RAPORT SPECIAL VIZITA DE 2 LUNI LA FAA LOCULUI

Data vizitei 03.05.2012

1. INFOR AII !ENERALE

1. Date i"e#ti$i%a&e '&(ie%t
Tit)*) a%+i*#ii, 0e#e$i%ia&, C(" IS2ETC P&eve#i&ea -i#"&(.*)*i .(&+ii a)/a-t&e DSP 0(t(1a#i 345 A'e) '&('*#e&i 2005

P&i(&itatea 8-*&a

P&i(&itatea 2 6 e"i*) 1i '&e78ti&ea 'e#t&* -it*a+ii "e *&7e#+86 8-*&a 2.2 a#a7e.e#t*) &e-*&-e)(& "e a'a -i a) "e-e*&i)(&

2. I#$(&.a+ii &e$e&it(a&e )a 'a&te#e&i t&a#-$&(#ta)ie&i

Pa&te#e& 1 Consiliul Local Hliboca/Ucraina

3. O/ie%tive)e 7e#e&a)e a)e a%+i*#ii O/ie%tive)e 7e#e&a)e Obiectivul general al proiectului este dezvoltarea soluiilor pe termen lung a problemelor sistemulu de management al apei cu care se confrunt zonele transfrontaliere, probleme legate de lipsa apei potabile de baut care duce la apariia problemelor de sntate precum i la poluare industrial, agricol i domestic care tangenial afecteaz multe lte surse de ap. . !ealizarea, "n zona int, a unui studi geo#idrologic pentru a identifica surse de ap sigure i pentru a construi "n aceste zone locuite f$nt$ni, ca rezultat direct al studiului. %. Consolidarea cooperrii transfrontaliere dintre !om$nia i ucraina "n domeniul proteciei mediului din zona int. &. Creterea gradului de implicare pro'activ a actorilor locali "n identificarea, evaluarea i diminuarea polurii precum i creterea gradului de contientizare a problemelor de sntate public a locuitorilor din zona int. I#i+ia)8 % luni Data -e.#8&ii, 25.02.2012 T(ta) %(-t*&i e)i7i/i)e :;< Data 9#%e'e&ii, 01.03.2011 T(ta) ENPI :;< P&e)*#7i&e ( )luni* Fi#a)8 % luni Data te&.i#8&ii, 23.02.2013 T(ta) %(2$i#a#+a&e :;<

O/ie%tive -'e%i$i%e

Pe&i(a"a "e i.')e.e#ta&e

S'e%ia) -ite2vi-it Re'(&t

145.544=00 T(ta) %(-t*&i e)i7i/i)e ?@A ((+

131.200,(( T(ta) ENPI ?@A ,-.-(

14.>44=00 T(ta) %(2$i#a#+a&e ?@A (. (

2. CLARIFICBRI REFERITOARE LA STRUCTURA PROIECTULUI

A%tivit8+i)e '&(ie%t*)*i
a. /erificai dac fiecare activitate a proiectului are detaliile de baz 0perioad, locaie, participani, partener responsabil, randament 1 rezultate ateptate.. b. 2recei toate activitile ce necesit clarificri din partea beneficiarului pentru a fi implementate "n mod corect de ctre partenerii de proiect. c. !eamintii beneficiarului despre limitrile geografice 0zona eligibil a 3O4. i bugetare d. /erificai dac fiecare 56 0grup de activiti. are surse adecvate de verificare a avansrii proiectului. 7ac nu, cerei beneficiarului s le clarifice pentru a putea 8ustifica "n mod corect costurile atrase. C(#%)*zii)e CTS, d. 9ursele de verificare a avansrii proiectului sunt deficitar definite. 5rupul de activiti menionate "n seciunea .: Descrierea Aciunii nu conine surse suficiente de verificare pentru a 8ustifica e;ecuia activitilor proiectului. Cdrul logic nu conine grupul de activiti < i =. Clarificri oferite de beneficiar> d. ?eneficiarul a oferit 329 c$teva e;emple a surselor de verificare pentru activitile "ndeplinite i cele aflate "n derulare> 56 @anagementul, coordonarea i comunicarea "n cadrul proiectului A;emple> agenda i procesele'verbale ale ec#ipei de proiect, ane; la fia postului de baz semnate de ctre titular i aprobate de managerul de proiect pentru membrii ec#ipei rom$ne ce conin responsabiliti ce deriv din contractele de grant, fia postului de baz semnate de ctre titular i aprobate de managerul de proiect pentru membrii ec#ipei ucrainiene, C./.'urile ec#ipei de proiect, ponta8ele membrilor ec#ipei de proiect, evaluarea periodic a ec#ipei de proiect i a rezultatelor proiectului, documente referitoare la ac#iziii realizate "n cadrul proiectului 0ec#ipamente B2, "nc#irierea de ve#icule, carburant, consumabile, publicaii, organizare de seminarii de sc#imb de e;perien.. 56 % !ealizarea studiului geo#idrologic> A;emple> documente de ac#iziie public, contractul, c#itana de livrare, studiul geo#idrologic. Cin$nd cont deorarul activitilor programate, bugetul i declaraia beneficiarului referitor la activiti, au fost identificate nite termene limit de "ndeplinit pentru a evita am$nri ale implementrii proiectului> ' ' ' 6nunarea efecturii studiului geo#idrologic pe sistemele electronice de ac#iziii publice dn !om$niaD 6nunarea efecturii construciilor f$nt$nilor pe sistemele electronice de ac#iziii publice dn !om$niaD ?eneficiarul declar c documentaia pentru studiul geo#idrologic este

S'e%ia) -ite2vi-it Re'(&t

"naintat spre verificare ctre 6utoritatea Eaional pentru !eglementarea i @onitorizarea 6c#iziiilor 4ublice din data de %:.(F.%(% . 7atele din Gormularul de 6c#iziii &F,< /%:.(F.%( % au fost verificate. !ecomandarile CTS> ?eneficiarul va pune la dispoziie un plan de aciune revizuit la primul raport de progres. 4articipanii la activitile proiectului trebuie "n mod necesar s fie grupul int sau grupul de beneficiari finali. a. !eprezentanii 329 i'au reamintit beneficiarului c activitile trebuie s aib loc "n cadrul zonei eligibile a 4rogramului Operaional Comun !om$nia'Ucraina'!epublica @oldova %((:'%( & i toate c#eltuielile trebuie fcute "n limita bugetului aprobat. b. !eferitor la tipul de documente 8ustificative care vor dovedi "ndeplinirea activitilor proiectului, beneficiarul a fost informat s nu limiteze e;emplele oferite i s ia "n considerare stipulrile articolului =.& a 6ne;ei BB a Condiiilor 5enerale. ?eneficiarul va folosi ca surse de informare i materialel i prezentrile oferite "n timpul sesiunilor de formare inute sau care vor fi inute de ctre 329. 329 recomand ca beneficiarul s depun o form revizuit a Cadrului Logic la primul raport de progres cu surse de verificare mai bine definite. ?eneficiarul poate suplimenta sursele de verificare din interiorul Cadrului Logic, fr a le da la o parte pe cele care de8a e;ist "n Gormularul de aplicaie pentru grant. 5rupurile < i = de activiti vor fi, de asemenea, incluse "n Cadrul Logic.

!&*'*) +i#t8 a) '&(ie%t*)*i

a. 5rupul int este deficitar definit, fr criterii cantitative sau calitative clare. b. 92C preconizeaz dificulti "n cadrul procesului de selecie a grupului int 0v$rst, profesie, etnie, etc.. c. A;ist o legtur slab cu temele orizontale ale programului. C(#%)*zii)e CTS, a< !&*'*) +i#t8 a $(-t %)a&i$i%at 9# %a"&*) vizitei "e '&e2%(#t&a%ta&e. b. Eu este cazul. c. Hn timpul implementrii beneficiarul va urma indicatorii referitori la toate temele prezentate. Re%(.a#"8&i)e CTS, ' ' 2rebuie s se dea atenie seleciei grupului int, astfel "nc$t s fie din zona eligibil a programuluiD 4artenerul principal, de fiecare dat c$nd e posibil, s str$ng informaii relevante referitoare la temele orizontale ale programuluiD la primul raport de progres beneficiarul va cuantifica modul "n care proiectul temele transnaionale ale programului cu referire la dezvoltarea sustenabil, anse egale i coeziune teritorial. 4rocesul de selectare a grupului int ar trebui s fie foarte clar pentru

'

S'e%ia) -ite2vi-it Re'(&t

partenerii de proiect.

3.

ANA!E ENTUL DI COORDONAREA PROIECTULUI

a. 6sigur partenerul principal o comunicare adecvat cu ceilali aprteneri de proiectI 0indicai prin ce msuri i c$t de frecvent. b. 6sigur partenerul principal o coordonare adecvat a proiectuluiI 0indicai prin ce msuri i c$t de frecvent. c. 9unt partenrii de proiect contieni ce responsabiliti deriv din 6cordul de parteneriatJ d. Aste descrierea 6ctiunii cunoscuta de toti parteneriiI 9unt activitatile proiectului clare pentru toti cei interesati 0orar, metodologie, inclusiv grupul tinta implicat, rezultate prevazute, buget.I e. Cunoscut parteneruii de proiect ce documente sa trimita partenerului principal pentru a 8ustifica faptul ca actiunile de care raspund sunt rezolvate corespunzatorI f. 9unt la curent partenerii despre dispozitiile si cerintele @anualului de Bdentitate /izualaI

g. 9tiu partenerii cui sa raporteze stadiul lucrarilor si candI #. 9tiu partenerii cum sa pastreze documenteleI

a. ?eneficiarul a prevazut % intalniri de proiect ce vor asigura, in afara telefoanelor si a postei electronice, o coordonare adecvata a proiectului. ?eneficiarul declara ca % intalniri au fost de8a organizate ale ec#ipei de proiect au fost de8a organizate pana la data vizitei, %( si %< aprilie %( %. 9urse de verificare> lista participantilor la intalnire. 4rocesele verbale nu pot fi puse la dispozitie. ?eneficiarul declara faptul ca se realizeaza comunicarea cu partenerul Consiliul Local Hliboca prin telefon, fa; si posta electronica. 329 recomanda> comunicare scrisa intre parteneri. b. Coordonarea adecvata a proiectului este asigurata de partenerul principal in mod permanent, prin managerul de proiect care raspunde de coordonarea activitatilor proiectului. @anagerul de proiect va evalua, in mod period, rezultatele ec#ipei de proiect si a proiectului. 329 recomanda> ?eneficiarul va urmari sectiunea .- a matodologiei a contractului de grant de'a lungul implementarii proiectului. c. 4artenerii de proiect au primit o copie a contractului de grant la termen cf. 6rt. =.% a 6ne;ei BK L Acord Parteneriat, dupa cum reiese din adresa =-&/(%.(&.%( %, cu semnatura de primire din partea reprezentantului legal al partenerului. d. ?eneficiarul declara ca cele mentionate mai sus sunt cunoscute de partenerii de proiect. 4rin primirea unei copii a contractului de grant acestia cunosc orarul, metodologia, rezultatele asteptate, bugetul disponibil pentru implementarea activitatilor. e. 4artenerul principal a informat partenerul, la prima intalnire de proiect, despre documentele 8ustificative necesare sustinerii activitatilor de care raspund. f. ?eneficiarul declara ca partenerii cunosc dispozitiile si cerintele @anualului de Bdentitate /izuala.

S'e%ia) -ite2vi-it Re'(&t

g. Cf. declaratiilor ?eneficiarului partenerii de proiect stiu cui sa raporteze stadiul lucrarilor si cand, conform contractului de grant 0Conditii 9peciale, Conditii 5enerale, 6ne;a BK.. #. ?eneficiarul si partenerii cunosc modul de pastrare si organizare a documentelor pe fiecare activitate 0pentru rapoartele narative. si pe fiecare linie bugetara 0pentru raportul financiar.. Cunosc, de asemenea, aricolul <, 6ne;a BB a contractului de grant 0documentele proiectului trebuie tinute cel putin : ani dupa plata finala.

4. ECEIPA DE PROIECT
a. Aste ec#ipa de proiecta, conform stipuarilor acordului de grantI b. @embrii ec#ipei lucreaza de8a in institutiile parteneri sau sunt anga8ati noiI c. Aste Cvul fiecarui membru al ec#ipei de proiect disponibil pentru verificariI d. Aste concordanta intre fisele postului 0parte a formularului de aplicatie. si C/I e. A;ista concordanta intre functia indicata in fisa si linia bugetara corespunzatoareI f. 6 luat la cunostinta fiecare membru al ec#ipei responsabilitatile ce'i revin semnand fisa postuluiI

g. 9unt contractele de munca/actele aditionale ale tutror membrilor ec#ipei de proiect disponibile pentru verificareI #. 6u fost inregistrate contractele de munca/actele aditionale la institutiiI i. 8. Bndica contractele de munca/actele aditionale timpul de lucru la proiectI A;ista concordanta cu ane;a BBB a ?ugetului actiuniiI Bndica contractele de munca/actele aditionale salariile lunareI A;ista concordanta cu ane;a BBB a ?ugetului actiuniiI

M. 9unt deciziile luate de reprezentantii legali ai institutiilor referitoare numirea ec#ipelor de proiect disponiibile pentru verificareI l. !esponsabilitatile ce deriva din contractul de grant sunt prevazute in fisa postului membrilor c#eie ai proiectuluiI

m. Cine preia functiile corespunzatoare celor de responsabil financiar si cu ac#izitiileI 7aca nu, revin unor persoane din afara ec#ipei de proiectI A;ista o decizie legala care sa sustina numirea lorI a. 0e#e$i%ia&*) DSP 0(t(-a#i a numit < persoane care sa faca parte din ec#ipa de implementare a proiectului. @i#ailovici 7umitrita L manager proiect Gerariu 2eodor L responsabil financiar Lusneac Constantin L responsabil cu ac#izitiile ?eleca Gelicia'@i#aela L consilier te#nic Onofrei Lidia'@anuela L asistent proiect 4ersoanele mentionate au fost numite cf dispozitiei ,/( .(&.%( %. dispozitia contine persoanele desemnate, timpul de lucru zilnic 0Fore/zi. si pe luna 0%( ore/luna.. Lucrarile la proiect se vor desfasura in timpul unei ziel normale de munca de , ore/zi, cu posibilitatea unui orar fle;ibil. 329 recomanda> membrii ec#ipei de proiect din !omania vor declara ca toate activitatile proiectului sunt facute in F ore/zi pentru perioada de implementare a proiectului, cu orar fle;ibil. 7eclaratia va fi semnata de titular,manager proiect si aprobata de reprezentatntul legal.

Pa&te#e&*) Hliboka Consiliul Local Hliboca, Ucraina a numit 2 persoane in echipa de implementare a proiectului

Bvan @orar LConsilier financiar

S'e%ia) -ite2vi-it Re'(&t

6rMadii ?uz#aM L!esponsabil cu activitatile ?eneficiarul opera decizia &/%.(&.%( % pentru numire Ac#ipa de proiect nu este completa, nu este numit !esponsabil cu activitatile. ?eneficiarul declara ca datorita legislatiei in vigoare doar < persoane din partea 794 ?otosani pot lua parte la proiect. 6 sasea ar trebuie anga8ata din afara institutiei. !esponsabilitatile acestui post sunt preluate de membri desemnati ai ec#ipei de proiect. ?eneficiarul nu poate anga8a personal nou din afara institutiei faca acordul @inisterului 9anatatii. 4ozitia ministrului la aceasta probleme, transmisa prin adresa ,,=/ %.(&.%( % inca nu a fost primita. Bn aceasta privinta beneficiarul doreste sa transfere suma de le responsabilul cu activitatile, linia bugetara . . .&. Responsabil activitati (aplicant (RO . la linia =.% 2raduceri, interpretari pentru a asigura traducerea documentelor proiectului. !ecomandarile 329 ' ?eneficiarul va consulta un specialist in resurse umane pentru a identifica platile corecte ale salariilor din proiect, cf legislatiei in vigoare. 9ituatia resursei umane va fi cat mai curand clarificata. 4regatirea si trimiterea catre 329 cat mai curand a documentatiei necesare pentru modificare contractului de grant si a documentelor 8ustificative.

'

b) @embrii numiti in ec#ipa de proiect lucreaza in institutiile partenere. c) C/urile ec#ipei din !omania sunt disponibile.
?eneficiarul declare ca cele din Ucraina nu sunt disponibile la sediul din !O. !ecomnadari 329> prezentarea tuturor C/urilor. 2ermen limita> % saptamani de la vizita d. Concordanta cu calificarile mentionate in fisa postului au putut fi verificate la data vizitei pentru membrii ec#ipei de proiect din !omania. !ecomnadari 329> prezentarea fiselor postului pentru partenerii ucrainieni ai ec#ipei de proiect 2ermen limita> % saptamani de la vizita e. A;ista concordanta intre pozitia indicata in fisa postului pentru membrii ec#i)ei de proiect din !omania si linia bugetar corespunzatoare Gisa postului pentru fiecare membru al ec#ipei de proiect din !omania pot fi verificate. Giecare fisa este semnata de titular si aprobata de reprezentantul legal. f. Giecare membru desemnat al ec#ipei de proiect a luat la cunostinta care'i sunt responsabilitatile semnand Gisa postului

g. Cei < membri ai ec#ipei de proiect romane sunt platiti din proiect si lucreaza la proiect F ore/zi, nu , ore/zi cum cere proiectul. 4entru a fi in conformitate cu cererile proiectului, membrii ec#ipei de proiect au declarat ca'si vor indeplini toate indatoririle ce deriva din implementarea proiectului si dupa cum cere fisa postului pentru fiecare in parte. #. @embrii ec#ipei deproiect au fost toti numiti prin dispozitii. i. 2oate responsabilitatile ce deriva din contractul de grant sunt acoperite de fisa postului personalului c#eie.

S'e%ia) -ite2vi-it Re'(&t

8.

Constantin Lusneac este responsabilul cu ac#izitiile a proiectului si Gerariu 2eodor indeplineste functia corespunzatoare celei de responsabil/consilier financiar. !ecomandarile 329> 9e recomanda completarea unei balante a disponibilitatilor 0cas# floN. a proiectului pentru a avea o buna perspectiva asupra progresului financiar si a managemetului resurselor financiare din grant si co'finantare. 6ceasta va fi transmisa catre 329 la primul raport de progres.

5. VIZITE ON2SITE
1. L(%atii L(%atii ve&i$i%ate :1<
C((&"(#ate !omania 3udetul ?otosani ?otosani strada @arc#ian nr. : 6ccess la drum public, electricitate, incalzire, canalizare, telefon/fa;, internet.

C(#%)*zii

F. PREVIZIUNEA ACTIVITBILOR PENTRU TRI ESTRUL UR BTOR

De-%&ie&ea a%tivit8+i)(&
56 , 6ctivitatea ' Organizarea intalnirilor comitetului de indrumarea a proiectului 56 , 6ctivitatea % L Alaborarea rapoartelor de progress ctre autoritatea de management 56 , 6ctivitatea &' @onitorizarea derulrii activitilor proiectului 56 , 6ctivitatea F L !ealizarea procedurilor de ac#iziie bunuri, servicii, lucrri 56%, 6ctivitatea % L 9emnarea contractului pentru realizarea studiului 56%, 6ctivitatea & !ealizarea propriu'zis a studiului de ctre firma specializat, cu spri8inul partenerilor implicai "n proiect 56& L 6ctivitatea ' !ealizarea procedurii de ac#iziie pentru realizarea lucrrilor de ctre o firm specializat "n domeniu, cu respectarea cerinelor legislaiei privind ac#iziiile publice 56& L 6ctivitatea % L 9emnarea contractului pentru realizarea lucrrilor 56F, 6ctivitatea ' Bdentificarea f"nt"nilor utilizate de populaie pentru consum 56F, 6ctivitatea % L 4relevarea probelor pentru a fi testate "n vederea stabilirii compoziiei c#imice

P)a#i$i%at )a ?)*#aA
3-6 4-5 3-6 3-4 3-4 4 5-6

6 3 3

S'e%ia) -ite2vi-it Re'(&t

De-%&ie&ea a%tivit8+i)(&
56F, 6ctivitatea & L !ealizarea propriu'zis a studiului prin centralizarea datelor, cu spri8inul partenerilor implicai "n proiect 56<, 6ctivitatea ' Organizarea de intalniri in !omania 56<, 6ctivitatea % L Organizarea de intalniri in Ucraina 56=, 6ctivitatea L !ealizarea materialelor de publicitate i informare

P)a#i$i%at )a ?)*#aA
3-4 4 si 6 5 5-6 4

56=, 6ctivitatea % ' !ealizarea publicitii proiectului "n mass'media local

>. NEVOILE DE ASISTENB ALE PARTENERULUI PRINCIPAL :a')i%a#t*)<

4artenerul principal declara ca are nevoie doar de consiliere si nevoile de consiliere pentru perioada urmatoare de implementare sunt legate de modificarile contractului de grant 0sc#imbarea unitatii liniei bugetare <. Costuri vehicule, transferarea costurilor de sub'linia . . .& Responsabil activitati aplicant (RO) la =.% 2raduceri, interpreti si al pregatirea rapoartelor

3. CONCLUZII G
?eneficiarul cunoaste previziunile contractului de grant. Ac#ipa de implementare stabilita, calificata si disponibila pentru proiect. CTS &e%(.a#"a 9ituatie resursei umane clarificata cat mai curand. 4regatirea si trimiterea catre 329 a documentatiei necesare modificarii contractului de grant si tranferarii costurilor de la . . .& 2o prepare and submit to t#e 329 t#e necessarO documentation for t#e grant contract modification to transfer t#e costs from budget sub'line . . .& Responsabil activitati aplicant (RO) la =.% 2raduceri, interpreti. 7ocumentatia trebuie insotita de documente 8ustificative.

G G

4arteneriatul transfrontalier se desfasoara bine, nu au fost identificate disfunctionalitati. Gactorii de risc legati de implementarea proiectului au fost comunicati partenerului principal 0vezi 6ne;a .. Avaluarea factorilor de risc si planul de actiune va $i comunicat beneficiarului in ma; & saptamani de la aprobarea de catre 3@6 06utoritatea Comuna de @anagement..

4artenerul principal isi asuma responsabilitatea de a comunica partenerilor de proiect concluziile vizitei on'site si sa ia masurile necesare si recomandarile 329 sa fie indeplinite in termenele limita prevazute. ?eneficiarul declara ca planul de actiune va fi transmis catre parteneri pe e'mail.

5. PARTICIPANI LA VIZITA ON2SITE,

S'e%ia) -ite2vi-it Re'(&t

N*.e -i '&e#*.e 2urcu 7oina 7ascalu 9ergiu

F*#%tia A;pert implementare/monitorizare

I#-tit*tia CTS

Se.#at*&a

A;pert implementare/monitorizare C A

@i#ailovici 7umitrita Gerariu 2eodor Onofrei Lidia @anuela ?eleca Gelicia @i#aela

@anager proiect Consilier financiar 6sistent proiect Consilier te#nic A')i%a#t

S'e%ia) -ite2vi-it Re'(&t

RAPORT SPECIAL VIZITA DE 2 LUNI LA FAA LOCULUI

ANEHA 1 FACTORI RISC SI PLAN ACTIUNE C("
A)e&ta P&(/)e.eIFa%t(&i &i-% ID &i-% I.'a%t a#a7e.e#t P&('*#e&i "e i./*#atati&eI%(&e%tie Te&.e# )i.ita

IS ETC >21

S'e%ia) -ite2vi-it Re'(&t