INSTRUC IUNI privind activitatea de arhiv la creatorii #i de&in torii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor Na&ionale prin Ordinul

de zi nr. 217 din 23 mai 1996 Prezentele Instruc&iuni reglementeaz organizarea #i desf #urarea întregii activit &i arhivistice, în mod unitar, la nivelul tuturor creatorilor #i de&in torilor de documente, în conformitate cu art. 5, pct. a, din Legea Arhivelor Na&ionale. CAPITOLUL I Dispozi!ii generale Art. t. - Constituie izvoare istorice #i alc tuiesc Fondul Arhivistic Na&ional al României documentele, indiferent de suportul lor, create de-a lungul timpului de organele de stat, organismele publice sau private, economice, sociale, culturale, militare #i religioase, precum #i de persoanele fizice. Acestor documente statul le asigur protec&ie special , în condi&iile Legii Arhivelor Na&ionale. Art. 2. - Administrarea, supravegherea, dup caz, #i protec&ia special a Fondului Arhivistic Na&ional al României se realizeaz de Arhivele Na&ionale - unitate bugetar în cadrul Ministerului de Interne. Atribu&iile acestora se exercit prin compartimentele specializate #i direc&iile jude&ene ale Arhivelor Na&ionale. Art. 3. - Persoanele juridice creatoare #i de&in toare de documente r spund de eviden&a, inventarierea, selec&ionarea, p strarea #i folosirea lor, în condi&iile prevederilor Legii Arhivelor Na&ionale. Art. 4. - Persoanele juridice, creatoare #i de&in toare de documente, au obliga&ia de a înfiin&a compartimente de arhiv , organizate în func&ie de complexitatea #i cantitatea arhivelor pe care le creeaz sau le de&in. Desemnarea personalului îns rcinat cu activitatea de arhiv , precum #i structura # i competen&a compartimentelor de arhiv vor fi stabilite de conducerea unit &ii creatoare #i de&in toare de documente, cu avizul de specialitate al Arhivelor Na&ionale sau, dup caz, al direc&iilor jude&ene ale Arhivelor Na&ionale. Fac excep&ie de la aceste prevederi Ministerul Ap r rii Na&ionale, Ministerul Afacerilor Externe, Serviciul Român de Informa&ii, Serviciul Informa&ii Externe, Serviciul de Protec&ie #i Paz , alte organe cu atribu&ii în domeniul siguran&ei na&ionale. Formarea, perfec&ionarea #i atestarea personalului compartimentului de arhiv se realizeaz prin 'coala Na&ional de Perfec&ionare Arhivistic , contra cost. Art. 5. - Atribu&iile personalului compartimentului de arhiv sunt: a) ini&iaz #i organizeaz activitatea de întocmire a nomenclatorului dosarelor, în cadrul unit &ii respective; asigur leg tura cu Arhivele Na&ionale, în vederea verific rii #i confirm rii nomenclatorului', urm re#te modul de aplicare a nomenclatorului la constituirea dosarelor; b) verific #i preia de la compartimente, pe baz de inventare, dosarele constituite; întocme#te inventare pentru documentele f r eviden& (anexa nr. 2), aflate în depozit; asigur evidenta tuturor documentelor intrate #i ie#ite din depozitul de arhiv , pe baza registrului de eviden& curent (anexa nr. 3); c) #eful compartimentului de arhiv este secretarul comisiei de selec&ionare #i, în aceast calitate, convoac comisia în vederea analiz rii dosarelor cu termene de p strare expirate #i care, în principiu, pot fi propuse pentru eliminare ca fiind nefolositoare; întocme#te formele prev zute de lege pentru confirmarea lucr rii de c tre Arhivele Na&ionale; asigur predarea integral a arhivei selec&ionate la unit &ile de recuperare; d) cerceteaz documentele din depozit în vederea eliber rii copiilor #i certificatelor solicitate de cet &eni pentru dobândirea unor drepturi, în conformitate cu legile în vigoare; e) pune la dispozi&ie, pe baz de semn tur , #i &ine eviden&a documentelor împrumutate compartimentelor creatoare; la restituire, verific integritatea documentului împrumutat; dup restituire, acestea vor fi reintegrate la fond; f) organizeaz depozitul de arhiv dup criterii prealabil stabilite, conform prevederilor Legii Arhivelor Na&ionale, men&ine ordinea #i asigur cur &enia în depozitul de arhiv ; solicit conducerii unit &ii dotarea corespunz toare a depozitului (mobilier, rafturi, mijloace P.S.I. #.a.): informeaz 1

în dreptul fiec rui document conexat se trece. completându-se coloanele adecvate. 10. în vederea pred rii la Arhivele Na&ionale. Art. categoriile de documente grupate pe probleme #i termene de p strare. acestea vor primi num rul de înregistrare al documentului la care se r spunde. Documentele expediate din oficiu #i cele întocmite pentru uz intern se înregistreaz ca # i documentele intrate. num rul anexelor. . în rubrica corespunz toare. num rul filelor documentului. 1. . f r ca numerele de înregistrare date documentelor s se repete.Nomenclatorul dosarelor se întocme#te de c tre fiecare creator pentru documentele proprii. cu implica&ii asupra compartimentului de arhiv . înregistrarea acestora se poate face #i la fiecare compartiment de munc In aceast situa&ie. In prima rubric a nomenclatorului se trec denumirile compartimentelor de munc . modul rezolv rii. a) întocmirea nomenclatorului dosarelor Art. CAPITOLUL II Obliga!iile creatorilor "i de!in%torilor de documente A. data expedierii. Eviden!a documentelor Art. Nomenclatorul se întocme#te sub forma unui tabel în care se înscriu. num rul de înregistrare al documentului la care se face conexarea. în termen de 30 de zile. Arhivelor Na&ionale sau. . la registratura general se înscrie num rul de înregistrare atribuit de expeditor #i denumirea compartimentului la care se repartizeaz spre înregistrare #i rezolvare. documentele se grupeaz în dosare. dup modelul din anexa nr. num rul #i data documentului date de emitent.Arhivele Na&ionale #i direc&iile jude&ene controleaz aplicarea #i respectarea prevederilor legisla&iei în vigoare. num rul de înregistrare al documentului la care se conexeaz #i indicativul dosarului dup nomenclator. 7. destinatarul. Înregistrarea documentelor se efectueaz cronologic. 2 .Creatorii de documente sunt obliga&i s înregistreze toate documentele intrate. Înregistrarea documentelor începe de la l ianuarie #i se încheie la 31 decembrie ale fiec rui an. potrivit problemelor #i termenelor de p strare stabilite prin nomenclatorul dosarelor. Art.înregistrarea documentelor se face la registratura general . emite #i întocme#te pentru uz intern un num r mare de documente. 11. compartimentul c ruia i s-a repartizat. 8. 9. . în ordinea primirii lor. g) pune la dispozi&ia delegatului Arhivelor Na&ionale toate documentele solicitate cu prilejul efectu rii ac&iunii de control privind situa&ia arhivelor de la creatori. con&inutul documentului în rezumat.Anual.conducerea unit &ii #i propune m suri în vederea asigur rii condi&iilor corespunz toare de p strare #i conservare a arhivei. emitentul. #i se numeroteaz cu cifre romane. pe compartimente de munc . data înregistr rii. în mai multe. . Când creatorul de documente prime#te. Gruparea documentelor în dosare Art. In cazul documentelor expediate ca r spuns. fie. în ordinea în care figureaz în schema de organizare a creatorului. care se va stabili #i completa în registru dup rezolvarea documentului. pe linia muncii de arhiv #i stabilesc m surile ce se impun. Documentele care se refer la aceea#i problem se conexeaz la primul document înregistrat. reorganizarea sau oricare alte modific ri survenite în activitatea institu&iei. fie într-un singur registru de intrare-ie#ire. potrivit legii. B. direc&iilor jude&ene ale Arhivelor Na&ionale. înfiin&area. . h) preg te#te documentele (cu valoare istoric ) #i inventarele acestora. dup caz. concomitent. La înregistrarea documentelor se vor preciza urm toarele clemente: num rul de înregistrare. 6. ie#ite ori întocmite pentru uz intern Art.Creatorii #i de&in torii de documente sunt obliga&i s comunice în scris. conform prevederilor Legii Arhivelor Na&ionale.

In vederea pred rii dosarelor la compartimentul de arhiv se efectueaz urm toarele opera&iuni: • documentele cuprinse în dosar se ordoneaz cronologic sau. sau dac exist motive s se presupun c . cu creion negru.Dup rezolvarea lor. indicativul dosarului va figura în registrul de intrare-ie#ire. dubletele. 12. In cazul compartimentelor de munc sau subdiviziunilor lor care î#i dezvolt activitatea creând alte grupe de documente decât cele prev zute ini&ial. In cazul acelora#i genuri de documente.300 file. lâng termenul de p strare temporar se men&ioneaz „C. 16. aceste documente vor fi analizate de comisia de selec&ionare #i. • filele dosarelor se numeroteaz în col&ul din dreapta sus. de importan& #tiin&ific a informa&iilor pe care !e con&in documentele. filele nescrise.). .Nomenclatorul dosarelor nu se modific anual. . . cu acela#i termen de p strare. . dup alte criterii (alfabetic. nomenclatorul se completeaz cu noile dosare. fiecare dosar numerotându-se cu cifre arabe. în cazul dosarelor compuse din mai multe volume. . se constituie dosare separate. 5. Art. actele mai vechi trebuie s se afle deasupra #i cele mai noi dedesubt. dup caz. se constituie mai multe volume ale aceluia#i dosar. în mod deosebit. respectiv. nomenclatorul se completeaz cu denumirea acestora #i cu dosarele nou create. 3 . spre aprobare #i confirmare. începând cu nr. K) etc. In rubrica a treia se trece.). anuale s. l la fiecare compartiment de munc . în vederea aplic rii lui. în momentul întocmirii nomenclatorului. informa&iile documentelor pot avea importan& #tiin&ific . documentele se grupeaz în dosare. 17.).'eful fiec rui compartiment r spunde de întocmirea proiectului de nomenclator pentru documentele specifice compartimentului respectiv. datelor #i rezolu&iilor. pot fi propuse pentru eliminare sau re&inute permanent. agrafele metalice. d ri de seam lunare. 15. iar pentru acelea care se p streaz temporar.S. condicile #i alte materiale preconstituite Cifra roman . litera majuscul #i cifra arab formeaz indicativul dosarului. în dou exemplare. La expirarea termenului de p strare. cu. La înregistrarea documentelor. în anumite conjuncturi. Acesta poate fi format numai din litera majuscul #i cifra arab sau numai din cifra arab . termene de p strare diferite (planuri. ca #i pe fiecare document în parte. In nomenclator se trec #i registrele. în cazuri speciale. con&inutul documentelor ce constituie dosarul. Dac termenul de p strare al unor grupe de documente nu poate fi stabilit cu certitudine. la nivel central. la nivel local. b) Constituirea dosarelor Art. Art. Aceste proiecte se centralizeaz de #eful compartimentului de arhiv #i se înainteaz . In rubrica a patra a nomenclatorului se înscrie termenul de p strare. . de Arhivele Na&ionale #i. geografic etc. clamele. Stabilirea lui se face &inânduse seama de legile în vigoare. Art.Nomenclatorul se aprob de c tre conducerea unit &ii creatoare de documente #i se confirm . la rubrica rezervat acestuia. cifra arab care reprezint num rul anilor cât se p streaz (l. 3." (comisie de selec&ionare). In dreptul grupelor de documente care se p streaz permanent se trece cuvântul „permanent" (prescurtat „P"). dac creatorul are ca p r&i componente numai compartimente de munc f r subdiviziuni sau nici compartimente de munc . Art. ci numai atunci când se produc schimb ri în structura creatorului de documente.Dup confirmare. 13. în al doilea an de la constituire. în a#a fel încât s se asigure citirea complet a textului.In rubrica a doua se trec subdiviziunile compartimentelor de munc #i se numeroteaz cu litere majuscule. când în constituirea dosarului se folose#te ordinea cronologic . • documentele din fiecare dosar se leag în coperte de carton.a. întocmite pe perioade de timp diferite #i. trimestriale. cartotecile. Dac se înfiin&eaz noi compartimente de munc sau subdiviziuni. pentru fiecare termen de p strare. • dosarele nu trebuie s aib mai mult de 250 . de direc&iile jude&ene ale Arhivelor Na&ionale. de importan&a practic pentru activitatea creatorului de documente #i. filele se numeroteaz începând cu num rul l pentru fiecare volum. în rezumat. Art. 14. nomenclatorul va fi difuzat la toate compartimentele. • se îndep rteaz acele. Intr-un dosar se grupeaz documente referitoare la aceea#i problem . potrivit nomenclatorului #i se predau la compartimentul de arhiv . în cazul dep #irii acestui num r.

create în cursul unui an. Art. Predarea la compartimentul de arhiv% Art. 20. urm rind respectarea modului de constituire a dosarelor #i concordan&a între con&inutul acestora #i datele înscrise în inventar. 4 . între paranteze. Se va înscrie num rul din inventar al fiec rui dosar re&inut de compartiment. destinatarul.) de documente. se vor preciza genurile (coresponden&a. Art. Art. în momentul pred rii lor ulterioare. ele se aduc la cuno#tin& compartimentului creator. cu men&ionarea nepred rii lor.• pe coperta dosarului se înscriu: denumirea unit &ii #i a compartimentului creator. 24.La preluare. In cazul dosarelor formate din mai multe volume. Astfel. sub un alt num r de ordine. Art. anul. la compartimentul respectiv. în inventar se va men&iona acest lucru. fiecare inventar se trece separat. iar celelalte se depun o dat cu dosarele la compartimentul de arhiv . în inventar fiecare volum va primi un num r curent distinct. conform modelului prev zut în anexa nr. se trec în inventarul anului respectiv. inventarierea #i predarea lor intr în obliga&ia compartimentelor creatoare de documente. • pe o foaie nescris . file". memorii. problema sau problemele con&inute #i. în ordinea prelu rii. ca #i cele care. care efectueaz corecturile ce se impun. .. . Pentru fiecare inventar se noteaz : • num rul de ordine al inventarului: • data prelu rii documentelor din inventarul respectiv. Predarea la arhiva general se face conform unei program ri prealabile. . 4. • totalul dosarelor din inventar: • totalul dosarelor primite efectiv în arhiv din inventarul respectiv: • num rul dosarelor l sate la compartiment #i depuse ulterior. 22. C.Constituirea dosarelor. In cazul constat rii unor neconcordan&e. In cazul în care compartimentul de arhiv p streaz #i alte fonduri arhivistice. rapoarte. . Inventarul cuprinde toate dosarele cu acela#i termen de p strare.In registrul de eviden& curent . . 23. ordine etc. Inventarierea dosarelor. num rul de file. num rul de dosar din inventar. în cifre #i . • datele extreme ale documentelor.Dosarele neîncheiate în anul respectiv. Art. ad ugat la sfâr#itul dosarului. dintre care un exemplar r mâne la compartimentul care face predarea. 19. . se trec.In ce prive#te completarea rubricii „Con&inutul dosarului". • denumirea compartimentului de la care provine inventarul.Inventarele se întocmesc în 3 exemplare pentru documentele nepermanente #i în 4 exemplare pentru documentele permanente. compartimentul de arhiv verific fiecare dosar. . indicativul din nomenclator. dup care semneaz #i pune data certific rii. 25. condic ) con&ine . întocmite dup modelul prezentat în anexa nr. 18. men&ionându-se în inventar datele extreme. lucr torul de Ia compartimentul creator al dosarului face urm toarea certificare: „Prezentul dosar (registru. perioada la care se refer . • denumirea. la capitolul „Prelu ri".Eviden&a dosarelor #i a inventarelor depuse la compartimentul de arhiv se &ine în registrul de eviden& curent . de c tre un compartiment de munc . emitentul. Art. • totalul dosarelor ie#ite. La capitolul „Ie#iri" se trec: • dala ie#irii dosarelor din eviden& : • unde s-a predat. num rul #i data actului pe baza c ruia au fost scoase din eviden& . 26. Art. Art. toate inventarele dosarelor preluate. 21. dup caz. sau pe prima pagin nescris a registrelor # i condicilor. . se opresc la compartimentele de munc . din motive justificate.Dosarele care cuprind acte din mai mul&i ani se vor inventaria la anul de început. stabilit de comun acord între cele dou compartimente (pred tor #i primitor). 2.. în registrul de eviden& curent se deschide câte o partid pentru fiecare fond.Dosarele se depun la compartimentul de arhiv pe baz de inventare. datele de început #i de sfâr#it. volumul #i termenul de p strare. sinteze. fiecare compartiment va întocmi atâtea inventare câte termene de p strare sunt prev zute în nomenclator. în litere. .

prev zute în nomenclatorul dosarelor.". cauciuc sau orice alte materiale. inventarierea "i selec!ionarea documentelor secrete de stat Art. 6). pre#edintele convoac comisia de selec&ionare. în vederea confirm rii lucr rii de selec&ionare. . . în cazul unit &ilor centrale. D. cu urm toarele preciz ri: • gruparea documentelor în dosare se face pe baza nomenclatorului. • proces-verbal de " constatare a deterior rii complete a documentelor sau a lipsei acestora. 28.Scoaterea dosarelor din eviden&a arhivei se Tace cu aprobarea conducerii creatorilor sau de&in torilor de documente #i cu confirmarea Arhivelor Na&ionale. în care se cuprind # i categoriile de documente din listele de date #i informa&ii secrete de stat. Secretarul prezint comisiei inventarele dosarelor cu termene de p strare expirate. Art. men&iunea „C. . . reprezentând principalele compartimente creatoare de arhiv . Ordonarea. frecven&a s. 27. ele se trec în inventarele corespunz toare termenului lor de p strare. 5).Comisia efectueaz selec&ionarea atât a documentelor create de unitatea respectiv .S. 5 .Anual sau ori de câte ori este nevoie.Documentele se p streaz . la anul #i compartimentul de munc respectiv. Când comisia de selec&ionare constat gre#eli de încadrare a documentelor la termenele de p strare sau stabile#te ca unele din acestea s fie p strate permanent. numit prin decizia sau ordinul conduc torului unit &ii respective. E.Documentele secrete de stat se înregistreaz manipuleaz . în ordine. transferului c tre alt unitate de&in toare sau ca urmare a distrugerii provocate de evenimente neprev zute. pe lâng termenul de p strare. 29. Ari. 31. chiar dac . parafe). 34.Selec&ionarea matricelor sigilare scoase din uz se efectueaz de c tre comisiile de selec&ionare.Dosarele sunt scoase din eviden&a arhivei pe baza unuia din urm toarele acte. .In cadrul fiec rei unit &i creatoare #i de&in toare de documente func&ioneaz câte o comisie de selec&ionare. la sesizarea secretarului. . cu confirmarea Arhivelor Na&ionale. în ordinea d rii lor în folosin& . . inventarierea #i selec&ionare! se fac potrivit prezentelor Instruc&iuni. înso&ite de procesul-verbal aprobat de conducerea unit &ii #i de inventarul documentelor permanente create în perioada pentru care se efectueaz selec&ionarea (câte un exemplar) se înainteaz . într-un registru. pe baz de proces-verbal înso&it de inventar. Art. Aprecierea valorii istorice a matricelor sigilare scoase din uz se face indiferent de suportul acestora.Art. numi&i din rândul speciali#tilor proprii. Art. 'eful compartimentului de arhiv este de drept secretarul comisiei de selec&ionare. la Arhivele Na&ionale. cât #i a celor create de alte unit &i #i p strate în depozitul unit &ii. acestea au termene de p strare temporar . confec&ionate din metal. 37. Matricele sigilare (sigilii. 33.: • proces-verbal de selec&ionare (conform anexei nr. potrivit nomenclatorului. 30. #tampile. aprobat de conducerea unit &ii creatoare sau de&in toare #i confirmat de Arhivele Na&ionale. cu adres înregistrat . sau la direc&iile jude&ene ale Arhivelor Na&ionale. dup modelul prezentai în anexa nr. Selec!ionarea documentelor Art.Comisia de selec&ionare este compus din pre#edinte. secretar #i un num r impar de membri. Art. • proces-verbal de predare-preluare (conform anexei nr. Art. care se înainteaz spre aprobare conducerii unit &ii. In aprecierea importan&ei documentelor.Arhivele Na&ionale sau direc&iile jude&ene pot hot rî p strarea permanent a unor dosare. 5. . . în cazul unit &ilor locale Art. La încheierea lucr rilor.Inventarele dosarelor propuse de comisia de selec&ionare spre a fi eliminate. comisia întocme#te procesul-verbal model anexa nr. 38. pe rafturi pentru a fi verificate de organele de control ale Arhivelor Na&ionale. Art. valoarea artistic . Documentele deteriorate vor fi scoase din eviden& în urma propunerii comisiei de selec&ionare. 32. în urma selec&ion rii. acordând o aten&ie deosebit celor care au. întrucât la stabilirea valorii se au în vedere #i alte elemente: însemnele #i înscrisul din câmpul sigilar. . 6. se inventariaz . 35.a. dup caz. Art. studiaz si p streaz potrivit actelor normative în vigoare privind ap rarea secretului de stat.Gruparea în dosare. 36. . . pentru confirmare. comisia de selec&ionare are în vedere respectarea termenelor de p strare a documentelor.

se separ documentele de acela#i fel.5 ani (boniere. pe baz de inventare. schi&e. 43.Creatorii #i de&in torii de documente sunt obliga&i s elibereze. Inventarele vor cuprinde: num rul curent. pe fiecare an. se întocme#te pe ani. fi#e de pontaj. dup un criteriu stabilit (pe am # i compartimente de munc . Numerotarea dosarelor se face începând cu num rul 1. certificate. grafice. informa&ii #i documente secrete de stat. 44. numerotarea filelor #i certificarea se fac în anul urm tor cre rii lor. Comisia de selec&ionare cerceteaz dosarele. rezolu&ie sau note tergale con&inutul actului. Ordonarea documentelor se execut dup criteriul cronologic. la cerere. 6 . stabilind unit &ile arhivistice care se elimin #i cele care se re&in. • gruparea documentelor secrete de stat în dosare.a. 42. #tampila de înregistrare. F. dac acestea se refer la drepturi care îl privesc pe solicitant. 17: • inventarierea dosarelor. . Folosirea documentelor Art. f r a se lua în considera&ie datele documentelor anexate. pozi&ia din nomenclator #i termenul de p strare. pe probleme. eliberarea unor copii. 39. cercetarea se poate face numai cu aprobarea conducerii unit &ii creatoare sau de&in toare. . pe compartimente #i ani. condici de prezen& ). studii. de c tre cet &eni români # i str ini.). cu ocazia selec&ion rii. Art. .Documentele care se g sesc în arhiv neconstituite conform nomenclatorului se ordoneaz . certificate. aflate în depozitul de arhiv . Constituirea dosarelor se va face conform art. cantitatea (în metri lineari sau unit &i arhivistice). Art. iar în cadrul anului pe probleme. indiferent de termenul de p strare. drepturi patrimoniale. Pentru documentele la care nu s-a împlinit acest termen. iar în cadrul compartimentului. dup 30 de ani de la crearea lor. la expirarea caracterului secret. cu termene de p strare 1 . potrivit legii. la compartimentul special. în vederea elimin rii lor globale. La selec&ionarea documentelor secrete de stat se vor respecta prevederile prezentelor Instruc&iuni. Art. anii extremi. iar apoi se grupeaz pe probleme. Art. 40. G. rezolvarea unor lucr ri administrative. labele) #i care nu pot fi separate. In acest sens se au în vedere: • determinarea apartenen&ei la fond (fondarea). &inându-se seama de denumirea destinatarului. acestea prezentând importan& #tiin&ific #i practic . document ri. care fac corp comun cu documentele secrete de stat (situa&ii. . Documentele din Fondul Arhivistic Na&ional pot fi consultate. vor intra în componen&a dosarului cu documente secrete de stat. P strarea # i selec&ionarea lor la compartimentul de arhiv se fac în acela#i mod ca la documentele nesecrete. • documentele secrete de serviciu #i nesecrete. la expirarea termenului de p strare. categoria de documente. copii #i extrase dup documentele pe care le creeaz #i le de&in.Documentele din Fondul Arhivistic Na&ional pot fi folosite pentru cercetare #tiin&ific . urmând a se preda compartimentului de arhiv . chitan&iere. cum sunt: vechimea în munc .• gruparea documentelor secrete în dosare se face separat de cele nesecrete. fondarea se efectueaz dup criteriile amintite mai sus. în dosare.In carul în care documentele nu sunt constituite în dosare (foi volante). inventariaz #i selec&ioneaz a compartimentul de arhiv . Pentru unit &ile arhivistice care se propun a fi eliminate se întocme#te un proces-verbal în care se men&ioneaz anul cre rii documentului #i num rul curent al unit &ii arhivistice din inventar. In cazul în care un dosar cuprinde documente din mai mul&i ani se ordoneaz la anul cel mai vechi al dosarului. extrase. legarea acestora. registrelor etc. 41. inform ri. • selec&ionarea se efectueaz de c tre comisia de selec&ionare pe baza inventarului. .Documentele secrete de stat care î#i p streaz acest caracter #i dup expirarea termenului de p strare prev zut în nomenclator se selec&ioneaz la compartimentul special de c tre o comisie de selec&ionare având în componen& persoane care au acces ia date. 'eful compartimentului special va face parte din aceast comisie. chiar dac nu au îndeplinit termenul de 30 de ani. . la cererea persoanelor fizice sau juridice. Opera!iuni arhivistice la documentele neconstituite pe probleme "i termene de p%strare Art. pozi&ie cu pozi&ie. • ordonarea documentelor în cadrul fondului.Pe parcursul ordon rii documentelor f r eviden&e. alfabetic s.

crearea sau ie#irea lor. se înregistreaz Ia intrarea. fotosensibili sau din hârtie tratat special etc. care se va anula #i retrage. . Fi#a va cuprinde: numele #i prenumele solicitantului. pentru cercetare. . no&iune definibil prin totalitatea documentelor care se refer la o problem dat #i se constituie ca unitate de p strare. men&ionându-se ca îl completeaz pe cel anterior. în spiritul Legii Arhivelor Na&ionale. . Art. sub semn tur . 51. In certificat datele se expun în ordinea cronologic . Redactarea certificatului se face pe baza unui referat scris pe cerere. înregistrarea se poate face fie pe baz de registru de intrare-ie#ire. 50. indiferent de natura informa&iilor. Art. num rul #i data de înregistrare a cererii. ori pe compartimente. Art. . comunicându-i-se #i solicitantului acest lucru. 52. datat #i semnat de persoana care a f cut cercetarea. 47. noul certificat va primi alt num r de înregistrare. In locul dosarului scos pentru cercetare se va introduce în raft o fi# de control. In certificat se vor indica denumirile documentelor din care s-au extras elementele necesare întocmirii certificatului #i. Certificatele. fi#a se va anula la rearhivarea dosarului. care sunt în direct leg tur cu obiectul cererii. actele de stare civil sau alte acte originale personale aflate în dosar se restituie titularului. II. a suportului sau a scrisului. men&ionându-se toate datele. documentul poate deveni o pies într-un grupaj sau temei pentru crearea unei unit &i arhivistice.In cazul în care. . într-o registratur general . cu condi&ia asigur rii reg sirii rapide a documentelor în circula&ia lor de la intrare/creare la ie#ire/arhivare. fie prin alte mijloace moderne de înregistrare. apoi.Certificatul trebuie s cuprind o expunere exact #i clar a datelor rezultate din documente. Ordonarea.Prevederile acestui capitol se aplic în cazurile speciale ale arhivelor tehnice #i de înregistrare. Perioadele pentru care lipsesc documente sau nu se g se#te înscris numele solicitantului se vor men&iona în adresa de expediere a certificatului. se în&elege: totalitatea actelor purt toare de informa&ie tehnic sau produse ale ac&iunii de înregistrare tehnic pe supor&i magnetici. 9.Prin documente tehnice #i de înregistrare tehnic . Eviden&a cererilor se &ine pe baz de fi#e întocmite pentru fiecare solicitant în parte. certificatele de studii. selec!ionarea "i valorificarea documentelor tehnice "i de înregistrare tehnic% Art. recercetându-se documentele. 48. se consemneaz întrun registru de depozit. 46. s se creeze un subsistem arhivistic computerizat de eviden& #i reg sire a cererilor #i actelor eliberate.Art. dup caz. . fie se poate emite un nou certificat. la cererea peti&ionarului sau din dispozi&ia conducerii unit &ii creatoare sau de&in toare. fie pe calculator.Scoaterea documentelor din depozitul de arhiv . întocmit. Diplomele. Art. datele cuprinse în aceste documente In certificate nu vor fi expuse concluzii personale sau generaliz ri în leg tur cu con&inutul documentelor cercetate. inclusiv cele din certificatul anterior. Fisele se ordoneaz alfabetic. se g sesc noi date. 8. inventarierea. dac se cunoa#te unitatea de&in toare a documentelor ce fac obiectul cererii. 7 . . f r s se întregeasc perioadele pentru care nu exist documente.O dat înregistrat. dup caz.Documentele tehnice #i de înregistrare. se legalizeaz de unitatea care le elibereaz . Persoana care a întocmit referatul #i #eful s u ierarhic poart r spunderea asupra exactit &ii datelor comunicate. Art. 45. re&inându-se la dosar o copie certificat de responsabilul arhivei. Referatul trebuie s cuprind denumirea fondului cercetat #i cotele unit &ilor arhivistice cercetate (anul #i num rul din inventar). se poate elibera fie un nou certificat. . cererea în original se trimite spre rezolvare respectivei unit &i. conform anexei nr. Copiile sau extrasele se certific sau. cu indicarea num rului #i datei de emitere a precedentului. Se vor indica numai datele existente. In cazul în care dotarea permite. cu cerneal . într-un fi# ier special. 49. conform anexei nr. copiile si extrasele se elibereaz personal solicitantului ori împuternicitului s u legal sau se expediaz prin po#t . aceasta situa&ie se comunic în scris solicitantului. Art.In cazul în care în arhiv nu se g sesc date cu privire la obiectul cererii. In textul certificatului nu sunt admise #ters turi sau complet ri printre rânduri.

• form .„unitatea fondurilor". având în vedere c arhivele tehnice #i de înregistrare se prezint în cele mai dese cazuri pe supor&i de diferite naturi #i care din aceast cauz impun condi&ii de p strare specifice (principiul priorit &ii conserv rii). Pe de alt parte. In acest sens. în mod practic ele se organizeaz separat.Lucr torii de arhiv au r spundere civil #i penal pentru documentele pe care le au în gestiune. inventaria. Când documentele sunt |n text. . cronologic). . Art. • format. Prelucrarea documentelor tehnice "i de înregistrare incidentale Art. ele se vor ordona.) se predau Ia arhiv în al doilea an dup crearea lor sau în al doilea an dup ce procesul tehnic. 8 . sub o singur gestiune #i prelucrare (principiul unit &ii fondurilor). 60.Ordonarea documentelor tehnice #i de înregistrare se face conform structurii organizatorice a creatorului de fond. este necesar s se respecte succesiunea unit &ilor arhivistice în fond (sau colec&ie). ordonate pe baza criteriului cronologic sau a criteriului tematic (#i în cadrul lui. birouri. • categorie de document. • scara. toate documentele create de o societate. Art. Prelucrarea fondurilor #i colec&iilor constituite integral din documente tehnice #i de înregistrare Art. Predarea se face pe baz de proces-verbal (anexa nr. ori selec&ionate de o institu&ie. • alfabetic. fie ca unit &i arhivistice de sine st t toare. 56. a fost încheiat. .Intr rile.Unit &ile arhivistice constituite de compartimentele de lucru (servicii.precum #i a celor specifice arhivelor tehnice #i de înregistrare: „compatibilitatea sistemelor" #i prioritatea conserv rii asupra tuturor celorlalte principii. laboratoare etc. „respectul fa& de creatorul de fond #i sistemul s u de organizare" #i „drepturile comunit &ilor locale asupra documentelor proprii" . se consemneaz în registrul de eviden& curent . 59. ci numai o structur a acestuia. 3) #i inventare (anexa nr. . 54. ca ilustra&ie sau ca anex . împreun cu unitatea arhivistic în care sunt încorporate. familie sau persoan fizic (colec&ie) trebuie s se p streze într-un singur loc. 2).Art. 58. . 55. In acela#i timp. a) Ordonarea Art.Documentele tehnice #i de înregistrare pot ap rea incidental în interiorul unui fond clasic sau pot constitui fonduri #i colec&ii integrale.întreaga activitate desf #urat asupra documentelor tehnice #i de înregistrare se realizeaz cu respectarea principiilor generale . întocmit conform modelului prev zut în anexa nr. • zona geografic sau grad geografic. Totodat . Art. este necesar g sirea unor forme de administrare care s asigure compatibilitatea sistemului cu tradi&ie arhivistic (principiul compatibilit &ii sistemelor). 4. In cazul în care documentul tehnic #i de înregistrare este o unitate sau mai multe unit &i arhivistice incidentale. Prelucrarea arhivistic% Art. pentru care au fost întocmite. fie ca anexe. eventual selec&iona. Motivele acestei separa&ii sunt determinate atât de natura suportului #i deci a conserv rii.Documentele tehnice #i de înregistrare incidentale pot ap rea fie ca ilustra&ii cuprinse în text. . dup natura suportului #i în cadrul acesteia. institu&ie. ca #i ie#irile din gestiunea arhivei. 53. potrivit sistemului de organizare dat de creator (principiul respectului fa& de creator). . fondurile #i colec&iile arhivistice se impun a fi p strate în zona geografic în care au fost create (principiul dreptului comunit &ilor locale). cât #i de regimul de consultare #i valorificare. .De#i în mod teoretic documentele tehnice #i de înregistrare nu formeaz singure fondul arhivistic al institu&iei creatoare. ele se vor constitui în parte structural separat . modalit &i. criterii. • tematic. pe baza criteriilor: • cronologic. 57. familie sau persoan fizic (fonduri arhivistice).

file + nr. 11.M. . fie pe categorii de acte #i cronologic . respectiv principalii realizatori (elementele de generic). 68. în sfâr#it cronologic ele. m surile suportului. dar #i cea istoric . solicitarea vitezei de acces. 65. dup form .Având în vedere atât valoarea documentar prelungit a documentelor tehnice #i de înregistrare. film. banda) ori durata Ia tura&ia n . Art.. .Documentele tehnice #i de înregistrare. ori tematic #i în interiorul tematicii. pe rafturi sau în alt mobilier specific. mai ales a celor din proiectare-dezvoltare). fie alfabetic #i cronologic. conservarea documentelor. . în cadrul fondurilor deschise aflate la creatori. pentru aceast categorie de documente procedura de selec&ionare se prevede în prezentele instruc&iuni (art. se trece la inventarierea #i cotarea documentelor.#i în cadrul cronologiei. înregistr ri experimentale . . alfabetic. în func&ie de natura informa&iei. documentele climatologice se ordoneaz dup categoria de act (T.) #i în cadrul acesteia. cât #i la partea desenat (sau de înregistr ri de laborator). cât #i cea juridic ( probatorie.Criteriile de ordonare se pot combina în cursul ac&iunii. documentele de cercetare teoretic se ordoneaz cronologic . pe sta&ii #i apoi cronologic. 9 .35). . In cursul inventarierii se consemneaz : cota documentului (nr. reprezentat prin num rul curent de inventar Se excepteaz de la prevederea din alineatul anterior institu&iile din proiectare-dezvoltare. pe zon geografic . o rol ori înregistrate pe o band sau un disc magnetic/optic. In cazul documentelor cartografice #i planurilor tehnice la rubrica&ia inventarului se adaug scara (de reduc&ie cartografic ) . în ordinea prestabilit prin planurile metodice de lucru sau regulamentul men&ionat la articolul precedent.Odat terminat ordonarea sau concomitent cu ordonarea unit &ilor arhivistice. fie pe structuri organizatorice #i apoi cronologic . documentele cartografice geologice. deci de la l la n . certific #i înregistreaz în registrul de eviden& curent . . b) Cotarea unit &ilor arhivistice si inventarierea lor Art.Succesiunea criteriilor de ordonare se stabile#te de c tre creatori într-un sistem logic. 67. anii extremi ai documentelor.dup data lans rii temei de cercetare . tehnica de realizare .sau grad apoi pe scar de propor&ii. cronologic #i/sau alfabetic. eventual autorul In cazul documentelor #tiin&ifice . nr. scar . în rezumat vor fi men&ionate persoanele surprinse de aparatul fotografic #i ocazia care a prilejuit înregistrarea lor pe pelicul . obseda&ii. 63. fie în regulamentul de func&ionare a arhivei.). orale #i de proiectare (mai ales cele de arhitectur ) se men&ioneaz ori în cuprinsul rezumatului . . Art. alfabetic sau tematic. Art.iar partea desenat . nr. la împlinirea termenului de p strare prev zut în nomenclatorul de arhiv al institu&iei creatoare sau de&in toare. curent din inventar ) . men&inut consecvent în întreaga prelucrare a fondului.în parte scris #i parte desenat . se pot selec&iona. fiind legate prin con&inut/tem unele de celelalte) prime#te o cot . Art. 61. file . Art. In cazul documentelor fotografice care reprezint grupuri de persoane.Ac&iunea de ordonare propriuzis const în a#ezarea unit &ilor arhivistice. La unit &ile arhivistice cu cota&ii de coresponden& . c) Selec&ionarea Art.în cadrul fondurilor închise. la observa&ii se va men&iona locul de p strare a pieselor suplimentare (desene. care dau aceea#i cot atât la partea scris . Art. Astfel.Inventarele o dat încheiate se numeroteaz . aflate la diver#i de&in tori. Ea se men&ioneaz fie într-un plan metodic de lucru . eventual înregistr rile experimentale . înregistr ri foto sau magnetice etc. cinematografice . 29 . întocmit conform art. . cu respectarea prevederilor legale în vigoare. 62.• faza de proiect. foi volante . • alte criterii.Inventarierea documentelor tehnice #i de înregistrare se poate executa fie cronologic (în ordinea intr rii lor în arhiv ) . lungimea (in cazul rolelor de microfilm. p strate într-o map /sul. la care se adaug un simbol alfabetic sau numeral. documentele de proiectare-dezvoltare se ordoneaz cronologic. mai ales dup format. con&inutul pe scurt al documentului sau grup rii de documente . anual . Fiecare unitate (totalitatea documentelor constituite într-un dosar. ori ca rubrica&ie separat coordonatorul lucr rii. 64. desen sau nr. 66.

Art. într-o localitate diferit de cea în care î#i desf #oar activitatea creatorul sau de&in torul. 77. se va men&iona: . to&i creatorii #i de&in torii de arhiv tehnic #i de înregistrare vor realiza copii de asigurare pe baz de microfilm sau alte forme de reproducere magnetic (disc. band s. . în cazul institu&iilor care nu au un asemenea consiliu.. . în registrul de eviden& curent se va înscrie ie#irea unit &ii arhivistice #i cantitatea de arhiv selec&ionat . în inventare. d) Microfilmarea #i alte forme de reproducere pentru asigurare #i protec&ie Art.".Având în vedere. 74. 71.a. Art. Art. In aceea#i categorie se înscrie orice distrugere de documente tehnice #i de înregistrare. 80.Copiile de microfilm sau magnetice pentru schimb #i comercializare se realizeaz potrivit reglement rilor proprii ale institu&iilor Creatoare sau de&in toare. dar cu valoare practic sau juridic ) se poate face numai cu aprob rile de principiu ale Arhivelor Na&ionale #i Ministerului Justi&iei.) dup documentele clasate ca permanente în propriul nomenclator arhivistic. 79. cu îndeplinirea prevederilor legale. indiferent de forma de proprietate. avizul se d de c tre consiliul de administra&ie.Eviden&a microfilm rii sau a celorlalte mijloace de asigurare #i protec&ie se &ine în inventarele fondurilor #i colec&iilor create #i de&inute prin înregistrarea la rubrica „Observa&ii" a num rului rolei #i cadrelor unde sunt reproduse unit &ile arhivistice respective. se realizeaz copii de asigurare #i protec&ie #i pentru acestea. . .In cazurile în care creatorii sau de&in torul realizeaz ac&iuni de completare a fondului propriu sau a fondurilor de&inute. O copie pozitiv sau o a doua copie magnetic se poate folosi pentru înlocuirea originalelor în cercetare (microfilme sau copii de protec&ie). cu respectarea prevederilor legale privind secretul de serviciu #i celelalte categorii de secret impuse de proprietarul de jure #i de facto al documentelor 10 . la rubrica observa&ii. se consider fapt penal #i se sanc&ioneaz în consecin& . 69. delegatul Arhivelor Na&ionale are drept de acces la toate nivelurile de informa&ii.Indiferent de forma de proprietate. Art. . rezisten&a relativ redus a supor&ilor #i înregistrarea informa&iilor pe supor&i.Dup aprobarea lucr rii de selec&ionare de c tre Arhivele Na&ionale.Copiile de asigurare se ordoneaz pe fonduri #i în ordinea num rului de rol .Scoaterea din eviden& a unor documente propuse spre selec&ionare. e) Valorificarea informa&iilor din documentele tehnice si de înregistrare Art.Copiile pe microfilm sau alte forme de reproducere. . situate. dar neaprobate de c tre comisia de selec&ionare a Arhivelor Na&ionale. aceasta trebuie s -#i dea avizul pentru selec&ionarea arhivelor tehnice #i de înregistrare.. . iar copiile depreciate se vor sc dea din eviden& pe baza unui proces-verbal de scoatere din gestiune.Numai copiile de înlocuire se pot selec&iona. 72. . Art. . Art. 76. în baza unui regulament de acces aprobat de c tre consiliul de administra&ie. . totodat . In cazul în care creatorii are în organizare o comisie (consiliu) #tiin&ific . pe de alt parte. Comisiile de selec&ionare pentru aceste documente vor fi formate din cei mai buni speciali#ti în domeniul în care lucreaz în sistemul organizatoric al creatorului #i vor cuprinde în mod obligatoriu consilierul juridic al institu&iei.Realizarea copiilor de înlocuire (microfilmarea sau reproducerea informatic a unor documente create în cantit &i mari #i f r valoare documentar-istoric . 75. pe de-o parte. Art. Art. 78. 73. . întocmite pentru asigurare. pentru asigurarea în caz de catastrofe naturale sau r zboi.Selec&ionat conform aprob rii Arhivelor Na&ionale cu nr. . 70. se va ac&iona pentru recopierea documentelor dup originale. 45 Art.Termenele de p strare ale documentelor tehnice cuprinse în nomenclatoare se vor pune în concordan& cu prevederile legale privind garantarea produsului pe toat durata existen&ei #i func&ion rii acestuia. vor fi p strate în depozite adecvate conserv rii acestora. In cazurile în care se constat deprecierea în timp a copiilor de asigurare. pe cât posibil. Art. .Valorificarea informa&iilor din documentele tehnice #i de înregistrare se reglementeaz de c tre proprietarul de jure al documentelor.

Art.). In cazul în care marginea de îndosariere aste mai mic de 15 mm se lipe#te o alonj de îndosariere. .3 m/secund . .) se va face în func&ie de dimensiunile materialului suport (hârtie. ca #i între rafturi se asigur un spa&iu liber de 0. Se recomand amplasarea rafturilor perpendicular pe sursa de lumin natural . 92. anticorozive #i f r emana&ii. &inându-se seama c înc rcarea cu arhiv (numai în zona rafturilor) se apropie ca valoare de sarcina dat de hârtia depozitat în vrac. 1 . P%strarea documentelor. 83. sustragerii ori comercializ rii în alte situa&ii decât cele prev zute de lege. . .15 mm de la partea scris spre margine. iar viteza curentului de aer se va înscrie în limitele de O.Ferestrele vor fi asigurate împotriva luminii solare prin perdele de doc sau alte sisteme parasolare (geamuri absorbante. Aceast aerisire se va efectua atunci când umiditatea atmosferic se încadreaz în limitele specificate la art. 87. . . In depozitele mari se pot organiza #i coridoare centrale de 1. Art. inunda&ii sau infiltra&ii de ap .) acestea se depoziteaz pe categorii. Art.0 m l &ime. Art. .Creatorii #i de&in torii de documente sunt obliga&i s p streze documentele în condi&ii corespunz toare.4 m se doteaz cu sc ri de arhiv . 95. filme. tuburi etc.18° C. Art. temperaturile optime sunt cuprinse între 14 . . asigurându-se accesul la materialul depozitat #i posibilitatea unei evacu ri rapide în caz de necesitate. leg torie aplicate dosarelor se îndep rteaz corpurile metalice (ace. astfel încât p strarea #i conservarea lor s poat fi organizat în mod corespunz tor. ale spa&iului din construc&ie aferent.Depozitele vor fi dotate cu rafturi. 91. de preferin& din metal acoperit cu vopsele stabile. documentele se introduc în cutii de carton. . iar umiditatea relativ de 40 . în raport de natura #i dimensiunea lor. 82. 93.Noile construc&ii ale creatorilor #i de&in torilor de arhiv vor fi avizate numai în cazul în care au spa&ii prev zute pentru p strarea arhivei.Pentru depozite mai mari de 50 mp este necesar organizarea de camere de lucru lâng depozit Art.8 m l &ime. benzi magnetice etc. 81. #ine de îndosariere ele.Depozitele de benzi magnetice nu vor avea în apropiere câmpuri magnetice. cu asigurarea condi&iilor necesare pentru p strarea corespunz toare a documentelor #i pentru protec&ia lor fa& de ac&iunea agen&ilor de deteriorare: praf. obloane etc. surse de infec&ie sau între&inere a agen&ilor biologici. dulapuri etc. 98. 89. lumina solar . Se vor lua m suri pentru asigurarea stabilit &ii sistemelor de depozitare. 97. . higrometre #i alte asemenea). depozitele vor fi dotate cu aparate de control (termometre.Pentru protejarea împotriva degrad rii.Pentru m surarea #i urm rirea parametrilor de microclimat. Elementele de rezisten& ale construc&iei vor fi dimensionate conform standardelor în vigoare. solicit ri la uzura mecanic .24° C #i umidit &i relative de 50 . pentru manevrarea documentelor. containere etc. Art. ca #i pentru cele cuprinzând benzi magnetice.7 . Art.In timpii! opera&iunilor de. fotografii. Art.Dimensionarea elementelor de p strare a arhivei (rafturi. 86. pe lungimea sau pe l &imea depozitului.50%. 11 . 90. pericol de foc. se vor aerisi natural. varia&ii de temperatur #i umiditate. 94. cus tura de leg tur se aplic la distan& de cel pu&in 12 . degrad rii.Intre pere&i #i rafturi.2.Toate depozitele de arhiv mai înalte de 2. temperaturi excesive. dulapuri #i alte mijloace de depozitare specifice.I. 88. 84.0. Art.). organizarea depozitului de arhiv% Art.In depozitele de arhiv con&inând documente scris trebuie s se asigure un microclimat caracterizat prin temperaturi cuprinse între 15 . rastele. Art. 96.In cazul în care creatorul de&ine documente de mai multe tipuri (hârtie.3 schimburi de aer/or . . ale materialelor de protec&ie (cutii. . plicuri.0. In func&ie de necesit &i. . asigurându-le împotriva distrugerii. iar citirile vor fi consemnate într-un caiet de depozit. Art.Pentru depozitele de materiale fotografice. film etc. 91. Art. Art. . 85. atunci când nu dispun de instala&ii de climatizare sau centrale de ventila&ie. f r a se dep #i 1 .).Depozitele.A#ezarea documentelor în rafturi se face pe man#eta de îndosariere sau pe man#eta inferioar . agrafe. Art. .5 . . iar iluminatul artificial va urm ri culoarul dintre rafturi. Art.60%. depozitele pot fi dotate #i cu c rucioare de transport interior.). Art.Documentele de arhiv se p streaz în depozite construite special sau în înc peri amenajate în acest scop. mape. . dependente de natura material a acestora. .

In cazuri deosebite. zugr velile #i lucr rile de între&inere a depozitului de arhiv se fac ori de câte ori este nevoie. dup cum urmeaz : • documentele scrise.Camerele de lucru. cur &ire mecanic . Rafturile #i poli&ele se numeroteaz . asigurându-se toate celelalte condi&ii necesare stingerii incendiilor. în cazul semnal rii pericolului de degradare a documentelor se iau m suri de înl turare a acestuia.Persoanele juridice creatoare #i de&in toare de documente ce fac parte din Fondul Arhivistic Na&ional le depun spre p strare permanent la Arhivele Na&ionale sau la direc&iile jude&ene ale Arhivelor Na&ionale. . creatorii #i de&in torii de documente pot solicita consultan& de specialitate Arhivelor Na&ionale #i direc&iilor jude&ene. insecte. pe care Ie au în dotare #i s controleze periodic existen&a #i starea de func&ionare a acestora. Art. precum #i utilizarea comutatoarelor. Art. 104.Depozitele #i celelalte înc peri din vecin tatea acestora vor fi prev zute cu sting toare portabile. sprijinul Arhivelor Na&ionale. 101. 108. asigurându-se în permanent igiena înc perilor #i func&ionarea normal a instala&iilor electrice #i sanitare. ca #i terenul învecinat construc&iei de arhiv vor fi men&inute în ordine #i cur &enie. 109. cu p strarea liber a c ilor de acces. Depozitele vor fi prev zute cu mijloace de alarmare #i semnalizare antiincendiu. . iar absorb&ia prafului rezultat. pe compartimente #i termene de p strare.La manipularea #i transportul documentelor se iau m surile de protec&ie necesare asigur rii arhivei pe toat durata transportului Art. . dup caz.Art. Orice situa&ie de calamitate în depozitele de documente se comunic imediat Arhivelor Na&ionale sau direc&iilor jude&ene. dup 50 de ani de la crearea lor. prev zute în normele de stat în vigoare. întrerup toarelor sau altor instala&ii electrice defecte. 100. cu înc rc tur de dioxid de carbon #i praf sau gaze inerte. • actele de stare civil . fumatului în incinta depozitului. dup 20 de ani de la crearea lor. . în cadrul compartimentului. . . sau pe compartimente #i. 103. pentru a primi confirmarea locurilor unde urmeaz s amplaseze depozitele de arhiv . iar dup caz #i cu instala&ii de stingere automat a incendiilor. . 107. pe ani #i pe termene de p strare. 12 . Despr fuirea documentelor se face cu peni moi sau tampoane. dezinsec&ie #i deratizare.Creatorii #i de&in torii de documente au obliga&ia s comunice Arhivelor Na&ionale sau direc&iilor jude&ene inten&ia de a construi sau amenaja depozite de arhiv . dezinsec&ia #i deratizarea depozitelor de arhiv se fac ori de câte ori este nevoie #i cel pu&in o dat la 5 ani. dup 30 de ani de la crearea lor. înl turarea agen&ilor d un tori se face prin despr fuire. Art. in cazurile deosebite. Depunerea documentelor la Arhivele Na!ionale Art. asigurare #i protec&ie a documentelor pe care le de&in. re#ourilor. J. în cadrul anului.Creatorii #i de&in torii de documente sunt obliga&i s p streze în stare perfect de func&ionare utilajul #i materialele de prevenire #i stingere a incendiilor. 106. cu aspiratoare electrice.Dosarele preluate de la compartimentele de munc se organizeaz în depozitul de arhiv pe ani #i. dup 100 de ani de la întocmirea lor. Pe rafturi. . • documentele fotografice. Este interzis p strarea oric ror alte materiale ce nu apar&in depozitelor de arhiv Repara&iile interioare. Art. Art. pentru a se evita insalubrizarea acestora sau instalarea de focare biologice (roz toare. precum #i peliculele cinematografice.In depozitele de arhiv se vor asigura cur &enia #i ordinea interioar . Art. 102. Dezinfec&ia. dup scoaterea lor din uz. a locurilor din apropierea gurilor de ap #i a instala&iilor de stingere a incendiilor. pentru organizarea unor m suri de conservare. . • matricele sigilare. cerându-se. 99. .Pentru prevenirea incendiilor se interzice folosirea focului deschis. mucegai). . 105.Ferestrele #i alte locuri de acces vor fi prev zute cu gratii care s previn efrac&ia în depozite. a radiatoarelor. dup caz. Art. depozitele de arhiv . Art. dosarele se a#eaz de sus în jos #i de la stânga la dreapta. • documentele tehnice.

selec&ionare). :celelalte merg la Arhivele Na&ionale. In situa&ia mai sus prev zut . nu mai pot fi retrase din administrarea acestora. degradarea ori aducerea în stare de neîntrebuin&are a documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Na&ional constituie infrac&iuni #i se pedepsesc conform prevederilor Codului penal. se face #i verificarea modului de constituire a mula&ilor arhivistice predate. R%spunderi "i sanc!iuni Art. 13 . K. Procesul-verbal se întocme#te #i se înregistreaz la unitatea creatoare sau de&in toare. . 114. Art.Constatarea contraven&iilor #i aplicarea sanc&iunilor se fac de c tre împuternici&ii Arhivelor Na&ionale sau ai direc&iilor jude&ene ale Arhivelor Na&ionale. extrase #i certificate privind drepturile individuale ale cet &enilor vor fi depuse la Ministerul Muncii #i Protec&iei Sociale sau la direc&iile jude&ene ale acestuia. . 110.Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Na&ional sunt bunuri de interes na&ional. In aceast situa&ie. certificate # i extrase privind drepturile individuale ale cet &enilor.In cazul desfiin& rii unei unit &i creatoare de documente. în termen de 15 zile de la primirea comunic rii. num rul procesului-verbal fiind trecut în registrul de eviden& curent . în care se consemneaz : denumirea fondului arhivistic. împreun cu documentele se preiau #i inventarele acestora. Ari. c rora statul le acord protec&ie special . în dreptul inventarelor dosarelor predate. întocmit în dou exemplare. documentele cu valoare #tiin&ific vor fi preluate de Arhivele Na&ionale sau de direc&iile jude&ene. stadiul de prelucrare (inventariere. starea de conservare. dup caz. vor fi p strate de creatori #i de&in tori. dup expirarea termenului de depunere. Un exemplar r mâne la unitatea creatoare sau de&in toare. . în trei exemplare. 113. distrugerea. pe baza aprob rii Arhivelor Na&ionale sau a direc&iilor jude&ene. Art. dac le sunt necesare desf #ur rii activit &ii. Totodat . Împotriva procesului-verbal de constatare a contraven&iei se pot face plângeri. Procesul-verbal se înregistreaz #i la Arhivele Na&ionale. anii extremi. Documentele apar&inând Fondului Arhivistic Na&ional. un exemplar al procesului-verbal se pred reprezentantului Arhivelor Na&ionale. potrivit legii. #eful compartimentului de arhiv întocme#te un proces-verbal în prezen&a reprezentantului Arhivelor Na&ionale. o dat intrate.Preluarea documentelor de la creatori #i de&in tori de c tre Arhivele Na&ionale se efectueaz prin confruntarea inventarelor cu unit &ile arhivistice. . selec&ionarea #i p strarea acestor documente conform Legii Arhivelor Na&ionale. .Creatorii #i de&in torii de documente le pot de&ine. Art. în depozitele Arhivelor Na&ionale. pedepsind pe cei ce aduc prejudicii integrit &ii Fondului Arhivistic Na&ional sau nu iau m suri privind eviden&a. în baza c rora se elibereaz copii. cantitatea. iar cele cu valoare practic . conform modelului anexa nr. . în baza c rora se elibereaz copii. creatorii #i de&in torii de documente sunt obliga&i s depun la Arhivele Na&ionale sau la direc&iile jude&ene câte un exemplar al inventarelor documentelor permanente pe care le de&in. 115. la judec toria în a c rei raz teritorial a fost s vâr#it contraven&ia. 6.. 112. f r ca activitatea acesteia s fie continuat de o alta. Art. Procesul-verbal va fi semnat de #eful compartimentului de arhiv din unitatea desfiin&at #i de membrii comisiei de lichidare. Predarea-preluarea se consemneaz într-un proces-verbal.Sustragerea.Documentele cu valoare practic . 111.

. condici................ Ast zi................ La preluare au lipsit dosarele de la nr.... dosare.....Anexa Nr.... 1 Aprob Pre edintele consiliului de Administra#ie.... . ...... 10 3.... file con&inute ..... (director) Se confirm% Directorul general al Arhivelor Na#ionale (Directorul Direc#iei Jude#ene. P 2... Direc!ia Serviciile Denumirea dosarului Termenul de p%strare (con!inutul pe scurt al problemelor la care se refer%) 1. .... s-au preluat . Direc!ia secretariat "i administrativ% A) Serviciul secretariat B) Serviciul administrati v Anexa Nr... 3............. crt.. etc....... 5 1.. Am predat.... din ………. ... nefiind încheiate. Prezentul inventar format din . Con!inutul pe Indicativul dosarului dup% scurt al nomenclator dosarului...... cartoteci etc...... . ... a Arhivelor Na#ionale) NOMENCLATORUL ARHIVISTIC Aprobat prin Ordinul (decizia) nr.. crt.. Dosarele de la nr... au fost l sate la...... 14 .... ani (permanent) INVENTARUL PE ANUL ___ pentru documentele care Nr... registrului. . 2 Denumirea creatorului se Denumirea compartimentului p%streaz% ........... ……....... Datele extreme Num%rul filelor Obs. .... crt.. 2.... dosare........ .... Am primit................. P 10 5 Obs....... registre.....

conform dispozi&iilor legale........ selec&ionând în #edin&ele din ….... la data comp. Am primit.. ie#ite r mase nr. numit prin Ordinul nr............primirea s-a f cut pe baza inventarelor anexate.... expirându-le termenele de p strare prev zute în nomenclatorul unit &ii...... 3 Institu&ia_________________ ( regie autonom .................. Am predat.. dos.......... pagini dactilografiate.....extreme mentului ale documentelor Nr... din …. ….......... Data Denumirea Date Crt.Anexa nr........ subsemna&ii ................. Data Unde Denumirea Total actului de dosare dos. dosare.. delega&i ai compartimentului........... ......... am procedat primul la predarea #i al doilea la preluarea documentelor create în perioada ..... #i ...................... arhivarul institu&iei .......... Se aprob ( conducerea ) 15 ..... documentele din anii*) …..... intr rii comparti...... 4 REGISTRU DE EVIDENT) a intr rilor-ie#irilor unit &ilor arhivistice Intr ri Nr......... Anexa nr. ie#irii s-au predat predare........................... în cantitate de ... (sediul) PROCES-VERBAL Nr................. (denumirea creatorului) ….... de c tre serviciul men&ionat.. dup inv..... …...... Pre#edinte Membri Secretar …………………….. societate comercial ) PROCES-VERBAL de predare primire a documentelor Ast zi... Predarea . Numele #i prenumele Numele #i prenumele Numele #i prenumele Semn tura Semn tura Semn tura *) Anii extremi.. Anexa nr....... dos... avizeaz ca dosarele din inventarele anexate s fie înl turate ca nefolositoare............. ………………… ………………………...... cuprinzând . Nr.......... Comisia de selec&ionare.5 ............ …. primite efectiv Ie#iri Nr.

2 Denumirea fondului/ compartimentului 3 Cota dosar 4 Scopul scoaterii din depozit 5 Numele solicitantului.a. crt. ziua) Subsemna&ii____________________________ din partea_________________________________________ #i_____________________________________ din partea_________________________________________ am procedat.preluare din ___________________________________ (lanul. semn tura arhivarului 7 Data restituirii u. func&ia. Totodat s-au predat #i preluat________________________________________________________________ În timpul verific rii nu au fost g site urm toarele____________________________________ u.7 Inventar al colec&iei de matrice sigilare 1 Nr. semn tura arhivarului 8 Obs.Anexa nr... Anexa nr. 2 Data prelu rii #i denumirea organiza&iei/ persoanei de la care s-a preluat matricea 3 Materialul 4 Forma 5 Dimensiunea 6 Descrierea câmpului 7 Legenda 8 Anul confec&ion rii 9 Obs. Anexa nr. 6 PROCES-VERBAL Predare . Am predat.a. de inv. 8 _____________________________________________ (Denumirea creatorului sau de&in torului) REGISTRU DE DEPOZIT 1 Nr. INVENTAR___________________________________________________________________ ANUL____________________________________________________________________________ NUMELE 'I PRENUMELE SOLICITANTULUI_________________________________________ DATA____________________________________________________________________________ 16 . 9 FI') DE CONTROL FONDUL/COLEC+IA______________________________________________________________ COMPARTIMENTUL______________________________________________________________ NR. Am preluat Anexa nr. Prezentul poces-verbal cuprinde ________file #i s-a încheiat în dou exemplare. primul la predarea #i al doilea la preluarea___________________________________________ ani extremi_____________________însumând_____________________u.a. #i ________m. serviciul 6 Data soaterii u.l.a. luna.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful