ETAPA I DEFINIREA ORGANIZAIEI CA UN MACRO PROCES Schema de mai jos reprezint organizaia ca un macro- proces de realizare:

"IA A

necesiti

'atalog produse

"IA A

'(I)N I

cerere de o$erta, comanda

ORGANIZA IA ! "roiectare# $a%ricaie &i comercializare

o$erte, "RO.+S)

'(I)N I

*+RNIZORI

-aterii prime# produse

comenzi apro/izionare

*+RNIZORI

MARIA CUCU

Page 1

3/02/2014

0nainte de realizarea hrii detaliate a proceselor# care poate $i harta de nivel 2# tre%uie identi$icate# 1n harta de nivel 1: 'lienii, "rodusele, *inalitatea &i misiunea organizaiei 2raiunea de a e3ista a organizaiei4, *urnizorii5 6re%uie s se asigure $aptul c toi cei implicai 1neleg aceast reprezentare gra$ic5 O schem care reprezint organizaia ca macro-proces poate $i:

Intrri 2cerine4 pro/enite de la '(I)N I Intrri 2materii prime4 pro/enite de la *+RNIZORI ORGANIZAIA *inalitate &i misiune

PRODUSE

MARIA CUCU

Page 2

3/02/2014

ETAPA A II-a CONSTRUIREA HRII DE NIVEL 2 0n prima schema# organizaia este descris ca o 7cutie neagr8# pentru care se cunosc numai intrrile &i ie&irile5 0n etapa a doua# /om deschide cutia neagr# pentru a descrie harta de nivel 2. Realizarea hrii de nivel 2# care descrie procesele elementare# const 1n aplicarea unui 7zoom8 pe schema care reprezint organizaia ca macro-proces:
Nivel 1 MACRO-PROCES

ORGANIZAIA *inalitate &i misiune

"RO')S) )()-)N6AR)

"roce s:

"roces 9

"entru a construi harta de ni/el 9# metoda const 1n identi$icarea tuturor intrrilor din schema de ni/el :5
MARIA CUCU Page 3 3/02/2014

"roce s<

Ha!"a #e $ivel 2 PROCESE ELEMENTARE

"roces ;

"entru $iecare intrare# tre%uie identi$icat ceea ce am numit proces elementar "rima intrare a macro-procesului de realizare al organizaiei ! este 7necesitile pieei85 "rocesul elementar care este conectat la aceasta intrare este:
PIAA necesiti PIAA 'atalog de produse

MAR%ETING Analiza necesitilor pieei &i determinarea o$ertei de produse

Ie&irea acestui proces corespunde uneia din ie&irile identi$icate ale macro-procesului5 Acest proces se reprezint 1n harta de ni/el 9 ast$el:
"IA A MAR%ETING necesiti
Analiza necesitilor pieei &i determinarea o$ertei de produse

'atalog produse

"IA A

'(I)N I

cerere de o$erta, comanda

"RO.+S)

'(I)N I

ORGANIZAIA &
*+RNIZORI -etarii prime# materiale# produse comenzi *+RNIZORI

MARIA CUCU

Page 4

3/02/2014

Alte intrri se re$er la procese care produc ie&iri neidenti$icate 1n schema de ni/el :5 "rocesul 7'omercial8 care trateaz intrarea 7comanda clieni8 este un e3emplu:

CLIENI 'O-)NZI

COMERCIAL Analiza &i /alidarea comenzilor

'omenzi acceptate

Alt e3emplu este procesul denumit 7Recepie8:

FURNIZORI -aterii prime &i produse

RECEPIE Inspecia la recepie &i depozitarea produselor apro/izionate

"roduse acceptate &i depozitate

MARIA CUCU

Page 5

3/02/2014

Se o%ine urmtoarea schem:

"IA A MAR%ETING necesiti
Analiza necesitilor pieei &i determinarea o$ertei de produse

ORGANIZAIA &

"IA A 'atalog produse

'(I)N I cerere de o$erta, comanda COMERCIAL

Analiza &i /alidarea comenzilor

'(I)N I

o$ert 'omenzi acceptate "RO.+S

*+RNIZORI RECEPIE -aterii prime# produse

Inspecia la recepie &i depozitarea produselor apro/izionate

"roduse acceptate &i depozitate

*+RNIZORI comenzi apro/izionare

MARIA CUCU

Page 6

3/02/2014

.up ce au $ost legate toate intrrile# 1n harta de ni/el 9 se introduc procesele care au ca ie&iri produsele li/rate &i comenzile de apro/izionare ctre $urnizori:

"IA A

MAR%ETING
Analiza necesitilor pieei &i determinarea o$ertei de produse

ORGANIZAIA &

"IA A 'atalog produse

necesiti

'(I)N I
cerere de o$erta, comanda

'(I)N I COMERCIAL
Analiza &i /alidarea comenzilor

o$ert LIVRARE 'omenzi acceptate

"roduse $a%ricate Inspecie# am%alare &i e3pediere produse $inite

"RO.+S

*+RNIZORI RECEPIE
-aterii prime# produse Inspecia la recepie &i depozitarea produselor apro/izionate
"roduse acceptate &i depozitate Necesar apro/izionare

*+RNIZORI APROVIZIONARE
emitere comanda de apro/izionare

comenzi apro/izionare

MARIA CUCU

Page 7

3/02/2014

ETAPA III COMPLETAREA HRII DE NIVEL 2 CU PROCESELE ELEMENTARE ALE ORGANIZAIEI

"IA A
necesiti

"IA A MAR%ETING
Analiza necesitilor pieei &i determinarea o$ertei de produse $eza%ilitate# costuri

'atalog produse

PROSPECTARE '(I)N I
cerere de o$erta, comanda

caiet de sarcini

STUDII
"roiectare de noi produse

'utare clieni poteniali

o$ert

dosar $a%ricaie5

'(I)N I

$eza%ilitate# costuri 'omenzi acceptate

COMERCIAL
Analiza &i /alidarea comenzilor

o$ert LIVRARE
Inspecie# am%alare &i e3pediere produse $inite

FA'RICAIE
Realizarea produselor "roduse comandate $a%ricate

"RO.+S

pre/iziuni

plani$5$a%ricaie plani$5e3pediie

*+RNIZORI RECEPIE
Inspecia la recepie &i depozitarea produselor apro/izionate
"roduse acceptate &i depozitate

PLANIFICARE
plani$icarea produciei comandate
plani$5apro/5

-aterii prime# produse

*+RNIZORI comenzi apro/izionare

in$o = $urnizori $urnizori selectai

APROVIZIONARE
emitere comanda de apro/izionare

$urnizori poteniali

EVALUARE
selectarea $urnizorilor

MARIA CUCU

Page 8

3/02/2014

0n harta de ni/el 9# apare un singur proces de $a%ricaie:

.osar de $a%ricaie

'omanda acceptat

FA'RICAIE realizarea produselor comandate

P!(#)*e +a,!i-a"e

-aterii prime acceptate &i depozitate

"lani$icarea $a%ricaiei

"entru c este /or%a de un singur atelier care asigur toate operaiile de realizare su% conducerea unui singur responsa%il de $a%ricaie# 1n harta de ni/el 9 apare un singur proces de $a%ricaie5 Acesta poate $i descris mai departe su% $orm de diagram $lu35 0n cazul 1n care pentru realizarea produselor sunt implicate dou ateliere distincte# procesul de $a%ricaie /a $i descris ast$el:

MARIA CUCU

Page 9

3/02/2014

.osar de $a%ricaie 2am%utisare4

'omand acceptat

.osar de $a%ricaie 2montaj?test4

AM'UTISARE
"lani$icarea $a%ricaiei realizarea coRpurilor de schim%tor

MONTA3
C(!.)!i *-1i2,0"(!
Asam%larea racordurilor &i testarea schim%torului

S-1i2,0"(a!e 2($"a"e 4i "e*"a"e

-aterii prime acceptate &i depozitate

"lani$icarea $a%ricaiei

-aterii prime acceptate &i depozitate

"lani$icarea $a%ricaiei

A-ea*"a !e.!e/i$"0 ( hart de nivel 3. "entru o grupare adec/at a proceselor# este recomandat s se rspund la urmtoarele 1ntre%ri: acti/itile sunt realizate de mai multe echipe> acti/itile reprezint responsa%ilitatea uneia# sau mai multor persoane> acti/itile sunt realizate 1ntr-un singur loc sau 1n mai multe locaii> acti/itile sunt realizate 1n $lu3 sau sunt decalate 1n timp>

MARIA CUCU

Page 10

3/02/2014

CELE TREI CATEGORII DE PROCESE "entru a descrie Organizaia ! au $ost identi$icate :@ procese de realizare5 Acestor procese li se adaug procesele de management 4i procesele suport. Procesele de management coordoneaz toate procesele organizaiei prin trans$ormarea in$ormaiilor 2care pro/in din procese sau din e3terior4 1n decizii. Procesele suport au drept scop $urnizarea resurselor necesare tururor celorlalte procese5
PROCESE DE MANAGEMENT Interaciunea dintre cele ; tipuri de procese este urmtoarea: PROCESE DE MANAGEMENT IN*OR-A II

decizii PROCESE DE REALIZARE

in$ormaii

CLIENI

IN6RARI

I)BIRI

CLIENI

resurse PROCESE SUPORT

necesar de resurse

MARIA CUCU

Page 11

3/02/2014

(a $el ca 1n cazul proceselor de realizare# reprezentarea proceselor de management &i a proceselor suport ca macroprocese are urmtoarea $orm: PROCESE SUPORT
necesar de resurse

Asigurarea resurselor necesare proceselor

Resurse alocate

in$ormaii pro/enite din procese &i de la clieni

PROCESE DE MANAGEMENT Analiza &i 1m%untirea e$icacitii proceselor

.irecii &i planuri de aciune

Carta de ni/el : a unei organizaii descrie interaciunea dintre cele ; macro-procese: macro-procesele de realizare, care reprezint raiunea de a e3ista a organizaiei, macro-procesele de management, care reprezint conducerea organizaiei, macro-procesele suport, care reprezint $unciile suport5

MARIA CUCU

Page 12

3/02/2014

In$ormaii de pe pia &i de la clieni

Intrri clieni 2')RIN )4

PRODUSE Intrri $urnizori 2"RO.+S)4

MARIA CUCU

Page 13

3/02/2014

STA'ILIREA HRII DE NIVEL 2 A PROCESELOR SUPORT

necesar de in$rastructur &i mediu de lucru

MI3LOACE GENERALE A*i5)!a!ea i$+!a*"!)-")!ii 4i a 2e#i)l)i #e l)-!)

in$rastructur &i mediu de lucru disponi%ile

necesar de echipamente industriale

ECHIPAMENTE INDUSTRIALE Asigurarea echipamentelor de producie &i mentenana acestora

echipamente industriale disponi%ile

necesar de competene

RESURSE UMANE Asigurarea disponi%ilitii personalului competent

personal cali$icat disponi%il

date $inanciare

MANAGEMENT FINANCIAR Realizarea compati%ilitii &i controlului gestiunii &i asigurarea plailor &i 1ncasrilor

%uget, %ilanuri# plai e$$ectuate# sold disponi%il

necesar de documente interne &i e3terne acti/iti &i metode de control

CONTROLUL DOCUMENTELOR 6I CONTROLUL 7NREGISTRRILOR )la%orarea sau colectarea#apro%area &i di$uzarea docuentelor, Realizarea# colectarea &i pstrarea 1nregistrrilor

documentaie idisponi%il

trasa%ilitate disponi%il

MARIA CUCU

Page 14

3/02/2014

STA'ILIREA HRII DE NIVEL 2 A PROCESELOR DE MANAGEMENT

N)'ON*OR-I6A I: - produse necon$5 - erori de la $urniz5 - neresp5 proceduri - reclamaii clieniD

TRATAREA NECONF8 detectarea &i eliminarea necon$ormitilor

aciuni corecti/e selectate In$ormaii despre necon$5

in$ormaii despre $uncionarea proceselor 2indicatori4

SUPRAVEGHERE 6I 7M'UNTIRE analiza $uncionrii proceselor &i declan&area aciunilor de 1m%untire

acuni de 1m%untire selectate

procese de auditat

AUDITURI INTERNE
analiza e$icacitii proceselor "ropuneri 1m%untire

in$ormaii de clieni &i de pe pia

MANAGEMENT STRATEGIC Analiza necesitilor pieei &i ale clienilor &i de$inirea orientrilor

orientri generale 2politic# o%iecti/e# organizare4

'lieni

MSURAREA 6I MONITORIZAREA SATISFACIEI CLIENILOR

Rapoarte pri/5 satis$5 clieni

MARIA CUCU

Page 15

3/02/2014

DESCRIEREA PROCESULUI ELEMENTAR8 FI6A PROCESULUI Scopul $i&ei procesului este de a descrie mijloacele de gestionare pre/zute sau necesare pentru %una $uncionare a procesului ATE !"E# Este recomandat s se $ac di$erena dintre termenul %procedur& 'i termenul %proces&. 0n timp ce procedura descrie 1ntr-un mod precis efectuarea unor activiti# 1n *i&a procesului se descrie modul 1n care se gestioneaz procesul (managementul procesului)5 C($9i$)")l Fi4ei .!(-e*)l)i #e$)2i!ea .!(-e*)l)i: *-(.)l .!(-e*)l)i descrierea pe scurt a raiunii de a e3ista a procesului# speci$icarea valorii adugate speci$ice procesului 1n cauz, i$"!0!ile 4i ie4i!ile .!(-e*)l)i 4i .!(ve$ie$9a ; #e*"i$a9ia l(!: -e!i$9ele .e$"!) .!(-e* este %ine ca 1n $i&a procesului s se speci$ice atEt cerinele e3plicite# cEt &i cele implicite ale clienilor,

!e*.($*a,ili"09ile .e$"!) .!(-e* indicarea persoanei responsa%ile pentru %una $uncionare a procesului5 Acest responsabil de proces# numit de unii proprietar de proces, tre%uie s $ie un manager situat la un ni/el su$icient de 1nalt 1ncEt s asigure %una $uncionare a procesului5 0n organizaiile mari poate $i necesar s se de$ineasc un al doilea ni/el de responsa%ilitate F pilotul operaional al procesului5 .ac un proces are loc 1n mai multe locaii 2agenii# ateliere# $iliale5554# ar tre%ui s se numeasc un pilot operaional 1n $iecare locaie# e3istEnd la ni/el superior un responsa%il de proces# care super/izeaz procesul 1n ansam%lul su, !e*)!*ele $e-e*a!e .!(-e*)l)i resurse umane &i materiale5 'a &i 1n cazul intrrilor &i ie&irilor# e %ine s se indice originea sau furnizorul acestor resurse 21n general unul din procesele suport4, 20*)!a!ea .!(-e*)l)i descrierea modului 1n care se /eri$ic $uncionarea procesului5 Acest lucru se $ace prin speci$icarea indicatorilor de performan ai procesului,

+)$-9i($a!ea .!(-e*)l)i descrierea e3ecuiei procesului F pentru aceasta se poate $ace trimitere la o procedur sau instruciune5

MARIA CUCU

Page 16

3/02/2014

ATE !"E# E*"e !e-(2a$#a" *0 *e +a-0 #i+e!e$9a #i$"!e "e!2e$)l %indicator& 4i "e!2e$)l %o(iectiv&. )n indicator este o unitate de msur care $urnizeaz in$ormaii necesare monitorizrii procesului 2e3emplu: numrul de necon$ormiti detectate la inspecia $inal45 )n o(iectiv descrie ni/elul de per$orman care se dore&te a $i o%inut la un anumit moment 2ma3imum @#GH necon$ormiti detectate la inspecia $inal pentru anul 9@@G45 "entru descrierea $uncionrii unui proces elementar# tre%uies se in seama de urmtoarele 9 situaii: :5 Procesul elementar nu este divizibil n sub-procese: 1n acest caz procesul este o 1nlnuire de etape# e3ecutate de o singur persoan sau o singur echip5 0n acest caz procesul poate $i $oarte %ine descris cu ajutorul unei diagrame $lu35 95 Procesul elementar este divizibil n sub-procese: 1n acest caz se pot distinge mai multe grupe de acti/iti# e3ecutate de persoane sau echipe di$erite &i cu etape intermediare 1ntre intrare &i ie&ire5 )ste cazul procesului I*a%ricaie8 prezentat anterior5 0n acest caz procesul poate $i cel mai %ine descris cu ajutorul unei noi hri 2o hart de ni/el ;45 *iecare proces /a $i apoi descris cu ajutorul unei diagrame $lu3# de o%icei 1ntr-o procedur.

MARIA CUCU

Page 17

3/02/2014

Nivel 1 MACROPROCES
decizii

PROCESE DE MANAGEMENT

in$ormaii PROCESE DE REALIZARE

resurse PROCESE SUPORT

necesar de resurse

Ha!"a #e $ivel 2 PROCESE ELEMENTARE

PROCESE ELEMENTARE

"roces :

"roces ; "roces < PROCES 1

"roces 9

Ha!"a #e $ivel < SU'-PROCESE

Su%proces :5:

MARIA CUCU

Page 18

3/02/2014

Su%proces :59

*"+, P-./E0 S-(.)l .!(-e*)l)i

.rganizaia 1

EVALUARE 6I SELECTARE FURNIZORI =.!i$ -)2.0!a!e #e .!(#)*e> Selectarea $urnizorilor 1n scopul garantrii c se /or o%ine produse la calitatea dorit# la termenul dorit &i la cel mai %un pre5 O!i5i$e
Studii

INTRRI
caiet de sarcini 2necesar de noi $urnizori4, o$erte de pre, proiect de contract, contract semnat, alegerea de noi $urnizori, $eed%acJ re$5 la calitatea produselor li/rate

IE6IRI

De*"i$a9ie

propuneri de selectare Studii a noilor $urnizori, cereri de pre, contract de semnat, $i&e e/aluare calitate, *urnizori

*urnizori Studii

"roduse intrate 1n *a%ricaie

actualizarea %azei de Apro/izionare date cu $urnizori acceptai

-lie$9i (!5a$i/a9ie !e5le2e$"a!e

CERINE produse $r de$ecte 2calitate materiale &i accesorii4, respectarea termenului de li/rare 2$r 1ntErzieri datorate $urnizorilor4, renta%ilitate 2costuri a$erente apro/izionrii4, produse originale 2$r contra$aceri# $r munc la negru4 RESPONSA'ILITI

Re*.($*a,il #e .!(-e* Be$ Apro/izionare 2a"e!iale i$#i-a"(!i *).!ave51e!e MARIA CUCU RESURSE Be$ Apro/izionare: Responsa%il achiziionare materiale &i accesorii, Responsa%il achiziionare echipamente &i ser/icii, KirouLe-mail, Reea in$ormatic, *a3# tele$on# internet MONITORIZARE respectare termen li/rare 2numr de li/rri la termen ? total li/rri4, con$ormitate li/rri 2numr li/rri N' ? total li/rri4, calitate produse 2numr produse de$ecte ? total produse cumprate4, costuri 2procent costuri apro/5 1n preul de cost4, 1ntElniri cu $urnizorii, audituri la $urnizor Page 19 +)!$i/a"e;?$"!e9i$)"e #e 'omp5 Resurse +mane Administrati/

)2a$e

+)!$i/a"0;!eali/a"0 #e Recepie produse Recepie "roduse Inspector 'alitate *inanciar Be$ Apro/izionare

3/02/2014

MARIA CUCU

Page 20

3/02/2014

DESCRIEREA PROCESULUI "rocesul )MA(+AR) *+RNIZORI este constituit din dou tipuri de acti/iti: :5 cutarea de noi $unizori, 95 e/aluarea $urnizorilor selectai5 Schema de mai jos descrie cele dou cicluri:

Responsa%ili

Acti/iti
: 9

O%ser/aii .ac cererea pro/ine de la Studii# suportul este un caiet de sarcini Responsa%ilul Apro/5 $olose&te toate sursele de care dispune 2cataloage# internet# e3poziiiD4, .ac /aloarea este NG@@@ )uro# se /or e/alua cel puin ; $urnizori 2c$5 "roc5 Cerere de ofert4, "oate $i necesar o $az de negociere care include /izite sau audit, 'omanda test $ace o%iectul unui control &i a unei trasa%iliti mai se/ere 2c$5 "roc5 .e mologare)! Responsa%ilul cu Apro/5 analizeaz 1n $iecare lun indicatorii de per$orman ai $urnizorilor, *iind /or%a de o prim comand 2omologare4# este necesar s participe &i solicitantul5 +n audit la $urnizor poate $i declan&at la ne/oie5 .ac e $urnizor nou se sta%ile&te un contract cadru. O dat pe an# $iecare $urizor prime&te raportul de e/aluare &i nota pri/ind per$ormana.

Studii sau *a%ricaie

'erere sau decizie de cutare a unui nou $urnizor

Resp5 Apro/izionare Resp5 Apro/5 L Be$ Apro/5L Solicitant

'utarea de noi $urnizori &i emitere cerere de o$ert

N+ P negociere sau schim%are $urnizor

O$ert OO>
.A

)miterea unei comenzi test

Apro/izionare Resp5Apro/5L 2Solicitant4

Recepie &i analiz in$ormaii re$5 la termen li/rareL=

Resp5Apro/5L 2Solicitant4 Resp5Apro/5

N+ 2II4 P schim%are $urnizor

N+ 2I4

"er$orm5 OO> 'erere de aciune corecti/ la $urnizor

.A

Resp5Apro/5

Actualizare %az de date $urnizori

)nd

MARIA CUCU

Page 21

3/02/2014