$$$

ERP nseamn integrarea tuturor aplicaiilor ntr-o

soluie global,
acoperind toate procesele inter-corelate ce
concretizeaz activitatea organizaiei,
eliminnd graniele dintre departamente (delimitrile
funcionale), ca i pe cele ale organizaiei cu mediul i
oferind posibiliti de utilizare multi-utilizator,
multi-scop i multi-spaiu.
2.1 Decizia adoptrii ERP
2.2 Motivaii pentru adoptarea sistemelor ERP
2.3 Structura unui proiect ERP
2.4 Fazele i activitile dintr-un proiect ERP
2.5 Cteva consideraii asupra procesului de selecie
a sistemului ERP
2.6 Strategii de implementare a sistemelor ERP
2.7 Strategii de tranziie ERP
2.8 Metodologii de implementare ERP
Decizia adoptrii ERP
Cele 3 condiii eseniale pentru succesul ERP:
alegerea celei mai potrivite soluii
educarea personalului
planificarea resurselor
Procesul decizional este declanat de problemele care apar
n colaborarea i interaciunea dintre departamente.
Ce aduce nou ERP fa de integrarea elementar?
Caracteristici cheie care individualizeaz soluiile ERP:
flexibilitate (rspunde cerinelor de schimbare);
modularitate i deschidere (arhitectura modular;
instalarea pe diferite platforme hardware);
evolutivitate (adaptabilitate pentru tehnologiile viitoare);
standardizare (platformele existente se neleg din punct
de vedere hardware i software).
ERP este considerat expresia cea mai fidel a
interdependenei dintre economic i tehnologia
informaional.
apropierea fa de clieni i furnizori, prin realizarea
unui lan valoric eficient;
reducerea costurilor produciei i stocurilor;
planificarea integral a resurselor ntreprinderii;
mbuntirea global a productivitii;
maximizarea profitului, prin flexibilitate i reactivitate
sporit la cerinele pieei,
reducerea erorilor n lanul comand-facturare-livrare;
reducerea timpilor de ateptare;
creterea calitii;
includerea clientului n proces (Extranet, reea virtual).
Criterii de selecie:
obligativitatea respectrii cadrului legal n Romnia i
alinierea la legislaia i normele europene;
posibilitatea operrii n moned naional, implem.
monedei unice europene, lucrul facil cu alte valute;
prelucrri n timp real;
structura modular;
independena fa de platforma hardware;
caracteristicile funcionale;
asigurarea unui nivel nalt al securitii i integritii
datelor;
flexibilitate n creterea numrului de utilizatori;
posibilitatea justificrii clare a investiiei.
Motivaii pentru adoptarea sistemelor ERP
modernizarea sistemului informaional,
creterea utilizabilitii i flexibilitii,
integrarea datelor i sistemelor,
reproiectarea proceselor economice,
reducerea cheltuielilor de ntreinere i minimizarea riscurilor,
deschiderea ctre Web i aplicaiile Internet.
Motivaii pentru adoptarea sistemelor ERP
Motivaia investirii n sisteme IT (studiu al lui J. Ward):
mbuntirea performanelor activitii (vitez, acuratee,
economii);
integrarea datelor i sistemelor, viznd eliminarea redundanei,
inconsistenei i dezinformrii;
evitarea dezavantajelor economice i minimizarea riscurilor.
Structura unui proiect ERP
Un proiect ERP are 2 mari componente: obiectivele i fazele.
durata,
funcionalitate,
resurse,
riscuri,
complexitate,
beneficii.
Obiectivele sunt caracteristicile cele mai importante
pentru succesul proiectului. Ele sunt:
Corelaii ntre obiectivele proiectului ERP
N N N N
Funcionalitate
- + + N
Durat
+ - N -
Complexitate
+ + + -
Riscuri
+ + + N
Resurse
+ N N N +
Beneficii
influeneaz celelalte obiective:
Funcional
itate
Durat Complexitate Riscuri Resurse
Valori mari
pentru
Activitile unui proiect ERP
1. Educarea managerilor i acionarilor
2. Formarea echipei proiectului
3. Analiza cerinelor
4. Planul de integrare al afacerii
5. Stabilirea obiectivelor proiesctului
6. Pregtirea echipei proiectului
7. Studiul ofertei de soluii ERP
8. Fezabilitatea economic
9. Cererea de ofert
10.Evaluarea resurselor hardware
11.Vizitele de lucru ale furnizorilor ERP
12.Demonstraiile soluiilor software
13.Sesiunile de planificare anticipat
14.Procesul de luare a deciziei
15.ntocmirea i semnarea contractului
Activitile unui proiect ERP
16.Planificarea de detaliu
17.Activitile de instruire ERP
18.Configurarea aplicaiilor
19.Stabilirea politicii de proiect
20.Discutarea rapoartelor
21.Maparea funcional
22.Protopizarea i testarea
23.Adaptarea aplicaiilor
24.Conversia datelor
25.Planurile de urgen
26.Documentaia proiectului
27.Instruirea utilizatorilor finali
28.Auditare
29.Suport post-implementare
30.Educare continu i ntreinere
Leaderul echipei
de consultanti
producator/ furnizor
ERP
Consultant tehnic Consultant aplicatii Consultant aplicatii Comitetul executiv
Membru al echipei Membru al echipei Membru al echipei
Utilizator final Utilizator final Utilizator final
Managerul
sistemului
informational
Managerul financiar Managerul aplicatiei
Consultant
management
Consultant IT
Leaderul echipei
Consultant IT
Leaderul echipei
Consultant IT
Leaderul echipei
Manager de
proiect
Nucleul echipei ERP
Participanti functionali
Manageri functionali
Consideraii asupra procesului de selecie
a sistemului ERP
Factorii care influeneaz selecia se ncadreaz n cteva
mari categorii:
dimensiunea afacerii i amploarea proiectelor viiitoare,
infrastructura tehnologic i necesarul de investiiii,
specificul activitii desfurate,
gradul de dispersie geografic,
stuctura aplicaiilor existente.
Criteriile care se regsesc cel mai adesea n procesul de selecie
a sistemelor ERP sunt:
validarea sistemului de ctre pia i referinele primite
suportul i asistena
adaptabilitatea i flexibilitatea aplicaiilor
caracterul internaional al software-ului
consideraii strategice
arhitectura modular a sistemului
poziia furnizorului ERP pe pia
implementarea proceselor economice dorite
timp de implementare scurt
independena fa de platforme (sistem de operare, baze de date)
disponibilitatea instrumentelor de adaptare a software-ului
disponibilitatea unor soluii specifice ramurii/domeniului de
activitate
Identificarea
si formularea
problemei
(A)
Formarea
echipei
Consultanti
Toate
departamentele
Echipa de
proiect

(B)
Colectarea
X
(C)
Definirea
alternativelor
(D)
Evaluarea i
compararea
X
X
Echipa de
proiect
Echipa de
proiect
nceput Problema identificat
Echipa de proiect
format
I. Colectare
complet
Problem definit
incomplet
Definirea
alternativelor
Alternative
insuficiente
Informare
incomplet
(D)
Evaluarea i
compararea
alternativelor
A


Formularea
deciziei
A
Control
Implementare
Luarea deciziei
i implementarea
complet
Echipa de
proiect
2 1 14 4 38 5 45 1
C ii i
16,7 11,1 55,6 16,7
I. M. M.
Poziia furnizorului ERP pe pia
0 4,1 37,1 58,8
Companii mari
0 0 57,9 42,1
I. M. M.
Suport i asisten
12,2 19,4 30,6 37,8
Companii mari
31,6 46,3 10,5 11,6
I. M. M.
Caracterul internaional al
software-ului
6,2 23,7 39,2 30,9
Companii mari
5,3 52,6 26,3 15,8
I. M. M.
Independena fa de platforme
1,0 5,2 44,3 49,5
Companii mari
0 5,3 26,3 68,4
I. M. M.
Adaptabilitatea i flexibilitatea
aplicaiilor
5,2 13,4 51,5 29,9
Companii mari
0 5,3 57,9 36,8
I. M. M.
Timp de implementare scurt i
costuri mici
39,2 27,6 20,6 12,4
Companii mari
57,9 26,3 10,5 5,3
I. M. M.
Nevoile clienilor i furnizorilor
9,3 29,9 40,2 20,6
Companii mari
5,9 52,9 29,4 11,8
I. M. M.
Capabiliti de inovaie
mbuntite
3,1 9,2 38,8 49,0
Companii mari
5,3 21,1 42,1 31,6
I. M. M.
Creterea flexibilitii
organizaionale
1,0 6,1 40,8 52,0
Companii mari
0 21,1 47,4 31,6
I. M. M.
mbuntirea proceselor
5,2 14,4 35,1 45,4
Companii mari
5,3 26,3 42,1 26,3
I. M. M.
Creterea satisfaciei clienilor
Irelevant Neconcludent Important
Foarte
important
Procente rspuns
Tip organizaie Criteriu
- studiu realizat pe un eantion de 138 de organizaii,
dintre care 116 companii mari.
Se observ ponderi diferite acordate de cele dou categorii.
Flexibilitatea organizaional a primit procente mai mici
din partea I.M.M.-urilor, ntruct ele nu doresc implementarea ERP
pentru atingerea acestui deziderat. Aceste firme doresc aplicaii
flexibile i uor adaptabile, care pot fi implementate ntr-un timp
scurt i cu resurse ct mai puine.
Se acord puin importan caracterului internaional al software-
ului, ca i independenei fa de platforme, ntruct noul sistem va
nlocui complet aplicaiile existente n firm spre deosebire de
marile companii care doresc adesea s pstreze unele aplicaii i s
le integreze n noul sistem.
Metode de culegere a informaiilor despre piaa ERP:
discuii cu fiecare furnizor ERP;
prezentri realizate de furnizorii ERP;
analiza materialelor de prezentare a sistemelor propuse;
consultana de specialitate;
chestionare;
analiza prototipurilor de aplicaii;
analiza studiilor de pia independente etc.
Strategii de implementare a sistemelor ERP
Motivaia fiecrei organizaii pentru alegerea ERP
determin strategia de implementare.
Sunt trei mari categorii de motive:
motivaia tehnic aplicaii izolate, platforme nvechite fa
de prezentul tehnologic;
motivaia operaional mbuntirea proceselor,
vizibilitatea informaional, reducerea costurilor operaionale;
motivaia strategic mbuntirea relaiilor cu clienii,
restructurarea afacerii, standardizarea multi-locaie, nevoia de
eficien i integrare.
Strategii de implementare a sistemelor ERP
Strategia Big Bang metodologie rapid, uoar i are
costuri minime.
Calendarul activitilor
Strategii de implementare a sistemelor ERP
Strategia riscurilor minime
Calendarul activitilor
Strategii de implementare a sistemelor ERP
Strategia de buget
Calendarul activitilor
risc mare
suport post-implementare ridicat
vulnerabilitate la migrarea
personalului
inflexibilitate
nu se adapteaz schimbrilor
tehnologice
nu beneficiaz de expertiza extern
se regsesc elementele de baz ale
proiectelor ERP
resurse tehnice puternice
adaptare la fluxurile de procese
economice
bun comunicare
Strategia
"prin fore
proprii"
este agresiv i dificil reproiectarea integral
informaional i organizaional
redefinirea tuturor proceselor
economice
Strategia
"Big Bang"
implementare de durat
dificil de nsuit din punct de vedere
conceptual
presupun sprijinul conducerii la vrf
solicit resurse dedicate
este scump
sunt asigurate beneficii maxime
se evit "surprizele" majore
este respectat bugetul
sunt posibiliti sporite de obinere a
rezultatelor dorite
activitatea organizaiei este
perturbat n mai mic msur
Strategia
riscurilor
minime
Dezavantaje Avantaje Strategie
risc mare de eec
durat mare a implementrii
solicit adesea reluarea
activitilor
poate fi respins de organizaie
probleme funcionale i de
performan
beneficii modeste
simpl
planificare minim
costuri iniiale sczute
Strategia
de buget
risc mediu
foarte scump
posibile adversiti n relaiile
dintre parteneri
dependena de parteneri
beneficiaz de
expertiza i experiena
partenerilor
solicit puine resurse
din partea organizaiei
Strategia
de
parteneria
t
risc mare
costuri mari
posibile deficiene funcionale
dependena de furnizor/
implementator
dificulti la preluarea sistemului
de ctre utilizatori
nu sunt solicitate
resurse interne, dect
n foarte mic msur
Strategia
"la cheie"
Strategii de tranziie ERP
Practica implementrii de sisteme a consacrat mai multe
posibiliti de realizare a tranziiei de la vechi la nou:
integral, pe faze, paralel.
Tranziie integral
Tranziia pe faze
Tranziia paralel
Metodologii de implementare ERP
Pornind de la cadrul general al activitilor specifice
unui proiect ERP, metodologiile descriu fazele de
parcurs n desfurarea acestuia.
Exemple de metodologii: AcceleratedSAP (ASAP) de la
SAP, The Total Solution de la Ernst&Young, Fast Track
Workplan de la Deloitte&Touche.
1. Pregtirea proiectului (include planificarea i organizarea).
2. Modelarea afacerii - se bazeaz pe un set de procese
economice predefinite. Rezultatul este un model vizual al
afacerii.
3. Execuia - instalarea i configurarea suitei R/3 System.
4. Testarea - asigur pregtirea final a sistemului pentru
punerea n lucru i instruirea utilizatorilor finali.
5. Punerea n lucru i suportul post-implementare (utilizeaz
proceduri i msurtori pentru determinarea beneficiilor
noului sistem R/3.
AcceleratedSAP (ASAP)
ASAP ofer exemple, liste de verificare pe activiti,
abloane, care sunt utilizate ca punct de plecare, pentru a
evita reinventarea roii".
ASAP numete aceste elemente acceleratori.
Aplicarea metodologiei ASAP sau a altora similare prezint
avantajul cunoaterii nglobate n acestea, expertiza i
experiena acumulate n practica implementrilor ERP.
Suportul post-implementare i serviciile oferite de
SAP sunt oferite i prin Online Service System
suport electronic prin conectare de la distan.
(continuare)