INSTRUC IUNI privind activitatea de arhiv la creatorii #i de&in torii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor Na&ionale prin Ordinul

de zi nr. 217 din 23 mai 1996 Prezentele Instruc&iuni reglementeaz organizarea #i desf #urarea întregii activit &i arhivistice, în mod unitar, la nivelul tuturor creatorilor #i de&in torilor de documente, în conformitate cu art. 5, pct. a, din Legea Arhivelor Na&ionale. CAPITOLUL I Dispozi!ii generale Art. t. - Constituie izvoare istorice #i alc tuiesc Fondul Arhivistic Na&ional al României documentele, indiferent de suportul lor, create de-a lungul timpului de organele de stat, organismele publice sau private, economice, sociale, culturale, militare #i religioase, precum #i de persoanele fizice. Acestor documente statul le asigur protec&ie special , în condi&iile Legii Arhivelor Na&ionale. Art. 2. - Administrarea, supravegherea, dup caz, #i protec&ia special a Fondului Arhivistic Na&ional al României se realizeaz de Arhivele Na&ionale - unitate bugetar în cadrul Ministerului de Interne. Atribu&iile acestora se exercit prin compartimentele specializate #i direc&iile jude&ene ale Arhivelor Na&ionale. Art. 3. - Persoanele juridice creatoare #i de&in toare de documente r spund de eviden&a, inventarierea, selec&ionarea, p strarea #i folosirea lor, în condi&iile prevederilor Legii Arhivelor Na&ionale. Art. 4. - Persoanele juridice, creatoare #i de&in toare de documente, au obliga&ia de a înfiin&a compartimente de arhiv , organizate în func&ie de complexitatea #i cantitatea arhivelor pe care le creeaz sau le de&in. Desemnarea personalului îns rcinat cu activitatea de arhiv , precum #i structura # i competen&a compartimentelor de arhiv vor fi stabilite de conducerea unit &ii creatoare #i de&in toare de documente, cu avizul de specialitate al Arhivelor Na&ionale sau, dup caz, al direc&iilor jude&ene ale Arhivelor Na&ionale. Fac excep&ie de la aceste prevederi Ministerul Ap r rii Na&ionale, Ministerul Afacerilor Externe, Serviciul Român de Informa&ii, Serviciul Informa&ii Externe, Serviciul de Protec&ie #i Paz , alte organe cu atribu&ii în domeniul siguran&ei na&ionale. Formarea, perfec&ionarea #i atestarea personalului compartimentului de arhiv se realizeaz prin 'coala Na&ional de Perfec&ionare Arhivistic , contra cost. Art. 5. - Atribu&iile personalului compartimentului de arhiv sunt: a) ini&iaz #i organizeaz activitatea de întocmire a nomenclatorului dosarelor, în cadrul unit &ii respective; asigur leg tura cu Arhivele Na&ionale, în vederea verific rii #i confirm rii nomenclatorului', urm re#te modul de aplicare a nomenclatorului la constituirea dosarelor; b) verific #i preia de la compartimente, pe baz de inventare, dosarele constituite; întocme#te inventare pentru documentele f r eviden& (anexa nr. 2), aflate în depozit; asigur evidenta tuturor documentelor intrate #i ie#ite din depozitul de arhiv , pe baza registrului de eviden& curent (anexa nr. 3); c) #eful compartimentului de arhiv este secretarul comisiei de selec&ionare #i, în aceast calitate, convoac comisia în vederea analiz rii dosarelor cu termene de p strare expirate #i care, în principiu, pot fi propuse pentru eliminare ca fiind nefolositoare; întocme#te formele prev zute de lege pentru confirmarea lucr rii de c tre Arhivele Na&ionale; asigur predarea integral a arhivei selec&ionate la unit &ile de recuperare; d) cerceteaz documentele din depozit în vederea eliber rii copiilor #i certificatelor solicitate de cet &eni pentru dobândirea unor drepturi, în conformitate cu legile în vigoare; e) pune la dispozi&ie, pe baz de semn tur , #i &ine eviden&a documentelor împrumutate compartimentelor creatoare; la restituire, verific integritatea documentului împrumutat; dup restituire, acestea vor fi reintegrate la fond; f) organizeaz depozitul de arhiv dup criterii prealabil stabilite, conform prevederilor Legii Arhivelor Na&ionale, men&ine ordinea #i asigur cur &enia în depozitul de arhiv ; solicit conducerii unit &ii dotarea corespunz toare a depozitului (mobilier, rafturi, mijloace P.S.I. #.a.): informeaz 1

CAPITOLUL II Obliga!iile creatorilor "i de!in%torilor de documente A. dup caz. 6. la registratura general se înscrie num rul de înregistrare atribuit de expeditor #i denumirea compartimentului la care se repartizeaz spre înregistrare #i rezolvare. în ordinea în care figureaz în schema de organizare a creatorului. compartimentul c ruia i s-a repartizat. Înregistrarea documentelor începe de la l ianuarie #i se încheie la 31 decembrie ale fiec rui an. 9. potrivit legii. a) întocmirea nomenclatorului dosarelor Art. g) pune la dispozi&ia delegatului Arhivelor Na&ionale toate documentele solicitate cu prilejul efectu rii ac&iunii de control privind situa&ia arhivelor de la creatori. 1. Când creatorul de documente prime#te. 2 . direc&iilor jude&ene ale Arhivelor Na&ionale. . Gruparea documentelor în dosare Art. Documentele care se refer la aceea#i problem se conexeaz la primul document înregistrat.înregistrarea documentelor se face la registratura general . #i se numeroteaz cu cifre romane. fie într-un singur registru de intrare-ie#ire. categoriile de documente grupate pe probleme #i termene de p strare. Art. Documentele expediate din oficiu #i cele întocmite pentru uz intern se înregistreaz ca # i documentele intrate. cu implica&ii asupra compartimentului de arhiv .Nomenclatorul dosarelor se întocme#te de c tre fiecare creator pentru documentele proprii. înregistrarea acestora se poate face #i la fiecare compartiment de munc In aceast situa&ie. num rul de înregistrare al documentului la care se conexeaz #i indicativul dosarului dup nomenclator. potrivit problemelor #i termenelor de p strare stabilite prin nomenclatorul dosarelor. data înregistr rii. Arhivelor Na&ionale sau. reorganizarea sau oricare alte modific ri survenite în activitatea institu&iei.Creatorii de documente sunt obliga&i s înregistreze toate documentele intrate. în dreptul fiec rui document conexat se trece. Eviden!a documentelor Art. ie#ite ori întocmite pentru uz intern Art. h) preg te#te documentele (cu valoare istoric ) #i inventarele acestora. pe linia muncii de arhiv #i stabilesc m surile ce se impun. emite #i întocme#te pentru uz intern un num r mare de documente. fie. concomitent. pe compartimente de munc . B. num rul de înregistrare al documentului la care se face conexarea. în rubrica corespunz toare. data expedierii. dup modelul din anexa nr. num rul #i data documentului date de emitent. . 11.Creatorii #i de&in torii de documente sunt obliga&i s comunice în scris. Înregistrarea documentelor se efectueaz cronologic. con&inutul documentului în rezumat. f r ca numerele de înregistrare date documentelor s se repete. modul rezolv rii. destinatarul.Anual. acestea vor primi num rul de înregistrare al documentului la care se r spunde. La înregistrarea documentelor se vor preciza urm toarele clemente: num rul de înregistrare. Nomenclatorul se întocme#te sub forma unui tabel în care se înscriu. completându-se coloanele adecvate.conducerea unit &ii #i propune m suri în vederea asigur rii condi&iilor corespunz toare de p strare #i conservare a arhivei. num rul filelor documentului. In cazul documentelor expediate ca r spuns. conform prevederilor Legii Arhivelor Na&ionale. 10. . num rul anexelor. înfiin&area. In prima rubric a nomenclatorului se trec denumirile compartimentelor de munc . emitentul. 7.Arhivele Na&ionale #i direc&iile jude&ene controleaz aplicarea #i respectarea prevederilor legisla&iei în vigoare. . care se va stabili #i completa în registru dup rezolvarea documentului. documentele se grupeaz în dosare. în vederea pred rii la Arhivele Na&ionale. în mai multe. în ordinea primirii lor. 8. în termen de 30 de zile. . Art. .

). 5. Dac se înfiin&eaz noi compartimente de munc sau subdiviziuni.). filele nescrise. dubletele.a. de importan& #tiin&ific a informa&iilor pe care !e con&in documentele.'eful fiec rui compartiment r spunde de întocmirea proiectului de nomenclator pentru documentele specifice compartimentului respectiv. cu. de direc&iile jude&ene ale Arhivelor Na&ionale. în rezumat. în anumite conjuncturi. potrivit nomenclatorului #i se predau la compartimentul de arhiv .300 file. la nivel central. Intr-un dosar se grupeaz documente referitoare la aceea#i problem . ca #i pe fiecare document în parte. întocmite pe perioade de timp diferite #i. în cazul dep #irii acestui num r. Art. în al doilea an de la constituire. informa&iile documentelor pot avea importan& #tiin&ific . In rubrica a patra a nomenclatorului se înscrie termenul de p strare. dac creatorul are ca p r&i componente numai compartimente de munc f r subdiviziuni sau nici compartimente de munc . documentele se grupeaz în dosare. dup caz. lâng termenul de p strare temporar se men&ioneaz „C. . la rubrica rezervat acestuia. ci numai atunci când se produc schimb ri în structura creatorului de documente. filele se numeroteaz începând cu num rul l pentru fiecare volum. cu acela#i termen de p strare. actele mai vechi trebuie s se afle deasupra #i cele mai noi dedesubt. Dac termenul de p strare al unor grupe de documente nu poate fi stabilit cu certitudine. • documentele din fiecare dosar se leag în coperte de carton. în vederea aplic rii lui.). Art. .Dup rezolvarea lor. trimestriale. • filele dosarelor se numeroteaz în col&ul din dreapta sus. 12. în momentul întocmirii nomenclatorului. termene de p strare diferite (planuri. în mod deosebit. . se constituie dosare separate. . l la fiecare compartiment de munc . dup alte criterii (alfabetic. la nivel local. cartotecile.In vederea pred rii dosarelor la compartimentul de arhiv se efectueaz urm toarele opera&iuni: • documentele cuprinse în dosar se ordoneaz cronologic sau. . • se îndep rteaz acele. In dreptul grupelor de documente care se p streaz permanent se trece cuvântul „permanent" (prescurtat „P"). Acesta poate fi format numai din litera majuscul #i cifra arab sau numai din cifra arab . In nomenclator se trec #i registrele. respectiv. aceste documente vor fi analizate de comisia de selec&ionare #i. Art. nomenclatorul va fi difuzat la toate compartimentele. Stabilirea lui se face &inânduse seama de legile în vigoare. nomenclatorul se completeaz cu denumirea acestora #i cu dosarele nou create. începând cu nr. • dosarele nu trebuie s aib mai mult de 250 ." (comisie de selec&ionare). indicativul dosarului va figura în registrul de intrare-ie#ire. spre aprobare #i confirmare. 3.In rubrica a doua se trec subdiviziunile compartimentelor de munc #i se numeroteaz cu litere majuscule. 15. 16.Nomenclatorul se aprob de c tre conducerea unit &ii creatoare de documente #i se confirm . . pentru fiecare termen de p strare. anuale s. La expirarea termenului de p strare. în dou exemplare. cu creion negru. In rubrica a treia se trece. fiecare dosar numerotându-se cu cifre arabe. litera majuscul #i cifra arab formeaz indicativul dosarului. In cazul compartimentelor de munc sau subdiviziunilor lor care î#i dezvolt activitatea creând alte grupe de documente decât cele prev zute ini&ial. condicile #i alte materiale preconstituite Cifra roman . de importan&a practic pentru activitatea creatorului de documente #i. cifra arab care reprezint num rul anilor cât se p streaz (l. b) Constituirea dosarelor Art. 3 . geografic etc. K) etc. 14. Art. sau dac exist motive s se presupun c . con&inutul documentelor ce constituie dosarul. Aceste proiecte se centralizeaz de #eful compartimentului de arhiv #i se înainteaz . Art. agrafele metalice. datelor #i rezolu&iilor. La înregistrarea documentelor. d ri de seam lunare. în cazul dosarelor compuse din mai multe volume. se constituie mai multe volume ale aceluia#i dosar.Dup confirmare. 13. când în constituirea dosarului se folose#te ordinea cronologic . nomenclatorul se completeaz cu noile dosare. clamele. în cazuri speciale. pot fi propuse pentru eliminare sau re&inute permanent. iar pentru acelea care se p streaz temporar. în a#a fel încât s se asigure citirea complet a textului. 17.Nomenclatorul dosarelor nu se modific anual. de Arhivele Na&ionale #i. In cazul acelora#i genuri de documente.S.

sub un alt num r de ordine. C. la compartimentul respectiv. rapoarte. ad ugat la sfâr#itul dosarului. • datele extreme ale documentelor. Inventarierea dosarelor. compartimentul de arhiv verific fiecare dosar. indicativul din nomenclator. Art. 25. fiecare compartiment va întocmi atâtea inventare câte termene de p strare sunt prev zute în nomenclator. Art. • totalul dosarelor ie#ite. . fiecare inventar se trece separat. se trec în inventarul anului respectiv. 20. volumul #i termenul de p strare. problema sau problemele con&inute #i. în inventar fiecare volum va primi un num r curent distinct. Predarea la compartimentul de arhiv% Art.) de documente.In ce prive#te completarea rubricii „Con&inutul dosarului".. Art. în registrul de eviden& curent se deschide câte o partid pentru fiecare fond. în momentul pred rii lor ulterioare. num rul de dosar din inventar. în inventar se va men&iona acest lucru. toate inventarele dosarelor preluate. memorii. dup care semneaz #i pune data certific rii. • denumirea compartimentului de la care provine inventarul. condic ) con&ine . . La capitolul „Ie#iri" se trec: • dala ie#irii dosarelor din eviden& : • unde s-a predat.In registrul de eviden& curent . Art. inventarierea #i predarea lor intr în obliga&ia compartimentelor creatoare de documente. care efectueaz corecturile ce se impun. perioada la care se refer .Dosarele neîncheiate în anul respectiv. Art. . . num rul #i data actului pe baza c ruia au fost scoase din eviden& . se vor preciza genurile (coresponden&a. destinatarul. . întocmite dup modelul prezentat în anexa nr. 22. se trec. men&ionându-se în inventar datele extreme. în litere. 19. 4 . create în cursul unui an. In cazul constat rii unor neconcordan&e. sinteze. . cu men&ionarea nepred rii lor. urm rind respectarea modului de constituire a dosarelor #i concordan&a între con&inutul acestora #i datele înscrise în inventar.La preluare. ca #i cele care. de c tre un compartiment de munc . la capitolul „Prelu ri". lucr torul de Ia compartimentul creator al dosarului face urm toarea certificare: „Prezentul dosar (registru. emitentul.Dosarele se depun la compartimentul de arhiv pe baz de inventare. 21. din motive justificate. 4. • denumirea. 18. sau pe prima pagin nescris a registrelor # i condicilor. stabilit de comun acord între cele dou compartimente (pred tor #i primitor). anul. . 2. conform modelului prev zut în anexa nr. ordine etc. 26. In cazul dosarelor formate din mai multe volume. dup caz. Art. în cifre #i . num rul de file. 24.. Art. Pentru fiecare inventar se noteaz : • num rul de ordine al inventarului: • data prelu rii documentelor din inventarul respectiv. • pe o foaie nescris . Astfel. ele se aduc la cuno#tin& compartimentului creator. Se va înscrie num rul din inventar al fiec rui dosar re&inut de compartiment. Art. Predarea la arhiva general se face conform unei program ri prealabile. file". 23. In cazul în care compartimentul de arhiv p streaz #i alte fonduri arhivistice. în ordinea prelu rii.Inventarele se întocmesc în 3 exemplare pentru documentele nepermanente #i în 4 exemplare pentru documentele permanente. iar celelalte se depun o dat cu dosarele la compartimentul de arhiv . datele de început #i de sfâr#it. dintre care un exemplar r mâne la compartimentul care face predarea. .Dosarele care cuprind acte din mai mul&i ani se vor inventaria la anul de început.Constituirea dosarelor.Eviden&a dosarelor #i a inventarelor depuse la compartimentul de arhiv se &ine în registrul de eviden& curent . .• pe coperta dosarului se înscriu: denumirea unit &ii #i a compartimentului creator. se opresc la compartimentele de munc . Inventarul cuprinde toate dosarele cu acela#i termen de p strare. între paranteze. • totalul dosarelor din inventar: • totalul dosarelor primite efectiv în arhiv din inventarul respectiv: • num rul dosarelor l sate la compartiment #i depuse ulterior.

. în ordinea d rii lor în folosin& . în vederea confirm rii lucr rii de selec&ionare.Selec&ionarea matricelor sigilare scoase din uz se efectueaz de c tre comisiile de selec&ionare.Anual sau ori de câte ori este nevoie. 5 . pre#edintele convoac comisia de selec&ionare.Comisia de selec&ionare este compus din pre#edinte. numi&i din rândul speciali#tilor proprii. . cu adres înregistrat . 33.". 6.In cadrul fiec rei unit &i creatoare #i de&in toare de documente func&ioneaz câte o comisie de selec&ionare.Gruparea în dosare. în cazul unit &ilor locale Art. 31. Art. în urma selec&ion rii. Documentele deteriorate vor fi scoase din eviden& în urma propunerii comisiei de selec&ionare. cauciuc sau orice alte materiale. . parafe). men&iunea „C. potrivit nomenclatorului. pe lâng termenul de p strare. .Documentele se p streaz . pe rafturi pentru a fi verificate de organele de control ale Arhivelor Na&ionale. frecven&a s. ele se trec în inventarele corespunz toare termenului lor de p strare. 5). cât #i a celor create de alte unit &i #i p strate în depozitul unit &ii. inventarierea "i selec!ionarea documentelor secrete de stat Art. la Arhivele Na&ionale. Când comisia de selec&ionare constat gre#eli de încadrare a documentelor la termenele de p strare sau stabile#te ca unele din acestea s fie p strate permanent. Secretarul prezint comisiei inventarele dosarelor cu termene de p strare expirate. cu confirmarea Arhivelor Na&ionale. în care se cuprind # i categoriile de documente din listele de date #i informa&ii secrete de stat. • proces-verbal de predare-preluare (conform anexei nr. Art. . Selec!ionarea documentelor Art.Comisia efectueaz selec&ionarea atât a documentelor create de unitatea respectiv .Dosarele sunt scoase din eviden&a arhivei pe baza unuia din urm toarele acte. In aprecierea importan&ei documentelor. la sesizarea secretarului. înso&ite de procesul-verbal aprobat de conducerea unit &ii #i de inventarul documentelor permanente create în perioada pentru care se efectueaz selec&ionarea (câte un exemplar) se înainteaz . 27.Documentele secrete de stat se înregistreaz manipuleaz . . 28. pe baz de proces-verbal înso&it de inventar.Art. E. Art. Art. Ari. cu urm toarele preciz ri: • gruparea documentelor în dosare se face pe baza nomenclatorului. D. 34. . numit prin decizia sau ordinul conduc torului unit &ii respective. întrucât la stabilirea valorii se au în vedere #i alte elemente: însemnele #i înscrisul din câmpul sigilar. 38. 35. pentru confirmare. acordând o aten&ie deosebit celor care au. 'eful compartimentului de arhiv este de drept secretarul comisiei de selec&ionare. comisia de selec&ionare are în vedere respectarea termenelor de p strare a documentelor. Art. prev zute în nomenclatorul dosarelor. 32. 30. Art. chiar dac . transferului c tre alt unitate de&in toare sau ca urmare a distrugerii provocate de evenimente neprev zute. la anul #i compartimentul de munc respectiv. sau la direc&iile jude&ene ale Arhivelor Na&ionale. comisia întocme#te procesul-verbal model anexa nr. în ordine. 37. Art. 29. . La încheierea lucr rilor.Inventarele dosarelor propuse de comisia de selec&ionare spre a fi eliminate.: • proces-verbal de selec&ionare (conform anexei nr. reprezentând principalele compartimente creatoare de arhiv . 5. 36. #tampile. dup caz. studiaz si p streaz potrivit actelor normative în vigoare privind ap rarea secretului de stat.a. Ordonarea. . se inventariaz . valoarea artistic . într-un registru.S. confec&ionate din metal. dup modelul prezentai în anexa nr.Scoaterea dosarelor din eviden&a arhivei se Tace cu aprobarea conducerii creatorilor sau de&in torilor de documente #i cu confirmarea Arhivelor Na&ionale. • proces-verbal de " constatare a deterior rii complete a documentelor sau a lipsei acestora. inventarierea #i selec&ionare! se fac potrivit prezentelor Instruc&iuni. Aprecierea valorii istorice a matricelor sigilare scoase din uz se face indiferent de suportul acestora. aprobat de conducerea unit &ii creatoare sau de&in toare #i confirmat de Arhivele Na&ionale. acestea au termene de p strare temporar . în cazul unit &ilor centrale. . care se înainteaz spre aprobare conducerii unit &ii. . secretar #i un num r impar de membri. Matricele sigilare (sigilii. 6).Arhivele Na&ionale sau direc&iile jude&ene pot hot rî p strarea permanent a unor dosare. .

. 43. schi&e. 39. numerotarea filelor #i certificarea se fac în anul urm tor cre rii lor. Art. rezolvarea unor lucr ri administrative. fi#e de pontaj.5 ani (boniere.Pe parcursul ordon rii documentelor f r eviden&e. . Ordonarea documentelor se execut dup criteriul cronologic. . cu termene de p strare 1 . chiar dac nu au îndeplinit termenul de 30 de ani. studii. pe compartimente #i ani. la expirarea termenului de p strare. Folosirea documentelor Art. . Art. urmând a se preda compartimentului de arhiv . In acest sens se au în vedere: • determinarea apartenen&ei la fond (fondarea). document ri. cu ocazia selec&ion rii. alfabetic s. Comisia de selec&ionare cerceteaz dosarele.In carul în care documentele nu sunt constituite în dosare (foi volante). la expirarea caracterului secret. 40. pozi&ie cu pozi&ie. registrelor etc. iar apoi se grupeaz pe probleme. la compartimentul special. 17: • inventarierea dosarelor. dup un criteriu stabilit (pe am # i compartimente de munc . Pentru documentele la care nu s-a împlinit acest termen.Documentele secrete de stat care î#i p streaz acest caracter #i dup expirarea termenului de p strare prev zut în nomenclator se selec&ioneaz la compartimentul special de c tre o comisie de selec&ionare având în componen& persoane care au acces ia date. certificate. se separ documentele de acela#i fel. Constituirea dosarelor se va face conform art. anii extremi. f r a se lua în considera&ie datele documentelor anexate. 6 . acestea prezentând importan& #tiin&ific #i practic . 44. • ordonarea documentelor în cadrul fondului. iar în cadrul anului pe probleme. • selec&ionarea se efectueaz de c tre comisia de selec&ionare pe baza inventarului. în dosare. • documentele secrete de serviciu #i nesecrete. &inându-se seama de denumirea destinatarului. pozi&ia din nomenclator #i termenul de p strare. condici de prezen& ). G. Pentru unit &ile arhivistice care se propun a fi eliminate se întocme#te un proces-verbal în care se men&ioneaz anul cre rii documentului #i num rul curent al unit &ii arhivistice din inventar. vor intra în componen&a dosarului cu documente secrete de stat.• gruparea documentelor secrete în dosare se face separat de cele nesecrete. de c tre cet &eni români # i str ini. . pe fiecare an. Art. inventariaz #i selec&ioneaz a compartimentul de arhiv . Opera!iuni arhivistice la documentele neconstituite pe probleme "i termene de p%strare Art. rezolu&ie sau note tergale con&inutul actului. legarea acestora.a. dac acestea se refer la drepturi care îl privesc pe solicitant. stabilind unit &ile arhivistice care se elimin #i cele care se re&in. Numerotarea dosarelor se face începând cu num rul 1. pe baz de inventare. P strarea # i selec&ionarea lor la compartimentul de arhiv se fac în acela#i mod ca la documentele nesecrete. cantitatea (în metri lineari sau unit &i arhivistice). informa&ii #i documente secrete de stat. • gruparea documentelor secrete de stat în dosare. Art.). cum sunt: vechimea în munc . grafice. aflate în depozitul de arhiv . La selec&ionarea documentelor secrete de stat se vor respecta prevederile prezentelor Instruc&iuni. labele) #i care nu pot fi separate. Documentele din Fondul Arhivistic Na&ional pot fi consultate. la cererea persoanelor fizice sau juridice.Creatorii #i de&in torii de documente sunt obliga&i s elibereze. inform ri. certificate.Documentele care se g sesc în arhiv neconstituite conform nomenclatorului se ordoneaz . indiferent de termenul de p strare. potrivit legii. #tampila de înregistrare. Inventarele vor cuprinde: num rul curent. F. eliberarea unor copii. drepturi patrimoniale. la cerere. pe probleme. categoria de documente. In cazul în care un dosar cuprinde documente din mai mul&i ani se ordoneaz la anul cel mai vechi al dosarului. dup 30 de ani de la crearea lor. extrase. 42. în vederea elimin rii lor globale. iar în cadrul compartimentului. 41. cercetarea se poate face numai cu aprobarea conducerii unit &ii creatoare sau de&in toare. copii #i extrase dup documentele pe care le creeaz #i le de&in. se întocme#te pe ani.Documentele din Fondul Arhivistic Na&ional pot fi folosite pentru cercetare #tiin&ific . fondarea se efectueaz dup criteriile amintite mai sus. chitan&iere. . 'eful compartimentului special va face parte din aceast comisie. care fac corp comun cu documentele secrete de stat (situa&ii.

Art. Fisele se ordoneaz alfabetic. Art. se înregistreaz Ia intrarea.In cazul în care. apoi. dup caz. selec!ionarea "i valorificarea documentelor tehnice "i de înregistrare tehnic% Art. sub semn tur . . se în&elege: totalitatea actelor purt toare de informa&ie tehnic sau produse ale ac&iunii de înregistrare tehnic pe supor&i magnetici. datele cuprinse în aceste documente In certificate nu vor fi expuse concluzii personale sau generaliz ri în leg tur cu con&inutul documentelor cercetate. Art. men&ionându-se ca îl completeaz pe cel anterior. dac se cunoa#te unitatea de&in toare a documentelor ce fac obiectul cererii. înregistrarea se poate face fie pe baz de registru de intrare-ie#ire. fie pe calculator. . men&ionându-se toate datele. 45. Fi#a va cuprinde: numele #i prenumele solicitantului. se consemneaz întrun registru de depozit. care se va anula #i retrage. II. fi#a se va anula la rearhivarea dosarului. cererea în original se trimite spre rezolvare respectivei unit &i. se g sesc noi date. Art. Se vor indica numai datele existente. In certificat se vor indica denumirile documentelor din care s-au extras elementele necesare întocmirii certificatului #i. Ordonarea. 50. pentru cercetare. 51. 47. ori pe compartimente. conform anexei nr. 8. Copiile sau extrasele se certific sau. a suportului sau a scrisului. In textul certificatului nu sunt admise #ters turi sau complet ri printre rânduri. documentul poate deveni o pies într-un grupaj sau temei pentru crearea unei unit &i arhivistice. . care sunt în direct leg tur cu obiectul cererii.Scoaterea documentelor din depozitul de arhiv . noul certificat va primi alt num r de înregistrare. cu condi&ia asigur rii reg sirii rapide a documentelor în circula&ia lor de la intrare/creare la ie#ire/arhivare. se legalizeaz de unitatea care le elibereaz . fie se poate emite un nou certificat.O dat înregistrat. no&iune definibil prin totalitatea documentelor care se refer la o problem dat #i se constituie ca unitate de p strare. 48. copiile si extrasele se elibereaz personal solicitantului ori împuternicitului s u legal sau se expediaz prin po#t . Eviden&a cererilor se &ine pe baz de fi#e întocmite pentru fiecare solicitant în parte. comunicându-i-se #i solicitantului acest lucru.Documentele tehnice #i de înregistrare. Persoana care a întocmit referatul #i #eful s u ierarhic poart r spunderea asupra exactit &ii datelor comunicate. 46.Certificatul trebuie s cuprind o expunere exact #i clar a datelor rezultate din documente. inventarierea. într-un fi# ier special. Perioadele pentru care lipsesc documente sau nu se g se#te înscris numele solicitantului se vor men&iona în adresa de expediere a certificatului. Referatul trebuie s cuprind denumirea fondului cercetat #i cotele unit &ilor arhivistice cercetate (anul #i num rul din inventar). Redactarea certificatului se face pe baza unui referat scris pe cerere. Art. întocmit. inclusiv cele din certificatul anterior. Art. s se creeze un subsistem arhivistic computerizat de eviden& #i reg sire a cererilor #i actelor eliberate. In locul dosarului scos pentru cercetare se va introduce în raft o fi# de control. 9. 7 . Art. recercetându-se documentele. . într-o registratur general .In cazul în care în arhiv nu se g sesc date cu privire la obiectul cererii. re&inându-se la dosar o copie certificat de responsabilul arhivei. crearea sau ie#irea lor. datat #i semnat de persoana care a f cut cercetarea. fie prin alte mijloace moderne de înregistrare. num rul #i data de înregistrare a cererii. certificatele de studii. Diplomele. dup caz. .Prevederile acestui capitol se aplic în cazurile speciale ale arhivelor tehnice #i de înregistrare. cu cerneal . actele de stare civil sau alte acte originale personale aflate în dosar se restituie titularului. conform anexei nr.Prin documente tehnice #i de înregistrare tehnic . în spiritul Legii Arhivelor Na&ionale. Certificatele. indiferent de natura informa&iilor. se poate elibera fie un nou certificat. cu indicarea num rului #i datei de emitere a precedentului. f r s se întregeasc perioadele pentru care nu exist documente. In certificat datele se expun în ordinea cronologic . la cererea peti&ionarului sau din dispozi&ia conducerii unit &ii creatoare sau de&in toare. 52. . fotosensibili sau din hârtie tratat special etc. 49. . aceasta situa&ie se comunic în scris solicitantului. . In cazul în care dotarea permite.

Când documentele sunt |n text. ci numai o structur a acestuia. modalit &i. în mod practic ele se organizeaz separat. potrivit sistemului de organizare dat de creator (principiul respectului fa& de creator). • form . 59. fondurile #i colec&iile arhivistice se impun a fi p strate în zona geografic în care au fost create (principiul dreptului comunit &ilor locale). „respectul fa& de creatorul de fond #i sistemul s u de organizare" #i „drepturile comunit &ilor locale asupra documentelor proprii" .precum #i a celor specifice arhivelor tehnice #i de înregistrare: „compatibilitatea sistemelor" #i prioritatea conserv rii asupra tuturor celorlalte principii. este necesar g sirea unor forme de administrare care s asigure compatibilitatea sistemului cu tradi&ie arhivistic (principiul compatibilit &ii sistemelor). dup natura suportului #i în cadrul acesteia. cronologic). . Pe de alt parte. • categorie de document. . 60. Prelucrarea fondurilor #i colec&iilor constituite integral din documente tehnice #i de înregistrare Art. este necesar s se respecte succesiunea unit &ilor arhivistice în fond (sau colec&ie). Prelucrarea arhivistic% Art. ele se vor constitui în parte structural separat . . • format. .) se predau Ia arhiv în al doilea an dup crearea lor sau în al doilea an dup ce procesul tehnic. laboratoare etc. toate documentele create de o societate. 53. 57. • scara. Art. pe baza criteriilor: • cronologic. inventaria. ele se vor ordona. având în vedere c arhivele tehnice #i de înregistrare se prezint în cele mai dese cazuri pe supor&i de diferite naturi #i care din aceast cauz impun condi&ii de p strare specifice (principiul priorit &ii conserv rii). 3) #i inventare (anexa nr. . Motivele acestei separa&ii sunt determinate atât de natura suportului #i deci a conserv rii. se consemneaz în registrul de eviden& curent .Documentele tehnice #i de înregistrare incidentale pot ap rea fie ca ilustra&ii cuprinse în text. eventual selec&iona.Lucr torii de arhiv au r spundere civil #i penal pentru documentele pe care le au în gestiune. Totodat . . pentru care au fost întocmite. ca #i ie#irile din gestiunea arhivei. întocmit conform modelului prev zut în anexa nr. Predarea se face pe baz de proces-verbal (anexa nr.Intr rile. împreun cu unitatea arhivistic în care sunt încorporate.întreaga activitate desf #urat asupra documentelor tehnice #i de înregistrare se realizeaz cu respectarea principiilor generale . cât #i de regimul de consultare #i valorificare. ca ilustra&ie sau ca anex . Art. familie sau persoan fizic (colec&ie) trebuie s se p streze într-un singur loc. fie ca anexe. .Art. ori selec&ionate de o institu&ie.Ordonarea documentelor tehnice #i de înregistrare se face conform structurii organizatorice a creatorului de fond. fie ca unit &i arhivistice de sine st t toare. Art. • zona geografic sau grad geografic. a) Ordonarea Art. 8 . • tematic. sub o singur gestiune #i prelucrare (principiul unit &ii fondurilor). 55. In cazul în care documentul tehnic #i de înregistrare este o unitate sau mai multe unit &i arhivistice incidentale. 4. 54. • alfabetic. familie sau persoan fizic (fonduri arhivistice).„unitatea fondurilor". institu&ie. 58. Prelucrarea documentelor tehnice "i de înregistrare incidentale Art. ordonate pe baza criteriului cronologic sau a criteriului tematic (#i în cadrul lui.De#i în mod teoretic documentele tehnice #i de înregistrare nu formeaz singure fondul arhivistic al institu&iei creatoare. birouri. a fost încheiat. In acela#i timp. 56.Unit &ile arhivistice constituite de compartimentele de lucru (servicii. 2).Documentele tehnice #i de înregistrare pot ap rea incidental în interiorul unui fond clasic sau pot constitui fonduri #i colec&ii integrale. . criterii. In acest sens.

în func&ie de natura informa&iei. film. fiind legate prin con&inut/tem unele de celelalte) prime#te o cot . . eventual înregistr rile experimentale . în sfâr#it cronologic ele. 66. In cazul documentelor fotografice care reprezint grupuri de persoane. Art. desen sau nr. cinematografice . p strate într-o map /sul. la care se adaug un simbol alfabetic sau numeral. anii extremi ai documentelor. Art. pe sta&ii #i apoi cronologic. în rezumat vor fi men&ionate persoanele surprinse de aparatul fotografic #i ocazia care a prilejuit înregistrarea lor pe pelicul . orale #i de proiectare (mai ales cele de arhitectur ) se men&ioneaz ori în cuprinsul rezumatului . în ordinea prestabilit prin planurile metodice de lucru sau regulamentul men&ionat la articolul precedent. curent din inventar ) . dar #i cea istoric . . file + nr. o rol ori înregistrate pe o band sau un disc magnetic/optic. dup form . 68. pentru aceast categorie de documente procedura de selec&ionare se prevede în prezentele instruc&iuni (art.Având în vedere atât valoarea documentar prelungit a documentelor tehnice #i de înregistrare.35). fie pe categorii de acte #i cronologic . In cazul documentelor cartografice #i planurilor tehnice la rubrica&ia inventarului se adaug scara (de reduc&ie cartografic ) . lungimea (in cazul rolelor de microfilm. fie în regulamentul de func&ionare a arhivei. mai ales dup format. documentele climatologice se ordoneaz dup categoria de act (T. documentele de proiectare-dezvoltare se ordoneaz cronologic. • alte criterii. înregistr ri foto sau magnetice etc. 29 . m surile suportului. Astfel. la împlinirea termenului de p strare prev zut în nomenclatorul de arhiv al institu&iei creatoare sau de&in toare. 64. In cursul inventarierii se consemneaz : cota documentului (nr.în cadrul fondurilor închise. c) Selec&ionarea Art. deci de la l la n . Fiecare unitate (totalitatea documentelor constituite într-un dosar. pe zon geografic .. solicitarea vitezei de acces. se pot selec&iona. Art. 67. Art. la observa&ii se va men&iona locul de p strare a pieselor suplimentare (desene. aflate la diver#i de&in tori. Ea se men&ioneaz fie într-un plan metodic de lucru . men&inut consecvent în întreaga prelucrare a fondului. . ori tematic #i în interiorul tematicii. întocmit conform art. fie pe structuri organizatorice #i apoi cronologic . cu respectarea prevederilor legale în vigoare.) #i în cadrul acesteia.iar partea desenat . banda) ori durata Ia tura&ia n . pe rafturi sau în alt mobilier specific. Art.• faza de proiect. respectiv principalii realizatori (elementele de generic).Criteriile de ordonare se pot combina în cursul ac&iunii. 61. . tehnica de realizare . cât #i la partea desenat (sau de înregistr ri de laborator).#i în cadrul cronologiei. 65.Succesiunea criteriilor de ordonare se stabile#te de c tre creatori într-un sistem logic.Inventarierea documentelor tehnice #i de înregistrare se poate executa fie cronologic (în ordinea intr rii lor în arhiv ) . reprezentat prin num rul curent de inventar Se excepteaz de la prevederea din alineatul anterior institu&iile din proiectare-dezvoltare. con&inutul pe scurt al documentului sau grup rii de documente . 11. . anual . în cadrul fondurilor deschise aflate la creatori.Inventarele o dat încheiate se numeroteaz .dup data lans rii temei de cercetare .Documentele tehnice #i de înregistrare. cât #i cea juridic ( probatorie. înregistr ri experimentale . fie alfabetic #i cronologic. cronologic #i/sau alfabetic. . ori ca rubrica&ie separat coordonatorul lucr rii. nr. 62. alfabetic. La unit &ile arhivistice cu cota&ii de coresponden& . mai ales a celor din proiectare-dezvoltare). obseda&ii. 9 . eventual autorul In cazul documentelor #tiin&ifice . b) Cotarea unit &ilor arhivistice si inventarierea lor Art. . documentele de cercetare teoretic se ordoneaz cronologic .). care dau aceea#i cot atât la partea scris .în parte scris #i parte desenat . 63. nr.Odat terminat ordonarea sau concomitent cu ordonarea unit &ilor arhivistice.sau grad apoi pe scar de propor&ii.Ac&iunea de ordonare propriuzis const în a#ezarea unit &ilor arhivistice. Art. documentele cartografice geologice. foi volante . conservarea documentelor. certific #i înregistreaz în registrul de eviden& curent . alfabetic sau tematic. file .M. . scar . se trece la inventarierea #i cotarea documentelor.

74. In cazul în care creatorii are în organizare o comisie (consiliu) #tiin&ific .Valorificarea informa&iilor din documentele tehnice #i de înregistrare se reglementeaz de c tre proprietarul de jure al documentelor. avizul se d de c tre consiliul de administra&ie. Comisiile de selec&ionare pentru aceste documente vor fi formate din cei mai buni speciali#ti în domeniul în care lucreaz în sistemul organizatoric al creatorului #i vor cuprinde în mod obligatoriu consilierul juridic al institu&iei. indiferent de forma de proprietate. cu îndeplinirea prevederilor legale. se realizeaz copii de asigurare #i protec&ie #i pentru acestea. 75. Art. se va ac&iona pentru recopierea documentelor dup originale. 69.Copiile de microfilm sau magnetice pentru schimb #i comercializare se realizeaz potrivit reglement rilor proprii ale institu&iilor Creatoare sau de&in toare. în inventare. . 80. . 71. întocmite pentru asigurare. se va men&iona: . . în registrul de eviden& curent se va înscrie ie#irea unit &ii arhivistice #i cantitatea de arhiv selec&ionat . . 72. . situate. 76. pentru asigurarea în caz de catastrofe naturale sau r zboi.. Art. Art.Dup aprobarea lucr rii de selec&ionare de c tre Arhivele Na&ionale. rezisten&a relativ redus a supor&ilor #i înregistrarea informa&iilor pe supor&i. . O copie pozitiv sau o a doua copie magnetic se poate folosi pentru înlocuirea originalelor în cercetare (microfilme sau copii de protec&ie).Termenele de p strare ale documentelor tehnice cuprinse în nomenclatoare se vor pune în concordan& cu prevederile legale privind garantarea produsului pe toat durata existen&ei #i func&ion rii acestuia. Art. pe de alt parte. pe cât posibil. .a. la rubrica observa&ii.Indiferent de forma de proprietate.Eviden&a microfilm rii sau a celorlalte mijloace de asigurare #i protec&ie se &ine în inventarele fondurilor #i colec&iilor create #i de&inute prin înregistrarea la rubrica „Observa&ii" a num rului rolei #i cadrelor unde sunt reproduse unit &ile arhivistice respective.) dup documentele clasate ca permanente în propriul nomenclator arhivistic. In aceea#i categorie se înscrie orice distrugere de documente tehnice #i de înregistrare. In cazurile în care se constat deprecierea în timp a copiilor de asigurare.Selec&ionat conform aprob rii Arhivelor Na&ionale cu nr. 78. în baza unui regulament de acces aprobat de c tre consiliul de administra&ie.Copiile de asigurare se ordoneaz pe fonduri #i în ordinea num rului de rol . delegatul Arhivelor Na&ionale are drept de acces la toate nivelurile de informa&ii. to&i creatorii #i de&in torii de arhiv tehnic #i de înregistrare vor realiza copii de asigurare pe baz de microfilm sau alte forme de reproducere magnetic (disc. . într-o localitate diferit de cea în care î#i desf #oar activitatea creatorul sau de&in torul. Art.In cazurile în care creatorii sau de&in torul realizeaz ac&iuni de completare a fondului propriu sau a fondurilor de&inute. . 77. Art.Copiile pe microfilm sau alte forme de reproducere. e) Valorificarea informa&iilor din documentele tehnice si de înregistrare Art. 45 Art.Numai copiile de înlocuire se pot selec&iona. d) Microfilmarea #i alte forme de reproducere pentru asigurare #i protec&ie Art. 73. Art. aceasta trebuie s -#i dea avizul pentru selec&ionarea arhivelor tehnice #i de înregistrare.Având în vedere. 79. . band s.Realizarea copiilor de înlocuire (microfilmarea sau reproducerea informatic a unor documente create în cantit &i mari #i f r valoare documentar-istoric . vor fi p strate în depozite adecvate conserv rii acestora. Art. se consider fapt penal #i se sanc&ioneaz în consecin& . Art. totodat .". . cu respectarea prevederilor legale privind secretul de serviciu #i celelalte categorii de secret impuse de proprietarul de jure #i de facto al documentelor 10 . iar copiile depreciate se vor sc dea din eviden& pe baza unui proces-verbal de scoatere din gestiune. în cazul institu&iilor care nu au un asemenea consiliu. . 70.. pe de-o parte. . dar neaprobate de c tre comisia de selec&ionare a Arhivelor Na&ionale. dar cu valoare practic sau juridic ) se poate face numai cu aprob rile de principiu ale Arhivelor Na&ionale #i Ministerului Justi&iei.Scoaterea din eviden& a unor documente propuse spre selec&ionare.

Pentru depozite mai mari de 50 mp este necesar organizarea de camere de lucru lâng depozit Art. In func&ie de necesit &i. plicuri. Elementele de rezisten& ale construc&iei vor fi dimensionate conform standardelor în vigoare. film etc. cu asigurarea condi&iilor necesare pentru p strarea corespunz toare a documentelor #i pentru protec&ia lor fa& de ac&iunea agen&ilor de deteriorare: praf. Art. 85.60%. benzi magnetice etc.Pentru depozitele de materiale fotografice. . tuburi etc. .) acestea se depoziteaz pe categorii. dulapuri etc. 90.Documentele de arhiv se p streaz în depozite construite special sau în înc peri amenajate în acest scop.). 82.8 m l &ime. cus tura de leg tur se aplic la distan& de cel pu&in 12 . 92.2.Depozitele vor fi dotate cu rafturi. astfel încât p strarea #i conservarea lor s poat fi organizat în mod corespunz tor. .0.Intre pere&i #i rafturi. documentele se introduc în cutii de carton. . ca #i pentru cele cuprinzând benzi magnetice. 97. se vor aerisi natural.). .Creatorii #i de&in torii de documente sunt obliga&i s p streze documentele în condi&ii corespunz toare. iar umiditatea relativ de 40 . . . Art. asigurându-le împotriva distrugerii.24° C #i umidit &i relative de 50 . depozitele pot fi dotate #i cu c rucioare de transport interior. . pericol de foc. sustragerii ori comercializ rii în alte situa&ii decât cele prev zute de lege. 89. în raport de natura #i dimensiunea lor. . pentru manevrarea documentelor. anticorozive #i f r emana&ii. pe lungimea sau pe l &imea depozitului.4 m se doteaz cu sc ri de arhiv . iar viteza curentului de aer se va înscrie în limitele de O.18° C.Depozitele de benzi magnetice nu vor avea în apropiere câmpuri magnetice. depozitele vor fi dotate cu aparate de control (termometre. degrad rii. ale spa&iului din construc&ie aferent. Art.Dimensionarea elementelor de p strare a arhivei (rafturi.). Art. Art. iar citirile vor fi consemnate într-un caiet de depozit.Pentru m surarea #i urm rirea parametrilor de microclimat. Se recomand amplasarea rafturilor perpendicular pe sursa de lumin natural . 91. Se vor lua m suri pentru asigurarea stabilit &ii sistemelor de depozitare. &inându-se seama c înc rcarea cu arhiv (numai în zona rafturilor) se apropie ca valoare de sarcina dat de hârtia depozitat în vrac. ca #i între rafturi se asigur un spa&iu liber de 0. mape. dependente de natura material a acestora. 87. organizarea depozitului de arhiv% Art. Art. . Art.Ferestrele vor fi asigurate împotriva luminii solare prin perdele de doc sau alte sisteme parasolare (geamuri absorbante. In cazul în care marginea de îndosariere aste mai mic de 15 mm se lipe#te o alonj de îndosariere. agrafe. f r a se dep #i 1 . 86. Art. P%strarea documentelor. varia&ii de temperatur #i umiditate. . 88. Art. Art. dulapuri #i alte mijloace de depozitare specifice.I. solicit ri la uzura mecanic . atunci când nu dispun de instala&ii de climatizare sau centrale de ventila&ie. 81. temperaturile optime sunt cuprinse între 14 . iar iluminatul artificial va urm ri culoarul dintre rafturi.A#ezarea documentelor în rafturi se face pe man#eta de îndosariere sau pe man#eta inferioar . . fotografii.5 .In cazul în care creatorul de&ine documente de mai multe tipuri (hârtie.) se va face în func&ie de dimensiunile materialului suport (hârtie. 84.7 . de preferin& din metal acoperit cu vopsele stabile. higrometre #i alte asemenea). Art. inunda&ii sau infiltra&ii de ap . 93.Noile construc&ii ale creatorilor #i de&in torilor de arhiv vor fi avizate numai în cazul în care au spa&ii prev zute pentru p strarea arhivei. . 98. surse de infec&ie sau între&inere a agen&ilor biologici. Art. 91. lumina solar . 96. .Pentru protejarea împotriva degrad rii. Art. rastele.Depozitele. obloane etc. . 11 . 83.0.3 m/secund .).0 m l &ime. 1 .Toate depozitele de arhiv mai înalte de 2. Art. ale materialelor de protec&ie (cutii.50%. leg torie aplicate dosarelor se îndep rteaz corpurile metalice (ace.In timpii! opera&iunilor de.In depozitele de arhiv con&inând documente scris trebuie s se asigure un microclimat caracterizat prin temperaturi cuprinse între 15 . .3 schimburi de aer/or . temperaturi excesive. In depozitele mari se pot organiza #i coridoare centrale de 1. 94. filme. Aceast aerisire se va efectua atunci când umiditatea atmosferic se încadreaz în limitele specificate la art. #ine de îndosariere ele. containere etc. 95. . .15 mm de la partea scris spre margine. Art. Art. asigurându-se accesul la materialul depozitat #i posibilitatea unei evacu ri rapide în caz de necesitate.

în cazul semnal rii pericolului de degradare a documentelor se iau m suri de înl turare a acestuia. dup caz. sau pe compartimente #i. în cadrul compartimentului. 109. Art. prev zute în normele de stat în vigoare.Ferestrele #i alte locuri de acces vor fi prev zute cu gratii care s previn efrac&ia în depozite. 102. cur &ire mecanic .In cazuri deosebite. 105. Art. asigurându-se toate celelalte condi&ii necesare stingerii incendiilor. Rafturile #i poli&ele se numeroteaz . cu aspiratoare electrice. cu p strarea liber a c ilor de acces. Art. 103. 106.Creatorii #i de&in torii de documente sunt obliga&i s p streze în stare perfect de func&ionare utilajul #i materialele de prevenire #i stingere a incendiilor. precum #i peliculele cinematografice. 104. ca #i terenul învecinat construc&iei de arhiv vor fi men&inute în ordine #i cur &enie.Camerele de lucru. 99. 12 . . in cazurile deosebite. dup 30 de ani de la crearea lor. . dup scoaterea lor din uz.Pentru prevenirea incendiilor se interzice folosirea focului deschis. 108. insecte. • matricele sigilare. dezinsec&ia #i deratizarea depozitelor de arhiv se fac ori de câte ori este nevoie #i cel pu&in o dat la 5 ani. re#ourilor. Despr fuirea documentelor se face cu peni moi sau tampoane. pe care Ie au în dotare #i s controleze periodic existen&a #i starea de func&ionare a acestora. precum #i utilizarea comutatoarelor. . Depozitele vor fi prev zute cu mijloace de alarmare #i semnalizare antiincendiu. pentru a se evita insalubrizarea acestora sau instalarea de focare biologice (roz toare. a locurilor din apropierea gurilor de ap #i a instala&iilor de stingere a incendiilor. 101. . dup 20 de ani de la crearea lor. dup 100 de ani de la întocmirea lor. J.Creatorii #i de&in torii de documente au obliga&ia s comunice Arhivelor Na&ionale sau direc&iilor jude&ene inten&ia de a construi sau amenaja depozite de arhiv . Art. mucegai). • documentele fotografice. asigurare #i protec&ie a documentelor pe care le de&in.Depozitele #i celelalte înc peri din vecin tatea acestora vor fi prev zute cu sting toare portabile. iar dup caz #i cu instala&ii de stingere automat a incendiilor. a radiatoarelor. zugr velile #i lucr rile de între&inere a depozitului de arhiv se fac ori de câte ori este nevoie.Persoanele juridice creatoare #i de&in toare de documente ce fac parte din Fondul Arhivistic Na&ional le depun spre p strare permanent la Arhivele Na&ionale sau la direc&iile jude&ene ale Arhivelor Na&ionale. dezinsec&ie #i deratizare. .In depozitele de arhiv se vor asigura cur &enia #i ordinea interioar . Pe rafturi. dup caz. iar absorb&ia prafului rezultat.La manipularea #i transportul documentelor se iau m surile de protec&ie necesare asigur rii arhivei pe toat durata transportului Art. Orice situa&ie de calamitate în depozitele de documente se comunic imediat Arhivelor Na&ionale sau direc&iilor jude&ene. • actele de stare civil . cerându-se. întrerup toarelor sau altor instala&ii electrice defecte. înl turarea agen&ilor d un tori se face prin despr fuire. . creatorii #i de&in torii de documente pot solicita consultan& de specialitate Arhivelor Na&ionale #i direc&iilor jude&ene.Art. 100. Depunerea documentelor la Arhivele Na!ionale Art. asigurându-se în permanent igiena înc perilor #i func&ionarea normal a instala&iilor electrice #i sanitare. • documentele tehnice. 107. dup cum urmeaz : • documentele scrise. Dezinfec&ia. pentru a primi confirmarea locurilor unde urmeaz s amplaseze depozitele de arhiv . dosarele se a#eaz de sus în jos #i de la stânga la dreapta. cu înc rc tur de dioxid de carbon #i praf sau gaze inerte.Dosarele preluate de la compartimentele de munc se organizeaz în depozitul de arhiv pe ani #i. Art. sprijinul Arhivelor Na&ionale. . pentru organizarea unor m suri de conservare. Este interzis p strarea oric ror alte materiale ce nu apar&in depozitelor de arhiv Repara&iile interioare. . Art. . . dup 50 de ani de la crearea lor. Art. în cadrul anului. fumatului în incinta depozitului. depozitele de arhiv . pe ani #i pe termene de p strare. Art. . pe compartimente #i termene de p strare.

selec&ionare).Constatarea contraven&iilor #i aplicarea sanc&iunilor se fac de c tre împuternici&ii Arhivelor Na&ionale sau ai direc&iilor jude&ene ale Arhivelor Na&ionale. la judec toria în a c rei raz teritorial a fost s vâr#it contraven&ia. pedepsind pe cei ce aduc prejudicii integrit &ii Fondului Arhivistic Na&ional sau nu iau m suri privind eviden&a.In cazul desfiin& rii unei unit &i creatoare de documente. cantitatea. .Documentele cu valoare practic . Totodat . stadiul de prelucrare (inventariere. extrase #i certificate privind drepturile individuale ale cet &enilor vor fi depuse la Ministerul Muncii #i Protec&iei Sociale sau la direc&iile jude&ene ale acestuia. Procesul-verbal se întocme#te #i se înregistreaz la unitatea creatoare sau de&in toare. în trei exemplare. în depozitele Arhivelor Na&ionale. potrivit legii. Art. certificate # i extrase privind drepturile individuale ale cet &enilor. dup caz. c rora statul le acord protec&ie special . în dreptul inventarelor dosarelor predate. dup expirarea termenului de depunere. In situa&ia mai sus prev zut .Sustragerea. . conform modelului anexa nr.Creatorii #i de&in torii de documente le pot de&ine. anii extremi. 112. Procesul-verbal se înregistreaz #i la Arhivele Na&ionale. împreun cu documentele se preiau #i inventarele acestora. #eful compartimentului de arhiv întocme#te un proces-verbal în prezen&a reprezentantului Arhivelor Na&ionale. vor fi p strate de creatori #i de&in tori. Împotriva procesului-verbal de constatare a contraven&iei se pot face plângeri. creatorii #i de&in torii de documente sunt obliga&i s depun la Arhivele Na&ionale sau la direc&iile jude&ene câte un exemplar al inventarelor documentelor permanente pe care le de&in. Art. . în baza c rora se elibereaz copii.Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Na&ional sunt bunuri de interes na&ional. 114. 110. Art. 111. în baza c rora se elibereaz copii. Procesul-verbal va fi semnat de #eful compartimentului de arhiv din unitatea desfiin&at #i de membrii comisiei de lichidare. num rul procesului-verbal fiind trecut în registrul de eviden& curent . . K. 6. 13 . :celelalte merg la Arhivele Na&ionale. R%spunderi "i sanc!iuni Art. In aceast situa&ie. documentele cu valoare #tiin&ific vor fi preluate de Arhivele Na&ionale sau de direc&iile jude&ene. o dat intrate. selec&ionarea #i p strarea acestor documente conform Legii Arhivelor Na&ionale. Ari. starea de conservare. . în termen de 15 zile de la primirea comunic rii. distrugerea. nu mai pot fi retrase din administrarea acestora. 113.Preluarea documentelor de la creatori #i de&in tori de c tre Arhivele Na&ionale se efectueaz prin confruntarea inventarelor cu unit &ile arhivistice. Documentele apar&inând Fondului Arhivistic Na&ional. degradarea ori aducerea în stare de neîntrebuin&are a documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Na&ional constituie infrac&iuni #i se pedepsesc conform prevederilor Codului penal.. Predarea-preluarea se consemneaz într-un proces-verbal. f r ca activitatea acesteia s fie continuat de o alta. se face #i verificarea modului de constituire a mula&ilor arhivistice predate. pe baza aprob rii Arhivelor Na&ionale sau a direc&iilor jude&ene. 115. dac le sunt necesare desf #ur rii activit &ii. întocmit în dou exemplare. un exemplar al procesului-verbal se pred reprezentantului Arhivelor Na&ionale. . în care se consemneaz : denumirea fondului arhivistic. iar cele cu valoare practic . Un exemplar r mâne la unitatea creatoare sau de&in toare. Art.

…….. . dosare.... nefiind încheiate.... etc....... La preluare au lipsit dosarele de la nr................ 1 Aprob Pre edintele consiliului de Administra#ie......Anexa Nr. din ………. P 10 5 Obs..... condici... a Arhivelor Na#ionale) NOMENCLATORUL ARHIVISTIC Aprobat prin Ordinul (decizia) nr...... 2.. ..... cartoteci etc... 3..... . crt... Datele extreme Num%rul filelor Obs.. Prezentul inventar format din ... dosare... Ast zi.. crt............ ... ... Am primit.... file con&inute .......... Direc!ia Serviciile Denumirea dosarului Termenul de p%strare (con!inutul pe scurt al problemelor la care se refer%) 1... (director) Se confirm% Directorul general al Arhivelor Na#ionale (Directorul Direc#iei Jude#ene.. ...... 10 3.. Dosarele de la nr.... ani (permanent) INVENTARUL PE ANUL ___ pentru documentele care Nr.. Direc!ia secretariat "i administrativ% A) Serviciul secretariat B) Serviciul administrati v Anexa Nr.. registre.. P 2...... .......... au fost l sate la... registrului.. .. Am predat...... 14 ............................ .. 2 Denumirea creatorului se Denumirea compartimentului p%streaz% . Con!inutul pe Indicativul dosarului dup% scurt al nomenclator dosarului...... crt........ s-au preluat ..... 5 1..

........ #i .......Anexa nr.......... primite efectiv Ie#iri Nr..... pagini dactilografiate. dosare... avizeaz ca dosarele din inventarele anexate s fie înl turate ca nefolositoare.......... delega&i ai compartimentului....... numit prin Ordinul nr..... Nr. ….... (denumirea creatorului) …. dos.. ………………… ………………………......... Anexa nr............ societate comercial ) PROCES-VERBAL de predare primire a documentelor Ast zi...... ….. ... dup inv.............. selec&ionând în #edin&ele din ….... intr rii comparti....... din ….. în cantitate de ..... Comisia de selec&ionare...... (sediul) PROCES-VERBAL Nr.. Pre#edinte Membri Secretar ……………………. 4 REGISTRU DE EVIDENT) a intr rilor-ie#irilor unit &ilor arhivistice Intr ri Nr................................ Numele #i prenumele Numele #i prenumele Numele #i prenumele Semn tura Semn tura Semn tura *) Anii extremi................ de c tre serviciul men&ionat........... Am primit.. documentele din anii*) …....... dos. Data Denumirea Date Crt..primirea s-a f cut pe baza inventarelor anexate. la data comp. …............. Predarea .... Anexa nr............ conform dispozi&iilor legale.... ie#irii s-au predat predare.............5 . 3 Institu&ia_________________ ( regie autonom ........... Data Unde Denumirea Total actului de dosare dos. Am predat......extreme mentului ale documentelor Nr........ Se aprob ( conducerea ) 15 ... expirându-le termenele de p strare prev zute în nomenclatorul unit &ii....................... subsemna&ii ... ie#ite r mase nr.. arhivarul institu&iei ......... am procedat primul la predarea #i al doilea la preluarea documentelor create în perioada . cuprinzând ..

6 PROCES-VERBAL Predare . luna. 8 _____________________________________________ (Denumirea creatorului sau de&in torului) REGISTRU DE DEPOZIT 1 Nr. semn tura arhivarului 7 Data restituirii u. crt..Anexa nr. ziua) Subsemna&ii____________________________ din partea_________________________________________ #i_____________________________________ din partea_________________________________________ am procedat.preluare din ___________________________________ (lanul. Am preluat Anexa nr. func&ia.7 Inventar al colec&iei de matrice sigilare 1 Nr. #i ________m. Anexa nr. serviciul 6 Data soaterii u.l. 2 Denumirea fondului/ compartimentului 3 Cota dosar 4 Scopul scoaterii din depozit 5 Numele solicitantului.a. 9 FI') DE CONTROL FONDUL/COLEC+IA______________________________________________________________ COMPARTIMENTUL______________________________________________________________ NR. INVENTAR___________________________________________________________________ ANUL____________________________________________________________________________ NUMELE 'I PRENUMELE SOLICITANTULUI_________________________________________ DATA____________________________________________________________________________ 16 . 2 Data prelu rii #i denumirea organiza&iei/ persoanei de la care s-a preluat matricea 3 Materialul 4 Forma 5 Dimensiunea 6 Descrierea câmpului 7 Legenda 8 Anul confec&ion rii 9 Obs.a. Anexa nr. primul la predarea #i al doilea la preluarea___________________________________________ ani extremi_____________________însumând_____________________u. semn tura arhivarului 8 Obs. Prezentul poces-verbal cuprinde ________file #i s-a încheiat în dou exemplare..a. Am predat.a. Totodat s-au predat #i preluat________________________________________________________________ În timpul verific rii nu au fost g site urm toarele____________________________________ u. de inv.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful