MANAGEMENTUL COMUNICRII N PROIECTE

Prezentare Deva 26 mai 2007

Formator Daniela Bufnea CCD ISJ Hunedoara

Ce ne propunem la acest curs?

1.

2. 3. 4.

Formularea strategiei de comunicare n cadrul proiectului; Comunicarea cu finanatorul; Comunicarea n cadrul echipei de proiect; Comunicarea cu grupurile int.

Prezentare Deva 26 mai 2007

Formator Daniela Bufnea CCD ISJ Hunedoara

1. Formularea strategiei de comunicare

Etapa 1: Identificarea grupurilor int i a obiectivelor comunicrii Etapa 2: Formularea mesajului Etapa 3: Stabilirea metodelor i canalelor de comunicare Etapa 4: Planificarea i organizarea activitilor de comunicare Etapa 5: Stabilirea bugetului activitilor de comunicare Etapa 6: Evaluarea
Prezentare Deva 26 mai 2007 Formator Daniela Bufnea CCD ISJ Hunedoara

2. Comunicarea cu finanatorul
(a) n etapa de scriere a propunerii de proiect; (b) Pe parcursul implementrii.

Prezentare Deva 26 mai 2007

Formator Daniela Bufnea CCD ISJ Hunedoara

(a) n etapa de scriere a propunerii de proiect

Cele 10 porunci:
1. 2. 3. 4. 5. 6.

7.
8. 9. 10.

Fii convini c tii ce ateapt finanatorul de la Dvs. i ce ateptai Dvs. de la finanator; Folosii un limbaj normal i nu jargonul de specialitate pe tematica proiectului; Formulai fraze scurte; Transpunei abstractul n concret; Fii convini c transmitei un mesaj clar i unitar; Nu ncercai s spunei totul n propunerea de proiect; Elaborai o structur clar a ideilor; Punctai conexiunile ntre idei; Dai o not de entuziasm i empatie proiectului; Nu v deprtai de lumea grupurilor int.

Prezentare Deva 26 mai 2007

Formator Daniela Bufnea CCD ISJ Hunedoara

Cum putei ncepe formularea unui proiect? (Cum i atragei atenia evaluatorului)

Prin prezentarea unor evenimente curente care au legtura cu problema ce a stat la baza proiectului; Prin sublinirea interesului comun pe care proiectul l are cu politicile finanatorului; Prin adresarea unei ntrebri retorice; Prin sublinierea unor contraste fa de alte sectoare/alte ri; Prin elaborarea unei viziuni pe termen mediu/lung la care proiectul poate s contribuie; Prin prezentarea unor informaii statistice ocante; Prin prezentarea unui context istoric.

Prezentare Deva 26 mai 2007

Formator Daniela Bufnea CCD ISJ Hunedoara

Imaginai-v proiectul ca pe un speech pe care l inei n faa finanatorului Speech-ul dup modelul Clinton
Structura Speech Proiect

Tema Atragerea ateniei i descrierea problemei Planul

Tema central a speechului Afirmaii i statistici

Tema central a proiectului Diagrama Ishikawa Grupurile int Analiza SWOT Planul de activiti al proiectului Matricea actorilor-cheie Diseminarea rezultatelor proiectului

Soluionarea problemei prin intermediul unui plan Implicarea auditoriului n planul de rezolvare a problemei

Vizualizarea

Prezentare Deva 26 mai 2007

Formator Daniela Bufnea CCD ISJ Hunedoara

Exerciiu

Testarea capacitii de adaptare la cerinele finanatorului i a vitezei de reacie. Pe baza diagramei Ishikawa ai identificat o idee de proiect, pe care o putei descrie prin cuvintele: elevi clasele I-IV, mediul urban, program reacreativ-educativ dup orele de coal. Raportorul ncepe s formuleze proiectul. Simultan, Finanatorul anun cuvinte care trebuie integrate rapid i logic n construcia proiectului. Gradul de dificultate crete de la un cuvnt la altul.

Prezentare Deva 26 mai 2007

Formator Daniela Bufnea CCD ISJ Hunedoara

Cuvintele finanatorului
Dezvoltare; ISJ i CCD; Internet; Prinii; Festivitate; Bsescu.

Prezentare Deva 26 mai 2007

Formator Daniela Bufnea CCD ISJ Hunedoara

(b) Pe parcursul implementrii

Contact telefonic/pe email cu ofierii de proiect; Rapoarte intermediare i raportul final.

SFATURI: - Personalizai-v comunicarea cu ofierul de proiect (ofierul de proiect este i el un om); - Cerei-i sfaturi, dar nu abuzai de timpul acestuia; - Stabilii i vizite face to face; comunicarea pe email este operativ, dar nu suficient; - Fii n permanen dispui s includei feedback-ul primit de la ofierul de proiect n activitile pe care le desfurai n cadrul proiectului.
Prezentare Deva 26 mai 2007 Formator Daniela Bufnea CCD ISJ Hunedoara

3. Comunicarea n cadrul echipei de proiect

Caracteristici ale proiectelor care pot influena procesul de comunicare n cadrul echipei:
n

multe proiecte, echipa de implementare lucreaz pentru prima dat mpreun; exist foarte puin timp pentru a se dezvolta relaii interpersonale; caracterul temporar al proiectelor.
Prezentare Deva 26 mai 2007 Formator Daniela Bufnea CCD ISJ Hunedoara

Cel mai important rol n comunicarea n cadrul echipei: managerul de proiect Primete i realizeaz/trimite rapoarte, email-uri, apeluri telefonice, innd astfel echipa proiectului la curent cu privire la stadiul proiectului Organizeaz ntlniri periodice cu membrii echipei

Prezentare Deva 26 mai 2007 Formator Daniela Bufnea CCD ISJ Hunedoara

Managerii de proiect:

Au contacte cu multe persoane, att din interiorul, ct i din exteriorul organizaiei; Ofer indicaii i sfaturi membrilor echipei Acioneaz ca intermediari ntre membrii echipei din diferite grupuri funcionale Au rol de legtur n cadrul structurii organizaionale Expertiz i experien Competene n relaiile interpersonale => COMUNICARE !!
Prezentare Deva 26 mai 2007 Formator Daniela Bufnea CCD ISJ Hunedoara

Succesul se bazeaz pe:

Cel mai important instrument utilizat pentru comunicarea n cadrul echipei: ntlnirile n cadrul acestor ntlniri se realizeaz:

analiza stadiului activitilor fa de planificarea existent; evaluarea rezultatelor activitilor; evaluarea jaloanelor; adoptarea deciziilor cu privire la eventuale adaptri/modificri ale planificrii iniiale, pentru ntreg proiectul sau pentru una sau mai multe activiti.
Prezentare Deva 26 mai 2007 Formator Daniela Bufnea CCD ISJ Hunedoara

ale membrilor echipei, pe tipuri de activiti derulate i domenii de interes

ntlniri

ntre managerul proiectului i ceilali membri ai echipei

Prezentare Deva 26 mai 2007 Formator Daniela Bufnea CCD ISJ Hunedoara

Pentru mbuntirea comunicrii n cadrul ntlnirilor:

Stabilii clar motivul ntlnirii Alegei persoanele potrivite pentru a participa Realizai i trimitei din timp agenda ntlnirii Comunicai scopul, locul i ora ntlnirii ncepei i finalizai ntalnirea conform planificrii, respectnd astfel programul celorlali Respectai agenda ntlnirii, minimiznd ntreruperile Facei ntlnirea ct mai vizual: flip chart, tabl, videoproiector Realizai rezumate ale ntlnirilor i distribuii-le participanilor n maxim 24 de ore
Prezentare Deva 26 mai 2007 Formator Daniela Bufnea CCD ISJ Hunedoara

4. Comunicarea cu grupurile int

Cui

ne adresm? Segmentarea grupurilor int Care este mesajul-cheie (core message) i care sunt mesajele pentru fiecare grup? Ce canale folosim i cum le folosim?

Prezentare Deva 26 mai 2007

Formator Daniela Bufnea CCD ISJ Hunedoara

4.1. Segmentarea grupurilor int

cuantificare clasificare general

dup caracteristici socio-economice localizare geografic

specific

Prezentare Deva 26 mai 2007

Formator Daniela Bufnea CCD ISJ Hunedoara

Segmentarea grupurilor int

general

specific

grad

de implicare valori cunotine, atitudine, comportament

Prezentare Deva 26 mai 2007

Formator Daniela Bufnea CCD ISJ Hunedoara

Atenie la segmentare!!! Definirea grupurilor int s fie ct mai clar i specific, altfel apar confuzii

Brbat Cu

vrsta peste 50 de ani Triete n SUA Lucreaz n industria filmului

Prezentare Deva 26 mai 2007 Formator Daniela Bufnea CCD ISJ Hunedoara

Care este ara n care?

Cea

mai popular butur este: Coca Cola 50% din studeni sunt femei cel mai mare procent de operaii estetice din

Peste Exist

lume
Cei

mai populari artiti sunt Eminem i Jennifer Lopez

Formator Daniela Bufnea CCD ISJ Hunedoara

Prezentare Deva 26 mai 2007

Rspunsul:

Republica Islamic IRAN

Prezentare Deva 26 mai 2007 Formator Daniela Bufnea CCD ISJ Hunedoara

4.2. Mesajul-cheie
Are maxim 5-10 rnduri; Atenie la cuvintele i metaforele pe care le folosii (s fie adecvate grupurilor int); Sunt de evitat negaiile sau cuvintele cu conotaie negativ; Sunt utile exprimrile de tip slogan.

Prezentare Deva 26 mai 2007

Formator Daniela Bufnea CCD ISJ Hunedoara

Structura mesajului-cheie
Oferirea unei analize de perspectiv asupra beneficiilor pe care le aduce integrarea. formularea de argumente i explicarea acestora
O zi mare pentru ara noastr i o srbtoare pentru Europa. Care sunt motivele? 20% Viziune

60% Argumente bazate pe experien i cunotine

20% Exprimarea opiniei

Prezentare Deva 26 mai 2007

Formator Daniela Bufnea CCD ISJ Hunedoara

Exemple de slogan
Clinton: Este timpul pentru o schimbare Reagan: Este din nou diminea n America Campania iniiat de Biserica catolic mpotriva avortului: Pro-via

Prezentare Deva 26 mai 2007

Formator Daniela Bufnea CCD ISJ Hunedoara

Exemple de mesaje-cheie

Educaie: Dreptul la educaie este un drept fundamental. Educaia este o cale spre asigurarea dezvoltrii durabile a indivizilor i a societii n ansamblu. Este motivul pentru care luptm s asigurm acces egal la educaie pentru femei i brbai, precum i creterea calitii acestui proces.

Prezentare Deva 26 mai 2007

Formator Daniela Bufnea CCD ISJ Hunedoara

Proiect de sprijinire a diversitii culturale

Secolul 21 ne aduce imaginea unei lumi din ce n ce mai interdependente. Evoluiile din ultimii ani au artat c acest proces nu a contribuit la transformarea gradual a culturilor naionale ntr-un ansamblu uniform. Dimpotriv, a artat c exist diversitate, diferene, specificiti. Omogenitatea lumii n viitor este o iluzie. Este motivul pentru care proiectul nostru va arta cum diferenele culturale pot fi acceptate i, totodat, integrate ntr-o lume n continu schimbare.
Prezentare Deva 26 mai 2007 Formator Daniela Bufnea CCD ISJ Hunedoara

Exerciiu n echipe de lucru

Formulai un mesaj-cheie i alegei un slogan pentru: Un proiect pentru dezvoltarea unei reele de centre de orientare i consiliere n liceele dintr-un anumit jude; Un proiect pentru dezvoltarea abilitilor antreprenoriale n rndul elevilor de gimnaziu; Un proiect de susinere a parteneriatului coalcomunitate; Un proiect pentru dezvoltarea competenelor digitale ale cadrelor didactice din judeul X; Un proiect pentru predarea limbii engleze la un grup de 100 de prini ai elevilor din coala X.
Prezentare Deva 26 mai 2007 Formator Daniela Bufnea CCD ISJ Hunedoara

(a) (b) (c) (d) (e)

4.3. Canalele de comunicare

Posibiliti: materiale informative (brouri, postere, pliante, cri, manuale); marketing i publicitate; publicitate gratuit; instruire - educare; consultri periodice cu reprezentani ai grupurilor int; website, forum.

De regul se folosete o combinaie a acestor canale Prezentare Deva 26 mai 2007 Formator Daniela Bufnea CCD ISJ Hunedoara

Criterii pentru alegerea celor mai potrivite canale de comunicare cu grupurile int
Grad de acoperire

Impact

Costuri

Frecven

Prezentare Deva 26 mai 2007

Formator Daniela Bufnea CCD ISJ Hunedoara

Gradul de acoperire Mesajul ajunge la grupurile int/alte grupuri. Evitarea risipei Ridicat vs. redus Termen scurt vs. termen lung Costuri Costuri per unitatea de msur Costuri de producie Costuri de difuzare
Prezentare Deva 26 mai 2007 Formator Daniela Bufnea CCD ISJ Hunedoara

Frecven De cte ori? Eficiena marginal a mesajelor Impact nu se cumpr punctele tari i punctele slabe ale diferitelor canale de comunicare modul de consum al diferitelor canale de comunicare (tehnica o zi din viaa...)

Prezentare Deva 26 mai 2007

Formator Daniela Bufnea CCD ISJ Hunedoara

Tehnica O zi din viaa... O zi din viaa unui elev de liceu

La coal
panouri, mape

Oriunde - SMS Acas TV, internet, radio, reviste

Pe drum spre coal ziare,

reviste, panouri

Dimineaa
radio, TV, mobil
Prezentare Deva 26 mai 2007

Seara n ora panouri publicitare, brouri

Formator Daniela Bufnea CCD ISJ Hunedoara

Exerciiu n echipe de lucru

Pe temele anterioare, alegei cele mai potrivite canale prin care s transmitei mesajul la grupurile int; Facei o estimare de costuri pentru activitatea de comunicare timp de un an.

Prezentare Deva 26 mai 2007

Formator Daniela Bufnea CCD ISJ Hunedoara

V mulumesc pentru atenie!

Prezentare Deva 26 mai 2007

Formator Daniela Bufnea CCD ISJ Hunedoara