Sunteți pe pagina 1din 16

UNIVERSITATEA CRETIN DIMITRIE CANTEMIR BUCURETI FACULTATEA DE FINANE, BNCI I CONTABILITATE

CONTROLUL DOCUMENTAR-CONTABIL

CONDUCTOR TIINIFIC:

STUDENI:

BUCURETI 2013

CONTROLUL DOCUMENTAR-CONTABIL

CUPRINS
I N T R O D U C E R E ............................................................................................................ 1 1. METODOLOGIA EXERCITARII CONTROLULUI DOCUMENTAR-CONTABIL 2
1.1 CONTROLUL DOCUMENTAR CONTABIL ............................................................................................. 2 1.2 SISTEMUL DE DOCUMENTE PRIMARE SI FLUXUL LOR INFORMAIONAL ............................. 4 1.3 TEHNICI DE CONTROL DOCUMENTAR-CONTABIL ......................................................................... 4

2. STUDIU DE CAZ: CONTROLUL DOCUMENTAR CONTABIL IN CADRUL FIRMEI S.C. GEOCOS SRL .................................................................................................. 6
2.1 SCURT PREZENTARE A FIRMEI SC GEOCOS SRL ......................................................................... 6 2.2 SCURT ISTORIC AL EVOLUIEI CAPITALURILOR PRORII ALE FIRMEI ................................... 7

CONCLUZII ........................................................................................................................... 11 ANEXE .................................................................................................................................... 12 B I B L I O G R A F I E ......................................................................................................... 14

CONTROLUL DOCUMENTAR-CONTABIL

INTRODUCERE n cadrul acestui proiect va prezentam procesul de control documentar contabil. Acesta presupune controlul de stabilire a realitii, legalitii i eficienei operaiilor i activitii economice i financiare prin examinarea documentelor primare i centralizatoare, a nregistrrilor n evidena tehnico-operativ i contabil, a situaiei contabile i a bilanurilor. Bazele proiectului se reflecta in studiul de caz prezentat cu referinta la procesul de control documentar contabil efectuat in cadrul firmei S.C. GEOCOS SRL. Astfel cu ajutorul bilanului contabil observam evoluia capitalurilor proprii ale firmei pe parcursul exerciiului 2011 2012.

CONTROLUL DOCUMENTAR-CONTABIL

1. METODOLOGIA EXERCITARII CONTROLULUI DOCUMENTAR-CONTABIL 1.1 CONTROLUL DOCUMENTAR CONTABIL Acest procedeu presupune controlul de stabilire a realitii, legalitii i eficienei operaiilor i activitii economice i financiare prin examinarea documentelor primare i centralizatoare, a nregistrrilor n evidena tehnico-operativ i contabil, a situaiei contabile i a bilanurilor. Controlul documentar contabil poate fi: - preventiv efectuat asupra documentelor de dispoziie; - ulterior efectuat cu ajutorul documentelor de execuie care fac dovada producerii efective a operaiilor economice i financiare. Sarcinile organelor care efectueaz controlul documentar contabil sunt complexe deoarece trebuie s urmreasc concomitent dac documentele justificative respect condiiile de form dar i pe cele de fond. Investigaia reprezint modalitatea prin care organul de control obtine informaii din partea personalului a crui activitate se controleaz. Aceasta implic studierea unor informaii care nu rezult din documentele puse la dispoziie. n acest context, investigaia nu este o surs demn de ncredere, ns reprezint un supliment de informaie pentru organul de control. Cu ajutorul analizei contabile se determin conturile n care trebuie nregistrat operaia i relatia dintre ele. Elementele patrimoniale de activ i pasiv se reflect n contabilitate cu ajutorul conturilor sintetice i analitice. Conturile sintetice oglindesc elementele de activ i pasiv n expresie bneasc pe grupe sau categorii iar conturile analitice oglindesc pri componente ale acestora n expresie bneasc i cantitativ. ntre conturile sintetice i cele analitice exist o strns legtur iar pentru controlul concordanei dintre datele unui cont sintetic i acelea din conturile sale analitice se utilizeaz balana analitic de control. Contabilitatea dispune de un sistem de control n care reflectarea operatiilor rezultate din micarea i transformarea valorilor materiale i bneti are la baz principiul dublei nregistrri. Acest principiu face posibil cuprinderea cu ajutorul sistemului conturilor a ntregului obiect al contabilitii i meninerea unui echilibru permanent necesar pentru controlul exactitii datelor nregistrate n conturi.

CONTROLUL DOCUMENTAR-CONTABIL

Cu ajutorul balanei sintetice de control se semnaleaz nregistrarea greit a unor operaii economice, ca urmare a nerespectrii principiului dublei nregistrri, nsumarea eronat a rulajelor sau stabilirea greit a soldurilor. Erorile de nregistrare se identific prin intermediul egalitilor care trebuie s existe ntre totalurile diferitelor coloane, precum i prin intermediul corelaiilor care sestabilesc cu ajutorul lor. Posibilitile de descoperire a erorilor cu ajutorul balanei sintetice de control contabil prin egalitile dintre coloane sunt limitate numai la acele erori care se bazeaz pe inegaliti, fr a sesiza i erorile care denatureaz sensul nregistrrilor, cum sunt: - omisiunile de nregistrare a operaiilor; - erorilor de compensaie; - erorile de imputaie; - erorile de nregistrare n registrul jurnal. Omisiunile de nregistrare constau n faptul c operaia economic nu este nregistrat nici n debit, nici n credit. Acestea sunt identificate prin punctarea documentelor sau n urma gsirii unor documente ce nu poart pe ele meniunea de nregistrare, precum i ca urmare unor reclamaii sau sesizri. Erorile de compensaie se datoreaz raportrii greite a sumelor din jurnal sau din documentele justificative n Cartea mare, n sensul c s-a trecut o sum n minus egal cu cea trecut n plus n aceai parte a unuia sau mai multor conturi astfel nct pe total cele dou categorii de erori se compenseaz. Conductorul unitii i cel al compartimentului financiar-contabil rspund de realizarea i exactitatea datelor cu privire la modul de realizare a indicatorilor economicofiananciari raportai prin bilanul conatabil. n vederea depunerii bilanului contabil, conductorul compartimentului financiarcontabil are obligatia s controleze respectarea prevederilor din normele metodologice privind: - ntocmirea, verificarea i centralizarea bilanturilor contabile; - asigurarea corelaiilor dintre indicatorii din formulare; - concordana datelor din anexele de bilan, cu cele din bugetul de venituri i cheltuieli.1

P. Popeang - Controlul financiar contabil, Ed. Tribuna Economic, Bucureti, 1999 3

CONTROLUL DOCUMENTAR-CONTABIL

1.2 SISTEMUL INFORMAIONAL

DE

DOCUMENTE

PRIMARE

SI

FLUXUL

LOR

Pentru verificare, auditorul utilizeaz urmatoarele documente primare: a) b) c) d) e) f) g) h) i) j) Factura de cumprare Factura de vnzare Jurnal de vnzari Jurnal de cumprari Deconturi de TVA NIR-uri Proces verbal de punere in funciune Foaie de calcul a amortizrilor Registrul jurnal Balanta de verificare

Fig.1.1 Schema fluxului documentar contabil din cadrul unei intreprinderi 1.3 TEHNICI DE CONTROL DOCUMENTAR-CONTABIL Controlul documentar contabil se exercit printr-o serie de modaliti sau tehnici care se utilizeaz selectiv i combinat. Cele mai importante sunt: - controlul cronologic; - controlul invers cronologic; - controlul sistematic; - controlul reciproc; - controlul incruciat;
4

CONTROLUL DOCUMENTAR-CONTABIL

- investigaia de control; - examenul critic; - analiza contabil; - analiza pe baza balanei de control sintetic i analitic; - tehnica corelaiilor bilaniere. Controlul cronologic se exercit n ordinea ntocmirii, nregistrrii i ndosarierii documentelor. Aceast form de control distribuie atenia organului de control asupra unui volum mare de operaii de diferite feluri, necesit folosirea unui bogat material legislativ nednd posibilitatea urmririi unei anumite probleme de la nceput i pn la sfrit. Control invers cronologic se exercit de la sfritul spre nceputul perioadei de control. Se utilizeaz, de regul, atunci cnd la constatarea unei abateri este necesar s se stabileasc momentul cnd aceasta s-a produs sau atunci cnd se constat anumite omisiuni sau erori de nregistrare pentru identificarea crora este necesar cercetarea document cu document. n controlul sistematic sau pe probleme documentele sunt grupate n funcie de o anumit problematic i apoi se verific n ordine cronologic. Controlul pe probleme este o metod mai eficient de examinare a documentelor prin faptul c d posibilitatea s se urmreasc cu mai mult atenie un anumit obiectiv. Controlul reciproc const n confruntarea la aceiai unitate a unor documente sau evidene cu coninut identic ns diferite ca format pentru aceleai operatii sau operaii diferite dar care au o legtur reciproc. Controlul ncruciat const n cercetarea i confruntarea tuturor exemplarelor unui document existent la unitate controlat precum i la acele uniti cu care s-au fcut decontri. Pe lng confruntarea tuturor exemplarelor unui document, controlul ncruciat cuprinde documente sau evidene diferite din a cror confruntare se pot desprinde neconcordane care privesc aceai operaie.
Controlul documentar-contabil este cel mai utilizat n practica economic i financiar. Poate fi preventiv sau ulterior i se realizeaz pe baza documentelor justificative care le reflect.2

M. Boulescu

-Control financiar, Ed. Eficient, Bucureti, 1997 5

CONTROLUL DOCUMENTAR-CONTABIL

2. STUDIU DE CAZ: CONTROLUL DOCUMENTAR CONTABIL IN CADRUL FIRMEI S.C. GEOCOS SRL 2.1 SCURT PREZENTARE A FIRMEI SC GEOCOS SRL Firma SC GEOCOS SRL ,este o societate cu raspundere limitat ,inregistrat la Oficiul Registrului Comerului ILFOV n anul 2005 . Sediul principal i punctul de lucru n care societatea i desfoar activitatea aflndu-se in Municipiu Bucuresti . Forma juridic a societii este societate cu aspundere limitat cu capital privat integral romn ,constituit potrivit Legii 195/1997 privind aprobarea Ordonanei de urgen a Guvernului nr.32/1997 pentru modificarea i completarea Legii nr.31/1990 privind societile comerciale , iar durata societaii este nelimitata. Capitalul social subscris i varsat ( n numerar) al firmei S.C. GEOCOS SRL. a fost la nfiinare 200 RON divizat in 20 de parti sociale ,cu o valoare nominala a unei parti sociale de 10 RON. SC GEOCOS SRL are ca principal obiect de activitate Comert cu amanuntul a pestelui,crustaceelor si molustelor SC GEOCOS SRL sunt comercializate atat prin unitile proprii tip pescarie ct i catre teri Activitatea de producie se desfoar ntr-un spaiu modern amenajat , dotat cu utilaje performante i cu o capacitate de producie n fluxul de fabricaie stabilit n conformitate cu noile cerine ale Uniunii Europene . Societatea are ncheiate contracte ferme cu furnizorii de materii prime , materiale ,utilaje, servicii. Dintre furnizorii de materii prime cei mai importanti sunt : SC OCEANFISH SRL,SC CHICFISH IMPOR EXPORT SRL,SC VIG2000 SRL. Conducerea firmei este asigurat de o echipa manageriala cu oameni de specialitate i cu o bogat experien n domeniu .AdministratorTUGUI IOANA, TUGUI VIOREL, Departamentul Vanzari DOLOPCI AUREL, LINCAN ELVIS MIHAI, VASILESCU DUMITRU. Procesul de control documentar este efectuat de catre Garda Financiara n cadrul controlului efectuat se cer urmatoarele documente: - actele firmei - certificatul constatator - intrri, facturi, registre fiscale - registru jurnal - bon fiscal - raportul x
6

CONTROLUL DOCUMENTAR-CONTABIL

- verificarea casei - verificare facturilor - verificarea nirului - verificarea situaiei pe ultimile 3 luni(balanta) - bilanul la 30 iulie - registrul unic de control 2.2 SCURT ISTORIC AL EVOLUIEI CAPITALURILOR PRORII ALE FIRMEI

De la nfiinare i pn n prezent SC GEOCOS SRL a cunoscut o cretere spectaculoas a capitalurilor proprii .Aceast cretere a fost determinat de politica managerial i financiar a conducerii firmei care a neles c succesul unei afaceri se obine prin capitalizarea unei pri din patrimoniul acesteia retehnologizarea impusa de evoluia afacerii . Capitalul subscris i varsat a SC GEOCOS SRL la infiinarea firmei n anul 2005 a fost n suma de 200 RON. Evoluia Capitalurilor proprii a firmei SC GEOCOS SRL de la infiinare i pn n prezent a fost urmatoarea : la infiinarea firmei n anul 2005 Capitalul subscris i vrsat a fost de 200 RON. n anul 2010-2011 societatea a nregistrat o pierdere contabil net n sum de -70.948RON. Judet: Ilfov Ora: Mogooaia Adresa: Str. VALEA PARCULUI 11 Mogooaia Cod Potal: 77135 Telefon: Cod Unic de Identificare: RO 17599177 Nr. Registrul Comerului: J23/982/2005 Stare societate : INREGISTRAT din data 18 Mai 2005 Anul nfiinarii : 2005 Informaii din data de 20-May-2010 Firma nfinata in anul 2005 Ultima nregistrare la ANAF(*): 13 Iunie 2008 Prelucrarea ultimelor informaii depuse la ANAF(**): 16 Iunie 2008
7

concomitent cu dezvoltarea i

CONTROLUL DOCUMENTAR-CONTABIL

Agent comercial inregistrat ca platitor de impozit pe profit nregistrat la data de 2305-2005 Firma platitoare de tva incepand cu data de 23-05-2005 Plata contribuiei de asigurari sociale platite ncepand cu data de 01-01-2008 Plata contribuiei de asigurari pentru omaj platite ncepand cu data de 01-01-2008 Plata contribuiei angajatorilor pentru Fondul de garantare pentru plata creantelor sociale ncepand cu data de 01-01-2008 Plata contribuiei pentru asigurari de sanatate ncepand cu data de 01-01-2008 Plata contribuiei pentru concedii si indemnizaii de la persoane juridice sau fizice 0101-2008 Plata pentru impozitul pe venitul din salarii asimilate salariilor incepand cu data de 0101-2008 SC GEOCOS SRL - Date Economice Cifra de faceri: 24,992 Lei Profitul net: 0 Lei Pierdere net: 16,946 Lei Profit brut: 0 Lei Pierdere brut: 15,846 Lei Salariai: 2 angajai Tipul de activitate, conform clasificarii CAEN din : Comer cu amanuntul n magazine nespecializate, cu vanzare predominanta de produse alimentare, bauturi si tutun Datorii Total: 110,624 Lei Cheltuieli totale: 40,838 Lei Venituri totale: 24,992 Lei Active imobilizate TOTAL: 0 Lei Active circulante TOTAL: 54,341 Lei Stocuri: 50,526 Lei Disponibilitai baneti / Casa si conturi la banci: 0 Lei Creane: 2,697 Lei Cheltuieli in avans 0 Lei Venituri in avans 0 Lei Capitaluri: -56,283 Lei
8

CONTROLUL DOCUMENTAR-CONTABIL

Patrimoniul regiei: 0 Lei Patrimoniul public: 0 Lei Provizioane pentru riscuri si cheltuieli: 0 Lei Capital social subscris si varsat: 500 Lei

RAPORT UL CONTROLULUI DOCUMENTAR CONTABIL REALIZAT IN DATA DE 30/12/2011 Am auditat situaiile financiare ale SC GEOCOS SRL., formate din bilan, contul de profit i pierdere, situaia modificarilor capitalului propriu, situaia fluxurilor de trezorerie i notele explicative la situaiile financiare anuale la data de 31.12.2010, intocmite n conformitate cu OMFP 3055/2009, Legea contabilitaii nr.82/1991R cu modificrile i completrile ulterioare. Conducerea este responsabil pentru ntocmirea i prezentarea fidela a acestor situaii financiare n conformitate cu Reglementarile contabile aplicabile. Aceasta responsabilitate include: proiectarea, implementarea i mentinerea unui sistem de control intern adecvat pentru ntocmirea i prezentarea fidel a unor situaii financiare care s nu conina anomalii semnificative, datorate erorilor sau fraudei; selectarea i aplicarea de politici contabile adecvate; i realizarea de estimari contabile rezonabile pentru circumstanele existente. Responsabilitatea noastr este de a exprima o opinie cu privire la aceste situaii financiare n baza auditului efectuat. Am efectuat auditul n conformitate cu Standardele Internaionale de Audit. Aceste standarde cer ca noi s ne conformam cerinelor etice, s planificm i s realizm auditul n vederea obinerii unei asigurri rezonabile c situaiile financiare nu cuprind denaturri semnificative. Un audit implic aplicarea de proceduri pentru obinerea probelor de audit referitoare la sume i alte informaii publicate n situaiile financiare. Procedurile de audit selectate depind de rationamentul profesional al auditorului, inclusiv evaluarea riscurilor ca situaiile financiare sa prezinte anomalii semnificative datorate erorilor sau fraudei. n
9

CONTROLUL DOCUMENTAR-CONTABIL

respectiva evaluare a riscurilor, auditorul analizeaza sistemul de control intern relevant pentru intocmirea si prezentarea fidel a situaiilor financiare ale societaii, cu scopul de a proiecta proceduri de audit adecvate in circumstantele date, dar nu n scopul exprimarii unei opinii cu privire la eficacitatea sistemului de control intern al societaii. Un audit include de asemenea, evaluarea principiilor contabile folosite si a gradului de rezonabilitate a estimarilor fcute de conducerea societaii, precum si evaluarea prezentarii generale a situaiilor financiare. Consider ca probele de audit pe care le-am obnut sunt suficiente si adecvate pentru a form,obaz pentru opinia noartr de audit. n opinia noastr situaiile financiare nu prezint o imagine fidel, sub toate aspectele semnificative, a poziiei financiare a societaii la 31 decembrie 2011 i a rezultatelor din exploatare, pentru anul ncheiat, n conformitate cu Standardele Internationale de Contabilitate i normele naionale. Opinia acordat este una cu rezerve, deoarece societatea a omis descarcarea din gestiune a unei cladiri, fapt ce a generat proba de audit 6, i totodat nu a inregistrat amortizarea unui utilaj, lucru ce a condus la obinerea probei de audit 9 . Aceste doua probe de audit au fost considerate semnificative, fapt pentru care consideram ca situaiile financiare ale societaii cuprind denaturri ale imaginii fidele n prezentarea informaiilor din situaiile financiar-contabile.

Data raportului: 31.12.2011 Auditor, S.C E-AUDITOR S.R.L.

10

CONTROLUL DOCUMENTAR-CONTABIL

CONCLUZII Controlul documentar contabil se realizeaz periodic in cadrul intreprinderi atat n plan cat i de ctre agenii externi , aa cum avem situaia controlului efectuat la firma SC GEOCOS SRL afectuat de catre o firma externa de audit. n urma controlului s-a constat astfel o serie neclaritai referitoare la nregistrarea n gestiune a activelor firmei , prerea auditorilor fiind de altfel rezervata n acest sens. n opinia noastra ntreprinderea conform documentelor contabile prezentate la efectuarea controlului realizat de ctre auditori firma nu prezinta o imagine fidela asupra patrimoniului acesteia ducand la denaturarea situaiei financiare.

11

CONTROLUL DOCUMENTAR-CONTABIL

ANEXE

12

CONTROLUL DOCUMENTAR-CONTABIL

13

CONTROLUL DOCUMENTAR-CONTABIL

BIBLIOGRAFIE 1. M. Boulescu - Control financiar, Ed. Eficient, Bucureti, 1997 2. P. Popeang - Controlul financiar contabil, Ed. Tribuna Economic, Bucureti, 1999 3. P. Brezeanu Audit si control financiar 4. Camera Auditorilor din Romnia - Audit financiar 2000, Editura Economic, Bucureti, 2000 5. Collins L. i Vallin G. - Audit et Contrle Interne, Dalloz, Paris, 2000

14