Curs 1

Introducere n Managementul Proiectelor (MP)

Succesul reprezint

realizarea progresiv a unui SCOP bine stabilit.

Cuvinte cheie: proiect, subproiect, program, managementul proiectelor, studiu de fezabilitate, opera ie, obiectiv, scop, S!"#$

1. Importana Managementului Proiectelor i concepte ale MP Odat cu dezvoltarea te%nologiilor avansate, managementului informa iei &i mi'loacelor de comunicare, un loc tot mai important (ncepe s)l ocupe desf&urarea activit ii unei firme*asocia ii*institu ii pe baz de proiecte. +n prezent, se consider c ,- . dintre activit ile companiilor mari sunt conduse dup principiile impuse de managementul proiectelor. /e asemenea, institu iile publice sau private, ca &i organiza iile non)guvernamentale au (nceput diverse proiecte at0t la nivel na ional, c0t &i interna ional. Se pot realiza proiecte (n orice domeniu de activitate 1sntate, economie, politic, informatic, drept etc.2 !anagementul proiectelor poate fi perceput ca o &tiin , ca o art sau ca o te%nic, prin care se realizeaz un anumit scop. Odat cu revenirea #om0niei la economia de pia , s)a sim it tot mai mult necesitatea de a realiza proiecte veritabile, de a realiza c0t mai structurat &i de a 'ustifica cererile pentru sc%imbare, pentru (mbunt ire sau finan are a ceva de'a e3istent sau propus a se (nfiin a. /e multe ori (ns, proiectele (nseamn pentru unele persoane doar o cerere pentru finan are, (n special de la o surs e3tern, pe c0t posibil nerambursabil. "ceasta este &i o prim gre&eal (n (n elegerea managementului proiectelor &i de multe ori aceste proiecte sunt respinse de la (nceput. /e aceea, se impune ca persoanele care se implic (ntr)un proiect s cunoasc foarte bine care sunt obiectivele &i scopurile unui proiect &i cum ar putea acesta s contribuie la realizarea obiectivelor programului din care face parte proiectul respectiv. Programul poate reprezenta o strategie local, na ional sau interna ional4 acesta se transpune (n realitate prin proiecte &i se deruleaz de regul pe parcursul mai multor ani. 53. de programe: P6"#5 1av0nd finan are de la 7niunea 5uropean, unul din cele mai cunoscute programe, creat (n 1898, la (nceput pentru Polonia &i 7ngaria2, un program de informatizare, :;/5< 1prin care s)au alocat fonduri de investi ii pentru dezvoltarea economic local2, programul pentru (mbunt irea managementului universitar, programul de ac iune comunitar din domeniul snt ii publice 1=-->) =--92, programe de cercetare)dezvoltare &i de stimulare a inovrii etc. /eseori se (nregistreaz unele confuzii (n definirea proiectului, a planului de afaceri sau a unui studiu de fezabilitate. Prezentm, (n continuare, c0teva din defini iile date acestor termeni. Proiect ? ceea ce inten ionm s facem. 1<arousse2

scopul pe care (l urmrim, imaginea pe care ne)o formm despre ceea ce vom (ntreprinde &i mijloacele pe care le vom folosi 1<e #obert2 un efort pe termen limitat cu scopul de a crea un produs sau un serviciu nou 1;nstitutul de !anagementul Proiectelor2 un set de activit i integrate, menite s ating un obiectiv prestabilit, (ntr)o perioad de timp determinat &i urm0nd un plan de ac iune stabilit 1O5C/2 Proiectele sunt a&adar activit i unice, comple3e, care au anumite obiective, av0nd un grad ridicat de noutate, o limit de timp pentru realizarea lui &i care necesit structuri organizatorice &i metode speciale. Obiectivul urmrit (l reprezint crearea unui valori noi 1produs*structur*serviciu*idee etc.2 Obiectiv ) un rezultat scontat ce trebuie ob inut (n efortul de atingere a scopului proiectului &i, implicit, a rezolvrii problemei. 5ste necesar ca obiectivele s fie cuantificabile &i s se stabileasc limite de timp pentru atingerea lor. Scop ? rezultatul favorabil ce se a&teapt de la un proiect, nefiind necesar ca acesta s fie cuantificabil. Operaie ? o activitate primar cu caracter de rutin Plan de afaceri "re rolul de a scoate (n eviden situa ia organiza iei la un moment dat, precum &i a mediului concuren ial (n care (&i desf&oar activitatea. Studiu de fezabilitate "re rolul de a 'ustifica necesitatea*oportunitatea punerii (n practic a unei idei sau a continurii ei, lu0ndu)se (n calcul o mare diversitate a formelor sale de implementare &i a mediilor favorabile*ostile proiectului respectiv. Program ? grup de proiecte conduse coordonat, pentru a ob ine beneficii care nu ar rezulta dac ele ar fi conduse separat. Managementul proiectelor (project management) cuprinde structurile organizatorice necesare derulrii proiectelor la nivelul organiza iei, organizarea intern a proiectului &i corela iile dintre acestea. 5ste (n acela&i timp &i un concept integrat de conducere. !anagementul proiectelor presupune aplicarea con&tient a unui set coerent de principii, reguli, cuno&tin e, metode, te%nici, instrumente utilizate (n planificarea, organizarea, conducerea &i controlul unui proiect. Concep ia integrat asupra managementului proiectelor ia (n considerare @ elemente de baz ale unui proiect: $impul Augetul 1resurse2 ? oameni, te%nologii, bani Calitatea 1o anumit te%nologie, performan , anumite caracteristici ale unui produs2 "&teptrile participan ilor 1finan atori, membrii ec%ipei de proiect, managerul de proiect, beneficiari, stakeholderii ) cei implica i (n realizarea proiectelor ? anga'a i, ac ionari, furnizori, organisme de interes public etc.2

Operaie "ctivitate permanent !i'loace 1resurse2 cunoscute /ecizie reversibil !ediu cunoscut

Proiect "ctivitate temporar !i'loace 1resurse2 previzionate /ecizie ireversibil !ediu estimat &i fluctuant

#epetitiv #isc sczut

;novant #isc ridicat

$abelul 1.1: "naliza comparativ (ntre opera ie &i proiect Caracteristici Program "mplasarea spa iului !are 1na ional*interna ional2 Pozi ionarea (n ;nstrumente de amplasare ansamblul investi iilor Auget /urat #olul ec%ipei Proiect Punctual*<ocal a Componente

ale

strategiei Blobal &i a'ustabil Cedefinit, ani Planificare, coordonare, supervizare

programelor*;ni iative :i3 <uni, ani ;mplementare direct

$abelul 1.=: "naliza comparativ (ntre program &i proiect Di (n rile mai dezvoltate, managementul proiectelor a cunoscut o evolu ie rapid, odat cu sc%imbrile care au aprut (n cadrul unei institu ii. /intre aceste noi abordri, amintim: Blobalizarea Cre&terea accentuat a informatizrii &i a re elelor informatice tot mai ample, apari ia magistralelor informatice #enun area la structuri ierar%ice foarte comple3e &i trecerea la forme liniare prin (ncura'area muncii (n ec%ip, formarea anga'a ilor astfel (nc0t s fie speciali&ti (n mai multe domenii &i cre&terea rolului fiecruia dintre ace&tia la realizarea unui proiect 2. Legtura MP cu alte di cipline ale tiinei !anagementul proiectelor reprezint un domeniu comple3, care apeleaz la cuno&tin ele teoretice &i practice din diverse alte domenii: - management general - statistic &i teoria probabilit ilor - drept - economic, politic &i etic

- informatic. !P implic a&adar abordarea integrat a urmtoarelor tipuri de management: - managementul timpului 1va rspunde la urmtoarele (ntrebri: Care sunt activit ile care trebuie realizate (n cadrul proiectului &i c0t dureaz fiecareE Cum vor fi aceste ordonateE Cum vor fi acestea controlateE2 - managementul costului ? planificarea &i estimarea resurselor ce urmeaz a fi utilizate, realizarea bugetului, controlul costurilor - managementul calitii ? planificarea atingerii unui anumit nivel al calit ii, controlul calit ii - managementul resurselor umane ? formarea ec%ipei proiectului, alegerea managerului de proiect &i a celorlalte persoane implicate (n proiect, delegarea sarcinilor - managementul comunicrii cuprinde distribuirea informa iilor (ntre diferite persoane participante la proiect, managementul conflictelor, modalit ile de comunicare - managementul riscului 1va rspunde la urmtoarele (ntrebri: care sunt riscurile care pot aprea &i cum pot fi acestea diminuateE Care vor fi activit ile care trebuie (ntreprinse (n cazul apari iei acestoraE2 - managementul integrrii proiectelor se refer at0t la integrarea proiectului (n strategia programului sau a institu iei care (l lanseaz, c0t &i la integrarea scopului proiectului (n misiunea institu iei care realizeaz proiectul, a integrrii scopului proiectului cu obiectivele sale. !. Caracteri ticile unui proiect Cu orice efort (ntreprins este ec%ivalent cu un proiect. Caracteristicile unui proiect sunt a&adar: <imit de timp 1dat de (nceput &i de sf0r&it bine stabilite2 &i localizare bine delimitat (n spa iu "re anumite obiective bine definite &i un scop care trebuie (ndeplinite ca rspuns la o problem pe care ne)am propus s o rezolvm. "re prevzut un buget aprobat (n limitele cruia trebuie s se (ncadreze $rece prin mai multe faze 1concepere, planificare, e3ecutare, evaluare, finalizare2 Consum resurse 1umane, materiale, timp, bani, care sunt cunoscute de la (nceputul activit ilor2 5ste o activitate comple3, care implic riscuri specifice "re un responsabil ? leaderul de proiect, iar rspunderile fiecrui membru din ec%ipa care particip la proiect sunt bine definite "re un anumit grad de risc care trebuie bine gestionat pentru ca proiectul s se realizeze (n continuare Creeaz o valoare nou ? produs*serviciu*idee*structur ? unic &i cu un grad ridicat de noutate Cecesit o colaborare interdisciplinar (n cadrul unei structuri organizatorice speciale.

Proiectele pot dura c0teva zile*luni*ani (n func ie de comple3itatea lor. +n cazul proiectelor mari, de anvergur, aceste vor fi divizate (n componenete mai u&or de coordonat, numite subproiecte. 7n obiectiv se define&te complet prin patru componente obligatorii: ) atributul, con inutul obiectivului: pre , calitate, fiabilitate etc.4 ) scar de msur: obiectivul trebuie s fie raportat unui palier de valori cunoscut &i utilizat de conductor: nivel 1calitativ2, grad 1de absenteism2 etc.4 ) norm: valoarea e3act care trebuie ob inut pe scara definit anterior4 ) un orizont de timp: obiectivul trebuie realizat (ntr)o perioad de timp care trebuie determinat &i datat. !odific0nd orizontul de timp ob inem un alt obiectiv care impune, la r0ndul su, o alt strategie. Stabilirea obiectivelor este o etap de baz (n elaborarea unui proiect &i cuprinde un ansamblu de activit i prin realizarea crora trebuie s gsim o solu ie real la (ntrebarea unde dorim s a'ungem la sf0r&itul proiectuluiE. "ceasta presupune o anticipare &i o evaluare a unei situa ii viitoare posibile. Pentru a fi viabil, un obiectiv va avea urmtoarele caracteristici S!"#$: - "pecific: claritatea obiectivului ? ce, cine, cum, pentru cine, c0nd, unde facemE - Msurabil: (n orice moment este bine s &tim nivelul la care am a'uns4 - #bordabil*aprobat 1attainable2: se refer la posibilitatea de realizare a unui obiectiv4 - $ealist: proiectul poate fi realizat cu resursele de care dispunem &i cu cele care vor fi acceptate din partea finan atorului &i este necesar (ntr)un anumit conte3t, oferind o solu ie la o problem care trebuie rezolvat4 - +ncadrare (n %imp 1timelF2 ? proiectul are o anumit limit de timp pentru realizarea lui. "lturi de aceste , caracteristici pe care trebuie s le (ndeplineasc un obiectiv, mai sunt necesare (nc > condi ii pentru ca el s poat fi realizat: - s fie (n elese &i acceptate de to i membrii ec%ipei care lucreaz la proiect - s fie bine definite responsabilitatea &i autoritatea pentru realizarea lui 1de obicei, managerul de proiect2 - s corespund misiunii &i celorlalte obiective ale institu iei care realizeaz proiectul 53. de obiective bine definite: - depistarea precoce a cancerului mamar (n 'ude ul Ara&ov prin realizarea unui screening (n toate localit ile 'ude ului p0n la data de >1 decembrie =--> la femeile de peste >- de ani4 - realizarea unei baze de date necesare pentru raportrile provenite de la medicii de familie &i de specialitate la C"S Clu' p0n la data de 1 octombrie =--@4 - construirea unui centru de plasament pentru copiii orfani din 'ude ul "rge& pe o suprafa de @ --- m = , av0nd un cost total de ,-- --- euro p0n la data de 1 februarie =--@. Obiectivele de baz pot fi clasificate (n trei mari categorii: obiective de specialitate, de cost, de termen. +n func ie de obiectivele de specialitate propuse, proiectele pot fi clasificate (n trei grupe mari: - proiecte de investiii: renovarea unei universit i, construc ia unui nou sediu

proiecte de cercetare i dezvoltare: dezvoltarea unei te%nologii noi, elaborarea unui soft, stabilirea morbidit ii (ntr)un 'ude - proiecte de organizare: introducerea unei noi forme de organizare, introducerea unui nou sistem de distribu ie. Obiectivele unui proiect trebuie s se integreze obiectivelor organiza iei care (l realizeaz &i abia dup ce acestea au fost clar definite, s fie rea'ustate &i (n func ie de cerin ele programului din care face parte proiectul respectiv &i nu invers 1pornind de la institu ia din care facem parte, cunoa&tem mai bine resursele de care dispunem, problemele pe care le avem &i posibilit ile de rezolvare a lor2. &. Premi e pentru derularea proiectelor Pentru ca un proiect s aib rezultatul dorit, sunt necesare urmtoarele cerin e din partea celor implica i: - concep ie comun asupra problemei de rezolvat pentru to i participan ii la proiect - clarificarea pozi iilor celor implica i &i definirea clar a temei de proiect, premis de baz pentru demararea proiectului 1se definesc obiectivele proiectului, se elaboreaz strategia, se planific mi'loacele, instrumentele &i etapele necesare2 - accesul la informa ii &i asigurarea unor informa ii de calitate &i (n timp util la cei care le folosesc (n luarea unor decizii sau pentru derularea unor activit i - circuitul informa ional standardizat urmeaz de regul structura organiza iei, contribuind (ntr)o mare msur la acceptarea sau la respingerea proiectului de ctre anga'a ii organiza iei - o evaluare realist la (nceputul proiectului asupra resurselor &i te%nicilor de care dispune organiza ia