O USO DO CDIGO DE CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS

CNTIA A. DE M. E SILVA * cmoura84@yahoo.com.br MARIA JULIANA DA SILVA ** jujuteka@yahoo.com.br RENATO TARCISO B. DE SOUSA *** renasou@unb.br THIARA DE A. COSTA *** * thiara_unb@yahoo.com.br

Estudo sobre o uso do Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo elaborado pelo Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) para ser aplicado nos rgos pblicos da Administrao Federal. A pesquisa possui duas vertentes: na primeira, por meio de entrevistas com Tcnicos do Arquivo Nacional e da Cmara Tcnica de Classificao de Documentos do Conarq envolvidos na elaborao do Cdigo, buscou-se identificar as bases conceituais para a elaborao do instrumento e as aes do Arquivo Nacional para orientar os Ministrios, alm da assistncia tcnica oferecida aos rgos. Na segunda vertente, foram realizadas visitas in loco nas unidades responsveis pela gesto de documentos nos Ministrios instalados em Braslia, identificando a aplicao do instrumento, o entendimento, as dificuldades de utilizao e treinamento. A pesquisa apontou um importante progresso na situao arquivstica dos rgos pblicos federais. Entretanto, h dificuldade no entendimento do Cdigo de Classificao e a necessidade de atualizao desse instrumento. Palavras-chave: classificao de documentos arquivsticos; Arquivstica; Gesto de Documentos; Cdigo de Classificao de Documentos.

* **

Bacharel em Arquivologia (UnB), Ministrio das Cidades Bacharel em Arquivologia (UnB) Doutor em Histria Social (USP), Universidade de Braslia Bacharel em Arquivologia (UnB)

***

****

INTRODUO Os maiores entraves, do ponto de vista arquivstico, para o pleno acesso aos documentos acumulados pelas organizaes pblicas, isto , produzidos e recebidos no mbito de suas funes e atividades, esto em sua prpria gesto. As experincias de tratamento dos arquivos acumulados por essas organizaes so, apesar do grande progresso, muito pequenas e no se sustentam em polticas estabelecidas, mas em atuaes individuais de alguns profissionais. No se tem uma metodologia consolidada que permita a aplicao dos conceitos e princpios arquivsticos difundidos internacionalmente. A partir desse cenrio, o Arquivo Nacional, em 1989, empreendeu uma pesquisa que resultou na implantao do Cadastro Nacional de Arquivos Federais. A pesquisa revelou dados interessantes sobre a situao arquivstica dos rgos pblicos federais sediados em Braslia e no Rio de Janeiro. E no que se refere classificao, a maioria dos arquivos no possua um plano ou cdigo de classificao de documentos. O caos informacional descrito aponta para dois tipos de problemas. O primeiro, a dificuldade de acesso da sociedade s informaes acumuladas pelo Estado Brasileiro. E, tambm, o reflexo que essa situao provoca na administrao pblica: a insegurana na tomada de decises; a lentido dos procedimentos administrativos; e a ineficincia e ineficcia do aparelho burocrtico. Um dos instrumentos utilizados, pelo Arquivo Nacional, para reverter esse quadro foi a publicao do Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo para a Administrao Pblica: atividade-meio, divulgado por meio da Resoluo n. 4, do Conselho Nacional de Arquivos, de 28 de maro de 1996. Elaborar um modelo de estrutura de classificao, que servisse de referncia para os rgos pblicos brasileiros, foi um avano na tentativa de diminuir os grandes problemas relacionados ao tratamento dos registros documentais do Estado brasileiro. E, tambm, foi uma forma de garantir o exerccio de uma plena cidadania a partir do acesso s informaes governamentais. evidente que uma parte significativa da memria da sociedade brasileira est representada nos documentos acumulados pela Administrao Pblica Federal. E a preservao dessa memria est diretamente vinculada forma como esses documentos so organizados e tratados desde a sua origem, isto , nos setores de trabalho dos

ministrios, fundaes, institutos e agncias governamentais. E, nesse sentido, a classificao, como funo matricial de todo trabalho arquivstico, joga um papel importantssimo. As informaes sobre a real utilizao daquele instrumento e sobre as estratgias de divulgao e capacitao dos usurios diretos so muito incipientes. No possvel fazer uma avaliao sobre a eficincia e a adequao do cdigo de classificao. O objetivo principal da pesquisa foi identificar as bases conceituais para elaborao do cdigo de classificao, a real aplicao do instrumento, o entendimento e as dificuldades em sua utilizao e as aes que o Arquivo Nacional tem feito para orientar os rgos pblicos da Administrao Pblica Federal. O campo emprico da pesquisa foi especificamente os Ministrios instalados em Braslia. Foram visitados 22 rgos, em um universo de 23. O Ministrio das Relaes Exteriores no autorizou a visita, alegando as disposies de sua poltica institucional. A coleta de dados ocorreu entre novembro de 2005 e junho de 2006. A tcnica utilizada para a coleta de dados foi a de entrevistas e aplicao de questionrios. Foram realizadas visitas in loco nas unidades responsveis pela gesto dos documentos nos Ministrios, com o propsito de levantar os dados necessrios para o entendimento do uso do Cdigo de Classificao Atividade-Meio do Conarq nesses locais. O roteiro das entrevistas e os questionrios foram preparados tentando privilegiar os dados referentes ao conhecimento do Cdigo de Classificao pelos servidores responsveis, sua aplicao, o desenvolvimento da parte relativa atividadefim, o nvel de assistncia dada pelo Arquivo Nacional, treinamento e a fase arquivstica na qual o instrumento foi utilizado.

O CDIGO DE CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO

De acordo com a Lei n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991, o Conselho Nacional de Arquivos o rgo responsvel pelas aes para consolidao da Poltica Nacional de Arquivos. Compete a ele definir normas gerais, estabelecer diretrizes para o pleno funcionamento do Sistema Nacional de Arquivos, visando gesto, preservao e o acesso aos documentos de arquivo. Alm de estimular programas de gesto e de preservao de documentos produzidos e recebidos pelos rgos e entidades, no mbito

federal, estadual e municipal, em decorrncia das funes executiva, legislativa e judiciria. Foram criadas instncias de assessoramento do Plenrio do Conarq. Uma dessas instncias foi a Cmara Tcnica de Classificao de Documentos, que tem como objetivo elaborar e/ou analisar planos de classificao de documentos de arquivo. Os trabalhos foram concentrados na anlise do Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo para a Administrao Pblica Federal: atividade-meio, elaborado por tcnicos do Arquivo Nacional e da ento Secretaria de Administrao Federal - SAF. O resultado desse trabalho deu origem ao Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo para a Administrao Pblica: atividade-meio, divulgado por meio da Resoluo n. 4, do Conselho Nacional de Arquivos, de 28 de maro de 1996, e publicado no Dirio Oficial no dia 29 de maro de 1996. O instrumento de classificao nasceu na Secretaria de Planejamento da Presidncia da Repblica (Seplan) nos anos 80, aps a identificao de que at aquele momento no havia nenhuma iniciativa de sistematizao das metodologias de tratamento dos arquivos. A elaborao baseou-se no Cdigo Decimal de Dewey, instrumento elaborado pelo bibliotecrio norte-americano Melvil Dewey, em 1876, para a organizao dos livros em bibliotecas. Para Andresa Castro, uma das colaboradoras, o Cdigo de Classificao do Conarq, por possuir uma estrutura baseada em dez grandes classes, cada uma por sua vez podendo ser subdividida em outras tantas classes e assim infinitamente, garantiu um nvel de detalhamento satisfatrio, flexibilidade, facilidade de insero, alterao e retirada de assuntos, atendendo s necessidades da Seplan poca. Nesse perodo, eram includos novos assuntos, funes e atividades ao Cdigo, pois a maioria dos assuntos da Administrao Pblica passava pela Seplan. Os principais autores utilizados para fundamentao do Cdigo, segundo Andresa de Castro, foram Theodore Schellenberg, Michel Duchein, Salvatore Carbone, Carol Couture, Marilena Leite Paes, alm de um trabalho da ONU trazido ao Brasil por Lcia Costa e Souza. Entretanto, constatou-se que h contradio em relao forma como o Cdigo foi elaborado e a metodologia proposta por esses autores. A metodologia utilizada para a elaborao do Cdigo foi: coleta de dados nos setores de trabalho por meio de questionrio e conversas informais; estudo e anlise da instituio por meio da sua estrutura, organograma, funes, atividades e documentao produzida pelas 4

reas. O Cdigo de Classificao sofreu, nesses dez anos de existncia, trs modificaes: uma por meio da Resoluo do Conarq n. 8, de 20 de maio de 1997, outra pela Resoluo do Conarq n. 14, de 24 de novembro de 2001, e, por ltimo, a modificao feita pela Resoluo n. 21, de agosto de 2004, que incluiu a subclasse 080 Pessoal Militar. Essa ltima modificao foi justificada pela necessidade de se definir uma subclasse para os conjuntos documentais especficos gesto de pessoal militar, em decorrncia das sugestes apresentadas pelo Ministrio da Defesa e pelos Comandos da Aeronutica, do Exrcito e da Marinha, a partir da legislao que regula a situao, obrigaes, deveres, direitos e prerrogativas dos membros das Foras Armadas. Nenhuma delas alterou substancialmente o Cdigo. Podemos dizer que houve apenas algumas modificaes em determinadas unidades de classificao e a excluso de outras. Com certeza houve um refinamento na denominao de certas unidades de classificao. Andresa Castro considera um fator positivo o Cdigo de Classificao de Documentos do Conarq possuir critrios de classificao baseados em espcies, funes, atividades e assuntos, simultaneamente. Para ela, isso no dificulta o entendimento, pelo contrrio, d uma abrangncia maior, facilitando o trabalho do classificador. No entanto, ela considera que o Cdigo no auto-explicativo, de difcil entendimento, devido s muitas tcnicas e a metodologia, sendo necessrio o acompanhamento de um arquivista para utiliz-lo.

O USO DO CDIGO DE CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO

Todos os responsveis pelas unidades de arquivo dos ministrios visitados tm conhecimento sobre a existncia do instrumento. Constatou-se que 64% ou 14 rgos utilizam o Cdigo de Classificao Atividade-Meio, em contrapartida aos 36%, isto , oito Ministrios no utilizam nenhum instrumento de classificao. Entre os motivos citados para o no uso do instrumento destacaram-se: falta de pessoal qualificado; infra-estrutura (instalaes inadequadas, falta de apoio institucional); inexistncia legal do arquivo na estrutura organizacional; falta de recursos financeiros, gerando dificuldades na contratao de pessoal, realizao de programas e polticas; 5

instabilidade institucional. Ministrios criados recentemente em decorrncia do desmembramento de outros.

A principal forma de recuperao dos documentos nos Ministrios que no adotaram o Cdigo por meio do mtodo numrico-cronolgico, que todos declararam utilizar. O ano em que se comeou a aplicar o Cdigo Atividade-Meio nos 14 Ministrios, que afirmaram utilizar, variado. Entretanto, percebe-se uma gradual adeso desde 1996, ano da publicao da Resoluo n. 4, do Conarq. 1996: 03 ministrios; 1998: 02 ministrios; 1999: 02 ministrios; 2000: 01 ministrio; 2001: 02 ministrios; 2002: 02 ministrios; 2003: 01 ministrio; 2004: 01 ministrio.

Questionados sobre a fase do ciclo vital em que os documentos so classificados, de acordo com o Cdigo, h os que classificam em uma fase e os que classificam em mais de uma. A classificao no corrente e no intermedirio concomitantemente predominou. Apesar de no fazer parte da Teoria das Trs Idades, a opo massa documental tambm foi includa para verificar sua existncia e se realizam classificao na mesma.
Classificam em mais de uma fase
40% 30% 20% 10% 0% 8% 35% corrente intermedirio e massa documental intermedirio e massa documental

Quem aplica o instrumento na maioria dos rgos so os servidores, prestadores de servio e estagirios (36%). Em seguida, somente servidores (29%), servidores e

prestadores (14%), apenas prestadores de servio (14%) e, por ltimo, prestadores de servio e estagirios (7%). Podemos notar a presena do servidor nesse tipo de atividade em 79% dos Ministrios, o que um dado bastante positivo.

Quem aplica o Cdigo de Classificao

40% 35% 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0% 1

servidores, prestadores de servio e estagirios servidores

servidores e prestadores de servio prestadores de servio

prestadores de servio e estagirios

Em relao ao grau de rotatividade das pessoas que classificam os documentos, foi constatado que na maioria dos rgos baixa (50%), em 29% a rotatividade mdia e em 21% alta. Quanto s dificuldades em aplicar o cdigo, a maioria (86%) afirmou possuir dvidas na aplicao, enquanto somente 14% no tiveram dificuldade em utilizar o instrumento.
Dificuldade em aplicar o Cdigo
NO 14%

SIM NO SIM 86%

Entre as dificuldades relatadas esto: entendimento do Cdigo (por desconhecimento e falta de clareza do instrumento);



possibilidade de classificar em mais de um cdigo (mltiplas interpretaes); grande nvel de detalhamento desnecessrio; dificuldade de mudana de procedimento devido cultura organizacional; defasagem do Cdigo, no contemplando todas as funes e atividades desenvolvidas pelos rgos.

No que diz respeito ao treinamento oferecido pelo Ministrio, 57% dos dirigentes afirmaram receber, enquanto 43% alegaram no ter tido treinamento. As principais modalidades so: assistncia tcnica (palestras, workshop, cursos) com 62,5% e o treinamento nos setores de trabalho com 37,5%. Os responsveis por ministrar esses treinamentos foram: a prpria equipe do arquivo (50%), consultores (37,5%) e a comisso permanente de avaliao (12,5%). Em contrapartida, foi questionado aos entrevistados se o Arquivo Nacional ofereceu treinamento para a aplicao do Cdigo. Em 21%, dos 14 Ministrios a resposta foi afirmativa. O treinamento realizado por meio de cursos dados pelo Arquivo Nacional s Comisses Permanentes de Avaliao o que predomina, mas a maioria (79%) diz que no recebeu qualquer treinamento pelo Arquivo Nacional.

Treinamento pelo Arquivo Nacional para aplicao do Cdigo

21% sim no 79%

Entretanto, quase todos acham importante o treinamento e acompanhamento do Arquivo Nacional. Dos 14 rgos, 13 ou 93% disseram que sim, isto porque, com o apoio do Arquivo Nacional seria possvel estabelecer uma cultura de organizao documental, trazendo inovaes para o trabalho, com melhores diretrizes e orientao (tirar dvidas, evitando aplicao indevida do Cdigo). O nico contrrio alegou que o Arquivo Nacional no tem estrutura para dar treinamento.

Criar comisses executivas para acompanhar os rgos, treinamento (palestras, seminrios, cursos), cartilhas explicativas, suporte tcnico, fiscalizao e troca de experincias foram as sugestes citadas pelos entrevistados de como deveria ser esse treinamento. O Arquivo Nacional no ofereceu assistncia na utilizao do Cdigo AtividadeMeio na maioria dos rgos pesquisados (64%). Todavia para os 36% que afirmaram ter recebido a assistncia, a avaliao bastante positiva: tima 40% e boa 60%. Esclarecimento de dvidas por telefone e reunies na Coordenao Regional do Arquivo Nacional foram as formas de assistncia relatadas. Perguntados se o Cdigo reflete as atividades-meio desenvolvidas atualmente, 37% responderam negativamente e justificaram que o mesmo est desatualizado, h rotinas extintas e atividades novas no contempladas. Percebe-se que o percentual de rgos para os quais o Arquivo Nacional ainda no solicitou qualquer tipo de sugesto para a atualizao do Cdigo grande (86%), em contrapartida aos 14% dos rgos em que j houve alguma solicitao. Mas tambm se observou que so poucos os que j fizeram algum tipo de sugesto ao Arquivo Nacional (36%). Dos cinco Ministrios que fizeram sugestes ao Arquivo Nacional, 60% obtiveram retorno, dois formalmente, por meio de correspondncia e um informalmente. Todos declararam estar satisfeitos com esse retorno. Sobre a existncia do Cdigo de Classificao de Documentos para a AtividadeFim, 71%, dos 14 Ministrios que aplicam o Cdigo Atividade-Meio, declararam possuir. Trata-se de uma informao importante, pois demonstra a preocupao em sistematizar o tratamento dos documentos da rea-fim. Porm, infere-se que os

Ministrios que no utilizam o Cdigo da Atividade-Meio tambm no desenvolveram Cdigo de Classificao para a atividade-fim. As justificativas apontadas pelos 29% que ainda no desenvolveram o cdigo so: falta de interesse da Administrao; falta de oportunidade, devido ao pouco tempo a frente do arquivo;

 desconhecimento

sobre

existncia

da

necessidade

de

desenvolvimento do Cdigo para a atividade-fim. As datas de criao do Cdigo de Classificao atividade-fim so variadas, tendo desde o Ministrio do Planejamento (antiga Seplan) em 1984 at Ministrios que desenvolveram seus cdigos em 2005. pertinente salientar que em 20%, isto , em dois dos dez Ministrios, os dirigentes desconhecem a data de criao, o que indica problemas de comunicao entre as gestes. Quanto importncia da criao do cdigo, foram apontadas: a preservao da memria, a garantia do acesso aos documentos, sistematizao das atividades, permitindo a facilitao do entendimento dos contedos e organizao dos documentos, facilitao da gesto e classificao de documentos nas atividades especficas. Observou-se tambm que na maioria dos Ministrios foram os servidores que desenvolveram o cdigo (40% das respostas). Em 10% dos Ministrios, foi elaborado apenas por consultores, 10% por prestadores de servios, 20% por consultores e servidores, 10% por prestadores de servios e servidores e 10% desconhecem essa informao. Os entrevistados alegaram que os fatores que mais contriburam para elaborao do Cdigo de Classificao atividade-fim foram: a necessidade de organizao, gesto da informao e classificao dos documentos, padronizao dos procedimentos, controle do que pode ser eliminado e liberao do espao fsico. Sobre a assistncia tcnica do Arquivo Nacional, 70% afirmaram ter recebido, 20% no receberam e 10% desconhecem. Cabe ressaltar que, da mesma forma que os treinamentos, as assistncias tcnicas so concedidas pelo Arquivo Nacional apenas se solicitadas. Essa assistncia foi realizada por meio de: avaliao dos escopos, sugerindo alteraes; reunies no Arquivo Nacional e nos rgos; acompanhamento in loco; orientaes, sugestes e esclarecimento de dvidas.

10

E a avaliao da assistncia tcnica do Arquivo Nacional na elaborao do Cdigo de Classificao atividade-fim considerada boa em 72% dos casos, tima para 14% dos rgos e regular para os outros 14%.

CONSIDERAES FINAIS

Tendo em vista os dados coletados, podemos afirmar que houve um grande progresso quanto gesto de documentos na Administrao Pblica Federal. At 1989, quando foi realizado o Cadastro Nacional de Arquivos Federais, no havia nenhuma poltica de arquivos, isto , normas e procedimentos que orientassem a conduo das atividades de arquivo na Administrao Federal. E no que se refere classificao, a maioria dos arquivos no possua um plano ou cdigo de classificao de documentos. A pesquisa apontou uma mudana importante na situao arquivstica dos rgos pblicos federais. Atualmente, mais da metade dos rgos, isto , 64%, organizam seus arquivos a partir de um instrumento de classificao. evidente que a elaborao da Resoluo n. 4 foi um ponto de partida para a mudana dessa situao. Apesar de a mudana ocorrer ainda de uma forma lenta. Em mdia, dois rgos por ano adotam o Cdigo de Classificao do Conarq. O cenrio poderia ser melhor se o Arquivo Nacional agisse de uma forma mais ativa. A ao pautada por uma forma passiva, no fazendo uma boa divulgao do instrumento e no apoiando de maneira mais sistemtica a implantao do Cdigo nos rgos pblicos federais. evidente que as condies estruturais, principalmente de falta de recursos humanos comprometem bastante as aes da instituio em Braslia. Imagina-se que, com a incluso recente de um grande grupo de arquivistas em seus quadros, essa situao passe por modificaes importantes. Atualmente, no mbito ministerial, observa-se a falta de profissionais de arquivo. Dos vinte e dois Ministrios visitados, apenas seis possuem arquivistas. Considerando que o Cdigo no um instrumento de fcil entendimento, devido a sua complexidade estrutural, torna-se imprescindvel o acompanhamento de um arquivista que detenha as tcnicas e metodologias para realizar o tratamento documental com qualidade. Deve-se levar em considerao que alguns Ministrios criados no governo atual j comearam a criar condies para uma poltica arquivstica. Concursos pblicos para o cargo de arquivista foram realizados recentemente e outros esto em fase de 11

planejamento. No entanto, percebe-se que h uma grande desistncia nas nomeaes devido aos baixos salrios do Poder Executivo, o que desestimula a permanncia desses profissionais no quadro. Mas arquivo ainda visto pela maioria, mesmo em rgos que utilizam o Cdigo, como depsito, lugar que serve apenas para transferir os documentos que so considerados desnecessrios nos setores de trabalho, por falta de espao fsico e encerramento do ano em que os documentos foram produzidos ou recebidos. Os documentos so transferidos para o arquivo sem nenhuma metodologia arquivstica. A situao acima foi observada em algumas unidades, normalmente denominadas Arquivo Geral/Central, onde se enquadra a considervel porcentagem de Ministrios que classificam no intermedirio e massa documental. O fato de 35% classificarem na fase corrente, intermediria e em massa documental um fator positivo, principalmente no que concerne fase corrente, pois desde a gnese, os documentos so organizados e guardados de maneira orgnica medida que se cumprem as finalidades para as quais foram criados, contribuindo para melhorar a gesto de documentos. A presena marcante de servidores (79%), na aplicao do instrumento revela uma consistncia e homogeneidade na ao de classificar e um custo menor com a realizao de treinamentos. Em relao s dificuldades em aplicar o instrumento, identificou-se um nmero preocupante, 86% dos classificadores encontram algum tipo de dificuldade. Os entrevistados alegaram problemas devido a sua estrutura: falta de clareza, possibilidade de classificar em mais de um cdigo e grande nvel de detalhamento desnecessrio, alm de falta de padronizao quanto classificao, pois existe a possibilidade de classificar em um mesmo nvel hierrquico funo, atividade, espcie, assunto. Quanto aos treinamentos oferecidos pelos Ministrios para a aplicao do Cdigo Atividade-Meio, observou-se baixa porcentagem. Isso bastante preocupante, j que na maioria dos Ministrios a classificao realizada nos setores de trabalho. Um outro estudo cientfico sobre a qualidade da classificao nos setores de trabalho dos rgos da Administrao Pblica Federal poder abordar melhor essa questo. Os treinamentos poderiam ser realizados por meio da elaborao de manuais, realizao de workshops, com atividades prticas, alm de assistncias tcnicas. A baixa porcentagem quanto aos treinamentos oferecidos para a aplicao do Cdigo pelo Arquivo Nacional, alm da pouca assistncia do mesmo para com os 12

rgos, podem ser considerados fatores, entre outros, para o alto ndice de dificuldade, j que 93% acham importante o treinamento e acompanhamento do Arquivo Nacional. A pesquisa demonstrou, ainda, a necessidade de uma atualizao do Cdigo de Classificao. Um pouco mais de um tero dos entrevistados afirmou que o instrumento se encontra desatualizado, com rotinas extintas e novas atividades no contempladas. Sobre a elaborao do Cdigo de Classificao atividade-fim, constatou-se que um nmero considervel de rgos tm tido algum tipo de iniciativa nesse sentido. Entretanto, identificou-se que poderia haver aes do Arquivo Nacional, tais como: melhor divulgao da necessidade de elaborao do Cdigo de Classificao, mesmo porque, de acordo com a Poltica Nacional de Arquivos, cabe aos rgos elaborar seus respectivos cdigos de classificao atividade-fim com o auxlio do Arquivo Nacional; maior eficcia na aprovao dos planos de classificao e tabelas de temporalidade, inclusive identificou-se que um rgo utiliza o cdigo de classificao atividade-fim sem aprovao. A maioria dos entrevistados afirmou ter recebido assistncia do Arquivo Nacional na elaborao do Cdigo de Classificao atividade-fim. Isso nos leva a acreditar que esse um fator preponderante para o nmero expressivo de rgos que possuem o instrumento na atividade-fim. Ressalta a importncia da participao ativa do Arquivo Nacional na implantao e acompanhamento de aes e polticas arquivsticas. No podemos deixar de mencionar um dado importante que a pesquisa revelou. Os dois ministrios que apresentaram a melhor situao arquivstica tinham alguns elementos em comum: profissionais especializados, isto , arquivistas; uma infraestrutura material; conhecimento tcnico-cientfico; um gerenciamento adequado de todos esses recursos e uma poltica institucional de tratamento dos arquivos expressa em normas e procedimentos. A partir da comparao dos resultados obtidos na pesquisa em tela e os dados levantados pelo Cadastro Nacional de Arquivos Federais, de 1989, podemos afirmar que, apesar de trabalharem com universos diferentes, houve, sem dvida nenhuma, uma melhoria significativa. Entretanto, o estudo atual aponta, tambm, para uma dificuldade no entendimento do cdigo de classificao e a necessidade de atualizao desse instrumento.

13

REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS

CAMPOS, Maria Luiza Almeida. Em busca de princpios comuns na rea de representao da informao: uma comparao entre o mtodo de classificao facetada, o mtodo de tesauro-baseado-em-conceito e a teoria geral da terminologia. 1994. 207 f. Dissertao (Mestrado em Cincia da Informao). Escola de Comunicao, Universidade Federal do Rio de Janeiro, Rio de Janeiro, 1994. CARUCCI, Paola. Gnesis del documento: redaccin, classificacin y valor jurdico. In: Documento y archivo de gestin. Diplomtica de ahora mismo. Carmona : Universidad Internacional Menendz Pelayo, 1994. COOK, Terry. Interaccin entre la teoria y la prtica archivsticas desde la publicacin del manual holands en 1898. Trabalho apresentado no XIII Congresso Internacional de Arquivos, Pequim, 1996. COUTURE, Carol, ROUSSEAU, Jean-Yves. Ls archives au XX sicle. Une rponse aux besoins de ladministration et de la recherche. Montreal : Universidade de Montreal, 1982. DAHLBERG, Ingetraut. Fundamentos terico-conceituais da classificao. Revista de Biblioteconomia de Braslia. Braslia, v. 6, n. 1, p. 9-21, 1978. ----------. Teoria da Classificao, ontem e hoje. Conferncia Brasileira de Classificao Bibliogrfica. Anais. Rio de Janeiro : IBICT, 1979. p. 352-370. DUCHEIN, Michel. O respeito aos fundos em Arquivstica: princpios tericos e problemas prticos. Arquivo & Administrao, Rio de Janeiro, v. 10-14, n. 1, abr. 1986. DURANTI, Luciana. Cincia Archivistica. Crdoba : [s.n.], 1995. ----------. Diplomatica. Usos nuevos para una antigua ciencia. Crdoba : [s.n.], 1995. ESTEBAN NAVARRO, Miguel Angel. La representacin y la organizacin del conocimiento en los archivos: los lenguajes documentales ante los procesos de classificacin, ordenacin y descripcin. In: MARCO, Francisco Javier Garca (ed.). Organizacin del conocimiento em sistemas de informacin y documentacin. Zaragoza : Libreria General, 1995. p. 65-90. GONALVES, Janice. Como classificar e ordenar documentos de arquivo. So Paulo : Arquivo do Estado, 1998. HON, Gilles. La classification. In: COUTURE, Carol. Les fonctions de LArchivistique contemporaine. Qubec : Presses de LUniversit du Qubec, 1999. p. 219-254. HEREDIA HERERRA, Antonia. Archivistica general. Teoria y practica. Sevilha : Diputacin de Sevilla, 1991. JARDIM, Jos Maria, FONSECA, Maria Odila. As relaes entre a Arquivstica e a Cincia da Informao. Cadernos Bad, Lisboa, v. 2, p. 24-45, 1992. LIARD, L. Lgica. So Paulo : Companhia Editora Nacional, 1979. LODOLINI, Elio. Archivstica. Principios y problemas. Madrid : Anabad, 1993. LOPES, Luis Carlos. A gesto da informao: as organizaes, os arquivos e a informtica aplicada. Rio de Janeiro : Arquivo Pblico do Estado do Rio de Janeiro, 1997. ----------. A informao e os arquivos. Teorias e prticas. Niteri : Eduff, 1996. ----------. A nova Arquivstica na modernizao administrativa. Rio de Janeiro : [s.n.], 2000. MARTN-POZUELO CAMPILLOS, Maria Paz. Dificultades para la concepcin de una classificacin universal em Archivstica. In: MARCO, Francisco Javier Garca (ed.).

14

Organizacin del conocimiento em sistemas de informacin y documentacin. Zaragoza : Libreria General, 1995. p. 91-98. OLIVEIRA, Daise Apparecida. Como aplicar o mtodo funcional na organizao de arquivos municipais. So Paulo : Arquivo do Estado, 2001. ROBERGE, Michel. La classification universelle des documents administratifs. Qubec : Documentor, 1985. ----------. La gestion de linformation administrative. Application globale, systmique et systmatique. Quebec : Documentor, 1992. ROUSSEAU, Jean-Yves, COUTURE, Carol. Os fundamentos da disciplina arquivstica. Lisboa : Dom Quixote, 1998. SCHELLENBERG, T. R. Arquivos modernos. Princpios e tcnicas. Rio de Janeiro : FGV, 1973. ----------. Documentos pblicos e privados: arranjo e descrio. Rio de Janeiro : FGV, 1980. SILVA, Armando Malheiro et al. Arquivstica. Teoria e prtica de uma cincia da informao. Porto : Afrontamento, 1999. SZED, M. Antal. Les mthodes modernes de classement darchives. Archivum, Paris, v. 14, p. 57-67, 1964.

15