Ce este Access?

Access 2010 este un instrument pentru proiectarea aplicaiilor de baze de date i

implementarea acestora, instrument care poate fi utilizat pentru a urmri informaiile importante. Este posibil s pstrai datele pe computer sau s le publicai pe Web, astfel nct i alte persoane s poat utiliza baza de date folosind un browser Web.

Gsirea i aplicarea unui ablon

Access v ofer o mare varietate de abloane care pot fi utilizate pentru a accelera procesul de creare a bazei de date. Un ablon este o baz de date gata de a fi utilizat, care conine toate tabelele, interogrile, formularele i rapoartele necesare efecturii activitilor specifice. De exemplu, exist abloane care pot fi utilizate pentru a urmri probleme, pentru a gestiona persoane de contact sau pentru a ine o eviden a cheltuielilor. Unele abloane conin cteva exemple de nregistrri care demonstreaz modul de utilizare. Bazele de date ablon pot fi utilizate aa cum sunt sau pot fi particularizate pentru a se potrivi mai bine cu nevoile dvs.

Pentru a gsi i a aplica un ablon n baza de date, procedai astfel:

1. Pe fila Fiier, facei clic pe Nou. 2. Sub abloane disponibile, alegei una dintre urmtoarele variante: Pentru a utiliza din nou un
ablon pe care l-ai utilizat recent, facei clic pe abloane recente, apoi selectai ablonul dorit. 3. Pentru a utiliza din nou un ablon pe care l-ai instalat deja, facei clic pe abloanele mele, apoi selectai ablonul dorit. 4. Pentru a gsi un ablon pe Office.com, sub abloane Office.com, facei clic pe o categorie de abloane, selectai ablonul dorit, apoi facei clic pe Descrcare pentru a descrca ablonul de la Office.com pe computer. De asemenea, este posibil s cutai abloane n Office.com din cadrul Access. n caseta Cutare abloane la Office.com, tastai unul sau mai muli termeni de cutare, apoi facei clic pe butonul sgeat pentru a cuta. 5. Opional, facei clic pe pictograma folder de lng caseta Nume de fiier pentru a rsfoi la o locaie unde dorii s creai baza de date. Dac nu indicai o locaie anume, Access creeaz baza de date n locaia implicit care se afieaz sub caseta Nume de fiier. 6. Facei clic pe Creare. 7. Access creeaz baza de date i o deschide pentru utilizare. 8. Crearea unei baze de date de la zero Dac niciunul dintre abloane nu se potrivete nevoilor dvs. sau dac avei date n alt program pe care dorii s le utilizai n Access, poate v hotri c este mai bine s creai o baz de date de la zero. n Access 2010, avei de ales: o baz de date desktop standard sau o baz de date Web.
2

Not

Pentru a crea o baz de date nou, procedai astfel:

1. Pornii Access. 2. Pe fila Nou, n vizualizarea Backstage, facei clic pe Baz de date necompletat sau pe Baz de
date Web necompletat.

Important Alegerea pe care o facei aici va determina ce caracteristici sunt disponibile n baza de date. Bazele de date desktop nu se pot publica pe Web, iar bazele de date Web nu accept anumite caracteristici desktop, cum ar fi interogrile de totaluri. 3. 3n dreapta, tastai un nume pentru baza de date n caseta Nume de fiier. Pentru a modifica locaia n care creai fiierul, facei clic pe Rsfoire , lng caseta Nume fiier, navigai i selectai noua locaie, apoi facei clic pe OK. 4. Facei clic pe Creare. 5. Access creeaz baza de date, apoi deschide un tabel necompletat (denumit Tabel1) n vizualizarea Foaie de date. Access plaseaz cursorul n prima celul goal din coloana Facei clic pentru adugare din tabelul nou.
Pentru a aduga date, ncepei s tastai. Mai avei posibilitatea s lipii date dintr-o alt surs.

Note:
Introducerea datelor n vizualizarea Foaie de date este proiectat s fie similar cu introducerea datelor ntr-o foaie de lucru Excel. Restriciile principale sunt reprezentate de faptul c datele trebuie introduse n rnduri i coloane alturate, ncepnd din colul din stnga sus al foii de date. Nu se recomand s ncercai s formatai datele introducnd nregistrri sau coloane necompletate, aa cum ai face ntr-o foaie de calcul Excel, deoarece acest lucru va nsemna risip de spaiu n tabel. Tabelul conine numai datele dvs. Toate reprezentrile acelor date se vor efectua n formularele i rapoartele pe care le vei proiecta mai trziu. Structura tabelului se creeaz n timp ce introducei date. Oricnd adugai o coloan nou n foaia de date, se definete un cmp nou n tabel. Access seteaz tipul de date al cmpului pe baza tipului de date pe care l introducei. De exemplu, dac avei o coloan n care ai introdus numai valori de dat, Access va seta tipul de date al cmpului la Dat/Or. Dac ncercai mai trziu s introducei o valoare care nu este dat (cum ar fi un nume sau un numr de telefon) n acel cmp, Access afieaz un mesaj care v informeaz c valoarea nu se potrivete cu tipul de date din cmp. Cnd este posibil, se recomand s planificai tabelul astfel nct fiecare coloan s conin acelai tip de date, fie c este text, numr sau alt tip. Astfel, este mult mai simplu s se genereze interogri, formulare i rapoarte care selecteaz numai datele dorite. Dac nu dorii s introducei date n acest moment, facei clic pe nchidere . Not Access va terge Tabel1 dac l nchidei fr s salvai.

Deschiderea unei baze de date Access existente

Pentru a deschide rapid una dintre ultimele baze de date pe care le-ai deschis, pe fila Fiier, facei clic pe Recent, apoi facei clic pe numele fiierului. 1. n fila Fiier, facei clic pe Deschidere.
3

Sfat

2. Facei clic pe o comand rapid n caseta de dialog Deschidere sau, n caseta Privire n, facei
clic pe unitatea sau folderul care conine baza de date dorit. 3. n lista de foldere, facei dublu clic pe foldere pn cnd deschidei folderul care conine baza de date. 4. Cnd gsii baza de date, alegei una dintre variantele urmtoare: Pentru a deschide baza de date n modul de deschidere implicit, facei dublu clic pe ea. Pentru a deschide baza de date pentru acces partajat ntr-un mediu multi-utilizator, astfel nct i dvs. i ali utilizatori s citii i s scriei n baza de date n acelai timp, facei clic pe Deschidere. Pentru a deschide baza de date doar n citire, astfel nct s poat fi vizualizat dar nu i editat, facei clic pe sgeata de lng butonul Deschidere, apoi pe Deschidere doar n citire. Pentru a deschide baza de date pentru acces exclusiv, astfel nct s nu poat fi deschis de altcineva ct timp o avei deschis, facei clic pe sgeata de lng butonul Deschidere, apoi pe Deschidere exclusiv. Pentru a deschide o baz de date pentru acces doar n citire, facei clic pe sgeata de lng butonul Deschidere, apoi pe Deschidere exclusiv doar n citire. Ali utilizatori vor avea n continuare posibilitatea s deschid baza de date, dar vor avea acces doar n citire.

Dac nu gsii baza de date pe care dorii s o deschidei:

1. n caseta de dialog Deschidere, facei clic pe comanda rapid Computerul meu, sau, n caseta Privire n, facei clic pe Computerul meu. 2. n lista de uniti, facei clic cu butonul din dreapta pe unitatea care credei c este posibil s conin baza de date, apoi facei clic pe Cutare. 3. Introducei criteriile de cutare, apoi apsai ENTER pentru a cuta n baza de date. 4. Dac se gsete baza de date, deschidei-o fcnd dublu clic pe caseta de dialog Rezultate cutare. Not Deoarece cutarea a fost iniiat din caseta de dialog Deschidere, trebuie s facei clic pe Revocare n acea caset de dialog nainte s se deschid baza de date. Avei posibilitatea s deschidei direct un fiier de date ntr-un format de fiier extern (cum ar fi dBASE, Paradox, Microsoft Exchange sau Excel). De asemenea, avei posibilitatea s deschidei direct orice surs de date ODBC, cum ar fi Microsoft SQL Server sau Microsoft FoxPro. Access creeaz automat o baz de date Access nou n acelai folder cu fiierul de date i adaug linkuri la fiecare tabel din baza de date extern.

Introducere n utilizarea noii baze de date

n funcie de ablonul pe care l-ai utilizat, este posibil s fie necesar s facei una sau mai multe dintre urmtoarele pentru a ncepe s utilizai noua baz de date: Dac Access afieaz o caset de dialog Login cu o list goal de utilizatori, utilizai urmtoarea procedur pentru a ncepe: 1. Facei clic pe Utilizator nou. 2. Completai formularul Detalii utilizator. 3. Facei clic pe Salvare i nchidere. 4. Selectai numele de utilizator pe care tocmai l-ai introdus, apoi facei clic pe Login. Dac Access afieaz o foaie de date necompletat, ncepei s tastai datele direct n foaia de date respectiv sau facei clic pe alte butoane i file pentru a explora baza de date.
4

Dac Access afieaz o pagin Introducere, avei posibilitatea s facei clic pe linkurile de pe pagina respectiv pentru a afla mai multe despre baza de date sau s facei clic pe alte butoane i file pentru a explora baza de date. Dac Access afieaz un mesaj Avertisment de securitate n bara de mesaje i avei ncredere n sursa ablonului, facei clic pe Activare coninut. Dac baza de date necesit un login, va trebui s facei login din nou. n cazul bazelor de date desktop i Web, putei s ncepei, de asemenea, cu unul dintre paii urmtori: Adugai un tabel, apoi introducei date n tabel. Importai date din alte surse, crend tabele noi pe parcurs.

Adugarea unui tabel

Avei posibilitatea s adugai un tabel nou la o baz de date existent dac utilizai instrumentele din grupul Tabele, din fila Creare. Not ntr-o baz de date Web, este disponibil numai comanda Tabel n grupul Tabele. Indiferent de vizualizarea cu care ncepei, avei ntotdeauna posibilitatea s comutai la cealalt vizualizare utiliznd butoanele de vizualizare din bara de stare a ferestrei Access. Crearea unui tabel necompletat n vizualizarea Foaie de date n vizualizarea Foaie de date, avei posibilitatea s introducei date imediat i s lsai Access s genereze n fundal structura tabelului. Numele de cmp se atribuie automat (Cmp1, Cmp2 etc.), iar Access seteaz tipul de date pentru cmp pe baza tipului de date pe care l introducei. 1. Pe fila Creare, n grupul Tabele, facei clic pe Tabel . 2. Access creeaz tabelul, apoi plaseaz cursorul n prima celul goal din coloana Facei clic pentru adugare. 3. Pentru a aduga date, ncepei s tastai n prima celul necompletat sau s lipii date dintr-o alt surs, dup cum este descris mai jos n acest articol. Pentru a redenumi o coloan (un cmp), facei dublu clic pe titlul coloanei, apoi tastai numele nou. Denumii fiecare cmp cu un nume semnificativ, astfel nct s tii ce conine fr s trebuiasc s v uitai la date. Pentru a muta o coloan, selectai-o fcnd clic pe titlul ei, apoi glisai-o acolo unde dorii. De asemenea, avei posibilitatea s selectai mai multe coloane alturate i s le glisai pe toate ntr-o locaie nou. Pentru a aduga mai multe cmpuri n tabel, fie ncepei s tastai n coloana Facei clic pentru adugare din vizualizarea Foaie de date, fie adugai cmpuri noi, utiliznd comenzile din grupul Adugare i tergere de pe fila Cmpuri.

Sfat

Crearea unui tabel ncepnd din vizualizarea Proiect

5

n vizualizarea Proiect, creai mai nti structura tabelului nou. Apoi, comutai la vizualizarea Foaie de date pentru a introduce date sau introducei datele utiliznd alt metod, cum ar fi cu un formular. Vizualizarea Proiect nu este disponibil pentru tabelele dintr-o baz de date Web. 1. Pe fila Creare, n grupul Tabele, facei clic pe Proiectare tabel . 2. Pentru fiecare cmp din tabel, tastai un nume n coloana Nume cmp, apoi selectai un tip de date din lista Tip de date. 3. Avei posibilitatea s introducei informaii suplimentare pentru fiecare cmp n coloana Descriere. Descrierea pe care o introducei se afieaz n bara de stare atunci cnd punctul de inserare se afl n acel cmp i se utilizeaz ca text n bara de stare pentru orice controale pe care le creai glisnd cmpul din panoul List de cmpuri ntr-un formular sau raport, i pentru orice controale care se creeaz pentru acel cmp de ctre expertul Formular sau expertul Raport. 4. Dup ce adugai toate cmpurile, salvai tabelul: 5. n fila Fiier, facei clic pe Salvare. 6. ncepei introducerea de date n tabel oricnd, comutnd la vizualizarea Foaie de date, fcnd clic n prima celul necompletat i tastnd. De asemenea, avei posibilitatea s lipii date din alt surs, dup cum este descris n urmtoarea seciune.

Not

Crearea unui tabel pe baza unei liste SharePoint

Cu o list SharePoint, datele dvs. se pot utiliza de ctre persoane care nu au Access. Mai mult, datele din list se stocheaz pe un server, care ofer n general o protecie mai bun mpotriva pierderii de date dect fiierele stocate pe un computer desktop. Fie ncepei cu o list nou, fie creai o legtur la o list existent. Trebuie s avei suficiente permisiuni pe site-ul SharePoint n care dorii s creai lista; acestea pot varia n funcie de site, deci contactai administratorul SharePoint pentru a afla detaliile despre opiunile dvs. Aceast caracteristic nu este disponibil ntr-o baz de date Web. 1. Pe fila Creare, n grupul Tabele, facei clic pe Liste SharePoint. 2. Avei posibilitatea s utilizai unul dintre abloanele de list pentru a crea o list SharePoint standard, cum ar fi Persoane de contact sau Evenimente. De asemenea, avei posibilitatea s alegei s creai o list particularizat sau s creai o legtur la sau s importai o list existent. Facei clic pe opiunea dorit. 3. Dac alegei oricare dintre abloanele de list sau pentru a crea o list particularizat, caseta de dialog Creare list nou se deschide pentru a v ghida pe parcursul procesului. Dac alegei s utilizai o list existent, caseta de dialog Preluare date externe se deschide pentru a v ajuta.

Not

Lipirea datelor dintr-o alt surs ntr-un tabel Access

Dac datele dvs. sunt stocate n alt program, cum ar fi Excel, avei posibilitatea s copiai i s lipii datele ntr-un tabel Access. n general, acest lucru funcioneaz cel mai bine dac datele dvs. sunt deja separate n coloane, cum se ntmpl ntr-o foaie de lucru Excel. Dac datele dvs. sunt ntr-un program de procesare de text, mai nti trebuie s le separai n coloane de date utiliznd tabulatori sau s ordonai datele ntr-un tabel n programul de procesare de text, apoi s le copiai. Dac datele dvs. necesit
6

editare sau manipulare (de exemplu, separarea numelor complete n nume i prenume), efectuai aceste operaiuni nainte s copiai datele, mai ales dac nu suntei obinuit cu Access. Cnd lipii datele ntr-un tabel necompletat, Access seteaz tipul de date pentru fiecare cmp n funcie de tipul de date pe care le ntlnete. De exemplu, dac un cmp lipit care conine numai valori, Access aplic tipul de date Dat/or pentru cmpul respectiv. Dac cmpul lipit conine numai cuvintele da i nu, Access va aplica tipul de date Da/Nu. Access denumete cmpurile n funcie de ce gsete n primul rnd al datelor lipite. Dac primul rnd de date lipite este similar cu rndurile care urmeaz, Access determin c primul rnd face parte din datele efective i denumete cmpurile n mod generic (Cmp1, Cmp2 etc.), Dac primul rnd de date lipite nu este similar cu urmtoarele rnduri, Access utilizeaz primul rnd ca nume de cmp i exclude primul rnd din datele efective. Dac Access atribuie nume de cmp generice, trebuie s le redenumii ct de curnd, pentru a evita ncurcturile. Utilizai urmtoarea procedur: 1. Pe fila Fiier, facei clic pe Salvare pentru a salva tabelul. 2. n vizualizarea Foaie de date, facei dublu clic pe fiecare titlu de coloan, apoi tastai un nume pentru coloan. 3. Salvai din nou tabelul.

Importul sau legarea datelor dintr-o alt surs

Este posibil s avei date pe care le-ai colectat n alt program i pe care dorii s le utilizai n Access. Poate lucrai cu alte persoane, care stocheaz datele n alte programe i dorii s lucrai cu datele lor n Access. Sau poate avei mai multe surse de date disparate i avei nevoie de un panou de comand unde s avei posibilitatea s le adunai, pentru analiz mai aprofundat. Access faciliteaz importul sau legarea la date din alte programe. Avei posibilitatea s aducei n Access date de pe o foaie de lucru Excel, dintr-un tabel dintr-o alt baz de date Access, dintr-o list SharePoint sau din oricare dintr-o varietate de alte surse. Procesul difer uor, n funcie de sursa de date, ns aceste instruciuni v vor ajuta s ncepei: 1. n fila Date externe, n grupul Import i legare, facei clic pe comanda pentru tipul de fiier din care importai. De exemplu, dac importai date dintr-o foaie de lucru Excel, facei clic pe Excel. Dac nu vedei tipul corect de program, facei clic pe Mai multe. Dac nu reuii s gsii tipul de format corect n grupul Import i legare, este posibil s trebuiasc s pornii programul n care ai creat datele, apoi s utilizai programul respectiv pentru a salva datele n formatul de fiier acceptat de Access (cum ar fi un fiier text delimitat), apoi s importai sau s creai o legtur la date. 2. n caseta de dialog Preluare date externe, facei clic pe Rsfoire pentru a gsi fiierul de date surs sau tastai calea complet ctre fiierul de date surs n caseta Nume de fiier. 3. Facei clic pe opiunea pe care o dorii sub Specificai cum i unde se stocheaz datele n baza de date curent. Avei posibilitatea s creai un tabel nou care utilizeaz date importate sau s creai un tabel legat care menine o legtur la sursa de date. 4. Facei clic pe OK.
7

Not

n funcie de opiunea dvs., se deschide caseta de dialog Legare obiecte sau caseta de dialog Import obiecte. 5. Utilizai caseta de dialog pentru a termina procesul. Paii de urmat depind de opiunile de import sau de legare pe care le alegei. 6. Pe ultima pagin a expertului, facei clic pe Terminare. 7. Dac alegei s importai, Access v solicit s salvai detaliile operaiunii de import pe care tocmai ai terminat-o. Dac credei c vei efectua aceeai operaiune din nou, facei clic pe Salvare pai de import, apoi introducei detaliile. Avei posibilitatea s reproducei cu uurin operaiunea de import dac facei clic pe Importuri salvate n grupul Import din fila Date externe, pe specificaiile de import, apoi pe Executare. 8. Dac nu dorii s salvai detaliile operaiunii, facei clic pe nchidere. Access import datele ntr-un tabel nou, apoi afieaz tabelul sub Tabele n Panoul de navigare.

Importul datelor dintr-o foaie de calcul sau din alt program

Dac suntei obinuit cu alte programe de foi de calcul sau de baze de date, probabil c tii elementele de baz ale modului n care funcioneaz aceste aplicaii i la ce sunt utile bazele de date. Access este diferit de multe dintre aplicaiile de baze de date, deoarece permite crearea bazelor de date relaionale i difer i mai mult de majoritatea programelor de calcul tabelar, oferind instrumente pentru dezvoltarea interogrilor, formularelor i rapoartelor sofisticate. De asemenea, Access furnizeaz multe opiuni pentru lucrul cu alte programe de baze de date, cum ar fi SQL Server.

Multe persoane ncep s lucreze cu Access dup ce creeaz mai nti o list n Excel. Excel este un mediu foarte bun pentru construirea de liste, dar pe msur ce lista crete, devine mai greu de organizat i de meninut ntr-o stare actualizat. Mutarea listei n Access este urmtorul pas logic. O baz de date este similar ca structur cu o foaie de lucru, n sensul c datele sunt stocate n rnduri i coloane. Ca urmare, este de obicei uor de importat o foaie de lucru ntr-un tabel dintr-o baz de date. Principala diferen dintre stocarea datelor ntr-o foaie de lucru i stocarea lor ntr-o baz de date este modul n care sunt organizate datele. Simplul import al ntregii foi de lucru ca un tabel nou ntr-o baz de date nu va rezolva problemele legate de organizarea i actualizarea datelor, mai ales dac foaia de lucru conine date redundante. Pentru a rezolva aceste probleme, trebuie s divizai datele din foaia de calcul n tabele separate, fiecare cu datele sale asociate. Pentru mai multe informaii despre cum se aranjeaz datele n tabele, consultai articolul Noiuni de baz despre proiectarea bazelor de date. Access prezint caracteristica Expert Analizor de tabel, care ajut la executarea acestui proces. Dup ce importai date ntr-un tabel, expertul v ajut s divizai tabelul n tabele separate, fiecare coninnd date care nu sunt dubluri n niciun alt tabel. Expertul creeaz de asemenea relaiile necesare ntre tabele.

Importul unei foi de lucru Excel n Access

Importul unei foi de lucru Excel ca tabel ntr-o baz de date nou
8

1. Pe fila Fiier, facei clic pe Nou, apoi pe Baz de date necompletat. 2. Tastai un nume pentru baza de date nou n caseta Nume de fiier, apoi facei clic pe Creare. 3. Baza de date nou se deschide, iar Access creeaz un tabel nou necompletat, Tabel1. 4. nchidei Tabel1. 5. Cnd vi se solicit salvarea modificrilor din Tabel1, facei clic pe Nu.Pe fila Date externe, n grupul Import i legare, facei clic pe Excel. 6. n caseta de dialog Preluare date externe, facei clic pe Rsfoire. 7. Utilizai caseta de dialog Deschidere fiier pentru a gsi fiierul dvs. 8. Selectai fiierul, apoi facei clic pe Deschidere. 9. n caseta de dialog Preluare date externe, asigurai-v c este selectat opiunea Se import datele surs ntr-un tabel nou din baza de date curent. 10. 1Facei clic pe OK. Pornete expertul Import foaie de calcul i v pune cteva ntrebri despre datele dvs. 11. Urmai instruciunile fcnd clic pe Urmtorul sau napoi pentru a naviga n pagini. n ultima pagin a expertului, facei clic pe Terminare.

Not Access v solicit s salvai detaliile operaiunii de import pe care tocmai ai terminat-o. Dac credei c vei efectua aceeai operaiune din nou, facei clic pe Da, apoi introducei detaliile. Avei posibilitatea s reproducei operaiunea n viitor fcnd clic pe Importuri salvate n grupul Import de pe fila Date externe. Dac nu dorii s salvai detaliile operaiunii, facei clic pe nchidere.
Access import datele ntr-un tabel nou, apoi l afieaz sub Toate tabelele n Panoul de navigare.

Utilizarea expertului Analizor de tabel pentru a organiza datele

Dup ce datele au fost importate ntr-un tabel Access, avei posibilitatea s utilizai expertul Analizor de tabel pentru a identifica rapid datele redundante. Expertul furnizeaz apoi un mod simplu de a organiza datele care se repet n tabele separate, astfel nct s se stocheze n cel mai eficient mod. Access pstreaz tabelul original pe post de copie de rezerv, apoi creeaz tabele noi care se pot utiliza ca baz pentru aplicaia de baz de date. Deschidei baza de date Access care conine tabelul pe care dorii s-l analizai. n fila Instrumente baz de date, n grupul Analiz, facei clic pe Analizare tabel.

Pornete expertul Analizor de tabel.

Primele dou pagini din expert conin un scurt asistent de instruire i butoane pe care facei clic pentru a vedea exemple. Dac nu vedei aceste pagini de introducere, dar vedei o caset de selectare etichetat Se afieaz pagini introductive?, atunci bifai caseta de selectare i facei clic de dou ori pe napoi pentru a vedea introducerea. Dac nu dorii s vedei paginile introductive, debifai caseta de selectare ,,Se afieaz pagini introductive?.

Pe pagina Ce tabel conine cmpuri ale cror valori se repet n multe nregistrri?, selectai tabelul pe care dorii s-l analizai, apoi facei clic pe Urmtorul. Avei posibilitatea s lsai expertul s ia decizii cu privire la repartizarea cmpurilor n tabele sau s luai singur aceste decizii. Dac urmai sugestiile expertului, avei n continuarea posibilitatea s facei modificri n cadrul tabelului n urmtoarea pagin din expert.

Not Dac lsai expertul s ia decizii cu privire la repartizarea cmpurilor n tabele, este posibil ca alegerile expertului s nu fie ntotdeauna potrivite pentru datele dvs., mai ales dac nu exist prea multe date cu care se lucreaz. Se recomand s examinai cu atenie rezultatele expertului. Pe de alt parte, este posibil ca expertul s sugereze o organizare mai eficient dect cea la care v gndii, astfel c este o idee bun s permitei expertului s efectueze repartizarea. Dac nu v plac sugestiile, aranjai-le din nou n mod manual sau facei clic pe napoi i stabilii ordinea chiar dvs. Facei clic pe Urmtorul. Pe aceast pagin, specificai repartizarea cmpurilor n tabele. Dac lsai expertul s decid, vei vedea mai multe tabele conectate prin linii de relaie. Altfel, Access creeaz numai un tabel care conine toate cmpurile. Oricum, avei posibilitatea s efectuai modificri n aceast pagin. Avei posibilitatea s glisai cmpuri dintr-un tabel ntr-o zon necompletat din pagin pentru a crea un tabel nou care conine acele cmpuri. Access v solicit un nume pentru tabel. Avei posibilitatea s glisai cmpuri dintr-un tabel n altul n cazul n care credei c vor fi stocate mai eficient n noua locaie. Majoritatea tabelelor primesc un cmp ID sau ID unic generat. Pentru a afla mai multe despre cmpurile ID, facei clic pe Sfaturi n colul din dreapta sus al expertului. Pentru a anula o modificare, facei clic pe butonul Anulare. Pentru a redenumi un tabel, facei dublu clic pe bara de titlu, tastai un nume nou, apoi facei clic pe OK. Dup ce ai aranjat cmpurile n modul n care dorii, facei clic pe Urmtorul. Dac expertul gsete nregistrri cu valori foarte apropiate, va identifica acele valori ca posibile erori de introducere i va prezenta un ecran n care avei posibilitatea s confirmai aciuni n legtur cu aceste date. Defilai n list pentru a gsi acele valori n coloana Corecie, apoi facei clic pe elementul potrivit din lista vertical. Selectai (Se las nemodificat) pentru ca expertul s nu efectueze nicio modificare. Cnd ai terminat, facei clic pe Urmtorul. Expertul v ntreab dac dorii s creai o interogare care seamn cu tabelul original. Dac avei deja formulare i rapoarte generate care se bazeaz pe tabelul original, crearea unei astfel de interogri este o idee bun. Dac alegei Da, se creeaz interogarea, expertul redenumete tabelul original adugnd _ANTERIOR la numele tabelului, apoi denumete noua interogare utiliznd numele tabelului original. Formularele i rapoartele care s-au bazat pe tabel utilizeaz acum interogarea pentru datele lor i funcioneaz n acelai mod. Facei clic pe Terminare. Expertul creeaz tabelele noi dup cum s-a specificat, apoi le deschide. nchidei-le cnd ai terminat de examinat rezultatele.

Utilizarea unei baze de date dintr-o versiune anterioar n mai multe versiuni de Access

10

Dac baza dvs. de date Access sau proiectul Access au fost create n Access 2000 sau o versiune mai recent, avei posibilitatea s utilizai baza de date sau proiectul n versiunea de Access n care au fost create sau n oricare dintre versiunile ulterioare, chiar dac fiierul are securitatea activat. De exemplu, fiierele Access 2000 pot fi utilizate n Access 2000, Access 2002, Access 2003, Access 2007 i Access 2010. Este posibil s ntlnii o situaie n care dorii s pstrai datele ntr-o versiune anterioar de Access, dar avei utilizatori cu o versiune mai recent de Access, care doresc s creeze legturi la date dar pstreze avantajele anumitor caracteristici din versiunea nou. Soluia este de a crea o baz de date nou, front-end, n versiunea recent (cu formulare, rapoarte, interogri, macrocomenzi, dar nu tabele) i s o legai la tabelele din fiierul de versiunea anterioar. Utilizai una dintre urmtoarele proceduri, n funcie de situaia n care se afl baza de date, dac este coninut ntr-un fiier sau este divizat deja ntr-o aplicaie front-end/back-end. Utilizarea unui fiier baz de date Access n mai multe versiuni de Access Dac toate tabelele, formularele i celelalte obiecte din baza de date Access de versiune anterioar sunt coninute ntr-un singur fiier i dorii s utilizai baza de date n mai multe versiuni de Access, avei posibilitatea s creai o baz de date nou front-end ntr-o versiune mai recent i s o legai la fiierul original. Utilizatorii cu versiuni anterioare de Access vor avea n continuare posibilitatea s utilizeze baza de date original. Utilizatorii care au versiunea mai recent pot utiliza noua baz de date front-end pentru a crea legturi la aceleai date. Avei posibilitatea s creai cteva versiuni front-end, dac trebuie s lucrai n mai multe versiuni de Access.

Pasul 1: Facei o copie a bazei de date existente i salvai-o ntr-un nou format
Utilizai urmtoarea procedur pentru a efectua conversia bazei de date n oricare dintre cele mai recente trei formate: Access 2000, Access 2002-2003 sau Access 2007. Aceast comand pstreaz baza de date original n formatul su i creeaz o copie n formatul pe care l specificai. 1. nchidei fiierul Access. Dac fiierul este o baz de date multi-utilizator Access de pe un server sau dintr-un folder partajat, asigurai-v c nu mai este deschis de nimeni altcineva. 2. Pornii Access 2010. 3. n fila Fiier, facei clic pe Deschidere. 4. Navigai la locaia fiierului pe care dorii s l convertii, apoi facei dublu clic pentru a-l deschide. Not Dac se afieaz caseta de dialog mbuntire baz de date ntrebnd dac dorii s mbuntii baza de date, facei clic pe Nu. 5. Dac se deschide un formular cnd pornii baza de date, nchidei-l. 6. n fila Fiier, facei clic pe Salvare baz de date ca. 7. n caseta de dialog Salvare ca, tastai un nume pentru baza de date nou.

Not n afara cazului n care vei salva baza de date nou ntr-o alt locaie, numele su trebuie s fie diferit de cel al bazei de date originale. Oricum, se recomand s utilizai alt nume, astfel nct s se poat face diferena cu uurin ntre baza de date front-end i cea back-end. Cu toate acestea, dac efectuai conversia la formatul Access 2007, extensia de nume de fiier se modific din .mdb n .accdb, astfel nct s avei posibilitatea s utilizai acelai nume de fiier. 8. Facei clic pe Salvare.
11

Pasul 2: Divizai baza de date copie i utilizai fiierul original ca baz de date back-end

Scindai baza de date convertit, utiliznd urmtoarea procedur: Pe fila Instrumente baz de date, n grupul Mutare date, facei clic pe Baze de date Access. n caseta de dialog Divizor baz de date, facei clic pe Scindare. Dac dorii, este posibil s efectuai o copie de rezerv, ns este posibil i s re-creai copia, pur i simplu, utiliznd baza de date original. Tastai un nume pentru baza de date back-end, apoi facei clic pe Scindare.

Not

Pasul 3: Conectai noua baz de date la baza de date original

1. tergei baza de date back-end care a fost creat de instrumentul Divizor baz de date, cu grij s nu tergei baza de date original. 2. Creai o legtur ntre noua baz de date front-end i tabelele din baza de date original: pe fila Date externe, n grupul Import i legare, facei clic pe Manager de tabele legate. 3. Facei clic pe Selectare total, apoi bifai caseta de selectare Se solicit ntotdeauna noua locaie. 4. Facei clic pe OK, navigai la baza de date de versiune anterioar, apoi facei dublu clic pe ea. Dac totul merge bine, Access afieaz un mesaj n care anun c toate tabelele legate selectate au fost remprosptate cu succes. Acum, avei posibilitatea s mbuntii baza de date front-end pentru a accepta caracteristici noi pentru utilizatori care au versiuni mai recente de Access. Utilizatorii care au versiuni anterioare pot continua s utilizeze versiunea anterioar a bazei de date accepta caracteristici noi.

Bibliografie
http://office.microsoft.com/ro-ro/access-help/activitati-de-baza-in-access-2010HA101829991.aspx

12