PREGTIREA I DESFURAREA NEGOCIERILOR

Reuita unei negocieri presupune o pregtire riguroas a acesteia, crearea premiselor pentru o bun comunicare ntre parteneri i finalizarea tratativelor cu obinerea unor avantaje pentru toate prile implicate. Aceast pregtire a cptat o importan tot mai mare odat cu creterea riscurilor ce rezult dintr-o serie de factorii, dintre care amintim: concurena accentuat, politicile economice naionale i internaionale tot mai diversificate, mbuntirea tehnicilor manageriale din afacerile internaionale, mobilitatea specific economiei contemporane, etc. Pregtirea negocierilor, indiferent de forma de manifestare a ei presupune parcurgerea ctorva etape i anume: ntocmirea unor studii pe baza crora s poat fi fcut o analiz a contextului n care se desfoar tratativele delimitarea ct mai exact a obiectivelor proprii i raportarea acestora la obiectivele partenerilor realizarea unor contacte cu partenerii prin: trguri i expoziii, saloane, intermediari, vizite la parteneri, bnci de prestigiu, etc desfurarea unor acte de informare i previziune anticiparea desfurrii negocierilor i elaborarea planului de negociere (documentelor de negociere). n orice tip de negociere primul pas care trebuie fcut este cel legat de analiza contextului n care se vor desfura negocierile, adic de cunoaterea pieei externe, a partenerului, a cadrului general de afaceri. Negociatorii trebuie s cunoasc legislaia i uzanele comerciale, i n funcie de acestea s-i stabileasc limitele n care trebuie s se ncadreze. O mare importan o are cunoaterea situaiei economice a partenerului, reputaia de care se bucur acesta n mediul de afaceri din ara sa; uneori este bine venit i existena unei documentri cu privire la concurena (de pe pia) pe care o are partenerul de negocieri. Pregtirea negocierii presupune i informaii cu privire la locul n care se va desfura aceasta, la diferite aspecte politice, juridice, de mentalitate, tiinifice, climatice, tradiii, preferine i interdicii n consumul de alimente, buturi, etc. Cunoaterea pieei externe se refer la capacitatea

acesteia, delimitarea segmentului cruia se adreseaz produsele exportate sau importate, posibilitile de distribuie, de promovare, de comercializare, de transport etc. Toate acestea se vor determina pe baza unor studii de marketing realizate asupra pieei produsului sau rii n cauz. Stabilirea obiectivelor proprii i anticiparea obiectivelor partenerului este un alt element de baz al pregtirii negocierilor. Obiectivele proprii trebuie s fie stabilite ntr-un mod ct mai detaliat i s nu se limiteze doar la aspectele generale. Dac obiectul negocierilor l constituie o tranzacie comercial, trebuie avute n vedere volumul, calitatea produselor, preul, condiiile de livrare, de plat, riscurile, rezolvarea litigiilor etc. De asemenea pentru reuita negocierii trebuie anticipate obiectivele partenerilor. Anticiparea desfurrii negocierilor presupune aplicarea unor metode diferite, dintre care cele mai ntlnite sunt: simularea negocierilor, tehnicile numite mese rotunde i conferinele. n ciuda faptului c nu exist posibilitatea de a anticipa n totalitate reaciile partenerului de negociere, sunt utile unele msuri practice de pregtire, prin elaborarea unor documente scrise aferente negocierii. Planul de negociere trebuie s conin urmtoarele elemente: definirea i susinerea scopului negocierii, obiectivele maxime i minime ale negocierii, modalitile de tratare n momentele de interes reciproc i n cele de divergen, variante de oferte de negociere, variante de formulri, argumente i contraargumente, posibiliti de compromis, responsabiliti ale echipei de negociatori n totalitate i individuale, pregtirea raionamentului. Dosarele de negociere sunt seturi de materiale documentare pe diferite domenii: dosarul tehnic, dosarul comercial, dosarul cu situaia pieei, dosarul privind concurena, dosarul cu bonitatea partenerului, dosarul cu resursele de finanare, constituite pe baza sistemului informaional al firmei, fiecare cuprinznd date din domeniul n cauz care vor fi folosite n susinerea planului de negociere. Calendarul negocierii cuprinde orarul negocierii, programarea pe ore a ntlnirilor participanilor, cu specificarea subiectului discuiilor ce se preconizeaz. Respectarea acestui calendar arat calitile pe care le au negociatorii, n sensul c, folosirea cu pricepere a timpului este una din cele mai eficiente instrumente de lucru a acestora controlnd timpul ei pot s controleze procesul negocierii.

Un element de baz al derulrii tranzaciilor internaionale este stabilirea legturilor cu partenerii externi; aceasta se poate face prin: contacte directe, coresponden sau prin intermediari. n general, se apreciaz c se pot obine cele mai bune rezultate prin contactul direct ntre parteneri, care se poate realiza mai ales cu prilejul trgurilor i expoziiilor internaionale. n cazul contractelor prin coresponden, un rol important l au cererea de ofert i oferta de mrfuri. Cererea de ofert reprezint manifestarea de voin a unei firme de a cumpra o marf. Ea poate fi redactat pe formulare tipizate sau prin scrisori individuale, ultimele conferind documentului o anumit personalizare, cu efecte favorabile asupra cititorului. n situaia n care importatorul are nevoie urgent de marf, cererea de ofert precizeaz cantitatea i preul maxim la care aceasta se poate transforma n comand. De regul, pentru livrrile prompte preurile sunt mai ridicate dect pentru cele la termen. O alt situaie este cea n care, cumprtorul apreciaz c oferta pe care o va primi nu va fi urmat de tratative ndelungate, i astfel poate cere ca odat cu oferta s i se trimit i o factur proform. Principala funcie a acestei cereri este de a iniia tratative ntre partenerii externi n vederea ncheierii unor tranzacii comerciale. Oferta de mrfuri reprezint o propunere pentru ncheierea unei operaiuni de export, propunere care s porneasc din iniiativa exportatorului sau s fie un rspuns la o cerere de ofert. Ea trebuie s fie caracterizat de claritate, precizie, concizie, aspect plcut i traducere impecabil n limba rii n care se lanseaz. Oferta poate fi ferm sau facultativ; n primul caz, exportatorul se oblig s pstreze marfa pentru clientul cruia i-a oferit-o, un termen de opiune, care difer n funcie de natura produsului; dac importatorul nu accept oferta pn la data indicat, aceasta se consider refuzat. n al doilea caz, exportatorul poate oferi aceeai partid de mrfuri mai multor clieni, executnd comanda celui care rspunde primul. Formulele folosite ntr-o astfel de ofert pot fi: preul ofertei este valabil dac primim comanda fr ntrziere, comanda se socotete acceptat cnd este confirmat n scris, pn atunci oferta noastr este neobligatorie etc. Mijloacele de ofertare cele mai utilizate n practica comercial sunt: corespondena, trguri i expoziii internaionale, agenii economice, reprezentani comerciali, comisionari etc. Elementele care intr n coninutul unei oferte sunt: descrierea mrfii, preul i cantitatea

corespunztoare acestuia, condiia de livrare (INCOTERMS), condiii de plat (moneda i modalitile de plat), termenul livrrii, alte condiii legate de specificul mrfii. n redactarea ofertei trebuie s se in seama de o serie de caracteristici, cum sunt: politeea, claritatea formulrii, promptitudinea, este obligatorie trimiterea unui rspuns la cererea de ofert, indiferent dac acesta este pozitiv sau negativ, precizia i caracterul complet al rspunsului. Trebuie neles faptul c negocierea este o form de comunicare ntre parteneri, o modalitate de purtare a discuiilor i tratativelor astfel nct s se realizeze un acord de voin. Plecnd de la aceast idee, putem spune c pregtirea negocierilor este o etap la fel de important ca i desfurarea propriu-zis a acestora i de aceea trebuie s i se acorde importana cuvenit. Desfurarea negocierilor presupune o activitate dus n vederea convingerii partenerului, pentru a accepta un punct de vedere ct mai apropiat de poziia noastr. Aceast convingere trebuie realizat printr-o argumentaie judicioas, care poate fi nsoit de aplicarea unor strategii i tactici de negociere. n practic, condiiile de succes ale unei negocieri sunt considerate comunicarea, argumentaia i obieciunile partenerului. Trebuie subliniat faptul c, dincolo de metodele sau tehnicile de negociere folosite, orice negociere trebuie s urmreasc obinerea de ctiguri pentru ambii parteneri; acest lucru se poate constitui ca baz a unor colaborri viitoare ntre parteneri.