INTRODUCERE N MANAGEMENTUL PROIECTELOR

MODULUL 3
Introducere n managementul proiectelor Modulul 3

Modulul 3

Pe parcursul cursului vei gsi cteva imagini care s te ajute n parcurgerea textului:

Reine/ Informaie important

Tem pentru acas

Sfaturi/ Tips

Resurse

Citete, studiaz i analizeaz coninutul cursurilor. Rezolv tema pentru acas i trimite-o pe mail trainerului. Dac ai nevoie de acest material n format print, atunci printeaz fa-verso n format fast-draft. Gndete durabil!

Introducere n managementul proiectelor Modulul 3 Sonia Bercuci

Modulul 3 17 Martie 2010

Cuprinsul Modulului:
Managementul costurilor; Managementul resurselor; Fundraising; Managementul riscului.

Tema:
(de trimis pe mail sonia.bercuci@initiativedurabile.ro pn duminc 21 martie 2010) 2 exerciii

Resurse:
1 resurs: Managementul proiectelor - Opran

Introducere n managementul proiectelor Modulul 3 Sonia Bercuci

Managementul costurilor

Costuri
n modulul 2 al acestui curs am discutat despre buget i despre faptul c el nu este greu de realizat ns este este o categorie deosebit de important i care cere mult responsabilitate. Bugetul este un factor important care afecteaz direct rezultatele proiectului tu. Costurile pe care le vei face n perioada de implementare a proiectului sunt gndite penbtru realizarea activitilor i atingerea obiectivelor. Costurile sunt ns de mai multe tipuri i este necesar s cunoatem aceast tipologie pentru a nu scpa ceva din vedere caci n cazul n care uii s treci ceva n buget este foarte posibil s te lupi cu uriaii pentru a putea realiza o cheltuial: dac bugetul a obinut finanarea, orice modificare de buget trebuie s fie comunicat finanatorului, iar acesta trebuie s fie de acord cu modificarea solicitat. Mai jos i prezentm 2 marti tipologii de costuri:

Introducere n managementul proiectelor Modulul 3 Sonia Bercuci

costuri de capital costuri de exploatare costuri financiare costuri fixe costuri variabile costuri directe costuri indirecte

costuri pentru achiziionarea de materiale

costuri de utilizare, ntreinere i mentenan a materialelor: de ex. ncrcarea cartuului pentru imprimanta abia cumprat rata dobnzii creditului (dac bugetul provine dintr-un credit); rata de schimb valutar (diferena dintre ron - eur) salarii sau costuri care nu se modific n funcie de activitate sau de proiect costuri care se modific n funcie de activitate sau de rezultatele activitii, de numr de persoane, erc. costuri care pot fi calculate pe unitate de produs (tiu exact ct m cost s cumpr 10 creioane pt. c tiu preul unui creion) costuri care nu pot fi calculate pe unitate de produs, de exemplu: diferite comisioane

Costuri de personal Costuri directe (sau de activitate) Costuri administrative

Costurile pentru persoanele cu care lucrezi: salarii, onorarii sau comisioane

Costurile pe care le faci pt. activitile proiectului: cheltuieli de transport, materiale, tiprituri, promovare, etc.

Cheltuieli pe care le faci indiferent de activitatea proiectului tu sau chiar de proiect: chiria biroului, cheltuieli pt. electricitate, internet, etc.

Te sftuim s foloseti n proiectele tale cea de-a doua tiplogie de costuri, aceasta fiind mai simpl i mai uor de utilizat, ns cu ct vei

Introducere n managementul proiectelor Modulul 3 Sonia Bercuci

acumula mai mult experien n managementul de proiect vei simi nevoia s lucrezi i cu alte tiplogii de costuri, poate chiar cu propria gril. Aceste tiplogii te ajut pe tine s-i grupezi costurile n funcie de necesiti i de destinaia lor. Sfat: Unele formulare de candidatur au propriile structuri de costuri. Aa c te sftuim s citeti ghidul solicitantului cu atenie. Dac e ceva ce nu nelegi, ntreab fie contabilul fie persoana de contact din partea finanatorului. Cum s i stabileti bugetul n aa fel nct s nu uii vreo cheltuial important: realizeaz WBS-ul proiectului dac nu l ai deja. Ia o foaie i un creion i noteaz, la fiecare categorie ce costuri de personal ai, ce costuri directe (de activitate) i care sunt cheltuielile administrative ce pot fi acoperite de bugetul acestui proiect. Dup ce ai niruit pe foaie necesarul de resurse i de personal, documenteaz-te cu privire la preuri (poi face asta cutnd preurile n magazine sau la distribuitori, cutnd preuri pe Internet sau cernd oferte de pre). i recomandm s nu notezi preul cel mai mic pentru a avea o siguran n faa creterii preurilor sau necesitii achiziionrii unui alt produs. Nu nota ns preul cel mai mare sau nu da tu o valoare mai mare produsului sau serviciului pentru c bugetul este una din categoriile cel mai atent analizate de finanatori i dac bugetul tu nu este unul real, clar i detaliat, exist anse ca proiectul tu s nu se aprobe sau s i se taie prea mult din bugetul propus. Atenie! Nu toi finanatorii accept toate tipurile de costuri: unii nu accept costurile de personal, alii nu accept costurile administrative, alii accept doar costurile de activiti (uneori accept doar o parte din costurile proiectului tu). Dup ce bugetul tu a fost aprobat, treaba nu s-a terminat. Greul abia acum ncepe pentru c de cele mai multe ori, ceea ce ai prevzut tu pe hrtie, n realitate va fi altfel. Poi avea nevoie de mai muli bani sau poi avea nevoie de bani muli bani pentru activitatea X i mai puini pentru aciunea Z. Poi ntmpina diferite situaii, de pild: psihologul pe
Introducere n managementul proiectelor Modulul 3 Sonia Bercuci

care l-ai contractat pentru proiectul tu s nu mai poat fi disponibil i tu s nu reueti s gseti altul care s-i fac aceeai reducere de pre. Sau se poate ntmpla ca imprimarea unor brouri s presupun mai multe resurse dect credeai. Ce va trebui tu s faci, ca manager de proiect? Va trebui s stabileti i s respeci cteva reguli: S cunoti bugetul necesar proiectului tu S cunoti bugetul aprobat proiectului tu S ncerci s obii mereu cele mai bune preuri pentru servicii i produse NEGOCIAZ! Sau caut pn gseti preul bun! Respect bugetul: poi gsi un pre mai mic dect cel din fia de proiect ns te sftuim s nu alegi un pre mai mare fa de fia. Nu introduce cheltuieli noi dect dac este cu adevrat necesar! ine-te de buget (cu minile, cu dinii i cum vrei tu). Nu-i lsa pe alii s-i gestioneze bugetul! De cheltuieli, venituri i gestiunea resurselor tu eti responsabilul, ns nu nceta nicio clip s asculi prerile celor din jur. Exist situaii cnd au dreptate. ine o eviden a cheltuielilor. Verific mereu ce ai pltit, ce mai ai de pltit, cum i foloseti produsele i echipamentele achiziionate DAR nu lua poziia contabilului. Este necesar s lucrezi mpreun cu contabilul i cineva s in o eviden clar. Proiectele nu sunt o joac, ele se supun legii rii n care se desfoar. Atenie: fiecare cheltuial pe care o vei face trebuie s fie nsoit de bon de cas, factur, chitan, adic de dovada plii. Este mult mai sigur i mai bine ca pentru servicii s faci un contract cu furnizorii. Contractul va fi nsoit astfel de factur i chitan. Atenie: nu se deconteaz facturi fr chitan! Nu se deconteaz facturi proforme!

Introducere n managementul proiectelor Modulul 3 Sonia Bercuci

Managementul resurselor
Resursele sunt de mai multe tipuri i presupun msuri diferite. Astfel avem resurse :

de timp

informaionale

de spaiu

metodologice

umane

financiare

materiale

Resursele de timp:
Este perioada de timp alocat proiectului tu (i specificat n formularul de candidatur/ fia de proiect). Faptul c ai o perioad de nceput i una de final nu este ns definitoriu n managementul de proiect. Dac data nceputului de proiect este sigur, nu putem spune acelai lucru despre data de final.
Introducere n managementul proiectelor Modulul 3 Sonia Bercuci

Majoritatea proiectelor au o problem cu linia de finish: fie nu i ating toate obiectivele cnd ajung la data de final a proiectului, fie proiectul a fost modificat de attea ori c la linia de finish ai senzaia c este cu totul un alt proiect, fie este depit data limit. Atenie! Dac se ntmpla foarte des ca proiectele s sufere modificri de timp (amnri de date limit, anulri de aciuni, etc.) nu nseamn c tu nu trebuie s faci tot ce-i st n putin s respeci timpul acordat proiectului tu. Cu fiecare nou proiect vei deveni un mai bun manager ns va trebui s-i dai silina pentru a respecta dead-line-urile. Tip: Timpul nu este flexibil!!

Gnduri realiste despre timp: time cannot be saved Timpul nu poate fi salvat time cannot be exchanged Timpul nu poate fi schimbat time cannot be bought Timpul nu poate fi cumprat time cannot be sold Timpul nu poate fi vndut time can only be used Timpul poate fi doar folosit
Preluat din Tkit3 Project Management

Cea mai simpl metod de a gestiona timpul n care activitile prevzute de tine se deruleaz este s realizezi WBS-ul proiectului i pe
Introducere n managementul proiectelor Modulul 3 Sonia Bercuci

baza lui s realizezi Graficul Gantt. Este important s cunoti clip de clip activitatea care se deruleaz, activitatea precedent, cea care urmeaz, persoana responsabil de fiecare aciune, durata de timp distribuit pe fiecare aciune n parte. Sfat: ine legtura cu oamenii cu care lucrezi n permanen. Lucrai ca o echip i acceptai faptul c dead-line-urile i etapele proiectelor sunt ca piesele de domino: una o influeneaz direct pe cealalt. Dac un dead-line pic, vor pica i celelalte.

Sfat: Pentru a gestiona timpul ct mai bine poi folosi o structur de planificare a activitii de tipul:
Urgen major + Importan major Urgen major + Importan minor

Urgen minor + Importan major

Urgen minor + Importan minor

Resursele de spatiu:
Resursele de spaiu nu sunt altceva dect spaiile n care se va desfura proiectul tu. Aadar, trebuie s cunoti atunci cnd redactezi fia de
Introducere n managementul proiectelor Modulul 3 Sonia Bercuci

proiect sau cererea de finanare, sala sau slile sau locaiile n care i vei derula activitile. De ce este necesar s cunoti asta nc din etapa de scriere a proiectului? Pentru c unele sli au costuri de nchiriere, pentru c unele poate nu au echipamentele care-i trebuie ie: poate nu au calculator i video proiector sau poate nu au suficiente scaune i mese. Toate astea, un manager de proiect trebuie s le cunoasc pentru a putea s ia deciziile potrivite. Dac n proiectul tu urmeaz s ai o ntlnire tip work-shop la care s participe persoane pe care nu le-ai mai ntlnit pn n acel moment, este important s verifici nainte sala i s vezi care sunt condiiile i s te asiguri c vei avea tot ce-i trebuie n ziua activitii. Asta e o condiie obligatorie pentru orice tip de ntlnire, indiferent dac i cunoti pe participani sau nu, ns dac nu-i cunoti e posibil ca ei s nu fie la fel de nelegtori sau prietenoi cu tine aa cum ar putea fi membrii echipei tale! Sfat: la multe sli de training/ conferine/ work-shop-uri trebuie s faci rezervare cu multe sptmni nainte, aa c asigur-te c vei avea o sal potrivit activitii tale i adecvat numrului de participani! Uneori, activitatea ta se poate derula n aer liber. n aceste condiii, poate nu va fi necesar un cost de nchiriere, dar va fi necesar acordul proprietarului sau al primriei localitii n care i derulezi respectiva activitate. O a doua condiie important este vremea. Da, vremea, imprevizibila vreme care i poate da peste cap toat activitatea i care poate contribui negativ la starea de sntate a participanilor. Poi verifica starea vremii n avans cu aproximativ 15 zile. Sigur, nu vei avea nicio garanie dar i poi face o idee despre cum i poi adapta activitile sau i poi face un Plan B de aciune.

Introducere n managementul proiectelor Modulul 3 Sonia Bercuci

Resurse umane
Resursele umane implicate n proiect pot fi membrii echipei tale de proiect, parteneri, colaboratori sau furnizori de servicii. De cine ai nevoie, pe ce activitate, pe cine faci responsabil, pe cine plteti, cine voluntariaz, toate depind de tine. Despre Managementul resurselor umane vom discuta amnunit n Modulul 4 al acestui curs.

Resurse materiale
n categoria resurse materiale intr toate materialele de care ai nevoie, fie c sunt consumabile, fie c e vorba de tonner pentru imprimant, fie c e vorba de jucrii pentru copiii cu care urmeaz s derulezi activiti de animaie, fie c e vorba de calculatoare, de biciclete sau de ecusoane pentru participani. Aceast categorie este una foarte cuprinztoare din care e foarte uor s uii cte ceva, aa c: acord atenie maxim resurselor materiale. Majoritatea acestor resurse sunt consumabile. Dac se termin nainte de a-i fi terminat treaba cu ele va trebui s plteti n plus. Dac nu se consum i tu ai terminat deja treaba, atunci le vei mai putea folosi n alte proiecte, ceea ce este un real ctig! Dac ai materiale care nu sunt consumabile (foarfece, rigle, calculatoare, imprimante, cri, jocuri, etc.) ai mare grij la gestiunea lor. F un tabel cu toate materialele. Apoi, un alt tabel cu materialele, cu persoanele care le utilizeaz i care le vor avea n gestiune i eventual cu alte date necesare ie (ct timp au nevoie de ele, date de contact, semntur, etc.). Atunci cnd bugetul tu nu a fost aprobat n ntregime, poi folosi urmtorul tabel pentru prioritizarea resurselor tale materiale:

Introducere n managementul proiectelor Modulul 3 Sonia Bercuci

AN: Materiale absolut necesare, fr N: Materiale necesare fr de care de care nu i poi derula activitatea activitatea ta ar trebui schimbat i adaptat

Ok: Materiale cu care activitatea s-ar Super: Materiale la care se poate derula n condiii bune renuna ns fr de care activitatea nu ar funciona la parametrii maximali

Resursele financiare
Cnd vine vorba de resurse financiare putem vorbi la nesfrit despre costuri, venituri, fonduri insuficiente, finanri, onorarii, chirii i nchirieri, preuri. Dar pentru c mai devreme am vorbit de cheltuieli, acum vom vorbi de strngerea de fonduri sau termentul recunoscut internaional: fundraising!

Fundraisingul
Fundraisingul este pe scurt: strngerea de fonduri. Exist o sumedenie de modaliti de a strnge bani pentru proiectul tu. Poi merge din u-n u s i prezini ideile i nevoile financiare sau poi crea adevrate strategii de fundraising, care s aib obiective bine

Introducere n managementul proiectelor Modulul 3 Sonia Bercuci

definite. Fundraisingul poate fi un proiect n sine sau un proiect dintr-un program ntreg. Pentru a putea strnge fonduri poi face diferite activiti. Mai jos ai cteva exemple de activiti de fundraising: Tu i echipa ta facei mrisoare din fimo, hrtie, sticl sau ce vrei voi i le comercializai fie n piee, fie n coli, la serviciu sau pe Internet; Aplici la diferite programe de finanare: fie atunci cnd acestea lanseaz apeluri de candidatur, fie cnd i stabileti tu (dac finanatorul nu lucreaz cu termene de depunere a candidaturilor); Faci o campanie puternic de 2%; Personalizezi tricouri cu diferite modele i le vinzi; Oferi servicii de training pentru alte organizaii; Faci o campanie de strngere de fonduri n diferite medii: super i hypermarketuri, firme, faculti, etc.; Ceri sprijinul unei firme, organizaii, multinaionale: acestea trebuie s se implice n dezvoltarea comunitii n care i deruleaz activitatea (responsabilitate social corporatist CSR corporate social responsability). Sfat: Proiectul urmrete finanarea, adic nti construieti proiectul i apoi caui sursele de finanare, ns n Romnia, unde n prezent sunt destul de puine surse de finanare, uneori este necesar s construieti un proiect pentru o anumit surs de finanare, proiect prin care s atingi i obiectivele finanatorului. Fundraisingul poate fi o aventur i poate fi distractiv. E o provocare, un nou proiect n care bazele sunt creativitatea, cunotinele despre publicitate i pr (public relations relaii publice), marketing i psihologie. De cele mai multe ori, persoana care strnge fonduri pentru proiecte difer de managerul de proiect i se ocup doar cu asta. Despre fundraising putem vorbi n alte programe de formare, tipice acestui domeniu. De asemenea, gseti informaii i n resursele primite.

Introducere n managementul proiectelor Modulul 3 Sonia Bercuci

Resurse metodologice
Resursele de acest tip sunt de cele mai multe ori intangibile i se refer la ce metode deinei tu i echipa ta pentru derularea activitilor i atingerea obiectivelor. Dac ai un proiect de animaie, atunci resursele metodologice constau n metode de educaie nonformal, jocuri, metode de utilizare a pastei de modeaj, metode de comunicare eficient cu copiii, etc. Sfat: este mult mai bine ca de fiecare dat s nvei cte o metod nou, un joc nou, o strategie nou de comunicare, de socializare. Aa vei avea propriul portofoliu metodologic care te va ajuta pe viitor s fi un profesionist mai bun. Specializeaz-te n permanen. nva de la alii, nva din cri, nva de pe Internet, nva din experienele din alte proiecte, nva din experiena ta!

Resursele informationale
i aceste resurse sunt intangibile i constau n ce informaii deii. Informaiile pot face referire la surse de finanare, pot fi informaii despre persoane resurs, informaii despre problema pe care proiectul o atinge, informaii despre publicul int, informaii despre contextul social, despre comunitatea local, etc. Este necesar s fi ct mai informat pentru c asta te va ajuta s rmi cu picioarele pe pmnt i s iei cele mai bune decizii. Sfat: f o analiz a problemei nainte de a ncepe proiectul. Un studiu de fezabilitate te va ajuta foarte mult. Afl totul despre contextul n care i dezvoli proiectul!

Introducere n managementul proiectelor Modulul 3 Sonia Bercuci

Managementul riscului
Situaiile de criz pot aprea destul de des ntr-un proiect pentru c totul este supus unui context. Exist multe oameni implicai n fiecare proiect, multe situaii i multe variabile. Te-ai ales cu o situaie de criz cnd (exemple de situaii) ai un membru al echipei care chiulete de la activiti doi membrii se ceart un dead-line i-a fost amnat un furnizor te-a lsat balt plou exact n ziua n care tu aveai un eveniment n aer liber se mbolnvete un participant condiiile hotelului n care tu i echipa ta suntei cazai sunt groaznice sala pe care ai nchiriat-o pentru conferina de psihoterapie nu este suficient de ncptoare ai participani care nu mnnc un anumit produs alimentar i tu nu ai aflat asta dect n clipa n care a fost servit, i multe alte exemple, unele mai imprevizibile ca altele Ideea de a manageria riscurile vine dintr-un gnd ct se poate de logic: cu ct vorbeti mai mult despre ceea ce se poate ntmpla, cu att exist anse mai puine ca acestea s se ntmple cci tu vei fi mai bine pregtit i vei avea planuri de rezerv sau pur i simplu vei reaciona mai bine n faa crizelor pentru c te ateptai la ele. Situaiile de criz cer soluii de criz, de cele mai multe ori soluii rapide ns soluii clare, argumentate i care s rezolve problemele. De exemplu, poi vedea de ce chiulete colegul tu de proiect. Vei afla dac discui cu el fie c are o problem de sntate i tu l poi ajuta, fie c nu este suficient de motivat, fie c nu tie s fac ceea ce i-ai cerut (n acest caz i poi arta ce i cum sau i poi da alt sarcin). Exist foarte multe posibiliti ns tu, ca manager trebuie s rmi calm n orice clip, s asculi prerile tuturor celor implicai, eventual s ceri ajutor, s ai grij s oferi soluia cea mai potrivit.
Introducere n managementul proiectelor Modulul 3 Sonia Bercuci

Mai jos ai un grafic prin care poi identifica riscurile, natura lor i modul n care ele i pot afecta proiectul. NTOTDEAUNA FRECVENT OCAZIONAL SINGULAR IMPOSIBIL NEGLIJABIL MARGINAL SERIOS CRITIC CATASTROFAL

Dup ce ai completat acest tabel este necesar s analizezi ce reacii i atitudini ar trebui s ai n faa fiecrui posibil eveniment identificat de tine ca fiind un risc. Ar fi minunat dac ai face un brainstorming cu echipa ta, aa nct voi toi s tii ce riscuri are proiectul vostru i voi toi vei ti ce trebuie s facei n cazul n care situaiile nedorite apar. Mai jos ai un model de a completa tabelul, pe proiectul Revista ARTe: NTOTDEAUNA FRECVENT OCAZIONAL SINGULAR IMPOSIBIL NEGLIJABIL MARGINAL SERIOS CRITIC
Ca revista s nu apar pe 4 ale lunii Ca revista s aib sub 100 de cititori Ca revista s nu apar 2 luni la rnd

CATASTROF AL

Am ales modelul revistei online ARTe pentru a identifica posibile riscuri. Astfel:

Introducere n managementul proiectelor Modulul 3 Sonia Bercuci

exist riscul ca revista s nu apar la data stabilit, 4 ale lunii, risc care este frecvent i serios; exist riscul ca revista s aib sub 100 de cititori, risc care poate aprea ocazional dar care ar fi critic; exist riscul ca revista s nu apar 2 luni la rnd, risc singular dar care ar fi catastrofal. Exist i alte grafice de identificare a riscurilor, dar i tu poi realiza propriul tu grafic. Poi cuta diferite grafice pe Google cutnd risk matrix. Iat cteva exemple:

Introducere n managementul proiectelor Modulul 3 Sonia Bercuci

n pagina urmtoare gseti o situaie de project management care s te mai amuze puin i s te fac s ai mai mult ncredere n tine: vei fi un manager bun!

Introducere n managementul proiectelor Modulul 3 Sonia Bercuci

Introducere n managementul proiectelor Modulul 3

Tema

Introducere n managementul proiectelor Modulul 3

Exercitiul 1:
Identific 3 riscuri pentru ideea de proiect de sptmna trecut pentru care ai dezvoltat un WBS. Pentru asta poi folosi tabelul din paginile anterioare. i reamintim ideea de proiect: de Ziua Internaional a Copilului tu i echipa ta format din 9 persoane (cu tine 10) vrei s ieii n parc s v jucai cu copiii pentru 5 ore.

Exercitiul 2
Gsete o idee de fundraising pentru Arc en Ciel. Descrie ideea ta n minim 5 rnduri.

Conditii de redactare a temei:

Salveaz tema ta n format word cu numele: tema 3 prenume i nume (de exemplu: tema 3 Sonia Bercuci). Rezolv ambele exerciii n acelai document word. Redacteaz tema ta utiliznd fontul Tahoma, mrimea 14. Trimite tema ta pn joi, duminc 21 martie 2010 pe adresa de mail sonia.bercuci@initiativedurabile.ro

Introducere n managementul proiectelor Modulul 3 Sonia Bercuci

RESURSE

Introducere n managementul proiectelor Modulul 3 Sonia Bercuci

Pentru a putea aprofunda informaia din acest modul de formare, i recomandm 1 carte resurs: Cartea Managementul proiectelor (n romn): pentru persoanele care doresc s neleag mult mai bine acest modul, recomandm lectura paginilor: o Managementul resurselor: 118-129 o Managementul riskului: 129-150

Introducere n managementul proiectelor Modulul 3 Sonia Bercuci