Sunteți pe pagina 1din 16

Microsoft Access 2007

manual pentru începători

prof. Bonto Alina

Microsoft Access 2007 – manual pentru începători prof. Alina Bonto

Cuprins

1. Concepte generale privind bazele de date Access

2

2. Operarea cu baze de date

3

2.1 Proiectarea bazei de date

3

2.2 Crearea unui tabel

4

2.3 Definirea cheilor unei tabele

5

2.4 Crearea unui index

6

2.5 Schimbarea proprietăților unui atribut

7

2.6 Crearea unei reguli de validare

7

2.7 Crearea unei legături între tabele

8

2.8 Crearea unui formular simplu

9

2.9 Crearea unei interogari

11

2.10 Crearea unui raport

13

Bibliografie:

15

Microsoft Access 2007 – manual pentru începători prof. Alina Bonto

1. Concepte generale privind bazele de date Access

Domeniul bazelor de date este foarte important la ora actuală. Indiferent că suntem un utilizator obișnuit, unul experimentat sau un profesionist IT, studiul unei baze de date este mai important ca oricând. Baza de date - reprezintă un ansamblu de date, organizate coerent, structurate cu o redundanţă minimă, accesibile cât mai multor utilizatori în acelaşi timp. Baza de date este un ansamblu de colecţii de date organizate în tabele pentru bazele de date relaţionale şi în obiecte pentru bazele de date obiect. Exemple: evidenţa populaţiei la poliţie, clienţii băncilor, abonaţii de la EONgaz, Electrica, RDS Datele sunt organizate în tabele, o baza de date este alcătuită din mai multe tabele cu diferite legături între ele. Exemplu: tabel cărţi, tabel abonați, tabel edituri Entităţile alcătuiesc lumea reală. Exemple: angajat, carte Atribute reprezintă proprietăţi sau caracteristici ale entităţilor care au diferite valori. Exemple atribute: pentru angajat: nume, vârstă, ani vechime, pentru carte: titlu, autor, an apariţie, editură

Pentru a defini un tabel sunt necesare următoarele elemente:

a) domeniul de valori ansamblu de valori caracterizate printr-un nume, ce poate fi definit implicit sau explicit b) atributul– reprezintă o coloană a tabelului

Pentru a defini o bază de date este nevoie de:

a) tabela (tabel) – reprezintă un produs cartezian dintre mai multe domenii caracterizat printr-un nume exemplu: tabelul CARTI

- pe primul rând sunt trecute domeniile care aparţin tabelei (titlu, autor)

- în continuare se trec datele corespunzătoare acestor

domenii (Poezii, M. Eminescu etc.) b) legăturile dintre tabele Tipuri de legături:

titlu

autor

Poezii

Mihai Eminescu

Baze de date Access

Ioana Pop

Fotografia digitala

Dinu Dumbrava

1:1 legătura de tip unu la unu – unei înregistrări dintr-o tabela îi corespunde o înregistrare din altă tabelă (exemplu: un medic lucrează cu o singură asistentă) 1:M legătura de tip unu la mai mulţi – unei înregistrări dintr-o tabela îi corespund mai multe înregistrări din altă tabelă (exemplu: o carte este tiparită la mai multe edituri, un angajat are mai mulți copii, un autor a scris mai multe cărți, într-o clasă învaţă mai mulți elevi) M:N legătura de tipul mulți la mulți- mai multor înregistrări dintr-o tabela îi corespund mai multe înregistrări din alta tabelă (exemplu: fiecare client poate comanda cărţi la mai multe edituri iar fiecare furnizor poate lucra cu mai multe librării)

Microsoft Access 2007 – manual pentru începători prof. Alina Bonto

Microsoft Access 2007 face parte din pachetul de programe Office 2007 şi este o aplicaţie pentru crearea şi gestionarea bazelor de date.

Lansarea în execuție a programului se face urmând calea: Start →Toate programele(All Programs)→Micorsoft Office → Microsoft Office Access 2007.

Închiderea aplicaţiei: Buton Office/Exit Access sau clic pe butonul de închidere din colțul dreapta-sus al ferestrei

Deschiderea unei baze de date existente:

Se deschide Microsoft Access, Buton Office/Open(Deschidere) sau Ctrl+O

- în fereastra de dialog aparută se precizează locul unde este fişierul care trebuie deschis

- cu dublu clic pe fişier sau clic şi open se deschide baza de date căutată sau

- se alege baza de date din partea dreaptă a ecranului, secțiunea Open recent database

Salvarea unui fişier Access Buton Office/Save (Salvare) sau clic pe butonul Save (Salvare) de pe bara de acces rapid sau Ctrl+S

Utilizarea funcţiei Help

pe bara de acces rapid sau Ctrl+S Utilizarea funcţiei Help S e activează prin apăsarea butonului

Se activează prin apăsarea butonului

- pe ecran apare fereastra Assistance (Ajutor Access) - în câmpul Search for (Căutare pentru) se introduce ceea ce dorim să căutam şi se apasă butonul Search (Pornire căutare)

Închiderea asistentului se face prin apăsarea butonului Închidere (Close) Închiderea unei baze de date

sau se apasă tasta F1.

Închiderea unei baze de date sau se apasă tasta F1. - Buton Office/Close Database(Închidere Baza de

- Buton Office/Close Database(Închidere Baza de date)

2. Operarea cu baze de date

2.1 Proiectarea bazei de date

Orice coloană dintr-un tabel se numește câmp. Orice linie dintr-un tabel se numește înregistrare. Intersecția dintre o linie și o coloană se numește valoare. Cea mai importantă linie dintr-un tabel este acea linie care defineşte tabelul. Ea se numeşte cap de tabel (sau structura de bază). Acesta este primul lucru pe care îl creăm atunci când vrem facem un tabel. Capul de tabel contine definiţia coloanelor din tabelul respectiv.

Crearea unei baze de date noi

- se deschide Microsoft Access, Buton Office/New(Nou) sau Ctrl+N sau clic dreapta în fereastra Explorer în directorul unde dorim crearea fişierului/New Microsoft Access Aplication

- în fereastra deschisă se alege opţiunea Blank Database (Baza de date necompletată)

Microsoft Access 2007 – manual pentru începători prof. Alina Bonto

2007 – manual pentru începători prof. Alina Bonto - se precizează locul unde va fi salvată

- se precizează locul unde va fi salvată baza de date şi numele acesteia

- apoi

se

execută

Creare(Create)

date şi numele acesteia - apoi se execută Creare(Create) clic pe butonul 2.2 Crearea unui tabel
clic pe butonul
clic
pe
butonul

2.2 Crearea unui tabel

Tabelele din Access sunt mult mai "inteligente" decât cele din Excel. Au o structură bine definită, fiecare coloană având un anumit tip de date, o anumită dimensiune, etc. Este recomandat ca fiecare tabel dintr-o bază de date să stocheze informații referitoare la o singura

entitate din viața reală. De exemplu, tabela ELEVI să stocheze doar informații despre elevi, tabela MEDII_ELEVI doar informații despre mediile elevilor. Nu stocăm în interiorul unei singure tabele informații amestecate, ce se referă la entități diferite. Există două moduri de vizualizare ale unui tabel: Vizualizare foaie de date, ce ne permite să creăm structura tabelului și să introducem datele în același timp și Vizualizare Proiect. Se recomandă să creați structura tabelului în modul Vizualizare Proiect, apoi să folosiți Vizualizare foaie de date pentu introducerea datelor. În momentul în care alegem să creăm un tabel în Vizualizare Proiect, Access va cere imediat să introducem numele acestuia. Completăm numele tabelei: ex. elevi și apoi, clic pe OK.

Microsoft Access 2007 – manual pentru începători prof. Alina Bonto

2007 – manual pentru începători prof. Alina Bonto Observ ăm tabela î n partea stâng ă

Observăm tabela în partea stângă a ecranului, acolo unde avem un meniu ce ne permite să navigăm prin elementele din interiorul bazei de date. Acum putem să creăm coloanele din tabel. Este recomandat ca orice tabel să aibă o coloană cu rolul de indentificator unic de linie și stabilim că această coloană este de tip AutoNumerotare. Aceasta înseamnă că Access va genera în mod automat un număr de cod unic, sub forma de număr curent (1, 2, 3…).

Adăugarea unui atribut nou unei tabele existente -clic dreapta pe numele tabelului, se deschide tabelul în modul Design View(Vizualizare proiect) sau -se deschide tabelul şi se apasă butonul Design View(Vizualizare proiect)

Modificarea, ştergerea datelor unei înregistrări şi salvarea tabelei -se deschide tabelul cu dublu clic -se modifică datele din tabelă -se închide tabela. Access va salva automat modificările făcute. Se poate apăsă pentru siguranţă butonul Salvare(Save)

Ştergerea unei înregistrări -se poziționează mouse-ul pe înregistrare(în stânga rândului) -clic dreapta pe înregistrare Delete record(Ştergere înregistrare) Ştergerea tabelei

- se selectează tabelul şi se apasă butonul Ştergere

sau clic dreapta pe tabel/se alege opţiunea Delete(Stergere)

- se cere confirmarea ştergerii şi se apasă Yes(Da)

2.3 Definirea cheilor unei tabele Cheia unei tabele reprezintă un ansamblu minim de atribute care identifică în mod unic o înregistrare dintr-o tabelă.

- poate fi formată dintr-un singur atribut (cheie simplă) sau din mai multe atribute (cheie compusă)

- Chei candidate pot fi mai multe atribute care pot identifica o înregistrare

Microsoft Access 2007 – manual pentru începători prof. Alina Bonto

- Cheia primară cheia care se folosește efectiv, identifică unic o înregistrare dintr-o tabelă

Stabilirea cheii primare:

- se deschide tabela în modul Vizualizare proiect(Design View)

- se selectează câmpul care dorim să fie cheia primară

clic pe butonul Cheie primara (Primary key) sau - clic dreapta pe câmpul ales să fie cheie primară din meniul deschis alegem Cheie Primara (Primary key)

ă din meniul deschis alegem Cheie Primara (Primary key) - Dac ă cheia primar ă este
ă din meniul deschis alegem Cheie Primara (Primary key) - Dac ă cheia primar ă este

-

Dacă cheia primară este formată din mai multe câmpuri, selectarea acestora se va face ținând apăsată tasta Shift.

2.4 Crearea unui index Indexul asigură ierarhizarea datelor într-o tabelă (exemplu: se poate construi un index care să ordoneze datele din tabela în ordine crescătoare a vârstei)

- se deschide tabelul în modul Vizualizare Proiect(Design View)

- se selecteaza câmpul care dorim să devină index

- în dreptul indicației Indexat (Indexed) se alege opțiunea Da(Yes)

- dacă se alege opțiunea Da(Făra dubluri) (Yes(No duplicates)) atunci în câmpul respectiv nu se pot introduce doua înregistrări cu aceeași valoare.

Regula de validare Text de validare Index
Regula de validare
Text de validare
Index
respectiv nu se pot introduce doua înregistrări cu aceeaș i valoare. Regula de validare Text de

Microsoft Access 2007 – manual pentru începători prof. Alina Bonto

2.5 Schimbarea proprietăților unui atribut

- se deschide tabelul în modul Vizualizare proiect (Design View)

- se selectează atributul asupra căruia dorim să aducem modificări

- în partea de jos a ferestrei se aleg proprietățile dorite.

IMPORTANT: când modificăm proprietățile unui atribut, nu trebuie să alegem o dimensiune mai mică deoarece există pericolul să pierdem date importante din acel tabel

2.6 Crearea unei reguli de validare Regulile de validare au rolul de a nu permite introducerea datelor eronate

- se deschide tabelul în modul Vizualizare proiect (Design View)

- se selectează atributul pentru care dorim aplicarea unei reguli de validare

- se alege proprietatea Regula de validare (Validation rule)

Text de validare

- daca se introduc date greșite (care nu respectă regula de validare) și dorim să fie afișat un mesaj de atenționare într-o casetă de dialog în zona Text de validare (Validation Text) se introduce mesajul de atenționare apoi clic pe OK

Aplicaţie practică

1. Deschideţi aplicaţia de baze de date

2. Creaţi o bază de date pe desktop. Salvaţi-o cu numele vostru.

3. Creaţi o tabelă cu următoarele câmpuri:

Nume câmp

Tip de data

Mărime câmp sau format

CNP

Number

Dublă precizie

Nume

Text de dimensiune

50

Data nașterii

Date/Time

Dată scurtă

4. Salvaţi tabelul cu numele elevi

5. Adaugaţi atributul Numar_telefon tabelei cu numele elevi

6. Introduceți o regula de validare și textul de validare pentru câmpul data nașterii “Anul nașterii mai mare de 1990”

7. Salvaţi modificările făcute şi închideţi aplicaţia de baze de date Access.

Schimbarea dimensiunii unei coloane dintr-o tabela

- se deschide tabelul cu dublu clic sau Deschidere (Open)

- selectez coloana pentru care doresc să modific lățimea

- clic dreapta și aleg Lățime coloană (Column Width)

- se deschide o fereastra în care se cere să se introducă dimensiunea dorită, apoi clci pe OK

- această modificare se poate realiza și manual cu ajutorul mouse-ului

Mutarea unei coloane într-o tabelă

- se deschide tabelul cu dublu clic sau Deschidere (Open)

- pentru schimbarea ordinii atributelor într-o tabela: cu ajutorul mouse-ului tragem de atributul pe care dorim îl mutăm și îl poziționam în locul dorit

Microsoft Access 2007 – manual pentru începători prof. Alina Bonto

Aplicaţie practică

1. Deschideţi Microsoft Access 2007.

2. Creaţi pe desktop baza de date BIBLIOTECA

3. Creaţi tabela CĂRŢI cu următoarele câmpuri:

Nume câmp

Tip date

Marime câmp sau format

ID Carte

Numar

Lung intreg

Titlu

Text

50

Autor

Text

100

Pret

Moneda

lei

4.

Setaţi câmpul ID Carte ca şi cheie primară

5.

Indexaţi câmpul Pret

 

6.

Introduceţi în tabel următoarele înregistrări:

ID Carte

Titlu

Autor

Pret

12

Poezii

Mihai Eminescu

15

lei

123

Baze de date Access

Ioana Pop

25

lei

131

Macromedia Flash

Cosmin Vârlan

42

lei

422

Mara

Ioan Slavici

20

lei

7.

Setaţi lăţimea coloanei Autor la 22 puncte

 

8.

Mutaţi câmpul Autor înaintea câmpului Titlu

9.

Salvaţi şi închideţi baza de date.

 

2.7 Crearea unei legături între tabele a) alegerea tabelelor

- În fila Instrumente bază de date(Database tools) alegem Relaţii (Relationships)

de date(Database tools) alegem Relaţ ii (Relationships) - se afişează fereastra Afisare Tabel (Show Table) -

- se afişează fereastra Afisare Tabel (Show Table)

- se aleg pe rând tabelele între care dorim să creem legătura şi se apasă butonul Adăugare (Add)

b) editarea legăturilor

- În fila Instrumente bază de date(Database tools) alegem Relaţii (Relationships) – definim legătura dintre tabele

- se afişează fereastra Editare relaţii (Edit Relationship)

- se apasă butonul Creare

- se aleg tabelele pe care dorim să le legăm şi atributele după care se va realiza legătura/

(Create

New

)

OK

- se definesc restricţiile asupra legăturii

- se bifează casuţa Enforce Referential Integrity (Impunere integritate referenţială) pentru a putea defini restricţiile asupra legăturii nou create

- se apasă butonul Creare (Create)

Microsoft Access 2007 – manual pentru începători prof. Alina Bonto

2007 – manual pentru începători prof. Alina Bonto - pe ecran în fereastra Relationships (Rela ţii)

- pe ecran în fereastra Relationships (Relaţii) va apărea legătura nou creată

- semnul este corespunzător tabelei ce conţine mai multe înregistrări unei înregistrări din tabela părinte

multe înregistrări unei înregistrări din tabela părinte IMPORTANT : nu se pot crea legături între doua

IMPORTANT: nu se pot crea legături între doua tabele după orice câmpuri ci numai după acele câmpuri care într-o tabelă sunt cheie primară şi în cealaltă tabela reprezintă cheie externa. Cele două câmpuri după care se face legătura trebuie să fie de acelasi tip.

Ştergerea legăturilor între doua tabele

- se dă un clic dreapta pe legătura pe care dorim să o ştergem

- se alege opţiunea Ştergere (Delete)

- pe ecran apare o fereastră de dialog care cere confirmarea ştergerii legăturii

- se alege Da(Yes) daca dorim ştergerea legăturii, Nu (No) daca nu mai dorim să ştergem legătura

2.8 Crearea unui formular simplu Formularele reprezintă ferestre ce permit adăugarea, modificarea, ștergerea datelor dintr- o baza de date. Formularele sunt special create astfel încât să permită cât mai facil și rapid operațiile de mai sus. În mod normal, dacă vrem să modificăm sau să adăugăm rânduri noi în tabelă ar trebui să o deschidem și să operăm modificarile în Vizualizare foaie de date.

Microsoft Access 2007 – manual pentru începători prof. Alina Bonto

Pentru crearea unui formular din panglica Creare alegeți Mai multe formulare Expert formular

Creare alegeți Mai multe formulare → Expert formular În fereastra ce s-a deschis alegem tabela pentru
Creare alegeți Mai multe formulare → Expert formular În fereastra ce s-a deschis alegem tabela pentru

În fereastra ce s-a deschis alegem tabela pentru care creăm formularul apoi câmpurile din tabela pentru care realizăm formularul. (ex. Nume, Prenume, Data nasterii și Clasa din tabela ELEVI).

Prenume , Data nasterii și Clasa din tabela ELEVI ). Apoi parcurgem următorii pași prin acționarea
Prenume , Data nasterii și Clasa din tabela ELEVI ). Apoi parcurgem următorii pași prin acționarea

Apoi parcurgem următorii pași prin acționarea butonului Următorul (Next). Stabilim:

aspectul formularului

alegem un stil de formatare

completăm numele pentru formular după care apăsăm butonul Terminare(Finish).

Cu ajutorul formularului putem să facem orice operație de modificare fără să deschidem tabelul evitând astfel să alterăm liniile din tabelă și să introducem valori neconforme cu realitatea.

Pentru a introduce o înregistrare nouă folosim butonul Înregistrare noua (necompletată).

cu realitatea. Pentru a i ntroduce o înregistrare nouă folosim butonul Înregistrare noua (necompletat ă ).

Microsoft Access 2007 – manual pentru începători prof. Alina Bonto

Aplicație practică:

1. Creați o baza de date cu numele biblioteca formată din 2 tabele prin care să țineți

evidența cărților din biblioteca personală.

Tabele:

Carti

Nume câmp

Tip date

Mărime câmp sau format

Cod_carte

număr

Întreg lung

Nume_carte

Text

20

Autor

Text

255

domeniu

text

50

Edituri

Nume câmp

Tip date

Mărime câmp sau format

Cod_editura

număr

Întreg lung

Nume_editura

Text

50

Adresa_editura

Text

50

2. Creați câte un formular pentru fiecare tabel și introduceți în fiecare tabel câte 3 înregistrări.

2.9 Crearea unei interogari Interogările sunt date extrase din baza de date. Crearea unei interogări este una din cele mai importante operații dintr-o baza de date. Din panglica Creare alegeți Proiectare interogare.

Din panglica Creare alegeț i Proiectare interogare . În fereastra deschisă a legem tabelele din care
Din panglica Creare alegeț i Proiectare interogare . În fereastra deschisă a legem tabelele din care

În fereastra deschisă alegem tabelele din care dorim extragerea informațiilor folosind butonul Adăugare(Add) apoi apăsăm Închidere(Close).

Selectăm câmpurile pe care le dorim afișate în interogare apoi apăsăm butonul Executare(Run), din panglica Proiectare(Design).

Microsoft Access 2007 – manual pentru începători prof. Alina Bonto

2007 – manual pentru începători prof. Alina Bonto Se vor afișa înregistrările găsite . Salvă m

Se vor afișa înregistrările găsite. Salvăm interogarea cu numele dorit.

Aplicația practică

1. Copiaţi baza de date scoala pe desktop

2. Creați o interogare care să afișeze nume, prenume și media la română.

3. Salvați cu numele Medii romana

Într-o interogare datele pot fi sortate crescător sau descrescător. Se pot stabili condiții logice, putem să filtrăm tabelele din Access stabilind niște condiții logice.

Deschidem interogarea în modul Vizualizare proiect(Design View), în câmpul Sort(Sortare) se alege una din opțiunile Ascending(Ascendenta) sau Descending(Descendenta)

Câmpul Show (Afișare) permite afișarea sau nu a unor câmpuri în interogare. Selectați căsuța dacă doriți ca acest câmp să apară în interogare sau nu.

În câmpul Criteria (Criterii) se pot defini propriile restricții. Acestea pot fi de genul:

mai mare decât o anumită valoare (>), mai mare sau egal(>=), mai mic(<), mai mic sau egal cu anumita valoare(<=), se poate alege și opțiunea Egal cu o valoare sau diferit (<>) de o valoare

sau se pot crea expresii logice utilizând operatorii logici And (Și) și Or (Sau)

va conține numai acele înregistrări care corespund

restricției create. Pentru a păstra vechea interogare salvați noua interogare cu un alt nume

(utilizați Butonul Office/Salvare ca)

După închiderea interogării aceasta

Aplicarea unui filtru asupra unei tabele Tipuri de filtre:

a) Filter by form (Filtrare dupa macheta) utilizatorul alege ce caute

Microsoft Access 2007 – manual pentru începători prof. Alina Bonto

b) Filter excluding selection (Filtrare cu excluderea selecţiei) – realizează filtrarea

excluzând datele selectate

c) Filter by selection (Filtrare prin selectare) filtrează datele dintr-o tabelă în funcţie de înregistrările selectate

d) Advanced Filter (Filtrare/Sortare complexă) realizează un mod de filtrare foarte

complex -se deschide o fereastră în care se creaăa opţiuni de filtrare - se pot găsi înregistrări care îndeplinesc mai multe criterii, aceste condiţii sunt construite sub forma unor expresii

Aplicația practică

1. Copiati baza de date scoala pe desktop (retea/server Ael/Public)

2. Creați o interogare care să afișeze nume, prenume și media la matematică și fizică.

3. Salvați cu numele medii_real

4. Ordonați alfabetic după numele elevilor

5. Afișați doar elevii care au medii mai mari sau egale cu 8 la matematică.

6. Salvați cu numele Elevi buni

7. Afișați doar elevii care au medii mai mici decât 5 la fizică

8. Salvați cu numele Elevi corigenți

2.10 Crearea unui raport Un raport reprezintă o situație extrasă dintr-o bază de date (o interogare). La rapoarte contează foarte mult doua aspecte:

Partea estetica (layout): culori, borduri, tabele;

Forma în care sunt prezentate datele: antet, subsol, formatari. Folosim panglica Creare și alegem Expert
Forma în care sunt prezentate datele: antet, subsol, formatari.
Folosim panglica Creare și alegem Expert Raport.

În caseta de dialog deschisă stabilim:

1.

tabela sau interogarea pentru care dorim să realizăm raportul și câmpurile pe care dorim să le conțină raportul

2.

structura raportului

3.

gruparea datelor din tabela sau interogare prin selectarea atributului după care dorim să grupăm datele

4.

sortarea datelor din raport (crescător sau descrescător)

5.

alegerea modului în care vor fi aranjate în pagină datele și orientarea paginii (portret sau vedere)

Microsoft Access 2007 – manual pentru începători prof. Alina Bonto

6.

alegerea unui stil pentru raportul creat

7.

introducem un nume pentru raport apoi clic pe Terminare

introducem un nume pentru raport apoi clic pe Terminare Aplicația practică: 1. Copiați pe desktop baza

Aplicația practică:

1.

Copiați pe desktop baza de date scoala (Rețea/Server Ael/Public)

2.

Creați un raport pentru tabela elevi

3.

Afișați câmpurile: nume, prenume și clasa

4.

Sortați după nume, crescător

5.

Orientați foaia tip vedere și alegeți aspectul tabel

6.

Alegeți un stil pentru raport

7.

Salvați cu numele elevi si clase

Microsoft Access 2007 – manual pentru începători prof. Alina Bonto

Bibliografie:

1. Mariana Panţiru – Tehnologia Informaţiei şi a comunicaţiilor, Ed. All, Bucureşti, 2005

2. http://office.microsoft.com/ro-ro/access-help/ - Ajutor şi articole “cum să”