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}Cmo editar un boletn electrnico|
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Como ya hemos comentado en di versas ocasi ones, un bol et n es una potent si ma
herrami enta de fi del i zaci n y, por l o tanto, de generaci n de negoci o. Por l a i mportanci a
del tema as como respondi endo a l as peti ci ones de di versos suscri ptores i nteresados en
edi tar su propi o bol et n, voy a daros unas pautas a segui r.
Convi ene i ndi car ante todo que el bol et n que edi temos ser, para muchos de nuestros
suscri ptores, l a i magen de nuestra empresa. Si est mal hecho, si es poco i nteresante, si
no respeta su peri odi ci dad o conti ene fal tas de ortograf a, tendr un efecto negati vo sobre
nuestro negoci o en vez del efecto que pretend amos. Por eso es muy i mportante tener en
cuenta todos l os puntos que, si n ni mo de ser exhausti vo, os voy a enumerar.
1) El boletn deber ser GRATUITO. Su mi si n es captar cl i entes, construi r nuestra
lista de clientes potenciales. Luego, si nos tomamos el trabajo de editar el boletn, intentemos
que sea para el mximo posible de destinatarios. Un boletn de pago ser posible solamente
si podemos suministrar informacin de muy alto valor. Al contrario, un boletn gratuito ser
nuestra v a de comuni caci n "acti va" con l os cl i entes frente al si ti o web que es una v a de
comunicacin "pasiva". Slo con ambas herramientas dispondremos de una batera completa
para desarrol l ar el mejor marketi ng en l a red.
2) El boletn deber ser PERIDICO. En efecto, sl o l a peri odi ci dad crea en el
desti natari o una sensaci n de presenci a permanente y fi abl e. Recomi endo l a prudenci a en
el momento de anunci ar una frecuenci a determi nada. La edi ci n de un buen bol et n l l eva
mucho trabajo y es fci l sucumbi r a l a tentaci n de anunci ar un bol et n semanal para
descubri r, al cabo de poco ti empo, que, con esa frecuenci a, no nos queda ti empo ms que
para edi tar el bol et n.
3) El TEMA deber estar pensado para atraer a l os cl i entes objeti vo que nos hayamos
fi jado. Lgi camente, tambi n deber ser un tema que domi nemos y del que sepamos dnde
obtener materi al bueno y abundante para nutri r l as sucesi vas edi ci ones del bol et n.
4) Respecto a l os CONTENIDOS, debern ser ti l es para l os suscri ptores. Podemos
insertar publicidad de nuestros productos y servicios, pero esa publicidad, directa o indirecta,
no deber superar nunca el 50% del total del bol et n. El bol et n no es un fol l eto comerci al ,
si no un medi o de comuni caci n i nteresante para sus suscri ptores, qui enes aceptan pagar,
a cambi o de l a i nformaci n val i osa que i ncl uye, el preci o de que en esa i nformaci n se
encuentre intercalada una cierta cantidad de publicidad. Esa publicidad deber estar siempre
rel aci onada con el tema de i nters del bol et n y, por tanto, podr ser tambi n de i nters
de l os l ectores.
Los contenidos podrn ser de diversos tipos aunque siempre debern ir en la misma lnea
y ser de i nters para el cl i ente ti po que nos hemos fi jado. Podrn ser art cul os de fondo,
trucos, noti ci as, encuestas, anunci os, datos sobre el sector, etc. En muchos casos, no es
preci so que el aboremos todo el bol et n, si no que podremos uti l i zar materi al es edi tados por
otras fuentes si n ms que ci tar su procedenci a. Para el l o bastar sol i ci tar l a autori zaci n
de l a fuente del materi al que nos i nteresa y, en l a mayor a de l os casos, l a obtendremos
di rectamente.
5) Respecto al FORMATO. Empi eza a haber, cada d a ms, bol eti nes di stri bui dos por
correo-e pero edi tados en formato HTML. Esos bol eti nes nos aparecen al l eerl os como una
pgi na web en nuestro programa de correo, si nuestro programa puede l eer HTML y si est
confi gurado para l eerl o. Y ah resi de uno de l os probl emas de l os bol eti nes en HTML. Son
ms atracti vos grfi camente y gozan de l as ventajas de l os hi perenl aces, pero no todos l os
desti natari os son capaces de l eerl os. Adems, l os documentos en formato HTML ocupan
mucho ms espacio de memoria. Es decir, tardan mucho ms en transmitirse y llenan mucho
ms l os buzones de l os desti natari os. Por todo eso, mi posi ci n actual , es l a de conti nuar
trabajando en formato de texto simple. Tambin es una buena alternativa disponer de ambas
Autor: Alain Jord (Consultor de estrategias de negocio en Internet)
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versi ones: l a versi n web y l a de correo-e.
Exi sten programas edi tores de correo que son capaces de generar dos versi ones del
mensaje -del bol et n, en este caso-: l a versi n HTML y l a versi n en texto si mpl e, pero eso
i ntroduce mayor compl eji dad y reduce l a compati bi l i dad con l os estndares. Es deci r, habr
un nmero de suscri ptores que no reci bi rn correctamente el bol et n. Por l o tanto, en el
momento actual, yo soy partidario de utilizar una versin HTML slo en el sitio web y ofrecer
por correo-e sl o l a versi n en texto si mpl e.
No ol vi di s que el bol et n que os pl anteo es ante todo una herrami enta de marketi ng y,
por l o tanto, debe ser un medi o i nteresante por sus conteni dos, mi entras que su formato,
como suel e ocurri r en Internet, es secundari o.
Boletn de contenidos o boletn de enlaces? Esa es otra disyuntiva en la que vais a poder
juzgar por vosotros mismos. Supongo que la decisin depender de diversos factores y, una
vez ms, de l os hbi tos del l ector. Vai s a poder juzgar, porque "Comerci o en l a Red" es un
bol et n de conteni dos. Es deci r, que conti ene art cul os y materi al es. Por otro l ado, "Ti endas
Urbanas" es un boletn principalmente de enlaces. Es decir, para cada informacin o artculo
da una breve resea y una di recci n URL donde consegui r l a i nformaci n compl eta.
6) Habl emos ahora de l a EDICIN, aspecto senci l l o pero que cuenta con una seri e de
puntos a seguir sistemticamente con cada edicin del boletn si queremos que el resulatdo
fi nal sea sati sfactori o.
Habr que usar un edi tor de textos que genere FORMATO DE TEXTO SIMPLE -yo uso el
Wordpad de Wi ndows, por ejempl o-.
La anchura de l as l neas no deber a rebasar l as 70 pul saci ones -yo uso 65-. Para el l o,
conviene fijar, en el editor que usemos, la anchura de las lneas en la medida que decidamos.
El que el formato sea de texto si mpl e si gni fi ca que NO PODEMOS USAR efectos como
NEGRITAS o SUBRAYADOS.
Debemos CORREGIR cui dadosamente el texto para evi tar fal tas de ORTOGRAFA.
Para evi tar el efecto desagradabl e en l a pantal l a del l ector de l as l neas que desbordan
l a anchura de su pantal l a, deberemos INSERTAR FINALES DE LNEA al fi nal de cada l nea.
Es deci r, una vez que el texto est compl eto y corregi do, a punto ya para mandarl o, i remos
repasando cada l nea y pul sando un "Intro" o "Enter" al fi nal de cada l nea para as forzar
la ruptura de la lnea en el punto que deseamos. Repito que contamos para ello con la ayuda
del Edi tor de Textos que habremos confi gurado previ amente con l a anchura de l nea que
nos i nterese.
7) PRUEBA DE ENVO. Por mi parte, una vez que l o tengo todo a punto, y antes de
mandarlo a la lista, hago una prueba envindome el boletn a m mismo. Con ello compruebo
cmo l o vai s a reci bi r vosotros. Indefecti bl emente detecto al gn probl ema: mrgenes,
espaci os, fi nal es de l nea, etc. Sl o una vez hecha esta prueba y corregi dos l os defectos
os mando defi ni ti vamente el bol et n.
Aqu concluyo esta primera parte del artculo. Para el mes que viene quedan por desarrollar
l os apartados de Pol ti ca para con l os Suscri ptores, Gesti n de l a Li sta y Promoci n.
8) POLTICA PARA CON LOS SUSCRIPTORES
Deberemos i ncl ui r toda l a INFORMACIN DE CONTACTO posi bl e. Di recci n de correo-e
del edi tor, di recci n postal , tel fono,.... No debemos ol vi dar que l a di fusi n va a ser
i nternaci onal . Por l o tanto, habr que i ncl ui r datos como el pa s y el nmero tel efni co
i nternaci onal compl eto.
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Es importante dar garantas a los suscriptores de que su direccin no ser cedida a nadie
bajo ni ngn concepto. Es deci r, que se respeta su pri vaci dad.
POLTICA DE ALTAS. Mi posi ci n en este aspecto es l a de dar de al ta excl usi vamente a
aquel l as personas que l o han sol i ci tado expresamente. Como ya he di cho, el bol et n es,
ante todo, una herrami enta de captaci n y fi del i zaci n de cl i entes.
Luego, sl o queremos suscri ptores que respondan al perfi l de nuestro cl i ente objeti vo
y que, por tanto, estn i nteresados en l os temas que tratamos.
Por otra parte, deberemos dar el mximo de facilidades a quien quiera darse de alta. Por
ejempl o, para dar a al gui en de al ta l o mejor es no pedi rl e ms que su di recci n de correo-
e. Ya nos dar otros datos ms adel ante cuando l qui era. Es deci r, cuando ya conf e en
nosotros. De momento, la direccin de correo-e es todo lo que nos hace falta para empezar
a comuni car regul armente con l .
Respecto a l a forma de i ni ci ar l a l i sta, hay qui en deci de arrancar con una l i sta en l a que
ha recopilado una serie de direcciones varias de correo-e a las que manda el primer boletn.
Ofrece a esas personas l a posi bi l i dad de darse de baja. Yo prefi ero empezar desde cero y
tener en mi l i sta sl o personas que me han pedi do expresamente su al ta en l a l i sta. As ha
ocurri do con todos vosotros, as crece mi l i sta d a a d a y, ms i mportante, sl o as puedo
estar seguro de que todos mi s suscri ptores soi s cl i entes potenci al es.
POLTICA DE BAJAS. Debe estar muy cl ara l a manera de dejar de estar en l a l i sta de
difusin del boletn. No slo eso, sino que conviene facilitar al mximo el proceso de solicitud
de baja. Por ejempl o, si el proceso de al ta se efecta por correo-e, tambi n l a baja debe
poder hacerse por l a mi sma v a.
Adems, al reci bi r una sol i ci tud de baja, debemos proceder a reti rar a esa persona de
l a l i sta de i nmedi ato. No sl o por obl i gaci n l egal (por l o menos en Espaa y al gunos otros
pa ses) si no porque si esa persona no est i nteresada , debemos evi tar que pueda habl ar
mal de nosotros por el hecho de conti nuar mandndol e el bol et n contra su vol untad.
FACILITAR LAS ACTUALIZACIONES DE DIRECCIN. El cambi o de di recci n de correo-e
de l os suscri ptores es un fenmeno ms frecuente de l o que se puede pensar. Nos i nteresa
tambi n faci l i tar el procedi mi ento por el que una persona nos comuni ca l a nueva di recci n
a l a que desea que l e mandemos l as futuras edi ci ones del bol et n. Con el l o evi taremos
perder suscri ptores y, adems mantendremos nuestra l i sta ms l i mpi a de di recci ones
i nvl i das.
9) GESTIN DE LA LISTA. La gesti n de l a l i sta es un aspecto que, al pri nci pi o, puede
parecer irrelevante. No obstante, cuando la lista empieza a rondar el millar de suscriptores,
se torna en un probl ema acuci ante.
Al alcanzar esas cifras, el trabajo de mantener la lista absorbe muchas horas de trabajo.
Me refi ero a l a tarea de real i zar l as al tas, l as bajas, hacer l os cambi os de di recci ones y,
sobre todo "limpiar" la lista de direcciones duplicadas o que ya no son operativas y son una
fuente de errores en nuestros env os. Por l o tanto, en ese punto, se hace i mpresci ndi bl e
l a automati zaci n de estas tareas. Sabi endo eso, no hace fal ta esperar a estar en apuros
y os recomi endo di sponer, desde el pri nci pi o, de al gn grado de automati zaci n.
Para el l o contamos con vari as al ternati vas. Podemos empezar con l as menos onerosas
para i r l uego i nvi rti endo ms medi os cuando necesi temos ms servi ci o.
La pri mera ser a l a de construi r l a l i sta EN NUESTRO PROPIO PROGRAMA DE CORREO-
E. En ese senti do, val e l a pena uti l i zar un programa especi al i zado como son Eudora o
Pegasus. Este ltimo, muy potente, es shareware. En este caso, esto significa que os podis
bajar gratuitamente el programa (http://www.pegasus.usa.com) y deberis pagar nicamente
si desei s reci bi r el manual i mpreso. El programa i ncl uye un compl et si mo manual on-l i ne
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que hace i nnecesari o en l a mayor a de casos el manual i mpreso. Las ventajas son el preci o
(En el caso de escoger Eudora, el precio es muy reducido) y el hecho de que todo lo tenemos
en casa.
Otra opcin sera la utilizacin de un SERVIDOR PBLICO DE LISTAS. Son servidores que
nos proporci onan l a i nfraestructura de gesti n de l a l i sta. A veces de forma gratui ta, a
veces contra un pago mensual . Por ejempl o, di sponemos, en espaol de l os de l a redIri s.es
o de E-listas.com. Tambin hay PSI' s que proporcionan este servicio como complemento del
servi ci o de al ojami ento.
Por l ti mo, exi ste otra opci n que es l a de adqui ri r un autnti co programa de gesti n
de marketi ng de correo-e. Estos programas son, bsi camente Si stemas de Gesti n de Base
de Datos orientados a la gestin de nuestro correo-e "repetitivo". Es decir, gestionan nuestra
l i sta de di stri buci n pero son tambi n capaces de actuar como contestadores programados,
i nformar sobre productos y ofertas, hacer el segui mi ento de l os cl i entes, etc. Su objeti vo
es dejarnos nicamente aquellos mensajes de correo que, forzosamente, deben ser contestados
personal mente. Yo uti l i zo POSTMASTER, un programa si n el que no tendr a ti empo para
nada ms que para gesti onar mi s mensajes de correo-e y l os contactos que reci bo. Podi s
probarl o gratui tamente durante tres semanas en l a di recci n http://www.post-
master.net/rs/xjd/
10) PROMOCIN. Bi en, l o tenemos ya todo a punto. Sl o nos fal ta que l os suscri ptores
empiecen a pedir el boletn. Cmo les informamos de que est a su disposicin? Los medios
son l os mi smos que tenemos para cual qui er otra acci n promoci onal . Voy a menci onar
al gunos de el l os brevemente.
NUESTRAS PGINAS WEB. La propuesta de suscripcin gratuita debe tener su espacio en
TODAS Y CADA UNA de l as pgi nas de nuestra sede. De hecho, unos de l os objeti vos del
web es capturar l a di recci n de correo-e de cada vi si tante. Nuestro bol et n es l a mejor
herrami enta para el l o.
NOTAS DE PRENSA. La salida de un nuevo medio al mercado es una noticia de relevancia.
Aprovechmosl o! Preparemos una nota de prensa y mandmosl a a todos l os medi os on-
l i ne que podamos.
Muchos de ellos, si bien no la publicarn ntegra, se harn eco de la noticia. Por supuesto,
en l a nota, deber veni r el enl ace (URL o di recci n de correo-e) para suscri bi rse.
INFORMAR A OTROS SITIOS DEL SECTOR. Seguro que nuestro sector cuenta con
asoci aci ones profesi onal es, comuni dades, cl ubes, centros de formaci n, webs de empresas,
etc, a qui enes
interesa conocer la aparicin de una nueva fuente de informacin y que pueden referenciarla
en sus l i stas y di rectori os.
DIRECTORIOS DE LISTAS. As como hay buscadores de si ti os web, tambi n hay al gunos
dedi cados a l as l i stas. En espaol , contamos, entre otros, con E-l i stas.com,
i nchi .com/buscal i stas, redi ri s.es/l i st/buscon.es. Es i mpresci ndi bl e darse de al ta en todos
el l os.
PUBLICACIN DE ARTCULOS EN OTROS BOLETINES. sta es una fuente i mportant si ma
de nuevos contactos. Si generamos i nformaci n de cal i dad, hay muchos bol eti nes que
estarn interesados en publicar algunos de nuestros artculos. Con ello llegamos a un montn
de nuevos l ectores. Si somos capaces de i nteresarl os, cl i carn el enl ace que l es damos en
l a fi rma del art cul o.
LA FIRMA DE CADA MENSAJE de correo-e que mandemos puede i ncl ui r un mi ni -anunci o
del bol et n.
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