Sunteți pe pagina 1din 23

CURS 8

Locul organizrii evenimentului, logistica i crearea atractivitii (I)

Locul organizrii evenimentului


Relaia dintre obiectivele evenimentului i locul de desfurare Un loc sau mai multe locuri de desfurare (inclusiv n cazul evenimentelor de mrime medie!) Vizitarea locului Angajarea unei agenii profesioniste

Locul organizrii evenimentului


Cum arat locul? Cum sunt zonele nvecinate? Locul este atractiv? Putem crea aceast atractivitate? Ce poate oferi locul din punct de vedere sonor (acustica, zgomote din jur etc.)? Cum miroase?

Locul organizrii evenimentului


Exist grdini n apropiere? Exist toalete? Toaletele sunt curate? Care este senzaia atunci cnd atingem mobila? Care este senzaia atunci cnd ne plimbm prin apropriere? Cum este meninut curenia?

Locul organizrii evenimentului


Locul pe care l alegem are un impact asupra formei i stilului evenimentului construit Locul ales nu se restrnge doar la sala sau cldirea principal! Locul ales trebuie s fie atractiv experien deosebit plus unicitate

Locul organizrii evenimentului


Ce vrea i ce i trebuie clientului? Care sunt trebuinele, dorinele i capriciile participanilor? Care sunt ateptrile participanilor? Care sunt cerinele tehnice asociate evenimentului? Care este data evenimentului i programul derulrii?

Locul organizrii evenimentului


Care sunt constrngerile juridice? Exist probleme de ordin etic? Care sunt implicaiile economice?

Disponibilitatea
Data organizrii Durata evenimentului propriu-zis Gradul de solicitare Durata transportului Durata asamblrii elementelor necesare Durata eliberrii locului

Accesibilitatea
Ct mai multe mijloace de transport Numrul cilor de acces i al ieirilor Legturile cu alte mijloace de distracie Accesul pentru invitai (vezi presa!) Accesul pentru organizatori Accesul pentru alte categorii (comerciani, artiti, voluntari etc.)

Accesibilitatea (servicii speciale)

Copiii participanilor Persoanele cu disabiliti Persoanele care nu pot comunica n limba oficial a evenimentului nsoitorii participanilor Animalele de companie Situaii speciale (probleme cauzate de sezonul rece, probleme cauzate de vremea ploioas, probleme cauzate de locul desfurrii)

Participanii
Numrul de participani raportat la capacitile locului selectat Modalitile de sosire a participanilor Modalitile de plecare ale participanilor Anticiparea dorinelor participanilor Categoriile de participani implicai

Costurile
Chiria pentru spaiul desfurrii evenimentului Costurile de transport Costurile pentru cazare Costurile pentru catering Costurile pentru parcri Costurile pentru amenajarea spaiului scen

Costurile
Costurile de salubritate Costurile pentru multimedia Costurile pentru resurse speciale Adaptarea costurilor (orar de funcionare la muzee, grdini botanice, monumente istorice, zile preferate, reduceri de pre)

Funciile
Educaional Ceremonial Social Politic Comunitar Crearea spectacolului Comunicare corporativ Agrement

Stilul evenimentului

Tradiional Luxos VIP Rustic Sobru Tematic (naional, culinar, cultural etc.) Urban tineresc Bazat pe ideea de aventur Experimental ...

Obligaiile logistice
Dimensiunea slilor Cerinele pentru spaii speciale Cerinele intrinseci ale activitilor desfurate Accesul la elementele componente Depozitarea i spaiile de depozitare Cerinele furnizorilor

Localitatea (dac este necesar alegerea)

Tradiional vs. Liber ales Posibilitatea schimbrii localitii trebuie examinat prin raportare la obiectivele specifice i la ceilali factori de selecie Accesul Rolul marketingului Rolul managementului riscurilor Rolul dimensiunii strategice Rolul impactului mediatic

Localitatea (atractivitate)
Elemente istorice Elemente culturale Elemente religioase Elemente comerciale Parcuri de distracie Zone pietonale Teatre Muzee

Localitatea (atractivitate)
Festivaluri Restaurante Grdini botanice Grdini zoologice Elemente care confer unicitate (Pisa, Barcelona, Scrioara)

Localitatea (factorii de mediu)


Alte evenimente care se desfoar n acelai timp Factori meteorologici Factori de ordin estetic (frumuseile naturale) Factori economici Factori comunitari Problema ospitalitii Problema atractivitii suplimentare

Inspectarea locurilor de desfurare


Dac este posibil, vizitarea neanunat a locului de desfurare Vizitarea nainte de semnarea contractului Vizitarea n perioade similare cu cea a desfurrii evenimentului Examinarea dotrilor ntocmirea listelor de control specifice

ntre originalitate i conformism


Avion (?) Baz militar (?) Grajd (?) Peter (?) Pivni (?) Observator astronomic (?) Pist de atletism (?)

ntre originalitate i conformism


Gar (?) Vulcan (?) Parc de joac pentru copii (?) Pod (?) ...