Elaborarea produselor de PR 2 curs 4 Baza de date. Q&A list.

Media library

1. Baza de date: scop, creare i actualizare

1.1. Necesitatea crerii unei baza de date - reprezint, alturi de o strategie coerent de relaii publice, punctul de plecare n crearea unei bune relaii cu toate publicurile-int, inclusiv a relaiei cu presa; - elaborarea ei pleac de la analizarea i precizarea riguroas a obiectivelor organizaiei i a publicului-int care este vizat; - este necesar s tim cui ne adresm; - este principala activitate a Juniorilor din relaiile publice, indiferent c lucreaz ntr-un departament sau intr-o agenie; - pentru a crea o baz de date ntr-un mod profesionist ar trebui s folosim un program special de baze de date (ex: cces!, ns n ageniile " departamentele de #$ utilizeaz programul E cel n tot ceea ce ine de liste i baze de date; - pot !i create, n !uncie de necesitate, mai multe baze de date : pentru "urnaliti, clieni, !urnizori, %&# etc'; de asemenea, pot fi create baze separate: una pentru (urnalitii din domeniul economic, alta pentru cei din domeniul social etc'! ) care vor !i bene!iciarii comunicatelor transmise de organizaie; - ageniile creeaz n general propria baz de date pentru un anumit client i o actualizeaz doar c*nd au nevoie de ea; pot fi utilizate unele baze de date i pentru mai muli clieni; - o situaie special este crearea unei baze de date pentru un anumit eveniment (ntr-un termen foarte scurt trebuie obinute informaii c*t mai complete!; - trebuie s cuprind obligatoriu data la care a !ost ultima dat actualizat' 1.#. $tructur % baz de date trebuie s aib obligatoriu urmtoarele c&mpuri: - nume i prenume; - funcie; - specialitate; - companie; - e-mail; - adresa; - telefon fix " mobil; - fax; - observaii' +a acestea mai pot fi adugate i alte c&mpuri, n funcie de ce intereseaz, precum: - data naterii; - informaii despre reprezentantul instituiei; - informaii despre instituie; - tip de colaborare; - data actualizrii; - evidena participrii (urnalistului la evenimentele organizaiei i atitudinea acestuia fa de organizaie' Este necesar s !ie actualizat periodic i c&t mai des posibil pentru a evita surprizele neplcute generate de sc,imbarea locului de munc de ctre cei crora
-

Elaborarea produselor de PR 2 curs 4 Baza de date. Q&A list. Media library

intenionm s le adresm invitaii' .e asemenea, este recomandat s cunoatem cel puin "umtate din persoanele care alctuiesc baza noastr de date (cel puin dup nume, dac nu personal!' 1.'. $ursele obinerii in!ormaiilor necesare ntocmirii unei baze de date (rincipalele surse de in!ormare sunt: - )nternetul (motoarele de cutare, social media, website-urile, publicaiile online!; - (ublicaiile scrise (pot furniza informaii actualizate despre sc,imbrile de pe pia!; - )nstituiile respective (prin telefonarea la secretariatul instituiei ) trebuie utilizat cu moderaie i cu mare atenie!' 1.*. Baza de date a presei /ste util ntruc*t permite: - recenzarea "urnalitilor din instituiile de pres care ar putea fi interesate de informaiile distribuite; - trimiterea comunicatelor, dosarelor de pres, invitaiilor pentru con!erinele de pres sau pentru voia(ele de pres ctre persoanele potrivite; - meninerea legturii cu "urnalitii , dup ce li s-a transmis o anumit informaie; - adoptarea unei reacii prompte dup ce o anumit informaie a fost pus n circulaie de ctre pres' #oate fi mprit n patru mari categorii, dou referitoare la instituiile de pres i dou referitoare la (urnaliti: ! pentru instituiile de pres: a! referitoare la presa de in!ormare general: - pentru agenii de pres, cotidiene, posturi de radio i 0%; - pentru sptm*nale de informare general' b! re!eritor la presa specializat: - dup domeniu: pres economic, financiar, tiinific i te,nic, cultural, sportiv, de analiz politic, medical etc'; - dup periodicitate: cotidian, sptm*nal, lunar, trimestrial etc'; - dup publicul-int: feminin, pentru copii, pentru tineret, pentru pensionari, pentru specialiti n finane, pentru medici, ingineri etc'; - dup ,obb1-uri: grdinrit, v*ntoare, pescuit, auto etc' B+ pentru "urnaliti a+ baza de date sistematic a "urnalitilor: - (urnalitii presei naionale catalogai dup domeniul n care sunt specializai; - (urnalitii presei locale i corespondenii zonali ai ageniilor de pres, ai presei centrale sau regionale; - corespondenii presei strine, ai ageniilor de pres sau ai posturilor radio-0% strine; b+ baza de date al!abetic a "urnalitilor' 1.*. ,oncluzii
2

Elaborarea produselor de PR 2 curs 4 Baza de date. Q&A list. Media library

- cea mai bun !orm a unei baze de date este cea care corespunde nevoilor companiei; este adesea construit dup c,ipul i asemnarea agenie " departamentului care a creat-o'
2'

-Media Panorama.

$eamn cu o baz de date, at&t ca structur, c&t i ca !orm, rolul su !iind acela de a avea adunate la un loc toate in!ormaiile despre publicaii' #oate fi elaborat n dou !orme pregtite n E cel: - !oarte simpl care s cuprind: numele publicaiei, tira"ul i descrierea; - !oarte comple , cuprinz*nd tot ce ne intereseaz despre o publicaie: periodicitate, zon de distribuie, teme i subiecte abordate cu predilecie, ziua i oralimit (deadli e!, numele redactorului-ef, rate card - document care conine preurile i descrieri pentru diferitele opiuni de plasare a anunurilor disponibile!; - este necesar ntruc&t conine alte in!ormaii dec&t cele care e ist ntr-o baz de date comple , complet, permanent actualizat respectiv date care se actualizeaz mult mai rar (se modific valorile de rate card ) maxim 3-4 ori pe an, se sc,imb redactorul-ef, publicaiile se rebranduiesc, apar noi publicaii!; - este util specifice (pregtirea rspunsului la o solicitare de pres, analiz a valorii de rate card, elaborarea unei liste cu toi redactorii efi ai principalelor publicaii etc'!'

'. -Media library. - bibliotec media

$eprezint un document redactat n /ord, bine documentat i complet, n care se regsete toat comunicarea cu presa pentru un anumit client , ntr-o perioad delimitat de timp (de obicei, anual!; - este folosit n ageniile de #$ i face diferena ntre un profesionist i un 5profan6; - are rolul de a organiza 0 uura munca i de a a"uta n redactarea rapid a materialelor de pres i a rspunsurilor la solicitrile media (pornind de la informaiile de(a furnizate presei!, precum i obinerea, n timp util, a aprobrilor ierar,ice; - este un instrument de lucru n care sunt inserate permanent (prin cop1 paste!, n ordine cronologic, comunicatele de pres i rspunsurile la solicitrile media (alturi de numele (urnalistului, publicaiei, data difuzrii, numele " funcia persoanei care a elaborat rspunsul!; - materialele sunt regsite uor n cuprinsul documentului prin 5 a core6 sau opiunea 5!i d6; - este obligatoriu s aib pe prima pagin un cuprins al documentelor care faciliteaz cunoaterea subiectelor despre care s-a comunicat cu presa' $tructura unei -1edia librar2. e!iciente trebuie s aib dou pari, bine delimitate prin !elul de comunicare cu presa: - comunicare proactiv ) cuprinde toate materialele de pres redactate pentru
3

Elaborarea produselor de PR 2 curs 4 Baza de date. Q&A list. Media library

client, n ordinea cronologic a trimiterii ctre pres (comunicate de pres, materiale informative suplimentare, prezentri!; - comunicare reactiv ) cuprinde toate solicitrile media i rspunsurile furnizate, at*t cele corporate, c*t i cele de bra d, n ordinea cronologic a trimiterii ctre pres (rspunsuri la solicitri media, interviuri, transcriptul interviurilor radio sau 0%!'

*. 345 list - lista de ntrebri i rspunsuri

- este un instrument de mare a(utor n relaia cu presa' #.1. 6ipologia 345 list 7n !uncie de rolul pe care l are, poate fi de dou feluri: a+ speci!ic unui anumit subiect: - este acea list de ntrebri i rspunsuri pregtit pentru un anumit tip de activitate cu presa: interviu, conferin de pres, eveniment etc'; - cuprinde totalitatea ntrebrilor pe care le-ar putea formula un (urnalist n legtur cu tema dat i rspunsurile propuse de #$-ist (inclusiv la ntrebrile sensibile!; - n general nu depete 27 de ntrebri i rspunsuri; - are rolul de a a(uta persoanele intervievate sau vorbitorii, prin pregtirea celor mai potrivite rspunsuri la ntrebrile (urnalitilor' b+ general: - cuprinde toate ntrebrile pe care le poate identifica un #$-ist i care ar putea fi formulate de (urnalitii, at*t n ceea ce privete compania, c*t i brandurile sale; - este un document amplu, care poate avea peste -77 de ntrebri i rspunsuri; - este redactat pe categorii de subiecte (rezultate financiare, istoric, branduri, ntrebri sensibile etc'!; - cu c*t este mai bine structurat, cu at*t este mai uor de utilizat; - are principalul rol de a obine aprobarea managementului pentru toate rspunsurile pregtite, astfel nc*t s poat fi utilizat n pregtirea rspunsurilor la solicitrile media, interviuri etc'; - este important ca ntrebrile s fie elaborate n stil (urnalistic: direct, scurt i la obiect' #.#. Etapele pregtirii unei 345 general 5. identi!icarea categoriilor de subiecte ) depinde foarte mult de domeniul de activitate al companiei, exist*nd ns anumite categorii de subiecte comune tuturor companiilor' (rincipalele categorii de subiecte sunt: - in!ormaii generale despre companie i 0 sau grup (istoric, data nfiinrii, ara de origine, rezultate generale, obiective pentru perioada urmtoare!; - in!ormaii !inanciare (cifr de afaceri, investiii, planuri de viitor etc'!; - branduri 0 servicii (tipurile acestora i ntrebri adaptate fiecrui brand " serviciu: volum de v*nzri, profil al cumprtorului, modaliti i buget de promovare, import8export, ambala(e etc'!; - resursele umane (numr de anga(ai, management, modaliti i politici de recrutare, proiecte pentru anga(ai, modaliti de fidelizare, evenimente interne etc'!;
4

Elaborarea produselor de PR 2 curs 4 Baza de date. Q&A list. Media library

- politicile guvernamentale (impactul acestora asupra activitii companiei, cadrul legislativ etc'!; - responsabilitate social (proiecte, buget,contracte de sponsorizare, parteneriate cu 9:;-uri etc'!; - piaa rom&neasc pe care activeaz compania (evoluia pieei, segmente importante, estimri ale v*nzrilor, evaluarea pieei, principalii competitori, factori de risc la adresa companiei etc'!; - ntrebri delicate (sunt specifice fiecrei companii i domeniului de activitate, dar i de crizele de imagine anterioare; fac referire la: concedieri, nc,iderea unor filiale, preluri de branduri, accidente etc'!' B. !ormularea ntrebrilor pentru !iecare subiect ) trebuie s fie n concordan cu temele identificate, astfel nc*t fiecare ntrebare i rspuns s se gseasc la categoria din care face parte' ,. pregtirea rspunsurilor ) se realizeaz pe baza diferitelor materiale informative avute la dispoziie: website, broura de prezentare, 5profilul companiei6, comunicate de pres, tiri, :e<sletter, publicaia intern tiprit etc'!' 8. obinerea aprobrii de !olosire a ntrebrilor i rspunsurilor ) conduce la uurarea muncii #$-istului prin folosirea de informaii preaprobate'

9. :evista presei
$eprezint acel raport de monitorizare pe care !iecare agenie de (: l trimite clientului su i cuprinde at&t articole despre client, c&t i despre domeniul su de activitate. '.1. #oate fi realizat n dou !eluri: 5+ -in house: - are ca principal avanta( faptul c, n timp, cel care o elaboreaz a(unge s cunoasc foarte bine tot ceea ce s-a scris despre clientul su; - are costuri mai reduse dec*t cea realizat de agenia de monitorizare; - ca principale dezavanta(e sunt durata mare a activitii care este una meticuloas (rsfoit reviste, scanare articole, pregtirea raportului! i posibilitatea de a 5scpa6 un material de pres important referitor la companie; =! de agenia de monitorizare - are avanta(ul unei realizri rapide (ex: pe siteul ageniei >ega &mage articolele pot fi citite de la ora ?, iar rapoartele de monitorizare sunt primite de ageniile de #$ la primele ore, n funcie de complexitatea lor!; - are ca dezavanta( posibilitatea scprii unor articole av*nd n vedere revista presei presupune cutarea automat n baza lor de date n funcie de cuvinte-c,eie ) care este totui mai redus dec*t n cea realizat 5i t"e "ouse' '.#. 6ipologia revistei presei n !uncie de perioada monitorizat i de subiect: - rapoarte de monitorizare zilnice ale companiei i domeniului de activitate, cu rezumate n limbile rom&n i englez (este costisitoare, cutarea se realizeaz automat i manual n baza unor cuvinte-c,eie!; - rapoarte de monitorizare punctuale (pentru o perioad dat sau n urma unui eveniment! ) se realizeaz pe perioade date (2 sptm*ni - - lun! i permit evaluarea
@

Elaborarea produselor de PR 2 curs 4 Baza de date. Q&A list. Media library

nivelului acoperirii media n urma unui eveniment; - rapoarte de monitorizare zilnice re!eritoare doar la companie ) sunt cele mai ieftine, cel mai uor de realizat 5i t"e "ouse i presupun doar identificarea doar a articolelor referitoare la companie i produsele " serviciile sale' 6eme seminar: -' /laborai un 5A8 list6 general i specific pe tema unei instituii de nvm*nt superior din $om*nia - realizai tema n grupuri de c*te 2 studeni' 2' /laborai o baz de date a presei (scris, online i radio-0%! i (urnalitilor din (udeul >aramure' ;rupai (urnalitii n funcie de domeniul de activitate pe care l abordeaz (economic, sport, politic, monden etc'! i tipul media n care activeaz - utilizai doar datele pe care le gsii n spaiul public ) realizai tema n grupuri de c*te 3 studeni (fiecare grup s-i aleag c*te un domeniu de activitate i c*te un tip media! ) spre exemplu un grup realizeaz o baz de date a presei scrise i a (urnalitilor din domeniul politic, altul al ziarelor online i a (urnalitilor din domeniul economic etc' 3' &dentificai n mediul internet biblioteci media ale anumitor organizaii (pe propriile pagini <eb!' Btabilii tipologia produselor pe care le conin - realizai tema n grupuri de c*te 2 studeni'