Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
CUPRINS
MODUL I - PROIECT
1. Introducere 2 Abordarea sistemic 3 Graniele proiectului, 7 3.1 Datele de ncepere/terminare 3.2 Mediul social intern/extern 3.3 Sfera de cuprindere/alte activiti 4 Contextul proiectului 4.1 Fazele pre- i post-proiect 4.2 Mediul social extern al proiectului 4.3 Mediul multi-proiect 4.4 Strategia organizaiei 5. Obiectivele proiectului 5.1 Rezultatele proiectului 5.2 Exprimarea obiectivelor 5.3 Diferenierea obiectivelor 6 Succesul proiectului 6.1 Definirea succesului proiectului 6.2 Factorii de succes 7 Structurile proiectului 7.1 Sub-proiecte/module 7.2 Ciclul de via al proiectului 7.3 Structura activitilor proiectului (WBS) 7.4 Structura organizatoric a proiectului 8. Tipurile de proiecte 8.1 Domeniile de implementare 8.2 Documentaia standard de proiect
13. Managementul resurselor proiectului 13.1 Estimarea necesarului de resurse 14. Managementul costurilor i finanrii proiectului
MODUL I
PROIECT
1. Introducere
n mod tradiional, proiectele sunt definite ca fiind sarcini cu caracteristici specifice. Complexitatea coninutului i gradul relativ de noutate, riscul ridicat i importana strategic pentru ntreprinderea orientat pe proiecte sunt caracteristicile specifice proiectelor. Proiectele pot fi nelese drept sarcini cu obiective determinate deoarece acestea sunt planificate, convenite i controlate n concordan cu termenele, resursele necesare i costurile asociate. Reprezentanii tipici ai acestei percepii asupra proiectelor sunt, spre exemplu, PMI (Project Management Institute) sau GPM, ale cror definiii vor fi prezentate n continuare. GPM definete un proiect drept un plan care este caracterizat n linii mari prin unicitatea condiiilor, de exemplu stabilirea obiectivelor, a delimitrii temporare, financiare, personale i a altor reglementri referitoare la alte planuri. Managementul proiectelor reprezint totalitatea sarcinilor, a problemelor de organizare, a tehnicilor i modalitilor de coordonare necesare derulrii unui proiect. PMI definete un proiect ca fiind a temporary endeavour undertaken to create a unique product of service.[] Projects are undertaken at all levels of the organization. They may involve a single person or many thounsands. Their duration ranges from few weeks to more than five years. Managementul proiectelor reprezint the application of knowledge, skills, tolls and techniques to project activities to meet project requirements Conform teoriei organizrii, proiectele pot fi percepute ca fiind structuri organizatorice temporare necesare derulrii proceselor de afaceri cu termen limitat. Ca i alte organizaii, proiectele au o identitate specific, care se exprim prin: obiective specifice, construcie i structuri organizatorice, procese specifice proiectelor, valoare i relaii cu mediul nconjurtor. Un proiect reprezint o organizaie temporar. Datorit acestui caracter temporar, faza iniial i final a proiectului sunt foarte importante. Perceperea proiectelor ca organizaii temporare face posibil perceperea proiectelor i ca sisteme sociale. Conform teoriei socio-economice, organizaiile precum proiectele pot fi apreciate ca sisteme sociale care, pe de o parte, sunt delimitate n mod clar de mediul nconjurtor i, pe de alt parte, sunt conectate la acesta. Caracteristicile specifice sistemelor sociale ca, spre exemplu, complexitatea social, dinamica acestora, constituie n cazul proiectelor obiectul de studiu al managementului. Un proiect este o organizare temporar a unei organizaii orientat pe proiecte, care are drept scop derularea unui proces de afaceri strategic, relativ unic, pe termen scurt sau mediu. Astfel, procesele sunt adecvate proceselor de afaceri cu urmtoarele caracteristici: unicitate relativ perioad scurt sau medie importan strategic medie sau chiar mare
dimensiune medie sau mare Proiectele sunt implementate n cazul unor procese relativ unice. Cu ct obiectivele i realizrile prezint o noutate ridicat, cu att crete i riscul legat de acestea. Datele din experiene anterioare, la care se poate apela, sunt disponibile doar n mic msur. Proiectele sunt utilizate pentru procesele de afaceri pe perioade de timp scurte pn la mijlocii. Concentrndu-se atenia asupra unor anumite procese alese, acestea trebuie efectuate rapid, pe parcursul ctorva luni. O excepie reprezint efectuarea proiectelor legate de infrastructur (proiecte de construcii), care pot dura mai mult. Procesele corespunztoare proiectelor au diferite grade de importan, de la medie pn la mare, pentru ntreprinderea respectiv. De exemplu, executarea comenzilor pentru clieni contribuie la asigurarea supravieuirii pe termen scurt pn la mediu a ntreprinderii. Dezvoltarea unor produse noi sau ncheierea unei aliane strategice pot avea ns consecine pe termen lung i sunt, din punct de vedere strategic, foarte importante. Proiectele sunt utilizate n special pentru procese de afaceri cu extindere medie pn la mare. Dimensiunea unui proces de afaceri poate fi dat de comenzile care trebuie efectuate, de resursele interne revendicate, de costurile necesare i de organizaiile influenate de proces. Pentru operaionalizarea termenului de proiect, trebuie definite caracteristicile proceselor de afaceri, dimensiunea, utilizarea intern a resurselor, costurile asociate, durata etc., corespunztoare fiecrei ntreprinderi. n continuare este prezentat definiia conceptului de proiect n cazul unei bnci austriece. n cazul altor ntreprinderi, caracteristicile probabile, de exemplu costurile externe, pot fi mai mari sau mai mici.
2. Abordarea sistemica
Structurile organizatorice, precum: ntreprinderile, centrele de profit, dar i proiectele i programele, pot fi percepute ca sisteme sociale. Termenul de sistem permite diferenierea dintre mediul intern i cel extern. Elementul de difereniere l reprezint relaiile. Structurile care se creeaz din aceste relaii au o importan major pentru sistem. Acestea determin identitatea sistemului.
Sisteme sociale
Interaciuni
Organizaii
Societi
Proiecte
Programe
Companii
Sisteme sociale
Pe de o parte, un sistem se caracterizeaz prin faptul c se difereniaz de mediul nconjurtor prin structurile sale specifice, iar pe de alt parte, sistemul social este definit numai ntr-un anumit cadru contextual, de care este dependent. Mediul nconjurtor, istoria sistemului i previziunile sunt dimensiunile cadrului contextual.
3. Graniele proiectului
Sistemele sociale se delimiteaz de mediul nconjurtor prin graniele lor.
Sfaturi pentru definirea granielor proiectului Graniele proiectului trebuie definite astfel nct s se obin un tot unitar care s permit i analiza business case. Relaia dintre echipa proprietarilor i echipa proiectului trebuie s fi stabil. Prin definirea granielor proiectului trebuie s se faciliteze stabilirea obiectivelor operaionale ale proiectului. Prin definirea granielor proiectului devine posibil luarea deciziilor n concordan cu proiectul. Numai ce poate fi delimitat poate fi i planificat! Trebuie trasate graniele dintre diferite proiecte, care se refer la acelai obiect i/sau la acelai client (de exemplu, realizarea ofertei, asisten tehnic)
Pentru a putea genera informaiile importante pentru definirea granielor proiectului este necesar realizarea unor planuri de proiect aproximative (planificarea structurii de proiect, diagrama cu bare, planul costurilor, analiza proiectmediu etc.). Aceste planuri de proiect stau ca baza planificrii detaliate a proiectului n procesul de demarare.
Rezultatele procesului de atribuire a proiectului, mai precis delimitarea proiectului i definirea contextului proiectului, precum i pregtirea documentelor managementului proiectului (planul structurii proiectului, planul jaloanelor, planul obiectivelor proiectului i analiza mediului proiectului) reprezint baza documentului de atribuire a proiectului. Stabilirea datelor de ncepere/terminare este posibil prin definirea evenimentelor care marcheaz demararea i respectiv terminarea proiectului. Aceste evenimente se produc la o anumit dat i astfel pot fi stabilite datele de ncepere, respectiv de terminare a proiectului.
Echipa proiectului sau managerul proiectului pot fi privii ca elemente ale mediului intern, pentru c legturile lor cu proiectul influeneaz semnificativ reuita acestuia. Reprezentarea analizei mediului proiectului poate fi realizat cu ajutorul fie a unei diagrame cu nori, fie a unei diagrame cu segmente. Aceste diagrame trebuie completate cu descrierea relaiilor proiectului cu elementele de mediu. Diagrama cu segmente va fi utilizat, nainte de toate, atunci cnd este vizat un numr mare de elemente relevante de mediu.
4. Contextul proiectului
Prin contextul proiectului se nelege cadrul n care este realizat proiectul. Coordonatele contextului proiectului sunt: strategiile ntreprinderii, alte proiecte ale organizaiei orientate pe proiecte, fazele pre- i post-proiect, elemente de mediu relevante i business case-ul investiiei iniializate prin proiect. Pe baza unor analize diferite se poate defini contextul proiectului i pot fi planificate strategii i msuri de proiectare a relaiilor proiectului cu mediul. Printr-o nelegere a contextului proiectului, membrii organizaiei proiectului primesc o orientare n ceea ce privete comportamentul i aciunile. Este asigurat astfel n echipa proiectului o orientare extern corespunztoare.
Sfaturi pentru analiza contextului proiectului Perceperea proiectelor n context. Comunicarea Big Project Picture prin analiza contextului proiectului. Managementul proiectului ca management al relaiilor. Comunicarea cu elementele de mediu relevante poate fi proiectat pe baza analizei mediului proiectului. Realizarea activitilor de marketing n cadrul proiectului, n interiorul i exteriorul companiei orientate pe proiecte. Asigurarea unei orientri din exterior spre interior, n special n procesul de demarare a proiectului.
Construirea granielor i a cadrului contextual al proiectului se poate realiza prin metoda ncadrrii proiectului i a definirii contextului. Pentru aceasta, trebuie asigurat o viziune unitar asupra proiectului. Definirea granielor proiectului trebuie s permit o abordare integrat a soluiilor tehnice, organizatorice, a celor legate de personal i de marketing.
Faza pre-proiect
Proiect Projekt
Faza post-proiect
t
Pentru managementul detaliat al granielor unui proiect exist metodele managementului proiectelor: planificarea obiectivelor, a obiectelor vizate i a structurii proiectului, a termenelor i a resurselor, a costurilor i a veniturilor, proiectarea organizaional etc. Pentru analiza contextului proiectului i pentru crearea legturilor de context se pot folosi analiza mediului, analiza fazelor pre- i post-proiect, precum i analiza legturilor proiectului cu alte proiecte i cu strategiile ntreprinderii.
10
Faza pre-proiect
Proiect
Faza post-proiect
Scopul analizei fazelor pre-i post-proiect este acela de a face transparente aciunile i deciziile din faza pre-proiect, precum i ateptrile de la faza post-proiect. De abia dup aceea va fi posibil o structurare adecvat a proiectului.
ntrebri despre analiza fazelor pre- i post-proiect Ce motiv concret a dus la proiect? Cine a sprijinit realizarea proiectului? Cine a frnat-o? Ce argumente i documente au fost deja prelucrate i pot fi utilizate? Ce decizii deja adoptate trebuie sprijinite? Ce proiecte asemntoare au fost deja realizate? Ce aciuni i decizii sunt necesare dup ncheierea proiectului? Ce proiecte viitoare pot / trebuie s existe?
Realizarea analizei fazelor pre- i post-proiect 1. Analiza documentaiilor existente i a deciziilor fazei pre-proiect. Documentele existente (protocoale, planuri, descrieri etc.), care au fost stabilite n faza pre-proiect, trebuie analizate n scopul identificrii informaiilor relevante. Eventual, se pot lua interviuri promotorilor ideii proiectului i decidenilor. Astfel se pot deduce i documenta consecinele asupra structurrii proiectului. 2. Analiza ateptrilor de la faza post-proiect. Din documentele existente i din eventualele rezultate ale interviului, se analizeaz ateptrile de la faza post-proiect. Vor fi deduse i documentate consecinele asupra structurii proiectului. 3. Comunicarea cu membrii organizaiei proiectului. Rezultatele analizei trebuie mprtite membrilor organizaiei proiectului n cadrul workshopului de demarare a proiectului. Vor fi interpretate relaiile cu structura proiectului.
11
Descrierea rezultatelor fazei pre-proiect Relaiile relevante ale proiectului cu elementele de mediu: Distribuitor IT Furnizor Internet Deciziile ce privesc proiectul: Alegerea software-ului: Oracle Web DB 3.0 (Portal) Alegerea distribuitorilor IT Determinarea funciilor aplicaiei (pe baza caietului de sarcini) Documentele relevante: Documentaia proiectului Concepia aplicaiei Caietul de sarcini Ateptri de la faza post-proiect Dezvoltarea n continuare a relaiilor cu elementele de mediu Continuarea cooperrii cu distribuitorii IT Fidelizarea clienilor printr-o calitate mai bun a seminarului Msuri n faza post-proiect: Extinderea utilizrii aplicaiei Evaluarea feedbackului oferit de utilizatori; continuarea dezvoltrii coninutului Realizarea unei versiuni n limba englez a aplicaiei Utilizarea experienei ctigate: Folosirea documentaiei de managementul proiectului pentru training i consultan Folosirea know-how-ului n alte proiecte
12
RGC
Competitori t
13
Competitori Competitor A
Competitor B Competitor C
Alte Media
Clienti Clienti uzuali Noi clienti Clienti internationali Participantii la seminariile pilot
Realizarea analizei mediului proiectului trebuie s aib loc cu ajutorul echipei proiectului n cadrul workshop-ului de demarare a proiectului. Se poate astfel realiza construcia comun a elementelor relevante de mediu. Pot fi implicai reprezentani selectai ai elementelor de mediu. Comunicarea rezultatelor n exterior, n special comunicarea evalurii relaiilor trebuie s fie realizat n mod selectiv.
4.2.2.1 Teoria constructivist Importana pentru proiect a elementelor relevante de mediu i gradul de interaciune ntre proiect i elementul de mediu n perioada respectiv pot fi analizate i evaluate. Teoria constructivist stabilete faptul c doar prin aceast analiz i evaluare, elementele de mediu devin relevante/nerelevante, importante/neimportante. Analiza i evaluarea reprezint un mod de construire a realitii. Prin ele nsele, elementele de mediu nu sunt importante/neimportante. Noi le atribuim aceste caliti, noi construim realitatea.
Element de mediu Echipa proprietarilor proiectului Echipa proiectului Managementul companiei Client Furnizor Media
ntr-un grafic al mediului proiectului, intensitatea i semnificaia interaciunii dintre proiect i elementul de mediu pot fi exprimate prin simboluri. Mrimea reprezentrii unui element de mediu simbolizeaz importana acestuia. Importana unui element de mediu pentru proiect depinde de posibilitatea acestuia de a influena succesul proiectului. Distana fa de proiect la care este prezentat un element de mediu exprim intensitatea interaciunii dintre proiect i elementul de mediu. Reprezentarea grafic a analizei mediului proiectului:
Umwelt Mediu 21
Proiect Projekt A A
Mediu 1
Evaluarea importanei unui element de mediu i a intensitii interaciunilor se raporteaz la o anumit dat de planificare sau control. n decursul proiectului se modific relaiile proiectului cu mediul i de aceea este nevoie n proiect de un control social.
4.2.2.2 Abordarea de tip rapid i fr acuratee Obiectivul analizei mediului proiectului este s asigure o orientare spre exterior a proiectului. Iar analiza acestuia este un instrument al marketingului proiectului. nelegerea mediului n care exist proiectul asigur pentru membrii organizaiei proiectului orientarea comportamentului i aciunilor. Gradul de documentare a analizei mediului proiectului se poate limita la reprezentarea grafic a relaiilor proiectului pe cteva (puine) elemente de mediu (Quick and Dirty) n care relaiile proiect-mediu pot fi notate global, cu ajutorul simbolurilor grafice (+ pentru pozitiv, - pentru negativ, + / - pentru ambivalent) sau prin smile-uri.
15
Proiect
Membri echipei de proiect IMM-uri i alte uniti din sector industrial i agricol
ONG-uri de tineret
Mass-media
Deciziile importante ntr-un proiect sunt ghidate de ateptrile elementelor de mediu n ceea ce privete proiectul. Calificarea unei relaii ntre proiect i fiecare element de mediu se poate realiza pe baza descrierii ateptrilor reciproce. Se poate face distincia ntre ateptri referitoare la proces i ateptri referitoare la rezultat i/sau ateptri manifestate i ateptri latente. Temerile sunt la rndul lor ateptri, numai c sunt negative. Dac analizm ateptrile unui element relevant de mediu n ceea ce privete proiectul, vor fi formulate ateptri referitoare la ateptri. Chiar i atunci cnd aceste ateptri nu corespund ateptrilor elementului de mediu, ele vor ghida totui comportamentul n cadrul proiectului. Avantajul metodei de formulare a ateptrilor const n faptul c membrii echipei proiectului se plaseaz ei nii n postura unui element social de mediu i, astfel, pot nva s neleag punctul de vedere al acestuia. Conflictele poteniale dintre proiect i elementul de mediu pot fi recunoscute ca fiind structurale (i nu neaprat ca fiind determinate de persoane). Elementele mediului intern al proiectului au ateptri puternice referitoare la proces i tind s aib un trecut i un viitor comune. Relaiile unui proiect cu elementele mediului intern sunt posibil de influenat n mai multe feluri. De partea cealalt, elementele mediului extern proiectului au ateptri legate de rezultat i au nainte de toate un prezent comun. Relaiile unui proiect cu elementele mediului extern sunt posibil de influenat n mod limitat. Pe baza analizei sinergiilor i a conflictelor pot fi planificate i comunicate n proiect strategii concrete i msuri pentru configurarea relaiilor proiectului cu elementele de mediu. Analiza unei relaii proiect-mediu Ateptri legate de rezultat pre rezonabil calitate corespunztoare plat ct mai trziu posibil documentaie corespunztoare Ateptri legate de rezultat contracte adiionale preul cel mai mare posibil standarde clare de documentare plat ct mai devreme posibil
16
Proiect
Furnizori
+/-
Ateptri legate de proces aceeai nelegere a contractului un partener responsabil pregtirea suplimentar a resurselor cnd este necesar Poteniale pregtire pentru realizarea unui contract identic nominalizarea unui partener responsabil interese pentru contracte suplimentare
In analiza mediului proiectului sunt urmrite relaiile dintre proiect i elementele de mediu relevante. Se presupune c elementele relevante de mediu nu pot fi modificate (direct). Sunt urmrite relaiile mediului proiectului, care pot fi configurate. Configurarea acestor relaii reprezint o problem de management al proiectului.
RELAIILE PROIECTULUI CU MEDIUL Elementul de mediu relevant RGC Organizarea proiectului Concureni Relaie Interese mari pentru reuit Distribuitor IT cu rspunderi pentru ntregul proiect Presiune pentru concureni Interes pentru noi e-aplicaii Servicii suplimentare, produs nc nematurizat Interese mari pentru produs (recomandare) Nu are interese pentru produs Msuri Pregtirea resurselor calificate Proprietatea comun a proiectului de ctre RGC i distribuitorul IT Asigurarea avansului competitiv Prezentare bun Informaii preliminare despre situaia pilot Asigurarea de resurse calificate Informaii despre proiect
17
Planificarea strategiilor i a msurilor pentru configurarea relaiilor proiectului cu elementele de mediu. Analiza unei relaii proiect-mediu Ateptri legate de rezultat pre rezonabil calitate corespunztoare plat ct mai trziu posibil documentaie corespunztoare Ateptri legate de rezultat contracte adiionale preul cel mai mare posibil standarde clare de documentare plat ct mai devreme posibil
Proiect
Furnizori
+/-
Ateptri legate de proces aceeai nelegere a contractului un partener responsabil pregtirea suplimentar a resurselor cnd este necesar Poteniale pregtire pentru realizarea unui contract identic nominalizarea unui partener responsabil interese pentru contracte suplimentare
Strategii / Msuri luarea de msuri organizatorice folosirea de structuri de calcul clar structurate dezvoltarea i negocierea variantelor pentru condiiile de plat
18
Pentru integrarea proiectelor i programelor, precum i pentru managementul lanurilor de proiecte, portofoliilor de proiect i reelelor de proiecte se folosesc uniti organizaionale permanente specifice ale organizaiei orientate pe proiecte, adic PM Office, Portofolio Group i Adunarea Experilor. Din punct de vedere organizaional, proiectele pot fi nelese drept instrumente ale diferenierii. Pentru a se asigura c prin proiecte sunt urmrite obiectivele i regulile generale ale organizaiei, organizaiile orientate pe proiecte au nevoie de aceste noi structuri integratoare.
Un lan de proiecte reprezint o mulime de proiecte secveniale pentru desfurarea mai multor procese de afaceri. El reprezint un tip de reea de proiecte. Un lan de proiecte este privit ntr-un interval de timp. Sunt posibile i lanuri constituite din proiecte i programe (de exemplu, un proiect de concepie urmat de un program de realizare). Lanurile de proiecte sunt de regul asociate ciclului de realizare a unei investiii. O investiie este de cele mai multe ori realizat printr-un lan de proiecte
Contacte cu clienii
Post consiliere
t
Proiect: ntreinerea mijlocului de producie
Apariia ideii
Apariia ideii
Comercializarea produsului
4.3.1.2 Clusterele de proiecte Un portofoliu de proiecte reprezint mulimea tuturor proiectelor unei organizaii orientate pe proiecte. n portofoliu se ine cont de toate proiectele actuale (i eventual planificate) la data actual. Dac organizaiile orientate pe proiecte au multe proiecte n portofoliul lor (de exemplu, mai mult de 100 proiecte) este folositor a crea mai multe portofolii pentru diferitele tipuri de proiecte (de exemplu, proiecte realizate pe baz de contract i alte tipuri de proiecte). Un portofoliu reprezint o privire raportat la un anumit moment. O reea de proiecte reprezint o submulime a portofoliului de proiecte cu strnse legturi. Pentru cuplarea proiectelor n reele de proiecte pot fi utilizate diferite criterii, de exemplu: utilizarea unei tehnologii comune pentru mai
19
multe proiecte vizate, desfurarea proiectelor n aceeai regiune geografic sau desfurarea proiectelor pentru acelai client. Portofoliile de proiecte, reelele de proiecte i lanurile de proiecte nu reprezint organizaii, precum proiectele i programele, ci sunt clustere de proiecte.