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Introduccin y Objetivos
Funciones avanzadas
Integracin con SBO
Introduccin
Crystal Reports permite la creacin de reportes interactivos de manera fcil e intuitiva. Al mismo tiempo permite la creacin de Layouts o diseos de impresin de los documentos de SBO. Permite restringir el acceso a los reportes a ciertos usuarios.
Objetivos
Conocer la forma en que Crystal Reports interactua con SAP Business One.
Familiarizarse con la estructura de Crystal Reports y conocer sus principales funciones.
Introduccin y Objetivos
Funciones avanzadas
Interaccin con SBO
Para el uso del crystal reports Designer en 8.8 es necesaria la instalacin del Add-in para SBO 8.8 la cual se instala con los siguientes componentes:
Crystal Reports no necesita ser instalado en SBO 8.8. ya que viene incorporado internamente. Para acceder a los reportes y layouts en crystal reports se debe seguir la siguiente ruta:
Gestionar reportes
Como se indico anteriormente la gestin de los reportes se la realiza desde la ruta siguiente: Gestion-> Definiciones-> General-> Gestin de Informes y de Layout
Permisos
Para restringir el acceso a reportes especficos, es necesario simplemente elegir el reporte y gestionar su autorizacin por usuario en la siguiente ruta:
Gestion-> inicializacion del sistema-> autorizaciones-> autorizaciones generales
Accesar al manejador de reportes, seleccionar el modulo deseado y elegir la opcion Importar, previamente teniendo el reporte en formato crystal reports (.rpt). Seguir las instrucciones del asistente, elegir el archivo a importar, y elegir el tipo de contenido ya sea un reporte o un layout, tambin en la misma seccin elegir la ruta que tendr el nuevo reporte y seleccionar Finalizar
Para editar un reporte o Layout lo nico que se debe hacer es accesar al manejador de reportes y elegir la opcion Editar, previamente habiendo elegido el reporte o layout especifico en formato crystal reports (.rpt). Para eliminar un reporte o Layout lo nico que se debe hacer es accesar al manejador de reportes y elegir la opcion Borrar, previamente habiendo elegido el reporte o layout especifico en formato crystal reports (.rpt) que se desee eliminar. Para exportar un reporte o Layout lo nico que se debe hacer es accesar al manejador de reportes y elegir la opcion Exportar, previamente habiendo elegido el reporte o Layout en formato crystal reports (.rpt).
Para poder visualizar los reportes, se debe acceder al manejador de reportes, buscar el reporte aadido en su ruta asignada y elegir la opcin:
Ejecutar Informe
De la misma manera se pueden modificar las autorizaciones desde esta seccin, teniendo el reporte asignado simplemente elegir la opcin:
Fijar Autorizacin
Luego de ejecutar el informe en unos instantes, podremos ver la ventana donde Crystal Reports pide ingresar los parmetros para construir el reporte.
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Funciones avanzadas
Interaccin con SBO
Para que Crystal Reports (CR) pueda elaborar los informes, este debe tener acceso a los datos que se encuentran en la Base de Datos.
Es por eso que se recomienda que el usuario est familiarizado con la estructura de la Base de Datos de SBO y tenga conocimientos bsicos de SQL.
Crear una conexin a una Base de Datos Cuando se crea un informe nuevo en Crystal Reports (CR) la primera pantalla que se muestra es el asistente para conexiones. En el primer men, se debe elegir Crear una nueva conexin. Se puede escoger las siguientes conexiones:
OLE DB (ADO)
A continuacin se deben poner todos los datos para que CR se pueda conectar con la BD.
Una vez hecho esto, apretar finalizar.
Una vez conectado la base de datos, se debe elegir el origen de los datos. Este puede ser una vista (realizada previamente en SQL) , una (o varias) tablas un stored procedure (que se encuentre previamente creado en la base de datos) o bien un comando SQL
Comando SQL
Para usar un comando SQL como un origen de datos, se debe hacer click sobre la opcin Agregar Comando. CR mostrar una nueva ventana en donde se podr introducir el script en SQL. En caso de necesitar parmetros, se los puede introducir desde la ventana de la derecha.
Parmetros
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Interaccin con SBO
Barra de herramientas
Explorador de campos
Vistas de un informe
Todo informe tiene 2 tipos de vistas Diseo Provee el entorno ms .eficiente para disear un informe ya que permite trabajar con representaciones de los datos y no con los datos mismos Vista previa En este entorno el programa rene los datos, realiza los clculos necesarios y muestra el informe tal cual ser impreso
Vista de diseo
Vista de previa
Encabezado de la pgina Todo los objetos que se encuentren en este campo aparecern en la cabecera de la cada pgina del informe.
Detalles Es el sector principal del informe, el rea de repeticin. En esta seccin se pondrn todos los campos de datos especficos, . Es adems donde los grupos de datos se crean.
Pie de pgina Todos los objetos de este campo aparecern en cada pgina, al final de la misma.
Pie de informe
Todos los objetos de este campo aparecern una vez, en la ltima pgina del informe.
Estructura de un informe
Encabezado de la pgina
Detalles
Pie de pgina
Pie de informe
Estructura del informe En CR es posible adicionar secciones al informe, esto permite tener 2 cabeceras, o dos pies de pgina, por ejemplo. Para lograr esto, se debe hacer click derecho en la seccin que se desea repetir y elegir Inserta seccin abajo
Estructura del informe Esto crear una segunda seccin debajo de la seccin elegida
Una vez hecho esto, elegir el lugar en el rea de trabajo donde se desea agregar el texto, y hacer clic para poder escribir el texto deseado.
Taller de frmulas.
rbol de funciones
rbol de campos
rbol de operaciones
rbol de taller
Taller de frmulas.
A la hora de crear un frmula se pueden utilizar todos los campos del informe (campos de las base de datos, sumatorias, resmenes inclusive otras frmulas). Todos estos campos aparecen en el rbol de campos.
Agrupacin de datos
Si as se lo desea, CR puede agrupar (y desglosar) los datos por algn valor (por ejemplo, todos los clientes que vivan en alguna zona o todos los tems de una factura). Para hacer esto, se debe ingresar a: Informe->Asistente de Grupos o hacer clic en el cono que se encuentra en la barra de herramientas.
Agrupacin de datos
Una vez en el asistente se debe elegir el campo por el cual se desea agrupar los datos. En caso que se quiera agrupar los datos por varios campos CR crear una jerarqua, agrupndolos primero por el campo que aparece ms arriba, luego por el segundo y as sucesivamente.
Agrupacin de datos
Una vez creado el grupo (o los grupos) todos los datos que se pongan en la seccin Detalles aparecern agrupados automticamente. Adicionalmente se crearn dos nuevos sectores en el informe: Encabezado de grupo: Esta seccin suele contener el campo de nombre de grupo y se puede usar para mostrar los grficos o las tablas de referencias cruzadas que contienen datos especficos del grupo. Slo se imprime una vez al principio de un grupo. Pie pgina de grupo: Normalmente, esta seccin incluye el valor de resumen, si lo hay, tambin se puede utilizar para mostrar grficos y tablas de referencias cruzadas. Se imprime slo una vez al final de un grupo
Agrupacin de datos
Encabezado de grupo
Grupos de datos
Resumen de datos
Uno de los principales objetivos de separar datos en grupos es ejecutar clculos en cada grupo de registros en lugar de hacerlo en todos los registros del informe. CR incluye una serie de opciones de resumen. Dependiendo del tipo de datos del campo que va a resumir, es posible: sumar los valores de cada grupo, contar todos los valores o slo los que son distintos de otros, determinar el valor mximo, mnimo, medio o, calcular hasta dos tipos de desviaciones y variaciones estndar.
Resumen de datos
Para crear un resumen de datos, ir a Insertar->Resumen de datos o bien elegir el cono de sumatoria desde la barra de herramientas. En la siguiente pantalla se debe elegir el campo que se desea resumir, la operacin de clculo que se har y donde se desea ubicar este resumen. El lugar dentro del informe donde se ubique el resumen es muy importante, pues de ubicarse en el pie de pgina de un grupo, este resumen slo calcular los datos de ese grupo; mientras que si se lo ubica al final del informe calcular el resumen para todos los datos del informe
Resumen de datos
Datos agrupados
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Interaccin con SBO
Campos de parmetro
CR puede crear filtros para que la informacin que se muestre en el reporte est limitada a ciertos parmetros, como ser fechas, un cliente en particular o un nmero de factura. Para lograr esto, se deben definir parmetros de filtro. Estos parmetros pueden ser creados para filtrar cualquier campo de la BD, siendo la nica limitacin que sean del mismo tipo que el campo a filtrar. Para crear un parmetro se debe ir al explorador de campos, hacer clic derecho sobre Campos de parmetro y elegir nuevo.
Parmetro esttico
Luego, se deber elegir el campo de la base de datos que se desea filtrar mediante el campo.
Mltiples filtros
En caso de definir mltiples filtros estos irn apareciendo, estructurados como una formula, en la parte de abajo del asistente. Si as se lo desea, se puede modificar estos filtros de forma directa en esta frmula a travs del editor de frmula.
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Campos del informe sobre los cuales se podra basar el total acumulado
Opciones de evaluacin
Utilice esta opcin para que el total acumulado evale todos los registros.
Utilice esta opcin para que el total acumulado realice la evaluacin slo cuando haya cambiado el campo especificado.
Utilice esta opcin para que el total acumulado se evale cada que se cambia de grupo especfico.
Seleccione esta opcin para que el total acumulado evale slo los campos que cumplen con una condicin expresada mediante una frmula.
Opciones de restablecimiento
Utilice esta opcin para que el total acumulado no se reinicie nunca
Utilice esta opcin para que el total acumulado se reinicie cuando se cambie de un grupo en especfico
Utilice esta opcin para que el total acumulado se reinicie cuando cambie de campo especificado
Seleccione esta opcin para que el total acumulado se reinicie cuando se cumpla la condicin definida en la frmula
Ejemplos
Con esta configuracin, este Resumen ir acumulando los el dbito total de cada factura
Ejemplos
Por otro lado, esta configuracin, har que se calcule el dbito total por cada factura
SubInformes En CR es posible aadir un informe dentro de otro informe, usando la propiedad SubInformes. Esto es particularmente til cuando en un mismo informe se quieren mostrar los mismos datos agrupados de forma diferentes (por ejemplo, las ventas de un mes agrupadas por vendedor y por producto) Tambin es til cuando la complejidad de un reporte amerita que este sea dividido en secciones. Se utilizan tambin cuando se necesita calcular algn dato que se encuentra fuera del rango del informe principal (un saldo inicial, por ejemplo)
En CR es posible compartir variables entre un informe y un su informe, as cmo tambin pasar parmetros del filtro del informe hacia el SubInforme.
Creacin de un SubInformes
Para crear un SubInforme se debe ir a Insertar->SubInforme. CR mostrar la siguiente pantalla. La primera opcin nos permite incluir como un SubInforme un informe previamente creado en CR. En la segunda opcin, podremos crear un informe nuevo e instarlo cmo un SubInforme.
Para esto, habr que elegir un nombre y hacer click en Asistente de informes, esto nos llevar al Asistente de Informes que ya se vio anteriormente
Creacin de un SubInformes
Luego, deberemos elegir en que seccin del informe principal se insertar el SubInforme.
Subinformes
Subinformes
Compartir variables entre informes y SubInforme CR permite compartir variables entre el informe y el SubInforme. Para esto, la variable que se desea compartir debe ser declarada como una variable compartida. Para hacer esto se debe declarar una frmula de la siguiente manera: WhilePrintingRecords; Shared tipo_variableVar variable_a_compartir := valor
Compartir variables entre informes y SubInforme El campo de frmula recin creado se pone en algn lugar del SubInforme. Si se la desea compartir en el informe, el SubInforme debe estar ANTES de la variable donde se recuperar la variable compartida. Para recuperar la variable compartida, se puede crear una frmula en el informe que diga lo siguiente
Grficos en CR Aadir grficos en CR es un proceso rpido e intuitivo. Para insertarlo, ir a Insertar->Grfico y elegir en que parte del reporte se desea insertar el reporte.
Asistente de grficos
Una vez hecho esto, el sistema mostrar el asistente para grficos, desde donde se puede configurar todas las opciones del grfico. Lo primero que se debe hacer es elegir qu tipo de grfico se desea.
Asistente de grficos
En esta pestaa, en la parte Mostrar valores se debe elegir el campo que se desea resumir.
En la parte A cambio de se debe elegir el campo sobre el cual se desea agrupar la informacin.
Grficos en CR
Para volver al asistente de grficos, se puede hacer click derecho sobre el grfico y elegir asistente de grficos
9.
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Token
Qu es? Es un parmetro con un formato especial, que contiene la sintaxis SQL en un informe o diseo creado con el software Crystal Reports. Utilizamos tokens para crear diferentes tipos de criterios de seleccin de informes y sus controles para su uso en SAP Business One.
<parameter_name>@<SQL_Expression>
DocKey@ ObjectId@ <parameter_name>@Title <parameter_name>@Separator <parameter_name>@<SQL_Expression> <parameter_name>@SELECT * FROM OITM <parameter_name>@SELECT * FROM OWHS <parameter_name>@FROM OACT <parameter_name>@FROM OCRD
DocKey@, ObjectId@
DocKey@, ObjectId@ solo se pueden utilizar solamente en layouts (diseos de impresin). Los parmetros ya mencionados deben tener las siguientes caractersticas para poder ser utilizados:
DocKey@, ObjectId@
Despus de crear los parmetros, se debe crear el siguiente filtro:
Icono de Enlace
Para aadir la funcionalidad de obtencin de detalles a un diseo de Crystal Reports o informe como se muestra en el ejemplo a continuacin.
En este caso, cuando se utiliza vista previa en SAP Business One y al hacer clic en el Icono de enlace junto a un elemento, la ventana del Dato Maestro se visualiza para mostrar los detalles del artculo.
Icono de Enlace
Para crear este ejemplo: 1. 2. 3. Inserte manualmente el icono de la Flecha de enlace grfico en el diseo de Crystal Reports. Haga clic con el formato de grfico y seleccione Grfico. La ventana del Editor de Formato. En la ficha hipervnculo, haga lo siguiente: a) En el rea Tipo de hipervnculo, seleccione el sitio web de A en el botn de radio por Internet. b) b. En el rea de Informacin del hipervnculo en el campo Direccin del sitio web, escriba la siguiente cadena: 'http://$b1$/link?table=OITM&key='+{DOC1.ItemCode}
La comunidad de desarrolladores de SAP (http://scn.sap.com/) es una muy buena fuente para despejar dudas o hacer consultas Tambin se pueden consultar foros en Internet, generalmente los problemas con los que nos enfrentamos ya han sido resueltos por otras personas
Gracias
Dudas?