PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR PAPELES DE TRABAJO

CODIGO DEL PROCEDIMIENTO: 4014 VERSIN No. 4.0 FECHA:

REVISADO POR:

Contralor Auxiliar CARGO

Dr. Ernesto Tuta Alarcn NOMBRE FIRMA

APROBADO POR:

Director Tcnico Direccin de Planeacin CARGO

Alirio Rodrguez Ospina NOMBRE No. FOLIOS: FIRMA 12

COPIA No.

PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR PAPELES DE TRABAJO

1. OBJETIVO :
Estandarizar a travs de los elementos de denti!icacin" re!erenciacin" conclusiones # clasi!icacin" la ela$oracin # entrega de los papeles de tra$a%o" &ue en arc'ivo duro #(o magntico de$a entregar al concluir el Proceso de Prestacin de )ervicio *icro" cada uno de los integrantes del e&uipo auditor" de acuerdo con la la$or desarrollada.

2. ALCANCE:
nicia cuando el E&uipo Auditor determina la !orma de realizar la re!erenciacin # las marcas de auditora a utilizar en la ela$oracin de papeles de tra$a%o # termina cuando el responsa$le del aprue$a # procede a arc'ivar los papeles de tra$a%o.

3. BASE LEGAL:
Constitucin Poltica de Colom$ia" artculos +,- # +.+. /e# 0+" de 1223" artculos - # ,4. Decreto /e# 10+1 de 1223" artculo 154. 6ormas de Auditora 7u$ernamental Colom$ianas8 *ane%o # Custodia de los Papeles de Tra$a%o

4. DEFINICIONES :
ARCHIVO: Ordenamiento clasi!icado de documentos # arc'ivos magnticos" &ue correspondan al proceso de Prestacin de )ervicio *icro ARCHIVO CORRIENTE: Documentos &ue soportan la la$or # evidencias del Proceso de Prestacin de )ervicio *icro. ARCHIVO GENERAL: Correspondencia interna reci$ida # enviada durante el tiempo de realizacin del Proceso de Prestacin de )ervicio *icro ARCHIVO PERMANENTE: Documentos del su%eto de control o aplica$les a ste" tales como8 normas" reglamentos" disposiciones" procedimientos" manuales" entre otros" &ue no son suscepti$les de cam$io !recuente" &ue constitu#en !uente de consulta en posteriores auditoras. CONCLUSION: 9uicios de car:cter pro!esional" $asados en las o$servaciones resultantes del examen e!ectuado. PA7 6A + DE 15

PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR PAPELES DE TRABAJO

MARCAS DE AUDITORIA: )m$olos" numricos" al!a$ticos" gr:!icos registrados en los papeles de tra$a%o" con el propsito de !acilitar # a$reviar la clasi!icacin" arc'ivo # para explicar el tra$a%o realizado. PAPELES DE TRABAJO: Con%unto de documentos" #(o planillas ela$oradas #(o utilizadas por el auditor en !orma manual o medio magntico" &ue registran" soportan" evidencian e identi!ican la la$or de auditora realizada" as como las conclusiones a las &ue se 'a llegado en el desarrollo de su tra$a%o. )irven para sustentar los 'allazgos # como punto de apo#o para veri!icaciones # !uturas auditoras. /os papeles de tra$a%o est:n con!ormados por los documentos contenidos en el Arc'ivo Corriente" Arc'ivo 7eneral # Arc'ivo Permanente. REFERENCIACION: denti!icacin al!anumrica colocada en la parte superior derec'a de los papeles de tra$a%o. )e asignar: en mesa de tra$a%o" seg;n criterio seleccionado para agrupar por lneas o componentes de integralidad" como por e%emplo8 C< Contratacin" P< Presupuesto. REFERENCIACION CRUZADA: )e re!iere a la interrelacin de asuntos contenidos en uno o varios documentos analizados o papel de tra$a%o" con las anotaciones de datos" ci!ras" etc." incluidos en otros papeles de tra$a%o

. REGISTROS
*esa de Tra$a%o. Papeles de Tra$a%o.

!. ANE"OS
Anexo 18 *odelo de Re!erenciacin de Papeles de Tra$a%o. Anexo +8 *arcas de Auditora. Anexo 3. *odelo papeles de tra$a%o. Anexo 0. Arc'ivo de Papeles de Tra$a%o.

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PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR PAPELES DE TRABAJO

#. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO:

No EJECUTOR ACTIVIDAD Determina la !orma cmo se va realizar la re!erenciacin # las marcas de auditora a utilizar en la ela$oracin de papeles de tra$a%o. Registra en la parte superior del papel de tra$a%o &ue ela$ore" el enca$ezado registrando la !ec'a inicial # la re!erenciacin previamente de!inida. REGISTRO OBSERVACION /a$or a realizarse en mesa de Tra$a%o de la !ase de planeacin. ?er Anexo 1 # +

*esa de tra$a%o

?er Anexo 3

1.

Anota registros" c:lculos" resumen de lecturas #(o AEB> PO A>D TORC an:lisis de documentos # !uentes de in!ormacin &ue 'an servido para compro$ar # veri!icar" as como las conclusiones a las &ue 'a llegado. =irma el responsa$le de la e%ecucin del tra$a%o e indica !ec'a de terminacin" anexando cual&uier otro documento &ue soporte lo indicado en el papel de tra$a%o. )>DD RECTOR DE )olicita en !orma aleatoria los = )CA/ @AC E6 papeles de tra$a%o para e%ercer el control de los PRO=E) O6A/ soportes de 'allazgos E)PEC A/ @ADO o generados" a travs" de la >6 ?ER) TAR O auditora &ue se realiza en el A/FDERC proceso de prestacin de servicio *icro" en los &ue 9E=E DE >6 DAD consignar: la !irma # !ec'a. /OCA/ AGC

PRO=E) O6A/ >6 ?ER) TAR O" PRO=E) O6A/ E)PEC A/ @ADO

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PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR PAPELES DE TRABAJO

No

EJECUTOR

ACTIVIDAD Arc'iva papeles de tra$a%o1 de$idamente !oliados # clasi!icados seg;n corresponda en arc'ivo permanente" general o corriente. Ela$ora el ndice seg;n la clasi!icacin # n;mero de !olios por componente de integralidad # entrega al /der o 9e!e de >nidad /ocal. Ela$ora ndice !inal # entrega papeles de tra$a%o al administrador de arc'ivo #(o !uncionario designado por el )u$director de = ). En caso de las unidades locales los papeles de tra$a%o se entregan al Arc'ivo Central" codi!icados seg;n ta$la de retencin documental. Revisa" aprue$a o desaprue$a los papeles de tra$a%o codi!icados seg;n Ta$la de Retencin Documental de la Direccin. )i no son apro$ados devuelve papeles de tra$a%o al E&uipo Auditor para a%ustes # regresa actividad 3.

REGISTRO

OBSERVACION /a cuenta se devuelve a la Direccin con la misma !oliacin presentada por el su%eto de control. ?er Anexo 0
E$ A%&'()o P*%+,-*-.* / $,0 R*0o$1&(o-*0 2*$ P%o&*0o M(&%o no de$en ser entregados al Arc'ivo CentralH de$e reposar en la direccin para ser entregado al /der de la prxima auditora" el cual de$er: ser actualizado una vez terminada la misma.

PRO=E) O6A/ >6 ?ER) TAR O" PRO=E) O6A/ E)PEC A/ @ADO AEB> PO A>D TORC

0.

PRO=E) O6A/ E)PEC A/ @ADO o >6 ?ER) TAR O A/ DERC 9E=E DE >6 DAD /OCA/AGC

Papeles de Tra$a%o

AD* 6 )TRADOR DE ARCI ?O J(O 4. =>6C O6AR O DE) 76ADO POR E/ )>DD RECTOR DE = )

G Aplica para la Direccin de Desarrollo /ocal # Participacin Ciudadana

/os Papeles de Tra$a%o est:n con!ormados por los documentos contenidos en los Arc'ivosH Corriente" 7eneral # Permanente.

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ANE"O 1

MODELO DE REFERENCIACIN DE PAPELES DE TRABAJO

R*3*%*-&(, A5 A+ A0 AC 0 AA15 A1+ A10 A1, A1A+5 . . . A6 AK Co-.*-(2o Fndice o Car:tula del E!ectivo+ O$%etivos de la evaluacin del E!ectivo Criterios de Auditora # =uentes de Criterio Evaluacin del )istema de Control nterno E!ectivo Procedimientos de Evaluacin del E!ectivo Desarrollo del Procedimiento 6o. 1 Desarrollo del Procedimiento 6o. + Desarrollo del Procedimiento 6o. 3 Desarrollo del Procedimiento 6o. 0 Desarrollo del Procedimiento 6o. 4 Desarrollo del Procedimiento 6o. ,

Desarrollo del procedimiento 6K Dorrador de n!orme de la lnea o componente de integralidad auditado =OR*ATO CED 7O 0510551

Nota: Seor Auditor este es un modelo por lo tanto, est sujeto a los cambios y sugerencias para la debida utilizacin en los resultados de su trabajo. La referenciacin se realizar en color rojo

Por lnea o componente de integralidad

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ANE"O 2 MARCAS DE AUDITOR4A

Aun&ue no exista un sistema de marcas est:ndar" a menudo se utiliza una escala limitada de estandarizacin de sm$olos para un componente de integralidad o para grupos espec!icos de cuentas" mediante el uso de le#endas o marcas en cdulas determinadas. Dic'os sm$olos o marcas de$en ser explicados en los papeles de tra$a%o. /as marcas de$en ser distintivas # en color Ageneralmente ro%oC para !acilitar su u$icacin en el cuerpo de un papel de tra$a%o" compuesto de anotaciones # ci!ras escritas en l:piz. )i se ela$oran en computador" de$e escogerse una letra di!erente # o%al: resaltada. Algunos re&uisitos # caractersticas de las marcas son los siguientes8 /a explicacin de las marcas de$e ser espec!ica # clara. /os procedimientos de auditora e!ectuados &ue no se evidencian con $ase en marcas" de$en ser documentados mediante explicaciones narrativas" an:lisis" etc.

=OR*ATO CED 7O 051055+

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ANE"O 3 MODELO PAPELES DE TRABAJO

E N C A B E Z A D O

SECTOR """""""""""""""""""""" PERIODO PAD: PERIODO AUDITADO 5V(6*-&(,7: SUJETO DE CONTROL: MODALIDAD DE AUDITORIA : FASE:

D*0,%%o$$o 2*$ &o-.*-(2o 2*$ 8,8*$ 2* .%,9,:o; AEl !ormato # el contenido de los papeles de tra$a%o es un asunto relativo al %uicio # criterio pro!esional del auditorH no 'a# sentencias disponi$les &ue indi&uen lo &ue se de$e incluir en los papeles de tra$a%o" sin em$argo" es esencial &ue los papeles de tra$a%o contengan su!iciente evidencia del tra$a%o realizado para sustentar las conclusiones alcanzadasC.

CONCLUSION : AUDITOR: FECHA INICIO: SUP<RVISADO POR3: No+9%*: C,%6o: FECHA TERMINACION: F(%+,: F*&',: =OR*ATO CED 7O 0510553

)e diligencia cuando aleatoriamente se supervise por parte del )u$director de = )" /der del E&uipo o 9e!e de >nidad /ocal.

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ANE"O 4 ARCHIVO DE PAPELES DE TRABAJO /as clases de arc'ivo &ue se mane%an en el proceso de prestacin de servicio micro por parte de los e&uipos de auditora" son los siguientes8

A=P ARCHIVO PERMANENTE

R*3*%*-&(,&(>4

Co-.*-(2o ndice =ic'a Tcnica /e#es Decretos Resoluciones Acuerdos Actas Circulares Antecedentes # actividades de la Entidad Organigrama general del su%eto de control Contratos de =ideicomiso Principios # procedimientos administrativos # conta$les n!ormes de Auditora anteriores Directores # !uncionarios claves en la toma de decisiones Otros

A=G ARCHIVO GENERAL

R*3*%*-&(,&(>Co-.*-(2o ndice Actas resultantes de las *esas de Tra$a%o. Comunicaciones O!iciales reci$idas externas. Comunicaciones O!iciales enviadas externas. Comunicaciones O!iciales reci$idas internas. Comunicaciones O!iciales enviadas internas. Cuentas rendidas por los su%etos de control. nventario parte interesada Otros.

De conformidad con lo acordado en mesa de trabajo.

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A=C ARCHIVO CORRIENTE FASE DE PLANEACIN

R*3*%*-&(,&(>Co-.*-(2o ndice Encargo de Auditoria *emorando de Planeacin Programas de Auditoria Apro$ados Otros

A=C ARCHIVO CORRIENTE FASE DE EJECUCIN

R*3*%*-&(,&(>Co-.*-(2o ndice o Car:tula de la /nea de Auditora o componente de integralidad Programas de Auditoria por componente de ntegralidad de$idamente diligenciado Evaluacin del )istema de Control nterno Procedimientos de Evaluacin Desarrollo del Procedimiento A)eguimiento Plan de *e%oramientoC 6o. 1 Desarrollo del Procedimiento 6o. + Desarrollo del Procedimiento 6o. 3 Desarrollo del Procedimiento 6o. 0 Desarrollo del procedimiento 6o. ++ Desarrollo del procedimiento 6K Dorrador de n!orme de los resultados de la evaluacin de la lnea de auditoria o del componente de integralidad.

A=C ARCHIVO CORRIENTE FASE DE INFORME

R*3*%*-&(,&(>n!orme Preliminar Respuesta de la Entidad n!orme =inal =OR*ATO CED 7O 0510550 Nota: La utilizacin de nmeros pares obedece a ue si el auditor ol!ida algn documento para arc"i!ar o un procedimiento a desarrollar podr "acer uso de los nmeros impares. Co-.*-(2o

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