INSTRUC IUNI privind activitatea de arhiv la creatorii #i de&in torii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor Na&ionale prin Ordinul

de zi nr. 217 din 23 mai 1996 Prezentele Instruc&iuni reglementeaz organizarea #i desf #urarea întregii activit &i arhivistice, în mod unitar, la nivelul tuturor creatorilor #i de&in torilor de documente, în conformitate cu art. 5, pct. a, din Legea Arhivelor Na&ionale. CAPITOLUL I Dispozi!ii generale Art. t. - Constituie izvoare istorice #i alc tuiesc Fondul Arhivistic Na&ional al României documentele, indiferent de suportul lor, create de-a lungul timpului de organele de stat, organismele publice sau private, economice, sociale, culturale, militare #i religioase, precum #i de persoanele fizice. Acestor documente statul le asigur protec&ie special , în condi&iile Legii Arhivelor Na&ionale. Art. 2. - Administrarea, supravegherea, dup caz, #i protec&ia special a Fondului Arhivistic Na&ional al României se realizeaz de Arhivele Na&ionale - unitate bugetar în cadrul Ministerului de Interne. Atribu&iile acestora se exercit prin compartimentele specializate #i direc&iile jude&ene ale Arhivelor Na&ionale. Art. 3. - Persoanele juridice creatoare #i de&in toare de documente r spund de eviden&a, inventarierea, selec&ionarea, p strarea #i folosirea lor, în condi&iile prevederilor Legii Arhivelor Na&ionale. Art. 4. - Persoanele juridice, creatoare #i de&in toare de documente, au obliga&ia de a înfiin&a compartimente de arhiv , organizate în func&ie de complexitatea #i cantitatea arhivelor pe care le creeaz sau le de&in. Desemnarea personalului îns rcinat cu activitatea de arhiv , precum #i structura # i competen&a compartimentelor de arhiv vor fi stabilite de conducerea unit &ii creatoare #i de&in toare de documente, cu avizul de specialitate al Arhivelor Na&ionale sau, dup caz, al direc&iilor jude&ene ale Arhivelor Na&ionale. Fac excep&ie de la aceste prevederi Ministerul Ap r rii Na&ionale, Ministerul Afacerilor Externe, Serviciul Român de Informa&ii, Serviciul Informa&ii Externe, Serviciul de Protec&ie #i Paz , alte organe cu atribu&ii în domeniul siguran&ei na&ionale. Formarea, perfec&ionarea #i atestarea personalului compartimentului de arhiv se realizeaz prin 'coala Na&ional de Perfec&ionare Arhivistic , contra cost. Art. 5. - Atribu&iile personalului compartimentului de arhiv sunt: a) ini&iaz #i organizeaz activitatea de întocmire a nomenclatorului dosarelor, în cadrul unit &ii respective; asigur leg tura cu Arhivele Na&ionale, în vederea verific rii #i confirm rii nomenclatorului', urm re#te modul de aplicare a nomenclatorului la constituirea dosarelor; b) verific #i preia de la compartimente, pe baz de inventare, dosarele constituite; întocme#te inventare pentru documentele f r eviden& (anexa nr. 2), aflate în depozit; asigur evidenta tuturor documentelor intrate #i ie#ite din depozitul de arhiv , pe baza registrului de eviden& curent (anexa nr. 3); c) #eful compartimentului de arhiv este secretarul comisiei de selec&ionare #i, în aceast calitate, convoac comisia în vederea analiz rii dosarelor cu termene de p strare expirate #i care, în principiu, pot fi propuse pentru eliminare ca fiind nefolositoare; întocme#te formele prev zute de lege pentru confirmarea lucr rii de c tre Arhivele Na&ionale; asigur predarea integral a arhivei selec&ionate la unit &ile de recuperare; d) cerceteaz documentele din depozit în vederea eliber rii copiilor #i certificatelor solicitate de cet &eni pentru dobândirea unor drepturi, în conformitate cu legile în vigoare; e) pune la dispozi&ie, pe baz de semn tur , #i &ine eviden&a documentelor împrumutate compartimentelor creatoare; la restituire, verific integritatea documentului împrumutat; dup restituire, acestea vor fi reintegrate la fond; f) organizeaz depozitul de arhiv dup criterii prealabil stabilite, conform prevederilor Legii Arhivelor Na&ionale, men&ine ordinea #i asigur cur &enia în depozitul de arhiv ; solicit conducerii unit &ii dotarea corespunz toare a depozitului (mobilier, rafturi, mijloace P.S.I. #.a.): informeaz 1

conducerea unit &ii #i propune m suri în vederea asigur rii condi&iilor corespunz toare de p strare #i conservare a arhivei. documentele se grupeaz în dosare. . Înregistrarea documentelor se efectueaz cronologic. g) pune la dispozi&ia delegatului Arhivelor Na&ionale toate documentele solicitate cu prilejul efectu rii ac&iunii de control privind situa&ia arhivelor de la creatori. 2 . Arhivelor Na&ionale sau. data înregistr rii. care se va stabili #i completa în registru dup rezolvarea documentului. concomitent. potrivit legii. . emite #i întocme#te pentru uz intern un num r mare de documente. CAPITOLUL II Obliga!iile creatorilor "i de!in%torilor de documente A. h) preg te#te documentele (cu valoare istoric ) #i inventarele acestora. destinatarul. în rubrica corespunz toare. Art. num rul anexelor. . 11. 7. num rul de înregistrare al documentului la care se face conexarea. 8. In cazul documentelor expediate ca r spuns. în termen de 30 de zile. înfiin&area.Nomenclatorul dosarelor se întocme#te de c tre fiecare creator pentru documentele proprii. f r ca numerele de înregistrare date documentelor s se repete. înregistrarea acestora se poate face #i la fiecare compartiment de munc In aceast situa&ie. 1. pe linia muncii de arhiv #i stabilesc m surile ce se impun. Nomenclatorul se întocme#te sub forma unui tabel în care se înscriu. dup caz. data expedierii. . B. Documentele expediate din oficiu #i cele întocmite pentru uz intern se înregistreaz ca # i documentele intrate. 10. Documentele care se refer la aceea#i problem se conexeaz la primul document înregistrat. acestea vor primi num rul de înregistrare al documentului la care se r spunde.Creatorii de documente sunt obliga&i s înregistreze toate documentele intrate. Eviden!a documentelor Art.înregistrarea documentelor se face la registratura general . con&inutul documentului în rezumat.Arhivele Na&ionale #i direc&iile jude&ene controleaz aplicarea #i respectarea prevederilor legisla&iei în vigoare. La înregistrarea documentelor se vor preciza urm toarele clemente: num rul de înregistrare. compartimentul c ruia i s-a repartizat. Când creatorul de documente prime#te. în ordinea în care figureaz în schema de organizare a creatorului. pe compartimente de munc . modul rezolv rii. a) întocmirea nomenclatorului dosarelor Art.Creatorii #i de&in torii de documente sunt obliga&i s comunice în scris. Gruparea documentelor în dosare Art.Anual. In prima rubric a nomenclatorului se trec denumirile compartimentelor de munc . direc&iilor jude&ene ale Arhivelor Na&ionale. 6. num rul filelor documentului. fie. #i se numeroteaz cu cifre romane. la registratura general se înscrie num rul de înregistrare atribuit de expeditor #i denumirea compartimentului la care se repartizeaz spre înregistrare #i rezolvare. în ordinea primirii lor. num rul #i data documentului date de emitent. 9. fie într-un singur registru de intrare-ie#ire. emitentul. conform prevederilor Legii Arhivelor Na&ionale. . potrivit problemelor #i termenelor de p strare stabilite prin nomenclatorul dosarelor. în mai multe. cu implica&ii asupra compartimentului de arhiv . . categoriile de documente grupate pe probleme #i termene de p strare. în vederea pred rii la Arhivele Na&ionale. dup modelul din anexa nr. num rul de înregistrare al documentului la care se conexeaz #i indicativul dosarului dup nomenclator. Art. în dreptul fiec rui document conexat se trece. completându-se coloanele adecvate. ie#ite ori întocmite pentru uz intern Art. reorganizarea sau oricare alte modific ri survenite în activitatea institu&iei. Înregistrarea documentelor începe de la l ianuarie #i se încheie la 31 decembrie ale fiec rui an.

14. în vederea aplic rii lui. actele mai vechi trebuie s se afle deasupra #i cele mai noi dedesubt. întocmite pe perioade de timp diferite #i. dup caz. pentru fiecare termen de p strare. cu. informa&iile documentelor pot avea importan& #tiin&ific .). 17. geografic etc. în rezumat. In cazul compartimentelor de munc sau subdiviziunilor lor care î#i dezvolt activitatea creând alte grupe de documente decât cele prev zute ini&ial. agrafele metalice.). 12. nomenclatorul se completeaz cu denumirea acestora #i cu dosarele nou create. nomenclatorul va fi difuzat la toate compartimentele. de Arhivele Na&ionale #i.In vederea pred rii dosarelor la compartimentul de arhiv se efectueaz urm toarele opera&iuni: • documentele cuprinse în dosar se ordoneaz cronologic sau. trimestriale. 3. . lâng termenul de p strare temporar se men&ioneaz „C. . Dac se înfiin&eaz noi compartimente de munc sau subdiviziuni. 16.'eful fiec rui compartiment r spunde de întocmirea proiectului de nomenclator pentru documentele specifice compartimentului respectiv. fiecare dosar numerotându-se cu cifre arabe. Art. dubletele. aceste documente vor fi analizate de comisia de selec&ionare #i. . 5. In dreptul grupelor de documente care se p streaz permanent se trece cuvântul „permanent" (prescurtat „P").Nomenclatorul se aprob de c tre conducerea unit &ii creatoare de documente #i se confirm . sau dac exist motive s se presupun c . La expirarea termenului de p strare. . Aceste proiecte se centralizeaz de #eful compartimentului de arhiv #i se înainteaz . anuale s. în momentul întocmirii nomenclatorului. Intr-un dosar se grupeaz documente referitoare la aceea#i problem . potrivit nomenclatorului #i se predau la compartimentul de arhiv . începând cu nr. pot fi propuse pentru eliminare sau re&inute permanent. • se îndep rteaz acele.300 file. clamele. respectiv. Acesta poate fi format numai din litera majuscul #i cifra arab sau numai din cifra arab . b) Constituirea dosarelor Art. Art. în dou exemplare. documentele se grupeaz în dosare. condicile #i alte materiale preconstituite Cifra roman . în cazuri speciale. în anumite conjuncturi. litera majuscul #i cifra arab formeaz indicativul dosarului. ci numai atunci când se produc schimb ri în structura creatorului de documente.In rubrica a doua se trec subdiviziunile compartimentelor de munc #i se numeroteaz cu litere majuscule. cartotecile." (comisie de selec&ionare). termene de p strare diferite (planuri. filele se numeroteaz începând cu num rul l pentru fiecare volum. • dosarele nu trebuie s aib mai mult de 250 . de importan&a practic pentru activitatea creatorului de documente #i. de direc&iile jude&ene ale Arhivelor Na&ionale.a. cu acela#i termen de p strare. la nivel local.Nomenclatorul dosarelor nu se modific anual. K) etc. în al doilea an de la constituire. Stabilirea lui se face &inânduse seama de legile în vigoare. 3 . Art. se constituie mai multe volume ale aceluia#i dosar. în cazul dosarelor compuse din mai multe volume. în a#a fel încât s se asigure citirea complet a textului. d ri de seam lunare. l la fiecare compartiment de munc . iar pentru acelea care se p streaz temporar. în mod deosebit. se constituie dosare separate. când în constituirea dosarului se folose#te ordinea cronologic . dup alte criterii (alfabetic. .Dup confirmare.Dup rezolvarea lor. • filele dosarelor se numeroteaz în col&ul din dreapta sus. In rubrica a patra a nomenclatorului se înscrie termenul de p strare. cu creion negru. indicativul dosarului va figura în registrul de intrare-ie#ire. con&inutul documentelor ce constituie dosarul. Art. Art. cifra arab care reprezint num rul anilor cât se p streaz (l. In cazul acelora#i genuri de documente. filele nescrise. nomenclatorul se completeaz cu noile dosare. la nivel central. 13. 15. la rubrica rezervat acestuia. • documentele din fiecare dosar se leag în coperte de carton. La înregistrarea documentelor. ca #i pe fiecare document în parte. dac creatorul are ca p r&i componente numai compartimente de munc f r subdiviziuni sau nici compartimente de munc . . Dac termenul de p strare al unor grupe de documente nu poate fi stabilit cu certitudine. de importan& #tiin&ific a informa&iilor pe care !e con&in documentele. în cazul dep #irii acestui num r. datelor #i rezolu&iilor. spre aprobare #i confirmare. In rubrica a treia se trece.). In nomenclator se trec #i registrele.S.

se opresc la compartimentele de munc . emitentul. . • denumirea compartimentului de la care provine inventarul. iar celelalte se depun o dat cu dosarele la compartimentul de arhiv .In ce prive#te completarea rubricii „Con&inutul dosarului". 4. • totalul dosarelor ie#ite. 21. • totalul dosarelor din inventar: • totalul dosarelor primite efectiv în arhiv din inventarul respectiv: • num rul dosarelor l sate la compartiment #i depuse ulterior. lucr torul de Ia compartimentul creator al dosarului face urm toarea certificare: „Prezentul dosar (registru.Dosarele care cuprind acte din mai mul&i ani se vor inventaria la anul de început. în momentul pred rii lor ulterioare. în ordinea prelu rii. sau pe prima pagin nescris a registrelor # i condicilor. dup caz.) de documente. urm rind respectarea modului de constituire a dosarelor #i concordan&a între con&inutul acestora #i datele înscrise în inventar. . condic ) con&ine . In cazul constat rii unor neconcordan&e. Art. Art. întocmite dup modelul prezentat în anexa nr. inventarierea #i predarea lor intr în obliga&ia compartimentelor creatoare de documente. 24. în registrul de eviden& curent se deschide câte o partid pentru fiecare fond. de c tre un compartiment de munc . 18. • datele extreme ale documentelor. 2. volumul #i termenul de p strare. fiecare compartiment va întocmi atâtea inventare câte termene de p strare sunt prev zute în nomenclator. num rul #i data actului pe baza c ruia au fost scoase din eviden& . In cazul dosarelor formate din mai multe volume. dup care semneaz #i pune data certific rii.Eviden&a dosarelor #i a inventarelor depuse la compartimentul de arhiv se &ine în registrul de eviden& curent . la capitolul „Prelu ri". create în cursul unui an.. ele se aduc la cuno#tin& compartimentului creator. Predarea la arhiva general se face conform unei program ri prealabile. 22. Art. ca #i cele care. fiecare inventar se trece separat. sub un alt num r de ordine. Inventarul cuprinde toate dosarele cu acela#i termen de p strare. dintre care un exemplar r mâne la compartimentul care face predarea. Predarea la compartimentul de arhiv% Art. 25. 4 . ad ugat la sfâr#itul dosarului. conform modelului prev zut în anexa nr. Se va înscrie num rul din inventar al fiec rui dosar re&inut de compartiment. Astfel. men&ionându-se în inventar datele extreme. ordine etc. care efectueaz corecturile ce se impun. . • denumirea. datele de început #i de sfâr#it.Inventarele se întocmesc în 3 exemplare pentru documentele nepermanente #i în 4 exemplare pentru documentele permanente.La preluare. Art. 20. 26. . din motive justificate. compartimentul de arhiv verific fiecare dosar. în litere.Dosarele neîncheiate în anul respectiv. se vor preciza genurile (coresponden&a. în cifre #i . memorii. Art. în inventar fiecare volum va primi un num r curent distinct. file". . 23. Art. destinatarul.• pe coperta dosarului se înscriu: denumirea unit &ii #i a compartimentului creator. La capitolul „Ie#iri" se trec: • dala ie#irii dosarelor din eviden& : • unde s-a predat. cu men&ionarea nepred rii lor. stabilit de comun acord între cele dou compartimente (pred tor #i primitor). Art. • pe o foaie nescris . indicativul din nomenclator. rapoarte. num rul de file.. .In registrul de eviden& curent . . In cazul în care compartimentul de arhiv p streaz #i alte fonduri arhivistice. . num rul de dosar din inventar. sinteze. Art. Inventarierea dosarelor. în inventar se va men&iona acest lucru. se trec. . Pentru fiecare inventar se noteaz : • num rul de ordine al inventarului: • data prelu rii documentelor din inventarul respectiv. toate inventarele dosarelor preluate.Constituirea dosarelor. 19. perioada la care se refer . între paranteze.Dosarele se depun la compartimentul de arhiv pe baz de inventare. anul. la compartimentul respectiv. problema sau problemele con&inute #i. se trec în inventarul anului respectiv. C.

sau la direc&iile jude&ene ale Arhivelor Na&ionale. pentru confirmare. studiaz si p streaz potrivit actelor normative în vigoare privind ap rarea secretului de stat. în vederea confirm rii lucr rii de selec&ionare.Dosarele sunt scoase din eviden&a arhivei pe baza unuia din urm toarele acte. frecven&a s. inventarierea #i selec&ionare! se fac potrivit prezentelor Instruc&iuni. D. 34. se inventariaz .Documentele se p streaz . 37. valoarea artistic .Anual sau ori de câte ori este nevoie. . 36. în ordine.: • proces-verbal de selec&ionare (conform anexei nr. în cazul unit &ilor locale Art. 'eful compartimentului de arhiv este de drept secretarul comisiei de selec&ionare.Comisia de selec&ionare este compus din pre#edinte. Art. numi&i din rândul speciali#tilor proprii. cauciuc sau orice alte materiale. 28. pe baz de proces-verbal înso&it de inventar. acestea au termene de p strare temporar . într-un registru. cu adres înregistrat . prev zute în nomenclatorul dosarelor.S. Când comisia de selec&ionare constat gre#eli de încadrare a documentelor la termenele de p strare sau stabile#te ca unele din acestea s fie p strate permanent. 6). .Scoaterea dosarelor din eviden&a arhivei se Tace cu aprobarea conducerii creatorilor sau de&in torilor de documente #i cu confirmarea Arhivelor Na&ionale. acordând o aten&ie deosebit celor care au. 29. . • proces-verbal de predare-preluare (conform anexei nr. pre#edintele convoac comisia de selec&ionare. în cazul unit &ilor centrale. aprobat de conducerea unit &ii creatoare sau de&in toare #i confirmat de Arhivele Na&ionale. 27. Ari. 35.Inventarele dosarelor propuse de comisia de selec&ionare spre a fi eliminate. numit prin decizia sau ordinul conduc torului unit &ii respective. cu urm toarele preciz ri: • gruparea documentelor în dosare se face pe baza nomenclatorului. la sesizarea secretarului. Documentele deteriorate vor fi scoase din eviden& în urma propunerii comisiei de selec&ionare. întrucât la stabilirea valorii se au în vedere #i alte elemente: însemnele #i înscrisul din câmpul sigilar. .a. 38. comisia de selec&ionare are în vedere respectarea termenelor de p strare a documentelor. Matricele sigilare (sigilii. transferului c tre alt unitate de&in toare sau ca urmare a distrugerii provocate de evenimente neprev zute.In cadrul fiec rei unit &i creatoare #i de&in toare de documente func&ioneaz câte o comisie de selec&ionare. în ordinea d rii lor în folosin& . 5. 31. La încheierea lucr rilor. . în urma selec&ion rii.Art. . Aprecierea valorii istorice a matricelor sigilare scoase din uz se face indiferent de suportul acestora. Art. . înso&ite de procesul-verbal aprobat de conducerea unit &ii #i de inventarul documentelor permanente create în perioada pentru care se efectueaz selec&ionarea (câte un exemplar) se înainteaz . parafe). 32. . Secretarul prezint comisiei inventarele dosarelor cu termene de p strare expirate. inventarierea "i selec!ionarea documentelor secrete de stat Art. #tampile. pe rafturi pentru a fi verificate de organele de control ale Arhivelor Na&ionale. Selec!ionarea documentelor Art.". ele se trec în inventarele corespunz toare termenului lor de p strare.Gruparea în dosare. la anul #i compartimentul de munc respectiv. • proces-verbal de " constatare a deterior rii complete a documentelor sau a lipsei acestora. la Arhivele Na&ionale. 6. secretar #i un num r impar de membri. în care se cuprind # i categoriile de documente din listele de date #i informa&ii secrete de stat. In aprecierea importan&ei documentelor. pe lâng termenul de p strare. . dup caz. Art. reprezentând principalele compartimente creatoare de arhiv . . Art. E. potrivit nomenclatorului. cât #i a celor create de alte unit &i #i p strate în depozitul unit &ii. care se înainteaz spre aprobare conducerii unit &ii.Selec&ionarea matricelor sigilare scoase din uz se efectueaz de c tre comisiile de selec&ionare. 30.Comisia efectueaz selec&ionarea atât a documentelor create de unitatea respectiv . cu confirmarea Arhivelor Na&ionale. dup modelul prezentai în anexa nr.Arhivele Na&ionale sau direc&iile jude&ene pot hot rî p strarea permanent a unor dosare. Ordonarea. 5 . 33. men&iunea „C. Art.Documentele secrete de stat se înregistreaz manipuleaz . confec&ionate din metal. 5). . Art. Art. comisia întocme#te procesul-verbal model anexa nr. . chiar dac .

care fac corp comun cu documentele secrete de stat (situa&ii. Documentele din Fondul Arhivistic Na&ional pot fi consultate. • gruparea documentelor secrete de stat în dosare. grafice. copii #i extrase dup documentele pe care le creeaz #i le de&in.5 ani (boniere. Pentru documentele la care nu s-a împlinit acest termen. Ordonarea documentelor se execut dup criteriul cronologic. . Art. rezolu&ie sau note tergale con&inutul actului. #tampila de înregistrare. inventariaz #i selec&ioneaz a compartimentul de arhiv . studii. 40. eliberarea unor copii. &inându-se seama de denumirea destinatarului. legarea acestora. rezolvarea unor lucr ri administrative. iar apoi se grupeaz pe probleme. pe fiecare an. Constituirea dosarelor se va face conform art. cercetarea se poate face numai cu aprobarea conducerii unit &ii creatoare sau de&in toare. dup 30 de ani de la crearea lor. In acest sens se au în vedere: • determinarea apartenen&ei la fond (fondarea).). f r a se lua în considera&ie datele documentelor anexate. . iar în cadrul anului pe probleme. . anii extremi.a. 42. se întocme#te pe ani. certificate. alfabetic s. chitan&iere. . la expirarea caracterului secret. 43. drepturi patrimoniale. Comisia de selec&ionare cerceteaz dosarele. . fi#e de pontaj. pozi&ia din nomenclator #i termenul de p strare. informa&ii #i documente secrete de stat. Inventarele vor cuprinde: num rul curent. cu termene de p strare 1 .In carul în care documentele nu sunt constituite în dosare (foi volante). potrivit legii. labele) #i care nu pot fi separate. inform ri. urmând a se preda compartimentului de arhiv . iar în cadrul compartimentului. pe baz de inventare.Creatorii #i de&in torii de documente sunt obliga&i s elibereze.• gruparea documentelor secrete în dosare se face separat de cele nesecrete. vor intra în componen&a dosarului cu documente secrete de stat. aflate în depozitul de arhiv . . pozi&ie cu pozi&ie. acestea prezentând importan& #tiin&ific #i practic . registrelor etc. la cerere. cum sunt: vechimea în munc . cu ocazia selec&ion rii. la expirarea termenului de p strare. Numerotarea dosarelor se face începând cu num rul 1. extrase. F.Documentele care se g sesc în arhiv neconstituite conform nomenclatorului se ordoneaz . se separ documentele de acela#i fel. In cazul în care un dosar cuprinde documente din mai mul&i ani se ordoneaz la anul cel mai vechi al dosarului. certificate. categoria de documente.Pe parcursul ordon rii documentelor f r eviden&e. 44. Art. Art. de c tre cet &eni români # i str ini. 'eful compartimentului special va face parte din aceast comisie. indiferent de termenul de p strare. dac acestea se refer la drepturi care îl privesc pe solicitant. fondarea se efectueaz dup criteriile amintite mai sus. la compartimentul special. • selec&ionarea se efectueaz de c tre comisia de selec&ionare pe baza inventarului. schi&e. Folosirea documentelor Art. • ordonarea documentelor în cadrul fondului. pe probleme. P strarea # i selec&ionarea lor la compartimentul de arhiv se fac în acela#i mod ca la documentele nesecrete. la cererea persoanelor fizice sau juridice. stabilind unit &ile arhivistice care se elimin #i cele care se re&in.Documentele secrete de stat care î#i p streaz acest caracter #i dup expirarea termenului de p strare prev zut în nomenclator se selec&ioneaz la compartimentul special de c tre o comisie de selec&ionare având în componen& persoane care au acces ia date. în vederea elimin rii lor globale. La selec&ionarea documentelor secrete de stat se vor respecta prevederile prezentelor Instruc&iuni. • documentele secrete de serviciu #i nesecrete. Pentru unit &ile arhivistice care se propun a fi eliminate se întocme#te un proces-verbal în care se men&ioneaz anul cre rii documentului #i num rul curent al unit &ii arhivistice din inventar. cantitatea (în metri lineari sau unit &i arhivistice). Art. chiar dac nu au îndeplinit termenul de 30 de ani. document ri. Opera!iuni arhivistice la documentele neconstituite pe probleme "i termene de p%strare Art. în dosare. 39. condici de prezen& ). numerotarea filelor #i certificarea se fac în anul urm tor cre rii lor. G. 17: • inventarierea dosarelor. dup un criteriu stabilit (pe am # i compartimente de munc . pe compartimente #i ani. 41.Documentele din Fondul Arhivistic Na&ional pot fi folosite pentru cercetare #tiin&ific . 6 .

la cererea peti&ionarului sau din dispozi&ia conducerii unit &ii creatoare sau de&in toare. într-un fi# ier special. Referatul trebuie s cuprind denumirea fondului cercetat #i cotele unit &ilor arhivistice cercetate (anul #i num rul din inventar). selec!ionarea "i valorificarea documentelor tehnice "i de înregistrare tehnic% Art. . care se va anula #i retrage. . 49. care sunt în direct leg tur cu obiectul cererii. . . Fisele se ordoneaz alfabetic. în spiritul Legii Arhivelor Na&ionale. dup caz. fie prin alte mijloace moderne de înregistrare. 52. a suportului sau a scrisului. dac se cunoa#te unitatea de&in toare a documentelor ce fac obiectul cererii. cu cerneal . pentru cercetare.In cazul în care. se înregistreaz Ia intrarea. aceasta situa&ie se comunic în scris solicitantului. In cazul în care dotarea permite.Art. Art.In cazul în care în arhiv nu se g sesc date cu privire la obiectul cererii.Scoaterea documentelor din depozitul de arhiv . inclusiv cele din certificatul anterior. recercetându-se documentele. 47. crearea sau ie#irea lor. Art. inventarierea. certificatele de studii. indiferent de natura informa&iilor. se poate elibera fie un nou certificat. re&inându-se la dosar o copie certificat de responsabilul arhivei. . 9. dup caz. In textul certificatului nu sunt admise #ters turi sau complet ri printre rânduri. copiile si extrasele se elibereaz personal solicitantului ori împuternicitului s u legal sau se expediaz prin po#t . num rul #i data de înregistrare a cererii. fie pe calculator. Perioadele pentru care lipsesc documente sau nu se g se#te înscris numele solicitantului se vor men&iona în adresa de expediere a certificatului. întocmit.Certificatul trebuie s cuprind o expunere exact #i clar a datelor rezultate din documente. In certificat se vor indica denumirile documentelor din care s-au extras elementele necesare întocmirii certificatului #i. conform anexei nr. 50. . 7 . se consemneaz întrun registru de depozit. Art. ori pe compartimente. se în&elege: totalitatea actelor purt toare de informa&ie tehnic sau produse ale ac&iunii de înregistrare tehnic pe supor&i magnetici. Redactarea certificatului se face pe baza unui referat scris pe cerere. noul certificat va primi alt num r de înregistrare. Ordonarea. datele cuprinse în aceste documente In certificate nu vor fi expuse concluzii personale sau generaliz ri în leg tur cu con&inutul documentelor cercetate. într-o registratur general .O dat înregistrat. înregistrarea se poate face fie pe baz de registru de intrare-ie#ire.Prevederile acestui capitol se aplic în cazurile speciale ale arhivelor tehnice #i de înregistrare. Fi#a va cuprinde: numele #i prenumele solicitantului. . Persoana care a întocmit referatul #i #eful s u ierarhic poart r spunderea asupra exactit &ii datelor comunicate. no&iune definibil prin totalitatea documentelor care se refer la o problem dat #i se constituie ca unitate de p strare. Se vor indica numai datele existente. In locul dosarului scos pentru cercetare se va introduce în raft o fi# de control. Eviden&a cererilor se &ine pe baz de fi#e întocmite pentru fiecare solicitant în parte. apoi.Prin documente tehnice #i de înregistrare tehnic . II. Art. Copiile sau extrasele se certific sau. conform anexei nr. fie se poate emite un nou certificat. comunicându-i-se #i solicitantului acest lucru. Certificatele. se legalizeaz de unitatea care le elibereaz . documentul poate deveni o pies într-un grupaj sau temei pentru crearea unei unit &i arhivistice. s se creeze un subsistem arhivistic computerizat de eviden& #i reg sire a cererilor #i actelor eliberate.Documentele tehnice #i de înregistrare. fotosensibili sau din hârtie tratat special etc. cu condi&ia asigur rii reg sirii rapide a documentelor în circula&ia lor de la intrare/creare la ie#ire/arhivare. men&ionându-se ca îl completeaz pe cel anterior. actele de stare civil sau alte acte originale personale aflate în dosar se restituie titularului. sub semn tur . Art. cererea în original se trimite spre rezolvare respectivei unit &i. Diplomele. se g sesc noi date. In certificat datele se expun în ordinea cronologic . cu indicarea num rului #i datei de emitere a precedentului. 46. . 8. fi#a se va anula la rearhivarea dosarului. 48. datat #i semnat de persoana care a f cut cercetarea. 51. 45. Art. f r s se întregeasc perioadele pentru care nu exist documente. men&ionându-se toate datele.

fondurile #i colec&iile arhivistice se impun a fi p strate în zona geografic în care au fost create (principiul dreptului comunit &ilor locale). 8 . . 4. • alfabetic. inventaria. ordonate pe baza criteriului cronologic sau a criteriului tematic (#i în cadrul lui. eventual selec&iona. potrivit sistemului de organizare dat de creator (principiul respectului fa& de creator). 2). familie sau persoan fizic (fonduri arhivistice). 59.) se predau Ia arhiv în al doilea an dup crearea lor sau în al doilea an dup ce procesul tehnic. . pe baza criteriilor: • cronologic. birouri. Pe de alt parte. . fie ca unit &i arhivistice de sine st t toare. toate documentele create de o societate. • tematic. 53. Art. cât #i de regimul de consultare #i valorificare. ca #i ie#irile din gestiunea arhivei. se consemneaz în registrul de eviden& curent . Motivele acestei separa&ii sunt determinate atât de natura suportului #i deci a conserv rii. criterii. . 58. Totodat . ele se vor constitui în parte structural separat . Prelucrarea documentelor tehnice "i de înregistrare incidentale Art. In cazul în care documentul tehnic #i de înregistrare este o unitate sau mai multe unit &i arhivistice incidentale. Prelucrarea arhivistic% Art. In acela#i timp. • scara. întocmit conform modelului prev zut în anexa nr. 3) #i inventare (anexa nr.Lucr torii de arhiv au r spundere civil #i penal pentru documentele pe care le au în gestiune. a fost încheiat. . este necesar s se respecte succesiunea unit &ilor arhivistice în fond (sau colec&ie).Intr rile. împreun cu unitatea arhivistic în care sunt încorporate. a) Ordonarea Art. sub o singur gestiune #i prelucrare (principiul unit &ii fondurilor). modalit &i. în mod practic ele se organizeaz separat.De#i în mod teoretic documentele tehnice #i de înregistrare nu formeaz singure fondul arhivistic al institu&iei creatoare. ci numai o structur a acestuia. 56. 60.Unit &ile arhivistice constituite de compartimentele de lucru (servicii. fie ca anexe. ele se vor ordona. ca ilustra&ie sau ca anex . cronologic).Art. pentru care au fost întocmite. . Predarea se face pe baz de proces-verbal (anexa nr. • format. Prelucrarea fondurilor #i colec&iilor constituite integral din documente tehnice #i de înregistrare Art.precum #i a celor specifice arhivelor tehnice #i de înregistrare: „compatibilitatea sistemelor" #i prioritatea conserv rii asupra tuturor celorlalte principii. . 54. laboratoare etc. Când documentele sunt |n text.Ordonarea documentelor tehnice #i de înregistrare se face conform structurii organizatorice a creatorului de fond.Documentele tehnice #i de înregistrare incidentale pot ap rea fie ca ilustra&ii cuprinse în text.„unitatea fondurilor". este necesar g sirea unor forme de administrare care s asigure compatibilitatea sistemului cu tradi&ie arhivistic (principiul compatibilit &ii sistemelor). • zona geografic sau grad geografic. 57. institu&ie. având în vedere c arhivele tehnice #i de înregistrare se prezint în cele mai dese cazuri pe supor&i de diferite naturi #i care din aceast cauz impun condi&ii de p strare specifice (principiul priorit &ii conserv rii).Documentele tehnice #i de înregistrare pot ap rea incidental în interiorul unui fond clasic sau pot constitui fonduri #i colec&ii integrale. Art. In acest sens. „respectul fa& de creatorul de fond #i sistemul s u de organizare" #i „drepturile comunit &ilor locale asupra documentelor proprii" . 55.întreaga activitate desf #urat asupra documentelor tehnice #i de înregistrare se realizeaz cu respectarea principiilor generale . dup natura suportului #i în cadrul acesteia. Art. . ori selec&ionate de o institu&ie. familie sau persoan fizic (colec&ie) trebuie s se p streze într-un singur loc. • form . • categorie de document.

pentru aceast categorie de documente procedura de selec&ionare se prevede în prezentele instruc&iuni (art. pe zon geografic . alfabetic. fie pe categorii de acte #i cronologic . în func&ie de natura informa&iei. Art. în cadrul fondurilor deschise aflate la creatori.Ac&iunea de ordonare propriuzis const în a#ezarea unit &ilor arhivistice. obseda&ii. alfabetic sau tematic. 64. 66. m surile suportului. la observa&ii se va men&iona locul de p strare a pieselor suplimentare (desene. pe sta&ii #i apoi cronologic. fie pe structuri organizatorice #i apoi cronologic . Ea se men&ioneaz fie într-un plan metodic de lucru . pe rafturi sau în alt mobilier specific. Art. eventual autorul In cazul documentelor #tiin&ifice . 11. 29 . eventual înregistr rile experimentale . nr. p strate într-o map /sul. deci de la l la n . în rezumat vor fi men&ionate persoanele surprinse de aparatul fotografic #i ocazia care a prilejuit înregistrarea lor pe pelicul . 67. . file + nr. 68. cinematografice . scar .iar partea desenat . men&inut consecvent în întreaga prelucrare a fondului. fie alfabetic #i cronologic. In cursul inventarierii se consemneaz : cota documentului (nr. reprezentat prin num rul curent de inventar Se excepteaz de la prevederea din alineatul anterior institu&iile din proiectare-dezvoltare. desen sau nr. Astfel. conservarea documentelor.). 63.Inventarele o dat încheiate se numeroteaz . mai ales dup format. In cazul documentelor fotografice care reprezint grupuri de persoane. înregistr ri foto sau magnetice etc. fie în regulamentul de func&ionare a arhivei. în sfâr#it cronologic ele. înregistr ri experimentale .35).Odat terminat ordonarea sau concomitent cu ordonarea unit &ilor arhivistice. solicitarea vitezei de acces. ori tematic #i în interiorul tematicii. orale #i de proiectare (mai ales cele de arhitectur ) se men&ioneaz ori în cuprinsul rezumatului . mai ales a celor din proiectare-dezvoltare). banda) ori durata Ia tura&ia n . Art. foi volante . c) Selec&ionarea Art. documentele climatologice se ordoneaz dup categoria de act (T. tehnica de realizare . dar #i cea istoric . la împlinirea termenului de p strare prev zut în nomenclatorul de arhiv al institu&iei creatoare sau de&in toare.Documentele tehnice #i de înregistrare. anual .în parte scris #i parte desenat . nr. dup form . o rol ori înregistrate pe o band sau un disc magnetic/optic. se pot selec&iona.Criteriile de ordonare se pot combina în cursul ac&iunii. întocmit conform art.sau grad apoi pe scar de propor&ii. documentele de proiectare-dezvoltare se ordoneaz cronologic. b) Cotarea unit &ilor arhivistice si inventarierea lor Art. lungimea (in cazul rolelor de microfilm. Art. documentele de cercetare teoretic se ordoneaz cronologic . 9 .#i în cadrul cronologiei.• faza de proiect. fiind legate prin con&inut/tem unele de celelalte) prime#te o cot . . 61.în cadrul fondurilor închise. In cazul documentelor cartografice #i planurilor tehnice la rubrica&ia inventarului se adaug scara (de reduc&ie cartografic ) . con&inutul pe scurt al documentului sau grup rii de documente .dup data lans rii temei de cercetare . 62. . certific #i înregistreaz în registrul de eviden& curent .M. Art. aflate la diver#i de&in tori. • alte criterii. . anii extremi ai documentelor. . . în ordinea prestabilit prin planurile metodice de lucru sau regulamentul men&ionat la articolul precedent. file . film. cât #i cea juridic ( probatorie. se trece la inventarierea #i cotarea documentelor. la care se adaug un simbol alfabetic sau numeral. . respectiv principalii realizatori (elementele de generic).Succesiunea criteriilor de ordonare se stabile#te de c tre creatori într-un sistem logic. Art. cu respectarea prevederilor legale în vigoare.Având în vedere atât valoarea documentar prelungit a documentelor tehnice #i de înregistrare. cât #i la partea desenat (sau de înregistr ri de laborator). cronologic #i/sau alfabetic. . Fiecare unitate (totalitatea documentelor constituite într-un dosar. 65. La unit &ile arhivistice cu cota&ii de coresponden& .Inventarierea documentelor tehnice #i de înregistrare se poate executa fie cronologic (în ordinea intr rii lor în arhiv ) . ori ca rubrica&ie separat coordonatorul lucr rii.. care dau aceea#i cot atât la partea scris .) #i în cadrul acesteia. documentele cartografice geologice. curent din inventar ) .

în inventare.".Copiile de microfilm sau magnetice pentru schimb #i comercializare se realizeaz potrivit reglement rilor proprii ale institu&iilor Creatoare sau de&in toare. . . O copie pozitiv sau o a doua copie magnetic se poate folosi pentru înlocuirea originalelor în cercetare (microfilme sau copii de protec&ie). 77. band s. iar copiile depreciate se vor sc dea din eviden& pe baza unui proces-verbal de scoatere din gestiune. în cazul institu&iilor care nu au un asemenea consiliu. întocmite pentru asigurare. In aceea#i categorie se înscrie orice distrugere de documente tehnice #i de înregistrare. pe de alt parte. Art. 73. 69. . In cazul în care creatorii are în organizare o comisie (consiliu) #tiin&ific . la rubrica observa&ii. Art. 70. Art. 72. .Copiile de asigurare se ordoneaz pe fonduri #i în ordinea num rului de rol . 75.Dup aprobarea lucr rii de selec&ionare de c tre Arhivele Na&ionale. . . Art. Art. aceasta trebuie s -#i dea avizul pentru selec&ionarea arhivelor tehnice #i de înregistrare.Termenele de p strare ale documentelor tehnice cuprinse în nomenclatoare se vor pune în concordan& cu prevederile legale privind garantarea produsului pe toat durata existen&ei #i func&ion rii acestuia. dar cu valoare practic sau juridic ) se poate face numai cu aprob rile de principiu ale Arhivelor Na&ionale #i Ministerului Justi&iei. indiferent de forma de proprietate. d) Microfilmarea #i alte forme de reproducere pentru asigurare #i protec&ie Art. rezisten&a relativ redus a supor&ilor #i înregistrarea informa&iilor pe supor&i. cu îndeplinirea prevederilor legale.Realizarea copiilor de înlocuire (microfilmarea sau reproducerea informatic a unor documente create în cantit &i mari #i f r valoare documentar-istoric . 76.Având în vedere. Art..In cazurile în care creatorii sau de&in torul realizeaz ac&iuni de completare a fondului propriu sau a fondurilor de&inute. pe de-o parte. Comisiile de selec&ionare pentru aceste documente vor fi formate din cei mai buni speciali#ti în domeniul în care lucreaz în sistemul organizatoric al creatorului #i vor cuprinde în mod obligatoriu consilierul juridic al institu&iei. 45 Art. totodat . . . situate. vor fi p strate în depozite adecvate conserv rii acestora. în registrul de eviden& curent se va înscrie ie#irea unit &ii arhivistice #i cantitatea de arhiv selec&ionat . într-o localitate diferit de cea în care î#i desf #oar activitatea creatorul sau de&in torul. pe cât posibil. . se realizeaz copii de asigurare #i protec&ie #i pentru acestea.Valorificarea informa&iilor din documentele tehnice #i de înregistrare se reglementeaz de c tre proprietarul de jure al documentelor.) dup documentele clasate ca permanente în propriul nomenclator arhivistic. e) Valorificarea informa&iilor din documentele tehnice si de înregistrare Art. Art.Copiile pe microfilm sau alte forme de reproducere. In cazurile în care se constat deprecierea în timp a copiilor de asigurare. pentru asigurarea în caz de catastrofe naturale sau r zboi.Scoaterea din eviden& a unor documente propuse spre selec&ionare. delegatul Arhivelor Na&ionale are drept de acces la toate nivelurile de informa&ii.Selec&ionat conform aprob rii Arhivelor Na&ionale cu nr. .a. .Eviden&a microfilm rii sau a celorlalte mijloace de asigurare #i protec&ie se &ine în inventarele fondurilor #i colec&iilor create #i de&inute prin înregistrarea la rubrica „Observa&ii" a num rului rolei #i cadrelor unde sunt reproduse unit &ile arhivistice respective.. se va ac&iona pentru recopierea documentelor dup originale. Art. 79. to&i creatorii #i de&in torii de arhiv tehnic #i de înregistrare vor realiza copii de asigurare pe baz de microfilm sau alte forme de reproducere magnetic (disc. 71.Indiferent de forma de proprietate. dar neaprobate de c tre comisia de selec&ionare a Arhivelor Na&ionale. 74. avizul se d de c tre consiliul de administra&ie. 78. Art. se va men&iona: . cu respectarea prevederilor legale privind secretul de serviciu #i celelalte categorii de secret impuse de proprietarul de jure #i de facto al documentelor 10 . se consider fapt penal #i se sanc&ioneaz în consecin& . .Numai copiile de înlocuire se pot selec&iona. . 80. în baza unui regulament de acces aprobat de c tre consiliul de administra&ie.

). iar viteza curentului de aer se va înscrie în limitele de O. . surse de infec&ie sau între&inere a agen&ilor biologici. 93. de preferin& din metal acoperit cu vopsele stabile. anticorozive #i f r emana&ii. 91. Art.Pentru depozitele de materiale fotografice.24° C #i umidit &i relative de 50 . . .Dimensionarea elementelor de p strare a arhivei (rafturi. &inându-se seama c înc rcarea cu arhiv (numai în zona rafturilor) se apropie ca valoare de sarcina dat de hârtia depozitat în vrac. f r a se dep #i 1 .0 m l &ime.Pentru protejarea împotriva degrad rii. 97. . #ine de îndosariere ele.0. 94. benzi magnetice etc. pericol de foc. Art. filme. pentru manevrarea documentelor.18° C. .3 m/secund . P%strarea documentelor.Intre pere&i #i rafturi. higrometre #i alte asemenea). Se recomand amplasarea rafturilor perpendicular pe sursa de lumin natural . . mape. Art. . 11 . dulapuri etc. 87. inunda&ii sau infiltra&ii de ap . iar iluminatul artificial va urm ri culoarul dintre rafturi. asigurându-le împotriva distrugerii. lumina solar . In cazul în care marginea de îndosariere aste mai mic de 15 mm se lipe#te o alonj de îndosariere. organizarea depozitului de arhiv% Art.In timpii! opera&iunilor de. Art.Ferestrele vor fi asigurate împotriva luminii solare prin perdele de doc sau alte sisteme parasolare (geamuri absorbante. In depozitele mari se pot organiza #i coridoare centrale de 1. Art. . 92.Pentru depozite mai mari de 50 mp este necesar organizarea de camere de lucru lâng depozit Art. 98. se vor aerisi natural.In cazul în care creatorul de&ine documente de mai multe tipuri (hârtie. 85. Art. varia&ii de temperatur #i umiditate. obloane etc. în raport de natura #i dimensiunea lor.). fotografii.) acestea se depoziteaz pe categorii. 1 . agrafe. temperaturi excesive.4 m se doteaz cu sc ri de arhiv . ale materialelor de protec&ie (cutii. astfel încât p strarea #i conservarea lor s poat fi organizat în mod corespunz tor.5 . 89. depozitele pot fi dotate #i cu c rucioare de transport interior. Art. . degrad rii. Se vor lua m suri pentru asigurarea stabilit &ii sistemelor de depozitare. . 81. Art. 86. ca #i pentru cele cuprinzând benzi magnetice.15 mm de la partea scris spre margine. Art. Elementele de rezisten& ale construc&iei vor fi dimensionate conform standardelor în vigoare. dulapuri #i alte mijloace de depozitare specifice. Art.Pentru m surarea #i urm rirea parametrilor de microclimat. film etc. 95.A#ezarea documentelor în rafturi se face pe man#eta de îndosariere sau pe man#eta inferioar . leg torie aplicate dosarelor se îndep rteaz corpurile metalice (ace. 82. Art. Art. cus tura de leg tur se aplic la distan& de cel pu&in 12 . 96. 88. atunci când nu dispun de instala&ii de climatizare sau centrale de ventila&ie.60%. 84.7 . ca #i între rafturi se asigur un spa&iu liber de 0. iar citirile vor fi consemnate într-un caiet de depozit.Depozitele.Documentele de arhiv se p streaz în depozite construite special sau în înc peri amenajate în acest scop.Creatorii #i de&in torii de documente sunt obliga&i s p streze documentele în condi&ii corespunz toare.Depozitele de benzi magnetice nu vor avea în apropiere câmpuri magnetice. . temperaturile optime sunt cuprinse între 14 . iar umiditatea relativ de 40 .50%. Art. . plicuri.Toate depozitele de arhiv mai înalte de 2. dependente de natura material a acestora.3 schimburi de aer/or .) se va face în func&ie de dimensiunile materialului suport (hârtie.Depozitele vor fi dotate cu rafturi. depozitele vor fi dotate cu aparate de control (termometre.Noile construc&ii ale creatorilor #i de&in torilor de arhiv vor fi avizate numai în cazul în care au spa&ii prev zute pentru p strarea arhivei. 90. rastele.). containere etc. . cu asigurarea condi&iilor necesare pentru p strarea corespunz toare a documentelor #i pentru protec&ia lor fa& de ac&iunea agen&ilor de deteriorare: praf. solicit ri la uzura mecanic . ale spa&iului din construc&ie aferent.0.I. Art. . 91. Aceast aerisire se va efectua atunci când umiditatea atmosferic se încadreaz în limitele specificate la art. sustragerii ori comercializ rii în alte situa&ii decât cele prev zute de lege. tuburi etc.8 m l &ime. pe lungimea sau pe l &imea depozitului. . Art. Art. .2. 83.In depozitele de arhiv con&inând documente scris trebuie s se asigure un microclimat caracterizat prin temperaturi cuprinse între 15 . documentele se introduc în cutii de carton. asigurându-se accesul la materialul depozitat #i posibilitatea unei evacu ri rapide în caz de necesitate. . .). In func&ie de necesit &i.

.In cazuri deosebite. 101. în cazul semnal rii pericolului de degradare a documentelor se iau m suri de înl turare a acestuia. în cadrul compartimentului. . dup caz.Persoanele juridice creatoare #i de&in toare de documente ce fac parte din Fondul Arhivistic Na&ional le depun spre p strare permanent la Arhivele Na&ionale sau la direc&iile jude&ene ale Arhivelor Na&ionale. pe ani #i pe termene de p strare. Art. pentru a se evita insalubrizarea acestora sau instalarea de focare biologice (roz toare. pe care Ie au în dotare #i s controleze periodic existen&a #i starea de func&ionare a acestora. cu p strarea liber a c ilor de acces. iar dup caz #i cu instala&ii de stingere automat a incendiilor. depozitele de arhiv . dup scoaterea lor din uz. insecte.In depozitele de arhiv se vor asigura cur &enia #i ordinea interioar . zugr velile #i lucr rile de între&inere a depozitului de arhiv se fac ori de câte ori este nevoie. Orice situa&ie de calamitate în depozitele de documente se comunic imediat Arhivelor Na&ionale sau direc&iilor jude&ene. Art.Creatorii #i de&in torii de documente sunt obliga&i s p streze în stare perfect de func&ionare utilajul #i materialele de prevenire #i stingere a incendiilor. . Despr fuirea documentelor se face cu peni moi sau tampoane. Este interzis p strarea oric ror alte materiale ce nu apar&in depozitelor de arhiv Repara&iile interioare. pentru a primi confirmarea locurilor unde urmeaz s amplaseze depozitele de arhiv . • documentele tehnice.Art. • actele de stare civil . Art. Art. in cazurile deosebite. întrerup toarelor sau altor instala&ii electrice defecte. 103.Dosarele preluate de la compartimentele de munc se organizeaz în depozitul de arhiv pe ani #i. a radiatoarelor. 106. Pe rafturi.Depozitele #i celelalte înc peri din vecin tatea acestora vor fi prev zute cu sting toare portabile. creatorii #i de&in torii de documente pot solicita consultan& de specialitate Arhivelor Na&ionale #i direc&iilor jude&ene. . 107. cur &ire mecanic . cerându-se. . dup cum urmeaz : • documentele scrise. 100. pe compartimente #i termene de p strare. 104. Art. . mucegai). dup 20 de ani de la crearea lor.Camerele de lucru. dup 50 de ani de la crearea lor. dup caz. precum #i utilizarea comutatoarelor.Pentru prevenirea incendiilor se interzice folosirea focului deschis. dezinsec&ia #i deratizarea depozitelor de arhiv se fac ori de câte ori este nevoie #i cel pu&in o dat la 5 ani. Dezinfec&ia. ca #i terenul învecinat construc&iei de arhiv vor fi men&inute în ordine #i cur &enie. iar absorb&ia prafului rezultat. dup 100 de ani de la întocmirea lor. asigurându-se toate celelalte condi&ii necesare stingerii incendiilor. . Art. prev zute în normele de stat în vigoare. Rafturile #i poli&ele se numeroteaz . J. asigurându-se în permanent igiena înc perilor #i func&ionarea normal a instala&iilor electrice #i sanitare. în cadrul anului. • matricele sigilare. Art.Ferestrele #i alte locuri de acces vor fi prev zute cu gratii care s previn efrac&ia în depozite. asigurare #i protec&ie a documentelor pe care le de&in. • documentele fotografice. . Depozitele vor fi prev zute cu mijloace de alarmare #i semnalizare antiincendiu. . 99. a locurilor din apropierea gurilor de ap #i a instala&iilor de stingere a incendiilor. 12 . cu înc rc tur de dioxid de carbon #i praf sau gaze inerte. precum #i peliculele cinematografice. pentru organizarea unor m suri de conservare. Depunerea documentelor la Arhivele Na!ionale Art. dosarele se a#eaz de sus în jos #i de la stânga la dreapta. sprijinul Arhivelor Na&ionale. fumatului în incinta depozitului. 105. sau pe compartimente #i. 108. 102. dezinsec&ie #i deratizare. Art. . 109. dup 30 de ani de la crearea lor. re#ourilor.La manipularea #i transportul documentelor se iau m surile de protec&ie necesare asigur rii arhivei pe toat durata transportului Art. . cu aspiratoare electrice. înl turarea agen&ilor d un tori se face prin despr fuire.Creatorii #i de&in torii de documente au obliga&ia s comunice Arhivelor Na&ionale sau direc&iilor jude&ene inten&ia de a construi sau amenaja depozite de arhiv .

în trei exemplare. Predarea-preluarea se consemneaz într-un proces-verbal. stadiul de prelucrare (inventariere. In aceast situa&ie. .Sustragerea. :celelalte merg la Arhivele Na&ionale.Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Na&ional sunt bunuri de interes na&ional. Procesul-verbal se întocme#te #i se înregistreaz la unitatea creatoare sau de&in toare. #eful compartimentului de arhiv întocme#te un proces-verbal în prezen&a reprezentantului Arhivelor Na&ionale. 111. . Documentele apar&inând Fondului Arhivistic Na&ional. o dat intrate. 114. . . 112.Preluarea documentelor de la creatori #i de&in tori de c tre Arhivele Na&ionale se efectueaz prin confruntarea inventarelor cu unit &ile arhivistice. Art. anii extremi. starea de conservare.In cazul desfiin& rii unei unit &i creatoare de documente. f r ca activitatea acesteia s fie continuat de o alta. selec&ionarea #i p strarea acestor documente conform Legii Arhivelor Na&ionale. în termen de 15 zile de la primirea comunic rii. In situa&ia mai sus prev zut .Creatorii #i de&in torii de documente le pot de&ine. extrase #i certificate privind drepturile individuale ale cet &enilor vor fi depuse la Ministerul Muncii #i Protec&iei Sociale sau la direc&iile jude&ene ale acestuia. în care se consemneaz : denumirea fondului arhivistic. un exemplar al procesului-verbal se pred reprezentantului Arhivelor Na&ionale. 6. potrivit legii. certificate # i extrase privind drepturile individuale ale cet &enilor. conform modelului anexa nr. întocmit în dou exemplare. la judec toria în a c rei raz teritorial a fost s vâr#it contraven&ia. num rul procesului-verbal fiind trecut în registrul de eviden& curent . R%spunderi "i sanc!iuni Art. Procesul-verbal va fi semnat de #eful compartimentului de arhiv din unitatea desfiin&at #i de membrii comisiei de lichidare. în depozitele Arhivelor Na&ionale. 110. în dreptul inventarelor dosarelor predate. Art. 113. dup expirarea termenului de depunere. împreun cu documentele se preiau #i inventarele acestora. iar cele cu valoare practic . 13 . . vor fi p strate de creatori #i de&in tori. cantitatea. în baza c rora se elibereaz copii. pe baza aprob rii Arhivelor Na&ionale sau a direc&iilor jude&ene. . pedepsind pe cei ce aduc prejudicii integrit &ii Fondului Arhivistic Na&ional sau nu iau m suri privind eviden&a. în baza c rora se elibereaz copii. se face #i verificarea modului de constituire a mula&ilor arhivistice predate. nu mai pot fi retrase din administrarea acestora. Ari. Un exemplar r mâne la unitatea creatoare sau de&in toare.Constatarea contraven&iilor #i aplicarea sanc&iunilor se fac de c tre împuternici&ii Arhivelor Na&ionale sau ai direc&iilor jude&ene ale Arhivelor Na&ionale. Art. Totodat . K. documentele cu valoare #tiin&ific vor fi preluate de Arhivele Na&ionale sau de direc&iile jude&ene. selec&ionare). 115. dup caz. creatorii #i de&in torii de documente sunt obliga&i s depun la Arhivele Na&ionale sau la direc&iile jude&ene câte un exemplar al inventarelor documentelor permanente pe care le de&in. distrugerea. c rora statul le acord protec&ie special . Art.. degradarea ori aducerea în stare de neîntrebuin&are a documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Na&ional constituie infrac&iuni #i se pedepsesc conform prevederilor Codului penal.Documentele cu valoare practic . Procesul-verbal se înregistreaz #i la Arhivele Na&ionale. Împotriva procesului-verbal de constatare a contraven&iei se pot face plângeri. dac le sunt necesare desf #ur rii activit &ii.

..... Prezentul inventar format din ................. La preluare au lipsit dosarele de la nr... Dosarele de la nr..Anexa Nr.... P 2.. ……. Direc!ia secretariat "i administrativ% A) Serviciul secretariat B) Serviciul administrati v Anexa Nr....... . 2..... crt................... file con&inute . .. Con!inutul pe Indicativul dosarului dup% scurt al nomenclator dosarului. crt... . dosare............ ... 2 Denumirea creatorului se Denumirea compartimentului p%streaz% . s-au preluat . 5 1...... crt.. 3......... (director) Se confirm% Directorul general al Arhivelor Na#ionale (Directorul Direc#iei Jude#ene.......... Datele extreme Num%rul filelor Obs. Am predat... din ……….. 10 3.. registre...... . 14 ...... .......... Ast zi.. au fost l sate la... 1 Aprob Pre edintele consiliului de Administra#ie.. ...... a Arhivelor Na#ionale) NOMENCLATORUL ARHIVISTIC Aprobat prin Ordinul (decizia) nr... etc........ registrului... ... cartoteci etc........ Direc!ia Serviciile Denumirea dosarului Termenul de p%strare (con!inutul pe scurt al problemelor la care se refer%) 1...... condici... P 10 5 Obs.... ani (permanent) INVENTARUL PE ANUL ___ pentru documentele care Nr..... dosare.. nefiind încheiate. Am primit.. ...........

.. (denumirea creatorului) …......... selec&ionând în #edin&ele din …. arhivarul institu&iei .. intr rii comparti... dosare.. dup inv... Comisia de selec&ionare... conform dispozi&iilor legale.... ………………… ………………………... documentele din anii*) …... pagini dactilografiate.... primite efectiv Ie#iri Nr............................... ie#irii s-au predat predare. Predarea ........................ Se aprob ( conducerea ) 15 ........ …....... Nr........... avizeaz ca dosarele din inventarele anexate s fie înl turate ca nefolositoare.................. dos.. 3 Institu&ia_________________ ( regie autonom . Data Unde Denumirea Total actului de dosare dos...................extreme mentului ale documentelor Nr...... am procedat primul la predarea #i al doilea la preluarea documentelor create în perioada . de c tre serviciul men&ionat. Anexa nr.. delega&i ai compartimentului........ 4 REGISTRU DE EVIDENT) a intr rilor-ie#irilor unit &ilor arhivistice Intr ri Nr......... Numele #i prenumele Numele #i prenumele Numele #i prenumele Semn tura Semn tura Semn tura *) Anii extremi........primirea s-a f cut pe baza inventarelor anexate. în cantitate de . Anexa nr................... Data Denumirea Date Crt........... Am predat.............. societate comercial ) PROCES-VERBAL de predare primire a documentelor Ast zi.......... cuprinzând ........ …... . ….. subsemna&ii . ie#ite r mase nr... (sediul) PROCES-VERBAL Nr............ expirându-le termenele de p strare prev zute în nomenclatorul unit &ii......Anexa nr..... Pre#edinte Membri Secretar …………………….5 . #i .. la data comp...... dos............. numit prin Ordinul nr.. din …..... Am primit...

preluare din ___________________________________ (lanul. serviciul 6 Data soaterii u. INVENTAR___________________________________________________________________ ANUL____________________________________________________________________________ NUMELE 'I PRENUMELE SOLICITANTULUI_________________________________________ DATA____________________________________________________________________________ 16 . crt.. func&ia.7 Inventar al colec&iei de matrice sigilare 1 Nr.a. de inv.a..a. semn tura arhivarului 7 Data restituirii u. Anexa nr. semn tura arhivarului 8 Obs. Am preluat Anexa nr.Anexa nr. #i ________m. Am predat. primul la predarea #i al doilea la preluarea___________________________________________ ani extremi_____________________însumând_____________________u. 9 FI') DE CONTROL FONDUL/COLEC+IA______________________________________________________________ COMPARTIMENTUL______________________________________________________________ NR. Totodat s-au predat #i preluat________________________________________________________________ În timpul verific rii nu au fost g site urm toarele____________________________________ u. 2 Data prelu rii #i denumirea organiza&iei/ persoanei de la care s-a preluat matricea 3 Materialul 4 Forma 5 Dimensiunea 6 Descrierea câmpului 7 Legenda 8 Anul confec&ion rii 9 Obs.a. 6 PROCES-VERBAL Predare . Prezentul poces-verbal cuprinde ________file #i s-a încheiat în dou exemplare.l. Anexa nr. luna. 2 Denumirea fondului/ compartimentului 3 Cota dosar 4 Scopul scoaterii din depozit 5 Numele solicitantului. ziua) Subsemna&ii____________________________ din partea_________________________________________ #i_____________________________________ din partea_________________________________________ am procedat. 8 _____________________________________________ (Denumirea creatorului sau de&in torului) REGISTRU DE DEPOZIT 1 Nr.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful