Modulo I Estructura y Diseo Organizacional

ESTRUCTURA Y DISEO ORGA I!ACIO A" En el #resente $te% &ere%os la i%#ortancia 'ue dese%#ea la selecci(n de la estructura correcta en la e&oluci(n de una organizaci(n) *resentare%os los +unda%entos de la estructura y se de+inir,n conce#toso#ciones de diseo de las organizaciones) De+inici(n de estructura y diseo de la organizaci(n *ara #oder alcanzar los o./eti&os #ro#uestos #or la ad%inistraci(n- #artiendo- en la casi totalidad de los casos- de recursos li%itados- resulta necesaria la construcci(n de un esquema o modelo, 'ue #er%ita la interrelaci(n e interacci(n de sus ele%entos) "a estructura ser, entonces- la 0erra%ienta 'ue le #er%ita a la organizaci(n alcanzar sus o./eti&os) *er%ite lograr una deter%inada dis#osici(n de sus recursos+acilita la realizaci(n de las acti&idades y coordinaci(n de su +unciona%iento co%#onentes cla&es y

Seg1n 2enry Mintz.erg 3455678 La estructura organizacional puede definirse como el conjunto de medios que maneja la organizacin con el objeto de dividir el trabajo en diferentes tareas y lograr la coordinacin efectiva de las mismas. De esta %anera- #uede realizarse el es+uerzo coordinado 'ue lle&e a la o.tenci(n de o./eti&os- de+iniendo las relaciones y as#ectos %,s o %enos esta.les de la organizaci(n) En la estructura- las #artes est,n integradas- es decir 'ue se relacionan de tal +or%a 'ue un ca%.io en uno de los ele%entos co%#onentes a+ecta y genera ca%.ios en los de%,s ele%entos- en las relaciones entre los %is%os y en la conducta de la organizaci(n toda) "a estructura de una organizaci(n descri.e el %arco de la %is%a) As$ co%o los seres 0u%anos tienen es'ueletos 'ue de+inen su +or%a- las organizaciones tienen -1-

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estructuras 'ue de+inen la suya) "a estructura organizacional #uede analizarse en tres di%ensiones8 Co%#le/idad 9or%alizaci(n Centralizaci(n

"a co%#le/idad considera el grado de di+erenciaci(n en una organizaci(n) Mientras %ayor sea la di&isi(n del tra.a/o dentro de una organizaci(n- %ayor n1%ero de ni&eles 0a.r, en la /erar'u$a: y %ientras %,s est;n geogr,+ica%ente dis#ersas las unidades de la e%#resa- %,s di+$cil es coordinar a la gente y sus acti&idades) El grado en 'ue una organizaci(n se .asa en reglas y #rocedi%ientos #ara dirigir la conducta de los e%#leados es la +or%alizaci(n) Mientras %,s nor%as y regla%entos e<istan en una organizaci(n- ser, %,s +or%al su estructura) "a centralizaci(n tiene 'ue &er con el sitio donde radica la autoridad) En algunas cor#oraciones la to%a de decisiones est, %uy centralizada) "os #ro.le%as +luyen 0acia arri.a- a los altos e/ecuti&os- 'ue seleccionan la acci(n a#ro#iada) En otras organizaciones la to%a de decisiones #asa 0acia a.a/o- a ni&eles in+eriores) Esto se conoce co%o descentralizaci(n) Cuando los ad%inistradores construyen o ca%.ian la estructura de una organizaci(n- se in&olucran en el diseo organizacional) CO CE*TOS =>SICOS DE" DISEO ORGA I!ACIO A" "os conce#tos cl,sicos del diseo organizacional los +or%ularon los te(ricos de la ad%inistraci(n general) Ellos o+recieron una serie de #rinci#ios 'ue de.$an seguir los ad%inistradores en el diseo organizacional) Actual%ente estos #rinci#ios #ro#orcionan &aliosas enseanzas #ara el diseo de organizaciones e+ecti&as y e+icaces)

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Di&isi(n del tra.a/o "a di&isi(n del tra.a/o signi+ica 'ue en lugar de 'ue un indi&iduo desarrolle toda una acti&idad- ;sta se desglosa en cierto n1%ero de #asos- #or lo 'ue cada #aso lo ter%inar, un indi&iduo di+erente) En esencia los indi&iduos se es#ecializan en realizar #arte de una acti&idad- en lugar de realizarla co%#leta%ente) "a di&isi(n del tra.a/o 0ace un uso %,s e+iciente de las di+erentes 0a.ilidades de los o.reros) *unto de &ista conte%#or,neo8 los escritores cl,sicos conce.$an la di&isi(n del tra.a/o co%o una +uente inagota.le de incre%entos en la #roducti&idad) Co%o no se #on$a %uc0o en #r,ctica la es#ecializaci(n- la introducci(n de ;sta sie%#re genera.a %ayor #roducci(n) *ero e<iste un #unto en donde las desecono%$as 0u%anas 'ue causa la di&isi(n del tra.a/o 3a.urri%iento- +atiga- %ala calidad- %ayor ausentis%o- etc)7 e<ceden las &enta/as econ(%icas) 3?er +igura 47

alta

I%#acto de las econo%$as de es#ecializaci(n

*roducti&idad

I%#acto de las desecono%ias 0u%anas

.a/a Di&isi(n del tra.a/o alta

En +or%a glo.al el conce#to de la di&isi(n del tra.a/o est, &igente en la %ayor #arte de las organizaciones actuales- e<isten econo%$as en ciertos ti#os de tra.a/os #ero ta%.i;n e<isten li%itaciones) Unidad de %ando "os escritores cl,sicos argu%enta.an 'ue un su.ordinado s(lo de.er$a tener un su#erior ante el cual +uese en +or%a directa res#onsa.le) "a %ayor #arte de las organizaciones se ad0ieren en grado considera.le a este #rinci#io) Sin e%.argo-3-

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e<isten ocasiones en 'ue una r$gida ad0erencia a la unidad de %ando ocasiona un grado de in+le<i.ilidad 'ue .lo'uea el dese%#eo de una organizaci(n) Autoridad y res#onsa.ilidad "a autoridad se re+iere a los derec0os in0erentes a un #uesto ad%inistrati&o de dar ordenes y es#erar 'ue se o.edezcan) El #rinci#io de autoridad es un dog%a .,sico de los escritores cl,sicos) Cada #uesto ad%inistrati&o tiene ciertos derec0os es#ec$+icos 'ue 'uienes los ocu#an ad'uieren #or la /erar'u$a o t$tulo del #uesto) *or tanto la autoridad se relaciona con la #osici(n de uno dentro de la organizaci(n y #asa #or alto las caracter$sticas #ersonales del ad%inistrador indi&idual) Cuando delega%os autoridad- delega%os una res#onsa.ilidad #aralela- es decir- la o.ligaci(n de dese%#ear las acti&idades designadas) "os cl,sicos reconocieron dos +or%as de res#onsa.ilidad8 O#erati&a 9inal

"os ad%inistradores #asan adelante la res#onsa.ilidad o#erati&a- 'ue #uede trans+erirse a terceros) *ero e<iste un as#ecto de la res#onsa.ilidad 'ue de.e retenerse) Un ad%inistrador es res#onsa.le- en 1lti%a instancia- de las acciones de sus su.ordinados a los 'ue les otorg( la res#onsa.ilidad o#erati&a- lo 'ue signi+ica 'ue nunca #ueden delegar la res#onsa.ilidad +inal) "os cl,sicos ta%.i;n di+erenciaron entre dos +or%as de relaciones de autoridad8 Autoridad lineal Autoridad de sta++

"a lineal es a'uella 'ue #er%ite 'ue un ad%inistrador diri/a el tra.a/o de un su.ordinado) E<iste una relaci(n de autoridad su#erior @su.ordinado 'ue se e<tiende desde la ci%a de la organizaci(n 0asta el escal(n %,s .a/o- siguiendo lo 'ue se deno%ina cadena de %ando) "a autoridad de sta++ es la 'ue a#oya - ayuda y asesora a los 'ue detentan la autoridad de l$nea) En la actualidad- estas descri#ciones de autoridad ya no son tan &,lidas) En estos tie%#os se reconoce a la autoridad co%o uno de los ele%entos de un conce#to %,s a%#lio 'ue es el #oder)

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"a autoridad es un derec0o cuya legiti%idad se .asa en el #uesto de la +igura de autoridad en la organizaci(n- es decir- la autoridad &a con el #uesto) El #oder- al contrario- se re+iere a la ca#acidad #ara in+luir en las decisiones) Ao0n 9renc0 y =ertra% Ra&en identi+icaron cinco +uentes o ti#os de #oder8 *oder coerciti&o8 'ue de#ende del %iedo) Se acciona a este #oder #or te%or a los resultados negati&os 'ue #udieran ocurrir si alguien no cu%#liera) *oder de reco%#ensa8 se .asa en la 0a.ilidad #ara distri.uir algo 'ue otras #ersonas #odr,n a#reciar) "a gente cu%#le con los deseos o directrices de otra #ersona #or'ue #roduce .ene+icios #ositi&os) *oder leg$ti%o8 es el #oder con .ase en el #uesto #ersonal en la /erar'u$a +or%al) El #oder leg$ti%o y la autoridad son la %is%a cosa) *oder de e<#erto8 se .asa en la ca#acidad- 0a.ilidad es#ecial- o conoci%ientos) En los aos recientes este #oder se 0a con&ertido en una +uente cada &ez %,s i%#ortante de #oder en las organizaciones) A %edida 'ue los #uestos se 0an &uelto %,s es#ecializados- la ad%inistraci(n se &uel&e cada &ez %,s de#endiente de e<#ertos de sta++ #ara alcanzar las %etas de la organizaci(n) *oder de re+erencia8 se .asa en la identi+icaci(n con una #ersona 'ue tiene recursos o caracter$sticas #ersonales desea.les- es decir tiene caris%a) Surge de la ad%iraci(n #or otra #ersona y el deseo de ser co%o ella) De#arta%entalizaci(n "os cl,sicos a+ir%a.an 'ue las acti&idades de la organizaci(n de.$an tener una es#ecializaci(n y agru#arse en de#arta%entos) "a di&isi(n del tra.a/o crea es#ecialistas 'ue necesitan coordinaci(n) Esta coordinaci(n se +acilita al reunir a los es#ecialistas en de#arta%entos .a/o la direcci(n de un ad%inistrador) "a creaci(n de los de#arta%entos se .asa en las +unciones 'ue se desarrollan 3de#arta%entalizaci(n #or +unciones7- en los #roductos o ser&icios 'ue se o+recen 3de#arta%entalizaci(n #or #roducto o ser&icios7- en el cliente al 'ue se en+oca -5-

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3de#arta%entalizaci(n #or cliente7- en el territorio o ,rea geogr,+ica 'ue se cu.re 3de#arta%entalizaci(n geogr,+ica7- o el #roceso 'ue se e+ect1a #ara con&ertir los insu%os en el #roducto o ser&icio +inal 3de#arta%entalizaci(n #or #rocesos7) Departamentalizacin por funciones 8 es la +or%a %,s #o#ular #ara agru#ar las acti&idades)

Gerente General

Gerente 9inanzas

Gerente *roducci(n

Gerente *ersonal

Gerente &entas

9ig) B CDe#arta%entalizaci(n #or +unciones

Departamentalizacin por productos8 el agru#a%iento de acti&idades se realiza #or l$nea de #roductos)

*residente

?ice#residente co%.usti.les

?ice#residente lu.ricantes

?ice#residente *roductos 'u$%icos

*laneaci(n econ(%ica Mercadotecnia

9igura D @ De#arta%entalizaci(n #or #roductos

Departamentalizacin por clientela 8 agru#a las acti&idades en .ase a las caracter$sticas co%unes de los clientes)

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Director de &entas

Gerente de &entas al %enudeo

Gerente de &entas al %ayoreo

Gerente de &entas al go.ierno

9igura E C De#arta%entalizaci(n #or cliente

Departamentalizacin por rea geogrfica8 agru#a%iento de acti&idades con .ase en el territorio)

?ice#residente de &entas

Director de &entas regi(n occidental

Director de &entas regi(n sur

Director de &entas regi(n oriental

9igura E C De#arta%entalizaci(n #or ,rea geogr,+ica

Departamentalizacin por proceso8 agru#a%iento de acti&idades so.re la .ase de +lu/os de #roductos o clientes
Su#erintendente de #lanta

Ae+e del de#to) De &aciado

Ae+e del de#to) De #rocesado

Ae+e del de#to) De tu.er$as

9igura F @ de#arta%entalizaci(n #or #rocesos

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E 9OGUE DE CO TI GE CIA *ARA E" DISEO DE ORGA I!ACIO ES

En la actualidad no e<iste un diseo 1nico ideal de organizaci(n #ara todas las situaciones- el diseo ideal de organizaci(n de#ende de +actores de contingencia) A continuaci(n analizare%os dos %odelos gen;ricos de diseo organizacional y luego &ere%os los +actores de contingencia 'ue +a&orecen a cada uno de ellos) rganizaciones mecnicas y orgnicas La organizacin mecnica o burocrtica8 +ue el resultado de co%.inar los

#rinci#ios cl,sicos) "a ad0esi(n al #rinci#io de unidad de %ando asegur( la e<istencia de una /erar'u$a +or%al de autoridad) El %antener corto el tra%o de control a ni&eles cada &ez %,s altos dentro de la organizaci(n- cre( estructuras cada &ez %,s altas e i%#ersonales) A %edida 'ue au%enta.a la distancia entre la ci%a y la .ase se i%#on$an cada &ez %,s reglas y regla%entos) "os clasistas #ro#ugna.an 'ue todas las organizaciones +ueran %uy co%#le/as+or%alizadas y centralizadas) "as estructuras ser$an %,'uinas e+icientes- aceitadas #or reglas y rutinas y la estandarizaci(n lle&a.a a la esta.ilidad y #re&isi.ilidad) *eter DrucHer- es#ecialista en %anage%ent ta%.i;n la lla%a organizaci(n +uncional) Es la organizaci(n 'ue nace con la Re&oluci(n Industrial co%o consecuencia de la industrializaci(n- donde se en+atiza la estandarizaci(n del tra.a/o y la e%#resa de #roducci(n en %asa) Muc0as organizaciones desde +ines del Siglo III 0asta nuestros d$as 0an %antenido estos ti#os de estructuras) Entre otras- #ode%os %encionar8 9,.ricas de #roductos de consu%o %asi&o: Organizaciones de la Ad%inistraci(n *1.lica: organizaciones de recaudaci(n de ingresos #1.licos: organis%os de control: organis%os de seguridad: co%#a$as a;reas: .ancos)

"a organizaci(n .urocr,tica en+renta los siguientes +actores situacionales8 Entorno si%#le y esta.le) *roductos y ser&icios est,ndares y re#etiti&os) -8-

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Son organizaciones grandes y %aduras) Siste%a t;cnico si%#le y tra.a/o racionalizado) Organizaci(n controlada e<terna%ente) Esto #ro&oca en su interior una alta centralizaci(n y ele&ada +or%alizaci(n de los co%#orta%ientos) Todo lo 'ue 0acen estas organizaciones 3atenci(n de usuarios- contrataci(n de #ersonalco%#ras de .ienes- etc)7 tiene 'ue ser /usto y e'uitati&o) De all$ la #roli+eraci(n de nor%as 'ue rigen su actuaci(n) Esto e<#lica 'ue las organizaciones 'ue desarrollan acti&idades de control- co%o seguridadrecaudaci(n de i%#uestos- .ancos- etc)- ado#tan este ti#o de estructura)

La organizacin orgnica o tambi!n denominada ad"ocracia 8 es un contraste directo con la +or%a %ec,nica) Esta +or%a de organizaci(n es de .a/a co%#le/idad+or%alizaci(n y .astante descentralizada) Es una +or%a %uy ada#ta.le y +le<i.le a di+erencia de la anterior 'ue es r$gida y esta.le) "a estructura suelta de la ad0ocracia #er%ite ca%.iar con ra#idez seg1n lo re'uieran las necesidades) *osee di&isi(n del tra.a/o #ero los #uestos 'ue la gente ocu#a no est,n estandarizados) "os e%#leados son #ro+esionales con tendencia a ser t;cnicos 0,.iles y estar ca#acitados #ara %ane/ar di&ersos #ro.le%as) ecesitan de %uy #ocas reglas +or%ales- y #oca su#er&isi(n directa) Es .a/a en centralizaci(n a +in de 'ue el #ro+esional #ueda res#onder con ra#idez a los #ro.le%as)
rganizacin #ecnica Relaciones /er,r'uicas r$gidas Acti&idades +i/as Alta +or%alidad Canales +or%ales de co%unicaci(n Autoridad centralizada #ara la to%a decisiones) rganizacin rgnica

Cola.oraci(n tanto &ertical co%o 0orizontal Acti&idades ada#ta.les =a/a +or%alizaci(n Co%unicaci(n in+or%al de Autoridad descentralizada #ara la to%a de decisiones)

$strategia y estructura "a estructura de una organizaci(n es un %edio #ara ayudar a la ad%inistraci(n a alcanzar sus %etas) "a estructura de.e serguir a la estrategia) Si la ad%inistraci(n lle&a a ca.o un ca%.io signi+icati&o en la estrategia de su organizaci(n- necesitar, %odi+icar la estructura- #ara dar lugar a ese ca%.io) En general las organizaciones co%ienzan con un solo #roducto o l$nea de #roducto) "a si%#licidad de la estrategia a'u$ re'uiere s(lo una +or%a sencilla de estructura -9-

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#ara e/ecutarla) "as decisiones #ueden centralizarse en un 1nico ad%inistrador su#erior- %ientras 'ue la co%#le/idad y la +or%alizaci(n son .a/as) Con+or%e crece la organizaci(n- sus estrategias se &uel&en %,s a%.iciosas) De la l$nea de #roducto 1nico- a %enudo las co%#a$as e<#anden sus acti&idades dentro de la industria al ad'uirir de #ro&eedores o &ender sus #roductos de +or%a directa a los clientes) Esta estrategia de integraci(n &ertical logra una %ayor interde#endencia entre las unidades de la organizaci(n y genera la necesidad de un dis#ositi&o de coordinaci(n %,s co%#le/o) Este se logra al redisear la estructura #ara +or%ar unidades es#ecializadas con .ase en las +unciones 'ue se desarrollan) *or 1lti%o si el creci%iento sigue adelante 0acia la di&ersi+icaci(n de #roductos- se necesita 'ue la estructura se a/uste nue&a%ente #ara ganar e+iciencia) Una organizaci(n org,nica o ad0ocracia concuerda %e/or con la estrategia de #ros#ector 3inno&ar #ara so.re&i&ir7 #or'ue es +le<i.le y %a<i%iza la ada#ta.ilidad) En contraste- una estrategia de+ensi&a .usca esta.ilidad y e+iciencia y esto se logra %e/or con una organizaci(n %ec,nica) %ama&o y $structura El ta%ao de una organizaci(n a+ecta de %anera signi+icati&a su estructura) "as grandes organizaciones tienden a tener %,s es#ecializaci(n- di+erenciaci(n 0orizontal y &ertical y nor%as y regla%entos 'ue las organizaciones #e'ueas) El ta%ao a+ecta a la estructura en una &elocidad decreciente) El i%#acto del ta%ao se &uel&e %enos i%#ortante con+or%e se e<#ande una organizaci(n)

%ecnolog'a y estructura Toda organizaci(n utiliza alguna +or%a de tecnolog$a #ara con&ertir sus insu%os en #roductos) Aoan JoodKard dirigi( sus estudios a la tecnolog$a de #ruducci(n y encontr( 'ue e<ist$an claras relaciones entre clasi+icaciones tecnol(gicas 3#roducci(n unitaria- en serie- #or #rocesos7 y la estructura su.secuente de las e%#resas: 'ue la e+icacia de las organizaciones se relaciona.a con la ada#taci(n entre tecnolog$a y estructura) C0arles *erroK centraliz( su atenci(n a la tecnolog$a de conoci%ientos y concluy( 'ue entre %,s rutinaria sea la tecnolog$a- %uc0o %,s de.iera estarlo la estructura

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organizacional) A la in&ersa- tecnolog$as no rutinarias re'uieren de %ayor +le<i.ilidad estructural) (mbiente y estructura "a in&estigaci(n 0a de%ostrado 'ue el a%.iente tiene una in+luencia deter%inante so.re la estructura) En esencia- las organizaciones %ec,nicas son %,s e+ecti&as en a%.ientes esta.les %ientras 'ue las organizaciones org,nicas se desarrollan %e/or en a%.ientes din,%icos e inciertos) O*CIO ES E E" DISEO DE ORGA I!ACIL Estudiare%os algunas o#ciones de diseo organizacional- entre ellas las estructuras sencilla- %atricial- de red- de gru#o de tra.a/o y de co%it;) Estructura sencilla Organizaci(n 'ue tiene .a/a co%#le/idad y +or%alidad- #ero con una alta centralizaci(n) Es %,s +recuente encontrar estructuras sencillas en las #e'ueas e%#resas en donde el ad%inistrador y el dueo son la %is%a #ersona) "a &enta/a8 es r,#ida- +le<i.le- #oco costosa de %antener- y las res#onsa.ilidades 'uedan claras) "a des&enta/a8 es e+ecti&a s(lo en #e'ueas organizaciones #or'ue su .a/a +or%alidad y su alta centralizaci(n se traduce en una so.recarga de in+or%aci(n en la ci%a)

9igura C Estructura sencilla

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Estructura %atricial Asigna a es#ecialistas de de#arta%entos +uncionales #ara 'ue tra.a/en en uno o %,s #royectos dirigidos #or un ad%inistrador de #royectos) Crea una do.le cadena de %ando) Se utiliza la de#arta%entalizaci(n +uncional #ara o.tenerlas econo%$as de es#ecializaci(n) *ero su#er#uesto a los de#arta%entos +uncionales est, una serie de ad%inistradores 'ue son res#onsa.les de #roductos#royectos o #rogra%as es#ec$+icos dentro de la organizaci(n) "a %atriz crea una estructura glo.al 'ue tiene los #untos +uertes- tanto de la de#arta%entalizaci(n +uncional co%o de la de #roductos- %ientras 'ue e&ita sus #untos d;.iles ya 'ue #er%ite co%#artir y co%.inar los recursos es#ecializados a tra&;s de sus #roductos) Su #rinci#al des&enta/a es coordinar las acti&idades de los es#ecialistas de %anera 'ue 'ueden ter%inadas a tie%#o y dentro del #resu#uesto)
9inanzas *royecto 4 *royecto B *royecto D *royecto E *ersonal ?entas *roducci(n

9igura C Estructura %atricial Estructura de red Una #e'uea organizaci(n centralizada 'ue se a#oya en otras organizaciones #ara desarrollar sus +unciones .,sicas de negocios- so.re una .ase contractual) *er%ite a la ad%inistraci(n una gran +le<i.ilidad #ara res#onder a la co%#etencia) Es una o#ci(n &ia.le #ara la #e'uea organizaci(n- ta%.i;n es a#lica.le a grandes organizaciones) Otorga a la ad%inistraci(n la #osi.ilidad de desarrollar la +a.ricaci(n- distri.uci(n- &entas u otras +unciones cruciales del negocio con un co%#ro%iso %$ni%o de recursos)

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9igura M C Estructura de redes Adiciones Org,nicas) En ocasiones la ad%inistraci(n 'uiz,s desee %antener una estructura %ec,nica glo.al - y no ganar +le<i.ilidad en una estructura org,nica) Una alternati&a es la de agregar una unidad de estructura org,nica a una %ec,nica) Dos +or%as de lle&ar a la #r,ctica esto son los gru#os de tra.a/o y la estructura de co%it;) )rupo de trabajo8 estructura te%#oral 'ue se crea #ara desarrollar una acti&idad es#ec$+ica- .ien de+inida- co%#le/a- 'ue re'uiere la #artici#aci(n de #ersonal de cierto n1%ero de su.unidades organizacionales) $structura de comit!8 re1ne a una ga%a de indi&iduos- cruza las l$neas +uncionales #ara solucionar #ro.le%as)

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*+*L+ ),(-.( / 012L%(D( STE*2E *) RO==I S N Ad%inistraci(n Teor$a y #r,cticaO *rentice 2all MI T!=ERG- 2E RY) NDiseo de organizaciones e+icientesO) El Ateneo A"?ARE!- 2PCTOR 9) *rinci#ios de Ad%inistraci(n) Eudecor) "AROCCA- 2PCTOR Y OTROS) Gu; es Ad%inistraci(n) Ediciones Macc0i)

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