Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Brosura Planificare Strategica
Brosura Planificare Strategica
Aceast brour este una dintre cele 6 realizate n cadrul Componentei 1 din proiectul de nfrire instituional RO03/IB/OT/01 privind ntrirea capacitii UCRAP i a reelei naionale de modernizatori. Au mai fost realizate brouri pe urmtoarele teme: - Principiile generale ale administraiei publice - Comunicare - Managementul schimbrii - Tehnici de negociere - Afaceri Europene Fonduri Structurale
Echipa care a realizat broura pe tema Planificare strategic este format din membrii Reelei Naionale de Modernizatori care au participat la formrile de formatori din cadrul Componentei 1 din proiectul sus-menionat.
Ministerul Administraiei i Internelor Unitatea pentru Reforma Administraiei Publice Piaa Revoluiei nr. 1A, etaj 7 Sectorul 1, Bucureti Tel. 021 3037080 Fax. 021 3105362 ucrap@mai.gov.ro http://modernizare.mai.gov.ro
Cuvnt nainte Administraia public trebuie s asigure servicii publice, la acelai nivel de calitate, n toate zonele i localitile rii. Membrii societii devin responsabili pentru soarta lor i a comunitii din care fac parte, numai dup ce li se asigur cadrul legal de participare activ la deciziile care privesc viaa lor. Ca partener al comunitii, administraia public trebuie s asigure o deplin transparen a deciziilor. De aceea, consider c este necesar un parteneriat tot mai strns al Guvernului cu reprezentanii societii civile, cu formatorii de opinie. Avem nevoie de ajutorul dat de ceteni, dar i de cel al membrilor organizaiilor non-guvernamentale specializate n sfera afacerilor europene, pentru a aduce mai mult Europ n Romnia, pentru a vorbi mai mult despre Uniunea European, despre drepturile i ndatoririle unui cetean european i, de ce nu, despre cum va fi viaa noastr n casa comun european. Personal, consider c administraia public romneasc cunoate un important i cursiv proces de modernizare, astfel nct aceasta s se adapteze la realitile economice i sociale ale rii noastre, pregtind n continuare structurile administrative pentru aderarea n anul 2007 la Uniunea European. Dezvoltarea economic local se nscrie n logica general a procesului de descentralizare, conferind substan autonomiei locale, fiindc nu putem s dm la nivel local doar obligaia asigurrii activitilor de administrare, pstrnd prghiile economice la centru.
CUPRINS
1. Teoria planificrii strategice .............................................................................. 7 1.1. Ce este Strategia? ..................................................................................... 7 1.2. Componentele Strategiei ........................................................................... 8 1.2.1. Viziunea ............................................................................................. 8 1.2.2. Misiunea ............................................................................................ 8 1.2.3. Valorile.............................................................................................10 1.2.4. Obiectivele .......................................................................................10 1.2.5. Resursele.........................................................................................11 2. Elementele planificrii strategice ....................................................................12 2.1. Analiza strategic .....................................................................................12 2.1.1. Analiza factorilor interesai ..............................................................12 2.1.2. Analiza situaiei actuale ...................................................................14 2.1.3. Analiza obiectivelor..........................................................................17 2.1.4. Analiza strategiilor ...........................................................................18
2.1.4.1. Analiza PEST ...................................................................................... 18 2.1.4.2. Analiza SWOT .................................................................................... 19
2.2. Alegerea strategic ..................................................................................20 2.2.1. Diagrama strategic SWOT.............................................................20 2.2.2. Nivele de intervenie ........................................................................21 2.2.3. Planul de Aciuni ..............................................................................22 2.2.4. Indicatorii .........................................................................................23 3. Implementarea strategiei..................................................................................28 3.1. Monitorizarea ......................................................................................28 4. Etapele elaborrii strategiei .............................................................................30 4.1. Faza 1. Redactarea Viziunii, Misiunii i a principiilor de lucru ...........31 4.2. Faza 2. Analizele diagnostic...............................................................31 4.3. Faza 3. Analiza strategic i formularea Planurilor de Aciune..........32 4.4. Faza 4. Redactarea documentului final..............................................34 Bibliografie.............................................................................................................35 Datele de contact ale formatorilor .......................................................................36
Planificare strategic
SCOPUL CURSULUI PLANIFICARE STRATEGIC A familiariza participanii cu subiectele principale referitoare la planificarea strategic i a dezvolta la acetia abiliti de elaborare a unor documente strategice. OBIECTIVELE CURSULUI La terminarea acestui curs, participanii vor fi capabili s: Descrie i s stabileasc principalele componente ale unui document strategic Descrie i s foloseasc principalele elemente de planificare strategic Vor fi familiarizai cu principalele instrumente de monitorizare strategic
Planificare strategic resursele pe care conteaz, ntr-un mediu extrem de versatil spre a realiza obiectivul pentru care organizaia a fost creat potrivit ateptrilor. Strategiile sunt baza elaborrii politicilor organizaionale. Strategia nseamn o decizie (sau succesiuni de decizii) luat pe baza unei evaluri anterioare a situaiei actuale a unei organizaii pentru a ndeplini obiectivele stabilite de managementului organizaiei, utiliznd mijloacele pe care organizaia le are la dispoziie. n acest context, este clar c pre-condiia necesar pentru formularea unei strategii este nelegerea clar i larg a rezultatelor ce trebuie obinute.
Planificare strategic Desigur c n cazul autoritilor publice misiunea deriv din textul legii, dar n esen legea de organizare care se refer la acea instituie definete i scopul pentru care a fost creat aceasta i atribuiile ei. Misiunea se enun sub form de angajament. Un exemplu de formulare de astfel de angajament privind misiunea: Un sistem de a aciona (X): Misiunea noastr este de a crete gradul de contientizare si de a demonstra beneficiile unei prestri mbuntite a serviciilor,
prin (Y): introducerea cu succes a unui nivel acceptabil i msurabil de prestare a serviciilor n cel puin una dac nu n toate, instituiile pilot selectate,
pentru beneficiul pe termen lung al (Z): s serveasc drept exemplu de urmat de ctre celelalte servicii publice i s asigure pe termen lung c valoarea serviciilor pltite este n beneficiul cetenilor din comunitate.
Declaraia trebuie s acopere o perioad de 3-5 ani i poate fi revizuit pe parcursul perioadei, se folosete un limbaj simplu, concis, nu mai mult de 3 propoziii. Exemplu: Strategia de Comunicare a Delegaiei Comisiei Europene n Romnia Misiunea: De a informa i a comunica aceste valori cu societatea romneasc.
Planificare strategic
1.2.3 Valorile declarate: Exemplu: Strategia de Comunicare a Delegaiei Comisiei Europene n Romnia Principiile: Flexibilitatea: Capacitatea de a rspunde rapid la semnalele venite din mediul extern Transparena: capacitatea de a furniza la timp informaie obiectiv i corect despre activitatea noastr Neutralitate politic: abordarea neutr a clasei politice din Romnia, concomitent cu cooperarea cu instituiile statului alese democratic Eficiena: utilizarea optim a resurselor n vederea atingerii impactului maxim Rspunderea public: n centrul politicii noastre st interesul public
1.2.4 Obiective principale, specifice realizeaz descrierea efectelor unor intervenii ale unui, plan proiect, program, ntr-un mod cuantificabil. Obiectivele reprezint prima component operaional a strategiei i se bazeaz pe misiunea organizaiei, stabilit pe baza analizei interne i externe a organizaiei precum i a mediului n care aceasta exist i i desfoar activitatea. Exemplu: Strategia de Comunicare a Delegaiei Comisiei Europene n Romnia Obiective strategice: I mbuntirea informrii publice privind subiectele cheie ale aderrii la Uniunea European A. Stimularea dezbaterii publice privind valorile Uniunii Europene B. Aducerea informaiilor mai aproape de casele oamenilor (L/R) C. Adaptarea informrii la nevoile grupurilor prioritare(copii, tineret, populaie rural) D. Cretere transparenei fondurilor Uniunii Europene E. mbuntirea nelegerii mandatului Delegaiei Comisiei Europene n Romnia
10
Planificare strategic
II Asigurarea continurii comunicrii dup aderare A. Creterea capacitii de comunicare a potenialilor urmai B. mbuntirea capacitii grupurilor interesate, de a administra informaia european 1.2.5 Resursele reprezint setul de elemente de natur fizic, uman, informaional, financiar i de timp, necesar n organizaie, care poate fi apelat, disponibil pentru ca strategia s devin operaional. Exemplu: Strategia de Comunicare a Delegaiei Comisiei Europene n Romnia Pentru ndeplinirea acestor obiective Delegaia dispune de urmtoarele resurse umane i financiare: O echip de 8 persoane care lucreaz full time pe probleme de comunicare (echipa de informare-comunicare a Delegaiei) O echip de experi n comunicare independeni de aproximativ 40 persoane(full i part time) Un buget anual de aproximativ 3 milioane de euro (dintre care 1 milion de euro reprezint granturi pentru organizaii non-profit care deruleaz proiecte de informare i aproximativ 2 milioane de euro reprezint contracte de servicii pentru implementarea strategiei de comunicare) Controlul nseamn MONITORIZAREA dezvoltrii, derulrii activitii, n scopul Introducerii unor corecii, ajustrii referitoare la aciunile, strategiile alese Evalurii strategiei i activitii n ceea ce privete gradul de succes obinut din punct de vedere al scopului specific
11
Planificare strategic
2.1.1 Analiza factorilor interesai Factorii interesai, sunt definii ca persoane, grupuri de persoane, instituii, organizaii profesionale, companii care pot avea o legtur direct sau indirect cu tema schimbrii ce va fi supus planificrii strategice. Se vor identifica toi acei factori, actori care ne pot influena pozitiv sau negativ demersul nostru. Acetia ne pot sprijini cu informaii att n faza de elaborare a Planificrii strategice ct mai ales n faza de implementare a strategiei. Pentru aceasta se impun sesiuni periodice de consultare i ori ncheierea de parteneriate. Diagrama Venn Diagrama Venn este o metod care sprijin identificarea personajelor cheie n derularea cu succes a aciunii strategice i interesul acestora n cadrul domeniului supus schimbrii. n cadrul unui forum tematic se va cere participanilor sa determine locul acestora prin desenarea unor cercuri mici, mijlocii si mari, reprezentnd interesul acestor actori n privina obiectivelor strategice. Aceste cercuri pot fi plasate n dreptul desenului care reprezint obiectivul global al strategiei n mai multe poziii:
12
Planificare strategic
1. cerc extern, care reprezint faptul c actorii grupului nu au interes comun n atingerea obiectivului propus. 2. Cerc tangent, care reprezint schimb de informaii ntre actori i aria de interes 3. Suprapunere parial, care reprezint o anumit cooperare ntre actori i aria de interes 4. suprapunere accentuat, care nseamn o cooperare intens.
Diagram VENN
13
Planificare strategic
Participanii la un forum vor dezbate n comun relaia dintre ei i obiectivele planificrii strategice. Analiza Venn asigur clarificarea situaiei i ndeamn participanii s-i determine propriile poziii. Astfel se va clarifica, care sunt actorii interesai (persoane, grupuri, instituii, care pot fi neguvernamentale, autoriti publice locale), cine sunt potenialii finanatori, care sunt partenerii n activiti i cine sunt cei neinteresai sau cei care sunt contra acestor concepte. Aceast analiz evalueaz n primul rnd ateptrile factorilor interesai, ca i nevoi (pozitive sau negative) i apoi se va avea n vedere poteniala lor contribuie la implementarea strategiei. 2.1.2 Analiza situaiei actuale
Analiza situaiei actuale identific aspectele negative, problemele prin raportare la un anumit model organizaional, de proces ori de stare, dup natura domeniului supus schimbrii, model care este reprezentat de cadrul legal existent, de valorile, cultura organizaiei i principiile declarate alturi de viziunea asumat de ctre top-managementul organizaiei. Acestor aspecte negative li se vor asocia indicatori pentru o apreciere obiectiv. n continuare acestea se vor ordona prin stabilirea ntre acestea a relaiei cauz-efect ntre ele.
14
Planificare strategic
Ta , Tp
15
Planificare strategic
situaie actual, ca stare negativ, problem Obiective ca stare pozitiv, problem rezolvat indicatori asociai care caracterizeaz situaia actual problematic. Motivaia implicrii acestor indicatori este justificat sigurana i obiectivitatea realizrii obiectivelor, n faza de control, la monitorizare i eventual la evaluarea procesului de schimbare.
Valoarea indicatorului (7, 10; 49,22) exprim rezultatul pe care l atept ca urmare a, sau altfel spus din cauza, desfurrii aciunii. Atenie: A nu se face confuzie ntre Obiectiv denumit uneori i rezultat i valoarea indicatorului fixat ca int pentru starea de la momentul planificat Tp, valoare care ne ateptm s fie atins ca urmare a desfurrii aciunii Pentru momentul Ta i Tp, fiecrei mrimi de tipul obiectiv, i vom avea asociat acelai indicator doar valoare indicatorului ( 7 10). Un singur indicator greu va caracteriza complet o situaie negativ (problem) situaie pozitiv (obiectiv) i adesea este necesar s se identifice 2 sau mai muli indicatori care pot furniza mpreun informaii mai complete asupra stadiului de ndeplinire a obiectivului. Valoarea indicatorului se poate raporta la situaia actual exemplu: gradului de colectare a impozitelor i taxelor fa de anul precedent cu 10 %
16
problem-
de aceeai natur cu
Planificare strategic
Analiza situaiei actuale implic: a. Identificarea problemelor majore definite ca stri, situaii, dificulti, aspecte negative cu care se confrunt grupurile int, beneficiarii i factorii interesai b. Ierarhizarea problemelor pe baza relaiei cauz-efect i vizualizarea n forma grafic sub form de arbore Exemplu: ARBORELE PROBLEMELOR
Situaia negativ ilustrat de arborele problemelor este transpus ntr-o situaie mbuntit, prin reformularea pozitiv a problemelor identificate. Aceste formulri pozitive devin astfel obiective iar arborele obiectivelor va deveni n oglind arborele obiectivelor. Relaia cauz - efect devine acum o relaie de tip mijloace scop.
17
Prin analiza strategic se ncearc identificarea poziiei strategice a organizaiei. n acest sens cei responsabili cu aceasta trebuie s rspund la urmtoarele ntrebri: 1. Care sunt schimbrile care au loc n mediul extern(oportunitile i riscurile) i intern i cum pot afecta organizaia i activitile pe care aceasta le desfoar? SWOT, PEST, Venn 2. Care sunt resursele de care organizaia dispune n momentul analizei pentru a efectua schimbrile pe care i le propune n cadrul planificrii? 3. Care sunt ateptrile diferiilor parteneri i care sunt interesele procontra ale diverselor grupuri i cum pot afecta acestea misiunea organizaiei. Analiza strategic asigur baza pentru alegerea strategic. 2.1.4.1 Analiza PEST Analiza PEST este o analiz extern i urmrete s evidenieze o alt perspectiv a mediului n care organizaia i desfoar activitatea. Analiza
18
Planificare strategic PEST- servete la analiza impactului i a tendinelor generale ale celor 4 stimulatori majori ai schimbrii: politici, economici, sociali i tehnologici Factorii politici au n vedere politica guvernului, legislaia central, local, stabilitatea politic, modificri la nivel administrativ Factorii economici au n vedere variabilele economice cheie (taxe, tarife, curs valutar) Factori sociali analizeaz atitudinile i caracteristicile clienilor instituiei Factorii tehnologici: aplicarea sistematic a cunotinelor tiinifice la scopurile practice ale instituiei Cei patru stimulatori ai schimbrii nu acioneaz independent sau paralel ci ei se afl n interaciune i pot genera schimbri imprevizibile 2.1.4.2 Analiza SWOT Analiza SWOT scoate n eviden elemente de potenial intern i extern, cum ar fi resursele, competenele, tendinele unor procese conexe; Analiza SWOT implic a. identificarea elementelor interne i externe organizaiei sau ale temei strategice, b. sortarea lor pe cele 4 puncte i c. ordonarea i reinerea celor care pot avea impact decisiv asupra realizrii aciunilor Punctele tari i slabe sunt elemente interne, de orice natur, n primul rnd de resurse, care pot contribui decisiv la realizarea unor aciuni deci i a efectelor lor. O aciune se poate realiza numai sprijinindu-se pe anumite elemente care sunt punctele tari i se poate compromite din cauza unor puncte slabe. Din multitudinea de elemente externe existente la un moment dat, care au fost identificate, cele care pot influena hotrtor efectele unor aciuni se rein i formeaz aa numitele oportuniti, anse, ocazii i respectiv ameninri, riscuri, pericole. Realizarea unei aciuni este posibil n mod convenabil, numai bazndu-ne pe un concurs adecvat Forma de redactare a analizei este una tabelar
19
Planificare strategic Elemente interne Puncte tari (Strengths) - Care sunt avantajele noastre? - Ce facem bine? - Ce caracteristici favorabile avem? Puncte slabe (Weaknesses) - Ce nu facem bine? - Ce fac alii mai bine? - Care sunt dezavantajele noastre? Elemente externe Oportuniti /ocazii (Opportunities) - Care sunt schimbrile externe pozitive si favorabile pentru noi? - Unde avem anse favorabile? Riscuri /Pericole (Threats) - Care sunt cerinele, ce sunt greu realizabile? - Care sunt schimbrile, cu care nu putem concura si care ne dezavantajeaz? +SWOT
Strategie Ofensiv
Oportuniti
Puncte Tari
Puncte Slabe
Strategie Diversificat
Riscuri
Strategie Defensiv
20
Planificare strategic
n funcie de punctele SWOT, de resursele disponibile se va face alegerea strategic, eliminndu-se obiectivele ne-prioritare, de prea mare anvergur sau formulate prea vag ori care nu produc un impact semnificativ la o analiz costbeneficiu avut n vedere la descrierea situaiei actuale.
2.2.2 Nivele de intervenie n funcie de dificultatea i amploarea obiectivelor organizaiei i strategia aleas acum este momentul n care urmeaz s se opteze pentru o singur strategie ori mai multe, de mai mic amploare i care vor viza acelai obiectiv global. Interveniile complexe se pot descompune n substrategii, acestea necesitnd o coeren logic ntre diferitele nivele.
21
Planificare strategic
Strategie Viziune
Substrategie
Component