Sunteți pe pagina 1din 8

ACTIVITATEA DE SECRETARIAT Seminarul 7

Structura seminarului :
I. Importana activitii de secretariat II. Atri uiile !i sarcinile secretariatelor III. Rolul !i locul secretarei "asistentei mana#er$ %n lumea pro&esional contemporan IV. 'unctia de asistent mana#er Cuvinte c(eie : departamentul de secretariat) activitatea de secretariat) asistent mana#er) a#enda de lucru) coordonare) protocol) inter&ata) comunicare ********************+RA ,******************** I. Importana activitii de secretariat Printre activitile cu importan deosebit n cadrul unei organizaii economicosociale se numr i activitatea de secretariat. Activitatea de secretariat este structurat pe compartimente specializate i are o ampl generalizare. Ea se desfoar la niveluri diferite, att n cadrul organelor centrale ale administraiei de stat guvern, ministere!, al organelor locale ale puterii de stat primrii, consilii locale!, ct i la nivelul agenilor economici, al unitilor cu profiluri diferite academii, instituii de nvmnt superior, coli, biblioteci, etc!. "e aceea, structura, forma de organizare, amploarea, numrul de funcii i unele atribuii sunt diferite de la o organizaie la alta. #unca de secretariat n administraia public prezinta unele particulariti faa de secretariatul din sectorul privat, ca urmare a faptului c insui managementul instituiilor publice i structura organizaionala sunt diferite de oranizarea si conducerea companiilor i firmelor private. Aici termentul de secretara a fost inlocuit cu cel de asistent manager. $ecretariatul este considerat ca interfa a efului unei instituii cu personalul anga%at i cu persoanele din afara instituiei i de asemenea, reprezint n unele cazuri! o dublare a direciilor au&iliare, prin preluarea la nivelul compartimentului a atribuiilor specifice. Astfel, secretara preia o serie de atribuii privind personalul, activiti administrative, activiti de relaii cu publicul. $ecretariatul este un au&iliar direct i indispensabil al conducerii, avnd ca sarcin degrevarea acesteia de unele sarcini au&iliare, crendu-i astfel condiiile necesare realizrii principalelor sale funcii' prevedere ( organizare ( comand ( coordonare control. $ecretara trebuie s creeze condiii optime pentru luarea deciziilor care reprezint actul esenial al conducerii. )n literatura de specialitate secretariatul este definit ca un nucleu grupare de funcii i respectiv persoane care le ocup! cu activiti, atribuii i sarcini individuale comple&e. Acest grup de oameni specializai sunt reunii sub o autoritate ierar*ic directori de secretariate, efi de serviciu, secretari-efi! autoritate subordonat la rndul su direct conducerii i care are precizate atribuii cu caracter permanent pentru efectuarea lucrrilor specifice muncii de secretariat. +ntr-un secretariat munca secretarelor presupune un comple& de activiti ' ,! Activiti cu caracter specific de secretariat preluare, transmitere mesa%e telefon, stenografierea, multiplicarea, redactarea nscrisurilor dictate de efi, clasarea documentelor, nregistrarea corespondenei!. -! Activiti prin care se duc la ndeplinire sarcinile i atribuiile prevzute n fia postului documentare, coresponden, protocol, organizarea manifestrilor etc.!.

.! Activiti pe care le decid, le iniiaz singure cursuri de perfecionare, instruire a secretarelor din subordine!, /! Activiti de reprezentare a efilor lor primiri oficiale, participare la discuii cu parteneri de afaceri, etc.! Activitile se compun din atribuii, iar atribuiile din sarcini. Atribuia reprezint sfera de competen a unui compartiment, iar e&ecutarea atribuiilor de ctre un compartiment presupune competena membrilor compartimentului n realizarea sarcinilor ce decurg din aceste activiti. II. Atri uiile !i sarcinile secretariatelor 0ompartimentului secretariat i revin atribuii globale din care se e&trag i se detaliaz sarcini pentru fiecare lucrtor. Atribuiile i sarcinile unei secretare depind de structura i domeniul de activitate al organizaiei respective i sunt cuprinse n fia postului. $e poate spune ca potrivit modului cum este conceputa la noi n tara activitatea de secretariat, in cazul n care funcioneaz ca un serviciu autonom!, ea include urmtoarele atribuii i sarcini ' executarea lucrrilor de registratur general sortarea, nregistrarea, datarea, distribuirea! acolo unde nu e&ist un compartiment specializat de registratur. lucrri de coresponden primit i emis de unitate1 lecturarea corespondenei primite, prezentarea la conducere, nregistrarea, repartizarea i urmrirea rezolvrii corespondenei primite, ntocmirea unor rspunsuri pe baza documentrii prealabile, dactilografierea lor, prezentarea la semnat a corespondenei cu materialul de baz1 pregtirea corespondenei pentru e&pediere, predarea la registratur sau e&pedierea direct, dup caz, asigurarea transportului corespondenei prin organizarea muncii curierilor. atribuii de documentare' detectarea surselor interne i e&terne, selectarea materialului1 prezentarea materialelor rezultate sub form de tabele, sc*eme, statistici, etc., clasarea documentelor, organizarea i asigurarea unei bune funcionri a ar*ivei unitii. scrierea rapid, stenografierea discuiilor din edinele, conferinele, ntlnirile de afaceri, stenografierea dup dictare i la telefon!, transcrierea setnogramelor. multiplicarea materialelor' dactilografierea folosind maina de scris sau calculatorul folosind metoda oarb!, folosirea imprimantei calculatorului, utilizarea mainilor de copiat, corectarea greelilor, cunoaterea unor sisteme de corectare a materialelor pentru editorial. traduceri i retroversiuni de acte, coresponden, materiale documentare, cunoaterea unei limbi strine de circulaie internaional scris i vorbit. probleme de protocol i relaii cu publicul ' ntocmirea unor planuri pentru desfurarea n bine condiii a ntlnirilor cu persoane din afr instituiei, primirea vizitatorilor i a partenerilor de afaceri, cunoaterea, documentarea n ceea ce privete regulile de comportament i protocol specifice rii din care vine partenerul, pregtirea corespondenei protocolare cu ocazia diferitelor evenimente. evidena necesarului de consumabile i evidena de personal secretara ntocmete referatul cu necesarul de rec*izite pentru compartimentul secretariat, ine evidena orelor suplimentare, concediilor, evidena delegaiilor, a deplasrilor i a evenimentelor profesionale. pregtirea cltoriilor de serviciu ale efului, rezervarea de bilete, a camerei de *otel, obinerea vizei dac este cazul!, pregtirea documentelor necesare pentru ntlnirile de lucru, contactarea persoanelor cu care trebuie s se ntlneasc eful i stabilirea programului.

cunoaterea i folosirea aparaturii moderne de birou calculatorul, maina de multiplicat, fa&, aparatura de nregistrare-clasare, interfonul, etc.!1 cunoaterea te*noredactrii computerizate i a programelor pentru aceasta. organizarea sistemului informaional' primirea prelucrarea i transmiterea informaiilor. ntocmirea contabilitii primare a firmei primirea i transmiterea comunicrilor telefonice organizarea edinelor i a materialelor necesare. difuzarea n unitate a deciziilor i instruciunilor cu caracter de circulat. preluarea de la efi (prin delegare de autoritate) a unor sarcini pe care secretara asistenta manager! le poate rezolva sau c*iar secretara poate delega o serie de responsabiliti persoanelor din subordine. perfecionarea permanent din punct de vedere profesional. supravegherea personalului secretarial din subordine: instruirea acestuia, evaluarea posibilitilor fiecruia i stabilirea responsabilitilor. respectarea disciplinei muncii. ********************+RA -********************

III. Rolul !i locul secretarei "asistentei mana#er$ %n lumea pro&esional contemporan Pentru funcia de secretar nu e&ist o descriere universal valabil, dar definirea funciei presupune considerarea cel puin a urmtoarelor elemente ' scopul i rolul secretariatelor n sistemul general al activitii economico-sociale i n organizaia respectiv, poziia pe care activitatea de secretariat o deine, responsabilitile, gradul de autoritate primit de la manager, relaiile cu toi factorii implicai n respectivul proces al muncii. )n ciuda a ceea ce s-ar putea crede apariia meseriei de secretar nu aparine vremurilor moderne, ea are de%a o istorie ndelungat. 2 abordare evolutiv a meseriei de secretar nu se poate realiza dect n conte&tul evoluiei istorice a managementului i a mi%loacelor de comunicaie. +nc din fazele de nceput, n practicarea acestei meeserii, descoperim cteva coordonate eseniale care i-au marcat funcionarea pn astzi, i anume' - meseria de secretar a aprut i a funcionat ntotdeauna pe lng factorii de decizie ai vieii eocnomico-sociale1 - tratarea informaiei scrise, a stat la baza acestei activiti1 - confidenialitatea a constituit o cerin esenial sub aspect deontologic. 0onfidenialitatea este sugerat c*iar de termenul ,,secretar !331 etimologic, cuvntul derivnd din latinescul 4secretum5,i desemna o persoan care tia s pstreze secrete. #eseria de secretar precede - n timp istoric - apariia denumirii sale. "ac inem cont de faptul c primele forme ale scrierii au aprut din necesitile administraiei de stat de a emite dispoziii, de a da ordine i a administra bunuri, putem lega apariia acestei meserii de casta scribilor. +n special, n perioda faraonilor egipteni, scribii au fost printre primii colaboratori specializai n comunicarea scris. Problema confidenialitii se punea, la vremea aceea, numai pe cale oral, fiind puini cei care tiau s citeasc. Aa se i e&plic practica unor autoriti de a tia limba scribilor, pentru a se asigura de pstrarea secretului profesional. Apoi, prin trecerea de la un sistem economic la altul i prin evoluia mi%loacelor de comunicaie, apar alte coordonate funcionale ale acestei profesii. Astfel, n Evul #ediu persoana desemnat cu titlul de secretar era cea care se ocupa de corespondena monar*ului sau a unor nali demnitari1 aceasta presupunea meninerea n

continuare a sarcinilor iniiale de caligrafiere a te&telor, la care s-au adugat alte operaiuni de e&pediere, dar i de eviden a circulaiei documentelor scrise. +n epoca modern, o dat cu ptrunderea mainilor mecanice de scris n structurile administrative, imaginea secretarei se va asocia att de mult cu acest mi%loc de imprimare a te&telor, nct activitatea ei se va confunda cu cea de dactilograf. 6rebuie spus, ns, c din punct de vedere istoric, aceast meserie a aparinut brbailor, pn la nceputul secolului 77, cnd au nceput s fie promovate drepturile ceteneti refuzate femeii secole de-a lungul. Astzi, statisticile demonstreaz c 89: din funciile de secretare sunt ocupate de femei. $ociologii argumenteaz acestea prin faptul c este o meserie care se potrivete ca o 4mnu5 femeilor, cci ele din natere au o capacitate mai mare de supunere, nclinaie spre detaliu, loialitate, abilitate relaional i c*iar o mai mare inteligen emoional. Apar, astfel, noi cerine privind practicarea acestei profesiuni. #anagementul modern, cristalizat ca tiin tot la nceputul secolului 77, dezvolt noi valori, privind resursele umane i resursele informaionale. ;oile dimensiuni ale managementului au presupus, desigur, i reevaluarea au&iliarului su de baz, secretariatului. +n zilele noastre meseria de secretar<asistent manager este foarte cutat, accentul punndu-se acum pe selectarea ct mai atent a lor. "ovad c este aa sunt i zecile de anunuri care apar zilnic n ziare i reviste. Profesiunea de secretar este poate singura profesiune care a 4suferit5 cele mai multe transformri dup ,8=8, odat cu apariia i la noi a mi%loacelor moderne de comunicare i informare. $ecretara nu nseamn doar puin dactilografie, picioare frumoase i arta de a face cafea, ea lucreaz acum pe calculator, folosete +nternetul, are cunotine de management, mar>eting, drept, primete i transmite mesa%e prin telefon, fa& sau e-mail n limbi strine pe care le stpnete mai bine dect eful ei, dispune de un mic atelier informaional, dactilografiaz pe calculator folosind 4metoda oarb5. Ea ntocmete i folosete sisteme sigure de eviden, fiind la curent cu instituiile, organismele i departamentele din ar i strintate cu persoanele lor c*eie. 4Ea este cronicara evenimentelor instituiei sale autoare de anale nepublicate. E mai uor s gsete un expert sau un strateg dec!t o secretar bun 5 #ircea #alia!. $ecretarele sunt managerii propriilor lor firme ( secretariatele. Profesiunea de secretar nu reprezint o munc independent. $pre deosebire de un contabil manager, secretara este ntotdeauna legat de o anumit persoan sau de un anumit departament. Ea lucreaz pentru alii, munca ei folosete muncii altora. ?olul principal al secretarei este de a a%uta. $ecretara i eful trebuie s formeze o ec*ip n adevratul sens al cuvntului cu drepturi i obligaii reciproce pentru fiecare din membrii ec*ipei. Este esenial ca eful i secretara s gndeasc, s planifice i s acioneze ca o ec*ip. Aa cum succesul %uctorilor de tenis la dublu depinde de abilitatea fiecruia de a anticipa loviturile celuilalt pentru a se completa i sincroniza, tot aa eful i secretara trebuie s munceasc din greu pentru a-i dezvolta strategia de ec*ip. #unca unui director i cea prestat de o secretar sunt greu de separat1 aciunile directorului i cele ale secretarei sunt complementare, fiind direcionate spre acelai scop. "e e&emplu trebuie scris un raport' directorul concepe, secretara l prelucreaz, l stilizeaz. "eci sarcina unic a fost aceea de a prezenta un raport care s-a finalizat prin contribuia celor dou persoane, e&istena uneia depinznd de e&istena celeilalte. Este cunoscut faptul c atunci cnd eful avanseaz pe scara ierar*ic, secretara este luat cu el. nu este mai puin adevrat c pentru unele secretare e&ist riscul s rmn fr post atunci cnd eful este sc*imbat pe criterii politice!. E&ercitarea atribuiilor de ctre un compartiment presupune e&ercitarea responsabilitilor, a prerogativelor dar i competena n a le realiza. 0ompetena celor care lucreaz n compartimentele de secretariat se concretizeaz n a fi' un bun stenograf ( s poat transmite i transcrie e&act ceea ce i se dicteaz1 un dactilograf ndemnatic, scriind fr greeli de tastare i limb1 un bun corespondent, folosind o limb corect i bogat n coninut1

un bun specialist n clasarea i ar*ivarea actelor, corespondenei i documentelor, capabil s le gseasc, la nevoie, cu rapiditate1 un interpret capabil s discute cu persoane strine, s fac cunoscute ideile reprezentanilor firmei, s comunice acestora ideile reprezentanilor firmei, i s comunice acestora ideile interlocutorilor strini fr denaturri1 un bun organizator al sistemului informaional, capabil s primeasc, s prelucreze i s transmit informaii, precum i s in la zi evidenele pentru conducere i celelalte compartimente ale unitii1 un bun traductor, capabil s traduc cu rapiditate un te&t din<n limba romn<limba strin1 un bun cunosctor al lucrrilor de secretariat i coresponden, capabil s nregistreze, repartizeze i s urmreasc rezolvarea corespondenei primite, s pregteasc rspunsul la scrisorile indicate de conducere, s prezinte la semnat corespondena mpreun cu materialul de baz, s ntocmeasc formele de e&pediere a corespondenei1 un bun organizator al contactelor ntre conducere i persoanele din afar i din interiorul firmei ntlniri de lucru, edine, conferine!1 capabil s fac oficiul de secretar de edin i s redacteze procese-verbale1 un bun documentarist, capabil s detecteze surse de documentare, s selecteze i s claseze materialul, s-l difuzeze sub form de buletine, fise, etc1 un bun specialist n manipularea i utilizarea aparaturii moderne de birou calculatoare, maini de multiplicat, aparatur de nregistrare-clasare, etc!1 un bun lucrtor, capabil s ntocmeasc statistici specifice sectorului de secretariat, s le prezinte sub form de grafice i tabele1 un bun agent de triere i transmitere a comunicrilor telefonice, capabil s filtreze, limitnd pn la evitarea total a caracterului nociv al suprasolicitrilor i ntreruperilor frecvente ale activitii conducerii n anumite perioade. un lucrtor capabil s redacteze rapoarte, referate, informri pe baza unor directive generale i a materialului documentar1 un bun specialist pentru controlul i corectura editorial i tipografic a materialelor n curs de multiplicare. $ecretara este cea care contribuie la imaginea public a unei firme sau instituii. Ea reprezint prima imagine a firmei, prima persoan cu care se intr n contact tim cu toi c prima impresie conteaz1 imaginea pe care o creeaz secretara este e&trem de important. ;u de puine ori am auzit s-au am gndit 4dac secretara arat aa sau se comport aa @ ce s mai zicem de ef5!. 6rebuie s recunoatem c n ?omnia zilelor noastre, mai ales n instituiile publice de stat, secretariatul apare ca ceva 4tabu5, ca locul unde i este team s intri si s ceri informaii i asta pentru c unele secretare confund profesionalismul cu atitudinea ostil pe care o afieaz de la prima ora a programului, aducnd astfel un mare deserviciu att efului ct i instituiei unde lucreaz. )n concluzie, putem spune c orict de multe sc*imbri vor fi n structura organizatoric a instituiilor, orict de multe i sofisticate ec*ipamente apar, acestea nu vor reui s nlocuiasc niciodat o secretara competent, care se va perfeciona continuu. IV. 'unctia de asistent mana#er Asistentul manager face parte din structurile ierar*ice superioare, ca prim subaltern i n acelai timp colaborator apropiat al directorului general sau de departament!. Asistentul manager nu poate da dispoziii nimnui, fr a fi delegat n acest sens de director, doar dac la

rndul su are subalterni secretare!. $unt cazuri n care, prin delegare de autoritate, asistentului manager i se subordoneaz directori de departamente, asistentele acestora etc. Activitatea de asistent manager ofer nenumrate satisfacii personale i profesionale, dar i o serie de constrngeri' Avanta.e: - un salariu mai mare1 - condiii de munc mai bune1 - contacte variate1 - mai multe responsabiliti1 - mai mult putere de influen1 Constr/n#eri ' - deplasri frecvente n provincie i< sau strintate 1 - program fle&ibil 1 - raportri permanente 1 - obligaii sociale sau mondene o mai mare disponibilitate! 1 - stagii de perfecionare. 0eea ce ateapt efii din partea asistentilor este adesea contradictoriu. Pe de o parte, orice director i dorete un asistent care s primeasc dispoziiile fr a-l contrazice, s fie loial i discret, iar pe de alt parte, independena, inteligena, solicitudinea i responsabilitatea sunt acele caliti pe care trebuie s le aib un asistent manager pentru a-l degreva de anumite sarcini, spri%ini si asigura succesul. $arcinile i atribuiile pe care trebuie s le ndeplineasc un asistent manager depind de poziia pe care eful lui o ocup n structura organizatoric a firmei, precum i de domeniul de activitatea al acesteia. Aa de secretara din instituiile de stat, asistentului manger i se cer mai multe cunotine i abiliti cunotine de mangement, mar>eting, drept, psi*osociologie, informatic, relaii publice, etc.! 1 au mai multe responsabiliti. 0ele mai importante competente ale asistentei manager sunt ' administrarea " gestionarea documentelor corespondena cu partenerii de afaceri motivare#stimulare rezolvare a conflictelor luarea deciziilor negocierea controlul delegarea responsabilitilor raportarea activitii optimizarea forei de munc coordonarea perfecionrii forei de munc comunicarea interpesonala Aceste uniti de competn definesc n mare parte activitatea unei asistente manager, dar aa cum am mai spus, ele se stabilesc n funcie de domeniul n care lucreaz i de poziia pe care o ocup n subordinea directorului general, a unui director de departament, etc.!. Eficiena unei asistente manager devine o cerin tot mai stringent n munca ei de zi cu zi. Pentru a fi eficient i a evita strsul, ea trebuie s-i organizeze ct mai bine activitile pe care le are de ndeplinit. +n a%utorul efecturii cu succes a sarcinilor, asistenta manager are la dispoziie diferite mi%loace i metode de organizare a activitilor' planificarea scris ( este o metod care duce la eficientizarea timpului de lucru. $ecretara trebuie s-i planifice, s-i noteze toate sarcinile pe care le are de rezolvat i

toate informaiile pe care le primete. +n afar de planificarea zilnic, se pot face i planificri pe termen lung pentru sarcinile ce pot fi prevzute dinainte. "e e&. vizitele unor strini, diferite lucrri, rapoarte, dri de seam etc.! +n planificarea zilnic a sarcinilopr pe care le are de rezolvat, secretara trebuie s aprecieze corect durata rezolvrii lor. "e asemenea, ea nu i va planifica toate cele opt ore de munc ale zile, ci numai /B:, restul de CB: din timpul de lucru reprezentnd timp tampon perioade de timpi pentru sarcini, lucrri neprevzute, suplimentare, noi etc.!. stabilirea corect a prioritilor ( este foarte important ca secretara s stabileasc corect prioritile sarcinilor pe care le are de rezolvat ntr-o zi. Prioritile se stabilesc dup cum urmeaz' a! sarcini importante i urgente se rezolv imediat!1 b! sarcini importante, dar nu urgente nu trebuie rezolvate imediat!1 c! sarcini nu foarte urgente i nu foarte importante trebuie delegate pe ct posibil, fiind mari consumatoare de timp!. scurta discuie matinal cu eful asupra programului zilei1 informarea efului, atunci cnd problemele foarte urgente i importante se decaleaz sau nu pot fi toate rezolvate1 delegarea unor sarcini ( mari consumatoare de timp1 nfiinarea unei mape personale de coresponden pentru presortarea corespondenei sosite dup puncte de interes!1 evitarea nemulumirii de a cuta mereu documente sau dosare care lipsesc, urmrind cu atenie micarea *rtiilor i a dosarelor1 notarea tuturor informaiilor importante reactualizarea periodic a caietului cu numerele de telefoane i adresele pe care le folosete n mod curent1 stabilirea de bune relaii de munc, att cu efii, ct i cu persoanele din subordine1 comunicarea eficient cu celelalte secretare din instituie i din afara instituiei1 $ecretara nu poate ine minte numrul mare de detalii ce apare n munca de zi cu zi. +nformaiile sosite pe diferite ci n secretariat trebuie notate, pentru a fi transmise conducerii i compartimentelor de lucru ct mai e&act. +n acest scop, secretara dispune de diferite mi%loace1 cele mai uzitate sunt' $genda de birou ( este e&trem de necesar i cea mai des utilizat form de eviden. +n agend se nscriu n mod obligatoriu toate sarcinile, inclusiv cele care trebuie rezolvate imediat. $genda de birou computerizat ( poate fi pstrat n memoria unui calculator, astfel nct nregistrrile pot fi vizualizate pe ecran i pot fi tiprite la imprimant. +nregistrarea se face introducnd data, ora i scurte detalii, iar cnd o ntlnire este anulat sau mutat la alt dat, nregistrarea poate fi tears din memorie sau mutat. 2 ntlnire care se repet la intervale de timp n decursul unui an se poate introduce o singur dat, iar calculatorul va nregistra mesa%ul automat la toate datele. +nregistrrile fiecrei zile pot fi vizualizate la nceputul zilei de lucru. Avanta%ul acestui tip de agend este confidenialitatea nregistrrilor, prin folosirea de ctre secretar a unei parole care nu permite accesul altcuiva la agend. %alendarul de evenimente ( are o natur distinct de cea a agendei de lucru, cuprinznd toate invitaiile, convocrile, programrile, evenimentele protocolare. Pentru a putea fi trecute n agenda de lucru, acestea trebuie s fie aprobate i s se transmit confirmarea participrii. Evenimentele cuprinse n calendarul de evenimente sunt' - invitaii primite de la organismele civile, alte autoriti, parteneri din ar i strintate, reprezentaniile diplomatice, invitiile la evenimente personale1 - evenimente de specialitate ( organizate de instituie sub forma colocviilor i meselor rotunde1 organizate de alte instituii omoloage sa&u din alte domenii de activitate, la care se solicit prezena ca specialist1

convocri de ctre autoriti superioare ' la edine, la prezentri de rapoarte, la stagii de instruire etc. &rogramul zilnic- se prezint dactilografiat n fiecare diminea conducerii i cuprinde edinele consftuirile, ntlnirile de lucru din ziua respectiv. %aietul alfabetic cu adrese i numere de telefon ( trebuie ales foarte gros, deoarece pe parcursul activitii unei instituii, numrul acestora va crete. 0aietul trebuie s fie format mare, pentru a putea conine coloane cu numele persoanei sau a instituiei, adresa, numrul de telefon. Adresele i numerele de telefon se noteaz pe msura apariiei lor, din aceast cauz, caietul cu adrese prezint urmtorul dezavanta%' ordinea alfabetic n cursul unei litere nu poate fi respectat, unele se ordoneaz numai dup prima liter nu i dup a doua, ceea ce face dificil gsirea rapid a numelui i adresei unei persoane sau a unei instituii. 'ista numerelor de telefon curente ( cuprinde un numr restrns de numere de telefon care trebuie identificate rapid. Dtilizarea ei scutete secretara de a pierde timpul cutnd n agend sau n fiier1 se impune revizuirea i actualizarea lunar sau trimestrial. (cadenarul de termene ( constituie un instrument indispensabil n asigurarea respectrii termenelor stabilite de conducere sau de secretariat. Ea folosirea scadenarelor de termene este ne&cesar ca secretara s dovedeasc mult discernmnt n aprecierea diverselor termene,dup urgen i important, atrgnd din timp atenia factorilor responsabili, pentru prevenirea unor ntrzieri. Activitile nerealizate la termenele fi&ate se vor transfera, cu acordul prilor, la noi termene sau se va renuna la ele dac este cazul. Asistenta manager ocup o funcie reprezentativ n cadrul firmei, ea reprezentnd F cartea de vizit G a firmei n faa partenerilor de afaceri. Eipsa de tact, comportamentul ursuz i indiferena acioneaz n mod negativ asupra clienilor. "e aceea, o bun asistent trebuie s cunoasc i s respecte regulile bunelor maniere n afaceri, s dovedeasc respect fa de clieni, s respecte timpul celorlali, s fie amabil, binevoitoare i s poat purta n mod plcut o conversaie. Surse i lio#ra&ice : 0oordonator Alina Herciu-"rg*icescu, #anual de secretariat i asisten managerial Pariza #aria, 0urs de secretariat i asisten managerial