CONFERINTA DE PRESA

Deseori citim in paginile ziarelor, auzim la radio sau urmarim la televizor comentarii legate de diversele "conferinte de presa", saptamanale, ale Guvernului, Presedintiei, ale partidelor sau ale numeroaselor organizatii nonguvernamentale. Faptul ca presa prezinta aceste evenimente drept "conferinte de presa" ne arata confuzia grava pe care o fac atat ziaristii, cat si organizatorii (purtatorii de cuvant sau personalitatile marcante ale organizatiilor respective), deoarece o conferinta de presa se lanseaza in situatii deosebite, cand institutia doreste sa faca un comunicat deosebit de important, de larg interes. Evenimentele la care se refera in mod curent ziaristii nu sunt altceva decat intalniri uzuale, de informare a presei asupra activitatilor curente ale respectivelor institutii. onferinta de presa constituie "un eveniment!c"eie in politica de comunicare a unei organizatii. Ea ofera un loc si un moment privilegiate pentru a transmite o informatie de ma#ima importanta" ( . Darro$ et alii, %&&', p. (%). )a randul sau, *. +a$,ood (%&-., p. %(%) defineste conferinta de presa ca "un eveniment!stire" prin care noua informatie urmeaza sa fie dezvaluita si discutata cu reprezentantii mass!media. /rganizarea unei conferinte de presa, "formula cea mai oficiala" de comunicare cu mass!media, este 0ustificata doar atunci cand e#ista un eveniment foarte important, care prezinta interes pentru o larga parte a publicului, si cand dorim nu numai sa informam ziaristii, ci si sa le oferim posibilitatea sa le puna intrebari conducatorilor organizatiei. 1stfel, 0urnalistii din 231 au afirmat de multe ori ca nu beneficiaza de suficiente conferinte de presa cu participarea presedintelui tarii4 specialistii in relatii publice sustin adesea ca aceste conferinte sunt prea numeroase. Diferenta este determinata de faptul ca 0urnalistii vor un dialog permanent cu presedintele, in timp ce relationistii se tem de "inflatia" de conferinte de presa (5. 6uc7er et alii, %&&., pp. 8'9!8':). Dupa E. Dupu$ si ;. intas (%&&', p. %88), "0urnalistilor si purtatorilor de cuvant nu le plac conferintele de presa4 primilor, deoarece adeseori pierd timpul la asemenea intalniri si deoarece, in cadrul lor, sunt obligati sa imparta informatia cu alti colegi de breasla4 celorlalti, pentru ca trebuie sa!si asume riscul unei reuniuni publice la care participarea si atitudinea 0urnalistilor nu sunt niciodata sigure". )a randul lor, D.). <ilco# si ).<. =olte (%&&', pp. 8.:!8.-) sustin ca, in general, 0urnalistii nu agreeaza asemenea evenimente tocmai pentru ca au fost c"emati de prea multe ori la "false" conferinte de presa, care aveau drept scop nu atat informarea, cat autopublicitatea. >urnalistii sunt persoane ce au un program incarcat si, de aceea, nu vor uita si nici nu il vor ierta usor pe acela care i!a facut sa piarda timpul la o conferinta unde nu au aflat nimic nou. 1utorii amintiti considera ca temele unei conferinte pot fi decizii politice ma0ore (care afecteaza o mare parte din public), proiecte importante (constructii, inaugurari de obiective de interes national, sc"imbarea regimului de functionare a unor institutii etc.), intalniri cu personalitati marcante, conflicte (in interiorul organizatiei sau intre aceasta si alte organizatii), situatii de urgenta sau catastrofe. >. Des"epper (%&&', p. :%) sustine ca putem organiza o conferinta de presa doar in cazul in care reusim sa raspundem afirmativ la cel putin trei dintre intrebarile de mai 0os? a) /rganizatia se bucura de un prestigiu suficient de mare pentru a atrage un numar reprezentativ de ziaristi @ b) 1ctivitatile organizatiei au o importanta deosebita pentru un segment determinat al populatiei@ c) Este evenimentul in cauza atat de important incat organizatia sa trebuiasca sa ofere e#plicatii in legatura cu el @ d) 2ubiectul in discutie intereseaza suficient de mult presa pentru a suscita intrebarile ziaristilor@ e) E#ista informatii sau pozitii noi care pot fi oferite sau argumentate in fata presei @ An cazul in care subiectul nu este foarte important sau reprezentantii organizatiei nu sunt decisi sa raspunda la toate intrebarile ziaristilor, este bine sa se renunte la convocarea unei conferinte de presa si sa se recurga la un comunicat de presa, la un telefon de informare sau la un dosar de presa. 1celasi specialist (%&&', p. :8) recomanda ca, in situatia in care organizatia doreste sa le

prezinte ziaristilor anumite probleme cu caracter te"nic si care nu sunt de o actualitate imediata, sa se organizeze un seminar de presa (o intalnire de o zi) sau un colocviu de presa (mai multe zile si mai multe teme in dezbatere). De asemenea, atunci cand informatia se refera la desc"iderea unui obiectiv industrial sau la inaugurarea unei unitati, este recomandabil sa se organizeze o vizita sau un voia0 de presa. Pentru prezentarea unui nou produs, a unei noi te"nologii, pentru lansarea unui film sau a unei carti, pentru desc"iderea unei e#pozitii, este de preferat sa fie organizata o simpla reuniune sau un cocteil de presa, la care sa fie invitati in mod predilect 0urnalistii specializati in acel domeniu. 2copul acestor reuniuni este de a informa ziaristii, de a le e#plica anumite probleme si, uneori, de a le cere parerea in legatura cu respectivele probleme. 1ceste seminarii si mese rotunde nu isi propun sa obtina un ecou imediat in presa, ci sa ofere o sursa de documentare, la care 0urnalistii pot face apel, daca au nevoie, atunci cand pregatesc anumite articole de specialitate. An momentul cand, in urma unei evaluari atente, organizatia a a0uns la concluzia ca informatia pe care vrea sa o transmita poate face obiectul unei conferinte de presa, ea trece la organizarea acesteia. Andiferent de marimea institutiei, de tipul si de importanta ei, organizarea unei conferinte de presa trebuie sa tina seama de un plan general, bazat pe urmatoarele etape? %. pregatirea conferintei de presa4 8. desfasurarea conferintei de presa4 B. evaluarea conferintei de presa. Pentru a asigura succesul unei conferinte de presa, reprezentantii biroului de presa si purtatorul de cuvant trebuie sa o gandeasca si sa o organizeze pana in cele mai mici amanunte4 o conferinta de presa nepregatita, in care informatia nu este interesanta sau in care datele importante au fost gresit prezentate, duce la o mediatizare slaba a evenimentului si poate compromite participarea 0urnalistilor la actiunile viitoare ale organizatiei. =umeroase lucrari de specialitate prezinta pe larg etapele organizarii unei conferinte de presa si activitatile specifice reprezentantilor biroului de presa4 intre acestea, amintim? P". Corel, %&--, pp. %''!%'94 >.). Desc"epper, %&&', pp. :'! -'4 E. Dupu$, ;. intas, %&&', pp. %8'!%8-4 . 2c"neider, %&&', pp. %BB!%B-4 >. Feuillard, %&&%, pp. %'8!%%:4 2. )a"anDue, F. 2olatges, %&&%, pp. (&!9-4 >.). Girardot, %&&8, pp. %9%!%9-4 P". Eac"man, %&&., pp. %%:!%884 F. Eldin, %&&-, pp. 8.'!8.B 4 D.). <ilco#, ).<. =olte, %&&', pp. 8.:!8('4 6. +unt, >.E. Grunig, %&&., pp. %8B!%B(4 D. =e,som et alii, %&&B, pp. .98!.9B 4 ).<. =olte, %&:., pp. .B'!.B8 etc. %. Pregatirea conferintei de presa E#ceptand situatiile de criza, cand conferinta se organizeaza fara nici un fel de preparative, pregatirea poate incepe cu o luna inaintea evenimentului, in cadrul acestei etape, vor fi parcursi urmatorii pasi? a) alegerea momentului (data, ziua, ora)4 b) stabilirea locului de desfasurare4 c) stabilirea listei invitatilor4 d) redactarea si trimiterea invitatiilor4 e) redactarea documentatiei4 f) elaborarea materialelor a0utatoare4 g) pregatirea discursurilor sau interventiilor4 ") pregatirea reprezentantilor organizatiei care vor participa la conferinta4 i) pregatiri si verificari de ultima ora. %.%. 1legerea momentului 3nul dintre elementele de baza ce poate asigura succesul sau insuccesul conferintei este data la care ea se va desfasura. Daca momentul ales este concurat de alte evenimente, ziaristii vor fi atrasi de ceea ce considera ei a fi mai important si s!ar putea ca acea conferinta sa fie sortita esecului.

An stabilirea datei la care urmeaza sa aiba loc o conferinta de presa, trebuie sa se tina seama, in primul rand, de perioadele defavorabile? alegeri locale si generale, mari dezbateri parlamentare, evenimente importante care au fost anuntate cu mult timp inainte (vizita unui presedinte strain, festivaluri artistice, crosuri sau defilari, desc"iderea anului scolar sau universitar, greve etc.), e#pozitii si targuri nationale si internationale, sarbatori laice sau religioase, aniversari nationale etc. in aceste perioade, 0urnalistii sunt e#trem de solicitati si e#ista intotdeauna riscul ca ei sa nu poata onora invitatia organizatiei. De asemenea, este bine sa se evite perioadele in care redactiile au un program mai rela#at (vacante, sarbatori religioase ori laice, zile libere), deoarece in aceste perioade numarul 0urnalistilor disponibili este foarte redus. Pentru a evita aceste suprapuneri, este suficient sa fie contactat un ziarist cu care organizatia a colaborat intotdeauna foarte bine si cu care are relatii mai apropiate si sa i se solicite parerea in legatura cu perioada pe care o considera cea mai potrivita (cand nu sunt prevazute alte evenimente). An ceea ce priveste ziua, intervalul din mi0locul saptamanii (marti, miercuri, 0oi) ofera cele mai convenabile momente. Fiua de luni nu este indicata, deoarece 0urnalistii sunt ocupati fie cu aprofundarea evenimentelor ce au avut loc la sfarsitul saptamanii precedente, fie cu noile evenimente pe care, inevitabil, le aduce inceputul saptamanii4 vinerea, ziaristii sunt de0a implicati in pregatirea numerelor de final de saptamana, bazate mai ales pe informatii utilitare si de divertisment4 in plus, ziarele si emisiunile din audiovizual de sambata aloca cea mai mare parte a spatiului si a timpului materialelor de divertisment, de cultura, de sport, precum si anunturilor publicitare. Fi#area orei de desfasurare trebuie sa tina seama de momentul de inc"idere a editiilor, precum si de timpul necesar prelucrarii informatiei (scrierea, rescrierea articolelor, punerea in pagina, respectiv elaborarea comentariului, selectarea de imagini si sunete, monta0ul etc.). )uand in calcul toti acesti factori, intervalul cel mai potrivit, in mod general recomandat de lucrarile de specialitate, este cel dintre orele %' si %8. An situatii de criza (catastrofe, accidente, stari de conflict, crize politice) nu se mai respecta aceste indicatii si conferintele se organizeaza imediat dupa producerea evenimentului (daca acesta a avut loc in timpul zilei) sau a doua zi, dimineata (daca acesta s!a petrecut in timpul noptii). %.8. 2tabilirea locului de desfasurare el mai adesea, reprezentantii biroului de presa se confrunta cu urmatoarea intrebare? unde este mai bine sa se organizeze conferinta, la sediul organizatiei sau intr!o sala speciala (uneori inc"iriata)@ E greu de precizat care localizare prezinta mai multe avanta0e 4 mai simplu este sa prezentam cerintele ma0ore la care trebuie sa raspunda sediul unei conferinte de presa, urmand ca, prin analiza acestora, fiecare sef de birou de presa sau fiecare purtator de cuvant sa adopte strategia adecvata. adrul ales trebuie sa fie agreabil si conform cu imaginea pe care organizatia vrea sa o ofere despre ea insasi4 nici opulenta ostentativa si nici rigoarea mona"ala nu sunt recomandate. )ocul respectiv trebuie sa poata fi identificat usor si gasit repede de catre ziaristi (de aceea, sunt preferate zonele sau salile de0a cunoscute), sa fie accesibil atat pentru cei care vin cu masinile proprii sau ale redactiei (e#istenta unei parcari proprii este indispensabila), cat si pentru cei ce folosesc transportul in comun si sa fie situat cat mai aproape de centrul orasului. / regula de baza referitoare la orice conferinta de presa spune ca membrii asistentei trebuie sa poata auzi clar, din orice punct al salii4 in consecinta, incaperea respectiva trebuie sa aiba o acustica buna si sa fie bine izolata de zgomotele din e#terior. De asemenea, ea trebuie sa fie luminoasa, aerisita, cu posibilitate de ventilatie pe timp de vara si bine incalzita pe timp de iarna. 2ala trebuie sa fie suficient de mare pentru a!i gazdui confortabil pe toti participantii la conferinta. Dimensiunea ei se va alege in functie de numarul estimat al participantilor. Daca va fi prea mica, o parte dintre ziaristi vor sta in picioare, ceea ce le va crea o stare de disconfort sau c"iar de iritare. 1cest fapt poate declansa reactii nedorite? fie vor fi agresivi, fie nu vor pune intrebari, fie vor parasi mai devreme conferinta. Daca sala va fi prea mare, cu multe scaune

neocupate, se va crea impresia ca nu au venit toti ziaristii invitati4 cei prezenti se vor intreba de ce nu participa si ceilalti colegi de breasla si vor presupune ca dezinteresul lor constituie o dovada ca respectiva intalnire este neimportanta. 2ituatia ideala este oferita de acele sali cu pereti glisanti, in care spatiul poate fi marit sau micsorat rapid, in functie de numarul participantilor. 2ala trebuie sa fie dotata cu mese si scaune, oferindu!le ziaristilor conditii optime pentru a lua notite, in cazul unui public mai restrans, acestea vor fi asezate in forma de cerc, de oval, de patrat sau de dreptung"i, dispunere care favorizeaza dialogul si comunicarea informala. in cazul unui numar mare de invitati, mesele si scaunele vor fi asezate in fata unei estrade 4 aici se va pune o masa lunga, la care se vor aseza reprezentantii organizatiei4 spatiul din fata estradei trebuie sa fie suficient de mare incat sa permita deplasarea comoda a fotografilor si a camera!manilor. =u se recomanda asezarea meselor in forma de "6", deoarece 0urnalistii care vor sta la baza "6"!ului vor fi nevoiti sa se aplece fie spre centrul mesei, fie spre e#terior, pentru a!i putea vedea pe vorbitori4 acest lucru va crea o senzatie de disconfort, precum si o miscare permanenta in acea zona a mesei (deoarece ei isi vor sc"imba mereu pozitia in functie de cea a colegilor aflati in dreapta sau in stanga lor). Daca sala este mare si daca sunt multi invitati, o instalatie de amplificare, cu mai multe microfoane, este absolut necesara4 unul sau doua dintre acestea vor fi utilizate de reprezentantii organizatiei, iar unul sau doua microfoane mobile vor fi puse la dispozitia 0urnalistilor. 3tilizarea microfonului mobil comporta avanta0e si dezavanta0e. E#ista anumiti ziaristi care au tendinta de a monopoliza discutia, punand intrebare dupa intrebare sau lansandu!se in interminabile discursuri4 daca ar e#ista un singur microfon (fi#), 0urnalistul in cauza ar putea fi oprit si intrerupt doar cu riscul crearii unei situatii 0enante. Cicrofonul portabil poate fi folosit pentru rezolvarea eleganta a acestei situatii? un reprezentant al biroului de presa va inmana microfonul ziaristului ce il solicita, rugandu!% sa se prezinte, sa precizeze publicatia sau postul pe care il reprezinta si sa puna o intrebare4 apoi ii va cere microfonul, invitand reprezentantul organizatiei sa formuleze raspunsul respectiv4 in felul acesta, e#cesele verbale si tendinta de monopolizare a microfonului pot fi mai usor evitate. Pe de alta parte, microfonul mobil creeaza timpi morti, care franeaza derularea dezbaterilor4 adeseori, 0urnalistii mai patimasi il ignora si formuleza direct intrebarile, fara a mai astepta sa primeasca microfonul. An cazul in care la conferinta participa si 0urnalisti straini sau personalitati ce se e#prima intr!o limba straina, este bine ca sala sa fie dotata cu o instalatie de traducere simultana4 organizatorii trebuie sa se asigure ca e#ista personalul calificat pentru a realiza o traducere in direct, in conditii de corectitudine si viteza optime. An unele situatii, discursul reprezentantului organizatiei poate fi insotit de materiale a0utatoare? diapozitive, casete video, slide!uri. Evident, sala trebuie sa fie dotata cu aparatura necesara? retroproiectoare, videorecorder si monitor 6G, ecrane etc. 6otodata, este bine sa se verifice daca sala are draperii sau 0aluzele, pentru a putea asigura obscuritatea necesara in timpul proiectiei. )anga sala in care se desfasoara conferinta trebuie sa e#iste o incapere destinata ziaristilor ("camera presei"), care sa fie dotata cu telefon, fa#, copiator, eventual cu un calculator sau cu o masina de scris, in felul acesta, li se asigura reporterilor conditii optime pentru a redacta in viteza si pentru a transmite rapid un material, astfel incat el sa poata fi inclus in primul buletin de stiri sau in ziarul de a doua zi. De asemenea, organizatorii trebuie sa prevada o incapere sau un spatiu suficient de izolat de zgomotele e#terioare, unde un reprezentant sau o personalitate a institutiei!gazda sa poata da interviuri radio sau de televiziune, inainte sau dupa conferinta. / ultima recomandare? nu uitati sa puneti la punct un vestiar in care 0urnalistii sa!si poata lasa "ainele groase sau umbrelele 4 nimic nu este mai agasant decat sa fii nevoit sa!ti strangi in brate mantaua uda sau paltonul plin de zapada si sa incerci in acelasi timp sa iei notite. at despre imaginea neplacuta a umbrelelor picurande intinse peste tot in sala de conferinte, nici nu este cazul sa mai vorbim

%.B. 2tabilirea listei invitatilor 3n alt element de care depinde succesul unei conferinte de presa este alegerea 0urnalistilor? important nu este ca sala sa fie plina oc"i, ci ca in sala sa se afle ziaristii specializati si direct interesati de subiectul conferintei. >urnalistii invitati din greseala sau din dorinta de a "avea un public" vor fi nemultumiti pentru ca au pierdut timpul degeaba si vor pastra o amintire neplacuta in legatura cu organizatia dumneavoastra, in plus, persoanele invitate trebuie sa reprezinte publicatiile sau posturile de radio ori de televiziune ce se adreseaza publicului specific pe care organizatia vrea sa!% informeze. *eprezentantii birourilor de presa nu trebuie sa uite nici o clipa ca ei "nu invita ziare, ci 0urnalisti4 aceasta inseamna ca ei trebuie sa defineasca in mod precis tipul de informatie pe care doresc sa o transmita si sa deduca din aceasta definitie care sunt 0urnalistii interesati" ( . 2c"neider, %&&', p. %B.). Pentru a completa lista cu invitati, este necesar sa se consulte fisierele de presa4 in aceasta situatie, toate publicatiile si posturile trebuie sa fie plasate pe picior de egalitate, fara sa se tina seama de tira0ul ori de audienta lor, de renume sau de afinitatile celuiHcelor care organizeaza conferinta. Daca este negli0ata o publicatie sau un post, e#ista riscul de a irita unii 0urnalisti si de a declansa focare de tensiune. 6. +unt si >.E. Grunig (%&&., p. %8-) citeaza e#emplul lui >o"n 27al7o, directorul orporatiei de *elatii Publice a 16I6, care utilizeaza calculatorul pentru a stabili lista invitatilor, consultand fisierele cu toti reprezentantii presei cu care a avut intalniri in trecut. Fiecare ziarist este trecut intr!un fisier, ce contine lista cu ceea ce a scris despre firma, cu e#trase din articolele sale, iar in cazul in care a avut comentarii ostile ! intregul articol, in felul acesta, atunci cand alcatuieste lista de invitati, el isi poate aminti imediat pozitia gazetarilor fata de organizatia sa4 in plus, el poate anticipa tipul de intrebari pe care acel 0urnalist le va pune si poate pregati raspunsuri adecvate si elaborate. )ista trebuie sa cuprinda reprezentanti ai unor mass!media de informare generala, ai periodicelor sau posturilor de specialitate si ai agentiilor de presa4 in cazul in care subiectul conferintei prezinta interes, pot fi invitati si reprezentanti ai agentiilor de presa straine. 3neori, evenimentul poate avea mai multe implicatii (economice, financiare, sociale)4 in aceasta situatie, pot fi invitati mai multi ziaristi specializati pe diferite probleme, de la aceeasi publicatie. Daca intalnirea cu presa este organizata in provincie, atunci vor fi invitati cu prioritate reprezentantii presei locale (ziare, radio, televiziune). Este evident ca alegerea unei localitati diferite de capitala se bazeaza pe dorinta organizatiei de a face cunoscute informatii interesante in primul rand pentru publicul din acea zona4 in consecinta, presa locala constituie principala tinta a conferintei. Pe langa ziaristii locali, vor fi invitati si corespondentii din zona ai institutiilor de presa nationale, precum si cativa dintre 0urnalistii specializati in tema respectiva din presa centrala. An cazul in care subiectul este foarte te"nic, se recomanda organizarea a doua conferinte de presa diferite? "una, in care vor fi prezentate aspectele generale ale problemei, se va adresa presei de informare generala4 cealalta, care va urmari in detaliu aspectele Jte"niceK, se va adresa presei profesionale si specializate" (>.). Desc"epper, %&&', p. :9). 3nul dintre subiectele frecvent dezbatute in bibliografia de specialitate (vezi 6. +unt, >.E. Grunig, %&&., pp. %8(!%89) este legat de invitarea la aceeasi conferinta de presa a reporterilor din presa scrisa si a celor din televiziune, intr!adevar, ec"ipele de televiziune sosesc in forta, nu o data dupa inceperea conferintei, intind firele, aprind reflectoarele, pozitioneaza microfoanele, spre iritarea reprezentantilor presei scrise, care se vad marginalizati si c"iar dati la o parte. Pentru ca timpul afectat unui asemenea material este foarte redus, reporterii 6G doresc numai o declaratie concisa si cauta cadre cu o anumita atractivitate vizuala4 cei din presa scrisa, care beneficiaza de un spatiu mai larg, prefera sa intre in miezul problemei, sa afle cat mai multe detalii si sa obtina declaratii ample si nuantate. *eporterii de televiziune sunt grabiti deoarece ei trebuie sa acopere mai multe evenimente intr!o singura deplasare4 cei din presa scrisa au o singura sarcina? conferinta de presa pe care o organizati. 1deseori, ziaristii din presa scrisa se feresc sa puna intrebari in prezenta celor din televiziune, sustinand ca acestia vor folosi in

materialele lor, care vor aparea pe post cu mult inaintea ziarelor si a revistelor, tocmai raspunsurile respective. De aceea, multi specialisti considera ca o conferinta de presa se poate transforma intr!un esec din cauza presiunii e#ercitate de reprezentantii televiziunii si recomanda ca organizatorii sa invite fie numai reprezentanti ai audiovizualului, fie numai reprezentanti ai presei scrise. %... *edactarea si trimiterea invitatiilor Dupa cum am aratat in capitolul " omunicatul de presa", invitatiile sunt un tip aparte de comunicate, care se redacteaza si se trimit presei cu scopul de a!i anunta si a!i invita pe 0urnalisti la un anumit eveniment, in consecinta, invitatiile trebuie sa contina principalele elemente ale unui comunicat de presa ? %. sigla organizatiei (invitatia se tipareste pe "artie tip, care are in antet numele organizatiei, adresa, telefonul, fa#ul)4 8. numarul de inregistrare a invitatiei4 B. data emiterii4 .. cuvantul "Anvitatie", inaintea titlului4 (. titlul4 este recomandat ca titlul sa contina numele organizatiei, pentru ca acesta sa se intipareasca bine in mintea 0urnalistului invitat, precum si motivul pentru care se organizeaza conferinta4 9. te#tul invitatiei trebuie sa cuprinda urmatoarele precizari? a) persoana sau organizatia care invita (de obicei, invitatia este facuta de directorul sau de presedintele institutiei)4 numele acestora se scrie in intregime, iar functia este prezentata in detaliu4 b) subiectul conferintei (acesta va fi prezentat in cateva randuri, sublini!indu!se importanta, interesul, noutatea temei aflate pe ordinea de zi)4 c) personalitatile reprezentative ale organizatiei care vor participa la conferinta4 d) momentul desfasurarii conferintei (data, ziua, ora)4 e) locul de desfasurare (adresa e#acta? oras, strada, numar, eta0, sala)4 daca este cazul, se va include o mica "arta cu strazile principale din apropierea locului unde se desfasoara conferinta, indicandu!se statiile pro#ime de autobuz, statiile de tramvai, cele de metrou si locurile de parcare convenabile4 f) data!limita de confirmare a participarii4 g) numele, functia si semnatura celui care invita4 ") adresa, telefonulHfa#ul biroului de presa, precum si numele persoanei ce poate fi contactata pentru informatii suplimentare sau pentru confirmarea participarii4 i) e#istenta (daca este cazul) a unui lunc" sau cocteil dupa conferinta. =u trebuie uitat faptul ca, la o conferinta de presa, reprezentantii mass!media sunt invitati, nu convocati. De aceea, tonul trebuie sa fie cald, amabil, politicos, dar fara e#cese de formule de politete, in acelasi timp, invitatia trebuie sa respecte stilul 0urnalistic, folosind fraze scurte si concise. Ea trebuie sa fie e#plicita, completa si motivata, capabila sa starneasca interesul 0urnalistilor si dorinta de a participa la acea intalnire. Pentru a atrage atentia gazetarilor, invitatia poate fi insotita de un precomunicat sau de o predocumentare (eventual cu embargo), in care se fac unele precizari legate de subiectul conferintei. Caterialele ane#ate ii permit 0urnalistului sa afle mai multe despre tema in discutie si sa!si pregateasca mai bine intrebarile4 pe de alta parte, informatiile incluse in ele trebuie dozate cu atentie, pentru a nu goli conferinta de orice noutate si a mentine treaz interesul 0urnalistilor. Comentul trimiterii invitatiilor reprezinta adeseori o dilema (6. +unt, >. Grunig, %&&., pp. %89! %8:)4 daca invitatiile sunt trimise prea devreme (cu doua saptamani inainte), unii 0urnalisti dau raspunsuri de tipul? "Doua saptamani inainte @ 2tii doar ca lucram de pe o zi pe altaL 2una!ma cu o zi inainteL ". Daca invitatia este facuta cu o zi inaintea conferintei, raspunsul poate fi? "1stazi toti reporterii sunt ocupatiL 1r fi trebuit sa ne anunti din timp daca voiai sa venim L ". / alta

dilema apare atunci cand trebuie sa decidem ce facem mai intai? dam telefon sau trimitem invitatia@ a raspuns la aceste dileme, e#perienta specialistilor in relatii publice a impus anumite practici4 astfel, ei recomanda ca invitatiile sa fie trimise cu %'!%( zile inainte de data conferintei (in cazul publicatiilor de informare generala, al agentiilor de presa si al posturilor de radio si televiziune generaliste) si cu 8(!B' de zile inainte pentru publicatiile cu aparitie lunara, in ultimul caz, invitatia va fi insotita de un dosar de predocumentare? deoarece acestea isi pregatesc editiile cu o luna, o luna si 0umatate inainte de termenul de aparitie, materialul respectiv le va a0uta sa evalueze importanta evenimentului si sa stie ce loc i se poate rezerva in sumar. 1poi, cu o zi inainte de conferinta, se va da un telefon, pentru a li se reaminti 0urnalistilor iminenta conferintei de presa. 1ceasta "reamintire" trebuie facuta cu mult discernamant4 un bun specialist in relatii publice stie care sunt 0urnalistii ce au nevoie de o reimprospatare a memoriei si care sunt aceia, meticulosi si ordonati, pe care un asemenea telefon de reamintire i!ar putea deran0a. 3nii purtatori de cuvant, cu multa e#perienta si mult prestigiu, folosesc alta strategie? mai intai, ei contacteaza telefonic 0urnalistii (cu %'!%( zile inainte de data fi#ata), oferindu!le anumite date suplimentare si incercand sa!i convinga, prin puterea lor de persuasiune, sa participe la respectiva intalnire4 apoi, cu doua!trei zile inainte de conferinta, trimit o invitatie de reamintire. 1ceasta metoda prezinta cateva avanta0e ? din discutia cu 0urnalistii se poate verifica daca momentul ales pentru conferinta este bun4 daca 0urnalistul si!a notat in agenda data conferintei 4 daca a desemnat un coleg ce il va inlocui, in cazul in care este indisponibil4 daca poate recomanda alti specialisti interesati de tema conferintei de presa. Anvitatiile se trimit atat reporterului specializat in acel domeniu, cat si redactorului!sef sau sefului de departament. Practicienii in relatii publice stiu ca liderii institutiilor de presa, ocupati cu gestiunea zilnica a redactiei lor, nu vin la aceste evenimente 4 ei le trimit totusi asemenea invitatii, specificand insa "in atentia domnului" (numele 0urnalistului specializat, aflat in subordinea respectivului lider de presa). *ostul acestei practici este urmatorul? in eventualitatea in care 0urnalistul in cauza este, din diferite motive, indisponibil, seful sau, vazand cine e persoana considerata e#perta de organizatia care invita, va sti pe cine sa desemneze sa!i tina locul. %.(. *edactarea documentatiei Caterialul de spri0in cuprinde te#te cu caracter documentar, fotografii, grafice, diagrame etc., care pot fi distribuite o data cu trimiterea invitatiilor, ca dosare de presa, sau dupa terminarea conferintei de presa, in acest caz, apar doua intrebari? " at material tiparit produci@", " and si unde il distribui @ ". Predocumentarea? aceasta este destinata publicatiilor si posturilor de specialitate si va cuprinde o prezentare pe scurt a temei ce va fi adusa in discutie. Prezentarea se adreseaza unor specialisti si trebuie sa cuprinda informatii te"nice, in masura sa!i convinga de noutatea si importanta evenimentului. Caterialul nu trebuie sa cuprinda foarte multe amanunte (caci atunci ziaristii si!ar publica articolul fara sa mai vina la conferinta de presa), dar trebuie sa fie astfel alcatuit incat sa starneasca interesul si curiozitatea 0urnalistilor. Dosarul de presa? va fi inmanat tuturor gazetarilor, la intrarea in sala de conferinta, sau va fi trimis la redactie, a doua zi, pentru 0urnalistii care au absentat. Dosarul nu trebuie sa fie supraincarcat cu materiale inutile? nu volumul conteaza, ci continutul, adica bogatia si noutatea informatiei. Dosarul nu are scopul de a sufoca reporterii cu materiale publicitare, ci de a le oferi cat mai multe date despre activitatea organizatiei respective, astfel incat acestia sa!si realizeze cat mai rapid si mai eficient articolele. 1sa cum am aratat si in capitolul consacrat acestui subiect, un dosar de presa trebuie sa contina? ! sumarul (cuprinsul) dosarului4 ! declaratia de principii (mission statement), adica un te#t scurt, format din cateva fraze, care prezinta campul de activitate si obiectivele organizatiei4

! prezentarea subiectului conferintei4 ! materiale suplimentare (vezi capitolul "Dosarul de presa"). 1ceste materiale vor fi insotite de ane#e care vor cuprinde grafice, diagrame, statistici, planuri sau fotografii ale unor obiective ce fac obiectul conferintei de presa, alte elemente ilustrative. %.9. Pregatirea materialelor a0utatoare 3nul dintre cei mai cunoscuti e#perti americani din domeniul relatiilor publice spunea? "/amenii isi amintesc mai usor imaginile decat cuvintele. De aceea trebuie sa te intrebi? ce imagine vrei sa ramana in memoria audientei @ e titlu mare sau ce fotografie vrei sa apara in presa scrisa de maine@ are este cadrul de care vrei sa!si aminteasca telespectatorii@" (5. 6uc7er et alii, %&&., p. 8':). Din aceasta cauza, discursul reprezentantului organizatiei trebuie sa fie insotit de elemente vizuale? filme, planse, grafice, diapozitive, embleme, mac"ete, panouri cu fotografii, diagrame etc. / plansa cu un logo bine ales in raport cu evenimentul prezentat scoate in evidenta aspectele cele mai importante ale mesa0ului pe care organizatia doreste sa!% transmita si ii a0uta pe 0urnalisti sa sesizeze semnificatia profunda a pozitiei, a initiativei, a actiunii sau a strategiei pe care conferinta le prezinta. 6oate aceste materiale se pregatesc din timp. 1cel membru al biroului de presa care se ocupa de realizarea materialelor a0utatoare va avea gri0a ca ele sa fie adecvate tematicii conferintei si sa nu fie prea numeroase ori prea e#centrice, astfel incat sa distraga atentia 0urnalistilor de la discursul reprezentantului organizatiei. l. :. Pregatirea discursului >ean Pope, seful departamentului de relatii publice al grupului <esting"ouse, care a fost unul dintre autorii de discursuri ai celebrei firme +ill and 5no,lton, descrie scenariul tipic al crearii unui discurs. 1stfel, presedintele firmei isi anunta secretara? "Pe %. martie trebuie sa tin un discurs la lubul Canagerilor in legatura cu tendintele viitoare ale relatiei dintre productie si afaceri in Carea Eritanic. 1nunta!% pe Eob sa!mi pregateasca discursul pana saptamana viitoare". 2ecretara il suna pe vicepresedintele insarcinat cu relatiile publice4 acesta ii transmite sarcina sefului departamentului de relatii publice, care, la randul sau, o paseaza unui specialist din departament. 1cesta cere o intrevedere cu presedintele firmei, pentru a primi indicatii suplimentare, si, evident, nu reuseste sa o obtina. u seriozitate, dar fara a avea o directionare precisa, el scrie un discurs, pe care il considera adecvat temei date. and presedintele primeste te#tul, descopera o serie de lacune si incearca sa le elimine, scriind el insusi anumite pasa0e. 2ecretara face cola0ul si, in final, rezulta un discurs incomplet, inegal, fara nimic deosebit in el. 6. +unt si >.E. Grunig (%&&., p. 8':), care evoca aceasta marturie, considera ca? ! o planificare adecvata trebuie sa preceada scrierea unui discurs4 ! scrierea si rescrierea acestuia reprezinta o activitate importanta, care se face in colectiv4 ! cel ce redacteaza discursul trebuie sa aiba acces la cel care %!a comandat4 ! prezentarea in public a discursului trebuie sa fie repetata de mai multe ori, pentru a se obtine certitudinea ca el va avea efectul scontat. De cele mai multe ori, reusita unei conferinte este asigurata de prestatia celui ce reprezinta organizatia4 un argument important in efortul sau de a se impune in fata 0urnalistilor este oferit de calitatea discursului sau? "3n discurs poate fi o unealta puternica de comunicare. El trebuie pregatit pentru a fi ascultat, nu citit de participanti. El trebuie sa fie adecvat audientei, sa fie specific in continut, sa genereze o reactie, sa aiba un obiectiv bine definit si sa se integreze in timpul alocat" (D.). <ilco#, ).<. =olte, %&&', p. B9.). 3n discurs cu asemenea calitati presupune munca unor persoane specializate, care trebuie sa aiba cunostintele si aptitudinile necesare, sa cunoasca bine tema in c"estiune, scopul discursului si persoana ce il va rosti. Dupa F.P. 2eitel (%&&8, p. 8.-), un discurs are urmatoarele caracteristici? ! este gandit, proiectat pentru a fi rostit si auzit4 nu trebuie sa fie o "capodopera" literara, dar trebuie sa sune bine4 ! utilizeaza un limba0 concret? sunt inlaturate generalitatile si sunt folosite elementele clare, imaginile concrete 4

! solicita un raspuns pozitiv? fiecare fraza, fiecare pasa0 trebuie sa trezeasca o imagine concreta si o atitudine4 discursul trebuie sa aiba vitalitate si sa fie rostit cu energie4 ! poseda un obiectiv bine precizat? discursul trebuie sa e#prime un punct de vedere bine definit, o pozitie clara in legatura cu o tema de interes. Dintr!o perspectiva mai apropiata de e#igentele te"nice ale elaborarii discursului, D.). <ilco# si colaboratorii sai (%&&8, pp. (&-!(&&) considera ca un discurs reusit trebuie sa satisfaca urmatoarele e#igente? ! sa spuna ceva despre lucrurile care au valoare, care dureaza4 c"iar daca are umor, c"iar daca isi propune sa rela#eze, discursul trebuie sa fie construit in 0urul unei c"estiuni semnificative4 ! sa aiba atat continut, cat si stil4 el trebuie sa poata trece "testul usii" ? dupa ce au asistat la discurs, dupa ce au iesit din sala de conferinta, dupa ce au participat la cocteil, dupa ce au vorbit cu alti colegi, dupa ce au indeplinit diverse sarcini de serviciu, seara, atunci cand sotiile lor ii intreaba ce s!a discutat la conferinta, participantii trebuie sa fie capabili sa!si reaminteasca ideile ma0ore ale discursului si sa le poata reproduce cu usurinta4 ! sa se concentreze pe cel mult doua!trei subiecte 4 ! sa fie centrat pe fapte4 informatia respectiva trebuie sa ilustreze tema, sa aiba acuratete? aceasta calitate se obtine selectand si verificand atent informatiile care vor fi reproduse in discurs4 ! sa!si adecveze stilul si continutul la specificul audientei4 ! sa fie clar? daca ascultatorii nu inteleg ce spune vorbitorul, toata lumea isi pierde timpul4 cei mai mari dusmani ai claritatii sunt frazele complicate, 0argonul, informatiile e#cesiv de te"nice. Ca0oritatea lucrarilor de specialitate care trateaza acest subiect (D.). <ilco#, ).<. =olte, %&&', pp. B(&!B9B 4 >.). Desc"epper, %&&', pp. -8!-B4 F.P. 2eitel, %&&8, pp. 8.&!8(B4 6. +unt, >.E. Grunig, %&&., pp. 8'-!8%%) indica urmatoarele etape ale pregatirii unui discurs ? a) cunoasterea si intervievarea celui care urmeaza sa tina discursul respectiv4 b) documentarea in legatura cu subiectul respectiv, in baza de date a organizatiei, in biblioteci sau in ar"ive4 c) definitivarea obiectivului discursului4 d) organizarea materiei si scrierea discursului. %.:.%. Antervievarea 3n bun autor de discursuri trebuie sa aiba abilitatea de a se plasa pe sine in locul si in situatia celui care trebuie sa rosteasca discursul, trebuie sa incerce sa gandeasca si sa simta la fel ca acesta, deci sa!% cunoasca foarte bine, lucru ce nu se poate realiza decat prin mai multe dialoguri. Antervievarea celui care va rosti discursul are trei scopuri? ! sa determine obiectivul discursului4 acesta este diferit de subiectul care va fi abordat4 subiectul ofera continutul discursului, iar obiectivul este circumscris de ceea ce doreste vorbitorul sa obtina (in termeni de atitudini, sentimente, opinii) de la audienta, dupa terminarea discursului4 intrebarea!c"eie in acest caz este? " e concluzie vrei sa traga audienta la sfarsitul discursului @ " 4 de indata ce vorbitorul poate da un raspuns clar la aceasta intrebare, forma si continutul discursului vor curge aproape de la sine4 ! sa determine punctele de vedere esentiale ale vorbitorului4 in mod normal, o audienta poate retine numai cateva dintre perspectivele oferite de un discurs4 aceste puncte de vedere, ce deriva din obiectivul fi#at, vor deveni nucleele in 0urul carora se va construi discursul4 ! sa determine caracteristicile vorbitorului4 cel care va scrie discursul trebuie sa fiseze observatiile sale referitoare la comportamentul, la modul de a vorbi al celui ce va rosti discursul, la cuvintele si la tipurile de fraze pe care le foloseste, la felul cum isi e#prima opiniile, cum reactioneaza la opiniile altora, cum gandeste 4 totodata, el se va interesa ce parere are vorbitorul cu privire la strategia de abordare, la elementele ce trebuie scoase in evidenta, la faptele, e#emplele, anecdotele pe care ar dori sa le includa etc. %.:.8. Documentarea 1l doilea pas in pregatirea unui discurs il constituie cercetarea surselor de informare. el care va scrie discursul trebuie sa faca apel la baza de date (a organizatiei) sau la o biblioteca, pentru a trece in revista declaratiile facute in legatura cu subiectul respectiv, datele invocate si

argumentele folosite. De asemenea, anumite carti, periodice specializate, publicatii oficiale pot oferi statistici, estimari, prognoze si opinii avizate, care confera mai multa credibilitate discursului, in plus, el va trebui sa vada ce au scris ori au declarat vorbitorul sau alti reprezentanti ai organizatiei, cu alte ocazii, despre problema respectiva. Documentarea include si o cercetare in interiorul organizatiei, pentru a se obtine parerile altor membri ai institutiei in legatura cu tema respectiva4 astfel, specialistii pot aduce clarificari sau ung"iuri de abordare inedite. 3neori pot fi folosite si surse din afara organizatiei? e#perienta arata ca multi politicieni, oameni de afaceri, cadre didactice si de cercetare pot fi dispusi sa contribuie cu o idee sau cu o declaratie la reusita unui discurs important (vezi F.P. 2eitel, %&&8, p. 8(%).

%.:.B. Definitivarea obiectivelor discursului Dupa ce au fost culese toate datele, cel care va scrie discursul trebuie sa aiba inca o discutie, c"iar daca foarte scurta, cu vorbitorul, pentru a fi#a definitiv ceea ce isi propune discursul sa transmita. Dupa autorii citati la inceputul acestui subcapitol, discursurile isi pot propune mai multe tipuri de obiective ? ! sa informeze sau sa e#plice? aceste discursuri ofera date e#acte despre ceea ce face organizatia sau prezinta motivele actiunilor sale4 informatiile se pot referi atat la evenimente de actualitate, cat si la istoricul si la dezvoltarea organizatiei intr!o anumita perioada de timp4 ! sa convinga sau sa apere? discursul prezinta punctul de vedere al organizatiei in legatura cu o anumita problema si ii apara sau ii 0ustifica actiunile4 pentru a convinge audienta, argumentele si datele prezentate trebuie sa fie in concordanta cu punctele de vedere (anterioare sau actuale) ale organizatiei4 ! sa celebreze sau sa comemoreze? discursul marc"eaza momente deosebite din viata organizatiei sau a personalitatilor care o reprezinta. Definitivarea obiectivului a0uta la organizarea principalelor idei si informatii si permite sc"itarea unui proiect de discurs. %.:... /rganizarea materiei si scrierea discursului Dupa ce obiectivul si ideile ma0ore ale discursului au fost stabilite, dupa ce informatia a fost selectata si verificata, se poate trece la elaborarea discursului. 2crierea lui va fi mult usurata daca nu se uita adevarul simplu ca orice te#t este format din introducere, cuprins (corpul te#tului) si concluzie, intr!o formula metaforica, aceasta structura s!ar concretiza in urmatorul sfat? "2pune! le ce vrei sa spui4 apoi spune ce ai de spus4 la sfarsit spune!le ce le!ai spus" (6ell t"em ,"at $ouMre going to tell t"em 4 t"an tell t"em4 and finall$ tell t"em ,"at $ou told t"em). Antroducerea are rolul de a stabili legatura cu audienta, de a!i capta atentia4 in aceasta parte, se vor prezenta, in propozitii scurte, subiectul discursului si ideea centrala, aratandu!se publicului importanta subiectului si directia in care se va indrepta discursul. Primele momente ale unui discurs sunt cele mai dificile? publicul se foieste inca pe scaune, in sala intra cei intarziati, vorbitorul nu "s!a incalzit" sau are trac4 de aceea, multi vorbitori prefera sa!si inceapa discursul cu o gluma, pentru a capta atentia publicului si a!i castiga simpatia. 1ceasta varianta de introducere are insa si riscuri? publicul si 0urnalistii in mod special pot sa nu tina seama de glumele respective, mai ales atunci cand acestea, fiind preluate din diferite carti si publicatii, le sunt de0a cunoscute. 6rei conditii fac ca o gluma sa fie acceptata si sa captiveze publicul? sa fie spusa cu umor4 sa derive sau sa trimita la o e#perienta a vorbitorului4 sa fie adecvata subiectului4 de asemenea, este bine ca gluma sa fie pusa in legatura cu un fapt actual sau, daca este posibil, cu subiectul discursului (vezi 6. +unt, )E. Grunig, %&&., pp. 8%%!8%8). Daca aceste conditii nu pot fi indeplinite, autorii citati recomanda sa se renunte la gluma si sa se intre direct in discurs. De altfel, cu o idee puternica sau cu fapte atragatoare se poate capta foarte usor atentia 0urnalistilor.

uprinsul (corpul te#tului) dezvolta doua!trei idei ma0ore, aducand acele informatii care le pot sustine (fapte, statistici, declaratii, e#emple ce confirma punctul de vedere al organizatiei). Pentru a convinge audienta, cel care scrie te#tul poate face apel la arsenalul clasic al retoricii, utilizand, cu masura, diversele figuri ale discursului. 6otodata, el va pregati o seama de materiale a0utatoare? planse, diapozitive, filme4 acestea concretizeaza ideile, faciliteaza intelegerea mesa0ului si mentin vie atentia publicului. oncluzia va reprezenta o sinteza a ideilor si a punctelor de vedere esentiale care au fost dezvoltate in corpul discursului. An ceea ce priveste stilul discursului, principalul factor de care trebuie sa se tina seama este prezentarea orala. )ucrarile de specialitate precizeaza ca autorul discursului trebuie sa utilizeze acele te"nici ale cuvantului rostit care sporesc vitalitatea si forta de convingere a unui discurs ? adresarea directa, prin pronume personale (eu, noi, voi), verbe la diateze si moduri active, propozitii scurte, intrebari "retorice" 4 limba0ul accesibil, prin evitarea 0argonului, a cifrelor nee#plicate, a superlativelor e#cesive, a frazelor arborescente etc.4 folosirea 0udicioasa a unor figuri de stil cu putere evocativa, precum analogiile (a0uta audienta sa inteleaga un element necunoscut sau mai abstract), antitezele (maresc forta e#presiva a unei idei), repetitiile (permit fi#area si sublinierea importantei unui element din discurs), metonimiile (dau concretete te#tului), metaforele si personificarile (anima anumite idei). Dupa ce a fost scris, discursul ii va fi trimis vorbitorului, pentru ca acesta sa!% citeasca, sa faca modificari, sa scoata sau sa adauge unele pasa0e. 1ceasta etapa este e#trem de importanta, pentru ca vorbitorul trebuie sa regaseasca in te#tul respectiv propriul sau stil si propriile sale puncte de vedere4 de asemenea, el trebuie sa se familiarizeze cu discursul pe care il va rosti, sa!% inteleaga si sa!i simta ritmul specific. Pana cand discursul va deveni o e#presie "naturala" a personalitatii vorbitorului, se pot realiza doua!trei variante succesive (uneori c"iar mai multe, in functie de e#igenta vorbitorului si de priceperea celui care scrie te#tul). Pentru ca aceasta operatiune sa reuseasca repede si bine, este necesar ca vorbitorul si autorul te#tului sa petreaca mai mult timp impreuna. Din nefericire, putini conducatori de organizatii inteleg importanta acestui lucru4 ma0oritatea asteapta discursul, fara sa fi avut nici o intrevedere cu cel care il scrie si, in final, sunt mirati ca audienta nu le acorda atentie si cred ca vina ii apartine in e#clusivitate autorului te#tului. De fapt, ei ar trebui sa inteleaga ca nu pot fi convingatori daca nu cred in ceea ce spun si nu pot crede in ceva care nu a fost lucrat in comun cu specialistul in relatii publice.