INSTRUC IUNI privind activitatea de arhiv la creatorii #i de&in torii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor Na&ionale prin Ordinul

de zi nr. 217 din 23 mai 1996 Prezentele Instruc&iuni reglementeaz organizarea #i desf #urarea întregii activit &i arhivistice, în mod unitar, la nivelul tuturor creatorilor #i de&in torilor de documente, în conformitate cu art. 5, pct. a, din Legea Arhivelor Na&ionale. CAPITOLUL I Dispozi!ii generale Art. t. - Constituie izvoare istorice #i alc tuiesc Fondul Arhivistic Na&ional al României documentele, indiferent de suportul lor, create de-a lungul timpului de organele de stat, organismele publice sau private, economice, sociale, culturale, militare #i religioase, precum #i de persoanele fizice. Acestor documente statul le asigur protec&ie special , în condi&iile Legii Arhivelor Na&ionale. Art. 2. - Administrarea, supravegherea, dup caz, #i protec&ia special a Fondului Arhivistic Na&ional al României se realizeaz de Arhivele Na&ionale - unitate bugetar în cadrul Ministerului de Interne. Atribu&iile acestora se exercit prin compartimentele specializate #i direc&iile jude&ene ale Arhivelor Na&ionale. Art. 3. - Persoanele juridice creatoare #i de&in toare de documente r spund de eviden&a, inventarierea, selec&ionarea, p strarea #i folosirea lor, în condi&iile prevederilor Legii Arhivelor Na&ionale. Art. 4. - Persoanele juridice, creatoare #i de&in toare de documente, au obliga&ia de a înfiin&a compartimente de arhiv , organizate în func&ie de complexitatea #i cantitatea arhivelor pe care le creeaz sau le de&in. Desemnarea personalului îns rcinat cu activitatea de arhiv , precum #i structura # i competen&a compartimentelor de arhiv vor fi stabilite de conducerea unit &ii creatoare #i de&in toare de documente, cu avizul de specialitate al Arhivelor Na&ionale sau, dup caz, al direc&iilor jude&ene ale Arhivelor Na&ionale. Fac excep&ie de la aceste prevederi Ministerul Ap r rii Na&ionale, Ministerul Afacerilor Externe, Serviciul Român de Informa&ii, Serviciul Informa&ii Externe, Serviciul de Protec&ie #i Paz , alte organe cu atribu&ii în domeniul siguran&ei na&ionale. Formarea, perfec&ionarea #i atestarea personalului compartimentului de arhiv se realizeaz prin 'coala Na&ional de Perfec&ionare Arhivistic , contra cost. Art. 5. - Atribu&iile personalului compartimentului de arhiv sunt: a) ini&iaz #i organizeaz activitatea de întocmire a nomenclatorului dosarelor, în cadrul unit &ii respective; asigur leg tura cu Arhivele Na&ionale, în vederea verific rii #i confirm rii nomenclatorului', urm re#te modul de aplicare a nomenclatorului la constituirea dosarelor; b) verific #i preia de la compartimente, pe baz de inventare, dosarele constituite; întocme#te inventare pentru documentele f r eviden& (anexa nr. 2), aflate în depozit; asigur evidenta tuturor documentelor intrate #i ie#ite din depozitul de arhiv , pe baza registrului de eviden& curent (anexa nr. 3); c) #eful compartimentului de arhiv este secretarul comisiei de selec&ionare #i, în aceast calitate, convoac comisia în vederea analiz rii dosarelor cu termene de p strare expirate #i care, în principiu, pot fi propuse pentru eliminare ca fiind nefolositoare; întocme#te formele prev zute de lege pentru confirmarea lucr rii de c tre Arhivele Na&ionale; asigur predarea integral a arhivei selec&ionate la unit &ile de recuperare; d) cerceteaz documentele din depozit în vederea eliber rii copiilor #i certificatelor solicitate de cet &eni pentru dobândirea unor drepturi, în conformitate cu legile în vigoare; e) pune la dispozi&ie, pe baz de semn tur , #i &ine eviden&a documentelor împrumutate compartimentelor creatoare; la restituire, verific integritatea documentului împrumutat; dup restituire, acestea vor fi reintegrate la fond; f) organizeaz depozitul de arhiv dup criterii prealabil stabilite, conform prevederilor Legii Arhivelor Na&ionale, men&ine ordinea #i asigur cur &enia în depozitul de arhiv ; solicit conducerii unit &ii dotarea corespunz toare a depozitului (mobilier, rafturi, mijloace P.S.I. #.a.): informeaz 1

Creatorii de documente sunt obliga&i s înregistreze toate documentele intrate. 8. completându-se coloanele adecvate. categoriile de documente grupate pe probleme #i termene de p strare. Înregistrarea documentelor se efectueaz cronologic. Nomenclatorul se întocme#te sub forma unui tabel în care se înscriu. data înregistr rii. fie. a) întocmirea nomenclatorului dosarelor Art.Anual. potrivit problemelor #i termenelor de p strare stabilite prin nomenclatorul dosarelor. Art. La înregistrarea documentelor se vor preciza urm toarele clemente: num rul de înregistrare. compartimentul c ruia i s-a repartizat. Eviden!a documentelor Art. f r ca numerele de înregistrare date documentelor s se repete. emite #i întocme#te pentru uz intern un num r mare de documente. concomitent. 2 . în mai multe.conducerea unit &ii #i propune m suri în vederea asigur rii condi&iilor corespunz toare de p strare #i conservare a arhivei. In cazul documentelor expediate ca r spuns. B. num rul de înregistrare al documentului la care se conexeaz #i indicativul dosarului dup nomenclator. în ordinea în care figureaz în schema de organizare a creatorului. 1. fie într-un singur registru de intrare-ie#ire. Când creatorul de documente prime#te. Art. în dreptul fiec rui document conexat se trece. #i se numeroteaz cu cifre romane.Nomenclatorul dosarelor se întocme#te de c tre fiecare creator pentru documentele proprii. Arhivelor Na&ionale sau. CAPITOLUL II Obliga!iile creatorilor "i de!in%torilor de documente A. num rul anexelor. reorganizarea sau oricare alte modific ri survenite în activitatea institu&iei. pe linia muncii de arhiv #i stabilesc m surile ce se impun.Arhivele Na&ionale #i direc&iile jude&ene controleaz aplicarea #i respectarea prevederilor legisla&iei în vigoare. acestea vor primi num rul de înregistrare al documentului la care se r spunde. Documentele care se refer la aceea#i problem se conexeaz la primul document înregistrat. modul rezolv rii. la registratura general se înscrie num rul de înregistrare atribuit de expeditor #i denumirea compartimentului la care se repartizeaz spre înregistrare #i rezolvare. . 7. conform prevederilor Legii Arhivelor Na&ionale. în ordinea primirii lor. 9. în termen de 30 de zile. num rul de înregistrare al documentului la care se face conexarea. documentele se grupeaz în dosare.Creatorii #i de&in torii de documente sunt obliga&i s comunice în scris. Documentele expediate din oficiu #i cele întocmite pentru uz intern se înregistreaz ca # i documentele intrate. 10. care se va stabili #i completa în registru dup rezolvarea documentului.înregistrarea documentelor se face la registratura general . direc&iilor jude&ene ale Arhivelor Na&ionale. num rul #i data documentului date de emitent. dup modelul din anexa nr. Gruparea documentelor în dosare Art. . . pe compartimente de munc . ie#ite ori întocmite pentru uz intern Art. In prima rubric a nomenclatorului se trec denumirile compartimentelor de munc . . cu implica&ii asupra compartimentului de arhiv . Înregistrarea documentelor începe de la l ianuarie #i se încheie la 31 decembrie ale fiec rui an. înregistrarea acestora se poate face #i la fiecare compartiment de munc In aceast situa&ie. înfiin&area. în vederea pred rii la Arhivele Na&ionale. . h) preg te#te documentele (cu valoare istoric ) #i inventarele acestora. în rubrica corespunz toare. . con&inutul documentului în rezumat. 6. g) pune la dispozi&ia delegatului Arhivelor Na&ionale toate documentele solicitate cu prilejul efectu rii ac&iunii de control privind situa&ia arhivelor de la creatori. dup caz. 11. potrivit legii. emitentul. data expedierii. destinatarul. num rul filelor documentului.

dup alte criterii (alfabetic. actele mai vechi trebuie s se afle deasupra #i cele mai noi dedesubt. cu. iar pentru acelea care se p streaz temporar. sau dac exist motive s se presupun c . cu acela#i termen de p strare. cifra arab care reprezint num rul anilor cât se p streaz (l. fiecare dosar numerotându-se cu cifre arabe. 3. lâng termenul de p strare temporar se men&ioneaz „C.Dup confirmare. geografic etc. la rubrica rezervat acestuia. Acesta poate fi format numai din litera majuscul #i cifra arab sau numai din cifra arab . se constituie mai multe volume ale aceluia#i dosar. 16. spre aprobare #i confirmare. In cazul compartimentelor de munc sau subdiviziunilor lor care î#i dezvolt activitatea creând alte grupe de documente decât cele prev zute ini&ial. litera majuscul #i cifra arab formeaz indicativul dosarului. Art. 14. în cazul dep #irii acestui num r.In rubrica a doua se trec subdiviziunile compartimentelor de munc #i se numeroteaz cu litere majuscule. de importan&a practic pentru activitatea creatorului de documente #i. Dac se înfiin&eaz noi compartimente de munc sau subdiviziuni. • documentele din fiecare dosar se leag în coperte de carton.). b) Constituirea dosarelor Art. In rubrica a patra a nomenclatorului se înscrie termenul de p strare.In vederea pred rii dosarelor la compartimentul de arhiv se efectueaz urm toarele opera&iuni: • documentele cuprinse în dosar se ordoneaz cronologic sau.S. Art. aceste documente vor fi analizate de comisia de selec&ionare #i. anuale s. în anumite conjuncturi.)." (comisie de selec&ionare). 12. potrivit nomenclatorului #i se predau la compartimentul de arhiv . dup caz. în cazul dosarelor compuse din mai multe volume. .'eful fiec rui compartiment r spunde de întocmirea proiectului de nomenclator pentru documentele specifice compartimentului respectiv.Nomenclatorul dosarelor nu se modific anual. pot fi propuse pentru eliminare sau re&inute permanent. în cazuri speciale. . termene de p strare diferite (planuri. respectiv. La expirarea termenului de p strare. în rezumat.a. Art. de importan& #tiin&ific a informa&iilor pe care !e con&in documentele. începând cu nr. datelor #i rezolu&iilor. se constituie dosare separate. documentele se grupeaz în dosare. în dou exemplare. Aceste proiecte se centralizeaz de #eful compartimentului de arhiv #i se înainteaz . pentru fiecare termen de p strare. Stabilirea lui se face &inânduse seama de legile în vigoare. . agrafele metalice. 15. nomenclatorul se completeaz cu noile dosare.300 file.Dup rezolvarea lor. indicativul dosarului va figura în registrul de intrare-ie#ire. când în constituirea dosarului se folose#te ordinea cronologic .). Art. Dac termenul de p strare al unor grupe de documente nu poate fi stabilit cu certitudine. cartotecile. In cazul acelora#i genuri de documente. în momentul întocmirii nomenclatorului. de Arhivele Na&ionale #i. filele se numeroteaz începând cu num rul l pentru fiecare volum. La înregistrarea documentelor. 5. Intr-un dosar se grupeaz documente referitoare la aceea#i problem . . Art. în vederea aplic rii lui. • dosarele nu trebuie s aib mai mult de 250 . ca #i pe fiecare document în parte. 17.Nomenclatorul se aprob de c tre conducerea unit &ii creatoare de documente #i se confirm . con&inutul documentelor ce constituie dosarul. nomenclatorul se completeaz cu denumirea acestora #i cu dosarele nou create. • se îndep rteaz acele. In dreptul grupelor de documente care se p streaz permanent se trece cuvântul „permanent" (prescurtat „P"). condicile #i alte materiale preconstituite Cifra roman . . de direc&iile jude&ene ale Arhivelor Na&ionale. In rubrica a treia se trece. 13. d ri de seam lunare. 3 . întocmite pe perioade de timp diferite #i. trimestriale. nomenclatorul va fi difuzat la toate compartimentele. In nomenclator se trec #i registrele. în al doilea an de la constituire. cu creion negru. la nivel central. l la fiecare compartiment de munc . la nivel local. dac creatorul are ca p r&i componente numai compartimente de munc f r subdiviziuni sau nici compartimente de munc . . în a#a fel încât s se asigure citirea complet a textului. dubletele. informa&iile documentelor pot avea importan& #tiin&ific . în mod deosebit. filele nescrise. K) etc. • filele dosarelor se numeroteaz în col&ul din dreapta sus. clamele. ci numai atunci când se produc schimb ri în structura creatorului de documente.

25. • totalul dosarelor din inventar: • totalul dosarelor primite efectiv în arhiv din inventarul respectiv: • num rul dosarelor l sate la compartiment #i depuse ulterior.Constituirea dosarelor. conform modelului prev zut în anexa nr. Art. Se va înscrie num rul din inventar al fiec rui dosar re&inut de compartiment. Art. 22. în momentul pred rii lor ulterioare.) de documente. 19. se trec. • denumirea compartimentului de la care provine inventarul. . La capitolul „Ie#iri" se trec: • dala ie#irii dosarelor din eviden& : • unde s-a predat. In cazul în care compartimentul de arhiv p streaz #i alte fonduri arhivistice. toate inventarele dosarelor preluate. Predarea la compartimentul de arhiv% Art. din motive justificate.• pe coperta dosarului se înscriu: denumirea unit &ii #i a compartimentului creator. . 26. datele de început #i de sfâr#it. ad ugat la sfâr#itul dosarului. în cifre #i .Inventarele se întocmesc în 3 exemplare pentru documentele nepermanente #i în 4 exemplare pentru documentele permanente. Art. men&ionându-se în inventar datele extreme. 18. fiecare inventar se trece separat. se trec în inventarul anului respectiv. In cazul dosarelor formate din mai multe volume. Astfel. ordine etc. în registrul de eviden& curent se deschide câte o partid pentru fiecare fond. emitentul.. de c tre un compartiment de munc . 23. num rul #i data actului pe baza c ruia au fost scoase din eviden& . .Eviden&a dosarelor #i a inventarelor depuse la compartimentul de arhiv se &ine în registrul de eviden& curent . dintre care un exemplar r mâne la compartimentul care face predarea. sub un alt num r de ordine. .In registrul de eviden& curent .Dosarele care cuprind acte din mai mul&i ani se vor inventaria la anul de început. anul. create în cursul unui an. Art. iar celelalte se depun o dat cu dosarele la compartimentul de arhiv . lucr torul de Ia compartimentul creator al dosarului face urm toarea certificare: „Prezentul dosar (registru. Predarea la arhiva general se face conform unei program ri prealabile. destinatarul. 4 . compartimentul de arhiv verific fiecare dosar. . Art. ca #i cele care. condic ) con&ine . la compartimentul respectiv. 24. 2. se opresc la compartimentele de munc . num rul de file. . perioada la care se refer . Art. Art. file". stabilit de comun acord între cele dou compartimente (pred tor #i primitor). se vor preciza genurile (coresponden&a. fiecare compartiment va întocmi atâtea inventare câte termene de p strare sunt prev zute în nomenclator. Inventarul cuprinde toate dosarele cu acela#i termen de p strare.La preluare. sau pe prima pagin nescris a registrelor # i condicilor. dup care semneaz #i pune data certific rii. Pentru fiecare inventar se noteaz : • num rul de ordine al inventarului: • data prelu rii documentelor din inventarul respectiv.In ce prive#te completarea rubricii „Con&inutul dosarului". • totalul dosarelor ie#ite. num rul de dosar din inventar. • datele extreme ale documentelor. urm rind respectarea modului de constituire a dosarelor #i concordan&a între con&inutul acestora #i datele înscrise în inventar. memorii. care efectueaz corecturile ce se impun. între paranteze. cu men&ionarea nepred rii lor. dup caz. sinteze. • denumirea. inventarierea #i predarea lor intr în obliga&ia compartimentelor creatoare de documente. Art. . în litere. în inventar se va men&iona acest lucru. întocmite dup modelul prezentat în anexa nr. . 4. . In cazul constat rii unor neconcordan&e.Dosarele se depun la compartimentul de arhiv pe baz de inventare. în ordinea prelu rii. indicativul din nomenclator. 21. • pe o foaie nescris . 20. la capitolul „Prelu ri". în inventar fiecare volum va primi un num r curent distinct.. rapoarte. problema sau problemele con&inute #i. C. ele se aduc la cuno#tin& compartimentului creator.Dosarele neîncheiate în anul respectiv. Inventarierea dosarelor. volumul #i termenul de p strare.

. într-un registru. parafe). La încheierea lucr rilor. E. 6.Anual sau ori de câte ori este nevoie. . numi&i din rândul speciali#tilor proprii. 33. Art. Art. 35. • proces-verbal de predare-preluare (conform anexei nr. cu urm toarele preciz ri: • gruparea documentelor în dosare se face pe baza nomenclatorului. în vederea confirm rii lucr rii de selec&ionare. dup caz. în care se cuprind # i categoriile de documente din listele de date #i informa&ii secrete de stat. In aprecierea importan&ei documentelor.Documentele se p streaz . .Scoaterea dosarelor din eviden&a arhivei se Tace cu aprobarea conducerii creatorilor sau de&in torilor de documente #i cu confirmarea Arhivelor Na&ionale.Art. ele se trec în inventarele corespunz toare termenului lor de p strare. . în ordinea d rii lor în folosin& . 5 . 28.a. 37. pentru confirmare. 31. pe baz de proces-verbal înso&it de inventar. cu confirmarea Arhivelor Na&ionale. comisia întocme#te procesul-verbal model anexa nr. la sesizarea secretarului. potrivit nomenclatorului. Când comisia de selec&ionare constat gre#eli de încadrare a documentelor la termenele de p strare sau stabile#te ca unele din acestea s fie p strate permanent. în urma selec&ion rii.In cadrul fiec rei unit &i creatoare #i de&in toare de documente func&ioneaz câte o comisie de selec&ionare. Ari. Ordonarea. 36.". • proces-verbal de " constatare a deterior rii complete a documentelor sau a lipsei acestora. studiaz si p streaz potrivit actelor normative în vigoare privind ap rarea secretului de stat. . Aprecierea valorii istorice a matricelor sigilare scoase din uz se face indiferent de suportul acestora. cu adres înregistrat .Documentele secrete de stat se înregistreaz manipuleaz . inventarierea "i selec!ionarea documentelor secrete de stat Art. cauciuc sau orice alte materiale.Selec&ionarea matricelor sigilare scoase din uz se efectueaz de c tre comisiile de selec&ionare.Dosarele sunt scoase din eviden&a arhivei pe baza unuia din urm toarele acte. 34. 32. se inventariaz . . înso&ite de procesul-verbal aprobat de conducerea unit &ii #i de inventarul documentelor permanente create în perioada pentru care se efectueaz selec&ionarea (câte un exemplar) se înainteaz . la anul #i compartimentul de munc respectiv. comisia de selec&ionare are în vedere respectarea termenelor de p strare a documentelor. acordând o aten&ie deosebit celor care au. prev zute în nomenclatorul dosarelor.: • proces-verbal de selec&ionare (conform anexei nr. 6). confec&ionate din metal. la Arhivele Na&ionale. Art. Art.Gruparea în dosare. pe lâng termenul de p strare. Art. Secretarul prezint comisiei inventarele dosarelor cu termene de p strare expirate. 29. acestea au termene de p strare temporar . pe rafturi pentru a fi verificate de organele de control ale Arhivelor Na&ionale. care se înainteaz spre aprobare conducerii unit &ii. 27. Selec!ionarea documentelor Art. . . 'eful compartimentului de arhiv este de drept secretarul comisiei de selec&ionare. în ordine. aprobat de conducerea unit &ii creatoare sau de&in toare #i confirmat de Arhivele Na&ionale. în cazul unit &ilor centrale.S. 30. inventarierea #i selec&ionare! se fac potrivit prezentelor Instruc&iuni.Comisia de selec&ionare este compus din pre#edinte. . dup modelul prezentai în anexa nr. numit prin decizia sau ordinul conduc torului unit &ii respective. D. 5.Comisia efectueaz selec&ionarea atât a documentelor create de unitatea respectiv . 5). valoarea artistic . #tampile. secretar #i un num r impar de membri. sau la direc&iile jude&ene ale Arhivelor Na&ionale. Matricele sigilare (sigilii. cât #i a celor create de alte unit &i #i p strate în depozitul unit &ii. Art. 38. reprezentând principalele compartimente creatoare de arhiv . . . transferului c tre alt unitate de&in toare sau ca urmare a distrugerii provocate de evenimente neprev zute.Inventarele dosarelor propuse de comisia de selec&ionare spre a fi eliminate.Arhivele Na&ionale sau direc&iile jude&ene pot hot rî p strarea permanent a unor dosare. Art. pre#edintele convoac comisia de selec&ionare. Documentele deteriorate vor fi scoase din eviden& în urma propunerii comisiei de selec&ionare. men&iunea „C. . în cazul unit &ilor locale Art. întrucât la stabilirea valorii se au în vedere #i alte elemente: însemnele #i înscrisul din câmpul sigilar. chiar dac . frecven&a s.

Creatorii #i de&in torii de documente sunt obliga&i s elibereze. In cazul în care un dosar cuprinde documente din mai mul&i ani se ordoneaz la anul cel mai vechi al dosarului. certificate. dup un criteriu stabilit (pe am # i compartimente de munc . Inventarele vor cuprinde: num rul curent. pozi&ia din nomenclator #i termenul de p strare. informa&ii #i documente secrete de stat. la expirarea caracterului secret. G.• gruparea documentelor secrete în dosare se face separat de cele nesecrete. Art. certificate. de c tre cet &eni români # i str ini. Opera!iuni arhivistice la documentele neconstituite pe probleme "i termene de p%strare Art. se separ documentele de acela#i fel. 44. în dosare. inventariaz #i selec&ioneaz a compartimentul de arhiv . la compartimentul special. iar în cadrul anului pe probleme. &inându-se seama de denumirea destinatarului. Art. . cu ocazia selec&ion rii. condici de prezen& ). la cerere. Comisia de selec&ionare cerceteaz dosarele. în vederea elimin rii lor globale. 42. registrelor etc. cum sunt: vechimea în munc . chiar dac nu au îndeplinit termenul de 30 de ani. La selec&ionarea documentelor secrete de stat se vor respecta prevederile prezentelor Instruc&iuni. cercetarea se poate face numai cu aprobarea conducerii unit &ii creatoare sau de&in toare. Art. legarea acestora. Documentele din Fondul Arhivistic Na&ional pot fi consultate.Documentele care se g sesc în arhiv neconstituite conform nomenclatorului se ordoneaz . urmând a se preda compartimentului de arhiv . pe baz de inventare. labele) #i care nu pot fi separate. .Pe parcursul ordon rii documentelor f r eviden&e. Art. Ordonarea documentelor se execut dup criteriul cronologic. • documentele secrete de serviciu #i nesecrete. cu termene de p strare 1 . care fac corp comun cu documentele secrete de stat (situa&ii. In acest sens se au în vedere: • determinarea apartenen&ei la fond (fondarea).5 ani (boniere. aflate în depozitul de arhiv . copii #i extrase dup documentele pe care le creeaz #i le de&in. la expirarea termenului de p strare. cantitatea (în metri lineari sau unit &i arhivistice). categoria de documente.Documentele din Fondul Arhivistic Na&ional pot fi folosite pentru cercetare #tiin&ific . . se întocme#te pe ani.). Pentru unit &ile arhivistice care se propun a fi eliminate se întocme#te un proces-verbal în care se men&ioneaz anul cre rii documentului #i num rul curent al unit &ii arhivistice din inventar.Documentele secrete de stat care î#i p streaz acest caracter #i dup expirarea termenului de p strare prev zut în nomenclator se selec&ioneaz la compartimentul special de c tre o comisie de selec&ionare având în componen& persoane care au acces ia date. • selec&ionarea se efectueaz de c tre comisia de selec&ionare pe baza inventarului. numerotarea filelor #i certificarea se fac în anul urm tor cre rii lor.a. inform ri. 39. schi&e. . iar în cadrul compartimentului. la cererea persoanelor fizice sau juridice. pe compartimente #i ani. 43. dac acestea se refer la drepturi care îl privesc pe solicitant. Numerotarea dosarelor se face începând cu num rul 1. 'eful compartimentului special va face parte din aceast comisie. pozi&ie cu pozi&ie. grafice. stabilind unit &ile arhivistice care se elimin #i cele care se re&in. rezolvarea unor lucr ri administrative. pe probleme. fi#e de pontaj. chitan&iere. . P strarea # i selec&ionarea lor la compartimentul de arhiv se fac în acela#i mod ca la documentele nesecrete. 17: • inventarierea dosarelor. #tampila de înregistrare. Folosirea documentelor Art. alfabetic s. anii extremi. acestea prezentând importan& #tiin&ific #i practic . studii. 6 . rezolu&ie sau note tergale con&inutul actului. pe fiecare an. fondarea se efectueaz dup criteriile amintite mai sus. . • gruparea documentelor secrete de stat în dosare. 40. dup 30 de ani de la crearea lor. Pentru documentele la care nu s-a împlinit acest termen. f r a se lua în considera&ie datele documentelor anexate. iar apoi se grupeaz pe probleme. drepturi patrimoniale. extrase.In carul în care documentele nu sunt constituite în dosare (foi volante). F. document ri. indiferent de termenul de p strare. eliberarea unor copii. vor intra în componen&a dosarului cu documente secrete de stat. potrivit legii. Constituirea dosarelor se va face conform art. • ordonarea documentelor în cadrul fondului. 41.

conform anexei nr. crearea sau ie#irea lor. indiferent de natura informa&iilor. fie pe calculator. fie se poate emite un nou certificat. 51. care se va anula #i retrage. 49.In cazul în care în arhiv nu se g sesc date cu privire la obiectul cererii. noul certificat va primi alt num r de înregistrare. la cererea peti&ionarului sau din dispozi&ia conducerii unit &ii creatoare sau de&in toare. într-o registratur general . In certificat datele se expun în ordinea cronologic . In locul dosarului scos pentru cercetare se va introduce în raft o fi# de control. . fotosensibili sau din hârtie tratat special etc. se legalizeaz de unitatea care le elibereaz . men&ionându-se toate datele. se în&elege: totalitatea actelor purt toare de informa&ie tehnic sau produse ale ac&iunii de înregistrare tehnic pe supor&i magnetici. într-un fi# ier special. aceasta situa&ie se comunic în scris solicitantului. 46.Art. fie prin alte mijloace moderne de înregistrare.Documentele tehnice #i de înregistrare. dup caz. 45. înregistrarea se poate face fie pe baz de registru de intrare-ie#ire. fi#a se va anula la rearhivarea dosarului. selec!ionarea "i valorificarea documentelor tehnice "i de înregistrare tehnic% Art. inventarierea. .Certificatul trebuie s cuprind o expunere exact #i clar a datelor rezultate din documente. se înregistreaz Ia intrarea. actele de stare civil sau alte acte originale personale aflate în dosar se restituie titularului.O dat înregistrat. s se creeze un subsistem arhivistic computerizat de eviden& #i reg sire a cererilor #i actelor eliberate. Art. dup caz. num rul #i data de înregistrare a cererii. Eviden&a cererilor se &ine pe baz de fi#e întocmite pentru fiecare solicitant în parte. 47. re&inându-se la dosar o copie certificat de responsabilul arhivei. In cazul în care dotarea permite. Art. . Copiile sau extrasele se certific sau. dac se cunoa#te unitatea de&in toare a documentelor ce fac obiectul cererii. .Prin documente tehnice #i de înregistrare tehnic . în spiritul Legii Arhivelor Na&ionale. Referatul trebuie s cuprind denumirea fondului cercetat #i cotele unit &ilor arhivistice cercetate (anul #i num rul din inventar). a suportului sau a scrisului. Art. care sunt în direct leg tur cu obiectul cererii. Fi#a va cuprinde: numele #i prenumele solicitantului.Prevederile acestui capitol se aplic în cazurile speciale ale arhivelor tehnice #i de înregistrare. copiile si extrasele se elibereaz personal solicitantului ori împuternicitului s u legal sau se expediaz prin po#t . întocmit. . certificatele de studii. ori pe compartimente. . inclusiv cele din certificatul anterior. se g sesc noi date. no&iune definibil prin totalitatea documentelor care se refer la o problem dat #i se constituie ca unitate de p strare. Art. 50. f r s se întregeasc perioadele pentru care nu exist documente. 8. apoi. Fisele se ordoneaz alfabetic. . se poate elibera fie un nou certificat. Redactarea certificatului se face pe baza unui referat scris pe cerere. 52. 48. Art. datele cuprinse în aceste documente In certificate nu vor fi expuse concluzii personale sau generaliz ri în leg tur cu con&inutul documentelor cercetate. cererea în original se trimite spre rezolvare respectivei unit &i. Art. Ordonarea. recercetându-se documentele. 9. In certificat se vor indica denumirile documentelor din care s-au extras elementele necesare întocmirii certificatului #i.Scoaterea documentelor din depozitul de arhiv . Se vor indica numai datele existente. In textul certificatului nu sunt admise #ters turi sau complet ri printre rânduri. pentru cercetare. Diplomele. datat #i semnat de persoana care a f cut cercetarea. conform anexei nr. II. .In cazul în care. cu condi&ia asigur rii reg sirii rapide a documentelor în circula&ia lor de la intrare/creare la ie#ire/arhivare. comunicându-i-se #i solicitantului acest lucru. cu indicarea num rului #i datei de emitere a precedentului. Certificatele. sub semn tur . se consemneaz întrun registru de depozit. documentul poate deveni o pies într-un grupaj sau temei pentru crearea unei unit &i arhivistice. Persoana care a întocmit referatul #i #eful s u ierarhic poart r spunderea asupra exactit &ii datelor comunicate. 7 . Perioadele pentru care lipsesc documente sau nu se g se#te înscris numele solicitantului se vor men&iona în adresa de expediere a certificatului. men&ionându-se ca îl completeaz pe cel anterior. cu cerneal .

pe baza criteriilor: • cronologic. Art. 57.Unit &ile arhivistice constituite de compartimentele de lucru (servicii. .Documentele tehnice #i de înregistrare incidentale pot ap rea fie ca ilustra&ii cuprinse în text. . a fost încheiat. • categorie de document. ordonate pe baza criteriului cronologic sau a criteriului tematic (#i în cadrul lui.De#i în mod teoretic documentele tehnice #i de înregistrare nu formeaz singure fondul arhivistic al institu&iei creatoare. 59. Totodat . împreun cu unitatea arhivistic în care sunt încorporate.precum #i a celor specifice arhivelor tehnice #i de înregistrare: „compatibilitatea sistemelor" #i prioritatea conserv rii asupra tuturor celorlalte principii. ori selec&ionate de o institu&ie. familie sau persoan fizic (colec&ie) trebuie s se p streze într-un singur loc. . Când documentele sunt |n text.Documentele tehnice #i de înregistrare pot ap rea incidental în interiorul unui fond clasic sau pot constitui fonduri #i colec&ii integrale. 2). 54. • tematic. ele se vor ordona. criterii. • form .Art. Art. fie ca unit &i arhivistice de sine st t toare. fie ca anexe. birouri. a) Ordonarea Art. • zona geografic sau grad geografic. Prelucrarea fondurilor #i colec&iilor constituite integral din documente tehnice #i de înregistrare Art. 53. având în vedere c arhivele tehnice #i de înregistrare se prezint în cele mai dese cazuri pe supor&i de diferite naturi #i care din aceast cauz impun condi&ii de p strare specifice (principiul priorit &ii conserv rii). 4. fondurile #i colec&iile arhivistice se impun a fi p strate în zona geografic în care au fost create (principiul dreptului comunit &ilor locale). • alfabetic. . .) se predau Ia arhiv în al doilea an dup crearea lor sau în al doilea an dup ce procesul tehnic. este necesar s se respecte succesiunea unit &ilor arhivistice în fond (sau colec&ie).întreaga activitate desf #urat asupra documentelor tehnice #i de înregistrare se realizeaz cu respectarea principiilor generale .Lucr torii de arhiv au r spundere civil #i penal pentru documentele pe care le au în gestiune. în mod practic ele se organizeaz separat. . eventual selec&iona. ci numai o structur a acestuia. toate documentele create de o societate.Ordonarea documentelor tehnice #i de înregistrare se face conform structurii organizatorice a creatorului de fond. este necesar g sirea unor forme de administrare care s asigure compatibilitatea sistemului cu tradi&ie arhivistic (principiul compatibilit &ii sistemelor). . laboratoare etc. institu&ie. se consemneaz în registrul de eviden& curent . ele se vor constitui în parte structural separat . sub o singur gestiune #i prelucrare (principiul unit &ii fondurilor). inventaria. întocmit conform modelului prev zut în anexa nr.„unitatea fondurilor". ca #i ie#irile din gestiunea arhivei. 8 . „respectul fa& de creatorul de fond #i sistemul s u de organizare" #i „drepturile comunit &ilor locale asupra documentelor proprii" . 58. Predarea se face pe baz de proces-verbal (anexa nr. 56. 3) #i inventare (anexa nr. Art. ca ilustra&ie sau ca anex . 55. . dup natura suportului #i în cadrul acesteia. familie sau persoan fizic (fonduri arhivistice).Intr rile. modalit &i. • scara. Pe de alt parte. potrivit sistemului de organizare dat de creator (principiul respectului fa& de creator). Prelucrarea arhivistic% Art. pentru care au fost întocmite. In acest sens. Prelucrarea documentelor tehnice "i de înregistrare incidentale Art. cronologic). Motivele acestei separa&ii sunt determinate atât de natura suportului #i deci a conserv rii. In cazul în care documentul tehnic #i de înregistrare este o unitate sau mai multe unit &i arhivistice incidentale. 60. cât #i de regimul de consultare #i valorificare. • format. In acela#i timp.

pe sta&ii #i apoi cronologic.în parte scris #i parte desenat . 64. Fiecare unitate (totalitatea documentelor constituite într-un dosar. Art. fie pe structuri organizatorice #i apoi cronologic . . file + nr. se pot selec&iona. . documentele de proiectare-dezvoltare se ordoneaz cronologic. înregistr ri experimentale . documentele de cercetare teoretic se ordoneaz cronologic .dup data lans rii temei de cercetare . Art. In cazul documentelor fotografice care reprezint grupuri de persoane. file . eventual autorul In cazul documentelor #tiin&ifice .) #i în cadrul acesteia.. cinematografice .).Ac&iunea de ordonare propriuzis const în a#ezarea unit &ilor arhivistice. înregistr ri foto sau magnetice etc.Inventarele o dat încheiate se numeroteaz . foi volante .iar partea desenat .#i în cadrul cronologiei. fie în regulamentul de func&ionare a arhivei.sau grad apoi pe scar de propor&ii. în rezumat vor fi men&ionate persoanele surprinse de aparatul fotografic #i ocazia care a prilejuit înregistrarea lor pe pelicul . se trece la inventarierea #i cotarea documentelor. . Art.Succesiunea criteriilor de ordonare se stabile#te de c tre creatori într-un sistem logic. la observa&ii se va men&iona locul de p strare a pieselor suplimentare (desene.M. . reprezentat prin num rul curent de inventar Se excepteaz de la prevederea din alineatul anterior institu&iile din proiectare-dezvoltare. mai ales dup format. 63. con&inutul pe scurt al documentului sau grup rii de documente . m surile suportului. lungimea (in cazul rolelor de microfilm.Având în vedere atât valoarea documentar prelungit a documentelor tehnice #i de înregistrare. în cadrul fondurilor deschise aflate la creatori. 65. nr. documentele cartografice geologice. 68. b) Cotarea unit &ilor arhivistice si inventarierea lor Art. desen sau nr. 61. certific #i înregistreaz în registrul de eviden& curent . Art. pe zon geografic . deci de la l la n . o rol ori înregistrate pe o band sau un disc magnetic/optic.Odat terminat ordonarea sau concomitent cu ordonarea unit &ilor arhivistice. fiind legate prin con&inut/tem unele de celelalte) prime#te o cot . 9 . aflate la diver#i de&in tori. c) Selec&ionarea Art. ori tematic #i în interiorul tematicii. Art. tehnica de realizare . la împlinirea termenului de p strare prev zut în nomenclatorul de arhiv al institu&iei creatoare sau de&in toare. 66. men&inut consecvent în întreaga prelucrare a fondului. obseda&ii.Documentele tehnice #i de înregistrare. fie pe categorii de acte #i cronologic . Astfel. alfabetic sau tematic. cu respectarea prevederilor legale în vigoare. fie alfabetic #i cronologic. în ordinea prestabilit prin planurile metodice de lucru sau regulamentul men&ionat la articolul precedent. care dau aceea#i cot atât la partea scris . 62. curent din inventar ) .• faza de proiect. cât #i cea juridic ( probatorie. respectiv principalii realizatori (elementele de generic). In cursul inventarierii se consemneaz : cota documentului (nr. cronologic #i/sau alfabetic. In cazul documentelor cartografice #i planurilor tehnice la rubrica&ia inventarului se adaug scara (de reduc&ie cartografic ) . alfabetic. scar . . . ori ca rubrica&ie separat coordonatorul lucr rii.Criteriile de ordonare se pot combina în cursul ac&iunii. dar #i cea istoric . pe rafturi sau în alt mobilier specific. în sfâr#it cronologic ele.35). Ea se men&ioneaz fie într-un plan metodic de lucru . dup form . • alte criterii. solicitarea vitezei de acces. documentele climatologice se ordoneaz dup categoria de act (T. cât #i la partea desenat (sau de înregistr ri de laborator). p strate într-o map /sul.Inventarierea documentelor tehnice #i de înregistrare se poate executa fie cronologic (în ordinea intr rii lor în arhiv ) . pentru aceast categorie de documente procedura de selec&ionare se prevede în prezentele instruc&iuni (art. eventual înregistr rile experimentale . 29 . orale #i de proiectare (mai ales cele de arhitectur ) se men&ioneaz ori în cuprinsul rezumatului . conservarea documentelor. anual . banda) ori durata Ia tura&ia n . mai ales a celor din proiectare-dezvoltare). 11. La unit &ile arhivistice cu cota&ii de coresponden& . 67. Art. întocmit conform art. . film.în cadrul fondurilor închise. la care se adaug un simbol alfabetic sau numeral. anii extremi ai documentelor. . nr. în func&ie de natura informa&iei.

Art. iar copiile depreciate se vor sc dea din eviden& pe baza unui proces-verbal de scoatere din gestiune. în inventare. 76. In aceea#i categorie se înscrie orice distrugere de documente tehnice #i de înregistrare. Art.. 72. se va men&iona: . în cazul institu&iilor care nu au un asemenea consiliu. dar cu valoare practic sau juridic ) se poate face numai cu aprob rile de principiu ale Arhivelor Na&ionale #i Ministerului Justi&iei.a. .Dup aprobarea lucr rii de selec&ionare de c tre Arhivele Na&ionale. 71. pe de-o parte. Art. 45 Art. In cazul în care creatorii are în organizare o comisie (consiliu) #tiin&ific . 74. . pentru asigurarea în caz de catastrofe naturale sau r zboi.Eviden&a microfilm rii sau a celorlalte mijloace de asigurare #i protec&ie se &ine în inventarele fondurilor #i colec&iilor create #i de&inute prin înregistrarea la rubrica „Observa&ii" a num rului rolei #i cadrelor unde sunt reproduse unit &ile arhivistice respective.Având în vedere. . . to&i creatorii #i de&in torii de arhiv tehnic #i de înregistrare vor realiza copii de asigurare pe baz de microfilm sau alte forme de reproducere magnetic (disc.Copiile pe microfilm sau alte forme de reproducere. 69. rezisten&a relativ redus a supor&ilor #i înregistrarea informa&iilor pe supor&i.. 73. d) Microfilmarea #i alte forme de reproducere pentru asigurare #i protec&ie Art. Art. 75. Art. se va ac&iona pentru recopierea documentelor dup originale. . . 70. .". Art.Copiile de microfilm sau magnetice pentru schimb #i comercializare se realizeaz potrivit reglement rilor proprii ale institu&iilor Creatoare sau de&in toare. e) Valorificarea informa&iilor din documentele tehnice si de înregistrare Art. 79. .Scoaterea din eviden& a unor documente propuse spre selec&ionare. pe de alt parte.Termenele de p strare ale documentelor tehnice cuprinse în nomenclatoare se vor pune în concordan& cu prevederile legale privind garantarea produsului pe toat durata existen&ei #i func&ion rii acestuia. indiferent de forma de proprietate. la rubrica observa&ii. .Realizarea copiilor de înlocuire (microfilmarea sau reproducerea informatic a unor documente create în cantit &i mari #i f r valoare documentar-istoric . .Valorificarea informa&iilor din documentele tehnice #i de înregistrare se reglementeaz de c tre proprietarul de jure al documentelor. band s.In cazurile în care creatorii sau de&in torul realizeaz ac&iuni de completare a fondului propriu sau a fondurilor de&inute.Numai copiile de înlocuire se pot selec&iona. se realizeaz copii de asigurare #i protec&ie #i pentru acestea. Art. 77. 80. vor fi p strate în depozite adecvate conserv rii acestora. delegatul Arhivelor Na&ionale are drept de acces la toate nivelurile de informa&ii. Art. O copie pozitiv sau o a doua copie magnetic se poate folosi pentru înlocuirea originalelor în cercetare (microfilme sau copii de protec&ie). într-o localitate diferit de cea în care î#i desf #oar activitatea creatorul sau de&in torul. întocmite pentru asigurare. totodat .) dup documentele clasate ca permanente în propriul nomenclator arhivistic. . 78. în registrul de eviden& curent se va înscrie ie#irea unit &ii arhivistice #i cantitatea de arhiv selec&ionat . pe cât posibil.Copiile de asigurare se ordoneaz pe fonduri #i în ordinea num rului de rol . cu respectarea prevederilor legale privind secretul de serviciu #i celelalte categorii de secret impuse de proprietarul de jure #i de facto al documentelor 10 . cu îndeplinirea prevederilor legale. Comisiile de selec&ionare pentru aceste documente vor fi formate din cei mai buni speciali#ti în domeniul în care lucreaz în sistemul organizatoric al creatorului #i vor cuprinde în mod obligatoriu consilierul juridic al institu&iei.Selec&ionat conform aprob rii Arhivelor Na&ionale cu nr. aceasta trebuie s -#i dea avizul pentru selec&ionarea arhivelor tehnice #i de înregistrare. dar neaprobate de c tre comisia de selec&ionare a Arhivelor Na&ionale. avizul se d de c tre consiliul de administra&ie. se consider fapt penal #i se sanc&ioneaz în consecin& . .Indiferent de forma de proprietate. în baza unui regulament de acces aprobat de c tre consiliul de administra&ie. . Art. situate. In cazurile în care se constat deprecierea în timp a copiilor de asigurare.

.15 mm de la partea scris spre margine. Art. mape. tuburi etc. 94.3 schimburi de aer/or . agrafe. Elementele de rezisten& ale construc&iei vor fi dimensionate conform standardelor în vigoare. temperaturile optime sunt cuprinse între 14 . iar umiditatea relativ de 40 . depozitele pot fi dotate #i cu c rucioare de transport interior.8 m l &ime. dependente de natura material a acestora. Art.) se va face în func&ie de dimensiunile materialului suport (hârtie. filme. benzi magnetice etc. 1 . obloane etc. depozitele vor fi dotate cu aparate de control (termometre. 87. 82. ca #i între rafturi se asigur un spa&iu liber de 0. în raport de natura #i dimensiunea lor. 88.Ferestrele vor fi asigurate împotriva luminii solare prin perdele de doc sau alte sisteme parasolare (geamuri absorbante. Art.Intre pere&i #i rafturi. Art. documentele se introduc în cutii de carton. Art. pericol de foc.4 m se doteaz cu sc ri de arhiv .) acestea se depoziteaz pe categorii.Depozitele de benzi magnetice nu vor avea în apropiere câmpuri magnetice. ale materialelor de protec&ie (cutii. 95. Art. 84.Creatorii #i de&in torii de documente sunt obliga&i s p streze documentele în condi&ii corespunz toare. f r a se dep #i 1 . sustragerii ori comercializ rii în alte situa&ii decât cele prev zute de lege. ca #i pentru cele cuprinzând benzi magnetice. pentru manevrarea documentelor. plicuri. varia&ii de temperatur #i umiditate. . organizarea depozitului de arhiv% Art. higrometre #i alte asemenea). 11 .In cazul în care creatorul de&ine documente de mai multe tipuri (hârtie.). . In depozitele mari se pot organiza #i coridoare centrale de 1. Art. . P%strarea documentelor. rastele.).Documentele de arhiv se p streaz în depozite construite special sau în înc peri amenajate în acest scop. Art.). ale spa&iului din construc&ie aferent. Art. se vor aerisi natural. In func&ie de necesit &i.Toate depozitele de arhiv mai înalte de 2. containere etc.Pentru m surarea #i urm rirea parametrilor de microclimat. cus tura de leg tur se aplic la distan& de cel pu&in 12 . pe lungimea sau pe l &imea depozitului.3 m/secund . 85. dulapuri #i alte mijloace de depozitare specifice.50%. .Depozitele vor fi dotate cu rafturi.0. 89.Pentru depozitele de materiale fotografice. .Pentru depozite mai mari de 50 mp este necesar organizarea de camere de lucru lâng depozit Art.Dimensionarea elementelor de p strare a arhivei (rafturi.60%. Se vor lua m suri pentru asigurarea stabilit &ii sistemelor de depozitare. 96. asigurându-le împotriva distrugerii. iar citirile vor fi consemnate într-un caiet de depozit. 91.7 . solicit ri la uzura mecanic .0. Art. . 90. . 98. film etc. 83.Depozitele. cu asigurarea condi&iilor necesare pentru p strarea corespunz toare a documentelor #i pentru protec&ia lor fa& de ac&iunea agen&ilor de deteriorare: praf. . Aceast aerisire se va efectua atunci când umiditatea atmosferic se încadreaz în limitele specificate la art. 86. 91. . Art.In timpii! opera&iunilor de. In cazul în care marginea de îndosariere aste mai mic de 15 mm se lipe#te o alonj de îndosariere. Art. . leg torie aplicate dosarelor se îndep rteaz corpurile metalice (ace. Art. 81. iar viteza curentului de aer se va înscrie în limitele de O. 93. #ine de îndosariere ele.A#ezarea documentelor în rafturi se face pe man#eta de îndosariere sau pe man#eta inferioar .5 .18° C. lumina solar . Art. . . Art. . 97. Se recomand amplasarea rafturilor perpendicular pe sursa de lumin natural .2.24° C #i umidit &i relative de 50 . asigurându-se accesul la materialul depozitat #i posibilitatea unei evacu ri rapide în caz de necesitate. inunda&ii sau infiltra&ii de ap .Noile construc&ii ale creatorilor #i de&in torilor de arhiv vor fi avizate numai în cazul în care au spa&ii prev zute pentru p strarea arhivei. temperaturi excesive. de preferin& din metal acoperit cu vopsele stabile. astfel încât p strarea #i conservarea lor s poat fi organizat în mod corespunz tor. degrad rii. fotografii.0 m l &ime.In depozitele de arhiv con&inând documente scris trebuie s se asigure un microclimat caracterizat prin temperaturi cuprinse între 15 . iar iluminatul artificial va urm ri culoarul dintre rafturi. &inându-se seama c înc rcarea cu arhiv (numai în zona rafturilor) se apropie ca valoare de sarcina dat de hârtia depozitat în vrac.). .Pentru protejarea împotriva degrad rii. . . surse de infec&ie sau între&inere a agen&ilor biologici. Art. 92. anticorozive #i f r emana&ii.I. atunci când nu dispun de instala&ii de climatizare sau centrale de ventila&ie. dulapuri etc. .

asigurându-se toate celelalte condi&ii necesare stingerii incendiilor. dup 30 de ani de la crearea lor. mucegai). Art. . cerându-se.Creatorii #i de&in torii de documente au obliga&ia s comunice Arhivelor Na&ionale sau direc&iilor jude&ene inten&ia de a construi sau amenaja depozite de arhiv . dup 100 de ani de la întocmirea lor. Art. în cadrul compartimentului. • actele de stare civil . iar absorb&ia prafului rezultat. pe compartimente #i termene de p strare. 101. cu înc rc tur de dioxid de carbon #i praf sau gaze inerte.Art.Creatorii #i de&in torii de documente sunt obliga&i s p streze în stare perfect de func&ionare utilajul #i materialele de prevenire #i stingere a incendiilor. pentru a primi confirmarea locurilor unde urmeaz s amplaseze depozitele de arhiv . Art. Rafturile #i poli&ele se numeroteaz . a radiatoarelor. dup cum urmeaz : • documentele scrise.In cazuri deosebite. Art. Pe rafturi. dup 50 de ani de la crearea lor. in cazurile deosebite.La manipularea #i transportul documentelor se iau m surile de protec&ie necesare asigur rii arhivei pe toat durata transportului Art.Camerele de lucru. pentru organizarea unor m suri de conservare. . . 103. iar dup caz #i cu instala&ii de stingere automat a incendiilor. Despr fuirea documentelor se face cu peni moi sau tampoane. dup caz. cu aspiratoare electrice. asigurare #i protec&ie a documentelor pe care le de&in. Art. dup 20 de ani de la crearea lor. Depunerea documentelor la Arhivele Na!ionale Art. cu p strarea liber a c ilor de acces. dezinsec&ia #i deratizarea depozitelor de arhiv se fac ori de câte ori este nevoie #i cel pu&in o dat la 5 ani.Ferestrele #i alte locuri de acces vor fi prev zute cu gratii care s previn efrac&ia în depozite. Art. precum #i peliculele cinematografice.Dosarele preluate de la compartimentele de munc se organizeaz în depozitul de arhiv pe ani #i. înl turarea agen&ilor d un tori se face prin despr fuire. sau pe compartimente #i. ca #i terenul învecinat construc&iei de arhiv vor fi men&inute în ordine #i cur &enie. insecte. fumatului în incinta depozitului. • documentele tehnice. în cazul semnal rii pericolului de degradare a documentelor se iau m suri de înl turare a acestuia. .In depozitele de arhiv se vor asigura cur &enia #i ordinea interioar . . . dosarele se a#eaz de sus în jos #i de la stânga la dreapta. Art. J. • documentele fotografice. 100. 102. depozitele de arhiv . 107. pe care Ie au în dotare #i s controleze periodic existen&a #i starea de func&ionare a acestora. Este interzis p strarea oric ror alte materiale ce nu apar&in depozitelor de arhiv Repara&iile interioare. . dezinsec&ie #i deratizare. prev zute în normele de stat în vigoare. în cadrul anului. dup scoaterea lor din uz. 108. 106. asigurându-se în permanent igiena înc perilor #i func&ionarea normal a instala&iilor electrice #i sanitare.Depozitele #i celelalte înc peri din vecin tatea acestora vor fi prev zute cu sting toare portabile. 105. . 12 . 109. creatorii #i de&in torii de documente pot solicita consultan& de specialitate Arhivelor Na&ionale #i direc&iilor jude&ene.Pentru prevenirea incendiilor se interzice folosirea focului deschis. Depozitele vor fi prev zute cu mijloace de alarmare #i semnalizare antiincendiu. 104. a locurilor din apropierea gurilor de ap #i a instala&iilor de stingere a incendiilor. Dezinfec&ia. precum #i utilizarea comutatoarelor. sprijinul Arhivelor Na&ionale. • matricele sigilare.Persoanele juridice creatoare #i de&in toare de documente ce fac parte din Fondul Arhivistic Na&ional le depun spre p strare permanent la Arhivele Na&ionale sau la direc&iile jude&ene ale Arhivelor Na&ionale. zugr velile #i lucr rile de între&inere a depozitului de arhiv se fac ori de câte ori este nevoie. Art. cur &ire mecanic . pe ani #i pe termene de p strare. . pentru a se evita insalubrizarea acestora sau instalarea de focare biologice (roz toare. dup caz. . întrerup toarelor sau altor instala&ii electrice defecte. re#ourilor. Orice situa&ie de calamitate în depozitele de documente se comunic imediat Arhivelor Na&ionale sau direc&iilor jude&ene. . 99.

112. cantitatea. Împotriva procesului-verbal de constatare a contraven&iei se pot face plângeri. în trei exemplare. un exemplar al procesului-verbal se pred reprezentantului Arhivelor Na&ionale. împreun cu documentele se preiau #i inventarele acestora. :celelalte merg la Arhivele Na&ionale. vor fi p strate de creatori #i de&in tori. Art. num rul procesului-verbal fiind trecut în registrul de eviden& curent . . în baza c rora se elibereaz copii. 113. Ari. distrugerea. Procesul-verbal se înregistreaz #i la Arhivele Na&ionale. . Art. degradarea ori aducerea în stare de neîntrebuin&are a documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Na&ional constituie infrac&iuni #i se pedepsesc conform prevederilor Codului penal.Preluarea documentelor de la creatori #i de&in tori de c tre Arhivele Na&ionale se efectueaz prin confruntarea inventarelor cu unit &ile arhivistice. Procesul-verbal se întocme#te #i se înregistreaz la unitatea creatoare sau de&in toare. c rora statul le acord protec&ie special . Un exemplar r mâne la unitatea creatoare sau de&in toare.Constatarea contraven&iilor #i aplicarea sanc&iunilor se fac de c tre împuternici&ii Arhivelor Na&ionale sau ai direc&iilor jude&ene ale Arhivelor Na&ionale. conform modelului anexa nr. #eful compartimentului de arhiv întocme#te un proces-verbal în prezen&a reprezentantului Arhivelor Na&ionale. stadiul de prelucrare (inventariere. o dat intrate. pe baza aprob rii Arhivelor Na&ionale sau a direc&iilor jude&ene. . în depozitele Arhivelor Na&ionale. f r ca activitatea acesteia s fie continuat de o alta. documentele cu valoare #tiin&ific vor fi preluate de Arhivele Na&ionale sau de direc&iile jude&ene. pedepsind pe cei ce aduc prejudicii integrit &ii Fondului Arhivistic Na&ional sau nu iau m suri privind eviden&a. dup caz. se face #i verificarea modului de constituire a mula&ilor arhivistice predate. selec&ionarea #i p strarea acestor documente conform Legii Arhivelor Na&ionale.Creatorii #i de&in torii de documente le pot de&ine. dup expirarea termenului de depunere. selec&ionare).. . 115. în baza c rora se elibereaz copii.Documentele cu valoare practic . . K. Art. potrivit legii. Predarea-preluarea se consemneaz într-un proces-verbal. întocmit în dou exemplare. dac le sunt necesare desf #ur rii activit &ii. la judec toria în a c rei raz teritorial a fost s vâr#it contraven&ia. . 114. certificate # i extrase privind drepturile individuale ale cet &enilor. 13 . anii extremi. Art. în termen de 15 zile de la primirea comunic rii. 111.Sustragerea. creatorii #i de&in torii de documente sunt obliga&i s depun la Arhivele Na&ionale sau la direc&iile jude&ene câte un exemplar al inventarelor documentelor permanente pe care le de&in. R%spunderi "i sanc!iuni Art.Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Na&ional sunt bunuri de interes na&ional. 6. nu mai pot fi retrase din administrarea acestora. extrase #i certificate privind drepturile individuale ale cet &enilor vor fi depuse la Ministerul Muncii #i Protec&iei Sociale sau la direc&iile jude&ene ale acestuia. Documentele apar&inând Fondului Arhivistic Na&ional. Procesul-verbal va fi semnat de #eful compartimentului de arhiv din unitatea desfiin&at #i de membrii comisiei de lichidare. starea de conservare. 110. Totodat . în dreptul inventarelor dosarelor predate. în care se consemneaz : denumirea fondului arhivistic. In aceast situa&ie. In situa&ia mai sus prev zut . iar cele cu valoare practic .In cazul desfiin& rii unei unit &i creatoare de documente.

. . ..... ..... 2 Denumirea creatorului se Denumirea compartimentului p%streaz% .. Ast zi...... a Arhivelor Na#ionale) NOMENCLATORUL ARHIVISTIC Aprobat prin Ordinul (decizia) nr......... 2............ 1 Aprob Pre edintele consiliului de Administra#ie..... ani (permanent) INVENTARUL PE ANUL ___ pentru documentele care Nr... registre. Datele extreme Num%rul filelor Obs................ condici.. file con&inute .. crt.... Direc!ia Serviciile Denumirea dosarului Termenul de p%strare (con!inutul pe scurt al problemelor la care se refer%) 1.. 14 ... …….................. nefiind încheiate. P 10 5 Obs.. ..... Am predat.. 3........ ..Anexa Nr....... s-au preluat ..... 5 1... La preluare au lipsit dosarele de la nr. ..... ...... au fost l sate la. Prezentul inventar format din . (director) Se confirm% Directorul general al Arhivelor Na#ionale (Directorul Direc#iei Jude#ene... Dosarele de la nr. cartoteci etc... crt........ . Direc!ia secretariat "i administrativ% A) Serviciul secretariat B) Serviciul administrati v Anexa Nr... Am primit....... Con!inutul pe Indicativul dosarului dup% scurt al nomenclator dosarului.... din ……….... P 2............. etc... crt... ... 10 3......... dosare...... registrului. dosare...

Numele #i prenumele Numele #i prenumele Numele #i prenumele Semn tura Semn tura Semn tura *) Anii extremi.. Predarea .... conform dispozi&iilor legale.. în cantitate de . dup inv.................... Am primit..... 3 Institu&ia_________________ ( regie autonom ............. pagini dactilografiate.......... dos..... din ….. arhivarul institu&iei .......................... Pre#edinte Membri Secretar ……………………........... .. societate comercial ) PROCES-VERBAL de predare primire a documentelor Ast zi.... ….. Data Unde Denumirea Total actului de dosare dos..... ie#ite r mase nr... Anexa nr.......Anexa nr........... delega&i ai compartimentului........ …... (denumirea creatorului) …......... intr rii comparti... subsemna&ii ..... Data Denumirea Date Crt.... selec&ionând în #edin&ele din ….. numit prin Ordinul nr...... avizeaz ca dosarele din inventarele anexate s fie înl turate ca nefolositoare... documentele din anii*) ….. Anexa nr............... primite efectiv Ie#iri Nr... Am predat.... Se aprob ( conducerea ) 15 ............. Nr.. 4 REGISTRU DE EVIDENT) a intr rilor-ie#irilor unit &ilor arhivistice Intr ri Nr....extreme mentului ale documentelor Nr.. dosare.. #i .. expirându-le termenele de p strare prev zute în nomenclatorul unit &ii....... (sediul) PROCES-VERBAL Nr.. de c tre serviciul men&ionat.... Comisia de selec&ionare...primirea s-a f cut pe baza inventarelor anexate... cuprinzând ........................... am procedat primul la predarea #i al doilea la preluarea documentelor create în perioada ................ la data comp...................... ………………… ……………………….5 ... ie#irii s-au predat predare....... …... dos.

.a. de inv.. Anexa nr.l. primul la predarea #i al doilea la preluarea___________________________________________ ani extremi_____________________însumând_____________________u. serviciul 6 Data soaterii u. Totodat s-au predat #i preluat________________________________________________________________ În timpul verific rii nu au fost g site urm toarele____________________________________ u. 2 Denumirea fondului/ compartimentului 3 Cota dosar 4 Scopul scoaterii din depozit 5 Numele solicitantului. crt. Anexa nr. 6 PROCES-VERBAL Predare .a.a. Am preluat Anexa nr.preluare din ___________________________________ (lanul. ziua) Subsemna&ii____________________________ din partea_________________________________________ #i_____________________________________ din partea_________________________________________ am procedat. Prezentul poces-verbal cuprinde ________file #i s-a încheiat în dou exemplare. #i ________m. semn tura arhivarului 8 Obs. 8 _____________________________________________ (Denumirea creatorului sau de&in torului) REGISTRU DE DEPOZIT 1 Nr. luna. Am predat.Anexa nr. 9 FI') DE CONTROL FONDUL/COLEC+IA______________________________________________________________ COMPARTIMENTUL______________________________________________________________ NR.7 Inventar al colec&iei de matrice sigilare 1 Nr. INVENTAR___________________________________________________________________ ANUL____________________________________________________________________________ NUMELE 'I PRENUMELE SOLICITANTULUI_________________________________________ DATA____________________________________________________________________________ 16 . 2 Data prelu rii #i denumirea organiza&iei/ persoanei de la care s-a preluat matricea 3 Materialul 4 Forma 5 Dimensiunea 6 Descrierea câmpului 7 Legenda 8 Anul confec&ion rii 9 Obs. func&ia. semn tura arhivarului 7 Data restituirii u.a.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful