Prezentare continut curs

Initierea unui proiect Definitie, fezabilitate, luarea deciziilor, ciclul de viata, carta proiectului Organizare Organizare (WBS,WP-SOW,PBS,CBS), riscuri, estimari, contracte Planificare Pregatire, organizare, grafic Gantt, retele de activitati cu sageti si cu noduri, programare, timp si resurse limitate, planul proiectului Construirea si conducerea unei echipe Echipa si managerii de proiect, persoane interesate de proiect, organizarea, construirea si motivarea echipei Monitorizare si control Bucla de control, rapoartele de progres, Metoda Valorii Dobandite, actualizarea programelor de activitati Managementul calitatii si schimbarii Auditul de proiect, managementul configuratiei Inchiderea proiectelor Raportul managerial (lectiile invatate), inchiderea contractelor

Management de Proiect
Trainer: Gheorghe STEFANESCU, PMP

Management de proiectproiect-

Management de proiectproiect-

Ce este un proiect

INITIEREA PROIECTELOR

Unic (demers inedit) Obiective special definite Set de resurse alocate (buget, calitate) Activiti corelate Durata fix Efortul echipei de proiect Introduce schimbri Risc si incertitudine

Management de proiectproiect-

Management de proiectproiect-

Cand sa folosim un proiect ?

Proiecte vs Operatiuni
Proiecte Operatiuni
Stabilitate Eficienta Roluri Experienta

Nu poi ajunge la succes pe alte ci Inovaii izolate (experimente) Prevenirea interferenelor Structur temporar Implementare schimbari

Flexibilitate Eficacitate Obiective Riscuri si incertitudini

Management de proiectproiect-

Management de proiectproiect-

Activitati de sistem vs Proiecte

Activitate Personal Rol Cultura Relatii lucru Autoritate Coordonare Timp Surse Info. SISTEM cunoscuta cunoscut (titularizat) titularizat) tipare cunoscute rol / putere coop / forme consacrate clara ierarhica lung stabilite / de rutina PROIECT necunoscuta divers (temporar) incerte, variabile sarcina negociabile ambigua retea / matrice limitat / finit noi / nesigure

Proiect vs Produs/Serviciu
Proiect Caracter unic Limitat in timp Buget fix Produs/serviciu Caracter repetitiv Nelimitat in timp Venituri/cheltuieli

Management de proiectproiect-

Management de proiectproiect-

Managementul de proiect
Definitie: Definitie: instrument de planificare, planificare, coordonare si control al activitatilor complexe din proiectele industriale si comerciale moderne [Dennis LOCK] Scop: Scop: prevenirea si prezicerea cat mai multor pericole si probleme ce apar astfel incat sa se obtina succesul proiectului Management de proiect = ramura foarte specializata a managementului, managementului, inrudita cu managementul general Imprumuta Imprumuta instrumente, instrumente, metode, metode, tehnici din mgm general pe care le utilizeaza in mod specific proiectelor Instrumente specifice managementului de proiect: proiect: WBS, metoda valorii dobandite, dobandite, managementul configuratiei, configuratiei, etc

Managementul de proiect
PMBOK PMBOK (Project Management Body of Knowledge) 9 arii de cunostinte/ cunostinte/ management: - integrarea proiectelor - aria/sfera aria/sfera de acoperire - managementul timpului - managementul costurilor - managementul calitatii - managementul resurselor umane - managementul comunicarii - managementul riscului - managementul achizitiilor 5 grupe de procese de management: - grupul proceselor de initiere - grupul proceselor de planificare - grupul proceselor de executie - grupul proceselor de monitorizare si control - grupul proceselor de inchidere

Management de proiectproiect-

Management de proiectproiect-

10

Sarcini manager proiect

estimare si planificare creare echipa raportare si contacte folosire instrumente adecvate administrarea si coordonarea activitatilor managementul schimbarii

Tripla constrangere

Management de proiectproiect-

11

Management de proiectproiect-

12

Participantii la proiect
Sponsorul (cel care ofera resursele) Promotorul(sustinatorul proiectului) Clientul (cel care plateste) Consumatorul (beneficiarul final) Managerul de proiect Echipa de proiect (managementul proiectului) Persoanele interesate de proiect (stakeholders)
orice persoana care detine direct/indirect o miza in proiect (ex: furnizori, competitori, institutii ale statului, comunitati sociale, alte departamente din firma etc)

Geneza proiectului
Un proiect apare ca raspuns la o constrangere
O cerere a pietii O necesitate organizationala O cerere a clientului O adaptare la o noua tehnologie O cerinta/reglementare legala

Un proiect poate decurge din:

misiunea organizatiei schimbari impuse de sus propuneri venite de jos si din afara

Toate proiectele trebuie sa se incadreze in planificarea strategica a organizatiei care stabileste directia si calea de urmat la nivel macro
13 Management de proiectproiect14

Management de proiectproiect-

Mediul proiectului
Mediul de lucru al organizatiei:
piata economia tehnologia climatul legislativ si administrativ

Proiect intern vs. extern

FURNIZOR (PROIECT EXTERN) FURNIZOR (PROIECT INTERN)

BENEFICIAR (CLIENT)

Management de proiectproiect-

15

Management de proiectproiect-

16

Cele sase stagii ale unui proiect

1. 2. 3. 4. 5. 6. Entuziasm Descurajare Panica Cautarea vinovatului Pedepsirea inocentului Premii si onoare pt. neparticipanti

Un proiect se desfasoara
intr-un anumit mediu , evaluat prin:
analiza S.W.O.T.; analiza Pareto 20/80; analiza cauza-efect(os de peste, Ishikawa).

- ... - ... ie t bu - ... ontri c e r ri ca Facto - ... tificar e - ... - ...

18

CERINTE PENTRU PROIECT

Cuan

Management de proiectproiect-

17

Management de proiectproiect-

Analiza S.W.O.T.
S (Strengths)
puncte tari

Analiza Pareto 20/80

Rezultate

W (Weaknesses)
puncte slabe

Mediu intern

80%

O (Opportunities)
oportunitati

T (Threats)
amenintari

Mediu extern

20%
19 Management de proiectproiect-

Resurse
20

Management de proiectproiect-

Analiza Pareto 20/80

Valoare defecte
25 20 15 10 5 0 A B C D

Analiza cauza - efect

Clienti/ Piata Satisfactie Cerere Personal (RU) Numar Motivare Salarizare Competente

Efect
Intrari Procese Iesiri Date Surse de date Sistem informational
22

Tip defecte
21

Operatiuni

Organizare EconomicFinanciar

Stocuri

Management de proiectproiect-

Management de proiectproiect-

De la general la detaliu
CERINTE

Cerinte SMART
Specifice = s se refere la problematica proiectului i nu la altceva, s fie n aria de acoperire a proiectului Msurabile = s se stabileasc criterii/indici de cuantificare pentru a se putea verifica ndeplinirea lor; de obicei acest lucru se realizeaz prin stabilirea metodelor de demonstrare Adecvate temporal = s fie potrivite din punct de vedere calendaristic: s se ncadreze n limitele de timp ale proiectului, s nu propun termene irealizabile, ndeplinirea lor s nu se bazeze pe tehnologii imature (science-fiction) Relevante = s fie importante pentru proiect astfel nct, prin ndeplinirea lor, s se poat trage concluzia c proiectul, n totalitatea sa, a fost ndeplinit Tangibile = s poat fi ndeplinite, realizate; s fie realiste
23 Management de proiectproiect24

ATRIBUTE

Metode de demonstrare

Factori
Management de proiectproiect-

Studii de caz
Idei de proiecte intr-o firma

Ciclul de viata al proiectelor

intreprindere unicat, care are un inceput si un sfarsit clar

Analiza SWOT Analiza Cauza-Efect

(Buchanan si Boddy, 1992)

Ciclul de viata elementar Ciclul de viata bazat pe faze de dezvoltare Ciclul de viata pe baza de prototip
25 Management de proiectproiect26

Management de proiectproiect-

Decizie Deciziede de implementare implementare Definire

Analiza cerine Studiu de fezabilitate Specificaii funcionale Dezvoltare scenarii financiare Analiza cost-beneficiu Fixare obiective Comparare alternative

1. Ciclul de viata elementar

Organizare
Organizare echipa

Planificare
Identificare activitati

Executie
Emitere ordine executie/ schimbare Analiza proiect

Inchidere
Acord client Intocmire documentatie

2. Ciclul de viata bazat pe faze de dezvoltare

Determinare cerine Evaluare alternative Stabilire specificatii Implementare proiect Evaluare faza curenta de catre utilizator Receptionarea de catre utilizator Faza urmatoare

Planificarea Stabilire succesiunii lor instrumente Identificarea de control activitilor critice Recrutare personal Estimarea timpului i a costurilor Repartizare lucrari Planificarea valorii

Instalare produs (la client) Raportari de analiza Receptie Revizuiri Produs/proiect bugetare si plan Audit Optimizare Mentenanta valoare Evaluare valoare
27

Management de proiectproiect-

Management de proiectproiect-

28

3. Ciclul de viata pe baza de prototip

Forma a ciclului dezvoltarii in faze
presupune constituirea rapida a unui model ce urmeaza a fi prezentat utilizatorului pt obtinerea de feed-back modelul poate deveni sau nu parte integranta a sistemului final modelul cel mai bun poate fi perfectionat dificil de estimat greu de controlat
Management de proiectproiect29

Ciclul de viata al proiectului vs. Ciclul de viata al produsului

Investitia Punere in functiune/ acceptanta

D P O E I
An 0 An 1 An 2 An 3 Etc.

Proiect

Produs

Management de proiectproiect-

30

FEZABILITATE
Factorii: S(ociali) T(ehnologic) E(conomic) E(cologic) P(olitic)

Fezabilitate tehnica
Analiza atributelor
Care produs este cel mai potrivit d.p.d.v. tehnic ? Cerinte > atribute -> factori Cifra de merit FOM (Figure Of Merit)
Studiu de caz: caz: automobil

Management de proiectproiect-

31

Management de proiectproiect-

32

Fezabilitatea financiara
Merita sa investim resurse intr-un anumit proiect? Cat de valoros este acesta ? In cazul in care exista mai multe oportunitati pentru investirea resurselor, care dintre ele este cea mai avantajoasa?

Fluxul de numerar
Anul zero:
Intrari: orice contributie (subventie, cofinantare etc) financiara care nu trebuie returnata si contribuie la usurarea bugetului proiectului Iesiri: cheltuielile generate de implementarea proiectului (bugetul proiectului)

Anii 1,2 ,, n :
Intrari: venituri generate de Produsul proiectului, inclusiv reduceri ale cheltuielilor/pierderilor fata de nivelul anterior realizarii proiectului Iesiri: cheltuieli cu intretinerea/mentenanta produsului proiectului

Management de proiectproiect-

33

Management de proiectproiect-

34

Metode de evaluare financiara

Metoda perioadei de recuperare (Payback)
Perioada de recuperare a unui proiect este timpul care se scurge pana la recuperarea investitiei initiale in proiect, pe baza fluxurilor de numerar previzionate.

Perioada de recuperare Payback

Investitie Proiect 1000 UM

Metoda valorii actuale nete (NPV)

Valoarea actuala neta este valoarea obtinuta prin actualizarea fluxurilor de numerar in raport cu anul in care au loc, deci luand in considerare devalorizarea.

Metoda ratei interne de rentabilitate (IRR) Rata interna de rentabilitate este acea valoare a ratei de actualizare
pentru care NPV = 0. Se obtine prin metoda de incercare-eroare

Anul 0 1 2 3 4

Flux (1000) 300 500 400 300

Perioada de recuperare = 300 (anul 1) + 500 (anul2) + 200 (1/2 anul 3) = 2,5 ani
Obs.: in ipoteza ca in anul 3 fluxurile sunt repartizate uniform!

Management de proiectproiect-

35

Management de proiectproiect-

36

NPV (Net Present Value)

Valoarea obtinuta prin actualizarea tuturor fluxurilor de intrare si iesire de numerar ale unui proiect cu o rata de actualizare stabilita. Termeni cheie:
a = rata de actualizare i = indice de actualizare = 1/(1+a)t t = perioada de actualizare (numarul de ani in care se desfasoara proiectul)
Management de proiectproiect37

NPV (exemplu ) (exemplu)

Anul 0 1 2 3 4 NPV Flux -1000 300 800 400 300 a=15% 1 0,87 0,75 0,66 0,57 VA -1000 261 600 264 171 296 a=10% 1 0,9 0,82 0,75 0,68 VA -1000 270 656 300 204 430

Management de proiectproiect-

38

IRR (Internal Rate of Return)

Anul Flux -1000 300 800 400 300 a=15% 1 0,87 0,75 0,66 0,57 VA

Exemplu
a=10% 1 0,9 0,82 0,75 0,68 VA -1000 270 656 300 204 430 a=32% 1 0,75 0,57 0,43 0,32 VA -1000 225 456 172 96 -51

Reprezinta valoarea de actualizare pentru care fluxurile de numerar actualizate pe o anumita perioada de timp sunt zero. Reprezinta valoarea maxima admisa pentru costul de finantare.

0 1 2 3 4 NPV

-1000 261 600 264 171 296

Management de proiectproiect-

39

Management de proiectproiect-

40

Exemplu
Metoda

Avantaje si dezavantaje
Avantaje
Usor de inteles Eficace n cazul proiectelor de scurt durat Tine cont de cashflow si devalorizarea banilor in timp pentru un factor de actualizare constant

Dezavantaje
Ignora dinamica fluxului de numerar pozitiv realizat dup recuperarea investitiei Irelevanta pentru proiecte pentru proiecte complexe cu durata mare Dificulate in alegerea ratei costurilor de finantare (dobinzi) in cazul mai multor surse (factorul de actualizare optim este greu de stabilit) Nu pot fi comparate proiecte mici cu proiecte mari

Calculul IRR
NPV 400 300 10 20 30 a [%] IRR = 32%

Pay-back

NPV

IRR

Arata rata maxima pe care Necesita un calcul mult mai complex o poate atinge propunerea de Alegerea corecta a duratei de viata a proiectului proiect pentru a-si dovedi (numar relevant de ani) rentabilitatea Poate fi comparata cu rata dobinzilor sau IRR a altor proiecte

Management de proiectproiect-

41

Management de proiectproiect-

42

Studiu de caz

Metode de asistare
Arborele decizional Metoda grafica de reprezentare a rezultatelor deciziei
Cost C1
Probabilitate P 1, Rezultat R1

V1=R1-C1
VME A

Evaluarea investitiei
Nod decizional

A
Noduri de probabilitate
Probabilitate P 2, Rezultat R2 P3, R3

V2=R2-C1 Rezultate
V3=R3 C2 VME B

Cost C2

P4, R4

V4=R4 C2

Management de proiectproiect-

43

Management de proiectproiect-

44

Metode de asistare
Arborele decizional = tehnica de previziune n

Studii de caz

VME =
i=1

Pi Vi

VME = P1V1 + P2V2

o Liste de verificare o Liste de verificare exprimate numeric

n = numar de elemente insumate i = de la primul element Pi = probabilitatea de producere a rezultatului Vi = Valoarea rezultatului
Management de proiectproiect45

Management de proiectproiect-

46

Masurarea succesului proiectului

Indeplinirea cerintelor din tripla constrangere:
Buget Timp Performanta/calitate

Factori de succes
Obiectivele proiectului
clar definite (SMART)

Personalul implicat in proiect

competent

Sustinere de sus
din partea conducerii

Pastrarea unei bune relatii cu clientul Mentinerea sanatatii propriei organizatii

Resursele
suficiente pentru realizarea activitatilor

Comunicarea si controlul
canale de comunicare adecvate mecanisme de control viabile

Management de proiectproiect-

47

Management de proiectproiect-

48