Aplicatiile BI

ce sunt si cum vor evolua

Krogos Software, Martie 2004

Investitiile in IT din anii 90 au ajutat foarte mult companiile sa se extinda si sa stabileasca retele de date prin conectare integrata la internet, accelerandu-si astfel substantial colectarea de date la nivel de intreprindere. Cu toata acestea capacitatea companiilor de a folosi in intregime aceste date prelucrarea si transformarea lor in informatii a ramas in urma; astfel, firmele au o multime de date, dar foarte putina informatie la dispozitie. Acum cativa ani s-a estimat ca volumul de date la nivel de companie va creste cu rate intre 75 si 150%, iar aceasta crestere nu s-a diminuat in prezent. Gartner previziona ca anul asta o afacere va trebui sa discearna de aproximativ 30 de ori mai multa informatie decat in 1999. Mai mult, un recent studiu de la Berkley a determinat ca in urmatorii 3 ani va fi generat un volum de date mai mare decat a fost creat in ultimii 300.000 de ani. Un alt studiu Gartner facut anul anul trecut arata ca o companie utilizeaza in medie 7% din datele stocate in propriile baze de date utilizate pentru informarea a aproximativ 5% din angajatii unei companii. Concluzia este foarte clara: cu toate ca afacerile au inceput sa devina mai complexe odata cu aparitia a multiple tehnologii, companiile inca nu optimizeaza gradul de folosire a tehnologiei informatiei, punand astfel un semn de indoiala asupra legaturii directe dintre IT si productivitatea unei companii. Mai specific, orice tehnologie care poate micsora distanta dintre acumularea de date si folosirea lor are un impact direct in imbunatatirea productivitatii si/sau eficientei unei companii. O astfel de tehnologie este Business Intelligence (BI) Ce este BI? BI reprezinta exact traducerea literara: inteligenta sau intelegerea unei afaceri. Iar aceasta este obtinuta tocmai din analiza si rafinarea datelor operatiunilor unei firme. Este un proces ce rezulta din datele colectate la nivel de firma din diverse activitati interne (marketing, vanzari, productie) si/sau externe (comportamentul clientilor sau al competitiei ca raspuns al activitatilor interne). Aceasta colectare este iterativa si ciclica, de aceea datele stranse trebuiesc organizate pentru a facilita transformarea lor in informatie (de ex. raportari, interogari, analize sau prezentari). Finalitatea acestor procese reprezinta un set de decizii ce afecteaza mersul si productivitatea oricarei afaceri. Drept urmare aplicatiile BI furnizeaza companiilor capabilitati de folosire mult mai buna a datelor prin obtinere de informatii critice cu rezultat direct intr-un comportament proactiv la nivel de management. (daca strategia firmei este buna si este bine aplicata bineinteles) Astfel, implementarea unei solutii BI poate afecta direct profitul unei firme prin

crestere de vanzari, prin reducere de costuri, sau prin imbunatatirea relatiilor cu clientii sau furnizorii. Practic, procesul implica o rafinare a datelor ele sunt extrase din baze de date (foarte mari in cele mai multe cazuri) si transformate in informatie folosibila pentru obtinerea de raspunsuri variate la nivel executiv. Tip de aplicatie BI Analiza de produs

Intrebari la care raspunde

Care e produsul cel mai profitabil? Care produse sunt cele mai putin profitabile? Care este preferinte de produs a segmentului de piata cu un venit lunar mai mic de $500? Care e tendinta de vanzari in magazinele din Drumul Taberei care au fost deschise in ultimii 2 ani si pe ce raza actioneaza competitia? Care produse au vanzari in crestere si ce categorie de clienti le cumpara? Marketing Ce rate de raspuns au fost la ultima campanie? Ce caracteristici au cei mai profitabili clienti? Care sunt cei mai profitabili clienti care au facut cumparaturi peste media ultimelor 6 luni? Dar sub media ultimei luni?

Analiza de vanzari

Analiza de client

Aplicatiile BI permit abilitatea de agregare si sumarizare pe categorii specifice si detaliate in acelasi timp, specifice unui anumit proces sau analize, prezentand informatiile exacte si excluzand elementele in plus sau irelevante. Astfel, un factor de decizie poate monitoriza variabilele de performanta ale unei afaceri. Exemplu: vanzari pe o regiune, pe produs, pe trimestru, sau rata de returnari ale produselor din diverse motive, sau analiza comportamentului clientilor pe baza unor analize de preferinte specifice unui anumit context predefinit vezi tabelul de mai sus. In teorie exista o multime de metode pentru a putea optimiza modul de conducere al unei afaceri. Cu toate acestea, inaintea aparitiei aplicatiilor de BI software majoritatea companiilor nu au avut o modalitate de a folosi bazele de date existente la acea perioada folosind metodele sau modelele teoretice. Astfel, deciziile de afaceri erau luate mai mult pe baza de intuitie,

rationament si experienta acumulata ca si acum de altfel insa nu si avand un fundament stiintific la baza. Acesta este exact punctul in care aplicatiile de BI creeaza valoare unei companii, clarificand procesul de decizie cu date si informatii generate din si fundamentate pe modele verificate empiric. Intr-un fel, aceste aplicatii fac legatura intre nevoia evidenta de folosire optima a informatiei la nivel de corporatie si modul de a deveni mai eficient, productiv si orientat catre anticiparea cat mai exacta a nevoii clientilor. Componente BI Se poate spune ca BI este o platforma relativ tanara. Pana foarte de curand cele mai multe aplicatii erau folosite doar in cateva departamente ale unei firme si nu la nivelul global al unei firme. Acest lucru se schimba foarte rapid, corporatiile dezvoltand sau achizitionand aplicatii de BI care acopera toate functionalitatile unei firme analiza financiara, analiza de vanzari, analiza de active, evolutia clientilor cheie, resurse umane, statutul achizitiilor de la furnizori, etc. Astfel, o companie extinde beneficiile BI la nivelul tuturor participantilor la afacere: clienti, furnizori, angajati, actionari sau alti parteneri. Astfel, folosind o figura de stil, se poate spune ca este un fel de revolutie BI nu numai ca face face tranzitia de la simpla adunare de date la analiza lor, dar instituie si o democratie a informatiilor la nivelul intregii companii prelucrand datele care erau doar la nivelul departamantului de IT si facandu-le disponibile la toate nivelele si pentru toti angajatii. Pentru a putea fi folosite de o audienta cat mai mare si intr-un mod cat mai eficient, tehnologiile ce compun o platforma BI trebuie organizate. Aceasta organizare inseamna o infrastructura cu capabilitati de implementare a proceselor descrise mai devreme si ce sprijina suita de aplicatii specifica fiecarei solutii BI. O platforma cotine in mod obisnuit tehnologiile mentionate in urmatorul tabel:

Tehnologii componente unei platforme BI

Comentarii
O platforma BI trebuie sa contina atat baze de date relationale cat si multidimensionale. Mai mult, modelele de stocare trebuie sa sprijine distributia datelor si intre cele doua si sa furnizeze un support cat mai transparent posibil pentru acces la date oriunde ar fi stocate. OLAP este o componenta esentiala a unei platforme BI, fiind cea mai folosita metoda de analiza. Practic permite analiza extensiva a datelor istorice pentru a putea determina tendinte semnificative. Intelegand aceste tendinte este usor de extrapolate si luat decizii in consecinta. Platformele BI trebuie sa furnizeze bazelor de date support de OLAP, trebuie sa aiba interfete de OLAP, precum si aplicatii OLAP usor de manevrat. Data Mining reprezinta o activitate de extragere si analiza a datelor pentru a descoperi elemente ascunse sau mai greu de detectat din bazele de date. Cu ajutorul DM se pot determina relatii sau corelatii dintre diverse date sau grupuri de date. In acest moment Data Mining este un element critic al unei platforme de BI, functionalitatile ei continand serii de algoritmi aplicabili in bazele de date. Trebuie sa fie prietenoase si sa lege bazele de date cu OLAP si Data Mining. In multe cazuri, interefetele trebuie sa respecte niste standarde pentru a putea usur construirea sau achizitia de aplicatii noi ce folosesc platforma BI Platformele BI trebuie sa poate crea si utiliza noi baze de date in bazele existente. Practic aceasta permite generarea de rapoarte sub diverse forme, si mai mult, livrarea lor la date predefinite. Crearea include implementarea de modele de baze de date, extragere, mutare, transformare sau rafinare de date din diverse surse. Modificarile trebuiesc sa fie puternice si flexibile, iar cele pre-definite trebuiesc impachetate (packaged). De asemenea trebuie sa fie extensibile catre limbaje de programare. Utilizarea sau managementul de capabilitati trebuie sa acopere toate resursele unei platforme utilizatori, procese si date. Instrumentele vizuale pot fi foarte efective si puternice pentru experienta utilizatorului.

Baze de date

OLAP (On-Line Analytical Processing)

Data Mining

Interfete

Creare si management de capabilitati (interogare, generare rapoarte, etc)

O plaforma eficienta trebuie sa furnizeze o integrare foarte buna a acestor tehnologii. Trebuie sa fie omogena, nu doar o colectie de tehnologii diverse si complexe. De exemplu, o componenta a unei solutii BI trebuie sa creeze sis a utilizeze capabilitati in atat in baze de date relationale cat si multidimensionale. Tendinte si oportunitati In momentul de fata, mediul de afaceri a devenit favorabil raspandirii aplicatiilor BI. Exista industrii care bugeteaza cheltuieli mari pentru achizitii de tehnologie iar BI reprezinta initiative mai mult sau mai putin evidente ce evidentiaza imbunatatirea ratelor de profitabilitate. Practic aceste aplicatii ajuta la luarea de decizii intelepte, si nici un manager nu vrea sa ia altfel de decizii. Proiectiile financiare de crestere a aplicatiilor BI sunt destul de incurajatoare: Gartner Dataquest previziona ca piata va creste la $2 miliarde anul asta si la $2.3 miliarde in 2005. (crestere de 15%). O tendinta in piata va fi aparitia unor aplicatii care sa fie mult mai usor de manevrat si inteles. Cu cat usurinta de folosire va fi mai mare, cu atat cererea pentru ele va creste, mai ales in randul angajatilor care nu fac parte din departamentul de IT iar asta in viitor va deveni o conditie esentiala a unei afaceri. Asa cum spuneam mai devreme, piata de BI este departe de a fi considerate una matura. In ultimul an a devenit tot mai evident faptul ca aplicatiile BI software reprezinta mai mult decat produse de raft gasite la magazine in reteaua de larg consum. Practica arata ca implementarea unor astfel de solutii este foarte dificila si, mai mult, folosirea lor eficienta necesita cunostinte avansate. Aceasta a condus implicit la aparitia unor noi furnizori care sa ofere solutii de implementare si training al solutiilor de BI. Acest lucru inseamna miscare jucatorilor in josul sau susul lantului de valoare al pietei, precum si aparitia unor noi segmente. De exemplu un furnizor de solutii de raportare o sa considere oferta a cat mai multor functionalitati ofertei sale de valoare. De asemenea, asa cum mentionam la inceput este de asteptat cresterea volumului de date la nivelul unei corporatii, mai ales in contextul raspandirii internetului de tip broadband. Aceasta va creste riscurile unei afaceri daca managementul nu va face uz de solutii BI. Mai mult, coroborat cu usurinta mai mare de folosire a astfel de aplicatii, asta inseamna dezvoltarea unui numar mai mare de aplicatii software in domeniul BI.

O alta consecinta directa a acestui lucru ar putea fi indepartarea de la produsele traditionale de BI si concentrarea catre dezvoltarea de suite de produse de genul CPM (Corporate Performance Management) dezvolate mai ales de catre jucatori mari de genul SAP. CPM este numele dat de Gartner unui sector ce contine aplicatii/tehnologii integrate si care in trecut erau concepute si folosite in mod separat. Exemple: raportari si consolidari financiare, modelare, analitice, balanced scorecards, etc. Multe din aceste aplicatii au fost standarizate, folosesc acum aceleasi unitati de masura, au cerinte de prezentare asemanatoare sau chiar similare iar furnizorii lor utilizeaza acelasi model de afacere. Drept urmare integrarea lor sub o singura arhitectura pare o strategie normala. In sfarsit, pe masura ce numarul aplicatiilor BI va creste, si numarul de utilizatori va creste. Acestia nu vor fi doar angajatii unei firme, ci toti partenerii ei, actionari, clienti sau furnizori. Aceasta va face ca revolutia de care mentionam mai devreme sa devina din ce in ce mai evidenta cresterea numarului utilizatorilor sau al companiilor ce vor folosi din ce in ce mai multe functionalitati sau produse de business intelligence.

Krogos is a software development and consulting boutique specialized on providing high quality, cost-effective solutions to small and mid-sized companies in software and industry sectors, with an emphasis on offering application development and integration as well as software maintenance and legacy system re-engineering. The firm is located in Bucharest, Romania, and has offices in Norway and USA. For more info please visit us at www.krogos.ro, send us an email at krogos@krogos.ro or contact us at (+4) 0722 625 999