Funcia de antrenare declanare a aciunii

(extras din Lucica MATEI, Procese evolutive ale managementului public, Suport de curs, SNSPA, 2007)

Definiie: 1. Procesul de capacitare prin motivare, de ctre conductor a colaboratorilor si, de a participa la realizarea obiectivelor previzionate. 2. Funcie ce urmrete transmiterea ctre personalul organizaiei a sarcinilor ce urmeaz a fi ndeplinite ntr-o anumita perioada de timp. ntrebri relevante: Cum se pot mobiliza oamenii? Cum este remotivat i reantrenat o organizaie prost organizat? Realizarea funciei de antrenare presupune existenta urmtoarelor activiti: 1. cunoaterea factorilor motivaionali i aplicarea difereniat a motivaiilor resurselor umane; 2. determinarea planurilor de aciune; 3. definirea mijloacelor si resurselor privind declanarea aciunii; 4. stabilirea momentului declanrii aciunii; 5. evaluarea ndeplinirii aciunii. Forme de motivare n sectorul public: A. Aprecierea Aprecierea este, nainte de toate, o stare de spirit i un comportament. nseamn atenie orientat spre colaborator, spre persoana sa, spre munca sa. Ea este compus din lucruri simple: Politee, bine neles: s spui bun ziua, la revedere; s te interesezi de sntatea persoanei respective; s stabileti o relaie nainte de a te scufunda n dosare; Ascultare: s creezi ocazii pentru a-i asculta pe colaboratori, fie individual, fie colectiv; Micile gesturi: s tii s acorzi mulumiri cnd o persoan face eforturi pentru a te ajuta; s faci cadouri (aniversare, srbtoare, cstorie), s fii binevoitor, fr a intra ns n viaa particular a oamenilor; Atenia acordat muncii: s faci un feedback al muncii, s spui ce s-a fcut, de ce i la ce a folosit; s evii s ceri mereu terminarea unei lucrri ntr-un timp foarte scurt, anulnd astfel celelalte lucrri, ca i cum efortul depus nu ar mai conta; Felicitri i critici: n Frana nu exist aceast tradiie anglo-saxon de a pune n valoare persoana, nici de a-i spune ce nu merge pe msur ce problemele apar. n Frana, orice critic poate lua proporii nemsurate; Informare: evenimente noi, rezultatele echipei, schimbri de procedur sau de persoane. B. Interesul material personal Cu siguran c fiecare este sensibil la interesul su personal, n special cel financiar. El apare ca interes personal i n special remunerarea joac un rol important, chiar dac nivelul decent nu este atins. Decena este apreciat n comparaie cu nivelul salarial al celorlali angajai din aceeai categorie, din alte servicii sau alte administraii.
1

C. Implicarea n munc Responsabilitatea fiecrui conductor este de a crea condiiile implicrii n munc prin responsabilizarea colaboratorilor i prin coninutul motivant al muncii. D. Emulaia Emulaia reprezint dorina, tendina de a egala sau de a ntrece pe cineva ntr-un domeniu de activitate. n cadrul unei organizaii trebuie gsit un bun echilibru ntre emulaie i cooperare. E. Mndria de a aparine unei instituii Mndria de a aparine unei instituii sau unui serviciu poate rezulta dintr-un factor sau dintr-un ansamblu de factori, cum sunt: prestigiul angajatorului cu care se lucreaz, reputaia sa, competena sa, calitile sale de conductor; echipa, serviciul sau direcia de care aparine, imaginea sa, succesele sale recente, calitile sale; colectivul de apartenen. F. Ideologia nelegem aici prin ideologie motivele externe care depesc serviciul sau instituia i care motiveaz amplificarea eforturilor angajailor. Observm c factorii motivrii sunt foarte numeroi. Pentru fiecare managerul public trebuie s gseasc momentul i cadrul propice pentru a-l pune n valoare ct mai bine. Cerine ce trebuie ndeplinite: a. Antrenarea i motivarea ct mai ridicat a personalului din subordine; b. Claritatea i concizia formulrii dispoziiilor, logica argumentrii n prezentarea variantei optime de aciune; c. Echilibrarea rspunderii cu autoritatea ncredinat; d. Realismul obiectivelor i termenelor stabilite; e. Repartizarea echitabil a sarcinilor i responsabilitilor; f. Acordarea unei largi iniiative de aciune, n contextul unor proceduri prestabilite; g. Realizarea unui sistem informaional corespunztor; h. Adaptarea stilului si metodelor de conducere la natura si specificul fiecrei situaii. Caracteristica fundamental: Creterea capacitii de motivare, astfel nct sa se obin performante manageriale, tehnologice, economice si sociale.

Funcia de coordonare
Definiie: 1. funcie ce urmrete sincronizarea n timp si spaiu a diferitelor activiti desfurate de personalul organizaiei; 2. proces de stimulare a unui climat managerial de autonomie, iniiativ si responsabilitate Cerine ce trebuie ndeplinite: 1. perfecionarea stilului si a metodelor cadrelor de conducere; 2. integrarea aciunilor de coordonare declanate la toate palierele decizionale; 3. stimularea continua a iniiativei si spiritului de colaborare; 4. repartizarea echitabila a sarcinilor si echilibrarea lor n funcie de evoluia fenomenelor. Caracteristica fundamental: Stimularea unui climat managerial de autonomie, iniiativ si responsabilitate.

Funcia de control-reglare

Definiie: funcie a procesului de conducere ce consta, la nivel macro n evaluarea rezultatelor (intermediare si finale) cu privire la obiectivele propuse la nivel de organizaie si/sau situaia de nceput; iar la nivel micro, privete procesele de autocontrol al indivizilor asupra propriilor lor activiti. Funcia de control-reglare permite n principiu verificarea post-factum (necesara evitrii costurilor suplimentare ori a eventualelor deficiente calitative) ori ante-factum (pentru prevenirea ori anticiparea disfuncionalitilor care ar fi putut surveni n procesul de producie). Controlul este un instrument de conducere permanent si indispensabil pentru management. Cerine ce trebuie ndeplinite: 1. finalizarea clara si cuantificata a obiectivelor si abaterilor; 2. repartizarea distincta, clara si echitabila a sarcinilor si a responsabilitilor; 3. asigurarea unei bune evidene i circulaii a informaiilor principale de caracterizare a fenomenelor; 4. adaptarea aciunilor de control la specificul activitilor conduse; 5. mbinarea formelor de control indirect cu cele directe la fata locului; 6. practicarea principiului excepiei n analiza si prelucrarea informaiilor;

Faze ale controlului: 1. msurarea realizrilor; 2. compararea realizrilor cu obiectivele si standardele stabilite; 3. determinarea cauzelor care au generat abaterile constatate; 4. efectuarea coreciilor. Etape ale controlului: 1. stabilirea obiectivelor controlului si programarea; 2. determinarea nivelurilor de performan ce pot fi msurate; 3. proiectarea sistemului de control; 4. pregtirea personalului; 5. verificarea si msurarea diferiilor parametrii fata de limitele prestabilite; 6. interpretarea critica a abaterilor (amploarea, natura lor); 7. realizarea unor aciuni de reglaj, corectare, pe baza informaiilor care circul n sistemul dat. Caracteristica fundamental: Dezvoltarea rspunderii personale privind respectarea obligaiilor organizaionale referitoare la calitate si timp a sarcinilor ncredinate.