TABLOUL DE BORD 1.

Analiza definirii tabloului de bord Tabloul de bord este unul dintre instrumentele de gestiune care raspunde foarte bine fundamentarii si sustinerii deciziilor manageriale cu date complementare celor furnizate de alte mijloace de informare. In vederea urmaririi realizarii obiectivelor la toate nivelele si categoriile de functii, intreprinderea foloseste mai multe sisteme de informare, printre care si tabloul de bord. In acceptiune semantica, tabloul poate fi definit ca fiind un tabel sau un grafic compus dintr-o grupare de termeni, de simboluri, de numere etc., dispuse in siruri si coloane. Tabloul de bord reprezinta tabloul pe care sunt fixate aparate si instrumente necesare controlului si manevrarii unui vehicul.In plan economic, tabloul de bord este un ansamblu de indicatori si informatii esentiale, permitand o vedere de ansamblu, de accelarea perturbarilor si luarea deciziilor de orientare a gestiunii pentru atingerea obiectivelor provenite din strategie. Cu alte cuvinte,tabloul de bord reprezinta un sistem de informare care perimite cunoasterea in permanenta si cat mai rapid posibil a datelor indispensabile pentru controlul mersului intreprinderii pe termen scurt si facilitatea exercitarii responsabilitatilor. Volumul si structura informatiilor prezentate diferentiaza tablourile de bord in tablouri restranse, cu un volum relativ mic de informatii zilnice, care implica eforturi reduse pentru culegerea de informatii si transmiterea lor si tablouri de bord complexe, destinate unei informari mai ample, cu referiri la toate aspectele importante implicate de activitatea respectivului de management participativ.Cerintele minime pe care trebuie sa le indeplineasca un tablou de bord constau in:integritate, rigurozitate, agregare, accesibilitate, echilibrare, expresivitate, adaptabilitate si economicitate. stfel pot fi enumerate o serie de avantaje ale tabloului de bord: - amplificarea gradului de fundamentare a deciziilor adoptate prin punerea la dispozitia decidentului a unor informatii operative, relevante vizand principalele aspecte din intreprindere sau din domeniul condus! - rationalizarea utilizarii timpului de lucru al managerilor si organismelor participative de management, prin orientarea activitatii spre problemele cheie cu care se confrunta firma asupra tabloului de bord, prin situatiile intocmite! - sporirea responsabilitatii managerilor pentru activitatea desfasurata, tabloul de bord oferind acestora, sintetizate, aspectele si domeniile critice asupra carora urmeaza a-si orienta eforturile!

- abordarea informatiilor referitoare la activitatea de management intr-o viziune sistemica si implicit, crearea de conditii superioare, favorabile, pentru o disfunctionalitate ridicata a ansamblului firmei! - asigurarea unei operativitati si calitati ridicate a raportarilor catre diverse organisme cu ajutorul tehnicilor de calcul! In afara de avantaje, tabloul de bord prezinta si o serie de dezavantaje generate de: - inregistrarea repetata a unor informatii, in situatiile solicitate de tabloul de bord si raportarile curente ale firmei catre diferite organisme din sistemul din care face parte firma! - volumul de munca solicitata de completarea situatiilor reclamate de tabloul de bord, mai ales in cazul in care culegerea, inregistrarea, transmiterea si prelucrarea informatiilor se realizeaza manual! - costul relativ ridicat al tabloului de bord, daca completarea acestuia este o actiune singulara, iar ansamblul operatiilor de culegere, inregistrare,transmitere si prelucrare a informatiilor se realizeaza cu ajutorul mijloacelor electronice, prin teleprelucrare si teletransmitere. In conceperea si punerea in practica a tabloului de bord trebuie respectate o serie de principii, cum ar fi: - coerenta cu organigrama! - un continut sinoptic si unitar! - rapiditate de elaborare si de transmisie. Coerenta cu organigrama " unul dintre neajunsurile sistemelor informationale contabile traditionale este nonlocalizarea responsabilitatilor. #ecupajul tablourilor de bord trebuie sa respecte decupajul responsabilitatilor si a liniilor ierarhice.$entru ansamblul intreprinderii, cartografia tabelelor de bord trebuie sa se muleze pe structura de autoritate reprezentata piramidal in care fiecare responsabil apartine de fapt celor doua echipe: - primeste o delegare de putere la nivel ierarhic superior si trebuie, periodic,sa dea socoteala! - delega la nivel inferior o parte din puterea sa. ceasta structura obliga fiecare nivel de responsabilitate la trei tipuri de comunicare: - comunicare descrescatoare, cand un nivel traseaza o delegare de putere, cu obiectivele negociate,nivelului inferior! - comunicare transversala intre responsabilii situati pe acelasi nivel ierarhic! - comunicare crescatoare, cand un nivel raspunde de obiectivele primite %eteaua tabloului de bord are un mecanism cu urmatoarele caracteristici: - fiecare responsabil are tabloul sau de bord! - fiecare tabloul de bord are o linie totalizatoare a rezultatelor care trebuie sa figureze in tabloul de bord al nivelului ierarhic superior! - fiecare tablou de bord de un acelasi nivel ierehic trebuie sa aiba o aceeasi structura pentru a permite admiterea datelor! - introducerea datelor in tabloul de bord trebuie sa respecte linia ierahica.

Un continut sinoptic si unitar " acesta presupune selectionarea dintre toate informatiile posibile a celor care sunt esentiale pentru gestiunea responsabilului avut in vedere. legerea consta in a determina indicatorii pertinenti in raport cu campul de actiune si cu natura delegarii destinatarului tabloului de bord.

Rapiditatea de elaborare si de transmisie " in acest domeniu rapiditatea trebuie sa mearga in paralel cu precizia. %olul principal al tabloului de bord este sa avertizeze responsabilul asupra gestiunii sale. &l trebuie sa aplice actiuni corective rapide si eficace.$recizia rezultatelor este in orice caz obtinuta in raporturile de activitate cu periodicitate lunara ale contabilitatii de gestiune. . !rincipalele caracteristici ale tabloului de bord 'pecificul tabloului de bord, ca instrument al controlului de gestiune, este dat de deosebirea care exista intre celelalte instrumente utilizate in intreprindere. ceasta diferenta este evidentiata de caracteristicele pe care le are tabloul de bord: - retine relativ putine date, fiind sintetic, cifrele sau schemele neexplicand detaliat abaterile, in scopul accelerarii circuitului informatiei! - este un mijloc ce deserveste actiunile manageriale curente, oferind informatia la un interval foarte scurt! - prezinta indicatori partiali ai celor mai importante activitati, alesi in primu lrand dupa criteriul reprezentativitatii! - furnizeaza date si informatii de volum care nu apar in mod necesar, in sintezele produse de celelalte structuri informationale! - stabileste prima legatura intre natura datelor oferite si responsabilitati,nebazandu-se pe notiunea de contract asa cum este cazul sistemului bugetar! - utilizeaza informatii atat din contabilitate cat si de origine extracontabila,provenind din statistici tinute uneori chiar de catre responsabilii operationali. ". Continutul si intocmirea tabloului de bord $entru ca tabloul de bord sa fie eficace si sa poata sa-si indeplineasca rolul de instrument specific al controlului de gestiune, trebuie ca acesta sa utilizeze indicatori si date pe care sa le prezinte responsabililor de decizie. Intocmirea unui tabloul de bord se refera la cuprinderea in continutul sau a elementelor care il definesc, fiind necesar ca termenii sai de editare sa tina seama si sa primeasca date prin intermediul unei analize pertinente, de la urmatoarele probleme principale: - stabilirea punctele cheie de decizie! - alegerea indicatorilor caracteristici! - modul de prezentare si reguli de utilizare.Continutul unui tablou de bord trebuie sa corespunda necesarului de informatii specifice exercitarii atributiilor de catre manager la nivelul sau din structura organizatorica.

#tabilirea punctelor c$eie de decizie ceasta actiune incepe cu analiza activitatii fiecarui responsabil, a obiectivelor ce i-au fost stabilite si a rezultatelor obtinute pentru a se observa care sunt elementele cele mai importante ce pot influenta performantele si elementele susceptibile sa varieze pe termenscurt.#eterminarea punctelor cheie sunt evidentiate cu ocazia stabilirii responsabilitatilor de gestiune, precizate prin organigrama. stfel, se incearca ca intocmirea tabloului de bord sa se integreze cat mai bine in cadrul general al intreprinderii.Intocmirea unui tablou de bord presupune in afara de stabilirea organigramei de gestiune si determinarea punctelor cheie ca faza distincta in care se evalueaza si se compara masa de informatii disponibile cu cele necesare in functie de tipul tabloului.Identificarea punctelor cheie are drept scop mentinerea atentiei responsabilitatilor asupra esentialului, cu posibilitatea detalierii in caz de nevoie a elementelelor caracteristice informatiei analizate. $unctele cheie constituie baza de referinta pentru aprecierea si luarea deciziilor si, in acelasi timp, repere in functie de care se ordoneaza continutul tabloului de bord. #tabilirea punctelor c$eie de decizie ceasta actiune incepe cu analiza activitatii fiecarui responsabil, a obiectivelor ce i-au fost stabilite si a rezultatelor obtinute pentru a se observa care sunt elementele cele mai importante ce pot influenta performantele si elementele susceptibile sa varieze pe termen scurt.#eterminarea punctelor cheie sunt evidentiate cu ocazia stabilirii responsabilitatilor de gestiune, precizate prin organigrama. stfel, se incearca ca intocmirea tabloului de bord sa se integreze cat mai bine in cadrul general al intreprinderii.Intocmirea unui tablou de bord presupune in afara de stabilirea organigramei de gestiune si determinarea punctelor cheie ca faza distincta in care se evalueaza si se compara masa de informatii disponibile cu cele necesare in functie de tipul tabloului.Identificarea punctelor cheie are drept scop mentinerea atentiei responsabilitatilor asupra esentialului, cu posibilitatea detalierii in caz de nevoie a elementelelor caracteristice informatiei analizate. $unctele cheie constituie baza de referinta pentru aprecierea si luarea deciziilor si, in acelasi timp, repere in functie de care se ordoneaza continutul tabloului de bord. $unctele cheie trebuie cautate intre principalele activitati ale intreprinderii, avand invedere faptul ca exista obiective principale si secundare. Cele mai importante obiective trebuie transpuse in indicatori,iar eventualele corectii se pot referi la oricare dintre indicatori.Importanta obiectivelor se masoara prin incidenta pe care variatiile lor le au asupra rezultatelor, utilizandu-se pentru aceasta nu numai metodele cantitative de analiza ci si elemente de apreciere retinute si selectionate din experienta unor responsabili. ( data stabilite punctele cheie ale intreprinderii, este nevoie sa se precizeze ca deciziile luate in cadrul planurilor anuale au o periodicitate lunara pentru a fi controlate, de regula trimestrial sau dupa caz, lunar. In privinta deciziilor zilnice se poate crea un sistem de raportare prin tabloul de bord saptamanal. -Alegerea indicatorilor Tabloul de bord trebuie sa fie un instrument de sinteza eficace, cu ajutorul caruia sa circule doar indicatorii caracteristici. ctivitatea de alegere a indicatorilor care dau consistenta continutului tabloului de bord si ii confer acestuia utilitate in calitatea sa de instrument al controlului de gestiune, este una dintre cele mai importante actiuni premergatoare intocmirii lui.'electia si alegerea indicatorilor este legata in mod direct de precizarea punctelor cheie ale intreprinderii. ctiunea consta in asocierea fiecarui punct unuia sau mai multor indicatori pretabili naturii si limitelor deciziilor ce pot fi luate.

Identificarea si analiza punctelor cheie de decizie influenteaza in mod direct alegerea indicatorilor si continutul tabloului de bord.)n indicator poate fi definit ca fiind o informatie, in general cifrata, selectata pentru a informa, la intervale de timp scurte, asupra indeplinirii unei misiuni.Indicatorii pot fi prezentati fie in valori absolute, fie sub forma de procente, in unitati monetare sau in unitati fizice. #aca se au in vedere diferite marimi, indicatorii pot exprima abaterile dintre acestea.In momentul in care se incepe proiectarea unui tablou de bord, se poate constata ca exista un important volum de informatii exprimate cifric, dar cu toate acestea, indicatorii respectivi nu cuprind unele aspecte masurabile. Intr-o astfel de situatie se impune eliminarea din analiza a unor indicatori si cautarea altora care lipsesc. Intre alegerea indicatorilor si cautarea informatiilor necesare exista o stransa legatura deoarece, daca se va ajunge la concluzia ca nu se poate dispune de o informatie necesara, se va reveni la pachetul care contine indicatorii supusi selectiei.Tabloul de bord constituie o selectie de informatii asupra problemelor actuale, iar absenta unei anumite informatii semnifica, implicit, ca problemele aferente sunt rezolvate sau ca nu s-au dovedit suficient de permanente pentru a trebui sa fie rezolvate printr-un canal avand caracter permanent. 'electarea indicatorilor are in vedere ca acestia sa furnizeze informatii precis definite,in caz contrar alegerea avand un caracter de provizorat. )n indicator, desi este clasificat ca important, nu va fi retinut, daca se constata ca obtinerea sa este tardiva, dificila si implicit costisitoare. In schimb, va fi preferat un indicator obtinut usor si rapid, chiar daca el nu ofera informatii exhaustive. *umarul indicatorilor trebuie sa fie limitat la datele caracteristice ale responsabilitatilor si problemelor esentiale ale nivelului respectiv.Tipologia pe niveluri de gestiune si de semnificatie a indicatorilor ofera un cadru destinat gruparii cifrelor care se preiau in tabloul de bord. In pofida faptului ca activitatea de selectie trebuie asociata unei actiuni de regrupare a mai multor indicatori in perimetrul punctelor cheie de decizie, tabloul de bord nu poate sa raspunda la toate intrebarile care se pot pune pentru fundamentarea deciziei.$entru adoptarea celor mai potriviti indicatori este necesar ca in actiunea de selectore sa fie antrenati toti responsabilii decizionali si sa se precizeze activitatile care se doresc a fi caracterizate prin tabloul de bord.Inainte de a retine indicatorii alesi, este necesar ca acestia sa fie testati in cadrul experimentelor ce se fac in cazul introducerii unui sistem de control de gestiune, sau pe parcursul procesului daca sistemul functioneaza deja, dar este necesar sa fie imbunatatit. legerea indicatorilor trebuie realizata cu concursul celor ale caror performante se masoara, ratiunea de a proceda in acest mod constnad in faptul ca responsabilii sunt primii care verifica indicatorii selectati si totodata sunt primii interesati sa exercite controlul direct a punctelor esentiale cu influenta cea mai semnificativa asupra rezultatelor. !rezentarea si utilizarea tablourilor de bord )n tablou de bord poate fi prezentat intr-o diversitate de moduri.$rin structura sa, tabloul de bord retine mai putine date, este un instrument de prezentare simetrica si contine in general cifre sau grafice fara explicatii amanuntite asupra devierilor.$rezentarea si continutul tabloului de bord trebuie sa asigure consultarea lui de catre destinatar, cu multa usurinta.+ormele de prezentare ale tabloului de bord se pot completa reciproc tinand seama de faptul ca el poate cuprinde in afara datelor brute si cifre regrupate reprezentand abateri.&volutiile, dinamicile sau alte date, reprezentand indicatorii alesi, pot fi exprimate si sub forma de grafice, ceea ce permite o vizualizare rapida asupra schimbarilor de ritm sau de tendinta.,raficele sunt scheme independente reprezentand cifrele exprimate de abateri.$ractica graficelor este deosebit de cunoscuta si uzuala. Tipurile de grafice cel mai des utilizate ca tablouri de bord in sistemele controlului de gestiune sunt foarte variate, de la cele mai simple care permit analiza abaterilor, la

cele in benzi sau dreptunghiuri, mergand pana la forme circulare sau in spirala. #in multitudinea de grafice care se pot intocmi trebuie sa se retina cele mai reprezentative si esentiale in raport cu indicatorul care se prezinta vizualizarii.-ai pot fi utilizate si tablouri de bord care folosesc praguri limita, care, o data atinse,atrag atentia responsabililor ca este necesar sa intervina pentru efectuarea corectiilor. cest tip de prezentare este specific sistemului de gestiune prin exceptie..egat de prezentarea tablourilor de bord, o problema importanta este constituita de perioada de timp. .a perioada considerata curenta /zi, saptamana, luna0 se poate adauga o coloana de cumul, obtinandu-se scheme care ofera mai multe posibilitati de analiza comparativa in timp. #e asemenea, intr-un tablou de bord se pot integra informatii referitoare la previziuni, baza de comparatie constituind-o chiar previziunea.Tabloul de bord poate fi completat si cu alte optiuni, in functie de nevoile managementului intreprinderii. 'pre exemplu, un tablou de bord poate prezenta informatii referitoare la aceeasi perioada a anului precedent sau asupra cumulului exercitiului anterior.%ealizarile pot fi exprimate in procente din volumul anual prevazut a se obtine ca rezultat,iar abaterile se pot calcula in sume absolute sau procente fata de prevederi.)tilizarea tablourilor de bord se refera la stabilirea si respectarea unei anume periodicitati si proceduri, tinand seama ca ele, fiind concepute ca parte integranta a sistemului informational de gestiune, constituie un mijloc de actiune si dialog intre responsabili, pe baza semnalizarilor facute de indicatori si in functie de care se iau masurile corective.$eriodicitatea tabloului de bord este fixata, pe parcursul unui exercitiu, la intervale, de regula, mai mici de un trimestru, diferentiate de comun acord cu destinatarul si managementul intreprinderii, in functie de indicatorii pe care ii contine.&xploatarea tablourilor de bord trebuie sa permita luarea cat mai urgenta a masurilor de inlaturare a cauzelor care generat abaterea. #e altfel, acesta este si principalul argument prin care se justifica existenta lor ca instrumente ale controlului de gestiune. %. Clasificarea informatiilor utilizate in tablourile de bord $rezentarea si continutul tabloului de bord trebuie sa asigure consultarea lui de catre destinatar cu multa ususrinta.In mod necesar, informatiile cuprinse in tabloul de bord, in numarul limitat stabilit, se vor referi numai la domeniul asupra caruia responsabilul poate actiona si vor fi redate in situatii foarte simple, pentru a putea fi intelese, analizate si utilizate cat mai rapid. ceste date sunt aduse sistematic la cunostinta destinatarului tabloului de bord si privesc in principal productia in unitati fizice, incasarile si cheltuielile.$e parcurs, activitatea poate fi influentata de diferite incidente care se produc si este normal ca managerului sa i se ofere date despre originea abaterii, de catre responsabilul sectorului unde s-a semnalat devierea, acesta dispunand de informatii detaliate despre incident. &xista situatii in care anumite derapaje pot sa nu fie semnalate la nivelul conducerii intreprinderii si astfel sunt necesare asa-numite informatii exceptionale. Chiar daca tablourile de bord sunt, de regula, adaptate organigramei intreprinderii si mai ales responsabilitatilor, uneori este util sa fie completate si cu alte date, tocmai pentru care sponsabilul sa isi poata indeplini misiunea. ceste informatii sunt colaterale sectorului de activitate monitorizat de tabloul de bord respectiv si se refera la date complementare realizarii unor obiective sau la indicatori ce caracterizeaza mediul in care exista intreprinderea. In acest fel, responsabilul cu productia isi va corela mai bine ritmul de fabricatie daca are cunostinte relative despre solicitarile clientilor. In aceeasi masura, directorul comercial se intereseaza de ritmul de fabricatie pentru a aprecia mai bine pana la ce nivel sa accepte comenzile si nu in ultimul rand pentru a-si orienta politica fata de beneficiarii produselor ori serviciilor.Tabloul de bord trebuie sa fie o sinteza doar a informatiilor strict necesare luarii rapide a deciziilor pe termen scurt, iar in cazul aprofundarii unor probleme sau a fundamentarii luarii deciziilor cu consecinte pe termen

mediu, este necesar sa se apeleze la alte surse de informatii din categoria celor utilizate de controlul de gestiune.