)peratiunea? " I + E II 1 V A III 5 C)d! P#O# *"

Edi ia! " Nr#de e$#! % Re&i'ia! ( Nr#de e$# ! ( Pagina +* din +* E$emplar nr#! "

Nr# Crt# * " + 1 5 %

IV %

Ap# A<#

1!

PROCEDURA OPERAIONAL PRIVIND ELABORAREA PROCEDURILOR OPERATIONALE Unitatea __________________ Departament Managementul Calitatii C)d! P#O# *"

Edi ia! " Nr#de e$#! % Re&i'ia! ( Nr#de e$# ! ( Pagina +* din +* E$emplar nr#! "

"*# Ane$e/ inregi,trari/ ar<i&ari

Nr# ane$ a 0 1 2 3 Denumire a ane$ei 1 Ela-)rat)r Apr)-at 2 3 Nr#de Di0u'are e$emplare 4 5 Ar<i&are l). peri)ada ' ( Alte !

13

PROCEDURA OPERAIONAL PRIVIND ELABORAREA PROCEDURILOR OPERATIONALE Unitatea __________________ Departament Managementul Calitatii C)d! P#O# *"

Edi ia! " Nr#de e$#! % Re&i'ia! ( Nr#de e$# ! ( Pagina +* din +* E$emplar nr#! "

""# Cuprin, Numarul .)mp)nentei in .adrul pr).edurii )perati)nale 1 2 3 4 5 ' ( ! 3 10 11

Denumirea .)mp)nentei din .adrul pr).edurii )perati)nale C)perta 6ista responsabililor cu elaborarea+ verificarea si aprobarea editiei sau+ dupa ca&+ a revi&iei in cadrul editiei procedurii operationale Situatia editiilor si a revi&iilor in cadrul editiilor procedurii operationale 6ista cupri&and persoanele la care se difu&ea&a editia sau+ dupa+ ca&+ revi&ia din cadrul editiei procedurii operationale Scopul procedurii operationale Domeniul de aplicare a procedurii operationale Documentele de referinta aplicabile activitatii procedurale Definitii si abrevieri ale termenilor utili&ati in procedura operationala Descrierea procedurii operationale %esponsabilitati si raspunderi in derularea activitatii #ne$e+ inre7istrari+ ar*ivari Cuprins

Pagina

20