Coninutul i funciile documentelor de eviden

Din punct de vedere teoretic, al activitii de concepie, documentarea const n cercetarea fiecrui gen de operaii economice pentru: determinarea caracteristicilor eseniale ale operaiilor economice pentru : determinarea caracteristicilor eseniale ale operaiilor economice care fac posibil cunoaterea acestora; stabilirea datelor informaionale reprezentative ale caracteristicilor respective ; precizarea modului de culegere, consemnare i organizare a acestor date n cadrul documentelor, pentru a asigura folosirea lor optim n procesul informaional economic; proiectarea formularelor de documente corespunztoare fiecrui gen de operaii economice ; elaborarea instruciunilor de completare a acestor formulare. Ca activitate practic, documentarea const n examinarea fiecrei operaii economice, determinarea, culegerea i consemnarea n documente a datelor informaionale reprezentative, care dau posibilitatea cunoaterii acestor operaii. ub aspect didactic, este necesar s fie studiate ambele laturi ale documentrii, ntr!o str"ns legtur. Documentarea este o aciune ce se materializeaz cu a#utorul documentelor economice, motiv pentru care coninutul ei ca activitate de concepie se concretizeaz n rezolvarea unei suite de probleme referitoare la aceste documente i anume : noiunea, coninutul, funciile, modul i regulile de ntocmire, clasificarea, tipizarea, verificarea, circulaia, clasarea i pstrarea documentelor economice. Documentele economice sunt acte scrise ntocmite pentru operaiile economice, n momentul i, de regul, la locul efecturii lor, cu scopul de servi ca dovad a nfptuirii acestor operaii i ca baz a nregistrrii lor n evidena economic n general i n contabilitate n special. Documentele economice constituie suportul material al datelor informaionale privitoare la operaiilor economice efectuate n cadrul unitilor patrimoniale, cu a#utorul crora se realizeaz culegerea, consemnarea, ve$icularea, prelucrarea, folosirea i pstrarea acestor date. Coninutul documentelor economice se concretizeaz n elementele obligatorii ale acestora, care trebuie s asigure reflectarea clar i complet a operaiilor economice pentru care se ntocmesc. Dintre aceste elemente, unele sunt comune tuturor categoriilor de documente economice, iar altele sunt specifice numai anumitor genuri de documente. Ca elemente comune se consider urmtoarele : ! denumirea documentului %factur, c$itan, bon, etc.& ; ! denumirea i adresa unitii patrimoniale i locul de producie , atelierul, secia, ferma, antierul, depozitul, serviciul sau biroul care a ntocmit documentul ; ! data ntocmirii documentului i numrul de ordine al acestuia ; ! prile i persoanele participante la efectuarea operaiei economice consemnat n document ; ! coninutul operaiunii reflectat n document i #ustificarea efecturii ei ; ! etaloanele informaionale n care se exprim coninutul operaiei respective; ! semnturile persoanelor participante la efectuarea operaiei economice consemnate n document, a celor care l!au ntocmit i a persoanelor care rspund pentru executarea, coninutul, legalitatea, oportunitatea, necesitatea i realitatea operaiei economice respective. 'lementele specifice difer de la o categorie de documente la alta i au un rol completativ. De exemplu, factura conine ca elemente specifice date privitoare la

comand, contract, aviz de nsoire, scrisoare de trsur etc. (olul documentelor se manifest pe multiple planuri, potrivit diferitelor funcii pe care le au de ndeplinit. ! funcia de consemnare, letric i cifric, cantitativ i valoric, a operaiilor economice efectuate n cadrul unitilor patrimoniale ; ! funcia de acte justificative, ntruct documentele stau la baza nregistrrii n contabilitate a operaiilor economice consemnate n ele ; Cu a#utorul documentelor se poate urmri activitatea economico!financiar a ntreprinderii sau instituiei n cele mai mici detalii. ! funcia de asigurare a integritii patrimoniului economic , prin faptul c pe baza datelor informaionale consemnate n ele se stabilete rspunderea gestionar a persoanelor crora li se ncredineaz spre administrare operativ diferite valori materiale i bneti ale unitilor patrimoniale. ! funcia de instrument principal al ntririi gestiunii economico-financiare , deoarece documentele conin datele necesare unui control riguros al realitii operaiilor economice %au un rol deosebit n verificarea documentar a activitii desfurate de unitile patrimoniale&, al respectrii disciplinei financiare, al mobilizrii rezervelor interne, etc. ; Documentele privitoare la c$eltuielile de producie contribuie la calcularea corect a costului produciei. ! funcia juridic, ntruct cu a#utorul lor se stabilesc drepturile i obligaiile bneti ale unitilor patrimoniale. )n cazul unor litigii, lipsuri, etc., ele servesc i ca baz n cercetrile organelor #uridice. Documentele leag organic ntre ele cele trei forme ale evidenei economice %evidena operativ, statistica i contabilitatea&, care sunt organizate i funcioneaz ca un tot unitar. *entru nregistrarea unor operaii, cele trei forme ale evidenei economice folosesc, n unele cazuri, aceleai documente. )ndeplinirea acestor funcii este condiionat de calitatea documentelor, de operativitatea ntocmirii lor i de viteza cu care circul de la locul ntocmirii i p"n la locul nregistrrii i valorificrii lor. Datele i informaiile proprii circuitului economic al patrimoniului sunt consemnate n documentele contabile. Dup modul de ntocmire i rolul lor n cadrul sistemului informaional, decizional, documentele contabile se clasific n : ! documente #ustificative ; ! documente de eviden contabil ; ! documente de sintez i raportri.

4.2. ntocmirea documentelor de eviden

+odul de ntocmire a documentelor se refer la faptul c documentele se ntocmesc pe formulare tip, n care sunt tiprite datele referitoare la elementele invariabile, iar pentru date cifrice i letrice care difer de la o operaie economic la alta se las locuri libere. Completarea documentelor cu datele privitoare la elementele variabile se poate face manual sau cu mainile de scris, de contabilizat sau facturat i cu calculatoarele electronice. )ntocmirea manual a documentelor se realizeaz numai cu cerneal, cu past sau cu creion c$imic, obin"ndu!se o productivitate sczut i o calitate inferioar. Cu maina de scris i cu celelalte tipuri de maini documentele se ntocmesc cite, mai rapid, ordonat i mai exact. )n cazul completrii documentelor cu a#utorul mainilor de facturat sau

contabilizat i cu calculatoarele electronice, odat cu scrierea datelor, se efectueaz automat i calculele necesare iar rezultatele obinute se scriu i ele n documente, reliz"ndu!se un randament mult mai mare n munca de ntocmire a acestora. +odul de ntocmire a documentelor, manual sau cu mainile i tipul mainii folosite n prelucrarea informaiilor culese cu a#utorul acestora, influeneaz n mare msur organizarea i amplasarea datelor informaionale n cadrul documentelor. Din acest punct de vedere documentele pot avea mai multe forme i anume : ! documente cu coloane pentru rspunsuri ; ! documente a cror suprafa este mprit n dou, o parte pentru date letrice i alta pentru date cifrice ; ! documente sub form de tabele. *entru fiecare gen de operaii economice se folosete c"te un model de document, care are o form i o aran#are a datelor informaionale corespunztoare specificului operaiilor economice respective. *entru ntocmirea corect, complet i la timp a documentelor, s!au stabilit o serie de reguli de ntocmire, care trebuie s fie respectate cu strictee. ,stfel, n cazul documentelor care se ntocmesc n mai multe exemplare, pentru a servi concomitent la serviciile interesate, toate exemplarele trebuie s poarte acelai numr de ordine. -nele date cifrice din documente, n special din documentele de cas i banc, trebuie repetate i n litere. .reelile fcute cu ocazia ntocmirii documentelor pot fi corectate numai cu respectarea anumitor reguli. )n documente nu sunt admise tersturi, rzturi sau alte asemenea procedee de corectare a erorilor. Corectarea trebuie s se fac n aa fel nc"t s se poat recunoate cu uurin c ea a intervenit cu ocazia ntocmirii documentului, nu mai t"rziu, i c cei care l!au ntocmit au cunotin de corectarea respectiv. *entru aceasta, rectificarea greelilor n documente trebuie efectuat prin ierea textului sau a sumei greite, cu cerneal, printr!o linie, n aa fel nc"ts se poat citi ceea ce a fost greit. ,poi se scrie deasupra textul sau suma corect, fc"ndu!se meniune pe documentul rectificat asupra acestui fapt, care se confirm prin semnturile acelorai persoane care au semnat iniial documentul. )n documentele de cas i de banc %cecuri, dispoziii de plat, de ncasare, etc.& nu se admit tersturi. Dac s!au fcut greeli n astfel de documente, ele se anuleaz, rm"n"nd n carnetele respective, fr a se detaa i se ntocmesc alte documente corecte, cu alte numere de ordine. 'rorile descoperite n documente cu ocazia verificrii lor ulterioare, de ctre serviciul sau biroul contabilitii, se aduc la cunotina cel.or ce l!au ntocmit, precum i prilor interesate cu privire la operaia economic consemnat n documentul respectiv. )ntocmirea clar i complet a documentelor, cu respectarea tuturor regulilor privitoare la coninutul i forma lor, determin ntr!o msur considerabil i exactitatea datelor contabile. /otodat, este necesar ca documentele s fie ntocmite la timp, fapt care are o importan mare pentru inerea la zi a contabilitii, pentru conducerea operativ i pentru prevenirea lipsurilor sau deficienelor activitii unitii patrimoniale.

4.3. Clasificarea documentelor de eviden

Datele i informaiile proprii circuitului economic al patrimoniului sunt consemnate n documentele contabile de eviden. Documentele economice sunt de mai multe feluri, ca urmare a diversitii operaiilor economice, consemnate n ele.

Clasificarea documentelor economice se face dup mai multe criterii i anume : Dup natura operaiilor pentru care sunt destinate, documentele economice se grupeaz astfel : ! documente privind activitatea financiar - contabil ; n aceast grup se cuprindurmtoarele subgrupe de documente : documente privind mi#loacele fixe, materialele, produsele i mrfurile, mi#loacele bneti i n decontare, procesele economice, salariile, sursele economice, rezultatele financiare ; ! documente pentru alte feluri de activiti , care nu constituie acte #ustificative ce stau la baza nregistrrilor contabile, cum ar fi cele privind activitatea de cercetare, proiectare, investiii, programarea i urmrirea produciei, ntreinerea i reparaiile utila#elor, gospodrirea i distribuirea energiei electrice, documente privind activitatea de control te$nic de calitate, personal, informatic, protecia muncii, secretariat!administrativ ; documente privind administrarea fondului locativ de stat, coordonarea lucrrilor edilitare, stabilirea preurilor i tarifelor, fondul funciar. Dup funcia pe care o ndeplinesc, documentele economice se grupeaz n documente de dispoziie, documente #ustificative i documente mixte : ! documentele de dispoziie conin dispoziia sau ordinul de executare a unei operaii economice, ca de pild : dispoziia de plat, dispoziia de livrare, comanda, etc. ,ceste documente nu fac dovada executrii efective a operaiei respective i de aceea nu pot servi ca baz pentru nregistrarea lor n contabilitate ; ! documentele justificative cuprind date cu privire la executarea operaiilor economice, motiv pentru care se mai numesc i documente de execuie. De exemplu: facturile, c$itanele, procesele!verbale de recepie, bonuri de consum, etc. ; ! documentele mixte cuprind date cu privire at"t la dispoziia, c"t i la execuia operaiilor economice. ,ceste documente sunt iniial documente de dispoziie, iar prin completarea lor i cu datele referitoare la executarea operaiilor respective,ele devin documente #ustificative. De exemplu : bonul de consum ntocmit cu ocazia lansrii produselor n fabricaie, care, dup eliberarea materialelor din magazie pentru consum i completarea lui cu datele privitoare la eliberare, devine document #ustificativ; dispoziia de livrare a produselor, care se completeaz cu avizul de nsoire, etc. Dup numrul operaiilor economice pe care le pot cuprinde, documentele de eviden se mpart n documente singulare i cumulative sau centralizatoare : ! documentele singulare conin date privitoare la o singur operaie economic, aa cum este c$itana, bonul de consum, factura, etc. ; ! documentele cumulative sau centralizatoare conin fiecare, date privind mai multe operaii economice de acelai fel, dintr!o anumit perioad de gestiune. De aceea, pe l"ng datele obligatorii comune tuturor categoriilor de documente, acestea trebuie s mai conin, ca date specifice: diferite totaluri, cantitative i valorice, perioada pentru care au fost centralizate datele din documentele individuale i numrul de prdine al acestora. )n cazul n care documentele individuale nu sunt anexate la documentul centralizator, trebuie s fie indicat locul pstrrii documentelor individuale respective. Dup momentul ntocmirii i rolul lor n cadrul procesului informaional

economic, pot exista documente primare i documente secundare : ! documentele primare se ntocmesc, de regul, n momentul i la locul efecturii operaiilor economice i au ca scop s fac dovada executrii acestor operaii, ndeplinind rolul de documente #ustificative, deoarece ele cuprind toate elementele de coninut i form necesare i obligatorii impuse de acest scop. 'xemplu : factura, c$itana, bonul de consum, etc. ; ! documentele secundare se ntocmesc pe baza documentelor primare sau concomitent cu acestea, ns nu prin consemnarea letric i cifric a operaiilor economice, ci printr!un sistem codificat, care asigur pregtirea datelor informaionale n vederea prelucrrii lor n continuare, mecanizat sau automatizat. De exemplu : cartelele i benzile perforate, discurile i benzile magnetice i disc$etele etc. care au rolul unor instrumente te$nice de introducere a datelor informaionale n diferite tipuri de maini pentru prelucrarea mecanizat sau automatizat a acestor date. Dup locul unde se ntocmesc i circul , se deosebesc dou feluri de documente, interne i externe : ! documentele interne se ntocmesc n cadrul n cadrul unitilor economice pentru operaii economice efectuate de acestea. -nele dintre aceste documente circul i rmn n interiorul unitilor respective. De exemplu, documentele care se ntocmesc pentru consumurile de materiale, pentru obinerea de produse din producie proprie, etc. ,lte documente din aceast grup circul n afara unitii, la alte uniti patrimoniale. De exemplu, documentele ntocmite pentru produsele expediate, lucrrile executate sau serviciile prestate clienilor i altele ; ! documentele externe se ntocmesc n afara unitii i #ustific raporturile economice cu alte uniti sau persoane fizice, cum sunt : facturile furnizorilor, extrasele de cont de la banc, mandatele potele pentru banii primii, etc. Dup sfera de aplicare, se deosebesc documente generale sau comune i documente specifice : ! documentele generale sau comune se ntocmesc n cadrul unitilor economice pentru consemnarea operaiilor de acelai fel. )n aceast categorie se cuprind toate documentele privitoare la activitatea financiar i contabil exeplificate n cadrul primei clasificri a documentelor fcut mai sus %dup natura operaiilor pentru care sunt destinate& ; ! documentele specifice sunt determinate de particularitile produciei fiecrei ramuri, subramuri sau c$iar ntreprinderi i se folosesc numai n anumite uniti economice sau bugetare. De exemplu : 0Nota de predare0 este un document folosit numai pentru predarea la magazie a produselor obinute din producia proprie a ntreprinderii productive ; n unitile comerciale sau bugetare acest document nu se utilizeaz. 1iecare ramur a economiei naionale folosete, pe lng documentele generale, i o serie de documente specifice. Dup forma de prezentare, pot exista: documente tipizate i netipizate : ! documentele tipizate se ntocmesc pe formulare tip, uniforme i strict determinate, a cror folosire este obligatorie. Din aceat categorie fac parte toate documentele generale sau comune, care se folosesc de ctre toate unitile patrimoniale ;

! documentele netipizate se ntocmesc, fie pe formulare specifice fiecrei uniti sau ramuri economice, fie pe $rtie simpl, fr nici un format tip dinainte pregtit. Dup regimul de tiprire i folosire a formularelor utilizate la ntocmirea documentelor, se deosebesc documente ntocmite pe formulare cu regim special, cu reglementri exprese i cu regim uzual : ! documentele ntocmite pe formulare cu regim special care au un regim aparte de tiprire, numerotare, gestionare, eviden i folosire, precum i n ce privete ndosarierea i pstrarea documentelor ntocmite pe asemenea formulare. *rincipalele categorii de formulare pentru documente cu regim special sunt : c$itanele, recipisele i alte documente de ncasri n numerar, cecurile i alte instrumente similare, contractele pentru vnzri de mrfuri cu plata n rate, avizele de nsoire i alte documente privind livrarea valorilor materiale, facturile, foile de parcurs, buletinele de cntrire!analiz pentru valori materiale, cartelele i bonurile de mas, borderourile de ac$iziii ; ! documentele ntocmite pe formulare cu reglementri exprese de tiprire , gestionare, numerotare, folosire i #ustificare sunt : imprimate cu valoare nominal %mrci potale, timbre fiscale, bilete de cltorie, bilete de intrare la spectacol i altele similare&; bonurile cantiti fixe de carburani; certificatele medicale pentru incapacitate temporar de munc; carnete de munc; autorizaii de funcionare!transport; permise de cltorie i alte categorii de autorizaii eliberate de organele n drept. ! documentele ntocmite pe formulare cu regim uzual nu sunt supuse anumitor restricii privind tiprirea, numerotarea, gestionarea, folosirea i #ustificarea lor. )n aceast categorie se includ toate documentele care nu au fost cuprinse n primele dou categorii de mai sus %cu regim special i cu reglementri exprese&.

4.4. ipizarea i verificarea documentelor de eviden

/ipizarea documentelor economice const n elaborarea formularelor tip sau tipizate, de un format strict determinat, care simplific ntocmirea documentelor, prin faptul c datele referitoare la elementele invariabile sunt tiprite dinainte, iar pentru datele informaionale variabile, care difer de la o operaie economic la alta, se las locuri sau rubrici libere, care se completeaz manual sau cu diferite feluri de maini %de scris, de facturat, calculatoare&. /otodat, se elaboreaz instruciuni precise privind modul de ntocmire a documentelor, n cazul utilizrii acestor formulare tipizate. )nainte de a se nregistra n contabilitate, documentele economice trebuie s fie supuse unei verificri minuioase, care are ca scop descoperirea eventualelor erori, aciunilor ilegale sau incorecte, asigurndu!se stfel exactitatea datelor informaionale. 2erificarea documentelor se face sub trei aspecte i anume : verificarea formei, verificarea aritmetic i verificarea de fond. Verificarea formei const n controlul ntocmirii documentelor pe formulare corespunztoare naturii operaiei economice, copletarea tuturor rubricilor, existena tuturor semnturilor persoanelor mputernicite s vizeze, dac nu au avut loc tersturi i corecturi etc. Verificarea aritmetic const n controlul prelurii corecte n documente a datelor cifrice privind cantitatea, preul etc. i dac s!au efectuat corect calculele respective.

Verificarea de fond cuprinde controlul legalitii, necesitii, realitii i oportunitii operaiilor economice consemnate n documente. unt considerate legale numai acele operaii care nu contravin legislaie n vigoare i sunt considerate necesare numai acele operaii economice care decurg din obiectivele unitilor respective, prevzute n planul economico!financiar al acesteia. 2erificarea realitii operaiilor economice are ca scop s descopere eventuale operaii economice care nu s!au efectuat, dei, ele sunt consemnate n documente. *rin verificarea oportunitii se urmrete dac momentul ales i locul stabilit pentru executarea unei operaii economice sunt cele mai eficiente.

4.!. Circulaia i pstrarea documentelor de eviden

-n rol important n organizarea raional a muncii de contabilitate i pentru desfurarea conducerii operative n toate sectoarele de activiotate l are circulaia documentelor economice. *rin circulaia documentelor se nelege micarea succesiv a acestora din momentul ntocmirii sau intrrii n unitate i pn la predarea lor n ar$iv. Circulaia documentelor trebuie s se fac ntr!o anumit ordine dinainte stabilit, nefiind permis reinerea documentelor n mod ne#ustificat de ctre un organism sau altul. 3ecesitatea circulaiei documentelor este determinat de faptul c datele informaionale din aceleai documente sunt necesare mai multor organisme i persoane din unitate i nu se poate asigura cte un exemplar al acetora pentru fiecare dintre utilizatori. 4rganizarea circulaiei documentelor trebuie fcut cu respectarea urmtoarelor condiii principale : ! micarea documentelor s se fac pe cile cele mai scurte i printr!un numr redus de verigi organizatorice, pentru ca informaiile economice consemnate n documente s serveasc n mod operativ tuturor factorilor de rspundere din unitile respective ca baz pentru luarea deciziilor ; ! n micarea documentelor prin diferite verigi organizatorice trebuie s existe continuitate ; ! rezolvarea problemelor de prelucrare a datelor din documente trebuie s se fac complet i n termenul prevzut n graficul de circulaie a documentelor, care servete la organizarea circulaiei documentelor. )n graficul de circulaie a documentelor se prevd: verigile organizatorice ale unitilor prn care circul documentele, lucrrile care trebuie executate n fiecare etap a circuitului, termenele de executare i persoanele care rspund de aceasta. 1aza final a circulaiei documentelor o constituie clasarea lor dup ce au fost complet i definit rezolvate. Clasarea const n aran#area documentelor ntr!o ordine strict determinat, n scopul asigurrii pstrrii lor n bune condiiuni i pentru a putea fi uor gsite n vederea obinerii informaiilor necesare. Clasarea documentelor n dosare se poate face dup mai multe criterii i anume : ! criteriul cronologic, adic n ordinea ntocmirii documentelor ; ! criteriul alfabetic, innd seama de denumirea unitii la care se refer documentele ; ! criteriul geografic, n funcie de #udeul, municipiul sau oraul unde 5 au sediul unitile corespondente ; ! criteriul pe grupe de operaii economice consemnate n documente %mi#loace

fixe, materiale, mi#loace bneti etc.&. Cel mai des se folosete o combinaie ntre criteriul cronologic i criteriul pe grupe de operaii. *strarea documentelor poate fi de dou feluri : pentru anul curent i pentru anii precedeni. *strarea documentelor pe anul curent se organizeaz n ar$iva curent a fiecrui sector sau serviciu al unitii, iar pstrarea documentelor din anii precedeni se organizeaz n ar$iva general a unitii. Consultarea, folosirea i eliberarea unor copii i extrase de pe documentele din ar$iv se poate face numai n condiiile stabilite prin actele normative n vigoare. (econstituirea documentelor eventual pierdute se poate face, de asemenea, n condiiile prevzute de lege. /ermenele de pstrare a documentelor se stabilesc tot prin acte normative, care prevd c, dup un anumit numr de ani, documentele se scot din ar$iva general a unitii i se predau la ar$ivele statului, dac mai prezint un anumit interes practic, sau se dau la topit, cele care nu mai au utilitate practic.

Noiuni privind documentele contabile i clasificarea acestora

1.Definire documentului concept, clasificare
Contabilitatea are sarcina de a urmri, controla i nregistra situaia economic! financiar i activitatea enditate . *entru realizarea acestor obiective contabilitatea a elaborat un procedeu corespunztor care s permit cunoaterea fenomenelor si proceselor economice n dimensiunile n care ele au loc, cu toate caracteristicile pe care le comport i implicatiile pe care le produc. *rocesul cunoaterii contabile ncepe n mod obligatoriu cu aciunea de conservare i de culegere a informaiilor, a datelor despre patrimoniul institutiei publice. Contabilitatea se caracterizeaz prin fundamentarea i #ustificarea datelor ei pe baz de acte scrise. 3ici o operaie economic nu se poate nregistra n contabilitate fr un act scris n care s fie consemnat operaia respectiv. Documentul servete la formularea n scris a unor fapte, fenomene sau decizii cu caracter economic care produc modificri ale patrimoniului. Documentul care consemneaz producerea unor fapte se nate n afara contabilitii; contabilitatea se servete de acest procedeu pentru a realiza obiectul su de activitate . Documentaia, ca procedeu al metodei contabile este actiunea de culegere i consemnare n documente a datelor privitoare la operaiile ecnomice dintr!o ntreprindere. Documentele sunt acte scrise n care se consemneaz cifric i letric, n etalon natural, bnesc sau de munc, de regul n momentul i la locul nfptuirii lor, operaiile economice!financiare precum i evenimentele determinate de necesiti organizatorice i administrative, cu scopul de a servi ca dovad a nfptuirii acestor operaii i ca baz a nregistrrii lor n contabilitate. )n funcie de coninutul i destinaia lor rolul documentelor se manifest pe multiple planuri.

Astfel documentele ndeplinesc urmtarile funcii: a&1uncia de consemnare letric i cifric, cantitativ i valoric a operaiilor economice efectuate n cadrul institutiei publice; b&1uncia de acte #ustificative care stau la baza nregisrrii n contabilitate curent a operaiilor economice consemnate n ele; c&'xercitarea controlului economic i financiar pentru aprarea integritii patrimoniului. Cu a#utorul documentelor se poate urmri activitatea economic i financiar a institutiei publice n cele mai mici detali. 'le servesc la verificarea activitilor desfurate, prin aceasta contribuie la ntprirea autonomiei economico! financiare a institutiei publice Caracterul lor de acte #ustificative confer documentelor o funcie #uridic, deoarece cu a#utorul lor se stabilesc drepturile i obligaiile bneti ale ntreprinderilor n cazul unor litigii, expertize, lipsuri, fraude. unt folosite ca mi#loace de prob n #ustiie, pentru stabilirea adevrului i servesc ca baz n cercetarea organelor #udiciare. Documentele stau la baza organizrii celor trei forme ale evidentei economice" evidena operativ, statistic i conta#ila. *entru nregistrarea unor operaii, cele trei forme ale evidenei economice folosesc, n unele cazuri aceleai documente. )ndeplinirea acestor funcii este condiionat de calitatea documentelor, de operativitatea ntocmirii lor i circulaiei p"n la locul nregistrrii i valorificrii lor. Ca o consecin a varietii documentelor i diversitii operaiilor economice, consemnate n ele, apare necesitatea clasificrii lor. Clasificarea documentelor este un fapt de care trebuie s se in reama n mod obiectiv. Cunoaterea acestei clasificri ne permite s folosim documentul adecvat fiecrei operatiuni patrimoniale. Clasificarea documentelor se face dup mai multe criterii:

Dup natura operaiilor la care se refer, documentele se mpart n: Documente privind activitatea financiar!contabil. )n aceast grup se cuprind documentele asimilate operatiilor evidentei patrimoniale, salariile,consumuri materiale etc. Documente privind alte activiti, care un constitueie acte #ustificative pentru nregistrrile contabile: documente de personal ,medicale etc. 6. Dup caracterul i funcie !e care o ndeplinesc documentele se mpart n"

Documente de dispoziie sunt acele prin care se transmite ordinul de a executa o operaie , precum i indicaiile necesare pentru efectuarea ei, spre exemplu: dispoziia de plat, dispoziia de livrare, ordinul de plat, comanda. ,ceste documente un fac dovada executrii efective a operaiei respective, i de aceea, nu pot servi ca baz pentru nregistrarea lor n contabilitate.

Documente #ustificative cuprind date cu privire la executarea operaiilor economice. De aceea pot fi denumite i documente de execuie. 'le servesc ca baz pentru nregistrarea operaiilor economico!financiare respective n contabilitate, spre exemplu: factura# c$itana# bonul de consum# etc Documente mixte sau combinate reunesc tsturile documentelor de dispoziie i celor #ustificative. 'le cuprind date privind dispoziia de executare a operatiei; dar i dovada infptuirii ei. ,ceste documente sunt iniial documente de dispoziie, iar prin completarea lor cu date referitoare la executarea operaiilor respective, ele devin documente #ustificative, spre exemplu: cererea dispoziie de plat# statul de plat al salariatilor

7. Dup locul ntocmirii i circulaiei# documentele pot fi"

a& Documente interne, se ntocmesc n cadrul ntreprinderii i consemneaz operaii economice cu privire la activitatea acesteia. -nele din aceste documente circul, fie numai n interiorul acesteia % bonul de consum# statele de salarii &, fie ctre exterior % facturile# dispoziiile de plat &. b& Documente externe, se ntocmesc de alte persoane fizice i #uridice cu care se afl n raporturi contractuale, dar circul n cadrul ntreprinderii primitoare, spre exemplu: factura furnizorului# extrasul de cont %n raport de modul de ntocmire# coninut i rolul lor n cadrul procesului informaional economic# distingem" a& Documente primare, ce consemneaz operaiile economico financiare n momentul i la locul producerii lor. 'le fac dovada executrii acestor operaii, ndeplinind rolul de documente #ustificative, spre exemplu: factura# c$itana# bonul de consum b& Documente centralizatoare, se ntocmesc pe baza documentelor primare sau concomitent cu acestea n scopul gruprii i acumulrii operaiilor de acelai fel, dintr!o anumit perioad. 8. Dup forma de prezentare# se deosebesc"

a& Documente tipizate, se ntocmesc pe formulare tip, strict determinate. 'le au un text i o form prestabilit, fiind obligatorii pentru toate categoriile de utilizatori din economia naional. b& Documente netipizate, sunt reprezentate de documentele specifice unor ramuri de activitate sau unor instituii. 'le se ntocmesc fie pe formulare specifice fiecrei institutiei publice, fie pe $rtie simpl, fr a avea un formar stabilit.

9. Dup regimul de tiprire i utilizarea fomularelor folosite la ntocmirea documentelor# se disting" a& Documente ntocmite pe formulare cu regim special au un regim deosebit de tiprire# numerotare# gestionare# eviden# folosire i pstrare# de exemplu: bonul de pia# delegaia# factura de expediie *entru aceste documente exist dispoziii legale cu precizri, privind modul de completare, circulaie i pstrare. b& Documente fr regim special sau numite i obinuite sunt acele care au regim de circulaie i nregistrare specifice fiecarei intreprinderi, le putem numi ca av"nd un regim intern de circulaie i utilizare. Dup suportul care depoziteaz informaia# se disting" a& documente pe suport de $"rtie. b& *e suporturi magnetice % &D# disc$ete & Dup numrul operaiilor economice pe care le cuprind# documentele se impart" a& Documente singulare conin date privitoare la o singur operaie economic.

b& Documente cu multiple operaii, conin date privind mai multe operaii economice de acelai fel. De aceea, pe l"ng datele obligatorii comune tuturor categoriilor de documente, acestea conin n plus, ca date specifice: diferite totaluri cantitative i valorice# num de ordine

:.

Dup te$nica ntocmirii se deosebesc"

a& Documente care se ntocmesc manual. b& Documente care se ntocmesc cu mi#loace te$nice, computere.

2. Coninutul i modul de ntocmire al documentelor

Coninutul documentelor difer dupa caracterul operaiilor consemnate. Coninutul se concretizeaz n anumite elemente obligatorii, care trebuie s asigure reflectarea clar i complet a operaiilor economice pentru care se ntocmesc. ,ceste elemente se concretizeaz n anumite exprimri care permit nelegerea operaiilor economice pe care le reflect de ctre cei care le ntocmesc, respectiv de ctre cei care le utilizeaz. Caracterele comune ale documentelor contabile se refer la: denumirea documentului ' atribuirea unui nume () denumirea institutiei publice emitente# adresa sau compartimentul care a ntocmit documentul) codul fiscal) indentificarea n timp a operaiei ' num i data () identificarea participanilor la operaia economic consemnat n document)

coninutul operatiei economice reflectat n document i justificarea efecturii ei) datele cantitative sau valorice aferente operaiei economice efectuate) semnturile persoanelor participante la efectuare operaiei economice consemnate n document# a celor carea u ntocmit i a persoanelor care rspund pentru executarea# coninutul# legalitatea# oportunitatea# necesitatea i realitatea operaiei economice respective) alte caractere menite s asigure consemnarea complet a operaiilor n documentele justificative Caracterele specifice difer de la o categorie de documente la alta i asigur detalierea operaiei consemnate, ele av"nd un rol completativ i se refer la precizarea unor informaii care se regsesc numai n acel document. )ndeplinirea funciilor menionate de ctre documente este condiionat de calitatea i operativitatea ntocmirii lor, de viteza cu care circul de la locul ntocmirii i p"n la locul nregistrrii i valorificrii lor. Documentele se ntocmesc la locul de munc n cadrul cruia se produce operaia sau care particip la nfptuirea ei. +rimea, coninutul i formatul documentelor variaz n funcie de natura operaiilor economice, de modul de ntocmire i mi#loacele utilizate pentru prelucrarea datelor pe care le conin. Completarea documentelor se poate face manual sau cu mi#loace te$nice. )ntocmirea manual a documentelor se realizeaz cu cerneal, cu past sau creion c$imic i prezint urmtoarele nea#unsuri: necesit un volum mare de munc, un asigur garania exacitii datelor i nici o productivitate ridicat i o calitate superioar. )ntocmirea documentelor cu mi#loace te$nice elimin n mare msur aceste nea#unsuri, n sc$imb impuneanumite limite cu privire la mrimea, coninutul i formatul documentelor, n funcie de particularitile te$nice ale ec$ipamentelor utilizate. )ntocmirea documentelor se poate efectua cu maini de scris, cu maini de facturat sau de contabilizat i cu calculatoare. )n cazul completrii documentelor cu a#utorul te$nicii de calcul, o dat cu scrierea documentelor, se efectueaz automat i calcule necesare, iar res;ltatele sunt preluate concomitent pe anumii supori, care permit prelucrri ulterioare a datelor din documente. *entru fiecare gen de operaii se folosete c"te un model de document, care are o form i o aran#are a datelor corespunztoare specificului operaiei economice respective. <a completarea documentelor ce se ntocmesc n mai multe exemplare, toate exemplarele trebuie s poarte acelai numr de ordine. )n documentele de cas i banc datele cifrice trebuie repetate i n litere asa cum precizeaza si (egulamentul de casa %Decret!<ege nr 6=:>?8.=@.@9&. .reelile fcute cu ocazia ntocmirii documentelor pot fi corectate numai cu respectarea anumitor reguli. )n documente un se admit tersturi, rzuituri, etc. Corectarea documentelor trebuie s se fac n aa fel nct s se poat recunoate cu uurin c ea a intervenit cu ocazia ntocmirii documentului, un mai trziu, iar cei care au ntomit documentul au cunotin de corectarea respectiv. (ectificarea greelilor n documente se face prin tierea textului sau a sumei greite cu o linie, n aa fel, nct s se poat citi ceeea ce a fost greit, apoi se scrie textul sau suma corect, fcndu!se meniune pe documentul rectificat asupra acestui fapt, care se confirm prin semnturile acelorai persoane care au semnat iniial documentul. )n documentele de cas i de banc

un se admit corectri.Dac s!au fcut greeli n aceste documente, ele se anuleaz prin tierea cu o linie pe diagonal pe care se scrie cuvntul ,, ,3-<,/A, pstrndu!se n continuare n exemplarele sale respective, fr a se detaa i se ntocmesc apoi documentele corecte. 'rorile descoperite n documente cu ocazia verificrii lor ulterioare, de ctre serviciul de contabilitate, se aduc la cunotina celor care le!au ntocmit, precum i a prilor interesate cu privire la operaia consemnat n documentul respectiv. *rezint o importan deosebit ntocmirea clar i complet a documentelor, cu respectarea tuturor regulilor privitoare la continutul i forma lor. 'le condiioneaz calitatea i exeactitatea informaiilor contabile. /otodat este necesar ca documentele s fie ntocmite la timp, pentru a asigura operativitatea informaiilor contabile, pentru conducerea activitilor . De aceea, ntre producerea operaiilor i ntocmirea documentelor #ustificative trebuie s existe o deplin concordan. /oate operaiile economice efectuate trebuie reflectate n documente. Documentele constituie baza nregistrrile n contabilitate i influeneaz nemi#locit exactitatea i operativitatea informaiilor contabile. Definirea #uridic a termenelor de document #ustificativ sau document contabil s!a facut prin <egea Contabilitii nr.B6>?::? %republicata & dar mai ales in anexa numrul ? a 4rdinului ministrului finanelor publice numrul ?B8=>6==C privind registrele i formularele financiar!contabile %pub.in +.4. 3r. 67 bis din @.=?.6==8&.

3. Verificarea i prelucrarea documentelor

Drumul pe care l parcurg documentele din momentul emiterii sau intrrii n institutia publica i p"n la ar$ivare constituie circuitul documentelor. *entru asigurarea circulaiei raionale i unitare a documentelor #ustificative care stau la baza nregistrrilor n contabilitate precum i pentru inerea la zi a contabilitii, se pot ntocmi grafice de circulaie a documentelor. Circulaia documentelor trebuie s se faca ntr!o anumit ordine dinainte stabilit, nefiind permis reinerea documentelor n mod ne#ustificat de ctre un compartiment sau altul. 3ecesitatea circulaiei documentelor este determinat de faptul c date din acelai document sunt necesare mai multor compartimente i persoane din institutia publica i nu se poate asigura cate un exemplar pentru fiecare utilizator. )nainte de a se nregistra n contabilitate, documentele economice trebuie s fie supuse unei verificri minuioase, care are ca scop s descopere eventualele erori, aciunile ilegale sau incorecte, asigurnduse exactitatea datelor contabile. Deci, urmeaz verificarea documentelor care se face sub trei aspecte i anume: verificarea sub aspectul formei# verificarea aritmetic i verificarea de fond 2erificarea sub aspectul formei const n controlul ntocmirii documentelor pe formulare corespunztoare naturii operaiei economicee, completarea tuturor rubricilor, existena tuturor semnturilor persoanelor mputernicite s vizeze, dac nu au avut loc tersturi sau corectri fr a fi certificate.

2erificarea aritmetic % cifric & const n controlul prelurii corecte n documente a datelor cifrice i dac s!au efectuat corect calculele aritmetice presupuse la ntocmirea documentului. 2erificarea de fond const n controlul realitii, necesitii, oportunitii, legalitii i economicitii operailor consemnate n documentul respectiv. 2erificarea realitii operaiei are ca scop s descopere dac operaia economic s!a efectuat la data, locul i condiiile prevzute n document, spre exemplu: se verific suma pltit pentru procurarea unor mrfuri cu cantitatea de mrfuri recepionat 2erificarea documentelor, n general se efectueaz de alte persoane dect cele care le! au ntocmit. Dup completare i verificare, documentele sunt supuse operaiei de prelucrare. ,ceasta const n gruparea documentelor pe operaii, exprimarea valoric a mrimii operaiei economico!financiare nregistrat n document, cumularea unor documente primare i obinerea celor centralizatoare. Documentele cu regim special vor fi nregistrate n mod obligatoriu n fia documentelor special desc$is n acest scop pentru fiecare tip de document de acest gen. Documentele obinuite, precum i cele cu regim special, de regul , nu vor fi puse spre utilizare dect dup #ustificarea prealabil a documentelor care au fost eliberate anterior, #ustificndu!se utilizarea integral i corect.. )n compartimentul financiar!contabil, documentele se conteaz, adic se nscrie pe document formula contabil. )n baza documentelor contate se completeaz registrele contabile. 1aza final a circulaiei documentelor o constituie clasarea lor la dosar, dup rezolvarea complet i definitiv a acestora. *rin clasare se nelege aran#area documentelor ntr!o anumit ordine, strict determinat, n scopul asigurrii pstrrii lor n bune condiii i pentru a fi uor gsite n vederea obinerii informaiilor nacesare. *strarea documentelor trebuie s asigure integritatea acestora deoarece acestea servesc pentru controlul operaiilor economice efectuate.. <a finele perioadei de gestiune documentele pstrate n cadrul compartimentilor se predau la ar$iva unitii. )n cadrul ar$ivei documentele se pstreaz grupate pe domenii i n cadrul acestora, cronologic. /ermenele de pstrare a documentelor se stabilesc prin acte normative i difer n funcie da natura i importana documentului. )n condiiile, dezvoltrii sistemelor de prelucrare electronic a datelor apar tot mai multe probleme legate de ar$ivarea purttorilor de informaii, respectiv a informaiilor regsite pe suporturi magnetice ca CD, disc$ete. )n unele cazuri se procedeaz la ar$ivarea prin microfilm n condiiile asigurrii integritii acestor suporturi. )ntr!un Centru de )ngri#ire i ,sisten , documentele contabile ntocmite trebuie s respecte pe de o parte cerinele teoriei i practicei contabile , iar pe de alt parte trebuie s aib n vedere legislaia specific din domeniul serviciilor sociale 4rdonana .uvernului 9B>6==7 privind serviciile sociale Dotarrea .uvernului ?C7C>6==C privind atribuiile i regulamentul cadru de organizare i funcionare ale Direciei .enerale de ,sistena ocial i *rotecia Copilului Dotarrea .uvernului BC@>6==C privind stabilirea nivelurilor alocaiei zilnice de $ran pentru consumurile colective din institutiile publice de asisten social

Dotarrea .uvernului 87:>6==8 privind aprobarea 3omenclatorului institutiilor de asistenta i a structurii orientative de personal, a (egulamentului!cadru de organizare i funcionare a instituiilor de social, precum i a 3ormelor metodologice de aplicare a prevederilor 4rdonanei .uvernului nr.9B>6==7 privind serviciilor sociale.