5.

MANAGEMENTUL ECHIPEI

DE PROIECT

Conf. univ. dr. Rzvan Ctlin DOBREA Mail: razvan.dobrea@man.ase.ro

Resurse fundamentale necesare unui proiect

resursele umane (oamenii); resursele financiare i de timp; echipamentele; facilitile; resursele materiale; informaiile; tehnologia.

Orice proiect are un management specific orientat pentru atingerea obiectivelor stabilitate. n cadrul managementului de proiect o component semnificativ este reprezentat de managementul echipei de proiect. Managementul echipei de proiect definete ansamblul tuturor proceselor prin care se planific, alctuiete, dezvolt, conduce, evalueaz i monitorizeaz resursele umane implicate pe intreaga durata de via

Cnd se iniiaz managementul echipei de proiect ?

Activiti specifice ciclului de via al unui proiect

- concepte i propuneri de lucru (faza de precontract); - definirea temei si termenilor proiectului (momentul semnrii contractului); - iniierea proiectului (alctuirea echipei, nceperea efectiv a lucrului); - livrarea i controlul calitii proiectului (desfurarea efectiv a proiectului, monitorizare, control); - nchiderea i evaluarea.

Planificarea resurselor umane

a. Procesul are drept scop identificarea i definirea rolului i responsabilitilor necesare resurselor umane n cadrul viitorului proiect. Acesta include i stabilirea unui sistem de relaii ntre diferite resurse utilizate, corelate ns cu scopul i obiectivele proiectului. b. Instrumentele specifice utilizate n faza de planificare a resurselor umane sunt: graficele i schemele de diferite forme, matricele i nu n ultimul rnd networking-ul. c. Rezultatele procesului de planificare a resurselor umane: - ce categorii de resurse umane sunt necesare viitorului proiect; - cuantificarea necesarului de resurse umane necesare pe categorii specifice; - sistemul de responsabilitati i delimitrile specifice pentru fiecare categorie identificat; - modul de interaciune ntre resursele umane implicate; - o modelare a sistemului n care se intenioneaz achiziia, pregtirea, evaluarea i conducerea echipei de proiect.

Construcia echipei de proiect

Construirea unei echipe reprezint arta de a armoniza diferenele unor oameni proveniti din medii diferite, cu interese i perspective diverse, n interesul realizrii unei echipe cu minim de conflicte posibile i o orientare ctre un scop comun. Rezultatul acestei etape este echipa de proiect n sine, evident nsoit de o documentaie specific aferent, care trebuie s includ cel puin: prezentarea detaliat a fiecrui membru, experiena i abilitile deinute, nivelele ierarhice asociate i relaiile specifice cu ceilali membrii dar i disponibilitatea fiecruia, prezentat sub forma unor grafice sau programe. Criteriul principal de constituire a echipei de proiect este competena profesional n raport cu obiectivele propuse prin proiect.

OBS!!! 1. Trebuie totodat inut cont de nivelul de supraveghere pe care aceste persoane l necesit, locul de unde provin persoanele respective. 2. De multe ori ns echipa trebuie constituit din oamenii care deja exist disponibili sau care trebuie neaprat folosii. 3. Echipa ideal termin munca la timp i ncadrndu-se n buget, avnd nevoie de puine indicaii din partea PM.

Dezvoltarea echipei de proiect

Dezvoltarea echipei de proiect se concentreaz, n cele mai multe cazuri, pe dou direcii distincte i anume: dezvoltarea abilitilor individuale i creterea capacitii de lucru n comun a persoanelor implicate.
Performan

Transformare Realizare Armonizare Confruntare Formare Timp

Fig. nr. 1. Etapele specifice dezvoltrii echipei de proiect

Managerul de proiect coordonatorul (PM)

Persoana desemnat sau aleas care are, pe lng competena necesar, ntreaga autoritate i completa responsabilitate n ceea ce privete conducerea proiectului. Tipul de manager este dat de ansambul de cunostinte, calitati si aptitudini pe care le poseda un grup de manageri si care le confera aceeasi abordare a proceselor de management. Stilul de manager const in modul de utilizare a cunotinelor, calitatilor si aptitudinilor in relatiile cu subordonatii si derularea efectiva a acestor procese de munc. OBS! n funcie de capacitatea sa managerial, de talentul i stilul su de lucru, managerul de proiect poate delega colaboratorilor din echipa sa (project team) luarea unor decizii. Membrii echipei rspund pentru propriile decizii (fie c sunt sau nu delegate de eful de proiect) n faa managerului de proiect.

Sarcinile principale ale managerului de proiect

- stabilirea obiectivelor proiectului; - mprirea lucrrilor pe subproiecte i activiti bine definite; - urmrirea secvenial a acestora prin intermediul unor scheme/ diagrame; - stabilirea unui grafic de timp i a unui buget; - coordonarea echipei, raportarea rezultatelor; - comunicarea permanent.

Deciziile managerului de proiect

1. Pe parcursul desfurrii lor, proiectele implic luarea a nenumrate decizii. 2. Cnd este nevoie de un rol decizional, PM trebuie s ia msuri, i n funcie de consecinele acestor decizii:
- s fac o distincie ntre caracteristici i beneficii; - s aloce n mod adecvat resurse dac proiectul este n ntrziere; - s menin un echilibru ntre costuri, timp i rezultate; - s previn alunecri ale scopului (cnd proiectele devin din ce n ce mai mari i mai complexe) i depiri ale bugetului (cnd banii devin insuficieni).

Controlul proiectului
Din nefericire nu totdeauna membrii echipei i vd de treab contiincios, aa nct proiectul nu poate fi lsat pe pilot automat, fr un control i o coordonare. Pentru a urmri desfurarea proiectului urmtoarele lucruri trebuie supravegheate la orice proiect, indiferent de complexitatea lui: - stadiul lucrrii comparat cu cel planificat; - volumul lucrrilor terminate; - calitatea lucrrilor efectuate; - costurile i cheltuielile, comparativ cu cele planificate; - atitudinea oamenilor care lucreaz la proiect i a celor implicai n acesta (inclusiv clienii i conducerea); - coeziunea i cooperarea membrilor echipei.

Va multumesc !