Sunteți pe pagina 1din 4

1.

Deinerea, cu orice titlu, de bunuri materiale, titluri de valoare, numerar i alte drepturi i obligaii, precum i efectuarea de operaiuni economice, fr s fie nregistrate n contabilitate, sunt interzise. Potrivit prevederilor art. 6 alin. (1) din Legea contabilitii nr. 82/1991, reactualizat prin O.G.nr.70 din 13 aug. 2004 precum i a celorlalte prevederi legale privind ntocmirea i utilizarea formularelor comune i a celor cu regim special necesare n activitatea financiar i contabil, orice operaiune economic efectuat se consemneaz ntr-un document care st la baza nregistrrilor n contabilitate, devenind astfel document justificativ. Aceste documente, care stau la baza nregistrrilor n contabilitate angajeaz deopotriv rspunderea persoanelor care le-au ntocmit, vizat i aprobat precum i a celor care le-au nregistrat n contabilitate, dup caz.

O experien de-o via a confirmat c singura soluie pentru ca o operaie economico-financiar patrimonial, care apare zi de zi n activitatea economic, s poat fi introdus n procesul de prelucrare contabil, o constituie atestarea sa prealabil pe baza unui document justificativ ntocmit i pus n circulaie dup reguli i "canoane" foarte severe. Atestarea documentar a operaiilor economice este o cerin minim necesar n orice "micare" patrimonial. n ansamblul lui, sistemul documentelor contabile este foarte complex, cu numeroase particulariti de coninut i restricii de completare i circulaie: unele se ntocmesc n unitate, altele vin sau pleac spre exterior, unele nscrisuri au caracter de dispoziie, altele de execuie i justificare etc., n funcie de "tratarea" i complexitatea lor, reinnd totui existena n practica curent a trei mari categorii i anume:

a) Documente justificative prin intermediul crora se atest efectuarea ca atare a operaiilor economice i care formeaz de fapt masa covritoare a acestora; b) Documente de eviden i prelucrare contabil; c) Documente de sintez i raportare contabil i financiar-fiscal.

La rndul lor documentele justificative pot fi: - documente primare ntocmite la locul i n momentul desfurrii evenimentului patrimonial, pe care l "fotografiaz" pe o machet specific fiecrui gen de operaii; - documentele centralizatoare obinute prin sortarea documentelor primare pe operaii, exprimarea n etalon monetar a mrimii operaiilor economice i financiare, deci prin cumularea i centralizarea datelor consemnate iniial n documentele primare, spre a facilita prelucrarea lor contabil ulterioar. Sintetiznd lucrurile, cteva constatri sunt demne de semnalat n vederea atestrii sistemului documentelor primare: a) Investigarea "codului" pachetului documentelor, ca i "vizualizarea" unora din componentele lui, ne conduce la concluzia c orice document trebuie s conin cel puin urmtoarele elemente: - denumirea documentului (factur, chitan, bon, etc.); - denumirea unitii (gestiunii) care a ntocmit documentul; - numrul de ordine al documentului; - data i locul ntocmirii; - felul operaiei, cu indicarea elementelor cantitative i calitative; - valoarea n moned (scris n cifre i n litere, pentru documentele bancare i de cas); - semntura persoanelor implicate n efectuarea operaiilor, aprobarea i confirmarea datelor nscrise n documente; - semntura de autorizare prin control a legaliti operaiilor prevzute. Anumite documente mai pot cuprinde i alte elemente ce-i mbogesc coninutul sau i uureaz prelucrarea, dar cele mai sus menionate rmn indispensabile. b) Pentru toate categoriile de documente exist obligativitatea pstrrii (arhivrii) acestora, n limita unor termene stabilite prin lege, clasrii i sistematizrii lor de aa manier nct s

faciliteze accesul retroactiv i controlul situaiei desfurate, la orice moment dorit. c) Se reine de asemenea obligaia respectrii cu strictee a metodologiei de ntocmire i circulaie a documentelor primare i introducerea lor n procesul de prelucrare contabil dup reguli i folosind procedeele cele mai potrivite specificitii organizatorice i preteniile manageriale ale fiecrui agent economic. 2. Documentele primare se transpun n conturi, pe principiul dublei nregistrri, prin intermediul formulei contabile, respectnd cu strictee procedeele specifice metodei contabilitii iar toate acestea in de alfabetul tiinei care se presupune, apriori, c este cunoscut. Prelucrarea contabil a documentelor se face prin intermediul registrelor i numai n urma acestor operaii ele devin documente justificative. 3. Conform art. 19 i 20 din Legea contabilitii nr.82/1991 (republicat 2004): registrele de contabilitate obligatorii sunt: registrul-jurnal, registrul inventar i registrul cartea mare. Acestea se utilizeaz n strict concordan cu destinaia lor i se prezint n mod ordonat i astfel completate nct s permit, n orice moment, identificarea i controlul operaiunilor contabile efectuate. a) Registrul - jurnal este un document contabil obligatoriu n care se nregistreaz n mod cronologic, operaiunile patrimoniale prin respectarea succesiunii documentelor dup data de ntocmire sau intrare a acestora n unitate. Registrul-jurnal se ntocmete de fiecare instituie i de fiecare subunitate a acesteia, cu contabilitate proprie, zilnic sau lunar, dup caz, prin nregistrarea cronologic, fr tersturi i spaii libere, a documentelor n care se reflect micarea elementelor de activ i de pasiv (i implicit formula contabil de poziionare corespunztoare). Registrul-jurnal poate mbrca forma unui registrujurnal general i, eventual, a unor registre-jurnal auxiliare. n cazul n care se folosesc jurnale auxiliare, totalul lunar al fiecruia se trece n registrul-jurnal general (care devine un registru centralizator de control). n condiiile conducerii contabilitii cu ajutorul tehnicii de calcul fiecare operaiune se va nregistra n mod cronologic, dup data de ntocmire sau de intrare a documentelor. n aceast situaie registrul-jurnal se editeaz lunar, iar paginile vor fi numerotate pe msura editrii lor. Registrul-jurnal parafat i nregistrat la organul fiscal teritorial se completeaz lunar prin preluarea totalului din registruljurnal obinut cu ajutorul tehnicii de calcul. Operaiile de aceeai natur, privind acelai loc de activitate, pot fi recapitulate ntr-un document centralizator, care st la baza nregistrrii n registrul-jurnal. Principalele registre-jurnal auxiliare care pot fi utilizate sunt cele privind aprovizionrile, vnzrile, trezoreria, operaiile diverse, n funcie de necesitile instituiei. Periodic, de regul lunar, totalurile jurnalelor auxiliare se centralizeaz n registrul-jurnal general. Deci, registrul-jurnal nlocuiete foile volante ale "notei contabile", iar totalul registrului-jurnal verific "totalul rulajelor din luna curent a balanei de verificare. b) Registrul - inventar este un document obligatoriu n care se nregistreaz toate elementele patrimoniale de activ i de pasiv, grupate n funcie de natura lor, conform posturilor din bilanul contabil, inventariate potrivit normelor legale. Elementele patrimoniale nscrise n registrul-inventar au la baz listele de inventariere sau alte documente care justific coninutul fiecrui post din bilanul contabil. Registrul - inventar se ntocmete la nfiinarea instituiei, anual la nchiderea exerciiului, cu ocazia ncetrii activitii, fr tersturi i spaii libere, pe baza datelor cuprinse n listele de inventariere i n procesele verbale de inventariere, prin gruparea elementelor de activ i de pasiv. Registrul-inventar se completeaz pe baza inventarierii faptice. Registrul inventar servete ca document contabil obligatoriu de nregistrare a rezultatelor inventarierii i ca prob n diverse litigii. n cazul n care inventarierea are loc pe parcursul anului, n registrul-inventar se nregistreaz soldurile existente la data inventarierii, la care se adaug intrrile i se scad ieirile de la data inventarierii pn la data ncheierii exerciiului).

c) Registrul "Cartea mare" este un document contabil obligatoriu n care se nscriu lunar, direct sau prin regrupare pe conturi corespondente, nregistrrile efectuate n registrul-jurnal, stabilindu-se situaia fiecrui cont, respectiv soldul iniial, rulajele debitoare, rulajele creditoare i soldurile finale. Cartea mare st la baza ntocmirii balanei de verificare i se conduce de fiecare instituie, precum i de fiecare subunitate a acesteia, cu contabilitate proprie. Registrele de contabilitate pot fi prezentate sub form de registru sau foi volante i listri informatice legate sub form de registru, dup caz. Registrele de contabilitate prevzute se numeroteaz nainte sau pe msura ntocmirii lor, iar la nchiderea conturilor, acestea se bareaz, nefiind admis nregistrarea unor operaii ulterioare. Registrul-jurnal i registrulinventar se numeroteaz i se nuruiesc nainte de depunere la organele fiscale teritoriale pentru parafare i nregistrare. Registrul-jurnal i registrul-inventar se numeroteaz i se nuruiesc nainte de depunere la organele fiscale teritoriale pentru parafare i nregistrare. Atentie la coninut: registrul inventar nu ine locul documentelor de inventariere, nu calculeaz plusurile i minusurile, ci compar valorile stocurilor, creanelor, datoriilor, imobilizrilor existente la finele anului valorile contabile cu valorile juste, de pia n scopul redimensionrii provizioanelor (creterii descreterii). 3. Balana de verificare: Pentru verificarea nregistrrii corecte n contabilitate a operaiilor patrimoniale se ntocmete lunar balana de verificare (a conturilor, evident). Balana de verificare cuprinde, pentru toate conturile sintetice, urmtoarele elemente: simbolul i denumirea conturilor (n ordinea din planul de conturi), totalul sumelor debitoare i creditoare ale lunii precedente, rulajele curente debitoare i creditoare ale lunii curente, totalul rulajelor cumulate de la nceputul anului pn la zi, debitoare i creditoare ale lunii curente, soldurile finale debitoare i creditoare (deci balane de verificare cu patru serii de egaliti) Balana de verificare la 1 ianuarie se completeaz cu soldurile finale debitoare i creditoare ale lunii decembrie. Cu ajutorul balanei de verificare se certific corelaiile dintre egalitile generate de dubla nregistrare a operaiilor patrimoniale n contabilitate, respectiv concordana dintre totalul nregistrrilor din registrul-jurnal i totalul rulajelor debitoare i totalul rulajelor creditoare din balan, precum i concordana dintre totalul soldurilor finale debitoare i creditoare din cartea mare i totalul soldurilor finale debitoare i creditoare din balan. Balana de verificare se ntocmete att pentru conturile sintetice ct i pentru cele analitice; pentru conturile analitice se poate ntocmi numai situaia soldurilor (balana soldurilor). Prin intermediul balanei de verificare analitice se verific concordana dintre conturile sintetice i conturile lor analitice. Instituiile publice care utilizeaz sisteme informatice de prelucrare automat a datelor au obligaia s asigure respectarea normelor contabile i controlul datelor nregistrate n contabilitate, precum i pstrarea acestora pe suporturi tehnice. Sistemele de prelucrare automat a datelor trebuie s permit, n orice moment, reconstituirea elementelor i coninutului conturilor, a listelor i informaiilor supuse verificrii, pornind fie de la datele de intrare, fie n ordine invers de la coninutul sintetic al conturilor, listelor sau altor informaii pe baza crora s se poat determina datele de intrare. Organele de control, cu ocazia verificrilor ce le efectueaz la instituiile care prelucreaz n sistem automat datele din contabilitate, au dreptul de acces la documentaia de analiz, programare i de utilizare a tehnicii de calcul, n vederea efecturii corespunztoare a testelor necesare. Exerciiul bugetar ncepe la 1 ianuarie i se ncheie la 31 decembrie, cu excepia primului an de activitate, cnd acesta ncepe la data nfiinrii instituiei publice prin actul normativ de nfiinare. Aceast prevedere i are suporturile sale istorice, tradiionale, legislative i chiar astronomice sau climatice. Anumite instituii precum cele de nvmnt,

spre exemplu, au probleme la trecerea din anul colar n anul fiscal, dar contabilitatea ofer toate elementele necesare translaiei i care te duc automat la anul calendaristic drept an gestionar fiscal.