Masterat IMSC ID: Disciplina Auditul calit ii

MODULUL

PLANIFICAREA I PREG TIREA AUDITULUI

CUPRINS
INTRODUCERE Obiective Organizarea sarcinilor de lucru Recomand ri bibliografice STRATEGIA AUDITULUI Exemplu ilustrativ 1 Exemplu ilustrativ 2 Activitatea 1 ACTIVIT I N FAZA DE PLANIFICAREPREG TIRE Exemplu ilustrativ 3 Activitatea 2 REZUMAT Rezultate a teptate Puncte cheie TEST DE AUTOEVALUARE 2 2 2 2 3 4 7 8 9 14 15 16 17 18 19

Lec ia 1

Lec ia 2

Pagina 1 M3.AC

Masterat IMSC ID: Disciplina Auditul calit ii

INTRODUCERE

Auditul calit ii se efectueaz asupra sistemului n ansamblul sau a unor p r i ale acestuia, n scopul evalu rii concordan ei dintre conformit ile elementelor sistemului i cerin ele din documentele de referin , precum i a eficien ei sistemului. Auditul poate viza func iile sistemului, structura organizatoric , documentele sistemului etc. Bazele acestui tip de audit sunt manualul calit i, procedurile, cerin ele contractuale, planurile calit ii i instruc iunile de verificare, costurile calit ii, raport rile managementului asupra calit ii. n cadrul acestui modul vom studia modul n care se planific activit ile de audit.

Obiective
Obiectivele acestui modul sunt: S prezinte modul de planificare i preg tire a activit ilor de audit; S prezinte modul de concepere al documentelor necesare planific rii i preg tirii auditului, n func ie de specificul organiza iei auditate, documentul fundamental fiind planul de audit.

Organizarea sarcinilor de lucru

Parcurge i cele 2 lec ii ale modulului de studiu. La fiecare lec ie urm ri i exemplele ilustrative i efectua i activit ile cerute. Fixa i principalele idei ale modului de studiu prezentate n rezumat. Completa i testul de autoevaluare. La fiecare sarcin ave i indicat timpul de lucru. Timpul mediu necesar pentru asimilarea modulului este de 120 minute. Timpul de lucru pentru parcurgerea activit ilor este de 50 minute. Timpul de lucru pentru parcurgerea testului de autoevalure este de 40 minute.

Recomand ri bibliografice suplimentare

Pentru o detaliere suplimentar a aspectelor prezentate n acest modul pute i parcurge lucr rile [1] Martinescu I., Martinescu D. Auditul sistemelor de management. Editura Lux Libris, Bra ov, 2006. [2] Moldovan, L. Auditul calit ii. Editura Universit ii Petru Maior din Trgu-Mure , 2002. [3] Roncea, C. Auditul sistemului calit ii. Editura Class, Bucure ti, 1998.
Pagina 2 M3.AC

Masterat IMSC ID: Disciplina Auditul calit ii

LEC IA 1

STRATEGIA AUDITULUI

n cele mai multe situa ii, auditul sistemului calit ii este realizat n scopul constructiv de a se asigura c sistemul calit ii organiza iei func ioneaz , constituind un instrument al dezvolt rii acestuia. Din aceste considerente este necesar ca programul de audituri s fie planificat. Aceasta d posibilitatea auditorului i auditatului de a se preg ti pentru audit i a face posibil desf urarea lui cu maximum de cooperare de ambele p r i. Exist ns situa ii, n care obiectivul auditului l constituie surprinderea unor persoane n afara cerin elor n vederea demiterii acestora, iar auditul se realizeaz neanun at. Planificarea activit ilor Auditorul ef stabile te modul de derulare a auditului prin planificarea activit ilor, urm rind o anumit strategie. Din acest punct de vedere, ntr-o prim abordare, auditul poate fi: orizontal, n care se urm re te un anumit aspect al obiectului auditului n toate compartimentele organiza iei, i vertical, n care se urm resc toate aspectele obiectului auditului n fiecare compartiment auditat.
Pagina 3 M3.AC

Masterat IMSC ID: Disciplina Auditul calit ii

CONCLUZIE Regula de baz n desf urarea auditului o constituie urm rirea activit ilor n succesiunea lor fireasc , spre exemplu: contractare, proiectare, omologare, execu ie, livrare. Planificarea prealabil a auditurilor interne n cadrul unei organiza ii se realizeaz n documentul Program anual de audituri interne pe anul .....

EXEMPLU ILUSTRATIV 1: Program anual de audituri interne pe anul 2009 la firma Alpina PROGRAMUL ANUAL DE AUDITURI INTERNE PE ANUL 2009 Nr. Crt. Compartiment auditat Produc ie vopsele Cercetare Dezvoltare Comercial Tehnic Comercial Vnz ri Comercial Logistic Resurse Umane Economic Asigurarea Calit ii Management Echipa de audit B.V., H.I. M.L., G.H. F.L., T.R. B.V., M.L. G.H., D.N. U.N., C.M. G.H., M.L. B.V., U.N M.A., N.C Documente de referin SR EN ISO 9001:2001, PO-03, PO-12, PO-13, PO-21 SR EN ISO 9001:2001, PO-14, PO-15, PO-17, PO-20 SR EN ISO 9001:2001, PO-02, PO-6, PO-7, PO-11 SR EN ISO 9001:2001, PO-04, PO-16 SR EN ISO 9001:2001, PO-05, PO-08, PO-18 SR EN ISO 9001:2001, PO-01 SR EN ISO 9001:2001, PO-09, PO-10 SR EN ISO 9001:2001, PO-19 SR EN ISO 9001:2001, MC-01 Data: 12.01.2009
Pagina 4 M3.AC

Perioada auditului PlaniRealizat ficat 19.08. 2009 21.08. 2009 24.08. 2009 26.08. 2009 28.08. 2009 31.08. 2009 02.09. 2009 03.09. 2009 04.09. 2009

1 2 3 4 5 6 7 8 9

Elaborat: RC Anca Morar, Nume:

Masterat IMSC ID: Disciplina Auditul calit ii

n vederea bunei desf ur ri a auditului este necesar folosirea unui document de verificare, prin care se controleaz dac au fost culese toate informa iile necesare, naintea de auditarea unei alte activit i. Auditorul trebuie s fie familiarizat cu activit ile func iei auditate a sistemului calit ii, procedurile i documenta iile utilizate, clauzele adecvate ale standardului. Auditorul va preg ti un chestionar de audit pentru compartimentele vizitate, mpreun cu ntreb rile pe care le va pune i opera iile i documenta iile care urmeaz s le vad . Subiectele auditului vor include i auditurile precedente ale compartimentului vizitat. Compartimentele care necesit investiga ii speciale sunt cele care nu au foste verificate recent, cele care au fost verificate anterior i n care au fost g site deficien e, precum i cele n care sunt cunoscute deficien ele sau se suspecteaz c acestea exist . Auditorul trebuie s l fac pe auditat s fie con tient n avans de domeniul auditului i s specifice ce se a teapt de la el. Listele de verificare Sunt instrumente utile n vederea acoperirii ntregii problematici a auditului (domenii i activit i investigate n timpul auditului). Elaborarea lor se face n faza preg tirii auditului, n care auditorul se asigur c sistemul definit n documentul de referin (manualul calit ii, standardul de referin ) este complet i apt s duc la ndeplinirea obiectivelor calit ii organiza iei. Dac organiza ia are un sistem al calit ii, acesta este definit n manualul calit ii. Cuprinsul acestui manual poate fi folosit de auditorul ef pentru a se asigura c a fost acoperit ntreg sistemul. Cea mai eficient list de verificare pe care o poate avea auditorul este cuprinsul sau indexul paginilor manualului. Folosirea acestor liste, care nu au mai mult de dou , trei pagini, constituie o bun verificare a audit rii tuturor compartimentelor i activit ilor organiza iei. n faza preg tirii auditului, auditorul ef trebuie s se asigure c sistemul definit n manual este complet i apt s duc la ndeplinire obiectivele calit ii organiza iei. n situa ia n care manualul calit ii organiza iei nu este complet, auditorul ef trebuie s verifice conformitatea sistemului cu standardul de referin , iar n alc tuirea listelor de verificare, standardul de referin s constituie lista de verificare dup care urm re te dac s-au atins toate punctele. Auditorii, cnd i planific auditarea unei zone, i ntocmesc liste de verificare prin care trebuie s aib n vedere faptul c , fiecare interviu individual trebuie s cuprind patru aspecte de baz legate de: persoane - responsabilitate i autoritate, cerin e de instruire / educa ie; proceduri - disponibilitate, gradul de acoperire a activit ii auditate, aplicabilitate practic ; echipamente dac sunt cele specificate n proceduri, dac necesit manuale de utilizare iar acestea sunt disponibile; produse i materiale - dac sunt cele specificate n proceduri, dac sunt corespunz tor identificate i cu stadiul inspec iilor identificat corespunz tor. Diagrama de flux (flow chart) Un alt mijloc de asigurare c toate elementele auditului au fost atinse, este diagrama de flux a procesului de auditare. Aceasta ajut auditorul s observe c auditul se desf oar sistematic i c nu au fost s rite etape importante (Fig. 3.1).
Pagina 5 M3.AC

CONCLUZIE

Masterat IMSC ID: Disciplina Auditul calit ii

Cerere de audit pentru certificare

Autorizarea auditului

Se selecteaz o activitate sau un element al sistemului calit ii

Este documentat

NU

DA

Documentarea este corespunz toare DA

NU

NU Este implementat Se reia ciclul pentru obiectivul urm tor Este eficient DA Raport de neconformitate

DA NU

NU

Sunt toate obiectivele auditului atinse DA Raport de audit STOP

Figura 3.1: Diagrama de flux pentru un proces de audit

Pagina 6 M3.AC

Masterat IMSC ID: Disciplina Auditul calit ii

CONCLUZIE Din figur se observ desf urarea procesului de audit, de la colectarea de date, la analiza i evaluarea lor, pn la raportarea rezultatelor auditului. Procesul se desf oar n mod continuu pn cnd sunt atinse toate obiectivele auditului planificate n Planul de audit i cuprinse n Chestionarele de audit.

EXEMPLU ILUSTRATIV 2: Diagrama flux pentru auditul intern la firma Alpina (Fig. 3.2)
Start

Organigram , obiective, harta proceselor, rapoarte audit, ISO 9001,

Planificarea anual a auditurilor interne

Program anual aprobat Lista auditori aprobat

Program anual List auditori Procedura PS-03Program anual List auditori Procedura PS-03 Documenta ia SMC
nu

Stabilirea EA

ntocmirea i transmiterea planului de audit la comp. auditate

Plan de audit Lista de difuzare

nu Plan de audit semnat de auditat?

Decizie RMC

da Documenta ia SMC Documenta ia auditatului Rapoarte anterioare de audit Preg tirea auditului

Liste de verificare ptr. audit

Liste de verificare ptr. audit Documenta ie SMC Procedura PS-03

Efectuarea auditului intern

Liste de verificare completate Rapoarte de neconformitate Lista participan i la edin a de nchidere

Pagina 7 M3.AC

Masterat IMSC ID: Disciplina Auditul calit ii

1

Liste de verificare completate Rapoarte de neconformitate Lista participan i la edin a de nchidere

ntocmirea raportului de audit Aprecierea auditului pozitiv ? nu

Raport de audit

Raport de audit Rapoarte de neconformitate Raport de neconformitate completat cu ac iuni corective

da

Stabilirea ac iunilor corective Verificarea realiz rii ac iunilor corective

Raport de neconformitate completat cu ac iuni corective

Raport de neconformitate cu cofirmarea realiz rii ac iuni corective. Raport audit de urm rire

Raport de audit (Raport audit de urm rire)

P strare nregistr ri audit Sfarsit

Raportare pentru analiza efectuat de management conf. PO-04-QMS

Figura 3.2: Diagrama de flux pentru un proces de audit intern Documentele de lucru folosite n etapa de preg tire-planificare a auditului sunt: autorizarea auditului; standardele sau alte specifica ii dup care se face auditul; planul de audit; orice formate provizorii care se folosesc n timpul auditului; aide-memoires, liste de verificare, diagrame de flux etc.

Activitatea 1 Timp de lucru: 20 minute ntocmi i listele de verificarea pentru auditul compartimentului n care lucra i. ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Pagina 8 M3.AC

Masterat IMSC ID: Disciplina Auditul calit ii

LEC IA 2

ACTIVIT I N FAZA DE PLANIFICARE-PREG TIRE

n aceast etap sunt prev zute urm toarele activit i: Ini ierea auditului, Definirea obiectivelor, domeniului, ntinderii i frecven ei auditului; Alc tuirea echipei de audit; Analiza preliminar a documenta iei sistemului calit ii; Vizita preliminar la auditat; Elaborarea planului de audit; Transmiterea planului de audit auditatului n vederea aprob rii con inutului; h) Organizarea echipei de audit. a) Ini ierea auditului Ini ierea auditului poate avea loc din ini iativa: Organiza iei auditate, n cazul unui audit intern; Unei organiza ii, pentru auditul la subcontractan i; Organiza iei auditate care nainteaz o cerere de certificare; Unei alte organiza ii interesat sau ndrept it , pentru auditul de ter parte.
Pagina 9 M3.AC

a) b) c) d) e) f) g)

Masterat IMSC ID: Disciplina Auditul calit ii

Ini ierea auditului presupune stabilirea obiectivului i domeniului auditului, frecven ei acestuia i analiza preliminar a prezent rii sistemului calit ii al auditatului. n aceast etap se ia leg tura cu organiza ia auditat . De asemenea, la ini ierea auditului se stabile te auditorul ef, care poate fi numit de: organiza ia ini iatoare a auditului - la auditul intern i la subcontractan i; ter a parte independent - la auditul de ter parte. Numirea are loc prin notificare oficial accept de cel numit. i precizarea scopului auditului i se

b) Definirea obiectivelor, domeniului, ntinderii i frecven ei auditului Clientul decide, ce elemente ale sistemului calit ii, zone i activit i ale organiza iei urmeaz s fie auditate ntr-un interval de timp specificat. Este recomandabil ca acestea s fie stabilite mpreun cu auditorul ef i cu consultarea auditatului. De asemenea, clientul specific standardul n baza c ruia se efectueaz auditul sistemului calit ii, precum i frecven a acestuia, care se stabile te n baza modific rilor provenite n organiza ie ce pot avea repercursiuni asupra sistemului calit ii acestuia, precum i de rezultatele ultimelor audituri. Importan a acestor factori este diferit dac auditurile sunt de ter parte, secund parte sau prim parte. CONCLUZIE Un audit al sistemului calit ii va urm ri: Competen a sistemului - dac procedurile sunt realiste i adecvate pentru organiza ie; Conformitatea sistemului - dac procedurile sunt urmate corect; Performan a sistemului - dac aplicarea procedurilor sistemului aduce rezultate dorite. n cadrul auditurilor ter parte se ine seama de natura schemei de certificare n primul rnd, i de ct de preg tit este auditatul pentru evaluare. Auditurile pot fi de evaluare complet , evaluare ini ial , de supraveghere, audituri de prelungire, sau audituri de extindere a domeniului. n cadrul auditurilor secund parte se au n vedere: cerin ele din contractele curente (auditul poate avea loc la nceputul unui contract important pentru a asigura un control efectiv n timpul fazelor de proiectare, aprovizionare, lansare n produc ie); resursele disponibile pentru contract; performan ele subcontractantului n domeniul calit ii. n cadrul auditurilor interne se auditeaz toate activit ile care fac parte din sistemul calit ii organiza iei. Frecven a acestor audituri se stabile te n func ie de necesit ile sistemului i ale organiza iei. Activit ile critice precum i cele cu importan ridicat trebuie s fie auditate mai des dect celelalte. Este de dorit s fie auditate simultan mai multe func ii ale organiza iei, ceea ce asigur auditarea interferen elor dintre compartimente, care n alt mod nu ar putea fi auditate. Rareori un audit poate p trunde n profunzimea tuturor detaliilor sistemului calit ii. Una din cheile auditurilor eficiente este atingerea unui echilibru ntre
Pagina 10 M3.AC

Masterat IMSC ID: Disciplina Auditul calit ii

abordarea de ansamblu, care este mai pu in detaliat la nivelul ntregii arii auditate i investiga iile aleatorii aprofundate, n cadrul c rora o sec iune mic dar semnificativ este studiat n cele mai mici detalii. n orice audit este necesar o combina ie a celor dou , ultima tehnic fiind folosit dac o problem este suspect sau apare o neconformitate. c) Alc tuirea echipei de audit Aceast sarcin este ini iat de auditorul ef, care n func ie de domeniul i obiectivul auditului, evalueaz resursele necesare pentru desf urarea activit ii i le exprim n num rul de zile i de persoane (auditori) necesare realiz rii, dup care mpreun cu clientul se poate forma echipa de audit. n tabelul 3.1 se prezint cteva valori orientative de durat ale unui audit de certificare, n func ie de num rul de angaja i ai organiza iei auditate. Valorile sunt exprimate n zile-om, pentru o organiza ie auditat care are un singur sediu. La aceste valori se pot ad uga intervale suplimentare pentru evaluare n afara sediului organiza iei. O dat clarificate scopul, domeniul i resursele necesare, auditorul ef poate stabili leg tura cu organiza ia auditat n vederea nceperii auditului. La auditul n ter parte este util ca toate p r ile, s participe la o ntlnire preliminar la sediul auditatului. Tabelul 3.1: Valori orientative pentru durata unui audit Num r angaja i 1-10 11-30 31-100 101-150 151-250 251-500 501-1000 1001-2000 2001-4000 Preg tire, Analiza documentelor, Vizita preliminar 1 1 1,5 2 2 2 2 2 2 Timp petrecut la sediul auditatului 2 3 4 6 6 7 8-10 10-12 12-14 Redactare raport de audit 1 1 1,5 2 2 2 2 2 2

d) Analiza preliminar a documenta iei sistemului calit ii Aceast etap const n analiza documenta iei referitoare la metodele utilizate de auditat pentru satisfacerea cerin elor de asigurare a calit ii. Documentul de referin este manualul calit ii sau orice alt document echivalent cu acesta. Este recomandabil ca aceast analiz s stea la baza planific rii auditului. n cazul auditurilor de consultan n vederea organiz rii sistemului calit ii, sau a auditurilor n secund parte, documenta ia sistemului calit ii nu este disponibil , aceast etap a auditului fiind op ional .
Pagina 11 M3.AC

Masterat IMSC ID: Disciplina Auditul calit ii

e) Vizita preliminar la auditat Vizita preliminar f cut de auditorul ef are o mare utilitate, deoarece ea permite acestuia s ntlneasc diferite persoane din managementul auditatului, constituind n acela i timp o bun ocazie de a cunoa te organiza ia n vederea aprecierii dimensiunilor, a planului general, a proceselor etc. Pe de alt parte, aceast vizit ofer reprezentan ilor auditorului posibilitatea s discute cu auditorul ef asupra modului n care se va desf ura auditul. De asemenea, cu aceast ocazie se contureaz liniile principale ale planului de audit, care ulterior va fi definitivat de c tre auditorul ef. Scopul vizitei preliminare este: S identifice conducerea de vrf, responsabilit ile acesteia, a autorit ii a a cum este definit n organigrama auditatului, precum i a interferen elor de autoritate; S identifice structura documentelor sistemului calit ii, n mod deosebit manualul calit ii auditatului; S n eleag auditorul ef modul de func ionare a sistemul calit ii auditatului; Auditorul ef s verifice domeniul sistemului calit ii, domeniul activit ilor auditatului i domeniul propus pentru auditare n vederea alc tuirii echipei de audit; Prezentarea de c tre auditorul ef a modului de desf urare a auditului, ntlnirile echipei de audit, edin a de deschidere, edin a de nchidere, modul de clasificare i raportare a neconformit ilor i posibilele recomand ri care pot fi f cute; Auditatul s n eleag procesul de audit i scopul acestuia; S se prezinte cerin ele pentru ghizi i rolul acestora; S se stabileasc un acord asupra disponibilit ii unor facilit i: un loc de ntlnire pentru auditori, accesul la telefon, calculator, copiator, copii dup documentele sistemului calit ii; Auditorul ef s viziteze ntreaga organiza ie cu scopul de a n elege: amplasarea general , m rimea, num rul de sedii i localiz rile geografice, activit ile care se desf oar n fiecare amplasament, identificarea zonelor care necesit echipament de protec ie i clarificarea modului n care acesta va fi pus la dispozi ie de auditat, identificarea zonelor care necesit aprob ri pentru acces i a formalit ilor necesare pentru aceasta, identificarea zonelor care necesit exper i evaluatori; S stabileasc orarul de munc , pauzele de mas i realizarea aranjamentelor de cazare i mas , dac aceasta este necesar; S discute oportunitatea inform rii sindicatului despre audit i scopul acestuia; S stabileasc data i durata auditului, a datei de prezentare a planului de audit, a modului de p strare a leg turii ntre auditorul ef i auditat;
Pagina 12 M3.AC

Masterat IMSC ID: Disciplina Auditul calit ii

S rezolve toate obiec iile pe care le are auditatul fa de modul n care este prev zut s se desf oare auditul; S faciliteze planificarea auditului i elaborarea programului de audit; S stabileasc rela ii de ncredere ntre auditorul ef i auditat. Principalul document analizat este manualul calit ii, sau un document echivalent cu acesta. CONCLUZIE Dac n urma examin rii rezult c sistemul calit ii nu este corespunz tor pentru satisfacerea cerin elor, se recomand ca auditul propriu-zis s fie efectuat dup rezolvarea problemelor. f) Elaborarea planului de audit Un plan de audit bine conceput trebuie s fie flexibil pentru a permite modific ri care apar pe parcursul auditului organiza iei, sau situa ii imprevizibile care nu pot fi avute n vedere n momentul elabor rii sale. La elaborarea sa trebuie avu i n vedere o serie de factori, dintre care se men ioneaz : o Intervale de timp suficient de lungi pentru colectarea de informa ii; o Intervale de timp suficient de lungi pentru examinarea atent a compartimentelor; o Prevederea de intervale de timp n care auditorii s aibe posibilitatea de a se ntlni cu membrii desemna i ai echipelor manageriale ale compartimentelor examinate; o Planificarea activit ilor astfel nct organiza ia auditat s aibe posibilitatea de asigurare a ghizilor nso itori. Un plan de audit bine elaborat trebuie s con in urm toarele elemente: Obiectivele i domeniul auditului; Identitatea persoanelor care au responsabilit i directe, referitoare la obiective i domeniu; Documentele de referin ; Identitatea membrilor echipei de audit; Durata (intervalul de timp) i locul unde se efectueaz auditul; Limba utilizat n timpul auditului (dac este cazul); Identificarea compartimentelor care trebuie auditate; Durata estimat (intervalul de timp calendaristic) pentru fiecare activitate prev zut n planul de audit; Programul edin elor care se in cu conducerea auditatului; Condi ii privind confiden ialitatea; Lista de difuzare a raportului de audit i data estimat a public rii.

Pagina 13 M3.AC

Masterat IMSC ID: Disciplina Auditul calit ii

EXEMPLU ILUSTRATIV 3: Plan de audit la firma Alpina PLAN DE AUDIT INTERN Nr. 1 din 04.08.2009 Compartiment auditat: Productie vopsele / adezivi Tipul auditului: Audit programat Audit de urm rire

Perioada auditului: 19.08.2009 Documente de referin ale auditului: Documenta ia SMC aplicabil auditatului SR EN ISO 9001:2001 Alte documente aplicabile (se specific ) Membrii echipei de Reprezentan ii auditatului: (nume, prenume, func ie) audit: (nume, prenume, func ie) 1. M.P., ef fabric 1. B.V, auditor ef 2. H.J., inginer 2. H.I, auditor Entitate organizatoric Proces/activitate auditat Manualul Calit ii Controlul documentelor Controlul nregistr rilor Infrastructura i mediul de lucru Fabricarea adezivilor pulberi Fabricarea vopselelor, tencuielilor i grundurilor Monitorizarea i m surarea produsului Tratare neconformit i Ac iuni corective Ac iuni preventive Auditor Elem. ISO 9001 4.2.2 4.2.3 4.2.4 6.3+6.4 7.5.1 7.5.1. 8.2.4 8.3 8.5.2 8.5.3 Doc. SMC MC-01 PS-01 PS-02 PO-03 PO-12 PO-13 PO-21 PS-04 PS-05 PS-06 19.08. 2009 ora 9-15 Data / ora

ef compartiment auditat

Pagina 14 M3.AC

Masterat IMSC ID: Disciplina Auditul calit ii

Activitatea 2 Timp de lucru: 30 minute Elabora i un plan de autit intern pentru compartimentul n care lucra i. -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

g) Transmiterea planului de audit auditatului n vederea aprob rii con inutului Dup elaborare, planul de audit trebuie s fie aprobat de client i comunicat auditatului. n cazul n care se formuleaz obiec ii cu privire la unele din prevederile planului de audit, acestea trebuie s fie comunicate auditorului ef. nainte de efectuarea auditului, aceste obiec ii trebuie rezolvate de auditorul ef mpreun cu auditatul i, eventual, cu clientul. CONCLUZIE n cazul n care prezentarea prematur a unor detalii particulare ale planului de audit poate compromite ob inerea unor dovezi obiective, acestea nu trebuie comunicate auditatului, dect odat cu derularea activit ilor. h) Organizarea echipei de audit Sarcinile auditorilor sunt atribuite de c tre auditorul ef care trebuie s se asigure c ele au fost n elese de ace tia. Prin consultare cu fiecare auditor n parte, auditorul ef i atribuie acestuia pentru auditare, elemente specifice ale sistemului calit ii sau compartimente func ionale. Auditorul ef trebuie s testeze abilit ile auditorilor fa de auditul care se va desf ura pentru a asigura desf urarea lui ct mai eficient . De aceea trebuie s aib n vedere personalitatea fiec ruia i s se asigure c auditorul repartizat se poate descurca cu personalul zonei auditate. Organizarea echipei de audit trebuie s aibe n vedere num rul de persoane care o compun. Din aceste considerente se au n vedere trei situa ii: a) auditul solo (auditul
Pagina 15 M3.AC

Masterat IMSC ID: Disciplina Auditul calit ii

f cut de o singur persoan ), auditul n pereche (auditul f cut de dou persoane), auditul n echip (auditul f cut de trei sau de mai multe persoane). Auditul solo Acest tip de audit se practic pentru organiza ii mici, unde sarcinile sunt reduse i pot fi ndeplinite de o singur persoan care are experien a i cuno tin ele tehnice necesare. Un asemenea audit nu este recomandabil deoarece o singur persoan nu poate fi obiectiv , f r idei preconcepute, astfel nct s lucreze f r erori. De asemenea, asupra sa se pot exercita presiuni, care pot altera rezultatul auditului. Auditul n pereche Auditul n pereche este cel mai recomandabil datorit dimensiunilor reduse ale echipei i existen ei posibilit ii de completare reciproc a celor dou persoane. n aceast echip este de dorit ca n timp ce un auditor pune ntreb ri i ascult r spunsurile, cel lalt s observe ce se ntmpl n jur. Din punct de vedere al caracterului este bine ca o persoan s fie mai dur , iar cealalt mai prietenoas , pentru a ob ine ct mai multe informa ii de la auditat. Auditul n echip Auditul n echipe de trei sau mai multe persoane se folose te atunci cnd este auditat o organiza ie de dimensiuni mai mari. i n aceast situa ie este de dorit ca grupul de auditori s fie mp r it n subgrupe de cte doi auditori care s examineze compartimente diferite ale organiza iei. Dac acest lucru nu este posibil, examinarea se va face de c tre un auditor. n nici un caz nu este recomandabil m rirea num rului de auditori din grupele de lucru. Atunci cnd situa ia o impune echipei de auditori i se poate al tura un interpret pentru a traduce i a facilita n elegerea ntre membrii echipei de audit i audita i. Cu acordul clientului i al auditatului, din echip pot face parte i auditori n formare.

REZUMAT

n LEC IA 1 am ar tat c n cele mai multe situa ii, auditul sistemului calit ii este realizat n scopul constructiv de a se asigura c sistemul calit ii organiza iei func ioneaz , constituind un instrument al dezvolt rii acestuia.
Pagina 16 M3.AC

Masterat IMSC ID: Disciplina Auditul calit ii

Auditul poate fi: orizontal, n care se urm re te un anumit aspect al obiectului auditului n toate compartimentele organiza iei, i vertical, n care se urm resc toate aspectele obiectului auditului n fiecare compartiment auditat. Regula de baz n desf urarea auditului o constituie urm rirea activit ilor n succesiunea lor fireasc . Listele de verificare sunt instrumente utile n vederea acoperirii ntregii problematici a auditului, care cuprind pentru fiecare interviu patru aspecte de baz legate de: persoane, proceduri, echipamente, produse i materiale. Diagrama de flux (flow chart) este un mijloc de asigurare c toate elementele auditului au fost atinse. n LEC IA 2 am ar tat c activit ile din faza de planificare-preg tire sunt: Ini ierea auditului; Definirea obiectivelor, domeniului, ntinderii i frecven ei auditului; Alc tuirea echipei de audit; Analiza preliminar a documenta iei sistemului calit ii; Vizita preliminar la auditat; Elaborarea planului de audit; Transmiterea planului de audit auditatului n vederea aprob rii con inutului; Organizarea echipei de audit. Un audit al sistemului calit ii urm re te: Competen a sistemului; Conformitatea sistemului; Performan a sistemului. Alc tuirea echipei de audit se face de auditorul ef n func ie de domeniul i obiectivul auditului. Analiza preliminar a documenta iei sistemului calit ii const n analiza documenta iei referitoare la metodele utilizate de auditat pentru satisfacerea cerin elor de asigurare a calit ii. Aceast analiz st la baza planific rii auditului. Vizita preliminar la auditat contureaz liniile principale ale planului de audit, care ulterior va fi definitivat de c tre auditorul ef. Planul de audit con ine: Obiectivele i domeniul auditului; Documentele de referin ; Identitatea membrilor echipei de audit; Durata i locul unde se efectueaz auditul; Identificarea compartimentelor care trebuie auditate etc. Dup organizarea echipei de audit acesta poate fi: audit solo, audit n pereche, audit n echip .

REZULTATE A TEPTATE

Dup studierea acestui modul, ar trebui s n elege i modul n care trebuie s planifica i un audit, documentele de care ave i nevoie, cum s elabora i un plan de audit n func ie de dimensiunea organiza iai i complexitatea activt ilor auditate.

Pagina 17 M3.AC

Masterat IMSC ID: Disciplina Auditul calit ii

PUNCTE

CHEIE

De obicei auditul sistemului calit ii este realizat n scopul constructiv de a se asigura c sistemul calit ii organiza iei func ioneaz , constituind un instrument al dezvolt rii acestuia. Exist ns situa ii, n care obiectivul auditului l constituie surprinderea unor persoane n afara cerin elor. Auditul orizontal, urm re te un anumit aspect al obiectului auditului n toate compartimentele organiza iei. Auditul vertical, urm re te toate aspectele obiectului auditului n fiecare compartiment auditat. Regula de baz n desf urarea auditului o constituie urm rirea activit ilor n succesiunea lor fireasc . Planificarea prealabil a auditurilor interne n cadrul unei organiza ii se realizeaz n documentul Program anual de audituri interne pe anul ..... Listele de verificare sunt instrumente utile n vederea acoperirii ntregii problematici a auditului. Listele de verificare cuprind patru aspecte de baz legate de: persoane, proceduri, echipamente, produse i materiale. Diagrama de flux (flow chart) ajut auditorul s observe c auditul se desf oar sistematic i c nu au fost s rite etape importante. Ini ierea auditului poate avea loc din ini iativa: Organiza iei auditate, n cazul unui audit intern sau de certificare; Unei organiza ii, pentru auditul la subcontractan i sau de ter parte. Clientul decide, ce elemente ale sistemului calit ii, zone i activit i ale organiza iei urmeaz s fie auditate ntr-un interval de timp specificat. Un audit al sistemului calit ii urm re te: Competen a sistemului; Conformitatea sistemului; Performan a sistemului. Alc tuirea echipei de audit se face de auditorul ef . Analiza preliminar a documenta iei sistemului calit ii are ca document de referin manualul calit ii. Vizita preliminar f cut de auditorul ef permite acestuia s ntlneasc diferite persoane din managementul auditatului. Un plan de audit bine conceput trebuie s fie flexibil pentru a permite modific ri care apar pe parcursul auditului organiza iei.

Pagina 18 M3.AC

Masterat IMSC ID: Disciplina Auditul calit ii

TEST DE AUTOEVALUARE

ncercui i r spunsurile ntreb rile urm toare.

corecte

la

ATEN IE: pot exista unul, niciunul sau mai multe r spunsuri corecte la aceea i ntrebare. Timp de lucru: 30 minute

1) Standardul n baza c ruia se efectueaz auditul sistemului calit ii, precum i frecven a acestuia sunt specificate de: a) client. Da / Nu b) auditorul ef. Da / Nu c) organismul de certificare. Da / Nu d) auditat. Da / Nu 2) Formatul chestionarului de audit: a) este stabilit de auditorul ef. Da / Nu b) este stabilit de standarde. Da / Nu c) are un format nu limiteaz activit ile sau investiga iile suplimentare, care pot deveni necesare pe parcursul desf ur rii auditului. Da / Nu 3) Care din elementele urm toare sunt con inute de planul de audit: a) Obiectivele i domeniul auditului i identitatea persoanelor care au responsabilit i directe, referitoare la obiective i domeniu. Da / Nu b) Identificarea compartimentelor care trebuie auditate. Da / Nu c) Lista de difuzare a raportului de audit i data estimat a public rii. Da / Nu d) Documentele de referin . Da / Nu e) Identitatea membrilor echipei de audit. Da / Nu f) Intervalul de timp i locul unde se efectueaz auditul. Da / Nu g) Programul edin elor care se in cu conducerea auditatului. Da / Nu h) Condi ii privind confiden ialitatea. Da / Nu
Pagina 19 M3.AC

Masterat IMSC ID: Disciplina Auditul calit ii

4) Liste de verificare se ntocmesc astfel nct fiecare interviu individual s cuprind aspecte de baz legate de: a) persoane. Da / Nu b) proceduri. Da / Nu c) echipamente. Da / Nu d) produse i materiale. Da / Nu 5) Analiza preliminar a documenta iei sistemului calit ii: a) const n analiza documenta iei referitoare la metodele utilizate de auditat pentru satisfacerea cerin elor de asigurare a calit ii. Da / Nu b) are ca i document de referin manualul calit ii sau orice alt document echivalent cu acesta. Da / Nu c) constituie o etap obligatorie chiar i n cazul auditurilor de consultan . Da / Nu a. Programul dup care se realizeaz auditul poate fi: a) planificat (fiind anun at n prealabil). Da / Nu b) neanun at n vederea surprinderi unor persoane n afara cerin elor n vederea Da / Nu demiterii acestora. 7) Organizarea echipei de audit are n vedere num rul de persoane care o compun, conform c ruia pot exista urm toarele situa ii: a) auditul solo. Da / Nu b) auditul n pereche. Da / Nu Da / Nu c) auditul n echip . 8) Anterior auditului, auditorul preg te te o list de verific ri a compartimentelor vizitate, mpreun cu ntreb rile pe care le pune i opera iile i documenta iile care urmeaz s le vad . Subiectele auditului includ i auditurile precedente ale compartimentului vizitat ? Da / Nu 9) n etapa de ini iere a auditului: a) se stabile te obiectivul i domeniul auditului, frecven ei acestuia i analiza preliminar a prezent rii sistemului calit ii al auditatului. Da / Nu b) se ia leg tura cu organiza ia auditat . Da / Nu c) se stabile te auditorul ef. Da / Nu 10) Strategia auditului poate fi pe orizontal a) n care se urm re te un anumit aspect al obiectului auditului n toate compartimentele organiza iei. Da / Nu b) n care se urm resc toate aspectele obiectului auditului n fiecare compartiment auditat. Da / Nu 11) Echipa de audit este alc tuit de c tre: a) client. b) auditorul ef. c) auditat.
Pagina 20 M3.AC

Da / Nu Da / Nu Da / Nu

Masterat IMSC ID: Disciplina Auditul calit ii

12) Listele de verificare: a) constituie un instrument folosit n vederea acoperirii ntregii problematici a auditului. Da / Nu b) sunt elaborate n timpul efectu rii auditului. Da / Nu c) cele mai eficiente pe care le poate avea auditorul sunt cuprinsul sau indexul paginilor manualului calit ii. Da / Nu 13) Scopul vizitei preliminare a auditorului ef la auditat este: a) s identifice conducerea de vrf i s cunoasc organiza ia. b) s identifice structura documentelor sistemului calit ii. c) s prezinte auditatului procesul de audit i scopul acestuia. d) s planifice auditul. e) s elaboreze raportul de audit. Da / Nu Da / Nu Da / Nu Da / Nu Da / Nu

7) diagrama de flux a procesului de auditare: a) constituie un mijloc de asigurare c toate elementele auditului au fost atinse. Da / Nu b) ajut auditorul s observe c auditul se desf oar sistematic i c nu au fost s rite Da / Nu etape importante.

Prin conectare la internet la adresa de site www.mmsc.upm.ro, v loga i cu datele de autentificare primite (user i parol ) i completa i n modulul TESTE r spunsurile corecte la ntreb ri (pe care le-a i ncercuit anterior). ATEN IE: Numai dup transmiterea online a testului v-a i ndeplinit obliga iile de parcurgere a modulului. Timp de lucru: 10 minute

Pagina 21 M3.AC