PROIECT CONTROL FINANCIAR BANCAR

CONTROL FINANCIAR PREVENTIV

ndrumtor tiinific: Asist.Univ.Drd. Carmen SANDU Studeni: 1.Aivnesei Ioana 2.Bondor Mrioara 3.Popa Elena

-2011-

Cuprins

Capitolul 1Metodologia de organizare, obiectivele i finalizarea controlului financiar preventiv 1.1.Noiuni Organizare. Exercitare 1.2.Obiectivele controlului financiar preventiv 1.3.Finalizarea controlului financiar preventiv 1.3.1.Prezentarea documentelor 1.3.2.Acordarea vizei. Efecte 1.3.3.Refuzul de viz Reglementare Capitolul 2Controlul financiar preventiv delegat 2.1.Controlul financiar preventiv delegat: reglementare, incompatibiliti, i atribuii 2.2.Particularitile acordrii vizei de control financiar preventiv delegat 2.2.1.Regimul refuzului de viz privind controlul financiar preventiv delegat 2.2.2.Autorizarea efecturii unor operaiuni pentru care se refuz viza de control financiar preventiv Capitolul 3Studiu de caz Bibliografie

Capitolul 1. Metodologia de organizare, obiectivele i finalizarea controlului financiar preventiv

Una din formele sub care se organizeaz controlul financiar propriu al instituiilor publice i agenilor economici o constituie, pe lng controlul financiar de gestiune, controlul financiar preventiv1. Modul de organizare i exercitare a controlului financiar propriu i detalierea obiectivelor n funcie de specificul activitii i structura organizatoric, se stabilesc prin acte de dispoziie de ordine interioar, emise de conducerile unitilor respective, n baza legislaiei de specialitate.

1.1. Noiuni Organizare. Exercitare

Conceptul de prevenire a actelor ilegale de folosire a fondurilor are un caracter consultativ, de sugerare i recomandare a unor soluii, care s asigure actului administrativ coninutul financiar legal circumscris n limitele disciplinei financiare i bugetare. Controlul financiar preventiv2, ca form a controlului financiar propriu, urmrete s prentmpine nclcarea dispoziiilor legale n vigoare i producerea de pagube i se exercit asupra documentelor n care se consemneaz operaiile ce se refer la drepturile i obligaiile patrimoniale ale unitii, n faza de angajare i de plat, n r aporturile cu alte persoane juridice sau fizice. Controlul financiar preventiv este: control specializat care implic verificarea i analiza activitii economice i financiare sub aspectul legalitii, oportunitii i economicitii operaiilor, folosirii raionale a mijloacelor materiale i bneti i al aprrii integritii proprietii.

1 2

Legea 30/1991 privind organizarea i funcionarea controlului financiar i a Grzii Financiare Boulescu, M., Ghi, M. Control financiar , Editura Eficient, Bucureti, 1997, p.139

 instrumentul specific al aciunii de prentmpinare a deficienelor, a operaiilor nelegale, nereale i neeconomice, a neregulilor, a imobilizrii fondurilor i a pgubirii patrimoniului administrat. control documentar, operaiile supuse verificrii se verific pe baza documentelor primare. control anticipat ceea ce-l distinge de celelalte forme de control: ierarhic operativcurent, controlul ulterior, controlul gestionar. Fiind un control prealabil, el este preventiv prin excelen, n totalitatea sa. Controlul financiar preventiv se organizeaz unitar, conform structurii de funcionare reflectat n organigrama proprie fiecrei entiti economico-sociale, de ordonatorii de credite principali, secundari i teriari, precum i de directorii generali ai regiilor autonome prin compartimentul financiar-contabil. Controlul financiar preventiv se exercit3 de ctre conductorul compartimentului financiar-contabil: director economic-financiar, contabil ef, eful serviciului financiarcontabilitate. Contabilitatea este instrumentul principal de cunoatere, gestiune i control al patrimoniului avnd la baz documentele justificative. Aceasta presupune, c toate operaiunile consemnate n documente i care stau la baza nregistrrii n contabilitate s ndeplineasc anumite condiii i n primul rnd s fie legale. n funcie de volumul operaiilor ce se supun controlului financiar preventiv, conductorul unitii, la propunerea conductorului compartimentului financiar-contabil, poate mputernici i alte persoane din compartimentul financiar-contabil care s exercite controlul financiar preventiv, dar care, de regul, nu particip la ntocmirea i contabilizarea documentelor controlate. mputernicirea se face pe baz de ordin sau decizie a conductorului unitii, prin care se stabilesc concret operaiunile asupra crora se exercit controlul financiar preventiv, condiiile i perioada n care se desfoar aceast activitate.

Ghi, M., Domnioru, S., Pelinaru, N. Control financiar, bancar i fiscal, Editura Reprografia Universitii din Craiova, 1998, p. 163

1.2. Obiectivele controlului financiar preventiv

Se preventiv supun controlului care financiar cuprind

documentele

operaiile ce se refer la drepturile i obligaiile patrimoniale ale unitii, n faza de angajare i de plat, n raporturile cu alte persoane juridice sau fizice, operaiunile urmrite n mod obligatoriu fiind urmtoarele:

o ncheierea contractelor cu partenerii interni i externi; o ncasrile i plile n lei i n valut de orice natur efectuate n numerar i prin operaiuni bancare, cu persoane juridice sau fizice; o trecerea pe cheltuieli, fonduri sau rezultate a unor sume care duc la diminuarea profitului sau a capitalului social; o gajarea, nchirierea sau concesionarea bunurilor; o deschiderile de credite bugetare, repartizrile de credite bugetare la insti -tuiile din subordine i alimentrile cu sume din alocaiile bugetare pentru finanarea cheltuielilor de capital; o propunerile de suplimentare a unor venituri prevzute a fi suportate pe seama alocaiilor bugetare; o modificarea repartizrii pe trimestre a veniturilor i cheltuielilor bugetare; o virrile de credite bugetare n cadrul capitolelor de cheltuieli. n societile bancare controlul financiar preventiv prezint anumite particulariti datorate specificului de activitate i se exercit att asupra operaiunilor i documentelor din care rezult drepturi i obligaiuni patrimoniale, ct i asupra celor de creditare, finanare, decontri, urmrindu-se dac acestea ndeplinesc principiile enumerate. n practic, fiecare societate bancar are posibilitatea de a-i stabili propriul cadru al operaiunilor supuse controlului financiar
5

preventiv, innd seama de specificul activitii desfurate. O asemenea structur cuprinznd obiectivele controlului financiar preventiv poate fi urmatoarea: A. Controlul financiar preventiv asupra operaiunilor patrimonialen cadrul unei bnci are n vedere urmtoarele grupe de obiective specifice: 1. La ncheierea contractelor i comenzilor pentru aprovizionare 2. La ncasarea contravalorii bunurilor valorificate, serviciilor prestate i lucrrilor executate i a altor drepturi 3. La plata sumelor pentru munca prestat i a altor drepturi cuvenite salariailor 4. La bugetul de venituri i cheltuieli 5. Eliberarea n consum a materialelor i a altor bunuri din depozite i magazii B. Controlul financiar preventiv asupra operaiunilor de creditare, finanare, decontrivizeaz urmtoarele domenii i activiti: 1. La activitatea de acordare, garantare i rambursare a creditelor persoanelor juridice 2. La activitatea de acordare, garantare i rambursare a creditelor persoanelor fizice 3. La activitatea de operaiuni valutare i decontri externe 4. La activitatea de operaiuni pe baz de carduri i funcionarea reelei de ATM-uri 5. La activitatea de operaiuni de decontare cu i fr numerar n lei 6. La activitatea de operaiuni de decontare cu i fr numerar n valut. n funcie de necesiti, operaiunile menionate pot fi adaptate i completate de conductorul societii bancare, n funcie de specificul activitii i structurii organizatorice a unitii pe care o conduce.

1.3. Finalizarea controlului financiar preventiv

1.3.1. Prezentarea documentelor Documentele privind operaiile din care deriv drepturi sau obligaii patrimoniale ce se reprezint la control financiar preventiv, vor fi nsoite de actele justificative corespunztoare ce vor fi semnate n prealabil de ctre conductorul compartimentului de specialitate n care urmeaz s se efectueze operaia respectiv. n cazul n care dispoziiile legale prevd avizarea
6

operaiilor de ctre jurisconsult, documentele respective vor fi supuse controlului financiar preventiv, mpreun cu avizul acestuia. 1.3.2. Acordarea vizei. Efecte Persoanele abilitate a exercita controlul financiar preventiv sunt datoare a analiza n mod temeinic fenomenul economic-material exprimat n documentul supus controlului sub aspectul legalitii, oportunitii, economicitii i realitii acestuia. Controlul financiar preventiv presupune att verificarea operaiilor, ct i vizarea documentelor n care sunt consemnate. n consecin, acordarea vizei implic o analiz prealabil a fenomenului economic, precum i semnarea propriu-zis a documentului n care este exprimat operaia patrimonial respectiv. ntr-adevr, persoanelor care exercit controlul financiar preventiv le revine sarcina de a se documenta temeinic asupra operaiilor, consultndu-se cu cadrele de specialitate i informndu-se i n alte compartimente. Atunci cnd nevoile o cer, acetia se vor deplasa chiar la faa locului pentru stabilirea situaiei reale. Viza de control financiar preventiv4se d prin nscrierea pe documentul respectiv a meniunii Control financiar preventiv sub semntura celui care a efectuat acest control i cu precizarea datei. Semnarea documentului de ctre conductorul compartimentului financiarcontabil, respectiv de ctre contabilul ef, confirm c s-a exercitat controlul financiar preventiv, dac prin ordinul sau decizia dat s-a stabilit s exercite acest control pentru operaiile respective. Prin acordarea vizei de control financiar preventiv se declaneaz o serie de efecte i anume: operaia respectiv poate fi angajat, n cazul cnd controlul a fost exercitat n faza de angajare a acesteia sau poate fi executat, n situaia n care viza de control a fost acordat pentru efectuare; unitatea intr n raporturi economice i juridice, dat fiind c operaia supus controlului avnd un caracter patrimonial, presupune transferul unor valori ntre dou patrimonii; documentele vizate vor fi nregistrate n contabilitatea unitii; persoanele care ntocmesc sau care particip la ntocmirea documentelor pentru operaiile ce se supun controlului financiar preventiv, precum i cele care acord

Mihescu, S. Controlul financiar n firme, bnci, instituii, Editura Sedcom Libris, Iai, 2006, p.81

aceast viz, i angajeaz propria lor rspundere pentru legalitatea, necesitatea, oportunitatea, economicitatea i realitatea acestora; n situaia n care s-a acordat viza de control financiar preventiv n faza de angajare a operaiei i drept urmare, unitatea a emis o comand sau a ncheiat un contract, iar ulterior, din cauza unor evenimente neprevizibile, dar posibile, persoana competent refuz de a da viz pentru efectuarea plii, unitatea va fi totui datoare s suporte consecinele actelor ncheiate cu alte uniti, adic s primeasc prestaiile la care are dreptul i s-i execute obligaiile ce decurg din raportul contractual respectiv. 1.3.3. Refuzul de viz Reglementare Refuzul de viz se d motivat, n scris. Refuzul vizrii documentelor pentru control financiar preventiv trebuie dat dup o consultare prealabil cu persoanele competente i dac este cazul se poate cere i avizul jurisconsultului din unitate. n cazul n care persoanele competente a exercita controlul financiar refuz viza, fie n faza de angajare, fie n momentul executrii operaiei pentru motive ce le consider ntemeiate i legale, legea prevede o procedur special prin care se urmrete concomitent, pe de-o parte, integritatea patrimonial a unitii, iar pe de alt parte, grija de a nu crea obstacole sau dificulti n activitatea acesteia. Se pot distinge mai multe situaii: n cazul n care s-a refuzat viza de control financiar preventiv n faza de angajare sau de plat de ctre persoanele mputernicite, ncadrate n subordinea contabilului ef, acestea sunt obligate la cererea conductorului compartimentului de specialitate care a ntocmit actul sau n care are loc operaia s prezinte ntreaga lucrare conductorului compartimentului financiarcontabil care decide. Acesta poate acorda viza de control financiar preventiv pe propria sa rspundere i drept consecin, operaia sa se angajeaz sau se execut dup caz. Atunci cnd fa de refuzul de viz al contabilului ef, conductorul compartimentului de specialitate susine n continuare efectuarea operaiilor refuzate la viz, contabilul ef are obligaia s sesizeze n scris, pe conductorul unitii cu care urmeaz s analizeze aceste cazuri. n situaia n care conductorul compartimentului financiar contabil sau n lipsa acestuia, nlocuitorul su, refuz acordarea vizei de control financiar preventiv n faza de angajare sau de

plat dup caz, conductorul unitii poate dispune n scris, pe proprie rspundere, efectuarea operaiei n cauz. n aceste cazuri se va proceda astfel: cnd refuzul se d n faza de angajare a operaiei, conductorul compartimentului cu atribuii financiar-contabile, respectiv, contabilul-ef este obligat s ntiineze n termen de dou zile, n scris, Consiliul de Administraie. Acesta, pe baza sesizrilor primite, are obligaia ca n cel mult 15 zile s cerceteze cele semnalate i s ia msurile prevzute de dispoziiile legale. cnd refuzul se d n faza de plat, documentele se depun la unitatea bancar ori la compartimentul care execut operaia, semnat de ctre conductorul unitii n cauz i cu meniunea refuzului de viz. n aceast situaie, conductorul compartimentului financiarcontabil, respectiv contabilul-ef este obligat s ntiineze n termen de 2 zile, n scris, Consiliul de Administraie. Unitatea bancar va onora documentele respective de plat dup efectuarea verificrilor ce le revin ca sarcin, potrivit normelor legale. Refuzul de viz declaneaz o serie de efecte, i anume: operaia supus controlului nu se mai execut; documentele care cuprind operaii supuse controlului financiar preventiv pentru care nu s-a acordat viza de ctre persoanele abilitate de a exercita acest control i nu s-a dat aprobarea efecturii de ctre organele competente, nu vor fi nregistrate n contabilitate. Ele vor fi evideniate distinct astfel: cele care nu au dat natere la operaiuni patrimoniale vor fi pstrate ntr-o cartotec distinct la compartimentul care le-a emis; cele care au dat natere unor operaii patrimoniale prin nclcarea legii, vor fi evideniate distinct n conturi de ordine i de eviden. Pn la clarificarea situaiei lor, contabilul-ef va asigura urmrirea cazurilor de refuz al vizei de control financiar preventiv, cu precizarea naturii operaiilor, valorii i modului lor de eviden.

Capitolul 2. Controlul financiar preventiv delegat

Controlul financiar preventiv delegat se organizeaz i se execut de ctre Ministerul Finanelor prin controlori delegai. Ministrul finanelor numete, pentru fiecare instituie public n care se exercit funcia de ordonator principal de credite al bugetului de stat, bugetului asigurrilor sociale de stat sau al bugetului oricrui fond special, unul sau mai muli controlori delegai, n funcie de volumul i de complexitatea activitii instituiei publice respective. De asemenea, Ministerul Finanelor numete unul sau mai muli controlori delegai pentru operaiunile derulate prin bugetul trezoreriei statului, pentru operaiuni privind datoria public i pentru alte operaiuni specifice Ministerului Finanelor. Numirea controlorilor delegai se face prin ordin al ministrului finanelor. Prin norme metodologice aprobate de ministrul finanelor se stabilesc: tipurile de operaiuni ale ordonatorilor principali de credite, ale cror proiecte se supun controlului financiar preventiv delegat; limitele valorice peste care se efectueaz controlul financiar preventiv delegat, pe tipuri de operaiuni; documentele justificative care trebuie s nsoeasc diferitele tipuri de operaiuni; modul n care trebuie efectuat controlul financiar preventiv delegat pen-tru fiecare tip de operaiune. Tipurile de operaiuni care se supun controlului financiar preventiv delegat i, dup caz, limitele valorice co-respunztoare acestora pot diferi de la o instituie public la alta. Controlorii delegai desfoar activitatea la sediul instituiilor publice la care au fost numii.

2.1. Controlul financiar preventiv delegat: reglementare, incompatibiliti, i atribuii

Controlorul delegat este funcionar public, angajat al Ministerului Finanelor. Numrul de posturi de controlori delegai se stabilete de ctre ministrul finanelor n funcie de necesiti, n limita numrului total de posturi i a bugetului anual, aprobate. Pot fi ncadrate n funcia de controlor delegat numai persoanele care au studii superioare economice i juridice i o vechime
10

efectiv n domeniul finanelor publice de minim apte ani. Atribuiile controlorului delegat sunt, n principal, urmtoarele: Exercitarea controlorului financiar preventiv delegat asupra proiectelor de operaiuni ale ordonatorului principal de credit, n conformitate cu ordinul de numire i cu normele metodologice aprobate potrivit prezentei ordonane; Supravegherea angajamentelor; Informarea direct a ministrului finanelor, prin rapoarte lunare, cu privire la situaia curent a angajamentelor efectuate, la vizele acordate i la situaiile de refuz de viz; cte o copie dup raportul respectiv se transmite ntotdeauna controlorului financiar-ef i ordonatorului principal de credite pe lng care este numit; Formularea de avize cu caracter consultativ, la solicitarea ordonatorului principal de credite pe lng care este numit sau la cererea ministrului finanelor, precum i din iniiativ proprie, n privina conformitii, economicitii, eficacitii sau eficienei unor operaiuni sau proiecte de acte normative; Elaborarea de propuneri i proiecte privind perfecionarea controlului financiar preventiv; Participarea la activitile corpului controlorilor delegai; ndeplinirea altor atribuii, stabilite prin ordin al ministrului finanelor. Controlorul delegat i exercit atribuiile n mod independent. El raporteaz n mod direct ministrului finanelor i nu i se poate impune, pe nici o cale, acordarea ori refuzul vizei de control financiar preventiv delegat. De asemenea, este obligat s pstreze secretul de stat, secretul de serviciu i confidenialitatea n legtur cu faptele, informaiile sau documentele de care ia cunotin n exercitarea funciei. Corpul controlorilor delegai se organizeaz ca un compartiment distinct n structura Ministerului Finanelor i cuprinde ansamblul controlorilor delegai. Corpul controlorilor delegai asigur, n principal: a)Aplicarea i dezvoltarea principiilor i practicilor avansate de bun conduit financiar; b)Colaborarea i schimburile profesionale dintre controlorii delegai;
11

organizrii,

inerii,

actualizrii

raportrii

evidenei

c)Colaborarea i schimburile profesionale cu alte structuri de profil interne, externe iinternaionale. Corpul controlorilor delegai este condus de controlorul financiar-ef care are doi adjunci. Tot n structura Ministerului Finanelor i n subordinea controlorului financiar-ef funcioneaz i un compartiment al crui personal nu este constituit din controlori delegai i ale crui atribuii se stabilesc prin ordin al ministrului finanelor.

2.2. Particularitile acordrii vizei de control financiar preventiv delegat

Operaiunile care fac obiectul controlului financiar delegat se supun aprobrii ordonatorului principal de credite numai nsoite de viza de control financiar preventiv delegat. Viza de control financiar preventiv delegat se acord sau se refuz n scris, pe formular tipizat, i trebuie s poarte semntura i sigiliul personal al controlorului delegat competent. nainte de a emite un refuz de viz, controlorul delegat are obligaia s l informeze n scris n legtur cu intenia sa pe ordonatorul principal de credite, preciznd motivele refuzului. Dac ordonatorul principal de credite prezint n scris argumente n favoarea efecturii operaiunii pentru care se intenioneaz refuzul vizei, controlorul delegat va consulta, nainte de a nregistra oficial refuzul de viz, opinia neutr asupra cazului, formulat de o echip de trei controlori delegai, de la instituii publice diferite de cea n cauz, echip format ad-hoc prin grija controlorului financiar-ef. Opinia neutr se motiveaz i se formeaz n scris i are rol consultativ, soluia final fiind n competena exclusiv a controlorului delegat competent, potrivit principiului exercitrii n mod independent a atribuiilor de control financiar preventiv delegat. Controlul financiar preventiv delegat se efectueaz n termenul cel mai scurt permis de durata efectiv a verificrilor necesare, astfel nct s nu afecteze desfurarea n bune condiii i n termen a operaiunii al crei proiect se supune controlului financiar preventiv delegat. Perioada maxim pentru acordarea sau, dup caz, pentru refuzul vizei de control financiar preventiv delegat este de trei zile lucrtoare de la prezentarea proiectului unei operaiuni, nsoit
12

de toate documentele justificative. Perioada prevzut mai sus este suspendat de la nregistrarea informrii privind intenia de refuz de viz pn la primirea rspunsului ordonatorului principal de credite. n cazuri excepionale, controlorul delegat are dreptul s prelungeasc perioada de trei zile cu maximum cinci zile lucrtoare, pe baza unui referat de justificare pe care are obligaia s l transmit imediat spre informare controlorului financiar-ef i ordonatorului principal de credite. 2.2.1. Regimul refuzului de viz privind controlul financiar preventiv delegat Conform articolului 24 din O.G. nr. 119/1999, persoana n drept s exercite viza de control financiar preventiv are dreptul i obligaia de a refuza viza de control preventiv n toate cazurile n care, n urma verificrilor, apreciaz c proiectul de operaiune care face obiectul controlului financiar preventiv nu ndeplinete condiiile de legalitate, regularitate i ncadrare n limita angajamentelor bugetare pentru acordarea vizei de control financiar preventiv. Refuzul de viz trebuie s fie n toate cazurile motivat n scris. Persoanele n drept s exercite viza de control financiar preventiv au obligaia de a ine evidena proiectelor de operaiuni refuzate la viza de control financiar preventiv. 2.2.2. Autorizarea efecturii unor operaiuni pentru care se refuz viza de control financiar preventiv O operaiune pentru care s-a refuzat viza de control financiar preventiv delegat se poate efectua numai dac este autorizat printr-o hotrre a Guvernului, la propunerea instituiei publice din cadrul administraiei publice centrale n care se exercit funcia de ordonator principal de credite, a crei operaiune a fost refuzat, cu ascultarea, ntr-o edin a Guvernului, a prezentrii de ctre controlorul financiar-ef a punctului de vedere al controlorului delegat implicat. Guvernul se pronun n maxim 15 zile lucrtoare de la data nregistrrii proiectului hotrrii la Secretariatul General al Guvernului. Iniiatorul proiectului hotrrii are obligaia s i informeze despre aceasta pe ministrul finanelor i pe controlorul financiar-ef i s transmit acestora o copie dup proiectul hotrrii i dup nota de fundamentare a acestuia cu cel puin 5 zile lucrtoare nainte de discutarea lui n edina Guvernului.

13

Capitolul 3. Studiu de caz

Studiul de caz, pe care am ales s-l prezentm n acest proiect, surprinde partea practic a controlului financiar preventiv asupra IMOTRUST SA. IMOTRUST SA este o societate cu capital integral privat, activnd n domeniul imobiliar, i avnd drept sectoare de business: dezvoltri imobiliare industriale i rezideniale, nchirieri spaii industriale, comerciale, birouri i apartamente i property management. Caracterul preventiv al controlului, const n faptul c sesizeaz fenomenele negative nc din faza de angajare, asigurnd astfel oprirea de la efectuarea tuturor operaiunilor economice sau financiare care nu sunt legale, reale, economice, oportune i necesare cu scopul de a prentmpina nclcarea dispoziiilor legale, imobilizarea fondurilor i pgubirea avutului public i privat. Scopul controlului financiar preventiv este protejarea patrimoniului firmei prin: prentmpinarea nclcrii dispoziiilor legale sau prevenirea producerii de pagube; Pentru a se iniia un control financiar preventiv, directorul finan ciar-contabil al IMOTRUST SA a ntocmit i implementat procedurile de control financiar preventiv, pe care le-a supus apoi aprobrii AGA. Persoana responsabil cu efectuarea CFP n cadrul societii este Contabilul ef sau Directorul Economic al societii sau delegaii acestuia. n cadrul S.C. IMOTRUST SA, responsabilul de viz de CFP este Directorul Economic.

14

Excepiile pot avea loc n situaiile n care: o postul este vacant sau cazul n care Contabilul ef sau Directorul Economic se afl n conflict de interese pentru acordarea vizei pe o operaiune economic solicitat de: so/soie i rude pn la gradul IV inclusiv fini, aa cum este definit n legea 31/1991; o o o dac dreptul de semntur a fost retras pe durat determinat i/sau pe anumite operaiuni; dac CFP este delegat ctre alt persoan, pe perioada concediilor; dac CFP este delegat ctre o alt persoan (contabil ef, economist).

Directorul economic al IMOTRUST SA, din punct de vedere al Controlului Financiar Preventiv, rspunde de operaiunile de la SC IMOTRUST SA care genereaz cheltuieli, venituri, plti, ncasri, angajamente de plat, angajamente de a face sau a nu face, prin semntura de verificare. Persoana responsabil cu CFP-ul, respectiv care aprob semntura de verificare se va asigura c operaiunea este legal, respecta statutul hotrrilor AGA i a deciziilor CEO, iar n final costurilor generate de aceste operaiuni se ncadreaz n limitele bugetelor aprobate de AGA. Modul de acordare a vizei de control financiar preventiv Persoana care are atribuii de CFP n societate, are obligaia s se asigure c sunt ntocmite bugete pentru toate activitile (proiectele), de a verifica bugetele ntocmite de departamente, de a le centraliza i de a le transmite spre aprobare Directoratului i AGA. n afar de viz responsabilului cu CFP, fiecare buget trebuie s aib semntura i stampila persoanei care dispune (Preedinte CD (CEO)) i semntura persoanei care a efectuat bugetul respectiv (Manager de proiect sau de departament) . Responsabilul cu viza CFP urmrete utilizarea de coduri identice n relaia: Articole de cost din buget proiect = articole de cost din contract = articole de cost deviz de lucrri (anexat la factura) i/sau articole de cost din factur = nregistrare n contabilitate pe conturi analitice pe aceleai articole de cost.

15

Angajarea se poate face prin contract sau printr-un alt document. Fiecare document i devizele aferente vor fi verificate de ctre responsabilul cu Controlul Financiar Preventiv. Se va urmri dac cheltuiala prevzut se ncadreaz n bugetul aprobat. Verificarea se va face pentru fiecare tip de cheltuial (cod intern) pentru fiecare buget (proiect). n cazul n care codurile i articolele din contract nu corespund cu codurile i articolele din fiele de proiect responsabilul CFP va face o recapitulaie a costurilor. Acest document se va ataa contractului (semnat de managerul de proiect i vizat din punct de vedere a CFP). Fiecare document care este prezentat spre viz la CFP, trebuie s aib semntura i stampila care persoanei a care dispune (Preedinte Directorat (CEO)) i semntura persoanei efectuat operaiunea economic (Manager de proiect sau de departament) . Persoana responsabil cu CFP va ine o evident la zi, a valorilor angajate la zi, pe fiecare proiect i cod intern de cheltuieli i va pune viza CFP pe acele documente a cror valoare se ncadreaz n buget pe fiecare cod intern de cheltuieli aprobat. Viza de control financiar preventiv se exercit prin semntura persoanei desemnate i prin aplicarea sigiliului personal, care va cuprinde urmtoarele informaii: denumirea entitii (SC IMOTRUST SA), meniunea "vizat pentru control financiar preventiv"; numrul sigiliului (numrul de identificare a titularului acestuia); data acordrii vizei (an, luna, zi) .

Finalitatea controlului financiar preventiv este stoparea, nainte de efectuare, a tuturor operaiunilor care nu sunt legale, necesare, oportune sau economice, fie n faza de angajare, fie n faza de plat, respectiv ncasare, dup caz.

16

Deoarece au existat depiri de costuri de maxim 20% din codul intern de buget aprobat, persoan responsabil cu CFP a ntocmit anexa 1A/1B, pe care a trimis-o ulterior Preedintelui Directoratului spre aprobare, prin e-mail, acesta acordnd avizul n mai puin de 24 de ore tot prin e-mail. La nregistrarea costurilor n contabilitate fiecare document i devizele aferente, vor fi verificate de responsabilul cu CFP. Se va urmri dac fiecare cheltuial prevzut se ncadreaz n bugetul aprobat i este conforma cu documentele de angajare. Verificarea se va face pentru fiecare tip de cheltuial (cod intern) pentru fiecare buget (departament). Fiecare document care este prezentat spre viz la CFP, trebuie s aib semntura i stampila persoanei care dispune (Preedinte Directorat (CEO)) i semntura persoanei care a efectuat operaiunea economic (Manager de proiect sau de departament). Pentru documentele aferente departamentului marketing-vanzari se pregtete n mod obligatoriu de ctre referent marketing Dosarul de plat. Dosarul de plat trebuie s conin urmtoarele documente: contract (dac e cazul), factur cu cele dou semnturi (preedinte directorat (CEO) i manager de departament), instrument de plat semnat de preedinte directorat (CEO). Ultima semntur nainte de a se face plata este semntura responsabilului cu CFP -ul, dup verificarea dosarului de plat. La fiecare ntrunire AGA se prezint de ctre Directorat spre confirmare, un sumar cu anexele 1 A i anexele 1 B existente n sold de la precedenta ntrunire AGA, urmnd ca aceasta s informeze cu eventualele decizii. Persoan responsabil cu CFP are obligaia s in evidena tuturor comunicrilor trimise ctre Directorat i AGA i a tuturor rspunsurilor primite.

17

ANEXA 1

Anexa 1, http://www.imotrustarad.ro

18

ANEXA 2

Anexa 2, http://www.imotrustarad.ro

19

EXEMPLE DE DOCUMENTE SUPUSE CONTROLULUI FINANCIAR PREVENTIV

ANEXA 3: Bon de consum

20

ANEXA 4: Contract de concesionare

21

ANEXA 5: Exemplu Contract de angajare

ANEXA 6: Exemplu Stat de salarii

22

ANEXA 7: Exemplu Ordin de deplasare

ANEXA 8: Exemplu Factura Fiscala

23

Bibliografie

1. Boulescu, M., Ghi, M. Control financiar , Editura Eficient, Bucureti, 1997 2. Ghi, M., Domnioru, S., Pelinaru, N. Control financiar, bancar i fiscal, Editura Reprografia Universitii din Craiova, 1998 3. Luchian, D. Controlul preventiv al Curii de Conturi, Editura Enciclopedic, Bucureti, 1994 4. Mihescu, S. Controlul financiar n firme, bnci, instituii, Editura Sedcom Libris, Iai, 2006 5. Mihescu, S. Controlul financiar n bnci, Editura Sedcom Libris, Iai, 2004 6. ***Legea 30/1991 privind organizarea i funcionarea controlului financiar i a Grzii Financiare 7. ***-Legea nr. 84/2003 pentru modificarea i completarea Ordonanei Guvernului nr. 119/1999 privind auditul public intern i controlul financiarpreventiv 8. www.imotrustarad.ro 9. www.mfinante.ro

24