Managementul ghid practic

Proiectelor

Rubinian

1. Definire Managementul este stiinta organizarii si conducerii organizatiilor pentru valorificarea eficienta a resurselor acestora in scopul oferirii de produse si servicii specifice. Proiectul este un efort bine definit, organizat, temporar si realizat o singura data pentru a crea produse sau servicii unicat. Proiectul contrasteaza astfel cu procesele si operatiunile, care sunt de regula permanente sau cvasi-permanente. Proiectul reprezinta o realizare care are un obiectiv definibil, consuma resurse si se afla sub constrangerea unor elemente precum timpul, costurile si calitatea. Managementul proiectelor este stiinta managementului resurselor astfel incat acestea sa acopere in intregime realizarea unui proiect. Resursele sunt rezerve, posibilitati, surse, disponibilitati, mijloace care pot fi valorificate la un moment dat. Resursele pot fi financiare, umane, materiale, intelectuale, energetice, de spatiu, de timp, de comunicare etc.

2. Managerul de proiect Managementul de proiect este cel mai adesea in responsabilitatea unui manager de proiect. Acesta trebuie sa asigure derularea proiectului in parametrii stabiliti, pentru a respecta conditiile contractuale stabilite de clienti sau de nevoie proiectului. Managerul de proiect trebuie sa aiba calitati e ceptionale de lider, pentru a intelege proiectul in intregimea sa, de la inceput pana la sfarsit, de a conduce, organiza, coordona si controla resursele si ec!ipele de lucru. Managerul de proiect trebuie sa aiba abilitati de comunicare interpersonala puternice, sa fie familiarizat cu activitatile din fiecare sectie sau departament, si trebuie sa posede cunostinte generale despre te!nologia utilizata, cu e ceptia cazului in care proiectul este din domeniul cercetarii si dezvoltarii "#$D, sau R$D Researc! $ Development%.

Page 1 of 10

Managerul de proiect nu trebuie sa se implice direct in activitatile te!nice, intrucat astfel ar inceta sa mai fie manager, ci va deveni un simplu te!nician.

&. Activitatile de management al proiectului Activitatile necesare pentru realizarea proiectelor sunt'

1.Analiza si stabilirea obiectivelor de proiect 2. (valuarea si controlul riscurilor &. (stimarea resurselor ). Alocarea resurselor *. +rganizarea proiectului ,. Ac!izitionarea de resurse -. .tabilirea sarcinilor /. #onducerea activitatilor de proiect 0. #ontrolarea e ecutarii proiectului 11. 2rmarirea si raportarea derularii proiectului 11. Analizarea rezultatelor 12. Definirea rezultatelor finale ale proiectului 1&. Previzionarea tendintelor proiectului 1). Managementul calitatii 1*. Managementul problemelor

). .tabilirea tipului de organizare de proiect

Page 2 of 10

Managerul de proiect trebuie sa ia inca de la inceput o decizie fundamentala' ce tip de organizare va folosi pentru realizarea proiectului3 +ptiunile pe care le are sunt doua' organizarea piramidala, sau organizarea matriceala. A. Organizarea piramidala (Line and Staff Organization) +rganizarea piramidala este una formata dintr-un manager de varf "manager general%, care poate avea in subordine directa vicepresedinti si consilieri, la nivelurile inferioare gasindu-se departamentele, sectiile, birourile etc. ce au in frunte manageri de productie, de mar4eting, de resurse umane, financiari etc. Managerii departamentali sunt in subordinea managerului general, si au in subordinea lor alte persoane. Astfel se formeaza o piramida ierar!ica. Aici linia de autoritate este verticala, comenzile si cererea de informatii merg in jos pe aceste linii de autoritate, rapoartele si informatiile mergand de jos in sus, si urcand prin filtrare. 5n momentul in care se elaboreaza un proiect, managerilor de proiect li se da o anumita autonomie de la modul obisnuit de 6lant al comenzii6, delegandu-li-se autoritatea necesara pentru a realiza proiectul. (i sunt in continuare subordonati managementului superior, insa nu sunt intotdeauna controlati si au o autonomie de decizie mai mare decat a unui director de departament. B. Organizarea matriceala (Matri Organization) 2neori proiectele comple e au nevoie de structuri inovative, cum ar fi cea matriceala. Acest tip de organizare face ca specialistii sa raspunda in fata a doi sefi' managerul lor ierar!ic, si unul sau mai multi manageri de proiect. Desi este afectata unitatea comenzii, din cauza ca unii angajati trebuie sa raspunda in fata a mai multi superiori, acest tip de organizare a fost folosit cu succes deoarece pare a fi cea mai buna cale de a folosi aptitudinile profesionale ale angajatilor la mai multe proiecte.

*. Planificarea proiectului (tapa de planificare a proiectului este fundamentala pentru realizarea cu succes a acestuia. Planificarea determina ceea ce trebuie realizat, de catre cine, pana cand si cu ce, pentru a indeplini toate cerintele pentru finalizarea proiectului in parametrii de timp, cost si calitate impusi. Planificarea proiectului presupune construirea mai multor management al proiectului. Printre documentele de baza se afla' A - .pecificatia 7ucrarii ".7 - .+8%,
Page ! of 10

documente

de

9 - .pecificatiile de Proiect "Project .pecifications% # - :aloanele Proiectului "Project Milestones%, D - .tructura Detaliata a Activitatilor ".DA - 89.%, ( - .tructura Detaliata +rganizationala ".D+ - +9.%, ; - 9ugetul Proiectului"Project 9udget%

A. Specificatia lucrarii (SL " SO# " Statement of #or$) Prima data managerul de proiect va oferi membrilor ec!ipei de proiect .pecificatia lucrarii ".tatement of 8or4 - prescurtat .+8, tradus si prin 6Declaratie de 7ucru6, 6.pecificatie de lucru6 sau 6Rezumat de lucru6%. .pecificatia 7ucrarii contine toate elementele necesare pentru ca ec!ipa sa inteleaga proiectul in ansamblul sau. .7 sta la baza .tructurii Detaliata a Activitatilor ".DA%. .pecificatia 7ucrarii ".7% poate cuprinde informatii referitoare la' - Misiunea proiectului ";inal .cope%< - +biective "+bjectives%< - Rolurile si responsabilitatile fiecarui membru al ec!ipei de proiect< - Rezultatele finite ale proiectului "Deliverables%< - 9ugetul general de proiect - +rganigrama generala a proiectului

B. Specificatii de Proiect (Pro%ect Specification&) .pecificatiile de proiect trebuie enumerate separat pentru toate contributiile individuale la proiect. Acestea sunt utilizate pentru om-ora, ec!ipament si materiale.

Page ' of 10

Astfel clientul poate afla cum sunt c!eltuiti banii alocati proiectului si daca sunt vizate nivelele corespunzatoare de performanta.

(. )aloanele Proiectului (Pro%ect Mile&tone&) :aloanele proiectului sunt etapele principale dupa care se poate cuantifica evolutia acestuia. #el mai adesea, indica momentul de sc!imbare a unei faze, fie datorita reluarii uneia sau mai multor faze precedente, fie ca urmare a demararii unei noi faze sau a =nc!eierii proiectului.

*. Structura *etaliata a Acti+itatilor (S*A " #BS " #or$ Brea$do,n Structure) Documentul intitulat .tructura Detaliata a Activitatilor ".DA - 89. - 8or4 9rea4do>n .tructure, tradus uneori si prin 6.tructura de .eparare pe Activitati6, sau 6.tructura Detaliata +rientata pe Activitati6% imparte proiectul in elemente tot mai mici, organizate ierar!ic, ce trebuie finalizate intr-o anumita ordine pana la completarea proiectului. .DA constituie instrumentul central de ordonare si comunicare in cadrul proiectului. Daca este necesar, se pot realiza mai multe .DA in cadrul proiectului, prin impartirea acestuia in functie de activitati principale, produse, obiective, functiuni, responsabilitati, orientare geografica etc. Daca .DA se modifica, trebuie modificata si .D7. .DA imparte proiectul in' - Pac!ete de lucrari "8or4 Pac4ages% - .arcini "?as4s%< - .ub-sarcini ".ubtas4s% "daca este nevoie%. Managerul de proiect utilizeaza .DA ca un cadru comun pentru integrarea intregului proiect. .DA sta de asemenea la baza .tructurii Detaliate +rganizationale ".D+%, planificarii retelei, costurilor, analizei riscurilor etc.

Page - of 10

.. Structura *etaliata Organizationala (S*O " OBS " Organizational Brea$do,n Structure) .tructura Detaliata +rganizationala ".D+ - +9. - +rganizational 9rea4do>n .tructure, tradus uneori si prin 6.tructura Defalcarii +rganizationale6% cuprinde diviziunile functionale ale organizatiei care sunt insarcinate sa asigure sustinerea proiectului, si organizatiile e terioare daca acestea acorda de asemenea ajutor. .D+ poate fi foarte bine construita ca si o organigrama. 5n orice caz, .D+ ajuta managerii sa priveasca proiectul din punctul de vedere al responsabilitatilor. .D+ nu este un document esential pentru proiecte, si poate fi valoros pentru proiectele mai comple e.

/. Bugetul Proiectului (Pro%ect Budget) 9ugetul Proiectului este format din totalitatea veniturilor si c!eltuielilor de proiect. (ste bine ca acesta sa fie corelat in totalitate cu .tructura Detaliata a Activitatilor ".DA%. Astfel se va putea realiza o programare a costurilor pe faze de proiect.

Page 0 of 10

,. Programarea de retea "@et>or4 .c!eduling% Pentru planificarea proiectului, este nevoie de programarea de retea. + programare de retea defectuoasa ar conduce la pierderi de timp, nefolosirea resurselor si nerealizarea proiectului in limita de timp alocata. Retelele proiectului sunt compuse din 6evenimente6 "events% si 6activitati6 "activities%. (venimentul este definit ca fiind punctul de incepere sau finalizare a unui grup de activitati. Activitatea este lucrarea ceruta a fi e ecutata de la un punct situat in timp "eveniment%, la altul. Arafic, evenimentele sunt de regula reprezentate prin cercuri, iar activitatile prin sageti de la un eveniment la altul. 2n numar scris deasupra unei activitati reprezinta de obicei o valoare a timpului - zile, saptamani, luni, ceruta pentru indeplinirea activitatii. Pentru a eficientiza procesul de programare, au fost elaborate diverse te!nici de programare' - Diagrama P(R? "?e!nica de (valuare si Analiza a Programului%, si - Diagrama #PM "Metoda Drumului #ritic% - Diagrama Aantt "folosite alternativ sau ca o completare la P(R? si #PM%

A. *iagrama P.12 (P.12 (hart " 2ehnica de .+aluare &i Analiza a Programului) Diagrama P(R? "P(R? #!art% este un grafic de retea "@et>o4 Diagram% deoarece arata legaturile dintre evenimente si activitati "la fel ca si diagrama #PM, spre deosebire de diagrama Aantt%. P(R? este acronimul pentru 6Program (valuation and Revie> ?ec!niBue6 - ?e!nica de (valuare si Analiza a Programului, tradus uneori defectuos prin 6(valuarea programului si te!nica de revie>6 sau 6(valuarea de Program si Analiza ?e!nica6. Diagramele P(R? au nevoie de estimarea a trei timpi' - cel mai optimist timp de finalizare "a%, - cel mai pesimist timp de finalizare "b%,
Page 3 of 10

- cel mai probabil timp de finalizare "m%. Perioada de timp prevazuta intre evenimente se poate calcula dupa urmatoarea formula' te = [a+(4m)+b]/6, unde te = timpul prognozat. P(R? este o metoda mai sofisticata decat celelalte, si este utila doar in cadrul proiectelor e trem de comple e, altfel pot aparea probleme de implementare. Daca .pecificatia 7ucrarii ".7 - .+8% este modificata, trebuie modificata si diagrama P(R?.

B. *iagrama (PM ((PM (hart " Metoda *rumului (ritic) Diagrama #PM "#PM #!art% este, ca si diagrama P(R?, un grafic de retea "@et>o4 Diagram% deoarece arata legaturile dintre evenimente si activitati "la fel ca si diagrama P(R?, spre deosebire de diagrama Aantt%. Diagramele P(R? si #PM au inceput sa fie folosite in jurul anilor 10*1 si 10,1, si sau e tins ca si utilizare o data cu dezvoltarea computerelor. #PM este acronimul pentru 66#ritical Pat! Met!od6 Diferentele majore intre P(R? si #PM sunt' 1. Diagrama P(R? necesita trei estimari de timp iar diagrama #PM necesita o singura estimare de timp< 2. Diagrama P(R? este folosita mai ales in proiectele de constructii, in timp ce diagrama #PM este folosita in proiectele de cercetare si dezvoltare "R$D%< &. Diagrama P(R? trateaza doar timpul, in timp ce diagrama #PM include referinte legate de costuri si resurse disponibile< ). Diagrama P(R? necesita utilizarea computerului in timp ce diagrama #PM este o te!nica manuala<

Page 4 of 10

*. Diagrama P(R? se calculeaza de regula in zile, in timp ce diagrama #PM foloseste saptamani si luni< Daca .pecificatia 7ucrarii ".7 - .+8% este modificata, trebuie modificata si diagrama #PM. (. *iagrama 5antt (5antt (hart) Diagrama Aantt "creata la inceputul anilor 1011 si denumit dupa cel care a folosit pentru prima data aceasta procedura - CenrD Aantt% este foarte usor accesibila si prezinta perioadele de inceput si inc!eiere, si durata activitatilor. Diagrama Aantt nu este un grafic de retea pentru ca nu arata interdependenta, legaturile dintre activitati, ceea ce este esential pentru intelegerea si urmarirea proiectului "deoarece multe activitati se desfasoara concomitent si deseori trebuie sa preceada activitati ulterioare%. Aceasta interdependenta poate fi observata in diagramele P(R? sau #PM. Daca .pecificatia 7ucrarii ".7 - .+8% este modificata, trebuie modificata si diagrama Aantt.

Programe de calculator "soft>are% de management al proiectelor Proiectele mai comple e pot fi organizate cu ajutorul unor programe speciale de calculator, cum ar fi Microsoft Project sau Primavera Project Planner, A#(Project, ActiveProject Project Management, 7eadingProject, Plan8ise Project Management, ?argetProcess, Eertabase etc.

Dictionarul de afaceri Rubinian. Doresti sa cunosti mai multe despre terminologia de afaceri, juridica sau economica din cadrul proiectelor tale3 Aratuit dictionarul online Rubinian.

Page 6 of 10

Page 10 of 10