Bazele comunicarii eficiente pentru antreprenori si oameni de cariera

Partea II

!1

Despre ce discutam astazi

Cele 4 metode de comunicare manageriala Cele 4 pacate capitale ale non-ascultarii Cum sa te faci placut si sa castigi increderea si aprecierea oamenilor - 12 reguli ale calugarilor Iezuiti Cele 4 stiluri de comunicare

!2

De ce comunicam
Comunicare apare intr-o organizatie in contextul in care oamenii incearca sa isi satisfaca una sau mai multe dintre urmatoarele sase nevoi:!
!

1. 2. 3. 4. 5.

Sa se simta respectati! Sa ofere sau sa primeasca informatii! Sa e intelesi si respectati intr-o maniera empatica! Sa determine o schimbare! Sa creeze entuziasm si sa reduca monotonia / plictiseala! 6. Sa evite ceva neplacut, cum ar tacerea sau confruntarea.
!3

Cele 4 metode de comunicare

Un manager e implicat in activitati de comunicare intre 70% - si 80% din timpul de lucru, astfel:!
!

Ascultarea! ! ! ! ! ! Comunicarea verbala!! Lectura!! ! ! ! ! ! ! Comunicarea scrisa! !

! ! ! !

! ! ! !

45%! 30%! 16%! 9%

16%

9%

45%

30%

!4

De ce un manager ! trebuie sa invete sa asculte

Ascultarea ocupa in medie 45% din activitatea de comunicare a unui manager Eficacitatea ascultarii in cazul majoritatii managerilor este de circa 25% (urmaresc, inteleg, retin, pot sa utilizeze un sfert din ceea ce aud)

!5

7 pacate ale (non)ascultarii

1. Filtrarea 2. Suspiciunea 3. Desconsiderarea 4. Referentierea 5. Repetitia 6. Previziunea 7. Impacarea (aplanarea)

!6

Pacatul #1: Filtrarea

Mintea ascultatorului doar "trece in revista" cuvintele celuilalt si se conecteaza efectiv numai atunci atunci cand aude ceva cu care este de acord. !
!

Un indicator al acestui pacat este reactia de raspuns de tip "da, dar ..."

!7

Pacatul #2: Suspiciunea

Cineva care e suspicios pierde de obicei detalii importante pentru ca este prea ocupat sa:!
!

a. isi imagineze ca celalalt are motive ascunse pentru a spune ceea ce spune! b. sa isi dea seama care ar putea aceste motive

!8

Pacatul #3: Desconsiderarea

Apare cand ascultatorul nu simte respect pentru vorbitor. Ce spune un vorbitor poate 100% corect, dar cel care este setat pe desconsiderare va gasi permanent motive sa faca remarci ironice si batjocoritoare, e in sinea lui, e in public.!
!

O alta forma de desconsiderare apare in momentul in care ascultatorul se concentreaza pe faptul ca persoana care vorbeste nu este un bun vorbitor.! In mod frecvent, cei care desconsidera pierd informatii de valoare care ar putea sa ii ajute sa isi rezolve problemele. Si asta doar pentru ca nu le place sursa.
!9

Pacatul #4: Referentierea

Cel care asculta gaseste mereu legaturi cu elemente din trecutul propriu si le compara cu ceea ce spune vorbitorul. !
!

Cei care pacatuiesc prin referentiere par, frecvent, egocentristi, pentru ca au tendinta sa compare sau sa contrazica orice armatie, in mod public, exemplicand sau contra argumentand aproape exclusiv pe baza unor exemple din experienta personala.

!10

Pacatul #5: Repetitia

Un pacat care blocheaza mult din ascultare. Cel care asculta nu face, de fapt, altceva decat sa astepte ca vorbitorul sa termine ce are de spus, pentru ca sa poata lua cuvantul.!
!

In timp ce altcineva vorbeste, cel care pacatuieste prin "Repetitie" se gandeste si repeta in minte ce si cum va spune atunci cand va lua cuvantul.

!11

Pacatul #6: Previziunea

Atunci cand ascultatorul preia o idee de la vorbitor si incepe sa o dezvolte, in gand, indepartandu-se de la ceea ce vorbitorul spune de fapt. !
!

Previziunea poate aparea din cauza faptului ca subiectul este plictisitor pentru cel care asculta sau pur si simplu pentru ca mintea cuiva gandeste automat in perspectiva.

!12

Pacatul #7: Impacarea (aplanarea)

Cel mai rau dintre pacatele ascultarii. !

!

Impaciuitorul este de acord cu orice spune altcineva, doar pentru a evita un conict.

!13

Cum crestem ecacitatea ascultarii

Tehnici Nonverbale Contact vizual Expresii faciale Limbajul corpului Tacere Atingere Tehnici Verbale Replici de tipul "ascult" Marturisiri Declaratii de validare Declaratii de suport Declaratii de oglindire / reflectare
!14

12 Reguli de comportament ale Fratilor Iezuiti! (Comunicarea Verbala)

1. Trateaza-i pe ceilalti cu consideratie. Nu ii pune in situatii stanjenitoare.!

!

2. Nu atrage atentia asupra ta.!

!

3. Cand vorbesti, i concis.!

!

4. Cand o persoana face tot ce poate si esueaza, nu o critica.

!15

12 Reguli de comportament ale Fratilor Iezuiti! (Comunicarea Verbala) 5. Cand trebuie sa dai un sfat sau sa faci o critica, alege momentul. Ar trebui sa e in public sau in particular? In ce mod pui problema? Si, mai presus de toate, i band.!
!

6. Nu face glume pe seama lucrurilor importante pentru ceilalti.!

!

7. Atunci cand critici pe cineva, asigura-te ca nu te faci si tu vinovat de acelasi lucru. Actiunile vorbesc mai tare decat cuvintele.!
!

8. Nu-i minimaliza pe ceilalti. Nu manifesta aroganta atunci cand dai ordine.

!16

12 Reguli de comportament ale Fratilor Iezuiti! (Comunicarea Verbala) 9. Nu merge acolo unde nu esti dorit. Nu oferi sfaturi care nu iti sunt cerute.!
!

10. Nu te grabi sa iti dai cu parerea atunci cand nu ai toate datele.!

!

11. Nu ii vorbi de rau pe cei care nu sunt prezenti.!

!

12. Arata interes fata de conversatia altora, dar nu vorbi cu gura plina.

!17

REGULI in comunicarea verbala a unui MANAGER

1. Fii pregatit! 2. Fii concis. Pastreaza mesajul simplu si clar! 3. Fii natural.! 4. Vorbeste cu convingere - da importanta lucrurilor pe care le spui

!18

Cum Citeste un MANAGER EFICIENT

Cele 6 strategii de lectura propuse de James Manktelow (Autorul cartii Mind Tools)!
!

1. Aa ce este nevoie sa stii si tine cont de asta atunci cand citesti.! 2. Intelege care este nivelul de lectura pentru ecare document (rasfoire, scanare sau studiu)! 3. Alege elementele cheie si pastreaza-ti mintea focalizata asupra materialului.! 4. Foloseste "sumarul" atunci cand citesti reviste. Decupeaza / extrage si indosariaza din reviste si ziare articolele care te intereseaza.! 5. Intelege cum sa extragi informatia din diferite tipuri de articole.! 6. Creaza o lista cu materialele pe care trebuie sa le revezi / analizezi.! 7. Foloseste indexuri, table de materii (sumar) si glosare pentru ca sa te ajute sa asimilezi informatii tehnice.
!19

Cum Scrie un MANAGER EFICIENT

Cand o scrisoare, un raport sau o nota include o eroare, cititorii se vor concentra asupra erorii si vor neglija mesajul.!
!

Principiile managerului care comunica ecient in scris:!

!

Dupa ce ai terminat de scris orice text / material, citeste-l cu voce tare. Urechea va prinde greselile care scapa ochiului.! Nu presupune ca lucrurile sunt de la sine intelese. Ideile pe care le prezinti trebuie explicate clar, pentru a intelese clar. Oamenii citesc doar ce e scris pe pagina.! Nu "tine lectii". Scrie doar ce e necesar sa e inteles pentru ca sa se poata lua decizia corecta sau sa se poata intreprinde actiunea corecta.! Verica de doua ori toate scrisorile si rapoartele importante. Urmareste continutul, dezvoltarea secventiala a ideilor si concizia.
!20

Cum Scrie un MANAGER EFICIENT (cont.)

Pune-te intotdeauna "in papucii celuilalt" si intreaba-te "As vrea sa citesc scrisoarea sau raportul asta? De ce? Imi spune ceva de valoare si de reala importanta pentru mine?"! Multi oameni sunt prea ocupati pentru ca sa aiba timp sa citeasca cu atentie. Asigura-te ca ideile tale sunt clare si usor de urmarit.!
!

Ca regula generala: Cea mai ecienta maniera in care poti dezvolta o idee este: Concept - Beneciu / Exemplu - Date. ! ! ! ! Aceasta metoda conduce cititorul la concluzia pe care tu o doresti, pentru ca respectiva concluzie este deja existenta in Concept (ipoteza)

!21

Cum Scrie un MANAGER EFICIENT (cont.)

Exemplele si datele trebuie sa iti sustina concluzia.! Deneste toti termenii si elimina exprimarile vagi sau ambigue.! Scrie corect din punct de vedere gramatical si foloseste semnele de punctuatie.! Foloseste un program de corectare a textelor.! Planica-ti timpul astfel incat sa poti sa faci vericarea si corectura nala. Atunci cand rezultatul muncii tale depinde de calitatea materialelor pe care le scrii, nu exista scuze pentru prostii.

!22

Cele 4 Stiluri de Comunicare

1. Stilul Pasiv! 2. Stilul Agresiv! 3. Stilul Pasiv Agresiv! 4. Stilul Asertiv!

!

Intelegerea celor patru stiluri de baza ale comunicarii ajuta managerii sa invete cum sa reactioneze ecient atunci cand se confrunta cu o persoana dicila.

!23

#1 Stilul Pasiv

1. Stilul Pasiv! 2. Stilul Agresiv! 3. Stilul Pasiv Agresiv! 4. Stilul Asertiv!

!

Intelegerea celor patru stiluri de baza ale comunicarii ajuta managerii sa invete cum sa reactioneze ecient atunci cand se confrunta cu o persoana dicila.

!24

#2 Stilul Agresiv

1. Stilul Pasiv! 2. Stilul Agresiv! 3. Stilul Pasiv Agresiv! 4. Stilul Asertiv!

!

Intelegerea celor patru stiluri de baza ale comunicarii ajuta managerii sa invete cum sa reactioneze ecient atunci cand se confrunta cu o persoana dicila.

!25

#3 Stilul Pasiv-Agresiv

1. Stilul Pasiv! 2. Stilul Agresiv! 3. Stilul Pasiv Agresiv! 4. Stilul Asertiv!

!

Intelegerea celor patru stiluri de baza ale comunicarii ajuta managerii sa invete cum sa reactioneze ecient atunci cand se confrunta cu o persoana dicila.

!26

#4 Stilul Asertiv

1. Stilul Pasiv! 2. Stilul Agresiv! 3. Stilul Pasiv Agresiv! 4. Stilul Asertiv!

!

Intelegerea celor patru stiluri de baza ale comunicarii ajuta managerii sa invete cum sa reactioneze ecient atunci cand se confrunta cu o persoana dicila.

!27

Esential in comunicarea manageriala

Nu te focaliza doar pe emisie. Mai si asculta.!

!

Nu te grabi sa tragi concluzii.!

!

Nu exagera cu focalizarea pe strategia de comunicare!

!

Nu ignora barierele in comunicare.

!28

Va multumesc!
alexandru@radiolynx.ro

!29