Pregatirea negocierilor. Pregatirea din timp este cheia succesului unor negocieri.

Se stie ca planificarea sistematica si pregatirea din timp sint elementele-cheie ale negocierilor reusite. Exportatorii cu experienta acorda o deosebita atentie acestor functii inainte de a se aseza la masa negocierilor. De regula, cu cit e mai complexa tranzactia negociata cu atit mai indelungata trebuie sa fie perioada de planificare. Faza de pregatire este, de asemenea, mai lunga in cazul tranzactiilor internationale, din cauza dificultatilor in adunarea informatiei preliminare. Majoritatea companiilor pot insa sa-si atinga obiectivele de export, avind o atitudine sistematica in perioada anterioara negocierilor. Factori-cheie Majoritatea greselelor comise in timpul negocierilor reflecta o pregatire insuficienta. Aceste greseli pot fi eliminate, sau in mare parte reduse, atragind o atentie adecvata asupra pregatirii negocierilor. Pregatirea negocierilor este indelungata si deseori complexa. Acest proces include oriunde de la 4 pina la 14 nivele. Pentru simplitate, se recomanda a atrage o atentie deosebita asupra urmatorilor 5 factori: 1. 2. 3. 4. 5. Aprecierea propriei pozitii. Aprecierea pozitiei partenerului. Aprecierea concurentei. Aprecierea limitelor negociabile. Elaborarea strategiilor si tacticii.

Aceste cinci puncte sint importante in perioada anterioara negocierilor.Nepregatirea unuia din aceste cinci puncte poate duce la rezultate mai putin satisfacatoare. Tineti minte sfatul negociatorilor cu experienta:Nu negociati daca nu sinteti pregatiti!. Aprecierea propriei pozitii Prima cerinta in cadrul pregatirii pentru negocieri este stabilirea scopurilor ce trebuie realizate. Obiectivele trebuie sa fie reale, clar definite si erarhizate dupa prioritati. Nu confundati dorintele cu scopurile. Obiectivele pot fi tangibile, netangibile sau o combinatie din acestea. Deseori aspectele netangibile sint neglijate sau considerate neimportante in definirea obiectivelor. De exemplu, ca exportator D-voastra puteti spera sa fiti recunoscut ca un furnizor de incredere a unor produse de calitate. Acest scop netangibil poate influenta intreaga strategie de negociere. Aprecierea propriei pozitii in cadrul negocierilor presupune si o recunoastere a partilor slabe si a partilor puternice ale companiei D-voastra. In analiza partilor forte trebuie de luat in consideratie atit partile reale cit si cele perceptive. De exemplu, daca sinteti un exportator dintr-o tara care e recunoscuta pe plan international drept un producator de produse de calitate inalta, atunci puteti avea un avantaj fata de alti furnizori.Partile forte ale firmei D-voastra trebuie identificate pentru a putea fi prezentate la moment in timpul negocierilor. Partile slabe trebuie de asemenea identificate, iar unde este posibil trebuie luate masuri de corectare. Partenerii D-voastra pot mentiona aceste puncte intr-un moment critic in timpul negocierilor pentru a obtine concesii maxime. Unele puncte slabe nu pot fi eliminate, pe cind altele pot fi reduse sau transformate in puncte forte. Exportatorii mici si medii se simt slabi in fata cumparatorilor reprezentati de intreprinderile mari. Daca in cadrul negocierilor reprezentati o firma mica de export cu o capacitate de productie limitata atunci puteti transforma acest punct
1

slab, la prima vedere, intr-un punct forte evidentiind costul total scazut, flexibilitatea in productie, rapiditatea in schimbarea procesului de productie si disponibilitatea de a accepta comenzi mici. Deseori exportatorii nu-si dau seama ca multe din punctele slabe la prima vedere pot deveni forte in diferite situatii. Exportatorii mici, devotati tranzactiilor lor specifice, au un avantaj fata de importatorii mari. Companiile mari pot fi prea increzatoare in afacerile cu firmele mici si de acea pot fi slab pregatite pentru negocieri. In cadrul negocierilor, companiile mari, care-si pregatesc riguros baza pentru discutii, au mai multe sanse sa obtina rezultatul dorit. Aprecierea pozitiei partenerului La fel de important ca identificarea scopurilor D-voastra este si aprecierea rezultatelor dorite de catre partenerul D-voastra. Nu intotdeauna dispuneti de aceasta informatie, in special cind negociati cu un nou client. Cea mai buna metoda de determinare a scopurilor partii opuse este de a va pune in locul ei. Poate fi necesar sa presupuneti scopurile partenerului, punctele lui slabe si forte.Care nu ar fi presupunerile, ele trebuie verificate in timpul negocierelor. Diferite surse de informatie pot fi folosite pentru a obtine date despre partenerul D-voastra (de exemplu fostii clienti, bancile comerciale, atasatii comerciali, firmele de consultanta, camerele decomert si asociatiile de comert). Aceasta informatie va poate ajuta sa va inchipuiti situatia partenerului. Puteti sa va informati direct de la partener. Negociatorii cu experienta stiu nu numai sa asculte, dar si cind sa puna intrebarea pentru a obtine informatia necesara. Cunoasterea partilor slabe si forte ale partenerului, obiectivele si prioritatile lui este un element important al pregatirii D-voastra. Acesti factori va ajuta sa va elaborati strategia de negociere, tactica si contra-ofertele. Priceperea de a folosi partile forte este un aspect esential al negocierilor. In general, partea cu majoritatea punctelor puternice orienteaza negocierile spre realizarea scopurilor sale pe contul partenerului. Partile negociatoare Aprecierea concurentei Pe linga punctele mentionate mai sus este important sa cunoasteti concurentii in aceasta tranzactie. Deseori negociatorii se pregatesc pentru discutii neluind in consideratie influenta concurentei.In cadrul negocierilor de marketing, in afara de cele doua parti negociatoare, deseori este prezenta si influenteaza rezultatul discutiilor o a treia parte invizibila, ce consta din unul sau mai multi concurenti. Concurentii, desi invizibili, joaca un rol important in negocieri (vezi figura). Cele mai frecvente greseli

Obiective nedefinite Aprecierea neadecvata a scopurilor partenerului Aprecierea gresita a partenerului ca oponent Atentie insuficienta fata de grijile partenerului Neintelegerea procesului de luare a deciziilor a partenerului Lipsa strategiei pentru acordarea concesiunilor Prea putine alternative si posibilitati pregatite din timp
2

Ignorarea a concurentei Folosirea neindeminatica a puterii de negociere Calcule si decizii pripite Lipsa simtului de timp

De exemplu, de cite ori un exportator a fost rugat de catre partenerul sau sa-si imbunatateasca oferta pentru ca concurentii sai au oferte mai bune? Daca nu prevedeti astfel de situatii si nu gasiti o solutie, atunci va fi greu sa obtineti rezultatul dorit. Studierea concurentei este esentiala pentru aaprecia partile slabe si forte a acestor participanti invizibili la negocieri. Este posibil ca un concurent sa ofere conditii mai avantajoase decit cele prezentate de D-voastra, dar din cauza suprasolicitariii sa nu poata accepta comanda. Acest fel de informatie va poate ajuta sa tineti piept cerintelor de a va schimba conditiile ofertei. Informindu-va asupra concurentilor trebuie sa gasiti raspuns la urmatoarele intrebari:

Care sint concurentii in acesta tranzactie? Care sint avantajele noastre fata de concurenti? Care sint punctele noastre slabe in comparatie cu concurentii? In ce mod concurenta poate afecta scopurile noastre in aceste negocieri?

Aprecierea limitelor de negociere O etapa importanta a pregatirii negocierilor este stabilirea concesiilor limite pe care sinteti dispusi sa le acordati pretul minim, daca sinteti exportator, sau pretul maxim, daca sinteti importator.Fiecare parte trebuie sa decida din timp limitele in afara carora negocierile nu mai au rost.De exemplu, ca exportator D-voastra trebuie sa stiti punctul in care afacerea va va aduce pierderi, determinat pe baza unui studiu detaliat asupra costului de productie si a altor cheltuieli suplimentare. Daca sinteti importator, de asemenea, trebuie sa stabiliti din timp pretul maxim si conditiile acceptabile. Diferenta dintre aceste doua puncte este subiectul negocierilor.De fapt, intre aceste limite se fac concesii si contra-propuneri. Pozitia D-voastra initiala ca exportator trebuie sa fie undeva intre cel mai mic pret acceptabil de D-voastra si cel mai inalt pret pe care-l credeti acceptabil pentru cealalta parte (importatorul). Este important ca oferta D-voastra initiala sa fie reala, credibila si rezonabila, pentru a incuraja partenerul sa raspunda. O pozitie de inceput foarte favorabila pentru D-voastra, dar nejustificata, va influenta negativ partenerul D-voastra si va duce la o lipsa de incredere si posibil la o tactica mai agresiva din partea lui. La stabilirea ofertei de inceput trebuie sa luati in consideratie cultura, conditiile de piata si modul de derulare a afacerilor in mediul partenerului. In unele cazuri pozitia de inceput urmata de concesii rapide este considerata ca o situatie normala, pe cind in alte cazuri aceasta tactica reflecta lipsa de seriozitate in afaceri. In general, negociatorii cu experienta isi lasa un spectru larg de posibilitati in stabilirea limitelor de jos sau de sus. Negociatorii fara experienta deseori gresesc stabilind un scop fix, lipsindu-se de flexibilitate in acordarea concesiilor. Planificind limitele de jos si de sus trebuie sa vapuneti urmatoarele intrebari:

Care este cea mai rea oferta pe care sint dispus sa o accept? Care este cea mai buna oferta pe care o pot accepta? Care este cea mai probabila oferta?
3

Elaborarea strategiilor si tacticilor Strategiile trebuie elaborate pe baza scopurilor D-voastra in viitoarele negocieri, aprecierei pozitiei si scopurilor partenerului, prezentei si puterei concurentei si pe baza altei informatii importante. Ca negociator aveti de ales mai multe strategii oscilind intre pozitia de concurenta si cea de cooperare. Solutia posibila va fi o combinare a acestor doua. Fiecare negociere este o situatie aparte si necesita strategii specifice si tactici corespunzatoare. De exemplu, in unele cazuri partea care cedeaza prima poate fi considerata ca fiind intr-o situatie dezavantajoasa, astfel incurajind cealalta parte sa ceara mai multe concesii, pe cind in alte conditii aceeasi miscare va fi calificata drept semn de cooperare, ce invita la reciprocitate. Trebuie sa puteti justifica cu argumente rezonabile orice oferta. Rezultatele pe termen lung ale activitatii D-voastra trebuie luate in consideratie in elaborarea strategiilor si a tacticilor corespunzatoare. De exemplu, daca faceti afaceri de citiva ani cu acelasi cumparator si, in general, sinteti satisfacut de relatia existenta, atunci veti fi dispus sa adoptati o strategie de cooperare in negocieri.Aceasta inseamna ca ambele parti vor fi disponibile sa imparta informatia, sa acorde concesii reciproce si sa caute un rezultat reciproc avantajos. Pe cind, un exportator fara experienta va fi mai mult interesat in profituri rapide si va alege o tactica mai competitiva. In afacerile internationale este in interesul ambelor parti sa adopte o strategie de cooperare, care va duce la stabilirea unei relatii trainice in care fiecare parte va contribui la realizarea cu succes a afacerii negociate. Cu toate acestea o strategie de cooperare pura poate sa nu fie potrivita atunci cind partenerul incearca sa-si maximizeze propriile interese, promovind o tactica de concurenta. De acea cea mai potrivita strategie este una mixta, aspectele de cooperare prevalind spre sfirsitul negocierilor. Este important ca sa aveti pregatit din timp strategii de concurenta alternative, in caz ca partenerul interpreteaza dorinta D-voastra de a coopera dreptslabiciune. Analogic, daca partenerul nu se poarta rezonabil si aplica o strategie mai concurenta pentru a obtine mai multe concesii, atunci v-ati putea schimba modul de abordare a negocierilor. Ca negociator trebuie sa stabiliti din timp ce concesii ati putea acorda, sa calculati costul lor si sa decideti cum si cind sa le faceti. Managerii cu experienta considera modul si momentul in care fac concesiile la fel de important ca si valoarea acestor concesii; de exemplu, o mica concesie poate fi acordata in asa un mod incit partenerul sa considere ca a dat lovitura, daca partenerul crede ca obtine concesii valoroase el poate deveni mai cooperativ si va poate propune oferte mai avantajoase. Consecintele concesiilor acordate sint importante in negocieri. De exemplu, in unele parti negociatorii fac concesii mici sau nu le acorda deloc la inceput asteptind sfirsitul sesiunii pentru a face oferta de baza. In alte parti se practica acordarea concesiilor la inceputul discutiilor, de aceea este de dorit sa va stabiliti din timp citeva concesii de valoare, dar necostisitoare pentru cazuri neprevazute, in caz ca se asteapta sau este nevoie ca ofertele ce urmeaza sa incheie afacerea. Multi negociatori asteapta concesiile din ultima clipa. De fapt, in unele tari aceasta este considerata drept un semn de cooperare si dorinta de a obtine un rezultat reciproc avantajos. De aceea, stabilirea concesiilor este un element important in pregatirea negocierilor. Pe linga stabilirea celor ce au tangente cu negocierile, este la fel de important de a le aprecia valoarea, stabili prioritatile, determina ce se asteapta in schimb si de a planifica momentul oferirii lor. Timpul este important atit la etapa de pregatire cit si la etapa de desfasurare a negocierilor. O parte, din lipsa de timp, poate accepta rezultate mai putin optimale daca se apropie termenul de incheire a afacerii si nimic nu a fost decis. Similar, partile pregatite insuficient pentru negocieri pot acorda concesii inutile. Pentru a evita aceste neajunsuri, trebuie sa va rezervati timp suficient pentru studiul de pregatire si pentru discutiile cu partenerul fara a fi amenintati de termene nedorite. Aceasta se refera in special la cazurile cind nu aveti suficienta experienta de negociere sau intrati pe o piata noua.
4

Lista de control Lista de control va poate fi de ajutor in planificarea activitatii de pregatire a negocierilor. Daca aveti experienta in negocieri atunci puteti sa modificati aceasta lista corespunzator cerintelor Dvoastra. Lista de control Factori Care este scopul negocierilor? Care sint principalele probleme incluse in agenda? Care sint punctele forte? Care sint punctele slabe? Cine are putere mai mare de negociere? Ce concesii pot fi acordate si cind? Care sint concesiile minime si maxime? Ce puncte sint negociabile? Ce puncte nu sint negociabile? Care ar putea fi ofertele generatoare de contra-oferte? Care vor fi strategiile si tacticile? Care va fi oferta initiala? Concluzie In cadrul negocierilor discutia dintre parteneri este numai o etapa a procesului de negociere, reprezentind doar virful aisbergului. Elementul cel mai important este etapa de planificare si pregatire a negocierii, dar aceasta etapa este deseori neglijata de catre negociatori , in special de cei fara experienta. Managerii experimentati stiu ca poti fi supra-pregatit, dar nu sub-pregatit. Fiecare parte are punctele sale slabe si forte, dar numai cea mai pregatita va obtine cele mai bune rezultate. Pregatirea este probabil cea mai buna investitie pe care D-voastra o puteti face inainte de a incepe negocierile.
Preluat si tradus din International Trade Forum, publicat de Centrul International de Comert UNCTAD/GATT, Nr 2/1996. Autor: Claude Cellich.

D-voastra

Partenerul

Concurenta