Instituia Nr.

_______din_________ APROB

Program actualizat de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial al instituiei pentru anul 2013
Obiectivul programului: Implementarea standardelor de control intern/managerial la nivelul instituiei .. Standardul irecii de aciune Activit!i
3 %onitori#area respect"rii normelor de conduit" de c"tre toi anga&aii instituia . Elaborarea, aprobarea !i comunicarea 'odului de etic" c"tre toi anga&aii instituia . (tabilirea atribuiilor asociate $iec"rui post, 1n concordan" cu competenele deci#ionale necesare reali#"rii acestora. ctuali#area $i!elor de post !i in$ormarea anga&ailor cu privire la acestea, 1n concordan" cu misiunea instituiei !i prevederile

"ine r!spunde
$

#ermen
%

1 2 1& '( I)* ( "O+#RO* 1. Etica, integritatea sigurarea condiiilor necesare cunoa!terii, de c"tre salariaii ministerului, a prevederilor actelor normative care reglementea#" comportamentul acestora la locul de munc", precum !i prevenirea !i raportarea $raudelor !i neregulilor. -. tribuii, $uncii, ctuali#area, permanent", a sarcini 0egulamentului de organi#are !i $uncionare !i a $i!elor de post, pentru meninerea concordanei 1ntre atribuiile instituiei !i cele ale anga&ailor !i pentru asigurarea cunoa!terii acestora de c"tre anga&ai

'onduc"torii compartimentelor *ermanent din instituia (ecretarul )eneral 'onduc"torii compartimentelor 1+.,.-.1/ din instituia !i (ecretarul )eneral 'onduc"torii compartimentelor 'u oca#ia din instituia 1ntocmirii (ecretarul )eneral $i!ei postului 'onduc"torii compartimentelor Ori de c2te din instituia ori (ecretarul )eneral necesit"ile 'ompartimentul resurse umane impun acest

Program de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial al instituiei , 2013

Standardul
1 /. 'ompetena, per$ormana

irecii de aciune
2 sigurarea ocup"rii posturilor cu personal competent, cu preg"tire de specialitate necesar" 1ndeplinirii atribuiilor prev"#ute 1n $i!a postului3 asigurarea continu" a preg"tirii pro$esionale a personalului anga&at.

Activit!i
3 0egulamentului de organi#are !i $uncionare. E$ectuarea de anali#e pentru stabilirea cuno!tinelor !i abilit"ilor necesare 1n vederea 1ndeplinirii sarcinilor/atribuiilor $iec"rui post. Identi$icarea nevoilor de per$ecionare a preg"tirii pro$esionale a personalului. Elaborarea planului de preg"tire pro$esional" a personalului din compartimentele instituia , con$orm nevoilor identi$icate. 6ntocmirea inventarului $unciilor sensibile !i a listei cu salariaii care ocup" $uncii sensibile. 6ntocmirea unui plan !i a unor criterii pentru asigurarea rotaiei salariailor care dein $uncii sensibile. Elaborarea !i aprobarea unei proceduri operaionale privind e$ectuarea deleg"rii de competen". 6ntocmirea documentelor prin care se e$ectuea#" delegarea competenelor !i responsabilit"ilor, precum !i a limitelor acestora.

"ine r!spunde
$

#ermen
% lucru

'onduc"torii compartimentelor *ermanent, din instituia 1n $uncie de evoluia mediului de lucru 'onduc"torii compartimentelor nual din instituia (ecretarul )eneral pe ba#a propunerilor primite de la direciile generale/direciile din instituia nual

4. 5uncii sensibile

Identi$icarea $unciilor considerate ca $iind sensibile !i stabilirea unei politici adecvate de rotaie a personalului care ocup" aceste $uncii

'onduc"torii compartimentelor /1.,II.-.1/ din instituia (ecretarul general3 /1.,II.-.1/ 'onduc"torii compartimentelor din instituia 'ompartimentul resurse umane /1.,II.-.1/

7. 8elegarea

(tabilirea !i comunicarea, 1n scris, a limitelor competenelor !i responsabilit"ilor pe care le deleg" conduc"torii compartimentelor din instituia

'ompartimentul resurse umane *ermanent pentru delegarea competenelor ministrului3 'onduc"torii compartimentelor din instituia pentru delegarea competenelor 1n cadrul

Program de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial al instituiei , 2013

Standardul
1

irecii de aciune
2

Activit!i
3 'omunicarea, 1n scris, c"tre cei 1n drept, a documentelor privind e$ectuarea deleg"rii competenelor/responsabilit"ilor !i a limitelor acestora.

"ine r!spunde

#ermen

$ % $iec"rei structuri3 (ecretarul )eneral 'onduc"torii compartimentelor *ermanent din instituia (ecretarul )eneral 'ompartimentul resurse umane3 'onduc"torii compartimentelor *ermanent din instituia

9. (tructura organi#atoric"

(tabilirea competenelor, a responsabilit"ilor !i a sarcinilor asociate postului, precum !i obligaia de a raporta pentru $iecare component" structural", ast$el 1nc2t s" se asigure reali#area obiectivelor instituiei

E$ectuarea de anali#e, la nivelul principalelor activit"i, 1n scopul identi$ic"rii eventualelor dis$uncionalit"i 1n $i:area sarcinilor de lucru individuale prin $i!ele posturilor !i 1n stabilirea atribuiilor compartimentelor din instituia . sigurarea $uncion"rii circuitelor !i $lu:urilor in$ormaionale necesare supraveg;erii !i reali#"rii activit"ilor proprii ale structurii organi#atorice (tabilirea obiectivelor speci$ice, ast$el 1nc2t s" r"spund" pac;etului de cerine (% 0<1=, la nivelul $iec"rui compartiment din cadrul organigramei instituia (tabilirea activit"ilor individuale, pentru $iecare anga&at, care s" conduc" la atingerea obiectivelor speci$ice

'onduc"torii compartimentelor *ermanent din instituia (ecretarul )eneral

II& P(R,OR'A+-A .I 'A+A/('(+#)* RIS")*)I +. Obiective 8e$inirea obiectivelor generale !i a celor speci$ice, 1n con$ormitate cu legile, regulamentele !i politicile interne

'onduc"torii compartimentelor *ermanent din instituia .

'onduc"torii compartimentelor *ermanent din instituia .

1= (% 0<: ( > precise3 % > m"surabile !i veri$icabile3 > necesare3 0 > realiste3 < > cu termen de reali#are Program de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial al instituiei , 2013

Standardul
1 ?. *lani$icarea

irecii de aciune
2 6ntocmirea planurilor prin care se pun 1n concordan" activit"ile necesare pentru reali#area obiectivelor cu resursele alocate, ast$el 1nc2t riscurile de a nu reali#a obiectivele s" $ie minime

Activit!i
3 $iec"rui compartiment din cadrul organigramei instituia locarea resurselor, ast$el 1nc2t s" se asigure e$ectuarea activit"ilor necesare reali#"rii obiectivelor $iec"rui compartiment din cadrul organigramei instituia (tabilirea m"surilor necesare pentru 1ncadrarea 1n resursele reparti#ate, 1n situaia modi$ic"rii obiectivelor speci$ice. doptarea m"surilor de coordonare a deci#iilor !i activit"ilor $iec"rui compartiment cu cele ale altor compartimente, 1n scopul asigur"rii convergenei !i coerenei acestora. 0eali#area de consult"ri prealabile, 1n vederea coordon"rii activit"ilor, inclusiv 1n cadrul 'onsiliului 'onsultativ Elaborarea unor indicatori de re#ultat/per$orman" asociai obiectivelor speci$ice. Instituirea unui sistem de monitori#are !i raportare a per$ormanelor, pe ba#a indicatorilor asociai obiectivelor speci$ice.

"ine r!spunde
$ (erviciul Economic !i dministrativ3 (ecretarul )eneral 'onduc"torii compartimentelor din instituia .

#ermen
%

@a termenele prev"#ute pentru elaborarea bugetului de stat 'onduc"torii compartimentelor *ermanent din instituia 3 (ecretarul )eneral 'onduc"torii compartimentelor *ermanent din instituia (ecretarul )eneral

A. 'oordonarea

sigurarea coordon"rii deci#iilor adoptate !i a aciunilor 1ntreprinse, 1n vederea reali#"rii convergenei !i coerenei acestora pentru atingerea obiectivelor stabilite

'onduc"torii compartimentelor *ermanent din instituia 3 (ecretarul )eneral 'onduc"torii compartimentelor /1.,II.-.1/ din instituia 3 'omisia pentru de#voltarea sistemelor de control managerial 'onduc"torii compartimentelor /1.,II.-.1/ din instituia .3 'omisia pentru de#voltarea sistemelor de control managerial

1.. %onitori#area per$ormanelor

%onitori#area per$ormanelor pentru $iecare politic" !i activitate, utili#2nd indicatori cantitativi !i calitativi, inclusiv cu privire la economicitate, e$icien" !i e$icacitate

Program de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial al instituiei , 2013

Standardul
1

irecii de aciune
2

Activit!i
3 E$ectuarea reevalu"rii relevanei indicatorilor asociai obiectivelor speci$ice, atunci c2nd situaia o impune, 1n vederea oper"rii a&ust"rilor cuvenite. Identi$icarea !i evaluarea principalelor riscuri proprii activit"ilor din cadrul compartimentelor, asociate obiectivelor speci$ice ale acestora. (tabilirea m"surilor de gestionare a riscurilor identi$icate !i evaluate la nivelul activit"ilor din cadrul compartimentelor. 'ompletarea/actuali#area registrului riscurilor. 'entrali#area principalelor riscuri !i elaborarea registrului riscurilor la nivelul instituia care a$ectea#" atingerea obiectivelor generale ale !i a celor speci$ice 5ormularea de ipote#e/ premise acceptate prin consens, necesare pentru stabilirea obiectivelor speci$ice. 0eevaluarea obiectivelor speci$ice, c2nd se constat" modi$ic"ri ale ipote#elor/ premiselor care au stat la ba#a

"ine r!spunde

#ermen

$ % 'onduc"torii compartimentelor *ermanent din instituia .3 'omisia pentru de#voltarea sistemelor de control managerial 'onduc"torii compartimentelor /..,I.-.1/ din instituia .

11.%anagementul riscului

nali#a sistematic" a riscurilor asociate obiectivelor speci$ice, legate de des$"!urarea activit"ilor, elaborarea planurilor corespun#"toare, 1n direcia limit"rii posibilelor consecine negative ale acestor riscuri !i desemnarea persoanelor cu responsabilit"i 1n aplicarea acestor planuri

'onduc"torii compartimentelor /..,I.-.1/ din instituia .

*ersoanele desemnate de conduc"torii compartimentelor din instituia . (ecretarul )eneral

@unar (emestrial

17. Ipote#e, reevalu"ri

0eevaluarea obiectivelor, 1n conte:tul modi$ic"rii ipote#elor, ca urmare a trans$orm"rii mediului organi#aional

'onduc"torii compartimentelor *ermanent din instituia 'onduc"torii compartimentelor Ori de c2te din instituia . ori este necesar

Program de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial al instituiei , 2013

Standardul
1

irecii de aciune
2

Activit!i
3 $ormul"rii acestora. (tabilirea documentelor !i a $lu:urilor de date !i in$ormaii care intr" !i ies din $iecare compartiment din cadrul instituia , a destinatarilor documentelor, a raport"rilor c"tre nivelurile ierar;ic superioare !i c"tre alte instituii din a$ara instituia . 8e#voltarea !i 1ntreinerea unor sisteme de colectare, stocare, prelucrare, actuali#are !i di$u#are a datelor !i in$ormaiilor $inanciare !i de conducere, precum !i 1mbun"t"irea mi&loacelor de in$ormare 1ntre compartimentele din cadrul instituia , precum !i a birourilor teritoriale 6ntreprinderea m"surilor necesare ast$el 1nc2t circuitele in$ormaionale s" asigure o di$u#are rapid", $luent", practic" !i oportun" a in$ormaiilor. (tabilirea canalelor adecvate de comunicare, prin care conduc"torii compartimentelor !i personalul de e:ecuie din cadrul compartimentelor s" $ie in$ormai cu privire la proiectele de deci#ii sau iniiative, adoptate la nivelul altor compartimente, care leBar putea a$ecta sarcinile !i

"ine r!spunde
$

#ermen
%

III& I+,OR'AR(A .I "O')+I"AR(A 1-. In$ormarea sigurarea unui $lu: al in$ormaiilor, at2t 1n interior, c2t !i 1n/din e:terior, stabilirea tipurilor de in$ormaii, a coninutului, calit"ii, $recvenei, surselor !i destinatarilor acestora, care s" permit" 1ndeplinirea corespun#"toare a sarcinilor de serviciu.

'onduc"torii compartimentelor /1.,I.-.1/ din instituia (ecretarul )eneral

'ompartimentul te;nologia in$ormaiei 1n colaborare cu conduc"torii compartimentelor din instituia !i cu (ecretarul )eneral

/1.,II.-.1/

1/. 'omunicarea

8e#voltarea unui sistem e$icient de comunicare intern" !i e:tern", care s" asigure di$u#area rapid", $luent" !i precis" a in$ormaiilor, ast$el 1nc2t acestea s" a&ung" complete !i la timp la utili#atori

'onduc"torii compartimentelor /1.,II.-.1/ din instituia .

'onduc"torii compartimentelor *ermanent din instituia .

Program de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial al instituiei , 2013

Standardul
1 14.'orespondena !i ar;ivarea

irecii de aciune
2 Organi#area primirii/ e:pedierii, 1nregistr"rii !i ar;iv"rii corespondenei, ast$el 1nc2t sistemul s" $ie accesibil managerului, anga&ailor !i terilor interesai cu abilitare 1n domeniu

Activit!i
3 responsabilit"ile. ctuali#area !i comunicarea procedurii de sistem pentru primirea/e:pedierea, 1nregistrarea !i ar;ivarea corespondenei neclasi$icate. Elaborarea !i comunicarea procedurilor pentru punerea 1n aplicare a reglement"rilor legale cu privire la manipularea !i depo#itarea in$ormaiilor clasi$icate. Elaborarea !i comunicarea unei proceduri de sistem privind semnalarea neregularit"ilor. 6ntreprinderea, de c"tre conduc"torul compartimentului, de cercet"ri adecvate, 1n scopul elucid"rii neregularit"ilor semnalate !i aplic"rii m"surilor corective. Elaborarea/actuali#area !i comunicarea procedurilor pentru activitatea proprie. %onitori#area aplic"rii procedurilor comunicate anga&ailor.

"ine r!spunde
$ (erviciul Economic !i dministrativ

#ermen
% /1.,II.-.1/

'ompartimentul resurse umane /1.,II.-.1/

19. (emnalarea neregularit"ilor

'rearea unui cadru $ormal pentru semnalarea, de c"tre anga&ai, a neregularit"ilor ap"rute, pe ba#a unei proceduri, $"r" ca ast$el de semnal"ri s" atrag" un tratament inec;itabil sau discriminatoriu $a" de salariatul care se con$ormea#" unei ast$el de proceduri.

'ompartimentul resurse umane /1.,II.-.1/ 'onduc"torii compartimentelor *ermanent din instituia .3 'omisia de disciplin"

I0& A"#I0I#1-I ( "O+#RO* 1+. *roceduri Elaborarea de proceduri privind des$"!urarea activit"ilor 1n cadrul compartimentelor din structura instituia !i comunicarea lor tuturor anga&ailor implicai

'onduc"torii compartimentelor *ermanent din instituia .3 'omisia pentru de#voltarea sistemelor de control managerial 'onduc"torii compartimentelor *ermanent din instituia 3 (ecretarul )eneral3 'ompartimentul de udit *ublic Intern.

Program de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial al instituiei , 2013

Standardul
1 1?. (epararea atribuiilor

irecii de aciune
2 sigurarea separ"rii atribuiilor !i responsabilit"ilor 1n privina elementelor operaionale !i $inanciare ale $iec"rei aciuni, respectiv separarea $unciilor de iniiere $a" de cele de veri$icare, ast$el 1nc2t nici o persoan" sau compartiment s" nu poat" controla toate etapele importante ale unei operaiuni sau ale unui eveniment. sigurarea m"surilor adecvate de supraveg;ere a operaiunilor, pe ba#a unor proceduri prestabilite, inclusiv de control e:Bpost, 1n scopul reali#"rii, 1n mod e$icace, a acestora

Activit!i
3 Crm"rirea de c"tre conducerea compartimentelor din instituia , a aplic"rii principiului separ"rii $unciilor de iniiere, veri$icare !i aprobare a operaiunilor. %onitori#area respect"rii separ"rii atribuiilor 1n conceperea !i aplicarea procedurilor elaborate pentru activit"ile proprii. doptarea, de c"tre conducerea compartimentelor din instituia , a m"surilor de supraveg;ere !i supervi#are a activit"ilor care intr" 1n responsabilitatea lor direct". Crm"rirea includerii 1n proceduri a unor meniuni cu privire la supervi#area activit"ilor care implic" un grad ridicat de e:punere la risc. 6ntocmirea documentelor adecvate, aprobate la nivelul corespun#"tor, anterior e$ectu"rii operaiunilor, 1n situaia 1n care, ca urmare a apariiei unor circumstane deosebite, apar abateri $a" de procedurile stabilite. E$ectuarea unei anali#e periodice a circumstanelor !i a modului cum au $ost gestionate abaterile 1n vederea stabilirii,

"ine r!spunde

#ermen

$ % 'onduc"torii compartimentelor *ermanent din instituia .

'onduc"torii compartimentelor *ermanent din instituia .

1A.(upraveg;erea

'onduc"torii compartimentelor *ermanent din instituia .

'onduc"torii compartimentelor *ermanent din instituia .3 'ompartimentul resurse umane. 'onduc"torii compartimentelor @a din instituia . identi$icarea abaterilor

-.. )estionarea abaterilor

Crm"rirea ca, la apariia unor abateri $a" de politicile sau procedurile stabilite, ca urmare a unor circumstane deosebite, s" $ie 1ntocmite documente adecvate, aprobate la un nivel corespun#"tor, 1nainte de e$ectuarea operaiunilor

'onduc"torii compartimentelor 8up" din instituia . identi$icarea abaterilor

Program de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial al instituiei , 2013

Standardul
1 -1. 'ontinuitatea activit"ii

irecii de aciune
2 sigurarea m"surilor corespun#"toare pentru ca activitatea instituia s" poat" continua 1n orice moment, 1n toate 1mpre&ur"rile !i 1n toate planurile

Activit!i
3 pentru viitor, a unor reguli de bun" practic". Inventarierea situaiilor generatoare de 1ntreruperi 1n derularea unor activit"i. (tabilirea !i aplicarea m"surilor adecvate pentru asigurarea continuit"ii activit"ii, 1n ca#ul apariiei unor situaii generatoare de 1ntreruperi. Elaborarea de strategii de control adecvate pentru atingerea obiectivelor speci$ice Crm"rirea aplic"rii strategiilor de control !i a $urni#"rii, de c"tre acestea, a asigur"rii re#onabile cu privire la atingerea obiectivelor speci$ice. Emiterea/actuali#area !i comunicarea actelor administrative de reglementare !i/sau a procedurilor necesare accesului salariailor din cadrul compartimentelor instituia la resursele materiale, $inanciare !i in$ormaionale. %onitori#area accesului la resursele materiale, $inanciare !i in$ormaionale ale instituia , con$orm actelor administrative de reglementare 1n domeniu. *reg"tirea !i reali#area

"ine r!spunde
$

#ermen
%

'onduc"torii compartimentelor /1.,II.-.1/ din instituia . 'onduc"torii compartimentelor /1.,II.-.1/ din instituia .

--. (trategii de control

Elaborarea de politici adecvate strategiilor de control !i programelor concepute pentru atingerea obiectivelor, prin care s" se urm"reasc" 1ndeplinirea responsabilit"ilor !i atingerea obiectivelor (tabilirea persoanelor care au acces la resursele materiale, $inanciare !i in$ormaionale ale instituia !i numirea responsabililor pentru prote&area !i $olosirea corect" a acestor resurse

'onduc"torii compartimentelor /1.,II.-.1/ din instituia . 'onduc"torii compartimentelor /1.,II.-.1/ din instituia .

-/. ccesul la resurse

(erviciul Economic !i *ermanent dministrativ3 (ecretarul )eneral 'onduc"torii compartimentelor din instituia .

(ecretarul )eneral3 *ermanent (erviciul Economic !i dministrativ3 'onduc"torii compartimentelor din instituia . 'onduc"torii compartimentelor nual

0& A) I#AR(A .I (0A*)AR(A -4. Deri$icarea !i Instituirea $unciei de autoevaluare

Program de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial al instituiei , 2013

Standardul
1 evaluarea controlului

irecii de aciune
2 a controlului intern/managerial, la nivelul $iec"rui compartiment, precum !i la nivelul instituiei

Activit!i
3 autoevalu"rii subsistemului de control intern/managerial la nivel de compartiment E ne:a nr. 4.1. la Instruciuni O%5* nr. 1.94A/-.1/= !i la nivel de instituia E ne:a nr. 4.- la Instruciuni O%5* nr. 1.94A/-.1/=. Ctili#area datelor, in$ormaiilor !i constat"rilor autoevalu"rii subsistemului de control intern/managerial la nivelul compartimentelor, precum !i la nivelul instituiei , prin asumarea 0aportului asupra sistemului de control intern/managerial la /1 decembrie, de c"tre ordonatorul principal de credite E ne:a nr. 4./. la Instruciuni O%5* nr. 1.94A/-.1/=. E:ecutarea misiunilor de consiliere privind preg"tirea procesului de autoevaluare a sistemului de control intern/managerial. E:ecutarea misiunilor de asigurare plani$icate !i aprobate de c"tre conducerea instituiei .

"ine r!spunde
$ din instituia 3 'omisia pentru de#voltarea sistemelor de control managerial

#ermen
%

*re!edintele 'omisiei pentru de#voltarea sistemelor de control managerial

nual

-7. uditul intern

sigurarea des$"!ur"rii activit"ii de audit intern asupra sistemului de control intern/managerial, con$orm unor programe ba#ate pe evaluarea riscurilor

'ompartimentul de audit public intern

/1.,II.-.1/

'ompartimentul de audit public intern

/1.,II.-.1/

Program de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial al instituiei , 2013