P. 1
Instructiuni Arhiva

Instructiuni Arhiva

|Views: 4|Likes:
Published by simona444

More info:

Published by: simona444 on Jan 07, 2014
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

03/03/2015

pdf

text

original

INSTRUC IUNI privind activitatea de arhiv la creatorii #i de&in torii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor Na&ionale prin Ordinul

de zi nr. 217 din 23 mai 1996 Prezentele Instruc&iuni reglementeaz organizarea #i desf #urarea întregii activit &i arhivistice, în mod unitar, la nivelul tuturor creatorilor #i de&in torilor de documente, în conformitate cu art. 5, pct. a, din Legea Arhivelor Na&ionale. CAPITOLUL I Dispozi!ii generale Art. t. - Constituie izvoare istorice #i alc tuiesc Fondul Arhivistic Na&ional al României documentele, indiferent de suportul lor, create de-a lungul timpului de organele de stat, organismele publice sau private, economice, sociale, culturale, militare #i religioase, precum #i de persoanele fizice. Acestor documente statul le asigur protec&ie special , în condi&iile Legii Arhivelor Na&ionale. Art. 2. - Administrarea, supravegherea, dup caz, #i protec&ia special a Fondului Arhivistic Na&ional al României se realizeaz de Arhivele Na&ionale - unitate bugetar în cadrul Ministerului de Interne. Atribu&iile acestora se exercit prin compartimentele specializate #i direc&iile jude&ene ale Arhivelor Na&ionale. Art. 3. - Persoanele juridice creatoare #i de&in toare de documente r spund de eviden&a, inventarierea, selec&ionarea, p strarea #i folosirea lor, în condi&iile prevederilor Legii Arhivelor Na&ionale. Art. 4. - Persoanele juridice, creatoare #i de&in toare de documente, au obliga&ia de a înfiin&a compartimente de arhiv , organizate în func&ie de complexitatea #i cantitatea arhivelor pe care le creeaz sau le de&in. Desemnarea personalului îns rcinat cu activitatea de arhiv , precum #i structura # i competen&a compartimentelor de arhiv vor fi stabilite de conducerea unit &ii creatoare #i de&in toare de documente, cu avizul de specialitate al Arhivelor Na&ionale sau, dup caz, al direc&iilor jude&ene ale Arhivelor Na&ionale. Fac excep&ie de la aceste prevederi Ministerul Ap r rii Na&ionale, Ministerul Afacerilor Externe, Serviciul Român de Informa&ii, Serviciul Informa&ii Externe, Serviciul de Protec&ie #i Paz , alte organe cu atribu&ii în domeniul siguran&ei na&ionale. Formarea, perfec&ionarea #i atestarea personalului compartimentului de arhiv se realizeaz prin 'coala Na&ional de Perfec&ionare Arhivistic , contra cost. Art. 5. - Atribu&iile personalului compartimentului de arhiv sunt: a) ini&iaz #i organizeaz activitatea de întocmire a nomenclatorului dosarelor, în cadrul unit &ii respective; asigur leg tura cu Arhivele Na&ionale, în vederea verific rii #i confirm rii nomenclatorului', urm re#te modul de aplicare a nomenclatorului la constituirea dosarelor; b) verific #i preia de la compartimente, pe baz de inventare, dosarele constituite; întocme#te inventare pentru documentele f r eviden& (anexa nr. 2), aflate în depozit; asigur evidenta tuturor documentelor intrate #i ie#ite din depozitul de arhiv , pe baza registrului de eviden& curent (anexa nr. 3); c) #eful compartimentului de arhiv este secretarul comisiei de selec&ionare #i, în aceast calitate, convoac comisia în vederea analiz rii dosarelor cu termene de p strare expirate #i care, în principiu, pot fi propuse pentru eliminare ca fiind nefolositoare; întocme#te formele prev zute de lege pentru confirmarea lucr rii de c tre Arhivele Na&ionale; asigur predarea integral a arhivei selec&ionate la unit &ile de recuperare; d) cerceteaz documentele din depozit în vederea eliber rii copiilor #i certificatelor solicitate de cet &eni pentru dobândirea unor drepturi, în conformitate cu legile în vigoare; e) pune la dispozi&ie, pe baz de semn tur , #i &ine eviden&a documentelor împrumutate compartimentelor creatoare; la restituire, verific integritatea documentului împrumutat; dup restituire, acestea vor fi reintegrate la fond; f) organizeaz depozitul de arhiv dup criterii prealabil stabilite, conform prevederilor Legii Arhivelor Na&ionale, men&ine ordinea #i asigur cur &enia în depozitul de arhiv ; solicit conducerii unit &ii dotarea corespunz toare a depozitului (mobilier, rafturi, mijloace P.S.I. #.a.): informeaz 1

data înregistr rii. . . Gruparea documentelor în dosare Art. categoriile de documente grupate pe probleme #i termene de p strare. în dreptul fiec rui document conexat se trece. pe compartimente de munc . în termen de 30 de zile. Nomenclatorul se întocme#te sub forma unui tabel în care se înscriu.Anual. concomitent. înfiin&area. Înregistrarea documentelor începe de la l ianuarie #i se încheie la 31 decembrie ale fiec rui an.Nomenclatorul dosarelor se întocme#te de c tre fiecare creator pentru documentele proprii. fie. Arhivelor Na&ionale sau. în mai multe. care se va stabili #i completa în registru dup rezolvarea documentului. Eviden!a documentelor Art. num rul anexelor. 11. 2 . Documentele expediate din oficiu #i cele întocmite pentru uz intern se înregistreaz ca # i documentele intrate. pe linia muncii de arhiv #i stabilesc m surile ce se impun. B. num rul #i data documentului date de emitent. a) întocmirea nomenclatorului dosarelor Art. h) preg te#te documentele (cu valoare istoric ) #i inventarele acestora. direc&iilor jude&ene ale Arhivelor Na&ionale. num rul filelor documentului. la registratura general se înscrie num rul de înregistrare atribuit de expeditor #i denumirea compartimentului la care se repartizeaz spre înregistrare #i rezolvare. num rul de înregistrare al documentului la care se conexeaz #i indicativul dosarului dup nomenclator. 9. Documentele care se refer la aceea#i problem se conexeaz la primul document înregistrat. 7. reorganizarea sau oricare alte modific ri survenite în activitatea institu&iei. Înregistrarea documentelor se efectueaz cronologic. 8. f r ca numerele de înregistrare date documentelor s se repete. potrivit legii. emitentul. Art. data expedierii. Când creatorul de documente prime#te. dup caz. La înregistrarea documentelor se vor preciza urm toarele clemente: num rul de înregistrare. CAPITOLUL II Obliga!iile creatorilor "i de!in%torilor de documente A. cu implica&ii asupra compartimentului de arhiv .Arhivele Na&ionale #i direc&iile jude&ene controleaz aplicarea #i respectarea prevederilor legisla&iei în vigoare. conform prevederilor Legii Arhivelor Na&ionale. completându-se coloanele adecvate. în vederea pred rii la Arhivele Na&ionale. acestea vor primi num rul de înregistrare al documentului la care se r spunde. g) pune la dispozi&ia delegatului Arhivelor Na&ionale toate documentele solicitate cu prilejul efectu rii ac&iunii de control privind situa&ia arhivelor de la creatori. înregistrarea acestora se poate face #i la fiecare compartiment de munc In aceast situa&ie. In prima rubric a nomenclatorului se trec denumirile compartimentelor de munc . num rul de înregistrare al documentului la care se face conexarea. . potrivit problemelor #i termenelor de p strare stabilite prin nomenclatorul dosarelor. 10. . 1. Art. . ie#ite ori întocmite pentru uz intern Art. documentele se grupeaz în dosare.înregistrarea documentelor se face la registratura general .Creatorii #i de&in torii de documente sunt obliga&i s comunice în scris. în ordinea primirii lor. In cazul documentelor expediate ca r spuns. în ordinea în care figureaz în schema de organizare a creatorului. fie într-un singur registru de intrare-ie#ire. modul rezolv rii.Creatorii de documente sunt obliga&i s înregistreze toate documentele intrate. compartimentul c ruia i s-a repartizat.conducerea unit &ii #i propune m suri în vederea asigur rii condi&iilor corespunz toare de p strare #i conservare a arhivei. . destinatarul. #i se numeroteaz cu cifre romane. 6. în rubrica corespunz toare. dup modelul din anexa nr. con&inutul documentului în rezumat. emite #i întocme#te pentru uz intern un num r mare de documente.

respectiv. lâng termenul de p strare temporar se men&ioneaz „C. In nomenclator se trec #i registrele. 16. cu creion negru. 3 . sau dac exist motive s se presupun c . Art.In vederea pred rii dosarelor la compartimentul de arhiv se efectueaz urm toarele opera&iuni: • documentele cuprinse în dosar se ordoneaz cronologic sau. întocmite pe perioade de timp diferite #i. Acesta poate fi format numai din litera majuscul #i cifra arab sau numai din cifra arab .'eful fiec rui compartiment r spunde de întocmirea proiectului de nomenclator pentru documentele specifice compartimentului respectiv. Intr-un dosar se grupeaz documente referitoare la aceea#i problem . în rezumat. • documentele din fiecare dosar se leag în coperte de carton. la nivel local. spre aprobare #i confirmare. în cazul dosarelor compuse din mai multe volume. în dou exemplare. în cazul dep #irii acestui num r. actele mai vechi trebuie s se afle deasupra #i cele mai noi dedesubt. La expirarea termenului de p strare.). dubletele.Dup rezolvarea lor. In rubrica a treia se trece. în mod deosebit. 17. Dac termenul de p strare al unor grupe de documente nu poate fi stabilit cu certitudine. clamele. In dreptul grupelor de documente care se p streaz permanent se trece cuvântul „permanent" (prescurtat „P"). filele nescrise. fiecare dosar numerotându-se cu cifre arabe. de importan&a practic pentru activitatea creatorului de documente #i. ca #i pe fiecare document în parte. în cazuri speciale. cu. dup alte criterii (alfabetic. . dac creatorul are ca p r&i componente numai compartimente de munc f r subdiviziuni sau nici compartimente de munc . filele se numeroteaz începând cu num rul l pentru fiecare volum. se constituie mai multe volume ale aceluia#i dosar. indicativul dosarului va figura în registrul de intrare-ie#ire. nomenclatorul se completeaz cu denumirea acestora #i cu dosarele nou create. Art. se constituie dosare separate.300 file. trimestriale. de importan& #tiin&ific a informa&iilor pe care !e con&in documentele. când în constituirea dosarului se folose#te ordinea cronologic . Art. cu acela#i termen de p strare. la rubrica rezervat acestuia. In rubrica a patra a nomenclatorului se înscrie termenul de p strare. litera majuscul #i cifra arab formeaz indicativul dosarului. .In rubrica a doua se trec subdiviziunile compartimentelor de munc #i se numeroteaz cu litere majuscule. 14. K) etc. . termene de p strare diferite (planuri. 13. informa&iile documentelor pot avea importan& #tiin&ific . în anumite conjuncturi. aceste documente vor fi analizate de comisia de selec&ionare #i. con&inutul documentelor ce constituie dosarul. • dosarele nu trebuie s aib mai mult de 250 . Art. agrafele metalice.a. pentru fiecare termen de p strare. 12. datelor #i rezolu&iilor. cifra arab care reprezint num rul anilor cât se p streaz (l. în al doilea an de la constituire. documentele se grupeaz în dosare.). în momentul întocmirii nomenclatorului. d ri de seam lunare. Aceste proiecte se centralizeaz de #eful compartimentului de arhiv #i se înainteaz . Stabilirea lui se face &inânduse seama de legile în vigoare. începând cu nr. condicile #i alte materiale preconstituite Cifra roman . nomenclatorul se completeaz cu noile dosare. geografic etc. potrivit nomenclatorului #i se predau la compartimentul de arhiv . Art. . anuale s. . • se îndep rteaz acele. • filele dosarelor se numeroteaz în col&ul din dreapta sus.Dup confirmare. 5. la nivel central. cartotecile. In cazul compartimentelor de munc sau subdiviziunilor lor care î#i dezvolt activitatea creând alte grupe de documente decât cele prev zute ini&ial. pot fi propuse pentru eliminare sau re&inute permanent. . de direc&iile jude&ene ale Arhivelor Na&ionale. în vederea aplic rii lui.S. In cazul acelora#i genuri de documente. l la fiecare compartiment de munc .). La înregistrarea documentelor.Nomenclatorul dosarelor nu se modific anual. nomenclatorul va fi difuzat la toate compartimentele. 3. iar pentru acelea care se p streaz temporar. de Arhivele Na&ionale #i.Nomenclatorul se aprob de c tre conducerea unit &ii creatoare de documente #i se confirm . 15." (comisie de selec&ionare). ci numai atunci când se produc schimb ri în structura creatorului de documente. b) Constituirea dosarelor Art. în a#a fel încât s se asigure citirea complet a textului. Dac se înfiin&eaz noi compartimente de munc sau subdiviziuni. dup caz.

. Inventarierea dosarelor.La preluare. iar celelalte se depun o dat cu dosarele la compartimentul de arhiv .Dosarele neîncheiate în anul respectiv. C. 24. sinteze. num rul de file. Astfel. 26. perioada la care se refer . .Constituirea dosarelor. volumul #i termenul de p strare. 22. num rul #i data actului pe baza c ruia au fost scoase din eviden& . Inventarul cuprinde toate dosarele cu acela#i termen de p strare. la compartimentul respectiv. se opresc la compartimentele de munc . Predarea la arhiva general se face conform unei program ri prealabile. In cazul dosarelor formate din mai multe volume. 25. lucr torul de Ia compartimentul creator al dosarului face urm toarea certificare: „Prezentul dosar (registru. Art. 21. stabilit de comun acord între cele dou compartimente (pred tor #i primitor). Art. de c tre un compartiment de munc . 19. Art. în ordinea prelu rii. care efectueaz corecturile ce se impun. • datele extreme ale documentelor. rapoarte. emitentul. 4 . memorii. sub un alt num r de ordine. 2. Pentru fiecare inventar se noteaz : • num rul de ordine al inventarului: • data prelu rii documentelor din inventarul respectiv.In ce prive#te completarea rubricii „Con&inutul dosarului".Dosarele se depun la compartimentul de arhiv pe baz de inventare.In registrul de eviden& curent . fiecare inventar se trece separat. 23. la capitolul „Prelu ri".) de documente. indicativul din nomenclator. în inventar se va men&iona acest lucru. condic ) con&ine . compartimentul de arhiv verific fiecare dosar. sau pe prima pagin nescris a registrelor # i condicilor. Predarea la compartimentul de arhiv% Art. Art. men&ionându-se în inventar datele extreme. toate inventarele dosarelor preluate. ca #i cele care. In cazul constat rii unor neconcordan&e. se vor preciza genurile (coresponden&a. întocmite dup modelul prezentat în anexa nr. Art. ordine etc. cu men&ionarea nepred rii lor. datele de început #i de sfâr#it. în inventar fiecare volum va primi un num r curent distinct. • denumirea. problema sau problemele con&inute #i.Eviden&a dosarelor #i a inventarelor depuse la compartimentul de arhiv se &ine în registrul de eviden& curent . între paranteze. . Se va înscrie num rul din inventar al fiec rui dosar re&inut de compartiment. In cazul în care compartimentul de arhiv p streaz #i alte fonduri arhivistice. . . create în cursul unui an. . • totalul dosarelor din inventar: • totalul dosarelor primite efectiv în arhiv din inventarul respectiv: • num rul dosarelor l sate la compartiment #i depuse ulterior. num rul de dosar din inventar. în cifre #i . . inventarierea #i predarea lor intr în obliga&ia compartimentelor creatoare de documente. • denumirea compartimentului de la care provine inventarul.. . dup care semneaz #i pune data certific rii. 4. .Inventarele se întocmesc în 3 exemplare pentru documentele nepermanente #i în 4 exemplare pentru documentele permanente. 18. din motive justificate. urm rind respectarea modului de constituire a dosarelor #i concordan&a între con&inutul acestora #i datele înscrise în inventar. se trec în inventarul anului respectiv. La capitolul „Ie#iri" se trec: • dala ie#irii dosarelor din eviden& : • unde s-a predat. ele se aduc la cuno#tin& compartimentului creator.Dosarele care cuprind acte din mai mul&i ani se vor inventaria la anul de început. se trec. .• pe coperta dosarului se înscriu: denumirea unit &ii #i a compartimentului creator. Art. în momentul pred rii lor ulterioare. • totalul dosarelor ie#ite. 20. dup caz. în registrul de eviden& curent se deschide câte o partid pentru fiecare fond. conform modelului prev zut în anexa nr. în litere. ad ugat la sfâr#itul dosarului. fiecare compartiment va întocmi atâtea inventare câte termene de p strare sunt prev zute în nomenclator. destinatarul. • pe o foaie nescris . Art. dintre care un exemplar r mâne la compartimentul care face predarea. file". anul. Art.

: • proces-verbal de selec&ionare (conform anexei nr. chiar dac . . 28.In cadrul fiec rei unit &i creatoare #i de&in toare de documente func&ioneaz câte o comisie de selec&ionare. . confec&ionate din metal. dup modelul prezentai în anexa nr. la sesizarea secretarului. 6. D. în cazul unit &ilor centrale. cu confirmarea Arhivelor Na&ionale.a. prev zute în nomenclatorul dosarelor. La încheierea lucr rilor. • proces-verbal de " constatare a deterior rii complete a documentelor sau a lipsei acestora. acordând o aten&ie deosebit celor care au. . 32. . 5.". Selec!ionarea documentelor Art. Documentele deteriorate vor fi scoase din eviden& în urma propunerii comisiei de selec&ionare. reprezentând principalele compartimente creatoare de arhiv . . 30. inventarierea "i selec!ionarea documentelor secrete de stat Art. întrucât la stabilirea valorii se au în vedere #i alte elemente: însemnele #i înscrisul din câmpul sigilar. Art. potrivit nomenclatorului.S. care se înainteaz spre aprobare conducerii unit &ii. numit prin decizia sau ordinul conduc torului unit &ii respective. . 31.Art. Art. Art. pe baz de proces-verbal înso&it de inventar. . înso&ite de procesul-verbal aprobat de conducerea unit &ii #i de inventarul documentelor permanente create în perioada pentru care se efectueaz selec&ionarea (câte un exemplar) se înainteaz . studiaz si p streaz potrivit actelor normative în vigoare privind ap rarea secretului de stat. în ordine. în ordinea d rii lor în folosin& . cauciuc sau orice alte materiale. inventarierea #i selec&ionare! se fac potrivit prezentelor Instruc&iuni. . 5 . frecven&a s. se inventariaz . 33. în care se cuprind # i categoriile de documente din listele de date #i informa&ii secrete de stat. dup caz. pre#edintele convoac comisia de selec&ionare. In aprecierea importan&ei documentelor. 37. E.Selec&ionarea matricelor sigilare scoase din uz se efectueaz de c tre comisiile de selec&ionare. men&iunea „C.Comisia efectueaz selec&ionarea atât a documentelor create de unitatea respectiv . Matricele sigilare (sigilii. . 5). . ele se trec în inventarele corespunz toare termenului lor de p strare. Art.Dosarele sunt scoase din eviden&a arhivei pe baza unuia din urm toarele acte. Secretarul prezint comisiei inventarele dosarelor cu termene de p strare expirate. . transferului c tre alt unitate de&in toare sau ca urmare a distrugerii provocate de evenimente neprev zute.Scoaterea dosarelor din eviden&a arhivei se Tace cu aprobarea conducerii creatorilor sau de&in torilor de documente #i cu confirmarea Arhivelor Na&ionale. #tampile.Inventarele dosarelor propuse de comisia de selec&ionare spre a fi eliminate. 'eful compartimentului de arhiv este de drept secretarul comisiei de selec&ionare. Ordonarea. secretar #i un num r impar de membri. Aprecierea valorii istorice a matricelor sigilare scoase din uz se face indiferent de suportul acestora. pe lâng termenul de p strare. aprobat de conducerea unit &ii creatoare sau de&in toare #i confirmat de Arhivele Na&ionale.Documentele secrete de stat se înregistreaz manipuleaz . Art. 34. cu adres înregistrat . Art. Art. 38. sau la direc&iile jude&ene ale Arhivelor Na&ionale. 27. 36. într-un registru.Gruparea în dosare. • proces-verbal de predare-preluare (conform anexei nr. parafe). cu urm toarele preciz ri: • gruparea documentelor în dosare se face pe baza nomenclatorului. pentru confirmare. comisia întocme#te procesul-verbal model anexa nr. numi&i din rândul speciali#tilor proprii.Documentele se p streaz . la Arhivele Na&ionale. în vederea confirm rii lucr rii de selec&ionare. . la anul #i compartimentul de munc respectiv. valoarea artistic . pe rafturi pentru a fi verificate de organele de control ale Arhivelor Na&ionale.Arhivele Na&ionale sau direc&iile jude&ene pot hot rî p strarea permanent a unor dosare. 29.Anual sau ori de câte ori este nevoie.Comisia de selec&ionare este compus din pre#edinte. Când comisia de selec&ionare constat gre#eli de încadrare a documentelor la termenele de p strare sau stabile#te ca unele din acestea s fie p strate permanent. 6). acestea au termene de p strare temporar . în cazul unit &ilor locale Art. Ari. cât #i a celor create de alte unit &i #i p strate în depozitul unit &ii. comisia de selec&ionare are în vedere respectarea termenelor de p strare a documentelor. 35. în urma selec&ion rii.

Pentru documentele la care nu s-a împlinit acest termen. drepturi patrimoniale.Documentele secrete de stat care î#i p streaz acest caracter #i dup expirarea termenului de p strare prev zut în nomenclator se selec&ioneaz la compartimentul special de c tre o comisie de selec&ionare având în componen& persoane care au acces ia date. rezolu&ie sau note tergale con&inutul actului. inform ri. cantitatea (în metri lineari sau unit &i arhivistice). la cerere. Ordonarea documentelor se execut dup criteriul cronologic. . la expirarea caracterului secret. F. Art. stabilind unit &ile arhivistice care se elimin #i cele care se re&in. grafice. cum sunt: vechimea în munc . legarea acestora.Documentele din Fondul Arhivistic Na&ional pot fi folosite pentru cercetare #tiin&ific . . . chiar dac nu au îndeplinit termenul de 30 de ani. dup 30 de ani de la crearea lor. rezolvarea unor lucr ri administrative. cu ocazia selec&ion rii.). • selec&ionarea se efectueaz de c tre comisia de selec&ionare pe baza inventarului. iar în cadrul compartimentului. 43. . La selec&ionarea documentelor secrete de stat se vor respecta prevederile prezentelor Instruc&iuni. Inventarele vor cuprinde: num rul curent. acestea prezentând importan& #tiin&ific #i practic . dup un criteriu stabilit (pe am # i compartimente de munc . informa&ii #i documente secrete de stat. Pentru unit &ile arhivistice care se propun a fi eliminate se întocme#te un proces-verbal în care se men&ioneaz anul cre rii documentului #i num rul curent al unit &ii arhivistice din inventar. • ordonarea documentelor în cadrul fondului. pe baz de inventare. 40. inventariaz #i selec&ioneaz a compartimentul de arhiv . categoria de documente. dac acestea se refer la drepturi care îl privesc pe solicitant.• gruparea documentelor secrete în dosare se face separat de cele nesecrete. la cererea persoanelor fizice sau juridice. iar apoi se grupeaz pe probleme. 44.Documentele care se g sesc în arhiv neconstituite conform nomenclatorului se ordoneaz . labele) #i care nu pot fi separate. anii extremi. Art. se separ documentele de acela#i fel. condici de prezen& ). registrelor etc. #tampila de înregistrare.In carul în care documentele nu sunt constituite în dosare (foi volante). pozi&ie cu pozi&ie. In cazul în care un dosar cuprinde documente din mai mul&i ani se ordoneaz la anul cel mai vechi al dosarului. potrivit legii. G. cu termene de p strare 1 . 41. se întocme#te pe ani. vor intra în componen&a dosarului cu documente secrete de stat. cercetarea se poate face numai cu aprobarea conducerii unit &ii creatoare sau de&in toare. f r a se lua în considera&ie datele documentelor anexate. . care fac corp comun cu documentele secrete de stat (situa&ii. fi#e de pontaj. Comisia de selec&ionare cerceteaz dosarele. Documentele din Fondul Arhivistic Na&ional pot fi consultate. certificate. la compartimentul special. Numerotarea dosarelor se face începând cu num rul 1.a.Creatorii #i de&in torii de documente sunt obliga&i s elibereze. 42. studii. copii #i extrase dup documentele pe care le creeaz #i le de&in. 17: • inventarierea dosarelor. în vederea elimin rii lor globale. document ri. chitan&iere. • documentele secrete de serviciu #i nesecrete. numerotarea filelor #i certificarea se fac în anul urm tor cre rii lor. 39. . &inându-se seama de denumirea destinatarului. • gruparea documentelor secrete de stat în dosare. aflate în depozitul de arhiv . alfabetic s. In acest sens se au în vedere: • determinarea apartenen&ei la fond (fondarea). 'eful compartimentului special va face parte din aceast comisie. Art. certificate. extrase. la expirarea termenului de p strare. Folosirea documentelor Art. 6 . Constituirea dosarelor se va face conform art. pe fiecare an. schi&e. pozi&ia din nomenclator #i termenul de p strare.Pe parcursul ordon rii documentelor f r eviden&e. Opera!iuni arhivistice la documentele neconstituite pe probleme "i termene de p%strare Art. pe probleme. P strarea # i selec&ionarea lor la compartimentul de arhiv se fac în acela#i mod ca la documentele nesecrete. fondarea se efectueaz dup criteriile amintite mai sus.5 ani (boniere. pe compartimente #i ani. de c tre cet &eni români # i str ini. urmând a se preda compartimentului de arhiv . iar în cadrul anului pe probleme. Art. indiferent de termenul de p strare. eliberarea unor copii. în dosare.

sub semn tur . no&iune definibil prin totalitatea documentelor care se refer la o problem dat #i se constituie ca unitate de p strare. In certificat datele se expun în ordinea cronologic . 45. Art.Documentele tehnice #i de înregistrare. re&inându-se la dosar o copie certificat de responsabilul arhivei. înregistrarea se poate face fie pe baz de registru de intrare-ie#ire. cererea în original se trimite spre rezolvare respectivei unit &i. într-un fi# ier special. Art. se legalizeaz de unitatea care le elibereaz . a suportului sau a scrisului. dup caz. . cu cerneal . inventarierea. Diplomele.Scoaterea documentelor din depozitul de arhiv . recercetându-se documentele. dup caz. conform anexei nr. actele de stare civil sau alte acte originale personale aflate în dosar se restituie titularului. selec!ionarea "i valorificarea documentelor tehnice "i de înregistrare tehnic% Art. Persoana care a întocmit referatul #i #eful s u ierarhic poart r spunderea asupra exactit &ii datelor comunicate. 48. Ordonarea. Art. Redactarea certificatului se face pe baza unui referat scris pe cerere. 51. In cazul în care dotarea permite. men&ionându-se toate datele. 9.Prevederile acestui capitol se aplic în cazurile speciale ale arhivelor tehnice #i de înregistrare. fie pe calculator. 8. crearea sau ie#irea lor. 7 . Se vor indica numai datele existente. men&ionându-se ca îl completeaz pe cel anterior. In textul certificatului nu sunt admise #ters turi sau complet ri printre rânduri.Prin documente tehnice #i de înregistrare tehnic . care se va anula #i retrage. se poate elibera fie un nou certificat. . se g sesc noi date. Referatul trebuie s cuprind denumirea fondului cercetat #i cotele unit &ilor arhivistice cercetate (anul #i num rul din inventar).Art. . . fie prin alte mijloace moderne de înregistrare. se consemneaz întrun registru de depozit. într-o registratur general . num rul #i data de înregistrare a cererii. noul certificat va primi alt num r de înregistrare. cu indicarea num rului #i datei de emitere a precedentului. . aceasta situa&ie se comunic în scris solicitantului. ori pe compartimente. pentru cercetare. 46. se în&elege: totalitatea actelor purt toare de informa&ie tehnic sau produse ale ac&iunii de înregistrare tehnic pe supor&i magnetici.In cazul în care în arhiv nu se g sesc date cu privire la obiectul cererii. 50. documentul poate deveni o pies într-un grupaj sau temei pentru crearea unei unit &i arhivistice. 49. datele cuprinse în aceste documente In certificate nu vor fi expuse concluzii personale sau generaliz ri în leg tur cu con&inutul documentelor cercetate. Perioadele pentru care lipsesc documente sau nu se g se#te înscris numele solicitantului se vor men&iona în adresa de expediere a certificatului. Certificatele. Fisele se ordoneaz alfabetic.O dat înregistrat. certificatele de studii. Art. Copiile sau extrasele se certific sau. In certificat se vor indica denumirile documentelor din care s-au extras elementele necesare întocmirii certificatului #i. indiferent de natura informa&iilor. Fi#a va cuprinde: numele #i prenumele solicitantului. întocmit. fi#a se va anula la rearhivarea dosarului. copiile si extrasele se elibereaz personal solicitantului ori împuternicitului s u legal sau se expediaz prin po#t . care sunt în direct leg tur cu obiectul cererii. 52. cu condi&ia asigur rii reg sirii rapide a documentelor în circula&ia lor de la intrare/creare la ie#ire/arhivare.Certificatul trebuie s cuprind o expunere exact #i clar a datelor rezultate din documente. . în spiritul Legii Arhivelor Na&ionale. inclusiv cele din certificatul anterior. II. Eviden&a cererilor se &ine pe baz de fi#e întocmite pentru fiecare solicitant în parte. Art. conform anexei nr. . fotosensibili sau din hârtie tratat special etc. In locul dosarului scos pentru cercetare se va introduce în raft o fi# de control. 47. . datat #i semnat de persoana care a f cut cercetarea. la cererea peti&ionarului sau din dispozi&ia conducerii unit &ii creatoare sau de&in toare. f r s se întregeasc perioadele pentru care nu exist documente. fie se poate emite un nou certificat. apoi. se înregistreaz Ia intrarea. comunicându-i-se #i solicitantului acest lucru.In cazul în care. dac se cunoa#te unitatea de&in toare a documentelor ce fac obiectul cererii. s se creeze un subsistem arhivistic computerizat de eviden& #i reg sire a cererilor #i actelor eliberate. Art.

Prelucrarea arhivistic% Art. 53. cât #i de regimul de consultare #i valorificare. 56. In cazul în care documentul tehnic #i de înregistrare este o unitate sau mai multe unit &i arhivistice incidentale. • scara. . Pe de alt parte. . In acest sens. birouri. a fost încheiat. inventaria. Motivele acestei separa&ii sunt determinate atât de natura suportului #i deci a conserv rii. fie ca anexe. Când documentele sunt |n text. se consemneaz în registrul de eviden& curent . • categorie de document. potrivit sistemului de organizare dat de creator (principiul respectului fa& de creator). cronologic). institu&ie. . în mod practic ele se organizeaz separat. pentru care au fost întocmite. împreun cu unitatea arhivistic în care sunt încorporate. eventual selec&iona. 57. este necesar s se respecte succesiunea unit &ilor arhivistice în fond (sau colec&ie). ca #i ie#irile din gestiunea arhivei.De#i în mod teoretic documentele tehnice #i de înregistrare nu formeaz singure fondul arhivistic al institu&iei creatoare. Art.) se predau Ia arhiv în al doilea an dup crearea lor sau în al doilea an dup ce procesul tehnic. 58. . • alfabetic. In acela#i timp. • form .Unit &ile arhivistice constituite de compartimentele de lucru (servicii. laboratoare etc. este necesar g sirea unor forme de administrare care s asigure compatibilitatea sistemului cu tradi&ie arhivistic (principiul compatibilit &ii sistemelor). ordonate pe baza criteriului cronologic sau a criteriului tematic (#i în cadrul lui. • tematic. 59. modalit &i. 3) #i inventare (anexa nr. 60. • zona geografic sau grad geografic. Prelucrarea fondurilor #i colec&iilor constituite integral din documente tehnice #i de înregistrare Art. criterii. ele se vor ordona. fondurile #i colec&iile arhivistice se impun a fi p strate în zona geografic în care au fost create (principiul dreptului comunit &ilor locale). . fie ca unit &i arhivistice de sine st t toare. Prelucrarea documentelor tehnice "i de înregistrare incidentale Art.Lucr torii de arhiv au r spundere civil #i penal pentru documentele pe care le au în gestiune. familie sau persoan fizic (colec&ie) trebuie s se p streze într-un singur loc. ci numai o structur a acestuia. • format. Predarea se face pe baz de proces-verbal (anexa nr. 4.„unitatea fondurilor". .Documentele tehnice #i de înregistrare pot ap rea incidental în interiorul unui fond clasic sau pot constitui fonduri #i colec&ii integrale. ca ilustra&ie sau ca anex .Art. Art. pe baza criteriilor: • cronologic.Intr rile. . ori selec&ionate de o institu&ie. toate documentele create de o societate. 55. ele se vor constitui în parte structural separat . Totodat . „respectul fa& de creatorul de fond #i sistemul s u de organizare" #i „drepturile comunit &ilor locale asupra documentelor proprii" . 8 . familie sau persoan fizic (fonduri arhivistice).Ordonarea documentelor tehnice #i de înregistrare se face conform structurii organizatorice a creatorului de fond. întocmit conform modelului prev zut în anexa nr. Art. având în vedere c arhivele tehnice #i de înregistrare se prezint în cele mai dese cazuri pe supor&i de diferite naturi #i care din aceast cauz impun condi&ii de p strare specifice (principiul priorit &ii conserv rii).Documentele tehnice #i de înregistrare incidentale pot ap rea fie ca ilustra&ii cuprinse în text.întreaga activitate desf #urat asupra documentelor tehnice #i de înregistrare se realizeaz cu respectarea principiilor generale . dup natura suportului #i în cadrul acesteia. a) Ordonarea Art. . 54.precum #i a celor specifice arhivelor tehnice #i de înregistrare: „compatibilitatea sistemelor" #i prioritatea conserv rii asupra tuturor celorlalte principii. sub o singur gestiune #i prelucrare (principiul unit &ii fondurilor). 2).

67. documentele de proiectare-dezvoltare se ordoneaz cronologic.iar partea desenat .în cadrul fondurilor închise. dar #i cea istoric . în cadrul fondurilor deschise aflate la creatori. con&inutul pe scurt al documentului sau grup rii de documente .Inventarierea documentelor tehnice #i de înregistrare se poate executa fie cronologic (în ordinea intr rii lor în arhiv ) .Ac&iunea de ordonare propriuzis const în a#ezarea unit &ilor arhivistice. alfabetic. în sfâr#it cronologic ele. respectiv principalii realizatori (elementele de generic). la observa&ii se va men&iona locul de p strare a pieselor suplimentare (desene. m surile suportului. Art. banda) ori durata Ia tura&ia n . anual .dup data lans rii temei de cercetare . deci de la l la n . men&inut consecvent în întreaga prelucrare a fondului. se trece la inventarierea #i cotarea documentelor. pe rafturi sau în alt mobilier specific.Odat terminat ordonarea sau concomitent cu ordonarea unit &ilor arhivistice. pentru aceast categorie de documente procedura de selec&ionare se prevede în prezentele instruc&iuni (art. In cazul documentelor fotografice care reprezint grupuri de persoane. în ordinea prestabilit prin planurile metodice de lucru sau regulamentul men&ionat la articolul precedent. scar . ori ca rubrica&ie separat coordonatorul lucr rii. documentele climatologice se ordoneaz dup categoria de act (T. c) Selec&ionarea Art.Criteriile de ordonare se pot combina în cursul ac&iunii.#i în cadrul cronologiei. tehnica de realizare . Ea se men&ioneaz fie într-un plan metodic de lucru . documentele cartografice geologice. • alte criterii. cât #i la partea desenat (sau de înregistr ri de laborator). cât #i cea juridic ( probatorie. . . . fie alfabetic #i cronologic. înregistr ri foto sau magnetice etc. 29 .în parte scris #i parte desenat . . întocmit conform art. foi volante . reprezentat prin num rul curent de inventar Se excepteaz de la prevederea din alineatul anterior institu&iile din proiectare-dezvoltare.) #i în cadrul acesteia. în rezumat vor fi men&ionate persoanele surprinse de aparatul fotografic #i ocazia care a prilejuit înregistrarea lor pe pelicul . 9 . obseda&ii. solicitarea vitezei de acces. se pot selec&iona. fie pe structuri organizatorice #i apoi cronologic . . pe zon geografic . 68. dup form . mai ales dup format. conservarea documentelor. 65. file + nr. nr. mai ales a celor din proiectare-dezvoltare).).M. .Inventarele o dat încheiate se numeroteaz . Art. care dau aceea#i cot atât la partea scris . certific #i înregistreaz în registrul de eviden& curent .Având în vedere atât valoarea documentar prelungit a documentelor tehnice #i de înregistrare. 62. desen sau nr. anii extremi ai documentelor. Art.sau grad apoi pe scar de propor&ii. lungimea (in cazul rolelor de microfilm. o rol ori înregistrate pe o band sau un disc magnetic/optic. 63. Fiecare unitate (totalitatea documentelor constituite într-un dosar. documentele de cercetare teoretic se ordoneaz cronologic . . în func&ie de natura informa&iei. 11. aflate la diver#i de&in tori. eventual autorul In cazul documentelor #tiin&ifice . la care se adaug un simbol alfabetic sau numeral. In cazul documentelor cartografice #i planurilor tehnice la rubrica&ia inventarului se adaug scara (de reduc&ie cartografic ) . nr. Astfel. b) Cotarea unit &ilor arhivistice si inventarierea lor Art. ori tematic #i în interiorul tematicii. cu respectarea prevederilor legale în vigoare. p strate într-o map /sul. In cursul inventarierii se consemneaz : cota documentului (nr. înregistr ri experimentale . eventual înregistr rile experimentale . fiind legate prin con&inut/tem unele de celelalte) prime#te o cot . La unit &ile arhivistice cu cota&ii de coresponden& . pe sta&ii #i apoi cronologic. la împlinirea termenului de p strare prev zut în nomenclatorul de arhiv al institu&iei creatoare sau de&in toare. fie pe categorii de acte #i cronologic .• faza de proiect. Art.. fie în regulamentul de func&ionare a arhivei. . 64. cronologic #i/sau alfabetic. cinematografice . 66. file . alfabetic sau tematic. orale #i de proiectare (mai ales cele de arhitectur ) se men&ioneaz ori în cuprinsul rezumatului .Documentele tehnice #i de înregistrare. 61.Succesiunea criteriilor de ordonare se stabile#te de c tre creatori într-un sistem logic. curent din inventar ) . Art. film.35). Art.

totodat . . O copie pozitiv sau o a doua copie magnetic se poate folosi pentru înlocuirea originalelor în cercetare (microfilme sau copii de protec&ie).Copiile de microfilm sau magnetice pentru schimb #i comercializare se realizeaz potrivit reglement rilor proprii ale institu&iilor Creatoare sau de&in toare.Indiferent de forma de proprietate. 77. aceasta trebuie s -#i dea avizul pentru selec&ionarea arhivelor tehnice #i de înregistrare. Art.Copiile de asigurare se ordoneaz pe fonduri #i în ordinea num rului de rol .". .Realizarea copiilor de înlocuire (microfilmarea sau reproducerea informatic a unor documente create în cantit &i mari #i f r valoare documentar-istoric . e) Valorificarea informa&iilor din documentele tehnice si de înregistrare Art. 74. Art. la rubrica observa&ii. situate.) dup documentele clasate ca permanente în propriul nomenclator arhivistic. . 70.Eviden&a microfilm rii sau a celorlalte mijloace de asigurare #i protec&ie se &ine în inventarele fondurilor #i colec&iilor create #i de&inute prin înregistrarea la rubrica „Observa&ii" a num rului rolei #i cadrelor unde sunt reproduse unit &ile arhivistice respective. pentru asigurarea în caz de catastrofe naturale sau r zboi. delegatul Arhivelor Na&ionale are drept de acces la toate nivelurile de informa&ii. cu respectarea prevederilor legale privind secretul de serviciu #i celelalte categorii de secret impuse de proprietarul de jure #i de facto al documentelor 10 . se consider fapt penal #i se sanc&ioneaz în consecin& . în cazul institu&iilor care nu au un asemenea consiliu.Scoaterea din eviden& a unor documente propuse spre selec&ionare.Dup aprobarea lucr rii de selec&ionare de c tre Arhivele Na&ionale. indiferent de forma de proprietate. dar neaprobate de c tre comisia de selec&ionare a Arhivelor Na&ionale. Comisiile de selec&ionare pentru aceste documente vor fi formate din cei mai buni speciali#ti în domeniul în care lucreaz în sistemul organizatoric al creatorului #i vor cuprinde în mod obligatoriu consilierul juridic al institu&iei. în registrul de eviden& curent se va înscrie ie#irea unit &ii arhivistice #i cantitatea de arhiv selec&ionat . rezisten&a relativ redus a supor&ilor #i înregistrarea informa&iilor pe supor&i. d) Microfilmarea #i alte forme de reproducere pentru asigurare #i protec&ie Art. 72. întocmite pentru asigurare. Art.Selec&ionat conform aprob rii Arhivelor Na&ionale cu nr. 76. într-o localitate diferit de cea în care î#i desf #oar activitatea creatorul sau de&in torul. 71. Art. .Valorificarea informa&iilor din documentele tehnice #i de înregistrare se reglementeaz de c tre proprietarul de jure al documentelor. In cazul în care creatorii are în organizare o comisie (consiliu) #tiin&ific . Art.Termenele de p strare ale documentelor tehnice cuprinse în nomenclatoare se vor pune în concordan& cu prevederile legale privind garantarea produsului pe toat durata existen&ei #i func&ion rii acestuia. dar cu valoare practic sau juridic ) se poate face numai cu aprob rile de principiu ale Arhivelor Na&ionale #i Ministerului Justi&iei. Art.Având în vedere. Art. Art. vor fi p strate în depozite adecvate conserv rii acestora.Numai copiile de înlocuire se pot selec&iona. .a.Copiile pe microfilm sau alte forme de reproducere.In cazurile în care creatorii sau de&in torul realizeaz ac&iuni de completare a fondului propriu sau a fondurilor de&inute. . In cazurile în care se constat deprecierea în timp a copiilor de asigurare. avizul se d de c tre consiliul de administra&ie. 45 Art. pe de-o parte. . se va men&iona: . în inventare. 80. pe de alt parte. . . 75. Art. . pe cât posibil. iar copiile depreciate se vor sc dea din eviden& pe baza unui proces-verbal de scoatere din gestiune. 73. to&i creatorii #i de&in torii de arhiv tehnic #i de înregistrare vor realiza copii de asigurare pe baz de microfilm sau alte forme de reproducere magnetic (disc. se va ac&iona pentru recopierea documentelor dup originale. . 79. . 78. . In aceea#i categorie se înscrie orice distrugere de documente tehnice #i de înregistrare.. 69.. band s. în baza unui regulament de acces aprobat de c tre consiliul de administra&ie. se realizeaz copii de asigurare #i protec&ie #i pentru acestea. cu îndeplinirea prevederilor legale.

) se va face în func&ie de dimensiunile materialului suport (hârtie. P%strarea documentelor. asigurându-le împotriva distrugerii. 93.18° C. &inându-se seama c înc rcarea cu arhiv (numai în zona rafturilor) se apropie ca valoare de sarcina dat de hârtia depozitat în vrac. iar iluminatul artificial va urm ri culoarul dintre rafturi. .Depozitele de benzi magnetice nu vor avea în apropiere câmpuri magnetice. de preferin& din metal acoperit cu vopsele stabile. 91.15 mm de la partea scris spre margine. rastele. In func&ie de necesit &i. In cazul în care marginea de îndosariere aste mai mic de 15 mm se lipe#te o alonj de îndosariere. iar viteza curentului de aer se va înscrie în limitele de O.Pentru depozitele de materiale fotografice. solicit ri la uzura mecanic . Art. 1 . temperaturi excesive.60%. 89.Pentru protejarea împotriva degrad rii. Art. .0. sustragerii ori comercializ rii în alte situa&ii decât cele prev zute de lege. 90. degrad rii. temperaturile optime sunt cuprinse între 14 . 94. cu asigurarea condi&iilor necesare pentru p strarea corespunz toare a documentelor #i pentru protec&ia lor fa& de ac&iunea agen&ilor de deteriorare: praf.0 m l &ime. fotografii. Art.Noile construc&ii ale creatorilor #i de&in torilor de arhiv vor fi avizate numai în cazul în care au spa&ii prev zute pentru p strarea arhivei.3 schimburi de aer/or . Se recomand amplasarea rafturilor perpendicular pe sursa de lumin natural .Creatorii #i de&in torii de documente sunt obliga&i s p streze documentele în condi&ii corespunz toare. plicuri. pentru manevrarea documentelor.0. . #ine de îndosariere ele. 85. . tuburi etc. Art.In timpii! opera&iunilor de.Depozitele vor fi dotate cu rafturi.Intre pere&i #i rafturi. 95. . . organizarea depozitului de arhiv% Art. film etc. cus tura de leg tur se aplic la distan& de cel pu&in 12 . Art.) acestea se depoziteaz pe categorii. 97. 88. benzi magnetice etc.Depozitele. Art. 81. asigurându-se accesul la materialul depozitat #i posibilitatea unei evacu ri rapide în caz de necesitate. 86. . 82. Art. Art. obloane etc. 84.Ferestrele vor fi asigurate împotriva luminii solare prin perdele de doc sau alte sisteme parasolare (geamuri absorbante. se vor aerisi natural. Art. . . agrafe. pe lungimea sau pe l &imea depozitului.). 91. 96.2.Pentru depozite mai mari de 50 mp este necesar organizarea de camere de lucru lâng depozit Art. . 92. dependente de natura material a acestora. 98.A#ezarea documentelor în rafturi se face pe man#eta de îndosariere sau pe man#eta inferioar .8 m l &ime. în raport de natura #i dimensiunea lor. .).5 . filme.). documentele se introduc în cutii de carton.7 . iar citirile vor fi consemnate într-un caiet de depozit. 87.3 m/secund . .Documentele de arhiv se p streaz în depozite construite special sau în înc peri amenajate în acest scop. . surse de infec&ie sau între&inere a agen&ilor biologici. inunda&ii sau infiltra&ii de ap .In cazul în care creatorul de&ine documente de mai multe tipuri (hârtie. Art.Dimensionarea elementelor de p strare a arhivei (rafturi.In depozitele de arhiv con&inând documente scris trebuie s se asigure un microclimat caracterizat prin temperaturi cuprinse între 15 . Art. containere etc. Se vor lua m suri pentru asigurarea stabilit &ii sistemelor de depozitare. Art. dulapuri #i alte mijloace de depozitare specifice.Toate depozitele de arhiv mai înalte de 2. Elementele de rezisten& ale construc&iei vor fi dimensionate conform standardelor în vigoare. Art. ale materialelor de protec&ie (cutii. Aceast aerisire se va efectua atunci când umiditatea atmosferic se încadreaz în limitele specificate la art. lumina solar . depozitele vor fi dotate cu aparate de control (termometre. 11 . Art. depozitele pot fi dotate #i cu c rucioare de transport interior.24° C #i umidit &i relative de 50 . . Art. mape. varia&ii de temperatur #i umiditate. leg torie aplicate dosarelor se îndep rteaz corpurile metalice (ace. 83. ca #i pentru cele cuprinzând benzi magnetice. Art. iar umiditatea relativ de 40 . In depozitele mari se pot organiza #i coridoare centrale de 1. pericol de foc. f r a se dep #i 1 . ale spa&iului din construc&ie aferent. anticorozive #i f r emana&ii. astfel încât p strarea #i conservarea lor s poat fi organizat în mod corespunz tor. .Pentru m surarea #i urm rirea parametrilor de microclimat.50%. higrometre #i alte asemenea). . . ca #i între rafturi se asigur un spa&iu liber de 0. atunci când nu dispun de instala&ii de climatizare sau centrale de ventila&ie.). dulapuri etc.I.4 m se doteaz cu sc ri de arhiv . .

.Art. . iar absorb&ia prafului rezultat. dup caz. a radiatoarelor. . Art. J. in cazurile deosebite. cu aspiratoare electrice. prev zute în normele de stat în vigoare. sprijinul Arhivelor Na&ionale.Creatorii #i de&in torii de documente au obliga&ia s comunice Arhivelor Na&ionale sau direc&iilor jude&ene inten&ia de a construi sau amenaja depozite de arhiv . cu p strarea liber a c ilor de acces. pentru a se evita insalubrizarea acestora sau instalarea de focare biologice (roz toare. sau pe compartimente #i. dup 100 de ani de la întocmirea lor.Depozitele #i celelalte înc peri din vecin tatea acestora vor fi prev zute cu sting toare portabile.La manipularea #i transportul documentelor se iau m surile de protec&ie necesare asigur rii arhivei pe toat durata transportului Art. . 109. fumatului în incinta depozitului. Este interzis p strarea oric ror alte materiale ce nu apar&in depozitelor de arhiv Repara&iile interioare. Pe rafturi. 104. 99.In cazuri deosebite. . pe compartimente #i termene de p strare. Depozitele vor fi prev zute cu mijloace de alarmare #i semnalizare antiincendiu. întrerup toarelor sau altor instala&ii electrice defecte. în cadrul anului. pentru a primi confirmarea locurilor unde urmeaz s amplaseze depozitele de arhiv . Art. pe care Ie au în dotare #i s controleze periodic existen&a #i starea de func&ionare a acestora. • actele de stare civil . • matricele sigilare.In depozitele de arhiv se vor asigura cur &enia #i ordinea interioar . asigurându-se în permanent igiena înc perilor #i func&ionarea normal a instala&iilor electrice #i sanitare. dezinsec&ie #i deratizare. Art. în cazul semnal rii pericolului de degradare a documentelor se iau m suri de înl turare a acestuia. • documentele tehnice. Art. Rafturile #i poli&ele se numeroteaz . 12 .Creatorii #i de&in torii de documente sunt obliga&i s p streze în stare perfect de func&ionare utilajul #i materialele de prevenire #i stingere a incendiilor. precum #i utilizarea comutatoarelor. a locurilor din apropierea gurilor de ap #i a instala&iilor de stingere a incendiilor. . cu înc rc tur de dioxid de carbon #i praf sau gaze inerte.Ferestrele #i alte locuri de acces vor fi prev zute cu gratii care s previn efrac&ia în depozite. cerându-se. zugr velile #i lucr rile de între&inere a depozitului de arhiv se fac ori de câte ori este nevoie. depozitele de arhiv .Camerele de lucru. asigurare #i protec&ie a documentelor pe care le de&in. mucegai). Despr fuirea documentelor se face cu peni moi sau tampoane. re#ourilor. Dezinfec&ia. . 105.Persoanele juridice creatoare #i de&in toare de documente ce fac parte din Fondul Arhivistic Na&ional le depun spre p strare permanent la Arhivele Na&ionale sau la direc&iile jude&ene ale Arhivelor Na&ionale. creatorii #i de&in torii de documente pot solicita consultan& de specialitate Arhivelor Na&ionale #i direc&iilor jude&ene. cur &ire mecanic . 103. Art. dup scoaterea lor din uz. Depunerea documentelor la Arhivele Na!ionale Art. dezinsec&ia #i deratizarea depozitelor de arhiv se fac ori de câte ori este nevoie #i cel pu&in o dat la 5 ani. asigurându-se toate celelalte condi&ii necesare stingerii incendiilor. pentru organizarea unor m suri de conservare. .Dosarele preluate de la compartimentele de munc se organizeaz în depozitul de arhiv pe ani #i. în cadrul compartimentului. dosarele se a#eaz de sus în jos #i de la stânga la dreapta. dup cum urmeaz : • documentele scrise. 101. 108. pe ani #i pe termene de p strare. Orice situa&ie de calamitate în depozitele de documente se comunic imediat Arhivelor Na&ionale sau direc&iilor jude&ene. ca #i terenul învecinat construc&iei de arhiv vor fi men&inute în ordine #i cur &enie.Pentru prevenirea incendiilor se interzice folosirea focului deschis. dup 30 de ani de la crearea lor. iar dup caz #i cu instala&ii de stingere automat a incendiilor. 107. Art. Art. Art. înl turarea agen&ilor d un tori se face prin despr fuire. 102. dup 50 de ani de la crearea lor. . dup caz. 106. insecte. dup 20 de ani de la crearea lor. precum #i peliculele cinematografice. • documentele fotografice. . 100. .

Predarea-preluarea se consemneaz într-un proces-verbal. o dat intrate.Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Na&ional sunt bunuri de interes na&ional. .Constatarea contraven&iilor #i aplicarea sanc&iunilor se fac de c tre împuternici&ii Arhivelor Na&ionale sau ai direc&iilor jude&ene ale Arhivelor Na&ionale. Documentele apar&inând Fondului Arhivistic Na&ional. Art. . Art. Procesul-verbal se înregistreaz #i la Arhivele Na&ionale. #eful compartimentului de arhiv întocme#te un proces-verbal în prezen&a reprezentantului Arhivelor Na&ionale. f r ca activitatea acesteia s fie continuat de o alta. cantitatea. . în baza c rora se elibereaz copii. anii extremi. împreun cu documentele se preiau #i inventarele acestora. degradarea ori aducerea în stare de neîntrebuin&are a documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Na&ional constituie infrac&iuni #i se pedepsesc conform prevederilor Codului penal. selec&ionarea #i p strarea acestor documente conform Legii Arhivelor Na&ionale. 110. Totodat . iar cele cu valoare practic . în dreptul inventarelor dosarelor predate. Art. . certificate # i extrase privind drepturile individuale ale cet &enilor.Documentele cu valoare practic . în termen de 15 zile de la primirea comunic rii. un exemplar al procesului-verbal se pred reprezentantului Arhivelor Na&ionale.Preluarea documentelor de la creatori #i de&in tori de c tre Arhivele Na&ionale se efectueaz prin confruntarea inventarelor cu unit &ile arhivistice. la judec toria în a c rei raz teritorial a fost s vâr#it contraven&ia. 112. K. în care se consemneaz : denumirea fondului arhivistic. pe baza aprob rii Arhivelor Na&ionale sau a direc&iilor jude&ene. 6.Creatorii #i de&in torii de documente le pot de&ine.In cazul desfiin& rii unei unit &i creatoare de documente.. In aceast situa&ie. Un exemplar r mâne la unitatea creatoare sau de&in toare. nu mai pot fi retrase din administrarea acestora. creatorii #i de&in torii de documente sunt obliga&i s depun la Arhivele Na&ionale sau la direc&iile jude&ene câte un exemplar al inventarelor documentelor permanente pe care le de&in. selec&ionare). stadiul de prelucrare (inventariere. dup caz. :celelalte merg la Arhivele Na&ionale. num rul procesului-verbal fiind trecut în registrul de eviden& curent . 13 . vor fi p strate de creatori #i de&in tori. . distrugerea. Ari. R%spunderi "i sanc!iuni Art. se face #i verificarea modului de constituire a mula&ilor arhivistice predate. 115. Împotriva procesului-verbal de constatare a contraven&iei se pot face plângeri. Procesul-verbal se întocme#te #i se înregistreaz la unitatea creatoare sau de&in toare. în trei exemplare. pedepsind pe cei ce aduc prejudicii integrit &ii Fondului Arhivistic Na&ional sau nu iau m suri privind eviden&a. dup expirarea termenului de depunere. în depozitele Arhivelor Na&ionale. Procesul-verbal va fi semnat de #eful compartimentului de arhiv din unitatea desfiin&at #i de membrii comisiei de lichidare. 114. 113. starea de conservare. în baza c rora se elibereaz copii. Art. extrase #i certificate privind drepturile individuale ale cet &enilor vor fi depuse la Ministerul Muncii #i Protec&iei Sociale sau la direc&iile jude&ene ale acestuia.Sustragerea. întocmit în dou exemplare. In situa&ia mai sus prev zut . potrivit legii. dac le sunt necesare desf #ur rii activit &ii. conform modelului anexa nr. . c rora statul le acord protec&ie special . documentele cu valoare #tiin&ific vor fi preluate de Arhivele Na&ionale sau de direc&iile jude&ene. 111.

.......... Direc!ia secretariat "i administrativ% A) Serviciul secretariat B) Serviciul administrati v Anexa Nr.. La preluare au lipsit dosarele de la nr....... etc.. cartoteci etc.. din ………....... Am primit.................. 14 ..... au fost l sate la.. Direc!ia Serviciile Denumirea dosarului Termenul de p%strare (con!inutul pe scurt al problemelor la care se refer%) 1.. .... s-au preluat . crt............ 10 3. ................... ani (permanent) INVENTARUL PE ANUL ___ pentru documentele care Nr.......... nefiind încheiate. crt... ……..... condici............. Prezentul inventar format din .. registre....... Datele extreme Num%rul filelor Obs. Con!inutul pe Indicativul dosarului dup% scurt al nomenclator dosarului. .. 5 1.......Anexa Nr... . .... Am predat..... dosare..... . 2. (director) Se confirm% Directorul general al Arhivelor Na#ionale (Directorul Direc#iei Jude#ene... P 10 5 Obs... 1 Aprob Pre edintele consiliului de Administra#ie. 3... . Dosarele de la nr. Ast zi............ registrului.. file con&inute .. . a Arhivelor Na#ionale) NOMENCLATORUL ARHIVISTIC Aprobat prin Ordinul (decizia) nr. dosare...... crt......... P 2... 2 Denumirea creatorului se Denumirea compartimentului p%streaz% ...... .

5 .............. .......... societate comercial ) PROCES-VERBAL de predare primire a documentelor Ast zi..primirea s-a f cut pe baza inventarelor anexate.. dos....... de c tre serviciul men&ionat........ Se aprob ( conducerea ) 15 .. avizeaz ca dosarele din inventarele anexate s fie înl turate ca nefolositoare............. Am predat....... Predarea ....... 4 REGISTRU DE EVIDENT) a intr rilor-ie#irilor unit &ilor arhivistice Intr ri Nr..................... primite efectiv Ie#iri Nr................. ie#ite r mase nr... dosare.. am procedat primul la predarea #i al doilea la preluarea documentelor create în perioada ..... pagini dactilografiate........ Nr...................... #i .. ie#irii s-au predat predare........ delega&i ai compartimentului.................. ………………… ………………………...... Comisia de selec&ionare. (denumirea creatorului) ….. arhivarul institu&iei ........... selec&ionând în #edin&ele din …..Anexa nr.. expirându-le termenele de p strare prev zute în nomenclatorul unit &ii.... Data Denumirea Date Crt....... subsemna&ii ......... documentele din anii*) …. ….... numit prin Ordinul nr. 3 Institu&ia_________________ ( regie autonom ........ Pre#edinte Membri Secretar ……………………. Numele #i prenumele Numele #i prenumele Numele #i prenumele Semn tura Semn tura Semn tura *) Anii extremi. din …...... (sediul) PROCES-VERBAL Nr.. dos.... Am primit. Data Unde Denumirea Total actului de dosare dos.extreme mentului ale documentelor Nr...... cuprinzând ..... la data comp.... Anexa nr... dup inv................ Anexa nr............... intr rii comparti........ conform dispozi&iilor legale... în cantitate de . ….......... …...

INVENTAR___________________________________________________________________ ANUL____________________________________________________________________________ NUMELE 'I PRENUMELE SOLICITANTULUI_________________________________________ DATA____________________________________________________________________________ 16 .l. ziua) Subsemna&ii____________________________ din partea_________________________________________ #i_____________________________________ din partea_________________________________________ am procedat. primul la predarea #i al doilea la preluarea___________________________________________ ani extremi_____________________însumând_____________________u. 6 PROCES-VERBAL Predare . Anexa nr.7 Inventar al colec&iei de matrice sigilare 1 Nr. crt. de inv. Prezentul poces-verbal cuprinde ________file #i s-a încheiat în dou exemplare. luna. semn tura arhivarului 7 Data restituirii u.a.a.preluare din ___________________________________ (lanul. 2 Data prelu rii #i denumirea organiza&iei/ persoanei de la care s-a preluat matricea 3 Materialul 4 Forma 5 Dimensiunea 6 Descrierea câmpului 7 Legenda 8 Anul confec&ion rii 9 Obs. Am predat. semn tura arhivarului 8 Obs. func&ia. #i ________m..a. Am preluat Anexa nr. Totodat s-au predat #i preluat________________________________________________________________ În timpul verific rii nu au fost g site urm toarele____________________________________ u. 2 Denumirea fondului/ compartimentului 3 Cota dosar 4 Scopul scoaterii din depozit 5 Numele solicitantului..a. Anexa nr. 8 _____________________________________________ (Denumirea creatorului sau de&in torului) REGISTRU DE DEPOZIT 1 Nr. 9 FI') DE CONTROL FONDUL/COLEC+IA______________________________________________________________ COMPARTIMENTUL______________________________________________________________ NR.Anexa nr. serviciul 6 Data soaterii u.

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->