Managementul cunotinelor

1. Introducere

Organizaiile se axeaz tot mai mult pe bunurile lor intelectuale, i mai puin pe bunurile materiale pe care le administreaz. Soluiile de managementului cunotinelor devin cheia pentru construirea i sprijinirea bunurilor de capital intelectual i utilizarea lor pentru a crea valoare economic. Soluiile de management al cunotinelor le permit indivizilor, echipelor, i comunitilor s obin performane mult mbuntite n ceea ce privete crearea, captarea, distribuirea, i exploatarea cunotinelor.

2.

Ce reprezint managementul cunotinelor?

Este necesar delimitarea clar ntre conceptele de date, informaii i cunotine. Datele reprezint o serie de proprieti direct observabile ale lucrurilor. Informaia reprezint acumularea datelor ntr-un fascicul de nivel mai nalt care s aib neles i semnificaie. Filtrat prin prisma percepiilor i gndurilor (cogniia) unei persoane, informaia stimuleaz o gam larg de aciuni i activiti. Cunotinele sunt extrase din date i construite pe baza informaiilor. Exist dou forme distincte de cunotine: Cunotinele explicite, care constau n forme ale informaiei, expertizei, sau experienei care pot fi exprimate n detaliu, arhivate, codificate, i de natur durabil, i pot fi distribuite cu ajutorul IT. Cunotinele explicite pot lua forma unei baze de date, unui document, desen, formule, brevet, nregistrri video, sau prezentri. Cunotinele tacite, sau tiina intrinsec, priceperea pe care o posed un individ, reprezint un sistem comun, neexprimat de valori, viziuni, scopuri, i comportamente care direcioneaz activitile unei organizaii. Cunotinele tacite deriv din experiena acumulat. Principalul obstacol pentru majoritatea organizaiilor este identificarea acestui sistem de cunotine tacite. Provocarea ridicat de sistemul de cunotine tacite const n gsirea modului de a recunoate, genera, distribui, i administra acest sistem.

Cunotinele tacite pot fi deduse numai prin aciunile oamenilor, acestea nu sunt observabile n mod direct. Ele reprezint o nsuire a omului care l predispune s acioneze n anumite moduri n funcie de mprejurri, i n mod adecvat circumstanelor respective. Managementul cunotinelor reprezint un tip sistematic de management. Acesta este un proces de acumulare, utilizare i reutilizare a informaiilor, cunotinelor explicite, experienei, i expertizei pentru dobndirea unui beneficiu special de afaceri, ndeplinirea unui el, sau obiectiv care s sporeasc profitabilitatea i competitivitatea organizaiei. Prin intermediul acestui proces, o organizaie genereaz valoare pornind de la bunurile intelectuale i bazate pe cunotine. Managementul cunotinelor este un bun catalizator pentru inovaie i nvare. Soluiile de management al cunotinelor au datoria de a umple golul dintre cunotinele explicite i cele tacite. Aceste soluii pun n aplicare tehnologii de coninut care sprijin captarea i managementul informaiilor explicite, precum i tehnologii de colaborare care le permit indivizilor i comunitilor s creeze, distribuie, i s fac publice informaiile pentru a ntmpina obiectivele specifice pentru afacere.

Managementul cunotinelor

3.

Importana managementului cunotinelor

n climatul economic de astzi, n care se pune foarte mare accent pe informaie, organizaiile obin cea mai mare valoare mai degrab din bunurile lor intelectuale dect din cele de ordin fizic. Managementul cunotinelor ajut la meninerea cunotinelor care trebuie distribuite pentru punerea bazelor colaborrii. n plus, managementul cunotinelor ajut organizaiile n urmtoarele aspecte: Susinerea inovaiei. Managementul cunotinelor furnizeaz o infrastructur pentru reelele electronice i sociale, astfel nct acestea s poat dezvolta noi produse sau servicii; acesta susine i furnizeaz accesul ctre sursele de idei, pentru ca acestea s poat fi transformate n capital. Susinerea colaborrii. Managementul cunotinelor sporete oportunitile de colaborare; acesta mbogete schimbul de cunotine tacite i explicite ntre oameni; i ncurajeaz fluxul liber de idei. ncurajarea i folosirea nvrii. Managementul cunotinelor faciliteaz i accelereaz procesul de nvare; acesta creeaz pentru indivizi i grupuri posibilitile de a pune n aplicare noi cunotine; el exploateaz cunotinele organizaionale i aduce cunotinele potrivite la ndemna oamenilor potrivii, ntr-un context inteligibil care s explice noile provocri; el valorific nvarea individual prin recompensarea i specularea avantajului dobndit la nivelul ntregii organizaii. Dezvoltarea capitalului social. Managementul cunotinelor intensific transferul de cunotine individuale n cadrul organizaiei; el sprijin schimbul n afara granielor organizaionale, a timpului i spaiului; i pune la un loc oamenii care dein necesarul de cunotine tacite i explicite cu oamenii care au nevoie de aceste cunotine pentru a-i desfura munca. Atragerea i meninerea capitalului uman. Managementul cunotinelor sporete ratele de pstrare n funcie a angajailor prin recunoaterea valorii cunotinelor fiecrui angajat i rspltindu-l/o pentru acest bagaj de cunotine; capteaz i valorific ceea ce cunosc oamenii acel tiu s i tiu ce; promoveaz dezvoltarea carierei. Crearea i utilizarea capitalului structural. Managementul cunotinelor transform capitalul intelectual capital n capital structural; i direcioneaz gndirea strategic nspre capitalizarea cunotinelor mai presus de concentrarea pe problemele legate de buget. Crearea oportunitii de guvern online. Managementul cunotinelor furnizeaz o baz informaional nlesnit de domeniul IT n scopul de a le permite cetenilor i clienilor s acceseze informaiile i serviciile de care au nevoie; el stabilete o reea de angajai guvernamentali bine instruii care s poat crete valoarea pentru solicitrile cetenilor i clienilor. Creterea productivitii. Managementul cunotinelor fluidizeaz operaiunile i reduce costurile, riscurile, curbele de nvare i timpii de iniializare prin eliminarea proceselor redundante sau nenecesare; acesta contribuie la scopurile fundamentale/ pentru misiune. Schimbul de bune practici/procese. Managementul cunotinelor distribuie bunele practici n ntreg cadrul organizaiei; acesta nva din eforturile euate; furnizeaz o platform pentru inovaia i reutilizarea cunotinelor; stabilete punctele de referin pentru performana intern i extern a indivizilor i echipelor; i i ajut pe angajaii noi s se familiarizeze mai repede cu cultura organizaiei. Furnizarea de autoritate de conducere i capacitate decizional. Managementul cunotinelor furnizeaz informaiile potrivite ntr-un context care susine luarea deciziilor; acesta integreaz cunotinele noi n cadrul proceselor decizionale prin schimburile i colaborarea cu juctorii la burs i

E-guvernare Ce trebuie s tie un lider de guvern

Pagina 2 din 6

Managementul cunotinelor

mandatarii temporari n procesele de luare a deciziilor; i utilizeaz informaiile i cunotinele pentru armonizarea aciunilor organizaionale cu misiunile i viziunile. Sporirea satisfaciei clienilor. Managementul cunotinelor mbuntete serviciile pentru clieni prin fluidizarea timpilor de rspuns; acesta se concentreaz asupra cunotinelor nevoilor clienilor n vederea antrenrii eforturilor unei organizaii; i mbuntete experienele i rezultatele clienilor n ceea ce privete serviciile care le sunt puse la dispoziie. Stabilirea unei diferenieri ntre avantajul competitiv i piaa de afaceri. Managementul cunotinelor ajut n asigurarea superioritii cunotinelor; atunci cnd ia forma unei propuneri de afaceri, produse sau servicii, acesta modific propunerea de valorificare de la furnizarea de bunuri i servicii la furnizarea de cunotine i expertiz pentru aceste bunuri i servicii; i concentreaz raiunea colectiv organizaional pe nevoile clienilor pentru a ntmpina scopurile pentru afacere /misiune.

4.

Provocrile legate de managementul cunotinelor

n crearea de produse i servicii inovatoare, unele organizaii pot s nu dispun de abilitatea de a planifica n mod eficient i strategic, accesa operaiunea, i s se afle n imposibilitatea de a implementa cu succes serviciile i sistemele necesare pentru afacere. Acestea pot deveni piedici pentru implementarea managementului cunotinelor. Alte provocri includ Recrutarea angajailor. O cultur care recunoate cunotinele tacite i ncurajeaz angajaii s efectueze schimburi este critic pentru managementul cunotinelor. Angajaii sunt ncurajai s cedeze cunotinele i experiena lor trsturile care le definesc valoarea la nivel de individ. n plus, angajaii care particip au ocazia s contientizeze calitatea sau relevana informaiilor cu care contribuie. Programele de managementul cunotinelor trebuie s ncurajeze participanii n aceste aspecte. Utilizarea tehnologiei pentru a da curs managementul cunotinelor. Managementul cunotinelor nu reprezint un concept axat pe tehnologie. De aceea, o organizaie nu trebuie s se lase atras n capcana de a stabili un program de management al cunotinelor exclusiv pe ansamblul de premise conceput de o unealt de colaborare. Tehnologia poate s sprijine managementul cunotinelor, dar aceasta nu reprezint punctul de pornire pentru un program de management al cunotinelor. Inexistena unui scop specific pentru afacere. Un program de management al cunotinelor trebuie s incorporeze un scop specific pentru afacere. Asigurarea actualizrii n procesul de management al cunotinelor. Coninutul unui program de management al cunotinelor trebuie s fie reactualizat n permanen, rectificat, sau ters. n plus, relevana cunotinelor la un moment dat se schimb, la fel cum se ntmpl i cu aptitudinile angajailor. Astfel, un program de management al cunotinelor nu este nicidecum static. Preschimbarea informaiilor n cunotine. Organizaiile trebuie s fie vigilente n privina suprancrcrii cu informaii. elul unui program de management al cunotinelor este acela de a filtra i rspndi cunotinele cele mai de pre dintr-un adevrat ocean de informaie.

5.

Traseul managementului cunotinelor

Un plan strategic poate cluzi i asigura implementarea cu succes a managementului cunotinelor. Acesta poate ajuta o organizaie s demareze pe traseul potrivit i s nu devieze de la acest traseu n ciuda blocajelor care pot interveni pe parcurs. Paii eseniali pentru asigurarea unei implementri eficiente

E-guvernare Ce trebuie s tie un lider de guvern

Pagina 3 din 6

Managementul cunotinelor

a managementului cunotinelor pot fi stabilii n cadrul urmtoarelor cinci etape descrise:

5.1 Etapa 1: Demararea

Primul lucru care trebuie fcut atunci cnd o organizaie se avnt n incursiunea implementrii managementului cunotinelor este acela de a crea o imagine clar a beneficiilor tangibile pentru managementul cunotinelor n relaie cu scopurile organizaiei. Este necesar folosirea definiiilor i limbajului simplu pentru explorarea problemelor reale, oportunitilor, i valorilor poteniale crora le este adresat managementul cunotinelor. Apoi, identificai celelalte pri care pot, vor, sau ar trebui s sprijine managementul cunotinelor. n special, identificai factorii motivaionali cu probabilitatea cea mai mare de a-i determina pe ceilali din cadrul organizaiei s participe n i s sprijine iniiativele de management al cunotinelor. Apoi, cutai oportunitile de a stabili beneficiile managementului cunotinelor. Identificai nivelurile n care managementul cunotinelor va fi valorizat cel mai mult comunicnd cu persoanele din cadrul organizaiei implicai n iniiativele strategice i grupurile interne de consultan i identificai persoanele pentru care managementul cunotinelor ar putea reprezenta un domeniu de interes. n cele din urm, valorificai avantajele pe care le ofer internetul i nsrcinai departamentul IT cu furnizarea de unelte i prezentarea unui expuneri echilibrate asupra managementului cunotinelor. Departamentul IT poate reprezenta catalizatorul pentru identificarea, crearea, i utilizarea noilor tehnologii de sprijin al managementului cunotinelor. La acest stadiu, eventualele blocaje pot surveni din cauza ignorrii culturii sau istoriei unei organizaii prin neluarea n calcul a chestiunilor care ar putea incomoda managementul cunotinelor; ncercarea de a vinde o abordare la nivel de organizaie fr construirea prealabil a probelor; i solicitarea unui buget mai mare nainte de a defini o propunere valoric riguroas.

5.2 Etapa a 2-a: Concepei o strategie

Formularea unei strategii de management al cunotinelor care s se plieze pe modelul afacerii reprezint adesea punctul decisiv al procesului de implementare. n cadrul acestui proces pot fi identificate oportunitile de afaceri i trasate iniiativele pilot aflate n raport cu acestea. Aceste activiti pot fi preluate de un grup operativ din partea organizaiei. Este esenial alctuirea grupului operativ chiar de la nceput. Prioritatea o constituie identificarea oportunitilor pentru modele i stabilirea standardelor pentru metodele care urmeaz s fie utilizate pe parcursul tuturor iniiativelor. Urmtorul pas presupune selectarea activitilor de testare sau identificarea iniiativelor curente care ar putea funciona pe post de activiti de testare. Acest lucru poate fi realizat fie prin selectarea de noi activiti de testare sau adoptarea eforturilor fundamentale aflate deja n desfurare. Este de asemenea necesar selectarea sponsorilor care dein resursele necesare pentru a susine mai departe iniiativa. Ultimul pas din cadrul acestei etape const n gsirea resurselor necesare pentru sprijinirea activitii de testare. Resursele precum membrii de personal pricepui, care pot facilita iniiativa i care sunt autorizai de management s aloce din timpul lor pentru aceast iniiativ, sau aplicaiile IT a cror achiziie, generare, sau modificare ar putea deveni necesar.

5.3 Etapa a 3-a: Proiectai i lansai iniiativele de managementul cunotinelor

La aceast etap, managementul cunotinelor ncepe s capete o form concret. Acesta este momentul oportun pentru a specula impulsul generat de primele dou etape i pentru axarea pe detalii. nceputul acestei etape este demarcat de sprijinirea financiar a activitilor de testare. Se recomand alctuirea unui comitet de organizare sau a unui grup operativ de unitate ncruciat pentru ca iniiativele de management al cunotinelor

E-guvernare Ce trebuie s tie un lider de guvern

Pagina 4 din 6

Managementul cunotinelor

s furnizeze o vedere de ansamblu i s realoce resursele organizaionale, cum ar fi banii sau timpul.

Cel de-al doilea pas este acela de a construi metodologiile care s poat fi reproduse. Este important alctuirea unei comuniti active care s contribuie la acest efort i s stabileasc un proces pentru trierea, filtrarea, i validarea cunotinelor vehiculate n cadrul comunitii anterior prezentrii acestora ca fiind cunotine organizaionale. n plus, este important reinerea leciilor nvate pe parcursul acestui proces. Pentru finalizarea acestui ultim pas crucial, grupul de supraveghere trebuie s discute pe marginea leciilor nvate la ntrunirile regulate i s furnizeze un cadru comun destinat comunicrii rezultatelor.

5.4 Etapa a 4-a: Dezvoltarea i sprijinirea iniiativelor

La aceast etap, iniiativele de management al cunotinelor pot fi extinse rapid. Creterea acestora va fi uor observabil. Odat cu confirmarea iniierii procesului de extindere se contureaz i presiunea exercitat de ntmpinarea evalurilor formale de afaceri i furnizarea justificrilor n ceea ce privete termenii afacerii. n ciuda acestui fapt, la acest prag managementul cunotinelor este foarte aproape de a fi considerat o competen organizaional necesar. Dezvoltarea unei strategii de extindere reprezint primul lucru care trebuie ndeplinit n cadrul acestei etape. Aceasta poate fi obinut fie prin varianta aplicrii pe parcurs a criteriilor de selecie a activitilor de testare i pentru programele din alte departamente, sau prin dezvoltarea unei strategii de aciune simultan pentru implementarea universal a managementului cunotinelor. Resursele adecvate, tehnologiile necesare, i sprijinul pentru utilizator existent sunt necesare indiferent de abordarea aleas. Urmtoarele lucruri care trebuie ndeplinite sunt comunicarea i comercializarea strategiei. Este necesar publicarea iniiativelor de managementul cunotinelor la toate nivelurile organizaiei astfel nct toat lumea s fie implicat n proces. Administrarea creterii este ultimul i cel mai important lucru care trebuie pus n aplicare n cadrul acestei etape. Eliminarea confuziilor ntre multitudinea de iniiative de management al cunotinelor care rezult n mod normal pe durata acestei etape este critic pentru asigurarea succesului ntregului proces.

5.5 Etapa a 5-a: Instituirea managementului cunotinelor

Aceasta reprezint att un punct de destinaie, ct i unul de plecare pentru managementul cunotinelor. La acest stadiu, organizaia ncepe s neleag faptul c managementul cunotinelor reprezint o strategie de afaceri, i nu doar o baz de date, i c trebuie s constituie o parte integrant n modelul de afaceri al organizaiei. La acest nivel, managementul cunotinelor devine acceptat ca fiind o competen organizaional necesar cu potenial nelimitat de avantajare a fiecrei uniti a organizaiei. Primul pas n cadrul acestei etape este acela de a ngloba managementul cunotinelor n modelul de afaceri. Pentru aceasta este necesar obinerea de sprijin din partea managementului executiv. Urmtorul pas este de reajustare a structurii i bugetului organizaiei. Organizaia trebuie s reorganizeze responsabilitile legate de buget i cele departamentale n aa fel nct s faciliteze desfurarea ampl a managementului cunotinelor ca strategie de afaceri. Structura organizaional va evolua de la sine, ntr-o oarecare msur, pentru a se plia mai bine pe acest nou mod de lucru. Cel de-al treilea lucru care trebuie ndeplinit este monitorizarea integritii managementului cunotinelor. Desfurarea unui tablou de evaluare extern, conducerea de evaluri interne de maturitate, sau includerea feedback-ului managementului cunotinelor obinut n sondajele de personal pot fi folosite pentru verificarea regulat a iniiativelor de management al cunotinelor.

E-guvernare Ce trebuie s tie un lider de guvern

Pagina 5 din 6

Managementul cunotinelor

Urmtoarea sarcin este aceea de a ajusta evaluarea performanei i recompensele cu strategia de management al cunotinelor. Revizuirea performanei managementului cunotinelor transmite un mesaj de importan major despre rolul acesteia deoarece aprecierile de performan constituie bazele pentru promovare i salarizare. Penultimii pai sunt introducerea mijloacelor de control localizat ca modalitate de echilibrare n cadrul principal al managementului cunotinelor i conectarea scopurilor de afaceri la nivel de organizaie cu activitile de management al cunotinelor n aa fel nct s fie furnizate coerena i consistena necesare. Grupurilor individuale trebuie s le fie permis dezvoltarea resurselor de management al cunotinelor care s ntmpine nevoile lor specifice. Cu toate acestea, politica managementului cunotinelor trebuie s fie ntotdeauna antrenat de nevoile de afaceri. Ultimul lucru care trebuie luat n calcul pe durata acestei etape este pregtirea pentru continuarea incursiunii de management al cunotinelor. n timp ce n cadrul acestei etape organizaia devine o adevrat organizaie de distribuie a cunotinelor, cererea pentru procesele de cunotine va continua s creasc, deoarece acestea vor economisi timp i bani. Pentru ca organizaia s poat ine pasul cu aceast cerere este necesar ca autoritatea executiv s i acorde n continuare sprijinul necesar. Pentru abordarea i completarea activitilor cheie ale fiecreia din aceste cinci etape, o organizaie va menine un sprijin solid pe ntreaga durat a procesului de implementare a managementului cunotinelor.

E-guvernare Ce trebuie s tie un lider de guvern

Pagina 6 din 6