Sunteți pe pagina 1din 49

Prezentare general

SocrateOpen prezentare general

SocrateOpen powered by Compiere Open source ERP&CRM


SocrateOpen scurt introducere
SocrateOpen ERP&CRM este o soluie software pentru managementul afacerilor, care cuprinde n acelai pachet att funcionaliti de gestiune economic, ct i gestiune a relaiilor cu clienii, gestiune de site-uri i un magazin virtual. SocrateOpen are la baz sistemul american Compiere, i este dezvoltat i susinut prin servicii profesionale de consultan, suport tehnic i implementare, n Romnia, de BITSoftware, n calitate de Partener Autorizat Consona. Iniial dezvoltat pentru a rspunde cerinelor organizaiilor din distribuie, servicii i retail, SocrateOpen este utilizat acum i n construcii, producie i telecomunicaii de companii medii i mari. SocrateOpen este o soluie complet integrat, uor de utilizat, care rspunde 100% legislaiei romneti, dar poate fi utilizat n acelai timp de companii din ntreaga lume. n comparaie cu sistemele tradiionale, SocrateOpen a fost creat astfel nct s reflecte procesele de afaceri din organizaie, i este oferit ca sistem complet integrat, i nu ca o serie de module cuplate, ntre care au loc transferuri de date. Integrarea se aplic att funcionalitilor de gestiune a relaiilor cu clienii, ct i gestiunii de site-uri, i funcionalitilor tradiionale de gestiune economic.

Funcionalitate business bogat i integrat


SocrateOpen vine cu un set bogat i larg de funcionaliti de business integrate. Capabilitile sale ca ERP includ: management financiar contabil global, cumprri, aprovizionare, comenzi clieni, vanzri, mijloace fixe, gestiune proiecte, producie i depozite. Capabilitile de CRM utilizeaz informaiile despre clieni pentru automatizarea vnzrilor i a proceselor de service/relaii cu clienii. SocrateOpen include de asemenea un magazin virtual i o interfa POS. Capabilitile referitoare la Managementul Performanei includ o multitudine de rapoarte financiare i manageriale, perminduv astfel s luai decizii pe baza unor informaii reale i s cretei veniturile i profitul.

2010 BITSoftware

SocrateOpen prezentare general

Toate aceste capabiliti v sunt oferite imediat. Implementai in conformitate cu nevoile dumneavoatr urgente de business, i avei posibilitatea de a implementa procese adiionale de business mai trziu. i nu trebuie s v facei griji c vei crete mai mult dect SocrateOpen. Ai ales o platform disponibil la nivel global tuturor firmelor indiferent de mrime, ceea ce v d sigurana c sistemul dumneavoastr ERP poate crete o dat cu firma, att n ceea ce privete volumul n cretere de tranzacii dar i complexitatea susinerii nevoilor de business ale unei companii globale.

Depind etapa... Aplicaiilor STATICE


SocrateOpen depete tipul aplicaiilor tradiionale STATICE, comun majoritii aplicaiilor ERP de astzi. Aplicaiile statice sunt compuse din buci de programe complicate compuse din milioane de rnduri de cod de a treia generaie. Ele utilizeaz o arhitectur inflexibil care mbin logica de aplicaie, reguli de business i customizri specifice companiilor ntr-o baz singular de cod. Customizarea aplicaiilor statice pentru a rspunde nevoilor unice de business este o grij important pentru conducerea unei firme. De fapt, toate schimbrile fcute aplicaiilor statice reprezint proiecte majore care necesit personal cu nalt calificare i resurse importante. Mai mult, actualizarea soluiei customizate cu versiunile noi ale aplicaiei statice necesit acelai personal cu nalt calificare care s re-implementeze adaptrile specifice la fiecare publicare de versiune nou. Pentru a evita riscul i cheltuialile determinate de aplicaiile statice, multe afaceri aleg s implementeze functionalitile iniiale i s modifice procesele de afaceri astfel nct s se potriveasc softului. n timp ce acest strategie minimizeaz riscurile financiare, limiteaz de asemenea i beneficiile care s-ar putea obine din implementarea unei soluii ERP.

Generaia nou.... Aplicaiile DINAMICE


SocrateOpen este o aplicaie DINAMIC foarte flexibil i uor de adaptat fr efort de programare prima de acest gen n industria de ERP. Generaia nou de soluii de business permite modificarea rapid cu costuri mult mai mici i risc sczut. SocrateOpen se bazeaz pe o platform revoluionar care simplific i grbete dezvoltarea i apoi modificarea i adaptarea aplicaiei. Sistemul utilizeaz o Arhitectur Obiect, unde fiecare obiect este independent de alte posibile obiecte, incluzndu-se aici i decuplarea tranzaciilor. SocrateOpen este dezvoltat avnd la baza o platform MDP - Model Driven Platform, compus din Dicionarul aplicaiei, Motorul Tranzacional i Baza de date tranzacional. n dicionarul aplicaiei se pstreaz meta datele precum ferestre, cmpuri, procese, rapoarte, structura bazei de date. Baza de date tranzacional este locul n care se pstreaz tranzaciile (ca spre exemplu factura) i partea de iniializare a sistemului. Motorul tranzacional face legtura ntre logica de business definit n Dicionarul Aplicaiei i datele care se tranzacioneaz din baza de date tranzacional i cerinele utilizatorului. Ce este important n acest model este c logica de business este pstrat ntr-un dicionar al aplicaiei, i nu este hard codat ntr-un program. La iniializarea sistemului, motorul tranzacional citete i scrie informaiile din Dicionarul aplicaiei i din baza de date tranzacional i utilizeaz logica de business pentru a asambla ferestrele i datele i prezint rezultatele utilizatorului. O schimbare adiional adus de arhitectura SocrateOpen este aceea c soluiile customizate SocrateOpen pot fi automat actualizate la ultima versiune de software publicat. Adaptrile specifice afacerii sunt separate de funcionalitatea de baz SocrateOpen n Dicionarul Activ de Date. Tehnologia SocrateOpen de upgradare automat actualizeaz softul de baz SocrateOpen pentru a include ultimele funcionaliti, pstrnd n acelai timp customizrile n Dicionarul Aplicaiei. Acest progres tehnologic rezolv majoritatea problemelor care pot apare la modificarea altor pachete ale
2010 BITSoftware 3

SocrateOpen prezentare general

aplicaiei - este extrem de scump s analizezi i s reaplici toate modificrile de cod noilor versiuni. Cu SocrateOpen, aceast problem este n mare msur rezolvat. Modelul aplicaiei DINAMICE SocrateOpen a rezolvat majoritatea deficienelor aplicaiilor STATICE, punnd la dispoziie: o platform puternic a aplicaiei pentru implementarea soluiilor specifice implementarea rapid, adaptare i dezvoltarea funcionalitilor aplicaiei fr programare un instrument de migrare automat de la orice versiune la ultima versiune, pstrnd adaptrile, extensiile realizate de la prima instalare a sistemului separarea logicii de business de logica platformei pentru o mai uoar mentenan stabilitate mai bun, deoarece ferestrele i rapoartele sunt generate utiliznd reguli pstrate n Dicionarul aplicaiei, fr a necesita programare productivitate mai mare att pentru utilizatori ct i pentru personalul tehnic adaptarea aplicaiei oricnd i fr personal specializat

Tehnologie modern, bazat pe arhitectura WEB


SocrateOpen nu este doar o aplicaie inovatoare dar i un lider n ceea ce privete tehnologia. Ediiile Professional i Enterprise de SocrateOpen utilizeaz ultima generaie de tehnologie RIA (Rich Internet Applications) pentru a pune la dispoziia utilizatorului o experien productiv, personalizat i extrem de interactiv.

SocrateOpen poate fi accesat utiliznd fie interfaa client-server, fie interfaa web, folosind browsere Web precum Microsoft Internet Explorer, Mozilla Firefox i Google Chrome. Interfaa client-server are o funcionalitate bogat, iar interfaa web ofer i ea posibilitatea de a utiliza aceeai funcionalitate, fr a avea sistemul instalat pe staia client.

2010 BITSoftware

SocrateOpen prezentare general

Economii cu Open Source


Ediia Professional i Enterprise de SocrateOpen livreaz valoare exceptional, fr costuri iniiale de liceniere, reducnd astfel riscurile financiare i provocrile asociate implementrilor de sisteme integrate de gestiune. Clienii ne mrturisesc c recompensele din proiectele SocrateOpen provin din surse multiple nu doar din simpla reducere a costurilor de liceniere. Beneficiile licenierii open source: pentru IT o o o o Costuri reduse cu implementarea i customizarea Costuri reduse cu hardware, sistem de operare, baze de date Costuri reduse asociate cu actualizarea sistemului la noile versiuni de produs Uor de administrat, interfa inteligent i personalizat

Beneficii pentru afacere o Arhitectur inovatoare pentru adaptabilitate 100% o Tehnologie deschis, integrat, viabil pe termen lung o Integrare mai bun ntre departamente i divizii o Informare mai bun i vizibilitatea afacerii

Livrnd Aplicaiile DINAMICE pe baza unui model comercial de business open source, SocrateOpen este capabil s aduc o valoare inestimabil afacerii voastre la o fracie din costurile cu soft-urile tradiionale. Sumele provenite din abonamentele de suport tehnic i mentenan anuale finaneaz investiiile continue pentru dezvoltarea produsului SocrateOpen: Aducnd ultimele nouti n materie de tehnologie open source Incorpornd ideile i contribuiile comunitii open source Utiliznd resursele globale provenite de la clieni i parteneri Concentrndu-ne cheltuielile pe dezvoltarea produsului i pe suport

Independen i control
Flexibilitatea SocrateOpen ofer multe variante i ofer controlul asupra soluiei de business implementat. Aplicaia a fost proiectat pentru a funciona pe orice sistem de operare, independent de serverul de baz de date i de serverul de aplicaie. Licenierea SocrateOpen poate fi una de tip open source sau liceniere comercial. Sistemul poate fi accesat prin intermediul internetului, avnd opiuni flexibile de utilizare. Avnd zero costuri de liceniere i doar un abonament anual, SocrateOpen trebuie s creasc valoarea afacerii dumneavoastr de la an la an prin livrarea de versiuni noi de produs i suport tehnic. Comparativ cu modelele tradiionale de sisteme integrate de gestiune unde vnztorul controleaz deciziile legate de tehnologie, politica de suport i licenierea, practicile de business SocrateOpen ofer clienilor controlul asupra soluiilor de business.

2010 BITSoftware

SocrateOpen prezentare general

Puncte tari SocrateOpen


Caracteristicile care difereniaz SocrateOpen de alte aplicaii de acelai gen sunt listate mai jos: Implementare rapid bazat pe ideea c deciziile luate n timpul analizei pot fi modificate ulterior. Utilizatorii nu sunt nevoii s analizeze totul de la nceput, implementarea se face n etape, iar SocrateOpen este suficient de flexibil pentru a permite implementarea de modificri ntr-o etap ulterioar. Orice decizie este reversibil. Integrare real nseamn c datele (incluznd ERP, CRM i CMS) provin din aceeai tranzacie. Nu este nevoie de migrarea, transformarea acestora. Utilizatorii care introduc documente nu trebuie si fac probleme cu privire la datele care trebuie introduse n CRM, spre exemplu, pentru c o dat introduse oriunde n sistem, ele se vor regsi i acolo. Se tie c la implementarea aplicaiilor ntr-o organizaie cele mai mari costuri sunt cele generate de faptul c funcionalitile nu sunt integrate ntre ele. SocrateOpen furnizeaz integrarea att la nivel funcional, ct i la nivel tehnologic (workflow inclus), reducnd astfel costurile de utilizare ale sistemului. Disponibilitate 100% - SocrateOpen este 'Safe-Fail', protejat mpotriva cderilor accidentale. Fiecare tranzacie poate fi reluat sau reconstruit. Majoritatea cderilor sunt identificate de sistem, iar utilizatorul poate ncerca s rezolve problema aprut. Dac recuperarea datelor nu este posibil, eroarea este izolat, iar restul sistemului continu s funcioneze. Mecanismul de 'decuplare a tranzaciilor' st la baza acestei abiliti importante a sistemului. Funcionalitate bogat i tehnologie modern SocrateOpen poate fi accesat utiliznd fie interfaa client-server, fie interfaa web. Interfaa client-server are o funcionalitate bogat, iar interfaa web ofer i ea posibilitatea de a utiliza aceeai funcionalitate, fr a avea sistemul instalat pe staia client. Disponibil pentru utilizare pe serverul propriu sau n Cloud - SocrateOpen poate fi utilizat att de pe serverul propriu ct i de pe Amazon Cloud un mediu virtual pentru aplicaii de business, reducndu-se astfel simitor costurile totale de deinere, astfel ca firme de orice mrime s poat utiliza tehnologia avansat i sistemul integrat de gestiune. Acoperire global - SocrateOpen este o aplicaie care se adreseaz att firmelor care activeaz n Romnia ct i celor cu activitate global, fiind dezvoltat astfel nct s ofere prin capabilitile sale, o acoperire global. Interfa intuitiv majoritatea ferestrelor sunt generate pe baz de reguli, avnd la baz dicionarul aplicaiei. Aceasta permite accesul personalizat al utilizatorilor, oferindu-le astfel numai funcionalitatea de care au nevoie. Datorit arhitecturii inovatoare pe care este construit aplicaia, ferestrele/rapoartele/procesele sunt uor de modificat i ofer o flexibilitate crescut utilizatorilor. Extensibil i uor de modificat comparativ cu sistemele tradiionale SocrateOpen este uor de modificat i extins. Actualizarea versiunilor se face uor, fr efort i fr s fie nevoie de repunerea n sistem a modificrilor fcute anterior. Open source SocrateOpen este un sistem integrat de gestiune distribuit de BIT Software n regim open source, ceea ce nseamn c poate fi descrcat i utilizat fr nici un cost de liceniere pentru sistem. De asemenea, sistemul este nsoit de documentaie gratuit n limba romn. Faptul c este open source scade costurile de deinere ale aplicaiei cu 50% fa de sistemele tradiionale, unde licenele se pltesc.

2010 BITSoftware

SocrateOpen prezentare general

SocrateOpen cerine hardware i de infrastructur


Server de aplicaie SocrateOpen utilizeaz serverul de aplicaie JBOSS. Baze de date SocrateOpen este proiectat s ruleze pe orice platform. Sistemul este independent de sistemul de operare i de baza de date. n momentul de fa, SocrateOpen ruleaz pe baza de date Oracle (Express, Standard i Enteprise) i Enterprise DB, urmnd ca n cel mai scurt timp s fie disponibil i pe Microsoft SQL Server i IBM DB2. Sisteme de operare SocrateOpen poate rula pe o varietate mare de sisteme de operare, incluznd Linux, Unix, Windows, Mac OSX. Hardware Server de aplicaie cu o configuraie recomandat care include : 8 GB memorie RAM, CPU Xeon, cu suport pentru dou procesoare, 10 HDD (Hard Disk Drive-uniti de stocare date), unitate de backup, UPS, sisteme de operare Linux sau Windows suportat de Oracle Clieni (staii de lucru) cu o configuraie recomandat care include : minim 1 GB memorie RAM, Suport pentru Java 1.5, sisteme de operare: Linux sau Windows Elemente de reelistic i conectare - modem-uri, hub-uri, switch-uri, cabluri i prize de reea dar i abonamentele lunare care se pltesc unui furnizor de Internet pentru asigurarea mediului de transmitere a datelor ntre dou locaii care nu se gsesc n aceeai incint i n consecin nu permit formarea unei reele locale denumit i LAN (Local Area Network)

Acoperire global
n mediul de afaceri actual, companiile se mut cu rapiditate n alte zone geografice. Atunci cnd selectai o soluie ERP, este momentul ideal s v gndii care va fi impactul pe care o achiziie, intern sau extern l va avea asupra sistemului dumneavoastr ERP i a cerinelor globale. Selectarea sistemului SocrateOpen v d sigurana c sistemul poate crete o dat cu compania, chiar dac utilizai funcionalitile respective n faza iniial de implementare. Multi-organizaie Capabilitile multi organizaie asigur c diferite entiti organizaionale pot impri informaii. De exemplu, un holding poate avea mai multe sucursale, fiecare opernd ca afaceri independente, permind n acelai timp consolidri de date financiare i rapoarte de performan pentru managementul executiv. SocrateOpen implementeaz suportul multi-organizaional utiliznd trei nivele de entitate: Sistem unde se afl informaiile de infrastructur pentru SocrateOpen, care s permit sistemului s sprijine ntreprinderile independente multiple. Ferestre noi, interfa utilizator schimbat; ratele de schimb sunt de obicei definite la nivel de sistem. Companie nivelul n care sunt definite informaiile de afaceri consolidate i structura contabil. Produsele, depozitele i alte elemente de afaceri de obicei sunt definite la nivel de companie. Organizaia acolo unde sunt create tranzaciile. Organizaiile pot avea, de asemenea, propriile date i de structura de informaii care nu este mprtit i de alte organizaii din cadrul unei companii. Organizaiile pot fi structurate n ierarhii pentru utilizarea n raportare i pentru a administra securitatea de acces ale utilizatorilor. Ierarhiile sunt frecvent utilizate pentru a defini diviziile, sucursalele sau structuri unitare de afaceri n cadrul unei organizaii.

2010 BITSoftware

SocrateOpen prezentare general

Securitatea bazat pe roluri este pe deplin susinut n structurile de tip multi organizaie, cu abilitatea de a controla la nivel de utilizator rolul i drepturile de scriere i citire a datelor la fiecare nivel. SocrateOpen suport multiple scheme contabile, asigurndu-se c tranzaciile ntre diferitele entiti legale sunt contabilizate corect. Aceasta poate include calcularea costurilor (de exemplu, organizaia care face vnzarea este o entitate juridic diferit de cea a organizaiei care deine produsul). Simularea i implementarea reorganizrii n mediul de afaceri actual cu multe fuziuni corporative i cesiuni, capacitatea lui SocrateOpen de a simula i implementa reorganizri corporatiste, fr perturbarea afacerilor este un avantaj enorm. Acesta este un difereniator cheie fa de sistemele ERP tradiionale, n cazul crora reorganizrile corporative se traduc adesea n reimplementri de sisteme ERP, costisitoare i consumatoare de timp. Folosind mai multe ierarhii de organizare, mpreun cu ierarhia primar, putei simula efectele reorganizrii corporative privind situaiile financiare. Acesta este un instrument extrem de puternic pentru a simula impactul reorganizrii nainte de punerea n aplicare a modificrilor. Multi-valut Cum comerul se globalizeaz, caracteristicile multi-valut devin tot mai importante. SocrateOpen sprijin n mod transparent tranzacii n valute multiple, inclusiv: Efectuarea de tranzacii n mai multe valute Reevaluarea tranzaciilor Meninerea conturilor bancare n mai multe valute Raportarea cu precizie a tranzaciilor multi-valut, inclusiv traducerea de tranzacii sau solduri n scopuri de raportare Cont pentru tranzaciile cu utilizarea n paralel a mai multe valute Meninerea listelor de pre specifice fiecrei monede Definirea monedei preferat de client

Multi-Contabilitate SocrateOpen suport standarde de contabilitate paralele pentru orice combinaie a urmtoarelor: Contabilitate bazat pe previziuni versus contabilitate bazat pe cash Mai multe standarde de contabilitate (de exemplu, US GAAP, UK SAP, german HGB) Metode diferite de calcul al stocului (FIFO, LIFO, PMP) Valute diferite n mod clasic un sistem contabil este definit ca un set de tranzacii cu acelai plan de conturi, calendar, valut, standard de contabilitate i metod de calculare costuri. n anumite situaii, este suficient convertirea sau realizarea corespondenei ntre sistemele contabile diferite. Pentru majoritatea aplicaiilor concurente, aceasta este singura opiune. Totui, exist situaii cnd acest lucru nu este posibil, datorit: Diferenelor prea mari rezultate din rotunjiri sau conversii Efortului de conversie prea mare Lipsei unor metode de verificare ntrzierilor prea mari n obinerea rezultatelor Imposibilitii de a converti datorit lipsei informaiilor detaliate Majoritatea aplicaiilor reproduc datele tranzaciilor pentru a putea corespunde diferitelor cerine legate de contabilitate. SocrateOpen a fost proiectat s suporte cerine contabile multiple. Conceptul de 'Sistem Contabil' a fost mbuntit cu cel de Schem Contabil. O Schem Contabil este o combinaie a urmtorilor factori:
2010 BITSoftware 8

SocrateOpen prezentare general

Plan de conturi Contabilitate bazat pe previziuni sau contabilitate bazat pe cash Standard de contabilitate Metod de calculare a costului Moneda

Spre deosebire de sistemele clasice, n sistemul SocrateOpen Calendarul nu este parte a Schemei Contabile, fiind posibil existena mai multor Calendare n cadrul unei scheme. Calendarul este redus la funcii de control al tranzaciei (deschidere/nchidere perioade, rapoarte periodice, definire alocri, uurina introducerii). Spre deosebire de majoritatea aplicaiilor, SocrateOpen difereniaz tranzacia de consecina contabil rezultat, aducnd urmtoarele beneficii: Datele tranzaciei nu sunt replicate O schem de contabilitate poate fi n orice moment adugat; sau se poate renuna la aceasta Pot fi generate informaii contabile legate de tranzacii efectuate anterior Orice element poate fi modificat sau nlocuit (iar operaiunile contabile regenerate oricnd) Schemele de contabilitate sunt uor de meninut i extins Sistemul este rezistent la erori pentru c poate fi corectat i regenerat.

Tranzaciile contabile cu prioritate mare sunt procesate imediat (de exemplu actualizarea stocurilor, plata facturilor); tranzaciile mai puin urgente sunt realizate asincron, cu prioritate mai mic, n funcie de gradul de ncrcare a sistemului. Beneficiarii au posibilitatea extinderii regulilor contabile, n cazul n care regulile contabile predefinite nu sunt suficiente (intern, regulile contabile sunt definite folosind un motor de reguli contabile). Reguli de contabilitate adiionale pot fi implementate pentru a rezolva probleme precum contabilitatea de gestiune, contabilitatea provizioanelor etc.

Multi-taxe SocrateOpen suport diferite tipuri de taxe precum taxe vnzri, taxa pe valoarea adugat, precum i interfee pentru tere pri (declaraii lunare taxe). Motorul fiscal determin corect cuantumul taxei bazat pe: Momentul efecturii tranzaciei Categoria de articol Livrarea de la/ctre locaia Factura de la/ctre locaia

Multi-limb SocrateOpen este pe deplin internaionalizat i sprijin funcionarea n medii multi-lingvistice. SocrateOpen permite support multi limb prin design, prin izolarea irurilor de caractere de text localizabile i mesaje de la codul surs. Infrastructura multi-limb SocrateOpen utitilizeaza UNICODE, asigurnd suport pentru cea mai larg gam de seturi de caractere i limbi. Suportul pentru localizri se extinde la toate personalizrile fcute utiliznd dicionarul activ de date SocrateOpen. Utilizatorii aleg limba preferat la nregistrare. Documentele de afaceri, cum ar fi facturile, sunt generate n funcie de limba preferat a partenerului de afaceri. Limba implicit pentru SocrateOpen este US English.

2010 BITSoftware

SocrateOpen prezentare general

Indiferent de limba aleas de utilizare i pentru documente, SocrateOpen impune regulile i practicile dumneavoastr de afaceri.

2010 BITSoftware

10

SocrateOpen prezentare general

SocrateOpen ERP i CRM Structura SocrateOpen


Structura SocrateOpen difer de a sistemelor tradiionale deoarece a fost dezvoltat s se plieze pe procesele de afaceri i nu pe departamentele existente n organizaie. Aceast abordare reflect realitatea din companii, n care aceeai persoan gestioneaz mai multe procese din organizaie.

Terminologie SocrateOpen
n prezentri i documentaie sunt utilizai anumii termeni cu sensuri specifice n contextul aplicaiei SocrateOpen. Ei sunt descrii mai jos: Titular (Beneficiar) este o entitate, cel mai probabil o companie sau un echivalent al acesteia. Aceasta este un beneficiar al sistemului SocrateOpen care are capacitatea de a oferi servicii mai multor societi (organizaii), iar fiecare dintre acestea devine astfel un beneficiar al sistemului. Organizaia (Societatea) reprezint o unitate organizaional (o societate, un departament sau o divizie a unui beneficiar - titular) a sistemului SocrateOpen. O organizaie poate fi i o entitate juridic distinct, spre exemplu o filial sau chiar o societate comercial. Organizaiile (societile) sunt ierarhizabile. SocrateOpen ofer posibilitatea contabilizrii n partid dubl n cazul tuturor tranzaciilor dintre Organizaii, astfel nct plata efectuat de ctre o organizaie n contul unei alte organizaii se va transforma automat ntr-o tranzacie inter-organizaional aparinnd ambelor organizaii, adiional evidenei ncasrii i plii. n sistemul SocrateOpen termenul "Societate" este echivalent cu termenul "Organizaie". Ter (Partener de afaceri) este o entitate cu care organizaia interacioneaz i ncheie tranzacii. Acesta poate fi un client, furnizor sau un angajat. n SocrateOpen toate cele trei categorii sunt inute laolalt sub forma "terilor". Documentul este un tip de tranzacie iniiat prin intermediul unui document, precum o factur, o chitan, un document de transport, o plat sau ncasare. Pentru fiecare tip de document, utilizatorul poate defini o contare care se genereaz automat n urma procesrii unui astfel de document.

2010 BITSoftware

11

SocrateOpen prezentare general

Gestiunea partenerilor
Funcia de "Gestiune a partenerilor" asociaz ntre ei diferii parteneri, dndu-le posibilitatea de a gestiona distribuirea cererilor de ofert; a cererilor de servicii, a garaniilor i a cheltuielilor de marketing. De asemenea permite partenerilor s beneficieze de servicii centralizate.

Gestiunea terilor
n SocrateOpen un ter este o entitate cu care se deruleaz afaceri. Exist trei tipuri de teri: clieni, furnizori i angajai. Conceptul de ter n SocrateOpen este mai flexibil dect n alte aplicaii, deoarece terul poate fi furnizor, client, sau angajat, sau toate combinaiile celor trei. Pentru un ter se pot defini una sau mai multe locaii i unul sau mai multe contacte, care pot legate opional de locaie. Contactele pot avea asa numite arii de interes, care formeaz baza pentru CRM (gestiunea relaiilor cu clienii) i permit vnztorilor s gestioneze cu liste de mail pentru diverse aciuni de marketing (de ex. Pentru trimitere de nouti, tiri). Unui ter i se pot asocia cel puin o banc i un cont bancar. Terii pot avea relaii unii cu alii. Asta permite ca o comad s fie livrat unui ter, facturat celui de al doilea ter iar plata s fie fcut de un al treilea ter.

Iniializare ter
nainte de a ncepe procesul de iniializare teri mai trebuie definite cteva lucruri. n primul rnd este bine s se defineasc Grup teri. SocrateOpen permite definirea parametrilor la nivel de grup. Valorile introduse aici vor fi preluate apoi in teri. O modalitate de a grupa terii ar putea fi grupare n clieni, furnizori, angajai, dar pot fi definite i grupuri mai specifice, care vor fi de folos apoi la raportare sau n contabilitate. Spre exemplu, utilizatorul poate dori s grupeze clienii n funcie de industria din care provin. De asemenea, pot fi definite codul de industrie, segmentarea terilor, stri teri, modul de adresare. n final, se pot defini termenele de plat, care vor fi utilizate pentru grupul de teri pentru care s-au definit. Spre exemplu terii care aparin unui grup pot avea termene de plat diferite fa de cei din alt grup. La fel pentru un ter care este i client i furnizor se definesc termene de plat diferite pentru Vnzare i Cumprare. Se mai pot defini calendarul de facturare, n care se specific frecvena de facturare i notificri care se doresc a se transmite clienilor.

Distribuie i urmrire leaduri (oportuniti de vnzare)


SocrateOpen poate fi utilizat pentru crearea de leaduri i alocarea lor ctre terii dintr-un anumit grup (spre exemplu, leadul se aloc unui vnztor din departamentul de vnzri).

Cheltuieli de marketing
Sistemul d posibilitatea partenerilor de afaceri de a emite facturi fiscale pentru cheltuieli de marketing direct din sistemul utilizatorului.

2010 BITSoftware

12

SocrateOpen prezentare general

Servicii clieni i garanii


Sistemul ofer posibilitatea iniierii i a urmririi serviciilor clieni i/sau a cererilor de garanii i se pot modela astfel mai multe linii de suport, pentru escaladarea sesizrilor.

Servicii partajate
SocrateOpen faciliteaz gestiunea i furnizarea de servicii partajate (de exemplu Contabilitate, Help Desk, Transport, etc.) ntre teri asociai. n calitate de furnizor de servicii, utilizatorul are acces numai la informaiile de care are nevoie pentru a-i ndeplini sarcinile referitoare la mai muli titulari/organizaii.

Informaii meninute la nivel central


Sistemul poate menine diverse informaii precum produse, liste de preuri, sau informaii contabile, la nivel central, pentru toi terii. Aceast combinaie ntre informaii meninute local i central este tipic pentru francize sau organizaii care furnizeaz la nivel central informaii pentru alte asociaii independente.

Documente legate
SocrateOpen ofer funcionalitate care permite organizaiilor independente, dar asociate s genereze automat un document legat de documentul iniial n cealalt organizaie. Spre exemplu, dac un francizat (care este o entitate legal separat) creaz n sistem o comand furnizor francizorului, atunci o comand client (de vnzare) se creaz automat la francizor. Aceast funcionalitate permite o gestionare corect a documentelor ntre cele dou entiti/organizaii iar costul produselor pentru care se face comanda este nregistrat corect, diferit pentru cele dou organizaii. Mai mult, efortul de a genera tranzaciile este redus simit

2010 BITSoftware

13

SocrateOpen prezentare general

Vnzri
Funciunea Vnzri cuprinde procesele de afaceri derulate pentru stabilirea politicii de preuri, administrarea comenzilor clieni, livrare, facturare i ncasare. Funcionalitatea este strns integrat cu funcionalitile Gestiunea Stocurilor i Customer Relationship Management.

Oferte
SocrateOpen ofer posibilitatea crerii de oferte, avnd la baz liste de preuri generale sau specifice pentru anumii clieni. Ofertele pot fi modificate oricnd, iar dac este necesar pot fi generate comenzi clieni din oferte.

Comenzi clieni
Comanda Client este utilizat pentru pregtirea i controlul vnzrii i livrrii, documentele de livrare i facturare putnd fi generate automat pe baza comenzii introduse i a regulilor de generare predefinite. n plus, este posibil generarea n mod automat de comenzi furnizor, de avize de ambalaj i de colete pentru evidena transportului. Utilizarea diferitelor tipuri de comenzi au ca rezultat comportamente diferite ale proceselor rezultate la finalizarea comenzii. O comand de tip POS presupune c clientul este la cas cu produsele pe band i c la finalizarea comenzii se genereaz automat i avizul client, factura client i ncasarea. O comand de tip Standard va verifica disponibilitatea produselor din stoc, iar dac exist stoc, comanda poate fi finalizat. La utilizarea acestui tip de comand avizul client i factura client se genereaz apoi manual.

2010 BITSoftware

14

SocrateOpen prezentare general

n SocrateOpen exist urmtoarele tipuri de comenzi: Comand standard verific disponibilitatea produselor din stoc, avizul i factura se genereaz apoi manual Comand POS - se genereaz automat aviz client i factur. Plata se face cu cash sau card de credit. Comand Credit este utilizat pentru clieni cunoscui, cu sau fr linie de credit. La finalizarea comenzii se genereaz automat aviz i factur, i manual ncasarea. Comand de gestiune - la finalizarea comenzii este generat automat avizul client. Factura se genereaz manual fie din aviz, fie din comand. Comand prepltit este utilizat atunci cnd se fac tranzacii pe web store. Att factura fiscal ct i avizul client se genereaz automat dup ncasare (ncasarea se leag de comanda prepltit) Autorizare retur marf se utilizeaz pentru retururi de marf. Un memoriu de credit (credit memo) poate fi creat dup returul mrfii.

Livrri
Pe baza detaliilor obinute din Comenzi, pot fi generate imediat sau automat una sau mai multe dispoziii de livrare sau avize de expediie, cu confirmare opional a stocului, pentru tratarea proactiv a incidentelor de stoc i de livrare. Disponibilitatea stocului i limita de credit sunt tratate n mod consistent nc din faza de comand.

Facturare
Facturile sunt generate n funcie de conveniile agreate cu clienii. Facturile pot fi generate: Imediat dup fiecare livrare n momentul n care comanda a fost livrat n totalitate Pe baza unui calendar de facturare individual predefinit pentru fiecare client. Spre exemplu, se poate stabili un calendar de facturare pentru generarea unei facturi care s includ toate avizele dintr-o zi, sptmn, lun.

Gestiunea retururilor
n SocrateOpen returile de marf i materiale de la clieni pot fi automatizate, incluznd i generarea unui document de retur, numit Autorizaie de retur. Documentele de retur sunt legate de comanda client i livrarea original. Se ncepe prin definirea politicii de retur, a condiiilor n care se accept retururile. SocrateOpen suport att politici de retur implicite precum i excepii legate de anumite articole, teri sau alte criterii. Tranzaciile de retur sau Facturile storno sunt generate automat sau manual n funcie de tipul documentului de retur utilizat. Documentele de retur finale pot fi generate manual sau automat n momentul n care mrfurile returnate se ntorc n depozit. n cazul livrrilor, confirmrile pot fi utilizate pentru a gestiona micarea stocului din zona de recepie n zona de colectare a retururilor.

ncasri
n momentul introducerii unei comenzi client sau a unei facturi, regulile definite ofer flexibilitate la generarea automat de documente de ncasare.
2010 BITSoftware 15

SocrateOpen prezentare general

pentru tranzacii cu numerar, o intrare n Registrul de Cas este automat generat. pentru tranzacii cu card de credit, precum i pentru cele cu ordin de plat, un document de ncasare poate fi generat n funcie de contul ataat acelei tranzacii. SocrateOpen ofer posibilitatea efecturii de pli prin intermediul procesoarelor de plat (VeriSign, PayFloPro .a.).

2010 BITSoftware

16

SocrateOpen prezentare general

Aprovizionare
Funcia de "Aprovizionare" cuprinde procesele de afaceri necesare pentru crearea de cereri de ofert, necesare de aprovizionare, comenzi furnizori, note de recepie, facturi furnizori i procesarea plilor. Funcionalitatea este strns integrat cu modulul "Gestiunea fluxurilor (lanului) de aprovizionare (SCM)".

Necesarul de aprovizionare
Necesarele de aprovizionare sunt create manual sau generate automat prin intermediul calculelor de stoc disponibil, n funcie de cererea real. n momentul aprobrii cererii de aprovizionare, sistemul genereaz comanda furnizor.

Comanda furnizor
Comenzile furnizor pot fi generate i consolidate eventual de pe necesarele de aprovizionare aprobate. Reaprovizionrile au ca rezultat crearea comenzilor furnizor care pot fi transmise furnizorilor prin canale EDI sau servicii web, prin email sau prin fax. Sistemul suport sincronizarea dubl sau tripl, iar n urma concilierii, comenzile furnizor sunt automat nchise pentru a minimiza costurile asociate utilizrii unui eventual portal i rmn accesibile prin intermediul rapoartelor.

2010 BITSoftware

17

SocrateOpen prezentare general

Nota de recepie
Notele de recepie sunt procesate prin crearea unui document pentru recepia produsului, care poate fi opional confirmat n mai multe etape, pentru tratarea posibilelor diferene cantitative i calitative i pentru tratarea corespunztoare a incidentelor de aprovizionare.Recepiile sunt conciliate manual sau automat cu comenzile furnizori i facturile furnizor.

Gestiunea retururilor furnizor


SocrateOpen poate automatiza retururile furnizor printr-un document de retur numit Autorizare de retur furnizor. Autorizrile de retur ctre furnizor sunt legate de Comenzile furnizor i Recepiile originale. Politica de retur ctre furnizor este definit pentru a defini condiiile/criteriile pe baza crora se face returul de marf. Pentru o mai mare flexibilitate, anumitor utilizatori li se pot da drepturi de suprascriere a politicii stabilite. Autorizrile de retur ctre furnizori pot fi mperecheate cu tranzaciile de retur sau memorii de credit. Tranzaciile de retur ctre furnizor pot fi introduse direct ca document nou sau pot fi create dintr-o Autorizare de retur ctre furnizor. Dac sunt create dintr-o Autorizare de retur ctre funizor, toate detaliile Autorizrii sunt copiate automat n Returul Furnizor. Procesul de generare Facturi storno este utilizat pentru generarea acestora.. Opional, Factura storno poate fi introdus manual i conciliat cu tranzacia de retur ctre furnizor.

Factura furnizor
Facturile furnizor pot fi generate de pe comenzile furnizor sau de pe recepie, n funcie de cazuistica specific la aprovizionare. Recepiile pot fi de asemenea generate automat de pe facturile furnizor, dac factura i avizul sunt recepionate simultan. Sunt tratate corespunztor alocrile multiple de facturi la o singur recepie i diferenele de pre i de curs valutar.

Pli
Plile sunt generate pe baza condiiilor de plat prestabilite, pentru optimizarea fluxului de numerar i controlul discounturilor primite. Plile pot fi efectuate prin intermediul ordinelor de plat, al cecurilor sau prin card de credit, iar detaliile de plat pot fi nregistrate din momentul introducerii comenzilor sau facturilor. Sistemul se poate interfaa prin procesorul de pli cu sisteme electronice de transfer fonduri.

2010 BITSoftware

18

SocrateOpen prezentare general

Gestiunea stocurilor
Gestiunea materialelor acoper toate activitile de gestiune a stocurilor incluznd produse, liste de preuri, recepii, livrri, micarea stocului, inventare etc.

Produse
Un produs n SocrateOpen este ceva ce se poate vinde sau cumpra sau ceva ce poate fi stocat i care trebuie s aib un pre. Exemple de produse sunt listate mai jos: Articole Servicii Resurse Tipuri de cheltuieli Articolele sunt produse care se vnd. Serviciile nu sunt restricionate din punct de vedere al disponibilitii, dar resursele da. Cheltuielile pot fi facturate, de exemplu, cheltuielile de transport ale unui consultant care ofer servicii pot fi facturate clientului. Un produs poate fi descris i ca o colecie de bunuri cu caracteristici similare. nainte de a ncepe definirea produselor, trebuie definite mai nti gestiunile i locaiile. Locaiile sunt de fapt celule. O gestiune poate avea una sau mai multe celule. Fiecare celul are dimensiuni predefinite: Lungime Adncime Nivel

2010 BITSoftware

19

SocrateOpen prezentare general

Apoi se definesc categorille de articole, pentru contabilitate i raportare (ca i pentru listele de preuri).

Nomenclatorul de articole
Nomenclatorul de articole cuprinde produsele i serviciile, structurile i reetele asociate, preurile, informaii de serii i loturi, reguli de aprovizionare i de stocare. Sistemul permite importul i actualizarea preurilor de achiziie n vederea prelucrrii automate. Produsele sunt organizate n categorii i clasificate n ierarhii i pot fi cutate i stocate pe baza unor proprieti configurabile n funcie de natura produsului (de exemplu organizare sorto-tipodimensiune). Sunt suportate liste de preuri multiple pentru toate produsele achiziionate, cu faciliti de control al discount-urilor aplicate de furnizori. Pot fi definite liste de preuri generale sau specifice pentru fiecare client. Listele de preuri au valabilitate pentru a se putea gestiona modificrile.

Structuri de produs
O structur poate conine unul sau mai multe produse, servicii sau alte structuri. O structur poate fi alctuit dintr-un numr nelimitat de elemente. n SocrateOpen exist urmtoarele tipuri de structuri: Stocabile - cantitatea disponibil reprezint ce exist real n stoc, nu ce se poate produce Nestocabile - cantitatea disponibil este calculat dinamic, i arat ceea ce poate fi disponibil

Gestiuni multiple. Inventare


SocrateOpen suport gestiuni multiple. Este posibil nregistrarea de spaii i zone de depozitare, prin definirea locaiilor (celulelor) de stocare din cadrul fiecrui depozit. Un depozit poate fi divizat logic n mai multe zone, precum recepia, inspecia calitii, testare, produse finite etc. Articolele aflate n stoc pot fi transferate simplu dintr-o gestiune n alta sau dintr-o locaie n alta. Ajustrile de inventar sunt administrate prin nregistrarea diferenelor ntre cantitatea scriptic i cantitatea fizic i procesarea automat a diferenelor, astfel nct activitatea de vnzri s poat continua n paralel cu procesul de inventariere.

Gestiunea stocurilor
Livrrile ctre clieni se efectueaz n serie sau individual, pe baza comenzilor primite. Articolele recepionate de la furnizori pot fi direct comparate cu comanda sau factura furnizor. Sistemul afieaz dinamic disponibilitatea stocului i permite rezervarea comenzilor la clieni. Necesarul de aprovizonare este propus n baza cererii reale, a consumului mediu zilnic sau nivelurilor de stoc atinse. Diferite modele de aprovizionare pot fi implementate n funcie de modelul de afacere.

Costuri produse/servicii
Costurile n SocrateOpen sunt flexibile i pot fi adaptate pentru a satisface cerinele organizaiei. Se poate specifica nivelul de detaliere pentru urmrirea costurilor. De asemenea se pot utiliza metode paralele de determinare a costurilor. Acestea pot include Costuri standard sau Costuri Actuale, care pot fi costuri cu materialele sau alte costuri. Socrateopen suport urmtoarele costuri: Cost standard Cost Actual (ultima comand furnizor, ultima factur, FIFO, LIFO) Cost mediu (comanda furnizor, factura)

2010 BITSoftware

20

SocrateOpen prezentare general

Preuri
Acoper preuri clieni i furnizori provenite din liste de preuri. SocrateOpen ofer posibilitatea utilizatorilor de a crea oricte liste de preuri sunt necesare. Utilizarea listelor de preuri permite controlul asupra articolelor vndute i a preurilor lor.

Liste de preuri
Listele de preuri determin ceea ce se poate vinde. Dac un articol nu este ntr-o list de preuri, nu poate fi inclus ntr-o comand sau factur client. n SocrateOpen se pot defini oricte liste de preuri. De obicei, exist o list de preuri care este implicit. n fereastra Teri, utilizatorul poate s ataeze o list de preuri unui anumit ter. Toate listele de preuri conin trei preuri: Preul de list (preul oficial) Preul standard (preul mediu) Preul limit (cel mai mic pre pentru un articol) Listele de preuri sunt organizate pe trei nivele: Lista de preuri (ex. Lista de preuri pentru retail, pentru distribuie etc.) Versiuni (lista de preuri valid de la data) Preuri articole (preul produselor)

Versiune list de preuri


O list de preuri poate avea doar o vesiune activ la un moment dat. Utilizatorii pot crea liste de preuri specificnd o dat ulterioar versiunii active, iar la acea dat lista devine activ automat.

Crearea listelor de preuri


n SocrateOpen, utilizatorii pot exinde manual lista de preuri, adugnd produse noi n list.

Scheme de pre
Utilizatorii pot crea liste de preuri din preturi furnizori sau din alte liste de preuri. Pentru a automatiza acest proces, n SocrateOpen exist posibilitatea de a crea detalii la schemele de pre. Acestea ajut utilizatorii s creeze reguli generale urmate apoi de reguli mai specifice. Exemplu: n general se acord un discount de 35% la articolele de la furnizorul A, dar numai 20% discount pentru o anumit categorie de articole. n acest caz, utilizatorul ar trebui s creeze o schem de preuri cu dou intrri: una cu 35% discount pentru furnizorul A, i a doua, cu 20% discount pentru furnizorul A , pentru categoria specific de produse. A doua, o va suprascrie pe prima, astfel nct nu va fi nevoie s se creeze cte o intrare pentru fiecare categorie de produs.

Selectarea sursei
n SocrateOpen sunt dou surse de unde se pot genera liste de preuri: Lista de preuri furnizori Alt versiune a listei de preuri
2010 BITSoftware 21

SocrateOpen prezentare general

List preuri de baz


Lista de preuri de baz din tabul Versiuni este lista implicit. Selecia unei valori indic c preurile trebuie generate din alt list i nu din lista de preuri furnizori. Dac exist mai muli furnizori pentru un produs, sunt utilizate informaiile de pre din listele de preuri ale ultimului furnizor. nainte de a crea lista de preuri se verific c este un singur furnizor n acel moment pentru produsul respectiv, dac nu, se afieaz un mesaj de eroare. Preurile sunt mapate n felul urmtor: Preul de list i preul standard se refer la lista de preuri furnizor, iar preul limit este preul de pe comanda furnizor.

List de preuri furnizor


Utilitatea listelor de preuri const n a cunoate ce se vinde i la ce pre. Utilizatorii pot folosi listele de preuri pentru a avea control asupra preurilor furnizor. Pentru aceasta se utilizeaz costul standard.

2010 BITSoftware

22

SocrateOpen prezentare general

Trezorerie
SocrateOpen automatizeaz administrarea Trezoreriei prin intermediul procesorului de pli.

Reguli privind plile (ncasri i Pli)


Plile sunt procesate automat n funcie de regula de plat asociat unei facturi. Regulile de plat pot fi oricnd schimbate, dac se decide plata unei facturi prin utilizarea unei metode alternative. Urmtoarele tipuri de pli pot fi procesate cu SocrateOpen: plata plata plata plata plata cu numerar la termen (cu ordin de plat) cu card de credit cu cec prin transfer automat (direct debit)

Plata cu numerar - Cnd se selecteaz aceast metod de plat, o intrare este automat creat n Registrul de cas corespunztor acelei zile. Plata la termen - Pentru aceast modalitate de plat, termenul de plat este stabilit n funcie de condiiile agreate cu partenerul de afaceri, cu excepia cazului n care alt termen de plat este specificat de ctre utilizator. SocrateOpen permite de asemenea utilizarea mai multor termene de plat pentru aceeai factur (ex. 30% n 20 de zile, 50% n 30 de zile, 20% n 35 de zile) Plata cu card de credit Tranzaciile cu card de credit pot fi introduse i procesate online. Dac se utilizeaz mai multe procesoare de plat, este selectat cel mai bun procesor n funcie de comisionul calculat automat corespunztor plii. Factura asociat este marcat ca find pltit, iar comisionul este meninut n sistem ca plat nereconciliat.
2010 BITSoftware 23

SocrateOpen prezentare general

Plata cu cec Dup selecia contului bancar corespunztor, cecurile pot fi introduse n sistem. Cecurile pot fi procesate i online (ca i cecuri electronice). Factura asociat este marcat ca pltit, iar cecul este meninut n sistem ca plat nereconciliat. Plata prin transfer automat (direct debit) - Facilitile automate de tranzacionare ale bncii pot fi utilizate pentru a efectua un transfer direct n contul bancar al unui partener de afaceri. Factura este marcat ca pltit, iar transferul meninut n sistem ca plat nereconciliat.

Plile (ncasri i pli)


Plile (cu credit card, cec sau ordin de plat) sunt create n momentul introducerii unei facturi sau ulterior. Dac plata este asociat mai multor facturi, sau dac se efectueaz mai multe pli pariale, ori dac se aplic un discount pentru o anumit factur, plata trebuie s fie alocat facturii relevante. Concilieri (alocri) Procesul de Conciliere (alocare) stabilete conexiuni ntre pli multiple i facturi multiple. Utilizatorul selecteaz documentele relevante, iar apoi confirm diferena ca reprezentnd un discount, diferen de curs sau o plat parial. Contarea concilierilor permite tratarea elegant a avansurilor, a diferenelor de curs valutar i a compensrilor.

Extrase de cont
Extrasele de cont pot fi introduse manual sau importate automat din sistemele bancare multicash. Sistemul furnizeaz funcii care permit reconcilierea disponibilitilor n curs i a comisioanelor bancare sau crearea de pli prin transferuri directe. Reconcilieri Reconcilierea este un proces care leag plata de extrasul de cont i posteaz diferenele. Majoritatea diferenelor provin din comisioanele bancare.

Registrul de cas
Tranzaciile cu numerar sunt nregistrate n registrul de cas. Un registru de cas este creat pentru fiecare organizaie i pentru fiecare zi. Registrul de cas este de asemenea utilizat pentru nregistrarea: cheltuielilor generale veniturilor generale avansurilor spre decontare comisioanelor

Diverse (cheltuieli)
"Diversele" sunt utilizate n SocrateOpen pentru a permite utilizatorului s nregistreze cheltuieli i venituri care nu au legtur cu articolele, de exemplu cheltuielile de transport, mprumuturi, comisioane sau dobnzi bancare, alte ncasri sau pli. Un "Divers" poate fi asociat att unei cheltuieli, ct i unui venit. De exemplul "Taxa Transport" poate fi creditat pe un cont de venituri dac este pe o factur client sau debitat pe un cont de cheltuieli dac este pe factura furnizor, n funcie de context. Un "Divers" inclus pe o factur client este considerat venit; un "divers" inclus pe factura furnizor este o cheltuial. Utilizatorul poate defini statutul de taxare al "diversului". Pentru facturare, taxele pentru "diversele"

2010 BITSoftware

24

SocrateOpen prezentare general

cheltuieli pot fi calculate utiliznd aceleai reguli ca cele aplicate pentru articolele facturate. Valuta documentului determin valuta "diversului".

2010 BITSoftware

25

SocrateOpen prezentare general

Contabilitate i management financiar


SocrateOpen automatizeaz i centralizeaz ntr-o singura baz de date absolut toate procesele companiei : financiare, vnzri, distribuie, service, producie, aprovizionare etc. Din acest motiv, SocrateOpen furnizeaz informaii sigure despre procesele de business ale companiei, avnd drept rezultat acurateea sistemului de raportare financiar gndit pentru a lua cele mai bune decizii posibile, n cunotin de cauz Funcionalitile se refer la modul de gestionare a costurilor i a activitilor financiar contabile, note contabile, reguli, tranzacii i transferuri, repartizri contabile, etc.

Reguli Contabile
n SocrateOpen nregistrrile contabile sunt generate automat, pe baza unor reguli aplicate la nivel de tranzacie/document. Aceste reguli pot fi personalizate n funcie de nevoi. O regul definete care sunt conturile asociate n mod curent (de regul) fiecrui grup de tranzacii implicate de generarea unui document care are consecine contabile. Drept rezultat majoritatea tranzaciilor sunt generate de sistem fr ca utilizatorii obinuii s fie nevoii s cunoasc ceva despre conturile implicate n tranzacii. Exist i cazuri n care nregistrrile contabile se fac manual, exemple fiind notele contabile aferente valorilor bugetare, statistice i actuale. SocrateOpen permite definirea mai multor scheme contabile, ceea ce nseamn c se pot obine date i rapoarte manageriale n paralel : acest lucru este deosebit de important n cazul companiilor multinaionale se elimin problemele legate de conversia monedelor i se asigur o separare a sistemelor de raportare att managerial ct i legislativ.

2010 BITSoftware

26

SocrateOpen prezentare general

Calendar Contabilitate. Perioade contabile


n fereastra Calendar Contabilitate se definesc perioadele calendaristice prin dimensiunea timp n care se vor putea face nregistrri contabile i raportri. Pentru un titular se pot defini mai multe calendare, care vor fi motenite de toate societile legate de acest titular. n detaliu definirea unui calendar se face astfel : Se definete anul Se genereaz perioadele aferente anului cele 12 luni , din care se pot pstra doar cele care intereseaz (de exemplu dac se ncepe implementarea sistemului ncepand cu luna 6 a unui an, nu se vor pstra lunile 1, 2, 3 i 4 luna 5 va fi folosit pentru a iniializa soldurile contabile pentru 01.06) Controlul perioadelor pentru fiecare perioad generat la pasul anterior sunt generate automat tipurile de documente care vor fi folosite n aceast perioad aici se poate interveni n sensul c pentru o anumit perioad se poate restriciona accesul contabil la documente.

Scheme contabile
O schem contabil definete un set de reguli i parametri pentru procesarea nregistrrilor contabile. n modelarea structurii schemei contabile se va ine cont de elementele obligatorii : dimensiunile contabile Societate i Cont, celelalte dimensiuni contabile se pot aduga n funcie de nivelul de detaliere dorit pentru raportare. Tot aici se va alege metoda de costuri care va fi folosit n cadrul organizaiei, precum i nivelul de detaliere al acestei metode. n structura oricrei scheme contabile se definesc i conturile contabile care se vor regsi n tranzaciile care vor rezulta n urma procesrii documentelor : SocrateOpen aduce n standard lista conturilor implicite, care vor putea fi vizualizate i nlocuite (eventual) n fereastra Conturi Implicite.

Note Contabile. Jurnale Contabile. Repartizare Contabil


n SocrateOpen documentele genereaz automat note contabile care sunt transferate n contabilitate utiliznd un procesor de contabilitae, ai crui parametrii Start / Stop se pot seta n funcie de volumul de activitate din timpul programului de lucru (de exemplu acest procesor poate fi setat s ruleze dup terminarea programului de lucru pentru eficientizarea vitezei de lucru). n unele situaii va fi nevoie de introducerea manual a notelor contabile : bugete, iniializri de solduri, nregistrri contabile extraordinare etc. Pentru aceasta se utilizeaz fereastra Note Contabile. Un jurnal contabil poate centraliza mai multe note contabile nregistrarea propriu-zis se face la nivel de detaliu not. SocrateOpen dispune i de procese de import a notelor contabile (din alte sisteme informatice) cu condiia ca datele s fie procesate i transpuse ntr-un anumit format recunoscut de sistem. De asemenea se pot nregistra note contabile folosind scheme contabile diferite. n SocrateOpen se pot modela procese de repartizare contabil. Repartizarea contabil reprezint un procedeu prin care valorile contabile ale unei tranzacii sunt alocate sau distribuite ctre alte conturi (multiple), pe baza unor procente predefinite. Repartizarea contabil se folosete n cazul repartizrii utilitilor, chiriilor etc., pe centre de cost/profit.

Rapoarte financiare standard


SocrateOpen conine n standard o serie de rapoarte pentru analiz financiar, rapoarte care pot fi adaptate de ctre utilizatori n funcie de nevoile de business ale fiecruia. Exemple de astfel de rapoarte : Tranzacii Contabile detaliile contabile ale tranzaciilor postate (se pot filtra dup : dat contabil, perioad, cont, articol, proiect, activitate, societate etc.) Registrul jurnal : detaliat, sintetic/zilnic, perioad Fie Conturi sold iniial, tranzacii i sold final, pentru un cont, pentru o anumit perioad
27

2010 BITSoftware

SocrateOpen prezentare general

Verificare Solduri sold iniial + tranzacii, pentru un cont, pentru o anumit perioad Declaraia 394 Cartea Mare Balana Contabil (analitic, sintetic)

Rapoarte financiare personalizate


Pe lng rapoartele financiare standard existente n SocrateOpen, se pot construi uor o serie de rapoarte financiare pentru analiz managerial : Profit i Pierdere, CashFlow i Balane Contabile, adaptabile n funcie de structura organizaiei (organizare pe departamente, puncte de lucru, societi pui etc). Aceste rapoarte se pot exporta n formate precum pdf, xls, csv etc. , instrumente OLAP. Raportarea se realizeaz n funcie de dimensiunile contabile standard SocrateOpen, care sunt definite la nivel de aa numita schem contabil. Dimensiunile de raportare predefinite n SocrateOpen sunt : Societate Departament Cont Articol Proiect Gestiune Angajat Campanie Ter Activitate SubCont Imobilizare Regiune Vnzare User 1 (customizabil n funcie de necesiti) User 2 (customizabil n funcie de necesiti)

2010 BITSoftware

28

SocrateOpen prezentare general

Management de proiect
n SocrateOpen, un proiect este un proces care poate presupune mai multe faze i etape. De asemenea poate utiliza resurse din domenii variate. Utiliznd proiectele se pot urmri proiecte de servicii, proiecte de vnzare, oportuniti de vnzare. Dac vorbim de proiecte, exist dou aspecte privind managementul proiectelor: urmrirea financiar a acestora i planificarea proiectelor. Managementul proiectelor se concentreaz n SocrateOpen pe urmrirea financiar i mai puin pe partea de planificare. Modulul ofer o funcionalitate limitat privind planificarea resurselor. n graficul de mai jos se pot vedea toate entitile asociate proiectelor.

SocrateOpen suport urmtoarele reguli: Tipul proiectului permite definirea fazelor i taskurilor standard pentru un proiect (ex. cantiti, articole, taskuri). Proiectul este documentul de lucru. Data ncepere i data finalizare, articole, cantiti, valori. Un proiect poate avea faze i taskuri (ex. proiect de implementare software) sau poate avea detalii. Proiectele pot genera comenzi, comenzile i deconturile pot actualiza proiectele. Ciclurile proiect permit raportarea ntre proiecte.

Tipuri de proiect
Tipul de proiect definete o structur (template) de proiect care va fi preluat de orice proiect pentru care se specific tipul n momentul definirii. Un tip de proiect poate fi deci utilizat pentru mai multe proiecte. n cadrul definirii tipului de proiect e obligatoriu s se specifice una din categoriile de proiect standard, predefinite, existente n SocrateOpen i anume : General nu trebuie fcute particularizri ale contrilor (ex. pentru presales sau urmrire general) Service nu trebuie fcute particularizri ale contrilor (destinat proiectelor de servicii) Comand de lucru (Job) folosite n general n proiecte unde intervin activiti de producie i unde se poate lucra direct cu articole din stoc (consumuri) pentru aceast categorie de proiect exist consecine contabile (descrcare de gestiune) Proiect Imobilizare proiecte de investiii la care se pot ataa articole de stoc

2010 BITSoftware

29

SocrateOpen prezentare general

Proiecte
n fereastra Proiecte se introduc informaii despre proiect : denumire, tip proiect, dat start, dat stop, informaii despre client, regul facturare, valoare angajat ; dar se pot i vizualiza anumite informaii despre istoricul proiectului : valoare facturat, cantitate facturat etc. n fereastra Detalii Proiect (n cazul n care proiectul este unul simplu fr faze sau task-uri) se vor introduce liniile proiectului. Pe aceste linii se vor completa informaii despre eventualele articolele cu care se va lucra n cadrul proiectului. n cazul n care proiectul conine faze, acestea se vor defini in tab-ul Faze, unde se va defini i setul de reguli pentru faza respectiv: dat start, dat stop, regul facturare, articol, cantitate. O faz poate avea mai multe linii (Detalii Faz), iar un proiect mai multe faze. Dac un proiect este detaliat la nivel de task (activitate) atunci se va merge n tab-ul TasK, pentru definirea proprietilor task-ului i n tab-ul Detalii Task, pentru introducerea articolelor (n acest caz tab-ul Detalii Faz va fi inhibat).

Generarea comenzilor ctre furnizori


n momentul n care, pentru un proiect, sunt stabilite fazele, detaliile fazelor, task-urile i detaliile task-urilor, cu ajutorul procesului Genereaz COF din Proiect se pot genera comenzi ctre furnizor pentru articolele (doar cele stocabile) din interiorul detaliilor de faz sau de task. Comanda furnizor generat este o comand furnizor standard SocrateOpen. Valoarea i cantitatea facturate (de furnizor n urma generrii facturii furnizor din comand) ct i comanda furnizor vor ramne nregistrate n istoricul proiectului. De asemenea comanda furnizor, recepia i factura furnizor poart ca dimensiune de analiz (contabil sau nu) proiectul de pe care s-a generat comanda.

Raportare la nivel de proiect


Funcionalitatea de management de proiect conine un set de rapoarte din care se pot extrage informaii ca : nregistrri contabile la nivel de proiect (Raport Detalii Contabilitate), consumuri din proiecte (Project Issue (SocrateOpen), Raport Proiecte Deschise Consumuri), detalii de proiect (Project Line Detail), marj proiect comparaie ntre venituri planificate i costuri (Raport Marj Proiect), cicluri proiect (Raport Cicluri Proiect). Cicluri Proiect Definirea ciclurilor de proiect este esenial pentru identificarea pailor i status-urilor din cadrul mai multor proiecte, pentru care se va dori generare de rapoarte specifice. Un astfel de raport specific poate ilustra status-ul, msura de realizare a unui anumit proiect, n anumite etape. La nivelul fiecrei etape se poate defini un indicator probabilistic (importan relativ) care va permite raportare probabilistic : de exemplu daca exist o ans de 1 : 10 de a ncheia un contract cnd abia suntem n etapa de prospectare i ans 1:2 cnd suntem n etapa de contractare se poate completa o importan relativ de 0.1 respectiv 0.5. n raportul de cicluri proiect se poate vedea care stadiu este mai mare sau mai mic, comparativ cu cealalt etap.

2010 BITSoftware

30

SocrateOpen prezentare general

Mijloace fixe
Asigur evidena mijloacelor fixe pe persoane, locaie, centru profit pe multiple scheme contabile. Se integreaz cu funciile de vnzare i cumprare existente n SocrateOpen.

Proprieti
Identificare prin elemente de descriere, numr serie, locaie, apartenen la o grup de imobilizri Precizarea costurilor de achiziie i legarea de una sau mai multe facturi furnizor Stabilirea tipului de amortizare, n prezent fiind active/funcionale amortizarea liniar i degresiv Generarea de rate amortizare cu controlul modificrilor efectuate asupra configurrilor contabile Creteri sau diminuri de valoare aduse asupra mijlocului fix, la diferite momente de timp, legate sau nu de facturi n momentul achiziiei de imobilizri se poate preciza pe factura furnizorului introdus n sistem legtura cu o imobilizare, n vederea efecturii postrii n contabilitate pe contul contabil de furnizor de imobilizri. Similar i la vnzare, pe factur se precizeaz faptul c are legtur cu o vnzare de imobilizri, n scopul nregistrrii specifice n contabilitate

Operaiuni
Amortizri generare rate de amortizare, depostare/tergere transferuri rate amortizare, nchidere amortizare Ieiri bonuri de micare, transferuri modificri asupra locaiei, donaii, casri, vnzri Conservri posibilitatea de a defini un interval de timp n care imobilizarea va trece n conservare

Rapoarte
Balana Mijloacelor Fixe Detaliat - n acest raport se regsesc informaii privind : contul de imobilizare, amortizare cumulat, rata de amortizare, grup imobilizare, valoare imobilizare, data punerii n funciune, durata rmas de amortizat (n luni), status imobilizare, valoare contabil ramas Raport Amortizare Anual valorile ratelor transferate pentru fiecare lun n parte Stare Imobilizri informaii despre starea imobilizrii amortizare n curs/amortizat complet/conservat/ieit din uz. Registrul numerelor de inventar Lista de inventariere imobilizri Raport utilizare imobilizri Imobilizri cu detalii costuri

2010 BITSoftware

31

SocrateOpen prezentare general

Gestiune depozite
Gestiunea depozitelor cuprinde funcionalitate integrat care automatizeaz intrrile, gestiunea efectiv i livrrile din depozit, avnd ca rezultat productivitate crescut, utilizarea eficient a spaiului i satisfacia clientului. SocrateOpen utilizeaz un motor care genereaz reguli adaptabile pentru a permite alocarea automat pe zone/celule, liste cu marfa care trebuie scoas de pe raft/zon/depozit i reaprovizionarea zonelor/depozitului. Regulile i procesele create pentru gestiunea depozitului, ca i toate capabilitile SocrateOpen, se pot modifica i adapta foarte uor, fr programare, pentru a rspunde cerinelor din organizaie. Gestiunea depozitelor este o extensie a sistemului integrat SocrateOpen, care se livreaz doar clienilor cu abonament de tip Professional sau Enterprise, ca i component open source, cu liceniere comercial (cu acces la surse, dar fr posibilitatea redistribuirii de ctre firma care o utilizeaz).

Intrri
Operaiile de intrare permit recepia mrfii n depozit prin legarea recepiei fie de detaliile (liniile) din comanda furnizor, fie de retururi sau codurile de produse. SocrateOpen suport i recepia tuturor produselor pe o singur comand furnizor, printr-o funcionalitate numit Recepie rapid. Alocarea direct pe celule/zone n depozit are la baz un motor de generare de reguli i posibilitatea crerii de reguli proprii pentru a crete productivitatea. Motorul de generare al regulilor produce o list de activiti/pai care trebuie urmai pentru alocarea eficient n depozit, lncluznd i instruciuni privind locaia unde va fi stocat produsul precum i secvena de transport. n cazul n care produsele recepionate treuie stocate n locaii multiple, motorul de generare al regulilor genereaz liste separate de activiti pentru fiecare locaie. Ultimul pas n operaiunile de intrare este acela n care operatorul confirm finalizarea activitilor de stocare, i raporteaz excepiile i ajustrile care s-au fcut. Integrarea cu restul funcionalitilor SocrateOpen permite ca marfa recepionat (stocul acceptat) s fie imediat disponibil pentru livrare n conformitate cu comenzile clienilor.

Depozitare efectiv
Automatizeaz micarea mrfii n depozit, optimiznd spaiul, resursele i valoarea stocului. Activitile de reaprovizionare (reumplere) sunt generate automat respectnd regulile create de dumneavoastr, innd cont de conversia unitilor de msur i de diferenele de capacitate ntre zonele de stocare i locaiile finale. Sistemul ajut la mbuntirea utilizrii i gestiunii spaiului de depozitare, gestiunea putndu-se face pe mai multe nivele: culoar, rnd, celul, poziie. Sistemul permite mai departe organizarea locaiilor n zone. Alocarea pe zone, ridicarea mrfii, i reaprovizionarea se poate face att pentru ntreg depozitul, ct i numai pentru o anumit zon/celul. Regulile de reaprovizionare/reumplere i gestionarea spaiului permit optimizarea acestuia. SocrateOpen furnizeaz statistici precum vizitele ntr-o locaie, configuraia zonelor i livrrile de produse, permind alocarea unui spaiu suficient de mare n locaiile cu acces facil, de unde produsele sunt micate mai des.

Ieiri
Modulul de gestiune a depozitelor permite planificarea livrrilor, oferind posibilitatea de a prioritiza comenzile care trebuie livrate imediat, innd cont i de resursele umane (manipulatori, gestionari etc) existente n depozit i de termenele de livrare stabilite. Pot fi create livrri multiple ntr-o singur zi, avnd n vedere criterii precum data promis, prioritatea comenzilor, destinaia de livrare etc. Modulul genereaz liste de culegere a mrfii din depozit (pick list) utiliznd metodologia de culegere n calup sau de culegere n funcie de comenzi. Sunt incluse n funcionaliti i operaii extinse de ambalare i livrare, cu suport pentru livrri
2010 BITSoftware 32

SocrateOpen prezentare general

consolidate. Utilizarea extensiei de gestiune a depozitelor crete satisfacia clienilor privind livrrile de marf, (cu posibilitatea de a onora livrri pariale sau complete), dar i prin creterea acuratetii gestiunii comenzilor i a respectrii timpilor de livrare. De asemenea, pot fi definite reguli speciale pentru culegerea mrfii din depozit i criterii specifice pentru planificarea livrrilor, pentru a putea prioritiza livrrile ctre clienii cei mai importani.

Motor de generare reguli


Soluia de gestiune a depozitelor este una adaptabil i flexibil, care v permite s modificai orice n modul pentru a-l alinia la modificrile gamei de produse, designului depozitului, practicilor de business i regulilor contabile. Motorul de generare a acestor reguli din SocrateOpen este creierul din spatele activitilor din depozit. Regulile pot fi definite i organizate n strategii eficiente, inteligente pentru a maximiza productivitatea operatorilor/gestionarilor din depozit. Procesele de alocare i culegere a mrfii precum i planificarea livrrilor utilizeaz motorul de generare de reguli, care evalueaz stocul produselor relevante, designul depozitului, unitile de msur i ali parametri, n funcie de regulile stabilite. Dac modulul vine cu reguli predefinite, puterea soluiei st n posibilitatea de a crea rapid i uor reguli i strategii adaptate cerinelor n schimbare.

Integrare procese
Aceast component de gestiune a depozitelor este integrat cu funcionalitile de aprovizionare, gestiune a stocurilor, gestiune a comenzilor, producie, i gestiune financiar contabil. Integrarea elimin efortul i informaiile inconsistente generate de importul i exportul de date dintr-o aplicaie n alta, astfel nct tranzaciile din depozit actualizeaz imediat datele din ntregul sistem, incluznd informaiile privind disponibilitatea produselor, comenzile livrate sau recepionate.

2010 BITSoftware

33

SocrateOpen prezentare general

Producie
SocrateOpen Producie este o soluie de planificare i control care simplific i automatizeaz procesele de productie din companiile care fac producie discret. Funcionaliti incluse: Structuri/reete de produs detaliate Monitorizare producie n curs i costuri Comenzi de lucru Integrare cu restul funcionalitilor SocrateOpen: Aprovizionare, Stocuri, Comenzi clieni i furnizori, Contabilitate

Reete de produs
Reeta de produs este o structur care conine elementele componente ale produsului, modelului. Reeta poate conine unul sau mai multe elemente componente, produse sau servicii. Numrul de elemente componente este nelimitat in SocrateOpen. Un produs poate fi asociat mai multor reete.

Comenzi de lucru
Comenzile de lucru pot fi introduse manual sau generate din comenzile clieni. SocrateOpen genereaz automat pe baza planificrilor create i a reetelor de produs, comenzi de lucru, precum i fluxul i operaiile necesare pentru a produce un articol, subansmblu sau produs finit.

Costuri
Controlul costurilor este esenial n procesele de producie. Costurile cu materii prime, materiale, manoper, echipamente, costuri fixe, sunt calculate i monitorizate in detaliu in SocrateOpen Producie. Metodele de determinare a costului: Cost standard Cost real (ultima comand furnizor, ultima factur, FiFO, LIFO) Cost mediu Costurile pot fi nregistrate pe trei nivele: Societate, Centru de profit sau Lot. Se poate specifica o alt metod de determinare a costului pentru o anumit categorie de produse. Aceasta permite maximum de flexibilitate n analiza costurilor. Se poate face trecerea de la o metod la alta oricnd.

2010 BITSoftware

34

SocrateOpen prezentare general

Gestiunea relaiilor cu clienii (CRM)


Managementul Relaiilor cu Clienii (CRM) nu este un modul independent, ci este o funciune complet integrat, care ofer viziunea logic a tuturor activitilor referitoare la clienii i partenerii existeni i poteniali. Funciile de administrare a relaiilor cu clienii sunt o parte integrant a procesului de afaceri. Sincronizarea funcionalitilor de back-office este eliminat, spre deosebire de sistemele tradiionale CRM care eueaz n implementare datorit costurilor mari de integrare.

Gestiune sesizri
Functionalitatea de gestiune sesizri din SocrateOpen asigur inregistrarea, monitorizarea eficient a sesizrilor/cererilor interne i externe. Sesizrile pot fi create manual, grupate n funcie de tip, urgen, prioritate, stare, pentru a ajuta n procesul de alocare i cutare sesizri. SocrateOpen susine urmtoarele tipuri de cereri: Informaii - cereri (ne)structurate provenind din surse web sau email Servicii - cereri structurate de realizare a unui serviciu, cu specificarea perioadei i a locaiei Deconturi - cereri structurate de rambursare a unor cheltuieli Informaii Teri - cereri structurate privind un anumit client/partener i documentele sale: comanda, factura, livrarea i plata Cereri de ofert - cereri structurate privind distribuirea unui produs sau serviciu Sesizri - cereri nestructurate de servicii pentru clieni

n funcie de tipul cererii, aceasta poate fi convertit automat ntr-un document precum oferta, comanda sau factura. Un email de confirmare cu numr de trasabilitate poate fi trimis manual sau automat. Cererile pot fi alocate diferiilor utilizatori pentru aciuni n vederea rezolvrii. Prin utilizarea numrului de trasabilitate, expeditorul unei sesizri poate actualiza informaia existent n sesizare. Capabilitile de administrare a cererilor din cadrul CRM asigur un rspuns prompt, precum adaptarea fluxurilor n funcie de procesele specifice, timpi de rspuns i de rezolvare.

Gestiune oportuniti (poteniali clieni)


Gestioneaz i automatizeaz procesul de vnzare de la introducerea potenialului client pn la ncheierea contractului. Permite nregistrarea ntr-un singur loc a informaiilor relevante despre potenialul client, (cu contacte i adrese, domeniul de activitate al companiei, cifr de afaceri etc.), strii n care se afl potenialul client (nregistrare, contact, n curs de calificare, ofert, negociere, contract etc), adugarea de comentarii i generarea de sesizri n fiecare etap a procesului de vnzare, ataarea de documente, generarea de oferte, planificarea ntlnirilor, trimiterea de notificri i emailuri, pstrarea istoricului aciunilor ntreprinse cu potenialul client, ntr-un mod simplu i rapid. Totul pentru a v ajuta s vindei mai mult, mai repede i mai bine.

Campanii de marketing
Pstrarea clienilor reprezint o misiune crucial a oricrei companii. SocrateOpen sprijin acest lucru prin crearea de mesaje sau cereri pe care echipa de telemarketing le poate urmri. Criteriile pentru realizarea unei campanii pot fi ultima vnzare, volumul vnzrilor, produse achiziionate sau o varietate de ali factori. Eficiena campaniilor de marketing poate fi msurat pe baza profitului generat de fiecare campanie, prin crearea de legturi ntre fiecare tranzacie n parte i campania relevant, n momentul emiterii de facturi. Aceste informaii sunt ulterior disponibile n cadrul SocrateOpen pentru raportare i analiz.

2010 BITSoftware

35

SocrateOpen prezentare general

Analiza profitabilitii clienilor


Rapoarte privind veniturile i profiturile generate de un anumit client sau grup de clieni de-a lungul unei perioade de timp pot fi realizate prin utilizarea funcionalitii de raportare existent, ori folosind alte generatoare de rapoarte sau extensii OLAP.

Serviciul de interogare online - Self Service


Sistemul permite reprezentanilor partenerilor autorizai (care pot fi clieni, furnizori sau angajai) s acceseze sistemul i s vizualizeze sau solicite informaii relevante. Informaiile pot fi utilizate pentru diferite scopuri precum obinerea de date cu privire la soldul client sau furnizor precum i pentru iniierea contactelor ulterioare i a efecturii plilor restante.

2010 BITSoftware

36

SocrateOpen prezentare general

Capabiliti complementare ECommerce


Modulul Web Store furnizeaz o prezen web de calitate excepional pentru o organizaie. Informaiile sunt preluate direct din aplicaia standard, astfel nct nu este nevoie de o sincronizare sau integrare adiional, aceast funciune fiind complet integrat. Componentele webstore pot fi particularizate n funcie de aspectul i coninutul sitului web. Funcionaliti incluse: Catalogul de articole online - utilizatorii au posibilitatea de a vizualiza i cerceta catalogul de articole. Pozele i specificaiile pentru fiecare produs sunt incluse i pot fi expuse pe webstore dac este nevoie. Produsele disponibile pe internet pot fi restricionate n funcie de drepturile de acces ale Terilor. Ierarhii, inclusiv ierarhii multiple, pot fi definite, n scopul limitrii selectrii produselor. Sunt posibile cutri de produse n funcie de Categorii i Caracteristici. Preuri i disponibilitatea produselor online - Disponibilitatea produselor (stocul disponibil) poate fi afiat, n funcie de lista de preuri specific clientului care acceseaz webstore-ul. Tranzacii efectuate online - SocrateOpen d posibilitatea utilizatorilor de a aduga articole n coul de cumprturi prin intermediul Catalogului de Produse sau a Cererii n format web. Cantitile de articole pot fi modificate, iar produsele pot fi eliminate din coul de cumprturi. n momentul Confirmrii achiziiei, vor fi calculate costurile i taxele de transport aplicabile. Informaiile legate de plat sunt apoi introduse i confirmate. n acest moment este utilizat procesorul de plat (implementat VeriSign, altele n curs) urmnd ca alte modaliti s poat fi definite n viitor. naintea trimiterii plii pentru autorizare poate fi verificat numrul cardului de credit pentru posibile erori n introducerea datelor. Acest lucru asigur minimizarea taxelor de tranzacionare pentru tranzaciile respinse ca rezultat al introducerilor eronate de date. Dup primirea confirmrii plii, comanda este generat, iar ordinul de plat este afiat. Opional, mpreun cu ordinul de plat poate fi trimis un email de confirmare. Detectare automat a utilizatorilor - informaiile utilizatorilor pot fi salvate, iar cookies pot fi activate pentru a permite detectarea i logarea automat a acestora. Utilizatorii trebuie s se autorizeze pentru a elimina posibilitatea efecturii de tranzacii frauduloase. Sistemul poate monitoriza cererile i sesizrile fcute prin intermediul web store i colecta informaii precum pagina de referin, originea clientului, ora, utilizatorul (cnd a fost logat), pentru a identifica rapid vizitatorii i seciunile de care sunt interesai.

Creare i gestionare de site-uri web


Componenta de Content Management System permite crearea de situri web profesionale i publicarea datelor din ERP/CRM n intranetul organizaiei sau n extranet. Subsistemul CMS este scalabil i construit pentru a susine situri web cu milioane de hituri i mii de pagini, serverele de media i de broadcast putnd fi instalate pe unul sau mai multe calculatoare.

2010 BITSoftware

37

SocrateOpen prezentare general

Extensii Gestiune ore


Modulul furnizeaz o metod consistent pentru nregistrarea orelor lucrate de angajai pe fiecare proiect. Timpul este colectat din deconturi, sesizri sau introdus completndu-se activitile i timpul petrecut ntr-o fereastr nou, i este detaliat pe faze, activiti i alte dimensiuni. Orele consumate pot fi alocate pe proiecte, pentru calculul costurilor pe proiectele respective. Informaiile provenite din deconturile de ore pot fi utilizate pentru calculul salariilor, facturarea clienilor, dar i pentru urmrirea costurilor pe proiecte, estimri, rapoarte de management i pot fi accesate prin Servicii Web sau din rapoartele existente n SocrateOpen/Compiere.

Gestiune mijloace de transport/utilaje


Modulul introduce o nou entitate, mijloc de transport/utilaj care poate fi legat de mijloace fixe i resurse pentru a urmri costurile i modul de utilizare al resursei respective. Consumul poat fi alocat pe proiecte, permind astfel calcularea costurilor pe proiecte Funcionalitatea este utilizat n special n ocnstrucii. Pentru distribuie generarea documentelor de expediie poate fi fcut pe mijloc de transport. Dezvoltrile ulterioare vor aduga i rafina modul de calcul al costurilor, i de asemenea vor fi integrate i interfee GPS.

Dispozitive mobile
Extensia Hand Held este o soluie mobil utilizat n multe tipuri de afaceri pentru gestiunea depozitelor si controlul stocurilor. Suita include o aplicaie front-office, care ruleaz pe dispozitive compatibile Windows CE, si o component de back-office care ruleaz pe platforma SocrateOpen/Compiere. Ca i funcionalitate include: documente interne de inventar, operaii de livrare i recepie prin confirmri. Componenta de back-office poate fi integrat i cu alte dispozitive mobile/software.

Integrare EDI
Conectorul furnizeaz definiii de documente i interfee care dau posibilitatea conectrii platformei SocrateOpen/Compiere cu alte sisteme, utiliznd o interfa standard EDI. Se pot defini i alte interfee specifice. Un proces pentru importul/exportul documentelor este disponibil i poate fi planificat pentru execuie automat. Serviciile de integrare sunt recomandate pentru o mai bun setare i configurare.

Online banking
Extensia permite importul i prelucrarea automat a unui extras de cont obinut din aplicaia furnizat de banc sau alte aplicaii proprii ale clienilor. Se determin automat contul IBAN i dac acesta exist n sistem se determin automat i Terul.

2010 BITSoftware

38

SocrateOpen prezentare general

Raportare i Analiz Rapoarte. Proprieti


SocrateOpen ofer un set de rapoarte standard care acoper cu succes toate nevoile de business raportare. n majoritatea aplicaiilor modulul de raportare reprezint o entitate diferit sau un add-on, de aici rezultnd de regul o folosire greoaie a rapoartelor. n SocrateOpen fiecare raport se regsete n modulul pentru care a fost creat, mpreun cu restul de procese i funcii. Sistemul de raportare SocrateOpen este bazat pe un aa numit dicionar activ de date : acest lucru nseamn c n momentul n care datele sunt accesate, n acelai timp sunt accesate i definiiile lor, iar n momentul n care datele sunt afiate ntr-un raport se pot accesa rapid, direct de pe raport entitile componente (acest procedeu este numit drill down : de exemplu dac rulm un raport care conine articole, direct de pe raport acionnd click-dreapta pe un articol, se va deschide fereastra de definiri a articolului, iar dac se execut dublu click aceste definiri se pot vizualiza ntr-un raport (altul decat cel deja deschis). Navigarea drill-down este utilizat i n cadrul tranzaciilor de exemplu n: Rapoarte care reprezint cumuli de valori, care trebuie defalcate la nivel de detaliu Navigare de la o valoare lunar la tranzaciile zilnice Navigarea drill-across permite utilizatorului s creeze un nou raport, pe baza unei noi entiti. De exemplu, ntr-un raport de Produse, utilizatorul poate s marcheze un rnd cu un produs apoi poate naviga ctre o Comand sau Factur, pentru a afia numai acele linii de comand sau factur care fac referire la acel produs. Orice utilizator SocrateOpen (care dispune de drepturile necesare) i poate personaliza sau crea rapoarte noi, avnd ca surs definiiile rapoartelor standard (utilizatorul, poate sorta, grupa datele, poate aduga/elimina coloane noi, poate calcula sume, medii). Orice raport SocrateOpen poate fi tiprit sau exportat n mai multe formate cunoscute : excel, word, xml, pdf, html. Rapoartele sunt concepute pentru utilizatorii finali i permit accesarea informaiilor folosind un instrument SQL standard, fr a fi nevoie s fie create tabele SQL partajate. O proprietate important o oricrui raport este aceea c poate fi tiprit folosind formate de tiprire personalizabile (utilizatorul poate modifica uor grafica de afiare a raportului). Tipuri de rapoarte : Liste : se bazeaz pe informaiile disponibile n Ferestre, rapoarte multiple putnd fi construite i generate pentru fiecare fereastr din sistem Rapoarte : sunt utilizate pentru a afia informaii adunate laolalt din diferite tabele n baza de date i pot include calcule mai complexe Cuburi OLAP : permit vizualizarea diferitelor dimensiuni combinate (precum informaii financiare, produse sau clieni) n format tabelar sau grafic

Particularizarea rapoartelor
Sistemul difereniaz "vederea" de "model". O serie de 'vederi' standard sunt disponibile, ns este posibil crearea facil de 'vederi' adiionale pe baza unei selecii SQL. Spre deosebire de alte aplicaii, utilizatorul nu trebuie s rezolve integritatea referenial (care necesit cunoaterea modelului de date) sau probleme de securitate, deoarece sistemul rezolv aceste chestiuni n mod automat. Formatele rapoartelor pot diferi n funcie de opiunea utilizatorului. SocrateOpen ofer posibilitatea definirii la nivel de Sistem, Titular sau Organizaie a urmtoarelor componente: Coloanele raportului Ordinea coloanelor Ordinea rapoartelor Capul de tabel Sumele (pentru coloanele numerice) Gruparea Formatul diagramelor, graficelor

2010 BITSoftware

39

SocrateOpen prezentare general

Limba rapoartelor poate fi selectat de ctre utilizator n momentul logrii. Fiecare utilizator se poate loga ntr-o limb diferit. Structura raportului este copiat de la nivel de Sistem, Titular sau Organizaie. Selectarea datelor se face prin intermediul parametrilor introdui n momentul iniierii raportului, sau prin intermediul interogrii complexe, dnd utilizatorului posibilitatea de a selecta criterii pe baza unei "interogri avansate".

Arhivare
SocrateOpen ofer posibilitatea de a arhiva documente i rapoarte. Arhivele sunt stocate n baza de date i pot fi accesate/vizualizate cu ajutorul unui instrument special (Archive Viewer). Exist dou tipuri de arhivare: Arhivare automat vor fi arhivate automat toate documentele i rapoartele, n funcie de opiunea aleas. Aceast opiune se seteaz la nivel de definiii titular astfel : Documente (vor fi arhivate doar documentele interne : recepii, bonuri consum etc); Documente externe (facturi clieni, scrisori de notificare etc.); Toate (vor fi arhivate absolut toate documentele). Documentele sunt arhivate n momentul tipririi. Arhivare manual utilizatorul poate alege ce document sau raport va fi arhivat (acest lucru se realizeaz din ecranul de Print Preview)

Business View Layer


Business View Layer permite realizatorilor de rapoarte i/sau utilizatorilor s acceseze date dintr-o schem optimizat de raportare care include: numele cmpului, securitate bazat pe roluri i securitate baz de date. Vizualizri predefinite sunt disponibile i acoper partea de client, furnizor, produs, factur, transport, materiale i chitane. Este ns posibil crearea facil de 'vederi' adiionale pe baza unei selecii SQL. Spre deosebire de alte aplicaii, utilizatorul nu trebuie s rezolve integritatea referenial (care necesit cunoaterea modelului de date) sau probleme de securitate, deoarece sistemul rezolv aceste chestiuni n mod automat.

SocrateOpen BVL suport Jasper Reports, Crystal Reports, precum i alte instrumente de raportare de tip open source sau de la tere pri, cum ar fi Microsoft Excel i Pentaho Business Intelligence
2010 BITSoftware 40

SocrateOpen prezentare general

Suite. Datele din SocrateOpen i abloanele de raport sunt accesate securizat prin nregistrarea n SocrateOpen direct din soluia terei pri sau dintr-un meniu al aplicaiei SocrateOpen.

Raportarea i securizarea datelor


Securizarea bazat pe roluri din SocrateOpen i securizarea datelor se extinde la toate rapoartele generate utiliznd instrumentele standard de raportare intern SocrateOpen i Business View Layer. Clienii care doresc s utilizeze instrumente de raportare de la tere pri, trebuie s utilizeze ntotdeauna Business View Layer pentru a profita de deplina securizare a datelor i vederi optimizate pentru raportarea performanelor.

Tabloul de bord
Tabloul de bord este folosit pentru a monitoriza vizual starea general de afaceri, folosind msurile cheie de performan utilizate de ctre fiecare rol n organizaie. Msurile de performan sunt actualizate n timp real, n timp ce tranzaciile sunt generate. Utilizatorii finali au flexibilitatea de a utiliza: Un numr nelimitat de msuri de performan care s permit fiecare departament urmrirea indicatorilor lor de performan. Obiectivele pentru fiecare msur de performan, definite pentru perioade flexibile i la orice nivel al structurii organizatorice. Schem de culori asociate msurii de performan pentru interpretare vizual rapid a performanelor reale comparativ cu obiectivele definite. Definire calcule complexe msurare a performanei folosind SQL. Cesiunea msurilor de performan bazat pe roluri, pentru a personaliza tabloul de bord utilizat de CEO, CFO, manager depozit.

2010 BITSoftware

41

SocrateOpen prezentare general

Platforma dinamic de aplicaii


Aplicaiile SocrateOpen sunt aplicaii dinamice - extrem de adaptabile i uor de personalizat, fr eforturi de programare-o premier n industria ERP. Aceast nou generaie de soluii de business permite adaptarea rapid, mai puin costisitoare i cu mai puin risc. Aplicaiile DINAMICE pentru management financiar, managementul comenzilor, managementul materialelor, aprovizionare, productie, managementul depozitelor i altele sunt dezvoltate i susinute de SocrateOpen. Aceste aplicaii sunt disponibile pentru tine pentru personalizre i extindere. Foarte important, toate aplicaiile dezvoltate SocrateOpen sunt create i ntreinute utiliznd acelai model: platform de aplicaii, dicionar activ de date, tehnologie automat de actualizare i alte servicii de dezvoltare de care dispun partenerii i clienii. Ca rezultat al acestor instrumente puternice, productive i larg distribuite, SocrateOpen pune la dispoziie un ecosistem de aplicaii compatibile i extensii disponibile pentru oricine. Aceast seciune a lucrrii descrie platforma tehnologic pentru SocrateOpen Aplicaie DINAMIC, concentrndu-se pe instrumentele i serviciile disponibile pentru personalizarea aplicaiei i dezvoltare.

Platforma Model-Driven Application


SocrateOpen este dezvoltat avnd la baza o platform MDP - Model Driven Platform, pentru a permite aplicarea o mai mare adaptabilitate a aplicaiei, implementri mai rapide i cu costuri mai mici de deinere comparativ cu sistemele care utilizeaz generaii anterioare de arhitecturi software.

HTTPS AJAX based interfa Web

Dicionar activ de date: - Tabele i coloane - Ferestre i rapoarte - Reguli de business - Fluxuri de informaie

JDBC

Baza de date Motorul Tranzacional

Procese Java Interfa: Internet Explorer, Chrome, Firefox Java 6, Jboss 4.2.3 OS: Linux sau Windows Oracle 10g,11g sau Postgress Plus (EDB)

2010 BITSoftware

42

SocrateOpen prezentare general

Platform MDP - Model Driven Platform SocrateOpen este compus din Dicionarul aplicaiei, Motorul Tranzacional i Baza de date tranzacional. n dicionarul aplicaiei se pstreaz meta datele precum ferestre, cmpuri, procese, rapoarte, structura bazei de date. Baza de date tranzacional este locul n care se pstreaz tranzaciile (ca spre exemplu factura) i partea de iniializare a sistemului. Motorul tranzacional face legtura ntre logica de business definit n Dicionarul Aplicaiei i datele care se tranzacioneaz din baza de date tranzacional i cerinele utilizatorului. Ce este important n acest model este c logica de business este pstrat ntr-un dicionar al aplicaiei, i nu este hard codat ntr-un program. La iniializarea sistemului, motorul tranzacional citete i scrie informaiile din Dicionarul aplicaiei i din baza de date tranzacional i utilizeaz logica de business pentru a asambla ferestrele i datele i prezint rezultatele utilizatorului. Cu logica de business pstrat n Dicionarul Aplicaiei ca i nregistrri n baza de date SocrateOpen, modificarea/customizarea aplicaiei nseamn de fapt crearea, modificarea sau tergerea logicii de business n Dicionarul Aplicaiei. Administratorii de sistem utilizeaz clientul SocrateOpen pentru a accesa i modifica logica de business pstrat n Dicionarul Aplicaiei, fr a fi nevoie de programare. Dup salvare, modificrile sunt disponibile imediat n motorul tranzacional i disponibile pentru tranzaciile efectuate de utilizatori. Mai mult, pstrarea logicii de business separat fa de executabile asigur pstrarea modificrilor efectuate pe ntreaga durat de funcionare a aplicaiei i dup efectuarea de upgrade-uri la versiuni noi. Fr cod de procedur sau prelucrarea de comenzi SQL, modelul MDP Model Driven Platform SocrateOpen permite personalizarea rapid a aplicaiei, cum ar fi: Configurare reguli de business o setri aplicaie o flux de lucru i securitate o dimensiuni contabilitate o modificare setri n orice moment Configurare interfa utilizator o cmpuri, ferestre, etichete o aspect, teme, limb o domenii de cutare Configurare rapoarte o crearea rapid de rapoarte o format rapoarte SocrateOpen sau ctre tere pri Extinderea aplicaiei SocrateOpen o adugare noi cmpuri (coloane BD) o adugare noi entiti (tabele BD) o adugare validare date i valori implicite o adugare noi fluxuri de lucru o schimbarea normelor de securitate o adugare msuri de performan o legtur cu sisteme externe o explicaie n procese Java, dac este necesar Crearea de aplicaii noi o design model de date i interfa o design regulile de business i rapoarte o intr n dicionar activ de date n comparaie cu sistemele ERP tradiionale care recomand schimbarea activitii n funcie de funcionalitile soluiei, SocrateOpen susine efectuarea de modificri, adaptri, extensii astfel nct sistemul s se plieze pe nevoile reale ale organizaiei. Pe masur ce cerinele de business se schimb, SocrateOpen poate fi adaptat s rspund acestor cerine facil i rapid.
2010 BITSoftware 43

SocrateOpen prezentare general

Dicionarul activ de date


Dicionarul activ de date SocrateOpen este la nivelul de meta-date, i tie cum s acceseze datele i modul n care datele se relaioneaz. Dicionarului de date conine definiii pentru o entitate de date (tip, validare, etc), modul n care aceasta este afiat (eticheta de pe rapoartele de ecrane, ajutor, secvena poziiei de afiare n raport cu alte domenii), precum i normele de afiare. Securitatea i regulile de acces sunt, de asemenea, meninute aici. Dicionarul activ de date este "activ", n sensul c acesta este folosit n timp real i este sensibil la context. De exemplu: "tie" c o vnzare nu are un termen de plat i nu-l afieaz. De asemenea, tie c trebuie s existe stoc, chiar dac inventarul prezint zero (deoarece, de exemplu, o recepie nu a fost procesat). Totui, dac utilizatorul modific tipul de tranzacie intr-una de tip standard, un termen de plat devine parte obligatorie a tranzaciei i recunoate situaia "out of stoc" a tranzaciei. Aa cum este descris mai sus, dicionarul activ de date este extensibil la nivel de utilizator i poate include norme i informaii specifice unui de utilizator. Acest lucru permite utilizatorilor autorizai s adauge noi tabele, ferestre i fluxuri de lucru la aplicaiile existente. Aplicaiile dvs. noi i particularizrile sunt desemnate ca "Utilizator meninut", ceea ce permite conducere independent. Toate elementele adugate sunt n mod automat disponibile pentru a fi listate i raportate, utiliznd funcionalitatea standard de raportare disponibile n ntreaga aplicaie. Desemnarea este, de asemenea, esenial pentru utilizarea cu succes a tehnologiei automate de actualizare din SocrateOpen.

Upgrade automat de tehnologie


Unul dintre principiile de baz n proiectarea lui SocrateOpen primar este faptul c orice element al sistemului poate fi schimbat n orice moment, fr consecine n alte pri ale aplicaiei sau asupra datelor aplicaiei. Acest principiu foarte simplu v ofer flexibilitate fr precedent n gestionarea aplicaiei de-a lungul timpului.
Server de migrare SocrateOpen 1.Conectare la serverul de migrare Sistemul surs Versiunea anterioar de SocrateOpen: -configurri - extensii 3.Actualizare automat Sistem actualizat Ultima versiunea de SocrateOpen: -configurri - extensii re-aplicate 2. Selectare versiune nou

Tehnologia automat de actualizare SocrateOpen ntruchipeaz pe deplin principiul "schimb orice n orice moment". Tehnologia automat de upgrade v permite s migrai la noile versiuni ale platformei SocrateOpen periodic, pstrnd n acelai timp toate particularizrile, extensiile i datele tranzaciei acumulate de cnd ai realizat implementarea soluiei SocrateOpen. Tehnologia automat de migrare v permite s: - implementai SocrateOpen i s facei upgrade de la orice versiune anterioar la versiunea curent implementai i s actualizai aplicaii partenere dezvoltate - migrai o instan de companie sau "chiriaul" de la o baz de date la alt baz de date - migrai / copiai meta-date de configurare (adic fr tranzacii) - s tergei chiriai sau tranzacii ("start curat/nou").
2010 BITSoftware 44

SocrateOpen prezentare general

Conservarea personalizri
Tehnologia automat de migrare SocrateOpen particularizrile dvs. - atta timp ct acestea sunt marcate ca particularizri. Actualizarea automat v va oferi ncrederea de a v personaliza aplicaia dumneavoastr pentru a satisface nevoile de afaceri, fr a afecta capacitatea de extensie i de sprijin a sistemului dumneavoastr. Migrarea la versiuni noi de SocrateOpen i extensii ale partenerilor la aplicaie pot figura cu ncredere n calendarul dvs. cu ncredere c orice personalizare cerut de nevoile dvs. de afaceri va fi pstrat.

Automat, rapid i independent


Actualizarea aplicaiei dvs. SocrateOpen este un proces automatizat care se realizeaz n doar cteva ore. Nu exist nici un manual cu paii necesari a fi fcui nainte de rularea unei migrri sau dup terminarea procesului. Tehnologia automat de migrare actualizeaz toate soluiile SocrateOpen indiferent de nivelul de hotfix sau versiune.

Arhitectura Web
Arhitectura Web SocrateOpen ERP mbuntete dramatic experiena utilizatorului. Este un exemplu de Rich Internet Applications (RIA) de ultim generaie, care utilizeaz Ajax (Asynchronous JavaScript si XML) pentru a oferi funcionalitate, uzabilitate, capacitate de reacie i de personalizare prin intermediul unui browser Web. Construit folosind Service Oriented Architecture (SOA) bazate pe standarde i tehnologii open source Google Web Toolkit, arhitectura web SocrateOpen ofer avantaje pentru productivitatea utilizatorului final, uurina de personalizare i uurina n management. Uor de personalizat Arhitectura Web SocrateOpen este pe deplin compatibil cu platforma Model-Driven Architecture SocrateOpen care stocheaz logica de afaceri n dicionarul activ de date pentru a facilita customizarea, fr programare. Se pot particulariza ferestre,taburi, cmpuri, rapoarte i multe altele folosind interfaa web dorit de dvs. sau clientul Java. Arhitectura Web ofer administratorilor de aplicaie acceleai avantaje de utilizare care se afl i la dispoziia utilizatorilor finali. Dicionarul activ de date v permite s particularizai i s stocai logica de afaceri o singur dat. SocrateOpen asigur redarea corect a modificrilor att n clientul Web ct i n Java. Uor de condus Arhitectura Web SocrateOpen genereaz economii semnificative ale costurilor prin eliminarea instalrii, configurrii i managementul software-ul client desktop. Este compatibil cu browsere moderne, cum ar fi Mozilla Firefox 3 i Microsoft Internet Explorer 7 si nu necesit software client sau plug-ins. Arhitectura flexibil este platforma-sistemul de operare - browser-agnostic, funcioneaz n siguran cu cele mai multe configuraii firewall i susine cererile unei fore de munc mobile. Arhitectura Web SocrateOpen utilizeaz inteligent limea de band a reelei i a resurselor de calcul ale serverului. Clientul Web SocrateOpen trimite instruciuni de procedur la server numai atunci cnd este nevoie de date suplimentare. Serverul rspunde prin trimiterea exclusiv de date. Clientul web SocrateOpen rezident n memoria browser-ul, gestioneaz prezentarea datelor. Acest design este mult superior arhitecturi web tradiionale care solicit serverul pentru a menine starea pentru fiecare utilizator, livreaz dinamic pagini HTML cu fiecare comand, i transport pagini HTML complet formatate n ntreaga reea.

2010 BITSoftware

45

SocrateOpen prezentare general

Securitate
SocrateOpen ofer o infrastructur de securitate complet la nivel de aplicaie, sprijinind securitatea la nivel de roluri, securitatea datelor, criptarea datelor i a auditului. Suntei complet echipai cu o aplicaie proiectat s pun n aplicare politici de securitate care s protejeze datele importante ale companiei de accesul necorespunztor sau ilegal. Securitate bazat pe roluri Fiecare cont de utilizator este asociat cu unul sau mai multe roluri. Rolurile sunt utilizate pentru a asigura accesul la date ct i la funcionalitate. Un model bazat pe mostenire este folosit pentru a acorda sau revoca privilegii n funcie de rol. De exemplu, toi utilizatorii cu roluri atribuite de contabilitate are acordat dreptul de acces la vizualizarea soldurilor conturilor, dar numai utilizatorii care au atribuit rolul de CFO pot schimba planul de conturi. Securitatea datelor Securitatea la nivelul datelor se aplica folosind rolurile pentru a restriciona drepturile de citire, scriere la nivel de nregistrare sau cmp. De exemplu, o politic de securitate a datelor poate restriciona accesul reprezentanilor de vnzri de a vizualiza facturile de vnzare din afara teritoriului lor de vnzare. O alt politic de securitate a datelor ar permite contabililor conturilor de ncasat s proceseze facturile din toate teritoriile, dar le-ar restriciona accesul la modificarea preurilor. Cu securitatea datelor, avei posibilitatea de a automatiza controalele interne prin utilizarea unor reguli precise de acces, asigurarea unui control adecvat de guvernare i separarea adecvat a sarcinilor pentru tranzacii. Audit SocrateOpen ofer posibilitatea de a audita fiecare tranzacie din sistem, inclusiv schimbrile n dicionarul activ de date (metadate). De exemplu, dac un administrator modificri rolul unui utilizator, o politic de securitate sau un cmp pe o comand, aceste modificri pot fi nregistrate i verificate. Tranzaciile noi, modificri la datele existente i chiar interogrile de nregistrri sau cmpuri specifice pot fi urmrite n jurnalul de audit. Alegerea modului n care politicile dvs. de securitate sunt mai restrictive sau mai deschise este n controlul dvs..

Fluxurile de lucru
Stabilirea unei bune practici privind fluxurile de lucruvpentru organizaia dvs. poate elimina pai inutili i optimiza procesele de afaceri pentru toi utilizatorii. SocrateOpen ofer un motor de flux de lucru flexibil i fluxuri de lucru-ablon pe fiecare modulul pe care le putei schimba pentru a pune n aplicare fluxurile de lucru care se potrivesc cu cele mai bune practici ale dumneavoastr. Putei obine mbuntiri semnificative n eficiena i eficacitatea proceselor standard de business, utiliznd:

fluxul de lucru general - ofer utilizatorilor orientare i instruciuni pas-cu-pas pentru a finaliza sarcinile cu pai multipli, cum ar fi configurarea unui cont nou de client sau procedurile de nchidere de lun; flux de lucru procesare document - utilizate pentru a ncorpora aprobare i msuri de validare pentru orice document. De exemplu, un flux de lucru procesare document poate fi utilizat pentru a cere un controller s aprobe cererile de cumprare de peste o anumit sum. flux de lucru document cu valoare - utilizat pentru a porni n mod automat un proces definit de flux de lucru n care orice entitate ndeplinete o condiie-definit la nivel de utilizator. Exemplu: nceperea procesului deaprobare a creditului atunci cnd un nou partener de afaceri este activat.

2010 BITSoftware

46

SocrateOpen prezentare general

Alerte
Oferii utilizatorilor dvs. posibilitatea de a monitoriza, notifica prile responsabile, i de a rspunde la evenimente n timp util i n mod decisiv. Alertele i solicitrile v permit s definii norme de escaladare pe tip de document care sunt legate de fluxurile de lucru i de a trimite alerte la managerul responsabil sau supraveghetor. De exemplu, o alert poate fi definit de a notifica managerul de depozit prin e-mail atunci cnd o comand pregtit i programat pentru transportul de azi nu este ridicat n termen de patru ore. Alertele pot fi generate ca: - Email-uri la angajaii interni sau extern: la furnizori i clieni - notificri interne comunicate prin intermediul tabloului de bord SocrateOpen.

Dezvoltarea de aplicaii
Platforma de dezvoltare permite partenerilor i clienilor s creeze add-on la aplicaii care pot fi autorizate i distribuite utiliznd instrumentul de migrare SocrateOpen. Aplicaiile pot include: - localizri specifice unei regiuni n privina fiscalitii i a raportrii - traducerea SocrateOpen ntr-o anumit limb - personalizarea modulelor existente pentru clienii dvs. sau pentru uniti interne de afaceri - ezvoltarea de noi module pentru o anumit vertical O aplicaie ERP este compus din una sau mai multe pachete. Un pachet este o colecie logic de funcionalitate care este distribuit, actualizat i liceniat n totalitate, i gestionat cu nregistrarea unic a unei entiti tip cu SocrateOpen, pentru sprijin la migrarea versiunilor. Odat ce un tip de entitate este nregistrat, este atribuit numai partenerului sau clientului. Instrumentul de migrare SocarteOpen gestioneaz cererea de acordare a licenelor, inclusiv licenele de proiect pilot, abonamente i licene finale. Sunt de asemenea incluse dependenele ntre versiuni i verificrile de pre-instalare care trebuie efectuate.

Importul de date
Instrumentul de import date este un instrument valoros n timpul procesului de implementare pentru migrarea datelor. Datele pot fi ncrcate direct sau importate, cu o etap intermediar, cnd datele sunt scanate pentru verificarea distrugerilor, precum i validate conform constrngerilor bazei de date sau ale aplicaiei. Utiliznd un proces gradual, avei posibilitatea de a revizui i edita manual datele nainte de ncrcarea acestora n tabele de producie. Datele de import date pot fi delimitate prin virgul, tab sau intr-un alt format definit. SocrateOpen ofer instrumente de ncrcare pentru migrarea standard de date, care impun constrngeri ale bazei de date i ale programul, incluznd: - partenerii de afaceri - valori ale unor elemente - actualizri ale listelor de pre de vnzare - jurnalul Carte Mare - Factur - Comand - Produs - Linie raport Instrumentul de import date poate fi de asemenea utilizat pentru importuri de date care au loc n mod regulat, cum ar fi importul actualizrilor preurilor de vnzare, facturi, comenzi sau registre de la sisteme externe.

2010 BITSoftware

47

SocrateOpen prezentare general

Exportul de date
SocrateOpen sprijin exportul de orice date n rapoarte de urmtoarele formate: - Excel - HTML - XML - Text - PDF - PostScrip - Word

2010 BITSoftware

48

SocrateOpen prezentare general

Despre BITSoftware
Cu peste 17 ani de experien, BITSoftware dezvolt i implementeaz soluii ERP, CRM i Business Intelligence (BI), care ajut companiile din diverse domenii s-i mbunteasc productivitatea, prin automatizarea proceselor din companie, i s realizeze obiectivele de cretere pe termen lung. Este printre primele companii din Romnia care a dezvoltat un ERP cunoscut sub numele de Socrate+, implementat cu succes pn acum n peste 150 de companii medii i mari din Romnia. BITSoftware este i prima companie care a lansat un sistem integrat ERP/CRM, open source n Romnia SocrateOpen, susinut prin servicii profesionale de implementare i suport tehnic. SocrateOpen Enterprise poate fi utilizat pe serverul propriu sau n Cloud, astfel ca firmele de orice mrime s poat beneficia de tehnologia avansat i de soluia flexibil de gestiune ca de un serviciu de utiliti, cu costuri reduse. Pe lng produsele pe care le dezvolt, BITSoftware asigur i o gam larg de servicii de consultan, implementare i suport tehnic direct sau prin parteneri autorizai.

2010 BITSoftware

49