INTRODUCERE N TEORIA INFORMRII I DOCUMENTRII TIINIFICE I TEHNICE

Informarea tiinific i tehnic reprezint astzi un element fundamental n dezvoltarea oricrei ri, fiind la baza mbuntirii condiiilor de trai ale oamenilor. Activitatea de informare tiinific i tehnic a aprut din necesitatea de a se face fa exploziei informaionale care se constat n prezent, i reprezint o parte integrant a activitii de cercetare tiinific, dezvoltare tehnologic i introducere a progresului tehnic.

1.Noiuni elementare

n societatea modern pentru a se putea adapta condiiilor impuse de gradul nalt de tehnologizare, omul are nevoie permanent de informaie.
Pentru a uura nelegerea, trebuie s fie explicai urmtorii termeni: Informaia este o cunotin format dintr-o mulime de date care se refer la un subiect sau un eveniment comunicabil sub orice form (scris, audio, video, etc.). Informaia comunicat infirm, completeaz sau modific ceea ce este cunoscut despre un fapt, subiect sau eveniment.

Informarea documentar reprezint totalitatea activitii ntreprinse n scopul gsirii informaiilor i datelor dintr-un anumit domeniu de interes. Regsirea informaiilor i datelor cuprinse n diferite tipuri de documente i publicaii tiinifice i tehnice, reprezint una dintre problemele de baz ale activitii de informare documentar. Analiza documentar reprezint activitatea de examinare a unui document i de extragere a datelor bibliografice i de coninut ale acestuia, i presupune parcurgerea urmtoarelor etape: studierea documentului primar, extragerea datelor i informaiilor, i caracterizarea coninutului documentului. Cercetarea documentar este o problem complex, din cauza extraordinarei dezvoltri a tiinei i tehnologiei.

2.Sisteme de nmagazinare i regsire a informaiilor

Informarea i documentarea tiinific i tehnic au drept scop conectarea rapid a persoanei interesate cu documentele necesare rezolvrii problemei sale. n acest sens au fost create sisteme specializate de nmagazinare i regsire a informaiilor prin intermediul crora beneficiarul are acces n mod direct sau indirect, la informaiile solicitate. Sistemul de informaii reprezint un complex de metode i reguli de prelucrare i regsire a informaiilor i de mijloace tehnice utilizate pentru efectuarea acestor procese ntr-o unitate funcional, i ndeplinete urmtoarele funcii:

- funcia reglatoare a circulaiei documentelor, care const n identificarea dup anumite caracteristici a tuturor documentelor care conin informaiile legate de un anumit subiect;
- funcia de orientare a beneficiarilor n masa de informaii, care const n furnizarea informaiilor concrete care reprezint rspunsuri la ntrebrile puse n legtur cu un anumit subiect. n prezent exist mai multe tipuri de sisteme documentare de nmagazinare i regsire a informaiilor. a. Sistemele faptice de nmagazinare i regsire a informaiilor sunt bnci de date destinate s furnizeze informaiile faptice, reprezentate de date extrase din cuprinsul documentelor care redau pri selectate ale acestuia (ex: formula molecular a unui compus chimic, aciunile unui medicament, etc.), informaii care sunt nsoite de o serie de coduri necesare nmagazinrii lor n memoria sistemului.

b. Sistemele convenionale de nmagazinare i regsire a informaiilor se bazeaz pe metode i reguli tradiionale de preluare, nmagazinare i regsire a informaiilor. Aceste sisteme sunt cele mai utilizate n prezent i folosesc fie de catalog clasice i implic tehnici de lucru manuale. n cadrul sistemelor convenionale, procesele de prelucrare, nmagazinare i regsire a informaiilor se realizeaz conform schemelor de clasificare alfabetic, sau a celor ierarhizate. Sunt cunoscute trei tipuri de sisteme convenionale de nmagazinare i regsire a informaiilor: - nmagazinarea i regsirea informaiilor dup autori; - nmagazinarea i regsirea informaiilor dup subiect; - nmagazinarea i regsirea informaiilor dup clasificri ierarhizate.

nmagazinarea i regsirea informaiilor dup autori presupune c autorul este elementul principal al descrierii bibliografice, fiind atributul cel mai important al majoritii publicaiilor i indiferent unde se afl el indicat n document, este relevat n descrierea documentului. n cazul documentelor de tip dicionar, ndreptar, manuale de referin, manuale didactice, drept autori sunt considerai toi cei ce au realizat lucrarea respectiv. nmagazinarea i regsirea informaiilor dup subiect presupune determinarea subiectului documentului, adic formularea scurt a coninutului documentului cu ajutorul unuia sau al mai multor cuvinte caracteristice (poart denumirea de vedet de subiect). Vedetele de subiect sunt aranjate n ordine alfabetic i sub ele sunt nscrise descrierile bibliografice ale documentelor sau sunt trecui indicii din schema de clasificare.

nmagazinarea i regsirea informaiilor dup clasificri ierarhizate presupune punerea n ordine a unei colecii de documente sau informaii, dup ordinea prevzut de un sistem de aranjare ierarhizat. Acest sistem ncadreaz documentul sau informaia ntr-o clas dinainte stabilit i i atribuie un simbol documentului sau informaiei cuprinse n document. n schemele de clasificare ierarhizate, termenul de clas este folosit pentru a desemna o mulime de uniti care posed o caracteristic comun, aceasta din urm dnd mulimii caracterul de clas. Clasele mari sunt subdivizate n subclase, acestea n diviziuni, etc.
c. Sistemele neconvenionale (moderne) de nmagazinare i regsire a informaiilor se bazeaz pe metode i reguli moderne de preluare, nmagazinare i regsire a informaiilor. Aceste sisteme folosesc: microfie, suporturi electronice (CD-uri, diskete), calculatoare, etc. n concluzie, sistemele de nmagazinare i regsire a informaiilor, au drept scop s fac posibil alegerea (dup anumite caracteristici) dintr-o mulime de informaii, a documentelor i informaiilor care corespund cu cererea de informare.

Orice sistem de nmagazinare i regsire a informaiilor este constituit din dou mari componente: limbajul i memoria.
2.1.Limbajul Limbajul reprezint cea mai important component a oricrui sistem de nmagazinare i regsire a informaiilor i este destinat introducerii i regsirii informaiilor n sistemul de informare. Pentru a ndeplini aceste funcii limbajul sistemului de nmagazinare i regsire a informaiilor trebuie s ndeplineasc urmtoarele condiii: - s fie univoc (fiecare nscriere n limbaj s reprezinte doar o singur interpretare); - s aib o putere semantic mare (s permit exprimarea n termenii lui a oricrui text scris n limbaj natural, pentru descrierea coninutului unui document sau al unei cereri de informare).

Limbajul natural reprezint mijlocul de comunicare utilizat curent de ctre oameni n viaa social.
Tipuri de limbaj Pentru nmagazinarea i regsirea informaiilor se utilizeaz n prezent trei tipuri de limbaje: - limbaje de tip clasificator, la folosirea crora coninutul principal al documentului este exprimat cu ajutorul indicelui corespunztor din unul din sistemele de clasificare; - limbaje de tip vocabular, la folosirea crora coninutul principal al documentelor este exprimat cu ajutorul cuvintelor cheie, aranjate n ordine alfabetic; - limbaje de tip descriptor, la folosirea crora coninutul principal al documentelor este exprimat cu ajutorul cuvintelor caracteristice prestabilite (descriptori), aranjate n diverse liste sau vocabulare.

2.2.Memoria Memoria sistemului de nmagazinare i regsire a informaiilor reprezint orice sistem destinat s nregistreze i s nmagazineze informaiile n timp, i are drept scop reproducerea la cerere a informaiilor solicitate. Este alctuit din celule. Celula este elementul principal pentru nmagazinarea unui model de regsire a documentului i poate fi reprezentat de o fi de catalog, o fi perforat, o zon a benzii magnetice, etc. Caracteristicile memoriei sunt reprezentate de capacitatea memoriei i de timpul de acces la memorie. Capacitatea memoriei este determinat de cantitatea de informaii care poate fi nregistrat, n timp ce timpul de acces la memorie reprezint timpul necesar pentru a gsi n memorie celulele necesare i a citi sau nregistra informaiile coninute.

Memoria unui sistem de nmagazinare i regsire a informaiilor este de dou feluri: memorie activ i memorie pasiv.
a. Memoria activ se mai numete i memorie informaional i are rolul s nmagazineze modelele de regsire a documentelor mpreun cu codul (adresele de nmagazinare) acestora. Regsirea informaiilor cu ajutorul memoriei active se face prin compararea modelelor de regsire a documentelor nmagazinate cu modelul cererii i se hotrte apoi care sunt documentele pertinente. Acest tip de memorie se constituie pe urmtoarele suporturi: fie clasice de catalog, fie perforate marginal (presupun selecia manual a documentelor); fie cu cmp perforat (pot avea selecie manual sau mecanic a documentelor); suporturi magnetice (benzi, diskete, CD-uri) i medii fotografice (microfilme, microfie, etc.). b. Memoria pasiv se mai numete i memoria documentar i nu are rol activ n regsirea informaiilor. Acest tip de memorie servete numai pentru nmagazinarea documentelor.