Microsoft Access 2007

manual pentru nceptori

prof. Bonto Alina

Microsoft Access 2007 manual pentru nceptori prof. Alina Bonto

Cuprins

1. 2.

Concepte generale privind bazele de date Access ............................................................ 2 Operarea cu baze de date .................................................................................................. 3 2.1 Proiectarea bazei de date ................................................................................................ 3 2.2 Crearea unui tabel ........................................................................................................... 4 2.3 Definirea cheilor unei tabele........................................................................................... 5 2.4 Crearea unui index .......................................................................................................... 6 2.5 Schimbarea proprietilor unui atribut ............................................................................ 7 2.6 Crearea unei reguli de validare ....................................................................................... 7 2.7 Crearea unei legturi ntre tabele .................................................................................... 8 2.8 Crearea unui formular simplu ......................................................................................... 9 2.9 Crearea unei interogari ................................................................................................. 11 2.10 Crearea unui raport ..................................................................................................... 13

Bibliografie: ........................................................................................................................... 15

Microsoft Access 2007 manual pentru nceptori prof. Alina Bonto

1. Concepte generale privind bazele de date Access

Domeniul bazelor de date este foarte important la ora actual. Indiferent c suntem un utilizator obinuit, unul experimentat sau un profesionist IT, studiul unei baze de date este mai important ca oricnd. Baza de date - reprezint un ansamblu de date, organizate coerent, structurate cu o redundan minim, accesibile ct mai multor utilizatori n acelai timp. Baza de date este un ansamblu de colecii de date organizate n tabele pentru bazele de date relaionale i n obiecte pentru bazele de date obiect. Exemple: evidena populaiei la poliie, clienii bncilor, abonaii de la EONgaz, Electrica, RDS Datele sunt organizate n tabele, o baza de date este alctuit din mai multe tabele cu diferite legturi ntre ele. Exemplu: tabel cri, tabel abonai, tabel edituri Entitile alctuiesc lumea real. Exemple: angajat, carte Atribute reprezint proprieti sau caracteristici ale entitilor care au diferite valori. Exemple atribute: pentru angajat: nume, vrst, ani vechime, pentru carte: titlu, autor, an apariie, editur Pentru a defini un tabel sunt necesare urmtoarele elemente: a) domeniul de valori ansamblu de valori caracterizate printr-un nume, ce poate fi definit implicit sau explicit b) atributul reprezint o coloan a tabelului Pentru a defini o baz de date este nevoie de: a) tabela (tabel) reprezint un produs cartezian dintre mai multe domenii caracterizat printr-un nume exemplu: tabelul CARTI titlu autor - pe primul rnd sunt trecute domeniile care aparin Poezii Mihai Eminescu tabelei (titlu, autor) Baze de date Access Ioana Pop Dinu Dumbrava - n continuare se trec datele corespunztoare acestor Fotografia digitala domenii (Poezii, M. Eminescu etc.) b) legturile dintre tabele Tipuri de legturi: 1:1 legtura de tip unu la unu unei nregistrri dintr-o tabela i corespunde o nregistrare din alt tabel (exemplu: un medic lucreaz cu o singur asistent) 1:M legtura de tip unu la mai muli unei nregistrri dintr-o tabela i corespund mai multe nregistrri din alt tabel (exemplu: o carte este tiparit la mai multe edituri, un angajat are mai muli copii, un autor a scris mai multe cri, ntr-o clas nva mai muli elevi) M:N legtura de tipul muli la muli- mai multor nregistrri dintr-o tabela i corespund mai multe nregistrri din alta tabel (exemplu: fiecare client poate comanda cri la mai multe edituri iar fiecare furnizor poate lucra cu mai multe librrii)

Microsoft Access 2007 manual pentru nceptori prof. Alina Bonto

Microsoft Access 2007 face parte din pachetul de programe Office 2007 i este o aplicaie pentru crearea i gestionarea bazelor de date. Lansarea n execuie a programului se face urmnd calea: Start Toate programele(All Programs)Micorsoft Office Microsoft Office Access 2007. nchiderea aplicaiei: Buton Office/Exit Access sau clic pe butonul de nchidere din colul dreapta-sus al ferestrei Deschiderea unei baze de date existente: Se deschide Microsoft Access, Buton Office/Open(Deschidere) sau Ctrl+O - n fereastra de dialog aparut se precizeaz locul unde este fiierul care trebuie deschis - cu dublu clic pe fiier sau clic i open se deschide baza de date cutat sau - se alege baza de date din partea dreapt a ecranului, seciunea Open recent database Salvarea unui fiier Access Buton Office/Save (Salvare) sau clic pe butonul Save (Salvare) de pe bara de acces rapid sau Ctrl+S Utilizarea funciei Help Se activeaz prin apsarea butonului sau se apas tasta F1. - pe ecran apare fereastra Assistance (Ajutor Access) - n cmpul Search for (Cutare pentru) se introduce ceea ce dorim s cutam i se apas butonul Search (Pornire cutare) nchiderea asistentului se face prin apsarea butonului nchidere (Close) nchiderea unei baze de date - Buton Office/Close Database(nchidere Baza de date)

2. Operarea cu baze de date

2.1 Proiectarea bazei de date

Orice coloan dintr-un tabel se numete cmp. Orice linie dintr-un tabel se numete nregistrare. Intersecia dintre o linie i o coloan se numete valoare. Cea mai important linie dintr-un tabel este acea linie care definete tabelul. Ea se numete cap de tabel (sau structura de baz). Acesta este primul lucru pe care l crem atunci cnd vrem s facem un tabel. Capul de tabel contine definiia coloanelor din tabelul respectiv. Crearea unei baze de date noi - se deschide Microsoft Access, Buton Office/New(Nou) sau Ctrl+N sau clic dreapta n fereastra Explorer n directorul unde dorim crearea fiierului/New Microsoft Access Aplication - n fereastra deschis se alege opiunea Blank Database (Baza de date necompletat)

Microsoft Access 2007 manual pentru nceptori prof. Alina Bonto

se precizeaz locul unde va fi salvat baza de date i numele acesteia apoi se execut clic pe butonul Creare(Create)

2.2 Crearea unui tabel Tabelele din Access sunt mult mai "inteligente" dect cele din Excel. Au o structur bine definit, fiecare coloan avnd un anumit tip de date, o anumit dimensiune, etc. Este recomandat ca fiecare tabel dintr-o baz de date s stocheze informaii referitoare la o singura entitate din viaa real. De exemplu, tabela ELEVI s stocheze doar informaii despre elevi, tabela MEDII_ELEVI doar informaii despre mediile elevilor. Nu stocm n interiorul unei singure tabele informaii amestecate, ce se refer la entiti diferite. Exist dou moduri de vizualizare ale unui tabel: Vizualizare foaie de date, ce ne permite s crem structura tabelului i s introducem datele n acelai timp i Vizualizare Proiect. Se recomand s creai structura tabelului n modul Vizualizare Proiect, apoi s folosii Vizualizare foaie de date pentu introducerea datelor. n momentul n care alegem s crem un tabel n Vizualizare Proiect, Access va cere imediat s introducem numele acestuia. Completm numele tabelei: ex. elevi i apoi, clic pe OK.

Microsoft Access 2007 manual pentru nceptori prof. Alina Bonto

Observm tabela n partea stng a ecranului, acolo unde avem un meniu ce ne permite s navigm prin elementele din interiorul bazei de date. Acum putem s crem coloanele din tabel. Este recomandat ca orice tabel s aib o coloan cu rolul de indentificator unic de linie i stabilim c aceast coloan este de tip AutoNumerotare. Aceasta nseamn c Access va genera n mod automat un numr de cod unic, sub forma de numr curent (1, 2, 3). Adugarea unui atribut nou unei tabele existente -clic dreapta pe numele tabelului, se deschide tabelul n modul Design View(Vizualizare proiect) sau -se deschide tabelul i se apas butonul Design View(Vizualizare proiect) Modificarea, tergerea datelor unei nregistrri i salvarea tabelei -se deschide tabelul cu dublu clic -se modific datele din tabel -se nchide tabela. Access va salva automat modificrile fcute. Se poate aps pentru siguran butonul Salvare(Save) tergerea unei nregistrri -se poziioneaz mouse-ul pe nregistrare(n stnga rndului) -clic dreapta pe nregistrare Delete record(tergere nregistrare) tergerea tabelei - se selecteaz tabelul i se apas butonul tergere sau clic dreapta pe tabel/se alege opiunea Delete(Stergere) - se cere confirmarea tergerii i se apas Yes(Da) 2.3 Definirea cheilor unei tabele Cheia unei tabele reprezint un ansamblu minim de atribute care identific n mod unic o nregistrare dintr-o tabel. - poate fi format dintr-un singur atribut (cheie simpl) sau din mai multe atribute (cheie compus) - Chei candidate pot fi mai multe atribute care pot identifica o nregistrare

Microsoft Access 2007 manual pentru nceptori prof. Alina Bonto

Cheia primar cheia care se folosete efectiv, identific unic o nregistrare dintr-o tabel

Stabilirea cheii primare: - se deschide tabela n modul Vizualizare proiect(Design View) - se selecteaz cmpul care dorim s fie cheia primar - clic pe butonul Cheie primara (Primary key) sau - clic dreapta pe cmpul ales s fie cheie primar din meniul deschis alegem Cheie Primara (Primary key) Dac cheia primar este format din mai multe cmpuri, selectarea acestora se va face innd apsat tasta Shift.

2.4 Crearea unui index Indexul asigur ierarhizarea datelor ntr-o tabel (exemplu: se poate construi un index care s ordoneze datele din tabela n ordine cresctoare a vrstei) - se deschide tabelul n modul Vizualizare Proiect(Design View) - se selecteaza cmpul care dorim s devin index - n dreptul indicaiei Indexat (Indexed) se alege opiunea Da(Yes) - dac se alege opiunea Da(Fra dubluri) (Yes(No duplicates)) atunci n cmpul respectiv nu se pot introduce doua nregistrri cu aceeai valoare. Regula de validare

Text de validare

Index

Microsoft Access 2007 manual pentru nceptori prof. Alina Bonto

2.5 Schimbarea proprietilor unui atribut - se deschide tabelul n modul Vizualizare proiect (Design View) - se selecteaz atributul asupra cruia dorim s aducem modificri - n partea de jos a ferestrei se aleg proprietile dorite.
IMPORTANT: cnd modificm proprietile unui atribut, nu trebuie s alegem o dimensiune mai mic deoarece exist pericolul s pierdem date importante din acel tabel

2.6 Crearea unei reguli de validare Regulile de validare au rolul de a nu permite introducerea datelor eronate - se deschide tabelul n modul Vizualizare proiect (Design View) - se selecteaz atributul pentru care dorim aplicarea unei reguli de validare - se alege proprietatea Regula de validare (Validation rule) Text de validare - daca se introduc date greite (care nu respect regula de validare) i dorim s fie afiat un mesaj de atenionare ntr-o caset de dialog n zona Text de validare (Validation Text) se introduce mesajul de atenionare apoi clic pe OK Aplicaie practic 1. Deschidei aplicaia de baze de date 2. Creai o baz de date pe desktop. Salvai-o cu numele vostru. 3. Creai o tabel cu urmtoarele cmpuri: Nume cmp Tip de data Mrime cmp sau format CNP Number Dubl precizie Nume Text de dimensiune 50 Data naterii Date/Time Dat scurt 4. Salvai tabelul cu numele elevi 5. Adaugai atributul Numar_telefon tabelei cu numele elevi 6. Introducei o regula de validare i textul de validare pentru cmpul data naterii Anul naterii mai mare de 1990 7. Salvai modificrile fcute i nchidei aplicaia de baze de date Access. Schimbarea dimensiunii unei coloane dintr-o tabela - se deschide tabelul cu dublu clic sau Deschidere (Open) - selectez coloana pentru care doresc s modific limea - clic dreapta i aleg Lime coloan (Column Width) - se deschide o fereastra n care se cere s se introduc dimensiunea dorit, apoi clci pe OK - aceast modificare se poate realiza i manual cu ajutorul mouse-ului Mutarea unei coloane ntr-o tabel - se deschide tabelul cu dublu clic sau Deschidere (Open) - pentru schimbarea ordinii atributelor ntr-o tabela: cu ajutorul mouse-ului tragem de atributul pe care dorim s l mutm i l poziionam n locul dorit

Microsoft Access 2007 manual pentru nceptori prof. Alina Bonto

Aplicaie practic 1. Deschidei Microsoft Access 2007. 2. Creai pe desktop baza de date BIBLIOTECA 3. Creai tabela CRI cu urmtoarele cmpuri: Nume cmp ID Carte Titlu Autor Tip date Numar Text Text Marime cmp sau format Lung intreg 50 100

Pret Moneda lei 4. Setai cmpul ID Carte ca i cheie primar 5. Indexai cmpul Pret 6. Introducei n tabel urmtoarele nregistrri: ID Carte Titlu Autor 12 123 131 422 Poezii Baze de date Access Macromedia Flash Mara Mihai Eminescu Ioana Pop Cosmin Vrlan Ioan Slavici

Pret 15 lei 25 lei 42 lei 20 lei

7. Setai limea coloanei Autor la 22 puncte 8. Mutai cmpul Autor naintea cmpului Titlu 9. Salvai i nchidei baza de date. 2.7 Crearea unei legturi ntre tabele a) alegerea tabelelor - n fila Instrumente baz de date(Database tools) alegem Relaii (Relationships)

se afieaz fereastra Afisare Tabel (Show Table) se aleg pe rnd tabelele ntre care dorim s creem legtura i se apas butonul Adugare (Add)

b) editarea legturilor - n fila Instrumente baz de date(Database tools) alegem Relaii (Relationships) definim legtura dintre tabele - se afieaz fereastra Editare relaii (Edit Relationship) - se apas butonul Creare...(Create New...) - se aleg tabelele pe care dorim s le legm i atributele dup care se va realiza legtura/ OK - se definesc restriciile asupra legturii - se bifeaz casua Enforce Referential Integrity (Impunere integritate referenial) pentru a putea defini restriciile asupra legturii nou create - se apas butonul Creare (Create)

Microsoft Access 2007 manual pentru nceptori prof. Alina Bonto

pe ecran n fereastra Relationships (Relaii) va aprea legtura nou creat semnul este corespunztor tabelei ce conine mai multe nregistrri unei nregistrri din tabela printe

IMPORTANT: nu se pot crea legturi ntre doua tabele dup orice cmpuri ci numai dup acele cmpuri care ntr-o tabel sunt cheie primar i n cealalt tabela reprezint cheie externa. Cele dou cmpuri dup care se face legtura trebuie s fie de acelasi tip.

tergerea legturilor ntre doua tabele se d un clic dreapta pe legtura pe care dorim s o tergem se alege opiunea tergere (Delete) pe ecran apare o fereastr de dialog care cere confirmarea tergerii legturii se alege Da(Yes) daca dorim tergerea legturii, Nu (No) daca nu mai dorim s tergem legtura

2.8 Crearea unui formular simplu Formularele reprezint ferestre ce permit adugarea, modificarea, tergerea datelor dintro baza de date. Formularele sunt special create astfel nct s permit ct mai facil i rapid operaiile de mai sus. n mod normal, dac vrem s modificm sau s adugm rnduri noi n tabel ar trebui s o deschidem i s operm modificarile n Vizualizare foaie de date.

Microsoft Access 2007 manual pentru nceptori prof. Alina Bonto

Pentru crearea unui formular din panglica Creare alegei Mai multe formulare Expert formular

n fereastra ce s-a deschis alegem tabela pentru care crem formularul apoi cmpurile din tabela pentru care realizm formularul. (ex. Nume, Prenume, Data nasterii i Clasa din tabela ELEVI).

Apoi parcurgem urmtorii pai prin acionarea butonului Urmtorul (Next). Stabilim: aspectul formularului alegem un stil de formatare completm numele pentru formular dup care apsm butonul Terminare(Finish). Cu ajutorul formularului putem s facem orice operaie de modificare fr s deschidem tabelul evitnd astfel s alterm liniile din tabel i s introducem valori neconforme cu realitatea. Pentru a introduce o nregistrare nou folosim butonul nregistrare noua (necompletat).

10

Microsoft Access 2007 manual pentru nceptori prof. Alina Bonto

Aplicaie practic: 1. Creai o baza de date cu numele biblioteca format din 2 tabele prin care s inei evidena crilor din biblioteca personal. Tabele: Carti Nume cmp Cod_carte Nume_carte Autor domeniu Edituri Nume cmp Cod_editura Nume_editura Adresa_editura 2.

Tip date numr Text Text text

Mrime cmp sau format ntreg lung 20 255 50

Tip date numr Text Text

Mrime cmp sau format ntreg lung 50 50

Creai cte un formular pentru fiecare tabel i introducei n fiecare tabel cte 3 nregistrri.

2.9 Crearea unei interogari Interogrile sunt date extrase din baza de date. Crearea unei interogri este una din cele mai importante operaii dintr-o baza de date. Din panglica Creare alegei Proiectare interogare.

n fereastra deschis alegem tabelele din care dorim extragerea informaiilor folosind butonul Adugare(Add) apoi apsm nchidere(Close). Selectm cmpurile pe care le dorim afiate n interogare apoi apsm butonul Executare(Run), din panglica Proiectare(Design).

11

Microsoft Access 2007 manual pentru nceptori prof. Alina Bonto

Se vor afia nregistrrile gsite. Salvm interogarea cu numele dorit. Aplicaia practic 1. Copiai baza de date scoala pe desktop 2. Creai o interogare care s afieze nume, prenume i media la romn. 3. Salvai cu numele Medii romana ntr-o interogare datele pot fi sortate cresctor sau descresctor. Se pot stabili condiii logice, putem s filtrm tabelele din Access stabilind nite condiii logice. Deschidem interogarea n modul Vizualizare proiect(Design View), n cmpul Sort(Sortare) se alege una din opiunile Ascending(Ascendenta) sau Descending(Descendenta) Cmpul Show (Afiare) permite afiarea sau nu a unor cmpuri n interogare. Selectai csua dac dorii ca acest cmp s apar n interogare sau nu. n cmpul Criteria (Criterii) se pot defini propriile restricii. Acestea pot fi de genul: mai mare dect o anumit valoare (>), mai mare sau egal(>=), mai mic(<), mai mic sau egal cu anumita valoare(<=), se poate alege i opiunea Egal cu o valoare sau diferit (<>) de o valoare sau se pot crea expresii logice utiliznd operatorii logici And (i) i Or (Sau) Dup nchiderea interogrii aceasta va conine numai acele nregistrri care corespund restriciei create. Pentru a pstra vechea interogare salvai noua interogare cu un alt nume (utilizai Butonul Office/Salvare ca) Aplicarea unui filtru asupra unei tabele Tipuri de filtre: a) Filter by form (Filtrare dupa macheta) utilizatorul alege ce s caute

12

Microsoft Access 2007 manual pentru nceptori prof. Alina Bonto

b) Filter excluding selection (Filtrare cu excluderea seleciei) realizeaz filtrarea excluznd datele selectate c) Filter by selection (Filtrare prin selectare) filtreaz datele dintr-o tabel n funcie de nregistrrile selectate d) Advanced Filter (Filtrare/Sortare complex) realizeaz un mod de filtrare foarte complex -se deschide o fereastr n care se creaa opiuni de filtrare - se pot gsi nregistrri care ndeplinesc mai multe criterii, aceste condiii sunt construite sub forma unor expresii Aplicaia practic 1. Copiati baza de date scoala pe desktop (retea/server Ael/Public) 2. Creai o interogare care s afieze nume, prenume i media la matematic i fizic. 3. Salvai cu numele medii_real 4. Ordonai alfabetic dup numele elevilor 5. Afiai doar elevii care au medii mai mari sau egale cu 8 la matematic. 6. Salvai cu numele Elevi buni 7. Afiai doar elevii care au medii mai mici dect 5 la fizic 8. Salvai cu numele Elevi corigeni

2.10 Crearea unui raport Un raport reprezint o situaie extras dintr-o baz de date (o interogare). La rapoarte conteaz foarte mult doua aspecte: Partea estetica (layout): culori, borduri, tabele; Forma n care sunt prezentate datele: antet, subsol, formatari. Folosim panglica Creare i alegem Expert Raport.

n caseta de dialog deschis stabilim: 1. tabela sau interogarea pentru care dorim s realizm raportul i cmpurile pe care dorim s le conin raportul 2. structura raportului 3. gruparea datelor din tabela sau interogare prin selectarea atributului dup care dorim s grupm datele 4. sortarea datelor din raport (cresctor sau descresctor) 5. alegerea modului n care vor fi aranjate n pagin datele i orientarea paginii (portret sau vedere)

13

Microsoft Access 2007 manual pentru nceptori prof. Alina Bonto

6. alegerea unui stil pentru raportul creat 7. introducem un nume pentru raport apoi clic pe Terminare

Aplicaia practic: 1. Copiai pe desktop baza de date scoala (Reea/Server Ael/Public) 2. Creai un raport pentru tabela elevi 3. Afiai cmpurile: nume, prenume i clasa 4. Sortai dup nume, cresctor 5. Orientai foaia tip vedere i alegei aspectul tabel 6. Alegei un stil pentru raport 7. Salvai cu numele elevi si clase

14

Microsoft Access 2007 manual pentru nceptori prof. Alina Bonto

Bibliografie:
1. Mariana Paniru Tehnologia Informaiei i a comunicaiilor, Ed. All, Bucureti, 2005 2. http://office.microsoft.com/ro-ro/access-help/ - Ajutor i articole cum s

15