INSTRUC IUNI privind activitatea de arhiv la creatorii #i de&in torii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor Na&ionale prin Ordinul

de zi nr. 217 din 23 mai 1996 Prezentele Instruc&iuni reglementeaz organizarea #i desf #urarea întregii activit &i arhivistice, în mod unitar, la nivelul tuturor creatorilor #i de&in torilor de documente, în conformitate cu art. 5, pct. a, din Legea Arhivelor Na&ionale. CAPITOLUL I Dispozi!ii generale Art. t. - Constituie izvoare istorice #i alc tuiesc Fondul Arhivistic Na&ional al României documentele, indiferent de suportul lor, create de-a lungul timpului de organele de stat, organismele publice sau private, economice, sociale, culturale, militare #i religioase, precum #i de persoanele fizice. Acestor documente statul le asigur protec&ie special , în condi&iile Legii Arhivelor Na&ionale. Art. 2. - Administrarea, supravegherea, dup caz, #i protec&ia special a Fondului Arhivistic Na&ional al României se realizeaz de Arhivele Na&ionale - unitate bugetar în cadrul Ministerului de Interne. Atribu&iile acestora se exercit prin compartimentele specializate #i direc&iile jude&ene ale Arhivelor Na&ionale. Art. 3. - Persoanele juridice creatoare #i de&in toare de documente r spund de eviden&a, inventarierea, selec&ionarea, p strarea #i folosirea lor, în condi&iile prevederilor Legii Arhivelor Na&ionale. Art. 4. - Persoanele juridice, creatoare #i de&in toare de documente, au obliga&ia de a înfiin&a compartimente de arhiv , organizate în func&ie de complexitatea #i cantitatea arhivelor pe care le creeaz sau le de&in. Desemnarea personalului îns rcinat cu activitatea de arhiv , precum #i structura # i competen&a compartimentelor de arhiv vor fi stabilite de conducerea unit &ii creatoare #i de&in toare de documente, cu avizul de specialitate al Arhivelor Na&ionale sau, dup caz, al direc&iilor jude&ene ale Arhivelor Na&ionale. Fac excep&ie de la aceste prevederi Ministerul Ap r rii Na&ionale, Ministerul Afacerilor Externe, Serviciul Român de Informa&ii, Serviciul Informa&ii Externe, Serviciul de Protec&ie #i Paz , alte organe cu atribu&ii în domeniul siguran&ei na&ionale. Formarea, perfec&ionarea #i atestarea personalului compartimentului de arhiv se realizeaz prin 'coala Na&ional de Perfec&ionare Arhivistic , contra cost. Art. 5. - Atribu&iile personalului compartimentului de arhiv sunt: a) ini&iaz #i organizeaz activitatea de întocmire a nomenclatorului dosarelor, în cadrul unit &ii respective; asigur leg tura cu Arhivele Na&ionale, în vederea verific rii #i confirm rii nomenclatorului', urm re#te modul de aplicare a nomenclatorului la constituirea dosarelor; b) verific #i preia de la compartimente, pe baz de inventare, dosarele constituite; întocme#te inventare pentru documentele f r eviden& (anexa nr. 2), aflate în depozit; asigur evidenta tuturor documentelor intrate #i ie#ite din depozitul de arhiv , pe baza registrului de eviden& curent (anexa nr. 3); c) #eful compartimentului de arhiv este secretarul comisiei de selec&ionare #i, în aceast calitate, convoac comisia în vederea analiz rii dosarelor cu termene de p strare expirate #i care, în principiu, pot fi propuse pentru eliminare ca fiind nefolositoare; întocme#te formele prev zute de lege pentru confirmarea lucr rii de c tre Arhivele Na&ionale; asigur predarea integral a arhivei selec&ionate la unit &ile de recuperare; d) cerceteaz documentele din depozit în vederea eliber rii copiilor #i certificatelor solicitate de cet &eni pentru dobândirea unor drepturi, în conformitate cu legile în vigoare; e) pune la dispozi&ie, pe baz de semn tur , #i &ine eviden&a documentelor împrumutate compartimentelor creatoare; la restituire, verific integritatea documentului împrumutat; dup restituire, acestea vor fi reintegrate la fond; f) organizeaz depozitul de arhiv dup criterii prealabil stabilite, conform prevederilor Legii Arhivelor Na&ionale, men&ine ordinea #i asigur cur &enia în depozitul de arhiv ; solicit conducerii unit &ii dotarea corespunz toare a depozitului (mobilier, rafturi, mijloace P.S.I. #.a.): informeaz 1

. #i se numeroteaz cu cifre romane. num rul de înregistrare al documentului la care se conexeaz #i indicativul dosarului dup nomenclator.conducerea unit &ii #i propune m suri în vederea asigur rii condi&iilor corespunz toare de p strare #i conservare a arhivei. Art. în termen de 30 de zile. 2 . înregistrarea acestora se poate face #i la fiecare compartiment de munc In aceast situa&ie. înfiin&area. Gruparea documentelor în dosare Art. g) pune la dispozi&ia delegatului Arhivelor Na&ionale toate documentele solicitate cu prilejul efectu rii ac&iunii de control privind situa&ia arhivelor de la creatori. CAPITOLUL II Obliga!iile creatorilor "i de!in%torilor de documente A. în ordinea primirii lor. în mai multe. în ordinea în care figureaz în schema de organizare a creatorului. Documentele expediate din oficiu #i cele întocmite pentru uz intern se înregistreaz ca # i documentele intrate. ie#ite ori întocmite pentru uz intern Art.înregistrarea documentelor se face la registratura general . concomitent. B. dup modelul din anexa nr. acestea vor primi num rul de înregistrare al documentului la care se r spunde. fie într-un singur registru de intrare-ie#ire.Nomenclatorul dosarelor se întocme#te de c tre fiecare creator pentru documentele proprii. data înregistr rii. Eviden!a documentelor Art. pe compartimente de munc . Art. 8. . emite #i întocme#te pentru uz intern un num r mare de documente.Anual. 7. documentele se grupeaz în dosare. In prima rubric a nomenclatorului se trec denumirile compartimentelor de munc . Documentele care se refer la aceea#i problem se conexeaz la primul document înregistrat. la registratura general se înscrie num rul de înregistrare atribuit de expeditor #i denumirea compartimentului la care se repartizeaz spre înregistrare #i rezolvare. destinatarul. Când creatorul de documente prime#te. 9. h) preg te#te documentele (cu valoare istoric ) #i inventarele acestora. compartimentul c ruia i s-a repartizat. fie. potrivit problemelor #i termenelor de p strare stabilite prin nomenclatorul dosarelor. f r ca numerele de înregistrare date documentelor s se repete. emitentul. conform prevederilor Legii Arhivelor Na&ionale.Arhivele Na&ionale #i direc&iile jude&ene controleaz aplicarea #i respectarea prevederilor legisla&iei în vigoare. data expedierii.Creatorii #i de&in torii de documente sunt obliga&i s comunice în scris. categoriile de documente grupate pe probleme #i termene de p strare. In cazul documentelor expediate ca r spuns. La înregistrarea documentelor se vor preciza urm toarele clemente: num rul de înregistrare. . care se va stabili #i completa în registru dup rezolvarea documentului. con&inutul documentului în rezumat. reorganizarea sau oricare alte modific ri survenite în activitatea institu&iei. . num rul filelor documentului.Creatorii de documente sunt obliga&i s înregistreze toate documentele intrate. în vederea pred rii la Arhivele Na&ionale. cu implica&ii asupra compartimentului de arhiv . 11. num rul de înregistrare al documentului la care se face conexarea. . modul rezolv rii. num rul anexelor. 6. în dreptul fiec rui document conexat se trece. a) întocmirea nomenclatorului dosarelor Art. dup caz. în rubrica corespunz toare. completându-se coloanele adecvate. Înregistrarea documentelor se efectueaz cronologic. potrivit legii. Înregistrarea documentelor începe de la l ianuarie #i se încheie la 31 decembrie ale fiec rui an. Nomenclatorul se întocme#te sub forma unui tabel în care se înscriu. 1. 10. num rul #i data documentului date de emitent. . pe linia muncii de arhiv #i stabilesc m surile ce se impun. direc&iilor jude&ene ale Arhivelor Na&ionale. Arhivelor Na&ionale sau.

Art. dubletele. la nivel central. K) etc. filele se numeroteaz începând cu num rul l pentru fiecare volum.Nomenclatorul se aprob de c tre conducerea unit &ii creatoare de documente #i se confirm . în cazul dosarelor compuse din mai multe volume. 12. nomenclatorul se completeaz cu denumirea acestora #i cu dosarele nou create. La expirarea termenului de p strare. pot fi propuse pentru eliminare sau re&inute permanent. condicile #i alte materiale preconstituite Cifra roman . . cu creion negru. con&inutul documentelor ce constituie dosarul. d ri de seam lunare. cu. 15.In rubrica a doua se trec subdiviziunile compartimentelor de munc #i se numeroteaz cu litere majuscule. In nomenclator se trec #i registrele. 16. dac creatorul are ca p r&i componente numai compartimente de munc f r subdiviziuni sau nici compartimente de munc . în a#a fel încât s se asigure citirea complet a textului.In vederea pred rii dosarelor la compartimentul de arhiv se efectueaz urm toarele opera&iuni: • documentele cuprinse în dosar se ordoneaz cronologic sau. în rezumat. In rubrica a patra a nomenclatorului se înscrie termenul de p strare. indicativul dosarului va figura în registrul de intrare-ie#ire. în mod deosebit. fiecare dosar numerotându-se cu cifre arabe. Dac termenul de p strare al unor grupe de documente nu poate fi stabilit cu certitudine. 3 . nomenclatorul se completeaz cu noile dosare. In rubrica a treia se trece. de direc&iile jude&ene ale Arhivelor Na&ionale. potrivit nomenclatorului #i se predau la compartimentul de arhiv . în cazul dep #irii acestui num r.300 file. 13. termene de p strare diferite (planuri. cu acela#i termen de p strare.). informa&iile documentelor pot avea importan& #tiin&ific . agrafele metalice.Dup confirmare. • documentele din fiecare dosar se leag în coperte de carton. In cazul acelora#i genuri de documente. iar pentru acelea care se p streaz temporar. spre aprobare #i confirmare. lâng termenul de p strare temporar se men&ioneaz „C. de Arhivele Na&ionale #i. în al doilea an de la constituire. . nomenclatorul va fi difuzat la toate compartimentele. Dac se înfiin&eaz noi compartimente de munc sau subdiviziuni. anuale s. documentele se grupeaz în dosare. actele mai vechi trebuie s se afle deasupra #i cele mai noi dedesubt. în momentul întocmirii nomenclatorului. In cazul compartimentelor de munc sau subdiviziunilor lor care î#i dezvolt activitatea creând alte grupe de documente decât cele prev zute ini&ial. . 17.Dup rezolvarea lor. ci numai atunci când se produc schimb ri în structura creatorului de documente. pentru fiecare termen de p strare. Art. litera majuscul #i cifra arab formeaz indicativul dosarului. Stabilirea lui se face &inânduse seama de legile în vigoare.S. respectiv. l la fiecare compartiment de munc . Intr-un dosar se grupeaz documente referitoare la aceea#i problem . • filele dosarelor se numeroteaz în col&ul din dreapta sus." (comisie de selec&ionare). geografic etc. filele nescrise. de importan&a practic pentru activitatea creatorului de documente #i. datelor #i rezolu&iilor. La înregistrarea documentelor. în dou exemplare. în anumite conjuncturi. cifra arab care reprezint num rul anilor cât se p streaz (l.Nomenclatorul dosarelor nu se modific anual. trimestriale. la nivel local. dup caz. în cazuri speciale. Acesta poate fi format numai din litera majuscul #i cifra arab sau numai din cifra arab . la rubrica rezervat acestuia. Art. 14. . sau dac exist motive s se presupun c . Art. cartotecile.a. de importan& #tiin&ific a informa&iilor pe care !e con&in documentele. întocmite pe perioade de timp diferite #i. 3.'eful fiec rui compartiment r spunde de întocmirea proiectului de nomenclator pentru documentele specifice compartimentului respectiv. .). se constituie mai multe volume ale aceluia#i dosar. începând cu nr. b) Constituirea dosarelor Art. dup alte criterii (alfabetic. Aceste proiecte se centralizeaz de #eful compartimentului de arhiv #i se înainteaz . se constituie dosare separate. Art. în vederea aplic rii lui. • dosarele nu trebuie s aib mai mult de 250 . In dreptul grupelor de documente care se p streaz permanent se trece cuvântul „permanent" (prescurtat „P"). • se îndep rteaz acele. ca #i pe fiecare document în parte. 5.). . aceste documente vor fi analizate de comisia de selec&ionare #i. clamele. când în constituirea dosarului se folose#te ordinea cronologic .

.La preluare. men&ionându-se în inventar datele extreme. la compartimentul respectiv. . fiecare compartiment va întocmi atâtea inventare câte termene de p strare sunt prev zute în nomenclator. 24. 4 . stabilit de comun acord între cele dou compartimente (pred tor #i primitor). Inventarierea dosarelor.• pe coperta dosarului se înscriu: denumirea unit &ii #i a compartimentului creator. Art. ele se aduc la cuno#tin& compartimentului creator. din motive justificate. ca #i cele care. urm rind respectarea modului de constituire a dosarelor #i concordan&a între con&inutul acestora #i datele înscrise în inventar. 18.Dosarele care cuprind acte din mai mul&i ani se vor inventaria la anul de început.) de documente. Predarea la compartimentul de arhiv% Art. dup care semneaz #i pune data certific rii. • totalul dosarelor ie#ite. se vor preciza genurile (coresponden&a. în registrul de eviden& curent se deschide câte o partid pentru fiecare fond. 26. Se va înscrie num rul din inventar al fiec rui dosar re&inut de compartiment. destinatarul. . file". între paranteze. num rul de file. inventarierea #i predarea lor intr în obliga&ia compartimentelor creatoare de documente. datele de început #i de sfâr#it. • datele extreme ale documentelor. perioada la care se refer . care efectueaz corecturile ce se impun. • denumirea. . iar celelalte se depun o dat cu dosarele la compartimentul de arhiv . • totalul dosarelor din inventar: • totalul dosarelor primite efectiv în arhiv din inventarul respectiv: • num rul dosarelor l sate la compartiment #i depuse ulterior. ordine etc. în cifre #i . Art. volumul #i termenul de p strare.. în litere. anul. conform modelului prev zut în anexa nr. • denumirea compartimentului de la care provine inventarul. • pe o foaie nescris . la capitolul „Prelu ri". memorii.. 21. rapoarte. lucr torul de Ia compartimentul creator al dosarului face urm toarea certificare: „Prezentul dosar (registru. dintre care un exemplar r mâne la compartimentul care face predarea. problema sau problemele con&inute #i. sub un alt num r de ordine. Inventarul cuprinde toate dosarele cu acela#i termen de p strare. de c tre un compartiment de munc . La capitolul „Ie#iri" se trec: • dala ie#irii dosarelor din eviden& : • unde s-a predat. compartimentul de arhiv verific fiecare dosar. C.Constituirea dosarelor.Eviden&a dosarelor #i a inventarelor depuse la compartimentul de arhiv se &ine în registrul de eviden& curent . 2. întocmite dup modelul prezentat în anexa nr. 20. în inventar fiecare volum va primi un num r curent distinct. se trec în inventarul anului respectiv. Art. . 4. Art. se trec.In ce prive#te completarea rubricii „Con&inutul dosarului". cu men&ionarea nepred rii lor. . sinteze. num rul de dosar din inventar.In registrul de eviden& curent . . indicativul din nomenclator. fiecare inventar se trece separat. In cazul în care compartimentul de arhiv p streaz #i alte fonduri arhivistice. create în cursul unui an. In cazul dosarelor formate din mai multe volume. Art. în ordinea prelu rii.Dosarele neîncheiate în anul respectiv. în inventar se va men&iona acest lucru. 23. Art. num rul #i data actului pe baza c ruia au fost scoase din eviden& . 22. dup caz. emitentul. în momentul pred rii lor ulterioare. 19. Pentru fiecare inventar se noteaz : • num rul de ordine al inventarului: • data prelu rii documentelor din inventarul respectiv. condic ) con&ine . sau pe prima pagin nescris a registrelor # i condicilor. toate inventarele dosarelor preluate. 25. Astfel. se opresc la compartimentele de munc . . In cazul constat rii unor neconcordan&e. . Art.Inventarele se întocmesc în 3 exemplare pentru documentele nepermanente #i în 4 exemplare pentru documentele permanente.Dosarele se depun la compartimentul de arhiv pe baz de inventare. ad ugat la sfâr#itul dosarului. Predarea la arhiva general se face conform unei program ri prealabile. Art.

care se înainteaz spre aprobare conducerii unit &ii. la sesizarea secretarului. 6.Documentele secrete de stat se înregistreaz manipuleaz . pre#edintele convoac comisia de selec&ionare. comisia de selec&ionare are în vedere respectarea termenelor de p strare a documentelor. în cazul unit &ilor locale Art. comisia întocme#te procesul-verbal model anexa nr. 27. potrivit nomenclatorului. transferului c tre alt unitate de&in toare sau ca urmare a distrugerii provocate de evenimente neprev zute. 5. pe rafturi pentru a fi verificate de organele de control ale Arhivelor Na&ionale. 6). prev zute în nomenclatorul dosarelor.S. . . în vederea confirm rii lucr rii de selec&ionare.Art. 36. valoarea artistic . aprobat de conducerea unit &ii creatoare sau de&in toare #i confirmat de Arhivele Na&ionale. men&iunea „C. . secretar #i un num r impar de membri. Selec!ionarea documentelor Art. Aprecierea valorii istorice a matricelor sigilare scoase din uz se face indiferent de suportul acestora.: • proces-verbal de selec&ionare (conform anexei nr. #tampile. 5). acestea au termene de p strare temporar . numi&i din rândul speciali#tilor proprii. cu urm toarele preciz ri: • gruparea documentelor în dosare se face pe baza nomenclatorului. în ordine. pe lâng termenul de p strare. . sau la direc&iile jude&ene ale Arhivelor Na&ionale. în care se cuprind # i categoriile de documente din listele de date #i informa&ii secrete de stat.Selec&ionarea matricelor sigilare scoase din uz se efectueaz de c tre comisiile de selec&ionare.Dosarele sunt scoase din eviden&a arhivei pe baza unuia din urm toarele acte. frecven&a s. In aprecierea importan&ei documentelor. • proces-verbal de predare-preluare (conform anexei nr. • proces-verbal de " constatare a deterior rii complete a documentelor sau a lipsei acestora. 31. studiaz si p streaz potrivit actelor normative în vigoare privind ap rarea secretului de stat.Scoaterea dosarelor din eviden&a arhivei se Tace cu aprobarea conducerii creatorilor sau de&in torilor de documente #i cu confirmarea Arhivelor Na&ionale. la anul #i compartimentul de munc respectiv. 38. în urma selec&ion rii. 32. numit prin decizia sau ordinul conduc torului unit &ii respective. Art. Ordonarea. . confec&ionate din metal. . pentru confirmare. Art. pe baz de proces-verbal înso&it de inventar. . E. 29.Comisia de selec&ionare este compus din pre#edinte. 30. . înso&ite de procesul-verbal aprobat de conducerea unit &ii #i de inventarul documentelor permanente create în perioada pentru care se efectueaz selec&ionarea (câte un exemplar) se înainteaz . ele se trec în inventarele corespunz toare termenului lor de p strare. la Arhivele Na&ionale.Anual sau ori de câte ori este nevoie.Documentele se p streaz . cu adres înregistrat . . Art. Ari. parafe).". Documentele deteriorate vor fi scoase din eviden& în urma propunerii comisiei de selec&ionare. dup caz. . . Art. Art. în ordinea d rii lor în folosin& . cât #i a celor create de alte unit &i #i p strate în depozitul unit &ii. Secretarul prezint comisiei inventarele dosarelor cu termene de p strare expirate. La încheierea lucr rilor.Arhivele Na&ionale sau direc&iile jude&ene pot hot rî p strarea permanent a unor dosare.Inventarele dosarelor propuse de comisia de selec&ionare spre a fi eliminate. cauciuc sau orice alte materiale.a. 37. Când comisia de selec&ionare constat gre#eli de încadrare a documentelor la termenele de p strare sau stabile#te ca unele din acestea s fie p strate permanent.Gruparea în dosare. se inventariaz .Comisia efectueaz selec&ionarea atât a documentelor create de unitatea respectiv . Art. Art. 35. 28. chiar dac . dup modelul prezentai în anexa nr. D. 5 .In cadrul fiec rei unit &i creatoare #i de&in toare de documente func&ioneaz câte o comisie de selec&ionare. întrucât la stabilirea valorii se au în vedere #i alte elemente: însemnele #i înscrisul din câmpul sigilar. în cazul unit &ilor centrale. reprezentând principalele compartimente creatoare de arhiv . 'eful compartimentului de arhiv este de drept secretarul comisiei de selec&ionare. inventarierea "i selec!ionarea documentelor secrete de stat Art. într-un registru. . 34. Matricele sigilare (sigilii. inventarierea #i selec&ionare! se fac potrivit prezentelor Instruc&iuni. acordând o aten&ie deosebit celor care au. 33. cu confirmarea Arhivelor Na&ionale.

pe compartimente #i ani. pe fiecare an. se separ documentele de acela#i fel. chitan&iere. inventariaz #i selec&ioneaz a compartimentul de arhiv . anii extremi. indiferent de termenul de p strare.Documentele care se g sesc în arhiv neconstituite conform nomenclatorului se ordoneaz . Folosirea documentelor Art. la cerere. condici de prezen& ). . dup un criteriu stabilit (pe am # i compartimente de munc . chiar dac nu au îndeplinit termenul de 30 de ani. legarea acestora.Documentele secrete de stat care î#i p streaz acest caracter #i dup expirarea termenului de p strare prev zut în nomenclator se selec&ioneaz la compartimentul special de c tre o comisie de selec&ionare având în componen& persoane care au acces ia date. certificate. La selec&ionarea documentelor secrete de stat se vor respecta prevederile prezentelor Instruc&iuni. labele) #i care nu pot fi separate. Opera!iuni arhivistice la documentele neconstituite pe probleme "i termene de p%strare Art. • documentele secrete de serviciu #i nesecrete. potrivit legii. la compartimentul special. rezolu&ie sau note tergale con&inutul actului. vor intra în componen&a dosarului cu documente secrete de stat. se întocme#te pe ani. Pentru unit &ile arhivistice care se propun a fi eliminate se întocme#te un proces-verbal în care se men&ioneaz anul cre rii documentului #i num rul curent al unit &ii arhivistice din inventar. 17: • inventarierea dosarelor. urmând a se preda compartimentului de arhiv .Creatorii #i de&in torii de documente sunt obliga&i s elibereze. cu ocazia selec&ion rii. numerotarea filelor #i certificarea se fac în anul urm tor cre rii lor. 43.). la cererea persoanelor fizice sau juridice. dup 30 de ani de la crearea lor. G. acestea prezentând importan& #tiin&ific #i practic . Constituirea dosarelor se va face conform art. iar în cadrul compartimentului. In acest sens se au în vedere: • determinarea apartenen&ei la fond (fondarea). alfabetic s. studii. iar apoi se grupeaz pe probleme. copii #i extrase dup documentele pe care le creeaz #i le de&in. cantitatea (în metri lineari sau unit &i arhivistice). Comisia de selec&ionare cerceteaz dosarele. fi#e de pontaj. în dosare. &inându-se seama de denumirea destinatarului. . #tampila de înregistrare. Ordonarea documentelor se execut dup criteriul cronologic. dac acestea se refer la drepturi care îl privesc pe solicitant. P strarea # i selec&ionarea lor la compartimentul de arhiv se fac în acela#i mod ca la documentele nesecrete. rezolvarea unor lucr ri administrative. registrelor etc. document ri. aflate în depozitul de arhiv . • ordonarea documentelor în cadrul fondului. fondarea se efectueaz dup criteriile amintite mai sus.Pe parcursul ordon rii documentelor f r eviden&e. • selec&ionarea se efectueaz de c tre comisia de selec&ionare pe baza inventarului. la expirarea termenului de p strare. stabilind unit &ile arhivistice care se elimin #i cele care se re&in. Art. eliberarea unor copii. . inform ri. Inventarele vor cuprinde: num rul curent.Documentele din Fondul Arhivistic Na&ional pot fi folosite pentru cercetare #tiin&ific . certificate. Art. cum sunt: vechimea în munc . Art. schi&e. în vederea elimin rii lor globale. informa&ii #i documente secrete de stat. pozi&ia din nomenclator #i termenul de p strare. . pe probleme. grafice. Documentele din Fondul Arhivistic Na&ional pot fi consultate. cu termene de p strare 1 . Numerotarea dosarelor se face începând cu num rul 1.5 ani (boniere. iar în cadrul anului pe probleme. la expirarea caracterului secret. 39. pozi&ie cu pozi&ie. . . de c tre cet &eni români # i str ini. drepturi patrimoniale. F.In carul în care documentele nu sunt constituite în dosare (foi volante). 41. pe baz de inventare. 40. Pentru documentele la care nu s-a împlinit acest termen. care fac corp comun cu documentele secrete de stat (situa&ii.a. extrase. • gruparea documentelor secrete de stat în dosare. Art. categoria de documente. cercetarea se poate face numai cu aprobarea conducerii unit &ii creatoare sau de&in toare. 42. In cazul în care un dosar cuprinde documente din mai mul&i ani se ordoneaz la anul cel mai vechi al dosarului. 'eful compartimentului special va face parte din aceast comisie. f r a se lua în considera&ie datele documentelor anexate. 44.• gruparea documentelor secrete în dosare se face separat de cele nesecrete. 6 .

Art. 52. Art. 48. conform anexei nr. documentul poate deveni o pies într-un grupaj sau temei pentru crearea unei unit &i arhivistice. dup caz. . sub semn tur . 47. recercetându-se documentele. Ordonarea. cu indicarea num rului #i datei de emitere a precedentului. se consemneaz întrun registru de depozit. copiile si extrasele se elibereaz personal solicitantului ori împuternicitului s u legal sau se expediaz prin po#t . actele de stare civil sau alte acte originale personale aflate în dosar se restituie titularului. 7 . se în&elege: totalitatea actelor purt toare de informa&ie tehnic sau produse ale ac&iunii de înregistrare tehnic pe supor&i magnetici. pentru cercetare. Fisele se ordoneaz alfabetic.Certificatul trebuie s cuprind o expunere exact #i clar a datelor rezultate din documente. fi#a se va anula la rearhivarea dosarului. se poate elibera fie un nou certificat. Art.In cazul în care. se g sesc noi date. Referatul trebuie s cuprind denumirea fondului cercetat #i cotele unit &ilor arhivistice cercetate (anul #i num rul din inventar). Eviden&a cererilor se &ine pe baz de fi#e întocmite pentru fiecare solicitant în parte. comunicându-i-se #i solicitantului acest lucru.Documentele tehnice #i de înregistrare. Art. Copiile sau extrasele se certific sau. fie pe calculator.Scoaterea documentelor din depozitul de arhiv . certificatele de studii. 49. apoi. inventarierea. care sunt în direct leg tur cu obiectul cererii. la cererea peti&ionarului sau din dispozi&ia conducerii unit &ii creatoare sau de&in toare. dac se cunoa#te unitatea de&in toare a documentelor ce fac obiectul cererii. 50. a suportului sau a scrisului. Redactarea certificatului se face pe baza unui referat scris pe cerere. aceasta situa&ie se comunic în scris solicitantului. fie se poate emite un nou certificat. datele cuprinse în aceste documente In certificate nu vor fi expuse concluzii personale sau generaliz ri în leg tur cu con&inutul documentelor cercetate. conform anexei nr. datat #i semnat de persoana care a f cut cercetarea.In cazul în care în arhiv nu se g sesc date cu privire la obiectul cererii.Prevederile acestui capitol se aplic în cazurile speciale ale arhivelor tehnice #i de înregistrare. In certificat se vor indica denumirile documentelor din care s-au extras elementele necesare întocmirii certificatului #i. care se va anula #i retrage. In cazul în care dotarea permite. 9. crearea sau ie#irea lor. Art. 46.O dat înregistrat. cu cerneal . Certificatele. în spiritul Legii Arhivelor Na&ionale. re&inându-se la dosar o copie certificat de responsabilul arhivei. întocmit. men&ionându-se ca îl completeaz pe cel anterior. . In locul dosarului scos pentru cercetare se va introduce în raft o fi# de control. ori pe compartimente. fotosensibili sau din hârtie tratat special etc. men&ionându-se toate datele. se legalizeaz de unitatea care le elibereaz . no&iune definibil prin totalitatea documentelor care se refer la o problem dat #i se constituie ca unitate de p strare.Prin documente tehnice #i de înregistrare tehnic . Fi#a va cuprinde: numele #i prenumele solicitantului. 51. . noul certificat va primi alt num r de înregistrare. Art. cererea în original se trimite spre rezolvare respectivei unit &i. f r s se întregeasc perioadele pentru care nu exist documente. . In certificat datele se expun în ordinea cronologic . II. Se vor indica numai datele existente. In textul certificatului nu sunt admise #ters turi sau complet ri printre rânduri. înregistrarea se poate face fie pe baz de registru de intrare-ie#ire. se înregistreaz Ia intrarea. fie prin alte mijloace moderne de înregistrare. cu condi&ia asigur rii reg sirii rapide a documentelor în circula&ia lor de la intrare/creare la ie#ire/arhivare. . într-un fi# ier special. Persoana care a întocmit referatul #i #eful s u ierarhic poart r spunderea asupra exactit &ii datelor comunicate. Diplomele. 8. . selec!ionarea "i valorificarea documentelor tehnice "i de înregistrare tehnic% Art. indiferent de natura informa&iilor. num rul #i data de înregistrare a cererii.Art. . s se creeze un subsistem arhivistic computerizat de eviden& #i reg sire a cererilor #i actelor eliberate. dup caz. . Perioadele pentru care lipsesc documente sau nu se g se#te înscris numele solicitantului se vor men&iona în adresa de expediere a certificatului. într-o registratur general . inclusiv cele din certificatul anterior. 45.

Pe de alt parte. 56. 55. 57.Art. modalit &i. 3) #i inventare (anexa nr. . inventaria. Prelucrarea documentelor tehnice "i de înregistrare incidentale Art.precum #i a celor specifice arhivelor tehnice #i de înregistrare: „compatibilitatea sistemelor" #i prioritatea conserv rii asupra tuturor celorlalte principii. a) Ordonarea Art. • alfabetic. 58. ori selec&ionate de o institu&ie. „respectul fa& de creatorul de fond #i sistemul s u de organizare" #i „drepturile comunit &ilor locale asupra documentelor proprii" . laboratoare etc. fie ca anexe. Prelucrarea arhivistic% Art. In cazul în care documentul tehnic #i de înregistrare este o unitate sau mai multe unit &i arhivistice incidentale. dup natura suportului #i în cadrul acesteia. . Predarea se face pe baz de proces-verbal (anexa nr. Totodat .„unitatea fondurilor".întreaga activitate desf #urat asupra documentelor tehnice #i de înregistrare se realizeaz cu respectarea principiilor generale . . Prelucrarea fondurilor #i colec&iilor constituite integral din documente tehnice #i de înregistrare Art. . • zona geografic sau grad geografic. • scara. In acest sens. este necesar s se respecte succesiunea unit &ilor arhivistice în fond (sau colec&ie). ca #i ie#irile din gestiunea arhivei.De#i în mod teoretic documentele tehnice #i de înregistrare nu formeaz singure fondul arhivistic al institu&iei creatoare. . se consemneaz în registrul de eviden& curent . . Când documentele sunt |n text. . ordonate pe baza criteriului cronologic sau a criteriului tematic (#i în cadrul lui. ele se vor ordona. ele se vor constitui în parte structural separat .Ordonarea documentelor tehnice #i de înregistrare se face conform structurii organizatorice a creatorului de fond.Unit &ile arhivistice constituite de compartimentele de lucru (servicii. având în vedere c arhivele tehnice #i de înregistrare se prezint în cele mai dese cazuri pe supor&i de diferite naturi #i care din aceast cauz impun condi&ii de p strare specifice (principiul priorit &ii conserv rii). a fost încheiat. familie sau persoan fizic (colec&ie) trebuie s se p streze într-un singur loc. In acela#i timp.Lucr torii de arhiv au r spundere civil #i penal pentru documentele pe care le au în gestiune. Art. împreun cu unitatea arhivistic în care sunt încorporate. . birouri. 60. pe baza criteriilor: • cronologic. familie sau persoan fizic (fonduri arhivistice). institu&ie. ci numai o structur a acestuia.Documentele tehnice #i de înregistrare pot ap rea incidental în interiorul unui fond clasic sau pot constitui fonduri #i colec&ii integrale. eventual selec&iona. • format. 2). 59. cât #i de regimul de consultare #i valorificare. toate documentele create de o societate. 4. fie ca unit &i arhivistice de sine st t toare. • form . cronologic). 54. sub o singur gestiune #i prelucrare (principiul unit &ii fondurilor). • tematic. criterii.Documentele tehnice #i de înregistrare incidentale pot ap rea fie ca ilustra&ii cuprinse în text.Intr rile. Art. Motivele acestei separa&ii sunt determinate atât de natura suportului #i deci a conserv rii. pentru care au fost întocmite. potrivit sistemului de organizare dat de creator (principiul respectului fa& de creator). este necesar g sirea unor forme de administrare care s asigure compatibilitatea sistemului cu tradi&ie arhivistic (principiul compatibilit &ii sistemelor). în mod practic ele se organizeaz separat. ca ilustra&ie sau ca anex . 8 . Art. • categorie de document.) se predau Ia arhiv în al doilea an dup crearea lor sau în al doilea an dup ce procesul tehnic. fondurile #i colec&iile arhivistice se impun a fi p strate în zona geografic în care au fost create (principiul dreptului comunit &ilor locale). întocmit conform modelului prev zut în anexa nr. 53.

. Art. la împlinirea termenului de p strare prev zut în nomenclatorul de arhiv al institu&iei creatoare sau de&in toare. alfabetic sau tematic. . 65. fie alfabetic #i cronologic.sau grad apoi pe scar de propor&ii. . film.#i în cadrul cronologiei. întocmit conform art. mai ales dup format. pe zon geografic . pentru aceast categorie de documente procedura de selec&ionare se prevede în prezentele instruc&iuni (art. tehnica de realizare . 64.• faza de proiect.Documentele tehnice #i de înregistrare.Inventarierea documentelor tehnice #i de înregistrare se poate executa fie cronologic (în ordinea intr rii lor în arhiv ) . orale #i de proiectare (mai ales cele de arhitectur ) se men&ioneaz ori în cuprinsul rezumatului . fiind legate prin con&inut/tem unele de celelalte) prime#te o cot . în sfâr#it cronologic ele. solicitarea vitezei de acces.35). pe rafturi sau în alt mobilier specific. m surile suportului. în func&ie de natura informa&iei. banda) ori durata Ia tura&ia n . lungimea (in cazul rolelor de microfilm.iar partea desenat . . pe sta&ii #i apoi cronologic. deci de la l la n . eventual înregistr rile experimentale . în ordinea prestabilit prin planurile metodice de lucru sau regulamentul men&ionat la articolul precedent. respectiv principalii realizatori (elementele de generic).Criteriile de ordonare se pot combina în cursul ac&iunii. In cazul documentelor cartografice #i planurilor tehnice la rubrica&ia inventarului se adaug scara (de reduc&ie cartografic ) . se pot selec&iona. înregistr ri experimentale . înregistr ri foto sau magnetice etc.M. desen sau nr. Art. nr. cât #i la partea desenat (sau de înregistr ri de laborator). o rol ori înregistrate pe o band sau un disc magnetic/optic. documentele climatologice se ordoneaz dup categoria de act (T. cinematografice . certific #i înregistreaz în registrul de eviden& curent . Fiecare unitate (totalitatea documentelor constituite într-un dosar. con&inutul pe scurt al documentului sau grup rii de documente . foi volante . fie pe structuri organizatorice #i apoi cronologic . dup form .Inventarele o dat încheiate se numeroteaz . curent din inventar ) .Având în vedere atât valoarea documentar prelungit a documentelor tehnice #i de înregistrare. în cadrul fondurilor deschise aflate la creatori.în cadrul fondurilor închise. Ea se men&ioneaz fie într-un plan metodic de lucru . fie în regulamentul de func&ionare a arhivei. la care se adaug un simbol alfabetic sau numeral. cronologic #i/sau alfabetic. la observa&ii se va men&iona locul de p strare a pieselor suplimentare (desene. . documentele cartografice geologice.în parte scris #i parte desenat . 67. alfabetic. în rezumat vor fi men&ionate persoanele surprinse de aparatul fotografic #i ocazia care a prilejuit înregistrarea lor pe pelicul .) #i în cadrul acesteia. men&inut consecvent în întreaga prelucrare a fondului.dup data lans rii temei de cercetare . Astfel. La unit &ile arhivistice cu cota&ii de coresponden& . c) Selec&ionarea Art. 61. care dau aceea#i cot atât la partea scris . 68. fie pe categorii de acte #i cronologic . In cursul inventarierii se consemneaz : cota documentului (nr.Odat terminat ordonarea sau concomitent cu ordonarea unit &ilor arhivistice. 62. se trece la inventarierea #i cotarea documentelor. .). file + nr. eventual autorul In cazul documentelor #tiin&ifice . mai ales a celor din proiectare-dezvoltare). nr. Art. . obseda&ii. In cazul documentelor fotografice care reprezint grupuri de persoane. conservarea documentelor. aflate la diver#i de&in tori. documentele de cercetare teoretic se ordoneaz cronologic . anual . cu respectarea prevederilor legale în vigoare. 29 .Ac&iunea de ordonare propriuzis const în a#ezarea unit &ilor arhivistice. p strate într-o map /sul. file . . scar . ori tematic #i în interiorul tematicii. 63. • alte criterii. cât #i cea juridic ( probatorie. dar #i cea istoric . Art. Art. Art.. reprezentat prin num rul curent de inventar Se excepteaz de la prevederea din alineatul anterior institu&iile din proiectare-dezvoltare. ori ca rubrica&ie separat coordonatorul lucr rii. 9 . anii extremi ai documentelor. b) Cotarea unit &ilor arhivistice si inventarierea lor Art.Succesiunea criteriilor de ordonare se stabile#te de c tre creatori într-un sistem logic. documentele de proiectare-dezvoltare se ordoneaz cronologic. 11. 66.

. Art. întocmite pentru asigurare. situate. 77. In aceea#i categorie se înscrie orice distrugere de documente tehnice #i de înregistrare. aceasta trebuie s -#i dea avizul pentru selec&ionarea arhivelor tehnice #i de înregistrare.".Realizarea copiilor de înlocuire (microfilmarea sau reproducerea informatic a unor documente create în cantit &i mari #i f r valoare documentar-istoric . 74.. pentru asigurarea în caz de catastrofe naturale sau r zboi. Art.Termenele de p strare ale documentelor tehnice cuprinse în nomenclatoare se vor pune în concordan& cu prevederile legale privind garantarea produsului pe toat durata existen&ei #i func&ion rii acestuia.. totodat . 69.a. . . indiferent de forma de proprietate. rezisten&a relativ redus a supor&ilor #i înregistrarea informa&iilor pe supor&i. în registrul de eviden& curent se va înscrie ie#irea unit &ii arhivistice #i cantitatea de arhiv selec&ionat . 71. dar cu valoare practic sau juridic ) se poate face numai cu aprob rile de principiu ale Arhivelor Na&ionale #i Ministerului Justi&iei. . 73. Art. dar neaprobate de c tre comisia de selec&ionare a Arhivelor Na&ionale. 80. O copie pozitiv sau o a doua copie magnetic se poate folosi pentru înlocuirea originalelor în cercetare (microfilme sau copii de protec&ie). se va ac&iona pentru recopierea documentelor dup originale. pe de-o parte. to&i creatorii #i de&in torii de arhiv tehnic #i de înregistrare vor realiza copii de asigurare pe baz de microfilm sau alte forme de reproducere magnetic (disc. delegatul Arhivelor Na&ionale are drept de acces la toate nivelurile de informa&ii. . cu îndeplinirea prevederilor legale.Având în vedere. Art.Dup aprobarea lucr rii de selec&ionare de c tre Arhivele Na&ionale. în inventare. In cazul în care creatorii are în organizare o comisie (consiliu) #tiin&ific . Art. 72. Art. . .Scoaterea din eviden& a unor documente propuse spre selec&ionare. iar copiile depreciate se vor sc dea din eviden& pe baza unui proces-verbal de scoatere din gestiune. Art. avizul se d de c tre consiliul de administra&ie. vor fi p strate în depozite adecvate conserv rii acestora. .Selec&ionat conform aprob rii Arhivelor Na&ionale cu nr. pe de alt parte. . . . In cazurile în care se constat deprecierea în timp a copiilor de asigurare. în baza unui regulament de acces aprobat de c tre consiliul de administra&ie. se va men&iona: .Copiile pe microfilm sau alte forme de reproducere. Art. . band s. se realizeaz copii de asigurare #i protec&ie #i pentru acestea. în cazul institu&iilor care nu au un asemenea consiliu.Valorificarea informa&iilor din documentele tehnice #i de înregistrare se reglementeaz de c tre proprietarul de jure al documentelor. 79.) dup documentele clasate ca permanente în propriul nomenclator arhivistic.Indiferent de forma de proprietate. la rubrica observa&ii.Numai copiile de înlocuire se pot selec&iona. 78. 45 Art. e) Valorificarea informa&iilor din documentele tehnice si de înregistrare Art.Copiile de microfilm sau magnetice pentru schimb #i comercializare se realizeaz potrivit reglement rilor proprii ale institu&iilor Creatoare sau de&in toare. d) Microfilmarea #i alte forme de reproducere pentru asigurare #i protec&ie Art.Eviden&a microfilm rii sau a celorlalte mijloace de asigurare #i protec&ie se &ine în inventarele fondurilor #i colec&iilor create #i de&inute prin înregistrarea la rubrica „Observa&ii" a num rului rolei #i cadrelor unde sunt reproduse unit &ile arhivistice respective. se consider fapt penal #i se sanc&ioneaz în consecin& . 76. cu respectarea prevederilor legale privind secretul de serviciu #i celelalte categorii de secret impuse de proprietarul de jure #i de facto al documentelor 10 .Copiile de asigurare se ordoneaz pe fonduri #i în ordinea num rului de rol . Comisiile de selec&ionare pentru aceste documente vor fi formate din cei mai buni speciali#ti în domeniul în care lucreaz în sistemul organizatoric al creatorului #i vor cuprinde în mod obligatoriu consilierul juridic al institu&iei. 70.In cazurile în care creatorii sau de&in torul realizeaz ac&iuni de completare a fondului propriu sau a fondurilor de&inute. într-o localitate diferit de cea în care î#i desf #oar activitatea creatorul sau de&in torul. Art. 75. . pe cât posibil.

documentele se introduc în cutii de carton.A#ezarea documentelor în rafturi se face pe man#eta de îndosariere sau pe man#eta inferioar . se vor aerisi natural.24° C #i umidit &i relative de 50 . obloane etc. Art. filme. 82. fotografii. Art. Art.). iar viteza curentului de aer se va înscrie în limitele de O.Pentru depozite mai mari de 50 mp este necesar organizarea de camere de lucru lâng depozit Art. .Toate depozitele de arhiv mai înalte de 2. 92.3 schimburi de aer/or . Se recomand amplasarea rafturilor perpendicular pe sursa de lumin natural . Art. . de preferin& din metal acoperit cu vopsele stabile.0 m l &ime. 88. Art.2. pericol de foc. iar umiditatea relativ de 40 .Documentele de arhiv se p streaz în depozite construite special sau în înc peri amenajate în acest scop.0.7 .Noile construc&ii ale creatorilor #i de&in torilor de arhiv vor fi avizate numai în cazul în care au spa&ii prev zute pentru p strarea arhivei.Pentru m surarea #i urm rirea parametrilor de microclimat.In cazul în care creatorul de&ine documente de mai multe tipuri (hârtie.50%. surse de infec&ie sau între&inere a agen&ilor biologici. .Dimensionarea elementelor de p strare a arhivei (rafturi. dependente de natura material a acestora. 93.0. iar iluminatul artificial va urm ri culoarul dintre rafturi. . 81. .5 . astfel încât p strarea #i conservarea lor s poat fi organizat în mod corespunz tor. 1 . cus tura de leg tur se aplic la distan& de cel pu&in 12 .In depozitele de arhiv con&inând documente scris trebuie s se asigure un microclimat caracterizat prin temperaturi cuprinse între 15 . . . higrometre #i alte asemenea). dulapuri #i alte mijloace de depozitare specifice. varia&ii de temperatur #i umiditate. 89. sustragerii ori comercializ rii în alte situa&ii decât cele prev zute de lege. Aceast aerisire se va efectua atunci când umiditatea atmosferic se încadreaz în limitele specificate la art. Art. 91.8 m l &ime. In func&ie de necesit &i. inunda&ii sau infiltra&ii de ap . In cazul în care marginea de îndosariere aste mai mic de 15 mm se lipe#te o alonj de îndosariere. Art. 97. 87. Art. . atunci când nu dispun de instala&ii de climatizare sau centrale de ventila&ie. 85. 94. 11 . Se vor lua m suri pentru asigurarea stabilit &ii sistemelor de depozitare. depozitele pot fi dotate #i cu c rucioare de transport interior. Art.Depozitele. 83.Depozitele de benzi magnetice nu vor avea în apropiere câmpuri magnetice. Art. ale spa&iului din construc&ie aferent. . organizarea depozitului de arhiv% Art.Intre pere&i #i rafturi. f r a se dep #i 1 .Pentru protejarea împotriva degrad rii. temperaturile optime sunt cuprinse între 14 . Art. leg torie aplicate dosarelor se îndep rteaz corpurile metalice (ace. . solicit ri la uzura mecanic .Ferestrele vor fi asigurate împotriva luminii solare prin perdele de doc sau alte sisteme parasolare (geamuri absorbante. P%strarea documentelor. pe lungimea sau pe l &imea depozitului. . ale materialelor de protec&ie (cutii. tuburi etc. benzi magnetice etc. asigurându-le împotriva distrugerii. iar citirile vor fi consemnate într-un caiet de depozit.Creatorii #i de&in torii de documente sunt obliga&i s p streze documentele în condi&ii corespunz toare.Pentru depozitele de materiale fotografice. mape. plicuri.I. containere etc. #ine de îndosariere ele. In depozitele mari se pot organiza #i coridoare centrale de 1. &inându-se seama c înc rcarea cu arhiv (numai în zona rafturilor) se apropie ca valoare de sarcina dat de hârtia depozitat în vrac. . Elementele de rezisten& ale construc&iei vor fi dimensionate conform standardelor în vigoare. 90. .). lumina solar .) se va face în func&ie de dimensiunile materialului suport (hârtie. asigurându-se accesul la materialul depozitat #i posibilitatea unei evacu ri rapide în caz de necesitate. rastele. 98. degrad rii.Depozitele vor fi dotate cu rafturi. . agrafe. 96. film etc. în raport de natura #i dimensiunea lor.18° C.15 mm de la partea scris spre margine.3 m/secund . dulapuri etc.4 m se doteaz cu sc ri de arhiv . . ca #i pentru cele cuprinzând benzi magnetice.). 95. 86.). . . temperaturi excesive. anticorozive #i f r emana&ii. pentru manevrarea documentelor. . Art. cu asigurarea condi&iilor necesare pentru p strarea corespunz toare a documentelor #i pentru protec&ia lor fa& de ac&iunea agen&ilor de deteriorare: praf. ca #i între rafturi se asigur un spa&iu liber de 0. Art. Art.) acestea se depoziteaz pe categorii.60%. 84. 91. Art. depozitele vor fi dotate cu aparate de control (termometre. Art.In timpii! opera&iunilor de.

cerându-se. Dezinfec&ia. asigurare #i protec&ie a documentelor pe care le de&in. 99. mucegai). sprijinul Arhivelor Na&ionale.Depozitele #i celelalte înc peri din vecin tatea acestora vor fi prev zute cu sting toare portabile. în cadrul anului. . . pe care Ie au în dotare #i s controleze periodic existen&a #i starea de func&ionare a acestora. cur &ire mecanic . a radiatoarelor. Depunerea documentelor la Arhivele Na!ionale Art. cu aspiratoare electrice.La manipularea #i transportul documentelor se iau m surile de protec&ie necesare asigur rii arhivei pe toat durata transportului Art. 103. a locurilor din apropierea gurilor de ap #i a instala&iilor de stingere a incendiilor. 104. . dup caz. înl turarea agen&ilor d un tori se face prin despr fuire. dup 20 de ani de la crearea lor. în cadrul compartimentului. Art. dosarele se a#eaz de sus în jos #i de la stânga la dreapta. pentru a primi confirmarea locurilor unde urmeaz s amplaseze depozitele de arhiv . . . pentru organizarea unor m suri de conservare. iar dup caz #i cu instala&ii de stingere automat a incendiilor. precum #i utilizarea comutatoarelor. pe compartimente #i termene de p strare. pe ani #i pe termene de p strare. în cazul semnal rii pericolului de degradare a documentelor se iau m suri de înl turare a acestuia. dezinsec&ia #i deratizarea depozitelor de arhiv se fac ori de câte ori este nevoie #i cel pu&in o dat la 5 ani.Camerele de lucru. sau pe compartimente #i. Art. creatorii #i de&in torii de documente pot solicita consultan& de specialitate Arhivelor Na&ionale #i direc&iilor jude&ene. re#ourilor. fumatului în incinta depozitului. ca #i terenul învecinat construc&iei de arhiv vor fi men&inute în ordine #i cur &enie. iar absorb&ia prafului rezultat.In cazuri deosebite. 100. J. dup caz. întrerup toarelor sau altor instala&ii electrice defecte.Art. Art.Creatorii #i de&in torii de documente sunt obliga&i s p streze în stare perfect de func&ionare utilajul #i materialele de prevenire #i stingere a incendiilor. 106. .Pentru prevenirea incendiilor se interzice folosirea focului deschis. 101. • matricele sigilare. dezinsec&ie #i deratizare. 12 .Creatorii #i de&in torii de documente au obliga&ia s comunice Arhivelor Na&ionale sau direc&iilor jude&ene inten&ia de a construi sau amenaja depozite de arhiv . in cazurile deosebite. precum #i peliculele cinematografice. Rafturile #i poli&ele se numeroteaz . • actele de stare civil . dup 30 de ani de la crearea lor. insecte. Orice situa&ie de calamitate în depozitele de documente se comunic imediat Arhivelor Na&ionale sau direc&iilor jude&ene. cu p strarea liber a c ilor de acces.In depozitele de arhiv se vor asigura cur &enia #i ordinea interioar . Pe rafturi. . 105. . Art. Art. 107. Depozitele vor fi prev zute cu mijloace de alarmare #i semnalizare antiincendiu. . asigurându-se în permanent igiena înc perilor #i func&ionarea normal a instala&iilor electrice #i sanitare.Ferestrele #i alte locuri de acces vor fi prev zute cu gratii care s previn efrac&ia în depozite. 109. • documentele fotografice. . Art.Persoanele juridice creatoare #i de&in toare de documente ce fac parte din Fondul Arhivistic Na&ional le depun spre p strare permanent la Arhivele Na&ionale sau la direc&iile jude&ene ale Arhivelor Na&ionale. Este interzis p strarea oric ror alte materiale ce nu apar&in depozitelor de arhiv Repara&iile interioare. • documentele tehnice. prev zute în normele de stat în vigoare. dup scoaterea lor din uz. zugr velile #i lucr rile de între&inere a depozitului de arhiv se fac ori de câte ori este nevoie. . Despr fuirea documentelor se face cu peni moi sau tampoane. pentru a se evita insalubrizarea acestora sau instalarea de focare biologice (roz toare. cu înc rc tur de dioxid de carbon #i praf sau gaze inerte. dup 100 de ani de la întocmirea lor. asigurându-se toate celelalte condi&ii necesare stingerii incendiilor.Dosarele preluate de la compartimentele de munc se organizeaz în depozitul de arhiv pe ani #i. Art. Art. 108. dup cum urmeaz : • documentele scrise. 102. depozitele de arhiv . dup 50 de ani de la crearea lor.

în care se consemneaz : denumirea fondului arhivistic. se face #i verificarea modului de constituire a mula&ilor arhivistice predate. în trei exemplare. :celelalte merg la Arhivele Na&ionale. selec&ionarea #i p strarea acestor documente conform Legii Arhivelor Na&ionale. în baza c rora se elibereaz copii. starea de conservare. 115.Constatarea contraven&iilor #i aplicarea sanc&iunilor se fac de c tre împuternici&ii Arhivelor Na&ionale sau ai direc&iilor jude&ene ale Arhivelor Na&ionale. #eful compartimentului de arhiv întocme#te un proces-verbal în prezen&a reprezentantului Arhivelor Na&ionale. .Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Na&ional sunt bunuri de interes na&ional. Împotriva procesului-verbal de constatare a contraven&iei se pot face plângeri. Procesul-verbal se înregistreaz #i la Arhivele Na&ionale. selec&ionare). documentele cu valoare #tiin&ific vor fi preluate de Arhivele Na&ionale sau de direc&iile jude&ene. distrugerea. . 13 . în depozitele Arhivelor Na&ionale. iar cele cu valoare practic . Procesul-verbal se întocme#te #i se înregistreaz la unitatea creatoare sau de&in toare.Preluarea documentelor de la creatori #i de&in tori de c tre Arhivele Na&ionale se efectueaz prin confruntarea inventarelor cu unit &ile arhivistice. Predarea-preluarea se consemneaz într-un proces-verbal. 112. un exemplar al procesului-verbal se pred reprezentantului Arhivelor Na&ionale. In situa&ia mai sus prev zut . Art. Procesul-verbal va fi semnat de #eful compartimentului de arhiv din unitatea desfiin&at #i de membrii comisiei de lichidare. . Art. num rul procesului-verbal fiind trecut în registrul de eviden& curent . 111.. în dreptul inventarelor dosarelor predate. vor fi p strate de creatori #i de&in tori. 114. pedepsind pe cei ce aduc prejudicii integrit &ii Fondului Arhivistic Na&ional sau nu iau m suri privind eviden&a. c rora statul le acord protec&ie special . degradarea ori aducerea în stare de neîntrebuin&are a documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Na&ional constituie infrac&iuni #i se pedepsesc conform prevederilor Codului penal. f r ca activitatea acesteia s fie continuat de o alta.In cazul desfiin& rii unei unit &i creatoare de documente. o dat intrate. potrivit legii. 6. Un exemplar r mâne la unitatea creatoare sau de&in toare. creatorii #i de&in torii de documente sunt obliga&i s depun la Arhivele Na&ionale sau la direc&iile jude&ene câte un exemplar al inventarelor documentelor permanente pe care le de&in. 110. Art. împreun cu documentele se preiau #i inventarele acestora. nu mai pot fi retrase din administrarea acestora.Sustragerea. certificate # i extrase privind drepturile individuale ale cet &enilor. . conform modelului anexa nr. R%spunderi "i sanc!iuni Art. extrase #i certificate privind drepturile individuale ale cet &enilor vor fi depuse la Ministerul Muncii #i Protec&iei Sociale sau la direc&iile jude&ene ale acestuia. 113. stadiul de prelucrare (inventariere.Documentele cu valoare practic . în baza c rora se elibereaz copii. Ari. K. anii extremi. cantitatea. la judec toria în a c rei raz teritorial a fost s vâr#it contraven&ia. Art. în termen de 15 zile de la primirea comunic rii. . .Creatorii #i de&in torii de documente le pot de&ine. In aceast situa&ie. pe baza aprob rii Arhivelor Na&ionale sau a direc&iilor jude&ene. Totodat . dup caz. dup expirarea termenului de depunere. întocmit în dou exemplare. Documentele apar&inând Fondului Arhivistic Na&ional. dac le sunt necesare desf #ur rii activit &ii.

.. (director) Se confirm% Directorul general al Arhivelor Na#ionale (Directorul Direc#iei Jude#ene.... 5 1..... 14 .............. ……....... ............. Prezentul inventar format din ............ ............... registre......... Am predat.. .. condici.. file con&inute .. Datele extreme Num%rul filelor Obs..... Direc!ia Serviciile Denumirea dosarului Termenul de p%strare (con!inutul pe scurt al problemelor la care se refer%) 1...... 3. 10 3....... cartoteci etc............... ... La preluare au lipsit dosarele de la nr.. P 2.. etc... a Arhivelor Na#ionale) NOMENCLATORUL ARHIVISTIC Aprobat prin Ordinul (decizia) nr....... au fost l sate la.... Con!inutul pe Indicativul dosarului dup% scurt al nomenclator dosarului...... dosare.. s-au preluat .. . ani (permanent) INVENTARUL PE ANUL ___ pentru documentele care Nr........ Direc!ia secretariat "i administrativ% A) Serviciul secretariat B) Serviciul administrati v Anexa Nr...... dosare. nefiind încheiate.... Am primit.. crt.. . . 2 Denumirea creatorului se Denumirea compartimentului p%streaz% . crt.. P 10 5 Obs............Anexa Nr...... crt... din ……….... 1 Aprob Pre edintele consiliului de Administra#ie.. registrului. 2.. . Ast zi... . Dosarele de la nr...

...... …........... Anexa nr..... Am primit.... documentele din anii*) ….... 4 REGISTRU DE EVIDENT) a intr rilor-ie#irilor unit &ilor arhivistice Intr ri Nr.........extreme mentului ale documentelor Nr... pagini dactilografiate....... subsemna&ii ......... Am predat........ Numele #i prenumele Numele #i prenumele Numele #i prenumele Semn tura Semn tura Semn tura *) Anii extremi. avizeaz ca dosarele din inventarele anexate s fie înl turate ca nefolositoare.. din …... …............. Predarea ............primirea s-a f cut pe baza inventarelor anexate........ ie#ite r mase nr..... 3 Institu&ia_________________ ( regie autonom . selec&ionând în #edin&ele din …... (denumirea creatorului) …........ Data Unde Denumirea Total actului de dosare dos. dos..... Se aprob ( conducerea ) 15 .. Pre#edinte Membri Secretar ……………………........ arhivarul institu&iei ..... #i . de c tre serviciul men&ionat......................................... …........... societate comercial ) PROCES-VERBAL de predare primire a documentelor Ast zi.. Data Denumirea Date Crt... Anexa nr........ ie#irii s-au predat predare........ Comisia de selec&ionare........... intr rii comparti............... cuprinzând . la data comp.5 .. delega&i ai compartimentului.. ………………… ……………………….......... primite efectiv Ie#iri Nr.. conform dispozi&iilor legale..... dosare.... expirându-le termenele de p strare prev zute în nomenclatorul unit &ii... (sediul) PROCES-VERBAL Nr. am procedat primul la predarea #i al doilea la preluarea documentelor create în perioada .. în cantitate de .Anexa nr. numit prin Ordinul nr........ Nr....... dos.............. dup inv.................. .

Anexa nr. func&ia. 2 Data prelu rii #i denumirea organiza&iei/ persoanei de la care s-a preluat matricea 3 Materialul 4 Forma 5 Dimensiunea 6 Descrierea câmpului 7 Legenda 8 Anul confec&ion rii 9 Obs.a. Prezentul poces-verbal cuprinde ________file #i s-a încheiat în dou exemplare..l.. luna. 2 Denumirea fondului/ compartimentului 3 Cota dosar 4 Scopul scoaterii din depozit 5 Numele solicitantului. crt. semn tura arhivarului 7 Data restituirii u.preluare din ___________________________________ (lanul. 6 PROCES-VERBAL Predare . Anexa nr. Totodat s-au predat #i preluat________________________________________________________________ În timpul verific rii nu au fost g site urm toarele____________________________________ u. INVENTAR___________________________________________________________________ ANUL____________________________________________________________________________ NUMELE 'I PRENUMELE SOLICITANTULUI_________________________________________ DATA____________________________________________________________________________ 16 .a.Anexa nr. primul la predarea #i al doilea la preluarea___________________________________________ ani extremi_____________________însumând_____________________u. de inv.7 Inventar al colec&iei de matrice sigilare 1 Nr. Am predat.a. 9 FI') DE CONTROL FONDUL/COLEC+IA______________________________________________________________ COMPARTIMENTUL______________________________________________________________ NR. 8 _____________________________________________ (Denumirea creatorului sau de&in torului) REGISTRU DE DEPOZIT 1 Nr. semn tura arhivarului 8 Obs.a. #i ________m. ziua) Subsemna&ii____________________________ din partea_________________________________________ #i_____________________________________ din partea_________________________________________ am procedat. serviciul 6 Data soaterii u. Am preluat Anexa nr.