Sunteți pe pagina 1din 14

GHIDUL APLICANTULUI SINERGII PENTRU VIITOR COPII N SITUAII DE RISC

(apel de propuneri de proiecte lansat pe 18.12.3013)

__________________ ____________

RO10 Copii i tineri n situaii de risc i Iniiative locale i regionale pentru reducerea inegalitilor naionale i promovarea incluziunii sociale
- Granturile SEE 2009-2014 -

Bucureti 2013

Pentru a avea o viziune de ansamblu asupra programului i a rundei Sinergii pentru viitor-copii n situaii de risc, recomandm citirea cu atenie a Apelului de propuneri de proiecte i a Ghidului aplicantului. De asemenea, nainte de completarea Cererii de finanare, este indicat s se citeasc cu atenie cerinele fiecrei rubrici pentru a putea furniza exact informaiile solicitate, corecte i complete.

INFORMATII GENERALE Prezentul ghid al aplicantului i propune s completeze informaiile furnizate n cadrul Apelului de propuneri de proiecte pentru apelul SINERGII PENTRU VIITOR - copii n situaii de risc, lansat, pe 18.12.2013, de Fondul Romn de Dezvoltare Social (FRDS), n calitate de Operator de Program (OP) al RO10 Copii i tineri aflai n situaii de risc i Iniiative locale i regionale pentru reducerea inegalitilor naionale i promovarea incluziunii sociale", program finanat prin intermediul Mecanismului Financiar al Spaiului Economic European (SEE) 2009-2014. n acest sens, se vor relua cele mai importante aspecte ale apelului de propuneri de proiecte, furnizndu-se clarificri i informaii suplimentare. ELIGIBILITATEA PROMOTORULUI DE PROIECT PP eligibil n cadrul SINERGII PENTRU VIITOR - copii n situaii de risc sunt: - entiti publice (respectiv autoriti publice, locale i centrale, i alte instituii publice1); - organizaii neguvernamentale (ONG). PP trebuie s ndeplineasc cumulativ condiiile menionate n Apelul propunerilor de proiecte aplicabil pentru fiecare tip de entitate. Reamintim faptul c PP trebuie s aib personalitate juridic, iar, n cazul entitilor publice, acestea trebuie s fie ordonatori de credite. PP trebuie s aib experien semnificativ i relevant pentru proiect (s fi derulat, fie n calitate de aplicant, fie de partener, cel puin dou proiecte relevante adresate unor grupuri dezavantajate, n perioada 1 ianuarie 2009-31 decembrie 2013 proiecte ncepute i ncheiate n perioada menionat). n mod excepional, se accept ca numai unul dintre aceste proiecte s se ncadreze n condiiile menionate, iar pentru cel de-al doilea se admite ca: 1) s se fi derulat n aceast perioad cel puin n proporie de 70% din durata total a proiectului, n cazul n care acesta doar s-a finalizat n perioada de referin; sau (2) s se afle nc n derulare la momentul depunerii propunerii de proiect, dar s fi nceput n perioada menionat. Dac proiectul la care se face referire n cererea de finanare s-a ncheiat, se va lua n calcul valoarea final a sumei gestionate, conform raportului financiar final al proiectului i, dac acesta este nc n derulare la data depunerii propunerii de proiect, se va meniona valoarea total aprobat i valoarea care urmeaz a fi gestionat de organizaie. n cazul entitilor publice care au atribuii specifice n domeniul asistenei sociale i proteciei copiilor i tinerilor (organe de specialitate ale administraiei publice locale i centrale precum serviciile publice de asisten social, Direciile Generale de Asisten Social i Protecie a Copilului, Oficiul Romn pentru Adopii, Autoritatea Naional pentru Protecia Familiei i a Drepturilor Copilului) nu este
1

Legea nr. 500/2002 menioneaz c instituiile publice reprezint denumirea generic ce include Parlamentul, Administraia Prezidenial, ministerele, celelalte organe de specialitate ale administraiei publice, alte autoriti publice, instituiile publice autonome, precum i instituiile din subordinea acestora, indiferent de modul de finanare. Instituiile publice locale, n sensul Legii 273/2006, privind finanele publice locale, reprezint comunele, orasele, municipiile, sectoarele municipiului Bucureti, judeele, municipiul Bucureti, instituiile i serviciile publice din subordinea acestora, cu personalitate juridic, indiferent de modul de finanare a activitii acestora, deci, cu alte cuvinte, autoritile unitilor administrativ-teritoriale, instituiile publice i serviciile publice de interes local, cu personalitate juridic, indiferent de modul de finanare.

necesar a se demonstra experiena relevant n lucrul cu copiii i tinerii n situaii de risc, ci numai capacitatea de a gestiona proiecte. Ca urmare, aceste entiti publice pot include n categoria proiectelor relevante i proiecte dezvoltate n domeniul social care au fost/sunt adresate altor grupuri dezavantajate.2 PP este direct rspunztor pentru elaborarea i managementul ntregului proiectului i nu va avea intermediar pentru aceste activiti. Partenerul va rspunde, la rndul su, n faa PP pentru activitile pe care le gestioneaz direct n cadrul proiectului. PP va depune la dosarul proiectului, dup caz: Certificatul de nregistrare fiscal - n copie, cu meniunea conform cu originalul; Documentul care desemneaz / numete reprezentantul legal, n cazul entitii publice - n copie, cu meniunea conform cu originalul, respectiv documentul care valideaz alegerea reprezentantului legal (n cazul entitilor publice cu reprezentant legal ales ex, primrie, consiliul judeean); Documente legate de constituirea organizaiei neguvernamentale (ex, Certificat de nscriere n registrul asociaiilor i fundaiilor, Statut, cu modificrile i completrile ulterioare etc. vezi cerinele pentru organizaii neguvernamentale din Anexa 1, punctul 14) - n copie, cu meniunea conform cu originalul; Copie dup actul de numire a reprezentantului legal al ONG; Experiena anterioar relevant a PP n domeniul proiectului (Anexa A3 din formularul cererii de finanare, semnat de reprezentantului legal, tampilat, n original); CV-urile personalului cheie implicat din partea instituiei/organizaiei (format Europass) obligatoriu pentru echipa de management i persoanele cheie din echipa de implementare; Declaraie de eligibilitate a PP (semnat i tampilat, n original) Anexa 5; Declaraie privind bonitatea profesional i moral a persoanelor cheie din instituie/organizaie implicate n implementarea proiectului (semnat de reprezentantului legal, tampilat, n original) Anexa 6.

OP i rezerv dreptul de a solicita alte documente care s susin aceste declaraii. COLABORARE I PARTENERIAT Pentru pregtirea, implementarea i asigurarea continuitii proiectului este ncurajat colaborarea ntre sectorul de stat i societatea civil reprezentat de organizaii neguvernamentale. nainte de a ncheia un parteneriat, PP trebuie s stabileasc: - pentru ce activiti anume are nevoie de un partener (de exemplu, activiti pentru care nu are resurse/mijloace sau expertiz, factorul geografic reprezint un impediment etc.), - ce tip de contribuie va avea partenerul, - dac partenerul se impune a fi o entitate public sau privat i dac aceasta trebuie s fie din Romnia sau din statele donatoare; - ce beneficii/plus valoare aduce partenerul proiectului.

Modificat prin Corrigendum-ul nr 2, din 23.01.2014.

De asemenea, este necesar, n perioada de pregtire a proiectului, consultarea ct mai larg a grupului int, din care se vor selecta beneficiarii, cu privire la interveniile ce vor fi dezvoltate prin implementarea proiectului, ct i informarea periodic a grupului n timpul derulrii proiectului. n acest scop se vor include n propunerea de proiect informaii despre felul n care s-au desfurat aceste consultri n perioada de pregtire (cate consultri, cine a participat - ceteni, experi, alte categorii, ce concluzii au reieit, cum s-au transpus n proiect etc), ct i un plan de consultare/ informare pentru perioada implementrii3. Parteneriate locale Din Romnia, PP poate coopta ca parteneri n proiect, fie entiti publice, fie organizaii neguvernamentale. Parteneriatul ntre sectorul de stat i sectorul neguvernamental (ntre o entitate public i un ONG) este valorizat n procesul de evaluare a propunerilor de proiecte, primind mai multe puncte n evaluare n comparaie cu cel dintre dou sau mai multe instituii publice sau dou ONG-uri. Pentru a se constitui n parteneri eligibili, potenialii parteneri trebuie s ndeplineasc toate condiiile precizate n Apelul pentru propuneri de proiecte (seciunea Parteneri de proiect eligibili - Parteneriatul local). n cazul PP entitate public ce dorete s ncheie un parteneriat cu o organizaie neguvernamental, aceasta din urm trebuie s fi fost selectat conform prevederilor legislaiei romneti legate de selecia unui partener din mediul privat. Metodologia de selecie este elaborat de ctre PP i aprobat de reprezentantul legal al PP. PP entitate public poate alege ca parteneri alte entiti publice, din Romnia, fr a derula o procedura de selecie. PP va susine, n propunerea de proiect, valoarea adugat pe care o aduce parteneriatul. Partenerul reprezentat de o organizaie neguvernamental trebuie s aib experien relevant n domeniu (s fi derulat, fie n calitate de aplicant, fie de partener, cel puin dou proiecte relevante adresate copiilor n domeniul abordat de proiect, n perioada 1 ianuarie 2009-31 decembrie 2013 proiecte ncepute i ncheiate n perioada menionat). n mod excepional, se accept ca numai unul dintre aceste proiecte s se ncadreze n condiiile menionate, iar pentru cel de-al doilea se admite ca: 1) s se fi derulat n aceast perioad cel puin n proporie de 70% din durata total a proiectului, n cazul n care acesta doar s-a finalizat n perioada de referin; sau (2) s se afle nc n derulare la momentul depunerii propunerii de proiect, dar s fi nceput n perioada menionat. Dac proiectul la care se face referire n cererea de finanare s-a ncheiat, se va lua n calcul valoarea final a sumei gestionate, conform raportului financiar final al proiectului i, dac acesta este nc n derulare la data depunerii propunerii de proiect, se va meniona valoarea total aprobat i valoarea care urmeaz a fi gestionat de organizaie. PP poate ncheia de asemenea parteneriate cu entiti publice care au activitate relevant n domeniul abordat de proiect (ex, Direcia General de Asisten Social i Protecia Copilului, Direcia de Sntate Public, inspectorate colare etc.), cu condiia ca acestea s contribuie semnificativ la implementarea proiectului. n cazul n care entitile publice partenere nu au derulat proiecte care s poat fi prezentate n Anexa A4 a cererii de finanare, acestea pot include aici alte activiti derulate i care demonstreaz expertiza i experiena relevante pentru domeniul proiectului. Partenerii PP din Romnia vor pune la dispoziia proiectului experi care au pregtire, competene i experien adecvate pentru postul pentru care sunt propui n proiect. n acest sens, se va avea n vedere c implicarea aceluiai expert n mai multe proiecte depuse la FRDS (fie la acelai apel, fie la alte apeluri ale programului) trebuie s fie, pe ct posibil, limitat. Ca urmare, vor desemna echipe diferite de experi pentru fiecare proiect (acest lucru nsemnnd ca cel puin din echip i coordonatorul echipei s fie
3

Modificat prin Corrigendum-ul nr 2, din 23.01.2014.

persoane diferite de la un proiect la altul). Dac totui exist situaii n care acelai expert este implicat n mai multe proiecte depuse la FRDS (ex, specialist achiziii, contabil), se va prezenta o justificare corespunztoare. 4 n cazul n care exist parteneri din ar, se vor ataa la dosar, dup caz: - Declaraia PP entitate public privind respectarea prevederilor legale aplicabile n alegerea organizaiei neguvernamentale partenere, din Romnia, semnat i tampilat, n original (Anexa 7); Acordul de parteneriat, pe modelul furnizat de OP (Anexa 2), semnat de parteneri, n original; Certificatul de nregistrare fiscal - n copie, cu meniunea conform cu originalul; Documente de constituire a entitii publice/ organizaiei neguvernamentale (aceleai ca n cazul n care entitatea public/ ONG-ul ar fi fost PP) - n copie, cu meniunea conform cu originalul; Documentul care desemneaz / numete reprezentantul legal, n cazul entitii publice - n copie, cu meniunea conform cu originalul, respectiv documentul care valideaz alegerea reprezentantului legal (n cazul entitilor publice cu reprezentant legal ales ex, primrie, consiliul judeean) Experiena relevant a partenerului n domeniul proiectului (Anexa A4 din formularul cererii de finanare, semnat de reprezentantului legal, tampilat, n original); CV-urile personalului implicat din partea instituiei/organizaiei (format Europass); Declaraie de eligibilitate a partenerului (Anexa 5) - semnat de reprezentantul legal, tampilat, n original; Declaraie privind bonitatea profesional i moral a persoanelor cheie din organizaie implicate n implementarea proiectului (Anexa 6) - semnat de reprezentantul legal, tampilat, n original.

Parteneriatul cu entiti din statele donatoare PP poate de asemenea s contacteze i s implice n proiect entiti din statele donatoare (Islanda, Liechtenstein i Norvegia). PP va putea aplica, n acest caz, pentru obinerea de fonduri pentru activiti bilaterale (seed money) care sunt alocate pentru activiti de identificare de parteneri i pregtire, n colaborare, a propunerii de proiect. Informaii suplimentare despre procedura de aplicare i condiiile de finanare se gsesc pe site-ul FRDS la adresa www.frds.ro . n acest caz, se vor ataa la dosar (se accept n limba englez): Scrisoarea de intenie i Declaraie de eligibilitate (Anexa 3), semnat de partener (original sau copie) privind eligibilitatea partenerului, implicarea i rolul su n proiect. Acordul de parteneriat (Anexa 4), semnat de parteneri, n copie sau original (n cazul n care a fost ncheiat).

Acordul de parteneriat ntre PP i partenerul extern nu este obligatoriu la momentul depunerii proiectului. n cazul n care, pn la data limit de depunere a proiectului, nu s-a finalizat semnarea Acordului de parteneriat, acesta va fi depus, n original, n cel mult 30 de zile calendaristice de la data limit de depunere a proiectelor; n caz contrar, proiectul va fi respins de la orice faz ulterioar de evaluare. CV-urile personalului implicat din partea organizaiei din statele donatoare (format Europass, n englez) pot fi prezentate i ulterior depunerii proiectului, n cazul n care acesta este propus pentru finanare. PP va susine, de asemenea, n propunerea de proiect, valoarea adugat pe care o aduce parteneriatul cu entitatea din statele donatoare.

Modificat prin Corrigendum-ul nr 2, din 23.01.2014.

ELIGIBILITATEA GRUPULUI INT/BENEFICIARILOR Fiecare proiect va aborda, n mod obligatoriu, grupul int principal: copii aflai n situaii de risc. De asemenea, pentru a contribui la ntrirea caracterului integrat al proiectului, este recomandat ca PP s abordeze i grupuri secundare, cum sunt: - prinii (inclusiv prini substitutivi, care au copii n plasament sau prini care au adoptat copii abandonai) i tutori sau ali membri ai familiilor copiilor care fac parte din grupul int principal; - personalul/profesionitii/voluntarii care lucreaz cu/furnizeaz servicii pentru copii care fac parte din grupul int principal (ex, profesori i educatori, ngrijitori, lucrtori sociali, asisteni sociali, psihologi etc.) - ali membri ai comunitii din care face parte grupul int principal. n prezentarea grupului int, se va descrie ct mai exact n ce const situaia de risc specific pentru grupul int principal, furnizndu-se date statistice relevante (cu precizarea sursei). Analiza va ine cont att de factorii de risc (care pot accentua nivelul riscului), ct i de oportunitile care pot crete ansele obinerii unor rezultate bune n cazul unei intervenii. PP va defini criterii clare de selecie a beneficiarilor care vor beneficia de serviciile furnizate prin proiect. n selecia beneficiarilor, se va ine cont de respectarea principiilor egalitii de anse i a drepturilor omului (ex, pentru persoane cu aceleai nevoi, se va asigura accesul egal la servicii specifice, indiferent de sex, religie, orientare politic sau sexual, dreptul la educaie etc.). Pentru definirea indicatorilor proiectului n relaie cu beneficiile aduse grupului/grupurilor int, PP va ine cont de recomandarea de a formula indicatori care s msoare n profunzime rezultatele proiectului (ex., accesul populaiei feminine la servicii de educaie etc.). n faza de implementare, PP va prezenta, n rapoarte, informaii privind interveniile realizate n cadrul proiectului, inclusiv despre msurile intreprinse i statistici privind beneficiarii de etnie rom, potrivit indicatorilor stabilii la nivelul proiectului. Conformitatea cu realitatea a datelor referitoare la populaia de etnie rom va fi confirmat i asumat de PP i parteneri. Cu ocazia vizitelor de monitorizare n teren, OP va observa i aprecia participarea romilor la activitile proiectului5. ELIGIBILITATEA OBIECTIVULUI I A ACTIVITILOR PRINCIPALE PP va utiliza fondurile alocate pentru dezvoltarea i implementarea unor msuri care s mbunteasc/s faciliteze accesul la educaie formal i non-formal a grupurilor int. Proiectele se vor constitui n oportuniti reale de sprijin pentru beneficiarii n scopul depirii situaiei de dificultate, vulnerabilitate sau dependen i nu se vor limita la activiti de tipul diseminare de informaii, acces la activiti de petrecerea timpului liber, cercetare, amenajare i dotare de spaii, instruiri, conferine etc. n acest sens, va aborda minim 2-3 msuri concrete, pro-active pentru atingerea obiectivului de cretere a accesului la servicii publice a copiilor i tinerilor aflai n situaii de risc astfel nct proiectul s respecte conceptul de servicii integrate.

Modificat prin Corrigendum-ul nr 2, din 23.01.2014.

Se acorda finanare numai proiectelor care i propun nfiinarea unor servicii complementare sau inovative n raport cu cele existente i care sprijin beneficiarii n accesarea serviciilor publice (indiferent de tipul de furnizor - public sau privat) furnizate n sistemul de educaie, sntate sau de protecie social, evitndu-se duplicarea acestora (ex., nu se acord finanare pentru construirea sau funcionarea unor uniti de nvmnt, publice sau private grdinie, coli, licee, nu se doteaz secii de spital sau instituii de ocrotire a copiilor). De asemenea, programul nu sprijin msuri care conduc la suprapunererea obiectivelor de finanare cu fondurile structurale i de coeziune (ex, nu finaneaz proiecte care au ca obiectiv crearea unor uniti de economie social). Toate activitile proiectului se vor realiza n Romnia (cu excepia cazului in care sunt prevazute anumite evenimente, bine justificate, cum ar fi vizite in statele donatoare pentru schimbul de experien i knowhow). Spaiul de derulare a activitilor Un criteriu important n alegerea spaiului este ca acesta s fie ct mai accesibil beneficiarilor crora li se adreseaz proiectul. Este indicat s se utilizeze spaii aflate n proprietatea public sau privat a statului. Dac nu se gsete o soluie n acest sens, spaiul poate fi pus la dispoziie de o organizaie neguvernamental (nu este permis implementarea proiectelor n spaii ce aparin unor persoane fizice). n ambele cazuri, dac se solicit amenajarea i dotarea spaiului, proprietarul l va pune la dispoziie inclusiv pe o durat de minim 5 ani dup terminarea finanrii, iar autoritile locale se vor angaja s susin costurile de funcionare a serviciilor cel puin la aceiai parametri. Proprietarul terenului/spaiului pus la dispoziie va completa i depune la dosarul proiectului o declaraie urmnd modelul din Anexa 8 a Ghidului aplicantului.6 Se pot realiza i construcii de spaii destinate activitilor cu beneficiarii, dar exclusiv pe terenurile aflate n proprietatea autoritilor locale. n acest scop se vor planifica realist toate etapele necesare realizrii lucrrii i obinerii tuturor avizelor, asfel nct s nu se reduc perioada de furnizare a serviciilor ctre beneficiari i s se asigure respectarea obligaiilor i indicatorilor de rezultat conform proiectului (aspect ce va fi avut n vedere la evaluare). n cazul n care este pus la dispoziia proiectului un spaiu sau teren, se vor ataa documente de proprietate asupra acestor bunuri - n copie, cu meniunea conform cu originalul (ex, contract de proprietate, acordul proprietarului pentru punerea la dispoziie a spaiului att pe perioada derulrii proiectului, ct i dup etc.). Pe lng documentele care atest dreptul de proprietate i de utilizare a spaiului n interesul proiectului, acolo unde sunt necesare lucrri de construcii (construcii de spaii, renovri de cldiri etc.), se vor ataa: - Studiul de fezabilitate privind obiectivul care se dorete a fi realizat (nu mai vechi de patru ani; n copie, cu meniunea conform cu originalul)/documentaia de avizare a lucrrilor de intervenii; n cazul lucrrilor simple, care nu necesit autorizaie de construire (ex, zugrveli, schimbare mobilier sanitar etc.), este suficient un deviz estimati de lucrri elaborat de un specialist n domeniu,7 - Avizul proiectantului iniial/Raport de expertiz tehnic - n copie, cu meniunea conform cu originalul,
6 7

Modificat prin Corrigendum-ul nr 2, din 23.01.2014. Modificat prin Corrigendum-ul nr 2, din 23.01.2014.

- Certificatul de urbanism (valabil la data depunerii proiectului, n copie, cu meniunea conform cu originalul), emis pentru ntregul amplasament al lucrrii care face obiectul solicitrii de finanare, avizat i aprobat potrivit legii, - Acordul de mediu (valabil la data depunerii proiectului, n copie, cu meniunea conform cu originalul), emis de autoritatea competent pentru protecia mediului (acolo unde este cazul), - Alte avize/acorduri cerute de lege, dup caz8, - Acordul proprietarului pentru derularea unor lucrri de construcii/amenajare. DURATA PROIECTULUI I PERIOADA DE IMPLEMENTARE n stabilirea duratei proiectului, PP va ine cont de limitele stabilite n cadrul programului (durata minim i maxim a unui proiect, data final pentru eligibilitatea cheltuielilor n cadrul proiectului date prezentate n Apelul pentru propuneri de proiecte), de aplicarea procedurilor de achiziii, de specificul sistemului de raportare i plat, dar i de aspectele individuale ale proiectului (tipuri de activiti, tipuri i nivel de costuri estimate etc.). n funcie de numrul de proiecte depuse i de durata procesului de evaluare i selecie, se estimeaz contractarea acestor proiecte nu mai devreme de iulie 2014. BUGETUL PROIECTULUI Bugetul proiectului va include exclusiv costuri eligibile (costuri directe, costuri indirecte i costuri neprevzute). Costurile directe eligibile ale proiectului sunt acele costuri identificate de PP i/sau de partener, n conformitate cu principiile proprii de contabilitate i regulile interne uzuale, ca fiind costuri specifice, direct legate de implementarea proiectului i care pot fi, n consecin, direct atribuite acestuia. Costurile indirecte sunt acele costuri eligibile care nu pot fi identificate de ctre PP i/sau de partener ca fiind direct atribuite proiectului, dar care pot fi identificate i justificate de ctre sistemul contabil ca fiind efectuate n relaie direct cu costurile eligibile atribuite proiectului. Acestea nu includ costurile eligibile directe ale proiectului. Costurile indirecte pot fi identificate prin oricare dintre urmtoarele metode: 1. pe baza costurilor indirecte reale - pentru acei PP i parteneri care utilizeaz un sistem analitic de contabilitate, 2. pe baza calculului unei rate forfetare (pn la 10% din costurile totale directe eligibile, exclusiv costurile directe aferente subcontractrilor i costurile cu resursele puse la dispoziie de ctre teri). Se recomand determinarea costurilor indirecte prin utilizarea ratei forfetare. Aceasta se calculeaz la momentul ntocmirii bugetului de proiect i nu necesit justificare cu documente, pe parcursul implementrii proiectului (spre deosebire de prima variant), decontarea fcndu-se conform ratei forfetare determinate de PP/partener, dup metodologia prezentat n Anexa 9. Dac bugetul proiectului cuprinde costuri indirecte alocate partenerului, metodologia de decontare a acestora va fi menionat n Acordul de parteneriat. Dac au fost prevzute anumite sume la linia de buget Costuri neprevzute, acestea vor fi argumentate corespunztor n Justificarea bugetului. Valoarea maxim a acestor costuri este de 5% din costurile eligible
8

Modificat prin Corrigendum-ul nr 2, din 23.01.2014.

directe. Costurile neprevzute vor putea fi utilizate numai cu aprobarea n avans a OP, constituind modificare major a proiectului. Suma bugetat pentru activiti bilaterale nu trebuie s depeasc 2% din totalul costurilor eligibile ale, constituind modificare major a proiectului. Pentru a fi decontate din grantul proiectului, cheltuielile trebuie s fi fost efectiv angajate de ctre PP sau partener i ndeplineasc urmtoarele criterii: au fost angajate ntre prima i ultima zi a perioadei de eligibilitate aa cum este definit n contractul de finanare nerambursabil, sunt corelate cu activitile proiectului i sunt prevzute n bugetul estimat al proiectului, sunt proporionale i necesare pentru implementarea proiectului, sunt utilizate exclusiv n scopul realizrii obiectivului proiectului i rezultatelor preconizate ale acestuia, ntr-o manier compatibil cu principiile managementului financiar eficient i eficace, sunt identificabile i verificabile, n special prin nregistrarea lor n contabilitatea PP i / sau partenerului, i sunt stabilite n conformitate cu standardele contabile aplicabile rii n care PP i / sau partenerul este stabilit i cu respectarea principiilor contabile general acceptate, i respect prevederile specifice ale legislaiei n vigoare.

Proiectul va include, n mod obligatoriu, n susinerea bugetului proiectului, o justificare a costurilor estimate (detaliere pe tipuri de costuri i preuri unitare) Anexa A2 din formularul cererii de finanare. n acest sens, se recomand includerea n bugetul proiectului a unor costuri proporionale i corecte n raport cu obiectivele, activitile i rezultatele planificate ale acestuia. Modalitatea de ntocmire a bugetului va face obiectul evalurii proiectului i, n situaia n care se consider necesar, evaluatorii vor face propuneri de revizuire a bugetului. Cursul de referin pentru ntocmirea bugetului proiectului Pentru ntocmirea bugetului proiectului i verificarea ncadrrii n limitele minime i maxime ale grantului solicitat, se va avea n vedere cursul InforEuro din luna ianuarie 2014 (1 Euro = 4,4707 lei) pe care l putei verifica pe site-ul Comisiei Europene, la adresa http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/inforeuro/inforeuro_en.cfm Ca urmare, la acest curs de referin, grantul minim pentru acest apel este de 894.140 lei, iar grantul maxim este de 2.682.420 lei. Conform articolului nr. 3 din Normele de aplicare a OUG 23/aprilie 2013, valoarea total a contractelor semnate ntre OP si PP se exprim n lei i este calculat la cursul InforEuro valabil la data semnrii contractelor. n consecin, la semnarea contractelor, se verific nc o dat ncadrarea n limitele minime i maxime ale grantului, folosind acest al doilea curs de referin (dac va fi cazul, nu se va elibera o sum care s depeasc limita respectiv)9. mprirea bugetului pe parteneri Planul de pli ctre partener va fi prezentat n Acordul de parteneriat.

Seciune introdus prin Corrigendum-ul nr 2, din 23.01.2014.

n cazul n care exist parteneri din statele donatoare, PP va avea n vedere faptul c, pe lng conturile deschise pentru grant la trezoreria local, va trebui s deschid conturi, n lei i valut, la o banc comercial pentru transferul fondurilor alocate acestor parteneri (n cazul n care s-a stabilit c acetia i gestioneaz singuri bugetul). Transferul se face n Euro. n cazul n care partenerul nu i va respecta obligaiile asumate, PP se va asigura c va suplimenta corespunztor resursele alocate proiectului pentru a acoperi retragerea partenerului din proiect. CONTRIBUIA PRIVAT10 Promotorii de Proiecte reprezentai de organizaiile neguvernamentale vor avea n vedere c trebuie s aib o contribuie de 10% din valoarea costurilor eligibile ale proiectului. Aceast contribuie poate fi 100% n bani SAU cel puin 50% n bani i restul n munc voluntar (conform articolului 5.4.5 din Regulamentul SEE). Pentru estimarea valorii muncii voluntare, se vor avea n vedere timpul alocat, durata i valoarea unitar. Preurile unitare utilizate se vor calcula n funcie de datele oficiale aflate n vigoare la data lansrii prezentului apel de proiecte. Astfel: a) n cazul muncii care vizeaz activiti administrative/munc necalificat, se utilizeaz ca reper salariul de baz minim brut garantat n plat pe ar; b) n cazul unor servicii specializate/activiti complexe, care vizeaz cunotine i abiliti/competene specifice, se utilizeaz ca reper ctigul salarial mediu brut pe ar utilizat la fundamentarea bugetului asigurrilor sociale de stat. Potrivit Hotrrii de Guvern nr. 871/18.11.2013 pentru stabilirea salariului de baz minim brut pe ar garantat n plat, Art. 1: (1) ncepnd cu data de 1 ianuarie 2014, salariul de baz minim brut pe ar garantat n plat se stabilete la 850 lei lunar, pentru un program complet de lucru de 168 de ore n medie pe lun n anul 2014, reprezentnd 5,059 lei/or. (2) ncepnd cu data de 1 iulie 2014, salariul de baz minim brut pe ar garantat n plat se stabilete la 900 lei lunar, pentru un program complet de lucru de 168 de ore n medie pe lun n anul 2014, reprezentnd 5,357 lei/or. n conformitate cu Legea nr. 6/21.02.2013 (a bugetului asigurrilor sociale de stat pe anul 2013), ctigul salarial mediu brut utilizat la fundamentarea bugetului asigurrilor sociale de stat pe anul 2013 este de 2.223 lei. nainte de semnarea contractului de proiect, PP va prezenta OP un grafic de prestarea a contribuiei private (pn la predarea ultimului raport intermediar al proiectului, PP va presta integral contribuia n bani, conform valorii stabilite n buget, i cel puin 80% din contribuia n munc, dac este cazul)11. AUDITUL PROIECTULUI Bugetul proiectului va include, n mod obligatoriu, costuri legate de auditul proiectului. Astfel, fiecare raport intermediar, precum i raportul final va fi nsoit de un raport de audit realizat de ctre un auditor independent acreditat de Camera Auditorilor Financiari din Romnia.
10 11

Seciune introdus prin Corrigendum-ul nr. 1 din 23.12.2013 i modificat prin Corrigendum-ul nr 2, din 23.01.2014. Paragraf introdus prin Corrigendum-ul nr 2, din 23.01.2014.

10

Partenerii din statele donatoare pot include, la rndul lor n bugete costuri de audit. Opinia dat de auditorul strin n raportul de audit este considerat necesar i suficient pentru a certifica faptul c toate cheltuielile efectuate de acesta n cadrul proiectului respect cerinele aplicabile (ex., Regulamentul SEE, Apelul de propuneri de proiecte, Ghidul aplicantului, Acordul de parteneriat). n cazul entitilor publice din statele donatoare, ca parteneri, dac nu se contracteaz un auditor extern, atunci este necesar a se face dovada ca auditorul intern autorizat este independent fa de entitatea care l-a angajat. Suma bugetat pentru costuri de audit nu trebuie s depeasc 3,5% din totalul costurilor eligibile ale proiectului. PROCEDURI DE ACHIZIII APLICABILE Pentru atribuirea contractelor de furnizare de bunuri, servicii sau lucrri, PP trebuie s respecte prevederile legislaiei naionale n domeniul achiziiilor publice, respectiv O.U.G. nr. 34/2006, n cazul n care au statut de autoritate contractant, sau Ordinul nr. 1120/2013 privind aprobarea procedurii simplificate aplicate de beneficiarii privai n cadrul proiectelor finanate din instrumente structurale, obiectivul Convergen, precum i n cadrul proiectelor finanate prin Mecanismele Financiare SEE i Norvegian 2009-2014, n cazul entitilor care nu au statut de autoritate contractant conform O.U.G. nr. 34/2006. Nu este admis ncredinarea efecturii procedurilor de achiziii n cadrul proiectului ctre un partener n vederea evitrii aplicrii prevederilor OUG 34/2006. n mod excepional, partenerul din statele donatoare poate efectua achiziiile necesare derulrii activitii lui n proiect prin folosirea procedurilor legale de achiziii aplicabile n ara n care i are domiciliul fiscal sau a procedurilor aplicabile n cadrul organizaiei din care face parte. n acest caz, opinia auditului va cuprinde i referiri despre respectarea reglementrilor aplicabile achiziiilor. CONTINUITATEA PROIECTULUI Fiecare PP va trebui s demonstreze, dup caz, felul n care va utiliza rezultatele obinute dup ncheierea proiectului i cu ce resurse vor continua acestea dup ncheierea finanrii. n acest scop, va elabora, n cuprinsul cererii de finanare, un plan de sustenabilitate a proiectului. n cazul n care proiectul va fi propus pentru aprobare, PP va trebui s demonstreze cu documente suplimentare angajamentele respective (ex., Hotrri ale Consiliului Local de angajare a bugetului local pentru preluarea costurilor de funcionare a proiectului, angajmente ale partenerilor de proiecte sau ale unor tere pri privind susinerea proiectului). PROMOVAREA PROIECTULUI Proiectul va conine, n mod obligatoriu, un Plan de comunicare i promovare dezvoltat conform regulilor stabilite n Manualul de comunicare i design (Anexa A6 din formularul cererii de finanare). Planul de comunicare trebuie s includ cel puin urmtoarele tipuri de informaii: - obiectivele planului i grupurile int vizate, inclusiv factorii interesai, la nivel naional, regional sau local i publicul larg; - strategia de comunicare, inclusiv informaii despre coninut, activiti, mijloace de comunicare i planificarea n timp, avnd n vedere valoarea adugat i impactul proiectului / finanrii; - cel puin dou activiti de informare privind progresul i rezultatele obinute n cadrul proiectului (de exemplu: evenimente de lansare i nchidere a proiectului etc.);

11

msurile de evaluare a eficienei activitilor de informare i publicitate din perspectiva vizibilitii i promovrii proiectului, a obiectivelor i impactului acestora, inclusiv persoana de contact.

Solicitanii trebuie s aib n vedere publicarea periodic pe internet a informaiilor despre proiect i activitile /rezultatele acestuia, fie printr-o pagin dedicat, fie ntr-o seciune a paginii web proprii a PP. n consecin, la ntocmirea bugetului proiectului, se vor avea n vedere costurile aferente activitilor de promovare (ex, evenimente de lansare i nchidere a proiectului, comunicate de pres, materiale publicitare/informative, panou publicitar al proiectului, inscripionarea echipamentelor achiziionate din grant etc.). PRINCIPII TRANSVERSALE ALE PROGRAMULUI Pentru a fi finanat, proiectul va demonstra c respect i promoveaz principiile transversale ale programului (buna guvernare, dezvoltarea durabil, egalitatea de gen), att din punctul de vedere al implementrii activitilor, ct i din perspectiva managementului general al organizaiei i, dac este cazul, al partenerilor. Buna guvernare este caracterizat prin: - Participare i incluziune participarea tuturor prilor interesate relevante, n mod direct sau prin intermediul organizaiilor sau instituiilor (publice i private); - Responsabilitate responsabilitate fa de cei care vor fi afectai de deciziile sau aciunile respective; -Transparen deciziile i aplicarea acestora sunt realizate cu respectarea normelor i regulamentelor; informaiile sunt liber disponibile i direct accesibile; -Receptivitate instituiile i procesele acestora deservesc toi factorii de interes ntr-un cadru de timp rezonabil; - Eficacitate i eficien instituiile i procesele acestora produc rezultate care satisfac nevoile societii n timp ce asigur cea mai bun utilizare a resurselor puse la dispoziia lor; - Respectarea legislaiei n vigoare un cadru juridic echitabil care este pus n aplicare n mod imparial, respectnd drepturile omului i fr corupie. La nivelul PP i partenerilor care implementeaz proiecte n cadrul SINERGII PENTRU VIITOR, buna guvernare se poate traduce prin implicarea membrilor grupului int n luarea deciziilor care i privesc, existena unor proceduri de funcionare clare, care respect Regulamentul SEE i legislaia n vigoare, un management financiar bun, managementul riscului, evaluare i monitorizare permanent a proiectului. Dezvoltarea durabil este un concept integrat care: - are ca scop mbuntirea calitii vieii generaiilor actuale i viitoare, n timp ce protejeaz capacitatea Pmntului de a susine viaa, n toat diversitatea ei; - se bazeaz pe democraie, respectarea legii i a drepturilor fundamentale inclusiv a libertii, egalitii de anse i diversitii culturale; - promoveaz nivele ridicate de ocupare ntr-o economie bazat pe educaie, inovare, coeziune social i teritorial i pe protejarea sntii umane i a mediului.

12

Dezvoltarea durabil are n vedere trei aspecte: - mediul nconjurtor: evaluarea sistematic a impactului proiectelor pentru mediu i integrarea unor msuri specifice pentru a limita orice impact negativ (de exemplu: folosirea resurselor naturale regenerabile, reciclarea deeurilor, prevenirea polurii solului, apei sau aerului etc.); - sustenabilitatea economic: promovarea dezvoltrii economice la nivel local / regional / naional, crearea de noi locuri de munc i susinerea iniiativelor antreprenoriale; - sustenabilitatea social: construirea capitalului social; asigurarea respectrii nevoilor i prioritilor, precum i promovarea egalitii i nondiscriminrii grupurilor diferite pe criterii de gen, etnie, dizabilitate, vrst, orientare sexual, afiliere religioas; contribuia la lupta mpotriva srciei i excluziunii sociale, inclusiv a copiilor; facilitarea accesului la educaie i formare vocaional; mobilitate, sntate, angajare i asigurarea unei locuine. Egalitatea de gen implic lipsa discriminrii pe baz de gen n accesul la resurse, activiti i beneficii, oferind, att brbailor, ct i femeilor, drepturi i oportuniti egale n toate domeniile sociale i economice, n vederea unei dezvoltri durabile. Principiul egalitii de gen se reflect att n activitatea organizaiei, n general (de exemplu, prin facilitarea angajrii unui numr proporional de brbai i femei), ct i n derularea activitilor proiectului (de exemplu, prin asigurarea accesului la activiti att a brbailor, ct i a femeilor; sau prin activitile care abordeaz tematici specifice egalitii de gen). Pentru a identifica nevoile specifice ale femeilor i respectiv ale brbailor, trebuie avute n vedere aspecte legate de: - Reprezentare i participare: n grupul int numrul de brbai e diferit de numrul de femei? Care sunt caracteristicile acestor grupuri? - Acces la resurse: Cum sunt mprite resursele ntre brbaii i femeile din grupul int (timp, informaii, bani i putere economic, educaie, training, munc, comunicare i IT, servicii sociale, mobilitate)? - Drepturi, norme i valori: Exist presupuneri cu privire la activitatea brbailor i a femeilor din zona vizat de proiect? Cum influeneaz aceste presupuneri rolurile de gen i diviziunea muncii bazat pe gen? n pregtirea i implementarea proiectelor se va ine cont de standardele relevante ale Consiliului Europei privind drepturile omului i buna guvernare, inclusiv de Convenia pentru Aprarea Drepturilor Omului i a Libertilor Fundamentale. De asemenea, proiectele propuse vor contribui activ la creterea gradului de toleran, antidiscriminare, respect pentru drepturile omului i drepturile minoritilor, nelegere intercultural i acceptarea diversitii. PREGTIREA PROPUNERII DE PROIECT PP este principalul responsabil pentru iniierea, pregtirea i transmiterea propunerii de proiect, care rspunde de managementul proiectului i asigur implicarea activ a partenerilor n pregtirea aplicaiei i implementarea proiectului. Pentru ca aciunea PP s fie de succes, nainte de elaborarea i depunerea unui proiect, se vor organiza ntlniri cu participare ct mai reprezentativ a membrilor grupurilor int. Acolo unde este cazul, PP va ncuraja participarea specialitilor romi n procesul de elaborare i implementare a proiectelor (ex: nvtori, profesori de limba romani, mediatori sanitari sau colari, experi/consilieri locali etc.)

13

Pe baza concluziilor i informaiilor obinute n urma ntlnirilor cu membrii grupurilor int, a discuiilor cu partenerii (dup caz), specialitii locali completeaz formularul cererii de finanare (model furnizat de OP), urmrind cu atenie recomandrile din Apelul de propuneri de proiecte i din prezentul ghid, furniznd informaii clare i relevante care s susin necesitatea finanrii. Pentru justificarea proiectului, se ncurajeaz PP i partenerii s consulte rapoarte, statistici relevante etc. i s utilizeze aceste informaii pentru a susine necesitatea proiectului propus att n comunitatea vizat, ct i cu referire la contextul programului, cadrul legal i standardele existente n domeniu. Se recomand consultarea periodic a site-ului FRDS n vederea accesului la informaii suplimentare coninute n rspunsurile la ntrebrile frecvente ale potenialilor aplicani sau erate publicate de OP, la adresa www.frds.ro .

LISTA ANEXELOR Anexa 1: Coninutul-cadru al dosarului de solicitare a finanrii Anexa 2: Acord de parteneriat (model) Anexa 3: Letter of intent and Statement on eligibility - pentru partenerul din statele donatoare (model) Anexa 4: Partnership Agreement ntre PP i partenerul din statele donatoare (model) Anexa 5: Declaraie privind eligibilitatea pentru PP i partenerul local (model) Anexa 6: Declaraie privind bonitatea profesional i moral a persoanelor implicate n implementarea proiectului, pentru PP i partenerul local (model) Anexa 7: Declaraie PP privind respectarea prevederilor legale aplicabile n alegerea partenerului privat (model) Anexa 8: Declaraie care cuprinde atestri/certificri ce trebuie date de ctre proprietarii i/sau administratorii de drept ai terenurilor i/sau cldirilor aflate n proprietate public sau privat a statului (inclusiv cele aparinnd autoritilor locale) i pe care se execut lucrri de infrastructur (model) Anexa 9: Metodologie de calcul a costurilor indirecte

14