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PROCEDIMIENTO DE COMPRAS Código: GS-PR-006

PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

Código: GS-PR-006

GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

Versión: 01

1. OBJETIVO

Realizar el acto de adquisición de bienes y servicios de acuerdo a las normas legales y requisitos de la institución, basados en la solicitud y evaluación de conformidad de las compras y adquisiciones que permitan satisfacer las expectativas de los usuarios.

2. ALCANCE

Aplica a todas las áreas de la Institución que requieran de una compra.

3. DEFINICIONES

a. Proveedor: Persona física o jurídica que suministra productos o servicios (subcontratista) que deben satisfacer unas especificaciones de calidad y requisitos fijados.

b. Orden de compra: La orden de compra es el comprobante que emite el comprador para pedir mercaderías al vendedor, indicando cantidad, detalle, precio, condiciones de pago y forma de entrega.

c. Cotización: Es aquel documento que el departamento de compras usa en una negociación, en el cual se basa para elegir a uno u otro proveedor.

4. ASPECTOS GENERALES

a. Todas las compras de la Institución se realizan con la aplicación del presente procedimiento.

b. Si la compra es de un producto de tecnología, siempre debe comunicarse al proceso de recursos tecnológicos, quienes realizan la compra y remiten al líder del Proceso de Bienes y servicios copia de la factura de compra y copia del requerimiento realizado al almacén firmado por el cliente interno que recibió a satisfacción el Equipo.

c. Sobre el comité de compras:

Los miembros del comité de compras son: Vicerrector administrativo y Financiero, Contador de la Institución, Director de compras y servicios generales, responsable de activos fijos, almacenista.

Elaboro:

Reviso:

Aprobó:

Fecha de

Alejandro Hurtado S.

Julián Andrés Duran

Fernando Solís Escobar

Emisión

Cargo:

Cargo:

Cargo:

Documentador SGC

Director de Compras y Servicios

Vicerrector Administrativo

08/10/2012

Firma:

Firma:

Firma:

 
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PROCEDIMIENTO DE COMPRAS Código: GS-PR-006

PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

Código: GS-PR-006

GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

Versión: 01

El monto máximo de las compras a realizarse con y sin autorización del comité, lo define el comité de compras, demás funciones verificar acta de constitución del comité de compras.

Los activos fijos se manejan en el proceso de gestión financiera tras posterior compra del proceso de Gestión de Bienes y servicios.

5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

No.

ACTIVIDAD

 

DESCRIPCION

 

RESPONSABLE

REGISTRO

1

Enviar

Se remite formato de

requerimiento al proceso de Bienes y servicios.

Todos

los

Formato de requerimiento al almacén

requerimiento

 

procesos

   

Se

recibe

el

documento

Director

de

 

Recepción

de

archiva

solicitud.

Compras

Formato de requerimiento al almacén

2

requerimiento

revisarlo

y

 

servicios

Generales

y

   

Verificar si se encuentra lo requerido en el almacén, si

Director

de

 

Verificar

Compras

y

Formato de requerimiento al almacén

existencias

 

es

así

se

entrega

al

servicios

 

solicitante

 

Generales

 
   

Si no se tiene el elemento en el almacén se procede a

   

realizar

la compra del mismo,

si el monto del elemento

Director

de

3

Verificar el monto de la compra

excede

el estipulado por el

Compras

y

Correo electrónico

comité de compras, se remite

servicios

   

a

la Vicerrectoria

Generales

 

Administrativa y Financiera

para su aprobación, en comité de compras

 

Elaborar

y

enviar

Si es el monto de la compra es superior al estipulado por el comité de compras se espera su aprobación en

comité, de lo contrario se elabora solicitud de compra (el formato de requerimiento al almacén se utiliza como orden de compra)

Director

de

 

8

solicitud

compra

de

al

Compras

servicios

y

Formato de requerimiento al almacén

proveedor

Generales

11

Entrada a almacén

Recepción de elementos y verificación de registro de

Almacenista

Formato de requerimiento al almacén

orden

de compra con la

 

factura

 

Factura

Elaboro:

Reviso:

Aprobó:

Fecha de

Alejandro Hurtado S.

Julián Andrés Duran

Fernando Solís Escobar

Emisión

Cargo:

Cargo:

Cargo:

Documentador SGC

Director de Compras y Servicios

Vicerrector Administrativo

08/10/2012

Firma:

Firma:

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PROCEDIMIENTO DE COMPRAS Código: GS-PR-006

PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

Código: GS-PR-006

GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

Versión: 01

Envió

de

info

a

Enviar

factura

original

y

Director

de

Formato de requerimiento al almacén

Vicerrectoría

orden

de

compra

a

la

Compras

y

12 Administrativa

y

Vicerrectoría Administrativa y Financiera

servicios

 

Financiera

Generales

Factura

Realizar orden de pago

Realizar orden de pago, si es un Activo fijo se envía al responsable de activos fijos, si no se envía directamente a contabilidad.

Vicerrector

Factura Orden de pago

Administrativo

y

Financiero

Ingreso al sistema,

Ingreso

al

sistema,

 

Orden de pago+factura+comprobante siigo.

13 codificación y

codificación

y

envió

a

Responsable

de

envió

contabilidad

a

contabilidad

 

inventarios

Entrega

de

Entrega

y

recepción

de

   

requerimientos

a

materiales

y

diligenciar

Responsable

de

Formato de requerimiento

dependencia

formato concerniente.

 

almacén

solicitante.

   

Elaboro:

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Aprobó:

Fecha de

Alejandro Hurtado S.

Julián Andrés Duran

Fernando Solís Escobar

Emisión

Cargo:

Cargo:

Cargo:

Documentador SGC

Director de Compras y Servicios

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