Crearea bazelor de date Access

Exemplu: Creai o baza de date pentru evidena situaiei colare a studenilor. Baza de date trebuie s stocheze notele acordate de profesori, studenilor, la fiecare materie n sesiunea de examene.

Se va folosi modelul Entitate-Atribut-Relatie (EAR). In conformitate cu acest model, proiectarea unei baze de date presupune parcurgerea urmtorilor pai: Se identific entitile bazei de date. In cazul nostru entitile sunt: studenii, profesorii, materiile si notele. Identificarea asocierilor ntre entiti este urmtorul pas. Prin asociere se nelege o legtura ntre cele dou entiti bazata pe un atribut al lor. Nu exista o procedura determinista in stabilirea asocierilor dintre entiti. Stabilirea acestora este o operaie relativ intuitiva care, n cazul bazelor de date mari, este organizat pe baza unor metodologii. n cazul nostru entitile au urmtoarele asocieri care genereaz relaii de tip unu-la-muli:
3

Un student are mai multe note, evident, la o materie poi primi mai multe note ( dac ai absentat sau nu ai promovat examenul , sau te prezini la mrire de not), un profesor acord mai multe note . Identificarea atributelor entitilor se face n funcie de specificul utilizrii bazei de date. O atenie sporit trebuie acordat atributelor cheie primar (index). n cazul nostru am preferat, pentru simplificarea codificrii datelor, s apelm la facilitatea Access de a construi automat un record-number, ID, pentru identificarea unic a nregistrrilor dintr-un tabel. In cazul nostru vom folosi urmtoarele atribute:

Se poate trece acum la crearea efectiv a bazei de date. Mai nti trebuie creat fiierul mdb al bazei care pstreaz descrierea obiectelor bazei de date: tabele, interogri, rapoarte, formulare. Procedura este urmtoarea: 1. Se selecteaza consecutiv din meniul principal opiunile : File, New, Blank Database; 2. n caseta File name se tasteaz numele fiierului mdb, care va fi de fapt chiar numele bazei de date; 3. Clic pe butonul Create; 4. Se deschide fereastra Database care permite selecia obiectelor asociate bazei de date n vederea crerii, modificrii sau activrii.

10

11

Tabelele se creeaz cel mai simplu n modul de lucru Design View: 1. Selectm din fereastra Database, clasa de obiecte Tables; 2. Selectm cu un dublu clic modul de lucru: Create Table in Design View; 3. Fereastra Table Designer are dou panouri orizontale: - cel de sus, pentru introducerea numelui i tipul fiecrui cmp, - cel de jos pentru setarea proprietilor cmpului. 4. Se descriu succesiv cmpurile fiecrui tabel n parte, fr cmpul ID pe care-l adaug Access la momentul nchiderii ferestrei Table Designer. Fereastra se nchide dup descrierea fiecrui tabel i se redeschide la tabelul urmtor. ncrcarea date in tabele este pasul urmtor. Operaia este cunoscut i sub numele de populare a bazei de date. Procesul de ncrcare se face cu ajutorul interfeei vizuale care se activeaz astfel: 5. Efectum dublu-click pe numele tabelului n fereastra Database; 6. Tastm valorile pentru fiecare cmp, trecnd la cmpul urmtor cu un TAB;
12

7. La sfrit nchidem fereastra de lucru pentru tabelul curent i repetm procedura cu tabelul urmtor.

13

14

Ultima etapa din crearea bazei de date include definirea relaiilor dintre tabele cu ajutorul opiunii Relationship din meniul Tools.

15

In fereastra care apare: 1. Se adaug cu un clic pe butonul Add fiecare tabel din fereastra Show table n fereastra Relationships; 2. La sfrit nchidem fereastra Show table cu un clic pe butonul Close.

3. Construim relaiile dintre tabele cu ajutorul mouse-ului, clic stnga pe cmpul cheie primar din tabelul printe i cu butonul mouse-ului apsat, deplasm cursorul peste cmpul cheie extern corespondent din tabelul fiu. Eliberm butonul mouse-ului i pe ecran apare o fereastra care cere confirmarea legturii.

16

4. Apsm butonul Create pe ecran apare legtura desenat ca o linie.

5. Se procedeaz la fel pentru toate celelalte legturi.

17

Probleme propuse

1. Pentru aceasta baza de date, sa se adauge si entitatea an universitar. Se vor actualiza si legturile intre tabele. 2. S se extind numrul de atribute al entitii studeni. 3. S se extind numrul de atribute al entitii profesori. 4. S se proiecteze o baza de date care poate fi folosita pentru a memora crile din biblioteca personala i persoanele crora li s-au mprumutat cri. 5. S se realizeze o baza de date pentru gestiunea vnzrilo r unui magazin pe produse i separat pe fiecare angajat. 6. Realizai o baza de date pentru evidena ctigurilor i a cheltuielile din bugetul familiei, pe tipuri de cheltuieli i pe persoanele ce le-au efectuat. Se va lua in considerare c ntr-o familie doar prinii realizeaz ctiguri dar cheltuieli pot face toi membrii familiei.

18

19

figura urmtoare:

20

21

22

23

Rapoarte
Rapoartele sunt obinute pe baza prelucrrii datelor din tabele i sunt destinate exclusiv pentru a fi tiprite pe ecran i/sau la imprimant. Datele pot fi ordonate i grupate dup diverse criterii nainte de a fi incluse n cadrul raportului iar la nivelul grupurilor se pot calcula statistici. Pentru realizarea unui raport avem la dispoziie mai multe variante care sunt incluse n cadrul ferestrei ce se deschide prin accesarea opiunii Report a meniului Insert.

Opiunea Design View ne permite crearea manual a unui raport. Dac nu dorim crearea manual a raportului atunci putem apela la opiunea numit Report Wizard care ne va pune la dispoziie o serie de pai la finalul crora raportul va fi generat n mod automat.

24

Trecerea la pasul urmtor se realizeaz cu ajutorul butonului Next, revenirea la cel anterior se face prin folosirea butonului Back. Utiliznd butonul Finish, utilizatorul poate opta pentru finalizarea procesului de creare automat a raportului chiar dac nu au fost parcuri toii paii respectivi. Apsarea butonului Cancel atrage dup sine nchiderea ferestrei fr generarea raportului. La primul pas va trebui s indicm cmpurile tabelei Angajati care vor fi incluse n cadrul raportului. Cmpurile alese vor fi mutate n partea dreapt. Folosind butoanele <, <<, >, >> putem selecta/deselecta cmpul curent sau toate cmpurile afiate.

Urmeaz s specificm criteriile de grupare dorite. Aa cum apare formulat n cerinele problemei cerinele problemei, datele afiate n raport vor trebui grupate la nivel de funcie. Selectm cmpul respectiv, apsm butonul > iar rezultatul obinut va fi cel din figura urmtoare.

25

La pasul urmtor vom indica criteriile de sortare ce vor fi aplicate datelor afiate n raport.

Butonul Summary Options ne ajut s specificm ce valori dorim s includem pe sumarul fiecrui grup i modul n care s fie afiate aceste informaii. Dup apsarea butonului Next suntem invitai s alegem modul de dispunere a cmpurilor n interiorul formularului. Tot aici putem modifica orientarea paginii dac coninutul raportului impune acest lucru.
26

Microsoft Access ne pune la dispoziie mai multe stiluri de formatare a elementelor raportului din care l vom alege pe cel care se potrivete cel mai bine cu coninutul acestuia.

27

Ultimul pas implic alegerea unui nume pentru raportul ce va fi creat n mod automat i care va fi folosit pentru salvarea acestuia. Putem accepta varianta propus sau putem opta pentru o alt denumire. Dup apsarea butonului Finish raportul va fi afiat pe ecran n modul Print Preview.

Utilizatorul poate reveni n modul Design View dac dorete s modifice aspectul raportului sau proprietile obiectelor coninute.

Probleme propuse 1) S se realizeze un raport care s afieze lista angajailor grupai dup vrst i ordonai dup valoarea salariului. 2) S se modifice raportul anterior astfel nct lista angajailor s fie grupat dup vrst i dup profesie iar ordonarea nregistrrilor s se realizeze descresctor dup cuantumul salariului. 3) S se afieze lista alfabetic a angajailor care au o vechime mai mare de 10 ani . 4) S se tipreasc lista clienilor ru platnici ordonai descendent dup suma datorat. 5) S se realizeze un raport care s tipreasc etichete cu adresele angajatilor.

28

29

30

31

tabelul anterior

32

33

Filtrarea nregistrrilor

34

35