Cap.

2 METODOLOGII DE PROIECTARE, ANALIZ I/SAU RAIONALIZARE A SISTEMULUI DE MANAGEMENT

2.1. Metodologia de proiectare, analiz i/ sau raionalizare a sistemului organizatoric

Conceperea i proiectarea structurii organizatorice a firmei este o activitate deosebit de complex, dificil, influenat major de un set de factori de natur economic, tehnic i tehnologic, psihosociologic, politic, etc. n procesul de proiectare, trebuie avut n vedere faptul c structura organizatoric: - Definete cadrul desfurrii activitilor firmei; - Stabilete cadrul organizatoric, profesional, n care - i vor desfura activitatea un numr de angajai; - Precizeaz rolul pe care trebuie s-l ndeplineasc fiecare compartiment, birou sau serviciu i fiecare salariat din cadrul firmei; - Definete condiiile de exercitare a autoritii.

n proiectarea structurii organizatorice trebuie respectate urmtoarele principii: Principiul stabilirii obiectivelor; Principiul eficienei; Principiul corelaiei;

Principiul specializrii;
Principiul flexibilitii

Metodologia de proiectare a structurii organizatorice presupune parcurgerea urmtoarelor etape: 1. Constituirea echipei/colectivului de proiectare; 2. Analiza sistemului categorial de obiective al organizaiei;

3. Definirea activitilor;
4. Crearea compartimentelor; 5. Proiectarea propriu-zis a structurii organizatorice:

Etapa const practic n plasarea compartimentelor n cadrul structurii i stabilirea legturilor dintre ele, cu precizarea fluxurilor informaionale i a competenelor decizionale. Un element important l constituie de asemenea, alegerea tipului de structur organizatoric adoptat, pe baza urmtoarele criterii care determin modaliti diferite de definire, proiectare i operaionalizare a elementelor structurale.

Criterii:

A. Criteriul morfologic, funcie de care identificm: a. Structura ierarhic/liniar; b. Structura funcional; c. Structura ierarhic-funcional. B. Criteriul specializarea activitilor i divizarea pe compartimente, care definete: a. Structura antreprenorial: simpl sau prefuncional; b. Structura funcional: propriu-zis, teritorial, pe clieni, pe produs. C. Structura matriceal
n etapa de proiectare propriu-zis a structurii organizatorice, pe baza informaiilor acumulate anterior, se proiecteaz organigrama, respectnd principiile de reprezentare grafic recomandate de tiina managementului i se definitiveaz i celelalte documente de formalizare a structurii organizatorice, respectiv: Regulamentul de Organizare i Funcionare (ROF) i fiele de post.

Metodologia de analiz i raionalizare a structurii organizatorice:

Etapa I: Colectarea datelor necesare declanrii procesului de analiz
Principalele aciuni specifice acestei etape sunt urmtoarele: - Identificarea abaterilor semnificative care determin dereglri n funcionarea structurii organizatorice; - Stabilirea ariei studiului, respectiv a componentelor structurii organizatorice care urmeaz a fi investigate; - Determinarea obiectivelor studiului n funcie de complexitatea problemelor identificate i de aria de investigare a structurii organizatorice; -Colectarea i sistematizarea datelor privind structura organizatoric.

Etapa a II-a: Analiza critic a funcionrii structurii organizatorice

-Rezultatul acestei etape va fi reliefarea cauzal a principalelor puncte forte i slabe ale structurii organizatorice, a puterii interne i a puterii externe.

Etapa a III-a: Raionalizarea/Reproiectarea structurii organizatorice

Etapa a IV-a: Consemnarea modificrilor n documentele de formalizare a structurii organizatorice, pregtirea climatului pentru implementare, implementarea propriu-zis i verificarea viabilitii soluiilor propuse.

2.2. Metodologia de proiectare, analiz i/ sau raionalizare a sistemului informaional

Etapele proiectrii sistemului informaional: Etapa I: Declanarea procesului de proiectare raional i eficient a sistemului informaional Aceast etap presupune parcurgerea urmtoarelor faze: Luarea deciziei de proiectare a sistemului informaional; Formarea echipei de proiectare a sistemului informaional; Definirea obiectivelor specifice i individuale;

Stabilirea termenelor iniiale, intermediare i finale de proiectare a sistemului informaional.

Etapa a II-a: Proiectarea sistemului informaional

Principii: Principiul corelaiei;

propriu-zis / efectiv

Principiul asigurrii unui timp corespunztor de reacie componentelor i ansamblului sistemului de management; Principiul asigurrii unitii metodologice a tratrii informaiilor i asigurrii unui maximum de informaii finale din fondul de informaii primare; Principiul concentrrii informaiilor asupra domeniilor-cheie; Principiul eficienei.

O alt faz important n cadrul acestei etape o reprezint identificarea documentelor care urmeaz a se vehicula n cadrul firmei i reprezentarea grafic a acestora. De asemenea, trebuie proiectate circuitele i fluxurile datelor i informaiilor identificate, procedurile i mijloacele de tratare a informaiilor.

Etapa a proiectat

III-a:

Implementarea

sistemului

informaional informaional

Etapa a IV-a: Evaluarea proiectat i implementat

sistemului

Avantajele proiectrii unui sistem informaional raional i eficient pot fi grupate n dou categorii:
a. Cantitative/cuantificabile care vizeaz n principal: volum redus de munc exprimat n om-ore, reducerea numrului de personal i pe aceast baz economii la fondul de salarii, asigurri sociale i protecie social, reducerea consumului de hrtie, diminuarea cheltuielilor cu funcionarea sistemului informaional, etc. b. Calitative/necuantificabile se reflect asupra calitii deciziilor manageriale i implicit asupra eficienei sistemului de management.

Tendinele la nivel mondial n ceea ce privete sistemul informaional vizeaz folosirea inteligenei artificiale i a sistemelor expert n adoptarea unor decizii manageriale importante i soluionarea problemelor nestructurate.

Metodologia de informaional
Etape:

analiz

raionalizare

sistemului

Etapa I: Definirea ariei i cerinelor studiului Faze: 1. Luarea deciziei de analiz, raionalizare i/sau reproiectare a sistemului informaional existent; 2. Constituirea echipei de analiz, a sarcinilor, competenelor i responsabilitilor membrilor echipei; 3. Stabilirea obiectivelor, resurselor necesare, a termenelor iniiale i finale de realizare. Etapa a II-a: Analiza sistemului informaional existent Faze: 1. Documentarea preliminar; 2. Prezentarea coninutului i funcionalitii sistemului informaional existent; 3. Analiza diagnostic a sistemului informaional existent.

Etapa a III-a: Perfecionarea sistemului informaional i/sau reproiectarea acestuia Faze: 1. Recomandri de perfecionare/raionalizare/reproiectare a sistemului informaional analizat; 2. Elaborarea conceptului general al sistemului informaional reproiectat sau mbuntit; 3. Proiectarea n detaliu a noului sistemului informaional; 4. Fundamentarea noului sistemului informaional (costuri, avantaje, efecte cuantificabile i necuantificabile ale noului sistemului informaional) Etapa a IV-a: Implementarea sistemului informaional raionalizat Faze: 1. Pregtirea climatului organizaional n vederea implementrii noului sistem informaional; 2. Implementarea propriu-zis, care presupune practic conversia de la vechiul la noul sistem informaional. Etapa a V-a: Evaluarea rezultatelor implementrii informaional reproiectat sau raionalizat sistemului

2.3 Metodologia de analiz i raionalizare a sistemului decizional

Reproiectarea sau raionalizarea sistemului decizional presupune parcurgerea urmtoarelor etape: Etapa I: Declanarea procesului de analiz a decizional Aciuni specifice: sistemului

a. Luarea deciziei de analiz a sistemului decizional dup identificarea necesitii reproiectrii sau raionalizrii acestuia; b. Stabilirea obiectivelor; c. Constituirea echipei de analiz, a sarcinilor ce revin fiecrui membru al echipei; d. Stabilirea termenelor de realizare.

Etapa a II-a: Culegerea, nregistrarea i centralizarea informaiilor privind conceperea i funcionarea sistemului decizional existent n cadrul firmei Faze:
a. Identificarea i caracterizarea decidenilor individuali i de grup din cadrul firmei (denumire, nivel ierarhic, compartimentul din care fac parte, ponderea ierarhic, sarcinile, atribuiile, competenele i responsabilitile care le revin n conformitate cu ROFi fiele de post); b. Elaborarea listei deciziilor adoptate n cadrul firmei la diferite niveluri ierarhice n intervalul de timp stabilit anterior (se recomand minim 3 ani); c. Gruparea deciziilor adoptate dup criteriile de clasificare a deciziilor manageriale (ncadrare tipologic), funciile managementului, funciunile ale organizaiei i evidenierea respectrii cerinelor de raionalitate a deciziilor manageriale; d. Identificarea instrumentarului fundamentarea deciziilor. metodologic-managerial utilizat pentru

Etapa a III-a: Analiza critic ( diagnostic ) a sistemului decizional Presupune aplicarea metodologiei specifice analizei-diagnostic la ansamblul informaiilor culese i centralizate n etapa precedent, cu scopul evidenierii punctelor forte i slabe n domeniul elaborrii i fundamentrii deciziilor manageriale. Etapa a IV-a: Reproiectarea / raionalizarea decizional al firmei sistemului

Etapa a V-a: Pregtirea climatului organizaional i implementarea efectiv a msurilor propuse (i adoptate de managementul de nivel superior). Etapa a VI-a: Determinarea eficacitii soluiilor decizionale

V mulumesc!