Sunteți pe pagina 1din 11

SC SIMEX S.

A Simleu Silvaniei AUDIT INTERN

PROPUNERE Pentru MANUALUL DE PROCEDURI Si control intern

Nr. Crt. Document/ Compartiment emitent 0 1 I. DOCUMENTE PENTRU SURSE PRIMARE A. DOCUMENTE DE INTRARE a) Comenzi primate, contracte incheiate pentru produse finite

Persoana care raspunde

Baza legala 2

Raspunderea persoanei care emite (primeste) / verifica documentul 3

Destinatia documentului 4

SC SIMEX GRUP SRL

a) Persoana care primeste comanda: -analizeaza solicitarea din punct de vedere al structurii, se asigura ca exista posibilitatea onorarii comenzii; -o transmite compartimentului aprovizionare pentru verficiarea stocului de materii prime si materiale necesare conform consumului normat, precum si compartimentului productie pentru programarea executarii comenzii; b) Persoana care verifica comanda: -se asigura ca exista conditiile pentru realizarea comenzii, precum si sursele financiare necesare completarii stocului de materii prime si materiale; -negociaza cu partenerul conditiile de livrare, pret, termene de plata, etc;

Sectii productie, Birou aprovizionaredesfacere

1.

b)Facturi furnizori Fanca Elena Dragomir Ileana

a) Persoana care primeste facturile: - urmareaste corectitudinea datelor de identificare a furnizorului si beneficiarului , in conformitate cu cerintele legale; -existenta bazei pentru emiterea facturii (contract, comanda,

Biroul aprovizionaredesfacere

c)Note de receptie

Negru Vasile Dragomir Ileana

Fanca Elena

prvederi legale speciale); -respectarea prevederilor din contracte, comenzi referitoare la cantitate, pret, termen de plata; -daca receptia cantitativa si calitativa corespunde cu factura. In caz de diferente- s-au intocmit Procesele verbale de constatare a diferentelor; S-au transmis obiectiile furnizorului; S-a notificat compartimentului financiar pentru a nu efectua plata?; -pentru facturile de utilitati :exista confirmarea participarii la citirea contoarelor; Se pastreaza la fiecare punct de consumatie un registru pentru notarea consumului la citirea in prezenta delegatului furnizorului?; -Daca pe un contor exista mai multi consumatori: sunt stabilite criteria de repartizare astfel ca fiecarui centru de cost sa i se repartizeze un consum cat mai aproape de realitate?; b) Persoan care verifica facturile: -existenta bazei legale pentru emiterea facturii; -respectarea clauzelor contractuale sau prevederilor legale; -asigurarea surselor pentru plata facturilor la scadenta; a) Persoana (comisia) care intocmeste nota de receptie: -receptia cantitativa si calitativa Persoana care verifica nota de receptie: Confruntarea cu facrura si contractul Persoana care primeste ordinele de incasareplata: -daca exista obligatia platii; -daca ordinul de incasare este completat corect; b) Persoana care verifica ordinele de incasare: - daca s-a convenit cu partenerul aceasta modalitate de plata; -daca s-a respectat termenul conventi pentru scadenta ordinului de incasare; -asigura disponibilul pentru plata la termenul indicat pe ordinal de incasare; a)

Biroul financiarcontabilitate

Biroul financiarcontabilitate

d)Ordine de incasare plata

Fanca Elena

Biroul financiarcontabilitate

Juca Natalia

e)Chitante, CEC-uri

Fanca Elena, Juca Natalia

Biroul financiarcontabilitate

B. DOCUMENTE INTERNE a)Documente de consumFisa limita de consum

Bocor Ioan

a)

Persoan care intocmeste bonurile de consum:

Magaze materiale tehnice si chimice,

Laslo Vasile Fanca Elena

-urmareste inscrierea corecta a codului materialelor; - in cazul in care nu exista pe stoc materialul prevazut in norma de consum solicita aprobarea persoanei autorizate pentru a elibera un material inlocuitor si se emite o noua fisa limita de consum; - in cazul in care se elibereaza alte materiale inainte de intocmirea unei noi Fise limita de consum, se bareaza pozitia de material care nu exista si se inscrie numarul bonului de consum emis pentru acel material. - urmareste incadrarea in consumul normat; - eliberarile de materiale se inregistreaza in Fisa de magazie ; Persoan care verifica bonurile de consum: -incadrarea in norma de consum; -aproba inlocuirea unui material prevazut in fisa limta care nu exist ape stoc si inscrie cantitatea necesara din noul material; - analizeaza cauzele neincadrarii in limita de consum; - propune conpartimentului tehnic modificari a normelor de consum; a) Persoana care intocmeste documente privind miscarile de stocuri , altele decat bonurile de consum: - completarea Bonului de miscare pentru transferul unui mijloc fix sau material de natura obiectelor de inventar de la o sectie (compartiment) la alta (altul); - inscrierea tuturor datelor de identificare a bunului; - intocmirea documenteler numai in baza dispozitiei scrise din partea persoanelor autorizate. b) Persoana care dispune si verifica miscarile de stocuri: - completarea corecta a Bonului de miscare pentru mijloace fixe sau Bonului de predare, transfer, restituire pentru produsele finite; - existenta dispozitiei scrise pentru miscarea mijloculuil fix; - Inscrierea pe Bonul de predare produse finite a tuturor datelor pentru indentificatea comenzii si preluarea corecta in gestiunea de produse finite. Compartimentul de specialitate- persoan care intocmeste si pregateste documentele pentru angajare: -Existenta postului conform organigramei aprobata; -Organizarea concursului, daca se impune; -Inscrierea datelor de contact in concordant cu actele prezentate de cel care se incadreaza in munca; -Existent notei de lichidare, in cazul in care persoan provine de a) b)

Depozit cherestea si stratificate

Biroul financiarcontabilitate

b)Documente privind miscarile de stocuri- Bon de transfer mijloace fixe si obiecte de inventar; Bon de predare produse finite

Biroul financiarcontabilitate

Negru Vasile Juca Natalia Lipou Traian

Sectii de productie, Biroul financiarcontabilitate

c)Documente de salarii, pontaje: 1. Contract de munca

Negru Elena

Compartimentul personal- salarizare

la alta unitate; -Indeplinirea conditiilor de incadrarea cerute de post prevazute prin lege sau stabilite de conducerea societatii; -Existent divezii cu privire la eventuale pagube create la vechiul loc de munca in cazul gestionarilor; -Constituirea garantiei in numerar pentru functii gestionare; -Existent cazierului de la politie ca nu au antecedente penalepentru functii gestionare sau de conducere; b) Persoana care verifica si vizeaza operatiunea: -Operatiunea este necesara,legala si oportuna pe baza documentatiei prezentata de compartimentul de specialitate; -Incadrarea personalului de administratie se face in limitele numarului stabilit in organigrama si statul de functii; -Contractul de munca este vizat de compartimentul juridic; -Actul de garantie in cazul gestionarilor s-a incheiat in cuantumul pervazut in dispozitiile legale si s-au fixat ratele lunare de depunere; a) persoana care intocmeste documentul: -Stabilirea cuantumului avansului in raport cu timpul efectiv lucrat (conform condicilor de prezenta, foilor de pontaj) si de retributia tarifara de incadrare. b) - persoana care verifica si vizeaza documentul: -Lista este semnata de catre emitent si compartimentul de specialitate. a) persoana care intocmeste documentul: -Preluarea corecta a datelor din contractual individual de munca, pontaj (condica de prezenta), concedii medicale; -Respectarea legislatiei pentru plata orelor suplimentare; aprobarea efectuarii si platii orelor suplimentare de catre conducere; -Stabilirea sumelor pentru deducerile personale; actualizarea periodica a declaratiilor date de angajati cu privire la persoanele aflate in intretinere; -Respectarea prevederilor legale referitoare la retinerile din salarii (contributia personalului pentru pensii, pentru sanatate, somaj; -Calcularea corecta a sumelor cuvenite pentru concediile de odihna, medicale, de maternitate ; -Indeplinirea sarcinilor de serviciu; a normelor de productie; -Existenta deciziei conducatorului si Actului aditional la Contractul individual de munca pentru orice modificare a drepturilor salariale; b) - persoana care verifica si vizeaza documentul: Compartiment salarizare, Biroul financiarcontabilitate

Bilt Cristian Juca Natalia

2.Lista de avans chenzinal

Negru Elena

Compartimentul salarizare, Biroul financiarconatabilitate

Bilt Cristian, Juca Natalia 3.Stat de plata Negru Elena

Bilt Cristian, Juca Natalia

-Daca s-a respectat statul de functii conform organigramei; -Retinerile din salarii sunt stabilite in cuantumul legal; -Statul de plata este semnat de emitent; -Pentru personalul caruia I se calculeaza lichidarea, daca exista atasata nota de lichidare semnata de conducerea unitatii si de toate compartimentele (persoanele) indicate pe formular;

4.Document pentru aprobarea premiilor si adaosuri la retributie (referat, lista, aprobare )

Negru Elena

a) Persoana care intocmeste documentul: -Existent aprobarii conducerii pentru acordarea de permii sau adaosuri la retributii. b) Persoana care verifica documentul: -Respectarea Conditiilor si criteriilor de acordare a premiilor, adaosurilor la retributii . a) Persoana care primeste ordinul de deplasare: -Completarea cu toate datele, existent confirmarii prin semnatura si stampila a deplasarii la locul mentionat in ordin ; -Inscrierea corecta a diurnei ; -Verificatea documentelor anexate decontului (bilete de transport, nota de plata de cazare si alte documente). b) Persoana care vizeaza ordinul de deplasare: -Indeplinirea misiunii in deplasare; -Corectitudinea sumelor inscrise in decont (daca diurna este inscrisa la nivelul aprobat la nivel de societate si pe ctg. de personal); OMF 3512/2008 (M.OF.870 bis/23.12.2008); Legea nr.15/1994; Hotararea de Guvern nr.2139/2004 a) Persoana / comisia care intocmeste documentele: -Pentru Registrul de inventar, persoana desemnata asigura inscrierea tuturor bunurilor de natura imobilizarilor corporale dandu-le un numar de inventar in ordinea intrarii lor in unitate, pe grupe de imobilizari; -Inscrie cu vopsea sau aplica tablite cu nr. atribuit pe mijlocul fix respectiv, este obligatoriu si inscrierea initialelor unitatii inaintea numarului de ordine; (format 14-2-1); Bonul de miscare mijloace fixe,intocmit de seful de sectie, conducatorul compartimentului: - emis in baza dispozitie de predare-primire intre doua sectii, ateliere sau alte locuri de pastrare din cadrul unitatii.(format 14-2-3/A);

Compartiment salarizare, Biroul financiarcontabilitate

5.Ordine de deplasare, decont de cheltuieli

Bilt Cristian, Juca Natalia Fanca Elena

Biroul financiarcontabilitate

Negru Vasile, Juca Natalia d)Documente de evidenta a imobilizarilor: - Registrul numerelor de inventar; - Fisa mijlocului fix; - Bon de miscare mijloace fixe; - Proces-verbal de scoatere din functiune a mijloacelor fixe; - Proces verbal de receptie; - Proces verbal de receptie provizorie; - Proces verbal de punere in functiune Toth Ferent, receptii mijloace fixe

Biroul contabilitate

Biroul financiarcontabilitate (ex.1); Sectia (subunitatea predatoare (ex.2)

Proces verbal de scoatere din functiune: -intocmit de comisia numita prin decizia conducatorului societatii care face propunerile pentru scoatere din folosinta si comisia pentru evaluarea componentelor si materialelor rezultate (format 14-2-3/aA): Fisa mijlocului fix: -Intocmita de persoana din compartimentul contabilitate, pentru fiecare mijloc fix intrat sau pentru mai multe mijloace fixe cu acelas cod de clasificare, intrate la aceeasi data, cu preturi unitare egale si intrate pe acelas document primar; -Fisele se grupeaza pe locuri de pastrare si pe categorii; (format 14-2-2); Procesul verbal de receptie: - se intocmeste de catre Comisia de receptive numita prin decizia conducatorului societatii pentru : intrarea de mijloace fixe care nu necesita montaj (14-2-5); pentru mijloacele fixe care necesita montaj dar NU necesita probe tehnologice (142-5/a); sau pentru mijloace fixe care necesita montaj si probe tehnologice (14-2-5/b). b) Persoana care verifica documentele: -Codul de calsificare este corect stabilit; -Metoda de amortizare si durata normata de functionare corespund codului de clasificare; -Valorile estimate de catre comisie pentru piesele sau materialele rezultate din dezmembrare sau casarea mijloacelor fixe nu sunt subevaluate; -Toate mijloacele fixe au inscriptionate initialele firmei si numarul de ordine atribuit la intrarea in unitate. -Existent dispozitiei conducatorului compartimentului pentru miscarea mijloacelor fixe intre subunitatile societatii; -Completarea pe fisa mijlocului fix a diferentei din reevaluare si corecta solutinare a valorilor inscrise in aceasta coloana.

Compartiment financiar contabil (ex.1); Compartiment ul care tine evident mijloacelor fixe(2)

Fanca Elena

Compartiment financiar-contabil

Biroul financiar contabilitate

Negru Vasile, Juca Natalia

e)Documente de urmarire a parcursului si consumurilor auto

Compartim transport , Chereji Aurel

a) Persoan care emite documente : -Emiterea foilor de parcurs dupa acceptul sefului de coloana pentru satrea buna de functionare a mijlocului de transport; -Emiterea BCF-urilor pentru alimentarea mijlocului auto in functie de cursele programate ; -Inventarierea lunara a combustibilului existent in rezervor si comararea lui cu cel scriptic, rezultat in urma intocmirii si centralizarii FAZ-urilor pe luna expirata; -Stabilirea eventualelor diferente si transmiterea pentru evidentierea lor in contabilitate; b) Persoan care verifica: -Respectarea programului de transport; -Incadrarea in consumul normat al mijlocului de transport; -Verificarea periodica a consumului normat cu cel efectiv; -Respectarea locului de aprovizionare cu cambustibil, in cazul existentei contractului de livrare cu o firma;

Biroul transporturi, Biroul financiarcontabilitate

Juca Natalia

g)Documente de plata si incasare in numerar

Fanca Elena

Juca Natalia, Negru Vasile

h) Registrul de evidenta a documentelor intrate si plecate din societate

Bilt Maria, Sarca Florica

Persoana care emite Dispozitia de incasare/plata in numerar: -existenta obligatiei de plata si respectarea scadentei; - existenta crentei de incasat; - chitanta sa cuprinda toate elementele de identificare a clientului ( denumure, adresa sediu, CUI, inreg la ORC, data, suma); - intocmirea dispoziteiei de plata catre casierie in cazul in care o obligatie de plata de achita in numerar cu inscrierea datelor de identificare a persoanei care a preluat numerarul in schibmul chitantei; b) Persoana care vizeaza Dispozitia de incasare/plata in numerar: - verifica concordata dintre documentul care genereaza obligatia de plata si factura primita prin care se solicita plata; - verifica existent disponibilului pentru achitarea obligatiei si scadenta prevazuta in documentul de baza ( contract); - vizeaza dispozitia de plata catre casierie pentru platile in numerar; Inregistreaza toate documentele intrate si plecate din societate in ordine cronologica ; -asigura completarea tuturor coloanelor din registru; - obtine semnatura persoanei care a primit un document inregistrat in registrul de corespondenta.

a)

Biroul financiar contabilitate

Secretariat

C) DOCUMENTE DE IESIRE

a)

Avize de expeditie

Olteanu Nicolae, Ghilea Ioan, Erdey Ottilo

a) Persoana care emite avizele de expeditie: -cantitatile si sortimentele corespund cu cele comandate sau contractate; -se respecta termenul de expeditie convenit cu partenerul; -se asigura predate avizului pentru emiterea facturii in termen; b) Persoana care verifica avizele de expeditie: -daca produsele avizate au fost comandate; -daca se respecta conditiile de livrare convenite; -avizele de expeditie sunt insotite si de certificatul de garantie si certificatul de calitate; a) Persoana care emite comanda: -cantitatea pe sortimente de materii prime, material, lucrari sau servicii prevazute in contractele incheiate (daca exista); - corelarea cu normele de consum pentru productia programata a se executa in perioada pentru care se face aprovizionarea ; - tine seama de stocurile fizice existente si de comenzile in curs de derulare; - pentru piese de schimb si obiecte de inventar se ia in calcul consumul mediu din perioada precedent;

Biroul aprovizionaredesfacere,

Biroul financiarcontabilitate

Negru Vasile

b) Comanda pentru aprovizionare cu materii prime si materiale

Ilea Cristian, Oros Avram, Negru Vasile

Biroul aprovizionaredesfacere

Balint Iosif, Dragomir Ileana

- comanda cantitatea si structura pentru echipamentul de lucru si materialele igienico-sanitare in functie de cerintele locului de munca; - tine seama de stocul existent si durata normata de utilizare a echipamentului de lucru ; b) Persoana care verifica si vizeaza comanda: -Stabilirea corecta a cantitatilor pe baza elementelor luate in calcul; -Valoarea comenzii are asigurata finantarea; -Daca s-au prevazut clauze pentru penalitati si despagubiri pentru daunele cauzate de intarzierea in livrare, defectiuni de calitate; -Verificarea preturilor inscrise avand in vedere contractile incheiate sau negocierile cu furnizorul; -Daca mijlocul de transport prevazut este economicos; -Este corect indicat contul din care se va face plata precum si formele si instrumentele de decontare ; -Documentul este avizat de compartimentul juridic. a) Persoana care emite factura: -Legalitatea , necesitatea, oportunitatea si realitatea operatiei inscrisa in facture; -Concordata datelor din factura cu cele din contract sau comanda;

Compartiment protectia muncii

Negru Vasile, Juca Natalia

c) Facturi emise catre clienti (SC Simex Grup SRl si alti beneficiari)

Dragomir Ileana

Biroul aprovizionaredesfacere, Biroul financiarcontabilitate

-Daca pentru facturile de prestari servicii este inscris Contractul pe baza caruia s-a executat serviciul, nr si data acestuia; -Inscrierea in facture a preturilor legale si calcularea corecta a valorilor, pe fiecare pozitie si pe total; -Facturile sunt emise in ordine cronologica; -Concordant datelor din facture cu cele inscrise in avizul de expeditie (daca este cazul) b) Persoana care verifica factura: - operatia este legala, necesara, oportuna si economicoasa, pe baza documentatiei prezentate de compartimentul de specialitate; - cantitatile, lucrarile sau serviciile prestate inscrise in document au fost receptionate de unitate, iar pentru eventualele diferente cantitative sau calitative, constatate la receptie, s-au luat masuri legale corespunzatoare; - s-a specificat de catre compartimentul de specialitate, in mod expres, ca suma poate fi achitata integral sau partial, sau daca trebuie sa se refuse acceptarea; - pretutile pe baza carora s-au calculate sumele de plata, au temei legal; - daca facturile privind vanzarile sunt emise cat mai aproape de momemtul producerii operatiunii de livrare; - nivelul discounturilor acordate pe facturi au fost aprobate de organele competente; a)- persoana care intocmeste ordinal de plata: - existenta obligatiei certe de plata; - plata a fost aprobata in prealabil de catre persoana competent; - urmarirea scadentelor de plata a obligatiilor inregistrate si prezentarea zilnica a situatiei comparative cu disponibilul existent; - inscrierea corecta a obligatiei la care se refera plata (fact. -nr, data- ..; - inregistreaza in registrul numerelor de ordine fiecate ordin de plata emis; - urmareste in ziua urmatoare decontarea efectiva a tuturor ordinelor de plata emise; b) persoana care verifica ordinul de plata: - realitatea si legalitatea platii inscrisa in ordinal de plata; - stabileste prioritati in efectuarea platilor in cazul in care disponibilul nu este la nivelul necesarului; - respectarea termenelor de plata conform contractelor sau a oricaror conventii de colaborare referitoare la termenele de plata; Biroul financiarcontabilitate

Fanca Elena

d) emise,

Ordine de plata

Fanca Elena

Negru Vasile, Juca Natalia

e)

CEC-uri, etc

Fanca Elena

- respectarea tarifelor sau preturilor din contracte, - conventii; a) persoana emite CEC-uri: -CEC-ul se emite numai catre furnizorul pentru care s-a stabilit in prealabil aceasta modalitate de plata; -In cazul in care o persona utlizeaza frecvent carnete de CEC; aceasta va semna in Registrul de evident a carentelor de CECpentru primitea blocului , seria. --Cu numere de la pana la ; La utilizarea completa a blocului cotorul se preda la contabilitate cu justificarea fiecarei file; b) persoana care verifica cecurile emise: -Daca furnizorul pentru care s-a emis carnetul de CEC, face patre din lista partenerilor pentru care s-a convenit aceasta modalitate de plata; -Daca are inscrise toate datele, inclusiv , datele de identificare a persoanei care a primit fila si stamplila unitatii beneficiare; -Verifica periodic stadiul decontarilor si al scadentelor CECurilor aflate in curs de decontare;

Biroul financiarcontabilitate

Negru Vasile, Juca Natalia

II.

SURSE PRELUCRATE Fanca Elena Fanca Elena Juca Natalia Juca Natalia Juca Natalia Fanca Elena Fanca Elena Juca Natalia Juca Natalia Juca Natalia Juca Natalia

a) Cartea Mare b) Registrul jurnal c) Registrul inventar d) Registrul de cumparari e) Registrul de vanzari f) Registrul de casa g) Registrul stocurilor h) Registrul numerelor de inventar i) Registrul actionarilor j)Listele de inventariere anuala k) Balanta de verificare III. SURSE DE SINTEZA A. SE INTOCMESC PERIODIC PE PARCURSUL EXERCITIULUI a) Deconturi privind Tax ape valoarea adaugata b) Declaratii privind impozitul pe profit c) Declaratii privind obligatiile catre bugetul asigurarilor de sanatate

Juca Natalia Juca Natalia Negru Elena

10

d) Declaratii privind taxele catre Casa de Pensii e) Raportari semestriale privind pozitia financiara si performanta B. SE INTOCMESC ANUAL (Situatii Financiare Anuale) a)Bilantul b)Contul de profit si pierdere c)Situatia Fluxului de trezorerie d)Situatia modificarii capitalului propriu e)Note explicative

Nergu Elena Juca Natalia

Juca Natalia Juca Natalia Juca Natalia Juca Natalia Juca Natalia

SC CONTAFIN SRL, Auditor intern, Pop Maria

11