TERMINOLOGIA ARHIVISTICII Arhivistica este disciplina care se ocupa cu cercetarea izvoarelor scrise pe suporti friabili in vederea stabilirii solutiilor

optime de ordonare, inventariere, conservare si valorificare a documentelor. Este totodata stiinta care se ocupa cu teoria si practica muncii in arhive. Arhivele sunt esentiale in cercetarea domeniilor istoriei, stiintelor umaniste etc deoarece ele contin izvoarele necesare elaborarii teoriilor stiintifice sau pentru verificarea/ consoloidarea/ revizuirea celor deja existente. De aici rezulta necesitatea contactului permanent al cercetatorului cu arhivele si cu documentele cuprinse in ele. Ca orice stiinta, si Arhivistica detine o terminologie proprie care acopera toate problemele teoretice si practice pe care le implica acest domeniu. Pentru intelegerea disciplinei problemelor specifice este necesara insusirea acestei terminologii. Actul. Din punct de vedere arhivistic este un document eliberat de o autoritate prin care se atesta un fapt. Este un termen general care se da pentru orice inscris intocmit de persoane fizice sau juridice care cuprinde situatii de drept sau de fapt (contracte, testamente, succesiuni, contracte de casatorie, referate, dari de seama, petitii etc). In legislatia actuala, termenul se foloseste mai mult pentru inscrisurile de natura juridica. Arhiva. Deriva din cuvantul grecesc archeion (resedinta arhontelui, inaltul magistrat din polis). In archeion se pastrau si actele emise de arhonte in timpul activitatii sale. Termenul a fost preluat si de romani in forma archium, arcivum, archivium. Termenul are mai multe intelesuri : 1.ansamblu sau totalitate a documentelor. In acest inteles arhiva trebuie sa intruneasca o serie de conditii pentru a putea exista : ca acest ansamblu a documentelor sa ia nastere in urma activitatii unui creator de arhiva; sa fie constituita dintr-un ansamblu de documente acumulate in decursul activitatii desfasurate de creatorul de arhiva; sa formeze o unitate organica, sa fie constituita dupa o anumita ordine si sa fie pastrata intr-un loc bine determinat; pastrarea documentelor sa fie justificata de utilizarea sau de utilitatea lor. 2. institutie de arhiva - acea/acele institutii specializate in pastratea, organizarea si valorificarea documentelor de arhiva cu valoare practica sau istoricodocumentara.

3.loc de pastrare a documentelor - cu sensul de compartiment, sector, structura organizata pentru pastrarea sistematica a documentelor adunate de un creator de fond care trebuie sa tina o evidenta proprie. 4.ansamblul de documente provenite de la un creator de fond arhivistic sau de arhiva. Din punct de vedere terminologic exista 3 tipuri de arhive : arhiva curenta, arhiva de depozit, arhiva istorica. Arhiva curenta este cea in curs de constituire, ale carei documente inca mai sunt folosite pentru rezolvarea problemelor curente. Limita maxima pana la care documentele se pot considera ca fiind parti ale arhivei curente este de aproximativ 2 ani. Dupa aceasta limita documentele trec la arhivele clasate/ de depozit. La anumite termene, materialele arhivistice socotite cu caracter permanent se predau la arhivele nationale (istorice sau generale). Definitia pentru arhiva data de Andrei Sacerdoteanu : O strangere ordonata intr-un loc determinat a oricarui fel de inscrisuri pe material putin durabil rezultate din activitatea institutiilor sau a persoanelor si pastrate cu scopul de a cunoaste bunurile materiale si morale atat ale creatorului lor cat si a intregii societati contemporane lor. Arhivar. Specialist cu studii medii care lucreaza intr-o institutie care creaza sau detine o arhiva. Arhivist. Lucratorul in arhive care are calificare superioara si care se ocupa cu strangerea, clasarea, inventarierea, pastrarea si folosirea materialelor arhivistice. Acest specialist este capabil sa se orientee in arhivele istorice si are competente lingvistice in limbile in care sunt scrise documentele. Arhivistica. Stiinta auxiliara a istoriei a carei sfera de cercetare o constituie izvoarele scrise pe suporti friabili pe baza carora se efectueaza cercetari fundamentale si aplicative in vederea stabilirii solutiilor optime de ordonare,, selectionare, inventariere si valorificare a documentelor. Colectie arhivistica. O unitate artificial constituita din documente de provenienta diferita. Ea reprezinta totalitatea documentelor colectate si grupate de o organizatie/ familie/ institutie/ persoana fizica conform unui anumit criteriu fara a se tine cont de provenienta lor. Criteriile de constituire pot fi tematice, cronologice, teritoriale, de continut, de limba.

Document. Din punct de vedere juridic desemneaza actul oficial/particular prin care se adevereste un fapt, se confera un drept, se recunoaste o obligatie. Documentul este elementul component fundamental al fondului sau al colectiei. Totalitatea documentelor unui fond/colectii arhivistice este numita material arhivistic, material documentar sau simplu documente. Din punct de vedere arhivistic notiunea de document are o acceptiune foarte larga insemnand toate categoriile de surse ce pot transmite informatii inclusiv surse pe suporti friabili realizate cu ajutorul grafiei, fotografiei, inregistrarii foto-video sau cinematografice si care prezinta interes pentru cunoasterea unor fapte. Din categoria documente pot face parte acte oficiale sau particulare, acte diplomatice si consulare, memorii, manuscrise, proclamatii, afise, planuri, schite, harti, inregistrari informatice, matrite, sigilii etc. Fond arhivistic. Termen introdus dupa Cel de-al Doilea Razboi Mondial din franceza care desemneaza totalitatea documentelor create in decursul activitatii unei institutii, intreprinderi, organizatii, asociatii independenta din punct de vedere organizatoric si operativ ori a unei persoane fizice sau familii. Fondul este organic constituit, provenind de la acelasi creator de fond si corespunde activitatii creatorului de fond. Practic, activitatile acestuia se materializeaza in documentele fondului. Unitate arhivistica. Cea mai mica unitate arhivistica indivizibila. Poate constitui o unitate arhivistica una sau mai multe file, un caiet, volum, dosar. O unitate arhivistica reprezinta un document distinct sau totalitatea documentelor care au o importanta de sine statatoare. Unitatea arhivistica este componenta unui fond sau a unei colectii arhivistice. Este de sine statatoare si indivizibila in operatiunile arhivistice.

FORME DE PASTRARE A DOCUMENTELOR Exista 3 forme de pastrare a documentelor : conceptul (ciorna), originalul, copia. Conceptul este forma de document premergatoare originalului. Originalul este forma cea mai completa a documentelor care prezinta semnele de validare (iscalituri, stampile, peceti). Din punct de vedere juridic are valoare probatorie deplina. Copia este o forma de pastrare facuta cu respectarea intocmai a continutului originalului sau numai a unor parti a acestuia. Copiile pot fi

autentificate sau neautentificate. Copia autentificata este cea care este certificata de o autoritate fie dupa documentul original, fie dupa o alta copie cu valoare de original. Copia autentificata are valoare de original. Copia neautentificata este si ea de doua feluri : copia figurata care reda cuprinsul original al actului si cauta sa imite aspectul exterior al actului (facsimile, fotocopii) si copia libera facuta de orice persoana si care are valoare probatorie limitata. Mai exista o categorie de documente care pot fi pastrate in arhive documentele false. Ele sunt create in scopul de a insela autoritatile pentru a obtine avantaje, privilegii sau a acoperi unele fapte care atrag raspundere civila sau penala.

OPERATIUNI ARHIVISTICE O prima operatiune este este practic operatia fundamentala din activitatea arhivistica selectionarea documentelor. Prin selectionare se stabileste importanta documentelor in vederea pastrarii celor cu valoare istorica si practica. In urma acestei operatiuni se pastreaza documentele cu valoare si se elimina cele fara valoare. Totodata se stabileste si valoarea stiintifica a documentelor care trebuiesc pastrate pe timp nelimitat. Criteriile selectionarii sunt : cantitatea, caracteristicile externe, frecventa, importanta creatorului de fond, valoarea istorico-documentara, valoarea practica. A doua operatiune fundamentala este ordonarea si consta in gruparea documentelor selectionate in fonduri si colectii dupa anumite criterii (cronologicstructural, structural-cronologic, alfabetic). Acest criteriu de ordonare se stabileste in functie de cantitatea si calitatea documentelor. A treia operatiune este inventarierea, adica luarea in evidenta a documentelor si a unitatilor arhivistice dintr-un fond sau colectie. In urma acestei operatiuni rezulta inventarul fondului/colectiei. Inventarul este principalul instrument de evidenta intr-o arhiva si prezinta doua aspecte : are rol administrativ, luarea propriu-zisa in evidenta a obiectului si reprezinta un instrument de lucru in cercetare. Din punct de vedere administrativ inventarul este un registru in care sunt transcrise intr-o anumita ordine fisele documentelor unui fond/colectii. De asemenea, inventarul reflecta cantitatea documentelor dintr-un depozit/fond la un moment dat. Din punctul de vedere al cercetarii, inventarul ofera imaginea continutului unui fond si este punctul de plecare al

cercetarilor arhivistice. Titlul inventarului este dat de denumirea institutiei/persoanei/familiei creatoare de fond. Ca regula se noteaza titlul ultim si complet al institutiei. Pentru fondurile personale se mentioneaza numele, prenumele si initiala tatalui. Documentele pot sa se pastreze sub urmatoarele forme : - Dosarul unitatea arhivistica in care se grupeaza documentele referitoare la aceeasi problema, cu aceeasi valoare, cu acelasi termen de pastrare, dupa un criteriu stabilit in prealabil (tematic, geografic, lingvistic) - Foaia volanta o tiparitura pe o singura fata a foii care se difuzeaza cu un anumit prilej - Fotografia imaginea pozitiva a unui subiect fixata pe hartie fotografica dupa un negativ inregistrat cu aparatul fotografic. - Manuscrisul text scris de mana sau dactilografiat care nu a fost publicat - Registrul locul unde se scriu/inregistraza/copiaza acte oficiale cu caracter administrativ, comercial etc cu privire la activitatea unei persoane fizice/juridice. - Opisul lista tuturor actelor cuprinse intr-o unitate arhivistica unde se afla si o scurta descriere a documentelor.

PASTRAREA DOCUMENTELOR SI ORGANIZAREA DEPOZITULUI DE ARHIVA Prin pastrarea documentelor/arhivei se intelege preocuparea pentru asigurarea existentei si integritatii documentelor, dar si procesul de prelungire a vietii utile a acestora, printr-un complex de masuri tehnice si organizatorice. Creatorii de documente sunt obligati prin lege sa pastreze documentele in conditii corespunzatoare asigurandu-le impotriva distrugerii, degradarii, sustragerii, comercializarii ilicite. Documentele de arhiva se pastreaza in depozite construite special sau in incaperi amenajate in acest scop, care sa asigure protectia impotriva prafului, luminii solare, uzurii mecanice, umiditatii, variatiilor de temperatuta, pericolului de foc, inundatii etc. Depozitele trebuie sa fie prevazute cu rafturi sau alte mijloace de depozitare din metal acoperite cu vopsea stabila anticoroziva fara emanatii. Rafturile trebuie asezate perpendicular pe sursa de lumina, iar lumina artificiala trebuie orientata de-a lungul culoarelor dintre rafturi. Documentele se pastreaza in cutii de carton, mape, plicuri, tuburi in functie de dimensiunea si natura lor. Microclimatul trebuie sa aiba temperatura de 15-20 grade Celsius, iar

umiditatea sa fie de 50-60%. In depozitele cu material fotografic sau cu benzi magnetice temperatura este de 14-18 grade Celsius, iar umiditatea de 40-50%. Ferestrele vor avea perdele de doc sau sisteme parasolare, iar aerisirea se va face natural sau prin instalatii de climatizare. CLASIFICAREA ARHIVELOR Este necesara atat din punctul de vedere al considerentelor teoretice cat si din punctul de vedere practic al activitatii arhivistice propriu-zise. Exista mai multe criterii de clasificare in functie de finalitatea clasificarii respective. Dupa detinerea arhivelor : -arhive detinute de organizatii sau institutii creatoare de arhive -arhive detinute de alte organizatii sau persoane fizice sau juridice -arhive nationale Dupa etapele procesului de formare a arhivelor : -arhivele curente sau de registratura -arhivele de depozit -arhivele istorice sau permanente Dupa oranduirea sociala a documentelor pe care le detin : -arhive feudale -arhive moderne -arhive capitaliste -arhive socialiste Dupa etapele istoriei arhivelor : -arhivele de destinatar grija pastrarii actului revine celui caruia ii este destinat si care beneficiaza de continutul actului respectiv -arhiva la emitent grija ii revine celui care a creat documentul -arhiva de registru dupa actele emise se face o copie pentru o mai buna evidenta -arhiva de registratuta de secretariat Dupa creatorii arhivelor : -arhivele centrale create de institutii de conducere ale Statului -arhivele aministrative

-arhivele judecatoresti sau judiciare -arhivele politienesti -arhivele economice -arhivele statistice, sanitare, militare -arhivele unor organizatii precum corporatii, bresle etc -arhivele institutiilor culturale -arhivele ecleziastice -arhivele personale Dupa materialul pe care sunt scrise documentele pe hartie, matase, pergament, papirus, scorta de copac etc. Dupa modul de percepere arhive muzicale, sonore, audio-vizuale. MASURI DE IGIENA SI COMBATERE A DAUNATORILOR IN ARHIVA Arhivele necesita masuri complexe de igiena si de combatare a daunatorilor astfel incat documentele sa poata fi pastrate si conservate fara riscul de a fi distruse sau degradate. Cauzele distrugerii arhivelor sunt de 2 feluri : voite sau fortuite. Cauzele voite se refera la selectionarea deficitara a documentelor, vanzarile ilicite, furturi, neglijente, dezordine, daune produse de conflicte/razboaie. Cel mai mare pericol il constituite distrugerea prin topire a documentelor fara a fi facuta in prealabil o selectionare stiintifica facuta de persoane competente. Al doilea dusman al arhivelor este chiar creatorul/detinatorul acestora. Pe masura ce documentele se invechesc , creatorul si/sau detinatorul tind sa scape de ele si de multe ori ei procedeaza la o eliminare fara o selectie riguroasa. Arhivele se decompleteaza si in urma vanzarii documentelor catre colectionari, anticari etc; de multe ori aceste vanzari/cumparari sunt ilicite. Furtul este o alta cauza de decompletare, tocmai de aceea custozii de sala trebuie instruiti sa faca o supraveghere vigilenta a celor care manipuleaza documentele in salile de lectura. Uneori furturile se realizeaza inclusiv prin complicitatea cadrelor arhivistice. Cauzele fortuite intemperii, cataclisme, cutremure, incendii nu au la baza vointa sau actiunea omului, ci fenomene (naturale) care nu au caracter predictiv. Cu toate ca ele nu pot fi anticipate si preintampinate, pot si trebuie luate masuri care sa le limiteze efectele. Astfel, cladirile si depozitele de arhiva trebuie contruite conform unor norme antiseismice specifice, sa aiba o buna hidroizolatie si instalatii de prevenire a incendiilor, iar personalul trebuie instruit pentru

situatiile de urgenta. Fumatul si folosirea instataliilor electrice trebuie strict reglementate. Parazitii din arhive Un alt pericol pentru fondurile de documente il reprezinta parazitii care gasesc un mediu prielnic de dezvoltare in depozitele de arhiva. Tocmai din acest motiv igiena si deparazitarea sunt obligatorii. Arhivistul trebuie sa aiba cunostinte legate de fitopatologie. Flora arhivelor o serie de microorganisme care compun vegetatia criptogamica a arhivelor. Aceasta se dezvolta din cauza umezelii, temperaturii necorespunzatoare sau variatiilor de temperatua, ventilatia deficitara, lipsa luminii. In general, flora arhivelor este compusa din ciuperci invizibile care se hranesc cu fibrele hartiei si cu substantele organice ale materialelor. Astazi se cunosc peste 70.000 specii dintre care cele mai raspandite sunt mucegaiul verde, mucegaiul penel, mucegaiul comun, bacteriile de putrefactie. Fauna arhivelor mult mai daunatoare arhivaliilor prin capacitatea lor distructiva mai mare care se manifesta atat asupra mobilierului cat si asupra documentelor : soareci, sobolani, insecte, larve. Dintre cele mai raspandite specii in arhive sunt : *coleopterele carii se hranesc cu orice materie animala si vegetala. Cariul este foarte distrugator in stadiul de larva. *ortopterele termite, libarci o mare putere de distrugere in special asupra hartiei. *himenopterele fitofagul sirian gigant se introduce in arhiva o data cu rafturile de lemn si are o putere de distrugere foarte mare pentru foi, dosare intregi, uneori pot trece si prin placa de plumb. *lepidopterele si microlepidopterele moliile ataca hartia, panza, pielea, tapetele. *arahnidele paianjeni, scorpionul de hartie cauta amidonul din coca de legatura *pureci, paduchii cartilor, gandaci, plosnite, furnici.

Mijloace de aparare preventiva si represiune a daunatorilor in arhive Vectorul purtator al multor microorganisme care formeaza flora si fauna arhivelor este praful, daunator atat documentelor cat si oamenilor. Tocmai de

aceea una dintre preocuparile constante ale lucratorilor din arhive este indepartarea si prevenirea depunerii prafului. In acest sens se ia o serie de masuri atat in timpul constructiei cat si in intretinerea localurilor. Arhitectul trebuie sa asigure cladirii o buna aerisire, atat prin constructie cat si prin dotarea cu mijloace eficiente de ventilatie; trebuie sa foloseasca materiale care sa usureze intretinerea si curatarea cladirilor. Totusi o anumita cantitate de praf va patrunde si se va depune, de aceea sunt necesare masuri represive. Cea mai obisnuita metoda este ridicatul si scuturatul dosarelor, dar ea este relativ ineficienta pentru ca nu face decat sa ridice in atmosfera praful care apoi se depune la loc; in plus, aceasta metoda implica problema manipularii tuturor materialelor. De aceea se recomanda ca praful sa fie initial sters cu o carpa umeda sau o pana; insa si aceasta optiune are limitele ei pentru ca nu se poate aplica documentelor in sine, ci doar copertilor si mobilierului. Mai nou, scuturatul si stersul prafului sunt inlocuite de aparatele care aspira praful, insa acestea pot fi folosite tot numai in cazul copertilor si mobilelor; aceasta ramane totusi cea mai eficienta metoda. Exista doua categorii de remedii impotriva daunatorilor : remedii preventive si remedii curative. Remediile preventive cele mai la indemana sunt observarea continua a starii arhivaliilor si pastrarea curateniei. Absolut obligatorie este prezenta aparaturii de monitorizare (hidrometru, termometru, pachete cu silicat gel pentru ca umiditatea este unul dintre cei mai importanti factori favorizanti ai dezvoltarii coloniilor de microorganisme). Remediile curative vizeaza indepartarea sau distrugerea daunatorilor si se realizeaza pe patru cai : mecanica, biologica, fizica sau chimica. Procedeul mecanic consta in metoda scuturarii prafului. Procedeele biologice implica folosirea altor animale/vegetale care se hranesc cu daunatorii prin introducerea lor in arhive . Procedeele fizice implica ridicarea sau coborarea temporara a temperaturii pana la valoarea la care sunt distrusi daunatorii; in acest sens sunt necesare instalatii speciale de tipul unor dulapuri sau incinte in care se introduce documentul care trebuie sterilizat si in care se poate controla temperatura; aceasta metoda nu poate fi insa folosita in cazul unor obiecte friabile sau prost conservate, de aceea este necesara maxima precautie pentru a nu distruge documentul.

Procedeele chimice vizeaza folosirea unor substante pentru indepartarea sau distrugerea fizica a daunatorilor. Exista 3 tipuri de substante folosite : esentele aromatice, gazele si esentele iritante, substantele toxice. O data aparute unele microorganisme, ele pot fi detectate si indepartate cu lampi cu lumina UV sau cu esente care se imprastie in atmosfera. In cazul in care documenteul este afectat mai puternic acesta se poate spala cu solutie de clorura de calciu sau de acid oxalic. Esentele aromatice se utilizeaza prin imprastierea de picaturi pe arhivalii sau prin depunerea in vase in diferite locuri ale incaperilor astfel incat prin evaporare sa satureze atmosfera. O astfel de esenta este cea de cimbrisor sau sapunel. Esentele nu distrug insectele, ci le indeparteaza. Principalul neajuns il reprezinta costul si faptul ca acestea se consuma foarte rapid. In trecut se foloseau pentru arhive mobile facute special din esente de lemn cu anumite arome cum ar fi stejarul, nucul, paltinul, chiparosul, abanosul, cedrul. Esentele si gazele iritante sunt terebentina, nicotina, petrolul, benzina, naftalina sau mirosuri de vegetale ca romanita, musetelul, pelinul, izma-broastei, camforul, piperul. Toate acestea sunt bune antiseptce; ele au caracter repulsiv si conserva documentele. Substantele toxice au un rol distructiv, ducand la eliminarea fizica a daunatorilor imediat/intr-un interval de tmp. Acestea se pot utiliza fie sub forma de vapori, fie sub forma de gaze. Aplicarea acestor substante este intotdeauna periculoasa atat pentru materialele arhivistice cat si pentru operator, implicand asadar folosirea unui echipament de protectie. Dintre substantele mai usoare se recomanda acidul feric, formalina, acidul sulfuric saturat cu diferite saruri, anhidrida sulfuroasa, clorul, tetraclorura de carbon, sulfura de carbon (care nu afecteaza scrisul, dar care in contact cu aerul poate provoca detonari), cloroformul. Dintre substantele mai radicale enumeram acidul ciahidric, clorura de cianogen (un gaz lacrimogen care se introduce in acidul prusic, un gaz incolor, pentru a atrage atentia asupra prezentei acestuia din urma), cianura de potasiu. Toate aceste substante implica obligatoriu protectie (masti de gae, costume speciale, manusi), iar camerele trebuie sa fie inchise ermetic. In caz de intoxicare cu cianura de potasiu se va folosi ca antidot orice bautura dulce, iar la acid ciarhidric inhalatii cu clor sau amoniac. Este necesar ca eliminarea daunatorilor prin utilizarea substantelor (arometice, iritante sau toxice) sa se faca nu doar in incaperile de depozitare ale arhivaliilor, ci si in restul cladirii.