Sunteți pe pagina 1din 30

MINISTERUL FINANTELOR PUBLICE UNITATEA CENTRALA DE ARMONIZARE A SISTEMELOR DE MANAGEMENT FINANCIAR SI CONTROL Uz intern Ghid orientativ pentr !

o"p#etarea Che$tionar # i de a toeva# are a $tadi # i i"p#e"entarii $tandarde#or de !ontro# intern%"ana&eria# de !atre !o"parti"ente#e din !adr # MFP Criterii &enera#e de eva# are a $tadi # i i"p#e"entarii $tandard # i Ra$p n$ $i e'p#i!atii E'p#i!atie a$o!iata ra$p n$ # i ( Se vor )a!e re)eriri #a a!tivitati#e intreprin$e in vederea i"p#e"entarii $tandarde#or de !ontro# intern%"ana&eria# $i #a do! "ente#e !are $a pro*eze ra$p n$ #

I+ MEDIUL DE CONTROL Standard # , ( Eti!-. inte&ritate A fost comunicat personalului un cod de conduit, care stabilete reguli de comportament etic n realizarea atribuiilor de serviciu, aplicabil att personalului de conducere, ct i celui de execuie din cadrul compartimentului?

- Codul de conduita a functionarilor publici, reglementat prin egea nr! "#$%%&, republicata' Codul de conduita a personalului ()* +in curs de elaborare,, precum si alte coduri de conduita aplicabile, in functie de domeniul de activitate si#sau de categoriile de personal existente +ex! Codul etic al profesiei de controlor delegat aprobat prin -rdinul ministrului finantelor publice nr! .!./%#$%%&, postat pe pagina de internet a ()*, la sectiunea 0isteme de management financiar si control, etc!,' - modalitati prin care codurile de conduita au fost aduse la cunostinta intregului personal al compartimentului +ex! pagina de 1234A253 a ()*, sectiunea!!!!!!!!!, tabel luare la cunostinta, inregistrat la nr! !!!!!!!!, etc!,' - modalitati prin care Codurile de conduita mentionate au fost aduse la cunostinta anga6atilor nou incadrati sau mutati in compartiment +ex! pagina de 1234A253 a ()*, sectiunea777, tabel luare la cunostinta, inregistrat la nr! 7!!, etc!, ' 0alariaii beneficiaz de consiliere etic i - desemnarea unui consilier de etica, responsabil pentru consiliere etica si li se aplic un sistem de monitorizare a monitorizarea respectarii normelor de conduita, numit potrivit egii nr! "#$%%& respectrii normelor de conduit? privind Codul de conduita a functionarilor publici, republicata, si a -rdinului *resedintelui A2)* nr! &!8%%#$%%9 pentru stabilirea unui cadru unitar privind 1

metodele de completare si transmitere a datelor si informatiilor referitoare la respectarea normelor de conduita de catre functionarii publici si la implementarea procedurilor disciplinare' - comunicarea consilierului de etica s-a facut de catre :;(4< cu adresa nr! $".!.".#$%%9' - organizarea de convocari#sesiuni de informare a functionarilor publici din cadrul compartimentului +in data de !!!!!!!,, cu privire la conduita profesionala a acestora, precum si intocmirea si transmiterea la :;(4<, a rapoartelor trimestriale privind respectarea normelor de conduita' - aducerea la cunostinta intregului personal a cazurilor de incalcare a normelor de conduita etica, in cadrul sedintei din data de !!!!!!!+daca au existat astfel de cazuri, se vor mentiona procesele verbale nr!!!!!!!!!,' - depunerea si publicarea declaratiilor de avere si de interese ale personalului, potrivit prevederilor egii nr! ."=#$%.% privind integritatea si exercitarea functiilor si demnitatilor publice, pentru modificarea si completarea egii nr! .&&#$%%" privind infiintarea, organizarea si functionarea Agentiei 2ationale de 1ntegritate, precum si pentru modificarea si completarea altor acte normative! Standard # / ( Atri* 0ii. ) n!0ii. $ar!ini *ersonalului i sunt aduse la cunotin documentele actualizate privind misiunea entitii, regulamentele interne i fiele posturilor? - *rin >otararea ;uvernului nr! ?&#$%%/ au fost reglementate principalele functii si atributii ale ()* si a fost stabilita structura organizatorica si de conducere a ministerului' - 4egulamentul de organizare si functionare cuprinde misiunea si atributiile compartimentului, conform prevederilor *!0! - %?, aprobata prin -()* nr! .!9//#$%..' - 4egulamentul de organizare si functionare a fost adus la cunostinta intregului personal prin postarea pe pagina de 12354253 a ()*, la sectiunea 1nformatii publice' - elaborarea, actualizarea si inregistrarea fiselor posturilor personalului, conform *!0! - $8, avizata prin >otararea nr! $$#$%.. a Comisiei de monitorizare, coordonare i ndrumare metodologic a dezvoltrii sistemului de control intern#managerial al (inisterului )inanelor *ublice +Comisia,, si aprobata prin -()* nr! .?#$%.$' - luarea la cunostinta a fiselor posturilor, prin semnatura, de catre fiecare titular! 2

0arcinile#Atribuiile asociate posturilor sunt - analiza fiselor posturilor, a structurii organizatorice a compartimentului si a stabilite n concordan cu competenele atributiilor acestuia in vederea asigurarii concordantei intre sarcinile#atributiile decizionale necesare realizrii acestora? mentionate in fisele posturilor personalului si competentele decizionale necesare realizarii acestora! Standard # 1 ( Co"peten0-. per)or"an0Au fost analizate i stabilite cunotinele i - analiza fiselor posturilor si completarea acestora cu date privind cunostintele si aptitudinile necesare a fi deinute n aptitudinile necesare a fi detinute de catre titulari in vederea indeplinirii vederea ndeplinirii sarcinilor#atribuiilor sarcinilor#atributiilor' asociate fiecrui post? - ocuparea posturilor se face prin concurs#examen! 0unt identificate nevoile de - inscrierea, in 4aportul de evaluare a performantelor profesionale individuale perfecionare a pregtirii ale functionarului public, a recomandarilor privind urmarea programelor de profesionale a personalului? instruire, potrivit prevederilor ;@idului de evaluare a performantelor profesionale individuale ale functionarilor publici#personalului contractual' - identificarea nevoilor de pregatire profesionala a personalului in cadrul sedintelor de lucru +5;4, si inscrierea acestui punct in procesele verbale ale sedintelor +daca s-a discutat acest fapt,' - situatia cu necesarul de cursuri pe categorii de personal +sau similar, nr!!!!!!!!!!!! intocmita de catre 0coala de finante publice si vama, in baza rapoartelor de evaluare si a rapoartelor privind nevoile de pregatire a personalulu1 +sau similar,! 0unt elaborate i realizate programe de - programul#planul anual de pregatire profesionala a personalului, elaborat in pregtire profesional a personalului, concordanta cu nevoile de perfectionare identificate, in urma analizei nevoilor conform nevoilor de perfecionare de perfectionare a pregatirii profesionale a personalului +ex!A *lanul anual de identificate anterior? perfectionare profesionala al personalului ()*, pentru anul $%..' *rogramul anual de pregatire profesionala a personalului din cadrul institutiilor publice, in domeniul controlului financiar public intern pentru anul $%..,' - programele#planurile de perfectionare profesionala mentionate au fost indeplinite in proportie de7!!!!B! Standard # 2 ( F n!0ii $en$i*i#e A fost ntocmit inventarul funciilor - conform >otararii nr! $.#$8!%9!$%.. a Comisiei, s-a constituit un grup de lucru, sensibile? in vederea identificarii functiilor considerate ca fiind sensibile si a stabilirii unei politici adecvate' -prin >otararea nr! $$#$/!..!$%.. a Comisiei, s-a aprobat lista cu functii sensibile din cadrul aparatului propriu al ()*! )unctii sensibile au fost identificate numai la 0erviciul 1nformatii Clasificate! 3

5ste stabilit o politic adecvat de rotaie a salariailor din funciile sensibile?

- nu este cazul sa se elaboreze un plan de rotire a personalului care ocupa functii sensibile intrucat nu au fost inventariate astfel de functii care sa necesite un plan sau o politica de rotire' - neavand functii sensibile, nu a fost cazul stabilirii unei politici de rotatie a salariatilor' - s-au instituit masuri de control intern#managerial, aplicate pentru a gestiona riscurile identificate, asociate eventualelor functii sensibile +ex!A separarea atributiilor, instituirea de controale corespunzatoare, etc!,!

Standard # 3 ( De#e&area 0unt stabilite i comunicate limitele competenelor i responsabilitilor care se deleag?

- in fisele posturilor sunt stabilite limitele competentelor si responsabilitatilor delegate, conform *!0! - $8, avizata prin >otararea nr! $$#$%.. a Comisiei si aprobata prin -()* nr!.?#$%.$' - se mentioneaza si alte acte de delegare emise, daca exista, inclusiv actele de delegare a calitatii de ordonator de credite altor persoane imputernicite in acest scop! :elegarea#0ubdelegarea de competen - *!0! - $8, aprobata prin -()* nr! .?#$%.$, reglementeaza si delegarea de se realizeaz n baza unor proceduri competenta' specifice aprobate? - alte reglementari specifice care instituie procedura prin care se realizeaza delegarea#subdelegarea de competenta +ex!A fisele individuale ale posturilor, regulamentul de organizare si functionare a compartimentului, etc!,! Standard # 4 ( Str !t ra or&anizatori!0unt efectuate analize, la nivelul - sedinte 5;4 desfasurate in scopul identificarii eventualelor disfunctionalitati in principalelor activiti, n scopul identificrii fixarea sarcinilor de lucru individuale +proces verbal nr!!!!#data!!!,' eventualelor disfuncionaliti n fixarea - actualizarea fiselor posturilor si atributiilor compartimentelor pentru remedierea sarcinilor de lucru individuale prin fiele disfunctionalitatilor constate +daca este cazul, se dau exemple in acest sens,' posturilor i n stabilirea atribuiilor - alte documente, rapoarte prin care se prezinta Conducerii ministerului compartimentului? eventualele disfunctionalitati identificate, daca este cazul, cu precizarea numarului documentului respectiv! 0tructura organizatoric asigur - organigrama si atributiile compartimentului, aprobate prin -()* nr! =""#$%%/, funcionarea circuitelor i fluxurilor cu modificarile si completarile ulterioare, asigura functionarea circuitelor si informaionale necesare supraveg@erii i fluxurilor informationale necesare supraveg@erii si realizarii activitatii proprii' realizrii activitilor proprii? - procedurile operationale si de sistem, elaborate si aprobate, au stabilit circuitele si fluxurile informationale! II+ PERFORMAN5A 6I MANAGEMENTUL RISCULUI Standard # 7 ( O*ie!tive 4

0unt stabilite obiectivele specifice la nivelul compartimentului? -biectivele sunt astfel stabilite nct s rspund pac@etului de cerine 0!(!A!4!3!? +<ndeA 0 - precise' ( msurabile i verificabile' A necesare' 4 - realiste' 3 - cu termen de realizare!, 0unt stabilite activitile individuale pentru fiecare salariat, care s conduc la atingerea obiectivelor specifice compartimentului?

- la nivelul compartimentului au fost stabilite#actualizate obiectivele specifice +documentul *C 5;4 nr! !! din data de !!!,! - obiectivele specifice directiei, actualizate in cadrul sedintei 5;4 din data de !!!, conform 4aportului de monitorizare pe semestrul 1 $%.., sunt in conformitate cu actele normative in vigoare, avand termene de realizare si indicatori de rezultat#performanta atasati! - s-au stabilit#actualizat obiectivele specifice, conform cerintelor 0(A43, activitatile individuale care sa conduca la atingerea obiectivelor specifice, indicatorii de rezultat#performanta, asociati obiectivelor, prin intermediul activitatilor si s-au identificat principalele riscuri proprii activitatilor asociate obiectivelor specifice' - activitatile compartimentului au fost repartizate personalului prin fisele posturilor' - in procedurile operationale pentru principalele activitati ale compartimentului se descrie +in amanunt, pasii necesari pentru realizarea acestora! - planificarea activitatilor desfasurate la nivelul compartimentului este in concordanta cu prevederile bugetului aprobat! - actualizarea si modificarea obiectivelor s-a realizat cu incadrarea in resursele repartizate, inclusiv in numarul de personal existent, ca urmare a masurilor intreprinse in repartizarea sarcinilor +se dau exemple in acest sens,! - sedintele de lucru ale 5;4 in care au fost adoptate masuri de coordonare care urmaresc sincronizarea deciziilor luate la nivelul Conducerii cu obiectivele specifice si atributiile, cu sarcinile si atributiile anga6atilor, precum si cu obiectivele generale ale ()*' - coordonarea compartimentelor din cadrul ministerului se realizaeaza prin activitatea Comisiei' - coordonarea in afara structurilor din cadrul ()*, prin care se urmareste corelarea deciziilor si politicilor in anumite domenii +ex!A programare si planificare bugetara, managementul resurselor umane, implementarea politicii 5

Standard # 8 ( P#ani)i!area 4esursele alocate sunt astfel repartizate nct s asigure activitile necesare realizrii obiectivelor specifice compartimentului? Dn cazul modificrii obiectivelor specifice, sunt stabilite msurile necesare pentru ncadrarea n resursele repartizate? Standard # 9 ( Coordonarea 0unt adoptate msuri de coordonare a deciziilor i activitilor compartimentului cu cele ale altor compartimente, n scopul asigurrii convergenei i coerenei acestora?

in domeniul sistemelor de control intern#managerial, etc!,! Dn compartiment se realizeaz consultarea - in compartiment s-au realizat consultari prealabile, in vederea coordonarii prealabil, n vederea coordonrii activitatilor! *entru coordonarea activitatilor au fost stabilite, dupa realizarea activitilor? consultarilor prealabile, actiuni si termene de realizare care sa conduca la indeplinirea activitatilor conform planificarii! Aceste aspecte sunt cuprinse in 1nventarul lucrarilor#actiunilor in curs de derulare, care se actualizeaza ori de cate ori este cazul! Standard # ,: ( Monitorizarea per)or"an0e#or 5ste instituit un sistem de monitorizare i - s-a instituit sistemul de monitorizare si raportare a performantelor pe baza raportare a performanelor, pe baza indicatorilor asociati obiectivelor specifice, ca parte integranta a *rogramului de indicatorilor asociai obiectivelor specifice? dezvoltare a sistemului de control intern#managerial al ()* pentru perioada %.!%/!$%.. E ?.!.$!$%.$, aprobat, la ?.!C111!$%.., de ministrul finantelor publice' *rogramul este postat pe pagina de internet a ()*, la sectiunea 0isteme de management financiar si control' - pentru perioada de pana la %.!%/!$%.., monitorizarea performantelor s-a realizat, anual, prin intermediul autoevaluarii anuale, in cadrul etapei /, si trimestrial, in cadrul etapei 9 a *rogramului de dezvoltare a sistemului de control intern#managerial anterior' - evaluarea performantelor profesionale individuale ale functionarilor publici, conform ;@idului de evaluare a performantelor profesionale individuale ale functionarilor publici#personalului contractual! Atunci cnd necesitile o impun, se - reevaluarea indicatorilor atunci cand au loc modificari ale ipotezelor#premiselor efectueaz o reevaluare a relevanei si, implicit, a obiectivelor +se prezinta cazurile de sc@imbare#modificare a indicatorilor asociai obiectivelor specifice, indicatorilor asociati obiectivelor, daca au existat astfel de situatii,! 4eevaluarea n scopul operrii coreciilor cuvenite? se evidentiaza in 4aportul de monitorizare a performantelor pe baza indicatorilor asociati obiectivelor specifice! Standard # ,, ( Mana&e"ent # ri$! # i 0unt identificate i evaluate principalele identificarea si evaluarea principalelor riscuri asociate obiectivelor si riscuri, proprii activitilor din cadrul activitatilor compartimentului in conformitate cu prevederile *!0! .$ compartimentului? (anagementul riscului, aprobata prin -()* nr!8?9#$%%/! 0unt stabilite msuri de gestionare a - s-a adoptat o strategie de tratare a riscurilor, instrumentele de control intern riscurilor identificate i evaluate la nivelul pentru tratarea acestora, prevazandu-se termenele de realizare si responsabilii activitilor din cadrul compartimentului? pentru implementarea masurilor#actiunilor stabilite! 5ste asigurat completarea#actualizarea - registrul riscurilor s-a completat, iar la finele fiecarei sedinte 5;4 de analiza si registrului riscurilor? evaluare a riscurilor, acesta se actualizeaza, in baza informatiilor cuprinse in *C 6

E 5;4! - ultima sedinta a 5;4, din anul $%.., a avut loc la data de !!! 'in baza concluziilor si recomandarilor consemnate in *!C! a fost actualizat registrul riscurilor la ?.! .$!$%..! Standard # ,3 ( Ipoteze. reeva# -ri 0tabilirea obiectivelor specifice are la baz formularea de ipoteze#premise, acceptate prin consens? - obiectivele specifice sunt fundamentate potrivit prevederilor legale in vigoare, specifice domeniului de activitate al compartimentului! )ormularea de ipoteze#premise se efectueaza cu ocazia sedintelor 5;4, sunt acceptate prin consens si stau la baza stabilirii obiectivelor specifice! 0unt reevaluate obiectivele specifice - obiectivele specifice s-au actualizat in functie de modificarile legislative +ex!A atunci cnd se constat modificri ale aparitia egii nr! $?&#$%.%, -()* nr! .!=&/#$%.., etc!, si se regasesc in ipotezelor#premiselor care au stat la baza 4aportul de monitorizare la ?%!%=!$%.., transmis Comisiei sub nr! !!!#!!!!, aflat la fixrii acestora? baza sistemului de monitorizare, aprobat de Comisie la data de .%!%.!$%.$! III+ INFORMAREA 6I COMUNICAREA Standard # ,/ ( In)or"area Au fost stabilite tipurile de informaii, - la nivelul ()* s-a realizat, in cadrul etapei = a *rogramului 0C( coninutul, calitatea, frecvena, sursele i nr! ?=%!/8"#$"!C11!$%%", un inventar al tipurilor de documente care intra#ies din destinatarii acestora, astfel nct compartimentele ()*, detaliate in functie de continutul acestora, frecventa, personalul de conducere i cel de sursele si destinatarii acestora' execuie, prin primirea i transmiterea - 4-)-ul compartimentului, cuprinde si relatiile existente cu celelalte informaiilor, s i poat ndeplini sarcinile compartimente ale ministerului' in cadrul procedurilor elaborate, au fost stabilite de serviciu? tipurile de informatii, continutul, calitatea, frecventa, sursele si destinatia acestora, astfel incat personalul de conducere si cel de executie, prin primirea si transmiterea acestor informatii, isi poate indeplini atributiile de serviciu! Colectarea, prelucrarea i centralizarea - documentele care intra#ies din cadrul compartimentului sunt gestionate atat informaiilor se realizeaz n sistem prin intermediul sistemului informatic 01:-C, cat si prin intermediul registrelor informatizat? de corespondenta! Standard # ,1 ( Co" ni!area Circuitele informaionale +traseele pe care - au fost stabilite canale adecvate de comunicare pentru primirea si circul informaiile, asigur o difuzare transmiterea informatiilor, care sa asigure o difuzare rapida, fluenta si precisa a rapid, fluent i precis a informaiilor, informatiilorA e-mail, fax, telefon, posta speciala, intranet, comunicare directa astfel nct acestea s a6ung la timp la +sedinte, grupuri de lucru,' utilizatori? - a fost avizata, de catre Comisie, la data de .%!%.!$%.$, prin >otararea nr! $?#$%.$, *!0! E .? privind gestionarea petitiilor si circuitul acestora in cadrul ()* si al institutiilor subordonate' 7

- a fost avizata, de catre Comisie, la data de .%!%.!$%.$, prin >otararea nr! $?#$%.$, *!0! E .& privind accesul liber la informatiile de interes public si circuitul solicitarilor in cadrul ()* si al institutiilor subordonate! 0unt stabilite canale adecvate de - s-a dezvoltat o cultura organizationala, bazata pe o buna comunicare comunicare prin care managerii i interumana, atat pe verticala, cat si pe orizontala, a fost incura6ata munca in personalul de execuie din cadrul unui ec@ipa, consultarea colegiala si diseminarea bunelor practici! compartiment s fie informai cu privire la proiectele de decizii sau iniiative, adoptate la nivelul altor compartimente, care le-ar putea afecta sarcinile i responsabilitile? Standard # ,2 ( Core$ponden0a ;i arhivarea 0unt aplicate proceduri pentru - la nivelul compartimentului s-a realizat un inventar al documentelor, in vederea primirea#expedierea, nregistrarea i indosarierii#ar@ivarii acestora, si este in curs de definitivare +sau este definitivat, ar@ivarea corespondenei? dupa caz, nomenclatorul ar@ivistic, care contine denumirea unitatilor ar@ivistice si termenele de pastrare a acestora' - :;1A*01 a elaborat si transmis compartimentelor din cadrul ()* ,,1nstructiunile de reglementare a modalitatii predarii dosarelor la biroul ar@iva si registratura generalaF' - alte instructiuni proprii privind corespondenta si ar@ivarea, daca acestea exista! 4eglementrile legale n vigoare cu - regulile privind manipularea si depozitarea informatiilor clasificate sunt privire la manipularea i depozitarea cunoscute de persoanele care gestioneaza acest tip de informatii, instruirea informaiilor clasificate sunt fiind asigurata de catre personalul de specialitate din cadrul 0erviciului cunoscute i aplicate n practic? informatii clasificate! Standard # ,4 ( Se"na#area nere& #arit-0i#or A fost comunicat salariailor procedura - s-a elaborat *!0! - $9 0emnalarea neregularitatilor, care a fost avizata de aplicabil n cazul semnalrii unor catre Comisie, prin >otararea nr! $$#$/!G1!$%.., care urmeaza a se publica pe neregulariti? pagina de internet a ministerului! Dn cazul semnalrii unor neregulariti, - se intreprind cercetari proprii pentru identificarea si elucidarea oricaror conductorul de compartiment a ntreprins neregularitati si se aplica masurile corespunzatoare +ex!A sesizarea Comisiei de cercetrile adecvate n scopul elucidrii disciplina,' acestora i a aplicat msurile care se - in cazul in care nu au existat neregularitati semnalate, se mentioneaza acest impun? fapt si se raspunde cu :A! I<+ ACTI<IT=5I DE CONTROL Standard # ,7 ( Pro!ed ri 8

*entru activitile elaborate#actualizate operaionale?

au fost - la nivelul ()* a fost elaborata si aprobata *!0! E %% ,,4ealizarea procedurilor proceduri formalizate pe activitati, care are ca scop stabilirea unui mod unic de informare, elaborare, avizare, aprobare si revizie a oricarei proceduri formalizate pe activitati in cadrul 0C1#( al ()*F' la nivelul compartimentului au fost elaborate#actualizate un numar de !!! proceduri operationale si !!! proceduri de sistem! *rocedurile operaionale comunicate - procedurile au fost comunicate salariatilor, au constituit obiectul unor dezbateri salariailor sunt aplicate? profesionale in scopul bunei aplicari si sunt postate pe pagina de 1234A253! - in cadrul *!-! si al *!0! se mentioneaza expres responsabilitatile pentru desfasurarea activitatilor! Standard # ,8 ( Separarea atri* 0ii#or )unciile de iniiere, verificare i aprobare - toate lucrarile realizate la nivelul compartimentului +de conceptie, analiza, a operaiunilor sunt funcii separate i sinteza, raportare, etc, sunt initiate, verificate si aprobate de persoane diferite' exercitate de persoane diferite? - in cadrul fiselor de post au fost definite responsabilitatile si limitele de competenta, asigurandu-se astfel, separarea atributiilor' - ordinele ministrului finantelor publice privind organizarea si exercitarea controlului financiar preventiv propriu in ()*, unde este cazul! Conceperea i aplicarea procedurilor - in cadrul procedurilor elaborate la nivelul compartimentelor s-a asigurat asigur separarea atribuiilor? separarea functiilor de initiere, verificare si aprobare a operatiunilor! Standard # ,9 > S prave&herea (anagerii supraveg@eaz i supervizeaz - s-a comunicat, fiecarui salariat, atributiile ce-i revin, responsabilitatile si limitele activitile care intr n responsabilitatea de competenta' lor direct? - activitatea fiecarui salariat se evalueaza anual' - supraveg@erea#supervizarea se realizeaza si cu ocazia aprobarii#avizarii lucrarilor elaborate de salariati! 0upervizarea unor activiti care implic - in *!-! elaborate de compartiment sunt prevazute elemente de supervizare! un grad ridicat de expunere la risc se realizeaz pe baza unor proceduri prestabilite? Standard # /: ( Ge$ti nea a*ateri#or Dn situaia n care, din cauza unor - abaterile de la proceduri au fost analizate, ele sunt extrem de rare si sunt circumstane deosebite, apar abateri fa tratate in mod adecvat, de la caz la caz, pe principiul suveranitatii legii +daca a de procedurile stabilite, se ntocmesc fost cazul, se vor da exemple,' documente adecvate, aprobate la nivel - ordinele ministrului finantelor publice privind organizarea si exercitarea corespunztor, nainte de efectuarea controlului financiar preventiv propriu reglementeaza abaterile de la procedurile 9

proprii

operaiunilor?

existente in domeniul organizarii si exercitarii acestui control, precum si documentele elaborate in acest sens! 0e efectueaz o analiz periodic a - in cadrul sedintelor 5;4 si a sesiunilor de instruire profesionala se analizeaza circumstanelor i a modului cum au fost si eventualele abateri pentru desprinderea unor concluzii de buna practica gestionate abaterile n vederea +daca a fost cazul,! desprinderii, pentru viitor, a unor concluzii de bun practic? Standard # /, ( Contin itatea a!tivit-0ii 0unt inventariate situaiile generatoare de - in cadrul compartimentului au fost inventariate situatii generatoare de ntreruperi n derularea unor activiti? intreruperi in derularea unor activitati, cum ar fiA incetarea raporturilor de serviciu, absenta temporara de la serviciu, defectiuni de functionare ale unor ec@ipamente 13, deficiente ale aplicatiilor#sistemelor 13, etc! 0unt stabilite i aplicate msuri pentru - au fost stabilite masuri pentru asigurarea continuitatii activitatiiA organizarea de asigurarea continuitii activitii, n cazul concursuri de ocupare a posturilor ramase vacante sau realocarea sarcinilor apariiei unor situaii generatoare de catre alti anga6ati' delegarea de competente, prin fisele posturilor sau acte ntreruperi? administrative' realizarea atributiilor unei persoane, care temporar nu isi poate indeplini activitatile, din cauze medicale sau alte cauze, de catre o alta persoana care va prelua aceste sarcini, etc! Standard # // ( Strate&ii de !ontro# Au fost elaborate strategii de control - activitati de control adecvate, integrate in procesele interne compartimentuluiA adecvate pentru atingerea obiectivelor observarea, supraveg@erea, compararea, analiza, evaluarea, validarea, specifice? raportarea, monitorizarea, coordonarea, contrasemnarea, avizarea, autorizarea, aprobarea! 0trategiile de control se bazeaza pe obiectivele controlului, pe resursele aferente, pe imbunatatirea procedurilor de control, si are in vedere modul de evaluare a eficacitatii controalelor! 0trategiile de control aplicate furnizeaz o - modalitati de evaluare a controlului +documente rezultate in urma executarii asigurare rezonabil cu privire la atingerea controlului si documente care prevad modul de implementare a masurilor obiectivelor specifice? stabilite in urma activitatilor de control,! Standard # /1 ( A!!e$ # #a re$ r$e 0unt emise acte administrative de - accesul la resursele financiare este stabilit prinA proceduri operationale reglementare a accesului salariailor din specifice unor compartimente si prin proceduri de sistem, cu aplicabilitate compartiment la resursele materiale, generala +fiecare compartiment prezinta *!-! si *!0! pe care la aplica,, financiare i informaionale? aprobate prin ordin al ministrului finantelor publice, fisa postului si 4-)' - accesul la resurse materiale este asigurat, conform *!-! si *!0!, prin desemnarea unei persoane, la nivelul compartimentului, care are ca sarcini 10

aprovizionarea cu materiale consumabile de la magazia centrala si distribuirea acestora in cadrul compartimentului, conform necesitatilor constatate' - accesul la resursele informatice se realizeaza conform procedurilor operationale, elaborate de catre :;31, cu acordul si la solicitarea conducerii compartimentului, prin identificarea utilizatorilor, autentificarea si autorizarea accesului acestora la aplicatiile informatice centralizate, tip 1234A253 sau 5G34A253, prin intermediul sistemului informatic centralizat si securizat de management al identitatii! Accesul personalului la resurse se - accesul personalului la resurse financiare, materiale, umane se realizeaza cu realizeaz cu respectarea strict a respectarea stricta a normelor cuprinse in actele administrative de reglementare normelor cuprinse n actele administrative +legislatie specifica, norme de dotare si consum, etc!,! de reglementare cu acest obiect? <+ AUDITAREA 6I E<ALUAREA Standard # /2 ( <eri)i!area ;i eva# area !ontro# # i Conductorul compartimentului realizeaz, - situatiile trimestriale privind stadiul implementarii sistemului de control anual, operaiunea de autoevaluare a intern#managerial nr!!!!!!!!!!!!!' subsistemului de control intern#managerial - c@estionarul de autoevaluare a stadiului de implementare a standardelor de existent la acest nivel? control intern#managerial! -peraiunile de autoevaluare a subsistemului de control intern#managerial au drept rezultat date, informaii i constatri pertinente necesare lurii de decizii operaionale, precum i raportrii? - in baza datelor, informatiilor si constatarilor rezultate din autoevaluarea sistemului de control intern#managerial, conducerea compartimentului a stabilit stadiul implementarii fiecarui standard si a constientizat ce masuri are de aplicat in perioada urmatoare, in scopul cresterii eficientei activitatii compartimentului' - c@estionarul de autoevaluare si situatia centralizatoare anuala fundamanteaza 4aportul asupra sistemului de control intern#managerial la ?.!.$!$%.. semnat de catre conducerea ministerului!

Standard # /3 ( A dit # intern Compartimentul de audit intern execut, n - 0tandard aplicabil numai structurii de audit intern afara misiunilor de asigurare, planificate i aprobate de manager, i misiuni de consiliere privind pregtirea procesului de autoevaluare a sistemului de control intern#managerial al compartimentului? Compartimentul de audit intern dispune de - 0tandard aplicabil numai structurii de audit intern suficient personal pentru a realiza integral 11

programul anual de audit? Con!# zii ! privire #a $tadi # de i"p#e"entare a $tandarde#or de !ontro# intern%"ana&eria# A :intr-un total de $8 de
standarde +primele $& aplicabile tuturor compartimentelor i standardul $8 aplicabil numai structurii de audit,, au fost implementate !!! standarde, parial implementate !!! standarde i neimplementate !!! standarde!

M-$ ri de adoptat A 1n functie de standardele neimplementate, conducerea compartimentului va identifica masurile necesare in vederea implementarii si a acestora! Nota? *otrivit regulii stabilite la pct! H?,F din subsolul anexei &!. la instruciuni, n cazul standardului $8 Auditul intern neaplicabil tuturor compartimentelor, cu exceptia celui de audit, conductorul respectivelor compartimente vor nscrie n col! $ din c@estionarul de autoevaluare, n dreptul tuturor criteriilor generale de evaluare al acelui standard, acronimul H2AF, iar n col!? va fi consemnata explicaia conform creia standardul este neaplicabil n compartimentul respectiv!

MINISTERUL FINANTELOR PUBLICE UNITATEA CENTRAL DE ARMONIZARE PENTRU AUDITUL PUBLIC INTERN Director General , Marcel GHI CHESTIONAR DE E!ALUARE a "ta#i$l$i #e i%&le%entare a "tan#ar#elor #e control intern'%ana(erial la #ata #e )*+*,+-*..

Criterii (enerale #e e/al$are a "ta#i$l$i i%&le%ent0rii "tan#ar#$l$i1.


Da'N$1)

R0"&$n" 2i e3&lica4ii1-5
E3&lica4ie a"ociat0 r0"&$n"$l$i

La ni/el$l co%&arti%ent$l$i "tan#ar#$l e"te1657


I'PI'NI

1 I. MEDIUL DE CONTROL Stan#ar#$l . 8 Etic0, inte(ritate A fost comunicat personalului un cod de conduit, care stabilete re uli de comportament etic !n reali"area atribu#iilor de ser$iciu, aplicabil at%t

4 I /ot de ser$iciu de luare la cunotin# a pre$ederilor *e ii nr+

&A

'n cadrul !nt%lnirilor de lucru or ani"ate la ni$elul ser$iciilor au fost prelucrate pre$ederile actelor normati$e( ) *e ea nr+ 7,2004 pri$ind -odul de conduit a func#ionarilor publici.

12

Criterii (enerale #e e/al$are a "ta#i$l$i i%&le%ent0rii "tan#ar#$l$i1.


Da'N$1)

R0"&$n" 2i e3&lica4ii1-5
E3&lica4ie a"ociat0 r0"&$n"$l$i

La ni/el$l co%&arti%ent$l$i "tan#ar#$l e"te1657


I'PI'NI

personalului de conducere, c%t i celui de e0ecu#ie din cadrul compartimentului1 6alaria#ii beneficia" de consiliere etic i li se aplic un sistem de monitori"are a respectrii normelor de conduit1 Stan#ar#$l - 8 Atri9$4ii, :$nc4ii, "arcini 5ersonalului !i sunt aduse la cunotin# documentele actuali"ate pri$ind misiunea entit#ii, re ulamentele interne i fiele posturilor1

&A

) 2rdin nr+ 252,2004 pentru aprobarea -odului pri$ind conduita etic a auditorului intern i a fost publicat pe site)ul 345+ 'n cadrul 7-AA58, personalul a fost informat at%t cu pri$ire la e0isten#a i atribu#iile consilierului de etic, c%t i cu pri$ire la faptul c pot beneficia de consiliere etic+ *a ni$elul 345 consilierea etic este asi urat de doamna 9u ui -ristina, salariat al &:3;7+ &ocumentele consacrate pri$ind or ani"are i func#ionarea ministerului sunt aduse la cunotin#a salaria#ilor dup orice modificare i actuali"are+ 5entru fiecare post din or ani ram e0ist elaborate fiele posturilor, care sunt comunicate titularilor posturilor+ 4iele posturilor sunt actuali"ate !n func#ie de modificrile sur$enit !n structura postului, precum i cu pri$ire la acti$it#ile derulate !n cadrul compartimentului din care face parte postul respecti$+ 6arcinile,atribu#iile ataate posturilor sunt stabilite !n func#ie de acti$it#ile i ac#iunile reali"ate !n cadrul compartimentelor din structura direc#iei+ <0ist coresponden# !ntre sarcinile,atribu#iile asociate posturilor i ;24) ul aprobat al direc#iei+ -omple0itatea sarcinilor este stabilit !n func#ie de ni$elul postului, iar pentru reali"area sarcinilor stabilite fiecrui post sunt asi urate competen#ele necesare+ 4iecare salariat a luat la cunotin# de con#inutul fiei postului su, prin semntur+ -u oca"ia or ani"rii concursurilor de an a=are,promo$are, !n documenta#ia de participare la concurs sunt detaliate elementele specifice pri$ind ni$elul i specialitatea studiilor necesare !n $ederea ocuprii postului+ /i$elul i comple0itatea sarcinile,atribu#iile asociate fiecrui post sunt stabilite !n func#ie de cunotin#ele i aptitudinile stabilite postului respecti$ i care se re sesc definite !n cadrul fielor de post+ Anual sunt anali"ate ne$oile de pre tire profesional a personalului din cadrul direc#iei i transmise 645> !n $ederea cuprinderii !n pro ramele de instruire elaborate la ni$elul ministerului+ -u oca"ia e$alurilor anuale sau periodice sunt identificate, !n func#ie de radul de reali"are a obiecti$elor i a criteriilor de performan#, necesit#ile de instruire ale personalului+ 'n cursul anului, !n func#ie de temele de curs or ani"ate de 645>, sunt de asemenea identifica#i i al#i salaria#i care necesit pre tire i se asi ur participarea lor la curs+

7,2004+ /ot de ser$iciu de luare la cunotin# a pre$ederilor 2345 252,2004+ I

&A

6arcinile,atribu#iile asociate posturilor sunt stabilite !n concordan# cu competen#ele deci"ionale necesare reali"rii acestora1

&A

/ot de ser$iciu de luare la cunotin# a modificrilor aduse ;24)ului+ 4iele posturilor salaria#ilor 7-AA58+

Stan#ar#$l ) 8 Co%&eten40, &er:or%an40 Au fost anali"ate i stabilite cunotin#ele i aptitudinile necesare a fi de#inute !n $ederea !ndeplinirii sarcinilor,atribu#iilor asociate fiecrui post1

I &A 4iele posturilor $acante+ Adresa nr+ 395845,22+10+2010 pri$ind ne$oile de pre tire pentru anul 2011, or ani"ate prin 645>+ ;apoartele de e$aluare ale salaria#ilor 7-AA58+

6unt identificate ne$oile de perfec#ionare a pre tirii profesionale a personalului1

&A

13

Criterii (enerale #e e/al$are a "ta#i$l$i i%&le%ent0rii "tan#ar#$l$i1.


Da'N$1)

R0"&$n" 2i e3&lica4ii1-5
E3&lica4ie a"ociat0 r0"&$n"$l$i

La ni/el$l co%&arti%ent$l$i "tan#ar#$l e"te1657


I'PI'NI

6unt elaborate i reali"ate pro rame de pre tire profesional a personalului, conform ne$oilor de perfec#ionare identificate anterior1

&A

*a ni$elul direc#ie anual este elaborat un pro ram de pre tire a salaria#ilor, ce con#ine teme aferente cunoaterii re lementrilor !n domeniu, precum i cu pri$ire la anali"a, definiti$area i pre"entarea diferitelor studii i instrumente de lucru elaborate la ni$elul direc#iei+ Acest pro ram este actuali"at !n cursul anului !n func#ie de necesit#ile noi identificate+ 6alaria#ii care au participat la cursuri pe teme pri$ind politici publice, anali"a strate ic, control intern,mana erial, limbi strine etc+, diseminea" informa#iile ob#inute la aceste cursuri ctre to#i salaria#ii din cadrul compartimentului+ 6alaria#i din cadrul direc#iei sunt solicita#i adesea !n calitate de lectori la diferite cursuri !n domeniul auditului intern i u$ernan#ei corporati$e or ani"ate !n cadrul ministerului prin 645> i !n afara acestuia+ 'n ba"a solicitrilor &:;73 au fost anali"ate criteriile pentru identificarea func#iilor sensibile din cadrul direc#iei i s)a stabilit ine0isten#a acestora la ni$elul 7-AA58+ Anali"a func#iilor sensibile !n cadrul direc#iei a cuprins i procedurile opera#ionale de lucru i procesele)$erbale ale edin#elor <:;+ 'n eneral, acti$it#ile auditorilor interni din cadrul direc#iei sunt ba"ate pe anali"a i e$aluarea acti$it#ilor desfurate de ordonatorii principali de credite, care nu influen#ea" deci"iilor acestora de a efectua sau nu o opera#iune, stabilirea acti$it#ilor i ac#iunilor pentru implementarea recomandrilor fiind la latitudinea unilateral a conductorilor entit#ilor auditate+ 'n acelai timp, conducerea direc#iei monitori"ea" i anali"ea" permanent re"ultatele muncii auditorilor interni, calitatea materialelor elaborate, iar !n func#ie de cele constatate ini#ia" propuneri de mutare a acestora de la un ser$iciu la altul, !n cadrul direc#iei+ 8ne0isten#a func#iilor sensibile la ni$elul 7-AA58 nu impune stabilirea unui plan de rotire al salaria#ilor+ *imitele competen#elor i responsabilit#ilor sunt stabilite pentru fiecare an a=at prin fiele de post+ *imitele pri$ind dele area de competen# sunt stabilite prin fiele posturilor pentru fiecare salariat sau prin dispo"i#ia scris a conductorului direc#iei+ *a ni$elul &:;73 din cadrul 345 este !n curs de elaborare o procedur de sistem pri$ind dele area+ *a ni$elul direc#iei nu e0ist o act$itiate de dele are,subdele are de sine

5ro ramul de pre tire profesional al 7-AA58 pe anul 2011+ &i$erse adrese de solicitare de participare PI la cursuri formulate Adresa &:;73 nr+de ctre institu#ii publice i 61711,12+09+2011 645>+ anali"a func#iilor pri$ind sensibile i rspunsul 7-AA58+ 5rocedurile opera#ionale ale 7-AA58+ &osarul cu procesele) $erbale ale edin#elor lunare ale <:;+

Stan#ar#$l 6 8 F$nc4ii "en"i9ile A fost !ntocmit in$entarul func#iilor sensibile1

&A

<ste stabilit o politic adec$at de rota#ie a salaria#ilor din func#iile sensibile1 Stan#ar#$l ; 8 Dele(area 6unt stabilite i comunicate limitele competen#elor i responsabilit#ilor care se delea 1 &ele area,subdele area de competen# se reali"ea" !n ba"a unor proceduri specifice aprobate1

/7 &A /7

PI 4iele posturilor salaria#ilor 7-AA58+

14

Criterii (enerale #e e/al$are a "ta#i$l$i i%&le%ent0rii "tan#ar#$l$i1.


Da'N$1)

R0"&$n" 2i e3&lica4ii1-5
E3&lica4ie a"ociat0 r0"&$n"$l$i

La ni/el$l co%&arti%ent$l$i "tan#ar#$l e"te1657


I'PI'NI

stttoare care s se =ustifice a fi procedurat+ Stan#ar#$l , 8 Str$ct$ra or(ani<atoric0 6unt efectuate anali"e, la ni$elul principalelor acti$it#i, !n scopul identificrii e$entualelor disfunc#ionalit#i !n fi0area sarcinilor de lucru indi$iduale prin fiele posturilor i !n stabilirea atribu#iilor compartimentului1 I &A *a ni$elul 7-AA58 a fost reali"at o anali" !n $ederea identificrii e$entualelor disfunc#ionalit#i !n fi0area sarcinilor de lucru indi$iduale i !n stabilirea atribu#iilor+ <$entualele disfunc#ionalit#i identificate se discut i sunt anali"ate !n edin#ele <:; i sunt a$ute !n $edere la actuali"area fielor posturilor !n stabilirea sarcinilor de lucru, precum i la re$i"uirea procedurilor opera#ionale pri$ind acti$it#ile derulate la ni$elul la ni$elul direc#iei+ 4unc#ionarea circuitelor i flu0urilor informa#ionale se asi ur !n conformitate cu cerin#ele procedurilor opera#ionale &osarul cu procesele) $erbale ale edin#elor lunare ale <:;+

6tructura or ani"atoric asi ur func#ionarea &A circuitelor i flu0urilor informa#ionale necesare supra$e ?erii i reali"rii acti$it#ilor proprii1 II. PERFORMANA I MANAGEMENTUL RISCULUI Stan#ar#$l = 8 O9iecti/e 6unt stabilite obiecti$ele specifice la ni$elul &A compartimentului1 2biecti$ele sunt astfel stabilite !nc%t s rspund pac?etului de cerin#e 6+3+A+;+@+1 A7nde( 6 )precise. 3 ) msurabile i $erificabile. A ) necesare. ; ) realiste. @ ) cu termen de reali"are+B &A

I 'n procesul de implementare a 5ro ramului de de"$oltare a sistemului de control mana erial au fost stabilite obiecti$ele specifice la ni$elul compartimentului+ 'n procesul de stabilire i definire s)a urmrit ca obiecti$ele specifice s se !ncadre"e !n caracteristicile 63A;@, respecti$ s fie specifice scopului i domeniului de acti$itate, s indice e0act ceea ce dorete a se ob#ine, s poat fi msurate prin intermediul unui set de indicatori, precum i s poat fi cuantificate, fie cantitati$, fie calitati$, s poat fi !n#elese de salaria#i i atinse !n procesul de reali"are, s contribuie la impactul sau la re"ultatul pre$"ut i s aib stabilite termene clare de implementare, *a ni$elul direc#iei au fost identificate acti$it#ile ce se derulea" la ni$elul fiecrui compartiment+ 5entru fiecare obiecti$ specific au fost ataate acti$it#ile specifice+ 5rim modul de stabilire a obiecti$elor specifice s)a urmrit ca acestea s cuprind !n totalitate acti$it#ile derulate la ni$elul direc#iei+ *a ni$elul fiecrui post din cadrul direc#iei s)a urmrit ca sarcinile stabilite s cuprind toate acti$it#ile i ac#iunile stabilite i reparti"ate compartimentului din care face parte postul respecti$+ &e asemenea, posturilor li s)au ataat obiecti$ele indi$iduale prin care s)a urmrit reali"area !n totalitate a obiecti$elor specifice, cuprinderea !n totalitate a acti$it#ilor derulate !n cadrul direc#iei, precum i asi urarea ariei de competen# necesar pentru reali"area acestora+ Acti$itatea la ni$elul direc#iei se desfoar at%t !n conformitate cu planul

6unt stabilite acti$it#ile indi$iduale pentru fiecare salariat, care s conduc la atin erea obiecti$elor specifice compartimentului1

&A

5ro ramul de de"$oltare a 6-3, elaborat !n anul 2007 i implementat, la ni$elul 345, p%n !n anul 2010

Stan#ar#$l > 8 Plani:icarea ;esursele alocate sunt astfel reparti"ate !nc%t s

I &A

15

Criterii (enerale #e e/al$are a "ta#i$l$i i%&le%ent0rii "tan#ar#$l$i1.


Da'N$1)

R0"&$n" 2i e3&lica4ii1-5
E3&lica4ie a"ociat0 r0"&$n"$l$i

La ni/el$l co%&arti%ent$l$i "tan#ar#$l e"te1657


I'PI'NI

asi ure acti$it#ile necesare reali"rii obiecti$elor specifice compartimentului1

'n ca"ul modificrii obiecti$elor specifice, sunt stabilite msurile necesare pentru !ncadrarea !n resursele reparti"ate1 Stan#ar#$l ? 8 Coor#onarea 6unt adoptate msuri de coordonare a deci"iilor i acti$it#ilor compartimentului cu cele ale altor compartimente, !n scopul asi urrii con$er en#ei i coeren#ei acestora1

&A

strate ic elaborat pe ba"a anali"ei de riscuri, c%t i a planului anual de acti$itate reali"at pe ba"a ;eferatului de =ustificare i care cuprind obiecti$ele, acti$it#ile i resursele umane alocate i necesare pentru reali"area acestora+ 5entru personalul direc#iei care !i desfoar acti$itatea !n cadrul 345, resursele alocate asi ur reali"area obiecti$elor specifice+ 7rmare radului sc"ut de ocupare a posturilor aprobate direc#iei se resimte o lips de resurs uman pentru !ndeplinirea la un ni$el ridicat de performan# a acti$it#ilor derulate+ 3odificarea planului anual se reali"ea" pe ba" de referat de modificare, elaborat !n trim+ 8> al anului !n curs i are la ba" resursele disponibile i numrul de personal din cadrul direc#iei+ 7-AA58 a colaborat cu 7-A634- pentru elaborarea 6trate iei -458 !n anul 2010 aprobat de conducerea ministerului+ &e asemenea, 7-AA58 particip la edin#ele or ani"ate de 345 cu toate celelalte direc#ii pentru asi urarea con$er en#ei i coeren#ei deci"iilor i reali"rii 5lanului strate ic institu#ional al 345+ *a ni$el de posturi sunt stabilite responsabilit#ile fiecrui salariat cu pri$ire la rela#iile de comunicare i de colaborare !n cadrul direc#ie, precum i cu alte direc#ii din cadrul ministerului+ -oordonarea acti$it#ilor se reali"ea" prin intermediul consultrilor din cadrul !nt%lnirilor interne de lucru i prin intermediul acti$it#ii de super$i"are a efilor de compartiment+ &e asemenea, deci"iile ma=ore la ni$el de direc#ie au la ba" i consultarea proceselor)$erbale ale edin#elor <:; de la ni$elul direc#iei+

5lanul multianual pentru perioada 2009)2012 5lanul de acti$itate al 7-AA58 pe anul 2011

I &A

6trate ia -458 elaborat !n 2010+ 4iele posturilor salaria#ilor 7-AA58+

'n compartiment se reali"ea" consultarea prealabil, !n $ederea coordonrii acti$it#ilor1

&A

Stan#ar#$l .* 8 Monitori<area &er:or%an4elor <ste instituit un sistem de monitori"are i raportare a performan#elor, pe ba"a indicatorilor asocia#i obiecti$elor specifice1

&osarul cu procesele) $erbale ale edin#elor lunare ale <:;+ I

&A

*a ni$elul direc#iei au fost elabora#i i stabili#i un set de indicatori de performan# sau de re"ultat prin care se e$aluea" i msoar radul de reali"are a obiecti$elor specifice+ 5e ba"a acestor indicatori asocia#i obiecti$elor se monitori"ea" performan#ele la ni$elul direc#iei i radul de reali"are a obiecti$elor, !n func#ie de termenele de reali"are stabilite+ &e asemenea, anual, cu oca"ia e$alurii performan#elor personalului se anali"ea" radul de reali"are a obiecti$elor indi$iduale stabilite fiecrui salariat i se urmrete !n func#ie de aceasta i modul de atin ere a obiecti$elor specifice stabilite la ni$elul compartimentelor+

5ro ramul de de"$oltare a 6-3, elaborat !n anul 2007+

16

Criterii (enerale #e e/al$are a "ta#i$l$i i%&le%ent0rii "tan#ar#$l$i1.


Da'N$1)

R0"&$n" 2i e3&lica4ii1-5
E3&lica4ie a"ociat0 r0"&$n"$l$i

La ni/el$l co%&arti%ent$l$i "tan#ar#$l e"te1657


I'PI'NI

Atunci c%nd necesit#ile o impun, se efectuea" o ree$aluare a rele$an#ei indicatorilor asocia#i obiecti$elor specifice, !n scopul operrii corec#iilor cu$enite1

&A

-u oca"ia msurrii radului de reali"are a obiecti$elor specifice se urmrete e$aluarea complet a acestora i dac se impune stabilirea de noi indicatori, astfel !nc%t s se asi ure msurarea complet a radului de reali"are a obiecti$elor+ -u oca"ia redefinirii obiecti$elor urmare modificrii structurii or ani"atorice i,sau acti$it#ilor derulate se re$i"uiesc i indicatorii asocia#i acestora !n $ederea adaptrii la noile cerin#e ale obiecti$elor+ I *a ni$elul direc#iei a fost constituit <c?ipa de :estionare a ;iscurilor A<:;B+ *a ni$elul fiecrui ser$iciu responsabilii cu riscurile desfoar o acti$itate continu de identificare a acestora+ ;iscurile identificate sunt anali"ate lunar, urmrindu)se stabilirea riscurilor poten#iale aferente acti$it#ilor desfurate, !n cadrul edin#elor <:;+ 8nforma#iile cu pri$ire la identificarea i e$aluarea riscurilor sunt cuprinse !n formularele alert la riscuri i fie de monitori"area riscurilor 'n cadrul edin#elor de anali" a riscurilor, pentru fiecare risc identificat i e$aluat, <:; a stabilit( ) strate ia necesar de adoptat astfel !nc%t riscurile s poat fi estionate. ) instrumentele de control intern necesare a fi implementate care s permit men#inerea riscurilor !n limite acceptabile. ) termenele pentru implementarea instrumentelor de control, precum i responsabilii pentru monitori"area acestora+ ) monitori"area acti$it#ilor derulate i urmrirea implementrii msurilor de control care contribuie la diminuarea riscurilor+ ;e"ultatele acti$it#ilor desfurate pri$ind identificarea, e$aluarea, controlul i monitori"area riscurilor, precum i modul de stabilire i implementare a msurilor dispuse !n $ederea tratrii lor sunt pre"entate !n procesele $erbale, !ntocmite cu oca"ia fiecrei edin#e de anali" a riscurilor, ar?i$ate la secretariatul <:;+ ;e istrul riscurilor este or ani"at i condus la "i la ni$elul direc#iei i con#ine riscurile identificate i modalitatea de administrare a acestora+ &ac !n cadrul <:; sunt identificate riscuri atunci sunt formulate ipote"e,propuneri care constituie ba"a re$i"uirii obiecti$elor specifice+ ;ee$aluarea obiecti$elor specifice se reali"ea" ca urmare a modificrii

Stan#ar#$l .. 8 Mana(e%ent$l ri"c$l$i 6unt identificate i e$aluate principalele riscuri, proprii acti$it#ilor din cadrul compartimentului1

&A

&osarul cu procesele) $erbale ale edin#elor lunare ale <:;+ 4ormularele de alert la risc 4iele de monitori"are a riscurilor+ ;apoartele semestriale referitoare la estionarea riscurilor+ ;e istrul riscurilor+

6unt stabilite msuri de estionare a riscurilor identificate i e$aluate la ni$elul acti$it#ilor din cadrul compartimentului1

&A

<ste asi urat completarea,actuali"area re istrului riscurilor1

&A

Stan#ar#$l .; 8 I&ote<e, ree/al$0ri 6tabilirea obiecti$elor specifice are la ba" formularea de ipote"e,premise, acceptate prin consens1 6unt ree$aluate obiecti$ele specifice atunci c%nd

I &A &A &osarul cu procesele) $erbale ale edin#elor lunare ale <:;+

17

Criterii (enerale #e e/al$are a "ta#i$l$i i%&le%ent0rii "tan#ar#$l$i1.


Da'N$1)

R0"&$n" 2i e3&lica4ii1-5
E3&lica4ie a"ociat0 r0"&$n"$l$i

La ni/el$l co%&arti%ent$l$i "tan#ar#$l e"te1657


I'PI'NI

se constat modificri ale ipote"elor,premiselor care au stat la ba"a fi0rii acestora1

ipote"elor care au stat la ba"a stabilirii acestora+ 2biecti$ele specifice se $or re$i"ui i urmare modificrilor le islati$e ce $or apare !n domeniul auditului intern !n perioada imediat urmtoare, spre e0emplu 5roiectul de modificare i completare a *e ii nr+ 672,2002 pri$ind auditul public intern+ I &A 8nformarea an a=a#ilor din cadrul 7-AA58 se reali"ea" prin edin#e indi$iduale i,sau edin#e de lucru la ni$elul !ntre ii direc#ii, !n $ederea !ndeplinirii obiecti$elor institu#iei+ @otodat la ni$elul 354 a fost comunicat :?idul de 8dentitate >i"ual care pre"int mac?ete de adrese pri$ind modul de comunicare intern i e0tern+ &e asemenea, prin procedurile opera#ionale i notele de ser$iciu sunt stabilite re uli de accesare,primire,prelucrare i transmitere a informa#iilor,documentelor la ni$el de direc#ie+ 8nforma#iile sunt colectate, prelucrate i centrali"ate informatic+ -omunicarea informa#iilor, respecti$ trasarea sarcinilor la ni$elul 7-AA58 se face formali"at printr)un document specific denumit 4ia de reparti"are, circula#ie i e$iden#iere a opera#iunilor !ntreprinse pentru re"ol$area lucrrilor, $alabil pentru toate ser$iciile din cadrul 7-AA58+ 5rimirea i transmiterea informa#iilor se reali"ea" rapid, fluent i precis prin adrese scrise, $erbal, prin intermediul e)mail)ului i telefon+ -omunicarea informa#iilor de ctre mana ementul 7-AA58 se face !n cadrul edin#elor operati$e cu efii de ser$icii, iar acetia stabilesc pentru fiecare salariat acti$it#ile sau ac#iunile de reali"at, astfel to#i an a=a#ii !i pot !ndeplini sarcinile i responsabilit#ile corect i la timp+ -u oca"ia !nt%lnirilor periodice pentru asi urarea pre tirii profesionale, dar i a edin#elor operati$e din cadrul direc#iei, conducerea acesteia comunic personalului informa#ii referitoare la noile re lementri, modalitatea de reali"are a acti$it#ilor, precum i e$entuale probleme aprute+ *a ni$elul direc#iei a fost de"$oltat munca !n ec?ip, consultarea cole ial, precum i promo$area i aplicarea bunelor practici !n domeniu+ 'n cadrul 7-AA58 primirea,e0pedierea i !nre istrarea se face at%t pe suport ?%rtie prin ;e istrul de intrri)ieiri, c%t i electronic prin

III. INFORMAREA I COMUNICAREA Stan#ar#$l .- 8 In:or%area Au fost stabilite tipurile de informa#ii, con#inutul, calitatea, frec$en#a, sursele i destinatarii acestora, astfel !nc%t personalul de conducere i cel de e0ecu#ie, prin primirea i transmiterea informa#iilor, s !i poat !ndeplini sarcinile de ser$iciu1 -olectarea, prelucrarea i centrali"area informa#iilor se reali"ea" !n sistem informati"at1 Stan#ar#$l .) 8 Co%$nicarea -ircuitele informa#ionale Atraseele pe care circul informa#iileB asi ur o difu"are rapid, fluent i precis a informa#iilor, astfel !nc%t acestea s a=un la timp la utili"atori1 6unt stabilite canale adec$ate de comunicare prin care mana erii i personalul de e0ecu#ie din cadrul unui compartiment s fie informa#i cu pri$ire la proiectele de deci"ii sau ini#iati$e, adoptate la ni$elul altor compartimente, care le)ar putea afecta sarcinile i responsabilit#ile1

:?idul de 8dentitate >i"ual se afl pe site)ul 345+

&A &A

&A

4i de reparti"are, circula#ie i e$iden#iere a opera#iunilor reali"ate pentru solu#ionarea lucrrilor 5ro ramul de pre tire profesional al 7-AA58 pe anul 2011+

Stan#ar#$l .6 8 Core"&on#en4a 2i ar@i/area 6unt aplicate proceduri pentru primirea,e0pedierea, !nre istrarea i ar?i$area

&A

I ;e istrul intrri,ieiri, 68&2-+

18

Criterii (enerale #e e/al$are a "ta#i$l$i i%&le%ent0rii "tan#ar#$l$i1.


Da'N$1)

R0"&$n" 2i e3&lica4ii1-5
E3&lica4ie a"ociat0 r0"&$n"$l$i

La ni/el$l co%&arti%ent$l$i "tan#ar#$l e"te1657


I'PI'NI

coresponden#ei1

;e lementrile le ale !n $i oare cu pri$ire la manipularea i depo"itarea informa#iilor clasificate sunt cunoscute i aplicate !n practic1 Stan#ar#$l ., 8 Se%nalarea nere($larit04ilor A fost comunicat salaria#ilor procedura aplicabil !n ca"ul semnalrii unor nere ularit#i1 'n ca"ul semnalrii unor nere ularit#i, conductorul de compartiment a !ntreprins cercetrile adec$ate !n scopul elucidrii acestora i a aplicat msurile care se impun1 IV. ACTIVITI DE CONTROL Stan#ar#$l .= 8 Proce#$ri 5entru acti$it#ile proprii au fost elaborate ,actuali"ate proceduri opera#ionale1

&A

componenta sistemului 68&2- al 345+ *a ni$elul ser$iciilor din cadrul 7-AA58 e0ist un ;e istru de intrri)ieiri al documentelor,lucrrilor, accesibil mana ementului Adirector, ef ser$iciuB, an a=a#ilor direc#iei, document care ofer o ima in complet asupra circuitului documentelor+ Ar?i$area documentelor direc#iei se reali"ea" !n conformitate cu pre$ederile din *e ea nr+ 16,1996 cu modificrile i completrile ulterioare+ 5ersoanele care au ob#inut certificat 2;/866 au fost instruite de ctre personalul de specialitate din cadrul 6er$iciului informa#ii clasificate+

/7 &A

'n conformitate cu Cotr%rea nr+ 21,25+08+2011 -omisiei 345, s)a decis elaborarea unei proceduri de sistem pri$ind nere ularit#ile, proces care se afl !n derulare+ *a ni$elul direc#iei se monitori"ea" permanent procesul de identificare a nere ularit#ilor i se aplic msurile corespun"toare, prin aplicarea de msuri directe pentru reali"area !n termen a lucrrilor i,sau misiunilor derulate, sesi"area -omisiei de disciplin i altele+

8nstruc#iuni i re lementri interne pri$ind primirea, e0pedierea, !nre istrarea i ar?i$area coresponden#ei, elaborate de &:8A568+ 6crisorile prin care s)a solicitat participarea la cursurile de instruire PI Cotr%rea nr+ 21,25+08+2011 a -omisiei de monitori"are, coordonare i !ndrumare metodolo ic a de"$oltrii 6-3 al 345+ I 5rocedurile opera#ionale ale 7-AA58+ 5rocedura opera#ional Actualizarea Documentului strategic n domeniul controlului financiar public intern, capitolul audit intern, actuali"at I 4iele posturilor salaria#ilor 7-AA58+ 5rocedurile opera#ionale ale 7-AA58+

&A

5rocedurile opera#ionale comunicate salaria#ilor sunt aplicate1 Stan#ar#$l .> 8 Se&ararea atri9$4iilor 4unc#iile de ini#iere, $erificare i aprobare a opera#iunilor sunt func#ii separate i e0ercitate de persoane diferite1 -onceperea i aplicarea procedurilor asi ur separarea atribu#iilor1

&A

*a ni$elul direc#iei au fost elaborate 18 proceduri opera#ionale pentru toate acti$it#ile aferente obiecti$elor specifice direc#iei, aprobate prin 23<4 nr+ 3646,12+12+2008 i cuprinse !n 5ro ramul de de"$oltare control intern, mana erial+ 'n cursul anului 2010, 7-AA58 a actuali"at 5rocedura opera#ional 5) 06+01, Actualizarea Documentului strategic n domeniul controlului financiar public intern, capitolul audit intern+ 5rocedurile opera#ionale au fost comunicate tuturor salaria#ilor i au constituit obiectul unor de"bateri profesionale !n scopul bunei aplicri i sunt publicate pe site)ul 345+ 5rocedurile opera#ionale i fiele de post asi ur separarea func#iilor de ini#iere, $erificare i aprobare+ Astfel toate ac#iunile necesare reali"rii acti$it#ile derulate la ni$elul direc#iei sunt ini#iate la ni$elurile de e0ecu#ie, $erificate de efii de ser$icii i aprobate de directorul eneral+ 6epararea atribu#iilor este asi urat prin elaborarea, a$i"area i aprobarea procedurile opera#ionale+

&A

&A

19

Criterii (enerale #e e/al$are a "ta#i$l$i i%&le%ent0rii "tan#ar#$l$i1.


Da'N$1)

R0"&$n" 2i e3&lica4ii1-5
E3&lica4ie a"ociat0 r0"&$n"$l$i

La ni/el$l co%&arti%ent$l$i "tan#ar#$l e"te1657


I'PI'NI

Stan#ar#$l .? 8 S$&ra/e(@erea 3ana erii supra$e ?ea" i super$i"ea" acti$it#ile care intr !n responsabilitatea lor direct1 6uper$i"area unor acti$it#i care implic un rad ridicat de e0punere la risc se reali"ea" pe ba"a unor proceduri prestabilite1 Stan#ar#$l -* 8 Ge"ti$nea a9aterilor 'n situa#ia !n care, din cau"a unor circumstan#e deosebite, apar abateri fa# de procedurile stabilite, se !ntocmesc documente adec$ate, aprobate la ni$el corespun"tor, !nainte de efectuarea opera#iunilor1 6e efectuea" o anali" periodic a circumstan#elor i a modului cum au fost estionate abaterile !n $ederea desprinderii, pentru $iitor, a unor conclu"ii de bun practic1 Stan#ar#$l -. 8 Contin$itatea acti/it04ii 6unt in$entariate situa#iile eneratoare de !ntreruperi !n derularea unor acti$it#i1 6unt stabilite i aplicate msuri pentru asi urarea continuit#ii acti$it#ii, !n ca"ul apari#iei unor situa#ii eneratoare de !ntreruperi1

I &A &A Acti$it#ile derulate !n cadrul compartimentelor func#ionale ale direc#iei sunt supra$e ?eate permanent iar documentele elaborate sunt super$i"ate de efii de ser$icii i supuse aprobrii directorului eneral+ 3odalit#ile de super$i"are pentru toate acti$it#ile derulate sunt cuprinse !n cadrul procedurilor opera#ionale+ Abaterile de la procedurile de lucru sunt tratate !n mod adec$at, de la ca" la ca", !n conformitate cu cerin#ele cadrului de re lementare+ <$entualele abateri constatate cu oca"ia anali"ei riscurilor !n cadrul edin#elor <:; sunt monitori"ate i !ntocmite documentele adec$ate pentru solu#ionarea acestora+ 'n cadrul edin#elor <:; i a edin#elor de pre tire profesional or ani"ate la ni$elul direc#iei se anali"ea" i e$entualele abateri i se dispun msurile le ale !n conformitate cu pre$ederile le ale+ 'n func#ie de natura abaterilor se procedea" la actuali"area procedurilor opera#ionale !n conformitate cu buna practic !n domeniu+ *a ni$elul 7-AA58 a fost reali"at un in$entar al situa#iilor eneratoare de !ntreruperi !n derularea unor acti$it#i+ *a ni$elul direc#iei, !n ca"ul apari#iei unor situa#ii eneratoare de !ntreruperi, acestea sunt anali"ate i prin deci"ia directorului sau efilor de ser$icii se asi ur msurile adec$ate pentru asi urarea continuit#ii acti$it#ii+ 5rocedurile opera#ionale con#in persoanele care !nlocuiesc titularii !n situa#ia unor absen#e temporare+ 'n acelai timp, procedurile opera#ionale con#in modalit#ile de super$i"are !n totalitate a acti$it#ilor desfurate !n cadrul direc#iei+ 6trate ia 7-AA58 este parte a 6trate iei -ontrolului 4inanciar 5ublic 8ntern !n ;om%nia pentru perioada 2010)2013, aprobat de conducerea ministerului+ Acti$it#ile pre"entate !n cadrul planurilor anuale contribuie la implementarea 6trate iei -458 !n ;om%nia, pentru perioada 2010)2013+ Aplicarea cerin#elor 6trate iei -458 cu pri$ire la auditul intern furni"ea" o asi urare re"onabil cu pri$ire la atin erea obiecti$elor specifice stabilite la 5rocedurile opera#ionale ale 7-AA58+ I &A

&A

&osarul cu procesele) $erbale ale edin#elor lunare ale <:;+ 5rocedurile opera#ionale ale 7-AA58+ I 8n$entarul situa#iilor eneratoare de !ntreruperi+ 5rocedurile opera#ionale ale 7-AA58+

&A &A

Stan#ar#$l -- 8 Strate(ii #e control Au fost elaborate strate ii de control adec$ate pentru atin erea obiecti$elor specifice1

I &A 6trate ia -458 elaborat !n 2010+

6trate iile de control aplicate furni"ea" o asi urare re"onabil cu pri$ire la atin erea

&A

20

Criterii (enerale #e e/al$are a "ta#i$l$i i%&le%ent0rii "tan#ar#$l$i1.


Da'N$1)

R0"&$n" 2i e3&lica4ii1-5
E3&lica4ie a"ociat0 r0"&$n"$l$i

La ni/el$l co%&arti%ent$l$i "tan#ar#$l e"te1657


I'PI'NI

obiecti$elor specifice1

ni$elul direc#iei i la utili"area !n condi#ii de le alitate i re ularitate a resurselor financiare i a resurselor umane aprobate+ 'n acelai timp, ac#iunile de e$aluare reali"ate asi ur monitori"area adec$at a stadiului implementrii sistemului de control intern,mana erial al ordonatorilor principali de credite, de la ni$el central i local+ I &A ;e lementarea accesului la toate cate oriile de resurse se reali"ea" prin procedurile opera#ionale sau acte administrati$e i de re lementare aprobate de conducerea ministerului, a$%nd !n $edere faptul c acti$it#ile sunt bu etate la ni$elul ministerului+ Actele administrati$e emise la ni$elul 345 asi ur resursele necesare reali"rii acti$it#ilor planificate+ &e asemenea, pentru desfurarea acti$it#ilor de audit intern i e$aluare la ordonatorii principali de credite, precum i la alte or ani"a#ii li se asi ur spa#iul de lucru i dotarea adec$at+ Accesul personalului la resursele financiare, materiale, umane i informa#ionale se reali"ea" potri$it re lementrilor interne ale ministerului i a le isla#iei !n domeniu+ 5rocedurile opera#ionale ale 7-AA58+ Acte administrati$e de re lementare intern emise de 345+ ;24)ul 345+

Stan#ar#$l -) 8 Acce"$l la re"$r"e 6unt emise acte administrati$e de re lementare a accesului salaria#ilor din compartiment la resursele materiale, financiare i informa#ionale1 Accesul personalului la resurse se reali"ea" cu respectarea strict a normelor cuprinse !n actele administrati$e de re lementare cu acest obiect1

&A

V. AUDITAREA I EVALUAREA Stan#ar#$l -6 8 !eri:icarea 2i e/al$area control$l$i -onductorul compartimentului reali"ea", anual, &A opera#iunea de autoe$aluare a subsistemului de control intern,mana erial e0istent la acest ni$el1

I Autoe$aluarea subsistemului s)a reali"at conform cerin#elor etapei a 9)a a 5ro ramului actuali"at pri$ind sistemul de control mana erial, elaborat !n anul 2007 i implementat p%n !n anul 2010+ 'ncep%nd cu 2011 se !ntocmete 6itua#ia trimestrial pri$ind stadiul implementrii 6-3 la ni$elul 7-AA58, ceea ce $a facilita e$aluarea ce trebuie reali"at la sf%ritul anului, !n ba"a 2345 nr+ 946,2005 republicat+ Ac#iunea de autoe$aluare a subsistemului a fcut obiectul raportrii !n cadrul etapei a 9)a a 5ro ramului actuali"at pri$ind sistemul de control mana erial, aprobat !n anul 2007+ 'ncep%nd cu anul 2011, potri$it 2345 nr+ 946,2005 republicat, autoe$aluarea se reali"ea" pe ba"a -?estionarului de autoe$aluare+ 'n cadrul edin#elor operati$e de lucru s)a stabilit ca fiecare salariat s rspund de implementarea i monitori"area standardelor de control intern,mana erial+ 'n acelai timp !n cadrul edin#elor <:; se constituie rupuri de lucru pentru e$aluarea acestor acti$it#i+ 5ro ramul actuali"at de de"$oltare a 6-3, elaborat de 345 2007+ ;aportare la 31+03+2011 i 30+06+2011, conform Ane0ei 3+1+ la 2345 nr+ 946,2005, republicat, pentru aprobarea -odului controlului intern+ Ane0a 4+1+ la 2345 nr+ 946,2005, republicat, pentru aprobarea -odului controlului intern+ I

2pera#iunile de autoe$aluare a subsistemului de control intern,mana erial au drept re"ultat date, informa#ii i constatri pertinente necesare lurii de deci"ii opera#ionale, precum i raportrii1

&A

Stan#ar#$l -; 8 A$#it$l intern -ompartimentul de audit intern e0ecut, !n afara

&A

'n perioada 2006)2010 7-AA58 a reali"at sistematic misiuni de consiliere

21

Criterii (enerale #e e/al$are a "ta#i$l$i i%&le%ent0rii "tan#ar#$l$i1.


Da'N$1)

R0"&$n" 2i e3&lica4ii1-5
E3&lica4ie a"ociat0 r0"&$n"$l$i

La ni/el$l co%&arti%ent$l$i "tan#ar#$l e"te1657


I'PI'NI

misiunilor de asi urare, planificate i aprobate de mana er, i misiuni de consiliere pri$ind pre tirea procesului de autoe$aluare a sistemului de control intern,mana erial al compartimentului1

-ompartimentul de audit intern dispune de suficient personal pentru a reali"a inte ral pro ramul anual de audit1

&A

informale, at%t !n cadrul direc#iei, c%t i la ni$elul sectorului public+ 'n cursul anului 2011, la ni$elul direc#iei au fost or ani"ate trei edin#e de consiliere pri$ind procesul de implementare i,sau autoe$aluare a sistemului de control intern,mana erial, conform 5ro ramului de pre tire profesional al 7-AA58 pe anul 2011, care $or fi a$ute !n $edere la actuali"area 5lanului de acti$itate pentru anul 2011+ 'n cadrul acestora au fost de"btute pre$ederile 2345 nr+ 946,2005 republicat, precum i cerin#ele de reali"are a autoe$alurii stadiului de implementare a 6-3 !n entit#ile din sectorul public+ 5ersonalul 7-AA58 a reali"at ac#iuni de consilieri la ni$elul ordonatorilor principali de credite, la solicitarea acestora cu pri$ire la stadiul implementrii sistemului de control intern,mana erial, respecti$( 3Ap/, 3A8, 3A<, 3<-@6, 3A&;, A/;3A5 etc+ 'n data de 31+08+2011 a fost or ani"at o edin# de lucru cu auditorii interni ai celor 47 de ordonatori principali de credite, respecti$ ministere, autorit#i i institu#ii de ni$el central, !n cadrul creia au fost pre"entate i de"btute cerin#ele 2345 nr+ 946,2005, republicat+ 'n pre"ent, 7-AA58 coordonea" derularea Misiunii de audit intern cu caracter intersectorial privind evaluarea stadiului de implementare a sistemului de control intern/managerial la nivelul ordonatorilor principali de credite, de la nivel centra, !n ba"a recomandrii -ur#ii de -onturi a ;om%niei+ 7-AA58 i)a desfurat acti$itatea cu un numr efecti$ de 22 salaria#i, fa# de un numr aprobat de 35 salaria#i+ 5rin modul de planificare i or ani"are a acti$it#ilor, 7-AA58 a urmrit reali"area 5lanului anual de acti$itate, aprobat de conducerea ministerului, inclusi$ efectuarea acti$it#ilor i ac#iunilor inter$enite !n cursul anului+ @otui, pentru asi urarea eficien#ei i eficacit#ii !n reali"area atribu#iilor stabilite de *e ea nr+ 672,2002 pri$ind auditul public intern se impune func#ionarea direc#iei la ni$elul posturilor aprobate prin or ani ram+

5ro ramul de pre tire profesional al 7-AA58 pe anul 2011+ 2345 nr+ 946,2005, republicat, pentru aprobarea -odului controlului intern+

6tatul de func#ii al 7-AA58+ ;24)ul 7-AA58+

Concl$<ii c$ &ri/ire la "ta#i$l #e i%&le%entare a "tan#ar#elor #e control intern'%ana(erial ( 'n perioada de raportare s)a urmrit ca prin deci"iile luate, la ni$elul direc#iei, s se asi ure implementarea !ntr)o msur c%t mai mare a standardelor de control intern,mana erial+ M0"$ri #e a#o&tat( 'n perioada $iitoare se $a urmri men#inerea standardelor de control intern,mana erial implementate, precum i !mbunt#irea acti$it#ilor desfurate i implementarea i a celorlalte standarde, pentru trecerea la un ni$el mai !nalt de implementare a 6-3 !n cadrul 7-AA58+

22

D1B 5e l%n criteriile enerale de e$aluare a stadiului implementrii standardului, structura cu atribu#ii de monitori"are, coordonare i !ndrumare metodolo ic pri$ind sistemul propriu de control intern,mana erial poate defini i include !n c?estionarul de e$aluare i criterii specifice proprii+ D2B 4iecare rspuns la criteriile enerale de e$aluare din coloana 1 a c?estionarului se moti$ea" !n coloana 3 E<0plica#ie asociat rspunsuluiE+ D3B 'n ca"ul criteriilor enerale de e$aluare aferente standardelor, neaplicabile unui anumit compartiment, !n coloana 2 se preci"ea" EneaplicabilE, prin acronimul E/AE, i se moti$ea" !n coloana 3 E<0plica#ie asociat rspunsuluiE+ D4B 7n standard aplicabil la ni$elul compartimentului se consider a fi( ) implementat A8B, atunci c%nd la fiecare dintre criteriile enerale de e$aluare aferente standardului s)a rspuns cu E&aE. ) par#ial implementat A58B, atunci c%nd la cel pu#in unul dintre criteriile enerale de e$aluare aferente standardului s)a rspuns cu E&aE. ) neimplementat A/8B, atunci c%nd la fiecare dintre criteriile enerale de e$aluare aferente standardului s)a rspuns cu E/uE+

23

CHESTIONAR DE AUTOEVALUARE A STADIULUI DE IMPLEMENTARE A STANDARDELOR DE CONTROL INTERN/MANAGERIAL la data de 30.06.2012 Criterii generale de evaluare a Raspuns Explicatie as ciata stadiului implementarii raspunsului standardului La nivelul entitatii standardul este! Implementat "I#$ %artial implementat"%I# Neimplementat "NI#

I+Medi # de !ontro# Standard ,( Eti!a. inte&ritate A fost comunicat personalului un cod de conduita, care stabileste re uli de comportament etic in reali"area atributiilor de ser$iciu, aplicabil atat personalului de conducere cat si celui de e0ecutie din cadrul compartimentului1 6alariatii beneficia"a de consiliere etica si li se aplica un sistem de monitori"are a respectarii normelor de conduita1 Standard / > Atri* tii. ) n!tii. $ar!ini 5ersonalului ii sunt aduse la cunostinta documentele actuali"ate pri$ind misiunea entitatii, re ulamentele interne si fisele posturilor1 6arcinile,atributiile asociate posturilor sunt stabilite in concordanta cu competentele deci"ionale necesare reali"arii acestora1 Standard 1 > Co"petenta $i per)or"anta Au fost anali"ate si stabilite cunostintele si aptitudinile necesare a fi detinute in $ederea indeplinirii sarcinilor,atributiilor asociate 24

fiecarui post1 6unt identificate ne$oile de perfectionare a pre atirii profesionale a personalului1 6unt elaborate si reali"ate pro rame de pre atire profesionala a personalului, conform ne$oilor de perfectionare identificate anterior1 Standard 2 > F n!tii $en$i*i#e A fost intocmit in$entarul functiilor sensibile1 <ste stabilita o politica adec$ata de rotatie a salariatilor din functiile sensibile1 Standard 3( De#e&area 6unt stabilite si comunicate limitele competentelor si responsabilitatilor care se delea a1 &ele area,subdele area de competenta se reali"ea"a in ba"a unor proceduri specifice aprobate1 Standard # 4 > Str !t ra or&anizatori!a 6unt efectuate anali"e, la ni$elul principalelor acti$itati, in scopul identificarii e$entualelor disfunctionalitati in fi0area sarcinilor de lucru indi$iduale prin fisele posturilor si in stabilirea atributiilor compartimentului1 6tructura or ani"atorica asi ura functionarea circuitelor si flu0urilor informationale necesare supra$e ?erii si reali"arii acti$itatilor proprii1 II+ Per)or"anta $i "ana&e"ent # ri$! # i Standard 7 > O*ie!tive 6unt stabilite obiecti$ele specifice la ni$elul compartimentului1 2biecti$ele sunt astfel stabilite incat sa raspunda pac?etului de cerinte 63A;@ A 6) precise, 3) masurabile, A) necesare, ;) realiste, @) cu termen de reali"areB 25

6unt stabilite acti$itatile indi$iduale pentru fiecare salariat, care sa conduca la atin erea obiecti$elor specifice compartimentului1 Standard 8 ( P#ani)i!area ;esursele alocate sunt astfel reparti"ate incat sa asi ure acti$itatile necesare reali"arii obiecti$elor specifice compartimentului1 8n ca"ul modificarii obiecti$elor sprcifice, sunt stabilite masurile necesare pentru incadrarea in resursele reparti"ate1 Standard 9 ( Coordonarea 6unt adoptate masuri de coordonare a deci"iilor si acti$itatilor compartimentului cu cele ale altor compartimente, in scopul asi urarii con$er entei si coerentei acestora1 8n compartiment se reali"ea"a consultarea prealabila, in $ederea coordonarii acti$itatilor1 Standard ,: > Monitorizarea per)or"ante#or <ste instituit un sistem de monitori"are si raportare a performantelor, pe ba"a indicatorilor asociati obiecti$elor specifice1 Atunci cand necesitatile o impun, se efectuea"a o ree$aluare a rele$antei indicatorilor asociati obiecti$elor specifice, in scopul operarii corectiilor cu$enite1 Standard ,, > Mana&e"ent # ri$! # i 6unt identificate si e$aluate principalele riscuri, proprii acti$itatilor in cadrul compartimentului1 6unt stabilite masuri de estionare a riscurilor identificate si e$aluate la ni$elul acti$itatilor din cadrul compartimentului1 <ste asi urata completarea,actuali"area re sitrului rtiscurilor1 26

Standard ,3 > Ipoteze. reeva# ari 6tabilirea obiecti$elor specifice are la ba"a formularea de ipote"e,premise, acceptate prin consens1 6unt ree$aluate obiecti$ele specifice atunci cand se constata modificari ale ipote"elor,premiselor care au stat la ba"a fi0arii acestora1 III+ In)or"area $i !o" ni!area Standard ,/ > In)or"area Au fost stabilite tipurile de informatii, continutul, calitatea, frec$enta, sursele si destinatarii acestora, astfel incat personalul de conducere si cel de e0ecutie prin primirea si transmiterea informatiilor sa isi poata indeplini sarcinile de ser$iciu1 -olectarea , prelucrarea si centrali"area informatiilor se reali"ea"a in sistem informatic1 Standard ,1 > Co" ni!area -ircuitele informationale A traseele pe care circula informatiileB asi ura o difu"are rapida, fluenta si precisa a informatiilor, astfel incat acestea sa a=un a la timp la utili"atori1 6unt stabilite canale adec$ate de comunicare prin care mana erii si personalul de e0ecutie din cadrul unui compartiment sa fie informati cu pri$ire la proiectele de deci"ii sau initiati$e, adoptate la ni$elul altor compartimente, care le)ar putea afecta sarcinile si responsabilitatile1 Standard ,2 > Core$pondenta $i arhivarea 6unt aplicate proceduri pentru primirea,e0pedierea, inre istrarea si ar?i$area coprespondentei1 27

;e lementarile le ale in $i oare cu pri$ire la manipularea si depo"itarea informatiilor clasificate sunt cunoscute si aplicate in practica1 Standard ,4 > Se"na#area nere& #aritati#or A fost comunicata salariatilor procedura aplicabila in ca"ul semnalarii unor nere ularitati1 8n ca"ul semnalarii unor nere ularitati, conducatorul de compartiment a intreprins cercetarile adec$ate in scopul elucidarii acestora si a aplicat masurile ce se impun1 I<+ A!tivitati de !ontro# Standard ,7 > Pro!ed ri 5entru acti$itatile proprii au fost elaborate ,actuali"ate proceduri operationale1 5rocedurile operationale comunicate salariatilor sunt aplicate1 Standard ,8 > Separarea atri* tii#or 4unctiile de initiere, $erificare si aprobare a operatiunilor sunt functii separate si e0ercitate de persoane diferite1 -onceperea si aplicarea procedurilor asi ura separarea atributiilor1 Standard ,9 > S prave&herea 3ana erii supra$e ?ea"a si super$i"ea"a acti$itatile care intra in responsabilitatea lor directa1 6uper$i"area unor acti$itati care implica un rad ridicat de e0punere la risc se reali"ea"a pe ba"a unor proceduri prestabilite1 Standard /: ( Ge$ti nea a*ateri#or 8n situatia in care, din cau"a unor circumstante deosebite, apar abateri fata de procedurile stabilite, se intocmesc documente adec$ate, 28

aprobate la ni$el corespun"ator, inainte de efectuarea operatiunilor1 6e efectuea"a o anali"a periodica a circumstantelor si a modului cum au fost estionate abaterile, pentru $iitor, a unor conclu"ii de buna practica1 Standard /, > Contin area a!tivitatii 6unt in$entariate situatiile eneratoare de intreruperi in derularea unor acti$itati1 6unt stabilite si aplicate masuri pentru asi urarea continutitatii acti$itatii, in ca"ul aparitiei unor situatii eneratoare de intreruperi1 Standard // > Strate&ii de !ontro# Au fost elaborate strate ii de control adec$ate pentru atin erea obiecti$elor specifice1 6trate iile de control aplicate furni"ea"a o asi urare re"onabila cu pri$ire la atin erea obiecti$elor specifice1 Standard /1 > A!!e$ # #a re$ r$e 6unt emise acte administrati$e de re lementare a accesului salariatilor din compartiment la resursele materiale, financiare si informationale1 Accesul personalului la resurse se reali"ea"a cu respectarea stricta a normelor cuprinse in actele administrati$e de re lementare cu acest obiect1 <+ A ditatarea $i eva# area Standard /2 > <eri)i!area $i eva# area !ontro# # i -onducatorul compartimentului reali"ea"a , anual, operatiunea de autoe$aluare a subsistemului de control intern,mana erial e0istent la acest ni$el1 2peratiunile de autoe$aluare a subsistemului 29

de control intern,mana erial au drept re"ultat date, informatii si constatari pertinente necesare luarii de deci"ii operationale, precum si raportarii 1 Standard /3 > A dit # intern -ompartimentul de audit intern e0ecuta, in /u e afara misiunilor de asi urare, planificare si ca"ul aprobate de mana er si misiuni de consiliere pri$ind pre atirea procesului de autoe$aluare a sistemului de control intern,mana erial al ompartimentului1 -ompartimentul de audit intern dispune de /u e suficient personal pentru a reali"a inte ral ca"ul pro ramul anual de audit1 -onclu"ii cu pri$ire la stadiul de implementare a standardselor de control intern,mana erial ( "tan#ar#ele #e control a$ :o"t i%&le%entate in &rocent #e 3asuri de adoptat(

30