Diagnonostic privind strategiile de resurse umane SC. Valldata Services S.R.

L Iai

Trifina Diana Cipriana MRU, IFR, An 2

1.Identificarea organizaiei i a responsabilului de resurse umane

Valldata a fost format ca un parteneriat n 1977 n Marea Britanie, este una dintre cele mai mari firme de outsourcing, funizare de servicii de captare a datelor, procesare i confirmare a plilor pentru organizaiile de caritate din Marea Britanie. Principalele arii de expertiz sunt Contact Center n limba engleza i servicii de BPO (Business Process Outsorcing). Compania i-a nceput activitatea n Romnia n 2010 i este prezent doar n Iai, iniial cu un singur sediu de aproximativ 50 de angajai, deschiznd nc un sediu la sfritul anului 2012, astfel numarul angajailor totali a fost dublat. Obiectul studiului pentru acest proiect a fost axat pe sucursala iniial care are 57 de angajai n prezent, localizat n Iai pe Bulevardul Chimiei, nr 2 bis, cladirea c6. Angajaii reprezint sursa cea mai preioas, Valldata pune accentul pe formarea personalului, att la nivel personal, ct i profesional. Atragerea i reinerea personalului profesionist sunt eseniale n strategia de afaceri a companiei. A lucra pentru Valldata nseamn posibilitatea unei cariere care cuprinde o gam larg de roluri i responsabiliti ntr-un mediu internaional. Pentru companie recrutarea este doar primul pas. Se dorete sigurana c angajaii i dezvolt pe deplin potenialul pe parcursul ntregii cariere la Valldata. Angajaii sunt ajutai s i stabileasc n permanen obiective noi i sunt ndrumai pentru atingerea acestor obiective. Se ofer instruirea de care au nev oie i feedback-ul necesar pentru a-i motiva s-i duc sarcinile la ndeplinire ct de bine pot. Angajaii sunt ncurajai s caute noi provocri de lucru n cadrul organizaiei. Pentru companie, flxibilitatea de a lucra pe proiecte i funcii diferite

constituie o parte important din dezvoltarea carierei unei persoane. Valldata dezvolta un sistem intern care ofera acces la toate posturile vacante din cadrul companiei, astfel nct angajaii i pot administra activ carierele cutnd noi oportuniti. Construirea unei cariere nu const doar n a face schimb de roluri. Creterea i dezvoltarea aptitudinilor fiecrui angajat ntr-o anumit funcie este cel puin la fel de important. Cu privire la cursurile de instruire compania ofera n permanen: - Cursuri avansate de limb englez; - Cursuri de tehnici de comunicare prin telefon i folosirea la maxim a calculatorului; - Trainning de specialitate n Marea Britanie; - Cursuri de management, ndrumare i coaching. Responsabilul de resurse umane pentru acest sucursal este reprezentat de Alexandru Sandu.

2. Stabilirea activitilor de MRU (recrutare, selecie, motivare)

Recrutare: Din interior prin promovare: acest tip de promovare are ca cerine experiena acumulat n companie, prezena constant i rezultate excelente. Publicitate n ziar/internet: (angajri de 2 ori pe ani pentru o perioad determinat, 3 luni) managerul d anunul, n ziar/pe site-uri de angajri, n care descrie activitatea firmei, responsabilitile pe care le cere job-ul i beneficiile acestuia. Pasul 2 const n selectarea cv-urilor care corespund cerinelor, cei care trec de acest pas sunt sunai de ctre managerul de resurse umane care fixeaz o ntlnire pentru o testare . Selecie: Curriculum vitae: CV-urile pot fi lsate personal la sediul firmei, trimise electronic pe adresa firmei sau aplicate on-line pe site-uri specializate pentru locuri de munc. Interviul: este susinut cu managerul de resurse umane i presupune o discuie liber ntre manager i candidat. Teste de aptitudini: test scris n limba englez, exemplu: traducerea unor texte din englez n romn i vice-versa, plus prob practic pentru a testa cunotinele de operare pc. Motivare: Creteri salariale n funcie de vechime: se fac la terminarea celor 3 luni, angajatul fiind supus unor noi teste n funcie de care se decide daca angajatului i este prelungit cotractul de munc sau nu. Cei care rmn urc o treapt n firm primind la salariu i o bonificaie de 200 de lei. Bonuri de mas: se acord angajailor care mplinesc un an vechime n firm.

Bonusuri n funcie de rezultat: Bonificaiile se acord lunar n funcie de nivelul angajatului, de cantitatea i calitatea muncii acestuia (primele 15 persoane, bonificaii n ordine descresctoare). Training: dup angajare operatorii urmeaz un curs de informare n care li se prezint modul de lucru i informaiile pe care ei trebuie s i le nsueasc pentru a-i putea desfura activitatea.

3. Identificarea punctelor tari i slabe pentru fiecare activitate

Recrutare: Puncte tari: - Majoritatea angajailor sunt studeni ce doresc s munceasc n timpul facultii avnd posibilitatea s i stabileasc programul n funcie de orarul scolar; - Compania i dorete pstrarea stabilitii operatorilor la locul de munc, si menin personalul format prin training-urile realizate. Puncte slabe: - Persoanele care nu au experien urmeaz cursuri avansate de limba englez, acestea trebuie s rmn n firm o perioad de timp, perioad n care firma i poate amortiza investiia fcut cu training-urile. - n Iai exist mai mult firme de outsourcing, operare pc, call center astfel nct angajaii pleac la concuren.

Selecie: Puncte tari: - Testele practice de verificare a viitorilor angajai permit managerului s observe capacitile i aptitudinile persoanelor i astfel tie exact pe cine angajeaz i ce tie s fac; - Pe lng salariul satisfctor , bonuri de mas i bonusuri, angajailor li se asigur transport din orice zon a oraului prin intermediul mainilor puse de la dispoziie de ctre firm. Puncte slabe: - Existena unei singure persoane care se ocup de selecie. Motivare: Puncte tari: - Dezvoltare personal i profesional ntr-un colectiv profesionist; - Sistemul de recompensare i bonusare; - Mediu tnr i placut. Puncte slabe: - Targeturi greu de atins; - Cand rezultatele nu sunt cele ateptate se cer numeroase explicaii. Comparatie:
1) n cadrul companiei IBM agenii de vnzri beneficiaz de o perioad de

pregatire de 4 luni. IBM cheltuiete anual 1 mld de dolari cu instruirea minii de lucru. Pregtirea iniial dureaz 13 luni, n mod obinuit noii ageni de vnzri nefiind lsai s lucreze singuri mai devreme de doi ani.
2) SC Valldata SRL este singura firm de outsorcing din Iai care ofer stadiu

de training n compania mam, n UK.

Recrutare: Publicitate n ziar i internet: Avantaje: - sunt cele mai eficiente atunci cnd se dorete ca mesajul s ajung la un numr ct mai mare de poteniali candidai; - costuri sczute; - dac se dorete recrutarea de persone cu studii de specialitate anunurile pot fi plasate n reviste sau publicaii special care intesc un public profesionist. Dezavantaje: - Dificultate n alegerea site-ului sau ziarului potrivit din cauza tirajului, a frecvenei i a numarului de cititori. Din interior prin promovare: Avantaje: - Form de motivare a personalului; - Cunoaterea foarte bine a persoanei care urmeaz s fie avansat datorit vechimii n companie; - Reducerea cheltuielilor cu formarea personalului; - Timp redus de nvare a procedurilor firmei. Dezavantaje: - Riscul ca firma sa piard un angajat nou cu idei mai bune i mai eficiente; - Apariia conflictelor datorit competitivitii ridicate. Selecie: Interviu Avantaje: - Cunoaterea fa n fa a viitorului angajat i a modului n care acesta reacioneaz n timpul interviului;

- Pentru un manager cu experien este uor s i dea seama nc de la primul contact dac o persoan este potrivit postului din rspunsurile date, limbaj non-verbal. Dezavantaje: - Nu exista o certitudine c spusele candidatului coincid cu abilitile i aptitudinile sale; - Candidaii pot nela cu uurin inervievatorul spunnd doar lucruri pe care acesta dorete s le aud; - Necesit personae specializate n domeniu pentru a realiza un interviu corect i util. Curriculum vitae Avantaje: - Cunoaterea iscoricului viitorului candidat; - ntrebrile pentru un eventual interviu pot fi realizate mai uor pe baza unui CV; - Timp redus cu interviul deoarece se poate observa nivelul de cunoatere a limbii engleze. Dezavantaje: - Tendina aplicanilor de a mini n legatur cu anumite date din CV (experiena n munc, aptitudini, nivelul de limb englez); - Persoanele trecute ca i referine pot fi fictive sau rude/prieteni ai candidailor; - Lipsa contactului direct.

4. Metodologia folosit

Diagnosticul privind strategiile de resurse umane n firma SC Valldata Services S.R.L a putut fi redactat dup analiza direct n organizaie pe o perioad de 2 sptmni. Aceast analiz a constat n observarea direct a activitilor de MRU, discuii cu managerul departamentului de resurse umane. n paralel, am avut acces la documente din arhiva firmei, fia postului (anexa 1), am asistat managerul la procese de recrutare si selecie, am aplicat chestionar (anexa 2).

5. Listarea strategiilor de MRU pentru urmtorii 3 ani

Recrutare: Punctele eseniale ale strategiei de recruare i selecie sunt: 1) Mediul organizational: compania ar trebui s i nceap fiecare proiect de recrutare prin axarea pe punctele sale forte: mediul plcut de lucru, client de anvergur. De asemenea fiecare department de recrutare trebuie s tie cu exactitate care este concurena direct i cea indirect atunci cnd i doresc atragerea de noi candidai. 2) Bugetul alocat: bugetul alocat pentru recrutare ar trebui s fie unul mai mare astfel nct fluctuaia de personal s fie mai mica i s creasc rata medie de stabilitate a unui angajat. 3) Publicul tinta: compania ar trebui ca pe viitor s se orienteze mai mult spre personae care nu sunt din rndul studenilor, personae care i-ar dori s rmn n cadrul companiei mai mult dect pe perioada facultii.

4) Necesarul de resurse umane: (ct angajez) 5) Metodologia de recrutare: stabilirea ponderii recrutrii interne versus cea extern, recrutare online versus recrutare clasic. Selectie:
-

Specificarea metodelor i ponderea fiecreia n rezultatul final-interviu de selecie, testri mai concrete ale cunotinelor profesionale, centre de evaluare precum i numarul evaluatorilor,statutul lor professional, ponderea fiecrei evaluri n decizia de angajare.

Motivarea:
-

Complimente verbale n prezena celorlali angajai, n cadrul unor colocvii, reuniuni sau conferinte n , scrisori personale de felicitare; Conferirea unor responsabiliti special sau onorifice; ntreinerea unor delegaii; Publicarea rezultatelor angajatului n jurnalul ntreprinderii.

6. Raport responsabil resurse umane

Organizarea activitii persoanelor n cadrul departamentului resurse umane i distribuia responsabilitilor ntre acestea; Evidena prezenei la lucru a personalului, ntocmirea formelor necesare pentru salarizare; Urmrirea ntocmirii corecte a pontajelor de ctre cei desemnai i existent ca anexe la conturi a proceselor verbale de recepie, tabele cu sporuri acordate; Centralizarea pe calculator n centralizatorul conturilor a datelor din conturile de salarii din statele de plat de la departamentul financiar, a

datelor necesare ntocmirii raportului statistic lunar i annual i ale altor raportri statistice solicitate; Evidena lunar a fondurilor de salarii i a numrului de salariai pe societate, categorii de personal, obiective, puncte de lucru; Evidena concediilor (medicale, de odihn, nvoiri, nemotovatelor etc); Evidena salariailor, a angajrilor, a desfacerii contractelor individuale de munc conform prevederilor legale n vigoare; Transmiterea la biroul financiar a modificrilor ce apar la salarizare; ntocmirea de grille de salarizare n conformitate cu reglementrile n vigoare i studierea consecinelor aplicrii; Studierea legislaiei muncii n vigoare; Participarea la discuii n legtur cu negocierea articolelor din contractual colectiv de munc i a regulamentului intern, aplicarea corect a codului muncii i a legislaiei n vigoare; Documentarea i difuzarea la birouri, compartimente interesate de material n legtur cu organizarea produciei i a muncii; ntocmirea fisei postului pentru toate funciile I meseriile din societate; Anchete, atunci cnd se constat abatero disciplinare; ntocmirea pe calculator i editare de adeverine, actualizri norme, diverse formulare, tabele, adrese necesare n cadrul biroului i firmei.