CURS 1

CONTROLUL FUNCIE A MANAGEMENTULUI I GESTIUNII FINANCIARE

Cuprins
1.1 Obiective 1.2 Conceptul de control 1.3 Funciile controlului 1.4 Tipologia controalelor 1.5 Teste de autoevaluare 1.6 Teste de evaluare

1.1 Obiective
La sfritul acestei uniti de nvare studenii vor putea: s neleag conceptul de control i rolul acestuia; s explice tipurile de control; s aprofundeze modalitile de derulare a procesului de control; s descrie formele pe care le poate mbrca controlul; s deprind metodele, tehnicile i procedeele de control.

1.2 Conceptul de controlul

Controlul reprezint analiza permanent sau periodic a unei activiti, a unei situaii, pentru a urmri mersul ei i pentru a lua msuri de mbuntire. Controlul este considerat un atribut al managementului, o funcie a conducerii, o posibilitate de cunoatere, verificare i corectare a erorilor. Controlul este procesul prin care se verific i msoar realizarea cantitativ i calitativ a performanelor, a sarcinilor sau lucrrilor, pe care le compar cu obiectivele planificate i indic msurile de corecie ce apar ca necesare. Economistul francez Henry Fayol, un recunoscut cercettor n tiina conducerii, considera c ntreprinderea este definit prin 5 funcii principale: previziunea, organizarea, comanda, coordonarea i controlul. Ca i muli ali cercettori, considerm controlul att la nivel micro dar i macro, o funcie eficient i necesar a conducerii, prin armonizarea intereselor individuale i colective ntr-un tot unitar. Controlul asigur cunoaterea temeinic i detaliat a realitilor economicosociale, ns el trebuie s fac i judeci de valoare sau de conformitate, interpretnd strile de lucruri sau realitile constatate printr-o raportare continu a acestora la obiectivele de atins, normele fixate anticipat sau regulile de desfurare prestabilite. Activitatea de control presupune cel puin trei elemente eseniale, denumite simbolic prin cei 3 c: cunoaterea strilor de lucru ideale, constatarea realitii practice i compararea acestora. O analiz mai amnunit a controlului presupune 5 etape: stabilirea situaiei ideale; precizarea toleranelor admise; determinarea situaiei reale; compararea situaiei ideale cu cea real; formularea concluziilor desprinse din aciunea de control. Stabilirea situaiei ideale se realizeaz pe baza programelor, planurilor, normelor sau normativelor, sarcinilor concrete, devizelor, modelelor, organigramelor, liniilor directoare, criteriilor de rezolvare, previziunilor. Precizarea toleranelor admise, presupune stabilirea devierilor sau abaterilor maxime de la situaia ideal, care sunt permise n desfurarea activitii i care trebuie cunoscute anticipat. Determinarea situaiei reale, existent la un moment dat sau rezultat dup executarea integral a sarcinilor, este constatat direct sau indirect de ctre organele de control. Compararea celor dou situaii (ideal sau real) are drept scop stabilirea abaterilor sau diferenelor ntre ele. Eventual se pot avea n vedere aici i unele tolerane admise. Formularea concluziilor ce se desprind din aciunea de control presupune interpretarea abaterilor i precizarea semnificaiei lor, dar poate cuprinde i propunerea sau adoptarea schimbrilor (msurilor) ce se impun.

Controlul este feedback-ul procesului managerial i, prin aceasta, impulsul aciunii manageriale continue. Controlul const n compararea rezultatelor cu obiectivele, depistarea cauzelor care determin abaterile constatate i luarea masurilor cu caracter corectiv sau preventiv necesare. Strategia de control va viza, n principal: integrarea controlului n componentele procesuale i structurale ale organizrii entitilor; definirea obiectivelor controlului; stabilirea tipurilor de control ce vor fi aplicate, a metodelor i procedurilor ce trebuie utilizate n cadrul acestora; elaborarea planurilor/programelor de control; pregtirea personalului cu atribuii de control; modalitile de evaluare i valorificare a rezultatelor controalelor; eficacitatea controlului, prin prisma criteriului costuri/beneficii. Exercitarea funciei de evaluare-control nu mai este privit ca o prerogativ exclusiv a unor persoane/structuri specializate de control ci, dimpotriv, controlul este considerat ca fiind un proces, disipat n ntreaga entitate, i, n cadrul cruia fiecare persoan, ncepnd cu managerul general i terminnd cu ultimul angajat, este responsabil s efectueze un anumit tip de control. Astfel, controlul strategic privind realizarea obiectivelor generale revine managerilor de nivel superior, la cei de nivel mediu se exercit controlul tactic al ndeplinirii obiectivelor derivate din cele generale, conductorilor de nivel inferior revenindu-le controlul operaional cu privire la atingerea obiectivelor derivate de rangul doi sau trei, iar n cazul executanilor se exercit autocontrolul n realizarea obiectivului sarcinii atribuite.

1.3 Funciile controlului

n calitatea sa de atribut al conducerii, controlul i realizeaz obiectivele prin intermediul funciilor sale. Principalele funcii ale controlului sunt: A. Funcia de cunoatere i evaluare; B. Funcia de prevenire; C. Funcia de perfecionare a activitilor i de educare a tuturor participanilor; D. Funcia de reglare a activitii i de corectare a dereglrilor; E. Funcia de ndrumare; F. Funcia coercitiv; G. Funcia recuperatorie. A. Funcia de cunoatere i evaluare a controlului const n posibilitatea de urmrire a modului cum sunt ndeplinite obiectivele stabilite, de cunoatere a realitii. n urma analizei abaterilor pe cauze i responsabiliti se pot propune msuri pentru prevenirea i eliminarea lor.

Aceast funcie se materializeaz n primul rnd, prin intermediul controlului de conformitate. B. Funcia de prevenire a controlului const n efectul de prentmpinare a abaterilor de la prevederile i normele legale, prin care a fost reglementat activitatea entitii economice. Aciunea de prevenire a abaterilor este mult mai benefic desfurrii unei activiti economice dect aciunea de corecie ulterioar, care implic mai multe costuri, att materiale, ct i de munc. C. Funcia de perfecionare a activitii i de educare a tuturor participanilor deriv din faptul c activitatea de control financiar are rolul de a orienta activitile specifice entitii spre obiectivele principale propuse. Aceast orientare se realizeaz ntr-o ordine de prioritate raional i de perspectiv, care s previn i s nlture risipa de efort uman i de mijloace materiale i s asigure creterea eficienei economico - sociale. Prin aceast funcie se asigur perfecionarea modului de gestionare a patrimoniului, de organizare i conducere a activitii economice. D. Funcia de reglare a activitii i de corectare a dereglrilor se realizeaz prin procedee i tehnici specifice controlului financiar, cu ajutorul crora se constat nereguli, deficiene i abateri, iar valorificarea constatrilor se asigur prin corectarea i aducerea la parametrii de normalitate i legalitate a situaiilor rezultate. Funcia de reglare acioneaz pe toat perioada desfurrii unei activiti i se realizeaz prin adaptarea continu a deciziilor conducerii, n timp ce funcia de corectare intervine de regul la ncheierea unor etape i se concretizeaz n nlocuirea total a deciziei iniiale. E. Funcia de ndrumare a controlului const n efectul formativ - stimulativ i de generalizare a experienei pozitive, dobndite pe parcursul i ca urmare a desfurrii activitii de verificare, att de cei care o execut, ct i de ctre personalul entitii controlate. Caracterul formativ al aciunii de control este pus n eviden de activitatea de ndrumare pe care organele de control o desfoar concomitent cu activitatea de verificare, n legtur att cu unele abateri constatate care pot fi remediate chiar pe perioada controlului, ct i cu modul de rezolvare, de ctre alte entiti economice, a problemelor care au generat aceste abateri. F. Funcia coercitiv a controlului rezult din prevederile legale n vigoare care reglementeaz obiectivele i sfera de aciune ale activitii respective. Pentru a putea contribui la eliminarea i prevenirea neregulilor, controlul trage la rspundere pe cei ce nu i ndeplinesc corespunztor sarcinile fa de entitatea n care lucreaz, fa de bugetele administraiei publice sau fa de alte persoane fizice sau juridice. G. Funcia recuperatorie const n aciunea de descoperire i recuperare a pagubei i luarea de msuri fa de cei vinovai. Msurile de recuperare se iau fie direct de ctre organele de control, fie la propunerea acestora de ctre organul ierarhic superior sau de ctre justiie.

1.4 Tipologia controalelor

Controlul previne efectuarea unor cheltuieli ilegale, ineficiente i inoportune, contribuie la repararea pagubelor aduse patrimoniului public, precum i la instaurarea disciplinei i ordinii n gestionarea valorilor materiale i bneti. Cea mai important surs informaional pentru realizarea unei analize financiare pertinente o constituie situaiile financiare (bilanul contabil, contul de profit i pierdere, situaia fluxurilor de numerar, situaia modificrii capitalurilor proprii, anexele), analiz care permite identificarea msurilor ce trebuie ntreprinse pentru meninerea echilibrului financiar. Controlul economico-financiar efectuat n cadrul unei ntreprinderi are 3 semnificaii: este un control intern (pentru nevoile proprii); este un control extern (pentru alte categorii din afara entitii); este un control public (pentru stat). Dac ne referim la domeniul economic, controlul urmrete 3 activiti principale: tehnic, economic i financiar. Astfel avem 3 forme de control: tehnic, economic i financiar. Controlul tehnic vizeaz aspectele tehnologice ale proceselor de producie, proprietile fizice i chimice ale bunurilor, serviciilor i lucrrilor, precum i parametrii mijloacelor ce particip la desfurarea unei activiti. Controlul tehnic se refer la urmtoarele aspecte: punerea n funciune i modul de exploatare a utilajelor, mainilor, recepia materialelor, obinerea semifabricatelor i produselor, condiii tehnice de realizare a unor lucrri, prestarea unor servicii. Controlul economic vizeaz n principal activitatea de producie, modul de gospodrire i utilizare a resurselor materiale i umane, organizarea muncii, consumul de materii prime i materiale, structura costurilor, respectarea disciplinei contractuale. Controlul financiar vizeaz relaiile financiare, de finanare (creditare) i fiscale, cuprinznd urmtoarele tipuri de activiti: elaborarea bugetului de venituri i cheltuieli, execuia acestuia, asigurarea resurselor financiare, utilizarea cu eficien a resurselor financiare, respectarea disciplinei financiare i fiscale, rentabilitatea activitilor, integritatea patrimoniului, prevenirea, descoperirea i lichidarea fraudelor i erorilor. Controlul economico-financiar cumuleaz atribuiile controlului economic i a celui financiar, dar se ocup i de alte aspecte care nu in neaprat de acestea: aspecte sociale i administrative, raporturile juridice cu terii. Clasificri ale controlului: a) n funcie de momentul exercitrii lui, controlul poate fi: anterior, concomitent sau posterior. Controlul anterior (preventiv) se realizeaz nainte de efectuarea operaiunilor economice urmrind necesitatea, legalitatea, oportunitatea i economicitatea acestor operaiuni.

Controlul concomitent se exercit n timpul efecturii sau desfurrii operaiunilor economice i financiare. Controlul posterior se realizeaz dup consumarea operaiunilor economice i financiare, pe baza documentelor tehnico-operative sau contabile. El este efectuat de personal specializat de control i are drept scop depistarea unor eventuale deficiene, a cauzelor i a vinovailor de producerea lor. Controlul financiar ulterior se efectueaz DUP desfurarea activitilor sau operaiilor economico, financiare i contabile cu privire la gestiunea patrimoniului i are urmtoarele obiective principale1: existena i utilizarea raional a patrimoniului; aplicarea corect a legislaiei cu caracter financiar i contabil; modul de efectuare a cheltuielilor i realizarea veniturilor; analiza situaiei financiare. b) Dup natura activitii controlate i obiectivele urmrite, controlul poate fi: control tehnic; control economic; control juridic; control al calitii produselor; control financiar. c) Dup sfera ce cuprindere, controlul poate fi: control general i control parial, control total i prin sondaj, control mixt. Controlul general (de fond), cuprinde toate activitile economice i financiare ale entitii precum i documentele aferente acestora. Controlul parial se realizeaz numai asupra unor activiti, sectoare, care formeaz o subdiviziunea a unei entiti (activitatea de personal, de investiii, de desfacere, de aprovizionare, o secie, un atelier, departament, serviciu). Controlul total presupune verificarea tuturor documentelor, faptelor, tranzaciilor care caracterizeaz o activitate a entitii care poate fi ntr-un sector sau n toat ntreprinderea. Controlul prin sondaj se realizeaz numai asupra unor documente, operaiuni sau bunuri considerate a fi reprezentative pentru fenomenul verificat. n baza controlului prin sondaj se poate formula o prere de ordin general privind modul de desfurare a ntregului fenomen. Controlul mixt se caracterizeaz prin folosirea concomitent a formelor menionate anterior, precum i combinarea acestora cu forme ale controlului tehnic, administrativ, juridic sau social2. d) n funcie de scopul urmrit, controlul poate fi: tematic, complex, repetat i sub form de anchet.
Munteanu V. (coordonator) Control i audit financiar-contabil, editura Luminalex, Bucureti, 2003, pag. 48 2 Florea I., Chersan I.C., Florea R. Controlul economic, financiar i gestionar, Editura CECCAR, Bucureti, 2011, pag. 28
1

Controlul tematic vizeaz anumite aspecte concrete ale entitii (exemple: modul de ncasare a clienilor, modul de efectuare a inventarierii, respectarea unor decizii ale AGA sau Consiliului de Administraie). Controlul complex depete cadrul activitilor economice i financiare, obiectivele de control viznd i aspecte tehnice, juridice, sociale. Controalele repetate vizeaz perioade mai mari de timp i se realizeaz atunci cnd n unele activiti se obin rezultate negative, sau n cazul n care se experimenteaz noi tehnologii, sau forme noi de organizare a activitii ntreprinderii. Controlul sub form de anchet are ca punct de plecare unele sesizri, reclamaii, putnd fi efectuat de o comisie din care pot face i persoane din afara entitii. Persoanelor implicate li se pot lua declaraii verbale sau scrise. e) n funcie de modalitile de realizare, controlul mbrac 2 forme: controlul faptic i controlul documentar. Controlul faptic presupune verificarea la faa locului a existenei activelor i uzurii acestora, a produciei n curs de execuie, a stocurilor, precum i a documentelor justificative aferente acestora. Controlul faptic este cea mai eficient form de control i se realizeaz n special prin inventarierea patrimoniului. Controlul documentar presupune verificarea scriptic a documentelor justificative, evidenei tehnico-operative, registrelor contabile, fielor conturilor, balanelor de verificare pentru a constata realitatea unor tranzacii sau operaiuni economice i financiare. f) n funcie de apartenena organelor de control fa de entitate, exist 2 forme de control: intern i extern Controlul intern se realizeaz de ctre persoane din cadrul entitii, fiind un atribut al conducerii. Rspunztor de organizarea controlului intern este conductorul entitii, iar realizarea lui cade n sarcina efilor de departamente, servicii, compartimente sub forma controlului preventiv, operaional sau postoperativ. Controlul financiar propriu mbrc mai multe forme: control financiar preventiv propriu, control de gestiune, audit intern, inventarierea elementelor de activ i pasiv, inspecii.

Cuvinte i expresii cheie

Control anterior, concomitent i posterior Control economic, tehnic i financiar Control financiar preventiv Control de fond i parial Control total i prin sondaj Control mixt i control tematic Control complex i control repetat Control faptic i documentar Control intern i extern Funciile controlului

Bibliografie selectiv
1. 2. 3. 4. 5. 6. Audit statutar i comunicare financiar, Editura Economic, Bucureti, 2011 Florea I., Chersan Controlul economic, financiar i gestionar, Ediia a II-a, Editura CECCAR, Bucureti, 2011 I.C., Florea R. Ghi E., Ghi M. Audit i control, Editura Fundaia Romniei de mine, Bucureti, 2007 Morariu A., Suciu Audit intern i guvernan corporativ, Editura Universitar, Bucureti, 2008 G., Stoian F. Control i audit financiar-contabil, Editura Munteanu V. Luminalex, Bucureti, 2003 (coordonator) Teoria i practica auditului intern, ediia a patra, Renard J. Bucureti, 2002. Domnioru S.