Sunteți pe pagina 1din 52

Prezentare general

MANAGEMENTUL TIMPULUI

Managementul i gestiunea timpului n organizaii


Importana managementului timpului A furniza cea mai mare valoare, la cel mai mic cost, n perioada de timp cea mai scurt posibil este ntr-adevr provocarea dominant pentru firmele productoare de astzi. Factorul timp a devenit, astfel, proeminent n discuiile academice privind factorii strategici de succes. Companiile orientate spre timp i msoar succesul n termeni de timp valoare - performan, ele i reproiecteaz procesele pentru orientarea temporal, i i bazeaz competitivitatea pe viteza cu care satisfac nevoile clienilor (mult mai rapid dec t competiia!.

Managementul i gestiunea timpului n organizaii


Orientarea temporal are n vedere un stil de management i un mod de a face afaceri care acord timpului o prioritate egal sau chiar mai mare dect costului sau eficienei

Managementul i gestiunea timpului n organizaii


"o#er i $out difereniaz dou caracteristici de baz ale orientrii temporale%

Cu c t flu&urile de informaii, deciziile i flu&ul materialelor sunt mai rapide, cu at t compania poate rspunde mai rapid la comenzile clienilor sau s se alinieze la cererea pieei' n al doilea r nd, orientarea temporal este o paradigm managerial, o modalitate prin care se g ndete asupra cilor prin care poate fi structurat i condus o organizaie i a modalitilor prin care poate fi obinut un avanta( competitiv real n raport cu ceilali competitori e&isteni sau posibil de aprut pe pia.

Managementul i gestiunea timpului n organizaii


)-a alergat n vitez spre inte greite, irosindu-se resurse i timp. *entru a iei din aceast situaie, omenirea nu are nevoie, att de ceas, ct de busol.

Managementul i gestiunea timpului n organizaii

*rincipalele caracteristici ale timpului


este o resura atipica un bun e&trem de perisabil specific fiecarei persoane nu poate fi imprumutat sau stocat

Managementul i gestiunea timpului n organizaii


+impul poate fi investit de o manier care s asigure o cretere a valorii financiare, dar timpul, n sine, nu este banul.

O bucat de timp este o bucat de aur, dar niciodat nu poi cumpra bucata de timp cu bucata de aur. Timpul a devenit una dintre principalele msuri ale performanei n procesul de afaceri.

Managementul i gestiunea timpului n organizaii


aracteristicile de ba! ale timpului" aracterul trector - timpul obiectiv nu este o resurs care poate fi dominat sau deinut de cineva'

#ntangibilitatea - timpul nu poate fi cumprat i avanta(ele legate de acesta pot fi obinute pe baza utilizrii altor resurse (caracterul indirect al resurselor!'

Managementul i gestiunea timpului n organizaii


aracteristicile de ba! ale timpului" #reversibilitatea - timpul nu este reversibil (unele consecine pot fi reglate sau refcute pe baza folosirii altor resurse!'

omparabilitatea - timpul obiectiv nsui nu poate fi utilizat pentru dob ndirea de avanta(e competitive fiind un sistem de msur pentru orice firm.

Managementul i gestiunea timpului n organizaii

,e ce gestionarea timpului este nc o problem.-ai ntrebat vreodat% /$e ce nu sunt destule ore ntr-o !i%&

)untei de acord cu afirmaia% '$ac vrei un lucru bine fcut trebuie s-l faci singur(. ) simii adesea nemulumit pentru c nu putei finali!a sarcini importante%

.-ai uitat vreodat la ceas pentru a constata cu o uoar panic faptul c este de*a ora + dup-amia! i nici mcar nu ai nceput ceea ce voiai s reali!ai n !iua respectiv%

Managementul i gestiunea timpului n organizaii

,e ce gestionarea timpului este nc o problem-

nd avei de reali!at sarcini critice ca raportul de sfrit de an, a*ungei s lucrai noaptea i la sfrit de sptmn pentru a le termina% ,i se ntmpl s depii totui termenul limit% -i decis vreodat s acceptai un nou proiect important doar pentru c este prea important pentru a fi lsat pe mna altcuiva, asta n timp ce v simeai de*a

suprancrcat% -vei un simmnt vag c ceva nu este n regul cu modul n care lucrai, dar nu putei spune precis ce anume%

Managementul i gestiunea timpului n organizaii

Influena puternic a naturii umane

*ractic, aproape toate 'legile( gestionrii timpului sunt n contradicie cu natura uman. .ropriul eu, dorina de a plcea, teama de a supra, teama de noi provocri, curio!itate, nesiguran, mndria pentru propriile capaciti, invidierea altora, ambiie, perfecionism, toate acestea sunt trsturi umane i ele sunt fatale pentru ncercrile dumneavoastr de a folosi timpul mai bine, mai nelept.

Managementul i gestiunea timpului n organizaii


,oriti sa obtineti controlul asupra timpului dumneavoastra Invatati sa recunoasteti tendintele puternice ale naturii umane0 +rebuie sa va autoeducati pentru a va sc1imba modul de actiune.

Managementul i gestiunea timpului n organizaii


2imnui nu-i place de fapt s-i recunoasc slbiciunile. 3n loc de aceasta gsim c este mult mai uor s dm vina pe alii.

Managementul i gestiunea timpului n organizaii


cau!a adevrat care st la baza celor mai muli factori risipitori de timp este persoana care permite s-i fie irosit timpul.

Managementul i gestiunea timpului n organizaii


,e ce acceptati sa fiti intrerupti de telefon nu vrei s fii nepoliticos' vrei s fii considerat un manager /desc1is4 la dialog' presupunei c interlocutorul are ceva important de comunicat i prin urmare este o ntrerupere (ustificat' v place sa fii sociabil' dorii s fii informat despre tot ce se nt mpl' credei c tii rspunsul la ntrebarea interlocutorului mai bine dec t oricine altcineva.

Managementul i gestiunea timpului n organizaii

5actorii care risipesc cel mai mult timpul presedintilor de companii%

informaii insuficiente pentru a se putea a*unge la o soluie/ anga*ai care au probleme/ telefonul/ sarcini de rutin/ edine. 6bservai c sunt toi factori generai din e0terior/ preedinii au dat vina pe alii.

Managementul i gestiunea timpului n organizaii


Factori risipitori de timp sunt generai din interior' managerii av nd o nou perspectiv reali!au acum c vina este a lor%

ncercarea de a face mai multe lucruri n acelai timp/ estimri de timp nerealiste/ amnarea unor sarcini/ neatenie la ce li se spune/ lipsa de hotrre n a spune 'nu(.

Managementul i gestiunea timpului n organizaii


6biceiuri vec1i, obiceiuri noi

Alt motiv pentru care muli oameni au dificulti n aplicarea te1nicilor de gestionare bun a timpului este acela c ele vin n contradicie cu modelele de obiceiuri personale. Atunci c nd a(ungem la modelul de folosire a timpului, obiceiurile pot fi deosebit de perfide. .om prezenta, n cele ce urmeaz, c teva e0emple"
*rimul lucru pe care-7 face )am dimineaa este s-i citeasc corespondena' ntotdeauna a procedat astfel' Alice are dou calendare, unul pentru nt lniri de afaceri i unul pentru programul personal' ea folosete aceast practic de c nd a obinut prima slu(b i a primit drept cadou de absolvire dou agende de nt lniri' 8ar9-"et1 are obiceiuri bine stabilite pentru coresponden' i scrie de m n pe foi liniate scrisorile i notele pentru celelalte departamente (spune c aa g ndete mai bine!, le d asistentei ei pentru a scoate o ciorn tiprit, revizuiete ciorna, se mai uit o dat pe varianta final s nu fie greeli i n sf rit o semneaz.

Managementul i gestiunea timpului n organizaii

.utei identifica greelile lor%

*robabil c nu e&ist nimic n corespondena lui )am care s nu poat atepta p n dup-amiaz' el ar fi trebuit s-i rezerve prima or pentru sarcina cu cea mai mare prioritate. 8ar9-"et1 ar putea reduce timpul pentru corespondent la o treime dac%
ar lsa asistena s se ocupe de corespondena de rutin i de elaborarea unor sc1ie pentru rspunsurile la situaii necritice' ar nva arta dictrii' ar renuna la ideea c fiecare scrisoare trebuie s fie perfect' ar avea ncredere n asistenta ei c nu va face greeli.

C t despre Alice, este contient c se ncurc adesea n anga(amente care se suprapun, dar atribuie acest rezultat neateniei ei fr s vad c problema real este sistemul pe care-7 folosete.

Managementul i gestiunea timpului n organizaii

Concepii greite despre gestionarea timpului

1estionarea timpului nu este altceva dect o problem de bun-sim. 2 descurc bine la serviciu, deci mi gestione! timpul cum trebuie. 3ucre! mai bine sub presiune/ gestionarea timpului mi-ar lua acest stimulent. Folosesc un calendar pentru ntlniri i o list cu lucruri de fcut. 4u este suficient% Oamenii iau prea n serios problema gestionrii timpului/ asta i ia toat distracia din via.

Managementul i gestiunea timpului n organizaii

Concepii greite despre gestionarea timpului

1estionarea timpului te lipsete de libertate, iar eu sunt o persoan spontan 1estionarea timpului poate fi bun pentru anumite tipuri de munc, dar munca mea este foarte creativ 1estionarea timpului presupune o mulime de munc suplimentar. 4u am timp pentru aceasta.

Managementul i gestiunea timpului n organizaii

)copul real al gestionarii timpului este%


a! 8ai putin stres prin controlul timpului

Criza de timp duce la decizii pripite, actiuni sub presiune, planificare abandonata, eficienta diminuata, irascibilitate, nerespectarea termenelor si cresterea stresului' 6rice factor risipitor de timp este un potential factor de stres' :estionarea timpului inseamna gestionarea stresului la cel mai inalt nivel.

Managementul i gestiunea timpului n organizaii

b! ;c1ilibrul ntre munc i viaa personal

5untei un maniac al muncii% 6ste un lucru chiar att de ru s fii un maniac al muncii% 7n program de lucru prelungit constant este considerat de obicei un semn al acestei 'boli( Adevraii maniaci ai muncii sunt deci stp nii de munc, la fel ca de un viciu. ;i au dorina nestvilit de a fi mereu ocupai i de aceea se ngroap n muni de 1 rtii. )unt atrai de munca de rutin i care consum mult timp, fr s se intereseze dac rezultatul are valoare pentru firm.

Managementul i gestiunea timpului n organizaii

Testul pentru dependena de munc


8. ) sculai devreme orict de tr!iu v-ai culca seara% 9. $ac mncai singur, citii sau lucrai n timp ce mncai% :. )i se pare dificil s nu facei nimic% ;. 5untei o persoan energic i creia i place competiia% +. 3ucrai la sfrit de sptmn sau n timpul srbtorilor% <. .utei lucra oriunde i oricnd% =. )i se pare dificil s luai vacan% >. ) temei de pensie%

Managementul i gestiunea timpului n organizaii

$ar este ntr-adevr un lucru att de ru s fii un maniac al muncii% / 8aniacii muncii sunt dependeni de munc i nu de rezultatele ei. ;i muncesc de dragul de a munci i munca lor nu are un impact ma(or. Aceti oameni nu fac niciodat vreo descoperire, nu iau poziie n vreo problem i nu a(ung pe poziii manageriale superioare.4

Managementul i gestiunea timpului n organizaii


8ulte practici ale maniacilor muncii n ce privete gestionarea timpului sunt bizare%

au tendina s munceasc cel mai mult pentru sarcinile cele mai puin productive' au tendina s se concentreze pe sarcinile cele mai viabile i nu pe cele cu prioritate mai mare' refu! s delege sarcini c nd pot s o fac' reacioneaz e&agerat la crize plon( nd ntr-o nc lceal de activiti agitate care sperie prin diversitatea lor c1iar i pe manageri.

Managementul i gestiunea timpului n organizaii


8ai sunt unii care cred c dac sunt numii /maniaci ai muncii4 este un compliment. ns conductorii de firme mai luminai tiu c munca prelungit produce oboseal, iar aceasta are drept rezultat greeli. ;i mai tiu c persoanele care se spetesc p n t rziu n noapte, c nd toat cldirea este n ntuneric nu muncesc probabil cu rezultatele dorite. ,e asemenea, managerii tiu c servietele burduite cu 1 rtii i birourile necate n dosare nu indic loialitate, ci incapacitate de a delega sarcini' iar g ndirea clar, proaspt, creativ caracteristic unui inovator va veni mult mai probabil de la o persoan care tie cum s se rela&eze i s-i rencarce bateriile dec t de la una care este istovit mental i emoional.

Managementul i gestiunea timpului n organizaii


Atunci c nd lucrezi dup un program prelungit se nt mpla dou lucruri%

presupui c vei avea mai mult timp s finalizezi o sarcin i c urmare ncetineti ritmul' se instaleaz oboseala i nu mai poi lucra cu o minte proaspt. <ezultatul este scderea eficienei i comiterea de greeli pentru a cror corectare sunt necesare alte ore de munc.

Managementul i gestiunea timpului n organizaii


.reul pltit de familiile persoanelor dependente de

munc este enorm. $ivoruri, relaii rupte, copii nstrinai cu serioase probleme de comportament toate acestea sunt probleme obinuite n casele acestor maniaci ai muncii.

Managementul i gestiunea timpului n organizaii

um scpai de dependena de munc%

stabilii-v scopuri care s reflecte ec1ilibrul ntre aspectele diverse ale vieii dumneavoastr i nvai s v folosii mai bine timpul.

Managementul i gestiunea timpului n organizaii

c! *roductivitatea individual
.roductivitate ? #eiri @ #ntrri $ou ci pentru a mbunti productivitatea"
creterea ieirilor meninnd intrrile constante/ reducerea intrrilor meninnd ieirile constante

Managementul i gestiunea timpului n organizaii


.roductivitate ? A.9;B fleacuri CieiriD @ >;B ore EintrriD ? 88.
aF .roductivitate ? 8B.B>B fleacuri @ >;B ore ? 89/ bF .roductivitate ? A.9;B fleacuri @ ==B ore ? 89/ cF .roductivitate ? 88.B>> fleacuri @ ==B ore ? 8;,;. Tehnicile modeme de gestionare a timpului au potenialul de a mbunti ambele laturi ale relaie" creterea produciei Eieiri crescuteF ntr-un timp mai mic Eintrri reduseF.

Managementul i gestiunea timpului n organizaii

)tudiile psi1ologilor din industrie arata ca%

8anagerii au o eficienta, in medie, de numai =>? Consuma in medie @ minute la fiecare convorbire telefonica *roblemele importante ar putea fi rezolvate in A minute, ma&imum = <ezulta ca productivitatea s-ar dubla si timpul (resursa limitata! s-ar economisi

Managementul i gestiunea timpului n organizaii


' Tocmai am redus cu 8BG personalul i cu toate acestea ni se cere s cretem producia. um putem face aceasta, pentru $umne!eu%( +ocmai am vzut o soluie foarte important% gestionarea mai bun a timpului. 6ricine face eforturi serioase economisete dou ore pe zi. Aceasta nseamn 7> ore pe sptm n, B> de ore pe lun. ,eci n fiecare lun obinei o sptm n n plus, 7A sptm ni - adic = luni - n plus pe an. Imaginai-v ce ar putea realiza organizaia dumneavoastr dac fiecare ar lucra 7C luni ntr-un an calendaristic0

Managementul i gestiunea timpului n organizaii

d! )uccesul n realizarea obiectivelor

'$ac nu tii ncotro te ndrepi, nu contea! pe ce cale o iei.( Acestei zicale cunoscute, s-ar putea aduga% /i nu contea! nici n ct timp a*ungi acolo.( , 5r obiective, drumul dumneavoastr prin via ar fi nt mpltor, negli(ent, ineficient. ,ac nu dispui de timp, nu poate fi realizat nici cel mai simplu obiectiv.

Managementul i gestiunea timpului n organizaii


Obiectivele reprezint o cale - i una foarte eficient - de a v motiva pentru a spori realizrile. ,ar nimeni nu a realizat vreodat un obiectiv pretenios fr s-i dedice timp. A v asigura c dispunei de timpul necesar pentru realizarea obiectivelor dumneavoastr este tocmai rolul gestionrii timpului.

Managementul i gestiunea timpului n organizaii

5tabilirea obiectivelor v ofer mai mult timp.

2atura uman este astfel alctuit nc t dac nu avem un obiectiv de ndeplinit ntr-o anumit zi avem tendina s rtcim fr scop. C1eia const n concentrarea eforturilor ctre prioritile reale . Avei nevoie de timp pentru a v ndeplini obiectivele. Iar pe de alt parte, avei nevoie de obiective pentru a obine rezultate serioase n gestionarea timpului.

Stabilirea obiectivelor

,efinirea obiectivelor
5ormularea complet a unui obiectiv trebuie s cuprind%

un rezultat precis, evaluat fie n cifre, fie prin menionarea unor indicatori de rezultate' un termen precis (/la sf ritul anului4 nu este suficient 0!' etapele de realizare i mi(loacele folosite.

Stabilirea obiectivelor

6biectivele de progres aduc un plus starii obisnuite:


obiective ce vizeaza schimbarea; obiective ce vizeaza obtinerea unor rezultate tot mai bune.

6biective de rutina%
fixarea anumitor comportamente; respectarea unor obiceiuri; realizarea diferitelor activitati repetitive; constituie esenta unei meserii.

Stabilirea obiectivelor

Alegerea unor obiective impune o dubl reflecie


6biectiv D semnificaie E direcii de aciune

,ac este 'bine( definit, obiectivul este un rezultat deopotriv stimulator i realist. ;ste de a(uns o greeal de semnificaie iFsau de direcie i riscai o pierdere clar de sens.

Stabilirea obiectivelor

60erciiu
Hev!nd trecutul i obiectivele urmrite, depistai fisurile care le-au ameninat"

Stabilirea obiectivelor

6biectivele n viaa particular 6biectivele de progres

)unt rezultatele pe care vrei s le obinei (stimulatoare! i pe care le putei obine (realiste! '-m reali!at ceea ce credeam c sunt n stare. 4u am risipit nici un potenial pe care l-am simit n mine(

60emple de obiective de progres"


/) alerg suta de metri n mai puin de dousprezece secunde4' /) nv s c nt la pian pentru a putea interpreta 8ozart4' /A vrea c am trei copii4.

,ac suntei de acord s v stabilii obiective de progres *roblema este de a ti ce v place cu adevrat i ce ai vrea cu adevrat s

facei

Stabilirea obiectivelor
In ca!ul definirii obiectivelor de progres pentru viaa dumneavoastr particular, ideal ar fi s v definii obiective pe msur, i nu s v mulumii cu abloanele pe care vi le propune@impune educaia.

60emple
Jean, 'un biat cu adevrat bun i foarte serios(, a ales meseria tatlui su. $ar dup civa ani, a lsat dintr-o dat totul balt i s-a apucat n sfirit de ceea ce-i placeK $avid, aflat n aceeai situaie, re!ist, dar n fiecare !i sufer din cau!a unei meserii pentru care nu este fcut. 6ric a ales tocmai s nu practice meseria pe care i-o doreau prinii si, o meserie care totui i-ar fi plcutK Inc un mod de a fi dependent ridicndu-te mpotrivK

Stabilirea obiectivelor

60erciiu Incepei prin a renuna la fundamentele scenariului care v-a fost transmis i discutai despre acest lucru i cu alte persoane din familie, n ideea c poate ai mai uitat unele aspecte. -poi gndii-v la un scenariu pe care v-ar plcea s-l scriei. 5cenariul pe care l-ai motenit
ceea ce prinii doreau pentru dumneavoastr............................................................................. ceea ce prinii nu doreau mai ales pentru dumneavoastr ......................................................... ceea ce ei dispreuiau cel mai mult la altcineva............................................................................. ceea ce ei admirau cel mai mult la altcineva.................................................................................. ceea ce ei n-au putut reali!a............................................................................................................. cine erau prinii lor %....................................................................................................................... cine erau bunicii lor %.......................................................................................................................

Stabilirea obiectivelor

5cenariul pe care vrei s-8 scriei


- ce ai vrea s fii i s facei peste !ece ani % - ce nu ai vrea s fii % - i dac ai muri peste ase luni % - ceea ce v face s visai - cu ce ai vrea s v mndrii la sfritul vieii % - ce v-ar plcea s se spun despre dumneavoastr dup ce murii %

Stabilirea obiectivelor

60erciiu

#ndicai contradiciile dintre obiectivele dumneavoastr particulare i cele profesionale, cci orice reducere aduce o do! mai mare de echilibru. ontradiciile dintre obiectivele dumneavoastr de progres

Stabilirea obiectivelor
6biectivele in viata particulara 6biectivele de comportament sau de rutin 6biectivele de comportament sunt, ca i precedentele, motenite parial prin educaie 6biectivele de comportament trebuie s se armonizeze cu comportamentele pe care vi le impune viaa profesional.

/3ncearc s fii desc1is cu oamenii, s nu-i neli4 /+rebuie s vinzi cu orice pre, c1iar dac trebuie s smulgi v nzarea4 ,ivergene pot fi admise mai uor

3n vederea unui alt obiectiv mai general, cum ar fi%


/)-mi pstrez acest post care-mi d o siguran deosebit.G

Stabilirea obiectivelor
#nconsecven fa de sine, slbiciune, lips de entu!iasm, e!itare i gata cu obiectivul de comportament .ersistena, ataamentul, stabilitatea, fermitatea determin edificarea sensului 3n privina comportamentului, de fapt, persistena produce sensul. ,e e&emplu, o eroare care se repet devine greeal, o vorb aruncat n v nt care se repet devine spus cu intenie, iar o ntr!iere care se repet devine simptomul unei probleme care trebuie re!olvat.

Stabilirea obiectivelor

6biectivele n domeniul profesional


Ce trebuie fcut'2erita s m !bat ca s le nfptuiesc K (

/4u mi-am pierdut !iua degeaba(

Obiectivele mai mult 'impuse&

Fia postului - este 'ceea ce are semnificaie pentru dumneavoastr( atunci cnd v aflai la serviciu. 3a 'ncrcarea( postului pe care l ocupai cu noi sarcini rezulta fia postului i grila de evaluare anual

6 activitate nu este un rezultat

Stabilirea obiectivelor
60emplu ;lena trebuie /s asigure o urmrire relaional dup vn!are4 sau /s adune prin telefon, o dat pe lun, n primele trei luni dup vn!areL observaiile clientului cu privire la funcionarea aparatului( % 3n al doilea caz este vorba de re!ultat, deoarece trebuie obinut ceva precis. 3n sc1imb, n primul caz, activitatea poate fi desfurat n moduri diferite, n funcie de persoane, ceea ce nseamn c i rezultatele vor fi diferite.

<spunsul la ntrebarea 'pentru ce sunt pltit%(, ns constituie prima etap n definirea obiectivelor de munc.

Stabilirea obiectivelor

Cerinele superiorului ierar1ic

/Trebuie s meninei o atmosfer plcut n departament, deoarece este esenial pentru munca noastr 6biectiv prea vag

Cum va verifica el dac ai atins acest /obiectiv4 - Care vor fi indicatorii de rezultate ) lum dou e0emple"

o atmosfer plcut ntr-un departament se poate e&prima prin faptul c, n pauz, oamenii i beau cafeaua mpreun i nu ezit s glumeasc ntre ei' sau prin faptul c se a(ut unul pe altul i i mpart munca. 3n acest al doilea caz, /atmosfera plcut4 se observ mai puin din e&terior, fiind mai puin evident dec t n primul.

*unerea de acord asupra rezultatelor de atins trece de cele mai multe ori printr-o definire a cuvintelor folosite

Stabilirea obiectivelor
)eful poate avea urmatoarele motive pentru a se opune stabilirii unor obiective precise%

Imprecizia poate stimula initiativa' Isi rezerva posibilitatea de a critica.

;fectul%

<eactualizarea vec1ilor relatii de supunere de tipul profesor-elev, parinte-copil.

Stabilirea obiectivelor

*unctele de ruptur
'2ai ales s nu ntr!ii cu aceast lucrare la sfritul lunii&

onstrngerile lanului de lucru

/ e trebuie s ofer eu ca re!ultat pentru ca ansamblul s funcione!e cum trebuie%4

.oinele discreionare ,omeniile de specializare

/ e le face plcere i ce-i enervea! pe cei din sistemul n care lucre!%4

Stabilirea obiectivelor
*roblema obiectivelor impuse este aceea a unei constr ngeri, ceea ce nu este deloc stimulator0 ce-i de fcut%

<efuzai obiectivul *ur i simplu supunei-v Aderai la obiectiv construindu-i o semnificaie pe care iniial nu o are, deci crendu-i legturi cu alte obiective de(a e&istente

Stabilirea obiectivelor

Obiectivele mai mult 'alese&

Minefacerile impreci!iei In faa unui obiectiv vag, putei ncerca s propunei propria semnificaie a termenilor. Opiuni de comportament%
s facei /e&act ceea ce trebuie4' s facei /e&act ceea ce trebuie E 74' s facei /ma&imul posibil4.

Hn viitor nc n construcie 5le&ibilitile postului Coerena necesar

Stabilirea obiectivelor
ci de re!olvare a situatiile de incoerenta%
solicitai intervenia unui arbitru intern - din cadrul ntreprinderii (din r ndul efilor! - sau e&tern (un reprezentant al legii!' negociai un compromis asupra obiectivelor modific ndu-le sau, mai bine, asupra condiiilor de e&ercitare (s venii mai devreme pentru a efectua controalele necesare!' evitarea parial (solicitarea eliberrii de responsabilitate! sau total (plecarea din ntreprindere!.

Stabilirea obiectivelor
Cum trebuie fcut60erciiu 1rupai pe aceast fi diferitele componente ale obiectivelor dumneavoastr profesionale" He!ultatele 'impuse(

fia postului cerinele efului puncte de ruptur constr ngerile lanului de lucru voine discreionare specialitile dumneavoastr

He!ultatele 'alese(
p n unde s mergei cu perfecionismulcare sunt nevoile pentru viitorul ntreprinderiicare sunt nevoile pentru viitorul dumneavoastr-

Stabilirea obiectivelor

5ormularea e&act a obiectivelor


60emplu

2aria vrea sa mbunteasc modul de primire a publicului in biroul ei. .rima formulare care-i va veni in minte va fi ceva de genul" ')reau s mbuntesc modul de primireN - dorin care sub aceast form risc foarte mult s nu aib sori de i!bnd.

un obiectiv precis cumulea! dou caliti importante" 'semnificN cu putere i 'diri*ea!N cu finee ')reau s informe! cu privire la documentele necesare i s fac o impresie bunN /)reau s furni!e! lista cu documentele utile i s demonstre! c avem o organi!are bun i c suntem competeniN ' e trebuie s fac pentru ca serviciul s par organi!at i competent%N

Stabilirea obiectivelor
Obiectivul - cci de acum constituie unul - se e&prim astfel% /)reau"

s furni!e! lista cu documentele utile/ s pre!int un loc curat i ordonat/ s rspund la toate solicitrile(.

Obiectivul poate fi msurat i verificat


indicatorul 8" lista a fost nm nat vizitatorilor prezeniindicatorul A% spaiul este curat i aran(atindicatorul :" e&ist rspunsuri la toate solicitrile-

Stabilirea obiectivelor

problema desfurrii n timp.

/)reau ca acest obiectiv s fie atins n fiecare clip, n fiecare !i, pe durata ntregului an, sau m mulumesc cu >BG reuit la cei trei indicatori, cu trei!eci de verificri a cte cinci minute reparti!ate aleatoriu n fiecare lun% '

Stabilirea obiectivelor

Aciunile pentru atingerea obiectivului


,up ntrebarea /Ce - 4 urmeaz% /Cum - 4 ' um s furni!e! lista cu documentele necesare% (, . um... %( etc.
6senial este s notm toate aciunile necesare pentru atingerea obiectivului *roblemele apar din cauza omiterii unui element esenial

e&emplul% furnizarea listei cu documentele necesare

a scrie lista D recenzarea documentelor E clasificarea pe tipuri de solicitri E dactilografierea documentului E verificarea lizibilitii documentului a furni!a lista D cumprarea unei vitrine E desemnarea unei persoane care s se ocupe de ac1iziionarea ei.

3n acest stadiu apare criteriul realismului

Stabilirea obiectivelor

6bstacole%
lipsa ncrederii n sine precipitarea i urgena pre*udecile, evidenele i ideile preconcepute

Stabilirea obiectivelor
60erciiu ) putei relua obiectivele anterioare, punndu-v, pentru fiecare dintre ele, urmtoarele ntrebri"
aceste re!ultate sunt clare Ecu indicatori de re!ultatF% au un termen% sunt coerente % etapele pentru atingerea lor sunt clar preci!ate % i realiste, in nd cont de mi(loacele disponibile (energie personal, finane, organizare etc.!-

Planificarea timpului i organizarea per onal

*rocesul de planificare este urmtorul%


)tabilirea unor scopuri pe termen lung i a obiectivelor legate de ele' )tabilirea prioritilor scopurilor i obiectivelor pe baza importanei lor pe termen lung i a urgenei pe termen scurt' Identificarea ciclului energetic personal i sc1iarea unei /zile ideale4 pe baza celor mai productive intervale de timp' *e baza acestor trei piese de construcie fundamentale - scopuri, prioriti, ziua ideal - se va concepe un plan zilnic n scris.

Planificarea timpului i organizarea per onal

7 )tabilirea copurilor pe termen lung


;&emple%
/.reau s-mi construiesc propria mea afacere n cinci aniG' /.reau s-mi construiesc o caban n muni i s triesc aproape de naturG. 5i&area unui scop pe termen lung, o tinta precisa' Intocmirea unui plan penru toata aceasta perioada, stabilind tinte succesive pentru perioade mai scurte D obiective.

*rocesul de stabilire a scopurilor presupune%

Planificarea timpului i organizarea per onal

+rsturile scopurilor
7n scop trebuie s fie stimulativ 4u v stabilii scopuri prea uoareK ) nelai singuriK 5copul trebuie s fie real!abil 5copul trebuie s fie precis i msurabil 5copul trebuie s aib un termen de reali!are

Planificarea timpului i organizarea per onal


5copul trebuie acceptat de cei care urmea! s-l reali!e!e 5copul trebuie s fie n scris 5copul trebuie s fie fle0ibil O precauie" nu v grbii s cobori tacheta dac mediul exterior se schimb nefavorabil; poate c procednd mai iste vei putea compensa efectele negative.

Planificarea timpului i organizarea per onal

)tabilirea prioritilor
prioritile sunt obiective ae!ate n ordinea importanei. conceptul de prioritate are dou aspecte%
importana pe termen lung urgena pe termen scurt

6 sarcin important pe termen lung este aceea pentru care la sf ritul unei perioade putei aprecia c a fost vital s-i acordai timpul dumneavoastr. 7rgenele pe termen scurt se refer la sarcini care, indiferent de importana lor, trebuie reali!ate imediat .

Planificarea timpului i organizarea per onal

2atricea prioritilor
ea mai mare importanta@urgenta/ #mportanta@urgenta medie/ #mportanta@urgenta sca!uta. 60emplu"
5ortarea diapo!itivelor de pre!entare n vederea alctuirii unei colecii/ )erificarea echipamentului audio-vi!ual pentru noua pre!entare de afaceri de sptmna viitoare/ onducerea edinei de instruire a noului inginer n tehnicile de pre!entare/ Hevi!uirea propunerii pentru staia secundar a *udeului de utiliti publice i predarea la termen/

,iscuie cu graficianul despre noul logo.

Planificarea timpului i organizarea per onal


Tabelul 3.1 Matricea prioritilor Sarcin 1. Colecia de diapozitive ". #c$ipament audio%vizual 3. Instruire &. Propunere 'ude utiliti pu(lice !. )ogo Importana pe termen lung 3 1 " 3 " Urgena pe termen scurt 3 1 3 1 1 Pondere Prioritate ! 1 & 3 "

" ! & 3

Planificarea timpului i organizarea per onal

*rioritile i timpul
8. .ropunerea pentru noul produs/ 9. -precierea performanelor/ :. ,edina cu personalul/ ;. Hspunsuri la coresponden. .ropunerea pentru noul produs -precierea performanelor ,edina cu personalul oresponden 8BG / 9BG / :+G / :+G .

5tabilirea prioritatilor ne orientea! n planificarea !ilnic i ne arat ncotro s ne canali!m cea mai mare parte a energiei

Planificarea timpului i organizarea per onal

Iiua ideal

Cine decide cnd vei face sarcinile, la ce or din zi !umneavoastr. "du#ai la aceasta ideea ciclului energetic individual. Programai-v sarcinile cele mai importante n perioadele de randament maxim i lucrai la aceleai sarcini n fiecare zi la aceleai ore. iua ideal este un model pentru planul de lucru zilnic. !oiunea de zi ideal este un instrument extrem de eficient pentru gestionarea timpului. $ra de lini%te din pro#ramul zilei ideale este un alt instrument valoros.

Planificarea timpului i organizarea per onal

Concluzie
.rocesul de gndire urmrete aceast secven"
ncepei cu stabilirea scopurilor pe termen lung i a obiectivelor' legai activitile zilnice de acele scopuri' stabilii ordinea prioritilor pentru sarcinile zilnice dup contribuia lor la scopurile fi&ate' programai sarcinile dup prioritate i dup gradul de concentrare necesar pentru realizarea lor' meninei direcia folosind planul pentru a depi crizele i ntreruperile.

Planificarea timpului i organizarea per onal

Aplicatii
<ealizai programul zilnic ideal n funcie de specificul activitii

proprii. <ealizai o planificare sptm nal mprind fiecare zi n cele trei seciuni% scopuri, programri i lucruri de fcut dup un format ales de dumneavoastr. !actori ri ipitori "e timp i mi#loace "e tratare a ace tora 8anagement n situaii de criz /,ac ceva poate merge prost, va merge prost cu siguranG

,intre toate problemele legate de timp, nici una nu are un impact mai devastator asupra moralului ca managementul cri!ei . O cri! adevrat poate fi definit ca o ntrerupere neateptat de la cursul normal al evenimentelor i care are o asemenea importan nct necesit un rspuns imediat. !actori ri ipitori "e timp i mi#loace "e tratare a ace tora &xemple: 'erviciul de mesa#erie pierde coletul coninnd creaia ori#inal pentru secvena de animaie, ceea ce (nseamn trei luni de munc; )n incendiu distru#e toate (nre#istrrile contabile; Clientul cel mai important al unei a#enii, care #enereaz mai mult de *umtate din veniturile anuale, anun c (%i schimb a#enia; +ersoan cheie demisioneaz (n mi*locul unui proiect important.

,inston Churchill -definesc o criz ca fiind invazia armat a insulelor britanice *actori risipitori de timp i mi'loace de tratare a acestora +lanificarea previne crizele .ana#ementul (n situaii de criz (nseamn a te ocupa de criz dup ce

ea se produce. cu o planificare atent putei cel puin s (ndulcii criza cnd apare. putei chiar s fii (n msur s/o prevenii. ntrebai ntotdeauna: 0"e ar putea merge ru aici 1 "poi: 0"e altceva ar putea s mai mearg ru# $ai exist ceva#

!actori ri ipitori "e timp i mi#loace "e tratare a ace tora

*lanificarea neprevzutului
%ehnica de a anticipa problemele i de a le preveni sau de a minimiza consecinele lor se numete planificarea neprevzutului . &ste cel mai puternic instrument de control al crizelor. etape"
#dentificarea potenialelor probleme. lasificarea problemelor identificate . onceperea unor msuri de prevenire sau limitare a consecinelor . ,up ce ai fcut o list cu poteniale probleme, g ndii-v c t de mare este probabilitatea de apariie a fiecreia i ct de grav ar fi situaia dac s-ar nt mpla o astfel de problem.

!actori ri ipitori "e timp i mi#loace "e tratare a ace tora


Tabelul 4.1 Matricea neprevzutului II. Analiza prioritii III. Msuri I. Problem A. B. C. A. B. !imitare potenial Gravitate Probabilitate Prioritate Prevenire pon erat

1. +rev ". Pierderea persoanei c$eie

" 1

" 1

& " Comunicare Instruirea pentru a altor asigura persoane satis,acie

3. Incendiu3 inundaie &. .nularea unei " v/nzri importante !. #ecul ma'or 1 al unui produs sau serviciu

3 3 " ! 3

Jecii din trecut

3n orice situaie de criz cutai s reinei o lecie' C nd totul s-a terminat, cerei ec1ipei dumneavoastr s fac o /autopsie4 a cazului' 2otai ceea ce a mers ru' Analizai ce msuri ar putea fi ntreprinse pentru a preveni o asemenea criz n viitor.

!actori ri ipitori "e timp i mi#loace "e tratare a ace tora

6ferii-v o mar( de timp

o cale sigur de a preveni o criz este aceea de a-i oferi timp s rezolvi o problem minor, nainte ca ea s se e&tind devenind o criz ma(or. orice sarcin ia mai mult timp dec t credei (alt lege a lui 8urp19! structurai proiectele astfel nc t s includ rapoarte regulate privind progresul realizat pentru a afla la timp dac sunt necesare modificri

!actori ri ipitori "e timp i mi#loace "e tratare a ace tora

<eacia e&agerat - )indromul de erou

8uli manageri au tendina de a reaciona e&agerat atunci c nd problemele a(ung la ei K sufer de sindromul eroului Ca manager, ntrebai-v ntotdeauna% /+rebuie s m implic ntr-adevr n aceast problem- Care ar fi cel mai ru lucru care s-ar nt mpla dac n-a face nimic-4

!actori ri ipitori "e timp i mi#loace "e tratare a ace tora

2u ucidei mesagerul

!actori ri ipitori "e timp i mi#loace "e tratare a ace tora


"eri#icai$v Conducei crizele sau le prevenii0 .cordai%v un puncta' n legtur cu urmtoarele a,irmaii dup modelul de mai 'os1 apoi reluai testul peste trei luni. .proape niciodat Uneori Cam 'umtate din timp 4e o(icei .proape ntotdeauna 2 31 2 11 2 "1 2 31 2 &.

!actori ri ipitori "e timp i mi#loace "e tratare a ace tora $..nticipez lucrurile care ar putea merge ru i iau msuri pentru a le
preveni sau pentru a limita consecinele. ". Solicit rapoarte regulate pentru toate sarcinile importante- aa nc/t pot identi,ica pro(lemele la timp pentru a lua msuri de corectare. 3. 4up ce mi%am sta(ilit scopurile i o(iectivele- e5aminez toate alternativele rezona(ile pentru realizarea lor- aa c pot sta(ili care dintre aceste alternative are cel mai mic potenial de a genera crize &. .tunci c/nd gestionez situaii de criz- evit o anga'are e5agerat de resurse sta(ilind clar cine i ce este necesar ntr%adevr pentru a rezolva situaia !. 4up o criz i ntre( pe cei implicai ce s%a nt/mplat i ce msuri pot ,i luate pentru a evita repetarea crizei. .poi aplic msurile potrivite imediat . Prevd rezerve de timp n cursul zilei pentru a ,i n msur s rspund unor crize imprevizi(ile.

!actori ri ipitori "e timp i mi#loace "e tratare a ace tora

3ntreruperi cauzate de telefon

ntreruperile cauzate de telefon pot spulbera concentrarea i reduce productivitatea de o manier mai puternic dec t orice alt factor' problema nu const numai n timpul pe care l consum convorbirile telefonice, ci i n timpul necesar pentru a reveni mintal n locul unde erai c nd ai fost ntrerupt' e&ist dou aspecte ale problemei telefonului% factorul de ntrerupere i factorul eficien.

!actori ri ipitori "e timp i mi#loace "e tratare a ace tora

2atura uman
.resupunerea de legitimitate. Teama de a nu supra. $orina de a ne menine informai. 6go. O scu! la ndemn.

c teva motive pentru care telefonul are o asemenea putere asupra noastr%

!actori ri ipitori "e timp i mi#loace "e tratare a ace tora "locarea ntreruperilor
5iltrarea apelurilor
Cele patru etape de ba! n ierarhia trierii apelurilor telefonice sunt%
Tratare a problemei. Indrumare. -mnare. He!olvare imediat.

!actori ri ipitori "e timp i mi#loace "e tratare a ace tora

b! ,ac nu avei o asistent


cteva idei"

*rima i cea mai evident cale este folosirea unui robot telefonic. 3nc1eiai o nelegere cu colegii dumneavoastr. Hnele persoane folosesc dispo!itive mecanice, cum ar fi un comutator, pentru a nc1ide telefonul sau un semnali!ator cu lumin intermitent n locul soneriei. Juai-v lucrarea i mergei undeva n cldire unde nu se afl telefoane. *ota electronic (e-mail! poate fi mai eficient dec t telefonul

!actori ri ipitori "e timp i mi#loace "e tratare a ace tora

c! ,umneavoastr i eful
ntreruperi cauzate de telefon care au loc n biroul efului%

/.d c suntei ocupat. 8 ntorc n biroul meu i continu s lucrez la proiectul LMI pentru dumneavoastr. )unai-m c nd suntei liber.4 /)punei-mi, nu credei c i-ai putea cere ;lenei s rein apelurile telefonice doar pentru puin timp- Cred c am putea termina de discutat problema n apro&imativ cinci minute.N

d! 6ra de linite
6ra de linite solicit o filtrare la un nivel mai nalt.

!actori ri ipitori "e timp i mi#loace "e tratare a ace tora

<ezolvarea eficient a apelurilor telefonice

!actori ri ipitori "e timp i mi#loace "e tratare a ace tora

+e1nici bune pentru convorbirile telefonice

)tabilii o limit de timp pentru convorbirile telefonice. Hn cronometru ca acela folosit pentru fiert ou. 5aza cea mai critic a unei convorbiri telefonice este prima propoziie' aceasta stabilete tonul% de afaceri i profesional, sau de uet.

!actori ri ipitori "e timp i mi#loace "e tratare a ace tora


Iat o te1nic pentru interlocutorii /vorb lung4. 3ntrerupei-i n mi(locul propoziiei

*entru a nc1eia o convorbire calm i eficient, incercai aceste trei idei%

5ugerai ncheierea 2enionai o limit de timp Fii sincer

!actori ri ipitori "e timp i mi#loace "e tratare a ace tora


"eri#icai$v Cu c/t succes reuii s gestionai ntreruperile cauzate de tele,on0 .cordai%v un puncta' n legtur cu urmtoarele a,irmaii dup modelul de mai 'os1 apoi reluai testul peste trei luni.

.proape niciodat Uneori Cam 'umtate din timp 4e o(icei .proape ntotdeauna

2 31 2 11 2 "1 2 31 2 &.

!actori ri ipitori "e timp i mi#loace "e tratare a ace tora


Puncte 1. Convor(irile mele tele,onice sunt selectate e,icient. ". 6mi limitez convor(irile tele,onice printr%un dispozitiv de monitorizare ataat la tele,on- un cronometru sau i spun asistentei s%mi aminteasc. 3. 6nainte de a accepta o convor(ire- ntre( despre scopul ei pentru a%i sta(ili prioritatea n relaie cu alte pro(leme. &. 6nainte de a ,ace un apel tele,onic- e5aminez soluii alternative- ca de pild7 ce e,orturi a ,cut apelantul s rezolve pro(lema- dac a ,cut vreunul1 cine altcineva este ntr%o poziie similar sau mai (un pentru a a'uta1 dac n%ar ,i n interesul tuturor s se am/ne aciunea1 i care ar ,i consecinele dac nu s%ar ntreprinde nimic. !. *olosesc un ro(ot tele,onic- mesagerie vocal- sau un comutator pentru nc$iderea tele,onului ori de c/te ori este necesar 8otal

*lanificare inadecvat

,ac nu ai un plan pentru ziua respectiv, alii-o vor /planifica4 pentru tine' aciunile lor vor determina prioritile tale/ *lanificarea obiectivelor i a sarcinilor prioritare n fiecare zi este cea mai important activitate pentru gestionarea timpului' Hn plan zilnic n scris este instrumentul dumneavoastr esenial.

!actori ri ipitori "e timp i mi#loace "e tratare a ace tora

8otive tipice de a nu avea un plan

'.lanificarea consum prea mult timp.N '-m avut un succes destul de frumos pn acum i fr planificare.N '.lanificarea este prea abstract/ am nevoie s vd lucrurile fcute.N '.lanificarea nu are nici un rost/ ceva neprev!ut poate aprea i planul meu a !burat pe fereastr.N

!actori ri ipitori "e timp i mi#loace "e tratare a ace tora

8ai nt i lucru cel mai important

!actori ri ipitori "e timp i mi#loace "e tratare a ace tora

beneficii imediate%
Jucrai la cea mai important sarcin atunci c nd suntei n cea mai bun form' <estul zilei este la picioarele dumneavoastr' Atunci c nd lucrai la sarcina cu prioritate ma&im este mai uor s rezistai ntreruperilor' C1iar dac nu reuii s mai realizai nimic altceva din planul dumneavoastr din cauza unor probleme neateptate, putei pleca la sf ritul zilei cu simm ntul c ai realizat prioritatea ma&im.

!actori ri ipitori "e timp i mi#loace "e tratare a ace tora


Hn sistem de planificare 5istemul recomandat este format din urmtoarele cinci componente%
Obiective. .lan de proiect. .lan lunar. .lanul !ilnic. Jurnalul ntlnirilor.

!actori ri ipitori "e timp i mi#loace "e tratare a ace tora


*lanul zilnic 5ormula recomandat pentru planul zilnic are trei componente%
Obiective pentru !iua respectiv% dou, trei, patru sau cinci sarcini care trebuie realizate. Intlniri i edine planificate, perioade de timp rezervate pentru sarcini specifice. 3ista cu lucruri de fcut, adic pe care nu vrei s le uitai' acestea

sunt sarcini cu prioritate mai mic pe care sperai s le realizai.

!actori ri ipitori "e timp i mi#loace "e tratare a ace tora

Includei n plan o or de linite

'Ora de linite( reprezint una dintre te1nicile de gestionare a timpului cu cel mai mare succes i profitabilitate care au fost concepute vreodat. Care sunt rezultatele- In medie, o persoan reali!ea! ntr-o or de lucru fr ntreruperi ceea ce ar reali!a n trei ore 'normale( de lucru . Cea mai bun perioad din zi pentru aceast or linitit este dimineaa la prima or nainte ca ritmul telefoanelor i al nt lnirilor s se accelereze.

!actori ri ipitori "e timp i mi#loace "e tratare a ace tora

<espectai planul

Aezai 1 rtia cu obiectivele zilnice i cu termenele stabilite ntr-un loc n care s le putei vedea toat ziua. *lanul este i principala dumneavoastr arm contra ntreruperilor.

!actori ri ipitori "e timp i mi#loace "e tratare a ace tora


"eri#icai$v C/t de mult succes avei n plani,icare0 .cordai%v un puncta' n legtur cu urmtoarele a,irmaii dup modelul de mai 'os1 apoi reluai testul peste trei luni. .proape niciodat 2 31 Uneori 2 11 Cam 'umtate din timp 2 "1 4e o(icei 2 31 .proape ntotdeauna 2 &.

!actori ri ipitori "e timp i mi#loace "e tratare a ace tora


Puncte 1. Cunosc scopurile- prioritile i planurile organizaiei din care ,ac parte. ". 8rans,orm aceste scopuri n o(iective lunare- sptm/nale i zilnice. 3. 9in la vedere aceste o(iective i urmresc progresul realizat n raport cu ele. &. .tunci c/nd sunt mai multe prioriti n con,lict- ca n cazul ntreruperilor- in seama de prioritile mele pentru ziua respectiv- ast,el nc/t s pot lua o decizie raional cu privire la sarcina creia i acord prioritate ma5im.

!. Mem(rii ec$ipei mele cunosc prioritile- le neleg i sunt de acord cu ele. 8otal

3ncercarea de a face prea mult

2eav nd prioriti vei avea tendina s reacionai la orice apare n prea(ma dumneavoastr.

!actori ri ipitori "e timp i mi#loace "e tratare a ace tora

Cauze
simm ntul c /*ot face totulG

2ecesitatea de a avea realizri, care ne mpinge s ne lum anga(amente mai mari dec t ar trebui' 2esigurana, care ne face s ne strduim continuu a dovedi propria noastr valoare' ;ecul n a delega autoritatea sau lipsa priceperii de a delega' ;stimri de timp nerealiste, care au ca rezultat planificarea unui volum de munc prea mare pentru timpul disponibil' A nu ti cum s refuzi i dorina de a plcea' Jipsa spiritului organizatoric' vrafurile de 1 rtii de pe biroul dumneavoastr par s creasc n progresie geometric dac lucrai la prea multe proiecte' *erfecionismul, care ne conduce la repetarea fr motiv a unor aciuni i la irosirea absurd a timpului n detalii.

!actori ri ipitori "e timp i mi#loace "e tratare a ace tora

)olutii
3nvai s delegai 3nvai s spunei /nuG efului 3nvai s estimai mai bine timpul

!actori ri ipitori "e timp i mi#loace "e tratare a ace tora

Cum s ncetm a ncerca s facem prea mult

ncetai s v mai spunei c lucrai mai bine sub presiune' rezistai impulsului de a interveni i de a prelua sarcini pentru c alii nu-i fac treaba' ncetai a ncerca s facei totul perfect' ntrebai-v dac o parte a problemei const n lipsa spiritului organizatoric' nu presupunei c trebuie fcute toate'

!actori ri ipitori "e timp i mi#loace "e tratare a ace tora


%erifica&i'v C/t de mult succes avei n a v descurca atunci c/nd suntei suprancrcat0 .cordai%v un puncta' n legtur cu urmtoarele a,irmaii dup modelul de mai 'os1 apoi reluai testul peste trei luni.

.proape niciodat Uneori Cam 'umtate din timp 4e o(icei .proape ntotdeauna

2 31 2 11 2 "1 2 31 2 &.

!actori ri ipitori "e timp i mi#loace "e tratare a ace tora

.izitatori neinvitai

.izitatorii neinvitai reprezint unul dintre factorii cei mai puternici de risipire a timpului pentru c ei sunt at t de obinuii i este foarte greu s le reziti. +oi cer, ntr-un fel sau altul, s v oprii din lucru i s v ndreptai atenia spre ei.

!actori ri ipitori "e timp i mi#loace "e tratare a ace tora

Ce vei spune vizitatorilor-mnai Indrumai vi!itatorul ctre o alt persoan .rogramai o alt perioad de timp Hspundei ntrebrii 5curtai convorbirea Fii sincer.

!actori ri ipitori "e timp i mi#loace "e tratare a ace tora

Al cui timp este mai important-

Hn alt motiv care st n spatele dificultii de a trata corespunztor vizitatorii neinvitai este acela c nu percepem ntreruperea ca pe un conflict ntre prioriti - ceea ce este n realitate.

!actori ri ipitori "e timp i mi#loace "e tratare a ace tora !actori ri ipitori "e timp i mi#loace "e tratare a ace tora

7i deschise .roblema vi!itatorilor neinvitai mai are o cau! i anume politica uilor deschise

)oluii
Triere .rogramai ntlnirile cu membrii echipei dumneavoastr Fi0ai o 'or de linite & $ac nu avei o asistent

!actori ri ipitori "e timp i mi#loace "e tratare a ace tora


$ac nu avei o asistent 5tabilii o limit de timp de la nceput 2ergei n biroul celeilalte persoane Hidicai-v n picioare

1sii o 'ascun!toareN .revenii ntreruperile

!actori ri ipitori "e timp i mi#loace "e tratare a ace tora

Cum procedm cu eful-

8enionai imediat ce vei putea i c t se poate de discret proiectele la care lucrai pentru el. 3ntrebai dac putei s v ducei mai t rziu n biroul lui ca s putei discuta toate problemele odat. 3ncercai s obinei o anumit or din zi pentru a v nt lni cu eful.

!actori ri ipitori "e timp i mi#loace "e tratare a ace tora

!actori ri ipitori "e timp i mi#loace "e tratare a ace tora

,elegare ineficient 3nfr ngerea rezistenei fa de delegare


6go Teama de a grei onfortul propriu Teama de a pierde controlul $orina de perfeciune 3ipsa de ncredere n alii 7n fals sentiment de eficien

!actori ri ipitori "e timp i mi#loace "e tratare a ace tora

;tape pentru o delegare eficient


-legei persoana potrivit. $ai instruciuni clare. $ai o autoritate corespun!toare. 5istem de urmrire. 5pri*in si instruire cnd este necesar. He!istai tendinei de a delega superiorilor.

!actori ri ipitori "e timp i mi#loace "e tratare a ace tora

Cum se procedeaz corect

;sena managementului const n realizarea obiectivelor prin eforturile altor oameni cu alte cuvinte, prin delegarea.

!actori ri ipitori "e timp i mi#loace "e tratare a ace tora

Cum s delegi atunci c nd nu ai cui delega


aliane temporare' parteneriate pentru fiecare proiect' s ac1iziionai servicii.

!actori ri ipitori "e timp i mi#loace "e tratare a ace tora

!actori ri ipitori "e timp i mi#loace "e tratare a ace tora

Jipsa spiritului organizatoric

*ersoanele care au o lips cronic de spirit organizatoric reprezint o problem serioas pentru organizaia din care fac parte. 2u se poate pune baz pe ei pentru a furniza informaii altor persoane pentru c uit unde sunt acele informaii. 2u respect termenele pentru c nu i le-au notat nicieri. Irosesc o cantitate enorm de timp - al lor i al altor persoane cut nd dosare, numere de telefon, numele unor oameni.

!actori ri ipitori "e timp i mi#loace "e tratare a ace tora


)oluia general pentru a deveni i a rm ne organizat este un sistem integrat, cu un loc bine stabilit pentru toate materialele care stau acum mprtiate pe biroul dumnevoastr, plus autodisciplina de a pstra sistemul.

!actori ri ipitori "e timp i mi#loace "e tratare a ace tora

*strai biroul curat

)cpai de ideea c un birou ncrcat este un semn c persoana respectiv este foarte ocupat i foarte important. 2u indic altceva dec t dezorganizare. )copul dumneavoastr este s nu avei pe birou altceva dec t lucrarea de care v ocupai la un moment dat. 5ii atent la o capcan obinuit i anume s inei 1 rtii pe birou

pentru c /aa nu voi uita de ele(. "azai-v pe planul zilnic pentru a ti la ce proiect trebuie s lucrai. 6rice altceva trebuie s atepte la r nd - n afara privirii dumneavoastr.

!actori ri ipitori "e timp i mi#loace "e tratare a ace tora

Aruncai lista cu /Jucruri-de-fcutG

Atunci c nd oamenii ncep s foloseasc pentru prima dat o list pentru lucruri-de-fcut, sunt m ndri de ei nii. +oate problemele sunt scrise ntr-un singur loc, fr posibilitate de a le pierde iari. 6amenii simt c dein controlul, c se afl n sf rit deasupra lucrurilor. 8ulte liste duc la multe dureri de cap. #nevitabil, aceeai problem este prins n dou liste. O problem este tiat pe o list, dar apare pe o alta .

!actori ri ipitori "e timp i mi#loace "e tratare a ace tora


)cpai de lista cu lucruri-de-facut' este o piedic. 5olosii n loc un sistem integrat de organizare n care scriei toate problemele pe care trebuie s vi le amintii, s le rezolvai sau s le planificai - n ordinea prioritii - i ziua n care trebuie s v ocupai de ele.

!actori ri ipitori "e timp i mi#loace "e tratare a ace tora

5olosii un sistem integrat


O 6biective zilnice, nt lniri i lucruri-de-f cut cu prioritate sczut' O 5oi de control pentru urmrirea proiectelor importante' O Purnal de contacte unde sunt nregistrate deciziile c1eie i aciuni care au nevoie de urmrire' O )eciuni separate pentru contacte cu persoane c1eie pe care le nt lnesc n mod regulat' O *lanuri lunare i obiective pe termen lung' O Agend alfabetic.

)istemul de planificareForganizare pe care l prezint este unul dezvoltat sub numele +actici de timp, care furnizeaz spaiu pentru%

!actori ri ipitori "e timp i mi#loace "e tratare a ace tora


7n sistem solid de gestionare a timpului trebuie s ndeplineasc urmtoarele cerine%

5 fie funcional. 5 ofere acces uor.

5 pstre!e la vedere obiectivele i proiectele. Termenele limit s fie vi!ibile.

!actori ri ipitori "e timp i mi#loace "e tratare a ace tora


*entru fiecare apel telefonic, edin, nt lnire cu o alt persoan, scriei o scurt noti cu deciziile c1eie care s-au luat i aciunile care trebuie s urmeze *entru a spori viteza de acces vor fi nregistrate trei tipuri de contacte%

contacte cheie contacte n ordine alfabetic contacte !ilnice

!actori ri ipitori "e timp i mi#loace "e tratare a ace tora

!actori ri ipitori "e timp i mi#loace "e tratare a ace tora

)tabilii un loc pentru 1 rtiile de astzi

)istemul de organizare a timpului nlocuiete mulimea de 1 rtii diferite care se ngrmdeau n mod obinuit pe biroul dumneavoastr. ;sena este s avei un loc pentru fiecare bucat de 1 rtie pe care anticipai c o vei folosi astzi. Cel mai bun sistem din c te am vzut se bazeaz pe un set de dosare colorate.

!actori ri ipitori "e timp i mi#loace "e tratare a ace tora

Ja treab

Incepei s lucrai la proiectul numrul unu al !ilei ' ocupai-v de acesta p n c nd l-ai terminat sau ai a(uns pe c t de departe posibil. )erificai periodic dosarul rou' acesta conine probleme critice. A(uns la acel moment al zilei pe care l-ai rezervat pentru apeluri telefonice, e&trageri dosarul albastru. 3n timpul apelurilor mai lungi, luai dosarul portocaliu i semnai corespondena de astzi. Inspectai i alte elemente, necritice, din dosar% cel de deasupra este n continuare cel mai important *e msur ce nc1eiai diferitele proiecte, 1 rtiile n cauz vor fi plasate ntr-o map sau ntr-o cutie cu etic1eta /de ndosariatG.

!actori ri ipitori "e timp i mi#loace "e tratare a ace tora

!actori ri ipitori "e timp i mi#loace "e tratare a ace tora

Jipsa autodisciplinei

Autodisciplina este c1eia care asigur succesul ma(oritii metodelor de gestionare a timpului. 6 cauz a autodiscipline slabei este sntatea precar sau c1iar simpla oboseal. 6 alt cauz pentru aceast problem este lipsa de interes n activitate. Autodisciplina este un obicei, iar lipsa ei este tot un obicei. Adresaiv o ntrebare dificil% avei de-a face cu o lene clasic% ,ac da, vrei s v vedei n continuare ca o persoan lene%

!actori ri ipitori "e timp i mi#loace "e tratare a ace tora


Hrmtoarele relaii cu ali factori risipitori de timp pot fi privite ca nite cauze indirecte%

O ine&istena unor termene fi&ate i a prioritilor, care ncura(eaz am narea lucrurilor i efectuarea activitilor plcute n locul celor necesare' O eecul n a duce lucrurile p n la capt, ceea ce face imposibil disciplina de corectare' O lipsa scopurilor provocatoare, care conduce la lips de motivaie.

!actori ri ipitori "e timp i mi#loace "e tratare a ace tora

Ce se poate face-

6 component nsemnat a soluiei la problema autodisciplinei este auto-convingerea. 2u mai spunei% /*ur i simplu nu am autodisciplin' aa sunt euG. )punei-v, iari i iari, c suntei o persoan organizat, ordonat i c avei disciplina de a face ce trebuie fcut. Acionai ca i cum ai fi o persoan autodisciplinat - i cur nd c1iar asta o s fii. .ei fi surprins ce repede se instaleaz obiceiurile.

!actori ri ipitori "e timp i mi#loace "e tratare a ace tora

Consolidai autodisciplina
.strai la vedere obiectivele. Folosii toate instrumentele disponibile. 5tabilii termene limit. .lanificai-v activitile i stabilii prioriti.

!actori ri ipitori "e timp i mi#loace "e tratare a ace tora


Heali!ai estimri de timp realiste si monitori!ai progresul. Hecompensai-v. -legei un erou drept model.

+1omas ;dison a descoperit cauciucul dup 7.C>> de e&perimente Qerner von "raun a czut la e&amenul primului curs de matematic la
care a participat vreodat' el a luat acel eec ca pe o provocare i a (urat s stp neasc matematica.

!actori ri ipitori "e timp i mi#loace "e tratare a ace tora

.ersoanele disciplinate au trsturi comune.


6i nu accept ideea c au fost 'aproape( de a reali!a ceva. 6i nu renun pn nu reali!ea! ce i-au propus. Ii stabilesc inte dificile i merg nainte pn le ating. -poi i stabilesc inte i mai nalte.

!actori ri ipitori "e timp i mi#loace "e tratare a ace tora

!actori ri ipitori "e timp i mi#loace "e tratare a

Incapacitatea de a spune /nu4

)-a spus c cel mai puternic instrument din lume pentru gestionarea timpului este un cuv nt pric(it din dou litere% /nuN. ;&ist zeci de motive pentru care oamenilor le vine greu s refuze cererile altora, dar rezultatul este ntotdeauna acelai% suprancrcare, lucru peste program, creterea stresului . Incapacitatea de a spune /nu4 nseamn c persoana respectiv nu tie cum s refuze i nu are fora emoional s o fac.

!actori ri ipitori "e timp i mi#loace "e tratare a

ace tora
,ac dispunei de talente sau priceperi pentru care e&ist o mare cerere, capacitatea de a refuza va fi deosebit de important. 6ul propriu acionea! ca o capcan n acest ca!. Incapacitatea de a spune /nu4 include i a spune /nuG de o manier ineficient% ezitant, ca o scuz, dezaprobator fa de propria persoan. '6i bine, tiu i eu% -m att de multe lucruri de fcut...N 'Oh, tiu c eti ocupat, tocmai de aceea te-am ales pe tineK nd ai o sarcin grea, o dai unei persoane ocupate pentru c tii c ea o re!olv.N ,ac vei spune un /nuG cu (umtate de gur, ncura(ai solicitantul s cread c putei fi convins s preluai sarcina. *rezent nd nite scuze slabe construii sperane false.

!actori ri ipitori "e timp i mi#loace "e tratare a ace tora


,ac decidei s refuzai o solicitare, nu trebuie s v (ustificai decizia. )punei pur i simplu% 'mi pare ru, dar trebuie s te refu! de data astaN. Cererile care vin pe neateptate sunt dificile n mod deosebit. 2umrai p n la zece nainte de a spune /daG. 3ncercai ceva de genul% '$-mi voie s m gndesc puin. -m alte anga*amente care s-ar putea suprapuneN.

!actori ri ipitori "e timp i mi#loace "e tratare a ace tora


Hneori, c1iar i c nd v g ndii bine, v trezii c ai spus /daG i realizai mai t rziu c a fost o greeal. Cutai imediat persoana creia i-ai acceptat solicitarea i spunei-i ceva de genul% /Jan trebuie s-mi cer scu!e. -m uitat cu totul de un anga*ament pe care mi l-am luat fa de eful meu i nu e0ist nici o cale s m ocup i de problema ta. Imi pare teribil de ru.N 6ferii o alternativ% '2 ntreb dac te-ai gndit la ....N

!actori ri ipitori "e timp i mi#loace "e tratare a ace tora

*atru pai pentru a nva s spunei /nuG


7. -scultai 9. 5punei 'nu =. Furni!ai motive B. Oferii alternative

!actori ri ipitori "e timp i mi#loace "e tratare a ace tora

Cum s spui /nuG efului

strategia de baz este de a-i aminti despre celelalte proiecte la care lucrai de a sublinia c acestea sunt prioriti fi&ate de el de a-i cere a(utorul pentru a decide unde ar trebui ncadrate noile sarcini pe lista de prioriti.

!actori ri ipitori "e timp i mi#loace "e tratare a ace tora

!actori ri ipitori "e timp i mi#loace "e tratare a ace tora

+endina de am nare
Ce anume se afl n spatele acestui fenomen al am nrii-

teama de eec lipsa de interes n activitate sentimente de m nie i ostilitate la adresa cuiva - de regul, persoana care a trasat sarcina n cauz

!actori ri ipitori "e timp i mi#loace "e tratare a ace tora


2u vrem s recunoatem nici unul dintre aceste motive reale, aa c vom cuta scuze%

/4u am toate materialeleN/ 'Trebuie s atept un raport de la cellalt departamentN/ '-m prea multe alte anga*amenteN/ '.ur i simplu nu am chef n momentul acestaN/ '4u e nici o grab/ oricum nu trebuie re!olvat prea curndN/ '4u este momentul potrivitN/ '2 apuc de asta imediat ce termin cu celelalteN/ 'He!olv mai tr!iu/ i-aa lucre! mai bine sub presiuneN .

!actori ri ipitori "e timp i mi#loace "e tratare a ace tora

*ericolul nt rzierii

Atunci c nd am nai o sarcin p n n ultimul moment, aproape ntotdeauna vei avea rezultate mai slabe din cauz c nu mai este timp pentru a ndrepta ceea ce merge prost - i, inevitabil, ceva va merge prost.

2e vom lovi de activitile cele mai dificile atunci c nd avem cea mai puin energie.

!actori ri ipitori "e timp i mi#loace "e tratare a ace tora

<emediul pentru boala am nrii

*rimul pas pentru a scpa de tendina de am nare este s realizai c dumneavoastr avei controlul i s v anga(ai n sensul unei sc1imbri. ,ezvoltai-v o atitudine de tip ,,f-o,acumN. )tabilii-v termene limit.

!actori ri ipitori "e timp i mi#loace "e tratare a ace tora

C nd dumneavoastr suntei eful


reai ncredere promovnd anga*amentul, nu simpla supunere. .unei accentul mai degrab pe pornirea sarcinilor dect pe ncheierea lor. riticai constructiv. Fii hotrt i stabilii prioriti. 60emplu

!actori ri ipitori "e timp i mi#loace "e tratare a ace tora

!actori ri ipitori "e timp i mi#loace "e tratare a ace tora

Redinele

3n medie, un director petrece zece ore pe sptm n n edine S>? dintre directori afirm c (umtate din timpul petrecut n edine este irosit Asta nseamn C ore pe sptm n, adic AC> de ore pe an pentru fiecare persoan care particip la edine )oluia pentru aceast risip- Jimitai-v la edinele absolut necesare i restr ngei durata acestora

!actori ri ipitori "e timp i mi#loace "e tratare a ace tora

C nd dumneavoastr conducei edina


$ecidei dac o edin este cu adevrat necesar . 3n general, e&ist patru motive pentru susinerea unei edine%
oordonarea activitilor sau sc1imbul de informaii' 2otivarea unei ec1ipe' $iscutarea de probleme n mod regulat (aa cum este edina cu personalul!' 3uarea unei deci!ii.

!actori ri ipitori "e timp i mi#loace "e tratare a ace tora


.unei la punct o agend, cu limite de timp pentru fiecare subiect, i transmitei-o n avans. #nvitai oamenii potrivii la momentul potrivit i n locul potrivit. Incepei la timp. 6liberai participanii de care nu mai este nevoie. Hespectai agenda.

!actori ri ipitori "e timp i mi#loace "e tratare a

ace tora
*entru a putea respecta agenda, reducei discuiile colaterale la minimum/ nu permitei ntreruperi e0terne dect n ca!ul unor urgene reale. Ootri paii urmtori. Incheiai la timp. .regtii i distribuii o minut.

!actori ri ipitori "e timp i mi#loace "e tratare a ace tora


%&emplu

Cum se nc1eie o edin

*articipai doar la acea parte a edinei care v privete, mai ales dac eful dumneavoastr este cel care a convocat edina. 5olosii-v eful ca scuz. Juai decizii fr edine. +rimitei o declaraie scris pe post de nlocuitor.

!actori ri ipitori "e timp i mi#loace "e tratare a ace tora


Tinei o conferin telefonic folosind facilitatea de convorbire n trei. Jsai la o parte edina prin calculator i folosii n sc1imb e-mail-ul. Tinei o conferin prin calculator, cu un conductor de

edin. ,ac bugetul o permite, apelai la video-conferin sau la conferin prin fibr optic.

!actori ri ipitori "e timp i mi#loace "e tratare a ace tora


Cum s ncepei o edin atunci c nd nu suntei la conducere *roblema cea mai mare n ce privete edinele este c acestea nu ncep la timp ,ac dumneavoastr conducei edina, nu permitei nicio nt rziere. ,ar dac nu- )punei tare i cu o nuan de surpriz n voce% /$ei, este ora zeceG. ,ac persoana care a convocat edina este cea care nt rzie, nu mai ateptai. *utei s spunei ceva de genul urmtor% /P< este reinut, probabil, la telefon. Ce-ar fi s ncepem i n momentul n care a(unge i ea o punem la curent.

!actori ri ipitori "e timp i mi#loace "e tratare a ace tora

!actori ri ipitori "e timp i mi#loace "e tratare a ace tora

Jucrul cu 1 rtii Intrri


)crisori i note
5iltrai corespondena primit. Autorizai asistenta dumneavoastr s desc1id, s sorteze i s filtreze corespondena primit, folosind un proces de filtrare n patru pai.
Tratare. $elegare. #ndosariere. He!olvare urgent.

6 dat ce ai trecut prin coresponden, rezolvai-o.

!actori ri ipitori "e timp i mi#loace "e tratare a ace tora

<apoarte

Cutai rezumatul pe care orice raport bun ar trebui s-7 aib 5ii ferm' nu pierdei timpul cu materiale prea puin folositoare

!actori ri ipitori "e timp i mi#loace "e tratare a ace tora

*ublicaii

3nsrcinai-v asistenta s treac n revist publicaiile i s sublinieze sau s rezume pentru dumneavoastr aspectele c1eie. Abonai-v la un serviciu de sistematizare a informaiei sau la o banc de date online specializat n domeniul dumneavoastr de interes. Circulai publicaiile printre colaboratori, cu o not de traseu conin nd la baz numele dumneavoastr. 3nvai s citii mai rapid, fie prin participarea la un curs de citire rapid, fie e&ers nd pe cont propriu. Cea mai bun te1nic pe care am nt lnit-o era cea a unui director care pur i

simplu bifa articolele de interes n cadrul cuprinsului i ncercuia sau scria subiectul sub care urma s fie ndosariate.

!actori ri ipitori "e timp i mi#loace "e tratare a ace tora


Ieiri )crisori i note

3uai n considerare alternative. $elegai activitile de scriere ori de cte ori putei . Fii scurt. Fii adecvat, nu perfect. $ictai corespondena/ scrisul de mn risipete timpul a dou persoane. .entru situaiile care se repet punei la punct un dosar de 'modeleN de scrisori.

!actori ri ipitori "e timp i mi#loace "e tratare a ace tora

<apoarte

.entru toate rapoartele de care rspundei, concepei,un format standard pe care s-8 respectai de fiecare dat. Facei un efort hotrt pentru reducerea numrului de rapoarte create i pentru scurtarea fiecrui raport n parte . ,ac suntei pe poziia necesar, punei la punct un set complet de proceduri concepute pentru uniformi!area rapoartelor interne n cadrul departamentului sau firmei.

!actori ri ipitori "e timp i mi#loace "e tratare a ace tora

)istem de urmrire

Hn sistem utilizat mult este cel pentru 'urmrire pe :8 de !ileN. ,osare numerotate de la 7 la =7 pstreaz documentele p n n ziua n care sunt necesare. Hn alt sistem folosete numai ase dosare. -st!i, 5ptmna urent, 5ptmna 7rmtoare, Termen 2ediu (una p n la trei luni!, Termen 3ung (trei p n la dousprezece luni! i Termen nedeterminat.
3n dosarul /AstziG, de e&emplu, vei plasa toate materialele legate de proiectele aflate n planul zilnic pentru ziua curent. Ja sf ritul zilei e&trageri documentele pentru m ine din dosarul /)ptm na CurentG.

!actori ri ipitori "e timp i mi#loace "e tratare a ace tora

)tocarea dup nc1eiere% ndosarierea

stabilii un sistem clar pentru desemnarea documentelor care sunt gata de ndosariere% iniialele dumneavoastr i data curent n partea superioar sunt o soluie bun.

este de datoria dumneavoastr s stabilii numele sau subiectul sub care urmeaz s fie ndosariat un material. tot dumneavoastr suntei responsabil i pentru a nota pe ce durat trebuie stocat elementul n cauz. 5olosii notaia urmtoare sau concepei un cod propriu%
J A AE7 AEU 5* * D a se distruge dup o lun' D a se pstra pentru anul calendaristic curent' D a se pstra anul curent plus unu' D a se pstra anul curent plus apte' D a se pstra p n la finalizarea proiectului' D dosare permanente.

!actori ri ipitori "e timp i mi#loace "e tratare a ace tora

!actori ri ipitori "e timp i mi#loace "e tratare a ace tora

2efinalizarea sarcinilor

,r. Po1n 8ee, fost profesor de management la 5acultatea de ;conomie a Hniversitii din Indiana, a studiat n mod serios /arta finalizriiG. /+alentul finalizatorului este silina de a nc1eia.G

5inalizatorii nu tolereaz ntreruperile, cu e&cepia urgenelor. C1iar i atunci, ei ncearc s nu prseasc sarcina curent dec t dac este absolut clar c%
prioritatea situaiei de criz este mai mare dec t cea a sarcinii la care lucrau' contribuia lor este esenial pentru rezolvarea crizei.

*rin contrast, /nefinalizatoriiG nu sunt capabili s nc1eie sarcinile dintr-o serie de motive psi1ologice.

!actori ri ipitori "e timp i mi#loace "e tratare a ace tora


.roblema lsrii sarcinilor nefinali!ate se leag de ali factori risipitori de timp" lipsa autodisciplinei, incapacitatea de stabilire a prioritilor, diversele ntreruperi, lipsa spiritului organi!atoric. )oluiile privind arta finalizrii

Hspltii-v n momentul n care ncheiai sarcina - i nu nainte. 5tabilii-v termene limit, dar avei gri* s fie realiste .

!actori ri ipitori "e timp i mi#loace "e tratare a ace tora

,ac suntei nelept, nvai acum aceast lecie.

odat ce ai nvat s stabilii termene limit realiste, lsai o mar* pentru acele ntr!ieri i urgene care tii c vor aprea . pstrai concentrarea asupra prioritilor dumneavoastr . nvai s anticipai problemele i s v pregtii pentru ntr!ieri neateptate. meninei-v biroul curat.

!actori ri ipitori "e timp i mi#loace "e tratare a ace tora

!actori ri ipitori "e timp i mi#loace "e tratare a ace tora

*ersonal necorespunztor

*roblema personalului necorespunztor are dou aspecte% necorespunztor n sensul insuficienei i necorespunztor n sensul lipsei de pricepere. Ambele aspecte pot fi corectate.

*ersonal insuficient
3nvai personalul s foloseasc mai bine timpul *ropuneri pentru ncadrarea de personal

!actori ri ipitori "e timp i mi#loace "e tratare a ace tora

*regtire necorespunztoare

*utei e&ercita o influen enorm asupra membrilor ec1ipei dumneavoastr prin felul n care i orientai i conducei n munca lor de zi cu zi. ,ac nu dispunei de personalul de care avei nevoie putei recurge la urmtoarele soluii%
O 5ormai aliane temporare' O :sii parteneri potrivii pentru fiecare proiect' O 5acei sc1imb de servicii' O 6ferii internilor o e&perien profesional valoroas' O Ac1iziionai servicii' O Anga(ai personal cu program de lucru parial' O Anga(ai personal cu program de lucru complet' O <aionalizai obiectivele afacerii dumneavoastr.

!actori ri ipitori "e timp i mi#loace "e tratare a ace tora

!actori ri ipitori "e timp i mi#loace "e tratare a ace tora

<elaii sociale
Cauzele e&cesului de contacte sociale nu sunt greu de identificat%
)ingurtate' 2ecesitatea de a sc1imba ritmul sau peisa(ul' Instinctul social' Curiozitate' ,orina de a fi informat' ;go' +eama de a nu supra' Incapacitatea de a spune /nuG persoanelor comunicative' Jipsa de ndem nare n a pune capt unei conversaii cu un /vorbreG' 6 localizare fizic ce ncura(eaz vizitele' Asumarea rolului de ambasador al bunvoinei pentru toi trectorii' 6 scuz pentru a evita o munc neinteresant.

!actori ri ipitori "e timp i mi#loace "e tratare a ace tora

*entru diminuarea timpului pierdut cu contactele sociale se recomanda%

Filtrai vi!itatorii i convorbirile telefonice. 6valuai ae!area dumneavoastr fi!ic. $e!voltai tehnici pentru a sugera sfritul timpului acordat pentru conversaie. Hidicai-v. 4u cedai n faa vorbreilor struitori/ pstrai-v concentrarea. .unei vi!itatorii la lucru. Invai cum s v descurcai cu eful.

!actori ri ipitori "e timp i mi#loace "e tratare a ace tora

!actori ri ipitori "e timp i mi#loace "e tratare a ace tora

!actori ri ipitori "e timp i mi#loace "e tratare a ace tora

!actori ri ipitori "e timp i mi#loace "e tratare a ace tora

<esponsabiliti sau autoritate confuze