INSTRUC IUNI privind activitatea de arhiv la creatorii #i de&in torii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor Na&ionale prin Ordinul

de zi nr. 217 din 23 mai 1996 Prezentele Instruc&iuni reglementeaz organizarea #i desf #urarea întregii activit &i arhivistice, în mod unitar, la nivelul tuturor creatorilor #i de&in torilor de documente, în conformitate cu art. 5, pct. a, din Legea Arhivelor Na&ionale. CAPITOLUL I Dispozi!ii generale Art. t. - Constituie izvoare istorice #i alc tuiesc Fondul Arhivistic Na&ional al României documentele, indiferent de suportul lor, create de-a lungul timpului de organele de stat, organismele publice sau private, economice, sociale, culturale, militare #i religioase, precum #i de persoanele fizice. Acestor documente statul le asigur protec&ie special , în condi&iile Legii Arhivelor Na&ionale. Art. 2. - Administrarea, supravegherea, dup caz, #i protec&ia special a Fondului Arhivistic Na&ional al României se realizeaz de Arhivele Na&ionale - unitate bugetar în cadrul Ministerului de Interne. Atribu&iile acestora se exercit prin compartimentele specializate #i direc&iile jude&ene ale Arhivelor Na&ionale. Art. 3. - Persoanele juridice creatoare #i de&in toare de documente r spund de eviden&a, inventarierea, selec&ionarea, p strarea #i folosirea lor, în condi&iile prevederilor Legii Arhivelor Na&ionale. Art. 4. - Persoanele juridice, creatoare #i de&in toare de documente, au obliga&ia de a înfiin&a compartimente de arhiv , organizate în func&ie de complexitatea #i cantitatea arhivelor pe care le creeaz sau le de&in. Desemnarea personalului îns rcinat cu activitatea de arhiv , precum #i structura # i competen&a compartimentelor de arhiv vor fi stabilite de conducerea unit &ii creatoare #i de&in toare de documente, cu avizul de specialitate al Arhivelor Na&ionale sau, dup caz, al direc&iilor jude&ene ale Arhivelor Na&ionale. Fac excep&ie de la aceste prevederi Ministerul Ap r rii Na&ionale, Ministerul Afacerilor Externe, Serviciul Român de Informa&ii, Serviciul Informa&ii Externe, Serviciul de Protec&ie #i Paz , alte organe cu atribu&ii în domeniul siguran&ei na&ionale. Formarea, perfec&ionarea #i atestarea personalului compartimentului de arhiv se realizeaz prin 'coala Na&ional de Perfec&ionare Arhivistic , contra cost. Art. 5. - Atribu&iile personalului compartimentului de arhiv sunt: a) ini&iaz #i organizeaz activitatea de întocmire a nomenclatorului dosarelor, în cadrul unit &ii respective; asigur leg tura cu Arhivele Na&ionale, în vederea verific rii #i confirm rii nomenclatorului', urm re#te modul de aplicare a nomenclatorului la constituirea dosarelor; b) verific #i preia de la compartimente, pe baz de inventare, dosarele constituite; întocme#te inventare pentru documentele f r eviden& (anexa nr. 2), aflate în depozit; asigur evidenta tuturor documentelor intrate #i ie#ite din depozitul de arhiv , pe baza registrului de eviden& curent (anexa nr. 3); c) #eful compartimentului de arhiv este secretarul comisiei de selec&ionare #i, în aceast calitate, convoac comisia în vederea analiz rii dosarelor cu termene de p strare expirate #i care, în principiu, pot fi propuse pentru eliminare ca fiind nefolositoare; întocme#te formele prev zute de lege pentru confirmarea lucr rii de c tre Arhivele Na&ionale; asigur predarea integral a arhivei selec&ionate la unit &ile de recuperare; d) cerceteaz documentele din depozit în vederea eliber rii copiilor #i certificatelor solicitate de cet &eni pentru dobândirea unor drepturi, în conformitate cu legile în vigoare; e) pune la dispozi&ie, pe baz de semn tur , #i &ine eviden&a documentelor împrumutate compartimentelor creatoare; la restituire, verific integritatea documentului împrumutat; dup restituire, acestea vor fi reintegrate la fond; f) organizeaz depozitul de arhiv dup criterii prealabil stabilite, conform prevederilor Legii Arhivelor Na&ionale, men&ine ordinea #i asigur cur &enia în depozitul de arhiv ; solicit conducerii unit &ii dotarea corespunz toare a depozitului (mobilier, rafturi, mijloace P.S.I. #.a.): informeaz 1

Art. reorganizarea sau oricare alte modific ri survenite în activitatea institu&iei. num rul de înregistrare al documentului la care se conexeaz #i indicativul dosarului dup nomenclator.Creatorii #i de&in torii de documente sunt obliga&i s comunice în scris. 11. num rul anexelor. compartimentul c ruia i s-a repartizat. 8. Documentele care se refer la aceea#i problem se conexeaz la primul document înregistrat. Art. Arhivelor Na&ionale sau. f r ca numerele de înregistrare date documentelor s se repete. modul rezolv rii. ie#ite ori întocmite pentru uz intern Art. dup caz.înregistrarea documentelor se face la registratura general . Eviden!a documentelor Art. înregistrarea acestora se poate face #i la fiecare compartiment de munc In aceast situa&ie.Nomenclatorul dosarelor se întocme#te de c tre fiecare creator pentru documentele proprii. fie într-un singur registru de intrare-ie#ire. destinatarul. Când creatorul de documente prime#te. în mai multe. pe linia muncii de arhiv #i stabilesc m surile ce se impun. data înregistr rii. Înregistrarea documentelor se efectueaz cronologic. g) pune la dispozi&ia delegatului Arhivelor Na&ionale toate documentele solicitate cu prilejul efectu rii ac&iunii de control privind situa&ia arhivelor de la creatori. acestea vor primi num rul de înregistrare al documentului la care se r spunde. în termen de 30 de zile. 6. cu implica&ii asupra compartimentului de arhiv . concomitent. a) întocmirea nomenclatorului dosarelor Art. num rul filelor documentului. categoriile de documente grupate pe probleme #i termene de p strare. . în ordinea primirii lor. In cazul documentelor expediate ca r spuns. în vederea pred rii la Arhivele Na&ionale. potrivit legii. conform prevederilor Legii Arhivelor Na&ionale. . Gruparea documentelor în dosare Art. pe compartimente de munc . . 1. 10. . num rul #i data documentului date de emitent. completându-se coloanele adecvate. num rul de înregistrare al documentului la care se face conexarea. #i se numeroteaz cu cifre romane.Anual. Înregistrarea documentelor începe de la l ianuarie #i se încheie la 31 decembrie ale fiec rui an. în rubrica corespunz toare. h) preg te#te documentele (cu valoare istoric ) #i inventarele acestora. direc&iilor jude&ene ale Arhivelor Na&ionale. emitentul. dup modelul din anexa nr. CAPITOLUL II Obliga!iile creatorilor "i de!in%torilor de documente A. emite #i întocme#te pentru uz intern un num r mare de documente. fie. 7. . 9. data expedierii. . In prima rubric a nomenclatorului se trec denumirile compartimentelor de munc . la registratura general se înscrie num rul de înregistrare atribuit de expeditor #i denumirea compartimentului la care se repartizeaz spre înregistrare #i rezolvare. potrivit problemelor #i termenelor de p strare stabilite prin nomenclatorul dosarelor. în ordinea în care figureaz în schema de organizare a creatorului. în dreptul fiec rui document conexat se trece. con&inutul documentului în rezumat.Creatorii de documente sunt obliga&i s înregistreze toate documentele intrate. care se va stabili #i completa în registru dup rezolvarea documentului. 2 . Nomenclatorul se întocme#te sub forma unui tabel în care se înscriu. La înregistrarea documentelor se vor preciza urm toarele clemente: num rul de înregistrare.Arhivele Na&ionale #i direc&iile jude&ene controleaz aplicarea #i respectarea prevederilor legisla&iei în vigoare.conducerea unit &ii #i propune m suri în vederea asigur rii condi&iilor corespunz toare de p strare #i conservare a arhivei. B. Documentele expediate din oficiu #i cele întocmite pentru uz intern se înregistreaz ca # i documentele intrate. înfiin&area. documentele se grupeaz în dosare.

în cazul dosarelor compuse din mai multe volume. Art. în anumite conjuncturi. Art. în a#a fel încât s se asigure citirea complet a textului.Dup rezolvarea lor.a. documentele se grupeaz în dosare. în rezumat. Dac termenul de p strare al unor grupe de documente nu poate fi stabilit cu certitudine. La înregistrarea documentelor. indicativul dosarului va figura în registrul de intrare-ie#ire. • documentele din fiecare dosar se leag în coperte de carton. Intr-un dosar se grupeaz documente referitoare la aceea#i problem . dubletele. In rubrica a patra a nomenclatorului se înscrie termenul de p strare. Dac se înfiin&eaz noi compartimente de munc sau subdiviziuni. Acesta poate fi format numai din litera majuscul #i cifra arab sau numai din cifra arab . clamele. în cazuri speciale. pentru fiecare termen de p strare. pot fi propuse pentru eliminare sau re&inute permanent. actele mai vechi trebuie s se afle deasupra #i cele mai noi dedesubt. 16. litera majuscul #i cifra arab formeaz indicativul dosarului. sau dac exist motive s se presupun c . în momentul întocmirii nomenclatorului.). cu. de Arhivele Na&ionale #i. întocmite pe perioade de timp diferite #i. In cazul acelora#i genuri de documente. datelor #i rezolu&iilor. de importan& #tiin&ific a informa&iilor pe care !e con&in documentele. 12. de importan&a practic pentru activitatea creatorului de documente #i. dup caz. In rubrica a treia se trece. de direc&iile jude&ene ale Arhivelor Na&ionale. nomenclatorul se completeaz cu noile dosare. se constituie mai multe volume ale aceluia#i dosar. se constituie dosare separate. cifra arab care reprezint num rul anilor cât se p streaz (l.In vederea pred rii dosarelor la compartimentul de arhiv se efectueaz urm toarele opera&iuni: • documentele cuprinse în dosar se ordoneaz cronologic sau. In dreptul grupelor de documente care se p streaz permanent se trece cuvântul „permanent" (prescurtat „P"). în cazul dep #irii acestui num r. . ca #i pe fiecare document în parte. 3. dup alte criterii (alfabetic. Art.300 file. 17. cu acela#i termen de p strare. In cazul compartimentelor de munc sau subdiviziunilor lor care î#i dezvolt activitatea creând alte grupe de documente decât cele prev zute ini&ial.In rubrica a doua se trec subdiviziunile compartimentelor de munc #i se numeroteaz cu litere majuscule. La expirarea termenului de p strare.). filele nescrise. nomenclatorul se completeaz cu denumirea acestora #i cu dosarele nou create. agrafele metalice. fiecare dosar numerotându-se cu cifre arabe. .'eful fiec rui compartiment r spunde de întocmirea proiectului de nomenclator pentru documentele specifice compartimentului respectiv. b) Constituirea dosarelor Art. la nivel central. . potrivit nomenclatorului #i se predau la compartimentul de arhiv . iar pentru acelea care se p streaz temporar. în vederea aplic rii lui. trimestriale.). în dou exemplare.Dup confirmare. condicile #i alte materiale preconstituite Cifra roman . spre aprobare #i confirmare. • dosarele nu trebuie s aib mai mult de 250 . .Nomenclatorul dosarelor nu se modific anual. • filele dosarelor se numeroteaz în col&ul din dreapta sus. la nivel local. • se îndep rteaz acele. con&inutul documentelor ce constituie dosarul. în mod deosebit.S. Art. K) etc. ci numai atunci când se produc schimb ri în structura creatorului de documente. aceste documente vor fi analizate de comisia de selec&ionare #i. la rubrica rezervat acestuia. în al doilea an de la constituire. 15. începând cu nr. l la fiecare compartiment de munc . informa&iile documentelor pot avea importan& #tiin&ific . ." (comisie de selec&ionare). dac creatorul are ca p r&i componente numai compartimente de munc f r subdiviziuni sau nici compartimente de munc . 3 . filele se numeroteaz începând cu num rul l pentru fiecare volum. lâng termenul de p strare temporar se men&ioneaz „C. când în constituirea dosarului se folose#te ordinea cronologic .Nomenclatorul se aprob de c tre conducerea unit &ii creatoare de documente #i se confirm . cartotecile. 14. d ri de seam lunare. geografic etc. Aceste proiecte se centralizeaz de #eful compartimentului de arhiv #i se înainteaz . nomenclatorul va fi difuzat la toate compartimentele. respectiv. Stabilirea lui se face &inânduse seama de legile în vigoare. 13. . termene de p strare diferite (planuri. Art. In nomenclator se trec #i registrele. anuale s. cu creion negru. 5.

create în cursul unui an. In cazul dosarelor formate din mai multe volume. de c tre un compartiment de munc . în registrul de eviden& curent se deschide câte o partid pentru fiecare fond. Inventarierea dosarelor. ordine etc. .Dosarele neîncheiate în anul respectiv. 24. în cifre #i . între paranteze. men&ionându-se în inventar datele extreme. fiecare compartiment va întocmi atâtea inventare câte termene de p strare sunt prev zute în nomenclator. Art. în ordinea prelu rii. ad ugat la sfâr#itul dosarului.La preluare. 18. . Art.Inventarele se întocmesc în 3 exemplare pentru documentele nepermanente #i în 4 exemplare pentru documentele permanente. se trec în inventarul anului respectiv.. 26. dintre care un exemplar r mâne la compartimentul care face predarea. 19. 25. . în litere. urm rind respectarea modului de constituire a dosarelor #i concordan&a între con&inutul acestora #i datele înscrise în inventar. . • totalul dosarelor ie#ite. • denumirea compartimentului de la care provine inventarul. . ele se aduc la cuno#tin& compartimentului creator. perioada la care se refer . destinatarul. compartimentul de arhiv verific fiecare dosar. se opresc la compartimentele de munc . lucr torul de Ia compartimentul creator al dosarului face urm toarea certificare: „Prezentul dosar (registru. . din motive justificate. condic ) con&ine . • totalul dosarelor din inventar: • totalul dosarelor primite efectiv în arhiv din inventarul respectiv: • num rul dosarelor l sate la compartiment #i depuse ulterior. • denumirea. Predarea la compartimentul de arhiv% Art. sau pe prima pagin nescris a registrelor # i condicilor. dup care semneaz #i pune data certific rii. Se va înscrie num rul din inventar al fiec rui dosar re&inut de compartiment. sub un alt num r de ordine. num rul de file.Dosarele care cuprind acte din mai mul&i ani se vor inventaria la anul de început. în momentul pred rii lor ulterioare. dup caz. la compartimentul respectiv. Astfel.• pe coperta dosarului se înscriu: denumirea unit &ii #i a compartimentului creator. 4. emitentul..Dosarele se depun la compartimentul de arhiv pe baz de inventare.) de documente. Art. Predarea la arhiva general se face conform unei program ri prealabile. Art. Art. întocmite dup modelul prezentat în anexa nr. inventarierea #i predarea lor intr în obliga&ia compartimentelor creatoare de documente. problema sau problemele con&inute #i. 23. rapoarte. Inventarul cuprinde toate dosarele cu acela#i termen de p strare.In registrul de eviden& curent . cu men&ionarea nepred rii lor. se vor preciza genurile (coresponden&a. sinteze. la capitolul „Prelu ri". în inventar se va men&iona acest lucru. volumul #i termenul de p strare. fiecare inventar se trece separat. 2. 20. file". conform modelului prev zut în anexa nr. datele de început #i de sfâr#it. • pe o foaie nescris . In cazul constat rii unor neconcordan&e. memorii. ca #i cele care. 22. . C. .Eviden&a dosarelor #i a inventarelor depuse la compartimentul de arhiv se &ine în registrul de eviden& curent . La capitolul „Ie#iri" se trec: • dala ie#irii dosarelor din eviden& : • unde s-a predat. indicativul din nomenclator. num rul #i data actului pe baza c ruia au fost scoase din eviden& . care efectueaz corecturile ce se impun. Pentru fiecare inventar se noteaz : • num rul de ordine al inventarului: • data prelu rii documentelor din inventarul respectiv.Constituirea dosarelor. Art. stabilit de comun acord între cele dou compartimente (pred tor #i primitor). iar celelalte se depun o dat cu dosarele la compartimentul de arhiv .In ce prive#te completarea rubricii „Con&inutul dosarului". se trec. 21. toate inventarele dosarelor preluate. • datele extreme ale documentelor. Art. anul. 4 . în inventar fiecare volum va primi un num r curent distinct. In cazul în care compartimentul de arhiv p streaz #i alte fonduri arhivistice. num rul de dosar din inventar. Art. .

.In cadrul fiec rei unit &i creatoare #i de&in toare de documente func&ioneaz câte o comisie de selec&ionare. . Selec!ionarea documentelor Art. 35. 38. care se înainteaz spre aprobare conducerii unit &ii. . . 28. secretar #i un num r impar de membri. 6). în vederea confirm rii lucr rii de selec&ionare. 31. Art. 34. studiaz si p streaz potrivit actelor normative în vigoare privind ap rarea secretului de stat.Selec&ionarea matricelor sigilare scoase din uz se efectueaz de c tre comisiile de selec&ionare. numi&i din rândul speciali#tilor proprii. 36. confec&ionate din metal. transferului c tre alt unitate de&in toare sau ca urmare a distrugerii provocate de evenimente neprev zute. Art.Scoaterea dosarelor din eviden&a arhivei se Tace cu aprobarea conducerii creatorilor sau de&in torilor de documente #i cu confirmarea Arhivelor Na&ionale. frecven&a s. într-un registru. înso&ite de procesul-verbal aprobat de conducerea unit &ii #i de inventarul documentelor permanente create în perioada pentru care se efectueaz selec&ionarea (câte un exemplar) se înainteaz . sau la direc&iile jude&ene ale Arhivelor Na&ionale. 5 . Matricele sigilare (sigilii. cauciuc sau orice alte materiale. Art. valoarea artistic . E. cu confirmarea Arhivelor Na&ionale. dup modelul prezentai în anexa nr. comisia de selec&ionare are în vedere respectarea termenelor de p strare a documentelor. • proces-verbal de " constatare a deterior rii complete a documentelor sau a lipsei acestora. în ordine. la sesizarea secretarului. . inventarierea "i selec!ionarea documentelor secrete de stat Art. ele se trec în inventarele corespunz toare termenului lor de p strare. cu adres înregistrat . 'eful compartimentului de arhiv este de drept secretarul comisiei de selec&ionare. .: • proces-verbal de selec&ionare (conform anexei nr. reprezentând principalele compartimente creatoare de arhiv . . pre#edintele convoac comisia de selec&ionare. In aprecierea importan&ei documentelor. D. Ordonarea. potrivit nomenclatorului. . pe rafturi pentru a fi verificate de organele de control ale Arhivelor Na&ionale. cu urm toarele preciz ri: • gruparea documentelor în dosare se face pe baza nomenclatorului.Dosarele sunt scoase din eviden&a arhivei pe baza unuia din urm toarele acte. . la Arhivele Na&ionale. 32.Comisia de selec&ionare este compus din pre#edinte.Anual sau ori de câte ori este nevoie. . Când comisia de selec&ionare constat gre#eli de încadrare a documentelor la termenele de p strare sau stabile#te ca unele din acestea s fie p strate permanent. Art.Gruparea în dosare. comisia întocme#te procesul-verbal model anexa nr. Art. 30. Secretarul prezint comisiei inventarele dosarelor cu termene de p strare expirate. . acestea au termene de p strare temporar . se inventariaz . 6. inventarierea #i selec&ionare! se fac potrivit prezentelor Instruc&iuni. pe lâng termenul de p strare. 37. numit prin decizia sau ordinul conduc torului unit &ii respective. 5). Aprecierea valorii istorice a matricelor sigilare scoase din uz se face indiferent de suportul acestora. în ordinea d rii lor în folosin& . la anul #i compartimentul de munc respectiv. acordând o aten&ie deosebit celor care au. . dup caz. pe baz de proces-verbal înso&it de inventar. pentru confirmare.". parafe). La încheierea lucr rilor. întrucât la stabilirea valorii se au în vedere #i alte elemente: însemnele #i înscrisul din câmpul sigilar.Arhivele Na&ionale sau direc&iile jude&ene pot hot rî p strarea permanent a unor dosare. chiar dac . cât #i a celor create de alte unit &i #i p strate în depozitul unit &ii. în urma selec&ion rii.Art. prev zute în nomenclatorul dosarelor. 33. în care se cuprind # i categoriile de documente din listele de date #i informa&ii secrete de stat. 29. 27. Art. 5.Documentele secrete de stat se înregistreaz manipuleaz . Documentele deteriorate vor fi scoase din eviden& în urma propunerii comisiei de selec&ionare. • proces-verbal de predare-preluare (conform anexei nr. men&iunea „C. Art.Inventarele dosarelor propuse de comisia de selec&ionare spre a fi eliminate.Documentele se p streaz . Ari.S.a.Comisia efectueaz selec&ionarea atât a documentelor create de unitatea respectiv . în cazul unit &ilor centrale. #tampile. aprobat de conducerea unit &ii creatoare sau de&in toare #i confirmat de Arhivele Na&ionale. în cazul unit &ilor locale Art.

'eful compartimentului special va face parte din aceast comisie. • ordonarea documentelor în cadrul fondului. document ri. 17: • inventarierea dosarelor. pe compartimente #i ani. care fac corp comun cu documentele secrete de stat (situa&ii.Creatorii #i de&in torii de documente sunt obliga&i s elibereze. cu termene de p strare 1 . la compartimentul special.a. certificate. aflate în depozitul de arhiv . indiferent de termenul de p strare. la cererea persoanelor fizice sau juridice.Documentele care se g sesc în arhiv neconstituite conform nomenclatorului se ordoneaz . • documentele secrete de serviciu #i nesecrete.In carul în care documentele nu sunt constituite în dosare (foi volante). în dosare. pe fiecare an. Folosirea documentelor Art. Comisia de selec&ionare cerceteaz dosarele. 41. 44. legarea acestora. #tampila de înregistrare. iar în cadrul compartimentului. Pentru documentele la care nu s-a împlinit acest termen.Documentele din Fondul Arhivistic Na&ional pot fi folosite pentru cercetare #tiin&ific . fi#e de pontaj.Pe parcursul ordon rii documentelor f r eviden&e. pozi&ie cu pozi&ie. Documentele din Fondul Arhivistic Na&ional pot fi consultate. In acest sens se au în vedere: • determinarea apartenen&ei la fond (fondarea). . Ordonarea documentelor se execut dup criteriul cronologic. 39. iar în cadrul anului pe probleme. Inventarele vor cuprinde: num rul curent. rezolvarea unor lucr ri administrative.). f r a se lua în considera&ie datele documentelor anexate. grafice. iar apoi se grupeaz pe probleme. 6 . pe baz de inventare. pe probleme. chitan&iere. copii #i extrase dup documentele pe care le creeaz #i le de&in. la cerere. F. . fondarea se efectueaz dup criteriile amintite mai sus. cantitatea (în metri lineari sau unit &i arhivistice). informa&ii #i documente secrete de stat. cu ocazia selec&ion rii. eliberarea unor copii. vor intra în componen&a dosarului cu documente secrete de stat. 43. de c tre cet &eni români # i str ini. se întocme#te pe ani. în vederea elimin rii lor globale. labele) #i care nu pot fi separate. Pentru unit &ile arhivistice care se propun a fi eliminate se întocme#te un proces-verbal în care se men&ioneaz anul cre rii documentului #i num rul curent al unit &ii arhivistice din inventar. registrelor etc. Opera!iuni arhivistice la documentele neconstituite pe probleme "i termene de p%strare Art. Constituirea dosarelor se va face conform art. cum sunt: vechimea în munc . urmând a se preda compartimentului de arhiv . . dup 30 de ani de la crearea lor. inventariaz #i selec&ioneaz a compartimentul de arhiv . la expirarea caracterului secret. drepturi patrimoniale. alfabetic s. se separ documentele de acela#i fel. Art. studii. Numerotarea dosarelor se face începând cu num rul 1. anii extremi. dac acestea se refer la drepturi care îl privesc pe solicitant. • selec&ionarea se efectueaz de c tre comisia de selec&ionare pe baza inventarului. la expirarea termenului de p strare. acestea prezentând importan& #tiin&ific #i practic . cercetarea se poate face numai cu aprobarea conducerii unit &ii creatoare sau de&in toare. pozi&ia din nomenclator #i termenul de p strare. rezolu&ie sau note tergale con&inutul actului. Art. . extrase. categoria de documente. numerotarea filelor #i certificarea se fac în anul urm tor cre rii lor. potrivit legii. Art. schi&e. Art. • gruparea documentelor secrete de stat în dosare.5 ani (boniere. stabilind unit &ile arhivistice care se elimin #i cele care se re&in.Documentele secrete de stat care î#i p streaz acest caracter #i dup expirarea termenului de p strare prev zut în nomenclator se selec&ioneaz la compartimentul special de c tre o comisie de selec&ionare având în componen& persoane care au acces ia date. . In cazul în care un dosar cuprinde documente din mai mul&i ani se ordoneaz la anul cel mai vechi al dosarului. dup un criteriu stabilit (pe am # i compartimente de munc . chiar dac nu au îndeplinit termenul de 30 de ani. P strarea # i selec&ionarea lor la compartimentul de arhiv se fac în acela#i mod ca la documentele nesecrete. G. 42.• gruparea documentelor secrete în dosare se face separat de cele nesecrete. certificate. &inându-se seama de denumirea destinatarului. La selec&ionarea documentelor secrete de stat se vor respecta prevederile prezentelor Instruc&iuni. 40. condici de prezen& ). . inform ri.

a suportului sau a scrisului. comunicându-i-se #i solicitantului acest lucru. în spiritul Legii Arhivelor Na&ionale. . Certificatele. Ordonarea. In cazul în care dotarea permite. 52. In textul certificatului nu sunt admise #ters turi sau complet ri printre rânduri.Scoaterea documentelor din depozitul de arhiv . indiferent de natura informa&iilor. fotosensibili sau din hârtie tratat special etc. 49. In locul dosarului scos pentru cercetare se va introduce în raft o fi# de control. cu indicarea num rului #i datei de emitere a precedentului. recercetându-se documentele. la cererea peti&ionarului sau din dispozi&ia conducerii unit &ii creatoare sau de&in toare. Eviden&a cererilor se &ine pe baz de fi#e întocmite pentru fiecare solicitant în parte.In cazul în care. Art.In cazul în care în arhiv nu se g sesc date cu privire la obiectul cererii. cererea în original se trimite spre rezolvare respectivei unit &i. cu cerneal . Art. . . Art.Prin documente tehnice #i de înregistrare tehnic . actele de stare civil sau alte acte originale personale aflate în dosar se restituie titularului. II. fie se poate emite un nou certificat. Fisele se ordoneaz alfabetic. noul certificat va primi alt num r de înregistrare. . 47. Persoana care a întocmit referatul #i #eful s u ierarhic poart r spunderea asupra exactit &ii datelor comunicate. re&inându-se la dosar o copie certificat de responsabilul arhivei. ori pe compartimente. inventarierea. conform anexei nr. fie pe calculator. Se vor indica numai datele existente. se înregistreaz Ia intrarea. dup caz. copiile si extrasele se elibereaz personal solicitantului ori împuternicitului s u legal sau se expediaz prin po#t . fie prin alte mijloace moderne de înregistrare. Fi#a va cuprinde: numele #i prenumele solicitantului. crearea sau ie#irea lor.O dat înregistrat. cu condi&ia asigur rii reg sirii rapide a documentelor în circula&ia lor de la intrare/creare la ie#ire/arhivare. documentul poate deveni o pies într-un grupaj sau temei pentru crearea unei unit &i arhivistice. 8. s se creeze un subsistem arhivistic computerizat de eviden& #i reg sire a cererilor #i actelor eliberate. Perioadele pentru care lipsesc documente sau nu se g se#te înscris numele solicitantului se vor men&iona în adresa de expediere a certificatului. num rul #i data de înregistrare a cererii. selec!ionarea "i valorificarea documentelor tehnice "i de înregistrare tehnic% Art. datele cuprinse în aceste documente In certificate nu vor fi expuse concluzii personale sau generaliz ri în leg tur cu con&inutul documentelor cercetate. se g sesc noi date. care sunt în direct leg tur cu obiectul cererii. inclusiv cele din certificatul anterior. pentru cercetare.Prevederile acestui capitol se aplic în cazurile speciale ale arhivelor tehnice #i de înregistrare. 9. aceasta situa&ie se comunic în scris solicitantului. înregistrarea se poate face fie pe baz de registru de intrare-ie#ire. men&ionându-se ca îl completeaz pe cel anterior. In certificat se vor indica denumirile documentelor din care s-au extras elementele necesare întocmirii certificatului #i. într-un fi# ier special. Diplomele. conform anexei nr. Art. . . certificatele de studii. 48. Referatul trebuie s cuprind denumirea fondului cercetat #i cotele unit &ilor arhivistice cercetate (anul #i num rul din inventar). se legalizeaz de unitatea care le elibereaz . întocmit. . 51. dup caz. 45. Art. men&ionându-se toate datele. se în&elege: totalitatea actelor purt toare de informa&ie tehnic sau produse ale ac&iunii de înregistrare tehnic pe supor&i magnetici. într-o registratur general . se consemneaz întrun registru de depozit. Art. 7 . . In certificat datele se expun în ordinea cronologic .Documentele tehnice #i de înregistrare.Art. Redactarea certificatului se face pe baza unui referat scris pe cerere. 50. no&iune definibil prin totalitatea documentelor care se refer la o problem dat #i se constituie ca unitate de p strare. fi#a se va anula la rearhivarea dosarului. care se va anula #i retrage. apoi. datat #i semnat de persoana care a f cut cercetarea. dac se cunoa#te unitatea de&in toare a documentelor ce fac obiectul cererii. 46. Copiile sau extrasele se certific sau. f r s se întregeasc perioadele pentru care nu exist documente.Certificatul trebuie s cuprind o expunere exact #i clar a datelor rezultate din documente. se poate elibera fie un nou certificat. sub semn tur .

Art. . institu&ie. 3) #i inventare (anexa nr. 53. ele se vor ordona. familie sau persoan fizic (fonduri arhivistice). a fost încheiat. . a) Ordonarea Art. ci numai o structur a acestuia. pe baza criteriilor: • cronologic. toate documentele create de o societate.Documentele tehnice #i de înregistrare incidentale pot ap rea fie ca ilustra&ii cuprinse în text. ori selec&ionate de o institu&ie. 8 . • format. • categorie de document. ordonate pe baza criteriului cronologic sau a criteriului tematic (#i în cadrul lui. având în vedere c arhivele tehnice #i de înregistrare se prezint în cele mai dese cazuri pe supor&i de diferite naturi #i care din aceast cauz impun condi&ii de p strare specifice (principiul priorit &ii conserv rii). dup natura suportului #i în cadrul acesteia. potrivit sistemului de organizare dat de creator (principiul respectului fa& de creator).„unitatea fondurilor". Pe de alt parte. . ca ilustra&ie sau ca anex . ca #i ie#irile din gestiunea arhivei.Unit &ile arhivistice constituite de compartimentele de lucru (servicii. se consemneaz în registrul de eviden& curent .Art. In acest sens. 4. Prelucrarea fondurilor #i colec&iilor constituite integral din documente tehnice #i de înregistrare Art. . împreun cu unitatea arhivistic în care sunt încorporate. 2). este necesar g sirea unor forme de administrare care s asigure compatibilitatea sistemului cu tradi&ie arhivistic (principiul compatibilit &ii sistemelor). Art. birouri. .precum #i a celor specifice arhivelor tehnice #i de înregistrare: „compatibilitatea sistemelor" #i prioritatea conserv rii asupra tuturor celorlalte principii.De#i în mod teoretic documentele tehnice #i de înregistrare nu formeaz singure fondul arhivistic al institu&iei creatoare. 59. este necesar s se respecte succesiunea unit &ilor arhivistice în fond (sau colec&ie). 54.Lucr torii de arhiv au r spundere civil #i penal pentru documentele pe care le au în gestiune. • alfabetic. Când documentele sunt |n text. Art. • form .întreaga activitate desf #urat asupra documentelor tehnice #i de înregistrare se realizeaz cu respectarea principiilor generale . familie sau persoan fizic (colec&ie) trebuie s se p streze într-un singur loc. sub o singur gestiune #i prelucrare (principiul unit &ii fondurilor). In acela#i timp. 58. Predarea se face pe baz de proces-verbal (anexa nr. criterii.Documentele tehnice #i de înregistrare pot ap rea incidental în interiorul unui fond clasic sau pot constitui fonduri #i colec&ii integrale. pentru care au fost întocmite. fie ca anexe. In cazul în care documentul tehnic #i de înregistrare este o unitate sau mai multe unit &i arhivistice incidentale. • zona geografic sau grad geografic. 56. cât #i de regimul de consultare #i valorificare. laboratoare etc. 57. Motivele acestei separa&ii sunt determinate atât de natura suportului #i deci a conserv rii. întocmit conform modelului prev zut în anexa nr. • scara. . eventual selec&iona. • tematic.Intr rile. ele se vor constitui în parte structural separat . Prelucrarea documentelor tehnice "i de înregistrare incidentale Art. 55. cronologic). 60. Prelucrarea arhivistic% Art. inventaria. „respectul fa& de creatorul de fond #i sistemul s u de organizare" #i „drepturile comunit &ilor locale asupra documentelor proprii" . .) se predau Ia arhiv în al doilea an dup crearea lor sau în al doilea an dup ce procesul tehnic. modalit &i. fondurile #i colec&iile arhivistice se impun a fi p strate în zona geografic în care au fost create (principiul dreptului comunit &ilor locale). în mod practic ele se organizeaz separat. fie ca unit &i arhivistice de sine st t toare. Totodat . .Ordonarea documentelor tehnice #i de înregistrare se face conform structurii organizatorice a creatorului de fond.

fie pe structuri organizatorice #i apoi cronologic . scar .Inventarierea documentelor tehnice #i de înregistrare se poate executa fie cronologic (în ordinea intr rii lor în arhiv ) . dar #i cea istoric . cinematografice . Art. documentele de cercetare teoretic se ordoneaz cronologic . film. documentele cartografice geologice. 11. cronologic #i/sau alfabetic. . . pe zon geografic . 61.Documentele tehnice #i de înregistrare. la care se adaug un simbol alfabetic sau numeral. 66. reprezentat prin num rul curent de inventar Se excepteaz de la prevederea din alineatul anterior institu&iile din proiectare-dezvoltare. foi volante .Succesiunea criteriilor de ordonare se stabile#te de c tre creatori într-un sistem logic.M. 62. .Inventarele o dat încheiate se numeroteaz . în func&ie de natura informa&iei.Criteriile de ordonare se pot combina în cursul ac&iunii. nr. mai ales a celor din proiectare-dezvoltare). întocmit conform art. fie alfabetic #i cronologic. pe rafturi sau în alt mobilier specific. cât #i cea juridic ( probatorie. o rol ori înregistrate pe o band sau un disc magnetic/optic. • alte criterii. In cazul documentelor fotografice care reprezint grupuri de persoane. respectiv principalii realizatori (elementele de generic). alfabetic sau tematic. în rezumat vor fi men&ionate persoanele surprinse de aparatul fotografic #i ocazia care a prilejuit înregistrarea lor pe pelicul .) #i în cadrul acesteia. 65. tehnica de realizare .dup data lans rii temei de cercetare . 64. înregistr ri experimentale . aflate la diver#i de&in tori.Odat terminat ordonarea sau concomitent cu ordonarea unit &ilor arhivistice.iar partea desenat . 29 . la observa&ii se va men&iona locul de p strare a pieselor suplimentare (desene. cât #i la partea desenat (sau de înregistr ri de laborator). pe sta&ii #i apoi cronologic. documentele de proiectare-dezvoltare se ordoneaz cronologic. pentru aceast categorie de documente procedura de selec&ionare se prevede în prezentele instruc&iuni (art. certific #i înregistreaz în registrul de eviden& curent . 9 . alfabetic.în cadrul fondurilor închise. dup form . con&inutul pe scurt al documentului sau grup rii de documente . .• faza de proiect. 63. Art. Fiecare unitate (totalitatea documentelor constituite într-un dosar. m surile suportului. Art. In cursul inventarierii se consemneaz : cota documentului (nr. curent din inventar ) . se pot selec&iona. cu respectarea prevederilor legale în vigoare. eventual autorul In cazul documentelor #tiin&ifice . desen sau nr.Ac&iunea de ordonare propriuzis const în a#ezarea unit &ilor arhivistice. b) Cotarea unit &ilor arhivistice si inventarierea lor Art. . .35). în sfâr#it cronologic ele. fie în regulamentul de func&ionare a arhivei. Astfel. care dau aceea#i cot atât la partea scris . nr. Ea se men&ioneaz fie într-un plan metodic de lucru .în parte scris #i parte desenat .sau grad apoi pe scar de propor&ii. conservarea documentelor. In cazul documentelor cartografice #i planurilor tehnice la rubrica&ia inventarului se adaug scara (de reduc&ie cartografic ) . file . în cadrul fondurilor deschise aflate la creatori. p strate într-o map /sul. ori ca rubrica&ie separat coordonatorul lucr rii.). orale #i de proiectare (mai ales cele de arhitectur ) se men&ioneaz ori în cuprinsul rezumatului .. . înregistr ri foto sau magnetice etc. deci de la l la n . ori tematic #i în interiorul tematicii. anii extremi ai documentelor. men&inut consecvent în întreaga prelucrare a fondului. fie pe categorii de acte #i cronologic . 68. mai ales dup format. banda) ori durata Ia tura&ia n . solicitarea vitezei de acces. . documentele climatologice se ordoneaz dup categoria de act (T. file + nr. Art. se trece la inventarierea #i cotarea documentelor.#i în cadrul cronologiei. la împlinirea termenului de p strare prev zut în nomenclatorul de arhiv al institu&iei creatoare sau de&in toare. anual . 67. fiind legate prin con&inut/tem unele de celelalte) prime#te o cot . în ordinea prestabilit prin planurile metodice de lucru sau regulamentul men&ionat la articolul precedent. c) Selec&ionarea Art. eventual înregistr rile experimentale . Art. obseda&ii. Art.Având în vedere atât valoarea documentar prelungit a documentelor tehnice #i de înregistrare. La unit &ile arhivistice cu cota&ii de coresponden& . lungimea (in cazul rolelor de microfilm.

în inventare.Selec&ionat conform aprob rii Arhivelor Na&ionale cu nr. se va ac&iona pentru recopierea documentelor dup originale. dar cu valoare practic sau juridic ) se poate face numai cu aprob rile de principiu ale Arhivelor Na&ionale #i Ministerului Justi&iei. se va men&iona: . cu respectarea prevederilor legale privind secretul de serviciu #i celelalte categorii de secret impuse de proprietarul de jure #i de facto al documentelor 10 . In cazul în care creatorii are în organizare o comisie (consiliu) #tiin&ific . 75. dar neaprobate de c tre comisia de selec&ionare a Arhivelor Na&ionale. 78. 69.Eviden&a microfilm rii sau a celorlalte mijloace de asigurare #i protec&ie se &ine în inventarele fondurilor #i colec&iilor create #i de&inute prin înregistrarea la rubrica „Observa&ii" a num rului rolei #i cadrelor unde sunt reproduse unit &ile arhivistice respective.Realizarea copiilor de înlocuire (microfilmarea sau reproducerea informatic a unor documente create în cantit &i mari #i f r valoare documentar-istoric . pe cât posibil. In aceea#i categorie se înscrie orice distrugere de documente tehnice #i de înregistrare. . .Copiile de asigurare se ordoneaz pe fonduri #i în ordinea num rului de rol . Art.a. 71. Art. 76. . la rubrica observa&ii.Dup aprobarea lucr rii de selec&ionare de c tre Arhivele Na&ionale.". . pentru asigurarea în caz de catastrofe naturale sau r zboi. 72. cu îndeplinirea prevederilor legale.Copiile pe microfilm sau alte forme de reproducere. . în cazul institu&iilor care nu au un asemenea consiliu. se consider fapt penal #i se sanc&ioneaz în consecin& . delegatul Arhivelor Na&ionale are drept de acces la toate nivelurile de informa&ii. band s.Scoaterea din eviden& a unor documente propuse spre selec&ionare. pe de-o parte. 74. în baza unui regulament de acces aprobat de c tre consiliul de administra&ie. .. totodat . In cazurile în care se constat deprecierea în timp a copiilor de asigurare. Art.In cazurile în care creatorii sau de&in torul realizeaz ac&iuni de completare a fondului propriu sau a fondurilor de&inute.Indiferent de forma de proprietate.Copiile de microfilm sau magnetice pentru schimb #i comercializare se realizeaz potrivit reglement rilor proprii ale institu&iilor Creatoare sau de&in toare.Având în vedere. avizul se d de c tre consiliul de administra&ie. . . se realizeaz copii de asigurare #i protec&ie #i pentru acestea. .) dup documentele clasate ca permanente în propriul nomenclator arhivistic. .Termenele de p strare ale documentelor tehnice cuprinse în nomenclatoare se vor pune în concordan& cu prevederile legale privind garantarea produsului pe toat durata existen&ei #i func&ion rii acestuia. 79.Numai copiile de înlocuire se pot selec&iona. 45 Art. întocmite pentru asigurare. Art. iar copiile depreciate se vor sc dea din eviden& pe baza unui proces-verbal de scoatere din gestiune. 80. .Valorificarea informa&iilor din documentele tehnice #i de înregistrare se reglementeaz de c tre proprietarul de jure al documentelor. aceasta trebuie s -#i dea avizul pentru selec&ionarea arhivelor tehnice #i de înregistrare. vor fi p strate în depozite adecvate conserv rii acestora. Art. . . rezisten&a relativ redus a supor&ilor #i înregistrarea informa&iilor pe supor&i. Art. O copie pozitiv sau o a doua copie magnetic se poate folosi pentru înlocuirea originalelor în cercetare (microfilme sau copii de protec&ie). Art. to&i creatorii #i de&in torii de arhiv tehnic #i de înregistrare vor realiza copii de asigurare pe baz de microfilm sau alte forme de reproducere magnetic (disc. 77. indiferent de forma de proprietate. în registrul de eviden& curent se va înscrie ie#irea unit &ii arhivistice #i cantitatea de arhiv selec&ionat . e) Valorificarea informa&iilor din documentele tehnice si de înregistrare Art. Art. Art. 73. într-o localitate diferit de cea în care î#i desf #oar activitatea creatorul sau de&in torul. Comisiile de selec&ionare pentru aceste documente vor fi formate din cei mai buni speciali#ti în domeniul în care lucreaz în sistemul organizatoric al creatorului #i vor cuprinde în mod obligatoriu consilierul juridic al institu&iei.. pe de alt parte. d) Microfilmarea #i alte forme de reproducere pentru asigurare #i protec&ie Art. situate. 70.

4 m se doteaz cu sc ri de arhiv . Art. Art. iar iluminatul artificial va urm ri culoarul dintre rafturi. Art.). .In timpii! opera&iunilor de.3 schimburi de aer/or . . cus tura de leg tur se aplic la distan& de cel pu&in 12 . P%strarea documentelor. atunci când nu dispun de instala&ii de climatizare sau centrale de ventila&ie. 87. . 91. 91. 98.A#ezarea documentelor în rafturi se face pe man#eta de îndosariere sau pe man#eta inferioar .) se va face în func&ie de dimensiunile materialului suport (hârtie. f r a se dep #i 1 . Art. anticorozive #i f r emana&ii. .0.).7 . 86.). de preferin& din metal acoperit cu vopsele stabile.Pentru m surarea #i urm rirea parametrilor de microclimat. Art.Depozitele. obloane etc. cu asigurarea condi&iilor necesare pentru p strarea corespunz toare a documentelor #i pentru protec&ia lor fa& de ac&iunea agen&ilor de deteriorare: praf. benzi magnetice etc.3 m/secund .I.Toate depozitele de arhiv mai înalte de 2. agrafe. 93. In depozitele mari se pot organiza #i coridoare centrale de 1.15 mm de la partea scris spre margine. In cazul în care marginea de îndosariere aste mai mic de 15 mm se lipe#te o alonj de îndosariere. 11 . în raport de natura #i dimensiunea lor.Pentru depozitele de materiale fotografice. . leg torie aplicate dosarelor se îndep rteaz corpurile metalice (ace. depozitele vor fi dotate cu aparate de control (termometre. tuburi etc. . 85. documentele se introduc în cutii de carton.Documentele de arhiv se p streaz în depozite construite special sau în înc peri amenajate în acest scop.) acestea se depoziteaz pe categorii. 92.Noile construc&ii ale creatorilor #i de&in torilor de arhiv vor fi avizate numai în cazul în care au spa&ii prev zute pentru p strarea arhivei. Art. Se recomand amplasarea rafturilor perpendicular pe sursa de lumin natural . ca #i între rafturi se asigur un spa&iu liber de 0. filme. 94. temperaturi excesive. . asigurându-se accesul la materialul depozitat #i posibilitatea unei evacu ri rapide în caz de necesitate. fotografii.8 m l &ime. plicuri. depozitele pot fi dotate #i cu c rucioare de transport interior. containere etc. .5 . Art. Art. Art. dependente de natura material a acestora. . . varia&ii de temperatur #i umiditate.Depozitele vor fi dotate cu rafturi.Pentru depozite mai mari de 50 mp este necesar organizarea de camere de lucru lâng depozit Art. inunda&ii sau infiltra&ii de ap .60%.In depozitele de arhiv con&inând documente scris trebuie s se asigure un microclimat caracterizat prin temperaturi cuprinse între 15 .18° C. 84. ale materialelor de protec&ie (cutii. degrad rii. iar citirile vor fi consemnate într-un caiet de depozit.). . Art. lumina solar . Elementele de rezisten& ale construc&iei vor fi dimensionate conform standardelor în vigoare. surse de infec&ie sau între&inere a agen&ilor biologici. . 95. iar viteza curentului de aer se va înscrie în limitele de O.24° C #i umidit &i relative de 50 . . Art.50%. pe lungimea sau pe l &imea depozitului. solicit ri la uzura mecanic . . 82. . #ine de îndosariere ele. Art. &inându-se seama c înc rcarea cu arhiv (numai în zona rafturilor) se apropie ca valoare de sarcina dat de hârtia depozitat în vrac. dulapuri #i alte mijloace de depozitare specifice. temperaturile optime sunt cuprinse între 14 . asigurându-le împotriva distrugerii. astfel încât p strarea #i conservarea lor s poat fi organizat în mod corespunz tor. ca #i pentru cele cuprinzând benzi magnetice. 1 . organizarea depozitului de arhiv% Art.0.Depozitele de benzi magnetice nu vor avea în apropiere câmpuri magnetice. 83.2. In func&ie de necesit &i. film etc. se vor aerisi natural.Dimensionarea elementelor de p strare a arhivei (rafturi. . Art.Ferestrele vor fi asigurate împotriva luminii solare prin perdele de doc sau alte sisteme parasolare (geamuri absorbante.Intre pere&i #i rafturi. iar umiditatea relativ de 40 . ale spa&iului din construc&ie aferent. 89. mape. 81.In cazul în care creatorul de&ine documente de mai multe tipuri (hârtie. rastele. 97.Creatorii #i de&in torii de documente sunt obliga&i s p streze documentele în condi&ii corespunz toare. pentru manevrarea documentelor. Aceast aerisire se va efectua atunci când umiditatea atmosferic se încadreaz în limitele specificate la art. . sustragerii ori comercializ rii în alte situa&ii decât cele prev zute de lege. Art.Pentru protejarea împotriva degrad rii. Art. pericol de foc.0 m l &ime. dulapuri etc. higrometre #i alte asemenea). . 88. Se vor lua m suri pentru asigurarea stabilit &ii sistemelor de depozitare. 90. Art. 96.

Depozitele vor fi prev zute cu mijloace de alarmare #i semnalizare antiincendiu. . . 108. . 104. înl turarea agen&ilor d un tori se face prin despr fuire. dup 50 de ani de la crearea lor. J. sau pe compartimente #i. • documentele fotografice. cur &ire mecanic .Ferestrele #i alte locuri de acces vor fi prev zute cu gratii care s previn efrac&ia în depozite. Orice situa&ie de calamitate în depozitele de documente se comunic imediat Arhivelor Na&ionale sau direc&iilor jude&ene. în cazul semnal rii pericolului de degradare a documentelor se iau m suri de înl turare a acestuia. pentru organizarea unor m suri de conservare. dup caz. . dup 20 de ani de la crearea lor. 100. depozitele de arhiv . pe ani #i pe termene de p strare.Art. iar dup caz #i cu instala&ii de stingere automat a incendiilor. dup 30 de ani de la crearea lor. dup cum urmeaz : • documentele scrise. Despr fuirea documentelor se face cu peni moi sau tampoane. Dezinfec&ia. Art.Persoanele juridice creatoare #i de&in toare de documente ce fac parte din Fondul Arhivistic Na&ional le depun spre p strare permanent la Arhivele Na&ionale sau la direc&iile jude&ene ale Arhivelor Na&ionale. asigurare #i protec&ie a documentelor pe care le de&in. Art.In cazuri deosebite. . Rafturile #i poli&ele se numeroteaz . 106. Este interzis p strarea oric ror alte materiale ce nu apar&in depozitelor de arhiv Repara&iile interioare. 109. . Art. Art. asigurându-se în permanent igiena înc perilor #i func&ionarea normal a instala&iilor electrice #i sanitare. cu aspiratoare electrice. a locurilor din apropierea gurilor de ap #i a instala&iilor de stingere a incendiilor. Depunerea documentelor la Arhivele Na!ionale Art. a radiatoarelor. dezinsec&ie #i deratizare. Art. in cazurile deosebite. pe care Ie au în dotare #i s controleze periodic existen&a #i starea de func&ionare a acestora. • actele de stare civil . dosarele se a#eaz de sus în jos #i de la stânga la dreapta. • documentele tehnice. fumatului în incinta depozitului. Pe rafturi. asigurându-se toate celelalte condi&ii necesare stingerii incendiilor. Art. pe compartimente #i termene de p strare. prev zute în normele de stat în vigoare. 103.In depozitele de arhiv se vor asigura cur &enia #i ordinea interioar . Art. . pentru a primi confirmarea locurilor unde urmeaz s amplaseze depozitele de arhiv . 12 . re#ourilor.Dosarele preluate de la compartimentele de munc se organizeaz în depozitul de arhiv pe ani #i. ca #i terenul învecinat construc&iei de arhiv vor fi men&inute în ordine #i cur &enie. iar absorb&ia prafului rezultat. zugr velile #i lucr rile de între&inere a depozitului de arhiv se fac ori de câte ori este nevoie. Art. creatorii #i de&in torii de documente pot solicita consultan& de specialitate Arhivelor Na&ionale #i direc&iilor jude&ene. . precum #i utilizarea comutatoarelor. sprijinul Arhivelor Na&ionale. insecte. 101. întrerup toarelor sau altor instala&ii electrice defecte. 105. • matricele sigilare. precum #i peliculele cinematografice. cu înc rc tur de dioxid de carbon #i praf sau gaze inerte.La manipularea #i transportul documentelor se iau m surile de protec&ie necesare asigur rii arhivei pe toat durata transportului Art.Creatorii #i de&in torii de documente au obliga&ia s comunice Arhivelor Na&ionale sau direc&iilor jude&ene inten&ia de a construi sau amenaja depozite de arhiv .Pentru prevenirea incendiilor se interzice folosirea focului deschis. . dup 100 de ani de la întocmirea lor. în cadrul compartimentului. mucegai). 102. dup caz.Depozitele #i celelalte înc peri din vecin tatea acestora vor fi prev zute cu sting toare portabile. în cadrul anului. . 107. cerându-se.Creatorii #i de&in torii de documente sunt obliga&i s p streze în stare perfect de func&ionare utilajul #i materialele de prevenire #i stingere a incendiilor.Camerele de lucru. cu p strarea liber a c ilor de acces. dup scoaterea lor din uz. dezinsec&ia #i deratizarea depozitelor de arhiv se fac ori de câte ori este nevoie #i cel pu&in o dat la 5 ani. pentru a se evita insalubrizarea acestora sau instalarea de focare biologice (roz toare. . 99.

dup caz. #eful compartimentului de arhiv întocme#te un proces-verbal în prezen&a reprezentantului Arhivelor Na&ionale.Creatorii #i de&in torii de documente le pot de&ine. f r ca activitatea acesteia s fie continuat de o alta. în baza c rora se elibereaz copii. în trei exemplare.Constatarea contraven&iilor #i aplicarea sanc&iunilor se fac de c tre împuternici&ii Arhivelor Na&ionale sau ai direc&iilor jude&ene ale Arhivelor Na&ionale. Procesul-verbal se înregistreaz #i la Arhivele Na&ionale. 6. certificate # i extrase privind drepturile individuale ale cet &enilor. 111. degradarea ori aducerea în stare de neîntrebuin&are a documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Na&ional constituie infrac&iuni #i se pedepsesc conform prevederilor Codului penal. 113. extrase #i certificate privind drepturile individuale ale cet &enilor vor fi depuse la Ministerul Muncii #i Protec&iei Sociale sau la direc&iile jude&ene ale acestuia.Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Na&ional sunt bunuri de interes na&ional. Art. dac le sunt necesare desf #ur rii activit &ii. R%spunderi "i sanc!iuni Art. pe baza aprob rii Arhivelor Na&ionale sau a direc&iilor jude&ene. Art. stadiul de prelucrare (inventariere. pedepsind pe cei ce aduc prejudicii integrit &ii Fondului Arhivistic Na&ional sau nu iau m suri privind eviden&a. se face #i verificarea modului de constituire a mula&ilor arhivistice predate. vor fi p strate de creatori #i de&in tori. Împotriva procesului-verbal de constatare a contraven&iei se pot face plângeri. iar cele cu valoare practic . 114. Art.Sustragerea. în termen de 15 zile de la primirea comunic rii. Predarea-preluarea se consemneaz într-un proces-verbal. un exemplar al procesului-verbal se pred reprezentantului Arhivelor Na&ionale. nu mai pot fi retrase din administrarea acestora. Totodat . Procesul-verbal se întocme#te #i se înregistreaz la unitatea creatoare sau de&in toare. documentele cu valoare #tiin&ific vor fi preluate de Arhivele Na&ionale sau de direc&iile jude&ene. . c rora statul le acord protec&ie special . Ari. împreun cu documentele se preiau #i inventarele acestora. dup expirarea termenului de depunere. 115. In aceast situa&ie. creatorii #i de&in torii de documente sunt obliga&i s depun la Arhivele Na&ionale sau la direc&iile jude&ene câte un exemplar al inventarelor documentelor permanente pe care le de&in. :celelalte merg la Arhivele Na&ionale. selec&ionare). în care se consemneaz : denumirea fondului arhivistic. starea de conservare. anii extremi. 110. în baza c rora se elibereaz copii. . 13 . distrugerea.In cazul desfiin& rii unei unit &i creatoare de documente. . Un exemplar r mâne la unitatea creatoare sau de&in toare.Documentele cu valoare practic . Art. num rul procesului-verbal fiind trecut în registrul de eviden& curent .Preluarea documentelor de la creatori #i de&in tori de c tre Arhivele Na&ionale se efectueaz prin confruntarea inventarelor cu unit &ile arhivistice. conform modelului anexa nr. K. 112. o dat intrate. . în dreptul inventarelor dosarelor predate. în depozitele Arhivelor Na&ionale. Documentele apar&inând Fondului Arhivistic Na&ional. . la judec toria în a c rei raz teritorial a fost s vâr#it contraven&ia. . potrivit legii.. In situa&ia mai sus prev zut . Procesul-verbal va fi semnat de #eful compartimentului de arhiv din unitatea desfiin&at #i de membrii comisiei de lichidare. întocmit în dou exemplare. selec&ionarea #i p strarea acestor documente conform Legii Arhivelor Na&ionale. cantitatea.

............ s-au preluat ........ Direc!ia Serviciile Denumirea dosarului Termenul de p%strare (con!inutul pe scurt al problemelor la care se refer%) 1.. Am predat....... crt. crt.... 2..... .. 14 ... (director) Se confirm% Directorul general al Arhivelor Na#ionale (Directorul Direc#iei Jude#ene....... . P 2. Am primit. file con&inute .... condici. dosare.......... Direc!ia secretariat "i administrativ% A) Serviciul secretariat B) Serviciul administrati v Anexa Nr..... cartoteci etc.. Ast zi..... P 10 5 Obs... Prezentul inventar format din ......................... Con!inutul pe Indicativul dosarului dup% scurt al nomenclator dosarului. 3....... registre.... a Arhivelor Na#ionale) NOMENCLATORUL ARHIVISTIC Aprobat prin Ordinul (decizia) nr..... ..... registrului.. ............ 2 Denumirea creatorului se Denumirea compartimentului p%streaz% .... nefiind încheiate.. Datele extreme Num%rul filelor Obs... ani (permanent) INVENTARUL PE ANUL ___ pentru documentele care Nr......... La preluare au lipsit dosarele de la nr.......... ..... etc.... . .. .. 1 Aprob Pre edintele consiliului de Administra#ie.. Dosarele de la nr...Anexa Nr.. 5 1........ 10 3... .. ……. din ………... au fost l sate la.... dosare... crt...

...... documentele din anii*) ….....Anexa nr................ expirându-le termenele de p strare prev zute în nomenclatorul unit &ii.... numit prin Ordinul nr.... Data Denumirea Date Crt...... am procedat primul la predarea #i al doilea la preluarea documentelor create în perioada .... conform dispozi&iilor legale. Numele #i prenumele Numele #i prenumele Numele #i prenumele Semn tura Semn tura Semn tura *) Anii extremi.... #i .....extreme mentului ale documentelor Nr. Nr............. Am predat. ie#irii s-au predat predare.. Anexa nr... Data Unde Denumirea Total actului de dosare dos... în cantitate de . dos.. ... ………………… ……………………….. ie#ite r mase nr....5 .... 4 REGISTRU DE EVIDENT) a intr rilor-ie#irilor unit &ilor arhivistice Intr ri Nr.... (denumirea creatorului) …...... pagini dactilografiate.............. cuprinzând ................... delega&i ai compartimentului........ primite efectiv Ie#iri Nr.... dos................. Pre#edinte Membri Secretar …………………….. subsemna&ii ............ de c tre serviciul men&ionat..... 3 Institu&ia_________________ ( regie autonom .... avizeaz ca dosarele din inventarele anexate s fie înl turate ca nefolositoare.... la data comp........ intr rii comparti.............. dup inv......... Se aprob ( conducerea ) 15 .................. Comisia de selec&ionare... …... (sediul) PROCES-VERBAL Nr. selec&ionând în #edin&ele din ….......... arhivarul institu&iei ........ …........... Am primit...........primirea s-a f cut pe baza inventarelor anexate. din …....... societate comercial ) PROCES-VERBAL de predare primire a documentelor Ast zi............ ….. Anexa nr..... dosare..... Predarea .....

. 8 _____________________________________________ (Denumirea creatorului sau de&in torului) REGISTRU DE DEPOZIT 1 Nr. 9 FI') DE CONTROL FONDUL/COLEC+IA______________________________________________________________ COMPARTIMENTUL______________________________________________________________ NR.a. 6 PROCES-VERBAL Predare .a.a. Prezentul poces-verbal cuprinde ________file #i s-a încheiat în dou exemplare. Anexa nr. luna. Am predat. INVENTAR___________________________________________________________________ ANUL____________________________________________________________________________ NUMELE 'I PRENUMELE SOLICITANTULUI_________________________________________ DATA____________________________________________________________________________ 16 . de inv. Anexa nr. Am preluat Anexa nr. semn tura arhivarului 7 Data restituirii u.Anexa nr. ziua) Subsemna&ii____________________________ din partea_________________________________________ #i_____________________________________ din partea_________________________________________ am procedat.preluare din ___________________________________ (lanul. Totodat s-au predat #i preluat________________________________________________________________ În timpul verific rii nu au fost g site urm toarele____________________________________ u. 2 Denumirea fondului/ compartimentului 3 Cota dosar 4 Scopul scoaterii din depozit 5 Numele solicitantului. func&ia.7 Inventar al colec&iei de matrice sigilare 1 Nr. serviciul 6 Data soaterii u. crt. semn tura arhivarului 8 Obs. primul la predarea #i al doilea la preluarea___________________________________________ ani extremi_____________________însumând_____________________u. 2 Data prelu rii #i denumirea organiza&iei/ persoanei de la care s-a preluat matricea 3 Materialul 4 Forma 5 Dimensiunea 6 Descrierea câmpului 7 Legenda 8 Anul confec&ion rii 9 Obs.a. #i ________m..l.